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DIRECCIÓN DE PLANEAMIENTO
DEPARTAMENTO DE FORTALECIMIENTO Y MODERNIZACIÓN
INSTITUCIONAL
GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES
DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Guatemala, Septiembre de 2011
DIRECCIÓN DE PLANEAMIENTO -DIPLAN- Departamento de Fortalecimiento y Modernización Institucional| GUÍA PARA ELABORAR MANUALES DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
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ÍNDICE
DESCCRIPCIÓN CÓDIGO Página
Introducción 3
Presentación 5
Reseña Histórica del Departamento de Fortalecimiento y
Modernización Institucional
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Objetivo General de la Guía 7
Objetivos Específicos 7
Campo de Aplicación 7
CAPÍTULO I.
1. Elementos que integran el Manual de Normas y Procedimientos
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1.1. Formato de Carátula o Portada
1.2. Índice
1.3. Introducción
1.4. Antecedentes
1.5. Misión
1.6. Visión
1.7. Objetivo del Manual
1.8. Base Legal
1.9. Objetivo del Procedimiento
1.10. Desarrollo de los Procedimientos
1.11. Diagrama de Flujo
1.12. Anexos
1.13. Glosario de Siglas
1.14. Glosario de Términos
1.15. Glosario de Símbolos
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CAPITULO II.
2. Lineamientos Generales para elaborar Manuales de Normas y
Procedimientos
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2.1 Normas Generales del Manual
2.2 Normas Específicas
2.2.1 Marco Jurídico o Reglamentario
2.2.2 Trabajo Participativo
2.2.3 Formularios Específicos para elaborar el Manual
2.2.4 Elaboración del Manual de Normas y Procedimientos
2.2.5 Elaboración de Procedimientos
2.2.5.1 Objetivo del Procedimiento
2.2.5.2 Marco de Aplicación
2.2.5.3 Normas Específicas del Proceso
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2.2.5.4 Proceso
2.2.6 Análisis de los Procedimientos
2.2.7 Diagrama de Flujo
2.2.8 Anexos
2.2.9 Revisión
2.2.10 Autorización de Manuales
2.2.11 Implementación
2.2.12 Seguimiento y Evaluación
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ANEXOS
1. Formato de Portada o Carátula 26
2. Glosario de Siglas 27
3. Glosario de Términos 28
4. Glosario de Símbolos 29
5. Verbos en Infinitivo 30
6. Verbos en tercera persona 31
ACUERDO MINISTERIAL 231-2011
Aprobación Guía para elaborar los Manuales de Normas y Procedimientos del
Ministerio de Agricultura, Ganadería y Alimentación, -MAGA-
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INTRODUCCIÓN
La Dirección e Planeamiento fue creada dentro de la nueva estructura del Ministerio
de Agricultura, Ganadería y Alimentación -MAGA- por medio de Acuerdo
Gubernativo No. 338-2010 y dentro de sus actividades, tiene el fortalecimiento y
modernización institucional; es por ello, que para apoyar estas actividades, la
Dirección de Planeamiento instruyó al Departamento de Fortalecimiento y
Modernización Institucional para verificar y establecer las bases para la elaboración
de Manuales de Normas y Procedimientos de acuerdo a la nueva estructura.
En este contexto, el Departamento de Fortalecimiento y Modernización Institucional
tiene entre sus funciones proporcionar asesoría a las dependencias que conforman el
Ministerio, sobre aspectos metodológicos y técnicos para elaborar estos Manuales de
manera uniforme; para la elaboración se presenta la guía técnica, conformada de dos
capítulos y anexos.
Para ello, establecen generalidades, antecedentes, objetivos y alcances que se
pretenden cumplir con el establecimiento de Manuales de Normas y Procedimientos
para la institución.
El primer capitulo: “Elementos que Integran el Manual de Normas y Procedimientos”
indica el orden secuencial en que se debe conformar esta herramienta administrativa,
proporcionando una breve descripción de las partes que lo conforman.
El segundo capítulo “Lineamientos Generales para Elaborar Manuales de Normas y
Procedimientos”, contiene la parte medular de la guía; la cual consiste en brindar los
lineamientos para que el analista del Departamento de Fortalecimiento y
Modernización Institucional tome en cuenta para elaborar Manuales de Normas y
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Procedimientos, así como también, servirá para instruir al personal de las
dependencias del MAGA, con las cuales se elaboraran estos instrumentos.
Con el objeto de ser comprensible, cuenta con glosario de siglas, términos y símbolos,
así como también, anexos en los cuales se incluyen formatos y formularios con sus
respectivos instructivos, que servirán para la recopilación de la información.
Se recomienda la lectura completa de la presente guía, para la aplicación en la
elaboración de manuales de normas y procedimientos, en la cual se reglamentan
elementos básicos para orientar su elaboración.
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PRESENTACIÓN
INSTRUCTIVO
GUÍA PARA ELABORAR MANUALES DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
La presente guía para la elaboración de Manuales de Normas y Procedimientos del quehacer
del Ministerio, permitirá a la institución contar con elementos precisos para la dirección,
control y evaluación de la administración de la institución; facilitando a la vez, la adecuada
coordinación que debe de existir entre las diferentes direcciones que conforman el MAGA;
convirtiéndose por ello, en un valioso medio para la comunicación; es por ello que se
recomienda que su elaboración se realice de manera ordenada y sistemática.
Es importante hacer mención que para la elaboración de manuales de normas y
procedimientos es imprescindible contar con Manuales de Funciones aprobados por
autoridades superiores;, así mismo, la autorización de la presente guía.
Es necesario, dar importancia a las normativas de carácter obligatorio que se deben de
transmitir, ya que es un valioso apoyo para la dirección, en las diferentes tareas y trabajos
tanto individuales como participativos.
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RESEÑA HISTÓRICA
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En el año 2005 se estableció el Equipo de Trabajo de Sistemas y Procedimientos
Administrativos del Ministerio, debido a la necesidad de contar con instrumentos
administrativos que contasen con fundamento legal. Esto trajo como consecuencia que el
Ministerio contará con algunos de estos instrumentos, ya que los documentos se elaboraban
sin contar con aval de autoridad superior. Esta comisión ayudo a cumplir con instituciones
fiscalizadoras como la Contraloría General de Cuentas y evitar hallazgos, se le solicito a la
Unidad de Gestión para el Desarrollo orientar en esta actividad, ya que contaba con una
persona encargada de elaborar los manuales de esa Unidad.
A Gestión para el Desarrollo se le solicito asesorar a las dependencias del MAGA en la
elaboración y revisión del Manual de Normas y Procedimientos, previo a trasladarlos a la
comisión de manuales para determinar si llenaba los requisitos para luego diagramar y
conformar el Manual. Después se consideró crear el Área de Fortalecimiento y
Modernización Institucional, la cual dependía de la Administración del MAGA; pero, nunca
obtuvo su Base Legal. En el año 2010, se visualizó crear dicha unidad de manera formal
dentro de la Dirección de Planeamiento.
En el Acuerdo Ministerial No. 338-2010 “Reglamento Orgánico Interno del MAGA” se
aprobó crear la Unidad de Modernización y Fortalecimiento Institucional dentro de la
Dirección de Planeamiento con el propósito de apoyar la elaboración de Manuales
Administrativos, generar reestructuras, procesos de transición y desarrollo institucional.
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Objetivo General de la Guía
Proporcionar lineamientos técnicos y administrativos uniformes que regulen la elaboración
de los Manuales de Normas y Procedimientos de las dependencias que conforman el
Ministerio de Agricultura, Ganadería y Alimentación, con la finalidad de optimizar el
cumplimiento de las funciones.
Objetivos Específicos
Establecer continuidad y coherencia de las actividades que realiza cada dependencia
del MAGA;
Fijar objetivos y normas de carácter obligatorio;
Definir las responsabilidades de cada dependencia al analizar los manuales de
funciones;
Facilitar la labor de capacitación al personal;
Delimitar responsabilidades a cada Dirección y facilitar la supervisión de procesos de
cada cargo o dependencia del MAGA:
Reducir costos como consecuencia de eficiencia de recursos humanos, materiales,
financieros.
Campo de Aplicación
Dirigido a los funcionarios públicos de todas las dependencias del Ministerio de Agricultura,
Ganadería y Alimentación para la elaboración de Manuales de Normas y Procedimientos y
para los analistas del departamento de Fortalecimiento y Modernización Institucional del
MAGA, para brindar asistencia a las dependencias en la elaboración de estos instrumentos.
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CAPITULO I
ELEMENTOS QUE INTEGRAN
EL MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
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1. ELEMENTOS QUE INTEGRAN EL MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
1.1. Formato de la carátula o portada:
Esta deberá elaborarse en cartulina o papel bond tamaño carta (Anexo No. 1) y deberá
contener los siguientes elementos:
En la parte superior:
Logotipo del Ministerio de Agricultura, Ganadería y Alimentación
Nombre del Ministerio;
Nombre de la Dirección, Departamento o Sección responsable del procedimiento.
En la parte Central:
Titulo del Manual de Normas y Procedimientos (centrado).
En la parte Inferior:
Fecha de elaboración mes y año colocado al extremo derecho.
1.2. Índice:
Con el propósito de orientar al lector acerca de los temas que incluye el Manual de Normas y
Procedimientos, es indispensable colocar los capítulos y subtítulos que forman parte de este
instrumento administrativo en forma sucesiva, incluyendo el número de página, descripción
de los títulos y subtítulos y página en donde se localiza la información.
1.3. Introducción:
Consistirá en dar a conocer a los lectores en forma breve y clara el propósito principal de la
elaboración del Manual de Normas y Procedimientos que se trabaje en cada dependencia del
MAGA, así como también el contenido que tiene cada capítulo que lo conforma, indicando
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como se validaran e implementaran, así como cuando se realizaran revisiones o
actualizaciones.
1.4. Antecedentes
Es importante hacer una reseña histórica de cuando inicio cada dependencia y porque han
surgido cambios en el transcurso de los años.
1.5. Misión
La misión del MAGA es necesaria de incluirla en todos los manuales del Ministerio, ya que
es manifestación en la cual se resume la razón de ser, metas trazadas de la Institución.
1.6. Visión
Es importante que todo documento del MAGA tenga la visión, la cual da a conocer hacia
dónde pretende llegar este, para que cada funcionario sepa que es lo que se espera de él y
apoye a su construcción.
1.7. Objetivo del Manual
Este deberá responder a las necesidades de contar con un Manual de Normas y
Procedimientos sobre una dependencia del MAGA, un tema en particular, para resolver y
guiar a los usuarios en la forma cronológica.
El objetivo del manual deberá de fijarse en forma clara y precisa, en infinitivo; indicando el
propósito primordial del manual.
1.8. Base Legal
Deberá de indicar los documentos que regulan y fundamentan la creación del manual de
normas y procedimientos de cada unidad ejecutora, empezando cronológicamente por los más
importantes y luego podrá adjuntar copia de los mismos en el apartado de anexos.
De no contar con base legal una Dirección, Departamento o Sección a la que se ha solicitado
realizar un manual de normas y procedimientos será necesario documentarlo e iniciar con el
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debido proceso para su legalización, ya que la falta de fundamento legal y el no contar con
los Manuales de Organización y Funciones, responsabilidad de Recursos Humanos, pero que
hasta el momento el Departamento de Fortalecimiento y Modernización Institucional ha
apoyado en la elaboración de los manuales correspondientes a la nueva estructura los cuales
deben de ser autorizados por la Autoridad Superior.
1.9. Objetivo del Procedimiento
Este surge como resultado de una meta planteada e indica cómo se realizara, con qué
recursos: humanos, físicos y financieros y responde a una necesidad establecida y priorizada
por comunidades y técnicos del MAGA.
1.10. Desarrollo de los Procedimientos:
Estos se elaboraran en coordinación con el personal de las diferentes dependencias del
Ministerio, con el objeto, que la participación de quienes realizan la actividad sea resultado
real de su quehacer y responda a una necesidad especifica el cual parte de una meta
establecida en un objetivo.
1.11. Diagrama de Flujo
Es la representación grafica de un proceso en forma lógica paso a paso y que se elabora a
través de símbolos administrativos de simple comprensión del personal, no importando su
nivel académico.
1.12. Anexos
Tiene como objetivo que se incluyan los documentos que tienen relación legal o dan soporte
para la aplicación de las actividades que se enumeraron en los procesos. Ejemplo: Acuerdos,
formatos, facturas etc.
1.13. Glosario de Siglas
Aquí deberá de incluir todas las siglas que fueron utilizadas en el documento, con el objeto de
facilitar la comprensión del lector, sin tener que leer de nuevo todo el documento para revisar
el significado. (Anexo No.2)
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Las siglas pueden ser utilizadas por si solas en un documento, solo si antes ya se ha incluido
el nombre completo de lo que significa.
1.14 Glosario de Términos:
Refleja la terminología técnica incluida en el documento y que facilita la comprensión del
lector, el cual debe de proporcionarse en forma cronológica. (Anexo No. 3)
1.15 Glosario de Símbolos:
En este apartado se deberán incluir los significados de los símbolos utilizados en la
diagramación de flujo de cada procedimiento. (Anexo No.4)
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CAPITULO II
LINEAMIENTOS GENERALES PARA ELABORAR
MANUALES DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
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2. LINEAMIENTOS GENERALES PARA ELABORAR MANUALES DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS:
En el presente capitulo se brindan lineamientos para facilitar la elaboración de manuales
de normas y procedimientos,
2.1. Normas Generales del Manual de Normas y Procedimientos
Elaborar el manual conforme a lineamientos y formatos establecidos en la
presente guía.
Tomar en cuenta todos los documentos legales, políticas públicas, planes
estratégicos o institucionales y operativos; así como, normativos establecidos
por el MAGA, dan soporte al servicio de la dependencia que elaborará su
manual;
Cada Dirección o Unidad será la responsable de generar la información para
la elaboración de sus propios Manuales. En el Acuerdo Gubernativo No. 338-
2010, establece que las unidades de Administración Interna, Administración
Financiera y Recursos Humanos elaborarán, implementarán y actualizarán sus
propios manuales de normas y procedimientos. Sin embargo, la Unidad de
Fortalecimiento y Modernización Institucional podrá colaborar en la
elaboración de una propuesta, si le fuera requerido;
Cada Dirección o Unidad realizará la definición de sus procesos o
procedimientos con la participación de personal directamente responsable de
las mismas;
Las normas se deberán elaborar en tiempo futuro.
En los objetivos de los Procedimientos deberá utilizar los verbos en infinitivo
(Ver anexo 5).
En la descripción de procedimientos deberá utilizar verbos en tercera persona.
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Al elaborar el objetivos, tomar en cuenta que estos deberán de elaborarse de
manera ambiciosa, pero, sus resultados deberán de ser realistas y medibles,
susceptibles de verificarse física o financieramente;
Deberán contar con un manual de organización y funciones previamente
autorizado, para confrontar las atribuciones, estructura y funciones de la
dependencia, para analizar la vinculación, grados de autoridad,
responsabilidad y canales de comunicación.
El Departamento de Fortalecimiento y Modernización Institucional analizará
toda la información generada por cada Dirección o Dependencia y a partir de
ello, elaborará una propuesta de Manual de Normas y Procedimientos.
Cada Dirección o Unidad recibirá del Departamento de Fortalecimiento y
Modernización Institucional la propuesta elaborada para su revisión; y, la
devolverá, autorizando mediante oficio su conformidad, para que se remita al
Despacho Superior para su aprobación final, adjuntando 4 discos magnéticos
para generar las copias del mismo;
La Dirección de Planeamiento deberá enviar a las Direcciones o Unidades su
respectivo Manual de Normas y Procedimientos aprobado por el Despacho
Superior para que el mismo sea sujeto de socialización entre el personal de
cada una de las mismas;
La Dirección de Planeamiento coordinará para que las copias de los Manuales
sean distribuidas estratégicamente para que exista una disponibilidad física y
virtual dentro del Ministerio;
Cada Dirección o Unidad será responsable ante la Contraloría General de
Cuentas de disponer de su manual de normas y procedimientos aprobado por
el Despacho Superior;
Los Manuales de Normas y Procedimientos SON PROPIEDAD DE LA
INSTITUCIÓN y deberán ser cargados en la tarjeta de responsabilidad al
máximo responsable de cada dependencia. Este funcionario está
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comprometido en dar a conocer el manual aprobado a cada funcionario o
empleado público que esté en su dependencia y supervisara su cumplimiento.
2.2. Normas Específicas
Toda elaboración de manual deberá tomar en cuenta lo siguiente:
Marco Jurídico;
Trabajo Participativo;
Formularios y Formatos Específicos;
Elaboración;
Anexos;
Revisión;
Autorización de Manuales;
Implementación;
Seguimiento y Evaluación.
2.2.1. Marco Jurídico o Reglamentario:
Los manuales de normas y procedimientos del Ministerio de
Agricultura, Ganadería y Alimentación deberán estar respaldados de
acuerdo al ordenamiento legal y jerárquico. Por ejemplo:
Acuerdo Gubernativo del Reglamento Orgánico interno de la
Institución;
Leyes fiscales, convenios nacionales e internacionales;
Acuerdos Ministeriales;
Normativos (manual de funciones autorizados);
Circulares;
Otros documentos legales que sustenten cada manual,
dependiendo de su accionar.
2.2.2. Trabajo Participativo:
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Para que estos manuales respondan a las actividades que se realizan en
cada dependencia del MAGA, será necesario trabajar con la
participación de los funcionarios que desarrollaran y están
involucrados en cumplir con el objetivo de una labor acorde a su
objetivo y normativas.
La obtención de la información requiere la utilización de fuentes
primarias y secundarias,
La utilización de fuentes primarias, estarán basadas en documentos, por
lo que es necesaria la localización de documentos jurídicos como
acuerdos gubernativos, y administrativos, formularios, formatos,
manuales, etc. que respaldan su creación y funcionamiento. Se utilizara
dentro de las fuentes secundarias la entrevista directa, con funcionarios
y jefes inmediatos para alimentar la información de los procesos, siendo
básicamente la forma más importante de contar con información del
ejecutor de cada actividad; sin embargo, para realizar la entrevista, es
importante conocer el área a trabajar, sus objetivos, solicitar una cita y
ser un buen emisor y receptor de la información.
2.2.3. Formularios Específicos para elaborar el Manual:
El Departamento de Fortalecimiento y Modernización Institucional
facilitará los formularios y formatos uniformes, con su respectivo
instructivo, para la recopilación de la información de los manuales de
normas y procedimientos.
Formatos e Instructivos propios de Cada Manual:
Es importante que cada Dirección proporcione copia con instructivo de
todos los formatos y formularios que utiliza para ejercer su actividad y
colocarlos en los anexos de su manual.
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2.2.4. Elaboración del Manual de Normas y Procedimientos:
Se recomienda tomar en cuenta que la redacción de formatos,
formularios y el manual en si, sigan los siguientes puntos:
Claridad y lenguaje comprensible evitando el uso de
tecnicismos;
Al utilizar palabras técnicas deberán de incluirlas en el glosario
de términos;
Al utilizar siglas, verificar que antes haya colocado el nombre
completo de la sigla a la que hace referencia, Ejemplo:
Ministerio de Agricultura, Ganadería y Alimentación –MAGA-;
Los márgenes a utilizar son los siguientes: superior y derecho
2.5cm, inferior e izquierdo 3 cm.
Los párrafos deberán estar a renglón 1.5.
2.2.5. Elaboración de Procedimientos:
Es importante que el funcionario previo al desarrollo de un proceso,
establezca el objetivo o la razón por la cual se establecerá un
procedimiento, para ello se sugiere analizar y cuestionarse sobre lo
siguiente:
¿Porque se hace? Esta pregunta pretende establecer el objetivo o
razón de un proceso y para que servirá. (La meta
que deseamos cumplir).
¿Dónde inicia? Se refiere a la dependencia, cargos o área
geográfica, que intervienen en cada actividad
donde se inicia el proceso.
¿Dónde termina? Indicar el cargo, área geográfica o dependencia
donde finaliza el procedimiento para el
cumplimiento de un trabajo preciso
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¿Qué trabajo o
proceso se hace?
Este indica la necesidad de responder a una meta o
a una actividad precisa.
¿Qué necesita para
realizarlo?
Se refiere documentos como por ejemplo:
expedientes actuales o anteriores, normativas
legales o institucionales, equipo, herramientas, etc.
¿Quién o quiénes son
los responsables?
Aquí es importante establecer a las personas o
dependencias del MAGA que intervienen en el
procedimiento y el orden lógico en que intervienen
(pueden establecerse como cargos o unidades
administrativas) y además pueden establecerse a
instituciones con las que tiene vinculación la
institución.
¿Cómo se hace?
Es necesario que se analice la forma en que se
realiza el procedimiento paso a paso, que
elementos intervienen en el.
¿Cuando se hace? Se refiere a la periodicidad en que se realizan las
actividades, (días, semanas, quincena mes,
horarios etc.)
Con base al análisis anterior, se puede plantear el objetivo.
2.2.5.1. Objetivo del Procedimiento:
Será el resultado del análisis de las interrogantes anteriores, ya que
reflejara no solo el propósito de su aplicación, sino los resultados que
se pretenden alcanzar.
Para su redacción tome en cuenta las siguientes recomendaciones:
Iniciar con un verbo en infinitivo;
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Evitar el uso de adjetivos calificativos y gerundios;
No subrayar;
Especificar claramente para qué y para quines se ha elaborado
el proceso.
2.2.5.2. Marco de Aplicación:
En este sitio tendrá que indicar en forma breve a quién o quiénes serán
beneficiados con este proceso.
2.2.5.3. Normas Específicas del Proceso:
Es el conjunto de lineamientos impuestos por los directivos y de
carácter obligatorio, que permitirán a los subalternos contar con una
guía a cumplir para desarrollar determinado trabajo;
Las normas deberán de redactarse en tiempo futuro.
Si las normas responden a ordenamientos legales, es importante
hacer referencia al marco jurídico que las sustenta.
2.2.5.4. Proceso:
El elaborar procedimientos conlleva el narrar paso a paso, en forma
lógica y secuencial la descripción de actividades vinculadas al trabajo
que se debe realizar.
Sugerencias para su elaboración:
Establecer claramente; quién o quiénes realizan cada actividad o
sea los responsables en cada paso, por lo que es importante,
especificar el nombre de la dependencia o el puesto específico;
asimismo, es importante que realicen los cuestionamientos: cómo,
cuándo y dónde se realizará cada actividad.
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Es básico tomar nota de lo siguiente: al elaborar cada actividad se
deberá utilizar con el verbo en tercera persona del singular, (Ver
Anexo No.6).
Lista de verbos usualmente utilizados para la Descripción de
Procedimientos”. Esta narración debe realizarla en forma clara y
precisa, siempre respondiendo a los cuestionamientos Qué, Cómo,
Cuándo y Con Qué se realizara; si la actividad lo amerita
preguntarse al mismo tiempo, A Quién se canaliza el trabajo y/o
Para Qué.
Todas las actividades deberán enumerarse con números arábigos;
Es necesario tomar en cuenta, que algunas actividades requieren
decisión, colocando las alternativas existentes;
Si la actividad se hace conforme a lo establecido a un anexo,
indicar el número de anexo;
No se deberá de colocar nombres de personas; deberán utilizar el
nombre del puesto;
Para ser más entendible cada proceso, se sugiere no sobrepasar 25
actividades; de considerar que el proceso será muy largo, analizar
si pueden dividirse de acuerdo a la actividad, ejemplo; proceso de
compras: lo dividen en cotización, análisis, adquisición, o todas las
variables que considere pertinentes.
2.2.6. Análisis de los Procedimientos:
El Departamento de Fortalecimiento y Modernización Institucional,
integrara la información suministrada en los formatos por cada una
de las dependencias que conforman el Ministerio, para conformar los
manuales que deben de cumplir con lineamientos homogéneos y claros
para ello verificara lo siguiente:
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Confrontar los resultados de la información recabada en los
formularios contra los resultados obtenidos verbalmente y la
observación realizada en algunos casos de los procesos;
Si se establece que el procedimiento conlleva duplicidad de
funciones con otra unidad, el encargado de analizar procesos,
tendrá que revisar muy bien a quién le competen las funciones
acordes al Reglamento Orgánico Interno o Acuerdo Ministerial,
debiendo anular el proceso a quién no le corresponda y
notificando de esto a jefes inmediatos, para no tener hallazgos
por parte de Contraloría General de Cuentas;
En caso de observar que existen actividades o procesos
innecesarios, el analista junto con la contraparte analizaran si
se tendrán que eliminar.
Si el analista observa que es necesario mejorar un proceso, ya
sea variando actividades o sustituyendo un sistema por
completo, lo deberá coordinar con el o los responsables de el
procedimiento.
2.2.7. Diagrama de Flujo:
Consistirá en la representación grafica que el analista del
Departamento de Fortalecimiento y Modernización Institucional, tendrá
que elaborar de cada uno de las actividades que conforman un manual,
con el objeto de que se visualice un trabajo determinado, sin tener que
leer todo el proceso.
Normas generales para elaboración de diagrama de flujo:
La diagramación se hace de arriba hacia abajo y/o de izquierda
a derecha iniciando por el primer paso hasta finalizar el
proceso;
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Para unir símbolos debe utilizar flechas horizontales o
verticales, nunca diagonales;
Los símbolos pueden tener más de una flecha, a excepción de
inicio, fin y conectores de página;
El texto dentro de un símbolo debe ser claro y preciso;
No pueden quedar líneas de flujo sin conectar.
2.2.8. Anexos:
Es importante colocar en este apartado, todos aquellos documentos que
soporten y den validez al manual; por lo que pueden incluir: formatos,
oficios, reglamentos, acuerdos, leyes etc. Todo lo que considere que
facilitara la comprensión del lector.
2.2.9. Revisión:
Analizar el manual en su conjunto consistirá en verificar no solo la
información recabada, sino verificar el diseño establecido del manual de
normas y procedimientos
2.2.10. Autorización de Manuales:
Cuando la propuesta de manual ya esta revisada y autorizada por la
Dirección o dependencia interesada, se debe proseguir con la obtención
de la aprobación de las autoridades incluyéndole la codificación
respectiva que maneja el Departamento de Fortalecimiento y
Modernización Institucional la cual será trasladada al Despacho
Ministerial para su aprobación a través de Acuerdo Ministerial. Luego
se trasladará copia del Acuerdo al Departamento de Fortalecimiento
Institucional, para conocer la fecha de aprobación, adherirlo al manual y
generar las copias digitales y físicas necesarias para su publicación en
intranet y al mismo tiempo socializarlo por medio electrónico a las
Direcciones y dependencias responsables.
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2.2.11. Implementación:
Esta etapa de la elaboración de manuales requiere capacitación del
personal que estará involucrado en los diferentes procesos que se
establezcan en el manual de normas y procedimientos y el manual de
funciones.
2.2.12. Seguimiento y Evaluación:
Debe de ser realizado por el Director o Jefe de cada Unidad ejecutora,
con el objeto de verificar si el personal a su cargo conoce la actividad
que debe realizar y si se esta guiando por las normas establecidas, para
cumplir con los objetivos trazados. El departamento de Fortalecimiento
y Modernización Institucional dentro de sus funciones tiene contemplado
dar seguimiento a la implementación de manuales, por lo que podrá
realizar consultas orales o escritas a los empleados y funcionarios para
establecer si conocen y tienen a su disposición el manual de normas y
procedimientos. Además los analistas realizaran consultas con el
personal ya que servirá para diagnosticar, si los procesos están, si es
necesario actualizar procesos, o si es necesario capacitar al personal en
procesos o en el uso del manual en si.
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ANEXOS
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ANEXO No. 1
Formato de Portada o Caratula
Departamento de Fortalecimiento Institucional
Guatemala, Mayo 2011
A continuación se enumeran los elementos más importantes que deben de conformar un
manual de organización y funciones
PORTADA O CARÁTULA
En la parte superior:
a. Nombre del Ministerio
Al Centro:
b. Titulo del Manual. Ejemplo
Parte Inferior:
c. Fecha de elaboración o
actualización del Manual
d. Logotipo del Ministerio
(Contiene la imagen institucional del
Gobierno, éste deberá integrarse sin
distorsión).
Ministerio de Agricultura, Ganadería y
Alimentación
Manual de Organización y Funciones
Dirección de Planeamiento
Guatemala, Septiembre de 2011
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ANEXO No. 2
GLOSARIO DE SIGLAS
Departamento de Fortalecimiento Institucional
Guatemala, Mayo 2011
No. TÉRMINO SIGNIFICADO
1 MAGA Ministerio de Agricultura, Ganadería y
Alimentación.
2 DIPLAN Dirección de Planeamiento.
3 MINFIN Ministerio de Finanzas Públicas.
4 SEGEPLAN Secretaria General de Planificación.
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ANEXO No. 3
GLOSARIO DE TERMINOS
Departamento de Fortalecimiento Institucional
Guatemala, Mayo 2011
No. TÉRMINO SIGNIFICADO
1 Actividad Grupo de operaciones sucesivas realizadas por
una unidad ejecutora para la realización de un
trabajo estipulado.
2 Codificación Este carácter identificara de forma única y
secuencial la información administrativa de
todas las dependencias del Ministerio de
Agricultura, Ganadería y Alimentación –
MAGA-, con el propósito de mejorar la
efectividad de controles internos de dicha
institución.
3 Diagrama de Flujo Representación grafica de un trabajo
determinado en la cual se muestra sus
actividades en forma secuencial indicando las
dependencias o puestos responsables.
Procedimientos descritos en forma grafica
4 Manual de Normas y
Procedimientos
Instrumento administrativo que reúne en forma
adecuada, secuencial y detallada las
actividades a cargo de las diferentes
dependencias que conforman la institución,
detallando los procesos y formatos que se
utilizan para llevar a cabo las funciones.
5 Procedimiento Serie de actividades que se relacionan y se
ordenan cronológicamente y deben de
responder a las interrogantes Quién?, Qué?,
Cuándo?, Dónde? y Con qué? se realiza cada
una de las actividades.
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ANEXO No. 4
GLOSARIO DE SIMBOLOS
Departamento de Fortalecimiento Institucional
Guatemala, Mayo 2011
SIMBOLO NOMBRE SIGNIFICADO
Inicio o terminal Se usa para indicar el inicio o termino
de un flujo.
Operación Representa la realización de una
actividad.
Conector Representa la unión entre actividades.
Decisión o
alternativa
Indica un punto en el proceso en el cual
se tienen que tomar alternativas o
decisiones.
Documento Utilizado para cualquier tipo de
documento al que se haga referencia en
el proceso.
Archivo
Utilizado para indicar archivos
Conector de
Pagina
Se utiliza para conectar paginas de un
mismo proceso
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ANEXO No. 5
VERBOS EN INFINITIVO
Departamento de Fortalecimiento Institucional
Guatemala, Mayo 2011
Lista de verbos usualmente utilizados en infinitivo en los objetivos de Procedimientos
VERBOS EN INFINITIVO
Actualizar Analizar Anexar
Anotar Aprobar Archivar
Asignar Autorizar Cancelar
Clasificar Comparar Completar
Complementar Comprobar Confirmar
Controlar Coordinar Cotejar
Destruir Determinar Devolver
Diseñar Ejecutar Elaborar
Graficar Implantar Incorporar
Indicar Investigar Llenar
Obtener Preparar Presentar
Procesar Producir Programar
Proporcionar Recabar Recopilar
Registrar Remitir Sellar
Separar Etc. Capacitar
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ANEXO No. 6
VERBOS EN TERCERA PERSONA
Departamento de Fortalecimiento Institucional
Guatemala, Mayo 2011
Lista de verbos usualmente utilizados en tercera persona en la descripción de procedimientos
Actualiza Analiza Anexa
Anota Aprueba Archiva
Asigna Autoriza Cancela
Clasifica Compara Completa
Complementa Comprueba Confirma
Controla Coordina Coteja
Destruye Determina Devuelve
Diseña Ejecuta Elabora
Grafica Implanta Incorpora
Indica Investiga Llena
Obtiene Prepara Presenta
Procesa Produce Programa
Proporciona Recaba Recopila
Registra Remite Sella
Separa Etc. Capacita
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ACUERDO DE APROBACIÓN GUÍA PARA ELABORAR LOS MANUALES
DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL MAGA