FACULTAD DECIENCIAS DE LA COMUNICACIÓN,

TURISMO Y PSICOLOGÍA

ESCUELA PROFESIONAL DE TURISMO Y HOTELERIA

CURSO:Contabilidad II

PROFESORA: Daysi Zavala Valladares.

INTEGRANTES:

Castillo Albarracín, Iliana. Huarcaya Ríos, Sandra. Moquillaza Ahuanari, Leslye. Rodas Tupia, Luciana. Valdez Diaz, Roxana.

U N I V E R S I D A D D EU N I V E R S I D A D D E

SAN MARTIN DE PORRES

Contabilidad en las Agencias de Viajes

I. INTRODUCCION

La demanda en el sector turístico se incremento enormemente por los distintos

cambios que se produjeron a través de los años. Por ello se tuvo la necesidad

de organizar a la actividad para que no sea depredada por el turismo de

masas; es así que se empezaron a presentar las primeras agencias de viajes

que se encargaban de organizar los viajes de una manera en que el turista que

compraba su producto no se perdiera de nada de lo que les ofrecía el lugar que

visitaban y al no tenerse que preocupar por su hospedaje o alimentación podía

relajarse totalmente ya que sabia que alguien se ocupaba de todo por él.

Las agencias de viajes son organismos económicos que se forman para ofrecer

al público los servicios que requieren para realizar su viaje, se dedica a poner

en el mercado productos que se especializan en el sector turístico, ofrecen el

servicio de transporte, alimentación, hospedaje, entre otros.

La venta de los productos que ellos brindan al público puede ser en manera

conjunta, es decir un paquete o programa, o en forma desglosada en la que los

servicios se dan separado uno de otros.

Para resumir, las diferentes categorías de operadoras de viajes son las

siguientes:

1.- Operadores minoristas:

Son los operadores de viajes que tratan directamente con el público. Ellos

diseñan, operan, promocionan y venden casi exclusivamente a su propia

clientela. El minorista puede ser una agencia de viajes pequeña o una

organización con varias sucursales que venden cientos de tours. Las grandes

compañías pueden ofrecer sus tours a otros agentes y pagarles comisión. Las

pequeñas empresas pueden aceptar reservaciones de otros agentes según su

propio criterio. Aun cuando hay una regla tacita sobre el hecho de que los

agentes pueden reservar para sus para sus clientes cualquier tour que se

anuncie, existen varias razones por las que esto no se practica como regla

general. En primer lugar, el operador minorista puede ya tener el núcleo de un

grupo y solo esta haciendo publicidad para ampliar un poco el negocio. En

segundo lugar, muchos agentes titubean para reservar para sus clientes con

otro minorista porque temen perder cualquier negocio de repetición puesto que

los operadores minoristas automáticamente añadirán el nombre y la dirección

del cliente a su lista de correos.

2.- Operadores Mayoristas: Son los operadores de tours que no tratan

directamente con el público (También se conocen como únicamente

mayoristas). Estas compañías diseñan y operan viajes exclusivamente para su

venta por medio de agentes de viajes. No aceptan reservaciones directas y

evitan el contacto de las ventas directas con el público. Aquellos operadores

que se especializan en GIT´s (viajes de grupo todo incluido) seleccionan las

aerolíneas de apoyo, pero la decisión final depende del cliente y del agente de

viajes. Un mayorista directo opera viajes desde su origen por medio de sus

propias oficinas o a través de contratistas locales. Tanto minoristas como

mayoristas arman y promueven tours a través de sus propias oficinas y las de

otros agentes de viajes.

3.- Contratistas generales de tours: Son los operadores de viajes que no arman

ni promueven sus propios tours. Ellos presentan reservaciones a mayoristas o

contratistas locales. Los departamentos de tours de las aerolíneas, las

cooperativas, los grupos afines y las organizaciones no lucrativas se agrupan

en esta categoría.

4.- Contratista de tours locales: Son los operadores locales de viajes que

proporcionan los servicios que requieren todas las demás categorías (cuando

estos no tienen oficinas locales, o cuando tratan directamente con los hoteles).

Los contratistas locales aseguran reservan, coordinan, supervisan y manejan

pagos por todos los servicios en su área. Sus servicios son invaluables para

una operación eficiente y exitosa ya sea de un grupo o un FIT (Inclusive Tour al

extranjero)

Para la venta de servicios turísticos se tienen que tener en cuenta varios

aspectos para su comercialización, Primero se debe identificar que tipo de

mercancía se va a ofrecer, sabiendo esto uno podrá conocer todos los detalles

del producto en este caso serian los atractivos turísticos, hospedajes,

transportes, tiempos y el costo de este. Después se debe instruir al vendedor

sobre su objetivo y como venderle al cliente, el vendedor debe conocer todo

acerca del producto para que el cliente se vaya satisfecho y opte por lo que se

ofrece ya que este es la imagen de la empresa y si no esta correctamente

preparado los clientes sentirán inseguridad de la agencia, para ello el vendedor

tiene que ser capacitado para que pueda solucionar cualquier percance que se

le presente y sepa cubrir cualquier duda del cliente. En tercer lugar esta la

operación de la venta, esta viene a ser la puesta en el mercado en esta parte la

agencia ya tiene establecido el costo del paquete con su margen de ganancia

tanto de la agencia como del vendedor. A esta ganancia se le tiene que sacar

el 19% que se paga de IGV que viene a ser el Impuesto General a las Ventas,

al hacer este proceso se conocerá recién el margen neto de la ganancia. A

parte de esto se debe considerar otros gastos que tiene la agencia como el

pago por los servicios de luz, teléfono o el salario de los empleados al ser

deducidos se obtiene el beneficio de la operación, a esto se le conoce como

Direct Costing o Costes Directos; también hay costes indirectos que son la

publicidad, materiales, entre otras.

Para el correcto funcionamiento de una agencia se deben tener en cuenta el

análisis FODA que es una planeación estratégica para que la empresa sepa en

que esta fallando y cuales son sus fortalezas para cambiarlas y llevar un buen

control de la empresa. Las fortalezas que deben poseer las agencias son :

Tener proximidad al usuario, control y acceso a medios de búsqueda y consulta

de información, función intermediaria y consultora de cara al usuario final,

flexibilidad para adaptarse a nuevos servicios y necesidades, abaratamiento de

las comunicaciones y acceso a mayor número de productos y ofertas a través

de GDS, mejora de la formación de los empleados, surgimiento de empresas

especializadas adaptadas a las nuevas tendencias del mercado, amplia

distribución territorial a través de todo el territorio nacional, fuertes barreras de

entrada, tanto por motivos legislativos como por la complejidad en la

distribución de determinados tipos de productos. Las oportunidades son el

aprovechamiento de las nuevas tecnologías para abaratar costos y mejorar la

comunicación, crecimiento del turismo doméstico, con incrementos importantes

de viajes de media y larga distancia, disponibilidad de trabajadores con mejor

formación, incremento de productos y destinos turísticos que hacen más

compleja la elección, buena coyuntura económica, aumento del tamaño del

mercado y mejora de las características del mismo como consecuencia de la

reducción de la estacionalidad. Las debilidades que las agencias usualmente

poseen y deben cambiar son: reducida repercusión del asesoramiento

comercial para mejorar su competitividad frente a proveedores, complicada

gestión administrativa, bajo nivel de formación, márgenes muy reducidos, bajo

nivel tecnológico, baja productividad, alta rotación de empleados y directivos,

escaso enfoque de marketing. En cuanto a las amenazas que se le pueden

presentar son: recortes en las comisiones por parte de proveedores, impulso de

los proveedores en la distribución directa, surgimiento de múltiples canales

alternativos, reales y potenciales, gracias a la mejora de las

telecomunicaciones, concentración de negocio en un número reducido de

grupos empresariales, nuevos hábitos de consumo de los propios

consumidores, incrementándose la tendencia a la contratación directa.

II. TIPOS DE AGENCIAS DE VIAJES

TOUR OPERADORES:

Para crear un tour se emplea una gran cantidad de tiempo dinero y esfuerzo.

La planeación, elaboración, el cálculo del precio y la venta del producto final

requieren de habilidad, conocimientos, experiencia y visión. Los operadores de

viajes con los creadores de tours. El tour es producto de su imaginación, sus

ideas, su iniciativa y su trabajo. Los operadores establecidos y con una

reputación hecha tienen un equipo de gran experiencia que procesa los

detalles operacionales, los cuales muchas veces ocupan un largo tiempo, y se

encargan de manejar las situaciones de emergencia. Ellos deben vender su

producto bien y manejarlo exitosamente. Los operadores de viajes pueden ser

mayoristas o minoristas. Thomas Cook Inc. Y American Express son dos

buenos ejemplos de una organización dual. Los agentes de viajes minoristas

también pueden ser sus propios operadores de viajes y vender sus tours al

mayoreo a otras agencias. Fe hecho, la mayoría de los operadores de viajes no

son sino minoristas que han alcanzado el éxito con sus propias operaciones de

tours en grupo.

La industria de las agencias de viajes se origino sobre las bases de tours en

grupo más que sobre una base minorista.

Definición:

Son la empresa que subarrienda a otras agencias y empresas a quienes paga

una comisión. En su relación con los minoristas, con operadores de viaje

mayoristas, al igual que con la línea aérea de su elección, comparten

obligaciones comunes, responsabilidades y problemas. Cada uno es una

empresa, pero en la venta y la operación de un viaje el operador es la parte

principal; las aerolíneas, los contratistas elegidos y los agentes minoristas son

los vendedores. Esta es una relación delicada debe entenderse y mantenerse

de manera apropiada.

AGENCIAS MAYORISTAS

A los operadores de viajes que no tienen trato directo con el público se les

conoce en general como mayoristas, aunque puedan ser mayoristas y

minoristas al mismo tiempo. Los mayoristas reúnen todos los elementos del

paquete de viaje. Reservan el espacio con los transportistas para las fechas

específicas; reservan habitaciones de hoteles para cada ciudad del itinerario;

solicitan alimentos para el grupo, y contratan autobuses panorámicos y

servicios de traslado en cada área. Imprimen folletos y los distribuyen en todas

las agencias de viajes. Los mayoristas dependen por completo de los agentes

de viajes minoristas para la venta de sus viajes.

Definición:

Son aquellas que proyectan, elaboran y ofrecen toda clase de servicios y viajes

combinados para su afianzamiento. No pudiendo vender ni ofrecer su producto

al usuario. Cada mayorista trabaja directamente con los hoteles y líneas aéreas

específicas para elaborar paquetes que puedan venderse al público.

Estos paquetes son de diferente naturaleza: algunos están diseñados para

grupos y otros para individuos o parejas; otros exigen permanecer en dos o

más hoteles; otros más cuentan con especialidades como paquetes para recién

casados, paquetes para jugadores de golf o para esquiadores.

A través de su relación con los hoteles el mayorista obtiene asignación de

cierto número de habitaciones que puede vender sin verificar con el hotel.

Además, al mayorista que ha establecido una línea de crédito con el hotel no

se le pide hacer un depósito por anticipado. El mayorista expide un cupón a la

agencia de viajes (minorista) y ésta a su vez, la entrega al cliente. El huésped

presenta el cupón al momento del check in y éste lo usa posteriormente para

facturar al mayorista y luego, el mayorista le factura al minorista.

Desde luego, los mayoristas deben aumentar el costo de los arreglos de viaje

para cubrir sus costos, las comisiones que pagan a los agentes y obtener

utilidades. Pero, un con este aumento, los clientes se benefician con las tarifas

de grupo que se usan en todo el viaje. El concesionario, quien garantiza el

cupo lleno de un autobús para traslados a hoteles y recorridos panorámicos,

cobra menos por persona ya que hay un ahorro sustancial en lo que gastaría si

tuviera que usar automóviles o limusinas privadas para transportar a un

pequeño número de pasajeros. Por lo tanto, los mayoristas deben contar deben

contar con minio de 15 personas (algunos exigen 35) para cada salida de viaje.

Los mayoristas de lujo, los más costosos, pueden recuperar sus gastos con

grupos de 10 a más personas.

Estos grupos se forman con los clientes que adquieren el tour en las agencias

de viajes. Los miembros de estos grupos deben reunirse en la ciudad de salida;

por lo general Nueva York (JFK), Toronto o Montreal si es un viaje a Europa;

Los , San Francisco o Seattle si es Hawai, el Oriente y el Pacífico; Nueva Cork

o Miami si son viajes al Caribe o Sudamérica; Nueva Cork, Chicago, Nueva

Orleáns, San Antonio.

AGENCIAS MINORISTAS

Definición:

Como se sabe existen dos tipos de agencias de viajes de acuerdo a su

función, una es la productora y el otro tipo de agencia es la que cumple con la

función de intermediaria. La agencia minorista tiene la función de vender

directamente al público consumidor del servicio, esta únicamente se encarga

de promocionar con todas las personas que desean saber sobre lo que se

ofrece. La mercancía que pone en el mercado es variado ya que puede vender

los paquetes y programas ya organizados por la mayorista o los servicios de

manera desglosada haciendo el contacto directamente con el prestatario del

servicio dependiendo de las necesidades o preferencias del cliente, basándose

en eso se seleccionara el tipo de servicio que se brindará.

La agencia minorista debe sacar un margen de ganancia por cada venta que

realiza, el operador o la agencia mayorista, dependiendo el caso, son los que

ponen el porcentaje de comisión para la minorista esta puede variar entre 10 a

15% según como lo decidan los prestatarios de servicios. Estos también

pueden optar por darle el costo neto del paquete para que la minorista

determine cuanto desea ganar, a esto se le conoce como utilidad, ellos deciden

su porcentaje de ganancia y esto variada el precio del paquete. El vendedor, es

decir quien realizo la venta, recibe una comisión al igual que la empresa esta

va desde los 5 dólares y es determinado por los prestatarios. Hay ocasiones en

que las agencias que elaboran el producto le dan al minorista una competencia

desleal al ofrecerle al vendedor una comisión mayor con la condición que esta

no la venda a través del minorista y así esa agencia quedarse con una mayor

parte de la ganancia.

III. DOCUMENTOS DE RESPALDO ECONOMICO

El Recibo

Los recibos son los documentos mediante los que la persona que los elabora y

los da, reconoce haber recibido una cantidad de dinero de la persona que

acepta el recibo.

Generalmente los recibos van en talonarios y constan de dos partes:

El recibo propiamente dicho, que se entrega a la persona que efectúa el

pago como justificante del mismo.

La matriz, que queda en el talonario y contiene datos esenciales del

recibo, como el número, el nombre del pagador, la cantidad pagada y el

motivo del pago.

No existe un modelo oficial de recibo, por lo que cada empresa deberá elaborar

los suyos propios. En el recibo deberán figurar los siguientes datos: número de

recibo, nombre de la persona o empresa que entrega el dinero, cantidad de

dinero, en letra y número, concepto por el que se paga, lugar y fecha de

expedición del recibo y nombre y firma de la persona que recibe el dinero.

La Factura

La factura es el documento que justifica legalmente una operación de

compraventa y se confecciona ajustándose a los datos de loa albaranes y a las

notas de pedido.

Será emitida por el vendedor de los bienes.

Normativa sobre la factura

En la factura aparecen una serie de datos con carácter obligatorio, como son:

Datos del proveedor o suministrador del bien, es decir, de quien vende.

Fecha de factura.

Número de factura.

Datos del cliente o adquiriente del bien, es decir, de quien compra.

Número de unidades entregadas de cada bien.

Precio unitario de cada bien.

Diversos conceptos relacionados con la operación (gastos, descuentos,

impuestos…).

Los datos obligatorios son los que aparecen en el Real Decreto 2402/1985,

BOE de 30 de diciembre:

Importe total de la operación de compraventa.

Condiciones de pago del importe total de la operación.

La práctica ha ido configurando el modo de emitir las facturas a través de una

serie de normas que habrá que adaptar siempre a las características de las

empresas:

Cuando las operaciones son repetitivas, lo normal es incluir en una sola

factura la totalidad de las operaciones realizadas por un mismo

destinatario, permitiéndose, como máximo, las realizadas por un

periodo de un mes.

Se admite que las facturas dirigidas a un mismo destinatario contengan

diferentes operaciones. En este caso deben constar separadamente los

conceptos, la contraprestación, el tipo impositivo y la cuota de cada

operación.

En las ventas al por menor, bastara con poner, a continuación del precio

la expresión “IVA incluido”.

Expedición, copia, conservación y registro de las facturas

Las facturas deben expedirse en el acto, o bien cuando el destinatario sea

empresario o profesional, en el plazo de treinta días desde el devengo o el

ultimo día del mes, cuando se facture por meses. Deberán entregarse al

destinatario en el mismo momento de la expedición o bien dentro de los treinta

días hábiles siguientes.

El vendedor debe expedir un original de cada factura emitida, ticket o vale,

pudiendo expedir un duplicado cuando concurran varios destinatarios, o en

caso de pérdida del original, con la expresión sobrescrita “duplicado”.

Los vendedores deben conservar copia de cada factura emitida, ticket o vales

durante seis años contados a partir de la expiración del plazo, si bien se puede

sustituir por películas microfilmadas o cintas magnéticas de dicho documento.

Los profesionales y empresarios que realicen operaciones para quienes no

tengan la consideración de tales, o no actúen en ese momento con dicha

condición, no podrán sustituir la factura por un talonario de vales numerados o

por tickets expedidos por maquinas registradoras.

Los profesionales y empresarios sujetos a llevar obligatoriamente dos libros de

registros: el libro registro de facturas emitidas y el libro registro de facturas

recibidas.

Conceptos incluidos en las facturas

Cuando se realiza una compra, se negocia uno de los aspectos relacionados

con la operación, que posteriormente aparecerán en la factura. Entre ellos, los

más habituales son:

Gastos de compras: todos los gastos ocasionados por la adquisición del

servicio:

Los portes: están grabados al mismo tipo impositivo del genero

Los seguros: van sujetos al mismo tipo impositivo que la mercancía.

Suponiendo que en una factura existan artículos sujetos a tipos impositivos

diferentes, debemos prorratearlos entre los distintos artículos.

Descuentos: son disminuciones sobre precio con el que están marcados los

artículos. Podemos distinguir varios artículos:

Descuentos comerciales, son disminuciones conseguidas por rebajas o

negociaciones con el proveedor.

Descuentos comerciales, se conceden para abonar rápidamente el

importe de la compra.

Descuentos por cantidad, se otorgan a los compradores que realizan

una gran cantidad de pedido. En el plan general contable recibe los

nombres de rappel por compras y rappel por ventas.

La factura de rectificación

Pueden surgir por errores en factura (variaciones de precios, de cantidad, de

artículos, de descuentos…) o por devoluciones de géneros.

La base imponible de la factura de rectificación es la que corresponde a las

variaciones efectuadas

Letra de Cambio

El concepto puede extraerse de sus características fundamentales.

Es un titulo valor, puesto que, de forma literal, se incorpora al

documento un derecho autónomo, que se puede ejercer mediante su

legítima posesión.

Es un documento formalista, ya que para su valides necesita una

forma escrita determinada.

Es un título completo que tiene valor por sí mismo, sin necesidad en

hacer referencia a otros documentos ajenos a la letra.

Contiene un mandato de pagar una suma de dinero en metálico, y no

en especie, a la propia orden del que lo manda o a la de un tercero,

en el mismo lugar de expedición o en otro distinto.

Si ha sido aceptada, contiene una obligación o promesa de pago.

Obliga solidariamente a todas las personas que ponen su firma en el

documento. Significa que todos y cada uno de los deudores

cambiarios están obligados a pagar íntegramente al tenedor el

importe de la deuda cambiaria.

Partiendo de estos caracteres, podemos definirla como: titulo de crédito formal

y completo, por medio del cual una persona (librador) manda u ordena a otra

(librado) el pago de una cierta cantidad de dinero, en lugar y fechas

determinados, a la orden del mandante o de un tercero (tomador) quedando

obligados solidariamente los firmantes.

Función económica de la letra.

Actualmente cumple diversas funciones económicas:

Sirve como medio de pago, evitando el uso de dinero en metálico.

Una misma letra pude servir para pagar varias deudas

sucesivamente.

Es también un instrumento de concesión de crédito: en la

compraventa de mercancías, el vendedor emite una letra, retrasando

el vencimiento de la misma, con el fin de que el comprador tenga

tiempo de revender los géneros y con su producto pueda atender el

pago de la letra. Entre tanto, la letra sirve de garantía al vendedor,

quien puede descontarla en el caso del que necesite el efectivo. Y en

los créditos de aceptación, el banco acepta una letra firmada por un

cliente suyo, para que éste obtenga dinero en efectivo mediante su

descuento en otro banco.

Sirve para obtener dinero mediante el descuento en una entidad

bancaria.

Permite obtener beneficios a las entidades bancarias, porque cuando

esas anticipan el importe a los cedentes de las letras, les descuenta

previamente una comisión, más los intereses por el tiempo que falta

hasta el vencimiento.

El Cheque

Los cheques son documentos que contienen una orden de pagar una

determinada cantidad de dinero. Partiendo de sus características, los podemos

definir como: título de valor por medio del cual una persona manda u ordena

una cantidad de crédito al pago de una cierta cantidad de dinero que

previamente esté en poder de aquella, a la orden del mandante o de un tercero,

quedando con ella obligados solidariamente todos los firmantes.

El cheque es una forma de disponer de nuestros fondos, ya que podemos

complementarlo y exigir al banco que nos los pague en caja y, también una

forma de pago, ya que podemos entregarlo a un tercero como si se tratase de

dinero.

Persona que intervienen en el cheque:

Librado: es el banco o entidad de crédito que ha de pagar el cheque a su

presentación con cargo a los fondos del librador.

Librador: es la persona que dispone de los fondos de la cuenta. Es

imprescindible que aparezca su firma de puño y la letra en el cheque.

Tomador: es la persona que tiene que recibir el importe del cheque.

Forma de cheque

En el cheque deben de aparecer los siguientes datos:

Nombre y domicilio del librado.

Número de cuenta que el librador tiene en el banco librado.

Cantidad expresada en cifras.

Indicación del tomador.

Cantidad expresada en letras.

Lugar y fecha de expedición.

Firma del librador.

Número de serie.

Formas de emitir un cheque

La forma de emisión de un cheque va determinar quién es su tenedor, y puede

hacerse de tres formas:

Al portador. Son los cheques que llevan esta expresión. Deben

pagarse a la persona que lo presente al cobro.

Nominativos. Se emiten a favor de una persona determinada, que es

la que debe cobrarlos.

A la orden. Son los que indican una persona determinada con

cláusula “a la orden”.

Circuitos Administrativos

Idealmente, la mejor gestión comercial de una agencia sería cobrar todos los

servicios al contado. Pero esto no siempre se da.

El cliente, en función de su comisión, tendrá la forma de pago. La empresa,

solicitará los pagos atrasados a 30, 60 y/o 90 días, mientras que el particular

abonara los servicios antes de la fecha de salida.

Antes de iniciar todo el proceso de una reserva, se solicitará al cliente, sea de

la condición que sea, como piensa abonar los servicios solicitados.

Puede indicar o proponer hacerlo de las siguientes formas:

Contado: mediante dinero en efectivo, cheque al portador, parte en

efectivo, tarjeta de crédito, cheque de viajero.

Crédito: cargando en la cuenta que tiene la empresa, parte a crédito

y parte billetes en tarjeta de crédito o, con tarjeta de crédito.

Observemos que, tanto si el pago es al contado o a crédito se puede dar el

pago hecho con una tarjeta de crédito.

Sea como sea, la forma elegida para el pago, hemos de prever diferentes

aspectos:

Plazo de la reserva y probables gastos por cancelación.

Cobertura como garantía, de cantidades que nos permitan hacer

frente a los probables gastos.

Conocimientos de las pérdidas que se pueden llegar a producir, en

la aceptación de un pago, mediante cheque o talón no registrado,

tarjeta de crédito no verificada y perdida por las retenciones de

comisiones bancarias que tienen las tarjetas de crédito. Recordemos

que, tan solo el pago de las reservas aéreas con compañías IATA,

está exento.

De otra parte, el pago con tarjetas de crédito puede dar con riesgos

complementarios, si estos no son aceptados. Recordemos finalmente, la

obligatoriedad de solicitar autorización, de los importes de las tarjetas.

En la relación con otorgar pagos a crédito tener mucho cuidado. Dar crédito a

cualquiera a 30, 60 y hasta de 90 días, sin recargos.

Excepción hecha, de que las agencias de viajes dispongan de un flujo de

efectivo muy elevado, aceptar estas condiciones, pueden dar una muy alta

facturación mes/año, con mínima o nula rentabilidad.

Crédito con bonos “full credit”

Mucha atención con los pagos de los clientes, mediante bonos full credit. El

bono full credit cubre todos los gastos hechos por un cliente dentro de un

mismo establecimiento. Pero muchas veces no se recuerda que se ha hecho o

se ha consumido. Un cobro derivado meses más tarde, puede ser que el cliente

renuncie al pago, argumento no haber hecho uso de los cargos reflejados.

Quien solicite un full credit, deberá firmar todas las notas de cargos, la factura

del proveedor deberá acompañar estas notas o fotocopias de las mismas. La

agencia debería de negociar antes con el cliente que desee un full credit, que le

cobrará un porcentaje por encima de la factura del proveedor.

Pensar que un full credit puede, no hacerse nunca efectivo. El ejecutivo que lo

utilizó, ya no trabaja en la empresa, y esta no quiere hacerse responsable de

unos gastos que no le pertenecen. En muchos casos los establecimientos

otorgan full credit para cantidades previamente limitadas.

Con todo el razonamiento anterior, se debe suponer, que no es rentable

trabajar con tarjeta de crédito. Por contrapartida, debemos tener bien presentes

las dos grandes marcas de tarjetas de crédito que, a su vez, ofrece servicios

turísticos. Ambas, revierten sus márgenes, vender programas turísticos sin

poder aceptar las tarjetas de crédito.

Lo que sería preciso hacer, es desviar el pago con tarjetas de crédito hacia

productos o paquetes turísticos que, generados por nosotros, nos permitan

obtener unos márgenes de beneficio por encima de los márgenes de comisión

que se nos resten de las ventas vía tarjeta, siempre teniendo en cuenta, que

las reservas aéreas podrán ser hechas efectivas vía UATP/CCCF. Si

trabajando no obstante con tarifas especiales, se deberá consultar con la

compañía si aceptan el UATP para estas tarifas. Las plazas chárter no tienen

ese tratamiento.

También conviene recomendar al cliente, el uso de tarjetas que tengan

retenciones por comisión mas bajas, al tiempo que mayores garantías que se

refieren a las coberturas del seguro, que favorecen a ambos, agencia y cliente.

Al tiempo recordar que, en función del volumen de ventas a través de tarjetas

de crédito, se obtiene reducciones en las comisiones reducidas, y también que,

una agencia que tenga los carteles anunciadores de las tarjetas de crédito de

forma visible, no puede dejar de aceptar un pago por este procedimiento, pero

tampoco puede cargar importes extras.

Por último, recordar la obligatoriedad de solicitar, siempre el código de

aceptación de la tarjeta.

Cierre de la venta y facturación

La última etapa en la gestión de la venta será el cierre definitivo de la misma.

Cobro del pago final y entrega de documentación. Contablemente es el

momento de gestionar el cierre de slip de facturación.

Actualmente es cada vez más frecuente que las agencias utilicen para sus

expedientes, una hoja donde a la vez de reflejar los datos del cliente y de la

reserva, se puedan hacer los asentamientos contables que permitan el cierre

de slip.

Así, el expediente slip será el documento contable de trabajo que permitirá

dejar constancia de la reserva al tiempo que quedarán registrados todos los

datos, números de bonos y billetes.

Si el expediente tiene un soporte contable, se deberán simplemente especificar

las valoraciones de las compras y los precios asignados a las ventas.

Si el expediente tiene un soporte contable, será su vez slip y para

cumplimentarlo, se deberá disponer de un plan general de contabilidad donde

se expresará cada proveedor con su número contable, y también el número del

cliente.

Un plan general contable suele otorgar números de cuentas a:

Cuentas proveedores: 400. 000

Cuentas clientes: 430. 000

IV. Requisitos Legales

La apertura de una agencia de viajes requiere, en primer lugar, una

autorización otorgada por una administración turística competente, con

cumplimiento de una serie de requisitos. Algunos de estos requisitos son los

siguientes:

Forma jurídica de sociedad anónima o de sociedad de

responsabilidad limitada.

Tener un capital mínimo desembolsado dependiendo a que tipo

de agencia pertenece.

Deberán mantener y constituir una fianza que podrá ser:

Fianza individual: mediante aval bancario, póliza de acción o

títulos de emisión.

El proceso Contable :

El principio contable de “empresa en funcionamiento” transmite la idea de que

la gestión de la empresa tiene una duración ilimitada.

Es lógico pensar que cualquier usuario de la información contable, puede

necesitar con cierta periodicidad conocer el resultado y la situación económica

financiera de la empresa.

Todo el proceso va enfocado a ofrecer una situación sintética de la empresa en

períodos más o menos cortos, de acuerdo con las distintas necesidades de

información.

Estos periodos de tiempo tienen una duración establecida de un año, están

determinados por otra parte por la legislación mercantil. Esta legislación obliga

a las empresas a elaborar sus cuentas anuales, consecuentemente obliga a

determinar el resultado y formular el balance de situación para períodos de

tiempo no superiores al año. El periodo limitado en una temporalidad puede

coincidir o no con el año natural; se le denomina ejercicio económico. Cabe

destacar que en las empresas turísticas suele coincidir con el año natural.

Por ciclo contable se entiende como el proceso mediante el cual se registran

todas las operaciones realizadas por la empresa en el ejercicio económico. El

ciclo contable tiene la finalidad de determinar el resultado de la misma y

conocer su situación económico – financiera.

Nº CUENTAS DEL MAYORSUMAS SALDOS

DEBE HABER

102 CAPITAL 150.000 150.000

170DEUDAS A L/P C

ENTIDADES30.000 30.000

220 TERRENOS Y BIENES 20.000 20.000

221 CONSTRUCCIONES 80.000 80.000

226 MOBILIARIO 30.000 30.000

228ELEMENTOS DE

TRANSPORTE10.000 10.000

229 OTRO INMOVILIZADO 5.000 5.000

310 MATERIAS PRIMAS A 2.300 2.300

311 MATERIAS PRIMAS B 1.000 1.00

400 PROVEEDORES 30.00 3.000

401PROVEEDORES EF C A

PAGAR2.000 3.000

523 PROVEEDORES INM, C/P 5.000 5.000

524 EFECTOS A PAGAR 3.000 9.000 6.000

570 CAJA 1.000 300 70.000

572 BANCOS 180.000 141.000 39.000

TOTALES 340.000 340.000 188.000 188.000

Desarrollo Contable:

El ciclo contable se desarrolla en cuatro etapas que integran una serie de

operaciones cronológicas.

Apertura: La etapa de apertura se corresponde con la fase de inicia de la

contabilidad para el ejercicio económico correspondiente, y consiste en la

confección de un inventario inicial o balance inicial, en el caso de que la

empresa no sea de nueva creación dicho balance coincidirá con lo realizado al

final del ejercicio económico del año anterior. El balance de apertura se

denomina así porque abre el proceso en el período contable que vamos a

registrar, constituyendo así la base del primer asiento del libro diario.

Asiento de Apertura en el libro diario: Acto seguido y recogiendo los datos

proporcionados por el balance anterior (el inventario y el balance de situación

deberán quedar registrados en el correspondiente Libro de Inventarios y

Cuentas anuales), se procederá a realizar el primer asiento en el libro diario. A

este asiento se le denomina asiento de apertura. Este asiento consiste en

cargar cada una de las cuentas de Activo y abonar cada una de las cuentas de

pasivo.

Asiento de apertura en el libro mayor: Una vez realizado el asiento de de

apertura en el libro diario procederemos a abrir las cuentas del libro mayor en

este nuevo periodo. Las cuentas que se carguen las anotaremos en la parte del

debe de nuestro libro mayor y las que se abonen en la parte del haber.

Registro: Esta etapa se extenderá a lo largo de todo el ejercicio económico

recogiendo día tras día todas las operaciones ocasionadas por la actividad de

la empresa en ese periodo. Estas operaciones se registrarán en el libro diario,

mediante los asientos. De igual forma que anteriormente hemos trasladado el

asiento de apertura al libro mayor, transcribiremos en el libro mayor las

anotaciones reflejadas en los distintos asientos, abriendo a tal efecto tantas

cuentas como sea necesario. De forma paralela a lo largo de la etapa del ciclo

contable y de forma regular es obligatorio por parte del Código de Comercio la

formulación de los correspondientes balances de comprobación con sumas y

saldos que deberán transcribirse en el Libro de inventarios y cuentas anuales.

Una vez que se han pasado los asientos del libro mayor diario al libro mayor,

podemos realizar el balance de Comprobación o Sumas. Este balance se

confecciona en base a las sumas deudoras y acreedoras que arroja cada

cuenta. El balance de comprobación de sumas y saldos, como dice sus nombre

verifica o comprueba que todos los asientos del diario han sido traspasados al

mayor. Esta comprobación, obviamente, no asegura que el traspaso es

totalmente correcto aunque podemos afirmar que hay una seguridad aceptable.

Se deberá cumplir que las sumas del debe coincidan con las sumas del haber,

e igualmente la suma de los saldos deudores con las de los acreedores.

Cierre: Una vez que se han efectuado los asientos de gestión a lo largo del

ejercicio contable, debemos proceder a la realización de las operaciones de

cierre. Se seguirá el siguiente itinerario:

Periodificación: significa en la imputación del gasto o ingreso en el momento de

tiempo en que se producen. La imputación de ingresos y gastos deberá

hacerse en función de la corriente real de bienes y servicios que los mismos

representan y con independencia del momento en que se produzca la corriente

monetaria o financiera derivada de ellos. Por tanto los hechos económicos se

contabilizaran cuando nazca el derecho o la obligación que los mismos originan

y no cuando se produzca el cobro o el pago.

Regularización:

Asientos de ajuste: Dentro de esta tipología de asientos podemos realizar las

siguientes operaciones: rectificaciones, correcciones valorativas y

reclasificaciones. Las operaciones de rectificación consisten en la realización

de los asientos necesarios para proceder a la corrección de posibles

equivocaciones o desajustes producidos entre los saldos contables y los

importes inventariados, así como los referentes a las variaciones de

existencias. También tendremos que comprobar que los saldos contables se

correspondan con los valores derivados de la aplicación de dichas normas, de

forma que las reducciones de valor deberán reflejarse con las correcciones

valorativas que son básicamente:

Amortizaciones: Podemos definir la amortización como el registro contable de

la depreciación, por el uso o por el tiempo, de un bien del activo (inmovilizado

material). No se debe confundir la amortización del activo con la amortización

que se realiza de cantidades prestadas, en su debido momento, a bancos,

prestamistas. Los elementos que componen el inmovilizado Material: terrenos,

edificios, maquinaria, instalaciones, vehículos, equipos informáticos (a

excepción de terrenos) poseen generalmente una vida limitada ya que pierden

valor con el paso del tiempo, por lo que parece lógico que esta perdida de valor

tenga la consideración de gasto del ejercicio y que se calcule repartiendo el

valor total del activo entre los años de su vida útil estimados.

AÑO Valor UM AMORTIZACION

ANUAL

AMORTIZACIÓN

ACUMULADA

VALOR

RESIDUAL

1 1.000.000 400.000 400.000 600.000

2 1.000.000 240.000 640.000 360.000

3 1.000.000 144.000 784.000 216.000

4 1.000.000 86.400 870.400 129.000

5 1.000.000 51.840 922.240 77.760

Provisiones: Las provisiones recogen las pérdidas reversibles que se pongan

de manifiesto en los elementos del activo. Se deberán dotar con cargo a las

cuentas correspondientes. Las provisiones para riesgos y gastos tienen por

objetivo fundamental, según la legislación mercantil, cubrir determinados

gastos, pérdidas o deudas, probables o ciertas, pero cuya fecha o cuyo

acaecimiento son indeterminados. Son provisiones de pasivo, distintas a las

provisiones más frecuentes, las provisiones correctoras de activo, las cuales,

aun teniendo saldo acreedor, se presentan, por lo general, en el activo con

signo negativo. Se trata, por tanto, de cuentas que van acumulando unos

determinados importes de cara al futuro, y que al hacerlo van imputándose

como gastos en la cuenta de resultados, esto es, va disminuyendo el saldo de

esta cuenta, o lo que es lo mismo, reteniendo desde el principio un posible

resultado, para así constituir un fondo con el cual hacer frente a esa obligación,

pérdida, o gasto a la que tendrá que responder la empresa en un futuro

mediato o inmediato.

Pérdidas irreversibles: Aparecen cuando se produce una depreciación de los

bienes definitiva. Se contabilizarán directamente la pérdida en las cuentas

respectivas, y abonar la cuenta que recoge el valor del bien depreciado. Las

cuentas que recojan operaciones a largo plazo en su origen, pero que en la

fecha de cierre del ejercicio su vencimiento sea en un período de tiempo

inferior al año se reclasificarán. Trasladando su saldo a cuentas de la misma

naturaleza representativa de corto plazo. El plan general contable delimita que

a largo plazo es superior a 12 meses, pero atendiendo al período de tiempo

que resta para su vencimiento desde la fecha de cierre del ejercicio.

Asientos de regularización de cuentas especulativas: En las empresas cuando

llega el final del período contable, que normalmente coincide con el año natural,

se desea conocer dos cosas: el resultado que se ha obtenido en ese periodo y

la situación auténtica de los diferentes elementos patrimoniales en ese

momento. La regularización consiste en centralizar a través de un asiento las

cuentas especulativas de gestión. Los asientos a realizar consisten en abonar

las cuentas que presenten saldo deudor con cargo a la cuenta de pérdidas y

ganancias, y cargar las cuentas de los citados grupos que presenten saldo

acreedor con abono a la cuenta de pérdidas y ganancias. Una vez traspasados

estos asientos al libro mayor, obviamente se cerrarán todas las cuentas

diferenciales, solo aparecerán en el balance la cuenta de pérdidas y ganancias.

Asiento de cierre: Una vez realizados estos asientos, las cuentas quedaran

saldadas. Estos asientos registrados en el libro diario y traspasado al libro

mayor, nos permitirán conocer la situación patrimonial y los resultados de la

empresa en la fecha de cierre del ejercicio. A partir de este momento, las

cuentas registradas en el libro mayor según sea el caso, presentarán saldo

deudor o saldo acreedor, procediendo a cerrarlas mediante el denominado

asiento de cierre que consistirá en cargar todas las cuentas con saldo acreedor

y abonar todas las cuentas con saldo deudor. Por tanto, el asiento de cierre

tendrá como cargos los saldos acreedores y como abonos los saldos deudores.

Formulación de las cuentas anuales: Esta etapa es la culminación del ciclo

contable, consiste en elaborar las cuentas anuales, es decir, la formulación de

los tres documentos que las componen: balance de situación, cuenta de

perdidas y ganancias, memoria. Para ellos se utilizarán los modelos que

establece el PGC en su cuarta parte y como ya hemos estudiado deberá

reflejar la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los

resultados de la empresa.

V. Las Fuentes de Información

La labor de las agencias de viajes se inicia con un adecuado asesoramiento al

cliente. Es por eso que un buen agente de viajes debe conocer y manejar todas

las fuentes de información a su alcance, pudiendo ser mecanizados o

manuales.

Para poder brindar al cliente un valor adicional la información deberá ser clara,

concisa y veraz algo que sólo un profesional está en condiciones de brindar.

Son abundantes las fuentes de información que se utilizan es una agencia de

viajes, desde el folleto con la oferta de la empresa mayorista, hasta algún

sistema computarizado de reservas o sistema global de distribución de uso en

la actualidad, sin olvidar los propios viajes del agente, los folletos informativos o

las ventajas de Internet.

Fuentes de información impresa

El manejo de los bancos de datos existentes, o de los elaborados por el agente

de viajes con un programa informático, proporciona en gran medida la

clasificación de la información para el asesoramiento del cliente.

Información técnica para agencias de viajes

Englobando todos los documentos que ofrecen información concreta sobre

temas prácticos de gestión y organización de viajes. Se pueden obtener por

suscripción, comprándolos y en a veces son gratuitos.

En el Transporte aéreo hallamos el World Airways Guide, publicación mensual

especializada en horarios, vuelos y líneas aéreas regulares en todo el mundo.

En el transporte ferroviario tenemos la guía Tomas Cook International

Timetable, publicación mensual con información horaria sobre trenes, barcos y

autobuses que prestan servicio dentro de Europa.

En el transporte marítimo encontramos ABC Shipping Guide, son información

variada sobre líneas marítimas regulares y de crucero mundiales.

Guías de alojamientos existen muchas: World Hotel Guide, Hotel and Travel

Index, Oficial Hotel and Guide Resort etc. todas ofrecen información sobre

tarifas y facilidades.

También hallamos información que remiten gratuitamente los prestatarios de

servicios, como horarios deseados por las diferentes compañías de transporte,

tarifarios confidenciales o no, manuales de venta enviados por las mayoristas.

Información turística general

El agente de viajes tiene a su alcance numerosas guías. Más que para su uso

práctico en el trabajo diario de un agente, el material expedido gratuitamente

por las oficinas de turismo está indicado para realizar consultas con objeto de

orientar al cliente antes y

Después de la contratación de servicios .

Fuentes de Información Informatizada

Las agencias de viajes se vienen enfrentando en los últimos años a un

trascendental proceso de cambio motivado por la tecnología.

Las Existencias en las agencias de viajes

Para las agencias de viajes no tiene casi ninguna importancia la gestión de

existencias, ya que las únicas existencias que hay en una agencia son el

material de oficina.

Quizás nos deberíamos platear la posibilidad de controlar los folletos

publicitarios que elaboran las mayoristas para entrar a las minoristas, gastando

grandes cantidades de dinero en ello. Pero no es lo habitual porque estos

folletos, se cargan en su totalidad como gasto de publicidad en la cuenta

“Publicidad, propaganda y Relaciones públicas”.

Las existencias si quedan se desechan, porque una vez pasada la campaña

carecen de valor. En el caso que la campaña estuviera en vigor al cierre del

ejercicio.

Consideraciones generales

Son existencias los bienes inventariables poseídos por la empresa y destinados

generalmente a su venta en curso normal de la explotación. La venta puede

producirse tal como se han adquirido o bien después de ser transformadas en

el proceso productivo.

Pertenecen al activo circulante y se convierte en efectivo a través de su venta y

su posterior cobro a los clientes.

En las empresas comerciales las existencias fundamentalmente son las

mercancías, cuya venta sin transformación constituye el objetivo principal de su

actividad. Aunque s corriente que esta empresa tenga otras existencias

secundarias pero necesarias para el desarrollo de la misma como es el caso de

los envases, embalajes o el material de oficina.

En las empresas transformadas son existencia de materias primas y auxiliares,

los productos en curso los productos terminados, así como otros elementos

inventariables tales como los combustibles lubricantes y repuestos.

El control administrativo se realiza desde que se hace el pedido al proveedor

atravesando por la compra, recepción, almacenamiento, hasta que el bien es

entregado al cliente dando información del movimiento de unidades físicas y de

los costes asociados a cada uno de estas fases.

Ahora bien, este control es escaso, porque si se hubieran producido pérdidas o

mermas en los productos almacenados no daría información.

De las mismas, y al realizar el balance se aceptarías por buenos unos datos

incorrectos, por eso, el control administrativo deberá ser complementado por un

recuento físico en la fecha de cierre del ejercicio.

Las cuentas de existencias en el P.G.C.

Las existencias están incluidas en el grupo del P.G.C que esta desglosado en

los siguientes subgrupos y cuentas:

30. Comerciales

300 Mercaderías A.

301 Mercaderías B.

31. Materias primas

310 Materias primas A.

311 Materias primas B.

32. Otros aprovisionamientos

320 Elementos y conjuntos incomparables

321 Combustibles

322 Repuestos

325 Materiales diversos

326 Embalajes

327 Envases

328 Materiales de oficina

33. Productos terminados

330 Productos en curso A.

331 Productos terminados B.

34. Productos terminados

340 Productos semiterminados A.

341 Productos semiterminados B.

35. Productos terminados

350 Productos terminados A.

351 Productos terminados B.

36. Subproductos, residuos y materiales recuperados

360 Subproducto A

361 Subproducto B

365 Residuos A

366 Residuos B

368 Materiales recuperados A

369 Materiales recuperados B

Recordemos que las cuentas de existencias solo registran existencias iníciales

y finales los movimientos de las mismas se contabilizan en los grupos 6 y 7.

Además de las cuentas mencionadas, en el grupo 3 aparece un subgrupo el

39, dedicado las provisiones por depreciación de existencias.

Valoración de existencias

La valoración dada a la existencia influirá en el coste de los productos

vendidos y en consecuencia en los bienes almacenando que obtenga la

empresa.

La valoración de los bienes almacenados puede realizarse aplicando objetivos

perseguidos por la empresa. Para que la valoración sea aceptable deberá

tenerse en cuenta el principio de prudencia.

Coste histórico

Las existencias no sometidas a transformación y las existencias transformadas.

Existencias no sometidas a transformación

Cuando se trate de existencias compradas por la empresa que todavía no han

sido objeto de venta o transformación posterior, el coste histórico aplicable es

el precio de compra mas todos los costes necesarios para que la empresa

pueda disponer de las mercancías según el uso al que estén destinadas. Este

coste histórico de los productos no sometidos a transformación también es

nominado precio de adquisición.

Se entiende por precio de compra de las existencias el que figura en la factura

enviada por el proveedor, una vez deducimos los descuentos, rebajas y

bonificaciones incluidas en la factura, salvo los que tengan carácter financiero

como el descuento por pronto pago.

Entre los costes necesarios para poder disponer de las mercancías, están:

Los de transporte y fletes de cargo del comprador.

Los de seguros, depósito y custodia durante el transporte.

Los de impuestos satisfechos por la compra incluido aranceles y otros

derechos de importación, siempre que no sean repercutibles a terceros.

Los de inspección y conservación. Si son por cuenta del comprador.

En ningún caso se incluirán los intereses devengados por pago aplazado ni las

mermas ni deterioros que sufran los productos mientras están almacenados.

Existencias transformadas

Las existencias que han sido objeto de elaboración por la propia empresa se

valoran en coste histórico de sumar precio de adquisición las de materias

primas y otros materiales de costes de transformación.

La suma de los costes de adquisición y transformación también recibe el

nombre de coste de producción.

Forman parte del coste de producción de las existencias todos los

costes directos e indirectos necesarios para llevar a cabo la misma como

son.

Los costes de materias primas. Materiales, mano de obra y energía.

Las amortizaciones del inmovilizado utilizado en el proceso productivo

Otros costes indirectos, como los de suspensión, mantenimiento,

dirección y administración de la producción, limpieza, control de calidad

etc.

No se consideran costes de producción los costes ocasionados por no utilizar

toda la capacidad instalada costes de subactividad o inactividad los gastos

financieros los gastos generales de administración y dirección de la empresa ni

los de distribución y comercialización de los productos.

El cálculo del coste de producción es tarea de la contabilidad analítica de

explotación o contabilidad de costes.

Distintos convenios de valoración de las existencias

Cuando hay inestabilidad en los precios, y las mismas existencia tienen distinto

precio de adquisición dependiendo del momento en que se compren, se

plantea el problema de cómo valorar las salidas por ventas o consumo con el

fin de poder calcular el beneficio obtenido con las mismas; y al mismo tiempo

saber el valor de las existencias finales de almacén que deberán ser incluidas

en el balance de situación.

Una posibilidad consistirá en identificar el precio de cada unidad siguiendo de

forma individual su trayectoria física y temporal pero esto no es viable en la

mayoría de los casos por antieconómico.

Por este motivo se puede recurrir a otros métodos que permitan resolver el

problema sin tener que recurrir a la identificación de las distintas partidas

compradas.

Sistema de control de existencias

Para poder llevar un buen control de existencias, primero deberemos definir el

modelo sobre el cual vamos a trabajar esa valoración.

Existen gran variedad de sistemas para valorar las salidas de existencias:

FIFO

LIFO

Sistemas y procedimientos de almacenamiento, recepción y control de

existencias en agencias de viajes

NIFO

PMP

HIFO

Un ejemplo sería el siguiente:

Método FIFO (first-in, first- out)

Como su nombre indica este método supone que a efectos de asignar un valor

a las existencias las primeras unidades que entran en el almacén son las

primeras que salen es decir se venden o elaboran en el mismo orden que han

ido entrando cronológicamente.

Con el método fifo las existencias finales quedaran valoradas a los precios más

recientes. Mientras que los consumos se valoran a los precios de las entradas

más antiguas este método es el que más se adapta al movimiento físico del

almacén.

13/04/2008 entran 20 artículos XX a 3.50 €

17/04/2008 salen 5 artículos

12/05/2008 entran 10 artículos XX a 4.20 €

20/05/2008 salen 18 artículos

30/05/2008 entran 10 artículos XX a 5.30 €

Método LIFO (Last-in, first-out)

Ultima entrada primera salida, este método supone que las últimas unidades en

llegar al almacén son las primeras que son vendidas o elaboradas.

Aplicando el método lifo se consigue que las existencias finales queden

valoradas a los precios más antiguos mientras que los consumos se valoran a

los precios de las últimas entradas. Ejemplo:

13/04/2008 entran 20 artículos XX a 3.50 €

17/04/2008 salen 5 artículos

12/05/2008 entran 10 artículos XX a 4.20 €

20/05/2008 salen 18 artículos

30/05/2008 entran 10 artículos XX a 5.30 €

Método del precio ponderado (PMP)

Según este método, los precios de las distintas entradas se promediaran con el

fin de obtener un único precio en almacén aplicable a todas las salidas. El

cálculo del PMP puede hacerse una sola vez al final del periodo, o bien

continuamente a lo largo del mismo, cada vez que cambie el precio de entrada.

A esta última variante se le conoce también como media móvil.

VI. INFORMACION FINANCIERA

Una agencia de viajes es un negocio al menudeo cuya principal fuente de

ingresos reside en la venta de los boletos de avión, reservaciones de hotel,

renta de automóviles, pasajes de autobús y tren, excursiones, cruceros, y

seguros de viaje. En general, una agencia de viajes obtiene una comisión

promedio del 10% sobre todas las líneas de productos que vende al público. De

los boletos, la agencia obtiene del 8% al 11% de la tarifa base, pero las

comisiones varían ampliamente en el caso de otras líneas de productos. Por

ejemplo, una compañía de renta de autos paga el 5% por hacer una

reservación a nivel de descuento otorgado a empresas, mientras que una

aseguradora paga hasta el 35% por al venta de seguros de viaje. Las

excursiones y las líneas de cruceros ofrecen comisiones que van del 5% al

15% y algunas más ofrecen compensaciones adicionales, o bonos entre el 2%

y el 5%.

Las comisiones de las líneas aéreas se deducen, en lugar de agregarse del

precio del boleto. (Algunos hoteles y operadores de excursiones agregan la

comisión de la agencia a la tarifa estándar, pero esta práctica suele prevalecer

más en países del extranjero.)

Los ingresos por la venta de boletos de avión son pagaderos. Cuando el cliente

utiliza una tarjeta de crédito, los ingresos se pagan a la línea aérea

correspondiente por la compañía que administra dicha tarjeta de crédito. Los

ingresos que se obtienen de las reservaciones de excursiones y cruceros

generalmente se pagan al operador de la excursión o a la línea del crucero, a

menos que dichas reservaciones se hagan a través de un sistema de

reservación por computadora como SABRE o Apollo.

Los ingresos totales que recibe una agencia se denominan ventas brutas.

Los ingresos que se derivan de la venta de boletos de avión se deducen de las

ventas brutas con el fin de determinar los ingresos netos (o comisiones

brutas) de la agencia.

De los ingresos netos, la agencia debe deducir sus gastos de operación, como

renta, utilerías, salarios, comisiones que se pagan a los agentes y

representantes de ventas, gastos de teléfono, publicidad, impuestos

mercantiles, cuotas por servicio de cómputo, etc. Lo que queda después de

deducir recibe el nombre de utilidades.

Por ejemplo, si suponemos que una agencia de viajes obtiene 120 000 dólares

en ventas brutas durante un mes. Con un promedio de comisiones del 10%, los

ingresos netos son de 12 000 dólares. Si los gastos de operación de la

agencia, o gastos indirectos, son de 9000 dólares por mes, sus utilidades

correspondientes a ese mes serán de 3000 dólares. Si los gastos indirectos

aumentan o las ventas decrecen, las utilidades disminuyen.

Vouchers

Un voucher expedido por una agencia de viajes es recibido por los prestadores

de servicios como si se tratáse de dinero en efectivo. Un voucher es un recibo

de venta que representa un comprobante específico de un itinerario. Por

ejemplo, se puede expedir un comprobante para una estadía en hotel, la renta

de un automóvil o un pasaje de avión. En el momento en que el cliente lo

presenta, el voucher se acepta como si fuese un pago.

Los vouchers se manejan de dos maneras. Una de ellas consiste en pagar el

servicio por anticipado mediante un depósito en efectivo o una orden de cargos

diversos. Por ejemplo, supongamos que un cliente paga de antemano su

estancia en un hotel de Las Bahamas. La agencia remite de antemano su

estancia envía por correo un cheque con el importe de la habitación al hotel

correspondiente y le extiende un comprobante al cliente. Al registrarse, el

cliente presenta el comprobante, el cual es aceptado por el hotel como si se

tratáse de un pago.

Otra forma de manejar Los comprobantes es retener el pago hasta el momento

en que el servicio se proporcione. Por ejemplo, supongamos que una agencia

extiende un comprobante para que le transporte al aeropuerto se haga a través

de un servicio de limosinas. El cliente presenta, entonces, el comprobante al

conductor de la limosina, quien lo acepta como si se tratáse de un boleto de

pago. Posteriormente, el servicio de limosina presenta el comprobante a la

agencia para recibir su pago.

Se pueden emplear archivos físicos, electrónicos o ambos para almacenar y

tener bajo control los comprobantes.

Los informes financieros

Para administrar con rentabilidad una agencia de viajes, se requiere, además

de llevar con exactitud los registros, la preparación oportuna de informes

significativos. Los informes financieros son esenciales para determinar la

verdadera situación del negocio y para tomar las decisiones más adecuadas

para el futuro. Tenemos cuatro tipos de informes:

El estado financiero

El estado de operaciones

El análisis de flujo de efectivo

El reporte de excepción

El estado financiero

Un estado financiero, también llamado balance general, lista los activos

y pasivos de la empresa, a fin de determinar el valor neto o capital del

propietario o los accionistas. Un activo es todo aquello que contribuye al

valor monetario de un negocio. Un pasivo es todo cuanto reduce ese

valor. El efectivo que se tiene en una cuenta bancaria, las cuentas por

cobrar y los bienes raíces son ejemplos de activos. Las deudas, los

ingresos que se adeudan a las Aerolíneas y los impuestos por pagar son

ejemplos de pasivos.

Normalmente, los estados financieros se preparan al final de cada

ejercicio. Un estado financiero se divide en tres partes básicas: activos,

pasivos y capital contable. El capital contable, o valor neto, se refiere al

valor monetario que en teoría tiene una empresa una vez sustraídos el

total de pasivos del total de activos. El capital contable indica el monto

de lo que quedaría en caso de que todos los activos se liquidasen, es

decir, que se convirtiesen en efectivo, y todos los pasivos se pagasen.

Los activos de la agencia, incluyen todo su mobiliario, equipo de

oficina, y material, así como automóviles u otro tipo de vehículos

automotores que sean propiedad de la empresa. Todas las cuentas por

cobrar de la agencia así como el dinero que tiene en sus cuentas

bancarias también constituyen activos.

Los activos que cambian de valor, como en el caso de las cuentas por

cobrar se denominan activos corrientes. El valor que de estos activos

se registra en el estado financiero es el valor corriente en el momento de

preparar dicho estado. Los activos que se mantienen constantes se

conocen como activos fijos. De modo que las cuentas por pagar, que

se modifican conforme los clientes van pagando sus cuentas y se van

realizando nuevas ventas a crédito, serían activos corrientes. Pero en el

caso del equipo, cuyo precio es definitivo, se ubicaría entre los activos

fijos.

Los pasivos de la agencia. El pago de un préstamo que se adeuda al

prestamista y los ingresos por venta de boletos que se depositarán en la

cuenta de las Aerolíneas. Existen dos tipos de pasivos: los pasivos

corrientes y los pasivos a largo plazo. Un pasivo corriente es una

deuda que debe pagarse en un futuro cercano. Tradicionalmente,

cualquier deuda que debe ser cubierta dentro de un periodo de 30 días

(pago de la renta, deudas con los proveedores de materiales, pago de la

nómina, etc.) se considera como parte de los pasivos circulantes.

Un pasivo a largo plazo es una deuda que debe pagarse en un futuro

más distante. Por ejemplo, si suponemos que una agencia obtuvo un

préstamo comercial a largo plazo hace tres años y que ha estado

cubriendo pagos mensuales de 2500 dólares. Suponga también que la

agencia aún debe un saldo de 48 800 dólares sobre el préstamo original

de 60 00 dólares. El pago mensual corriente, de 2500 dólares, debe

incluirse en el estado financiero como un pasivo corriente. También se

incluye ahí el saldo del préstamo de 48 800 dólares, pero como un

pasivo a largo plazo.

El estado de operaciones

Un estado de operaciones, en ocasiones llamado hoja de pérdidas y

ganancias, es un informe que muestra las utilidades y pérdidas de la

empresa. En general, los estados de operaciones se preparan mensual y

anualmente.

En un estado de operaciones, los gastos de operación se sustraen de

los ingresos por concepto de ventas para así determinar las utilidades (ò

pérdidas). Este informe se divide por tanto en tres secciones básicas:

ingresos, gastos y utilidades.

Los ingresos. En la sección de ingresos del estado de operaciones se

desglosan las ganancias de la agencia por línea de producto o fuente de

ingresos. Los datos se obtienen del diario de ingresos de caja. El estado

de operaciones de una agencia de viajes normalmente suele incluir los

siguientes conceptos:

Boletos de líneas aéreas domésticas.

Boletos de líneas aéreas internacionales.

Ventas de excursiones/cruceros.

líneas de productos auxiliares.

Seguros de viaje.

Cargos diversos.

La mayor parte de los ingresos que percibe la agencia se distribuye en el

pago a las líneas aéreas. Las comisiones brutas, o sea el total de

comisiones ganadas por la agencia, son los ingresos que deben

considerarse para determinar las utilidades o pérdidas de la agencia.

De inmediato surge al siguiente pregunta: ¿Deben incluirse en el estado de

operaciones las cuentas por cobrar (ventas hechas a cuenta)?

Algunas agencias incluyen tanto los ingresos de caja como las cuentas por

cobrar, con el fin de mostrar el rendimiento real que ha tenido la agencia en

ventas, esto es, el valor de todas las ventas realizadas por el personal. En

cambio, hay otras agencias que solo incluyen los ingresos de caja, para de

esta manera mostrar el verdadero estado que tiene la agencia en cuanto al

efectivo, o sea, la cantidad real de dinero que la agencia obtuvo durante el

presente mes. Los pagos que se hacen a favor de las cuentas de los

clientes se muestran como ingresos de caja en el momento en que se

reciben.

Cualquiera de estas opciones es aceptable, en tanto sea consistente. Si en

un estado se incluyen cuentas por cobrar, deberán incluirse siempre en los

estados subsecuentes. De la misma manera, si un estado de operaciones

solo incluye los ingresos en caja, los siguientes estados también deberán

incluir solo los ingresos en caja.

Desde el punto de vista administrativo, es preferible usar los ingresos de

caja para calcular las percepciones mensuales, a fin de tener una idea clara

de las utilidades reales en efectivo después de deducir los gastos de

operación. Sin embargo, también resulta útil supervisar al eficacia de los

esfuerzos globales de ventas realizadas por al agencia. De ahí que en

algunas agencias, los gerentes acostumbran preparar dos estados

diferentes: uno para la administración de las finanzas usando sólo los

ingresos de caja, y el otro para fines de análisis de ventas, recurriendo tanto

a los ingresos de caja como a las cuentas por cobrar.

Gastos. La sección de gastos del estado de operaciones desglosa los

costos de la empresa por categorías. Los siguientes gastos suelen ser los

más comunes en una agencia de viajes minorista:

Pagos de renta por espacios de oficina.

Cuotas de automatización.

Gastos por salarios.

Impuestos de nómina.

Comisiones que se pagan a los agentes y representantes de ventas.

Material de oficina.

Seguro comercial.

Publicidad y promoción.

Gastos de impresión y fotocopiado.

Servicios legales y profesionales.

Teléfono y comunicaciones.

Viáticos.

Cuentas Bancarias.

Gastos de envío y entrega.

Una agencia que opera bajo un contrato de franquicia realiza pagos por

concepto de regalías y cubre cuotas de publicidad a un franquiciante.

Cada concepto de ingresos y de gastos se muestra como un monto en dólares

y como un porcentaje de comisiones brutas. El porcentaje permite al cuerpo

administrativo observar la relación entre gastos y ventas, y estimar los costos

futuros en que deberá incurrir el negocio.

El total de gastos de operación se resta del total de ingresos para determinar

las utilidades o pérdidas del mes.

Para llevar un seguimiento exacto del desempeño financiero de la agencia,

deberá prepararse mes a mes un estado de operaciones. Al final de cada

calendario, los estados de operaciones mensuales se combinan para elaborar

un estado de operaciones anual.

El análisis de flujo de efectivo.

Un estado de operaciones indica lo que la agencia ha realizado en el

pasado. Para pronosticar el desempeño futuro de la agencia se utiliza un

tipo distinto de informe. Un estado pro forma usa las ventas calculadas y

los gastos presupuestados para predecir las futuras utilidades o pérdidas,

cuando se utilizan los ingresos de caja para determinar las utilidades, sin

incluir las cuentas por cobrar, las utilidades o pérdidas netas se refieren

como flujo de efectivo periódico.

El flujo del efectivo es un referente de la cantidad de dinero de que dispone

una empresa en un momento determinado. Así, utilidades netas equivale a

flujo de efectivo positivo, y pérdidas netas a flujo de efectivo negativo.

El flujo de efectivo acumulativo es el total corriente del flujo de efectivo

periódico anterior (el estado mensual anterior de pérdidas o ganancias).

Por ejemplo, supongamos que una agencia tiene tres meses de estar

abierta y durante el primer mes de operaciones tiene pérdidas netas por

2400 dólares. En el segundo mes, la agencia obtiene el mismo porcentaje

tanto en pérdidas como en ganancias, y en el tercer mes, sus utilidades son

de 3600 dólares. En este ejemplo, el flujo de efectivo periódico después del

primer mes es negativo (-2400). El flujo de efectivo periódico

correspondiente al segundo mes es cero

(No hay pérdidas ni ganancias), pero el total corriente, o flujo de efectivo

acumulativo, sigue siendo – 2400. En el tercer mes, el flujo de efectivo

periódico positivo (+3600) compensa las pérdidas anteriores, de modo que

el flujo de efectivo acumulativo se vuelve positivo (+1200).

Mediante el análisis del flujo de efectivo, el propietario o gerente sabe

exactamente como marcha el negocio en cualquier momento dado. Los

bancos y otras instituciones crediticias recurren al análisis de flujo de

efectivo para determinar si un negocio está en condiciones de pagar un

préstamo.

Presupuestos y pronósticos. En el análisis de flujo de efectivo, el

presupuesto constituye una herramienta crítica. Para poder predecir con

exactitud el futuro flujo de efectivo se requiere conocer a fondo los gastos

de operación.

Los presupuestos que se utilizan para predecir las ventas y gastos futuros

se organizan de manera similar a los estados de operaciones, con

secciones separadas para ingresos y gastos. Pero mientras un estado de

operaciones se basa en ingresos y gastos reales, un presupuesto los

propone como estimados. Los gastos estimados se restan de los ingresos

proyectados con el fin de predecir el flujo de efectivo que tendría la agencia.

La proyección de ventas. Son varios los métodos que se utilizan para

proyectar las ventas, pero algunos de ellos son más exactos que otros. La

técnica más común es la de la promediación, es decir, calcular el promedio

mensual de ventas durante un periodo de tiempo predeterminado. La

mayoría de las agencias calculan las ventas promedio a lo largo del año

más reciente o, en algunos casos, de los dos o tres años más recientes. Por

regla general, entre más reciente sea la información, más exacto será el

promedio obtenido. Las cifras de ventas que corresponden a un periodo

mayor que los tres años anteriores generalmente no resultan confiables

para la proyección de ventas futuras.

Por desgracia, las ventas no se mantienen constantes. Y continuamente

responden a las cambiantes condiciones económicas, tendencias, gustos

de la gente y otros factores, Asimismo, los viajes constituyen un negocio de

temporada, y el mayor porcentaje de ventas de viajes de placer tiene lugar

durante las temporadas de vacaciones, en verano o invierno.

Para tener en cuenta los patrones de temporada, las ventas mensuales

suelen estimarse con base en las ventas del año anterior correspondientes

al mes en cuestión, haciendo los ajustes necesarios para responder a las

tendencias actuales. Las ventas mensuales promedio se utilizan para

identificar las tendencias, como algún incremento o disminución en el

desempeño global de ventas.

Por ejemplo, supongamos que durante el año anterior una agencia obtuvo

comisiones brutas por 12 000 dólares en el mes de julio, pero en general las

ventas mensuales promedio se encuentran 20% por arriba de las

registradas el año pasado. Las ventas de julio de este año se pueden

calcular incorporando el 20% a las ventas del año anterior, como se indica

enseguida:

Ventas en julio del pasado 12 000

Incremento promedio *0.20

Tendencia actual + 2400

Ventas proyectadas para julio 14 400

Si la agencia continua incrementando las ventas mensuales en un 20%, las

ventas del próximo mes de julio deberán ascender a 14 400 dólares.

Debe señalarse que además de ésta técnica se utilizan muchas otras para

pronosticar las ventas, abarcando desde simples conjeturas a complicadas

fórmulas.

La estimación de los gastos. Para que un presupuesto sea significativo se

requiere llevar a cabo un pronóstico exacto. Para estimar los gastos con

precisión, deben dividirse en dos categorías: gastos fijos y gastos variables.

Un gasto fijo es aquel que se mantiene constante; no cambia ni con el

aumento ni con la disminución de las ventas. En cambio, un gasto variable

fluctúa; con frecuencia puede expresarse como un porcentaje de ventas.

A continuación ejemplos de gastos fijos y variables:

Gastos Fijos Gastos Variables

Salarios Material de oficina

Anuncio en las Páginas Amarillas Comisiones que se pagan a los

Agentes

Pólizas de seguros Gastos de impresión

Amortización de capital e intereses

de una deuda

Llamadas telefónicas de larga

distancia

Los gastos fijos son fáciles de calcular, ya que seguirán siendo constantes

como lo han sido en el pasado. Los gastos variables se calculan evaluando la

relación que guardan con las ventas. Cada gasto variable se identifica como un

porcentaje de comisiones brutas, con base en los estados de operaciones

previos. Este porcentaje se multiplica por el ingreso bruto proyectado para

calcular los gastos futuros.

BIBLIOGRAFIA

Agencias de Viajes, Administración y operación.Dennis L. FosterMéxico.

Agencias de Viajes, Organización y OperaciónMiguel Ángel Aceranza.

Página web del Ministerio de Comercio Exterior y Turismo.www.mincetur.gob.pe