“NORMAS PARA LA ADMINISTRACION DEL FONDO FIJO PARA CAJA CHICA DE LA MUNICIPALIDAD DE SAN ISIDRO,

PARA EL AÑO 2011”

R.G. Nº 020-2011-0200-GM/MSI (17.01.2011)

OBJETIVO Y MARCO LEGAL

• Establecer las políticas y procedimientos a seguir para la ejecución y control del Fondo Fijo para Caja Chica durante el Ejercicio 2011.

• Es de aplicación obligatoria de todas las unidades orgánicas que utilizan el Fondo Fijo para Caja Chica.

• Rige a partir de su publicación hasta el 31 de Diciembre del 2011.• Entre otras normas, el Marco legal en el que se sustenta su

constitución es:-Ley Nº 27972, Ley Orgánica de Municipalidades.-Directiva de Tesorería Nº 001-2007-EF/77.15, aprobada por Resolución Directoral Nº 002-2007-EF/77.15 y sus modificatorias.-Resolución Directoral Nº 001-2011-EF/7715 que aprueba disposiciones complementarias a la Directiva de Tesorería aprobada por la Resolución Directoral Nº 002-2007-EF/77.15 y sus modificatorias, del 26.01.11.

RESPONSABILIDADES

• La administración del Fondo Fijo para Caja Chica es responsabilidad del personal designado, quien tendrá las siguientes funciones- Registrar el movimiento de efectivo de su Caja, efectuando un

cuadre diario.- Efectuar la rendición de cuenta documentada.- Mantener la permanente liquidez del Fondo, solicitando las reposiciones en forma oportuna.- Llevar el control y seguimiento de los vales de movilidad, vales provisionales y documentos sustentatorios.- Verificar la validez de los Comprobantes de Pago recibidos, de acuerdo a lo establecido en el Reglamento de Comprobantes de Pago aprobado por la SUNAT.- Colocar el sello de “PAGADO” cuando reciba los documentos definitivos.

Fondo Fijo para Caja Chica

• El Fondo Fijo Para Caja Chica es aquel constituido con Recursos Públicos, con carácter único por dinero en efectivo, destinado para gastos menudos y urgentes referidos al movimiento del área usuaria o del centro de actividad que es atendido con parte del Fondo, tales como, refrigerios, portes, movilidad, reparaciones, compras y servicios de emergencia, entre otros, que por su naturaleza, finalidad, características y monto, requieren ser atendidos de manera inmediata, no pueden ser debidamente programados para su pago mediante cheque.

Monto del Fondo

• El monto del Fondo será establecido o modificado mediante Resolución del Gerente Municipal, de acuerdo con las necesidades de la Corporación Municipal y la disponibilidad presupuestaria. Dicha Resolución designará a los responsables de su manejo y establecerá el monto máximo a considerarse por cada gasto.

Priorización de los Gastos

• Los Responsables designados deberán informar al concluir el mes de Noviembre a la Subgerencia de Contabilidad y Costos la ejecución de los gastos efectuados durante el año, a nivel de partidas específicas, dicha información será centralizada y remitida a la Subgerencia de Planeamiento y Presupuesto para la Priorización de los Gastos del siguiente ejercicio, asimismo, será el sustento para la solicitud de la Certificación de Disponibilidad Presupuestal .

Apertura del Fondo Fijo para Caja Chica

• El Fondo se constituye o apertura con Resolución del Gerente Municipal. Al inicio de cada Ejercicio Presupuestal y a propuesta del Gerente de Administración y Finanzas, el Gerente Municipal emitirá la Resolución autorizando la apertura del Fondo, indicando:

• a. Unidad Orgánica a la que se asigna el Fondo.• b. Responsables que administrarán parte del Fondo• c. Monto del Fondo asignado.• d. Monto máximo de cada comprobante de pago, para cada

unidad orgánica• e. Fuente de Financiamiento y Metas Presupuestales MSI y SIAF. • f. Procedimientos y plazos para la adecuada administración del

Fondo.

Apertura del Fondo Fijo para Caja Chica

• Los cheques se girarán a nombre de los responsables del manejo del Fondo Fijo para Caja Chica.

• El funcionario de mayor jerarquía del centro de actividad que atiende el Fondo, autoriza los Vales Provisionales, otorgados en forma excepcional, expresa e individualizada, para la adquisición de bienes o servicios y por el monto máximo establecido en la Resolución, en el caso de movilidad local autorizará el uso del Fondo en el correspondiente Vale de Movilidad.

• La apertura del Fondo Fijo para Caja Chica, de acuerdo a la última versión del SIAF-GL, se registrará en forma anual en base a los registros históricos del último ejercicio, solicitando una Certificación Anual de Disponibilidad Presupuestal para la apertura y otra para las rendiciones e incrementos si fuera el caso.

Utilización del Fondo Fijo para Caja Chica

• Toda entrega de dinero deberá efectuarse a través de encargado del manejo del Fondo , utilizando el Formato “Vale Provisional” , el cual será debidamente llenado y emitido a nombre del servidor que recibirá los fondos, quien será responsable de su rendición documentada en un plazo no mayor de cuarenta y ocho (48) horas desde la entrega correspondiente.

• En cuanto a la rendición Cada comprobante de pago e inclusive aquellos emitidos a través del Sistema de Emisión Electrónica, Resoluciones de Superintendencia Nº 188-2010-SUNAT y 182-2008-SUNAT

• Los Comprobantes de Pago deberán emitirse a nombre de la Municipalidad de San Isidro consignando el número de RUC: 20130534211. No tendrán borrones ni enmendaduras y deberán estar canceladas por el Proveedor.

• Los responsables colocarán en los comprobantes de pago el sello de PAGADO, fecha de pago y el orden numérico correlativo del Fondo Fijo para Caja Chica asignado. Asimismo, colocará en el Vale Provisional el sello de RENDIDO y la fecha de su rendición o devolución.

Control de los Vales Provisionales• Los responsables del manejo del Fondo llevarán un control de la emisión

de los vales provisionales mediante el registro en un cuaderno de control, donde se debe detallar lo siguiente:

• a. Número del vale provisional.• b. Área solicitante.• c. Nombre del Funcionario que autoriza.• d. Nombre del usuario que recepciona el efectivo.• e. Monto y finalidad del vale provisional.• f. Fecha de entrega del efectivo.• g. Fecha de rendición del vale provisional y tiempo de

demora El responsable informará por escrito a su Jefatura con copia a la Gerencia de Administración y Finanzas, de alguna demora en la rendición de los vales provisionales, a efectos de que se tomen las medidas correctivas del caso.

Atención de Gastos de los Centros de Actividad

• Los responsables atenderán a los centros de actividad según la distribución autorizada por la Resolución de Gerencia Municipal .

• La Subgerencia de Obras Municipales podrá atender la compra de materiales y otros bienes y servicios menudos que de manera inmediata se requieran para el mantenimiento de la infraestructura municipal .

• La Subgerencia de Logística y Servicios Generales podrá utilizar el Fondo Fijo para Caja Chica para el mantenimiento de los locales, así como para la reparación de vehículos de la flota vehicular.

• Los gastos menudos y urgentes de la Alta Dirección, podrán ser atendidos indistintamente con los Fondos Fijos de Caja Chica asignados a la Secretaría General, Gerencia Municipal, Gerencia de Administración y Finanzas o Subgerencia de Logística y Servicios Generales.

Monto Máximo de cada Comprobante de Pago

• El monto máximo de cada comprobante pago con cargo al Fondo Fijo Para Caja Chica será establecido para cada unidad orgánica en la Resolución de Gerencia Municipal que autoriza la apertura y/o modificación del Fondo.

• Excepcionalmente y debidamente justificado, podrá atenderse con el Fondo Fijo para Caja Chica, los Comprobantes de Pago cuyos importes sean mayores a lo establecido y hasta el equivalente al 10% de una Unidad Impositiva Tributaria (UIT), debiendo contar con la aprobación del Gerente de Administración y Finanzas al dorso del documento y estampar el sello de :ATIENDASE CON EL FONDO FIJO PARA CAJA CHICA A TITULO EXCEPCIONAL

Utilización y Control de los Vales de Movilidad

• El traslado del personal se realizará en vehículos que brinden servicio de transporte público. De acuerdo a la urgencia, los funcionarios podrán autorizar el uso de taxis, para aquellos traslados relacionados estrictamente con las funciones

• Los fondos para movilidad local se solicitarán a través del Formato “Vale Provisional” del Fondo Fijo para Caja Chica. Una vez realizada o tarea encomendada, el usuario procederá a la rendición del monto que recibió para gastos de movilidad a través del Formato “Vales de Movilidad” según el Modelo que en Anexo 2.

• El “Vale de Movilidad” debidamente visado y autorizado tienen carácter cancelatorio y servirá como sustento de gasto para efectos presupuestarios y contables, por lo que deberá encontrarse debidamente llenado y contar con las autorizaciones correspondientes.

• Los responsables verificarán que el Vale de Movilidad indique la información siguiente: Nombre y firma del servidor que utilizará el Vale Lugar de destino, fecha y motivo del traslado.Importe utilizado (En números y Letras)

Restricciones para el uso del Fondo Fijo de Caja Chica

• No se podrá efectuar el fraccionamiento o desagregación de una compra en varios comprobantes, cuyo valor en conjunto supere los montos autorizados.

• No se aceptará el pago de retribuciones económicas por servicios profesionales, excepto los que se generen por razones estrictamente indispensables y urgentes, que no sean permanentes y que cuenten con autorización de la Gerencia de Administración y Finanzas, no podrá ser superior a S/. 360.00 .

• No se aceptará adquisiciones de bienes que tengan la característica de activo fijo, incluyendo software y accesorios de cómputo.

• Está prohibido cancelar Facturas o Boletas de Venta correspondientes a Ordenes de Compra o de Servicio con cargo al Fondo Fijo Para Caja Chica.

• Los responsables deberán verificar que en el reverso de los comprobantes de pago se encuentre consignada la justificación del gasto y el VºBº del funcionario competente que autorizó y/o efectuó el gasto.

Restricciones para el uso del Fondo Fijo de Caja Chica

• El gasto en el mes con cargo al Fondo no debe exceder de tres veces el monto constituido, indistintamente del número de rendiciones documentadas que pudieran efectuarse en el mismo período, siempre que se cuente con la disponibilidad presupuestaria y financiera

• Se aceptarán Comprobantes de Pago que indiquen “por consumo” debiendo contar con las firmas de uno o más servidores que efectuaron el gasto, en el reverso debiendo contar con las firmas de uno o más servidores que efectuaron el gasto, en el reverso del documento, a excepción de la Alta Dirección.

• Los Comprobantes de Pago sustento de las Rendiciones no podrán exceder al monto equivalente al 10% de la UIT (S/. 360.00),tendrán una antigüedad no mayor a 30 días calendarios.

Reposición del Fondo Fijo para Caja Chica• Los Responsables del Fondo Fijo para Caja Chica deberán presentar

para la firma del Gerente o Subgerente del área usuaria, en forma oportuna, la “Solicitud de Reposición y/o Liquidación del Fondo Fijo para Caja Chica” debidamente sustentada y codificada con las partidas contables y presupuestales y remitirla a la Gerencia de Administración y Finanzas.

• La Gerencia de Administración y Finanzas autorizará la solicitud de Reposición y derivará la misma a la Subgerencia de Contabilidad y Costos para la revisión de los documentos (control previo) y el registro contable correspondiente.

• Con la finalidad de garantizar la liquidez del Fondo, se solicitar el reembolso cuando se hayan ejecutado gastos que representen entre el 40% y el 90% del monto total asignado. El último reembolso de cada mes deberá ser solicitado con tres días hábiles anteriores a su vencimiento.

Reposición del Fondo Fijo para Caja Chica

• El gasto en el mes con cargo al Fondo no debe exceder de tres veces el monto constituido, indistintamente del número de rendiciones documentadas que pudieran efectuarse en el mismo período, siempre que se cuente con la disponibilidad presupuestaria.

• Las reposiciones deberán efectuarse hasta los (3) tres últimos días útiles de cada mes, por lo cual la Subgerencia de Tesorería deberá emitir el cheque dentro del mes correspondiente.

Rendición de cuenta del Fondo Fijo para Caja Chica

• Las rendiciones de cuenta del Fondo deberán efectuarse utilizando el formulario “Rendición de Cuentas del Fondo Fijo para Caja Chica” numerado correlativamente, adjuntando los comprobantes de pago correspondientes al egreso de dicho fondo como sustento del gasto, sin errores, borrones ni enmendaduras.

• Una vez revisado el formulario de Rendición de Cuentas del Fondo Fijo para Caja Chica, el responsable colocará su firma y sello, en señal de conformidad y adjuntará los documentos originales que sustentan el gasto, debidamente cancelados y ordenados cronológicamente. Toda la documentación deberá encontrarse debidamente foliada.

• En toda la documentación que sustenta los gastos realizados con cargo al Fondo Fijo Para Caja Chica, el encargado de su manejo deberá estampar el sello “PAGADO” y verificar que se encuentre consignado en el reverso la justificación del gasto y el visto bueno del Gerente, Subgerente y/o Jefe de Oficina del área usuaria que autorizó o efectuó el gasto.

Verificación, registro contable de la rendición del Fondo y giro de cheques

• El encargado del registro contable del Fondo, de la Subgerencia de Contabilidad y Costos, efectuará el registro contable de la rendición documentada del Fondo, para lo cual deberá realizar las siguientes acciones:

- Verificará la Rendición del Fondo Fijo para Caja Chica

- Imprimirá el “Resumen de Partidas Patrimoniales y Presupuestales” que se elaborará conforme al modelo que en Anexo 5- Generará la Nota de Contabilidad a través del Sistema Interno de Gestión Administrativa (SIGA-MSI), que automáticamente enlaza las cuentas contables, con las presupuestales y Costos para Gastos de Caja Chica y solicitará al Subgerente de Contabilidad y Costos que coloque su firma y sello en la “Solicitud de Reposición del Fondo Fijo para Caja Chica”.

- Remitirá a la Subgerencia de Planeamiento y Presupuesto el formulario “Consolidado de las Partidas Presupuestales por Centro de Actividad, para la afectación presupuestal correspondiente

Verificación, registro contable de la rendición del Fondo y giro de cheques

• Remitirá a la Gerencia de Administración y Finanzas la siguiente documentación:- Solicitudes de Reposición y Rendición de Fondo Fijo para Caja Chica (adjuntando documentación sustentatoria).

Resumen y Consolidado de Partidas Patrimoniales y Presupuéstales, por Centro de Actividad .- Nota de Contabilidad.- Formato de Certificación de Disponibilidad Presupuestal.Efectuado el control previo, el registro contable en el (SIAF-GL) y contando con la autorización de la Gerencia de Administración y Finanzas, en la Subgerencia de Tesorería se elabora el Comprobante de Pago, emitiéndose y firmando el Tesorero el cheque a nombre del responsable, para la consiguiente firma del Gerente de Administración y Finanzas.

MECANISMOS DE CONTROL

• Los responsables del manejo del Fondo deberán implementar medidas que impidan la sustracción o deterioro del dinero en efectivo y de la documentación sustentatoria del gasto.

• La Subgerencia de Contabilidad y Costos queda encargada de supervisar el Fondo Fijo para Caja Chica mediante arqueos inopinados a los responsables del Fondo, levantándose un Acta de los resultados, considerando la revisión del Registro del Control de Vales Provisionales.

• Los arqueos inopinados a que se refiere el presente acápite, se efectuarán con una frecuencia no menor de una vez al mes, sin perjuicio de las acciones de fiscalización y control que sean de competencia de la Oficina de Control Institucional.

• La Gerencia de Administración y Finanzas realizará periódicamente la evaluación de las rotaciones del Fondo Fijo para Caja Chica asignado a los diversos centros de actividad, con la finalidad que se realicen los ajustes necesarios al monto establecido.

DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS

• Al cierre del ejercicio económico, los montos del Fondo Fijo para Caja Chica no utilizados se depositarán en la cuenta de la fuente de financiamiento correspondiente, bajo responsabilidad del Subgerente de Tesorería y del Gerente de Administración y Finanzas a más tardar un día hábil anterior al cierre del ejercicio fiscal.

• La Gerencia de Tecnologías de Información y Comunicación y la Gerencia de Planeamiento, Presupuesto y Desarrollo Corporativo, quedan encargadas de actualizar o implementar el sistema informático que se requiera para la adecuada administración del Fondo Fijo para Caja Chica.