TallerOficina fija / oficina móvil: aumentando la productividad

Sesión CEBEK, 9 de noviembre de 2016

Material: bit.ly/cebek-ofom2-2016

Presentación

Andoni Eguíluz◦ UD / Unidad Learning◦ gizer.net◦ andoni.eguiluz@deusto.es

Diapos: bit.ly/cebek-ofom2-2016

Propuesta de sesión 1. Productividad: gestión de tiempo/tareas 2. Email y agenda 3. Reuniones remotas 4. Otras apps útiles 5. Puesta en común, cierre

Post-sesión http://bit.ly/cebek-ofom-com

Introducción

http://www.morganstanley.com/institutional/techresearch/pdfs/Internet_Trends_041210.pdf

Productividad: definamos

productividad (RAE)◦ 1. f. Cualidad de productivo.◦ 2. f. Capacidad o grado de producción por

unidad de trabajo, superficie de tierra cultivada, equipo industrial, etc.◦ 3. f. Econ. Relación entre lo producido y

los medios empleados, tales como mano de obra, materiales, energía, etc. La productividad de la cadena de montaje es de doce televisores por operario y hora.

Productividad: definamos (2)

Medios empleados:◦ Materia prima, energía, consumibles... Era industrial, calidad de producción Conocimientos / inversiones◦ Tiempo / personas Era del conocimiento Eficiencia Maneras de hacer

¿Cómo ahorrar tiempo?

Automatizando tareas repetitivas Evitando duplicar/reiterar esfuerzos Minimizando los errores por olvido Facilitando la búsqueda◦ Localizando la información útil para

personas y equipos Y por supuesto:◦ Eligiendo buenas herramientas◦ Usándolas de la mejor manera posible

Lo dicen los datos...

Apps de control de tiempo

Un buen inicio para conocer nuestra realidad... para poder actuar sobre ella◦ Y una herramienta cotidiana si facturamos

de acuerdo a nuestra dedicación◦ O para organizar/gestionar personal

Toggl - Medición sencilla multidispositivo◦ RescueTime - medición automática en

ordenador y dispositivos (offline en premium)

Otras: Freckle, Mite, Harvest, Jiffy...◦ Una comparativa en zapier

Práctica - Toggl

Registrarse en navegador Instalar en el móvil Crear alguna tarea asociada a un proyecto◦ Observar modo manual / modo crono

Ver reports ¿Usarlo unos días/semanas?

¿Qué dice la psicología?

La productividad/eficiencia es uno de los temas estrella

Nos remitimos a una de las obras más reconocidas y vendidas de la historia "Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva", de Stephen R. Covey (1989)◦ Por considerarlos desde un punto de vista

general

Los 7 hábitos

7h: Proactividad

1. Soy proactivo◦ No reacciono (obligado por lo que soy):

respondo (elijo qué hacer de acuerdo a mis valores)◦ Asumo responsabilidad (puedo elegir mi

propia actitud y respuesta ante cualquier circunstancia)◦ Elección de herramientas y métodos

que uso para la productividad

7h: Objetivo

2. Empiezo con un fin en la mente◦ “Nada contribuye tanto a tranquilizar la mente como un propósito

estable – un punto donde el alma puede fijar su visión”

◦ Descubro mi misión, y su conjunto de roles Objetivos por rol◦ Gestión de objetivos y tareas

7h: Priorizar 3. Pongo primero lo primero◦ Imp: valores/metas Urg: necesita atención◦ Invertir tiempo en cuadrante II◦ Organizar según prioridad

• Planificar la semana• Minimizar crisis/emergencias• Invertir > tiempo en lasactividades importantes

7h: Hacia la interdependencia

4. Pienso en ganar-ganar◦ Que ambas partes ganen (Perder = enemigos, fracaso, hostilidad)

5. Primero comprendo, después soy comprendido◦ Escucha, empatía

6. Creo sinergia◦ Comunicación, cooperación

7h: Afilar la sierra

7. Afilo la sierra◦ Entreno mis métodos◦ Mejoro y adapto mis herramientas

Ladrones de tiempo

La realidad de nuestros ladrones:◦ 1. Interrupciones◦ 2. Improvisación Cambio de tarea, pérdida de foco◦ 3. Reuniones improductivas◦ 4. Televisión◦ 5. Teléfono◦ 6. Email◦ 7. Web

GTD: Get Things Done

GTD es una metodología de trabajo◦ David Allen, consultor, 2001

Base: apuntar las tareas, organizadas Ayuda a clasificar las tareas usando una

serie de categorías preestablecidas◦ Para recordar y concentrarte en las

tareas que tienes que hacer en cada momento y olvidarte del resto, con la tranquilidad de que tu sistema te las recordará cuando llegue el momento

GTD: Fundamentos◦ Cualquier tarea entrante inferior a 2 mins se

resuelve inmediatamente (sería más costosoorganizarla que hacerla)◦ La priorización no es lo más importante, sí el

listado y recogida exhaustiva◦ La planificación es reflexiva y se dedica un

tiempo. Luego se hacen las tareas sin cuestionar la planificación. (Ocupar la mente solo en organizar, o liberarla

de ello al ejecutar)◦ "Cosas" vs. "Acciones"

GTD: Etapas

Recopilar

Procesar

OrganizarRevisar

Hacer

El sistema GTD divide tu gestión del tiempo en varias fases:

GTD 1: Recopilar

Se define una carpeta ("cubo") Inbox(Entrada), a la cual van destinadas todas las tareas nuevas que recibimos [no tiene por qué ser el inbox del email]

◦ Lo normal es tener varios inbox, uno para cada tipo de tareas

GTD 2: Procesar GTD propone un diagrama de flujo que

debemos aplicar a nuestras tareas cada vez que las procesamos◦ Cuando sacamos las tareas de nuestro

Inbox y las clasificamos, se aplicará el flujo definido (normalmente en secuencia)◦ Tanto con las tareas como con los inputs: Si requiere acción: <2min->hacerO delegar (en espera) | o postponer

Si no requiere acción:Archivar (referencia) | desechar | cuarentena |algún día/quízá

GTD 3: Organizar Se clasificarla y organiza cada tarea donde

corresponda (categorías).◦ Primero asignar la importancia, una

valoración rápida de si debe hacerse hoy, próximamente, o en un futuro◦ Además asignar contextos y proyectos Contextos: @oficina, @teléfono, @casa...Optimizamos el lugar con el contexto

Proyectos: tareas con objetivo común (= acción compleja)

◦ Reducir las tareas a la expresión + simple

GTD 4: Revisar (reflexionar)

En GTD es esencial la organización y que cada tarea esté en su sitio.◦ Se hace una revisión semanal de las

listas de tareas (proyectos, contextos, etc) para que el sistema funcione. Se actualizan las listas Se revisa la agenda / proyectos / emails pend Se "vacían los cubos"

GTD 5: Hacer (empeñarse)

Obviamente el objetivo final es hacer más cosas: esta es la fase principal◦ Está muy bien organizar las tareas, pero si

no las ejecutamos, por mucho GTD que usemos, nuestra productividad no mejorará...

http://artofthinkingsmart.com/getting-things-done-efficiently-and-effectively/

Pomodoro

Técnica de gestión de tiempo con reloj◦ Francesco Cirillo, 1980◦ Trabajo=25 mins (pomodoros) sin distracción◦ Pausa = 5 mins / 15-20 mins cada cuatro

Proceso:◦ Planeamiento (hoy)◦ Anotación◦ Registro◦ Proceso◦ Visualización

Seinfeld

Jerry Seinfeld, 2007 ◦ Nunca debes romper la cadena Tarea diaria con impacto en objetivo Marcar cada día que se realiza la tareaA lo largo de un año completo

Mantener y progresar con la "cadena"

Zen to Done (ZTD)

GTD "minimalista" Leo Babauta, 2007◦ Recopilar todo a un lugar◦ Procesar = ahora◦ Revisar y limpiar (caducado, hecho,

olvidado, delegado)◦ Planificar (empezando por lo importante)◦ Organizar: despejar, crear rutinas

Algunas referencias: (1) (2) (3)

Apps para gestión de tareas

Trello◦ Un buen equilibrio entre sencillez,

manejabilidad, precio y multidispositivo... Pero hay muchas otras: Evernote, Asana,

Wünderlist, Wrike,Todoist, Nozbe, RealtimeBoard...

GTD puro: IQTell, Nirvana... Pomodoro: Pomotodo, ClearFocus,

Clockwork tomato, ggtimer... Comparativa... más de 100

Práctica: Trello

Registrarse, instalar la app Crear uno o varios tableros◦ Crear listas en un tablero◦ Dar lógica a las listas: por ejemplo entrada

/ en curso / resueltas◦ Probar funcionalidad de las tarjetas:

etiquetas, vencimiento, checklist◦ Compartir algún tablero con otra persona

Ver licencias

Evernote

Evernote está diseñada como solución integral, para abarcar más que un GT◦ "Guarda aquí lo que quieras"◦ Más elaborada que Trello Libretas en vez de tableros Notas: con texto, gráficos, manuscritos,

audios, capturas de páginas... Sistema de etiquetas, recordatorios, alertas Compartir, enviar Presentación de notas ...

Google Keep

Un Trello simplificado google-style◦ keep.google.com

Gestión calendario GCalendarIntroducción

◦ Google Calendar proporciona un lugar dondeanotar los eventos más importantes.

◦ Podrás:◦ Añadir eventos◦ Enviar invitaciones fácilmente◦ Compartir tu agenda con tu familia y

amigos◦ Realizar búsquedas de eventos que podrían

interesarte◦ etc.

Gestión calendario GCalendarVisualización

◦ Visualización por día, semana o mes

Gestión calendario GCalendarAvanzar y retroceder

◦ Avanzar y retroceder en el tiempo

Gestión calendario GCalendarElección días a visualizar

◦ Elección de los días a visualizar

Gestión calendario GCalendarInsertar calendario en página web

1) En la lista de calendarios de la izquierda, haz clic en el botón de flecha hacia abajo que aparece junto al calendario que quieres insertar y selecciona Configuración del calendario

También puedes hacer clic en el enlace Configuración que aparece al final de la lista de calendarios y, a continuación, seleccionar el nombre del calendario en cuestión

Gestión calendario GCalendarInsertar calendario en página web (II)

2) Copia el código iframe que aparece en la sección Insertar este calendario

3) Pega este código en tu sitio web para insertar el calendario

4) Automáticamente aparecerá tu calendario, en tu página web

Programación eventosCreación

◦ Haz clic en el día en que deseas crear unnuevo evento◦ Si el evento dura una hora, haz clic y arrastra el

ratón◦ En el cuadro, escribe la hora y el título del nuevo

evento◦ Por último, haz clic en Crear evento para que

aparezca en tu calendario inmediatamente o bienen Editar detalles del evento para añadirinformación adicional

Programación eventosCreación (II)

Programación eventosCreación (III)

Compartir calendarioHacer público un calendario

1) En la lista decalendarios de laizquierda, haz clic en elbotón de flecha haciaabajo que aparece juntoal calendario en cuestióny selecciona Compartireste calendario

Compartir calendarioHacer público un calendario (II)

2) Selecciona Hacer público este calendario3) Si no quieres que los demás vean los

detalles de tus eventos, selecciona Ver sololibre/ocupado (ocultar detalles)

Compartir calendarioCompartir con usuarios

1) En la lista de calendarios de laizquierda, haz clic en el botón deflecha hacia abajo de un calendarioy selecciona Compartir estecalendario

2) Escribe la dirección de correoelectrónico de la persona con la quequieras compartir tu calendario

3) En el menú desplegable, seleccionaun nivel de permiso y haz clic enAñadir → Después de hacer clic enAñadir, esa persona recibirá unainvitación por correo electrónicopara ver tu calendario

Búsqueda huecos reunionesIntroducción

◦ Mediante dos clicks podremos permitir queel resto de compañeros puedan conoceraquellos espacios libres de GCalendar.◦ Esta opción sería de gran utilidad a la hora de

convocar reuniones ya que tras introducir la lista detodos los convocados a un evento, pinchando sobreVer disponibilidad (que aparece justo encima delcampo 'Lugar' )

◦ Si todos los convocados tienen activada esa opción,podremos ver si en la fecha/hora seleccionadatienen hueco en su agenda o no

Búsqueda huecos reunionesPasos

◦ Abrir Google Calendar◦ En Mis calendarios situar el cursor sobre vuestro

calendario principal◦ Desplegar las opciones haciendo click sobre el icono que

aparece a la derecha (triángulo invertido)◦ Seleccionar la opción Compartir este calendario◦ Hacer click en Compartir este calendario con otros◦ Hacer click en Compartir este calendario con todas las

personas de la entidad (si procede)◦ Seleccionar en este caso la opción: ver sólo

libre/ocupado (ocultar detalles)

Búsqueda huecos reunionesVer huecos

◦ Con esta opción el resto de compañeros sólo podrán ver los huecos libres

◦ Los ocupados aparecerán sombreados sin mostrar ningún otro tipo de detalle

◦ Si por alguna razón preferiéramos restringir esa posibilidad a ciertas personas de nuestro entorno, tendremos que ir eligiendo de una en una todas aquellas con las que tenemos interés en compartir nuestros huecos de agenda

◦ Ver sólo libre/ocupado (ocultar detalles)

Espacios para citashttps://support.google.com/calendar/answer/190998?hl=es

Integración con DoodleIntroducción

◦ Doodle es una herramienta muy sencilla deemplear que nos permitirá, mediante unbreve cuestionario:◦ La puesta en común de días y horas◦ Disponibles para llevar a cabo un evento,

reunión, cita◦ Con nuestros compañeros o amigos

Integración con DoodlePasos

◦ Para ello, tan sólo deberemos seguir lospasos que se nos indican a continuación:

1) Entramos en la página doodle.com2) Clickamos en la opción Create a user-account (crear una cuenta)

Integración con DoodlePasos (II)

3) Pinchamos sobre “correo electrónico”para crear nuestra cuenta

Integración con DoodlePasos (III)

4) Una vez escrita nuestra dirección decorreo electrónico, elegimos la opciónCreate now

Integración con DoodlePasos (IV)

5) Rellenamos los datos que se nos piden yclickamos sobre Create user-account

Integración con DoodlePasos (V)

6) Una vez hecho esto, se nos enviará a nuestrabandeja de entrada del correo electrónico quehayamos empleado, con el código necesario

Integración con DoodlePasos (VI)

7) Introducimos el código y pinchamossobre Activate user-account

Integración con DoodlePasos (VII)

8) A continuación veremos la siguientepantalla en la que tendremos que clickarsobre Continue

Integración con DoodlePasos (VIII)

9) Ya somos propietarios de nuestra cuenta Doodle.Ahora para poder llevar a cabo la realización debreves cuestionarios con el fin de poder concretarreuniones, eventos, citas… tan sólo deberemos seguirlos siguientes pasos (una vez iniciada la sesión):9.1) Seleccionamos la opción Dashboard

Integración con DoodlePasos (IX)

9.2) Elegimos Planificar un evento

Integración con DoodlePasos (X)

9.3) Rellenamos los campos que nos aparecen (Título,localización, nombre, descripción y correo electrónico) yclickamos en Siguiente

Integración con DoodlePasos (XI)

9.4) Nos aparecerá un calendario en el que se nos pediráque marquemos las propuestas deseadas

Integración con DoodlePasos (XII)

9.5) Marcamos tantas propuestas como consideremosadecuadas y, a continuación, clickamos sobre la opciónSiguiente

Integración con DoodlePasos (XII)

9.6) Volvemos a elegir la opción Siguiente

Integración con DoodlePasos (XIII)

9.7) Escribimos las direcciones de correo electrónico deaquellas personas que deseamos que participen en elevento/reunión/cita

Integración con DoodlePasos (XIV)

9.8) Clickamos la opción Send and finish. Una vezhecho este paso habremos concluido la realización y elenvío de nuestro Doodle. A todas aquellas personas alas que les hallamos enviado el mensaje, tendrán laopción de elegir día y hora. Cada vez que un miembrocomplete su selección se nos enviará automáticamentea nuestra cuenta un mesnaje. gracias a este mensajepodremos ir viendo en que fechas coinciden todos losmiembros para poder realizar la cita/evento/reunión.

Sincronización móviles◦ Cuando añades a tu teléfono una cuenta de

Google o de Microsoft Exchange ActiveSyncque incluye un servicio de calendario yconfiguras esa cuenta para que sincronice:◦ Los eventos del calendario con el teléfono◦ Los eventos de ese calendario se añaden◦ Se mantienen actualizados en la

aplicación Calendario de tu teléfono

Sincronización móviles (II)◦ Si quieres controlar si una cuenta sincroniza

los cambios en los eventos del calendario con el servicio de calendarios de Google o de otra empresa, ve a la pantalla Cuentas y sincronización

◦ Puedes configurar los calendarios que se almacenan en el teléfono (para acceder a ellos rápidamente) y los que quieres mostrar u ocultar en la aplicación Calendario del teléfono

Gestión correo electrónicoGMail: Gestor de Correo de Google

Gestión correo electrónicoAspectos básicos

◦ No requiere respuesta inmediata; no es síncrono◦ Preferiblemente debe ser corto → no más de 20 líneas◦ Si es extenso, mejor crear un documento (¡en Gdrive!)◦ Evitar una larga lista de destinatarios cuando se

solicite o se requiera algo; otra cosa es para informar◦ Distinguir entre el Para: y el CC: y el CCO: (en varios

Para: intentar evitar trabajo en paralelo; darinstrucciones)

◦ Separar los párrafos para mejorar la lectura

Gestión correo electrónicoAspectos básicos (II)

◦ Para → Sólo enviar los correos a aquellas personas quedeban llevar a cabo la tarea (Actuar, responder, leer…)

◦ Cc → se manda copia a alguien cuando estamos seguros deque el mensaje supone un impacto para sus tareas y objetivos◦ Evitar este campo en lo posible, pues causa confusión sobre

quién tiene que tomar las acciones o si los destinatariostienen que opinar o no sobre el contenido.

◦ Cco → Igual que Cc pero sin identificación. Por tanto, elproblema del “Cc”, puede verse agrandado pues susreceptores pueden pensar que lo han recibido ellos solos y,por tanto, pueden sentirse impelidos a “actuar”

Gestión correo electrónicoAspectos básicos (III)

◦ Asociar cada mensaje a una acción o comunicaciónconcreta (facilitará la gestión al destinatario)

◦ Evitar el efecto bola de nieve; ¿tal vez mejor unallamada o una reunión para solucionarlo?

◦ Fuera de horas de trabajo, responder solo mensajesurgentes◦ Indicar la urgencia explícitamente en el tema

◦ Si se escribe la respuesta fuera del horario, guardarlaen borrador para el siguiente día. ¡Todo se ve de otraforma!

◦ Dejar las cosas claras; no pensar “con eso que he puestoya lo tiene que entender o deducir ….”

Gestión correo electrónicoAspectos básicos (IV)

◦ A veces resulta imprevisible la reacción deldestinatario

◦ Antes de enviar el mensaje valorar … ¿un chat?, ¿unallamada por teléfono?, ¿una reunión? (si el mensaje estáescrito, se puede guardar en el borrador)

◦ Cambiar de contraseña periódicamente / dobleverificación

◦ Revisar la seguridad ‘Notificaciones y actividad de losdispositivos’ (accesos) en security.google.com

Gestión correo electrónicoPASS

Antes de enviar, check PASS

(modelo de McGhee, 2004)

Gestión correo electrónicoPASS (II)

Acción requerida→ Solicitar una tarea→ Esperar respuesta a una pregunta→ Avisar con urgencia→ Informar o comunicar sin prisa

Soporte (+info)→ Posible información de referencia→ Utilizar enlaces o links web→ Adjuntos … ¡ A evitar !

¡más compartir y menos adjuntos!¡Usar GDrive!

Sumario (asunto)→ Es importante (para el destinatario) → Debe ser claro→ Indicar acción pretendida (en tema)

[AR],[RR],[RO],[FYI]→ Identificar fecha (si hay F.límite)

Propósito→ El objetivo final claro

(qué se pretende)→ El para qué y el origen (ayudan)→ El para cuándo (no olvidar)→ El dónde y qué se espera recibir→ El ‘a quién va dirigido (to: cc: cco:)

Gestión correo electrónicoPASS (III)

◦ Una buena frase en el asunto es aquella queexplique el objetivo asociado al mensaje◦ Una buena forma de hacer esto es

establecer expresamente la acción que sesolicita al receptor :◦ AR = (Action Requested).◦ RR = (Response Requested).◦ RO = (Read Only).◦ FYI = (For Your Interest only).

Gestión correo electrónicoPASS (IV)

◦ Así mismo, una forma de facilitar laidentificación por el tipo de tarea a realizarpodría realizarse poniendo la acción entrecorchetes más un espacio◦ [AR] Preparar puesto de trabajo para 11-12-04◦ [RR] ¿Ha quedado instalado el servidor?◦ [RO] Corte en servicio de edición de contenidos

viernes 5-12-04 a partir de las 12:00◦ [FYI] Versión final de la oferta presentada a la

Comisión Europea (proyecto E422)

Gestión correo electrónicoPASS (V)

◦ En resumen:◦ ¿Se comunica bien el propósito?◦ ¿Se expresa con claridad la acción

requerida?◦ ¿Se incluye la documentación apropiada?◦ ¿Se ha resumido bien la línea del asunto?◦ ¿Se ha revisado el para:, cc: y cco:?◦ ¿Esta bien redactado y presentado?◦ ¿Se han incluido fechas, horas y lugares?

Gestión correo electrónicoRegla de las 4D

Regla de las 4DAl revisar el nuevo

correo recibido

Gestión correo electrónicoRegla de las 4D (II)

◦ Delete (por no tener interés una vez leído)

◦ Do (responder, archivar… sobre la marcha)

◦ Delegate (reenviar… indicando motivo)

◦ Defer (para más tarde, No leído, etiquetar)

Gestión correo electrónicoEdición de mensajes

◦ Redactar el mensaje en una ventanaemergente (shift+"redactar")

◦ Usar (y no abusar) de tipos de letra yformato◦ Fuente, tamaño, negrita, cursiva, subrayado,

color, ajuste, indexación numérica o por viñetas,sangrado, eliminar formato)

◦ Adjuntos …. ¡ No, por favor !◦ Compartir archivos desde Drive (la mejor

alternativa a adjuntos si destino UD) ó incluir elenlace en el mensaje

Gestión correo electrónicoEdición de mensajes (II)

◦ Insertar una foto o arrastrarla desde una página web

◦ Incorporar un enlace a un documento o página web

◦ Insertar emoticonos◦ Comprobar ortografía◦ Antes de enviar:

◦ Valorar ‘Guardar como borrador’ antes de enviar◦ Aplicar el PASS

Gestión correo electrónicoEdición de mensajes (III)

◦ A la hora de adjuntar a un correo electrónico un archivo, debemos tener en cuenta dos criterios:◦ Legibilidad◦ Almacenaje

Fuente: http://redactarmejor.blogspot.com.es/2012/01/la-legibilidad-un-requisito-muchas.html

Gestión correo electrónicoEdición de mensajes (IV)

◦ El hecho de tener en cuenta estos dos criterios, genera una serie de restricciones para el emisario puesto que debería emplear:◦ vCard → Fichas de contactos◦ Documentos → Compartir fichero (Google Drive)◦ iCalendar: calendarios → Invitaciones a GCalendar◦ PDF◦ MS Office (Excel, Word, Powerpoint, etc.) → Tener

siempre en cuenta la compresión de archivos (ZIP)

Gestión correo electrónicoConfiguración general

Gestión correo electrónicoConfiguración general (II)

◦ Ajustar densidad de la visualización◦ Configuración bandeja de entrada... ¡Interesante!◦ Idioma◦ Conversaciones por página (50) y contactos (100)◦ Mostrar imágenes externas (velocidad, privacidad)◦ Responder a todos (por defecto)◦ Tipo de letra

Gestión correo electrónicoConfiguración general (III)

◦ Vista de conversación (anidamiento)◦ Enviar y archivar (opcional)◦ Estrellas (1,4 o todas…) - marcado de mensajes◦ Habilitar notificaciones de nuevo correo◦ Imagen personal◦ Crear contactos cuando use nuevas direcciones

(práctico)◦ La firma (esencial)◦ Respuesta automática (cuando estamos fuera de la

oficina)

Gestión correo electrónicoLabs

Gestión correo electrónicoLabs (II)

Ojo: sin garantía. Algunas interesantes:◦ Avance automático◦ Chat en el lado derecho◦ Deshacer el envío …

◦ (sólo dura unos segundos)◦ Incorporado ya a configuración general

◦ Panel de vista previa (horizontal o vertical)◦ Respuesta estándar (plantilla modelo de

respuesta)◦ Gadget de calendario

Gestión correo electrónicoAñadir otra cuenta

Gestión correo electrónicoAñadir otra cuenta (II)

Gestión correo electrónicoBotones de la barra de gmail

Gestión correo electrónicoBotones de la barra de gmail (II)

◦ Algunos botones, como "Archivar", "Spam" y "Etiquetas",están ocultos hasta que los necesites

◦ Esto significa que sólo se muestran si has seleccionado oabierto un mensaje

◦ Si arriba prefieres que aparecen botones con texto en lugar de iconos o viceversa, pasos:◦ Haz clic en el icono de rueda dentada y selecciona

Configuración del correo◦ En la sección General | "Etiquetas de botones",

selecciona o Texto o Iconos◦ Haz clic en Guardar cambios cuando hayas

seleccionado lo que prefieras

Gestión correo electrónicoCambiando la interfaz

Configuración perfilEdición de perfil

Configuración perfilEdición de perfil (II)

__________________________________________Nombre Apellido1 (apellido 2) Cargo

Nombre del Centro / ServicioUniversidad de Deusto

www.deusto.esAvda. Universidades 24

48007-BilbaoTel. 944 000 000 (ext. 0000)Mov. 000 000 000 xxxx.xxx@deusto.es

__________________________________________

Configuración perfilFirma

Configuración correo no deseadoAdministración del SPAM

◦ Los filtros de spam de Gmail también funcionan en tu cliente IMAP desviando automáticamente los mensajes que sospechan que no son deseados a "[Gmail]/Spam" y los desvía de la bandeja de entrada.

◦ Si encuentras un mensaje que debería estar marcado como spam, muévelo a "[Gmail]/Spam". Es como seleccionar "Marcar como spam" en la interfaz web de Gmail y ayudar a mejorar los filtros de spam

Gestión agenda y contactosGoogle Contacts

Gestión agenda y contactosSincronización con dispositivos móviles

Gestión agenda y contactosSincronización con dispositivos móviles (II)

Para agregar una cuenta de Gmail sigue lossiguientes pasos:

1.Accede a Ajustes > Personal > Cuentas ysincronización.

2.Toca Añadir cuenta.3.Selecciona el tipo de cuenta "Google" .4.Sigue las instrucciones en pantalla para

introducir la información sobre la cuentade Google.

Gestión agenda y contactosSincronización con dispositivos móviles (III)

◦ Cuando finalices, la cuenta seagregará a la lista en la pantallaConfiguración de Cuentas ysincronización

◦ Según cómo hayas configurado tucuenta, el correo electrónico, loscontactos y otra informacióncomenzarán a sincronizarse en tuteléfono.

◦ Abre la pantalla Configuración deCuentas y sincronización.

◦ La pantalla muestra tu configuraciónde sincronización actual y una listade tus cuentas actuales

Métodos filtrado y respuestaCreación de filtros

◦ Unos criterios de detección o filtrado de mensajes a partirde unas características de los mismos◦ remitente de un mensaje, destinatario, asunto,

contiene la palabra, no contiene la palabra, contienearchivo adjunto o no

◦ Unas acciones a realizar con los mensajes que se recibany cumplan con los criterios de filtrado. Las acciones puedenser:◦ omitir de recibidos (archivarlo), marcarlo como leído,

destacarlo, aplicar una etiqueta concreta, reenviarlo auna dirección, eliminarlo, … con la posibilidad deaplicarlo a conversaciones ya recibidas.

Uso de filtros

Métodos filtrado y respuestaProcesando mensajes no leídos

◦ Acordarse de las 4D (Delete, Do, Delegate, Defer)◦ Eliminar si no vale la pena ni guardar (aunque hay

espacio de sobra)◦ Si eliminas un mensaje lo puedes recuperar de la

papelera (30 días)◦ Marcar como SPAM para que el sistema ‘aprenda’◦ Aplicar una o varias etiquetas (AR y RR y otras …. si

es DEFER)◦ Archivar si no es necesario hacer nada (p.e. RO, FYI).

◦ Archivar = eliminar la etiqueta recibidos (click sobre “Recibidos x”)

Métodos filtrado y respuestaProcesando mensajes no leídos (II)

◦ Si sólo tiene una carpeta destino y se quiere quitar de recibidos: Mover a

◦ Si requiere de atención especial “destacar” (estrella) ó marcar ‘no leído’

◦ Para verlo mejor o imprimir, abrir en ventana particular◦ Hay acciones a nivel de todos los mensajes de una

conversación◦ Marcar no leído, no destacar, crear evento, filtrar,

reenviar todo, traducir◦ Es posible desplegar todas las conversaciones◦ Hay acciones a nivel de cada mensaje

◦ responder, reenviar, imprimir, eliminar, denunciar suplant. identidad

Tras procesar el mensaje◦ Revisar las etiquetas: quitar o poner nuevas

◦ Quitar AR ó RR si se usan como etiquetas◦ Guardar el archivo adjunto en Google Drive o descargarlo

(o verlo)◦ Darlo por atendido, es decir archivarlo:

◦ Con el botón de archivar (desaparecerá de la bandejade entrada)

◦ Eliminando la etiqueta ‘Recibidos’ (click sobre la ‘x’)

Métodos filtrado y respuestaRespuestas prediseñadas

◦ (Opción que debe activarse en Google Labs)◦ Algunos correos pueden ser respondidos de

igual forma◦ Por ejemplo, una respuesta genérica para un

remitente que nos envía una documentaciónque le habíamos solicitado, y en la que todo estáperfecto. Se le podría haber respondido:

Estimado Sr./Sra.Hemos recibido correctamente la documentación adjunta.Muchas gracias por su pronta respuesta.Saludos.

Métodos filtrado y respuestaRespuestas prediseñadas (II)

Métodos envío masivoAdministrador de Contactos

◦ Una de las funciones más poderosas del servicio es su administrador de Contactosque te permite usar diferentes criterios en tu libreta de direcciones

◦ Si deseas enviar el mismo mensaje de correo electrónico a varios de tus contactos a la vez, no necesitas crearlo muchas veces

◦ Puedes usar el administrador de Contactosde Gmail para enviar un mensaje masivo dirigido hasta 100 destinatarios

Métodos envío masivoEnvío masivo

1) Inicia sesión en tu cuenta de Gmail y haz clic en "Contactos" en la columna izquierda.

2) Marca las casillas junto a todos los destinatarios de correo a los que deseas enviarles el correo masivo. Si deseas enviar un mensaje a todos los contactos haz clic en la casilla del icono con una flecha que apunta hacia abajo, cerca del botón "Grupos" y selecciona "Todos" en el menú desplegable que aparecerá

Métodos envío masivoEnvío masivo (II)

3) Haz clic en el botón "Mensaje de correo electrónico" en la parte superior de la página. Esto te permite redactar un mensaje con todos los contactos seleccionados en el campo "Para" del mensaje.

4) Haz clic en el enlace "Agregar Cc" debajo del campo "Para" y escribe las direcciones adicionales de correo electrónico que desees incluir, que no se encuentran entre tus contactos.

5) Agrega una línea de asunto y el cuerpo del mensaje y luego haz clic en el botón "Enviar" en la parte superior para enviar el correo masivo a todos los destinatarios.

Métodos envío masivoEnvío masivo (III)

Métodos envío masivoEnvío masivo (IV)

◦ Puedes proteger la privacidad de los destinatarioscuando envías un correo masivo a través de lafunción copia de carbón oculta

◦ Escribe tu propia dirección de correo en el campo"Para"

◦ Haz clic en el enlace "Agregar Bcc" debajo deeste campo y luego copia y pega todas lasdirecciones de correo de los destinatarios en elnuevo campo que aparecerá

◦ Ninguno podrá ver la dirección de correo de losotros en el mensaje que reciban.

Métodos organización eficazEstructura de etiquetas/carpetas

Métodos organización eficazEstructura de etiquetas/carpetas (II)

◦ Nivel 0: De acceso rápido◦ [RR], [AR], [FYI], [RO], [GP] , [Alerta]

◦ Nivel 1: El departamento, unidad ó servicio◦ Subdividido en equipos internos de trabajo

◦ Nivel 2: Los proyectos o procesos◦ Subdividido en los más importantes

◦ Nivel 3: La empresa◦ Subdividida en los departamentos, unidades o servicios

◦ Nivel 4: Exterior (OUT)◦ Subdividida en entes externos

◦ Nivel 5: Personal◦ Subdividida en secciones de interés (bancos, amigos, casa, familia, etc.)

Métodos organización eficazSobre el uso de etiquetas/carpetas

◦ Son útiles para archivar y clasificar losmensajes

◦ Se muestran ordenadas alfabéticamente (ojoal nombrarlas: letra de comienzo para orden ylongitud para visualización)

◦ Se pueden anidar en otra de mayor jerarquía◦ No usar más de dos niveles (recomendación)◦ Un mensaje puede tener varias etiquetas

asociadas◦ Ayudan a buscar sólo en esa etiqueta

(cronología)

Métodos organización eficazSobre el uso de etiquetas/carpetas (II)

◦ Se muestran en la lista y en los propios mensajes◦ Se pueden ocultar (cuando ya no interesen)◦ Se pueden ocultar (si no tienen mensajes sin leer)◦ Un filtro puede aplicar etiquetas a mensajes que

cumplan una condición◦ No volverse loco creando cientos; las búsquedas

son muy eficaces◦ Pueden asignarse colores para identificar mejor los

mensajes

Métodos organización eficazSobre el uso de etiquetas/carpetas (III)

◦ Ocultar si no se usan (p.e. destacados, importante,chats …)

◦ Mostrar: enviados, borradores, todos, SPAM (si haysin leer), papelera

◦ Categorías y círculos (ocultar si no se utilizan)

Métodos organización eficazSobre el uso de etiquetas/carpetas (IV)

◦ Desde “administrar etiquetas” podemos:◦ Crear una nueva etiqueta (ojo 1ª letra/número ->

orden)◦ Por defecto ‘Mostrar’ en lista y en mensajes◦ Utilizar la opción ‘Mostrar sólo si hay sin leer’

◦ Se puede cambiar el nombre y también de carpeta◦ Ocultar las que hayan quedado obsoletas◦ Si se elimina una etiqueta NO se borran los mensajes◦ En el segundo nivel utilizar cajón de sastre ‘Otros

...’(no volverse locos creando etiquetas para todo; labúsqueda es muy potente)◦ No etiquetar con 1er nivel si tiene subcarpetas

Métodos localización informaciónCuadro de búsqueda

◦ El cuadro de búsqueda está al principio de la pantalla de Gmail◦ Tan solo tienes que escribir la palabra que busques

en ese cuadro y hacer clic en el icono de la lupa

Métodos localización informaciónCómo afinar la búsqueda (III)

La búsqueda de Gmail no reconoce ni los caracteres especiales tales como [ ], ( ), &, # o * ni los símbolos de monedas. Como Gmail también intenta buscar en los archivos adjuntos, es posible que en

los resultados no estén resaltadas las palabras buscadas

Métodos localización informaciónBúsqueda de mensajes

◦ Utilizar la caja de búsqueda superior: teclea cualquier cosa◦ o posicionarse en una carpeta concreta y buscar

◦ Pinchando a la derecha se accede a la búsqueda avanzada◦ Seleccionar una carpeta donde buscar◦ De◦ Para◦ Asunto◦ Contiene las palabras◦ No contiene las palabras◦ Contiene archivos adjuntos◦ No contiene archivos adjuntos◦ Rango de fecha a buscar◦ Crear un filtro con el criterio de búsqueda

◦ Tecleando en la caja de búsqueda operadores de búsqueda

Métodos localización informaciónBúsqueda de mensajes (2)

Info completa de búsqueda avanzada

Gmail: otros Mensajes "importantes"◦ Usados para la gestión de Prioritarios◦ Google intenta diferenciar en función de

los usuarios del mensaje y las marcas de "importante" activadas

Configuración -> recibidos -> prioritarios◦ “Importantes y no leídos”◦ “Destacados”◦ “Todo lo demás”

Ayuda de google: prioritarios

Gmail ninja: atajos de teclado◦ Cursores arriba y abajo entre mensajes◦ En conversación n-next mensaje / p-previo◦ Redacción: Ctrl+Enter enviar / Tab /

Ct+Sh+c cc / Ct+Sh+b bcc Listado completo◦ O pulsa "?"◦ Teclas

extendidas!

Gmail atajos (2) Enter - entra en mensaje/conversación◦ l - añade etiqueta◦ j - siguiente conv / k - anterior◦ v - mover a◦ e - archivar◦ r - responder / a - replyall / f - reenviar◦ +|- - marcar como importante / no imp.

u - sale de nuevo a lista Una chuleta Ysí... hay un lab de teclas personalizadas!

¿Cliente email o webmail? Algunas opciones de clientes:◦ Mozilla Thunderbird◦ eM Client, Outlook ... Comparativa

Diferencias fundamentales:◦ Funcionamiento offline◦ Correo en el disco vs. en la nube Ordenador vs. multidispositivo◦ Más usabilidad de aplicación / navegador◦ Plugins vs. extensiones de navegador◦ Configuración personalizada de teclas

Inbox

Un interfaz alternativo para Gmail Pruébalo! inbox.google.com Interesante: ◦ posponer◦ guardado urls (ext.Chrome)◦ interfaz móvil

Reuniones remotas

La videoconferencia ya es un hecho◦ Google Hangouts vs. Skype La competencia lo tiene difícil: Adobe

Connect, BlackBoard, WebEx, GoToMeeting, TeamViewer, Oovoo, VSee...

Algunas comparativas... Hangouts/Skype(en inglés)

Google Hangouts Chat / Compartir pantalla Multidispositivo (móviles, tablets) Integrado en Google (Google+) Totalmente gratuita Límite 10 personas en conferencia Herramientas: sala de controlAplicaciones integradas: google effects, toolbox...

Hangouts en Directo

Partiendo de◦ https://www.youtube.com/my_live_events◦ https://plus.google.com/hangouts/onair (Hangouts en vivo youtube en vivo)◦ Grabado automático en youtube (max 8h)◦ Preguntas en tiempo real◦ Seguimiento directo y por youtube

Práctica: Hangouts◦ Arrancar hangout.google.com Instalar app en dispositivo móvil◦ Barra superior: interruptor micro/cam◦ Invitar en pequeños grupos◦ Conversar desde ordenador o móvil◦ Compartir pantalla / chat

4. Otras Herramientas

Un largo etcétera...

Automatización

Zapier - servicio web de automatización entre apps/servicios◦ Otras IF (IFTTT) - IF This Then That Tasker

Práctica: Zapier

Registrarse en zapier◦ Indicar algunas de las apps más usadas◦ Buscar servicios zap para esas apps◦ Configura algún zap Ej: cada email etiquetado en gmail a nueva

tarea trello

Gestión proyectosGantter

Gestión proyectosSmartsheet

Gestión de proyectos

ActiveCollab◦ De forma muy ágil, el gestor del proyecto

crea hitos y tareas y las asigna a los miembros del equipo◦ A partir de ahí se pueden mantener

comunicaciones y avisos, e intercambiar ficheros cómodamente ◦ Además, permite escribir y responder

desde tu correo sin haber entrado en el sistema.

Gestión de proyectos

Assembla◦ El elemento clave es el sistema de tickets que son

asignados a cada miembro del equipo◦ Cada ticket incorpora información detallada como el

nivel de complejidad y las horas de trabajo◦ Destaca por sus funcionalidades de Reporting, que

incluyen informes muy útiles para gestionar plazos y recursos◦ Al principio no es tan intuitivo como otros —

requiere un tiempo inicial de formación—, pero dispone de muchos tutoriales◦ Es muy bueno para trabajar siguiendo metodologías

de desarrollo ágil tipo Scrum

Gestión de proyectos

Basecamp◦ Es seguramente la más sencilla e intuitiva◦ Tiene un diseño impecable, su interfaz

visual permite rápidamente revisar discusiones, tareas y ficheros Incluye también un time-line y un calendario◦ Es posible responder a las discusiones

desde el email (sin haber accedido al sistema)

Gestión de proyectos

Central Desktop◦ Su principal ventaja es que está muy orientada al

trabajo en tiempo real◦ Ofrece mensajería instantánea, edición de

documentos online y conferencia web en tiempo real

Gestión de proyectos

Confluence◦ Es una herramienta ideada para facilitar el

intercambio de documentación, información y archivos◦ Aporta un alto nivel de organización para grandes

proyectos u organizaciones◦ Destaca también por su integración con

Microsoft Office

Gestión de proyectos

Teambox◦ Al igual que BaseCamp, una de las herramientas

más fáciles e intuitivas de usar◦ Es muy útil para organizar proyectos

colaborativos◦ Te ayuda a gestionar muy fácilmente la

importancia y prioridad de las tareas, y permite que los usuarios envíen actualizaciones sobre el progreso del proyecto

Gestión de proyectos

TeamLab◦ Es una plataforma de gestión gratuita para las

empresas de pequeño y mediano tamaño◦ Trabajar con TeamLab es como tener una red social

en la empresa: puede crear entradas de blog que toda la empresa puede ver◦ Tiene además otras características sociales, como

anuncios, encuestas para recabar la opinión pública, y muchas otras◦ Los miembros pueden incluso iniciar sus propios

debates en los foros, y cualquier miembro de la empresa puede seguir las actividades o temas que le interesan

Gestión de proyectos

Time Doctor◦ Es una herramienta centrada en el control de

tiempos ◦ Incluye una pantalla opcional para supervisar a los

empleados remotos, genera de manera automática informes diarios, lleva un registro de los sitios web y las aplicaciones que se utilizan◦ En definitiva, te permite seguir y supervisar las

acciones del usuario en su ordenador◦ Para los más estrictos con cada euro que se paga,

Time Doctor es su herramienta

Toma de decisiones Appgree [Software privativo]◦ Frente a una pregunta lanzada por el administrador de

cada grupo, las personas decidan de manera muy sencilla una resp. satisfactoria para la gran mayoría◦ Lo interesante es que cada uno de los usuarios puede

proponer una respuesta distinta, y sólo necesita evaluar 3 de las demás, para llegar a un resultado final con un apoyo global que suele oscilar entre 80%-90%◦ Una votación, pero donde las posibles opciones a votar las

deciden cada vez los propios usuarios, sin ningún límite◦ Se utilizó en directo en Gran Hermano por 90.000

personas para comunicarse desde el programa con los espectadores, y permitió que estos se rebelaran contra las preguntas lanzadas

Toma de decisiones

Liquidfeedback [Software libre: MIT license]◦ Usada por el Partido Pirata Alemán para tomar

decisiones◦ Introduce el concepto de democracia líquida, que

consiste en poder delegar nuestro voto para cualquier votación en otra persona, que votaría por nosotros◦ De esta manera soluciona también el problema

de la imposibilidad de que todo el mundo pueda participar en todas las votaciones cuando su número es elevado

Toma de decisiones

Agora voting [Software libre: AGPLv3]◦ Plataforma similar a la anterior, desarrollada en

España◦ Los desarrolladores han hecho especial hincapié

en la seguridad del voto y su verificabilidad. ◦ Además de utilizarse internamente en partidos

como Equo, la plataforma se utilizó en la iniciativa Congreso transparente en la cual el diputado Joan Baldoví de Compromis-Equo votó en el parlamento respecto a la ley de transparencia y la ley de reforma energética lo que la gente decidió a través de la plataforma

Toma de decisiones

Your priorities [Software libre: AGPLv3]◦ Similar a la herramienta anterior◦ Saltó a la fama tras su implementación en Islandia

en la página BetriReykjavik (Mejor Reikiavik)

Propongo [Software libre: GPLv2]◦ Al igual que en las dos herramientas anteriores,

durante el 15M se habilitó una web, basada en el software Q2A, para recoger propuestas ciudadanas◦ Junto a los buzones físicos en las acampadas, en

total se recogieron 14.679 propuestas

Toma de decisiones

All our ideas [Software libre: ModifiedBSD License]◦ Usa un método de comparación entre pares para

ordenar una lista grande de propuestas◦ Se van mostrando aleatoriamente parejas de

propuestas, y para cada una de ellas el usuario señala cuál de las dos prefiere◦ Si no puede decidir entre ellas, la explicación de por

qué◦ Con toda la información introducida por los usuarios,

se va elaborando un ranking de qué propuestas son las preferidas por todo el mundo. Otra manera distinta de tomar decisiones

Debate

Loomio [Software libre: AGPLv3]◦ Gran éxito desde organizaciones sociales hasta

ayuntamientos◦ Incluye votaciones en los grupos, pero en este

caso enfocadas a poder conocer en todo momento la opinión de los participantes sobre lo que se está hablando y así ayudar a encaminar mejor las propuestas◦ De esta manera por un lado se potencia el poder

encontrar soluciones lo más consensuadas posibles, en lugar de cerrar los debates rápidamente con votaciones

Debate (2)

Incoma [Software libre: AGPLv3]◦ Diseñada para permitir que grandes cantidades

de personas debatan de manera efectiva, sin que se reduzca el debate a un "me gusta"◦ Afronta este reto mediante la visualización de las

conversaciones, permitiendo que se sigan fácilmente los diferentes hilos de debate que se vayan abriendo, que se encuentren los argumentos a favor o en contra, los puntos más controvertidos, etc. ◦ Mapas de conversaciones para no perder el

rumbo

Debate (3)

Truth mapping◦ El enfoque es visualizar en el debate los

procesos lógicos de la forma más clara posible, para que sea la lógica la que ponga claridad◦ Sobre esta primera capa lógica se añaden

valoraciones subjetivas

Mapeo geográfico

Ushahidi y OpenStreetMap [Software libre: LGPL] y [contenido libre: ODbl]◦ Una vez seleccionada información relevante, un

proceso adicional puede ser el añadir capas de información a esa selección◦ Este es el caso de los mapeos, donde a la

información que nos interesa se le añade la capa geográfica◦ La herramienta más popular al respecto es

Ushahidi, un mapa-wiki donde cualquier persona puede añadir puntos relevantes

Otros

Gestión de contraseñas◦ KeePass (para Android)

Gestión de tarjetas de visita◦ CamCard, ScanBizCards

5. Cierre: Puesta en común

¿Dudas, ideas? ¿Necesidades? Comunidad google+ ◦ bit.ly/cebek-ofom-com

Cierre

¡Gracias por vuestra atención e interés! Cualquier cosa a

andoni.eguiluz@deusto.es Comunidad google+ para resto de dudas

y compartir experiencias-necesidades◦ http://bit.ly/cebek-ofom-com