Taller Oficina fija / oficina móvil: integrando la documentación

Sesión CEBEK, 15 de diciembre de 2015

Material: bit.ly/cebek-ofom-201512

Presentación

Andoni Eguíluz ◦ UD / DeustoTech Learning ◦ gizer.net ◦ andoni.eguiluz@deusto.es

Diapos: http://bit.ly/cebek-ofom-201512

Propuesta de sesión 1. Introducción y planteamiento 2. Recursos digitales y edición

colaborativa (G.Drive / alternativas) 3. Comunicación con y entre dispositivos

(Feedly, Pushbullet, Pocket...) 4. Comunicación en grupos de trabajo 5. Puesta en común, cierre

1. Introducción y planteamiento

Bases de organización y productividad con herramientas digitales y móviles ◦ Y el ordenador transformó nuestros

negocios... ◦ Y luego internet ◦ Y después la nube y los móviles y tablets ◦ ¿Cómo encontrar orden en este caos?

La realidad actual del software ◦ Sigue habiendo software de licencia Cada vez menos Modelo freemium (O modelo google "cuasi gratis")

◦ Sigue habiendo software instalable Cada vez menos Apps, Nube ◦ Sigue habiendo software para PC Cada vez más integrable mobilidad ◦ Sigue habiendo moles de software Cada vez más apps cambiantes, sencillas, usables ◦ Sigue habiendo desarrollo a medida Cada vez más adaptación/personalización

Buscando herramientas

1: Aclarar el "para qué" 2: Buscar el cómo ◦ ¿Cada cuánto tiempo buscar? ◦ ¿Cómo buscarlo? Buscadores, listas, análisis, stores, boca a boca List of app review sites

◦ ¿Cómo elegir? Características Fiabilidad (vs. precio) Integrabilidad de funciones y servicios

Buscando herramientas (3)

3. El factor móvil (*) 4. Probar ◦ Uno o varios usuarios de test

5. Decidir ◦ Equilibrio características, fiabilidad, precio...

6. Implantar ◦ Formación, soporte... o do-it-yourself? ◦ Protocolos asociados: cambios organizativos

El factor móvil Teletrabajo? Tiempos de desplazamiento? Transporte

privado o público? Tiempos de espera Conciliación, vida personal, 24/7 Análisis beneficios vs. inconvenientes Móvil con complementos? Puntero,

pantalla, teclado, accesorios... Seguridad, confidencialidad, LOPD... Integrabilidad de ordenador y móvil

2. Recursos digitales y edición colaborativa: el fenómeno Drive Google Drive: una suma de aciertos ◦ Google (email, hangout, calendar) más... ◦ Espacio en la nube (15 Gb) ◦ Enlace con aplicaciones en la nube ◦ Uso compartido avanzado Aplicaciones colaborativas ◦ Sincronización/versionado automático ◦ Coste: Gratuito licencia personal Google Apps for Work: planes

Practicando con Drive

1. Funciones genéricas de usuario google ◦ Acceder a drive usuario google / PC https://drive.google.com ◦ Acceder a drive con App dispositivo móvil GooglePlay / iTunes: Google Drive ◦ [Opcional] Seguridad (doble verificación) Verificación en dos pasos Códigos de verificación / contraseñas de aplicación

◦ [Opc.] Config. sincronización automática desde ordenador (Google Drive para PC)

Practicando con Drive (2)

2. Uso compartido avanzado ◦ Por grupos (simulando equipos/empresa) ◦ Crear una carpeta ◦ Compartirla con el equipo (cómo) Observar los permiso de editar/ver Y el acceso público/enlace/restringido Email de notificación

Practicando con Drive (3) 3. Enlace con aplicaciones en la nube ◦ Aplicaciones de google Docs / Hojas de cálculo / Presentaciones Formularios Prueba a crear y editar ficheros básicos Prueba a hacerlo con el móvil ◦ Aplicaciones externas Nuevo | Más | Conectar más aplicaciones... Ejemplo: pixlr editor Una larga y creciente lista Limitaciones con el móvil

Practicando con Drive (4) 4. Aplicaciones colaborativas ◦ Las aplicaciones básicas y algunas externas... ¡Permiten trabajo síncrono! Prueba a acceder con tu equipo a la vez

Versionado automático ◦ Grano fino: doc / calc ◦ Grano grueso: todos los ficheros Versiones, hasta 30 días / 100 diferentes Incluso se pueden guardar definitivamente (a mano)

Ver y administrar versiones de archivos

Más drive desde el móvil

Escaneo de documentos desde la cámara a PDF en Drive (Android)

Archivos disponibles sin conexión Backup automático de fotos Acceso al resto de funciones con límites: ◦ Sin formularios ◦ Sin aplicaciones externas a google

Otros extras de Drive

Buscador de google en drive Atajos de teclado Acceso sin conexión en el PC

Algunas ideas para mi empresa (1)

Almacenamiento de documentos ◦ Documentación corporativa Acceso online, protegido, permisos Trabajo móvil sobre los mismos documentos

Documentación comercial de fácil acceso a clientes/proveedores/usuarios Enlace de documentos/multimedia desde

web o email sin adjuntos ◦ Copia de seguridad automática

Algunas ideas para mi empresa (2)

Trabajo colaborativo ◦ Trabajo compartido en reuniones Con proyector Cada uno con su portátil En reuniones remotas (quizás integrado con

hangout, skype o similar) ◦ Trabajo en documentos compartidos a

editar/revisar en equipo Aplicaciones externas ◦ Edición multimedia, gestión de proyectos,

mapas mentales, listas de tareas...

Otras soluciones: Dropbox, OneDrive... Algunos datos de comparación Otra comparativa en español Y otra

LOPD y Google

AEPD y limitación de datos privados en empresas digitales de EEUU ◦ Límite: 29 enero 2016 (Parece que no es para tanto) Google y las demás tienen contrato de

cumplimiento de normativa europea Con ese contrato se solicita permiso a la

directora de la agencia

3. Comunicación con y entre dispositivos móviles/fijos

1. Estar al día: recibir información

relevante 2. Organización y estructuración de

información 3. Comunicación directa móvil-fijo

3.1. Tomar información: feedly

RSS: Really Simple Syndication ◦ Estándar (xml) para compartir contenido

en internet, referenciar o redifundir Contiene título, descripción, fecha, URL...

Lector RSS: Agregador de contenidos Feed (fuente web): fuente general (RSS y+) Google Reader Feedly ◦ Otros: Flipboard, Digg, Inoreader,

Feedspot, CommaFeed, Feedbin

Qué permite feedly

Suscripción a fuentes web o alertas web Lectura memorizada de esas fuentes Ordenar y filtrar con categorías (grupos) Almacenar referencias para lectura

posterior Buscar fuentes populares

Practicando con feedly

feedly.com Get started ◦ Con cuenta Google / Fb / Tw / email...

Móvil feedly app En web: añadir contenido ◦ (blog, publicación, tema) Indica algunos

temas de tu interés personal o profesional ◦ Botón feedly (+)

Visualizar los feeds desde web y móvil

Practicando con feedly (2)

Configuración: menú izq. / preferences (settings en la app) ◦ Marcado de lectura ◦ Herramienta para guardar/compartir

Practicando con feedly (3)

Alertas de google ◦ El buscador trabaja para nosotros

Añadir alguna alerta de google ◦ www.google.es/alerts ◦ Crear alerta interesante ◦ Configurar frecuencia, fuentes, idioma... ◦ Enviar a: Feed RSS Copiar enlace del feed

Insertar el enlace en feedly

Feedly Pro

3.2. Almacenando y catalogando información: Pocket

Gestor de enlaces ◦ Guardar para leer después Desde navegador Desde casi cualquier app del móvil ◦ Clasificar lo leído

Practicando con Pocket (1)

Crear cuenta: getpocket.com ◦ Conectar con cuenta google

Añadir botón pocket en navegador

Practicando con Pocket (2)

Descargar app Pocket en móvil Navegar y guardar en pocket ◦ Desde móvil o fijo

Asociando Feedly a Pocket

Configurar app ◦ Favorite Saving Tool Pocket ◦ Pocket user / password

Navegar por feedly ◦ Pulsación larga

Pocket Premium

3.3. Comunicación directa entre dispositivos: Pushbullet Conecta todos los dispositivos ◦ Permite "empujar" ficheros, info o enlaces

desde cualquier dispositivo de un usuario a cualquier otro (o todos) ◦ Reenvía las notificaciones ◦ Permite enviar fotos o ficheros desde el

dispositivo móvil Otras: AirDroid, AirStream, Desktop

Notifications, Mobizen, Splashtop 2...

Practicando Pushbullet

Registro en www.pushbullet.com Descargar app pushbullet ◦ Enviar url/texto entre dispositivos ◦ Enviar ficheros desde móvil

Configurar app ◦ "Proyección de notificaciones"

Pushbullet Pro

4. Comunic. interna

Un vistazo a Comunidades Google+ Alternativas: Facebook (páginas/grupos),

Linkedin... Creamos una para seguimiento post-

curso

5. Cierre: Puesta en común

¿Dudas, ideas? ¿Necesidades?

Cierre: ¿seguimos en contacto?

¡Gracias por vuestra atención e interés! Cualquier cosa a

andoni.eguiluz@deusto.es Comunidad google+ para resto de dudas

y compartir experiencias-necesidades