contabilidad agencias viajes

7/29/2019 contabilidad agencias viajes

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PROCESOECONMICO-ADMINISTRATIVOEN LAS AGENCIAS DE VIAJES

EDITORIAL

La Gestin Econmico-Administrativa

en las Agencias de Viajes


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Proceso Econmico-Administrativoen las Agencias de Viajes

La Gestin Econmico-Administrativaen las Agencias de Viajes


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La Autora

Noelia Cabarcos Novs es diplomada en Turismo por la Escuelade Turismo de A Corua. Ha realizado el mster en Direccin

Comercial y de Marketing de la Escuela de Negocios. Posee losposgrados de Especializacin en Protocolo (Universidad de Santiago

de Compostela) y de Economa y Calidad en el Sector Turstico(Facultad de Ciencias Econmicas y Empresariales de A Corua).

Tanto su formacin como su experiencia profesional han girado entorno al sector turstico, lo que le ha permitido desarrollar

los contenidos del presente manual.En el mundo editorial tambin ha publicado, adems de este ttulo,

los manuales Promocin y venta de servicios tursticosy Gestin deunidades de informacin y distribucin turstica,

editados por Ideaspropias Editorial.


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PROCESO ECONMICO-ADMINISTRATIVO EN LAS AGENCIAS DE VIAJES. LAGESTIN ECONMICO-ADMINISTRATIVA EN LAS AGENCIAS DE VIAJES.

No est permitida la reproduccin total o parcial de este libro, ni su tratamiento

informtico, ni la transmisin de ninguna forma o por cualquier medio, ya sea electrnico,

mecnico, por fotocopia, por registro u otros mtodos, sin el permiso previo y por escrito

de los titulares del Copyright.

DERECHOS RESERVADOS 2006, respecto a la primera edicin en espaol, por Ideaspropias Editorial.

ISBN 10: 84-9839-102-4

ISBN 13: 978-84-9839-102-2

Depsito Legal: C-2653-2006

Autora: Noelia Cabarcos Novs

Diseo: Ideaspropias Publicidad, S. L.

Produccin Editorial: Gesbiblo, S. L.

Impreso en Espaa - Printed in Spain

Proceso econmico-administrativo en las agencias de viajes.

La gestin econmico-administrativa en las agencias de

viajes 1 Edicin

Ideaspropias Editorial. Vigo, 2006

ISBN 10: 84-9839-102-4

ISBN 13: 978-84-9839-102-2

Formato: 17 x 24 cm. Pginas: 216

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NDICE

1 Contabilidad, matemticas comerciales y estadstica bsica ............................. 11.1. Introduccin ........................................................................................... 11.2. Contabilidad y matemticas comerciales ................................................ 2

1.2.1. Concepto y objetivos de la contabilidad...................................... 31.2.2. Los libros de contabilidad............................................................ 51.2.3. El Plan General de Contabilidad................................................. 101.2.4. El proceso contable bsico y

la tesorera en las agencias de viajes............................................ 161.2.5. Las cuentas.................................................................................. 171.2.6. Las cuentas anuales ..................................................................... 181.2.7. El patrimonio............................................................................... 221.2.8. Los impuestos. Su liquidacin ..................................................... 241.2.9. Los derechos de cobro ................................................................. 271.2.10. Las amortizaciones. Las provisiones ............................................ 281.2.11. Instrumentos de abono en las operaciones comerciales............... 301.2.12. Cuentas corrientes....................................................................... 311.2.13. Crditos ....................................................................................... 32

1.3. Estadstica bsica .................................................................................... 33EJERCICIO 1 .................................................................................................... 41SOLUCIONES.................................................................................................. 441.4. Resumen de contenidos .......................................................................... 46AUTOEVALUACIN 1 .................................................................................. 48SOLUCIONES.................................................................................................. 50

2 Procesos administrativos en agencias de viajesy otras entidades de distribucin turstica......................................................... 51

2.1. Introduccin ........................................................................................... 512.2. Material de gestin en una agencia de viajes .......................................... 51

2.2.1. Material de gestin interna ......................................................... 522.2.2. Material de gestin externa ......................................................... 57

2.3. Procesos administrativos internos en las agencias de viajes.................... 612.3.1. Procesos administrativos derivados

de la venta de alojamiento........................................................... 622.3.2. Procesos administrativos derivados

de la venta de transporte regular................................................. 64

2.3.3. Procesos administrativos derivadosde la venta de transporte martimo ............................................. 68


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2.3.4. Procesos administrativos derivados de la ventade transporte ferroviario.............................................................. 69

2.3.5. Procesos administrativos derivados de la ventade productos de tour operadores y otros mayoristas .................... 712.4. Aplicacin de procedimientos de gestin documental............................ 732.5. Control de correspondencia.................................................................... 73EJERCICIO 2 .................................................................................................... 75SOLUCIONES.................................................................................................. 762.6. Resumen de contenidos .......................................................................... 77AUTOEVALUACIN 2 .................................................................................. 79SOLUCIONES.................................................................................................. 82

3 Procedimientos de almacenamiento, reposicin y controlde documentos propios y externos..................................................................... 833.1. Introduccin ........................................................................................... 833.2. Gestin de almacn ................................................................................ 843.3. Gestin de inventarios ............................................................................ 863.4. Control de existencia de documentos ..................................................... 89EJERCICIO 3 .................................................................................................... 90SOLUCIONES.................................................................................................. 91

3.5. Resumen de contenidos .......................................................................... 92AUTOEVALUACIN 3 .................................................................................. 93SOLUCIONES.................................................................................................. 96

4 Procedimientos derivados de las relaciones econmicas con clientes................ 974.1. Introduccin ........................................................................................... 974.2. Tipos de pago.......................................................................................... 97

4.2.1. El pago al contado ....................................................................... 984.2.2. El pago aplazado. La financiacin externa .................................. 100

4.3. Anticipos y depsitos .............................................................................. 1064.4. Las devoluciones por servicios no prestados............................................ 1074.5. Control de cuentas de crdito................................................................. 108

4.5.1. Cobro y reintegro a clientes......................................................... 1094.5.2. Procedimientos ante impagos...................................................... 110

EJERCICIO 4 .................................................................................................... 112SOLUCIONES.................................................................................................. 1134.6. Resumen de contenidos .......................................................................... 115AUTOEVALUACIN 4 .................................................................................. 117SOLUCIONES.................................................................................................. 121


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5 Gestin de tesorera y control de cuentas de cajas y bancos ............................. 1235.1. Introduccin ........................................................................................... 123

5.2. Mtodos ms utilizados en la gestin de la tesorera............................... 1235.3. Legislacin vigente aplicable a la gestin de cuentas de caja y bancos ... 1255.3.1. Normativa reguladora de la compra de moneda extranjera.

Documentacin y registro de las operaciones.............................. 1265.4. Los documentos de pago......................................................................... 127

5.4.1. Identificacin y diferenciacin..................................................... 1275.4.2. Formalizacin de impresos administrativos

precontables y contables .............................................................. 1285.5. Realizacin de controles de caja ............................................................. 129

5.6. Anlisis de extractos de cuentas bancarias............................................. 1315.7. Anlisis de las medidas de seguridad relacionadascon la documentacin contable y el efectivo .......................................... 133

EJERCICIO 5 .................................................................................................... 135SOLUCIONES.................................................................................................. 1365.8. Resumen de contenidos .......................................................................... 137AUTOEVALUACIN 5 .................................................................................. 138SOLUCIONES.................................................................................................. 141

6 Utilizacin de programas informticos de gestin interna (back office)de agencias de viajes.......................................................................................... 1436.1. Introduccin ........................................................................................... 1436.2. Programas informticos de gestin ......................................................... 143

6.2.1. Programas informticos de gestin externa................................. 1446.2.2. Programas informticos de gestin interna ................................. 145

6.3. La gestin va Internet ............................................................................ 1466.4. Sistemas Computerizados de Reservas.................................................... 148EJERCICIO 6 .................................................................................................... 151SOLUCIONES.................................................................................................. 1526.5. Resumen de contenidos .......................................................................... 153AUTOEVALUACIN 6 .................................................................................. 155SOLUCIONES.................................................................................................. 157

APNDICE............................................................................................................... 159

RESUMEN................................................................................................................ 179

EXAMEN.................................................................................................................. 185

BIBLIOGRAFA....................................................................................................... 195


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Proceo Econmico-Adminiraivo en la Agencia de Viaje es uno de los

mdulos pertenecientes a la cualificacin profesional de Vena de servicio y

Produco turico, el cual forma parte de la familia profesional deHoelera

y turimo. Este ltimo recoge todos sus contenidos y objetivos, siguiendo las

directrices marcadas por el Sistema Nacional de Cualificaciones e INCUAL.

Este mdulo de nivel 2 tiene como objetivo desarrollar la gestin econmico-

administrativa de agencias de viajes.


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Proceso Econmico-Administrativo en las Agencias de Viajes

Proceso econmico-administrativoen las agencias de viajes

1 Contabilidad,matemticascomercialesy

estadsticabsica

Introduccin1.1.

Una de las facultades que tenemos los seres humanos es la memoria pero sucapacidad es limitada, y existen datos que deseamos recordar. Para ello, losregistra, es decir, deja constancia de ellos de alguna manera. Esta necesidad deregistrarlos ha estado presente en todas las pocas, hasta en la actualidad. Todoesto nos lleva a pensar que la contabilidad naci para satisfacer esta necesidadde informacin, bien de los elaboradores de la misma, de terceros, o bien de lospropietarios de la empresa, a los que habra que rendir cuentas.

Esta unidad didctica se centra en el proceso contable del funcionamiento deuna agencia de viajes, dedicando una especial atencin a los temas relacionadoscon todas las operaciones administrativas realizadas en este tipo de empresastursticas. El planteamiento de los desarrollos tericos se ha realizado de formaque permite un grado de profundizacin diferencial.

Una vez presentado el concepto contable, se ahonda en los aspectos fundamentalesde dicha materia, como son los instrumentos contables y su aplicacin. Conesto se intenta introducir gradualmente al alumno en el funcionamiento de lacontabilidad. Al esbozar los conceptos, se pretende asegurar que el estudio deesta materia adopte un enfoque adecuado y que sea fcil de asimilar. El primerapartado de esta unidad profundiza en los principales conceptos de la contabilidad

y las matemticas comerciales, y el segundo se dedica a estudiar en detalle losprincipales conceptos de la estadstica actual. Con todo ello se busca que el alumnotenga un conocimiento bsico y formativo de la materia contable.


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Contabilidadymatemticascomerciales1.2.

Actualmente, la necesidad de la contabilidad es evidente, ya que la actividadeconmica de la empresa interesa cada vez a un mayor nmero de departamentosdentro de la misma, como pueden ser la direccin, los propietarios, trabajadores,acreedores, consumidores, etc. La toma de decisiones por parte de cada unode estos departamentos requiere disponer de la informacin adecuada sobrela situacin econmica y financiera de la empresa. La preparacin de dichainformacin es competencia de la contabilidad; por tanto, sta desempea unpapel fundamental en el rea de la informacin econmica, rea de mximautilidad para el rgano de decisin de la empresa.

La contabilidad es el nombre genrico de todas las anotaciones, clculos y estadosnumricos que se llevan a cabo en una empresa con el objeto de proporcionar unaimagen numeraria de lo que en realidad sucede en la misma; es decir, conocersu patrimonio. A su vez, facilita una base en cifras para orientar las actuacionesde la direccin en su toma de decisiones, y justifica la gestin adecuada de losrecursos de la empresa.


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Conceptoyobjetivosdelacontabilidad1.2.1.

El concepto de contabilidad se ha ido transformando en paralelo a su desarrollohistrico. Estamos ante un trmino cambiante y de gran riqueza significativa.La contabilidad, que naci de la prctica, ha seguido un proceso paulatino encuanto a su conceptualizacin como ciencia, que se ha apresurado en los ltimosaos, y, en la actualidad, se puede afirmar que es un sistema especial, posee unametodologa caracterstica y se rige por leyes y principios singulares.

J. M. Fernndez Pirla, en su libro Teora econmica de la contabilidad, define

el trmino contabilidad como el proceso de identificar, medir y comunicarinformacin econmica para permitir decisiones y juicios documentales a losusuarios de la informacin.

En esta definicin destacan los siguientes puntos:

- La funcin de la contabilidad es satisfacer las necesidades de informacinque puedan tener todos los usuarios relacionados con la empresa.

- La finalidad de la contabilidad es crear y transmitir informacin til para latoma de decisiones.

- Esta informacin es eminentemente cuantitativa y de carcter econmico-financiero.

La contabilidad aporta informacin sobre la situacin con la que se comienza, elresultado obtenido en un ejercicio, y el estado en el que se encuentra la empresaal final del mismo, que a su vez ser la situacin de partida del ejercicio siguiente.Slo cuando se liquide la empresa podr saberse si el resultado total ha sido

positivo o negativo, es decir, si lo que ha generado la empresa han sido beneficioso prdidas. La realidad es que ninguna empresa espera a su liquidacin pararealizar el estudio de su evolucin, sino que ejercicio tras ejercicio y ao tras aose va precisando dicho resultado.

La contabilidad tambin permite a la empresa prever su futuro, basndose en elconocimiento del pasado y del presente de la misma.


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Los principales objetivos de la contabilidad son, por lo tanto:

- Preparar la informacin contable conjunta referente a la empresa, recogidaen las cuentas anuales y dirigida a personas ajenas a la gestin de la empresa.Para ello interpreta, inspecciona y estudia todas las transacciones que tienenlugar entre la empresa y el mundo exterior a ella.

- Proporcionar informacin a la direccin de la empresa, que le sirva determmetro de sus propias actuaciones y de base en su toma de decisiones.

Toda esta informacin emana de dos fuentes distintas, como son la contabilidadexterna y la contabilidad interna.

La contabilidad externa, tambin llamada contabilidad financiera, es la querecoge todas las operaciones que la empresa realiza con el exterior, y aqullaque va a servir de base para la informacin de terceras personas interesadasen la marcha de la empresa. Su funcin es elaborar los estados contables queinforman de la situacin econmica y financiera del patrimonio en un momentodeterminado, generalmente al fin del ejercicio, y de los resultados de un perodoconcreto. sta es una contabilidad obligatoria para todas las empresas.

La contabilidad interna, tambin denominada contabilidad analtica, rene todala informacin que no tiene por qu trascender fuera de la misma. Se trata detodo el proceso de elaboracin de los costes y precios de coste de los productos, ytambin de la afectacin e imputacin de los gastos correspondientes a cada unode los productos elaborados. Toda esta informacin, al no trascender al exterior,est libre de las formalidades impuestas a la contabilidad externa o financiera.

Asimismo podramos citar la contabilidad provisional. sta se materializa enel presupuesto, el cual recoge las operaciones que se deben realizar con el fin decubrir los objetivos previstos. Interpreta los objetivos de la empresa, programan-do los recursos necesarios para alcanzarlos y est muy ligada a la contabilidadinterna o analtica. Al igual que la contabilidad interna no es obligatoria, aunque

actualmente tiene cada vez ms importancia en el mundo empresarial.

Para finalizar, detallaremos las condiciones que ha de reunir la contabilidad deuna empresa para que sea un instrumento eficiente de anlisis de la actividaddesarrollada. Dichas condiciones son las siguientes:

- Debe recoger y reflejar las variaciones patrimoniales de la empresa y lasrelaciones que sean capaces de producirlas, tanto en sus cuentas, libroscomo anotaciones.

- Tiene que mostrar y controlar las previsiones administrativas.


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- Debe utilizar una medida estable como medida de valor.

- Ha de responder a la veracidad de los hechos y a la exactitud de las valora-ciones asignadas a los mismos.

- No tiene que enmendarse nunca, ya que lo escrito debe permanecer siempre.

- Ha de estar envuelta de garantas legales.

- Debe elaborar la especializacin de perodos de tiempo para prever sucesivassituaciones de la empresa.

- Estas situaciones de la empresa han de presentarse de forma continuada, sin

ningn tipo de retraso.- Los mtodos utilizados en la contabilidad, tiene que responder a un correcto

sistema tcnico adaptado a las necesidades de cada empresa.

- Toda anotacin contable ha de tener una justificacin lgica.

Loslibrosdecontabilidad1.2.2.

La contabilidad, que ha tenido una extraordinaria evolucin en su estudio comociencia, ha respetado la tradicin en su aspecto ms formal, es decir, en el usode los libros de contabilidad. Ni siquiera la informatizacin de la misma haterminado con ellos, ya que los programas informticos que hay en el mercadosobre contabilidad se han adecuado a los modelos tradicionales de registro.Existen tres libros de contabilidad, que son el libro diario, el libro mayor y el librode inventarios y balances, el balance de comprobacin y saldos.

A continuacin analizaremos detenidamente cada uno de los libros citadosanteriormente.

El libro diario.

En el libro diario se registran por orden cronolgico todas las opera-ciones pertenecientes a la actividad de la empresa. El adjetivo diario leviene dado porque las operaciones deben ser registradas diariamente.Sin embargo, sern tambin vlidas las anotaciones conjuntas de todaslas operaciones de perodos no superiores al mes, a condicin de queestn todas detalladas en libros o registros auxiliares.


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Cada operacin realizada en el libro diario se registrar mediante unaanotacin llamada asiento. Y para proceder a la realizacin de los diferentesasientos tendremos siempre en cuenta la siguiente argumentacin: el activo(parte izquierda del balance) se compone de los bienes y derechos de laempresa, mientras que el pasivo (parte derecha del balance) recoge lasobligaciones de la misma.

Pues bien, todos los aumentos del activo se recogen en la parte izquierda dellibro diario (debe), mientras que las disminuciones del activo, en la partederecha del libro diario (haber). En cambio, todos los aumentos de pasivo se

recogen en la parte derecha del libro diario, mientras que las disminuciones,en la parte izquierda del libro diario.

A continuacin mostraremos en ms profundidad la estructura del libro diario.Como ya hemos explicado anteriormente todas las anotaciones que se realizanen el libro se denominan asientos, los cuales se pueden clasificar en:

- Simples: formados por una sola cuenta deudora y una sola cuentaacreedora.

- Mixtos: constituidos por una sola cuenta deudora y varias cuentasacreedoras.

- Compuestos: integrados por varias cuentas deudoras y varias cuentasacreedoras.

Importante

Las columnas del libro diario pueden ordenarse, al igual que en losdems, segn convenga al contable de cada empresa. Cualquier modeloes vlido si refleja con claridad todos los hechos contabilizados. Lofundamental es que aparezcan diferenciadas las cuentas y cantidadesdel debe y las cuentas y cantidades del haber.


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Ejemplo

Debe Haber

1 2 3 4 5

1. Cantidad correspondiente a las cuentas que aparecen en el debede la casilla 3.

2. Nmero de folio del libro mayor al que se trasladan las cuen-tas del debe.

3. Datos que contiene:

- Nmero del orden del asiento.

- Fecha en que se produce: da, mes y ao.

- Nombre de cada una de las cuentas reflejadas.

- Detalle de las anotaciones realizadas en el mismo.

4. Nmero del folio del libro mayor al que se trasladan las cuentasdel haber.

5. Cantidad correspondiente al haber de las cuentas que aparecenen el 3.

El libro mayor.

En el libro mayor se clasifica toda la informacin que aparece en el librodiario. En este ltimo se recogen los hechos contables cronolgicamente,

mientras que en el libro mayor se reflejan por tipo de cuentas.

Si el libro diario es un libro de recopilacin cronolgica, el libro mayor es unlibro de recopilacin sistemtica de las operaciones inscritas anteriormenteen el libro diario. En cada una de las cuentas reflejadas se van sumando loshechos de la misma naturaleza, con el fin de poder establecer, en cualquiermomento, la situacin de todas las cuentas, es decir, el estado real delpatrimonio de la empresa.


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Al igual que en el libro diario, cada cuenta consta de dos partes, como sonel debe (parte izquierda) y el haber (parte derecha).

Importante

Todas las anotaciones hechas en el libro diario se pasan obligato-riamente al libro mayor. Lo que figura en la parte del debe del librodiario se pasa a la parte del debe del libro mayor, y lo mismo sucedecon la parte del haber.

El libro mayor recoge, as, todos los movimientos habidos, cuenta por cuenta,en cada una de las mismas.

Ejemplo

Fecha Concepto Nmero Debe Haber Saldo

1 2 3 4 5 6

1. Fecha en la que se produce dicha operacin.

2. Breve explicacin de la operacin.

3. Nmero del asiento del libro diario.

4. Columna destinada a los cargos.

5. Columna destinada a los abonos.

6. Saldo de la cuenta, que se calcula despus de cada una de lasanotaciones.


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El libro de inventarios y balances.

El libro de inventarios y balances presenta la historia recopilada de laactuacin de la empresa, reflejando las diversas metas conseguidas ensu marcha y la situacin analtica tanto en inventarios como, de formasinttica, en balances de situacin. En este libro se recogen, peridica-mente, todos los inventarios y balances realizados por la empresa duranteel ejercicio econmico, es decir, el balance de situacin, la cuenta deprdidas y ganancias, la memoria realizada al final del ejercicio, y losbalances de comprobacin.

En elbalance de comprobacin y saldos se comprueba que todas las cuentasdel libro diario se han pasado correctamente al libro mayor. Esto nos sirvepara verificar peridicamente todos los datos recogidos cronolgicamente enel libro diario, y clasificados posteriormente en el libro mayor, y tambin estil para poder detectar posibles errores.

El balance de comprobacin nos ofrece una idea aproximada de la situacineconmica de la empresa en un momento determinado, pues muestra todas

las cuentas con sus respectivos movimientos y su correspondiente saldo. Estoes muy til, sobre todo a la hora de calcular el resultado del ejercicio.

Para la elaboracin del balance de comprobacin se efectan las sumas detodas las cuentas reflejadas en el libro mayor, transcribiendo los totales decada una de ellas cronolgicamente en un estado auxiliar, colocando las sumasdel debe unas debajo de otras en una columna y las del haber igualmenteen otra columna. Se suman por separado las columnas de sumas del debe

y del haber para verificar si coinciden. En el caso de que no coincidan lascantidades, se tienen que repasar todas las anotaciones para encontrar el error,

pues lo correcto es que ambas sumas sean idnticas. Una vez que se hayaobtenido el balance de sumas se procede a buscar los saldos de cada cuenta,restando en cada una su suma del debe y su suma del haber. Posteriormente,en ambas columnas se separan los saldos acreedores de los saldos deudores,que se suman independientemente para comprobar que ambos coincidan, locual verificara su correccin.

El conjunto de estas cuatro columnas, por cada cuenta (sumas del debe,sumas del haber, saldos deudores y saldos acreedores) constituye elbalancede comprobacin y saldos.


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Proceso Econmico-Administrativo en las Agencias de Viajes0

Por su parte, el Cdigo de Comercio obliga a la empresa a que pase al librode inventarios y balances, al menos trimestralmente, los balances de com-probacin y saldos.

Aunque el Cdigo de Comercio se refiere habitualmente a un solo libro deinventarios y balances, se admite que un libro pueda estar formado por uno ovarios tomos; por ello y, dado que el libro de inventarios y balances requiere undistinto rayado que el libro de balances de comprobacin, es conveniente tenerdos tomos separados, para que cada uno de stos contenga dos documentoscontables diferentes.

Ejemplo

Cuentas delmayor

Sumas Saldos3 4 5 6

ElPlanGeneraldeContabilidad1.2.3.

El Plan General de Contabilidad (PGC) es el instrumento tcnico y primor-dial de nuestra normalizacin contable. Con la aprobacin de ste por decreto530/1973, de 22 de febrero, Espaa se incorpor a las tendencias actuales sobrenormalizacin contable. Durante sus treinta y tres aos de existencia, ha re-copilado todo el proceso contable procedente, sobre todo, de la ComunidadEconmica Europea (CEE).

La normalizacin contable conduce a las cuentas anuales de las empresas aque sean cuentas comparables entre ellas. Con este requisito internacional, lainformacin contable de cada pas rompe fronteras y salva barreras que hoy enda no tienen ninguna razn de ser, contribuyendo en gran medida al desarrolloeconmico de los pueblos, a la difusin del mundo empresarial y al avance delas relaciones econmicas internacionales.


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Cada vez son ms las empresas que adoptan el Plan General de Contabilidad,por lo que su conocimiento y estudio es, actualmente, imprescindible en elmundo empresarial.

A continuacin expondremos el contenido, las principales caractersticas y losobjetivos fundamentales del PGC.

Las principales caractersticas del Plan General de Contabilidad son lassiguientes:

- Es un plan abierto: est preparado para introducir cualquier tipo de

modificaciones.

- Se trata de un plan flexible: no es un reglamento rgido.

- Es un texto eminentemente contable: est libre de posibles interferencias.

- Dedica una especial atencin a las operaciones intersocietarias.

- Su codificacin lo hace apto para ser informatizado: reflejo de la situacinactual.

Los objetivos fundamentales del PGC son:

La ordenacin de la empresa mediante una contabilidad actual.

La obtencin de informacin externa, ya que la empresa necesita unabuena informacin externa, adems de la interna, que sea capaz de ilustrare informar a todo un universo de agentes econmicos.

La planificacin contable empresarial se extiende en el plano nacional ala contabilidad nacional, siendo sta un instrumento necesario en la planifi-cacin econmica global.

La armonizacin internacional. El plan presenta entre sus objetivos armo-nizar la contabilidad propia con la de las dems naciones. La necesidad deque la informacin responda a criterios comunes ha originado un movimientointernacional hacia la armonizacin contable.


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Las partes que conforman el Plan General de Contabilidad son las siguientes:

1. Principios contables

2. Cuadro de cuentas

3. Definiciones y relaciones contables

4. Cuenta anuales

5. Normas de valoracin

A continuacin explicaremos con detalle cada una de las cinco partes queconforman el Plan General de Contabilidad:

1.Principios contables.

Contiene los principios que la empresa debe aplicar obligatoriamente a sucontabilidad para que las cuentas anuales expresen la imagen real del patri-monio, de la situacin financiera y de los resultados obtenidos por la empresa.Estos principios contables, segn el Plan General de Contabilidad, son:

Principio de Prudencia. nicamente se contabilizarn los beneficios realizados a lafecha de cierre del ejercicio. Por el contrario, los riesgos previsibles y las prdidas

eventuales con origen en el ejercicio o en otro anterior, debern contabilizarse tanpronto sean conocidas, a estos efectos se distinguirn las reversible o potenciales delas realizadas o irreversibles.

Principio de Empresa en funcionamiento. Se considerar que la gestin de la empresatiene prcticamente una duracin ilimitada. En consecuencia, la aplicacin de losprincipios contables no ir encaminada a determinar el valor del patrimonio a efectosde su enajenacin global o parcial ni el importe resultante en caso de liquidacin.

Principio de Registro. Los hechos econmicos deben registrarse cuando nazcan losderechos u obligaciones que los mismos originen.

Principio del Precio de Adquisicin. Como norma general, todos los bienes y derechosse contabilizarn por su precio de adquisicin o coste de produccin.

El Principio del Precio de Adquisicin deber respetarse siempre, salvo cuandose autoricen, por disposicin legal, rectificaciones al mismo, en este caso, deberfcilmente cumplida informacin en la memoria.

Principio del Devengo. La imputacin de ingresos y gastos deber hacerse en funcionende la corriente real de bienes y servicios que los mismos representan y con independenciadel momento en que se produzca la corriente monetaria o financiera derivada de ellos.


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Principio de Correlacin de Ingresos y Gastos. El resultado del ejercicio estarconstituido por los ingresos de dicho perodo menos los gastos del mismo realizados

para la obtencin de aquellos, as como los beneficios y quebrantos no relacionadosclaramente con la actividad de la empresa.

Principio de No Compensacin. En ningn caso podrn compensarse las partidasdel activo y del pasivo del balance ni las de gastos e ingresos que integran la Cuentade Prdidas y Ganancias, establecidos en los modelos de las cuentas anuales. Sevalorarn separadamente los elementos integrantes de las distintas partidas del activoy del pasivo.

Principio de Uniformidad. Adoptado un criterio en la aplicacin de los principioscontables dentro de las alternativas que, en su caso, stos permitan mantenerse en

el tiempo y aplicarse a todos los elementos patrimoniales que tengan las mismascaractersticas en tanto no se alteren los supuestos que motivaron la eleccin dedicho criterio.

De alterarse estos supuestos podr modificarse el criterio adoptado en su da, pero ental caso estas circunstancias se harn constar en la memoria, indicando la incidenciacualitativa de la variacin sobre las cuentas anuales.

Principio de Importancia Relativa. Podr admitirse la no aplicacin estricta dealgunos de los principios contables siempre y cuando la importancia relativa entrminos cuantitativos de la variacin que tal hecho produzca sea escasamente

significativa y, en consecuencia, no altere las cuentas, anuales como expresin de laimagen fiel a la que se refiere el apartado 1.

En los casos de conflicto entre principios contables obligatorios deber prevalecer elque mejor conduzca a que las cuentas anuales expresen la imagen fiel patrimonio,de la situacin financiera y de los resultados de la empresa.

La obligatoriedad de llevar una contabilidad viene impuesta por las normasmercantiles, incluidas en el Cdigo de Comercio.

2.Cuadro de cuentas.

Este cuadro incluye la lista de cuentas que comprende el Plan General deContabilidad. Cada una de dichas cuentas tiene asignado un cdigo numrico,

y tanto el ttulo como el cdigo son siempre fijos. Por consiguiente, cuandovarias empresas adoptan el PGC, toda su terminologa contable coincide, loque facilita posibles anlisis interempresariales.

Sigue una clasificacin decimal. Se estructura en siete grupos, codificados conun dgito o cifra, desglosndose cada uno de ellos en subgrupos de dos dgitos,


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y stos a su vez en cuentas principales de tres dgitos; el primero indica elgrupo, el segundo el subgrupo al que pertenece y el tercero es una clasificacinordinal comenzando por el cero. Estas cuentas se subdividen en numerososcasos en cuentas de cuatro dgitos como podemos ver en el apndice.

Ejemplo

Grupo (1 cifra) 1. Financiacin bsica.Subrgrupo (2 cifras) 10. Capital.Cuenta (3 cifras) 100. Capital social.

Cuentas (4 cifras) 1000. Capital ordinario.

Los grupos de cuentas del PGC son los siguientes:

Cuentas de balance

Grupo 1: Financiacin bsica.

Grupo 2: Inmovilizado.

Grupo 3: Existencias.

Grupo 4: Acreedores y deudores por operaciones de trfico.

Grupo 5: Cuentas financieras.

Cuentas de gestin

Grupo 6: Compras y gastos.

Grupo 7: Ventas e ingresos.

3.Definiciones y relaciones contables.

Las definiciones y relaciones contables definen cada cuenta del Plan Generalde Contabilidad. Asimismo indican si figuran en el activo o en el pasivo delbalance, y muestran los motivos ms frecuentes de cargo y abono, especificandocul o cules son las cuentas contrapartida de cada una al hacer un asiento.

4.Cuentas anuales.

Constituyen la informacin que indispensablemente debe ser accesible a unapluralidad de agentes econmicos y sociales, interesados en la situacin presente y


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futura de la empresa. Entre estos agentes se encuentran los accionistas, acreedores,trabajadores, la Administracin Pblica e incluso los competidores.

Las cuentas anuales debern ser formuladas por el empresario o los admi-nistradores en el plazo mximo de tres meses a contar desde el cierre delejercicio. A estos efectos, las cuentas anuales reflejarn la fecha en que sehubieran formulado y debern ser firmadas por el empresario, por todoslos socios ilimitadamente responsables por las deudas sociales (en caso desociedad colectiva o comanditaria) o por todos los administradores (en casode sociedad annima o de responsabilidad limitada). En el caso de que faltasela firma de alguno de ellos, se har constar la causa de su ausencia en cada

uno de los documentos en que no figure la misma.

Se elaborarn expresando sus valores en euros, no obstante, podrn expresarsetambin en miles o en millones de euros cuando la magnitud de las cifrasas lo aconseje; en este caso deber indicarse dicha circunstancia en lascuentas anuales. Las cuentas tendrn que redactarse con absoluta claridad ymostrarn la imagen real del patrimonio, de la situacin financiera y de losresultados de la empresa.

Segn el Plan General de Contabilidad, la informacin que deben mostrar

las cuentas anuales tiene que ser:

- Comprensible: la informacin ha de ser, dentro de la complejidad del mundo eco-nmico, fcil de entender por los usuarios.

- Relevante: debe contener informacin verdaderamente significativa para los usuariossin llegar al exceso de informacin que ira en contra de la caracterstica anterior.

- Fiable: ausencia de errores significativos en la informacin suministrada a fin decumplir el objetivo que se pretende.

- Comparable: la informacin debe ser consistente y uniforme en el tiempo y entre lasdistintas empresas.

- Oportuna: la informacin debe producirse en el momento que sea til para losusuarios y no con un desfase temporal significativo.

Asimismo determina que:es responsabilidad de quienes formulan y firmanlas cuentas anuales que la informacin contenida en las mismas rena lascaractersticas anteriormente sealadas.


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5.Normas de valoracin.

Esta es la ltima parte del PGC y trata sobre las normas de valoracin, lascuales hacen referencia a las distintas normas que puede y debe utilizarla empresa para valorar los elementos que componen su patrimonio. Estasnormas desarrollan los principios contables establecidos en la primera partedel plan y son de aplicacin obligatoria por parte de las empresas.

Elprocesocontablebsico

ylatesoreraenlasagenciasdeviajes

1.2.4.

Una agencia de viajes es una empresa de servicios, dedicada profesional y comer-cialmente al ejercicio de actividades de asesoramiento, mediacin y organizacinde todo tipo de servicios tursticos.

Consiguen su beneficio por las actividades de mediacin y produccin, biensea por la obtencin de comisiones que les dan sus proveedores o bien por laaplicacin de un pequeo margen de beneficio sobre el precio neto obtenidopor negociacin.

El proceso contable bsico de una agencia de viajes quedara resumido de lasiguiente manera:

Registro de todas las operaciones econmico-administrativas realizadas a lolargo de todo el ejercicio.

Regularizacin contable, una vez finalizado el ejercicio. Antes de dicha

regularizacin tendremos en cuenta los siguientes pasos:

1.Ordenacin de toda la informacin disponible en el libro mayor.

2.Acomodacin de los saldos de las cuentas del inventario.

3.Amortizacin.

4. Periodificacin de la informacin.


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Cierre de la contabilidad y posterior elaboracin de las cuentas anuales.

Importante

Es fundamental llevar un proceso contable fiable y detallado de todoslos servicios prestados por este tipo de empresas, es decir, los cobrosa clientes, los pagos a proveedores, la liquidacin de comisiones, laexpedicin de facturas, etc.

Lascuentas1.2.5.

Las cuentas son un instrumento de representacin y medida de situacin yevolucin de un elemento patrimonial, con independencia de la evolucin ysituacin de los dems. Las cuentas aparecen como registros que recopilan todaslas variaciones experimentadas, tanto las positivas como las negativas, por elelemento patrimonial a lo largo del tiempo. Asimismo nos marcarn la fecha enla que ha sucedido dicha alteracin o variacin.

Habr tantas cuentas como elementos patrimoniales, y su denominacin seracorde con el elemento al cual represente cada una de ellas. Para poder separarlos incrementos de las disminuciones de valor, se ha establecido el conveniode dividir la cuenta en dos partes: la parte izquierda de la tabla se denominardebe y la parte derecha de la tabla, haber. De un modo esquemtico, la cuentase representa mediante una T, en cuya parte de arriba se escribe el nombre delelemento patrimonial que representa, a la izquierda la palabra debe y a la derechala palabra haber.

Debe Ttulo de la cuenta Haber


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Asimismo las cuentas se agrupan en dos tipos diferentes, dependiendo de la masapatrimonial a la que pertenezcan los elementos patrimoniales que representan.Estos tipos son los siguientes:

Cuentas de activo: el valor inicial de los bienes y derechos y sus aumentosse anotan en el debe, y las disminuciones en el haber.

Cuentas de pasivo: el valor inicial de los elementos patrimoniales y susaumentos se inscriben en el haber y las disminuciones, en el debe.

Las funciones de la cuenta son:

- La funcin clasificativa: la cuenta compila, rene y clasifica los hechoscontables con un sistema establecido.

- La funcin histrica: la cuenta va recopilando elemento por elemento todaslas variaciones sufridas en el pasado y su situacin actual, indicando la fechade variacin.

- La funcin de representacin: cada cuenta considerada aisladamente ofrece

la presentacin del elemento patrimonial al que se refiere.- La funcin numrica: la cuentaexpresa la cifra del valor de cada elemento

patrimonial que representa.

Lascuentasanuales1.2.6.

Como ya hemos sealado anteriormente, la cuarta parte del Plan General de

Contabilidad hace referencia a las cuentas anuales, que estudiaremos a conti-nuacin con mayor profundidad.

Las cuentas anuales son estados contables donde se sintetiza toda la informa-cin contable del ejercicio. Comprenden tres documentos de vital importanciapara la empresa, como son el balance, la cuenta de prdidas y ganancias, yla memoria.


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A continuacin trataremos en detalle cada uno de estos documentos.

El balance.

Elbalance recoge la situacin de una empresa en un momento deter-minado, reflejando todo lo que posee (bienes y derechos) y debe (obli-gaciones). Podramos decir que el balance es una fotografa instantneadel valor contable de una empresa en un momento determinado.

Existen dos modelos de balance, el modelo normal y el abreviado. El modelonormal lo presentan las sociedades annimas, de responsabilidad limitada yen comandita, por acciones siempre que cumplan ciertas caractersticas. Por elcontrario, el modelo abreviado lo muestran las sociedades que se encuentrenpor debajo de ciertos lmites.

El balance est constituido por dos lados diferenciados, el lado izquierdo yel lado derecho.

- En el lado izquierdo estn los activos, que reflejan el empleo que la

empresa ha hecho de los fondos puestos a su disposicin. Dentro delactivo estarn principalmente los terrenos adquiridos, las construccionesrealizadas, las mquinas, las existencias, los saldos que deben los clientes,los saldos que la empresa mantiene con las entidades financieras, etc.

- En el lado derecho se encuentran los pasivos, que recogen el origen de losfondos utilizados por la empresa. Dentro del pasivo estarn principalmenteel capital social, las reservas acumuladas, los prstamos, lo que debe aproveedores de materia prima, lo que debe a suministradores de bienesde equipo, etc.

Segn el Plan General de Contabilidad el activo y el pasivo, a su vez, sedividen del siguiente modo:

Activo Pasivo

Inmovilizado. Capitales o patrimonio neto.Gastos distribuidos en variosejercicios.

Ingresos distribuidos en variosejercicios.


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Proceso Econmico-Administrativo en las Agencias de Viajes0

Activo Pasivo

Circulante: se denomina activocirculante porque se origina con lapresuncin de que su permanen-cia en la empresa sea corta, menorque un ao.

Provisiones para riesgos y gastos.

Acreedores a largo plazo.

Acreedores a corto plazo.

El activo est formado por los recursos de los que dispone la empresa paradesarrollar su actividad y de los que se espera que colaboren en la consecucinde los objetivos de la empresa .Por ejemplo, los bienes del activo de una agenciade viajes pueden ser: el local de la agencia, el ordenador, el mostrador, etc.

Por el contrario, el pasivo est constituido por deudas u obligaciones surgidasde una transaccin anterior entre el deudor y el acreedor, cuya cancelacinsupone la entrega de un activo. Para que exista un pasivo deben ocurrir algunade estas dos circunstancias: haberse producido una transaccin anteriormenteo existir la certeza de que se va a producir un pago en el futuro.

La cuenta de prdidas y ganancias.

La cuenta de prdidas y ganancias almacena el resultado obtenidopor una empresa en un determinado ejercicio econmico. En sta serecogen los ingresos y gastos de explotacin, los resultados financieros,los resultados extraordinarios y los impuestos, para determinar elresultado del ejercicio. La informacin de esta cuenta es dinmica y esun importante complemento del balance.

Una de las principales caractersticas de la cuenta de prdidas y gananciases que est estructurada de tal forma (por segmentos) que permite al usuariocalcular resultados parciales y, al mismo tiempo, hacer una interpretacin msadecuada de los resultados del ejercicio.

El anlisis de la cuenta de prdidas y ganancias debe permitir: conocerla cifra y los componentes del resultado de la empresa; analizar la situacinde la empresa y predecir si sta tiene que capacidad para generar flujos detesorera sobre la base del resultado de la misma.


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El Plan General de Contabilidad recoge a su vez dos cuentas de prdidas yganancias, la normal y la analtica.

La memoria.

La memoria podra definirse como un anexo que completa, ampla ycomenta la informacin presentada en las otras dos cuentas anuales, esdecir, en el balance y en la cuenta de prdidas y ganancias.

Existen dos tipos de memoria, la normal (la muestran las sociedades queestn obligadas a presentar el balance normal) y la abreviada.

El contenido de la memoria es flexible, pero la informacin que suministratiene una importancia fundamental en el anlisis de la empresa, ya que aportainformacin cualitativa sobre el objeto social y las actividades desarrolladaspor la empresa, lo cual es fundamental para situarla en su entorno.

A su vez, dentro de la memoria hay distintos estados contables:

- Estado de propuesta de distribucin de beneficios.

- Estado de origen y de aplicacin de fondos.

- Estado de conciliacin del resultado contable y la base imponible.

- Estado de tesorera.

Por lo tanto, en la memoria de una empresa se deber informar acerca delos siguientes aspectos: actividad de la empresa; bases de presentacin de lascuentas anuales; distribucin de resultados; normas de valoracin; gastosde establecimiento; inmovilizado inmaterial; inmovilizado material; valores

mobiliarios y otras inversiones financieras; existencias; fondos propios; sub-venciones; previsiones para pensiones y obligaciones similares; informacinsobre otras provisiones del grupo 1; deudas no comerciales; situacin fiscal;garantas contradas con terceros y otros pasivos contingentes; ingresos ygastos del ejercicio.

El Plan General de Contabilidad no ofrece un modelo formalizado de lamemoria, tal como se hace con las otras cuentas anuales. En cambio aportauna serie de pautas sobre su contenido mnimo, tanto en el modelo normalcomo en el abreviado.


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Las cuentas anuales debern ser formuladas por el empresario o los administra-dores, en un plazo mximo de tres meses, contado desde la fecha de cierre dedicho ejercicio.

Cualquiera de estos tres documentos sealados anteriormente deber estarperfectamente identificado, reflejndose de forma clara en cada uno de ellossu denominacin, la empresa a la que pertenecen y el ejercicio al cual hacenreferencia. Pueden expresar sus valores tanto en euros como en miles de euros,cuando la magnitud de las cifras lo haga aconsejable.

Elpatrimonio1.2.7.

El patrimonio es el conjunto de bienes y derechos que posee una empresa opersona, as como las obligaciones a las que ha de hacer frente. Estos bienes,derechos y obligaciones deben ser cuantificables, estarn vinculados a una mismatitularidad y a un mismo fin.

Entre losbienes de una empresa podemos citar los locales, el mobiliario, los

equipos informticos, los automviles, etc.

Los derechos de una empresa incluyen el dinero que le deben sus clientes, losprstamos concedidos a sus empleados y cualquier otro derecho de cobro parala empresa.

Entre las obligaciones de una empresa destacan el dinero que deba a sus provee-dores, los prstamos que haya pedido a los bancos o a otras empresas y cualquierotra obligacin de pago de la empresa.

Los bienes y derechos de la empresa representan la parte positiva del pa-trimonio (activo) y, por el contrario, las obligaciones representan la partenegativa (pasivo).

Los distintos bienes, derechos y obligaciones que conforman el patrimoniode una empresa se denominan elementos patrimoniales. stos son las piezasfundamentales que componen el patrimonio.


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Los ingresos propios y habituales de una agencia de viajes pueden provenir de

una gran variedad de actividades, tales como la venta de billetes, la reserva de

plazas en empresas de alojamiento, la venta de productos de mayoristas, etc.

Entre las agencias existen dos formas de contabilizar los ingresos, considerando

como ingreso slo el conjunto de comisiones que percibe la agencia por los

distintos servicios prestados, o incluyendo en la cifra de ingresos el importe

total del servicio, es decir, el precio de venta del mismo.

Este manual pretende, de forma clara y sencilla, aproximar al lector a los

procesos econmico-administrativos en las agencias de viajes.

Proceso Econmico-Administrativo en las Agencias de Viajes es uno de los

mdulos perteneciente a la cualificacin profesional de Venta de Servicios y

Productos Tursticos, el cual forma parte de la familia profesional de Hostelera

y Turismo. Esa cualificacin recoge todos sus contenidos y objetivos, siguiendo

las directrices marcadas por el Sistema Nacional de Cualificaciones.

PROCESO ECONMICO-ADMINISTRATIVOEN LAS AGENCIAS DE VIAJES

ISBN 10: 84-9839-102-4

ISBN 13: 978-84-9839-102-2

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