Informe de Control Interno Contable Correspondiente a la...

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República de Colombia Presidencia

Oficina de Control Interno

PRESIDENCIA República de Colombia

Informe de Control Interno Contable Correspondiente a la Vigencia 2012

(Del 01 de Enero al 31 de Diciembre de 2012)

Febrero de 2013

Oficina de Control Interno DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA

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INFORME DE CONTROL INTERNO CONTABLE

Introducción

Para la elaboración del presente informe de Control Interno Contable, se tomó como base fundamental la Resolución 357 del 23 de Julio de 2008, emanada por la Contaduría General de la Nación, con el fin de evaluar los controles efectuados en cada una de las Etapas y Actividades (Reconocimiento, Revelación, Registros y Ajustes), así como las acciones que se hayan implementado en el área Financiera, para el mejoramiento continuo del proceso contable.

Alcance

El presente informe corresponde al periodo contable comprendido desde el primero (01) de enero al treinta y uno (31) de diciembre del año 2012, donde se analiza el Control Interno Contable del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República.

Metodología

Para la elaboración del Informe de Control Interno Contable, se contó con la colaboración de la Coordinadora del Grupo de Contabilidad y del personal del área contable, consulta en el módulo de contabilidad-SIIF II y con base en la información suministrada la Oficina de Control Interno, realizo una verificación, dando como resultado una calificación.

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1. EVALUACION CUANTITATIVA.

INFORME DE CONTROL INTERNO CONTABLE OFICINA DE CONTROL INTERNO

EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO CONTABLE VIGENCIA EVALUADA: 2012

RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA

NÚMERO EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO

CONTABLE PUNTAJE

OBTENIDO INTERPRETACIÓN

1 CONTROL INTERNO CONTABLE 4,94 ADECUADO

1.1 ETAPA DE RECONOCIMIENTO 4,91 ADECUADO

1.1.1 IDENTIFICACIÓN 4,92 ADECUADO

1.1.2 CLASIFICACIÓN 5,00 ADECUADO

1.1.3 REGISTRO Y AJUSTES 4,83 ADECUADO

1.2 ETAPA DE REVELACIÓN 4,92 ADECUADO

1.2.1 ELABORACIÓN DE ESTADOS CONTABLES Y DEMÁS INFORMES 4,85 ADECUADO

1.2.2 ANÁLISIS, INTERPRETACIÓN Y COMUNICACIÓN DE LA INFORMACIÓN 5,00 ADECUADO

1.3 OTROS ELEMENTOS DE CONTROL 5,00 ADECUADO

1.3.1 ACCIONES IMPLEMENTADAS 5,00 ADECUADO

RANGOS DE INTERPRETACIÓN DE LAS CALIFICACIONES O RESULTADOS OBTENIDOS

RANGO CRITERIO

1.0 – 2.0 INADECUADO

2.0 – 3.0 (no incluye 2.0) DEFICIENTE

3.0 – 4.0 (no incluye 3.0) SATISFACTORIO

4.0 – 5.0 (no incluye 4.0) ADECUADO

El Control Interno Contable tiene una calificación de 4.94 sobre 5, la Etapa de Reconocimiento tiene una calificación de 4.91 y la de Revelación de 4.92, en

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cuanto a otros elementos de control establecidos en el DAPRE se tiene una calificación de 5.00. Con respecto a la vigencia 2011, se puede observar una variación positiva en la calificación del Control Interno Contable, por tanto que en el año 2011 la calificación fue de 4.90 y año 2012 pasa a 4.94.

2. EVALUACION CUALITATIVA.

2.1. ETAPA DE RECONOCIMIENTO.

2.1.1. IDENTIFICACIÓN. Actividad en la que se determina la ocurrencia de hechos, transacciones y operaciones que afectan la estructura financiera, económica, social y ambiental, y por lo tanto debe ser objeto de reconocimiento y revelación, con esta actividad se busca evaluar que la totalidad de los hechos, transacciones y operaciones sean incorporados al proceso contable.

2.1.1.1- Registro de la totalidad de las operaciones. Se evidencio que el Proceso de Gestión Financiera –Grupo de Contabilidad incorpora todas sus operaciones en el Sistema Integrado de Información Financiera – SIIF, adicionalmente cuenta con un sistema complementario, Aladino a través del cual maneja los inventarios y la depreciación en forma individual y el sistema Hominis para el manejo de Nómina, lo anterior debido a que el SIIF no desarrolla estas tareas. 2.1.1.2- Soportes documentales. Se verificó que los soportes contables, de los comprobantes Manuales reposan en las carpetas correspondientes, debidamente custodiados por Área Financiera – Grupo de Contabilidad, los cuales físicamente se encuentran en buen estado de conservación. Los soportes contables, se hallan adjuntos al comprobante de contabilidad, y están debidamente registrados en SIIF, el cual es el sistema oficial establecido por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, el último comprobante manual a Diciembre 31 de 2012 es el Nro. 299. La totalidad de las operaciones realizadas por el DAPRE están respaldadas en documentos idóneos, de tal manera que la información registrada es susceptible de verificación y comprobación exhaustiva o aleatoria, para lo cual se realizan pruebas selectivas a algunos documentos soportes como: Comprobantes de pago o egresos, extractos bancarios, conciliaciones bancarias, relaciones de almacén y

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conciliaciones entre otros, que sirven de soporte a las operaciones realizadas por la entidad y registradas en el proceso contable. 2.1.1.3- Estructura del área contable y gestión por procesos. Se puede determinar que la estructura del Área Financiera es pertinente con la responsabilidad y estructura de la Entidad, ya que mediante resolución Nro. 0718 del 01 de febrero de 2011, se crean los grupos de trabajo entre los que encontramos: - Grupo de Presupuesto. - Grupo de Contabilidad. - Grupo de Central de Cuentas. - Grupo de Pagaduría. Estableciendo para cada uno de ellos las funciones que deben cumplir. Se pudo evidenciar que el Grupo de Contabilidad cuenta con seis (6) funcionarios de los cuales dos (2) son Contadores Públicos, Un (1) Administrador de Empresas, dos (2) Técnicos de Contabilidad del Sena y una Secretaria, que cada uno se ellos tiene definidas sus funciones, establecidas en el Manual de Funciones de la Entidad.

En cuanto a las actividades de identificación se evidenciaron las siguientes Fortalezas.

Se tiene la caracterización del Proceso de Gestión Financiera. Se tiene debidamente identificados y documentados los productos y

procesos que deben reportar al Grupo de Contabilidad.

Se encuentran documentados las políticas y lineamientos para el manejo contable.

Las personas que ejecutan las actividades relacionadas con el proceso contable conocen las normas que regulan la Contabilidad Pública.

Debilidades.

Los comprobantes automáticos generados en el SIIF, no permiten detallar con claridad el concepto del registro.

2.1.2 CLASIFICACIÓN.

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Actividad en la que, de acuerdo con las características del hecho, transacción u operación, se determina su codificación según el catálogo general de cuentas. En esta actividad se debe evaluar que el hecho financiero, económico, social y ambiental a registrar cumpla con todos los elementos que le son propios a la cuenta en la cual se clasifica. 2.1.2.1 - Conciliaciones de información. La Oficina de Control Interno, verificó que la información entre las áreas de presupuesto, tesorería y contabilidad se encuentran en línea con el Sistema SIIF II, por lo cual la información registrada es la misma para las tres áreas, sin embargo el grupo de contabilidad no ha obviado las conciliaciones, entre éstas áreas, las cuales se hacen con base en los saldos que arroja el Balance del SIIF II, lo que genera un control por parte de la Entidad. Así mismo el Grupo de Contabilidad realiza conciliaciones bancarias mensualmente, a las Cuentas Corrientes que tiene el DAPRE, con los bancos: Popular, Davivienda y Banco Agrario, las cuales se encuentran debidamente conciliadas y no presentan partidas pendientes de depurar a 31 de Diciembre de 2012. Estas conciliaciones su original reposa en Pagaduría y una copia en Contabilidad. Para verificar lo anteriormente dicho, se solicitaron y revisaron las Conciliaciones de las Cuentas Bancarias del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República- DAPRE, y se evidenció que se encuentran debidamente conciliadas a 31 de Diciembre de 2012, fecha de corte de este informe, se cuenta con seis (7) Cuentas Corrientes así:

SALDOS EN BANCOS A DICIEMBRE 31 DE 2012

Cuadro Nro. 01.

BANCO Nº CUENTA CONCEPTO SALDO A

DICIEMBRE 31/12.

Banco Popular 04000075-4 Gastos de Personal 13.945.003,51

Banco Popular 05000094-2 Gastos Generales 5.937.120,70

Banco Popular 05000128-8 Acreedores Varios 1,34

Banco Agrario 0070-000583-2 Acreedores Varios 0,00

Banco Davivienda 01899267-7 Transferencias 1.076.951,00

Banco Davivienda 01899268-5 Inversión 0,00

Bancolombia 0308369119-3 Recursos Fisco 3.070.962.900,00

TOTAL SALDO BANCOS 3.091.921.976,55 Fuente: SIIF II.

Se estableció que en el mes de agosto de 2012, se da apertura a la cuenta corriente Nro. 0308369119-3 de Bancolombia, para el manejo de la Donación de Estupefacientes, que da ayuda a la Iniciativa Presidencial de Cero a Siempre, manejado por FONADE, que entre el 28 de agosto al 31 de diciembre de 2012, el

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Fisco realizo consignaciones por valor de $5.320.962.900,00, de los cuales $2.250.000.000,00, se giraron para el Fondo de FONADE, el 29 de octubre de 2012. De otra parte se pudo evidenciar que se envía trimestralmente correos a las Entidades con las cuales tenemos Operaciones Reciprocas, y que se hace seguimiento permanente a estos saldos. 2.1.2.2 - Actualización permanente y continuada. Los responsables directos de la identificación, clasificación y registro de los hechos económicos, financieros, sociales y ambientales en el Departamento Administrativo de la Presidencia de la Republica tienen la formación necesaria, de tal manera que garantizan la debida identificación, clasificación, medición, registro y ajustes, elaboración, análisis, interpretación y comunicación de la información, para ello los funcionarios del proceso contable solicitan conceptos técnicos contables a la Contaduría General de la Nación, de acuerdo con las dudas que surgen en el desarrollo del proceso, las consultas se realizan a través de oficios, correos electrónicos y telefónicamente, igualmente se consultan los conceptos emitidos por la Contaduría General de la Nación, los cuales son publicados en la página Web de ésta Entidad. Estas consultas que el Grupo de Contabilidad realiza se pudieron evidenciar con los memorandos OFI12-00053943 del 24 de mayo de 2012 y el OFI12-00084683 del 10 de agosto de 2012, 2012-550-003904-2,2012-550-004018-2 y por correos electrónicos. En cuanto a las actividades relacionadas con la clasificación, se tienen identificadas las siguientes Fortalezas:

Los registros contables se efectúan de acuerdo a lo dispuesto por el Régimen de Contabilidad Pública.

El Grupo de Contabilidad del DAPRE, realiza circularización de saldos recíprocos trimestralmente, haciendo seguimiento permanente a los saldos.

Se realizan las conciliaciones bancarias mensualmente y no se tienen partidas conciliatorias antiguas.

Se realizan cruces de saldos entre Presupuesto, Contabilidad, Tesorería, Almacén y Jurídica.

La asignación de Cajas Menores con su responsable, mediante Acto Administrativo.

No se identificaron debilidades en la actividad de clasificación. 2.1.3- REGISTRO Y AJUSTES.

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Actividad en la que se elaboran los comprobantes de contabilidad y se efectúan los registros en los libros respectivos, corresponde también a la verificación de la información producida durante las actividades procedentes del proceso contable, para corroborar su consistencia y confiabilidad, previo a la revelación en los estados, informes y reportes contables, para determinar así las cifras sujetas a ajustes y reclasificaciones. 2.1.3.1-Depuración contable permanente y sostenibilidad. Se evidencio que el Grupo de Contabilidad, periódicamente efectúa análisis a las cuentas contables, con el fin de depurar la información. La Presidencia de la República a través del Proceso de Gestión Financiera – Grupo de Contabilidad estableció en el SIGEPRE dentro del procedimiento para la elaboración de los Estados Financieros, una actividad que le permite depurar los saldos contables, el Proceso de Gestión Financiera del DAPRE, revisa los Estados Financieros con el fin de que éstos reflejen la realidad económica de la Entidad y para efectuar la depuración a que haya lugar se cuenta con el Comité de sostenibilidad contable que fue creado mediante resolución 2880 del 16 de diciembre de 2010, el cual se reunirá cuando los estime conveniente, el comité de baja de bienes creado mediante resolución 2968 del 23 de diciembre de 2010 y el Comité de Conciliación creado mediante resolución 2186 del 27 de septiembre de 2010. 2.1.3.2-Eficiencia de los sistemas de información. Los registros de la información financiera, económica, social y ambiental de la Entidad, se efectúan en forma segura y efectiva en el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación, el cual está reglamentado en el Decreto 2674 del 21 de diciembre de 2012, emitido por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Adicionalmente la información que por falencia de éste sistema no es Registrada en el mismo, se registra en los Sistemas complementarios, utilizados por la Entidad los cuales son: Aladino a través del cual maneja los inventarios y la depreciación en forma individual y el sistema Hominis para el manejo de Nómina. En la actividad de Registro y Ajustes se evidenciaron las siguientes Fortalezas:

Se realizan permanentemente cruces entre áreas. Se opera bajo un sistema Integrado de Información, donde se tiene el

control de los módulos de Presupuesto, Contabilidad y Pagaduría.

El consecutivo de comprobantes es generado automáticamente por el aplicativo SIIF II, en orden cronológico.

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Se hacen análisis permanentes de las cifras del Balance. Debilidades: Falta mejorar el aplicativo del SIIF (Sistema Integrado de Información Financiera) en relación con la implementación de los módulos de Inventarios, nómina, a fin de que no se hagan registros manuales. 2.2. ETAPA DE REVELACIÓN. 2.2.1- ELABORACIÓN DE ESTADOS CONTABLES Y DEMAS INFORMES. Actividad mediante la cual se concreta el resultado del proceso contable, expresado en el diseño y entrega oportuna de los estados, informes y reportes contables, los cuales deben contener la discriminación básica y adicional que sea necesaria para una adecuada interpretación cuantitativa y cualitativa de los hechos, transacciones y operaciones realizadas, permitiendo a los usuarios construir indicadores de seguimiento y evaluación de acuerdo con sus necesidades e informar sobre el grado de avance de los planes, programas y proyectos de la entidad contable pública. 2.2.1.1- Libros de contabilidad. De acuerdo con la revisión realizada por la OCI al Sistema Integrado de Información Financiera – SIIF, se estableció que los siguientes libros están a disposición, con corte a 31 de diciembre de 2012:

Adicionalmente que la Entidad cuenta con los libros de contabilidad, principales (Libros Oficiales) Diario y Mayor y Balance, impresos que están debidamente actualizados y registrados de acuerdo con el Acta de Apertura del 29 de Septiembre de 2011, dando cumplimiento a la Carta Circular N° 009 de 1996, emitida por la Contaduría General de la Nación. Estos reposan en medio físico y se encuentran numerados y firmados, el ultimo folio del Libro Mayor y Balance a Diciembre 31 de 2012 es el 1.143 y del Libro Diario el 13.878, los auxiliares se encuentran en medio magnético, a través del SIIF, las cuentas auxiliares que se manejan son las establecidas por la Contaduría General de la Nación.

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De otra parte se verifica que mensualmente el Balance General y el Estado de Actividad Financiera, Económica, Social y Ambiental, son publicados en la cartelera que se encuentra ubicada en la entrada principal y en la Página Web del DAPRE, que a la fecha de este informe se encuentran publicados estos Informes con corte a 31 de diciembre de 2012. 2.2.1.2- Elaboración de estados, informes y reportes contables. La Presidencia de la República, ha transmitido trimestralmente a la Contaduría General de la Nación a través del sistema CHIP, los Estados Financieros de manera oportuna, como se ha evidenciado mediante consulta en el CHIP, a la fecha el último informe fue enviado el 15 de febrero de 2013, correspondiente al cuarto trimestre de 2012. Adicionalmente éstos son publicados en la página web del DAPRE. Al analizar y comparar el Informe Contable presentado por el DAPRE a diciembre 31 de 2012, en el CHIP y la información contable registrada en el SIIF II, la OCI pudo evidenciar que es la misma. Con relación a las fechas de cierre estas son establecidas por la Contaduría General de la Nación y el Administrador del Sistema Integrado de Información Financiera- SIIF del (Ministerio de Hacienda y Crédito Público), la OCI pudo evidenciar que de acuerdo a estas fechas trimestralmente el Coordinador del Grupo de Contabilidad establece sus fechas internas de cierre de manera trimestral las cuales para el cuatrimestre de septiembre a diciembre de 2012, fueron las siguientes:

FECHAS DE CIERRES ESTABLECIDAS SIIF VS. CONTABIBLIDAD

DAPRE

Cuadro Nro. 02

MES FECHA LIMITE PARA

REGISTROS CONTABLE S/SIIF.

FECHA LIMITE PARA REGISTROS CONTABLES

S/CONTABILIDAD

Septiembre 26 de octubre de 2012 22 de octubre de 2012

Octubre 26 de noviembre de 2012 23 de noviembre de 2012

Noviembre 28 de diciembre de 2012 21 de diciembre de 2012

Diciembre 13 de febrero de 2013 31 de enero de 2013

Fuente: Grupo de Contabilidad.

En la actividad de Elaboración de Estados Contables y demás Informes se evidenciaron las siguientes Fortalezas:

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El DAPRE, cuenta con libros de contabilidad debidamente registrados, tal

como lo establece el Plan General de Contabilidad Pública.

El Área Financiera-Grupo de Contabilidad, presenta información Financiera y Contable de manera oportuna, cuando sea requerida por cualquier órgano interno o externo de la forma determinada y en las fechas establecidas, bajo los parámetros establecidos en las normas vigentes.

La presentación de los Estados Financieros, se hace acompañados anualmente de las notas explicativas, las cuales cumplen con los requisitos exigidos en el Régimen de Contabilidad Pública.

El Grupo de Contabilidad establece las fechas internas de cierre para el registro de las operaciones contables.

Debilidades.

Los Libros Auxiliares, no muestran el concepto por el cual se generó la transacción, lo cual limita el análisis de la información.

2.2.1 ANALISIS, INTERPRETACION Y COMUNICACIÓN DE LA INFORMACIÓN. La Oficina de Control Interno verifica trimestralmente que se envíe oportunamente los reportes contables a la Contaduría General de la Nación, para ello se consulta en la página de la Contaduría, es así como el 31 de octubre de 2012 a las 10:32 a.m., se consultó y se pudo observar que la información correspondiente al tercer trimestre de 2012 ya se encontraba en la página web de la Contaduría y el 15 de febrero de 2013 a las 3:35 p.m. se consultó la información correspondiente al cuarto trimestre de 2012 la cual igualmente se encontraba en la página web de la Contaduría con lo cual se evidencia que los informes requeridos por los órganos de Control son enviados de manera oportuna. Se identificaron las siguientes fortalezas:

EL DAPRE, presenta los estados, informes y reportes contables, en las fechas establecidas por los órganos de control y vigilancia.

Publicación de los Estados financieros y Notas explicativas en la página web del DAPRE, www.presidencia.gov.co., como en la cartelera de fácil acceso a la comunidad.

No se presentaron debilidades en la etapa de Análisis, interpretación y comunicación de la información.

http://www.presidencia.gov.co/

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2.3. OTROS ELEMENTOS DE CONTROL. 2.3.1- ACCIONES IMPLEMENTADAS. 2.3.1.1- Actualización de los valores. Los avalúos de los bienes muebles e inmuebles de la Entidad se efectúan atendiendo lo dispuesto en el procedimiento contable para el Reconocimiento y Revelación de Hechos Relacionados con las Propiedades, Planta y Equipo, de acuerdo al Régimen de Contabilidad Pública y el lineamiento para el Manejo y Control Administrativo de los Bienes de propiedad del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República y su Fondo Cuenta. La Entidad cada tres años avalúa sus bienes de acuerdo con las Normas establecidas por la Contaduría General de la Nación y lo concerniente en el lineamiento para el Manejo y control Administrativo de los bienes de propiedad del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República.- DAPRE y su Fondo Cuenta. De acuerdo a la consulta realizada en SIIF II, los saldos a 31 de diciembre de 2012 son los siguientes:

PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO SALDOS AL 31 DE DICIEMBRE DE 2012

Cuadro Nro. 03. código Descripción Saldo Final ($)

1.6 PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO 62.011.148.725,58

1.6.05 TERRENOS 7.606.572.647,00

1.6.10 SEMOVIENTES 50.408.535,00

1.6.35 BIENES MUEBLES EN BODEGA 1.162.127.778,91

1.6.37 PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO NO EXPLOTADOS 1.700.859.530,05

1.6.40 EDIFICACIONES 30.357.086.580,17

1.6.50 REDES, LÍNEAS Y CABLES 7.921.354,00

1.6.55 MAQUINARIA Y EQUIPO 2.082.574.635,23

1.6.60 EQUIPO MEDICO Y CIENTÍFICO 42.185.618,28

1.6.65 MUEBLES, ENSERES Y EQUIPOS DE OFICINA 4.516.587.257,70

1.6.70 EQUIPOS DE COMUNICACION Y COMPUTACION 23.788.340.745,73

1.6.75 EQUIPO DE TRANSPORTE, TRACCION Y ELEVACION 24.352.299.218,62

1.6.80 EQUIPOS DE COMEDOR, COCINA, DESPENSA Y HOTELERIA 857.102.267,71

1.6.85 DEPRECIACION ACUMULADA (CR) -34.263.471.342,08

1.6.95 PROVISIONES PARA PROTECCION DE PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO (CR) -249.446.100,74

Fuente: SIIF II.

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Los bienes muebles e inmuebles de propiedad del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República se encuentran debidamente identificados e inventariados y asegurados en forma individual su control y administración está a cargo de Área Administrativo-Grupo de Recursos Físicos, quien cuenta con el aplicativo Aladino para la administración y gestión de los mismos dado que el SIIF II, no cuenta con el módulo de inventarios. Se mantiene un registro de forma individual del costo de cada bien, de su depreciación, provisión o amortización, según corresponda, en bases de datos administradas Grupo de Recursos físicos. Se identificaron las siguientes Fortalezas:

En su proceso de caracterización, el Área Financiera tiene identificados los riesgos, así como el método de control para mitigarlo.

Se cuenta con la instancia que permite Gestionar los riesgos de índole contable.

Se cuenta con políticas, y procedimientos documentados en el SIGEPRE.

Se tiene un flujo grama que evidencia la forma como circula la información a través de la Entidad y su respectivo efecto en el propósito Contable.

Se cuenta con un Grupo de Contabilidad, cuyos funcionarios involucrados cumplen con los perfiles señalados en el Manual Específico de Funciones del DAPRE.

No se presentaron debilidades en la etapa de Otros elementos de control.

ANEXO A. Cuestionario de Evaluación de Control Interno Contable.

EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE 2012 DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA PRESIDENCIA DE LA

REPUBLICA-DAPRE CALIFICACIÓN OBSERVACIONES

1 CONTROL INTERNO

CONTABLE 4,94

1.1 ETAPA DE RECONOCIMIENTO 4,91 1.1.1 IDENTIFICACIÓN 4,92

1

Se tienen debidamente identificados los productos del proceso contable que deben suministrarse a las demás áreas de la entidad y a los usuarios externos?

5,0

El Grupo de Contabilidad: El objetivo de este Grupo, según la caracterización, es Elaborar y presentar los Estados Financieros de la entidad para la toma de decisiones. Los Clientes Internos y Externos están identificados en la Caracterización del Proceso de Gestión Financiera-C-GF-09.

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Se tienen debidamente identificados los productos de los demás procesos que se constituyen en insumos del proceso contable?

5,0

Los insumos que son parte del proceso contable están plenamente identificados y documentados en el SIGEPRE en los formatos: F-GF-20 Constitución de Cuentas por Pagar. F-GF-19 Cuentas de Pago, Nominas, Planillas y consignaciones por ingresos. F-GJ-02- Nuevas

demandas en contra de la Presidencia de la República, F-GJ-03 -Nuevas conciliaciones en contra de la Presidencia de la Republica, F-GJ-04-Nuevas demandas y conciliaciones

interpuestas por la Presidencia de la República, F-GJ-05- Fallos por Procesos en contra de la Presidencia de la República y F-GJ-06 Fallos

por Procesos Interpuestos por la Presidencia de la República. F-GF-22- Relación Órdenes de

Desembolso. De otra parte se tiene como insumos: Los Autos de archivo y Autos Sancionatorios de procesos disciplinarios. La relación de cargos y valores con derecho a bonificación de dirección, Acto administrativo de reconocimiento de incapacidades médicas y licencias de maternidad. Relación de software adquirido por la Entidad. Informe de inventario en préstamo por artículo, Relación de Ingresos y Egresos Elementos en custodia, Comodatos; Relación de ingresos y egresos inservibles (dar de baja); Relación de ingresos y egresos almacén central; Relación de ingresos y egresos bodega de combustible y documentos especiales, consignaciones baja de bienes. Cuentas de cobro por uso adicional de telefonía celular.

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Se tienen identificados en la entidad los procesos que generan transacciones, hechos y operaciones y que por lo tanto se constituyen en proveedores de información del proceso contable?

5,0

El mapa de procesos identifica 12 procesos y el Procedimiento P-GF-07-Elaboracion y

Presentación de los Estados Financieros, identifica los procesos que generan transacciones para información al Grupo de Contabilidad: Los Grupos de Pagaduría, Central de Cuentas, Recursos Físicos, el área Talento Humano, Control Interno Disciplinario, la Secretaría Jurídica y las Dependencias que ejecuten recursos a través de terceros.

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Existe una política mediante la cual las transacciones, hechos y operaciones realizados en cualquier dependencia del ente público, son debidamente informados al área contable a través de los documentos fuente o soporte?

5,0

El Departamento Administrativo de la Presidencia de la República cuenta con un Sistema Integrado de Gestión de Calidad., denominado SIGEPRE en el cual se encuentran documentados algunos lineamientos para el envío de la información al área Financiera: L-GA-02 Lineamiento Manejo y control de los bienes, L-GF-01 Requisitos de modificaciones presupuestales, L-GF-02 Lineamientos para la Administración de las Cajas Menores, P - GJ - 02 -Procedimiento: Atención de Procesos y Acciones Judiciales, P-GA-10 Cierre de movimientos, P-TH-02-Liquidación de Nómina y Prestaciones Sociales, P-TH-09-Liquidación de

Bonificación Especial Casa Militar.

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Se cumple la política mediante la cual las transacciones, hechos y operaciones realizados en cualquier dependencia del ente público, son debidamente

5,0 Si se cumple todos las operaciones realizadas en cualquier dependencia son informados al área a través de los documentos soporte.

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informados al área contable a través de los documentos fuente o soporte?

6

Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales realizados por la entidad contable pública son de fácil y confiable medición monetaria?

5,0

En los soportes de los registros contables detalla claramente el valor de cada una de las transacciones efectuadas. Los soportes evidencian fácilmente el valor de los registros contables, los cuales se registran de manera detallada.

7

Las cifras existentes en los estados, informes y reportes contables se encuentran soportadas con el documento idóneo correspondiente?

5,0

Los registros contables se encuentran respaldados con soportes en medio físico y magnético, los cuales tienen las aprobaciones correspondientes.

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Son adecuadas y completas las descripciones que se hacen de las transacciones, hechos u operaciones en el documento fuente o soporte?

4,0

Los documentos que soportan el registro contable, describen el detalle de la transacción. Sin embargo las restricciones del SIIF II, en los campos de la información, en los comprobantes automáticos, solo permiten registrar datos básicos, no permite incorporarse la información necesaria en los comprobantes de contabilidad, para que sea más detallada.

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Las personas que ejecutan las actividades relacionadas con el proceso contable conocen suficientemente las normas que rigen la administración pública?

5,0

Los servidores públicos del Grupo Contable, tienen suficiente conocimiento de las normas que regulan la Contabilidad Pública y de la administración en general. Para lo cual tienen a su disposición el acceso a la página Web de la Contaduría General de la Nación y Asistieron a Cursos de Capacitación dictados por la Contaduría General de la Nació, el SIIF II, la DIAN y con particulares en el tema de Información Exógena, capacitaciones que se retroalimentan al interior de todo el Grupo.

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Las personas que ejecutan las actividades relacionadas con el proceso contable conocen suficientemente el Régimen de Contabilidad Pública aplicable para la entidad?

5,0

Los servidores públicos del Grupo Contable, tienen suficiente conocimiento de las normas que regulan la Contabilidad Pública y de la administración en general. Los registros de las diferentes transacciones y hechos económicos se efectúa con base en lo establecido en el Régimen de Contabilidad Pública, la Contaduría General de la Nación y el SIIF, imparte capacitación a este respecto.

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Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales que han sido objeto de identificación están soportados en documentos idóneos y de conformidad con la naturaleza de los mismos?

5,0

En los soportes de los registros contables se detalla claramente la transacción realizada, los cuales son idóneos con la naturaleza del registro. Dichos registros, se encuentran respaldados debidamente con los soportes que originan la transacción y el movimiento financiero.

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Los documentos fuente que respaldan los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales contienen la información necesaria para realizar su adecuada identificación?

5,0

Los soportes de los registros contables, contienen la información necesaria y suficiente que respalda la transacción efectuada. Dicho soporte obedece a los requerimientos legales, de manera que se constituye en hecho probatorio de la transacción efectuada. Se tienen los soportes en medio físico y magnético, los cuales tienen las aprobaciones correspondientes

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Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales que han sido objeto de identificación fueron interpretados de conformidad con lo establecido en el Régimen de

5,0

Los hechos y transacciones financieras, se registran con base en el Régimen de Contabilidad Pública, determinando la cuenta respectiva para su inclusión en el sistema. El SIIF II, tiene parame trizado los códigos que

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Contabilidad Pública? afectan las transacciones contables automáticas(Obligaciones, Pagos), registros que son analizados por las personal del Grupo de Contabilidad, y de considerar que no corresponden se hacen los ajustes del caso en comprobantes manuales.

1.1.2 CLASIFICACIÓN 5,00

14

Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales llevados a cabo en los procesos proveedores de la entidad han sido incluidos en el proceso contable?

5,0

Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales llevados a cabo por los grupos de Presupuesto y Pagaduría son incorporados automáticamente a través del SII II, adicionalmente se registran todos los hechos reportados por las demás áreas proveedoras de información al Grupo de Contabilidad.

15

Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales realizados por la entidad contable pública son de fácil y confiable clasificación en el Catálogo General de Cuentas?

5,0

Los registros contables se efectúan de acuerdo a lo dispuesto en el catálogo de cuentas que se encuentra descrito en el Régimen de Contabilidad Pública.

16

Son adecuadas las cuentas utilizadas para la clasificación de las transacciones, hechos u operaciones realizadas por la entidad contable pública?

5,0

Los hechos y transacciones financieras, se registran con base en el Régimen de Contabilidad Pública, parame trizadas en el SIIF II, pero el Grupo de Contabilidad realiza reclasificaciones de ser necesario.

17

La clasificación de las transacciones, hechos y operaciones corresponde a una correcta interpretación tanto del marco conceptual como del Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública?

5,0

La clasificación de las transacciones, hechos y operaciones automáticos se encuentran parame trizadas en el SIIF, cumpliendo tanto del marco conceptual como del Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública, sin embargo el Grupo de Contabilidad los analiza y de ser el caso realiza los ajustes necesarios.

18

El Catálogo General de Cuentas utilizado para la clasificación de los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales, corresponde a la última versión publicada en la página web de la Contaduría General de la Nación?

5,0

El catálogo de la página WEB de la Contaduría, se consulta al momento de efectuar los registros contables. Las cuentas utilizadas para el registro de las transacciones, corresponde a la versión actualizada del Catálogo General de Cuentas, publicado por la Contaduría General de la Nación. El cual es parame trizado en el SIIF, para todas aquellas transacciones automáticas.

19

Son adecuadas las cuentas y subcuentas utilizadas para la clasificación de las transacciones, hechos u operaciones realizadas ?

5,0

Los hechos, se registran con base en el Catálogo General de Cuentas, utilizando la cuenta y subcuenta adecuada y respectiva, de manera que los Estados Financieros reflejan la realizad de las operaciones.

20

Se elaboran y revisan oportunamente las conciliaciones bancarias para establecer los valores objeto de clasificación, registro y control del efectivo?

5,0

El Grupo de Contabilidad realiza conciliaciones bancarias mensualmente, a las Cuentas Corrientes que tiene el DAPRE, con los bancos: Popular, Davivienda y Banco Agrario, las cuales se encuentran debidamente conciliadas y no presentan partidas pendientes de depurar a 31 de Diciembre de 2012.

21 Se ejecutan periódicamente conciliaciones de saldos recíprocos con otras entidades públicas?

5,0

El Grupo de Contabilidad envía correos a las Entidades públicas con las cuales se tienen Operaciones Reciprocas, y hace seguimiento permanente a estos saldos.

1.1.3 REGISTRO Y AJUSTES 4,83

22 Se realizan periódicamente conciliaciones y cruces de saldos entre las áreas de Presupuesto, Contabilidad,

5,0 La información entre las áreas de presupuesto, Pagaduría y contabilidad se encuentran en línea con el Sistema SIIF II, por lo cual la

17



Tesorería, y demás áreas y/o procesos de la entidad?

Información registrada es la misma para las tres áreas, sin embargo el grupo de contabilidad no ha obviado las conciliaciones, entre éstas áreas, la cual se realiza mensualmente

23

Se realizan periódicamente tomas físicas de bienes, derechos y obligaciones y se confronta con los registros contables para hacer los ajustes pertinentes?

5,0

Los inventarios son tomados por el grupo de Recursos Físicos y los resultados se registran en los Boletines de Almacén los cuales son cruzados contra los registros contables

24 Las cuentas y subcuentas utilizadas revelan adecuadamente los hechos, transacciones u operaciones registradas?

5,0

Los hechos, se registran con base en el Catálogo General de Cuentas, utilizando la cuenta y subcuenta adecuada y respectiva, de manera que los Estados Financieros reflejan la realidad de las operaciones. Por ser un sistema en línea, las transacciones obedecen a la revelación de los hechos económicos efectuados

25

Se hacen verificaciones periódicas para comprobar que los registros contables se han efectuado en forma adecuada y por los valores correctos?

5,0 Se efectúan análisis a las cuentas del Balance.

26

Se efectúan los registros contables en forma cronológica y guardando el consecutivo de los hechos, transacciones u operaciones realizadas, cuando a este último haya lugar?

5,0

Las transacciones contables se efectúan en orden cronológico, con el consecutivo de comprobantes dado por el SIIF, el cual es automático.

27 Se generan listados de consecutivos de documentos para hacer verificaciones de completitud de registros?

5,0 Se efectúa revisión a la digitación manual y a los registros automáticos, para garantizar el adecuado registro contable.

28

Se conoce y aplica los tratamientos contables diferenciales existentes entre entidades de gobierno general y empresas públicas?

5,0 La contabilidad del DAPRE se rige de acuerdo a lo establecido por la Contaduría General de la Nación.

29

El proceso contable opera en un ambiente de sistema de integrado de información y este funciona adecuadamente?

4,0

La Contabilidad, Pagaduría y Presupuesto, opera en el Sistema Integrado SIIF II, de conformidad con lo establecido por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, adicionalmente se tienen los aplicativos para el manejo de inventarios y de nómina, módulos que no tiene el SIIF. Sin embargo el Modulo Contable aun presenta dificultades en su operatividad.

30

Son adecuadamente calculados los valores correspondientes a los procesos de depreciación, provisión, amortización, valorización, y agotamiento, según aplique?

4,0

Los cálculos correspondientes a los inventarios y bienes muebles, son adecuados, y se realiza a través del aplicativo Aladino el cual tiene parame trizados estos cálculos. Las Valorizaciones y el agotamiento de los bienes inmuebles, se efectúa conforme a norma.

31 Los registros contables que se realizan tienen los respectivos documentos soportes idóneos?

5,0 Todos los registros contables se encuentran adecuadamente soportados.

32

Para el registro de las transacciones, hechos u operaciones se elaboran los respectivos comprobantes de contabilidad?

5,0 Se encuentran en medio electrónico y están debidamente integrados en el aplicativo (SIIF) consecutivamente.

33 Los libros de contabilidad se encuentran debidamente soportados en comprobantes de contabilidad?

5,0

Los libros de contabilidad son el reflejo de los registros contables, y se encuentran soportados con los respectivos comprobantes de contabilidad.

1.2 ETAPA DE REVELACIÓN 4,92

1.2.1 ELABORACIÓN DE 4,85

18



ESTADOS CONTABLES Y DEMÁS INFORMES

34

Se elaboran y diligencian los libros de contabilidad de conformidad con los parámetros establecidos en el Régimen de Contabilidad Pública?

5,0

Los libros de contabilidad obedecen a lo establecido en el Régimen de Contabilidad Pública. Los libros de contabilidad, principales (Libros Oficiales) Diario y Mayor y Balance se encuentran registrados con el Acta de Apertura del 29 de Septiembre de 2011, dando cumplimiento a la Carta Circular N° 009 de 1996, emitida por la Contaduría General de la Nación.

35

Las cifras contenidas en los estados, informes y reportes contables coinciden con los saldos de los libros de contabilidad?

5,0 Las cifras presentadas de los Estados Financieros, son consistentes con las reportadas en los libros de contabilidad,.

36

Se efectúa el mantenimiento, actualización y parametrización necesarios para un adecuado funcionamiento del aplicativo utilizado para procesar la información?

4,0

Las solicitudes de mantenimiento del aplicativo SIIF, se efectúan cuando las circunstancias así lo ameriten ante el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, las cuales son atendidas.

37

Se elaboran oportunamente los estados, informes y reportes contables al representante legal, a la Contaduría General de la Nación, a los organismos de inspección, vigilancia y control, y a los demás usuarios de la información?

5,0

Los informes y reportes contables son enviados a los entes de control, con oportunidad de acuerdo a los plazos establecidos. Es así como el día 15 de febrero de 2013, se envió la información correspondiente al cuarto trimestre de 2012, a la Contaduría General de la Nación conforme a lo establecido.

38

Las notas explicativas a los estados contables cumplen con las formalidades establecidas en el Régimen de Contabilidad Pública?

5,0

Las notas a los estados financieros se reportan en el formato establecido por la Contaduría General de la Nación para tal fin, cumpliendo con las formalidades

39

El contenido de las notas a los estados contables revela en forma suficiente la información de tipo cualitativo y cuantitativo físico que corresponde?

5,0 El contenido de las notas enviadas, revelan la información de cada cuenta, de mera clara.

40 Se verifica la consistencia entre las notas a los estados contables y los saldos revelados en los estados contables?

5,0 Los saldos que se enuncian en las notas son los mismos saldos del Balance.

1.2.2

ANÁLISIS, INTERPRETACIÓN Y COMUNICACIÓN DE LA INFORMACIÓN

5,00

41

Se presentan oportunamente los estados, informes y reportes contables al representante legal, a la Contaduría General de la Nación, y a los organismos de inspección, vigilancia y control?

5,0 Los informes y reportes contables son enviados a los entes de control, con oportunidad de acuerdo a los plazos establecidos.

42

Se publica mensualmente en lugar visible y de fácil acceso a la comunidad el balance general y el estado de actividad financiera, económica, social y ambiental?

5,0

Los estados financieros son publicados en la cartelera que se encuentra ubicada en la entrada del Edificio Administrativo del DAPRE, por donde ingresa la ciudadanía. Adicionalmente, son publicados mensualmente en la página WEB del DAPRE.

43

Se utiliza un sistema de indicadores para analizar e interpretar la realidad financiera, económica, social y ambiental de la entidad?

0,0 N/A

http://www.secretariasenado.gov.co/leyes/L0489_98.HTM#1





19



44

La información contable se acompaña de los respectivos análisis e interpretaciones que facilitan su adecuada comprensión por parte de los usuarios?

5,0 Mediante las Notas a los Estados Financieros se interpretan, para una mejor comprensión por parte de los Usuarios

45 La información contable es utilizada para cumplir propósitos de gestión?

5,0

La información contable, es presentada al Comité de Operaciones, para la tomas de las acciones pertinentes, a fin de dar cumplimiento a los objetivos trazados e igualmente es presentado la Ejecución Presupuestal de la Vigencia y el Rezago.

46 Se asegura la entidad de presentar cifras homogéneas a los distintos usuarios de la información?

5,0

La información contable y financiera siempre es la misma para los diferentes usuarios. Siempre que se solicita información es verificada por el área para cerciorarse que es la correcta.

1.3 OTROS ELEMENTOS DE CONTROL

5,00

1.3.1 ACCIONES IMPLEMENTADAS

5,00

47

Se identifican, analizan y se le da tratamiento adecuado a los riesgos de índole contable de la entidad en forma permanente?

5,0

Los riesgos del Proceso de Gestión Financiera se encuentran en el mapa de riesgos, a los cuales se les hace seguimiento de manera mensual.

48 Existe y funciona una instancia asesora que permita gestionar los riesgos de índole contable?

5,0 La instancia es la Oficina de Planeación.

49

Se realizan autoevaluaciones periódicas para determinar la efectividad de los controles implementados en cada una de las actividades del proceso contable?

5,0

Mensualmente se actualizan los indicadores del Área Financiera y se efectúan análisis a las diferentes cuentas del balance, validando que los controles existentes cumplen con su razón de ser

50

Se han establecido claramente niveles de autoridad y responsabilidad para la ejecución de las diferentes actividades del proceso contable?

5,0

Las actividades del proceso contable se encuentran adecuadamente segregadas para cada uno de los funcionarios, del Grupo de Contabilidad, y se encuentran documentadas en el Manual de Funciones.

51

Las políticas contables, procedimientos y demás prácticas que se aplican internamente se encuentran debidamente documentadas?

5,0

Los registros contables se efectúan de acuerdo con lo establecido en el Plan General de Contabilidad Pública, adicionalmente se tienen lineamientos los cuales se encuentran documentados en el SIGEPRE.

52

Los manuales de políticas, procedimientos y demás prácticas contables se encuentran debidamente actualizados, y sirven de guía u orientación efectiva del proceso contable?

5,0

Estos manuales y demás prácticas contables, se encuentran debidamente actualizados en el SIGEPRE. Las políticas bajo las cuales se guía los registros contables son las emitidas por la Contaduría General de la Nación.

53

Se evidencia por medio de flujo gramas, u otra técnica o mecanismo, la forma como circula la información a través de la entidad y su respectivo efecto en el proceso contable de la entidad?

5,0

El flujo grama de la información se encuentra descrito en el procedimiento documentado en el Sistema de Gestión de la Calidad, P-GF-07-Elaboracion y Presentación de los Estados Financieros.

54

Se ha implementado y ejecuta una política de depuración contable permanente y de sostenibilidad de la calidad de la información?

5,0

El Grupo de Contabilidad, periódicamente efectúa análisis a las cuentas contables, con el fin de depurar la información. Adicionalmente se cuenta con un Comité de sostenibilidad contable que fue creado mediante resolución 2880 del 16 de diciembre de 2010, un comité de baja de bienes creado mediante resolución 2968 del 23 de diciembre de 2010 y un Comité

20



de Conciliación creado mediante resolución 2186 del 27 de septiembre de 2010, los cuales permiten llegar a la depuración a que haya lugar.

55

Los bienes, derechos y obligaciones se encuentran debidamente individualizados en la contabilidad, bien sea por el área contable o en bases de datos administradas por otras dependencias?

5,0

Los bienes, derechos y obligaciones, se encuentran registrados adecuadamente en la contabilidad, en la base de datos Aladino.

56

Los costos históricos registrados en la contabilidad son actualizados permanentemente de conformidad con lo dispuesto en el Régimen de Contabilidad Pública?

5,0

Los registros de los costos históricos, se actualizan de acuerdo con lo dispuesto en el Régimen de Contabilidad Pública y el Manual para el Manejo de Bienes documentado en el SIGEPRE.

57

Se cuenta con un área contable debidamente estructurada de conformidad con la complejidad, desarrollo tecnológico y estructura organizacional de la entidad?

5,0

El Área Financiera cuenta con un Grupo de Contabilidad, el cual está conformado por 6 servidores Públicos, quienes tienen la competencia para ejecutar las funciones asignadas por ley.

58

Los funcionarios involucrados en el proceso contable cumplen con los requerimientos técnicos señalados por la entidad de acuerdo con la responsabilidad que demanda el ejercicio de la profesión contable en el sector público?

5,0

Los servidores públicos que hacen parte del Grupo de Contabilidad, cumplen con el perfil de conformidad con el Manual Específico de Funciones del DAPRE. Este grupo cuenta con 6 funcionarios entre los cuales se tienen 2 Contadores Públicos, 1 Administrador de Empresas, 2 Técnicos en Contabilidad del Sena y una secretaria, capacitados en el tema.

59

Se ha implementado una política o mecanismo de actualización permanente para los funcionarios involucrados en el proceso contable y se lleva a cabo en forma satisfactoria?

5,0

La actualización de los funcionarios del Grupo de contabilidad, se realiza de conformidad con los requerimientos específicos. Así mismo, el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, y la Contaduría General de la Nación, organizan capacitaciones permanentes sobre el aplicativo SIIF y el Régimen de Contabilidad Pública, respectivamente, a los cuales asiste los funcionarios del Grupo de Contabilidad y Presupuesto.

60

Se producen en la entidad informes de empalme cuando se presentan cambios de representante legal, o cambios de contador?

5,0

El DAPRE como política, realiza empalme a los servidores públicos cuando se efectúan cambios en el cargo de Contador o el Representante Legal. Para la Vigencia 2012 se presentó el cambio del Representante Legal y se realizó el Informe Correspondiente, el día 16 de mayo de 2012.

61

Existe una política para llevar a cabo en forma adecuada el cierre integral de la información producida en todas las áreas o dependencias que generan hechos financieros, económicos, sociales y ambientales?

5,0

El cierre de la información contable, se encuentra descrito en los Manuales de procedimientos. La información a los diferentes clientes internos y externos, para efectos del cierre contable, es solicitada y reportada oportunamente. El contador programa las fechas para sus cierres internos.

62

Los soportes documentales de los registros contables se encuentran debidamente organizados y archivados de conformidad con las normas que regulan la materia?

5,0

La documentación que soporta los registros contables, cumple con los requerimientos normativos y de Gestión de la Calidad, mediante las Tablas de Retención Documental.

21



El contenido de la calificación de las preguntas del cuestionario con sus respectivas observaciones, es el mismo que se envió en línea a la Contaduría General de la Nación por el aplicativo CHIP el 26 de febrero de 2013 a las 5:52 p.m. Los valores calculados de los ítems del cuestionario, pueden variar, debido a que son calculados directamente por el aplicativo CHIP. EVIDENCIAS DEL ENVIO

Fecha 25 de febrero de 2013, Hora de envió 5:52 p.m.

22



FORTALEZAS:

El Grupo de Financiera, tiene segregadas las funciones de presupuesto,

pagaduría, contabilidad, Central de Cuantas y Cajas Menores.

Los servidores públicos del área contable, cuentan con el perfil definido para

accesar cada uno de los módulos en el SIIF, estableciendo autocontroles.

Se implementan las normas establecidas en el Régimen de Contabilidad

Pública.

Tienen identificados los procesos y procedimientos, los cuales forman parte

del Sistema de Gestión de la Calidad.

Las cifras contenidas en los estados, informes y reportes contables

coinciden con los saldos de los libros de contabilidad.

Se publica de manera satisfactoria en la página WEB que es de fácil acceso

a la comunidad el Balance general y el Estado de Actividad Financiera,

Económica Social y Ambiental, así como los movimientos presupuestales, de

conformidad con la ley y en especial lo establecido en el Estatuto

Anticorrupción.

DEBILIDADES:

El Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación II, sigue

presentando las mismas debilidades.

Los comprobantes automáticos generados por el SIIF II, no permiten

escribir concepto.

Los Libros Auxiliares no muestran el concepto del registro.

OPINIÓN:

La responsabilidad de la Oficina de Control Interno consiste en expresar una

opinión sobre la efectividad de dicho control interno contable.

Como resultado de la evaluación del sistema de Control Interno Contable, del

Departamento Administrativo de la Presidencia de la República se evidencio, que

cuenta con un proceso contable sólido, que incluye controles es sus diferentes

etapas que garantizan la generación de información oportuna y confiable, existe un

manejo apropiado en la clasificación y el registro de las operaciones, cumplimiento

de las Normas y principios de contabilidad, los cuales proporcionan una seguridad

razonable con respecto a la efectividad y eficacia de las operaciones.

23



Ahora bien, dando cumplimiento a los establecido en la Circular Externa Nro. 2013EE0009743, de la Contraloría General de la Nación, la Oficina de Control Interno pudo evidenciar: 3.1.- Desmonte de Sistemas Paralelos. Dando cumplimiento a lo establecido en el Decreto 2674 del 21 de diciembre de 2012, que en su Artículo 33 establece: “Restricciones a la adquisición y utilización de software financiero. Las entidades y órganos usuarios del SIIF Nación no podrán adquirir ningún software financiero que contemple la funcionalidad incorporada en tal aplicativo y que implique la duplicidad del registro de información presupuestal y contable”. La Oficina de Control Interno pudo evidenciar que el DAPRE no cuenta con Software Financieros alternos, que impliquen la duplicidad de la información Presupuestal y Contable, por cuanto se encuentra operando dentro del Sistema Integrado de Información Financiera – SIIF II. 3.2.- Información de Contabilidad Presupuestal para Efectos de Rendición de Cuenta. La Oficina de Control Interno, realizó los cruces correspondientes de la información que se enviará a la Contraloría General de la Nación-CGN, frente al reporte de SIIF II, generado el día 19 de febrero de 2013, a las 11:48 a.m. y se pudo evidenciar que dicha información es la misma:

Tipo Modalidad 51

Formulario 385

Moneda Informe 1

Entidad 215

Fecha 2012/12/31

Periodicidad 12 ANUAL

AÑO FISCAL:

UNIDAD O SUBUNIDAD EJECUTORA:

DEPENDENCIA DE AFECTACION DE GASTOS: [1] 8 16 20 23

TIPO CTA CONCEPTO FUENTE SITUACIONREC. RECURSO

APROPIACION

VIGENTE

DEP.GSTO.

TOTAL

COMPROMISO

DEP.GSTOS

TOTAL

OBLIGACIONES

DEP.GSTOS

PAGOS

DEP.GSTOS

DIFERENCIA

PROGRAMACIÓN

PRESUPUESTAL /

DEFINITIVA

DIFERENCIA

EJECUCIÓN /

COMPROMISOS

DIFERENCIA

EJECUCIÓN /

OBLIGACIONES

DIFERENCIA

EJECUCION / PAGOS

PROGRAMACIÓN

PRESUPUESTAL /

DEFINITIVA

EJECUCIÓN /

COMPROMISOS

EJECUCIÓN /

OBLIGACIONES

EJECUCION /

PAGOS

A FUNCIONAMIENTONación CSF 10 RECURSOS CORRIENTES 108.650.737.914,00 100.822.095.543,50 95.960.005.618,43 91.752.681.484,39 2..............TOTAL GASTOS

A FUNCIONAMIENTONación SSF 11 OTROS RECURSOS DEL TESORO 806.539.296,00 506.957.365,00 506.957.365,00 506.957.365,00 2.1............FUNCIONAMIENTO

A 1 GASTOS DE PERSONALNación CSF 10 RECURSOS CORRIENTES 56.571.647.722,00 52.514.972.831,57 52.424.902.678,57 52.256.502.972,54 0,00 0,00 0,00 0,00 2.1.01......Gastos de Personal 56.571.647.722,00 52.514.972.831,57 52.424.902.678,57 52.256.502.972,54

A 2 GASTOS GENERALESNación CSF 10 RECURSOS CORRIENTES 39.851.300.000,00 37.101.937.059,93 32.851.791.830,46 28.956.165.402,45 0,00 0,00 0,00 0,00 2.1.02......Gastos Generales 39.851.300.000,00 37.101.937.059,93 32.851.791.830,46 28.956.165.402,45

A 3 TRANSFERENCIAS CORRIENTESNación CSF 10 RECURSOS CORRIENTES 29.685.505.519,00 26.610.798.119,01 25.478.279.017,91 22.848.600.476,45 0,00 0,00 0,00 0,00 2.1.03......Transferencias 30.492.044.815,00 27.117.755.484,01 25.985.236.382,91 23.355.557.841,45

A 3 TRANSFERENCIAS CORRIENTESNación SSF 11 OTROS RECURSOS DEL TESORO 806.539.296,00 506.957.365,00 506.957.365,00 506.957.365,00 2.1.05......Otros Gastos de Funcionamiento 0,00 0,00 0,00 0,00

2.3............INVERSIÓN

C INVERSION Nación CSF 11 OTROS RECURSOS DEL TESORO 49.588.329.390,00 44.496.899.848,75 37.246.410.922,97 34.582.131.465,36 0,00 0,00 0,00 0,00 2.3.01......Infraestructura 20.917.252.467,00 20.708.441.323,12 16.083.169.192,95 14.831.060.407,84

C INVERSION Nación SSF 11 OTROS RECURSOS DEL TESORO 9.159.699.000,00 7.500.000.000,00 6.176.962.615,00 4.429.037.100,00 2.3.02......Dotación 0,00 0,00 0,00 0,00

2.3.03......Recurso Humano 23.704.522.543,60 12.385.278.196,59 12.301.632.637,81 12.188.280.850,31

2.3.04......Inv estigación y Estudio 0,00 0,00 0,00 0,00

2.3.06......Subsidio y Operaciones Financieras 0,00 0,00 0,00 0,00

2.3.09......Otros Gastos de Inv ersión 14.126.253.379,40 18.903.180.329,04 15.038.571.707,21 11.991.827.307,21

DIFERENCIAS SIIF VS. CUENTA FISCAL

Reporte de ejecución

MHny lopez NUBIA YALILE LOPEZ SALAMANCA

02-01-01-000 DAPRE-GESTION GENERAL

2013-02-19-11:48 a.m.

Usuario

Solicitante:

Fecha y Hora Sistema:

Unidad ó Subunidad

M-1: CUENTA O INFORME ANUAL CONSOLIDADO

F25: PROGRAMACIÓN Y EJECUCIÓN PRESUPTAL DE GASTOS - TARIFA FISCAL (Registre cifras EN PESOS)

24



3.3.- Periodo de Transición, Constitución de Rezago y Límites de Reservas. 3.3.1- Conforme a los establecido en el Articulo 7 del Decreto 4836 de 2011, la Entidad constituyo sus Reservas Presupuestales y Cuentas por Pagar de acuerdo con los plazos establecidos, como esta Oficina lo pudo evidenciar en Formato de Seguimiento y Verificación del 21 de enero de 2013. Adicionalmente conforme lo establece la Ley 1593 de 2012, ARTICULO 32. “A través del Sistema Integrado de Información Financiera SIIF -Nación se definirá con corte a 31 de diciembre de 2012, las reservas presupuestales y cuentas por pagar de cada una de las secciones del Presupuesto General de la Nación”. “Las reservas presupuestales corresponderán a la diferencia entre los compromisos y las obligaciones, y las cuentas por pagar por la diferencia entre las obligaciones y los pagos”. Como resultado de estas diferencias la Entidad Constituyo sus Reservas y Cuentas por Pagar conforme lo establecido en cada una de las cuentas así: RESERVAS PRESUPUESTALES CONSTITUIDAS A DICIEMBRE 31 DE 2012

DESCRIPCION COMPROMISOS OBLIGACIONES RESERVA

PRESUPUESTAL

GASTOS DE PERSONAL 52.514.972.831,57 52.424.902.678,57 90.070.153,00

GASTOS GENERALES 37.101.937.059,93 32.851.791.830,46 4.250.145.229,47

TRANSFERENCIAS CORRIENTES 27.117.755.484,01 25.985.236.382,91 1.132.519.101,10

TOTAL FUNCIONAMIENTO 116.734.665.375,51 111.261.930.891,94 5.472.734.483,57

INVERSION 51.996.899.848,75 43.423.373.537,97 8.573.526.310,78

TOTAL PRESUPUESTO 168.731.565.224,26 154.685.304.429,91 14.046.260.794,35

CUENTAS POR PAGAR CONSTITUIDAS A DICIEMBRE 31 DE 2012

DESCRIPCION OBLIGACIONES PAGOS CUENTAS POR

PAGAR

GASTOS DE PERSONAL 52.424.902.678,57 52.256.502.972,54 168.399.706,03

GASTOS GENERALES 32.851.791.830,46 28.956.165.402,45 3.895.626.428,01

TRANSFERENCIAS CORRIENTES 25.985.236.382,91 23.355.557.841,45 2.629.678.541,46

TOTAL FUNCIONAMIENTO 111.261.930.891,94 104.568.226.216,44 6.693.704.675,50

INVERSION 43.423.373.537,97 39.011.168.565,36 4.412.204.972,61

TOTAL PRESUPUESTO 154.685.304.429,91 143.579.394.781,80 11.105.909.648,11

3.3.2- Cumplimiento de lo establecido en el Articulo 3 del Decreto 4836 de 2011,

el cual en su enciso 1 establece “Para pactar la recepción de bienes y servicios en

25



vigencias siguientes a la de celebración del compromiso, se debe contar

previamente con una autorización por parte del Confis o de quien este delegue, de

acuerdo con lo establecido en la ley, para asumir obligaciones con cargo a

presupuestos de vigencias futuras”

La Oficina de Control Interno pudo evidenciar que la Entidad constituyó Reservas

Presupuestales por valor de $2.506.585.844,47, las cuales estaban amparadas con

Vigencias Futuras, previamente autorizadas por el Ministerio de Hacienda y Crédito

Público, conforme a lo establecido por la Ley.

3.3.3- Cumplimiento a lo establecido en el Artículo 9 de la ley 225 de 1995, el cual

dice.

“En cada vigencia, el gobierno reducirá el presupuesto de gastos de

funcionamiento cuando las reservas constituidas para ellos, superen el 2% del

presupuesto del año inmediatamente anterior. Igual operación realizará sobre las

apropiaciones de inversión, cuando las reservas para tal fin excedan el 15% del

presupuesto de inversión del año anterior”.

“Al determinar el valor de las reservas de gastos de funcionamiento y del

presupuesto del año inmediatamente anterior para estos gastos, se excluirán el

situado fiscal, la participación de los municipios en los ingresos corrientes de la

Nación, las participaciones giradas a los resguardos indígenas que para este efecto

sean considerados como municipios y la participación de las antiguas intendencias

y comisarías en el impuesto a las ventas”.

APROPIACION RESERVA % CANCELACION

DESCRIPCION DEFINITIVA PRESUPUESTAL RESERVAS FEB

28

GASTOS DE PERSONAL 56.571.647.722,00 90.070.153,00 0,16% 13.843.731,00

GASTOS GENERALES 39.851.300.000,00 4.250.145.229,47 10,67% 0,00

TRANSFERENCIAS CORRIENTES 30.492.044.815,00 1.132.519.101,10 3,71% 105.818.917,60

TOTAL FUNCIONAMIENTO 126.914.992.537,00 5.472.734.483,57 4,31% 119.662.648,60

INVERSION 58.748.028.390,00 8.573.526.310,78 14,59% 61.909.139,18

TOTAL GENERAL 185.663.020.927,00 14.046.260.794,35 7,57% 181.571.787,78

Como se puede observar en el cuadro anterior el DAPRE constituyo Reservas

Presupuestales en Gastos de Funcionamiento por valor de $5.472.734.483,57,

equivalentes al 4,31% de la Apropiación Definitiva para la Vigencia 2012, y en

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Gastos de Inversión $8.573.526.310,78, equivalente al 14,56%, de la Apropiación

Definitiva de la Vigencia 2012.

Que de aquellas Reservas que se Constituyeron porque no se recibió los

documentos por parte de Interventor la Entidad cancelo a febrero 28 de 2013,

$119.662.648,60, equivalentes al 0,09%, de la Apropiación Inicial, en Gastos de

Funcionamiento y $61.909.139,18, equivalente al 0,11%, en Gastos de Inversión.

Es importante resaltar la respuesta dada por el Ministerio de Hacienda, mediante

radicado Nro. 2-2012-047634 de fecha 27 de diciembre de 2012, como Órgano

Rector de Política Pública a la Función de Advertencia 2012EE0081234 de fecha

29 de noviembre de 2012, emitida por la CGR.

3.4. Legalidad del proceso contractual que da origen a la constitución del Rezago. Como se puede observar en el cuadro anterior la Oficina de Control Interno pudo verificar que el DAPRE constituyo Reservas Totales por un valor de $14.046.260.794,35, de los cuales $708.613.286,06 se constituyeron por cuanto el Supervisor de los Contratos no allegaron la documentación al Área Financiera para el pago, $2.506.585.844,47, constituidas dando cumplimiento a lo establecido en concepto del Ministerio de Hacienda, el cual establece que los saldos de los contratos que están amparados con vigencias futuras se pueden constituir y ejecutar en Reserva Presupuestal y $10.831.061.663,82, por contratos a los cuales se

les suscribió Prórroga. 3.5. Evaluación de las Pérdidas de Apropiación. 3.5.1. Monto de Pérdidas de Apropiación que no fue afectada con CDP.

VALOR RESERVA JUSTIFICACION

708.613.286,06

Por parte del supervisor del contrato a

diciembre 31 de 2012, no se allegó documentación para pago al Área Financiera

2.506.585.844,47

Dando cumplimiento al concepto emitido por

el Ministerio de Hacienda y Crédito Público de fecha noviembre 4 de 2011, en el cual se

establece que saldos de contratos que está

amparado con vigencias futuras se puede constituir y ejecutar en reserva presupuestal.

10.831.061.663,82 Contratos a los cuales de le realizo Prorroga.

14.046.260.794,35

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PERDIDA DE APROPIACION NO AFECTADA CON CDP.

DESCRIPCION APROPIACION C.D.P. ACUMULADOS APROPIACION NO

AFECTADA CON CDP %

DEFINITIVA

R E S U M E N

GESTION GENERAL

GASTOS DE PERSONAL $ 56.571.647.722,00 $ 52.514.972.831,57 $ 4.056.674.890,43 7,17%

GASTOS GENERALES $ 39.851.300.000,00 $ 37.880.936.268,91 $ 1.970.363.731,09 4,94%

TRANSFERENCIAS CORRIENTES $ 30.492.044.815,00 $ 28.544.170.757,42 $ 1.947.874.057,58 6,39%

TOTAL FUNCIONAMIENTO $ 126.914.992.537,00 $ 118.940.079.857,90 $ 7.974.912.679,10 6,28%

INVERSION $ 58.748.028.390,00 $ 54.216.761.252,70 $ 4.531.267.137,30 7,71%

TOTAL GENERAL $ 185.663.020.927,00 $ 173.156.841.110,60 $ 12.506.179.816,40 6,74%

Como se puede observar en el cuadro anterior la Entidad de su Apropiación Definitiva en Gastos de Funcionamiento perdió $7.974.912.679,10, equivalente al 6,28%, no fueron afectados con CDP y para Gastos de Inversión $4.531.267.137,30, equivalente al 7,71%. 3.5.2. Monto de Pérdidas de Apropiación derivadas de Apropiaciones afectadas por CDP, que no se utilizaron en Funcionamiento e Inversión.

PERDIDA DE APROPIACION POR CDP NO UTILIZADOS

DESCRIPCION C.D.P. ACUMULADOS

COMPROMISOS CDP NO UTILIZADOS

% ACUMULADOS

R E S U M E N

GESTION GENERAL

GASTOS DE PERSONAL $ 52.514.972.831,57 $ 52.514.972.831,57 $ 0,00 0,00%

GASTOS GENERALES $ 37.880.936.268,91 $ 37.101.937.059,93 $ 778.999.208,98 2,06%

TRANSFERENCIAS CORRIENTES $ 28.544.170.757,42 $ 27.117.755.484,01 $ 1.426.415.273,41 5,00%

TOTAL FUNCIONAMIENTO $ 118.940.079.857,90 $ 116.734.665.375,51 $ 2.205.414.482,39 1,85%

INVERSION $ 54.216.761.252,70 $ 51.996.899.848,75 $ 2.219.861.403,95 4,09%

TOTAL GENERAL $ 173.156.841.110,60 $ 168.731.565.224,26 $ 4.425.275.886,34 2,56%

La Oficina de Control Interno puede observar que el DAPRE no utilizó $2.219.861.403,95, equivalente al 1,85%, de la Apropiación afectada con CDP en

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Gastos de Funcionamiento y $$ 2.205.414.482,39, equivalente al 4,09%, de los Gastos de Inversión. 3.5.3. Pérdidas de Apropiación en las que el Monto de recurso por Compromisos (Contratos), cuyo objeto será recibido en la Vigencia siguiente tanto en Funcionamiento como en Inversión y en los cuales se debió modificar el CDP por autorización de la Vigencia Futura. Al respecto la Entidad solo presenta el caso del Contrato 476 de 2012 del 30 de octubre de 2012, firmado con la Compañía Comercial Curacao de Colombia S.A., al cual el pasado viernes 27 de julio se realizó la audiencia de aclaraciones y de riesgos del proceso de Licitación Pública 04 -12, de conformidad con lo previsto en el numeral 1.8 del pliego de condiciones y según lo dispuesto en el numeral 2.1.2 del Decreto 734 de 2012. En desarrollo de dicha audiencia se recibió una observación por parte del señor Jaime Ruiz en representación de la empresa Istronyc Limitada según la cual se informó que es muy importante conocer el cronograma de la obra civil pues el tiempo máximo para entregar, instalar era hasta el 20 de diciembre de 2012. En el mismo sentido se manifestó el Señor Daniel Amaya en representación de la empresa ATG SAS informando que el proceso de selección del contratista para las adecuaciones aún no se había abierto y que se debía tener en cuenta ese cronograma pues los equipos debían instalarse una vez se hubieran realizado las adecuaciones que se pretendían contratar, y que el tiempo de ejecución que se preveía en ese proceso de selección era de tres meses. En la misma audiencia se expresó frente a este tema el señor Carlos Fernández en representación de SEEL S.A. aduciendo que era muy importante la observación y que se debían cruzar el cronograma del proceso de selección (Licitación pública No. 06 - 12) con el cronograma de la obra civil, pues la entrega e instalación por la experiencia que se tenía tomaba un par de meses, lo cual no podía empezar hasta tanto la obra civil no estuviera terminada. Una vez analizadas las observaciones presentadas la Entidad encuentra que de acuerdo con los cronogramas no era posible entregar e instalar todos los bienes que conforman la actualización del centro de producción de medios audiovisuales de la Entidad en el tiempo previsto para ello (20 de diciembre de 2012) y por lo tanto se hacía necesario modificar el plazo de ejecución del futuro contrato hasta el 28 de febrero de 2013. Se pudo evidenciar que conforme a lo anterior se solicitó mediante OFI12-00081236 / JMSC 5000, de fecha 01 de agosto de 2012, al Ministerio de Hacienda y Crédito Público la constitución de una vigencia futura por valor de:

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$729.234.000,00, la cual corresponde a la instalación, conexión y puesta en funcionamiento del sistema así como a la capacitación en el manejo de los equipos que de acuerdo a las exigencias técnicas deberá ser de 240 horas, y fue aprobada mediante radicado 2-2012-029917 de fecha 15 de agosto de 2012, del Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Es preciso indicar que el proceso contractual se encontraba abierto y la fecha para entrega de los bienes y servicios era a diciembre 31 de 2012, dando cumplimiento a las normas presupuestales. 3.5.4. Cancelación Reservas que se constituyeron principalmente en el componente de Gastos de Inversión en el último trimestre de la Vigencia.

CANCELACION RESERVAS ÚLTIMO TRIMESTRE 2012.

MEMORANDO FECHA ACTA FECHA RUBRO VALOR OBSEVACION

OFIC12-000281 / JMSC 5202023 03/10/2012 3 21/09/2012 C-520-1000-44 27.797.887,00 ACR

OFI12-00114262 / JMSC 5202021 16/10/2012 8 16/10/2012 C-113-1000-4 123.942.654,22

OFI12-00121492 / JMSC 5202021 31/10/2012 9 31/10/2012 C-520-1000-48 66.418.892,00

OFI12-00127172 / JMSC 5202021 13/11/2012 11 13/11/2012 C-520-1000-1 36.216.033,00

OFI12-00127172 / JMSC 5202021 13/11/2012 11 13/11/2012 C-520-1000-11 5.197.526,00

OFI12-00127172 / JMSC 5202021 13/11/2012 11 13/11/2012 C-520-1500-13 11.551.834,00

OFI12-00127172 / JMSC 5202021 13/11/2012 11 13/11/2012 C-520-1000-35 46.666.667,00

OFI12-00127172 / JMSC 5202021 13/11/2012 11 13/11/2012 C-520-1000-45 86.525.427,00

OFI12-00127172 / JMSC 5202021 13/11/2012 11 13/11/2012 C-520-1000-46 133.537.480,00

OFI12-00127172 / JMSC 5202021 13/11/2012 11 13/11/2012 C-520-1000-49 17.647.469,00

OFI12-00132594 / JMSC 5202021 23/11/2012 12 23/11/2012 C-520-1000-46 49.782.059,00

OFI13-000365 / JMSC 5202021 17/01/2013 7 17/01/2013 C-520-1000-44 97.829.557,62 ACR

TOTALES 703.113.485,84

Se pudo evidenciar que la Entidad cancelo Reservas Presupuestales en el último trimestre de la Vigencia 2012, en Gastos de Inversión por valor de $703.113.485,84. 3.6. Deber de reflejar la Naturaleza del Gasto. 3.6.1. Identificación y corrección de la Programación de Gastos Recurrentes en Inversión. Actuaciones de la Entidad: Considerando la advertencia la entidad procedió a agotar todas las etapas que componen el proceso de reestructuración de la planta de personal del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República la cuales pueden presentarse esquemáticamente así:

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A) Fase Preliminar Bajo la supervisión de la Subdirección de Operaciones, la Oficina de Planeación y el Área de Talento Humano ejecutaron las siguientes actividades preliminares:

1) Identificación de los criterios orientadores:

Previa reunión de las áreas involucradas, presentados los logros y expuestos los objetivos pretendidos se estimó necesario adelantar el trámite de modificación de la planta bajo dos criterios: - El ajuste de los gastos de funcionamiento de las dependencias que conforman la entidad se efectúa bajo la condición de no generar un desmejoramiento de la prestación del servicio y por el contrario garantizar o mejorar la calidad en la gestión. - Los perfiles definidos como necesarios para el cumplimiento de las funciones de carácter permanente de cada dependencia serán acordes a la naturaleza especial de la entidad y la particularidad de las funciones que le determina el ordenamiento jurídico colombiano. 2) Ajuste del monto máximo de los gastos de inversión: Se identificaron las funciones que de cada dependencia se constituyen como de naturaleza permanente. En segundo lugar se procedió a discriminar en cuales de aquellas funciones participan directa o indirectamente contratistas de prestación de servicios. Este ejercicio trajo como resultado la definición del monto máximo de ajuste de los gastos de funcionamiento requeridos por cada dependencia. 3) Definición de los cargos de planta requeridos: El Área de Talento Humano realizó el ejercicio de verificación de los perfiles de cargos de planta de personal requeridos por cada dependencia para el ejercicio de dichas funciones, cuya proyección en cuanto a los gastos de nómina generados por concepto de su creación se ajustara al monto máximo presupuestal previamente definido. Para tal efecto, se analizó el perfil profesional de cada contratista, confrontando el cumplimiento de requisitos de formación profesional y/o académica y la experiencia laboral exigidas por los Decretos 770 y 2772 de 2005, así como por el Manual de Funciones y Competencias Laborales vigente.

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Como resultado, se estableció el mayor nivel jerárquico de la escala de empleos públicos que integran la planta de personal de la entidad en el cual se podría ubicar al contratista según cada caso particular. Dicha información fue considerada por el Jefe de cada dependencia, quien a partir del conocimiento de la estructura interna requerida para el cumplimiento de sus funciones, ajustó los máximos perfiles a la disponibilidad presupuestal destinada para la creación de cargos públicos suficientes para tal fin, de tal manera que la estructura adoptada garantizara la eficiencia en la prestación del servicio.

B) Fase de Ejecución. A partir de la información obtenida en la fase preliminar, la entidad procedió a gestionar los trámites de reestructuración de la planta de personal ante el Departamento Administrativo de la Función Pública, cuyas etapas y actividades pueden sintetizarse así:

1) Análisis del Estudio de cargas laborales:

De conformidad con los requisitos legales y los procedimientos que al respecto establece el DAFP, el Área de Talento Humano elaboró el análisis de las cargas laborales de los funcionarios que trabajan en las dependencias involucradas. El resultado del ejercicio se concreta en la expedición del documento de cargas laborales que demuestra la insuficiencia del recurso humano de las dependencias y que revela la necesidad de ampliación de la planta. Dicho documento se elabora a partir de las fórmulas que para tal efecto dispone el DAFP. 2) Elaboración del Estudio Técnico: Bajo la supervisión de la Subdirección de Operaciones, el Área de Talento Humano proyectó el documento de estudio técnico, insumo que describe el contexto fáctico, económico y jurídico que debe ser observado para la modificación de la planta y que requiere la aprobación del DAFP, entidad que de acuerdo con la ley definió la metodología para su elaboración. Adicionalmente el Estudio Técnico detalla las justificaciones específicas que fundamentan el proceso de reestructuración, distintas de aquella referida a las cargas laborales. En el presente proceso se presentaron y desarrollaron las siguientes justificaciones específicas:

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a) Prevención del riesgo de la vinculación de contratistas de prestación de servicios para el cumplimiento de funciones de carácter permanente. b) Optimización de la implementación de procesos y procedimientos a cargo de la entidad. Como resultado se expidió el documento contentivo del Estudio Técnico suscrito por el Subdirector de Operaciones, el cual fue aprobado por el DAFP por encontrarlo ajustado a la metodología exigida y a lo dispuesto en el artículo 228 del Decreto Ley 0019 de 2012. 3) Elaboración de la memoria justificativa: En ejercicio de su competencia y previa proyección del Área de Talento Humano, la Secretaría Jurídica procedió a expedir el documento de memoria justificativa, que es el instrumento exigido por la ley para respaldar la expedición de cualquier Decreto, en este caso aquel por el cual se modifica la planta de personal del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República. Dicha memoria desarrolló todos y cada uno de los elementos del contenido mínimo exigido por el artículo 5° del Decreto 1345 de 2010 referido a los siguientes aspectos: a) Antecedentes y razones de oportunidad. b) Ámbito de aplicación. c) Viabilidad Jurídica d) Impacto Económico. e) Disponibilidad Presupuestal. 4) Elaboración del Proyecto de Decreto: A partir de la información documentada la Secretaría Jurídica procedió a proyectar el Decreto de modificación de planta en el número de cargos y jerarquías definido a partir del estudio de Cargas Laborales y el Estudio Técnico. 5) Elaboración del Manual de Funciones y Competencias Laborales. De conformidad con el número de cargos definido e proyecto de Decreto, el Área de Talento Humano elaboró el correspondiente Manual de Funciones, definiendo las aplicables a cada empleo de acuerdo con la información remitida por la dependencia requirente. C) Culminación del Proceso.

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Una vez culminada la fase de ejecución se presentó formalmente el proyecto de Decreto de Reestructuración ante el DAFP, adjuntado los soportes documentales correspondientes representados por el Estudio de Cargas Laborales, el Estudio Técnico, la Memoria Justificativa y el Manual de Funciones y Competencias Laborales de los cargos creados. En ejercicios de sus competencias dicha entidad aprobó el trámite y como consecuencia se expidió el Decreto 2772 del 28 de diciembre de 2012, a través del cual se modificó la planta de personal en el sentido de ampliarla en ciento (161) sesenta y un cargos públicos. Adicionalmente al proceso de reestructuración aquí referenciado, es pertinente advertir que el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República ya había iniciado acciones tendientes a prevenir el riesgo objeto de la Función de Advertencia. Tal es caso del Decreto No. 0649 de fecha 29 de marzo de 2012, a través del cual se modificó la planta de personal y cuya reestructuración contempló la creación de diez (10) cargos para la Secretaría de Transparencia, en los cuales fueron ubicados varios contratistas que cumplían sus obligaciones en el extinto Programa Presidencial de Modernización, Eficiencia, Transparencia y Lucha contra la Corrupción, suprimido mediante 4637 del 9 de diciembre de 2011.

Elaboró

Nubia Yalile López Salamanca Control Interno Febrero 28 de 2013

Informe de Control Interno Contable Correspondiente a la...

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