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EJE TEMÁTICO II

DIANA JIMENA ARIAS DIANA MARITZA GARCÍA

DIEGO ANDRÉS RÍOSELIANA MARÍA POSADA

Docente

JORGE MARIO ZULUAGA CAMPUZANOGestión de Documentos Electrónicos

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍOFACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA

ARMENIA2015

GESTIÓN DE DOCUMENTOS

ELECTRÓNICOS

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I. DEFINICIÓN

Su código es digital.

«Documento creado de forma electrónica»

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DOCUMENTO ELECTRÓNICO

Es el registro de información generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos.

Los documentos electrónicos son aquellos cuyo soporte material es algún tipo de dispositivo electrónico o magnético, y en el que el contenido está codificado mediante algún tipo de código digital, que puede ser leído, interpretado, o reproducido, mediante el auxilio de detectores de Magnetización.http://es.wikipedia.org/wiki/Documento_electronico

● Contenido : son los datos informativos, el mensaje pueden ser; letras, números, imágenes entre otros.

II. COMPONENTES

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● Estructura: Es la forma organizada en la cual se encuentra la informaciòn.

● Contexto: es la relaciòn que tiene el documento con otros datos o metadatos.

● Presentación: Es la apariencia final con la cual se presenta el documento.

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COMPONENTES

III.CARACTERÍSTICAS

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De acuerdo con la Norma NTC/ISO 15489-1 estas son las características

AUTENTICIDAD

Es lo que afirma ser; ha sido creado o enviado por la persona de la cual se afirma que lo ha creado o enviado.

Ha sido creado o enviado en el momento en que se afirma

INTEGRIDAD

El documento está completo y no ha sido alterado.

Se deben limitar las adiciones o anotaciones posteriores a su creación.

Cualquier anotación, adición o supresión autorizada debe dejar evidencia.

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FIABILIDAD

Su contenido es una representación completa y precisa de las operaciones, actividades o los hechos de los que da testimonio y al que se puede recurrir en el curso de posteriores operaciones o actividades

DISPONIBILIDAD

Puede ser localizado, recuperado, presentado e interpretado.

Su presentación debe mostrar la actividad u operación que lo produjo.

Identificar en el contexto amplio de las actividades y las funciones de la organización.

CARACTERÍSTICAS

● Nativos electrónicos:

Elaborados desde el principio en un medio electrónico, permaneciendo así durante todo su ciclo vital.

IV. CLASIFICACIÓN

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1. Por su forma de creación:

● Documentos electrónicos digitalizados :

Se toman documentos en soportes tradicionales (papel) y se escanean o convierten a un formato para su

utilización en medios electrónicos.

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IV. CLASIFICACIÓNCLASIFICACIÓN

2. Por su origenPudiendo ser creados o producidos por :-Administración pública -Ciudadanos -Empresas-Organizaciones

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CLASIFICACIÓN

Entre ellos encontramos documentos ofimáticos, cartográficos, correos electrónicos, imágenes, vídeos, audio, mensajes de datos de redes sociales, formularios electrónicos, bases de datos, entre otros.

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3. Por su forma y formato

CLASIFICACIÓN

CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

Al momento de conservar los documentos electrónicos se debe tener en cuenta:● La renovación: genera una reproducción completa tanto del

contenido como de los elementos formales de un documento, la cual puede ser considerada copia fidedigna del original

● La migración: consiste en la transferencia periódica entre configuraciones o entre generaciones de tecnología, que permite conservar la información en un modo que no garantiza ser una réplica exacta del original. Reproduce el contenido del documento, pero cambia la configuración y el formato.

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La conservación implica también el desarrollo de procedimientos de control de los documentos electrónicos desde el momento en que dejan de ser necesarios para la gestión, en el sentido de proteger su integridad.

CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

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Objetivos de la conservación:

Asegurar la legibilidad e integrabilidad de los documentos electrónicos conservados

Conservar la autenticidad e integridad de los mismos

Problemas de la conservación:

La obsolescencia del hardware Dependencia del software

Deterioro del soporte de almacenamiento

● ACUERDO No. 027-2006. [en línea]. Disponible en: http://www.archivo.palmira.unal.edu.co/paginas/documentos/normatividad/ACUERDO_No_27_2006_Glosario.pdfhttp://programa.gobiernoenlinea.gov.co/apc-aa-files/Cero_papel/guia-4-expediente-electronico-v1.pdf [Consultado: Febrero 18 de 2015].

● La gestión de los documentos electrónicos como función archivística [en línea]. Disponible en: https://aabadom.files.wordpress.com/2009/10/75_0.pdf [Consultado: Febrero 18 de 2015].

● http://programa.gobiernoenlinea.gov.co/apc-aa-files/Cero_papel/guia-3-documentos-electronicos-v1.pdf [Consultado el 20 de febrero de 2015]

● http://derechoinformaticoudefa.blogspot.com/2012/11/tipos-de-documentos-electronicos.html● http://es.slideshare.net/Anyelita83/documentos-electronicos-g1cidba5● El documento electronico: un enfoque archivistico; María de Hontanares Redondo Herraz

tomado de http://revistas.ucm.es/index.php/RGID/article/viewFile/RGID1010110391A/9090 el 17 de febrero del 2015

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CIBERGRAFÍA