CAPÍTULO I

EL PROBLEMA Y SUS GENERALIDADES

1.1.- Planteamiento del Problema

En un ambiente de evolución permanente, determinado por las actuales

tendencias mundiales, las cuales se centran en el plano económico soportadas por los

avances tecnológicos que se ofrecen en el mercado para fortalecer el negocio o

hacerlo más competitivo, implica que las organizaciones revisen y mejoren sus

operaciones para salir adelante dado los cambios que se proponen y convertirse en

empresas sólidas. De igual forma las empresas venezolanas no escapan del fenómeno

globalizador, para ello las mismas requieren evaluar sus desempeños, sus

procedimientos operacionales y a la par desarrollar un sistema de control interno de

acuerdo a las características propias de la empresa. Tomando en cuenta que el control

interno va a servir como base o instrumento de control administrativo, y que

igualmente abarca el plan de organización, de procedimientos y anotaciones dirigidas

con la única finalidad de custodiar los activos y a la confiabilidad contable, la

Federación de Colegios de Contadores Públicos de Venezuela (1994), la define como:

El plan de organización, de todos los métodos y medidas coordinadas adoptadas al negocio, para proteger y salvaguardar sus activos, verificar la exactitud y confiabilidad de los datos contables y sus operaciones, promover la eficiencia y la productividad en las operaciones y estimular la adhesión a las prácticas ordenadas para cada empresa. (p.31)

De acuerdo con el concepto citado, ciertamente los controles internos se

implantan para mantener el negocio siguiendo la consecución de los objetivos de la

empresa y, así como, para minimizar los imprevistos ocasionados por el seguimiento

eventual de fallas o desviaciones en la realización de las operaciones. Visto así, según

Comisión of Sponsoring Organizations of the Treadway Comission (2005) “el

control interno promueven la eficacia, reducen los riesgos de pérdidas de

activos, y ayudan a asegurar la confiabilidad de los estados financieros y el

cumplimiento de las leyes y regulaciones”.

Por ello, la importancia de tener un buen sistema de control interno en las

organizaciones, se ha incrementado en los últimos años, esto debido a lo práctico que

resulta al medir la eficiencia y la productividad al momento de implantarlos; en

especial si se centra en las actividades básicas que ellas realizan, pues de ello

dependen para mantenerse en el mercado. Es bueno resaltar, que la empresa que

aplique controles internos en sus operaciones, conducirá a conocer la situación real de

las mismas, es por eso, la importancia de tener una planificación que sea capaz de

verificar que los controles se cumplan para darle una mejor visión sobre su gestión.

Así mismo, el control interno comprende el plan de organización en todos los

procedimientos coordinados de manera coherente a las necesidades del negocio, para

proteger y resguardar sus activos, verificar su exactitud y confiabilidad de los datos

contables, así como también llevar la eficiencia, productividad y custodia en las

operaciones para estimular la adhesión a las exigencias ordenadas por la gerencia. De

lo anterior se desprende, que todos los departamentos que conforman una empresa

son importantes, pero, existen dependencias que siempre van a estar en constantes

cambios, con la finalidad de afinar su funcionabilidad dentro de la organización.

Siendo las cosas así, resulta claro, que dichos cambios se pueden lograr

implementando y adecuando controles internos, los cuales sean capaces de

salvaguardar y preservar los bienes de un departamento o de la empresa. Dentro de

este orden de ideas, Catácora, (1996), expresa que el control interno:

Es la base sobre el cual descansa la confiabilidad de un sistema contable, el grado de fortaleza determinará si existe una seguridad razonable de las operaciones reflejadas en los estados financieros. Una debilidad importante del control interno, o un sistema de

control interno poco confiable, representa un aspecto negativo dentro del sistema contable. (p.238)

En la perspectiva que aquí adoptamos, podemos afirmar que un departamento

que no aplique controles internos adecuados, puede correr el riesgo de tener

desviaciones en sus operaciones, y por supuesto las decisiones tomadas no serán las

más adecuadas para su gestión e incluso podría llevar al mismo a una crisis operativa,

por lo que, se debe asumir una serie de consecuencias que perjudican los resultados

de sus actividades.

De esta manera, a nivel gerencial existe gran dedicación para mejorar el

sistema de control interno, dado que los procedimientos pueden ser aplicados en

diferentes áreas relevantes de la contabilidad de las empresas: cuentas por cobrar,

efectivo, inventario, efectos por pagar, cuentas por pagar, entre otras. En tal sentido,

el control interno permite: la oportunidad, la claridad, utilidad y confiabilidad de la

información y los registros que respaldan la gestión de la organización.

En el estado Sucre las organizaciones empresariales, están también en la

búsqueda de mejorar el sistema de control interno, y de acuerdo a las Normas

Generales de Control Interno de la Contraloría General de la República, el órgano de

Control Interno del Organismo o Entidad debe de realizar la revisión y evaluación del

sistema de control interno, para proponer a la máxima autoridad de las empresas u

organización las recomendaciones tendentes a su optimización y al incremento de la

eficacia y efectividad de la gestión administrativa. En este sentido, y según las

normas mencionadas anteriormente el órgano de control, que en este caso es la

Empresa Súper Mercado “El Palacio Negro” C.A., debe realizar la función de

auditoria interna conforme a las disposiciones legales aplicables.

Por consiguiente, la Empresa Súper Mercado “El Palacio Negro” C.A es una

compañía anónima por lo que, cumpliendo con lo estipulado en las Normas Generales

de Control Interno y por las de Auditoria de Estado de la Contraloría General de la

República, surge la necesidad de evaluar el sistema de control interno de dicha

empresa, además de que se ha detectado ciertas circunstancias que han permitido

identificar la existencia de fallas relacionadas con la efectividad del sistema de

control Interno, que en la actualidad están afectando la capacidad de la empresa para

alcanzar sus objetivos, apoyándose en el hecho de que con un sistema adecuado las

actividades estarán dirigidas a controlar eficazmente el negocio, por lo cual se han

evidenciado síntomas como los descritos a continuación:

Falta de organización dado la carencia de manuales de Normas y

Procedimientos.

Surgimiento de problemas debido a las cuentas por pagar en general.

Existencias de cuentas por pagar a proveedores de años atrás.

Falta de recursos económicos asignados por parte de la gerencia.

Falta de control de inventario.

Dicha situación demuestra que los procedimientos, recursos, seguridad y los

objetivos que conforman los principales aspectos del control interno de la empresa,

ameritan de una evaluación, para determinar las fortalezas y debilidades del sistema

de control interno, y verificar el cumplimiento de las metas y objetivos propuestos en

la institución.

Por lo tanto, de un sistema de control interno se puede esperar que provea de

una seguridad razonable para el logro de los objetivos, relativos a la confiabilidad de

la información financiera y el cumplimiento de las leyes y regulaciones. Desde este

punto de vista y por lo expuesto, surge la necesidad por parte de la Empresa Súper

Mercado “El Palacio Negro” C.A Carúpano Estado Sucre, Evaluar el Sistema de

Control Interno (administrativo y contable).

1.1.1.- Formulación del Problema

¿El Sistema de Control Interno existente en la Empresa Súper Mercado “El

Palacio Negro” C.A, cumple con los requerimientos mínimos de eficiencia y eficacia

para el logro de los objetivos de la organización?

1.1.2.- Sistematización de la Variable

¿Cuál es la Situación actual del sistema de control interno en la Empresa Súper

Mercado “El Palacio Negro” C.A?

¿Cuál es la efectividad de las normas, procedimientos y políticas existentes en

la Empresa Súper Mercado “El Palacio Negro” C.A?.

1.2.- Objetivos de la Investigación

1.2.1.- Objetivo General

Proponer un sistema de información para optimizar el control interno

en la Empresa Supermercado “El Palacio Negro” C.A. Carúpano Estado Sucre

2.008

1.2.2.- Objetivos Específicos

Analizar la Situación Actual del Sistema de Control Interno de la Empresa

Supermercado “El Palacio Negro” C.A.

Determinar la efectividad de las normas, procedimientos y políticas existentes

en la Empresa Supermercado “El Palacio Negro” C.A.

Señalar los beneficios de un optimo control interno para el logro de los

objetivo de la Empresa Supermercado “El Palacio Negro” C.A.

Sugerir estrategias de optimización del sistema actual de control interno

(administrativo y contable) de la Empresa Supermercado “El Palacio Negro”

C.A

1.3.- Justificación e Importancia de la Investigación

El control Interno, nos permite definir la forma sistemática de como las

empresas han visto la necesidad de implementar controles administrativos en todos y

cada uno de sus operaciones diarias. Dichos controles se deben establecer con el

objeto de reducir el riesgo de pérdidas y en sus defectos prever las mismas. Sea cual

sea la aplicación del control que se quiere implementar para la mejora organizativa,

existe la posibilidad del surgimiento de situaciones inesperadas. Para esto es

necesario aplicar un control interno, siendo estos los que se encargaran de ejecutar los

controles antes del inicio de un proceso o gestión administrativa. Adicionalmente, se

cuentan con controles de detección de los cuales se ejecutan durante o después de un

proceso, la eficacia de este control dependerá principalmente del intervalo de tiempo

transcurrido entre la ejecución del proceso y la ejecución del control.

Por ello, la presente investigación tiene como finalidad evaluar el sistema de

control interno de la Empresa Supermercado “El Palacio Negro” C.A. Carúpano

Estado Sucre, dado la importancia que tiene para todas las empresas u organizaciones

los controles, ya que a través de los mismos se puede ayudar a asegurar que las

transacciones que involucran a los activos de las entidades están reflejadas

adecuadamente en los estados financieros, además de ayudar a prevenir o a detectar

oportunamente la adquisición de bienes, servicios y el uso o la disposición no

autorizada de los activos.

De esta manera, la evaluación del control interno esta orientada a verificar el

cumplimiento de los métodos, mecanismos y registros de las operaciones

administrativas que se realizan de la Empresa Supermercado “El Palacio Negro” C.A.

Carúpano Estado Sucre, para asegurar la confiabilidad, idoneidad y transparencia de

las mismas, con el propósito de preservar los recursos de la empresa frente a

cualquier pérdida, mala gestión, errores e irregularidades, así como también en el

logro de las metas y objetivos propuestos. También beneficiará a:

La comunidad estudiantil de la Universidad de Oriente (UDO), porque le

servirá de orientación para llevar acabo estudios posteriores bajo el mismo

esquema investigativo y patrón metodológico. Además proporcionará

información precisa y concreta del desarrollo de actividades reales dentro de

una empresa vinculada al Sistema Tributario, como lo son los contribuyentes

formales.

La investigadora, porque la elaboración del estudio le dará la oportunidad de

poner en práctica los conocimientos obtenidos en la carrera, además de

adquirir experiencia para el desarrollo laboral.