AUTOEVALUACIÓN CONTROL INTERNO CONTABLE Noviembre 2008.

AUTOEVALUACIÓN AUTOEVALUACIÓN CONTROL INTERNO CONTROL INTERNO

CONTABLE CONTABLE

Noviembre 2008

FICHA TÉCNICA ENCUESTAFICHA TÉCNICA ENCUESTAEscala de calificación

0 - No sabe.1 - No se cumple.2 - Se cumple insatisfactoriamente.3 - Se cumple aceptablemente.4 - Se cumple en alto grado.5 - Se cumple plenamente.

Número de preguntas por actividad

Identificación 13, Clasificación 8, Registro y ajuste 12, Elaboración de estados contables 7, Análisis, interpretación y comunicación 6 y Acciones de control 16. Total: 62

Método de selección de la muestra

Se identificó a los servidores públicos de la Sección de Contabilidad, Dependencias Administrativas y Facultades, Escuelas e Institutos de la Universidad, que interactúan en el proceso contable.

Muestra 15 - Sección de Contabilidad66 - Dependencias Administrativas 10 - Facultades, Escuelas e Institutos Total de encuestados : 91 Servidores públicos.Nota: Del análisis de resultados, se excluyen 23 encuestas de la muestra total.

Identificación: Se indaga por la existencia de procesos y políticas para que los hechos, transacciones y operaciones sean informados, descritos y valorados por el personal competente en el documento idóneo y con los soportes correspondientes.

ACTIVIDAD PROCESO CONTABLEACTIVIDAD PROCESO CONTABLE

Sección Contabilidad

ACTIVIDAD IDENTIFICACIÓN ACTIVIDAD IDENTIFICACIÓN

11% 1%8%

46%

31%

3% 0 - No s abe

1 - No s e cum ple.

2 - S e cum ple ins atis factoriam ente.

3 - S e cum ple aceptablem ente.

4 - S e cum ple en a lto g rado.

5 - S e cum ple plenam ente.

Dependencias Administrativas


8% 3%6%

25%

41%

17% 0 - No s abe

1 - No s e cum ple.





Facultades, Escuelas e Institutos


1%1%0% 15%

38%

45%

0 - No s abe

1 - No s e cum ple.





Recomendaciones: Establecer una política de cumplimiento para que todos los hechos, transacciones u operaciones sean informados al proceso contable.

Socializar a los servidores públicos sobre cómo deben describir los hechos, transacciones u operaciones y como se afectan los procesos financieros desde las dependencias .

Dar a conocer a los servidores públicos la diferencia entre los procesos de presupuesto y contabilidad, las normas que rigen la administración pública y el Régimen de Contabilidad Pública aplicable a la Universidad.

Determinar los documentos fuente necesarios para realizar una adecuada identificación de los hechos, transacciones u operaciones.


Clasificación: Se evalúa si los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales han sido incluidos en el proceso contable en las cuentas y subcuentas que corresponde de acuerdo a la última versión del Catálogo General de Cuentas y si se realizan conciliaciones de información.



ACTIVIDAD CLASIFICACIÓN ACTIVIDAD CLASIFICACIÓN

10%0%9%

52%

25%

4% 0 - No s abe

1 - No s e cumple.




5 - S e cum ple plenamente.



22%

5%

5%

23%

35%

10% 0 - No s abe

1 - No s e cum ple.





Recomendaciones: Establecer parámetros para que los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales sean de fácil y confiable clasificación en el catálogo general de cuentas.

Relacionar lo hechos financieros, económicos, sociales y ambientales de acuerdo al manual de procedimientos del régimen de Contabilidad Pública.

Determinar en un manual las cuentas y subcuentas que se deben utilizar para clasificar cada uno de los hechos, transacciones u operaciones.

Realizar periódicamente conciliaciones de saldos con usuarios externos.


Registro y ajuste: Se averigua por la realización de verificaciones para probar si los comprobantes de contabilidad se realizan por los valores correctos y si contienen sus documentos soporte respectivos.



ACTIVIDAD REGISTRO Y AJUSTEACTIVIDAD REGISTRO Y AJUSTE

14%3%

16%

28%

37%

2% 0 - No s abe

1 - No s e cum ple.







28%

2%8%

27%

31%

4% 0 - No s abe

1 - No s e cumple.





Recomendaciones: Realizar conciliación de saldos entre los procesos que interactúan en la gestión del financiamiento, con el apoyo de los responsables .

Hacer verificaciones periódicas para comprobar que los registros contables se han efectuado por los valores adecuados.

Realizar periódicamente toma física de bienes, derechos y obligaciones para confrontarlos con los registros contables y así realizar los ajustes pertinentes.

Formalizar conjuntamente procedimientos donde se asignen responsables y se especifiquen métodos de valuación de las depreciaciones, provisiones y amortizaciones que corresponda.


Elaboración de estados contables y demás informes: Se busca determinar la aplicación del Régimen de Contabilidad Pública en la estructura y presentación de los estados, informes y reportes contables, al igual que su elaboración oportuna. Además evaluar las notas explicativas a los estados financieros.


Sección de Contabilidad

ACTIVIDAD ELABORACIÓN DE ACTIVIDAD ELABORACIÓN DE ESTADOS CONTABLES Y DEMÁS ESTADOS CONTABLES Y DEMÁS

INFORMESINFORMES

38%

0%0%10%

36%

16% 0 - No s abe

1 - No s e cum ple.





Recomendaciones: Dar a conocer las notas explicativas a los estados financieros.

Determinar los aspectos o situaciones, que ameriten ser explicados a través de las notas a los estados financieros.

Fortalecer el análisis permanente de los movimientos y saldos de cuentas, para llevar a cabo procesos de depuración y conciliación.

ACTIVIDAD ELABORACIÓN DE ACTIVIDAD ELABORACIÓN DE ESTADOS CONTABLES Y DEMÁS ESTADOS CONTABLES Y DEMÁS

INFORMESINFORMES

Análisis, interpretación y comunicación de la información: Se indaga por la oportunidad en la presentación de los estados, informes y reportes contables, por el respectivo análisis e interpretación de estos y por la publicación del balance general y el estado de actividad financiera, económica, social y ambiental.

ACTIVIDAD PROCESO ACTIVIDAD PROCESO CONTABLECONTABLE


ACTIVIDAD ANÁLISIS, ACTIVIDAD ANÁLISIS, INTERPRETACIÓN Y COMUNICACIÓN INTERPRETACIÓN Y COMUNICACIÓN

DE LA INFORMACIÓN DE LA INFORMACIÓN

20%

4%

17%

24%

21%

14% 0 - No s abe

1 - No s e cum ple.





Recomendaciones: Publicar en un lugar visible y de fácil acceso el balance general y el estado de actividad financiera, económica, social y ambiental.

Revisar y mejorar el sistema de indicadores que interpretan la realidad financiera, económica, social y ambiental.

Acompañar la información de los respectivos análisis e interpretaciones que faciliten una adecuada compresión por los usuarios.

Resaltar la importancia que tiene la información contable para la toma de decisiones y para los entes externos.

ACTIVIDAD ANÁLISIS, ACTIVIDAD ANÁLISIS, INTERPRETACIÓN Y COMUNICACIÓN INTERPRETACIÓN Y COMUNICACIÓN

DE LA INFORMACIÓN DE LA INFORMACIÓN

Sección de Contabilidad

OTRAS ACCIONES DE CONTROL OTRAS ACCIONES DE CONTROL IMPLEMENTADASIMPLEMENTADAS

11%6%

20%

44%

13%6% 0 - No s abe

1 - No s e cum ple.







15%

4%

9%

30%

39%

3% 0 - No s abe

1 - No s e cum ple.





Facultades, Escuelas e Institutos


4% 7%9%

26%27%

27%0 - No s abe

1 - No s e cumple.





Recomendaciones: Consolidar las políticas y prácticas contables en un manual que guíen las operaciones relacionadas con el reconocimiento y revelación de las transacciones, hechos u operaciones.

Evidenciar por medio de flujogramas la forma como circula la información a través de los procesos.

Realizar procesos de depuración contable, permanente y sostenible, basados en análisis de cuentas que busquen la sostenibilidad de la calidad de la información contable.

Fortalecer y dar continuidad a la administración de los riesgos de índole contable.

Definir una política para que se haga empalme de actividades cada vez que se renueve el personal en las dependencias.

OTRAS ACCIONES DE CONTROL OTRAS ACCIONES DE CONTROL

GRACIASGRACIAS

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