TallerOficina fija / oficina móvil: integrando la documentación

Sesión CEBEK, 26 de octubre de 2016

Material: bit.ly/cebek-ofom-2016Wifi: wificebek / C18012012W

Presentación

Andoni Eguíluz◦ UD / DeustoTech Learning◦ gizer.net◦ andoni.eguiluz@deusto.es

Diapos: bit.ly/cebek-ofom-2016Wifi: wificebek / C18012012W

Propuesta de sesión 1. Introducción y planteamiento 2. Recursos digitales y edición

colaborativa (G.Drive / alternativas) 3. Comunicación con y entre dispositivos

(Feedly, Pushbullet, Pocket...) 4. Comunicación en grupos de trabajo 5. Puesta en común, cierre

1. Introducción y planteamiento

Bases de organización y productividad con herramientas digitales y móviles◦ Y el ordenador transformó nuestros

negocios...◦ Y luego internet◦ Y después la nube y los móviles y tablets◦ ¿Cómo encontrar orden en este caos?

La realidad actual del software◦ Sigue habiendo software de licencia Cada vez menos Modelo freemium (O modelo google "cuasi gratis")

◦ Sigue habiendo software instalable Cada vez menos Apps, Nube◦ Sigue habiendo software para PC Cada vez más integrable mobilidad◦ Sigue habiendo moles de software Cada vez más apps cambiantes, sencillas, usables◦ Sigue habiendo desarrollo a medida Cada vez más adaptación/personalización

Buscando herramientas

1: Aclarar el "para qué" 2: Buscar el cómo◦ ¿Cada cuánto tiempo buscar?◦ ¿Cómo buscarlo? Buscadores, listas, análisis, stores, boca a boca List of app review sites / particulares (1) (2) (3) (4) ...

◦ ¿Cómo elegir? Características Fiabilidad (vs. precio) Integrabilidad de funciones y servicios

Buscando herramientas (3)

3. El factor móvil (*) 4. Probar◦ Uno o varios usuarios de test

5. Decidir◦ Equilibrio características, fiabilidad, precio...

6. Implantar◦ Formación, soporte... o do-it-yourself?◦ Protocolos asociados: cambios organizativos

El factor móvil ("shadow IT") Teletrabajo? Tiempos de desplazamiento? Transporte

privado o público? Tiempos de espera Conciliación, vida personal, 24/7 Análisis beneficios vs. inconvenientes Móvil con complementos? Puntero,

pantalla, teclado, accesorios... Seguridad, confidencialidad, LOPD... Integrabilidad de ordenador y móvil

2. Recursos digitales y edición colaborativa: el fenómeno Drive Google Drive: una suma de aciertos◦ Google (email, hangout, calendar) más...◦ Espacio en la nube (15 Gb)◦ Enlace con aplicaciones en la nube◦ Uso compartido avanzado Aplicaciones colaborativas◦ Sincronización/versionado automático◦ Coste: Gratuito licencia personal Google Apps for Work / G Suite: planes

¿Debo saltar a la nube? ¿Es ya cuestionable?◦ Accesible, multidispositivo, flexible◦ Fiable, seguro, escalable (¿dudas de seguridad?)◦ Económico

Y además Google...◦ Familiar, compatible con lo personal◦ Colaborativo◦ Integración de útiles herramientas google◦ Integración de cientos de otros fabricantes◦ Interoperable con Microsoft Office

Practicando con Drive 1. Funciones genéricas de usuario google◦ Acceder a drive usuario google / PC https://drive.google.com◦ Acceder a drive con App dispositivo móvil GooglePlay / iTunes: Google Drive◦ Carpetas / Mover archivos / Destacados

/ Colores / Buscador◦ [Opc.] Config. sincronización automática

desde ordenador (Google Drive para PC)

Practicando con Drive (2)

2. Uso compartido avanzado◦ Por grupos (simulando equipos/empresa)◦ Crear una carpeta◦ Compartirla con el equipo (cómo) Observar los permiso de editar/ver Y el acceso público/enlace/restringido Email de notificación◦ Temporización de compartir!!

Practicando con Drive (3) 3. Enlace con aplicaciones en la nube◦ Aplicaciones de google Docs / Hojas de cálculo / Presentaciones Formularios Prueba a crear y editar ficheros básicos Prueba a hacerlo con el móvil◦ Aplicaciones externas Nuevo | Más | Conectar más aplicaciones... Ejemplo: realtimeboard Una larga y creciente lista Limitaciones con el móvil

Practicando con Drive (4) 4. Aplicaciones colaborativas◦ Las aplicaciones básicas y algunas externas... ¡Permiten trabajo síncrono! Prueba con google doc (y la potencia de los

comentarios/sugerencias/tareas)

Versionado automático◦ Grano fino: doc / calc◦ Grano grueso: todos los ficheros Versiones, hasta 30 días / 100 diferentes Incluso se pueden guardar definitivamente (a mano)

Ver y administrar versiones de archivos

Más drive desde el móvil

Escaneo de documentos desde la cámara a PDF en Drive (Android)

Archivos disponibles sin conexión Backup automático de fotos Acceso al resto de funciones con límites:◦ Sin formularios◦ Sin aplicaciones externas a google

Otros extras de Drive

Buscador de google en drive Atajos de teclado Acceso sin conexión en el PC Seguridad (doble verificación)

Verificación en dos pasos Códigos de verificación / contraseñas de aplicación

Y muchos más trucos ("centro de aprendizaje")

Algunas ideas para mi empresa (1)

Almacenamiento de documentos/recursos◦ Documentación corporativa Acceso online, protegido, permisosTrabajo móvil sobre los mismos documentos

Documentación comercial de fácil acceso a clientes/proveedores/usuarios Enlace de documentos/multimedia desde web

o email sin adjuntos◦ Copia de seguridad automática

Algunas ideas para mi empresa (2)

Trabajo colaborativo◦ Trabajo compartido en reuniones Con proyector y/o cada uno con su laptop En reuniones remotas (quizás integrado con

hangout, skype o similar)◦ Trabajo en documentos compartidos a

editar/revisar en equipo Aplicaciones externas◦ Edición multimedia, gestión de proyectos,

mapas mentales, listas de tareas... ¿Qué más se os ocurre?

Otras soluciones: Dropbox, OneDrive (características)... Algunos datos de comparación Otra comparativa en español... y otra

Opinable...◦ GDrive: Algo mejor compartición, entorno colaborativo Algo mejor en dispositivos móviles Mucho mejor en versión gratuita, 3rd parties◦ Office 365: Mejores herramientas ofimáticas y plantillas Mejor si no se quiere saltar a la nube◦ Precio/almacenamiento: Más similar de lo que se suele creer◦ DropBox: (+integración Office Online)

Solo si te da miedo cambiar

3. Comunicación con y entre dispositivos móviles/fijos

1. Estar al día: recibir información relevante

2. Organización y estructuración de información

3. Comunicación directa móvil-fijo

3.1. Tomar información: feedly

RSS: Really Simple Syndication◦ Estándar (xml) para compartir contenido

en internet, referenciar o redifundir Contiene título, descripción, fecha, URL...

Lector RSS: Agregador de contenidos Feed (fuente web): fuente general (RSS y+) Google Reader Feedly◦ Otros: Flipboard, Digg, Inoreader,

Feedspot, CommaFeed, Feedbin

Qué permite feedly

Suscripción a fuentes web o alertas web Lectura memorizada de esas fuentes Ordenar y filtrar con categorías (grupos) Almacenar referencias para lectura

posterior Buscar fuentes populares

Practicando con feedly

feedly.com Get started◦ Con cuenta Google / Fb / Tw / email...

Móvil feedly app En web: añadir contenido◦ (blog, publicación, tema) Indica algunos

temas de tu interés personal o profesional◦ Botón feedly (+)

Visualizar los feeds desde web y móvil

Practicando con feedly (2)

Configuración: menú izq. / preferences(settings en la app)◦ Marcado de lectura◦ Herramienta para guardar/compartir

Practicando con feedly (3)

Alertas de google◦ El buscador trabaja para nosotros

Añadir alguna alerta de google◦ www.google.es/alerts◦ Crear alerta interesante◦ Configurar frecuencia, fuentes, idioma...◦ Enviar a: Feed RSS Copiar enlace del feed

Insertar el enlace en feedly

Feedly Pro

3.2. Almacenando y catalogando información: Pocket

Gestor de enlaces◦ Guardar para leer después Desde navegador Desde casi cualquier app del móvil◦ Clasificar lo leído

Practicando con Pocket (1)

Crear cuenta: getpocket.com◦ Conectar con cuenta google

Añadir botón pocket en navegador

Practicando con Pocket (2)

Descargar app Pocket en móvil Navegar y guardar en pocket◦ Desde móvil o fijo

Asociando Feedly a Pocket

Configurar app◦ Favorite Saving Tool Pocket◦ Pocket user / password

Navegar por feedly◦ Pulsación larga

Pocket Premium

3.3. Comunicación directa entre dispositivos: Pushbullet Conecta todos los dispositivos◦ Permite "empujar" ficheros, info o enlaces

desde cualquier dispositivo de un usuario a cualquier otro (o todos)◦ Reenvía las notificaciones◦ Permite enviar fotos o ficheros desde el

dispositivo móvil Otras: AirDroid, AirStream, Desktop

Notifications, Mobizen, Splashtop 2...

Practicando Pushbullet

Registro en www.pushbullet.com Descargar app pushbullet◦ Enviar url/texto entre dispositivos◦ Enviar ficheros desde móvil

Configurar app◦ "Proyección de notificaciones"

Pushbullet Pro

4. Comunic. interna

Un vistazo a Comunidades Google+ Alternativas: Facebook (páginas/grupos),

Linkedin... Creamos una para seguimiento post-

curso◦ https://plus.google.com/communities/11273

9445858960260975◦ O mejor: bit.ly/cebek-ofom-com

5. Cierre: Puesta en común

¿Dudas, ideas? ¿Necesidades?

Cierre: ¡seguimos en contacto!

¡Gracias por vuestra atención e interés! Cualquier cosa a

andoni.eguiluz@deusto.es Comunidad google+ para resto de dudas

y compartir experiencias-necesidadesbit.ly/cebek-ofom-com