EJE TEMÁTICO 1

DOCUMENTO ELECTRÓNICO

ANGIE PAOLA ESCALANTE RODRIGUEZ LUIS FERNANDO SOTOMAYOR DIAZ

ERIKA PAOLA BECERRA AVELLACAREN ELIANA BERMÚDEZ URREGO

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTESPROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA

GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOSARMENIA

2013

EJE TEMÁTICO 1

DOCUMENTO ELECTRÓNICO

ANGIE PAOLA ESCALANTE RODRIGUEZ LUIS FERNANDO SOTOMAYOR DIAZ

ERIKA PAOLA BECERRA AVELLACAREN ELIANA BERMÚDEZ URREGO

DOCENTEJORGE MARIO ZULUAGA CAMPUZANO

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTESPROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA

GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOSARMENIA

2013

INTRODUCCIÓN

El documento electrónico como el avance de las nuevas tecnologías de la información y la comunicación se han ido incorporado con más rapidez dentro de las organizaciones, por esta razón, las entidades se han visto en al necesidad de definir políticas para la implementación, administración, seguridad y otros aspectos fundamentales para este tipo de documentos que cada día se penetran más y más en las mismas.

OBJETIVOSGeneral

Realizar proceso de consulta presentación de conceptos relacionados con el documento electrónico para el aporte al proceso de aprendizaje del Profesional de Ciencia de la Información, la Documentación, Bibliotecología y Archivística de la Universidad del Quindío.

Específicos

• Valorar la importancia del documento electrónico.

• Especificar conceptos claros en el glosario relacionado con documento electrónico.

• Concluir sobre los aspectos más importantes sobre el documento electrónico.

CONTENIDO*El documento electrónico*El ciclo vital de la información sus 3 fases*El dato individual de la información electrónica

estructurada. -Que es información -Que es un dato -Por que es diferente la información electrónica *Creación de datos electrónicos.*Modos de estructurar los datos. -Documentos -Bases de datos *Adquisiciones de equipos y aplicaciones para la

información electrónica.

1. Documento ElectrónicoSegún lo estipulado por el Archivo

General de la Nación en el Acuerdo 060 de 2001: "Es todo documento cuyo soporte material es de algún tipo de dispositivo electrónico y en el que el contenido está codificado mediante algún tipo de código digital que puede ser leído o reproducido mediante el auxilio de detectores de magnetización".

2. Ciclo vital de la información en sus 3 fases

Un sistema de información es un sistema automatizado, engloba la infraestructura, la organización el personal y todos los componentes necesarios de la información.

Fases o etapas del Ciclo Vital de la Información

A. Diseño Los modelos que se utilizan en el diseño,

representan las características del sistema que nos permitirán implementarlo de forma efectiva, se estudian las posibles alternativas de implementación para el sistema de información que hemos de construir

B. Creación

Se encarga de la adquisición de todos los recursos necesarios para que el sistema funcione. La elección de estos recursos depende de las decisiones del diseño que se haya tomado.

C. Mantenimiento

Consume del 40% al 80% de los recursos de una empresa de desarrollo de software, esta fase incluye 3 facetas:

MANTENIMIENTO CORRECTIVO: Es lo primero que se le viene a la cabeza cuando se piensa en mantenimiento

MANTENIMIENTO ADAPTATIVO: Cuando el sistema ha de funcionar sobre una nueva versión del sistema operativo.

MANTENIMIENTO PERFECTIVO: Cuando se proponen características que supondrían una mejora del sistema.

3. El dato individual a la información electrónica estructurada

-Que es información

Es un conjunto organizado de datos procesados, que constituyen un mensaje sobre un determinado ente, también es un fenómeno que proporciona significado a las cosas e indica mediante códigos los modelos de los pensamientos humanos.

-Que es un dato

Un dato es un símbolo representado como numérico, alfabético, algorítmico, por imágenes o sonidos dando una unidad mínima de información no precisa para la toma de decisiones ya que los datos pueden ser almacenados y clasificados más no ordenados.

4. Porque es diferente la información electrónica.

Existen diversos soportes para representar o almacenar la información y en estos radica la durabilidad del contenido que estos posean. La información electrónica está contenida en un soporte electrónico o digital y la diferencia se da por el soporte en el que se encuentra contenida la información.

5. Creación de datos electrónicos

La creación de datos inicia cuando se recopilan varios datos que son unificados para la formación de un documento, este se elabora mediante un Software que lo codifica, estos datos son conservados en un soporte. La información electrónica puede ser tratados, comunicados e interpretados por un ordenador. Un conjunto o una serie de datos pueden construir un documento hasta elaborar una base de datos.

6. Modos de estructurar los datos

según la finalidad de la información, existen principalmente dos medios de estructurar los datos:

a) Base de datos: en esta estructura, los datos son almacenados en un “pool” o reserva de información, de donde pueden extraerse o ponerse al día.

B) El documento: estructura utilizada cuando los datos han sido agrupados para dar cuenta de un razonamiento o una actividad. El

documento puede a menudo servir de prueba de una actividad particular (acto jurídico...), debiendo registrarse en este caso.

Tipos de documentos electrónicos

Digitalizados: Creados a partir de documentos impresos.

Digitales para imprimir: Creados para ser impresos.

Multimedia-ticos: Creados para ser exclusivamente consultados desde un computador.

Bases de datos

Son elementos de vital importancia que contienen información que identifican documentos electrónicos, en ficheros de compatibilidad, hojas de cálculo, formularios, ficha técnica que sirven para conservar y de referente de consulta sobre listados de documentos electrónicos producidos en una empresa y conservados -consultados en el archivo de gestión, central e histórico.

7. Adquisición de equipos y aplicaciones para la información electrónica

Hace parte de un modo de estructurar datos, las empresas públicas, privadas o mixtas, deben tener en cuenta la necesidad de conservación, preservación y consulta, crear y aplicar manuales, políticas, para adquirir, utilizar elementos que aporten a los bajos costos en el ejercicio realizado desde el archivo en el tratamiento de los documentos electrónicos, la empresa debe tener en cuenta, caso Colombia, en su Directiva Ministerial 04 de Abril de 2012. En la cual se da importancia de implementar las herramientas electrónicas(adquisiciones).

Seguridad de los documentos electrónicos

Hay una serie de aspectos importantes a considerar para la seguridad de los documentos electrónicos, cuando pensamos en documentos electrónicos debemos tener muy presente los parámetros de seguridad ya definidos en cuanto a costos y beneficios, tener en cuenta la manipulación que harán las personas en la documentación ya que es primordial la confidencialidad ya que el riesgo más grande se encuentra dentro de la organización ´presentándose la filtración de la misma y es perjudicial para la entidad, por otro lado los controles de seguridad no eliminan el riesgo sino que simplemente los minimizan.

Esquema de Seguridad de los documentos electrónicos:

CONCLUSIONES

- Se aprendió que los documentos electrónicos poseen algún

dispositivo electrónico que puede ser leído o reproducido por algún detector de magnetización.

- A modo de conclusión cuando se recopilan varios datos que son unificados para la formación de un documento, se habla del inicio de una creación de datos.

- Se determinó que uno de los problemas que existe en el diseño de las bases de datos es el diseño de la estructura tanto lógica como física de una o más bases de datos para atender las necesidades de información de los usuarios.

- Las etapas del ciclo vital de la información son necesarias, ya que el desarrollo de un sistema conlleva de una planificación y una vez construido el sistema de información, este puede ser utilizado.

Referencias Bibliográficas

- Glosario Archivo General de la Nacion - http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=1264

- Documento ciclo de vida de un sistema de informacion - http://flanagan.ugr.es/docencia/2005-2006/2/apuntes/ciclovida.pdf

- Guia de la informacion electronica - http://www.cornu.eu.org/files/guidelines_ES.pdf

- Directiva presidencial No 4 de abril del 2012 - http://wsp.presidencia.gov.co/Normativa/Directivas/Documents/direc0404032012.pdf