DISEÑO DE SISTEMAS DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO-CONTABLE

ELABORADO POR: REVISADO POR: FECHA DE REVISIÓN: AUTORIZADO POR:

Briceño Johana Machado Mariana

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CONSORCIO COAVIALZU Diseño de Sistemas de Control Interno

Administrativo - Contable

ASUNTO: PRESENTACIÓN DEL DISEÑO

FECHA DE VIGENCIA: ENERO 2002

SITUACIÓN: PROPUESTA

SECCIÓN: PORTADA

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CONSORCIO CONCESIÓN ADMINISTRACIÓN DE LA VIALIDAD DEL ZULIA

“COAVIALZU” DEPARTAMENTO CONTABLE

MUNICIPIO MARA, ESTADO ZULIA

DISEÑO DE SISTEMAS DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO-CONTABLE

ELABORADO POR BRICEÑO, JOHANA

MACHADO, MARIANA

ENERO DEL 2002



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SECCIÓN: CONTENIDO

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CONTENIDO

1. INTRODUCCIÓN

2. PROPÓSITO DEL DISEÑO

3. OBJETIVOS DEL DISEÑO

4. JUSTIFICACIÓN DEL DISEÑO

5. ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DE COAVIALZU

6. ESTRUCTURA DEL DISEÑO

6.1 DESCRIPCION DE CARGOS

6.2 POLITICAS ADMINISTRATIVAS

6.3 POLITICAS CONTABLES

6.4 NORMAS ADMINISTRATIVAS

6.5 NORMAS CONTABLES

6.6 PROCEDIMIENTOS



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SECCIÓN: CONTENIDO

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1. Introducción

La presente investigación se enfoca al Diseño de Sistemas de Control Interno

Administrativo Contable aplicado a los Procedimientos del Consorcio Coavialzu, con la

finalidad de mostrar un método de Control optimizado, por medio del cual se puedan agilizar

todas las operaciones administrativas y contables de forma más rápida y exacta, es decir

disminuyendo el tiempo para la toma de decisiones, y así mismo llevar un mayor orden de los

procesos, administrativos - contables, detectando las necesidades de cada departamento y

verificando si existe mal uso de los recursos o deterioro de los mismos.

Por tal efecto se considera conveniente estructurar una herramienta con diferentes

etapas, las cuales tienen unos procedimientos a seguir que proporcionan la aplicación del

diseño por parte de la empresa.

La magnitud de los Proyectos que se plantean para lograr lo anteriormente expuesto,

considera la necesidad obligatoria para la organización de manejar información financiera,

contable y económica relevante y oportuna, sobre su desarrollo y habitual desenvolvimiento

en ciertos períodos de tiempo, por lo tanto coordina las decisiones pertinentes de inversión

presentes, y planificar a futuro.

Por esta razón es de mucha importancia para Coavialzu, manejar eficiente y cordialmente

los elementos administrativos – contables, para así ofrecer a la hora de ejecutar los



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procedimientos y actividades, mayor confiabilidad, transparencia, formalidad y originalidad en

sus procesos, en la obtención de información confiable y segura.

El Sistema Administrativo-Contable, es una herramienta que permite controlar todas las

operaciones que se realizan en una empresa, para coordinar los procesos, controlar los

recursos y suministrar información financiera sobre la situación de la Empresa en la

actualidad y su evolución (Información Histórica) así como de los procedimientos que se

ejecutan.

Las Deficiencias Operativas que presenta la Organización en sus procesos amerita la

adopción de correctivos tendientes a mejorar y actualizar los procedimientos realizados en el

área. Aunado a esto, se encuentra el desconocimiento que entre los integrantes de la

empresa se registra respecto a las normas y políticas que se deben adaptar en la realización

de las actividades.

Por otro lado, la necesidad urgente de controlar los recursos que se manejan y con los

que cuenta para materializar de forma adecuada los planes presentes y desarrollar planes

futuros, otorgan razón y fundamento para realizar el diseño. De modo que los Sistemas de

Control Interno Administrativo – Contable a diseñar es la propuesta de la solución concreta a

los problemas que se plantean en la situación actual de Coavialzu, y en base a los distintos

argumentos revelados se hizo necesario e imprescindible el diseño.



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2. Propósito del Diseño

El diseño de Sistemas de Control Interno Administrativo-Contable tiene como propósito

mejorar el control y operatividad de los procedimientos administrativos-contables de

Coavialzu, mediante la sistematización y ordenamiento de los procesos (pagos, registros,

adición de activo fijo, etc.); a fin de normalizar las actividades del área, para obtener de la

adecuada ejecución de éstos, información veraz y oportuna, que según una metodología de

análisis y evaluación estructurada reveló los datos imprescindible en la toma de decisiones.

En este sentido, el diseño está orientado a la estandarización y descripción sistemática de

los procedimientos operativos y contables de la organización, definiendo claramente las

normas y políticas por los cuales se deben guiar los empleados en la ejecución de los

mismos, los reportes e informes que deben generar y su metodología de análisis, todo con el

fin de dar cumplimiento al proceso administrativo-contable.

En consecuencia, la aplicación de este Diseño de Sistemas, que obligue y permita

establecer el orden y la coordinación de las operaciones en la organización, generan

información administrativa – contable precisa, oportuna y veraz, para tomar decisiones

eficientes en correspondencia con los objetivos, posibilitando la optimización de los recursos.

La aplicación debe realizarse a corto plazo, y esto se debe al grado de desviación de

criterios escasamente establecidos en la organización muchas veces de forma improvisada,



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indicando al personal los medios operativos y evitar los retrasos que pueden perjudicar al

crecimiento de la empresa. Se puede decir entonces, que el Diseño de Sistemas de Control

Interno Administrativo-Contable cumple con la función de eliminar los desperdicios de tiempo,

simplificando las tareas y promoviendo el desarrollo de procesos efectivos para alcanzar las

metas trazadas por la organización.

3. Objetivos del diseño

El diseño de Sistemas de Control Interno Administrativo-Contable es un conjunto de

normas, controles y procedimientos que van a permitir llevar un manejo exhaustivo de todos

los procesos que realiza el Consorcio Coavialzu.

El objetivo general de esta investigación es diseñar sistemas de control interno

administrativo – contable del Consorcio Coavialzu, y asimismo cumplir con los siguientes

objetivos:

Proporcionar a la organización, una herramienta gerencial que satisfaga las necesidades

de dirección y control en la toma de decisiones eficientes que están en concordancia con los

objetivos y metas.

Asegurar el adecuado registro y procesamiento de las operaciones para que se efectúe

según las normas y políticas aprobadas por la dirección.



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Ejecutar sistemáticamente las actividades de los procedimientos contables, en relación

con las responsabilidades de cada empleado cumpliendo con los niveles de

responsabilidades.

Presentar la información financiera en forma confiable y oportuna, estableciendo que los

estados financieros se deben presentar de acuerdo a los Principios de Contabilidad

Generalmente Aceptados.

Asegurar que el análisis y evaluación de la información contable se realiza bajo una

metodología formalmente establecida.

Establecer los parámetros por los que se deben guiar el personal de la organización, para

evitar el riesgo o desperdicio de tiempo en la realización de las operaciones.

Servir de guía para la evaluación de la eficiencia operacional.

4. Justificación del Diseño

El presente diseño de sistemas de control interno administrativo – contable para el

Consorcio Coavialzu, es una propuesta concreta que se orienta a una correcta y efectiva

ejecución de los procedimientos y de las actividades, con el objetivo de principal de

salvaguardar los activos de la empresa.

De esta forma, se puede afirmar que la aplicación del diseño en el Consorcio, regulará

todas las operaciones del área, controlando los recursos y elementos con los que cuenta la



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organización para cumplir su planificación de funcionamiento.

Asimismo, la adaptación de los sistemas en el Consorcio Coavialzu, genera mayor

confianza en las gestiones operativas y administrativas que se realizan, por la organización,

control y dirección que el presente diseño otorga a la empresa, sobre todo con los actuales

avances científicos y tecnológicos, que exigen mayor sistematización y rapidez en las

operaciones empresariales.

5. Estructura Organizativa de Coavialzu

Consorcio Coavialzu propone restaurar su organigrama de funciones, dividiendo,

coordinando y organizando las actividades desempeñadas en cada gerencia; de una manera

funcional, seccionando las unidades según los diferentes deberes responsabilidades y

funciones.

Para tal fin se incorporó a la antigua estructura una gerencia de contabilidad con su

ayudante y se rediseñaron las funciones de los cargos ya existente.



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ORGANIGRAMA DE COAVIALZU

GERENTE GENERAL

ADMINISTRADORA GENERAL

DPTO. LEGAL

GERENTE PEAJES

CONTADORA

SUB-GTE. PEAJE

JEFE DE PERSONAL

MTTO SUPERVISORE VIALES

TESOREROS

ASISTENTE NOMINA

SECRETARIAS ASISTENTE COMPRAS

CHOFERES GRUEROS PARAMEDICOS OPERADORES RADIOS

SUPERVISIÓN RECAUDACIÓN

RECAUDADORES

ACCIONISTAS



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ASUNTO: DESCRIPCIÓN DE CARGOS



SECCIÓN: PORTADA

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DESCRIPCIÓN DE CARGOS



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Gerente General

Responsabilidades Específicas

Representa a la compañía ante todo tipo de autoridades administrativas, sean éstas de

naturaleza municipal, estatal o nacional.

Representa al Consorcio ante el Servicio Autónomo de Vialidad del Estado Zulia.

(SAVIEZ)

Presenta sugerencias a la Junta Directiva sobre las premisas para la formulación del

Presupuesto del período siguiente.

Elabora el Programa de Obras correspondientes al semestre siguiente del período en

ejecución y lo discute con la Inspección contratada; así como elabora el Presupuesto

respectivo para su aprobación a la Junta Directiva.

Autoriza los desembolsos causados en la ejecución de las operaciones, asegurándose

previamente de su inclusión como partidas presupuestaria y la suficiencia de la disponibilidad

de fondos.

Analiza las causas de desviación de las partidas ejecutadas contra las partidas

presupuestadas y prepara el Informe de Evaluación Presupuestaria.



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Es responsable de efectuar los cálculos sobre las bases aprobadas por la Junta Directiva

para la modificación de las tarifas por peaje, para ser presentadas al SAVIEZ (Servicio

Autónomo de la Vialidad del Zulia).

Determina el dinero de fondo fijo para las operaciones de recaudación, conjuntamente con

el Administrador del Peaje.

Tiene la custodia del dinero recaudado por el peaje y vigila su oportuno depósito.

Inspecciona porque el Sistema de Recaudación sea liberado del sistema, mediante la

revisión de las auditorias efectuadas por la Administradora del Peaje.

Periódicamente, revisa el plan de turno de los trabajadores.

Se asegura de reducir el riesgo de dinero en poder de los recaudadores, a través de

chequeos periódicos de los retiros parciales.

Efectúa las contrataciones externas de los servicios de transporte de valores, telefónicos,

y todos aquellos que sean necesarios para mantener en funcionamiento óptimo las

operaciones de la Concesión.

Realiza las contrataciones de las obras que sean aprobadas por la Junta Directiva, según

el Programa de Obras autorizado por la Gobernación.

Proporciona interpretaciones de las políticas y normas u otra guía según lo requiera el

personal de línea o de asesoría.



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Aprueba las órdenes de compra en cuanto a precios y condiciones de los productos o

servicios requeridos para mantener en funcionamiento óptimo las operaciones del Peaje.

Establece los medios efectivos de control que permitan la delegación de responsabilidad y

autoridad aprobada a los ejecutivos de la Concesión.

Participa en el reclutamiento del personal, teniendo presente el cumplimiento de la política

de contratación de personas de la región circunscrita al Peaje.

Establece las políticas de Evaluación y Adiestramiento del Personal y colabora en el

proceso de evaluación; así mismo, recomienda políticas de mejoramiento salarial para los

trabajadores de la Concesión.

Prepara, conjuntamente con los asesores externos, los planes de contingencias

necesarios para el Sistema de Recaudación.

Es responsable por mantener relaciones armoniosas con los ejecutivos del SAVIEZ, entes

gubernamentales, privados y otros entes. Supervisa los trabajos de mantenimiento de la vía

bajo concesión contratados para tal fin.

Cuida del cumplimiento del Programa de Obras y anticipa las situaciones que pudieran

causar atraso, señalando las acciones preventivas.

Revisa las estadísticas e indicadores de gestión elaborados por la Administración de

Peaje.

Mantiene control sobre el consumo de combustible, repuestos y otros suministros



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necesarios para el funcionamiento e ficiente de la concesión.

Está atento a la prestación eficiente de los servicios viales, tales como: vigilancia,

asistencia médica y asistencia vial a los usuarios de la vía.

Ordena realizar investigación para medir el nivel de satisfacción de los usuarios del peaje

e informa a la Junta Directiva y SAVIEZ sobre los resultados, señalando las acciones para

mejorar continuamente el servicio.

Administradora

Responsabilidades Especificas

Verifica los ingresos de recaudación de la estación de peaje.

Vigila y supervisa los procedimientos administrativos de las estación de peaje.

Mantiene informado al Gerente General del normal funcionamiento administrativo-

contable de la estación de peaje.

Revisa y autoriza la compra de insumos, equipos y materiales.

Revisa los cierre de caja diario de la estación de peaje y su correlatividad con el

emanado por el sistema.

Entrega los cheques a los proveedores.

Revisa y aprueba las nominas del personal, liquidación, contratos de trabajo, etc.



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Controla la relación de gastos y acumulaciones.

Ejecuta las tareas delegadas por el Gerente General y establecidas en el Programa y

Presupuesto aprobado para la concesión.

Autoriza gastos inherentes al peaje como: compra de suministro y materiales, gastos por

viáticos entre otros.

Autoriza el ingreso de personal, despidos, horas extras y contrataciones temporales.

Controla y revisa los cheques elaborados y soportes contables.

Contadora


Realiza las conciliaciones bancarias y actualiza el libro de bancos.

Elabora los cheques a los proveedores.

Elabora el apartado para prestaciones sociales, y efectúa su respectivo depósito en el

banco.

Determina procedimientos apropiados para manejar problemas administrativos-contables.

Recibe, codifica y distribuye los activos fijos.

Mantiene un registro de proveedores y de los compromiso adquiridos por la oficina de

peaje.



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SECCIÓN: CONTENIDO

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Vigila la cuenta de gastos.

Realiza las declaraciones de impuestos de la organización.

Revisa los estados de cuentas bancarias.

Custodia y revisa soportes contables hasta el final del mes.

Organiza, registra las transacciones y archiva la documentación soporte.

Custodia y controla las chequera en uso y nuevas.

Custodia las facturas originales pendientes de pago y los cheques a proveedores.

Gerente de Peaje

Responsabilidades Especificas

Planifica las actividades a ser realizadas mensualmente por las unidades bajo su

supervisión.

Planifica y coordina el adiestramiento de primeros auxilios a todo el personal.

Prepara, ejecuta y controla el plan de mantenimiento preventivo y correctivo semestral de

los vehículos de la concesión.

Analiza y soluciona las denuncias de los usuarios.

Cuida por el fiel cumplimiento de las exoneraciones del peaje.

Vela por el mantener un servicio de vigilancia efectivo.



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Revisa los reportes diarios inherentes a la recaudación por el cierre de turno y novedades

de auxilio vial.

Corrige errores en el sistema durante el cierre de turno.

Mantiene informado diariamente a la oficina principal sobre el funcionamiento del peaje.

Planifica y asigna programas de trabajo a todo el personal a su cargo.

Supervisa permanentemente el funcionamiento del sistema de recaudación puesto en

marcha en la concesión.

Vela por una rotación adecuada de los equipos de trabajo.

Asegura de adiestrar adecuadamente, ofreciendo un programa de inducción intenso.

Decide la prioridad del trabajo y necesidad de tiempo extra para el personal a su cargo.

Realiza la requisición de materiales e insumos para el funcionamiento del peaje.

Elabora los horarios del personal que labora por guardia como: tesoreros, supervisores,

recaudadores y personal de auxilio vial.

Supervisa el funcionamiento de todos los canales de recaudación.

Cargo Sub-Gerente de Peaje


No permitir que se paralicen las operaciones de recaudación.



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SECCIÓN: CONTENIDO

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Supervisa todas las operaciones, a través del video, o a través del monitor,

personalmente.

Atiende y apoya las labores de los Supervisores.

Dota a los Supervisores de todos los recursos necesarios para una óptima actividad de

recaudación.

Lleva el control de guardias de los Supervisores y de los Recaudadores, asimismo

autoriza de acuerdo a su criterio cambios de guardias de los mismos.

Supervisa los cierres de Caja y vigila la elaboración de los Reportes, por parte de los

Supervisores.

Indica al personal de mantenimiento las novedades que se presenten en el área de

recaudación: Barreras, canales, sistema de señalización, alumbrado, etc., y vela porque las

reparaciones y/o sustituciones de los mismos se realicen de manera inmediata.

Asume la labor realizada por la Gerencia, en caso de ausencia del mismo.

Esta alerta en la dotación de material (Papelería, Ticket de Contingencia) en el momento

en que sea requerido.

En caso de aperturar canales de emergencia, supervisar personalmente la actividad.

Hace cumplir todas y cada una de las instrucciones que se giren al personal de

Recaudación (Supervisores, Recaudadores).



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SECCIÓN: CONTENIDO

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Presenta informe a la Gerencia, de todas las novedades que ocurran a nivel de personal,

de recaudación, de operatividad de los equipos, que sean de su conocimiento.

Supervisa continuamente que el personal de mantenimiento cumpla con el Plan

Electrónico Preventivo, limpieza a diario de casetas, lámparas, techos, canales,

reportándolos en caso de no estar cumpliéndose dicha norma.

Jefe de Personal


Vigila los cierres de caja de las casetas de recaudación y revisa los reportes realizados por

los supervisores.

Informa a la Dirección Administrativa todas las novedades que a nivel administrativo se

presenten en las estaciones de peaje.

Verifica que los resúmenes de cierre cuadren con los de cada recaudador.

Verifica que los resúmenes de cierre sea correlativos.

Elabora la hoja de cierre diario.

Revisa el soporte de sobrantes y faltantes.

Revisa la numeración de los ticket de contingencia y ordenar los ticket utilizados por



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SECCIÓN: CONTENIDO

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tipo de vehículo y monto.

Revisa el listado de vehículos que utilizaron el sistema prepago.

Avala el monto recaudado diario y realiza el conteo del dinero.

Vela porque el dinero recaudado sea igual al registrado por el sistema.

Revisa continuamente la sala de control y videos para verificar su correcto funcionamiento.

Realiza el cambio de video diariamente a la hora señalada para tal efecto.

Garantiza la salida del recaudador a una (01) hora de descanso (comida y descanso).

Esta alerta en la plaza peaje para autorizar el paso de vehículos previamente eximidos por

el Servicio Autónomo Vialidad del Estado Zulia (SAVIEZ).

Evita que personas no autorizadas permanezcan en el área de la Estación de peaje.

Reporta cualquier novedad que ocurra en el sistema de recaudación al coordinador de

peaje.

Implementa los cambios de turno del personal de recaudación.

Realiza la totalización diaria por canal y elaboración de cierres.

Autoriza y vela el paso de vehículos de carga ancha por los canales de servicio.

Vigila la permanencia del personal de seguridad en la plaza peaje.

Resuelve cualquier problema que se presente con los usuarios y/o notificarlo al Sub-

gerente de peaje.



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SECCIÓN: CONTENIDO

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Imprime los detalles de caja solicitados para auditar los videos.

Anota en el libro de novedades cualquier irregularidad que se presente en la estación de

peaje.

Mantiene informado al Gerente de Peaje de todas las irregularidades y novedades

ocurridas durante el día.

Asistente De Nomina


Planifica y ejecuta los cálculos por vacaciones y utilidades del personal del peaje.

Calcula las asignaciones y deducciones mensuales del personal la nómina quincenal del

peaje, considerando las horas extras, bonos nocturnos, entre otros.

Calcula y elabora formas para anticipos o préstamos a cuenta de prestaciones sociales del

personal y mantiene su control.

Prepara las planillas y comunicación, y gestiona el ingreso y egreso de personal al Seguro

Social, otros organismos gubernamentales, tales como Política Habitacional, INCE, entre

otros, y en instituciones bancarias por apertura y cierre de cuentas por Fideicomiso.

Prepara comunicación al personal por aumentos de sueldos y amonestaciones, y controla

la entrega de uniformes.



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SECCIÓN: CONTENIDO

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Mantiene actualizado el archivo de solicitantes elegibles.

Revisa las planillas de empleo de los solicitantes, así como verifica la validez de los

documentos y referencias indicadas.

Abre y mantiene actualizada la documentación de los expedientes del personal del peaje.

Cuida de atender a los funcionarios de la Inspectoría del Trabajo en sus requerimientos de

información y vela por el cumplimiento de los deberes establecidos por el Ministerio de

Trabajo.

Elabora, entrega y controla los carnet de identificación del personal del peaje.

Establece programas y planes de adiestramiento conforme a las necesidades detectadas

de los supervisores.

Entrega las formas por permiso y cambio de turno.

Ensobra y entrega pago de nómina a los trabajadores del peaje.

Realiza cualquier otra actividad similar que asigne su supervisor inmediato.

Asistente De Compras


Solicita las cotizaciones de materiales a los diversos proveedores.

Recibe las requisiciones de materiales autorizadas por el Gerente General.



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SECCIÓN: CONTENIDO

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Elabora las ordenes de compras.

Presenta a la gerencia las cotizaciones de materiales presentadas por los proveedores

para su selección.

Recibe las unidades averiadas.

Verifica la reparación de las unidades averiadas.

Lleva el control de los materiales entregados a taller para la reparación de las unidades.

Secretaria Responsabilidades Específicas

Atiende y orienta al público en la atención por funcionarios del peaje.

Controla el uso de la fotocopiadora, llamadas recibidas y realizadas en el peaje.

Supervisa y controla la entrega diaria de leche a los recaudadores.

Elabora informes o correspondencias del peaje.

Detecta fallas de materiales e insumos y gestiona las compras correspondientes.

Desglosa vouchers y fotocopia soportes contables.

Recibe y distribuye correspondencia del peaje.

Recibe custodia y entrega materiales e insumos y registra la entrada o salida de los

mismos.



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SECCIÓN: CONTENIDO

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Realiza cualquier otra actividad que asigne su supervisor inmediato.

Realiza la correspondencia que se envía al banco (nómina, notas de débito, cartas, etc.).

Tesorero


Cuenta y custodia el dinero recaudado por los recaudadores por el cobro de la tasa de

peaje.

Realiza retiros parciales de dinero, de acuerdo a la normativa establecida para tales

efectos.

Elabora las planillas de depósito bancario y de la remesa para ser transportada a la

entidad bancaria.

Entrega el fondo fijo asignado al recaudador, asegurándose de que sea en diferentes

denominaciones para facilitar la tarea de cambio en el peaje

Emite reportes diarios inherentes a la recaudación, por cierre de turnos y por venta de

tarjetas de prepago.

Coteja el efectivo con los reportes de recaudación por cierre de turno.

Custodia el fondo de caja chica asignado a Tesorería.



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SECCIÓN: CONTENIDO

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Llena las formas exigidas por la Concesionaria tales como: cierre de turnos, desglose de

monedas, cataporte, control de remesa, así como emite los reportes indicados.

Elabora, resguarda y entrega valija a los Agentes Blindados.

Entrega, recibe y controla los fondos fijos por inicio y cierre de turno.

Registra ventas por prepago (tarifas preferenciales o normales) activa tarjeta prepago en

el sistema de recaudación.

Mantiene fotocopia de los reportes inherentes al proceso de recaudación diario.

Entrega reportes por recaudación diaria y por ventas de tarjetas a la inspección del

gobierno.

Ejecuta cualquier otra actividad inherente al área asignada por su supervisor inmediato.

Supervisor de Recaudación


Planifica las actividades de recaudación y adiestra al personal de recaudación con miras a

mejorar el servicio

Planifica planes de incentivos para los recaudadores.

Ubica al recaudador en el canal asignado, ingresa clave de acceso al Sistema de

Recaudación para la apertura del turno.



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SECCIÓN: CONTENIDO

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Dota a los recaudadores de suministros y materiales de trabajo necesarios para el

cumplimiento de su turno.

Mantiene en buen estado los equipos y materiales del peaje.

Decide sobre el tipo de vehículo, cuando haya discrepancias entre lo señalado por el

Sistema de Recaudación y el recaudador.

Autoriza el paso de vehículos exonerados.

Autoriza ausencias temporales de los recaudadores del canal asignado en la ejecución del

turno. Supervisa el cierre de caja y firma los reportes correspondientes.

Asiste a los recaudadores ante fallas eléctricas y del sistema de recaudación,

implementando el sistema manual respectivo, si fuere necesario.

Ejecuta cualquier otra actividad inherente al área que asigne su supervisor inmediato.

Recaudador


Recibe, cuenta, custodia y entrega fondo fijo de caja por apertura y cierre de turno.

Atiende a los usuarios del peaje en el momento de la recaudación, clasificando y

realizando el cobro correspondiente según las características del vehículo.

Comunica al Supervisor el pase de vehículos exonerados por el canal asignado.



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SECCIÓN: CONTENIDO

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Elabora control de pase de vehículos exonerados.

Ingresa clave de acceso al Sistema de Recaudación por prepago.

Realiza conteo de efectivo y realiza cierre de caja.

Firma los reportes inherentes al proceso de recaudación por cierre de turno.

Solicita permiso al Supervisor por ausencias temporales del canal asignado en la

ejecución del turno.

Toma las acciones pertinentes del Supervisor de Recaudación al momento de la ausencia

temporal de éste, del canal asignado en la ejecución del turno.

Realiza cualquier otra actividad que asigne su supervisor inmediato.

Supervisor de Auxilio Vial


Planifica y establece puesto de control en la vía.

Controla el funcionamiento de los servicios prestados por el personal de auxilio vial en

conservación de las vías en concesión.

Coordina con el Supervisor de Policía Vial las actividades de prevención de obstrucciones

en la vía.



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SECCIÓN: CONTENIDO

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Coordina la salida de vehículos en atención a llamadas de auxilio vial como; grúas y

ambulancias.

Coordina el adiestramiento de primeros auxilios a todo el personal.

Controla el mantenimiento preventivo y correctivo de las unidades asignadas al auxilio vial.

Mantiene diariamente actualizado el Libro de Novedades y elabora informes semanales de

los servicios prestados por auxilio vial.

Registra el control de llamadas efectuadas por los usuarios en solicitud de asistencia ajena

a la prestada por el personal de auxilio vial.

Registra y controla el servicio prestado por las grúas.

Revisa y controla los reportes diarios correspondientes al servicio prestado por los

servicios viales.

Desarrolla planes de adiestramiento para el personal nuevo de auxilio vial y de

actualización.

Vela por el buen funcionamiento de las vías del tramo en concesión.

Ejecuta cualquier otra actividad que asigne su supervisor inmediato.

Presta asistencia a los vehículos accidentados en el tramo en concesión.

Llena reporte diario de auxilio vial por servicios realizados en la jornada cubierta.

Mantiene actualizado diariamente el libro de novedades.



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SECCIÓN: CONTENIDO

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Coordina y efectúa recorrido del tramo en concesión.

Notifica al Coordinador de Servicios Viales sobre el funcionamiento de la vialidad.

Ejecuta mantenimiento preventivo y correctivo a los vehículos correspondientes al auxilio

vial.

Mantiene supervisión sobre el servicio de Policía Vial por la Concesión.

Realizar cualquier otra actividad que le asigne su supervisor inmediato.

Chofer


Efectúa recorrido continuo en la vía en concesión.

Presta servicio de auxilio vial a los usuarios del peaje y del tramo en concesión.

Elabora diariamente reporte por servicios prestados en auxilio vial dentro del tramo en

concesión.

Ejecuta mantenimiento preventivo y correctivo a las unidades correspondientes al auxilio

vial.

Mantiene en buen estado los equipos asignados para el desarrollo de sus actividades.

Notifica al Jefe de Grupo sobre los accidentes presentados en la vía en concesión.



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SECCIÓN: CONTENIDO

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Brinda apoyo para mejorar el flujo de vehículos en caso de obstrucciones en la vía en

concesión.

Ejecuta cualquier o tra actividad similar que le asigne su supervisor inmediato.

Chofer De Ambulancia



Elabora diariamente reporte por servicio prestado de ambulancia en auxilio vial dentro del

tramo en concesión.

Ejecuta mantenimiento preventivo y correctivo de unidad asignada correspondiente al

auxilio vial.


Ejecuta cualquier otra actividad relacionada que le asigne su supervisor inmediato.

Gruero





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SECCIÓN: CONTENIDO

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Llena diariamente reporte por el servicio de grúa prestado dentro del tramo en concesión.

Ejecuta mantenimiento preventivo y correctivo de la unidad asignada correspondiente al

auxilio vial.

Opera la unidad asignada para la prestación de auxilio vial.

Ejecuta cualquier otra actividad que asigne su supervisor inmediato.

Paramédico


Presta asistencia médica a los usuarios accidentados en el tramo en concesión.

Llena reporte diario de la asistencia prestada en la jornada cubierta.

Notifica al Coordinador de Servicios Viales sobre los accidentes presentados en el tramo

en concesión.


Realiza cualquier otra actividad similar que le asigne su Supervisor Inmediato.

Radio Operador


Vigila por el buen uso y el mantenimiento de los equipos y de la sala de radio en general.



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SECCIÓN: CONTENIDO

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Opera y coordina las comunicaciones radiales internas del personal de la estación de

peaje y servicios viales.

Lleva el control de ubicación de las unidades de los servicios viales.

Asienta en el libro respectivo todas las novedades y reportes de auxilio vial que se

presenten durante su guardia.

Distribuye las unidades en la vía concesionada para que permanezcan equidistantes.

Sirve de enlace entre la concesionaria y los órganos de seguridad del Estado.

Encargado de Limpieza


Barre y desempolva diariamente los pisos, mobiliario y equipo de oficina.

Vacía y cambia las papeleras y casetas de basura.

Lava y desinfecta las áreas de los baños del peaje.

Entrega diariamente leche a los recaudadores.

Efectúa el bote diario de desperdicios del peaje.

Efectúa mantenimiento de limpieza a los canales de recaudación del peaje.

Revisa el mínimo de existencia de los artículos de limpieza y cafetería.

Limpia los pisos con desinfectantes especiales.



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SECCIÓN: CONTENIDO

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Prepara café diariamente en el peaje y atiende a los visitantes.

Ejecuta la sustitución de bombillos e informa sobre la necesidad de fumigaciones en el

jardín y áreas de oficina.

Ejecuta cualquier otra actividad indicada por el supervisor inmediato.



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ASUNTO: POLÍTICAS ADMINISTRATIVAS



SECCIÓN: PORTADA

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POLÍTICAS ADMINISTRATIVAS



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ASUNTO: POLÍTICAS ADMINISTRATIVAS



SECCIÓN: CONTENIDO

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Maximizar los ingresos propios del Consorcio, ofreciendo servicios de la mas alta calidad

que la hagan mas competitiva.

Optimizar el manejo de los recursos producto de la recaudación.

Realizar mantenimiento permanente a las Estaciones del Peaje así como a las vías

terrestres, para garantizar el funcionamiento efectivo de las mismas.

Mantener un adiestramiento constante al personal para formar profesionales de

excelencia, acorde a las necesidades y valores de la empresa.

Alcanzar máximos niveles de productividad y efectividad en todas las gestiones del

Consorcio.

Realizar mantenimiento a las unidades viales con el fin de prestar un mejor servicio a los

usuarios.



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ASUNTO: POLÍTICAS CONTABLES



SECCIÓN: PORTADA

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POLÍTICAS CONTABLES



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SECCIÓN: CONTENIDO

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Políticas de Efectivo

Todo efectivo disponible que existe en Coavialzu, debe manejarse por medio del Banco.

Sólo se usa efectivo para los desembolsos efectuados en caja.

Políticas de Gastos Prepagados

La porción de gastos pagados por adelantados por servicios a recibir durante el período de

un (1) año, es registrado como un activo circulante en los gastos prepagados.

Políticas de Cuenta por Cobrar

La partida de la cuenta por cobrar correspondiente a Carbones del Guasare, C.A., se

registra de forma oportuna semanalmente, a fin de mantener el saldo de la misma.

Políticas de Edificaciones e Instalaciones

Adquisición

Los bienes de las edificaciones e instalaciones con vida útil menor a un (1) año y aquellos

cuyos costos de adquisición no sea significativo se registran como gasto en el ejercicio que

se adquieren.



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SECCIÓN: CONTENIDO

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Los costos de adquisición inicial se capitalizan como edificaciones e instalaciones, si el

servicio de vida estimado es mayor a un (1) año, excepto por las construcciones e instalación

reciente donde todos los costos de edificación son capitalizados, introduciendo los valores

respectivos de la cuenta obras en acción.

Reparaciones, Mantenimiento y Mejoras

Los costos posteriores a la adquisición por mejoras son registrados e incorporados al valor

de costo del activo, en el período en que se incurrió, se incrementa respectivamente la

capacidad de servicios o su eficiencia vigente, designada previamente, o cuando se prolonga

la vida útil depreciada original, prevista cuando se adquirió o construyó, pero no menor a un

año. En ningún otro caso puede incorporarse al costo las reparaciones, refracciones y otros

gastos de conservación que no cumplan con las condiciones establecidas anteriormente.

Los gastos de las reparaciones menores y del mantenimiento ordinario, se debe cargar

como gastos en el momento que se causaron.

Costos Inusuales

Los costos inusuales o pérdidas durante la construcción son usualmente capitalizados si

son por pérdidas casuales, cambios en el diseño, problemas climatológicos, tardanza,

equivocaciones, entre otros.



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SECCIÓN: CONTENIDO

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Obras en Ejecución

Todos los costos relacionados con la construcción de una edificación o instalación, hasta

el momento de permanecer ocupado, se contabiliza como su costo en esta partida. Estos

incluyen partidas como facturas del arquitecto, ingeniero, permisos, salario de los

trabajadores, guardias, así como las partidas que están relacionadas con la construcción

física de la edificación o la instalación.

Políticas de Mobiliario y Equipos

Adquisición

Los costos de mobiliario y equipo, sean de oficina o de computación son contabilizados al

costo real en el que se incurrió.

El equipo de oficina y mobiliario cuyo costo de adquisición no sea significativo, es cargado

a la partida de gastos en el ejercicio en que se incurren. Mientras que cuando el costo de

Adquisición sea considerable, debe ser capitalizado a la partida correspondiente y

depreciado sobre la base de su vida útil.

Todas las adiciones, retiros y reemplazos que se realicen a las partidas de mobiliario y

equipo deben realizarse previa asesoría del contador.



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SECCIÓN: CONTENIDO

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Políticas de Depreciación

Todos los bienes se valúan a su valor de costo original, al cual se podrán incorporar los

montos por revaluó que la institución pueda practicar con posterioridad, en la medida que la

normativa vigente lo permita.

Los costos de la planta y equipo son depreciados según el método de línea recta, sobre la

vida útil estimada.

El estudio de la vida útil estimada para los bienes depreciable, debe ser aprobada por el

Contador y por el Director General.

La depreciación de los bienes que se registraron en este grupo se calculan y contabilizan

mensualmente sobre los valores obtenidos mediante el método de línea recta.

La depreciación se comienza a calcular y contabilizar a partir del mes siguiente al de la

incorporación del activo.

Para un mejor control, los bienes de uso que se hayan depreciado totalmente, deben

seguir registrados y sólo corresponde darlos de baja de las cuentas de este grupo cuando se

retiran del uso.

Políticas de Modificaciones y Corrección de Errores Contables

Todo cambio a realizar en las políticas, normas o procedimientos contables del Consorcio



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SECCIÓN: CONTENIDO

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Coavialzu, debe ser aprobado por las autoridades pertinentes: Gerente General,

Administradora, Contadora.

Los requisitos para la aprobación del cambio a realizar en las políticas, normas o

procedimientos contables incluyen la especificación de:

La clase de modificación a realizar.

Descripción del cambio.

Razones que fundamentan cambio o la modificación.

Fecha a partir del cual se debe aplicar la modificación.

Los impactos que ocasiona el cambio, en los estados financieros del ejercicio en curso y

de los períodos futuros.

A efectos de corregir errores descubiertos en los estados financieros subsecuentes a sus

emisiones, estos se registran en el período en el que el error fue identificado.

La reclasificación de los estados financieros se hacen a la vista, es decir los efectos de

reclasificación son reconocidos en el período en el que la partida es identificada y

reclasificada.

Los cambios en las normativas contables y la corrección de errores que han sido

aprobados e implementados deben ser soportados en el mes en el que se implementen.



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ASUNTO: NORMAS ADMINISTRATIVAS



SECCIÓN: PORTADA

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NORMAS ADMINISTRATIVAS



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SECCIÓN: CONTENIDO

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Estará en la estación del peaje 30 minutos antes del inicio de su trabajo.

Utilizar correcta e impecablemente su uniforme.

Colocar su carnet ó credencial en un sitio visible (lado izquierdo).

Mantener su sitio de trabajo ordenado.

Chequear las unidades al momento de hacer cambios de guardias.

Las unidades se utilizaran exclusivamente en el tramo de concesión (Maracaibo

Paraguachon).

Manejar con prudencia y velocidad moderada.

Mantener en óptimas condiciones las unidades: combustible, servicio mecánico y limpieza.

No se permite transportar personas ajenas a servicios viales.

No utilizar las unidades para diligencias personales.

Reportarse cada 15 minutos (como mínimo) a la estación de peaje, al efectuarse los

recorridos.

No se realizarán traslados sin autorización del supervisor de guardia o gerente de peaje.

Llenar completa y correctamente las planillas de reporte diario con todos los datos

exigidos.

Solo deben de permanecer en los canales y casillas del peaje, los recaudadores,

supervisor de recaudación y tesoreros.



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SECCIÓN: CONTENIDO

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El uso de los teléfonos celulares esta limitado en sus horas de descanso, por lo tanto

dichos aparatos deberán permanecer en los locker durante su guardia.

Informar al supervisor de guardia correspondiente las novedades que ocurran en forma

inmediata y coordine las acciones a tomar.

Los paramédicos, chequear faltas en medicamentos y equipos necesarios para el buen

funcionamiento de la ambulancia.

Cuando se auxilie en horas nocturnas se debe tener precaución y notificar a la central

siendo su traslado autorizado por el supervisor.

No excederse de 40Km/h.

Los grueros deben utilizar cambio de velocidades, caja hidromática, baja como 1-2-3 May.

Utilizar las luces de prevención de la unidad.

Utilizar los tráiler solo en casos necesarios.

Hacer el remolque con sistema de gasolina.

Al momento de hacer los recorridos, mantener los intermitentes encendidos.

Utilizar faja lumbar, chaleco, etc.

Los grueros antes de subir el vehículo verificar que el trailer se encuentre frío.

El sistema de tráiler es solo para vehículos nuevos, en caso de no ser un vehículo nuevo

utilizar el sistema de falda y gancho.



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SECCIÓN: CONTENIDO

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En el caso de los recaudadores maximizar la exactitud y responsabilidad.

Cuando se realice un cambio de guardia se debe de informar con suficiente antelación al

supervisor y/o jefe de personal (Solo se autorizara en casos justificados).



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ASUNTO:

NORMAS CONTABLES FECHA DE VIGENCIA: ENERO 2002


SECCIÓN: PORTADA

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NORMAS CONTABLES



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SECCIÓN: CONTENIDO

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Caja

El fondo fijo de caja chica deberá utilizarse únicamente para hacer pagos menores.

Todo pago efectuado a través de la caja chica debe presentar su factura original

correspondiente sin enmendaduras.

El límite de caja es de 500.000,00 Bs. cuando el fondo de la caja chica alcance este límite

debe elaborarse inmediatamente el reintegro de su cantidad correspondiente.

El reintegro del fondo fijo debe ser elaborado en el formato correspondiente designado por

la dirección administrativa, donde aparezcan clasificados todos los gastos de acuerdo a su

naturaleza y soportado con las facturas originales previamente selladas de las erogaciones

realizadas.

El fondo fijo de caja chica debe ser repuesto antes de preparar los estados financieros, de

esta manera los gastos cancelados se reflejan en el período que realmente se efectuaron.

Los registros contables del reintegro de caja deben realizarse inmediatamente recibido el

formato con el comprobante de cheque y las facturas.

Se debe verificar la correspondencia de los documentos a fin de cumplir.

BANCO

Todos los desembolsos superiores a 50.000,00 se realizan a través de cheques.



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SECCIÓN: CONTENIDO

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Los cheques deben ser firmados y entregados en la misma fecha en que fueron

preparados o en un tiempo no mayor de dos (2) o tres (3) días.

Todos los cheques preparado durante un mes, deben ser registrados y contabilizados en

el mismo mes en que se incurrieron.

Antes de que un cheque se firme, se debe verificar que los soportes hayan sido soportes.

La (s) persona (s) autorizada (s) para firmar cheques debe (n) recibir la documentación

completa que certifique el desembolso a realizar cheque, comprobante, copias y soportes,

como facturas, recibidos entre otros.

Conciliación Bancaria

El contador deberá realizar la conciliación bancaria el mismo día que recibe el movimiento

bancario, a fin de realizar los ajustes oportunos.

Las planillas conciliadas deben ser archivadas en las carpetas de contabilidad propias de

cada banco.

Los ajustes de nota de crédito, notas de débito y depósitos no enterados se deben asentar

inmediatamente, luego de realizar las conciliaciones bancarias, tanto en los libros auxiliares

correspondientes como en el libro diario.

El contador debe ajustar las partidas conciliadas en el libro de bancos, y realizar los

asientos diarios correspondientes.



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SECCIÓN: CONTENIDO

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Los ajustes de cuentas por conciliar se deben realizar sin demora para actualizar los datos

de la disponibilidad bancaria, con el fin de ofrecer información oportuna.

Cuentas por Cobrar

Se estudiara semanalmente el saldo de la cuenta por cobrar a Carbones del Guasare.

El pago que ingresa a la empresa, por cancelación de Carbones, deberá reflejarse

inmediatamente en los libros correspondientes.

Gastos Prepagados

Los gastos prepagados deben registrarse al valor real por el que se incurre.

Los gastos prepagados deben ajustarse mensualmente según los cálculos de

amortización realizados.

Propiedad, planta y equipo

Los registros de propiedad planta y equipo deben mantenerse separados de acuerdo a

cada rubro, de forma organizada, conteniendo los costos de los bienes, equipos y terrenos, y

toda información complementaria que identifique a cada partida.

Los asientos deben hacerse cuando se adquiere, vende o elimina un activo perteneciente

al grupo y durante el proceso contable del período.



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SECCIÓN: CONTENIDO

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Depreciación Planta y Equipo

El registro de la depreciación comienza el mes siguiente al que se estableció la planta y

equipo al servicio.

La depreciación es desincorporada de la partida correspondiente cuando el equipo es

retirado o permanentemente abandonado, o cuando la depreciación se ha consumado en su

totalidad.

El cálculo de la depreciación en cualquier mes está basado en los costos depreciables de

los registros del mes anterior finalizado.

Ventas de Activos Depreciables

Cuando un activo depreciable es vendido, el costo de depreciación acumulado

registrados, son removidos de los libros.

La diferencia del valor de la venta con el valor neto del activo según libro es reconocido

como pérdida ó ganancia. La ganancia es reconocida cuando el valor de la venta es mayor al

valor neto del bien en los libros, y la pérdida se reconoce cuando el valor en libros del activo

es mayor que al valor de la venta.

La venta de terreno es contabilizada de la misma forma excepto por la ausencia de la

depreciación acumulada.



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SECCIÓN: CONTENIDO

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Cuentas y Efectos Por Pagar

Todas las obligaciones del Consorcio Coavialzu deben registrarse en el libro de cuentas

por pagar.

Los registros de las cuentas y efectos por pagar deben estar bien documentados y

debidamente clasificados.

Prestaciones Sociales

El apartado de prestaciones sociales se debe efectuar mensualmente, a fin de tomar del

resultado de las operaciones calculado en cada precierre, una cantidad específica para ese

fin.

El aparato para prestaciones sociales se mantiene en una cuenta de activos líquidos,

aparte de las otras cuentas que maneja el Consorcio.

Para tomar un anticipo de las prestaciones, debe estar autorizado y aprobado por el

Gerente General, y la Administradora.

Vacaciones, Antigüedad y Bonificación de fin de Año

Todo empleado que cumple con el período laboral establecido, tiene derecho de

beneficiarse con las vacaciones anuales.



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SECCIÓN: CONTENIDO

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El Asistente Nómina deberá realizar el cálculo de vacaciones, antigüedad y bonificación de

fin de año, de acuerdo a la Ley Orgánica del Trabajo, la primera semana del mes de

diciembre de cada año.

El cálculo por concepto de vacaciones, antigüedad y bonificación de fin de año, deberán

ser realizados en los formatos establecidos por la administración y debidamente firmados.

El pago de las vacaciones será tomado en cuenta como parte del ingreso del empleado a

los fines del pago de prestaciones sociales.

Ingresos

Todo ingreso que reciba la empresa debe ser depositado íntegramente al día hábil

siguiente en el banco.

Al momento de efectuar cierre de caja en los turnos, en caso de existir faltante, se le

descontará al recaudador, y en caso de existir sobrante es depositado en el banco.

Liquidación de Personal

El concepto de pago de las liquidaciones por prestaciones sociales debe realizarse el

mismo día, que el trabajador finaliza su relación laboral con la empresa.

El pago de las prestaciones sociales se debe realizar a través de cheques emitidos a

nombre del trabajador.



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SECCIÓN: CONTENIDO

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La liquidación de prestaciones sociales debe realizarse en el formato designado por la

administración en original y copia, debidamente firmado por el trabajador en señal de

conformidad.

El formato de liquidación de prestaciones sociales deberá ser aprobado tanto por el

Gerente General como por la Administradora.

Normas de Nómina

La nómina de pago debe elaborarse los días 10 y 26 de cada mes, cuando alguno de

estos sea sábado o domingo se elaborará el día laboral inmediatamente anterior.

El sueldo de cada trabajador debe ser depositado en una cuenta de ahorros de cada

trabajador.

En la realización de pagos a suplentes, se debe realizar en el formato correspondiente, en

original y copia.

El pago de los suplentes se realizará en efectivo, siendo firmado por el trabajador en

recibo de pago, y archivado su copia en su carpeta.

Adelanto Prestaciones Sociales

Para la solicitud de adelantos de las prestaciones sociales, debe realizarse por escrito, a

fin de que quede constancia de la operación, sea aprobada o no.



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SECCIÓN: CONTENIDO

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Los adelantos en prestaciones sociales se aprobarán por montos no mayores al 75% de la

totalidad correspondiente.

No se realizarán adelantos de prestaciones sociales a trabajadores o empleados cuya

antigüedad no sea mayor a 6 meses.

Precierres mensuales

Los precierres mensuales se efectúan los días 10 cada mes. En caso de que la fecha sea

día de fiesta o fin de semana, el precierre se realizará el día hábil posterior a este.

Los reportes de gastos, ingresos, cuentas por cobrar y movimiento bancario se deben

realizar luego de finalizado el proceso de precierre.

DISEÑO DE SISTEMAS DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO-CONTABLE

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