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Contenido Introducción ................................................................................................................................................................. 2

Ingreso al sistema ........................................................................................................................................................ 2

Acceso del administrador......................................................................................................................................... 3

Acceso de los evaluados .......................................................................................................................................... 3

Menú del administrador .............................................................................................................................................. 4

Creación de perfiles ..................................................................................................................................................... 4

Creación de usuarios .................................................................................................................................................... 6

Crear Usuario uno por uno ...................................................................................................................................... 6

Creación de usuarios masivamente: ........................................................................................................................ 6

Consulta de contraseñas: ............................................................................................................................................. 8

Aplicación de los tests .................................................................................................................................................. 9

Instrucciones para el evaluador ............................................................................................................................... 9

Consultar las instrucciones de aplicación de cada test ............................................................................................ 9

Instrucciones para el evaluado acerca de cómo usar el sistema ............................................................................ 10

Generación de informes ............................................................................................................................................ 12

Cómo Realizar Seguimientos a las Evaluaciones ........................................................................................................ 13

Cómo Ingresar Comentarios y Análisis en un Informe ............................................................................................... 15

Activación de los informes para que el evaluado los pueda consultar ....................................................................... 16

Cómo hacer seguimiento a usuarios que no han ingresado y/o que se desea borrar del sistema ............................. 16


Manual del Usuario

Versión para impact – Ov Batería de Orientación Vocacional

Introducción

El proceso de evaluación consta de los siguientes elementos:

a) Creación de un perfil b) Creación del usuario c) Aplicación de los test d) Generación de informes

En este manual se explica cómo realizar cada uno de estos pasos, además algunas características técnicas del

sistema y soluciones en caso de que se presenten interrupciones o fallas de internet durante la aplicación de las pruebas.

Ingreso al sistema

Tanto el administrador como las personas que ingresan a presentar las pruebas lo hacen a través de la siguiente dirección: www.impact-psy.com .

Una vez se ingresa a la página principal se busca “Área Segura”

Posteriormente “Ingrese a los test psicotécnicos”

Le aparece una ventana para digitar el Usuario y la Contraseña. Debe asegurase de tener inhabilitado el bloqueador de ventanas emergentes en su navegador.

http://www.impact-psy.com/



Acceso del administrador

Su empresa realiza todo el proceso en línea y para ello debe contar con un psicólogo que haga las veces de administrador del sistema.

Nuestra empresa asigna un “Usuario” inmodificable a cada empresa, además una “Contraseña” que puede ser cambiada en cualquier momento por el administrador.

Acceso de los evaluados Como se mencionó anteriormente la página de ingreso es la misma tanto para administradores como para evaluados, lo que cambia es login.

Para poder evaluar una persona primero el administrador debe crearla en el sistema. En este proceso el programa generará automáticamente para cada persona un “Usuario” y “Contraseña”.

El “Usuario” de un evaluado es utilizable para un proceso de evaluación específico. Si por alguna razón el administrador necesita evaluar en dos momentos diferentes a una persona, entonces debe volver a crearla

en el sistema, no importa si va a aplicarle las mismas pruebas u otras diferentes.

El “Usuario” está definido por dos números y un carácter conector de la siguiente manera:

La “Contraseña” igualmente es compuesta, sus elementos son como sigue:

En el momento de digitar el login, debe tenerse en cuenta que el sistema diferencia entre mayúsculas y minúsculas.


Menú del administrador

Al ingresar el administrador encontrará enlaces los cuales se activan dando click sobre ellos. La funcionalidad del menú se explica en los apartados específicos de este manual.

Creación de perfiles

El sistema incluye un conjunto de test psicométricos los cuales se le asignan a la persona evaluada a través de perfiles evaluativos de acuerdo con las necesidades de su empresa.

Debe crear un perfil llamado “Orientación Vocacional”, luego configurarlo asignado la batería de orientación.

Este perfil será utilizado siempre que vaya a evaluar una persona con las pruebas de orientación vocacional.

Para crea el perfil siga los siguientes pasos:


Asigne un nombre al perfil y créelo:

En la parte de abajo aparecerá el perfil creado Frente al perfil creado le aparecerá un link para configurarlo “sin configurar”

Cuando pulsa sobre este link le aparecerá un listado de pruebas disponibles en su portal las cuales se

encuentran organizadas por áreas de evaluación.

Seleccione las pruebas que componen el perfil de orientación con un click del ratón y “envíe los cambios”.


Creación de usuarios

El sistema permite crear usuarios de dos formas, de a uno y por lotes.

Crear Usuario uno por uno

Ingrese los datos de la persona evaluada que se solicitan en el menú y asígnele el perfil que le corresponde:

Ingrese el número de documento sin puntos, rayas o espacios. Digite los nombres y apellidos usando mayúsculas. Una vez haya diligenciado el formulario pulse el botón “Crear Usuario”.

Creación de usuarios masivamente:

Cuando son muchas personas para crear lo mejor es importar la información con un archivo de Excel. En el menú principal elija “Crear usuarios por lotes”.


Cargue el archivo de Excel que trae las personas pregrabadas pulsando el botón examinar y luego pulse

procesar:

El formato del archivo de importación se puede descargar de la misma página usando el link “Descargar Formato de Archivo”.

Los campos señalados se digitan en el archivo de Excel usando códigos de numeración. A continuación se explica dicho archivo.


El código de perfil aparece en la pantalla de “Crear Perfiles” al lado izquierdo del nombre del perfil.

Los códigos para “Motivo”, “Nivel_Cargo”, “Programa” y “Semestre”, no se requieren. Para el caso que requiera códigos para diferentes grupos consulte con su asesor.

Consulta de contraseñas:

Los evaluados deben ingresar al sistema con un “Usuario” y “Contraseña”. Para consultar esta información debe hacer lo siguiente:

Pulse en el menú principal:

En la parte baja de la pantalla después del formulario de creación de usuario aparece un filtro de fechas así:

Seleccione el rango de fecha dentro del cual creo los usuarios a los que desea consultar contraseñas. Pulse el botón “Filtrar”.


Le aparecerá un listado con los usuarios y contraseñas creados en las fechas seleccionadas. Si lo desea puede exportar esta información a un archivo de Excel o de pdf pulsando los botones que encuentra debajo del listado.

Aplicación de los tests

Instrucciones para el evaluador

Tenga en cuenta las siguientes recomendaciones antes de aplicar cualquier test: 1. Deberán cumplirse los requisitos para la aplicación de pruebas:

a. aceptación del consentimiento informado. b. disposición del computador o el espacio adecuado para presentar el test. c. condiciones ambientales favorables en términos de iluminación, silencio y ninguna

interrupción. 2. El examinador deberá conocer y atenerse estrictamente a las instrucciones. 3. El examinador se cerciorará de que cada sujeto ha entendido perfectamente lo que tiene que

hacer. Si es necesario, repetirá las explicaciones, pero, en lo posible, no empleara ejemplos o aclaraciones en términos distintos a los que figuran en las instrucciones de este manual y en la primera página de la prueba.

4. El examinador debe asegurarse de que el evaluado ha comprendido que está dando su

autorización para la evaluación. Para ello pregunta si se comprendió las instrucciones que se presentan en la página de aplicación.

Consultar las instrucciones de aplicación de cada test Antes de aplicar la batería de test el examinador deberá conocer las instrucciones específicas de cada prueba y los ejemplos que el sistema le presenta a los evaluados, de esta forma si los evaluados tienen dudas sobre cómo responder un test en particular el examinador podrá aclararlas. Para consultar las instrucciones de los test puede entrar en el menú principal por la siguiente opción:


Luego en el submenú que aparece seleccione “Consultar instrucciones de los tests”:

El sistema presenta una lista con las pruebas que conforman la batería de orientación así:

Instrucciones para el evaluado acerca de cómo usar el sistema Ingrese por la siguiente dirección www.impact-psy.com en la zona de área segura. “Ingrese a los test psicotécnicos”

1. Digite su usuario y contraseña en la ventana emergente, ejemplo:

Usuario Contraseña

314-1 DM-284

Nota: Tenga presente digitar su usuario y contraseña en mayúscula y sin espacios entre los guiones. 2. Le aparecerá una pantalla solicitando el consentimiento informado, por favor asegúrese de leer

las condiciones del servicio.



3. Ingrese la información demográfica solicitada. Recuerde “será usada únicamente con fines de

identificación en el sistema”.

4. Al entrar le aparecerá una lista de test, contéstelos uno a uno siguiendo las siguientes

recomendaciones:

Procure disponer del tiempo y espacio adecuado para contestar cada prueba.

Cada prueba es independiente de la otra.

Cuando decida contestar una prueba debe ingresar marcando el link que encontrará, una vez ingrese no puede arrepentirse puesto que el sistema tomará la prueba como aplicada y no le permitirá ingresar de nuevo.

Lea en cada prueba detenidamente las instrucciones y siga el procedimiento indicado.

No pase de las instrucciones hasta que no las entienda perfectamente.

Tenga en cuenta que algunas de las pruebas tienen límite de tiempo, en ese caso cuando se haya acabado el tiempo el computador terminará automáticamente la prueba.


No es necesario que conteste todas las pruebas seguidas, pero recuerde que después de empezar a contestar una en particular debe terminarla.

SI LA PRUEBA TIENE LÍMITE DE TIEMPO por ningún motivo salga del navegador una vez haya entrado a la prueba, puesto que automáticamente se invalidará y no podrá ser calificada.

Si la prueba tiene varias páginas vaya gravando cada una a medida que las contesta, para ello de clic sobre el botón “guardar respuestas”. Si se presenta algún inconveniente al contestar las pruebas verifique su conexión a internet, si el

problema persiste y no tiene que ver con la conexión comuníquese con el evaluador.

Generación de informes Una vez que un evaluado contestó todas las pruebas ingrese como Administrador a la ventana:

Le aparecerá un menú que le permite consultar informes de acuerdo con diferentes criterios de búsqueda, sin embargo sugerimos que utilice la opción “Por perfil”.

Le aparecerá un menú donde puede filtra el rango de fechas para solicitar los informes y el perfil.

Pulsando Buscar aparecerá la lista de evaluados.


Si el evaluado ya terminó todas las pruebas de la batería en el sistema, pulsando click sobre el enlace que aparece frente al nombre, se genera automáticamente un pdf con el informe individual del evaluado. Si el enlace no se encuentra activo es porque la persona no ha terminado todas las pruebas.

El informe se puede consultar, guardar en el PC y/o imprimir tantas veces como desee.

Cómo Realizar Seguimientos a las Evaluaciones Esta utilidad del sistema le permitirá consultar el estado de aplicación de los test. Puede seguir de forma detallada el proceso de una persona o un grupo de personas y gestionar algunos temas relevantes a la orientación vocacional.

Si ingresa por esta opción, aparece una pantalla como la que muestra a continuación:


En la parte superior se encuentra un filtro de fecha. En la parte baja, encontrará un menú con opciones varias para la gestión de los procesos de orientación vocacional.

Seleccionando un rango de fechas de aplicación en el filtro le aparecerá un listado con las personas que están respondiendo los test.

Ejemplo:

Como puede apreciarse, frente al nombre de la persona está el listado de test que debe responder, éstos se pueden encontrar en tres estados:

1. (Ap) Test aplicado o Terminado.

2. ( - ) Test sin presentar.

3. (p1), (p2) o cualquier otro p. El test se encuentra en proceso, es decir la persona lo está

respondiendo en ese momento. También poder ser que esté bloqueado, la persona intentó responderlo y no lo ha terminado pero el sistema no le permite hacerlo.

En los test en proceso si usted pulsa sobre el link (p1, p2 u otro p, el cual se encuentra en color en azul), el registro se

borrará y activa la prueba en caso que se encuentre bloqueada.

El bloqueo de las pruebas se da solo para los test que tienen límite de tiempo, es decir pruebas de aptitudes. Las demás pruebas nunca se bloquean y el usuario puede ingresar tantas veces como necesite para terminarlas.


Cuando por alguna razón se presenta un problema en la aplicación de un test de aptitudes al evaluado le aparece un mensaje que le indica que se “Comunique con el administrador”. Ese es el caso donde usted debe borrar el registro a través de este procedimiento, con lo cual la persona podrá volver a entra a terminar el test.

Cómo Ingresar Comentarios y Análisis en un Informe

Una vez leído el informe, si desea puede ingresar al sistema las observaciones que tenga sobre él. Cuando

realiza esta acción el sistema imprimirá en el informe del evaluado las observaciones digitadas. Ingrese por el menú principal:

Luego:

Aparecerá la siguiente pantalla:


Activación de los informes para que el evaluado los pueda consultar

Esta utilidad le permite el ingreso a cada evaluado a su informe para poderlo descargar en su computador.

Ingrese por el menú principal:

Luego seleccione:

Al pulsar esta opción todos los usuarios que hayan respondido la batería completa de orientación, a la fecha de activación, podrán consultar y descargar su informe entrando al sistema con el usuario y contraseña que se le asignó.

Una vez el evaluado ingresa al sistema le aparece un link que permite descargar el pdf.

Cómo hacer seguimiento a usuarios que no han ingresado y/o que se desea borrar del sistema

Es útil para los casos en los cuales la persona definitivamente no ingresa y usted requiere bloquear definitivamente su ingreso. Por ejemplo, le asigna un código de usuario a X persona, ella no entra durante el tiempo que usted determinó porque desiste del proceso de evaluación, sin embargo con el paso del tiempo a esa persona le da curiosidad conocer los test que le iban a aplicar y trata de entrar al sistema, y usted ya no desea que responda los test. La solución es eliminar la persona del sistema.


Ingrese a:

Luego seleccione la opción:

Le aparecerá un listado con las personas que aún no han ingresado a responder los tests.

Pulsando sobre el botón que se encuentra a la izquierda del nombre el usuario será borrado del sistema, así el usuario y contraseña que se le asignaron ya no serán útiles.

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