Estructura Agencias De Viajes

SERVICIOS DE VIAJE I

Lic. Antonio CancholaProfesor

Servicios de Viaje I / Unidad I. Agencias de Viajes

II. Estructura:


II. Estructura:

Organizar: Es agrupar las actividades necesarias para el cumplimiento de los objetivos de la empresa, asignar en cada agrupamiento un administrador con la autoridad necesaria para administrarlo.

Las agrupaciones de las actividades mas habituales de una empresa reciben diversos nombres: Departamentos, áreas, divisiones, unidades etc.

Las empresas modernas han evolucionado desde la estructura vertical tayloriana caracterizada por su rigidez y jerarquía autoritaria hacia estructuras más horizontales, mucho más flexibles, que permiten la participación del personal.


II. Estructura:

Organigramas: Son la representación gráfica de toda estructura organizativa con sus relaciones y líneas de autoridad,

“Existen diferentes tipos y formas de organización, y que ninguna de éstas es perfecta”

Actualmente las organizaciones emplean elementos como: outsourcing, el trabajo desde casa, los free lance, T.I. , para reducir costos y lograr la mayor rentabilidad


II. Estructura Interna :

Las agencias de viajes tienen 3 funciones principales:

La Función asesora: Se identifica como el valor añadido que aportan las agencias de viajes al mercado y su organización requiere la gestión y organización de la información.

La Función mediadora: exige una adecuada organización de los procesos de atención y venta a través de los diferentes soportes y canales de distribución, así como la multiplicación en eficaces puntos de venta

La Función productora: Generar grandes estructuras internas de producción y comercialización


II. Estructura, Organigrama:

Agencia de viajes Pequeña

Agencia de viajes Grande


II. Estructura, Áreas:

a)Área Técnica

b)Área Comercial, Ventas

c)Área de Finanzas y Administración


II. Estructura, Área Técnica:

a) Área Técnica o de Producto: es la encargada de organizar y operar los servicios y productos turísticos. En las agencias mayoristas el área técnica es el artífice de la función productora y sus necesidades aconsejan las siguientes actividades básicas:

1.- Diseño y organización de servicios y productos.2.Contratación

3. Central de Reservas.4.Banco de datos

5. Operaciones

1.- Diseño y organización de servicios y productos.a)Preparación de itinerariosb) Programación de las actividades a desarrollar.c) Determinación de costosd)Fijación de precio final


2.- Contratación: Consiste en contactar, seleccionar y contratar proveedores en todo el mundo: transportistas, hoteles, agencias de viajes receptivas, restaurantes, guías, etc.

3.- Central de reservas: Recibe y controla las peticiones de reservas de plazas de los puntos de venta, que todavía son realizadas en su gran mayoría a través de teléfonos y fax.



4.- Banco de Datos: Es el concentrado de la información de los clientes y proveedores. Debe estar al servicio de todos los departamentos.

5.- Operaciones: Es la división que controla los servicios ofrecidos por la agencia, esta área de gestión suele contar con equipos eventuales y auxiliares como: trasladistas, guías, operadores.



II. Estructura, Área Comercial:

Tiene una gran importancia para las agencias, ya que por encima de todo, deben vender aquello que producen y en los mercados con exceso de oferta como el actual hay que luchar para incrementar la cuota de mercado.

Agencia

Vendedores

Improvisados / Sin preparación comercial

Expertos comercialesPlan de marketing

1.- División Mercado2.- División comunicación comercial



1.- División de Mercado

Analizar el mercado es la tarea esencial de este departamento, y a partir del análisis organizar la producción de servicios y productos. Sus principales actividades son:

a)Investigación de la demanda.b)Investigación de la oferta.c)Análisis de la competencia y comparación de productosd)Diseñar y ejecutar los planes de marketing.e)Asesorar al área técnica sobre los productos que reclama el mercado.f)Asesorar sobre los canales de distribución y comunicación.g)Captación y fidelización de clientes.h)Control de estadísticas de ventas.i)Control de calidad.


2.- División de Comunicación Comercial:

La planificación, organización y seguimiento de la comunicación comercial consume mucho tiempo y requiere de personal especializado. Las actividades esenciales son:

a) Diseño y mantenimiento de la imagen corporativa.b) Organización y control de las relaciones públicas.

c) Planificación, colaboración y control de la Publicidad en los diferentes medios.

d) Diseño y colaboración en la confección de folletos, carteles, etc.e) Organización y control de campañas de marketing directo.

f) Selección de la ferias turísticas.g) Formación de los agentes vendedores.




AgenciasMayoristas

Agencias Receptivas

AgenciasPequeñas

Son las que teóricamente se deben dedicar más al área comercial. Pero se dedican mayor tiempo a las visitas comerciales y a los famtrips.

Desarrollan los contactos con agentes de viajes comerciales, contactando a las agencias emisoras para conseguir sus cuentas.

Deben desarrollar un plan de marketing que combine y organice las actividades comerciales. Enfatizar el marketing directo en forma de visitas a clientes y empresas.



Subárea: Ventas

Se le conoce como la primera línea de venta (front-line). Es una actividad en contacto directo con el consumidor final que implica: atención, información, asesoría, para vender los viajes y productos de la agencia.

En las agencias minorista y emisoras suele ser un área bastante cargada de trabajo, ya que atienden y venden al cliente que entra de la calle y el cliente que llama por teléfono.

En las agencias minorista y emisoras suele ser un área bastante cargada de trabajo, ya que atienden y venden al cliente que entra de la calle y el cliente que llama por teléfono.



Subárea: Ventas

Actividades más habituales en ventas:

a) Información y asesoríab) Actividades técnicas y comerciales.c) Actividades Financieras y contables

Realizar un listado de 15 actividades de un agente de viajes.


II. Estructura, Área de Finanzas y Administración:

Es el área encargada del control económico, incluyendo el desarrollo de la contabilidad diaria, que en las agencias es un proceso complicado por la variedad de proveedores y clientes. Las actividades principales son:

a) Gestión de balances y demás libros contables.b) Gestión y control de costos, gastos, ingresos.c) Gestión y control de caja chica.d) Caja y bancose) Elaboración de presupuestosf) Pagos a proveedores, CXC, CXP

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Lic. Antonio CancholaProfesor

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