Curso en línea

Inducción a la administración

de documentos y archivos

de los Sujetos Obligados del

Sistema Nacional de

Transparencia

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Presentación

A partir del convenio celebrado entre Infoem y AGN, este último diseña el contenido

teórico para el curso en línea “Inducción a la administración de documentos y archivos de

la Administración Pública Federal” por lo que es necesario enfatizar que gran parte del

contenido se fundamenta en las Disposiciones Generales en las materias de Archivos y

de Gobierno Abierto para la Administración Pública Federal y su Anexo Único (Manual en

la materia de archivos para la Administración Pública Federal), a pesar que éstas —son

estrictamente— de observancia del ámbito federal, en la disposición 1 se establece que

“podrán servir de marco de referencia y de buenas prácticas, para los sujetos obligados

de la Ley Federal de Archivos distintos al Poder Ejecutivo Federal.” Por lo anterior, este

curso hay que interpretarlo como un ejercicio en el que la colaboración entre el Archivo

General de la Nación como eje rector de la archivística nacional y entidad central de

consulta del Poder Ejecutivo Federal en la administración de los archivos administrativos

e históricos de la Administración Pública Federal y el Infoem, órgano autónomo y garante

del derecho de acceso a la información pública y la protección de datos personales en el

Estado de México; se convertirá en un antecedente a la futura homologación de criterios

específicos en los procesos técnicos archivísticos a nivel federal, local y municipal que

pretende la supeditada Ley General de Archivos.

Objetivo

El objetivo particular de este curso es el de sensibilizar a todos los ciudadanos y/o

servidores públicos que lo realicen, acerca de la importancia que tienen los archivos en la

organización y preservación de la información para permitir el ejercicio del derecho de

acceso a la información pública, la transparencia y la rendición de cuentas, cuyo pilar son

precisamente los archivos institucionales. Es a partir de lo anterior, que este curso no sólo

pretende puntualizar la trascendencia de los repositorios y los documentos sino también

de la que se refleja en las responsabilidades que tanto sujetos obligados como

ciudadanos tenemos al manejar documentación producida por las instituciones y así hacer

valer el derecho al saber.

Otro punto neurálgico que este curso proyecta, es concebir a los archivos como artífices

activos de las condiciones necesarias para el génesis de una sociedad democrática; si

éstos concentran los documentos de una forma organizada, coadyuvarán a la gestión

administrativa y de este modo los ciudadanos estarán informados acerca de la función

pública y de igual forma se preservará la memoria nacional.

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Unidad 1 Los documentos y los archivos

1.1 La importancia de los archivos

En la actualidad los archivos son considerados de suma importancia, ya que éstos

contienen, conservan, preservan y difunden la información contenida en los documentos

que conforman cada uno de los expedientes que resguardan.

La trascendencia de los archivos radica en el hecho que al ser manejados correctamente

se agiliza la gestión documental lo que permite el acceso y recuperación de determinada

información en un tiempo oportuno para la correcta toma de decisiones en un trámite o

servicio específico; del mismo modo, al ser custodios del patrimonio documental de la

nación fungen como entidades garantes de los derechos de las personas y contribuyen a

la generación de un orden y cultura organizacional en las instituciones públicas.

Sin embargo, antes de abordar de lleno a los archivos es necesario saber de qué están

compuestos: documentos y expedientes.

1.2 Producción documental

El resultado de un trámite casi siempre se materializa en un documento que refleja los

procesos de gestión y la respuesta a dicho trámite. Estos tipos de documentos, conocidos

como documentos de archivo, son una especie de testimonios entre Gobierno y

ciudadanos, los cuales contienen características muy concretas —las cuales veremos

más adelante— que permiten identificarlos y a su vez diferenciarlos de otro tipo de

documentos.

Al dar respuesta a un trámite o a un servicio específico se producen documentos, dicha

producción facilita el ejercicio de la gestión gubernamental; ya que si no se documentan

estas acciones se “imposibilita el conocimiento de la acción de Gobierno, de sus procesos

deliberativos, de la toma de decisiones y de los resultados que se obtienen de su

ejercicio.” (Ramírez Deleón, 2016b, p.19).

¿Cuáles son estos documentos y cómo se diferencian de los demás?

Antes de ahondar en los documentos de archivo, es preciso saber la definición primaria

de documento, al cual debemos entender como “todo registro material de información

con independencia del soporte en el que se encuentre y los fines para los que haya sido

creado” (Ramírez Deleón, 2016b, p.68). Por lo anterior, podemos considerar como

documentos a una envoltura de golosinas, una taza impresa con una leyenda, el

calendario solar o un dispositivo USB, ya que todos estos contienen información.

A diferencia de los anteriores, el documento de archivo es “el que registra un acto

administrativo, jurídico, fiscal o contable, creado, recibido, manejado y usado en el

ejercicio de las facultades y actividades de las dependencias y entidades,

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independientemente del soporte en el que se encuentren” (Disp. 2 fracc. I, Disposiciones

Generales en las Materias de Archivos y de Gobierno Abierto para la Administración

Pública Federal DGAGA, DOF, 15/05/2017) éstos se diferencian de un simple documento

por que reflejan alguno de los actos a los que se refiere la definición y por las siguientes

características:

-Tienen una fecha de inicio y finalización fácilmente identificables.

-Se reciben y eventualmente se despachan a través de un solo conducto: la unidad de

correspondencia.

-Se encuentran, generalmente, regulados por alguna disposición jurídica de orden

administrativo.

-Frecuentemente se complementan con el llenado de formatos especiales.

-La tramitación de estas gestiones se realizan a través de bases de datos en las que se

registra el

incumplimiento de los requisitos.

-Las áreas responsables de los trámites generan documentación como respuesta a las

solicitudes que han recibido.

Referencia bibliográfica con el formato que corresponde a una infografía -→ Adaptado de

“Producción e integración de la información archivística: manejo de la correspondencia y

desempeño del control de gestión.” Por J.A. Ramírez Deleón, 2016b, INAI-AGN, pp.27-28

De igual forma, los documentos de archivo contienen atributos determinados, los cuales

se conocen como caracteres internos y externos.

Caracteres internos:

-Formas esenciales: autor, destinatario (s), texto, data, lugar (es), acontecimientos

-Formas de constancia: notas de registro de entrada y salida y las diligencias de género

(autentificaciones de firmas, intervenciones y vistos buenos)

-Formas archivísticas: notas de clasificación y referencia, las de resumen o extracto, las

referencias cruzadas, etcétera.

Caracteres externos:

-Formato (volúmenes, unidades archivables, sueltos)

-Tipo de escritura y materialidad

-Forma (original o copias)

-Sellos

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Así mismo, es necesario tener en cuenta que los documentos de archivo poseen un

carácter triple, que los hace:

-Únicos: ya que no son múltiples como los ejemplares de libros o revistas, no son de tiraje

masivo.

-Orgánicos: puesto que son parte de un todo estructurado, deben su existencia a una

persona o institución que los produjo y sólo alcanzan sentido cuando se relacionan entre

sí

-Seriados: debido a que se producen uno a uno y se acumulan de modo natural en los

archivos, formando series. (Alday, 2004, pp. 18-19).

1.3 Documentación común y sustantiva

Una vez delimitada la diferencia que existe entre documento y documento de archivo, es

igual de trascendente que lo hagamos con la documentación común y la sustantiva, ya

que estos tipos de documentación están íntimamente ligados al quehacer diario de los

servidores públicos.

Los documentos comunes son los que se producen como consecuencia de las funciones

de apoyo administrativo de una institución; es decir, de los procesos asociados a la

administración de recursos humanos, materiales y financieros. Estas funciones,

generalmente son idénticas en todas las instituciones, por lo que este tipo de documentos

se encuentran en todas ellas; todas pagan sueldos, tienen expedientes de personal, libros

de contabilidad, inventario de bienes muebles e inmuebles, por mencionar algunos, por

eso se les llama comunes (Vázquez, 2008, p.36).

Ejemplos de estos documentos son:

-Expedientes de personal

-Solicitudes de servicios

-Adquisiciones de material

-Informes, etcétera.

La documentación sustantiva es aquella que se produce de manera exclusiva en cada

institución, dadas sus atribuciones legales específicas que constituyen su razón de ser; es

decir, para cumplir con los objetivos del Estado, cada institución tiene una función

primordial —una función sustantiva para la cual fue creada— y al ejecutar las acciones

inherentes a dicha función producirá documentos sustantivos.

Las instituciones y los individuos producen documentos sustantivos y comunes. Por

ejemplo, cuando una universidad lleva a cabo la función para la que fue creada, enseñar e

investigar, genera documentos sustantivos; para llevar a cabo esas actividades, necesita

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recursos humanos, materiales y financieros, por lo que produce documentos comunes

(Vázquez, 2008, p.36).

Documentación de una institución educativa (Universidad)

Documentación común Documentación sustantiva

Expedientes de personal Titulación de egresados

Reportes financieros Liberación de servicio social

Adquisiciones de bienes y/o servicios Otorgamiento de becas

Listas de asistencia Certificado de estudios

Servicios de seguridad y vigilancia Admisión de aspirantes

1.4 El expediente

Al conocer los documentos, cómo se producen y su tipología, tenemos que abordar la

unidad que está conformada por éstos, el expediente; el cual no es más que la “unidad

documental constituida por uno o varios documentos de archivos, ordenados lógica y

cronológicamente, y relacionados por un mismo asunto, actividad o trámite” (Disp. 2 fracc.

I, DGAGA, DOF, 15/05/2017). Posteriormente se tratará de qué manera y bajo qué

principios se integra un expediente.

1.5 El archivo

Al pensar la palabra archivo, de inmediato la relacionamos con un lugar lleno de

anaqueles rebosantes de un sinnúmero de documentos medianamente ordenados o con

un archivero repleto de documentación o prácticamente vacío, sin embargo es oportuno

que lo concibamos a partir de las siguientes acepciones:

-Un archivo es un conjunto organizado de información en cualquier soporte, producido o

recibido en el ejercicio de las funciones y atribuciones de los sujetos obligados.

-Entidad o institución archivística formalmente establecida; esto es, como oficina, unidad

administrativa o estructura registrada en los organigramas, reglamentos de organización,

y funcionamiento de las instituciones.

-Espacio físico en el que se deposita la documentación que lo conforma; es decir, el

archivo como depósito (Ramírez Deleón, 2016b, pp. 65-66).

Si bien el primer significado reconoce al archivo como un cúmulo abstracto de

documentos, el segundo, como una instancia reguladora en la materia y el último como un

lugar que resguarda los documentos; estos significados responden a las

conceptualizaciones más habituales que tenemos de éste, es menester tener en cuenta la

definición que establece la normatividad vigente en la materia, la cual lo determina como

un “Conjunto orgánico de documentos en cualquier soporte, que son producidos o

recibidos en el ejercicio de sus atribuciones o en el desarrollo de las actividades de las

dependencias y entidades” (Disp. 2 fracc. I, DGAGA, DOF, 15/05/2017).

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Siguiendo la línea inductiva (de lo particular a lo general) en la que nos hemos apoyado

para ir definiendo desde la unidad documental simple (documento) hasta los archivos que

se encargan de su administración, esta misma nos exige que precisamente

especifiquemos la forma en que se administra la documentación a lo largo de su ciclo de

vida, por lo cual revisaremos a continuación el Ciclo vital de los documentos y

posteriormente el Sistema Institucional de Archivos.

1.6 Ciclo vital de la documentación

Se le llama Ciclo vital de la documentación a las fases caracterizadas por diversos usos

institucionales de la información por las que transitan los documentos en una institución.

Dichas fases son tres, desde que se producen los documentos hasta que se determina su

destino final, y es a partir de éstas que se gestiona la documentación.

Fase activa: se genera la documentación, tiene un uso frecuente en las oficinas de una

institución y se conserva durante el o los años que tarde en cerrarse el expediente.

Fase semiactiva: debido a que el uso de los documentos es referencial y su consulta es

esporádica, deben conservarse de manera precautoria mientras prescriben sus valores.

Fase inactiva: el uso que se da a la información contenida en los documentos durante

esta fase puede ser muy distinta a las anteriores, suele ser utilizada con fines de estudio e

investigación ya que posee un valor testimonial, lo que hace que su conservación sea por

tiempo indefinido.

1.7 Sistema Institucional de Archivos

Para que los archivos administren de forma eficiente la documentación que está bajo su

resguardo es prioritario que toda institución que cuente con éstos, haga de su red de

repositorios un sistema de información que cuente con una estructura archivística

especializada que se le conoce como Sistema Institucional de Archivos (SIA), cuyo

objetivo y razón de ser reside en el trabajo integral para la administración de los

documentos a lo largo de su ciclo vital.

El Sistema Institucional de Archivos es el “Conjunto de registros, procesos,

procedimientos, criterios, estructuras, herramientas y funciones que desarrolla cada

dependencia o entidad y que sustenta la actividad archivística, de acuerdo con los

procesos de gestión documental” (Disp. 2 fracc. I, DGAGA, DOF, 15/05/2017).

Éste se compone a través de un área normativa conformada por el área coordinadora de

archivos y por el comité de transparencia, instancias reguladoras de los archivos en la

institución; y por un área operativa que engloba la unidad de correspondencia, los

archivos de trámite, el archivo de concentración y el archivo histórico si la institución

cuenta con éste; dichas “estructuras operativas del sistema fundamentan su

funcionamiento en el ciclo vital de los documentos, que permite diferenciar y especializar

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su trabajo, los recursos y las relaciones que en forma normalizada deben establecerse

entre ellas y con las áreas a las que brindan sus servicios.”(Ramírez Deleón, 2016a,

p.73). Por consiguiente, es de suma importancia conocer las funciones de cada una de las

áreas que constituyen el SIA y cómo se vinculan estrechamente con el ciclo vital de la

documentación, el cual se tratará ulteriormente.

Área normativa (área coordinadora de archivos y comité de transparencia)

El Área coordinadora de archivos es la “instancia (…) encargada de promover y vigilar el

cumplimiento de las disposiciones en materia de administración de archivos y gestión

documental, así como de coordinar las áreas operativas del sistema institucional de

archivos” (Disp. 2 fracc. I, DGAGA, DOF, 15/05/2017).

Las principales funciones del área coordinadora de archivos —establecidas en el décimo

de los Lineamientos para la Organización y Conservación de los Archivos emitidos por el

Sistema Nacional de Transparencia, publicados el día 4 de mayo del año 2016—

determinan que ésta se encargará de:

a) Diseñar, proponer, desarrollar, instrumentar los planes, programas y proyectos de

desarrollo archivístico ;

b) Elaborar las políticas y medidas técnicas para la regulación de los procesos

archivísticos durante el ciclo vital de los documentos de archivo;

c) Formular los instrumentos de control archivístico

d) Fungir como Secretario en el Grupo interdisciplinario;

e) Participar como invitado permanente en las sesiones del Comité de Transparencia, y

f) Las demás que establezcan las disposiciones aplicables.

A partir de lo establecido en el décimo de los Lineamientos para la Organización y

Conservación de los Archivos emitidos por el Sistema Nacional de Transparencia,

publicados el día 4 de mayo del año 2016 el Comité de Transparencia será la instancia

reguladora en:

a) Aprobar las políticas, manuales e instrumentos archivísticos formulados por el área

coordinadora de archivos;

b) Apoyar en los programas de valoración documental:

c) Propiciar el desarrollo de medidas y acciones permanentes para el resguardo y

conservación de documentos y expedientes clasificados, y de aquellos que sean parte

de los sistemas de datos personales en coordinación y concertación con los

responsables de las unidades de archivo;

d) Dar seguimiento a la aplicación de los instrumentos de control y consulta archivísticos

para la protección de la información confidencial;

e) Aprobar los instrumentos de control archivístico, y

f) Las demás que establezcan las disposiciones aplicables.

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Área operativa (Unidad de correspondencia, archivo de trámite, archivo de

concentración, archivo histórico)

La unidad de correspondencia es el “área encargada de brindar los servicios centralizados

de recepción y despacho de la correspondencia oficial dentro de las dependencias o

entidades, conocidas genéricamente como oficialía de partes o ventanilla única.” (Disp. 2

fracc. I, DGAGA, DOF, 15/05/2017).

A partir de lo establecido en el Décimo primero de los Lineamientos para la Organización

y Conservación de los Archivos emitidos por el Sistema Nacional de Transparencia,

publicados el día 4 de mayo del año 2016 la unidad de correspondencia se encargará de:

a) Llevar a cabo los servicios centralizados de recepción, distribución y despacho de la

correspondencia;

b) Elaborar reportes diarios de correspondencia;

c) Colaborar con el responsable del Área coordinadora de archivos, y

d) Las demás que establezcan las disposiciones jurídicas aplicables.

El archivo de trámite es la “unidad (…) responsable de la administración de documentos

de uso cotidiano, necesario para el ejercicio de las atribuciones de una unidad

administrativa, hasta su transferencia primaria.” (Disp. 2 fracc. I, DGAGA, DOF,

15/05/2017).

A partir de lo establecido en el Décimo primero de los Lineamientos para la Organización

y Conservación de los Archivos emitidos por el Sistema Nacional de Transparencia,

publicados el día 4 de mayo del año 2016 el archivo de trámite se encargará de:

a) Llevar a cabo la integración, organización, préstamo y consulta interna, así como la

disposición documental de los expedientes en su área o instancia de adscripción,

aplicando los instrumentos archivísticos respectivos;

b) Resguardar los expedientes y la información que haya sido clasificada, y

c) Las demás que establezcan las disposiciones jurídicas vigentes.

El archivo de concentración es la “unidad responsable de la administración de

documentos cuya consulta es esporádica y que permanecen en ésta hasta su destino

final.” (Disp. 2 fracc. I, DGAGA, DOF, 15/05/2017).

A partir de lo establecido en el Décimo primero de los Lineamientos para la Organización

y Conservación de los Archivos emitidos por el Sistema Nacional de Transparencia,

publicados el día 4 de mayo del año 2016 el archivo de concentración se encargará de:

a) Llevar a cabo la recepción, custodia y disposición documental de los expedientes

semiactivos, aplicando los instrumentos de control y consulta archivísticos;

b) Brindar el servicio de préstamo y consulta para las unidades administrativas

productoras de la documentación;

c) Colaborar con el responsable del Área coordinadora de archivos, y

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d) Las demás que establezcan las disposiciones jurídicas aplicables.

El archivo histórico es la “fuente de acceso público y unidad responsable de administrar,

describir, conservar y divulgar la memoria documental institucional, así como la integrada

por documentos o colecciones documentales facticias con valor permanente y de

relevancia para la memoria nacional.”(Disp. 2 fracc. I, DGAGA, DOF, 15/05/2017).

A partir de lo establecido en el Décimo primero de los Lineamientos para la Organización

y Conservación de los Archivos emitidos por el Sistema Nacional de Transparencia,

publicados el día 4 de mayo del año 2016 el archivo histórico se encargará de:

a) Recibir, organizar y describir los expedientes con valor histórico;

b) Colaborar con el responsable del Área coordinadora de archivos;

c) Participar en el Grupo interdisciplinario;

d) Propiciar la difusión de los documentos que tiene bajo su resguardo;

e) Coordinar los servicios de consulta, referencia, préstamo o reprografía, y

f) Las demás que establezcan las disposiciones jurídicas aplicables.

Ya que los procesos técnicos y procedimientos de gestión documental que estas áreas

desempeñan, y los instrumentos de control archivístico que utilizan en las distintas etapas

del ciclo vital, permiten organizar la documentación que tienen bajo su responsabilidad y

hacer que ésta circule apropiadamente por la institución (Ramírez Deleón, 2016a, p.74) es

recomendable tener en cuenta la siguiente gráfica que aborda al SIA desde sus

herramientas, recursos y procesos:

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Una vez mencionadas las principales funciones de cada una de las áreas que integran el

Sistema Institucional de Archivos y habiendo especificado que éste trabaja de forma

integral para administrar los documentos en el transcurso de su ciclo de vida, podemos —

de acuerdo con la teoría archivística— ver como el Sistema Institucional de Archivos, que

en su parte operativa se constituye por el archivo de trámite, de concentración e histórico,

tiene una correspondencia notoria con el ciclo vital de la documentación:

Fase activa Archivo de trámite Uso frecuente para la atención de trámites o

asuntos

Fase semiactiva Archivo de concentración Uso referencial,

conservación precautoria

Fase inactiva Archivo histórico Uso testimonial para

investigaciones o estudios.

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Tal como lo expresa el esquema anterior, el SIA y el ciclo vital de la documentación son

nociones paralelas y primordiales para la correcta administración de los documentos

durante su lapso de vida, tanto es así, que en la definición de gestión documental

establecida en la normatividad vigente en la materia es fehaciente como se reflejan dichas

nociones; podemos concluir que las etapas y las fases son pautas que marca el ciclo vital

de la documentación, mientras que el Sistema Institucional de Archivos determina qué se

hará y quién hará determinadas acciones en cada uno de dichos periodos.

La gestión documental es el “tratamiento integral de la documentación a lo largo de su

ciclo vital a través de la ejecución de procesos de producción, organización, acceso y

consulta, conservación, valoración y disposición documental.” (Disp. 2 fracc. I, DGAGA,

DOF, 15/05/2017).

Unidad 2 Organizar los documentos de archivo

2.1 Producción y manejo de las comunicaciones administrativas

A pesar de que en la unidad anterior ya se señalaron algunas de las características de los

documentos de archivo, tenemos que ser más específicos ya que la documentación

producida en las instituciones adquiere una serie de matices de acuerdo a la información

que contiene, la cual hace que los documentos se disgreguen en diversos tipos.

Al producirse dichos tipos de documentación, que evidentemente varían unos con otros,

es necesario conocer cada uno de éstos y así proporcionarles un tratamiento específico.

La documentación que ingresa a la dependencia como correspondencia general y de la

cual se inician procesos de gestión administrativa; es considerada como documentación

de archivo, caso contrario a la documentación que no necesariamente involucra el

desarrollo de procesos de gestión, es decir, que no guarda una estructura en relación con

un asunto es conocida como documentación de comprobación administrativa inmediata.

Ejemplos de ésta son los minutarios, controles de correspondencia de entrada y salida,

vales de fotocopias, registros de visitantes, tarjetas de asistencia, etcétera. Y los

documentos cuya utilidad en las unidades administrativas reside estrictamente en la

información que contienen para el desempeño de un trámite o servicio se conocen como

documentos de apoyo informativo, generalmente son ejemplares múltiples que

proporcionan información, no son originales y en la mayoría de los casos son reprografías

y/o fotocopias que sirven de apoyo o sustento para algún trámite o gestión asociado a los

datos que portan.

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A diferencia de los documentos de archivo, estos dos tipos de documentos no se

expedientan y podrán ser destruidos por el personal de la oficina que los produjo cuando

pierdan su utilidad o vigencia, que por lo general es de un año o según las necesidades

de los servidores públicos.

2.2 Control de la correspondencia de entrada

Puesto que ya se han detallado los matices que hacen que la documentación generada

por una institución se particularice de acuerdo a la naturaleza del asunto que tratan, es

importante señalar cuál es su origen o de qué manera se producen, a continuación nos

abocaremos en el génesis de los documentos de archivo.

Si nos remitimos a la definición de documento de archivo, recordaremos que se puede

considerar como tal, a un documento que registra un acto administrativo, jurídico, fiscal o

contable y que por lo general son resultado de la atención de trámites o gestiones en las

oficinas que darán lugar a la producción de otros documentos asociados a éstos; es

importante recalcar que se pueden generar internamente, es decir, que el asunto sea

responsabilidad del mismo organismo productor; o de forma externa, cuando otras

instituciones o ciudadanos inicien el trámite o servicio en un organismo determinado.

Por lo cual, debemos tener en cuenta que será la unidad de correspondencia el “área

encargada de brindar los servicios centralizados de recepción y despacho de la

correspondencia oficial dentro de las dependencias o entidades, conocidas

genéricamente como oficialía de partes o ventanilla única” (Disp. 2 fracc. I, DGAGA,DOF,

15/05/2017); al recibir la documentación garantizará:

1. El control y seguimiento institucional de la documentación recibida por la

dependencia, desde el momento de su ingreso.

2. La entrega expedita y oportuna de la documentación recibida al área que se

encargará de su trámite.

3. Que la documentación recibida sea captada y organizada sistemáticamente,

conservándola como antecedente para futuras decisiones y gestiones. (Alday,

2014, p.30).

Pero ¿qué tendrá que hacer la unidad de correspondencia para cumplir con estas

garantías?

Atender lo que en el mundo de la gestión documental se conoce como las tres R (erres):

Revisar de la correspondencia de entrada, los siguientes elementos:

- Que los asuntos contenidos en ésta competan a la institución o a sus áreas

internas;

- Que vaya dirigida a funcionarios que laboren en esa institución;

- Que vaya firmada y que la fecha de recepción sea la actual;

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- Que si señala la remisión de anexos, éstos acompañen a las piezas de

correspondencia recibidas, y

- que la documentación manifieste claramente sus caracteres internos: autor,

destinatario, nombre de la dependencia, logotipo, número de oficio, descripción del

asunto, copias marcadas.

Una vez revisados estos elementos y si es que los documentos cumplen

satisfactoriamente con cada uno, el responsable de la unidad de correspondencia

procederá a

Recibir la correspondencia de entrada, lo que implica:

- Especificar la fecha y hora de ingreso en la correspondencia de entrada;

- Plasmarle el sello de recepción;

- Detallar nombre y firma del funcionario que acusa recibo, y

- Asignarle un número de ficha de entrada.

Después de haber realizado las acciones que involucran la recepción de la

correspondencia, el responsable a cargo de la unidad de correspondencia tendrá que

Registrar la correspondencia de entrada, lo que comprende:

- Realizar el registro en un formato de control oficial y estandarizado y/o en un

sistema automatizado, en el que se asienten los datos básicos de identificación de

las piezas de correspondencia recibidas (contexto y contenido de los documentos),

especificando la entidad productora, nombre y cargo del remitente, fecha del

documento, breve extracto del asunto que trata, nombre de la oficina y funcionario

al que va dirigido, el carácter urgente u ordinario de la comunicación y anexos que

acompañan a las piezas de correspondencia recibida.

2.3 Control de la información en trámite o gestión

El proceso de control de la información en gestión o trámite se inicia a partir de las

acciones que involucran el registro de la correspondencia recibida, por lo cual es

primordial que las instituciones establezcan medidas de control para la documentación en

trámite, tal como la implementación de fichas de control de correspondencia que

complementen al sistema automatizado con el que cuente la institución (sistema de

control de gestión), para así evitar la explosión documental ya que éstas fungen como

acuses de recibo internos y fortalecen el control de la documentación durante su ciclo

vital.

Considerando que “las presentes disposiciones generales y su anexo único podrán servir

de marco de referencia y de buenas prácticas, para los sujetos obligados de la Ley

Federal de Archivos distintos al Poder Ejecutivo Federal” lo cual suscribe la primera de las

Disposiciones Generales en las materias de Archivos y de Gobierno Abierto para la

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Administración Pública Federal y su Anexo Único, este último llamado Manual en la

materia de archivos para la Administración Pública Federal; es recomendable tomar en

consideración lo que éste determina en relación a los elementos mínimos que deberán

tener las fichas de control de correspondencia, los cuales son:

Siglas y logotipo de la dependencia o entidad;

1) Nombre de la dependencia o entidad;

2) Nombre de la unidad administrativa;

3) Título “Ficha de control de correspondencia”;

4) Ejercicio que corresponda;

5) Fecha de elaboración;

6) Folio;

7) Número consecutivo ;

8) Destinatario;

9) Remitente;

10) Fecha de recepción;

11) Hora;

12) Tipo de documento;

13) Número de oficio;

14) Breve descripción del asunto;

15) Túrnese a;

16) Área de adscripción;

17) Indicaciones;

18) Fecha de recepción en el área tramitadora;

19) Nombre y firma de quien recibe;

20) Carácter del trámite (urgente, a la brevedad posible);

21) Seguimiento;

22) Resolución final;

23) Observaciones;

24) Anexos;

25) Nombre y firma o sello de la oficialía de partes o del destinatario;

26) Nombre de quien recibe la correspondencia o la solicitud de envío.

(5.7, Manual en la materia de archivos para la Administración Pública Federal

MMAAPF, DOF, 15/05/2017).

Una vez registrada la información en el sistema de control de gestión y/o en las fichas de

control de correspondencia, la unidad de correspondencia deberá:

• Turnar los documentos a las áreas que corresponden su atención

• Dar seguimiento a los asuntos —mediante la verificación de fechas requeridas de

respuesta— para, en su caso, modificar en el registro de control de trámite el

estatus de los asuntos y así enviar recordatorios de atención a las áreas que se

harán cargo de éstos para evitar retrasos.

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• Notificar a la autoridad superior de la que dependa la unidad de correspondencia,

las anomalías —si éstas se presentan— en la atención de los asuntos.

• Elaborar informes de gestión y resolución de asuntos.

2.4 Control de la correspondencia de salida

La ejecución del proceso de control de la información en gestión supone la formulación de

correspondencia de salida, la cual también deberá incluir la ejecución de algunos

procedimientos básicos; los cuales son:

Revisión → de la respuesta y, en su caso, corrección de términos de respuesta.

Registro → de la correspondencia de salida en un formato oficial o en el sistema

automatizado disponible (sistema de control de gestión) en el que se asentará:

- Nombre de la persona o funcionario a la que se dirige la correspondencia;

- Cargo oficial, en su caso;

- La documentación firmada y ,en su caso, con los anexos que se remitan con ésta;

- Sellos, controles de salida y fechas actualizadas.

Control → del mecanismo de distribución de la correspondencia de salida (mensajería,

valija, servicio de mensajería externa, intercambio gubernamental, etcétera).

2.5 Vinculación operativa de los procesos archivísticos (unidad de correspondencia

y archivo de trámite)

¿Cómo es que estos procesos técnicos que realiza la unidad de correspondencia se

vinculan con los del archivo de trámite de cada una de las unidades administrativas?

Cuando se hayan efectuado los procedimientos para el control de la correspondencia, en

trámite y de salida, y que se haya reunido toda la documentación asociada a los asuntos

que testimonian, se estará en condiciones de integrar los expedientes que le

correspondan, para su posterior clasificación, ordenación y descripción; y es en este

momento cuando se vincula operativamente el manejo de la documentación suelta (las

piezas individuales de la correspondencia) a las categorías de agrupamiento con las que

se relaciona (expedientes, series, fondos). (Ramírez Deleón, 2016b, p.55).

Son dos las modalidades en las que se puede vincular la correspondencia:

- Si la correspondencia dio lugar a la generación de otros documentos, por ser

resultado de un mismo asunto o trámite, toda la documentación resultante deberá

integrarse al expediente que le corresponda.

- Si la pieza de correspondencia no da lugar a la generación de otros documentos,

ésta podrá archivarse en el minutario de correspondencia de entrada o salida

apropiado.

17

¿En qué se distingue un minutario de un expediente? El minutario se forma como un

consecutivo de piezas de correspondencia de diversos temas integrado de forma

cronológica, a diferencia del expediente que solo debe contener documentación de un

mismo asunto, tema, materia o por ser resultado de un solo proceso de acumulación o

tramitación. (Ramírez Deleón, 2016b, p.55). Otra diferencia que debemos tener en cuenta

entre el minutario y el expediente, es que el primero se conforma de documentos en copia

y que éstos son documentos de comprobación administrativa inmediata, mientras que el

segundo siempre se establece por documentos de archivo (originales) que se

interrelacionan unos con otros.

2.6 Instrumentos de control y consulta archivística

Para saber cómo organizar los expedientes en los archivos, debemos conocer cómo se

integran los documentos dentro éstos, para lo cual, es necesario vincularlos con los

niveles descriptivos del Cuadro general de clasificación archivística y del Catálogo de

disposición documental; por lo que abordaremos estos dos instrumentos que son

indispensables para el adecuado desarrollo e implementación de la gestión documental y

la función archivística.

Si bien, tanto el cuadro como el catálogo no son las únicas herramientas de las que se

vale la gestión documental —ya que también se apoya de otras, las cuales

mencionaremos inmediatamente— éstas dos son las primordiales y por ende las

abordaremos con más detalle.

Atendiendo el glosario que establece el numeral 2, fracción I de las Disposiciones

Generales en las materias de archivos y de gobierno abierto para la Administración

Pública Federal —podemos a partir de la distinción que hace de dichos instrumentos

conforme sus tareas principales (consulta y control)— entender con mayor exactitud las

dos categorías de estos instrumentos.

Por un lado, entendamos al instrumento de consulta a partir de “término genérico que

sirve para denominar cualquier descripción o instrumento de referencia realizado o

recibido por un servicio de archivos en el desarrollo del control administrativo e intelectual

de los documentos, tales como guía general, inventario.” (DOF, 15/05/2017).

Y al instrumento de control archivístico como los “instrumentos técnicos que propician la

organización y conservación de los documentos a lo largo de su ciclo vital, los cuales son

el Cuadro general de clasificación archivística y el Catálogo de disposición documental.”

(DOF, 15/05/2017).

De esta forma podemos identificar a todos los instrumentos a través del siguiente

esquema:

18

Herramientas con propósitos específicos, que tienen por objeto apoyar el adecuado desarrollo e implementación de la gestión documental y la función archivística

Instrumentos de consulta archivística Instrumentos de control archivísticos

Sirven para denominar cualquier descripción o instrumento de referencia realizado o recibido por un servicio de

archivos en el desarrollo del control administrativo e intelectual de los

documentos.

Propician la organización y conservación de los documentos a lo largo de su ciclo

vital

Inventarios documentales: - Generales (de archivo de trámite,

de archivo de concentración) - De transferencia (primaria y

secundaria) - De baja documental

Guía simple de archivos

Cuadro general de clasificación archivística

Catálogo de disposición documental

Como ya habíamos señalados en este capítulo abordaremos exclusivamente a los

instrumentos de control archivístico:

Cuadro general de clasificación archivística

Es el “instrumento técnico que refleja la estructura de un archivo con base en las

atribuciones y funciones de cada dependencia o entidad.” (Disp. 2 fracc. I, DGAGA, DOF,

15/05/2017).

Es un esquema en el que se representa la estructura jerárquica de las atribuciones y

funciones de una dependencia o entidad, y es a partir de dicha representación que sirve

como guía para clasificar y ordenar toda la documentación que produce en el ejercicio de

sus funciones cada una de las unidades administrativas que conforman a determinada

institución.

Cuadro general de clasificación archivística

¿Qué es?

Instrumento técnico que refleja la estructura de un archivo a través de las atribuciones y funciones

de cada dependencia.

¿Para qué sirve?

Se utiliza para controlar y organizar el fondo documental de una dependencia o entidad.

¿Cómo funciona?

Basándose en las atribuciones y funciones asignadas a las entidades por mandato legal,

reglamentación interna o norma de procedimiento.

19

Ya que la estructura del Cuadro general de clasificación archivística es jerárquica y

atiende a los conceptos básicos de fondo, sección y serie, los cuales establecen un

principio de diferenciación y estratificación de las diversas agrupaciones documentales

que conforman el acervo de una dependencia o entidad, es necesario abordar cada uno

de éstos:

El fondo es el “conjunto de documentos producidos orgánicamente por la dependencia o

entidad, que se identifica con el nombre de éstas.” (Disp. 2 fracc. I, DGAGA, DOF,

15/05/2017), es decir, son todos los documentos que se producen y se van acumulando

en una institución, y siempre se denomina con el nombre de ésta.

La sección es “cada una de las divisiones del fondo, basada en las atribuciones de cada

dependencia o entidad, de conformidad con las disposiciones legales aplicables.” (Disp. 2

fracc. I, DGAGA, DOF, 15/05/2017). También podemos identificarlas como cada una de

las competencias administrativas que emanan directamente de la institución.

Mientras que la serie es “la división de una sección que corresponde a un conjunto de

documentos producidos en el desarrollo de una misma atribución general y que versan

sobre una materia o asunto específico.” (Disp. 2 fracc. I, DGAGA, DOF, 15/05/2017).

Representan los procesos administrativos competentes a cada sección.

Si bien la definición de serie establece que ésta engloba un conjunto de documentos, no

detalla que éstos, a su vez, están contenidos en expedientes, los cuales como ya

habíamos revisado son la “unidad documental constituida por uno o varios documentos

de archivos, ordenados lógica y cronológicamente, y relacionados por un mismo asunto,

actividad o trámite” (Disp. 2 fracc. I, DGAGA, DOF, 15/05/2017); por lo tanto, el

expediente es generalmente la unidad básica de la serie.

Es importante destacar que las series documentales, por lo tanto, corresponden al cúmulo

de expedientes producidos en el desarrollo de una actividad o función administrativa

específica.

Se propone establecer un ejemplo de cuadro general de clasificación archivística, que

muestre fondo, sección, serie y expedientes.

Ya que hemos visto cómo se estructura el Cuadro general de clasificación archivística y

habiendo definido la variedad de agrupaciones documentales como la serie documental,

Curso

inglés 2011

Curso Excel

2011

Curso PNL

2011

Serie: Capacitación

continua y desarrollo

profesional del personal

de áreas administrativas

20

podemos concluir que este instrumento permite controlar los documentos y expedientes

de un archivo, pues sirve para organizar los expedientes conforme las actividades

delegadas a una unidad administrativa específica dentro de una institución. De esta

forma, si se tiene un cúmulo de documentos de capacitación, pertenecerán a una serie

denominada genéricamente, Capacitación.

Pero, ¿a qué nos referimos con clasificación archivística? La acción de clasificar es

ordenar o disponer por clases. Si se lleva la acción de clasificar al universo de los

archivos, podría decirse que los elementos que se dispondrán por clases serán los

documentos, mismos que se identifican por el asunto de que tratan, se agrupan al

expediente que les corresponde y se sistematizan en la serie documental con la que se

encuentran asociados. Todo ello mediante la utilización de códigos.

Como podemos ver dentro del Cuadro general de clasificación archivística es primordial

establecer códigos que permitan “sustituir el nombre propio o título para fines de

abreviatura o identificación” (AGN, 2012b, p.19), lo cual agilizará la funcionalidad del

instrumento.

Los códigos son “claves numéricas o alfanuméricas que representarán las categorías

dentro del cuadro y durante el proceso clasificatorio” (Ramírez Deleón, 2016c, p.62), éstas

tendrán que asignarse a todas las agrupaciones documentales que contemple dicho

instrumento, como son: fondo, secciones, series, y si es el caso lo cual no es

recomendable, subsecciones y subseries.

Ejemplos de codificaciones, basados en lo que establece el Instructivo para la elaboración

del Cuadro general de clasificación archivística diseñado por el Archivo General de la

Nación, pueden ser los que a continuación se muestran:

21

A partir de este código clasificador, podemos percatarnos que la documentación es

común y pertenece a la Secretaría de Gobernación, en el ejercicio de la administración

de los recursos humanos, entre cuyas funciones está la de capacitar al personal, por lo

que generó el expediente número uno del curso de Inglés que se impartió en el año 2011.

Mientras que este código clasificador nos manifiesta que la documentación es sustantiva y

pertenece al Archivo General de la Nación, en el ejercicio de la consultoría y control

técnico archivístico, entre cuyas funciones está la de capacitar en materia de archivos a la

Administración Pública Federal y a toda instancia distinta del Poder Ejecutivo Federal que

celebre un convenio con la institución, por lo que generó el expediente número siete de

una capacitación brindada en el año 2016.

Clasificar archivísticamente los documentos nos permite manejar una gran cantidad de

información y recuperarla fácilmente, ya que cuando clasificamos algún objeto lo hacemos

en función de sus características generales, las cuales —en el caso de la

documentación— nos permitirán diferenciar los documentos producidos en una

determinada área y no mezclarlos con los de otra a pesar de que sean de la misma

institución. Así, por ejemplo, la documentación generada en la Dirección de Recursos

humanos no se debe mezclar con los de la Dirección de Recursos Materiales y Obra

Pública.

22

Catálogo de disposición documental

Si bien, el catálogo de disposición documental es de suma importancia al igual que el

cuadro, es este último la base en la que se estructura el catálogo, ya que la columna

vertebral de ambos instrumentos serán el fondo, las secciones y las series.

El catálogo es un “registro general y sistemático que establece los valores documentales,

vigencia documental, los plazos de conservación y destino final” (Disp. 2 fracc. I, DGAGA,

DOF, 15/05/2017) de los documentos producidos por una institución.

Este instrumento de control registra, además de las secciones y series documentales, de

las que ya hemos tratado, elementos que especifican los criterios concernientes a la

conservación y vigencia de los documentos de archivo a lo largo de su ciclo de vida

(archivo de trámite, concentración o histórico), y señala el tratamiento que por ley o

disposición jurídica se da a ciertos documentos.

Uno de estos elementos son los valores documentales, que debemos entender como la

“condición de los documentos que les confiere características administrativas, legales,

fiscales o contables en los archivos de trámite o concentración (valores primarios); o bien,

evidenciales, testimoniales e informativos en los archivos históricos (valores

secundarios).” (Disp. 2 fracc. I, DGAGA, DOF, 15/05/2017); dichos valores se

determinarán a través de una “actividad que consiste en el análisis e identificación de los

valores documentales para establecer criterios de disposición y acciones de transferencia”

(Disp. 2 fracc. I, DGAGA, DOF, 15/05/2017) conocida como valoración documental.

23

Otro de los elementos que establece el catálogo de disposición documental es la vigencia

documental que es el “periodo durante el cual un documento de archivo mantiene sus

valores administrativos, legales, fiscales o contables, de conformidad con las

disposiciones jurídicas vigentes y aplicables.” (Disp. 2 fracc. I, DGAGA, DOF, 15/05/2017).

Para entender la vigencia documental, antes debemos señalar que el catálogo también

manifiesta los plazos de conservación que determinan el tiempo que permanecerán los

documentos en el archivo de trámite y en el archivo de concentración; lo cual dependerá,

Valores primarios

Administrativo:

Este valor reside en “todos los documentos

de archivo producidos o recibidos en

cualquier dependencia o entidad para

responder a una necesidad administrativa

mientras dure su trámite y son importantes

por su utilidad referencial para la planeación

y la toma de decisiones” (AGN, 2012c, p. 11).

Legal:

Lo poseen los documentos “que pueden

servir como prueba ante la ley” (AGN, 2012c,

p.12).

Fiscal:

Se asienta en “documentos que pueden

servir como prueba del cumplimiento de

obligaciones tributarias” (AGN, 2012c, p.12).

Contable:

“[…] el que tienen los documentos que

pueden servir de explicación o justificación

de operación destinadas al control

presupuestario” (AGN, 2012c, p.12).

Valores secundarios

Evidencial:

Es el valor que revela el origen, organización y

desarrollo de la institución.

Testimonial:

Refleja la evolución y los cambios más

importantes desde el punto de vista legal que

sufre la institución (políticas, reglamentos,

procedimientos, decretos, leyes).

Informativo:

La documentación histórica por lo regular

posee valores informativos, ya que éstos

revelan fenómenos particulares de las

instituciones.

Hay documentación que, por su naturaleza, se

debe conservar siempre; por ejemplo los

tratados internacionales o los que “explican el

origen y evolución de un organismo y cómo

actuaba e interpretaba la realidad social […]

series documentales muy concretas, que se

reflejan en leyes o decretos de constitución

de organismos” (Cruz, 2011, p.226). Cuando

este tipo de documentación ha dejado de ser

útil para la gestión de un trámite; es decir,

que ya pasó a la fase inactiva o histórica,

entonces ha perdido los valores primarios y,

en casos específicos, adquiere valores

secundarios.

24

por una parte, del tipo de valor documental, así como de la frecuencia de la consulta por

parte de los servidores públicos de la unidad administrativa; y por otra, de las

disposiciones legales que le apliquen a la documentación a partir de la conclusión del

asunto o trámite. La suma de estos plazos de conservación, conforman la vigencia

documental.

Las técnicas de selección (eliminación, conservación y muestreo) es otro de los

elementos que el Catálogo de disposición documental establece, pero ¿Qué factor es el

determinante para que a una serie se le asigne alguna de estas tres?, dicho factor reside

en los valores documentales que posea determinada documentación: si ésta carece de

valores secundarios y ya ha cumplido con su vigencia documental le corresponderá la

eliminación, si tiene valores secundarios le corresponderá la conservación y si esta serie

documental es susceptible de contener valores secundarios pero por su volumen

documental no es propicio conservarla le corresponderá el muestreo, que no es más que

una técnica que permite preservar una muestra representativa de la población total de

documentos contenidos en una serie documental, para reflejar las funciones y actividades

que en éstos se registran.

2.7 Integrando un expediente

Una vez que la unidad de correspondencia ha terminado su trabajo recibiendo y

despachando los documentos, el archivo de trámite —apoyándose en el Cuadro general

de clasificación archivística— debe integrar un expediente con el asunto del que trata el

trámite o servicio.

Si bien, anteriormente especificamos qué es un expediente, en este capítulo nos

enfocaremos en cómo se integra éste, cuales son los elementos que lo conforman y los

diversos procesos que giran sobre los expedientes para que el responsable del archivo de

trámite los mantenga controlados, organizados y bien conservados.

Los documentos de archivo dan lugar a expedientes, los que hay que concebir como “la

unidad básica de documentos interrelacionados que dan inicio, desarrollo y conclusión de

un trámite en cumplimiento de una función y que puede vincularse a su vez con un

conjunto de expedientes que dan lugar a una serie de documentos de archivos” (Barnard,

2002, p.21), es decir, un expediente es el resultado de una actividad encomendada a la

institución y se agrupa en series documentales.

Los expedientes se conforman al ir glosando documento tras documento durante el

transcurso de la resolución de un determinado trámite, generalmente se van produciendo

de forma lógica y cronológica, esto es, conforme avance la gestión administrativa se irán

integrando los documentos pertinentes al expediente.

25

Para hacerlo debemos tener en cuenta:

Para hacer esta agrupación, antes que nada, debemos analizar si ya existe un expediente

o tenemos que abrir uno nuevo, pero ¿Cómo determinar si es necesario esto último?

La apertura de un expediente se hará únicamente cuando:

- No existan antecedentes del asunto en al archivo de trámite

- Se trate de un nuevo asunto o trámite

Expediente de archivo

Se integra

De forma lógica: Por asunto, tema, materia o por ser resultado de un mismo proceso de tramitación.

De forma cronológica: Los documentos se irán integrando al expediente conforme a las fechas en que fueron producidos.

Que los documentos tengan

relación entre sí porque corresponden al mismo

asunto.

Que los documentos se integren secuencialmente, conforme se

generen o se reciban.

Que las copias de oficios contengan el número de oficio, fecha y firma del

funcionario responsable de su envío.

Que todo documento técnico o anexo de otro tipo contenga la identificación

del área que lo elabora, y la fecha de creación.

Que los documentos sean numerados conforme se integren al

expediente (foliación), y dicha numeración se actualice cada que

se integren nuevos documentos.

26

- La materia o asunto de que trate el documento exista en el archivo, pero no

corresponda a la gestión gubernamental actual. Es decir, cuando se trate de temas

o materias que corresponden a periodos gubernamentales diferentes, tales como

programas, proyectos o informes que reflejen las tareas de un periodo de

gobierno. (Barnard, 2002, p.25).

De igual forma, es importante recalcar que tanto para la clasificación archivística como

para la integración de los documentos al expediente que les corresponde y así

sistematizarlos con la serie documental a la que se encuentran asociados, es de especial

importancia tener en cuenta:

Si atendemos las especificaciones anteriores, referentes a la integración de los

expedientes que conservamos en el archivo de trámite agilizaremos la gestión documental

de nuestra institución lo que simplificará nuestros procesos, aumentará la eficacia y la

productividad en las unidades administrativas, liberará espacios para el almacenamiento

de la documentación y la búsqueda de determinados expedientes será rápida y eficiente;

sin embargo, existen procesos técnicos que también debemos realizar cuando los

expedientes estén en su etapa activa, es decir, cuando se encuentren en el archivo de

trámite, los cuales son:

Foliación

Es una “operación incluida en los trabajos de ordenación que consiste en numerar

correlativamente todos los folios que integran un expediente.” (AGN, 2010, p.12). Para

realizar dicha operación tenemos que considerar lo siguiente:

Principio de procedencia

Establece que “los documentos producidos

por una institución u organismo no deben

mezclarse con los de otros” (Ramírez

Deleón, 2016c, p.16).

Principio de orden original

Establece que “los fondos de una misma

procedencia deben conservar la

clasificación establecida por el organismo

de origen” (Cruz, 2011, p.139). En otras

palabras, los documentos que hayan sido

creados por una misma instancia deberán

mantener el orden en que fueron

generados y conservar las relaciones

existentes entre sí.

27

- La foliación se hará por foja, es decir, por hoja (un numero por cara delantera de la

hoja).

- Se debe numerar de manera consecutiva, sin omitir ni repetir números, iniciando

con el número 1.

- La foliación se debe realizar con lápiz del número 2 suave, en la esquina superior

derecha de la cara frontal de la hoja.

- Por cada uno de los expedientes se iniciará con el número uno, sin embargo, si el

expediente está dividido en legajos, la numeración deberá ser continua.

Al realizar esta operación se conseguirá:

- Controlar la cantidad de folios de una unidad de conservación (carpeta, legajo,

etc.).

- Conservar la integridad de la unidad documental o unidad archivística.

- Localizar de manera puntual un documento.

- Respaldar técnica y legalmente la gestión administrativa. (AGNC, s.f., p.1).

Expurgo

Es la operación que consiste en el retiro de los documentos repetidos o inútiles dentro de

un expediente determinado, durante su formación, previo a su transferencia. Esta acción

debe realizarse sujetándose a las normas y regulaciones vigentes que haya establecido la

institución en la materia. (AGN, 2010, p.12).

No sólo son documentos repetidos los que tendrán que ser retirados, sino también:

- Los documentos que no tengan carácter oficial, o sea, los que carezcan de signos

de validación, firmas autógrafas, sellos originales, acuses de recibo, fecha y lugar;

- Borradores;

- Documentos duplicados;

- Formatos u hojas en blanco;

- Cuadernos de apuntes;

- Post its;

Al realizar esta operación se obtendrán:

- Expedientes con asuntos completos

- Expedientes organizados

- Expedientes de real importancia

- Expedientes con menor volumen

Ya vistas las operaciones y procesos técnicos a seguir para la correcta integración de los

documentos en los expedientes, es prioritario hablar de las partes que componen un

expediente.

28

El expediente se compone de:

- Los documentos que contienen y,

- La guarda exterior (carpeta lefort, folder, etcétera).

En esta última deberá estar impresa la caratula que nos permitirá identificar cuál es el

asunto del que tratan los documentos contenidos en dicho expediente.

El Décimo cuarto de los Lineamientos generales para la organización y conservación de

los archivos del Poder Ejecutivo Federal, establece que:

Los expedientes deben contener, además de los documentos, la portada o guarda

exterior, la cual debe incluir datos de identificación del mismo, de acuerdo con los

instrumentos de control y consulta archivística.

La identificación del expediente debe contener como mínimo los siguientes elementos:

I. Unidad administrativa;

II. Fondo;

III. Sección;

IV. Serie;

V. Número de expediente o clasificador;

VI. Fecha de apertura y, en su caso, de cierre;

VII. Asunto;

VIII. Valores documentales;

IX. Vigencia documental;

X. Número de fojas útiles al cierre, y

XI. Condiciones de acceso a la información: público, reservado o confidencial y, en

su caso, el periodo de reserva. (DOF, 03/07/2015).

2.8 Inventario General (Archivo de trámite)

Si el objetivo primordial del Archivo de trámite reside en “administrar los expedientes

activos de la unidad administrativa de adscripción, mediante el establecimiento de un

mecanismo de control ágil y eficiente” (5.2.1, MMAAPF, DOF, 15/05/2017), cabe señalar,

que dicho mecanismo al que se refiere la definición es el inventario general; el cual es un

instrumento de consulta que describe las series documentales que establecen el fondo de

una institución, con el objetivo primordial de ofrecer al personal de sus archivos, acceso

eficiente e inmediato a los expedientes que integran éstos; y así puedan controlar la

documentación. (Ramírez Deleón, 2016d, p.51).

El Manual en la materia de archivos para la Administración Pública, señala los siguientes

puntos como elementos mínimos necesarios del inventario de archivo de trámite.

29

El siguiente formato es una propuesta que muestra los elementos mínimos necesarios, no

obstante, cada institución tiene la posibilidad de agregar más campos y ordenarlos de

acuerdo con las funciones o requerimientos prácticos que su gestión documental les

demande.

Unidad administrativa productora:

Fondo

Sección

Serie

No.

consecutivoNúmero de caja

No. de

expediente

Clasificación archivística del

expediente

Número

de folios

Ubicación

topográfica

Año de

a pe rtura

Año de

c ie rreA dministrat ivo Legal

F iscal/ C

o ntableA T A C T o tal R eservado C o nfidencial Original C o pia

Condiciones de accesoTradición

documentalPeriodo de trámite

NOMBRE DE LA DEPENDENCIA O ENTIDAD

Valor documentalVigencia

documental

INVENTARIO DE ARCHIVO DE _________

Hoja 1 de

Descripción o Asunto

LOGOTIPO INSTITUCIONAL

Encabezado

1) Siglas y logotipo de la dependencia y/o entidad; 2) Nombre de la dependencia o entidad;

3) Tipo de inventario: de archivo de trámite/concentración; 4) Número de hoja, p. ej. “Hoja 1

de 3”; 5) Unidad administrativa productora; 6) Fondo; 7) Sección; 8) Serie.

Columnas/filas/celdas

9) Número consecutivo; 10) Número de caja; 11) Número de expediente; 12) Clasificación

archivística del expediente; 13) Descripción o asunto; 14) Periodo de trámite (año de

apertura y de cierre); 15) Número de folios; 16) Valor documental (Administrativo, legal,

fiscal y/o contable); 17) Vigencia documental (número de años en el archivo de trámite y en

el archivo de concentración, total de años); 18) Condiciones de acceso (reservada y

confidencial); 19) Ubicación topográfica; 20) Tradición documental (Documentación

original/ documentación en copia).

30

Ya que el inventario del archivo de trámite controla documentación que se encuentra

activa —es decir, en uso constante y vigente en las oficinas gestoras— es vital que por

dicha movilidad de la documentación, el inventario deba permanecer actualizado, ya que

éstos “permiten a los archivistas ejercer un control técnico de la documentación y se

constituyen como instrumentos que facilitan el acceso a la información archivística, tanto

en archivos de trámite y concentración como en archivos históricos.” (Ramírez Deleón,

2016d, p.51).

Unidad 3 Aplicar los criterios de control de préstamos autorizados de expedientes

3.1 Préstamo de expedientes con documentación activa

Una más de las funciones del responsable del archivo de trámite, que va más allá de

organizar, resguardar y controlar la documentación, es la de brindar el servicio de

préstamo y consulta de los expedientes activos resguardados en el archivo a su cargo.

Para ello, debe tener en consideración, lo siguiente:

Consulta y préstamo de

expedientes activos

Cuando los expedientes de la

documentación en trámite se

encuentren ubicados en las unidades

administrativas bajo custodia del

servidor público que genera la

documentación, será suficiente que los

responsables de los archivo de trámite

lleven un control de los expedientes

mediante inventarios documentales

que permitan conocer la ubicación de

los mismos y del servidor público que

los tiene bajo su cuidado;

El titular de la unidad administrativa

designará a los servidores públicos

autorizados para solicitar el préstamo y

consulta de expedientes de archivo;

Cuando los expedientes en los archivos

de trámite o de concentración

contengan información clasificada en

los términos de las disposiciones

legales aplicables, los responsables de

esos archivos deberán verificar que los

servidores públicos se encuentren

acreditados previamente para

préstamo y consulta, y

Corresponderá al responsable de los

archivos de trámite y concentración

asegurarse de que se cuenten con los

registros de firmas actualizados de

aquellos servidores públicos

designados para recibir un préstamo y

consultar los expedientes

31

Para afianzar lo anterior, el responsable del archivo de trámite necesitará forzosamente

llevar un registro de los expedientes en préstamo, el cual garantice el control y la

recuperación de éstos; es a través del vale de préstamo y de su bitácora de préstamos

(sistema de gestión documental) con los que lo hará.

El vale de préstamo deberá cumplir con los siguientes elementos mínimos propuestos por

el Manual en la materia de archivos para la Administración Pública Federal:

El proceso a seguir para que una persona autorizada solicite un expediente en préstamo o

consulta será el siguiente:

1. La unidad administrativa a través de los servidores públicos que haya autorizado

oficialmente solicitará el préstamo o consulta de expedientes.

2. El responsable del archivo de trámite recibirá la solicitud y verificará los datos y

firmas autorizadas; si la persona que está solicitando está autorizada y el o los

expedientes los tiene en su poder procederá con el préstamo y si no están

notificará que éstos se encuentran en préstamo y devolverá la solicitud.

3. El responsable del archivo de trámite registrará los datos necesarios en el sistema

de gestión documental o en su control de préstamos y elaborará el vale de

préstamo.

4. Antes de entregar el o los expedientes al solicitante, el responsable del archivo de

trámite verificará la integridad de éstos, una vez hecho lo anterior se los entregará;

si es para préstamo el solicitante lo custodiará apegándose a las condiciones del

préstamo notificadas por el RAT y si es para consulta, hará la revisión de los

expedientes en el mismo archivo de trámite y al término de ésta lo devolverá al

responsable.

Encabezado

1) Siglas y logotipo de la dependencia y/o entidad; 2) Nombre de la unidad administrativa;

3) Fecha de préstamo; 4) Tipo de préstamo; 5) Folio. Columnas; 6) Datos del usuario:

Nombre completo, puesto, número de identificación, área de adscripción, piso, teléfono

y/o extensión, correo electrónico; 7) Datos del expediente: Número consecutivo del

expediente, total de expedientes, fecha de devolución, fecha de prorroga (en su caso);

8) Registro de anomalías.

Firmas

9)Solicitó: Nombre, cargo y firma de la persona autorizada para la recepción; 10) Autorizó:

Responsable del archivo de concentración, de conformidad al marco jurídico vigente.

32

5. Para ambos casos (consulta y préstamo) el responsable de archivo de trámite

recibirá del solicitante el o los expedientes verificando si éstos se encuentran

íntegros, si es así registrará su devolución y le regresará el vale de préstamo

cancelado, si éstos no están completos el RAT notificará dicha contingencia al

titular de la unidad administrativa, para que proceda según corresponda.

De igual forma, el responsable del archivo de trámite tendrá que dar seguimiento a los

expedientes que están en préstamo para controlar la recuperación y reintegración

eficiente de éstos al archivo de trámite, para lo cual deberá:

1. Revisar en su sistema de gestión documental o en su control de préstamos, los

expedientes que se encuentren en préstamo.

2. Si hay registro de expedientes no devueltos, notificará 5 días hábiles previos a

vencer su plazo de préstamo al servidor público que lo tenga en su poder para

determinar la devolución del expediente o ampliar el plazo de préstamo.

3. Si es que el solicitante requiere de más tiempo, recibirá de éste la solicitud de

ampliación del plazo de préstamo y actualizará los datos.

4. Una vez concluido dicha ampliación, recibirá el o los expedientes en préstamo

verificando si éstos se encuentran íntegros, si es así registrará su devolución y le

regresará el vale de préstamo cancelado, si éstos no están completos el RAT

notificará dicha contingencia al titular de la unidad administrativa, para que

proceda según corresponda.

El siguiente formato es una propuesta que muestra los elementos mínimos necesarios, no

obstante, cada institución tiene la posibilidad de agregar más campos y ordenarlos de

acuerdo con las funciones o requerimientos prácticos que su gestión documental les

demande.

33

A manera de conclusión, el servicio de préstamo y consulta de expedientes activos es

“una manifestación específica del servicio de los documentos acotado por el tiempo, el

espacio y el usuario: dentro de un plazo establecido, exige reintegro; suele llevarse a

efecto dentro de la propia institución y el usuario habitualmente se limita a esa institución.

Es un proceso que empieza y termina (…) con la solicitud del préstamo.” (Heredia, 2013,

p.258).

Unidad 4 Aplicar los criterios de valoración establecidos en los instrumentos de

consulta

4.1 Transferencia primaria

“Es la operación de trasladar los expedientes cuyo trámite ha terminado, o cuya consulta

es muy esporádica, a los archivos de concentración, mientras prescribe el término de

permanencia o guarda precautoria.” (Alday, 2004, p.38). Dicho traslado de la

documentación del archivo de trámite al de concentración se hace con base en los plazos

de conservación y disposición final establecidos en el Catálogo de disposición documental

de cada institución.

El objetivo primordial de la transferencia primaria es evitar la acumulación excesiva de

documentación en el archivo de trámite, lo que entorpece la gestión documental. Para

realizar esta operación deberá realizarse lo siguiente:

El Responsable del archivo de trámite identificará los expedientes

completos que hayan concluido su trámite o gestión, conforme al

Catálogo de Disposición documental.

1

34

Separará los expedientes que concluyeron su tiempo de resguardo

en el archivo de trámite, para enviarlos al archivo de concentración,

previa revisión de los expedientes individualizados para asegurarse

que éstos estén completos y sin elementos que puedan ser

perjudiciales para su conservación (clips, broches, ligas, grapas,

carpetas de plástico), también verificará que no haya docu-

mentación duplicada, copias del original, registros de

correspondencia, tarjetas de presentación, hojas de notas, invitaciones, felicitaciones

personales, y otros.

Elaborará el oficio de solicitud de transferencia primaria junto con la

propuesta de inventario de transferencia primaria de los expedientes

que serán enviados al archivo de concentración, previa autorización

de la unidad administrativa.

La unidad administrativa selecciona y revisa físicamente los

expedientes que ya fueron organizados por el responsable del

archivo de trámite en cajas señaladas por cédulas de

identificación y por series documentales. Después de esta

revisión, elabora una justificación, mediante oficio o memorando

dirigido al responsable del archivo de trámite, de las razones por

las cuales algunos expedientes deben permanecer en el archivo

de trámite y se incluye una lista de los que serán transferidos.

El responsable del archivo de trámite recibe las adecuaciones de la

propuesta de inventario de transferencia primaria y solicita el visto

bueno de la unidad administrativa.

Otorga el visto bueno y remite al RAT

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3

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5

6

35

Al recibir la autorización de la unidad administrativa, el responsable

del archivo de trámite separa y coteja los expedientes conforme al

inventario documental autorizado.

Una vez concluido y autorizado el inventario de transferencia

primaria se envía al responsable del archivo de concentración para

que éste lo revise y posteriormente determine la fecha de

transferencia.

El responsable del archivo de concentración fija el día y la hora en

que recibirá la remesa de expedientes.

En una reunión de trabajo, ambos responsables (de

trámite y de concentración) cotejarán el inventario de

transferencia primaria contra los expedientes para

acordar si la documentación ya es semiactiva y si

corresponde conservarla en el archivo de

concentración.

Otorga visto bueno al inventario documental y recibe los

expedientes, posteriormente instala la remesa de expedientes en la

ubicación topográfica correspondiente y la registra en el inventario

de transferencia primaria comunicándolo al RAT; registra los

expedientes en el inventario de archivo de concentración e integra el

expediente de la transferencia primaria.

A partir de las actividades necesarias para la transferencia primaria planteadas en el

esquema anterior, podemos concluir que el archivo de concentración debe recibir del

archivo de trámite aquella documentación que de acuerdo con el Catálogo de disposición

documental ya haya cumplido con sus plazos de vigencia. Dicha documentación será

integrada al acervo del archivo de concentración con la mayor rapidez posible; debe

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36

ordenarse y registrarse la ubicación en que será colocada con la finalidad de facilitar su

localización para cuando se requiera ser consultada por el área que la produjo y transfirió.

En todo momento, el archivo de concentración debe guardar el inventario y el oficio con el

que se remitió la documentación transferida.

4.2 Inventario y oficio solicitud de transferencia primaria

Para solicitar la transferencia es necesario elaborar el inventario de transferencia primaria

junto con el oficio en el que se solicite dicho movimiento de la documentación.

El inventario de transferencia primaria deberá contar con los siguientes elementos

mínimos necesarios:

Encabezado

1) Siglas y logotipo de la dependencia y/o entidad; 2) Tipo de inventario de transferencia:

primaria/secundaria; 3) Número de hoja, p. ej. “hoja 1 de 3”; 4) Fecha de transferencia;

5) Número de transferencia; 6) Unidad administrativa; 7) Área productora; 8) Fondo;

9) Sección; 10) Serie.

Columnas/filas/celdas

11) Número consecutivo; 12) Número de caja; 13) Número de expediente; 14) Clasificación

archivística del expediente; 15) Descripción del asunto del expediente; 16) Periodo de

trámite (año de apertura y de cierre); 17) Número de folios; 18) Valor documental

(Administrativo, legal y fiscal/contable); 19) Vigencia documental (número de años en el

archivo de trámite y en el archivo de concentración, total de años); 20) Condiciones de

acceso (Reservada y confidencial); 21) Tradición documental (Documentación en

original/Documentación en copia).

Hoja de cierre

22) Deberá incluir la siguiente leyenda: “El presente inventario consta de ___fojas y

ampara la cantidad de ___expedientes de los años de ___al ___, contenidos en ___ cajas,

con un peso aproximado de ___kg.”; 23) Nombre, firma, cargo y área de adscripción de la

persona que revisó el inventario; 25) Nombre y firma del titular de la unidad administrativa

que autorizó el inventario; 26) Nombre y firma del responsable del archivo de

concentración o histórico, según sea el caso, que recibe el inventario.

37

El siguiente formato es una propuesta que muestra los elementos mínimos necesarios, no

obstante, cada institución tiene la posibilidad de agregar más campos y ordenarlos de

acuerdo con las funciones o requerimientos prácticos que su gestión documental les

demande.

El oficio de solicitud de transferencia primaria deberá incluir información esencial de la

documentación que se pretenda transferir y que coincida con lo especificado en el

inventario de transferencia primaria.

Dicha información esencial que el oficio deberá detallar, es:

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Lugar y Fecha: No.Oficio:

Asunto: Solicitud de transferencia primaria de la Unidad Administrativa "X" LIC. JUAN JOSÉ PÉREZ PÉREZ. COORDINADOR DE ARCHIVOS LlC. HERIBERTO HERNÁNDEZ SÁNCHEZ RESPONSABLE DE ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN. Presentes Por este conducto, solicito se reciban a través de transferencia primaria al Archivo de Concentración de esta dependencia, la documentación que se señala a continuación: Unidad administrativa: Dirección Número de cajas: especificar la cantidad de cajas debidamente inventariadas que se transfieren. Fechas extremas: detallar los años que comprende la documentación de la transferencia. Ejemplo: 2000-2006 Valores documentales primarios: describir el o los valores que posee la documentación transferida. Conservación precautoria: especificar los años de guarda en Archivo de Concentración de acuerdo al Catálogo de disposición documental. Ejemplo: 3 años de guarda precautoria en Archivo de Concentración. Los expedientes se han relacionado en los inventarios que se anexan en original, dos copias y el archivo electrónico donde fue capturado, (se debe anexar el CD, o en su caso enviarlo vía e-mail) Se autoriza la gestión del destino final de la documentación, una vez cumplido su plazo de conservación en el archivo de concentración de acuerdo al Catálogo de Disposición Documental.

ATENTAMENTE

TITULAR DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA (DIRECTOR)

NOMBRE Y FIRMA

RESPONSABLE DE ARCHIVO DE TRÁMITE

NOMBRE Y FIRMA

C.c.p.-Dirección General Dirección General Adjunta de Planeación y Administración. Dirección de Administración y Finanzas.

Instituto … , A.C.

39

Av. Sin nombre N° 10000 Piso 2, Col. Del valle, Del. Benito Juárez Ciudad de México. C.P.03310

Conmutador (0000) 0100 01 1000, www.instituto.mx

Si partimos de la premisa de que el documento es el activo más importante de cada una

de las dependencias y entidades y que es sobre éste donde recae la mayor parte del

trabajo diario; obligatoria se torna la responsabilidad que cada uno de nosotros debemos

de tener en los procesos de producción, organización, acceso, consulta, valoración

documental y conservación de la documentación en el transcurso de su ciclo de vida. Es a

partir del contenido de este manual que se pretende incentivar lo anterior aunado a una

eficiente e informada actividad archivística para que a la hora de gestionar la

documentación en las dependencias y entidades se empiecen a erradicar contingencias

como la explosión documental, la capacidad de almacenamiento limitada, falta de

seguridad en la información, ausencia de control y acceso a la información, etcétera; las

cuales no hacen más que restar agilidad y eficacia al desempeño institucional.

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Siglas

AGN Archivo General de la Nación

DGAGA Disposiciones generales en las materias de Archivos y de Gobierno Abierto

para la Administración Pública Federal

DOF Diario Oficial de la Federación

LFA Ley Federal de Archivos

MMAAPF Manual en la materia de archivos para la Administración Pública Federal