Cuentas y Documentos Por Cobrar.

UNIVERSIDAD APECDECANATO DE CIENCIAS EMPRESARIALESESCUELA DE CONTABILIDADCONTABILIDAD IICUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRARTEMA II

Cuando un negocio vende a crdito mercancas o servicios, lo hace bajo la creencia de que el cliente pagara de acuerdo con los trminos de la venta.Esta confianza en el cobro de las cuentas es la base para mostrar cuentas y documentos por cobrar como activos en el balance general y para incluir las ventas a crdito como ingresos en el Estado de Resultados.Sin embargo, junto con nuestra confianza general en las cuentas por cobrar esta el reconocimiento de que unos pocos clientes no pagaran segn lo acordado. Cuando se efectan ventas a crditos se producen algunas perdidas de estos crditos.

CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRARTEMA IICONTINUACION LAS CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRAR:

Constituyen los derechos que tiene una empresa por las mercancas vendidas a crdito, servicios prestados, comisin de prestamos o por cualquier otro concepto.ORIGEN: Deudor, es decir se registra y aumenta en debito y disminuye en el lado crdito.

CLASIFICACION DE LAS CUENTAS POR COBRAR:Estas se clasifican en tres grandes bloques, que son:

A- CUENTAS POR COBRAR CLIENTESB- CUENTAS POR COBRAR FUNCIONARIOS Y EMPLEADOSC- OTRAS CUENTAS POR COBRAR

CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRARTEMA IICONTINUACIONCUENTAS POR COBRAR CLIENTES: Este rengln de las Cuentas por Cobrar est compuesto por los montos que adeudan los clientes a la empresa, provenientes de las ventas a crdito de bienes o servicios

CUENTAS POR COBRAR FUNCIONARIOS Y EMPLEADOS:Son los importes que los funcionarios y empleados adeudan a la empresa por concepto de ventas a crdito, anticipos a sueldos, prestamos personales, los cuales sern descontados en sumas parciales.

OTRAS CUENTAS POR COBRAR:Estas pueden surgir de una variedad de transacciones tales como: anticipos a los accionistas, ejecutivos, directores, empleados y compaas afiliadas, venta de valores o propiedades distintas de productos o servicios, depsitos con acreedores, compaas de servicios pblicos y otras agencias, reclamaciones por perdidas, dividendos, intereses.

CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRARTEMA IICONTINUACIONPRESENTACION DE LAS CUENTAS POR COBRAR EN EL BALANCE GENERAL.

Las Cuentas por Cobrar que se piensan realizar dentro del periodo normal de operaciones de la empresa, es decir, dentro de su ejercicio social o Comercial, deben mostrarse en el Balance General en la Seccin de los activos Corrientes, especficamente, despus del Efectivo, esto as, debido a que las cuentas por cobrar es la partida dentro del Activo Corriente que se puede convertir en efectivo con mayor facilidad, pero aquellas cuentas cuya realizacin exceden el periodo normal de operaciones deben mostrarse en el Balance General, dentro del Rengln de Activo no Circulante, es decir en la Cuenta de otros Activos.

CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRARTEMA IICONTINUACIONEJEMPLO DE SU PRESENTACION EN EL BALANCE GENERAL:

La Experimenta, S. A.BALANCE GENERAL PARCIALAL 31 DE ENERO DE 2007VALORES EN RD$ACTIVOS:Corrientes:Efectivo en Caja y Bancos 50,000.00Cuentas Por Cobrar 80,000.00

CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRARTEMA IICONTINUACIONPRINCIPIOS DE CONTABILIDAD QUE DEBEN OBSERVARSE EN LAS CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRAR.

Todo en Contabilidad esta regido por principios y normas, de donde enunciaremos las principales observancia de los Principios de Contabilidad que deben estar presentes en el tratamiento de las Cuentas y Documentos por Cobrar, segn lo establecen GUIA DE PCGA Un Anlisis de todos los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados.

VALOR HISTORICO ORIGINAL:Las Cuentas y Documentos por Cobrar deben valuarse de conformidad con el valor pactado al momento de realizarse la transaccin;

CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRARTEMA IICONTINUACIONREALIZACION:El valor pactado debe modificarse cuando se espera cobrar una cantidad menor a lo convenido, en virtud de las deducciones concedidas;

PERIODO CONTABLE:Las Cuentas y Documentos por Cobrar deben considerarse en la Contabilidad en el ejercicio en que se realicen. Los costos y gastos se identificaran con el Ingreso que originaron independientemente de la fecha en que se paguen;

REVELACION SUFICIENTE: Los Intereses devengados deben reflejarse en la Contabilidad a su vencimiento, independientemente de que hayan sido cobrados o no.

CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRARTEMA IICONTINUACIONCUENTAS INCOBRABLES.En toda empresa que realizan ventas a crdito de bienes o servicios es comn que existan clientes que no realizan sus pagos de acuerdo al convenio establecido. Los balances que conforman dichas cuentas se denominan CUENTAS MALAS O CUENTAS INCOBRABLES, estas constituyen y una prdida para la empresa, la cual debe tratarse contablemente como un gasto.

METODOS PARA ESTIMAR LAS PROVISIONES PARA CUENTAS INCOBRABLES. El criterio nos obliga a estimar anualmente una cantidad por concepto de cuentas incobrables, la cual se disminuye al valor de los adeudos por clientes, presentando un importe neto que resulta mas apegado a la realidad.

CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRARTEMA IICONTINUACIONLa estimacin mencionada constituye un gasto para la empresa y por tal razn esta regulado en nuestro pas bajo la Ley 11-92 del Cdigo Tributario de la Rep. Dominicana, Puesto en vigencia en Mayo de 1992. Este establece que debe ser el 2% del valor de las Ventas a crdito al finalizar el periodo fiscal.

Para evaluar dicha estimacin existen tres mtodos fundamentales que son:Un % de las Ventas Netas a Crdito;Un % de las Cuentas por Cobrar Clientes; yUn % de cada Cliente en particular.

CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRARTEMA IICONTINUACIONEJEMPLOS:Mtodo A: Determinacin de un % de las Ventas Netas a Crdito.Suponiendo que la empresa X, vendi durante el ao 2007 un total de RD$850,000.00 de los cuales RD$650,000.00 fueron a crdito, en este caso se estima que el 2% sobre las ventas a crdito es incobrable.

VENTAS A CREDITO RD$650,000.00Estimacin de Cuentas Incobrables(650,000.- x 2%) 13,000.00 Valor Neto------------------RD$637,000.00

CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRARTEMA IICONTINUACIONEl mtodo A, se debe hacer cuando se tiene la experiencia de que el incremento de las Cuentas Incobrables viene dado a consecuencia del aumento de las ventas a crdito, por lo que es aconsejable utilizar previamente una valuacin.METODO B: Determinacin de un % sobre las Cuentas por Cobrar Clientes.Segn el ejemplo anterior, si los clientes adeudan la suma deRD$650,000.00, la estimacin para las cuentas incobrables se har de la siguiente manera: -Cuentas por Cobrar Clientes.RD$650,000.00 Estimacin de Cuentas Incobrables (650,000.00 x 2%) 13,000.00 Valor Neto . RD$637,000.00

CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRARTEMA IICONTINUACIONEs importante sealar que si se estiman las cuentas incobrables con un valor diferente al que seala la Ley 11-92, tomando el criterio de la experiencia de los ejercicios contables anteriores, puede exactamente hacerse suficiente, pero tomando muy en cuenta el criterio de Contabilidad para fines los financieros y Contabilidad para los fines fiscales.

METODO C: Determinacin de un % sobre el saldo de cada cliente en particular. Esto se hace cuando es posible determinar la incobrabilidad total o parcial de uno o varios clientes, entonces ser posible valuar la estimacin sumando la cantidad que se sospecha irrecuperable en cada caso.

CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRARTEMA IICONTINUACIONDe acuerdo a nuestro ejemplo desarrollado en mtodos anteriores, el balance adeudado de los clientes es el siguiente:CASA REAL, S.A. .RD$250,000.00CASA PEREZ.. 200,000.00CASA DEL TORO, C.POR A. 200,000.00

Si se aplica el 30% al balance de la Casa Prez, un 5% a Casa Real, S.A. y un 10%, la estimacin para cuentas incobrables debe valuarse de la siguiente manera:

CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRARTEMA IICONTINUACION

ESTIMACIONCLIENTESADEUDOS%VALORCASA REAL, S.A. 250,000.00 5 12,500.00 CASA PEREZ 200,000.00 30 60,000.00 CASA EL TORO 200,000.00 10 20,000.00 - TOTALES 650,000.00 92,500.00

CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRARTEMA IICONTINUACIONEl Asiento Contable en el diario para registrar la Provisin para Cuentas Incobrables seria el siguiente: DIARIO GENERAL

FECHADETALLESREF.AUX.DEBITOCREDITO2007DIC. 31Gastos Grales. Adm.6100 92,500.00 Cuentas Incobrables-25 92,500.00 @Provisin para CuentasIncobrables 92,500.00 Para registrar Provisinpara Cuentas Incobrablesal 31-12-2007.

CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRARTEMA IICONTINUACIONANALISIS DE LAS CUENTAS POR COBRAR CLIENTES POR ANTIGEDAD DE SALDOS.

La preparacin de la Cedula de Antigedad de Saldos constituye el medio de estimar la propiedad de cobrar las cuentas.

El hecho de que una cuenta por cobrar este vencida sugiere que el Cliente es incapaz de pagar o no desea hacerlo, siendo necesario hacer una anlisis en conjunto de todas las cuentas por cobrar tomando en cuenta su fecha de vencimiento , y esto es lo que se conoce como Anlisis de Antigedad de Saldos.


RELACION DE CUENTAS POR COBRAR POR ANTIGEDAD DE SALDOSAL 31 DE DICIEMBRE DE 2007RD$CLIENTETOTALNO1-3031-6061-90MAS DE 90 VENCIDAS VENCIDAS DIAS DIAS DIAS DIASMARIA MEJIA 8,000.00 8,000.00 JOSE A. LARA 3,000.00 3,000.00 JUANA LARA 3,500.00 3,000.00 500.00 FRANCIS LARA 2,500.00 2,500.00 JOSE LARA 1,000.00 500.00 500.00 KARINA LARA 500.00 500.00 TOTALES 18,500.00 8,000.00 3,000.00 3,500.00 1,000.00 3,000.00

CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRARTEMA IICONTINUACIONSegn nuestro anlisis de las cuentas por cobrar por antigedad de saldos, hay que tomar en consideracin que las cuentas que tengan mayor tiempo de vencimiento que otra, tendr mayor probabilidad de incobrabilidad.

Basndose en la experiencia, la Gerencia de Crdito debe estimar el % de perdida que posiblemente ocurrir en cada nivel de vencimiento.

A continuacin se presenta el anlisis y los clculos presentados por el Gerente de Ventas al rea financiera, para que tome las medidas de lugar y realice los asientos de contabilidad necesarios:


ESTIMACION DE CUENTAS INCOBRABLESAL 31 DE DICIEMBRE DE 2007RD$DETALLECANTIDAD%ESTMACIONY*O NIVELINCOBRABLENO VENCIDA 8,000.00 001-30 DIAS VENCIDAS 3,000.00 4 120.00 31-60 DIAS VENCIDAS 3,500.00 10 350.00 61-90 DIAS VENCIDAS 1,000.00 20 200.00 MAS DE 90 DIAS VENC. 3,000.00 30 900.00 TOTALES 18,500.00 1,570.00

CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRARTEMA IICONTINUACIONEstos porcentajes se estiman cada mes, o cada ao por el Gerente de crdito, con base en la experiencia y en las condiciones econmicas del pas.

El asiento contable en el Diario General, para actualizar la cuenta de Provisin para cuentas incobrables, debe tomar en cuenta el balance en libros a la fecha. Por ejemplo si el balance en libros a la fecha es de $1,000.00 en la cuenta de provisin, el asiento de Diario es de $570.00 segn se presenta a continuacin:

Provisin estimada para el prximo ao $1,570.00Menos: Balance en libros 1,000.00Diferencia a registrar 570.00


Empresa XDiario General

FECHADETALLEREFAUX.DEBITOCREDITODic. 31Gastos Generales Adm.6100 570.00 Cuentas Incobrables08 570.00 @Provisin para Cuentas Incobrables 570.00 Para actualizar la Provisin paraCuentas Incobrables al 31-12-07

CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRARTEMA IICONTINUACIONMETODO DE CANCELACION DIRECTA:Siempre que se determine que una cuenta por cobrar de un cliente especifico es incobrable, debe ser cancelada. Para cancelarla debe ser acreditada por su balance y proceder a debitar la Provisin para Cuentas Incobrables.

En este caso se debita la Cuenta de Provisin para Cuentas Incobrables en vez de la cuenta de Gasto de Cuentas Incobrables, debido a que se confirma la estimacin que se hizo en el periodo recin pasado.En este mismo orden el balance neto de las cuentas por cobrar, no se modifica, ya que al disminuir la cuenta por cobrar, se disminuye tambin la provisin en la misma cantidad, por lo que el valor neto realizable se mantiene inalterable.

CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRARTEMA IICONTINUACIONEjemplo:La empresa X cancela de forma directa la cuenta por cobrar de Juan Hernndez por $5,000.00, ya que la misma es incobrable, pese a todas las gestiones de cobro de lugar, la provisin existente tiene un balance de $20,000.00

FECHA DETALLE REF. AUX. DR. CR. Julio 27 Prov. Para cuentas Incobrables 1104-A 5,000.00 @ Cuentas por Cobrar 1104 5,000.00 Juan Hernndez 5,000.00 Para registrar cancelacion de Cuenta por Cobrar Cliente.


Es importante sealar que las perdidas en cuentas incobrables, deben serReconocidas en el periodo en el cual ocurre la venta, por principio de asociacin.

Balance GeneralAntesDespusCuentas por Cobrar 500,000.00 495,000.00 Menos: Prov. Para Ctas. Incobrables 20,000.00 15,000.00 Valor Neto Realizable 480,000.00 480,000.00

CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRARTEMA IICONTINUACIONRECUPERACION DE UNA CUENTA:Cuando una cuenta por cobrar se haba considerado incobrable y su balance sacado de libro mediante la cuenta de provisin para cuentas incobrables, y la misma es recuperada de forma parcial o total, debemos proceder a restablecer la cuenta cancelada. Ejemplo:

Suponiendo que una cuenta por cobrar vencida y posiblemente incobrable por valor de $5,600.00, del Cliente Juan Lpez fue cancelada el 15 de enero de 2007, por lo cual se hizo el asiento contable siguiente:


DIARIO GENERALFECHADETALLEREF.AUX.DR.CR.Ene-15PROVISION P/CTAS INCOBRABLES1104-A 5,600.00 @CUENTAS POR COBRAR1104 5,600.00 JUAN LOPEZ 5,600.00 PARA REGISTRAR CANCELACIONDE CUENTAS INCOBRABLES.

CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRARTEMA IICONTINUACIONEl 31 de enero de 2007, el Sr. Lpez salda la cuenta a la empresa, la cual haba sido previamente cancelada, ya que la empresa la consideraba incobrable.Contablemente se hace el siguiente asiento:

Fecha Detalle Ref. Aux. Dr. Cr.En-31 Cuentas x Cobrar 1104 5,600.- Juan Lpez 5,600.- @ Prov. Para Cuentas Incobrables 5,600.- Para restablecer balanceConsiderado incobrable.

CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRARTEMA IICONTINUACIONRegistro del Cobro de la Cuenta del Sr. Lpez:

Fecha Detalle Ref. Aux. Dr. Cr.En-31 Efectivo en Caja 5,600.-@En-31 Cuentas x Cobrar 5,600. Juan Lpez 5,600.- Para registrar cobroDe cuenta, segn detalle.5,600.-

CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRARTEMA IICONTINUACIONCONTROL INTERNO DE CUENTAS POR COBRAR:Los empleados que manejan el auxiliar de las Cuentas por Cobrar, no deben tener acceso a la recepcin del efectivo.Los empleados que manejan el rea de los cobros, no deben tener autoridad para firmar notas de crdito ni para cancelar cuentas por incobrabilidad. Estos dos aspectos son bsicos en el control interno ya que si un empleado es responsable de :

a) Recibir los cobros de los clientes b) Registrar los cobros en la contabilidad c) Elaborar y autorizar notas de crdito d) Cancelar Cuentas Incobrables.


Si ese empleado llevara a cabo en estas ultimas observaciones, seria motivar el fraude, ya que el mismo podra utilizar estos aspectos a su favor.

VENTAS DE LAS CUENTAS POR COBRAR(FACTORING)El trmino Factoring describe las transacciones en las cuales un negocio vende sus cuentas por cobrar a una institucin financiera (llamada con frecuencia un factor) o bien obtiene un prstamo dando sus cuentas por cobrar en garanta colateral.

En realidad el negocio obtiene el dinero inmediatamente en lugar de tener que esperar hasta que las cuentas se cobren.

La modalidad de cuentas por cobrar mediante el sistema del factoring, es una practica limitada principalmente a pequea organizaciones empresariales que no tienen acceso bien establecido al crdito. Por lo general las grandes organizaciones solventes pueden obtener dinero en prstamo utilizando lneas de crdito

VENTAS DE LAS CUENTAS POR COBRAR(FACTORING)Para convertir una factura en un documento negociable debe elaborarse una letra nica de cambio o un pagare, ya que estos ltimos tienen fuerza legal. Esto significa reclasificar la factura registrado como cuenta por cobrar convirtindola en un documento por cobrar, para lo cual realizaremos el siguiente asiento contable:

Fecha Detalle Ref. Aux. Dr. Cr.En-31 Documentos por Cobrar 1,000.-@En-31 Cuentas x Cobrar 1,000. Mario Reyes 1,000.- Para registrar reclasifica-Cin de cuentas por cobrar.

VENTAS DE LAS CUENTAS POR COBRAR(FACTORINGSuponiendo que la factura de $1,000.00 del Sr. Mario Reyes, vence dentro de 90 das, a partir del 1ero. De diciembre y se descont el da 16 de diciembre en el Banco Popular al 18% de inters anual, realizamos el calculo del inters a pagar y los registros correspondientes es como sigue:Fecha Detalle Ref. Aux. Dr. Cr.Dic.16 Efectivo en Bco. 1103 962.50 Gastos Financiero 6200 37.50 Intereses 02@Documentos x Cobrar 1106 1,000.-Mario Reyes 1,000.- Para registrar descuento de Doc. por cobrar.

VENTAS MEDIANTE TARJETAS DE CREDITOLos clientes utilizan las tarjetas de crdito para realizar sus compras, estos firman en las transacciones bajo esa modalidad firman los vouchers a su vez estos documentos representan al vendedor un cheque al portador y son acreditados en la cuenta corriente que la empresa posee en un banco comercial, como efectivo, menos un descuento por servicios.

El uso de este sistema de ventas facilita la venta en efectivo, evitndole a la empresa los gastos de investigacin del crdito del cliente, el mantenimiento de un auxiliar de cuentas por cobrar y la gestin de cobros.El banco de la tarjeta emisor de la tarjeta de coedito, cobra un % sobre el valor de la venta, segn convenio.

VENTAS MEDIANTE TARJETAS DE CREDITOEjemplo: Suponiendo que se cobran con tarjetas de crdito la suma de $1,160.00 incluyendo el Tibis y el Banco descuenta el 4% sobre el total.En este caso el deposito ser por la suma de $1,113.60 y el asiento contable en el diario general seria el siguiente:Fecha Detalle Ref. Aux. Dr. Cr.Dic.16 Efectivo en Bco. 1103 1,113.6 Descuento en Ventas 4101-A 46.40@ Itbis por Pagar 160.-Ventas de Mercancas 1,000.-Para registrar Ventas alContado con T.C. de. por cobrar.

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