Informe de Control Interno Contable Correspondiente al...

Informe de Control Interno Contable Correspondiente al Segundo Cuatrimestre 2013

(Mayo, Junio, Julio y Agosto)

Octubre 2013

Oficina de Control Interno DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA

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República de Colombia Presidencia

Oficina de Control Interno

INTRODUCCIÓN

Para la elaboración del presente informe de Control Interno Contable, se tomo como base fundamental la Resolución 357 del 23 de Julio de 2008, emanada por la Contaduría General de la Nación, con el fin de evaluar los controles efectuados en cada una de las Etapas y Actividades (Reconocimiento, Revelación, Registros y Ajustes), así como las acciones que se hayan implementado en cada una de las áreas, para el mejoramiento continuo del proceso contable y las actividades de elaboración de estados contables y demás informes, las acciones de control que se hayan implementado en el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República para el mejoramiento continuo del proceso contable. Es importante anotar, que los informes se elaboran una vez se encuentra disponible la información fuente.

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ALCANCE. El presente informe corresponde al período comprendido entre el 01 de mayo y el

31 de agosto de 2013 y analiza el control interno contable del Departamento

Administrativo de la Presidencia de la República.

OBJETIVO. Evaluar el sistema de control interno contable del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, con el propósito de determinar su estado, el nivel de confiabilidad que existe en la presentación de la información que se genera a diario y si las actividades de control que se ejercen actualmente son eficaces y eficientes en las prevención y neutralización del riesgo inherente en la gestión contable y financiera en la Entidad para el mejoramiento continuo del proceso contable.

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DESARROLLO DE LA AUDITORIA

1. Libros de contabilidad.

De acuerdo con la revisión realizada por la OCI al Sistema Integrado de Información Financiera – SIIF, se estableció que los siguientes libros están a

disposición, con corte a 31 de agosto de 2013:

Adicionalmente que la Entidad cuenta con los libros de contabilidad, principales (Libros Oficiales) Diario y Mayor y Balance, impresos a junio 30 de 2013, que están debidamente actualizados y registrados de acuerdo con el Acta de Apertura del 29 de Septiembre de 2011, dando cumplimiento a la Carta Circular N° 009 de 1996, emitida por la Contaduría General de la Nación. Estos reposan en medio físico y se encuentran numerados y firmados, para el trimestre abril a junio de 2013, los folios del Libro Mayor y Balance van del Número 01198 al 01245 y del Libro Diario del 014132 al 014665, los auxiliares se encuentran en medio magnético, a través del SIIF, las cuentas auxiliares que se manejan son las establecidas en el Régimen de Contabilidad Pública.

2- Registro de la totalidad de las operaciones.

Se evidencio que el Proceso de Gestión Financiera - contabilidad incorpora todas

sus operaciones en el Sistema Integrado de Información Financiera – SIIF,

adicionalmente cuenta con un sistema complementario, Aladino a través del cual

maneja los inventarios y la depreciación en forma individual y el sistema Hominis

para el manejo de Nómina, lo anterior debido a que el SIIF no desarrolla estas

tareas.

3- Soportes documentales.

Se verificó que los soportes contables, reposan en las carpetas correspondientes,

debidamente custodiados por el Grupo de Financiera – Contabilidad, los cuales

físicamente se encuentran en buen estado de conservación. Los soportes

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contables, se hallan adjuntos al comprobante de contabilidad, y están

debidamente registrados en SIIF, el cual es el sistema oficial establecido por el

Ministerio de Hacienda y Crédito Público, el último comprobante manual a agosto

31 de 2013 es el Nro. 11811.

La totalidad de las operaciones realizadas por el DAPRE están respaldadas en

documentos idóneos, de tal manera que la información registrada es susceptible

de verificación y comprobación exhaustiva o aleatoria.

4- Actualización de los valores.

Los avalúos de los bienes muebles e inmuebles de la Entidad se efectúan

atendiendo lo dispuesto en el procedimiento contable para el Reconocimiento y

Revelación de Hechos Relacionados con las Propiedades, Planta y Equipo, de

acuerdo al Régimen de Contabilidad Pública y el lineamiento para el Manejo y

Control Administrativo de los Bienes de propiedad del Departamento Administrativo

de la Presidencia de la República y su Fondo Cuenta.

La Entidad cada tres años avalúa sus bienes de acuerdo con las Normas

establecidas por la Contaduría General de la Nación y lo concerniente en el

lineamiento para el Manejo y control Administrativo de los bienes de propiedad del

Departamento Administrativo de la Presidencia de la República.- DAPRE y su Fondo

Cuenta. El último Avalúo que realizó la Entidad fue el 15 de diciembre de 2011,

efectuado por El Instituto Agustín Codazzi.

EDIFICACIONES

Cuadro Nro. 01

DESCRIPCION

COSTO DE ADQUISICION

OBRAS Y

MEJORAS A AGOSTO 31 DE

2013

AJUSTES POR INFLACION

VALOR TOTAL

PALACIO DE NARIÑO 6.629.100.000,00 2.661.043.854,66 4.089.283.531,00 13.379.427.385,66

EDIFICIO GALAN 1.627.000.000,00 625.507.399,20 1.003.645.187,00 3.256.152.586,20

HACIENDA HATO GRANDE 217.720.000,00 176.541.919,01 134.304.631,00 528.566.550,01

EDIFICIO DAPRE CALLE 7 NRO. 6-54. 2.128.640.999,00 745.623.295,82 1.254.884.487,41 4.129.148.782,23

EDIFICIO EQUIDAD MUJER 445.209.085,48 21.837.928,00 90.819.714,52 557.866.728,00

VICEPRESIDENCIA 5.133.471.858,79 659.922.962,96 0 5.793.394.821,75

CASA REPUBLICANA II CALLE 8 Nro. 6-63 258.701.452,00 70.646.671,13 0 329.348.123,13

CASA REPUBLICANA I CALLE 8 Nro. 6-

77/79 263.391.395,00 352.176.776,21 0 615.568.171,21

CASA VICEPRESIDENCIA 123.814.000,00 0 0 123.814.000,00

TOTAL EDIFICACIONES 16.827.048.790,27 5.313.300.806,99 6.572.937.550,93 28.713.287.148,19

Fuente: Estados Financieros DAPRE

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Al realizar seguimiento a esta subcuenta y tomando como base el saldo a 31 de

diciembre de 2012, cuyo valor asciende a $27.779.114.795,17, Vs. Agosto 31

de 2013 por valor de $28.713.287.148,19, se observa un incremento de

$934.172.353,02, debido a las Obras y Mejoras que se realizaron en las

diferentes Edificaciones, contabilizadas conforme al Manual de Procedimientos y

Doctrina Contable Pública Capitulo III Numeral 1. Adiciones y Mejoras &2601.

Párrafo 2 “El valor de las Adiciones y Mejoras se reconoce como mayor valor del

activo”. Técnicamente clasificados y evaluados por el Supervisor de los Contratos

de Obras suscritos para tal fin.

5- Depuración contable permanente y sostenibilidad.

Se evidencio que el Grupo de Contabilidad, periódicamente efectúa análisis a las

cuentas contables, con el fin de depurar la información.

La Presidencia de la República a través del Proceso de Gestión Financiera -

Contabilidad para efectuar la depuración a que haya lugar cuenta con el Comité

de sostenibilidad contable que fue creado mediante resolución 2880 del 16 de

diciembre de 2010, el cual se reunirá cuando los estime conveniente, el comité de

baja de bienes creado mediante resolución 2968 del 23 de diciembre de 2010 y el

Comité de Conciliación creado mediante resolución 2186 del 27 de septiembre de

2010.

La Oficina de Control Interno, pudo establecer que durante el segundo

cuatrimestre de la vigencia 2013, se reunido una veces el comité de Sostenibilidad

Contable, para retirar la Cuenta por pagar de Renta y Campo Corredores REYCA

Corredores S.A, por valor de $2.097.275,96, de acurdo a acta de Comité Nro. 01

de fecha 17 de Junio de 2013, ajuste realizado mediante comprobante manual

Nro. 7889 del 17 de junio de 2013.

6- Conciliaciones de información.

La Presidencia de la República a través del Proceso de Gestión Financiera -

Contabilidad estableció en el SIGEPRE la Estrategia No 3. Fortalecer la

elaboración de los Estados Financieros para que estos sean confiables,

comprensibles y relevantes y enviarlos oportunamente a los órganos de control,

paro lo cual se estableció la tarea - Conciliar trimestralmente los saldos de las

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cuentas del balance general frente a la información reportada por las diferentes

dependencias.

La Oficina de Control Interno, verificó que la información entre las áreas de

presupuesto, Tesorería y contabilidad se encuentran en línea con el Sistema SIIF,

por lo cual la información registrada es la misma para las tres áreas, sin embargo

el grupo de contabilidad no ha obviado las conciliaciones, entre éstas áreas, las

cuales se hacen con base en los saldos que arroja el balance del SIIF II, lo que

genera un control por parte de la Entidad, que durante el mes de Julio de 2013, se

trabajó en la preparación y elaboración de los Estados Financieros del mes de junio

de 2013, y se conciliaron los saldos de todas las cuentas contables.

Así mismo se verificó que se tienen las conciliaciones bancarias a agosto 31 de

2013, de las Cuentas Corrientes que tiene el DAPRE, con los bancos: Popular,

Davivienda y Banco Agrario, las cuales se les realiza conciliación mensual y no

presentan partidas antiguas pendientes de a la fecha. Estas conciliaciones

reposan en Contabilidad y Pagaduría.

7- Actualización permanente y continuada.

Los responsables directos de la identificación, clasificación y registro de los hechos

económicos, financieros, sociales y ambientales que realiza el Departamento

Administrativo de la Presidencia de la Republica tienen la formación necesaria, de

tal manera que garantizan la debida identificación, clasificación, medición, registro

y ajustes, elaboración, análisis, interpretación y comunicación de la información,

para ello los funcionarios del proceso contable solicitan conceptos técnicos

contables a la Contaduría General de la Nación, de acuerdo con las dudas que

surgen en el desarrollo del proceso, las consultas se realizan a través de oficios,

correos electrónicos y telefónicamente, igualmente se consultan los conceptos

emitidos por la Contaduría General de la Nación, los cuales son publicados en la

página Web de ésta Entidad.

Los funcionarios del Proceso en el cuatrimestre han asistido a las siguientes capacitaciones:

VIII Congreso Nacional de Contabilidad Pública: 10, 11 y 12 de Julio. Reforma Tributaria: 24 de junio al 22 de julio.

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9- Estructura del área contable y gestión por procesos.

Se puede determinar que la estructura del área contable y financiera es pertinente

con la responsabilidad y estructura de la entidad, ya que mediante resolución Nro.

0718 del 01 de febrero de 2011, se crean los grupos de trabajo entre los que

encontramos los del Área Financiera:

- Grupo de Presupuesto.

- Grupo de Contabilidad.

- Grupo de Central de Cuentas.

- Grupo de Pagaduría.

Estableciendo para cada uno de ellos las funciones que deben cumplir.

10- Políticas Contables.

En procura de lograr una información confiable, relevante y comprensible, se

definen las políticas y prácticas contables que se han establecido en el

Departamento Administrativo de la Presidencia de la República-DAPRE.

La Entidad cuanta con un Sistema Integrado de Gestión de Calidad., denominado

SIGEPRE en el cual se encuentran documentadas las políticas y demás prácticas

contables que aplica el DAPRE para su operación, normas técnicas,

procedimientos, método de depreciación entre otros.

Entre las políticas tenemos:

Aplicación de las medidas y controles de seguridad establecidos por los

sistemas de información.

Seguimiento permanente a los registros presupuestales, contables y de

pagaduría.

Aplicar los procedimientos establecidos para la sostenibilidad de la

información contable.

El reconocimiento, registro y revelación de las obligaciones derivadas de las

sentencias y conciliaciones judiciales se hará de acuerdo con el estado de

cada uno de los procesos.

La Entidad efectuará el avalúo de sus bienes cada tres años, de acuerdo con

la metodología establecida en el Manual para el manejo y control

administrativo de los bienes de propiedad del Departamento Administrativo

de la Presidencia de la República.

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Aplicación del Régimen de Contabilidad Pública en cuanto a sus principios,

normas, técnicas y procedimientos.

Se establecen fechas internas de cierre.

Así mismo, la Entidad aplica los criterios de causación para sus operaciones

contables.

Con relación a las fechas de cierre estas son establecidas por la Contaduría

General de la Nación y el Administrador del Sistema Integrado de Información

Financiera- SIIF del (Ministerio de Hacienda y Crédito Público), el cual para la

vigencia 2013, según Circular Externa 022 de 18 de marzo de 2013, estableció

cierres trimestrales: Definiendo como fecha límite para hacer registros del segundo

trimestre el 29 de julio de 2013 y para el tercer trimestre el 29 de Octubre de

2013, de otra parte la OCI pudo evidenciar que el Coordinador del Grupo de

Contabilidad establece sus fechas internas de cierre de manera mensual las cuales

para el cuatrimestre de mayo a agosto de 2013, fueron las siguientes:

FECHAS DE CIERRES ESTABLECIDAS

CONTABIBLIDAD DAPRE VS. SIIF

Cuadro Nro. 02

MES

FECHA LIMITE PARA

REGISTROS CONTABLES

S/CONTABILIDAD

FECHA LIMITE

PARA REGISTROS CONTABLES

S/SIIF.

may-13 21 de junio 29 de julio

jun-13 22 de julio 29 de julio

jul-13 21 de agosto 29 de Octubre

ago-13 20 de septiembre 29 de Octubre Fuente: Grupo de Contabilidad/SIIF II.

De acuerdo con el párrafo 23 del Marco Conceptual contenido en el Plan General de Contabilidad Pública del Régimen de Contabilidad Pública, el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República-DAPRE, sus Políticas por algunos rubros son:

10.1.- Efectivo:

Cajas Menores:

Políticas para la administración de cajas menores:

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El dinero que se entregue para el manejo de las Cajas Menores debe ser utilizado

para sufragar gastos identificados y definidos en los conceptos del Presupuesto

General de la Nación que tengan el carácter de urgente.

El responsable para el manejo de la caja menor deberá actuar de conformidad con la ley y responderá por la legalización oportuna y el manejo del dinero que se encuentre a su cargo, sin perjuicio de las demás acciones legales y disciplinarias a que hubiere lugar. El Departamento Administrativo de la Presidencia de la República para tal fin tiene constituidas seis (6) Cajas Menores así:

CAJAS MENORES CONSTITUIDAS A AGOSTO 31 DE 2013

Cuadro Nro. 03.

BANCO Nº CUENTA CONCEPTO RESPONSABLE RESOLUCION

MONTO APROBADO A 30 DE ABRIL/13.

Banco Popular 05025283-2 SR. PRESIDENTE JOHN ALEXANDER ROMERO ROZO

041 DEL 02 DE ENERO DE 2013.

160.000.000,00

Banco Popular 23000232-1 CARTAGENA FEDRA JULIO BERMUDEZ


11.000.000,00

Banco Popular 05000134-6 ADMINISTRATIVA JOSE DEL CARMEN PARDO GARCIA


152.200.000,00

Banco Popular 05000109-8 VIATICOS AL INTERIOR MARTHA ELIZABETH GALVEZ PARDO


500.750.000,00

Banco Popular 05025290-7 VIATICOS AL EXTERIOR

EFRAIN JULIO MARTINEZ


507.500.000,00

Banco Popular 02600141-2 FONDO PAZ JOSE CARLOS CELEDON HOLGUIN


500.000.000,00

TOTAL SALDO 1.831.450.000,00

Fuente: SIIF II.

Se pudo establecer que la Caja Menor de Regiones fue cancelada en el mes de

julio de 2013, con lo cual ya no se tienen siete (07) cajas menores sino seis (06).

La Oficina de Control Interno estableció, que el Grupo de Contabilidad, ha

realizado entre mayo y agosto de 2013, un (1) arqueo cada una de las siguientes

cajas menores:

- Caja Menor de Administrativa.

- Caja Menor Viáticos al Interior.

- Caja Menor Viáticos al Exterior.

- Caja Menor Fondo Paz.

- Caja Menor del Despacho del Señor Presidente.

- Caja Menor de la Casa de Huéspedes Ilustres de Cartagena.

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Se resalta que las Cajas Menores se encuentran debidamente incorporadas a las

pólizas de seguro tomadas por la Entidad.

Cuentas Corrientes:

Se realizan conciliaciones bancarias mensualmente, a las Cuentas Corrientes que

tiene el Departamento Administrativo de la Presidencia de la Republica, con los

bancos: Popular, Davivienda y Bancolombia, Banco Agrario, las cuales se

encuentran debidamente conciliadas y no presentan partidas antiguas pendientes

de depurar a 31 de Agosto de 2013.

Para verificar lo anteriormente dicho, se solicitaron y revisaron las Conciliaciones

de las Cuentas Bancarias del Departamento Administrativo de la Presidencia de la

República- DAPRE, y se evidenció que se encuentran debidamente conciliadas a

31 de Agosto de 2013, fecha de corte de este informe, se cuenta con seis (7)

Cuentas Corrientes así:

SALDOS EN BANCOS A AGOSTO 31 DE 2013

Cuadro Nro. 04.

BANCO Nº CUENTA CONCEPTO SALDO A

AGOSTO 31/13.

Banco Popular 04000075-4 Gastos de Personal 3.709.559,51

Banco Popular 05000094-2 Gastos Generales 256.871,05

Banco Popular 05000128-8 Acreedores Varios 17.840.333,00

Banco Agrario 0070-000583-2 Acreedores Varios 0,00

Banco Davivienda 01899267-7 Transferencias 41.630.752,98

Banco Davivienda 01899268-5 Inversión 0,00

Bancolombia 0308369119-3 Recursos Fisco 0,00

TOTAL SALDO BANCOS 63.437.516,54

Fuente: SIIF II.

10.2.- Deudores.

Los deudores del DAPRE, no son objeto de provisión, dado que no se generan por

la producción de bienes o la prestación de servicios individualizables, por lo cual

cuando se extinga el derecho por una causa diferente al pago se afectará

directamente el patrimonio de conformidad con lo establecido en el párrafo 156 del

Marco Conceptual contenido en el Plan General de Contabilidad Pública del

Régimen de Contabilidad Pública.

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10.3.- Propiedades, planta y equipo.

Los bienes muebles e inmuebles de propiedad del Departamento Administrativo de

la Presidencia de la República se encuentran debidamente identificados e

inventariados y asegurados en forma individual su control y administración esta a

cargo de Área Administrativa-Grupo de Recursos Físicos, quien cuenta con el

aplicativo Aladino para la administración y gestión de los mismos dado que el SIIF

II, no cuenta con el modulo de inventarios.

. En la Entidad se tiene

establecido que quien realiza la depreciación es el Grupo de Contabilidad, en el

Numeral 2, del Proceso P-GF-07-Elaboración y Presentación de los Estados

Financieros del DAPRE.

corresponde a una Entidad de gobierno general que no produce bienes ni presta

servicios individualizables, de conformidad con el numeral 16 del Procedimiento

Contable para el Reconocimiento y Revelación de los Hechos Relacionados con las

Propiedades, Planta y Equipo. Cuando un activo se retira temporalmente del

servicio, por mantenimiento u otras razones no se suspenderán su depreciación.

de conformidad con lo establecido en el Procedimiento Contable para el

Reconocimiento y Revelación de los Hechos Relacionados con las Propiedades,

Planta y Equipo del Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad

Pública, el documento soporte idóneo para el registro corresponderá al acto

administrativo que se expida para estos fines.

Procedimiento Contable para el Reconocimiento y Revelación de los Hechos

Relacionados con las Propiedades, Planta y Equipo. (En caso de que para estos

efectos se empleen avalúos se debe tener en cuenta que para efectos contables

estos avalúos se pueden elaborar con personal de la entidad o con el apoyo de

otras entidades publicas como es el Agustín Codazzi, universidades públicas o

catastro distrital.)

De acuerdo con lo aprobado por el Comité Evaluador de Baja de Bienes se hace

el retiro de bienes inservibles, destruidos total o parcialmente de conformidad con

el numeral 23 del Procedimiento Contable para el Reconocimiento y Revelación de

los Hechos Relacionados con las Propiedades, Planta y Equipo. Para definir el

destino de los bienes que el DAPRE y sus Fondos Cuenta quiera dar de baja,

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podrán utilizarse cualquiera de los mecanismos siguientes: La enajenación, la

donación, la transferencia, la destrucción o la exoneración de responsabilidad.

De acuerdo a la consulta realizada en SIIF II, los saldos a 31 de agosto de 2013

son los siguientes:

PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO

SALDOS AL 31 DE AGOSTO DE 2013

Cuadro Nro. 05.

Código Descripción Saldo Final

1.6 PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO 63.486.252.382,16

1.6.05 TERRENOS 7.824.172.647,00

1.6.10 SEMOVIENTES 50.408.535,00

1.6.20 MAQUINARIA, PLANTA Y EQUIPO EN MONTAJE 57.948.433,00

1.6.35 BIENES MUEBLES EN BODEGA 269.489.662,82

1.6.37 PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO NO EXPLOTADOS 1.976.392.070,79

1.6.40 EDIFICACIONES 30.869.866.894,19

1.6.50 REDES, LÍNEAS Y CABLES 7.921.354,00

1.6.55 MAQUINARIA Y EQUIPO 2.214.348.147,55

1.6.60 EQUIPO MEDICO Y CIENTÍFICO 41.539.459,28

1.6.65 MUEBLES, ENSERES Y EQUIPOS DE OFICINA 5.854.070.351,20

1.6.70 EQUIPOS DE COMUNICACION Y COMPUTACION 25.927.193.074,42

1.6.75 EQUIPO DE TRANSPORTE, TRACCION Y ELEVACION 24.089.882.371,62

1.6.80 EQUIPOS DE COMEDOR, COCINA, DESPENSA Y HOTELERIA 1.623.844.465,70

1.6.85 DEPRECIACION ACUMULADA (CR) -37.071.378.983,67

1.6.95 PROVISIONES PARA PROTECCION DE PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO (CR) -249.446.100,74

Fuente: SIIF II.

10.4.- Litigios y demandas

En esta cuenta se registra el valor de las demandas en contra de la Entidad, con

base en la información reportada por la Secretaria Jurídica así:

Los fallos en primera instancia con sentencia condenatoria se contabilizan por el

valor indicado por el juez en la cuenta de la provisión.

El valor de los fallos definitivos, condenando a la Entidad se contabiliza como

pasivo real y se retiran de la provisión.

Los saldos de esta cuenta a 31 de agosto de 2013 son los siguientes:

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DEMANDAS PROVISIONADAS A AGOSTO 31 DE 2013

Cuadro Nro. 06. AÑO EXPEDIENTE No. DEMANDANTE SALDO A AGOSTO

31/13

1.999 50001233100019990028601 BARBOSA HERNÁNDEZ NUMAEL 418.639.461,58

2002 50001233100020020025101 DITTERICH DE VEGA EDELMIRA 3.349.907.928,00

2003 18001233100020020003401 CASIMIRO SULVARÁ MARTINEZ 11.741.827,00

2006 25000232600020050146001 RODRÍGUEZ RUIZ MARÍA CAROLINA 351.355.713,00

2009 76001233100020040084301 VIVAS ÁVILA JOSÉ ANTONIO 1.519.864.945,00

2011 41001233100020050004400 GÓMEZ MANCHOLA RICARDO Y OTROS 1.034.620.147,00

2012 50001233100020070032200 CLAUDIA PATRICIA ARBOLEDA AGUIRRE Y OTROS 943.828.826,43

2012 27001333100020100032800 MAROLINA ROMAÑA PALACIOS 23.939.709,41

2013 25000232600020040151401 HECTOR JAIME BELTRAN PARRA Y OTROS 58.950.000,00

2013 50001233100120060083500 LUIS JAIME BERMUDEZ Y OTROS 57.500.206,67

2013 13001333100120100011400 EDGAR LEON BARRIOS 17.469.712,00

TOTAL CUENTA 7.787.818.476,09

Fuente: Grupo de Contabilidad.

La oficina de Control Interno pudo evidenciar que se realiza conciliación entre los

saldos contables y los que reporta la Secretaría Jurídica.

11. Eficiencia de los sistemas de información.

Los registros de la información financiera, económica, social y ambiental de la

Entidad, se efectúan en forma segura y efectiva en el Sistema Integrado de

Información Financiera SIIF Nación, el cual está reglamentado en el Decreto 2674

del 21 de diciembre de 2012, emitido por el Ministerio de Hacienda y Crédito

Público. Adicionalmente la información que por falencia de éste sistema no es

Registrada en el mismo, se registra en los Sistemas complementarios, utilizados

por la Entidad.

12. Elaboración de estados, informes y reportes contables.

La Presidencia de la República, ha transmitido trimestralmente a la Contaduría

General de la Nación a través del sistema CHIP, los Estados Financieros de manera

oportuna, como se ha evidenciado mediante consulta en el CHIP, a la fecha el

último informe fue enviado el 31 de julio de 2013, correspondiente al segundo

trimestre de 2013. Como se pudo evidenciar por parte de esta oficina, mediante

consulta hecha el día 31 de julio de 2013.

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Consulta: 31-07-2013 8:01 a.m.

De otra parte, los Estados Financieros son publicados, en la página y cartelera del

DAPRE, mensualmente cumpliendo lo establecido en el numeral 7 del Capítulo II.

“Procedimiento para la estructuración y presentación de los Estados Contables

Básicos” del Régimen de Contabilidad Pública que dice: “Sin perjuicio de que las

Entidades contables públicas, de acuerdo con las disposiciones legales, deben

publicar mensualmente estados contables…”, a la fecha se está publicados con

corte a agosto 31 de 2013.

Es importante mencionar que el día 22 de julio de 2013, se presentó el Informe de

Culminación de la Gestión del Doctor Juan Rafael Mesa Zuleta, para lo cual se

tuvo en cuenta lo establecido en el Manual de Procedimientos de la Contaduría

General de la Nación: Capítulo IV. Procedimiento para la Elaboración del

Informe Contable cuando se produzcan cambios de Representante Legal,

estos son: Los Estados Contables Básicos certificados, junto con sus notas,

elaborados con corte a 30 de junio de 2013.

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Al analizar y comparar el Informe Contable presentado por el DAPRE a junio 30 de

2013, por la culminación de la Gestión del Doctor Juan Rafael Mesa Zuleta, el

presentada en el CHIP, y la información contable consultada en el SIIF II, esta

Oficina pudo evidenciar que la información es la misma.

13. Análisis, interpretación y comunicación de información.

Se evidencia que la información contable de la Entidad, es clara, ordenada y

permite verificar el cumplimiento de obligaciones, cálculos de provisiones,

depreciaciones, amortizaciones y agotamiento. Así mismo se puede consultar

fácilmente las cuentas que componen el balance, pues la Oficina de Control

Interno efectúa auditorias con pruebas selectivas a toda la Cadena Presupuestal y

su impacto en los Estados Financieros.

13.1. Información Presupuestal.

El área de presupuesto desarrolló sus actividades de acuerdo con las normas y

procedimientos previstos por El Departamento Administrativo de la Presidencia de

la República.

Por lo anterior se puede afirmar que el proceso presupuestal y sus registros son

confiables, lo cual conduce a tener certeza del cumplimiento normativo y la

idoneidad de los procedimientos presupuestales en cada una de sus etapas.

A continuación se expone la información Contenida en los reportes de Ejecución

Presupuestal con corte a agosto 31 de 2013, presentados por el Grupo de

Presupuesto del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República:

INFORME EJECUCION PRESUPUESTAL DE GASTOS

ACUMULADO A AGOSTO DE 2013 Cuadro Nro. 07.

DESCRIPCION APROPIACION

DEFINITIVA

C.D.P. ACUMULADOS A AGOSTO 31 DE

2013

COMPROMISOS ACUMULADOS A

AGOSTO 31 DE 2013

OBLIGACIONES ACUMULADOS A

AGOSTO 31 DE 2013

PAGOS ACUMULADOS A

AGOSTO 31 DE 2013

GASTOS DE

PERSONAL 83.038.247.070,00 81.062.297.390,85 79.849.420.030,85 43.422.927.739,00 43.418.908.339,00

GASTOS GENERALES 41.990.000.000,00 34.960.760.629,76 30.597.266.210,71 20.781.450.273,14 20.714.038.418,53

TRANSFERENCIAS CORRIENTES 37.780.047.732,00 35.813.744.038,02 28.808.543.748,61 19.144.919.900,16 19.127.352.958,26

INVERSION 95.872.348.793,00 77.389.132.570,65 71.274.458.477,49 30.981.020.196,76 30.881.379.713,76

TOTAL GENERAL 258.680.643.595,00 229.225.934.629,28 210.529.688.467,66 114.330.318.109,06 114.141.679.429,55

Fuente: Grupo de Presupuesto

17



Grafica Nro. 01.

Distribución de la apropiación definitiva:

Del total de la apropiación definitiva para la vigencia 2013

($258.680.643.595,00), el 37.06% corresponde a Inversión

($95.872.348.793,00), el 32.10% corresponde a Gastos de Personal

($83.038.247.070,00), el 16,23% corresponde a Gastos Generales

($41.990.000.000,00) y el 14,60% corresponde a Transferencias Corrientes

($37.780.047.732,00) (Grafica Nro. 01).

32,10%

16,23% 14,60%

37,06%

APROPIACION DEFINITIVA

TRANSFERENCIAS CORRIENTES

GASTOS GENERALES

GASTOS PERSONALES

INVERSION

18



Apropiación Afectada con CDP:

Grafica Nro. 02.

Como se muestra en la Grafica Nro. 02, todos los componentes del gasto su

apropiación definitiva se encuentra afectados con CDPs, a fecha 31 de agosto de

2013, en un porcentaje superior al 80%.

Apropiación Comprometida con Registro Presupuestal:

Grafica Nro. 03.

GASTOS DE PERSONAL

GASTOS GENERALES


INVERSION

CDP ACUMULADOS/APROPIACION DEFINITIVA

GASTOS DE PERSONAL

GASTOS GENERALES TRANSFERENCI

AS CORRIENTES

INVERSION

COMPROMISOS ACUMULADOS/APROPIACION

DEFINITIVA

19



En lo que respecta a los compromisos, se destacan aquellos adquiridos por

concepto de Gastos de Personal, que ascienden a $79.849.420.030,85,

representando el 96.16% de la apropiación definitiva para este rubro, en

Transferencias Corrientes se han comprometido $28.808.543.748,61

correspondiente al 76,25%, de la apropiación definitiva para este rubro, en

Inversión se han comprometido $71.274.458.477,49 equivalente al 74,34%, de la

apropiación definitiva para este rubro y en Gastos Generales se ha comprometido

$30.597.266.210,71 que corresponde al 72,87%, de la apropiación definitiva para

este rubro.

Compromisos Obligados:

Grafica Nro. 04.

En lo referente a las obligaciones el rubro de Gastos de Generales es el que

presenta un porcentaje mayor en relación a los compromisos con un 67,92%,

obligado frente a los comprometido, en su orden siguen las Transferencias

Corrientes que presentan un 66,46%, obligado frente a lo comprometido, los

Gastos de Personal muestran un 54,38%, obligado frente a los compromisos

acumulados y el rubro de Inversión el 43,47%, en relación a los compromisos

acumulados a agosto 31 de 2013.

GASTOS DE PERSONAL

GASTOS GENERALES


INVERSION

OBLIGACIONES ACUMULADAS/COMPROMISOS

ACUMULADOS

20



Obligaciones Pagadas:

Grafica Nro. 05.

Si observamos la gráfica anterior Nro. 05, podemos ver que en todos los rubros del

gasto en relación con lo obligado presentan pagos superiores al 99%, a cumuladas

a agosto 31 de 2013.

Las Reservas Presupuéstales constituidas a 31 de diciembre de 2012, se

encuentran Contenidas en los reportes de Ejecución Presupuestal con corte a

agosto 31 de 2013:

GASTOS DE PERSONAL

GASTOS GENERALES


INVERSION

PAGOS ACUMULADOS/OBLIGACIONES ACUMULADAS

21



EJECUCION RESERVA PRESUPUESTAL

A AGOSTO 31 DE 2013.

DESCRIPCION RESERVA

CONSTITUIDA CANCELACION

RESERVA

PAGOS ACUMULADOSRESE

RVA SALDO RESERVA

PROCENTAJE

GASTOS DE PERSONAL 90.070.153,00 37.125.731,00 52.944.422,00 0,00 0,00%

GASTOS GENERALES 4.250.145.229,47 75.168.849,48 3.748.834.674,80 426.141.705,19 10,03%

TRANSFERENCIAS CORRIENTES 1.132.519.101,10 305.928.719,60 809.790.262,47 16.800.119,03 1,48%

TOTAL FUNCIONAMIENTO 5.472.734.483,57 418.223.300,08 4.611.569.359,27 442.941.824,22 8,09%

INVERSION 8.573.526.310,78 341.853.370,16 6.902.722.467,42 1.328.950.473,20 15,50%

TOTAL GENERAL 14.046.260.794,35 760.076.670,24 11.514.291.826,69 1.771.892.297,42 12,61%

Fuente: SIIF II

De un total de $14.046.260.794,35, constituidos a diciembre 31 de 2012, como

Reserva Presupuestal, se han cancelado $760.076.670,24 equivalente al 5,41%

y se han pagado un total de $11.514.291.826,69; equivalente al 81,97%

quedando a agosto 31 de 2013, un saldo por ejecutar de $1.771.892.297,42,

equivalente al 12,61%.

14. Resultados de Auditorias.

14.1. Auditoria de Gestión – Contraloría General de la República:

Mediante radicado EXT13-00068364 de fecha 01 de agosto de 2013, se recibe

informe final de la Contraloría General de la República sobre la Auditoría de

Gestión y resultados a la vigencia 2012, y evaluación a los Estados Contables,

vigencias 2011 y 2012, el cual arrojo los siguientes resultados:

Se evaluaron los componentes: Control de gestión, Control de resultados, Control

de legalidad, Control financiero y presupuestal, y Evaluación de los mecanismos de

control interno, arrojando un resultado consolidado de 84,49 para 2011 y 89,07

para 2012, lo que implica una gestión Favorable.

14.1.1. Opinión sobre los Estados Contables:

Los estados contables presentan razonablemente, en todo aspecto significativo, la

situación financiera del Departamento Administrativo de la Presidencia de la

22



República, al 31 de diciembre de 2011 y 2012, así como los resultados de las

operaciones por los años terminados en esa fecha, de conformidad con las normas

y principios de contabilidad generalmente aceptados o prescritos por la Contaduría

General de la Nación.

La opinión sobre los estados contables de la entidad para el año 2011 y 2012 se

mantuvo en relación con el año 2010 en el cual se emitió una opinión sin

salvedad.

14.1.2. Concepto Sobre el Sistema de Control Interno Contable:

El Sistema de Control Interno Contable del Departamento es Eficiente, las

acciones de control se encuentran documentadas, con un responsable asignado

para evaluación y seguimiento, tienden a mitigar el riesgo para los cuales fueron

creadas; se ha dado cumplimiento al plazo para implementar las acciones de

mejora y acciones preventivas surgidas tanto de evaluaciones de la Oficina de

Control Interno como de la Contraloría General de la República.

La evaluación de las actividades contables, indica que el control interno contable

del DAPRE es Eficiente.

14.1.3. Relación de Hallazgos:

En desarrollo de la auditoria la Contraloría estableció cinco (5) hallazgos

administrativos, de los cuales uno fue subsanado dentro del proceso auditor; de

los cuatro que no fueron subsanados Dos (2), tienen relación con la Gestión

Financiera:

HALLAZGO TAREAS

FECHA INICIAL PLANIFICADA

FECHA FINAL PLANIFICADA

RESPOSABLE DE LA

TAREA

CODIGO MEJORA

PASO ACTUAL

Hallazgo No.1: Ejecución presupuestal inversión (D). A pesar que la Entidad revela según compromisos una ejecución presupuestal en los proyectos de inversión evaluados superior al 90%, en los proyectos de

1. Enviar comunicaciones (correos electrónicos) a los jefes de dependencia informando sobre el estado de la ejecución del Plan Anual de Adquisiciones de los objetos a su cargo

15/08/2013 09:26 31/07/2014 23:59

Adriana Martinez Sanchez

NCR-0264

Ejecutar las acciones y realizar seguimiento al Plan de Mejoramiento

2. Presentar en reuniones semanales de la Subdirección de Operaciones el seguimiento de la ejecución al Plan Anual de Adquisiciones

15/08/2013 09:27 31/07/2014 23:59

Nubia Patricia Lopez

Méndez

23



Adecuación de Sedes y Adquisición de software, se constituyeron reservas por el 41,7% y 34.1% respectivamente. A su vez, los Proyectos de Implantación de programas especiales para la paz y Apoyo a la estrategia de Primera Infancia, las reservas se constituyeron por el 12,6% y 17,6% respectivamente.

3. Socializar el procedimiento para la elaboración, ejecución y seguimiento al Plan Anual de Adquisiciones.

23/09/2013 00:00 30/09/2013 23:59

4. Definir y comunicar los lineamientos para la Elaboración del Plan Anual de Adquisiciones 2014.

15/10/2013 00:00 31/10/2013 23:59

5. Diseñar y ejecutar un programa de capacitación dirigida a las dependencias usuarios en temas contractuales haciendo énfasis en el principio de Planeación.

23/08/2013 00:00 31/07/2014 23:59

6. Elaborar el Plan Anual de Adquisiciones 2014

01/11/2013 00:00 31/01/2014 23:59

Hallazgo No. 3: Constitución Reservas cierre 2012 (D). Se observa que la Entidad sobrepasó el límite máximo del 2% del presupuesto de funcionamiento en la constitución de reservas de la vigencia 2012, conforme lo determinado en el mencionado decreto 1957/2007

1. Capacitar a los supervisores de los contratos

01/11/2013 00:00 30/11/2013 23:53

Nelly Soler Ramirez

NCR-0267

Ejecutar las acciones y realizar seguimiento al Plan de Mejoramiento

2. Enviar circular estableciendo los plazos para el trámite y pago de obligaciones para el cierre de la vigencia fiscal

01/11/2013 00:00 15/12/2013 23:59

3. Enviar comunicaciones a los supervisores de contratos y ordenadores de gasto.

01/09/2013 00:00 20/01/2014 23:59

4. Solicitar al Ministerio de Hacienda y Crédito Público - Dirección General del Presupuesto Público Nacional.

01/01/2013 00:00 13/12/2013 23:59

5. Autorización de cupo para vigencias futuras

01/01/2013 00:00 13/12/2013 23:59

La Entidad suscribió planes de mejoramiento con el fin de eliminar las causas que

generaron estos hallazgos, para lo cual se planearon unas tareas como se puede

observar en el cuadro anterior.

14.2. Auditoria Interna de Calidad:

En cumplimiento al Programa Anual de Auditorias para la vigencia 2013, la Oficina

de Control Interno, entre el 20 y el 29 de agosto de 2013, realizo la auditorías

Internas de Calidad, con el fin de evaluar la gestión de los procesos así como el

cumplimiento de los requisitos técnicos, legales, de los clientes y la organización,

para contribuir a la Mejora Continua del SIGEPRE.

24



Los resultados plasmados en los informes de cada una de las auditorías realizadas,

fueron dados a conocer oportunamente y discutidos con los responsables de los

procesos.

Al proceso de Gestión Financiera, se le realizó la Auditoria el 26 de agosto de 2013

y Mediante memorando MEM13-00013579 del 20 de septiembre de 2013, se

remitió el informe final.

Como resultado del desarrollo de la Auditoría realizada no se evidenciaron

Hallazgos ni Observaciones, solo se evidenciaron dos oportunidades de mejora:

RECOMENDACIÓN ACCION TOMADA

Se recomienda se realice la actualización del Procedimiento-

P-GF-14-Procedimiento de Ejecución Presupuestal

Este documento tiene una versión en flujo de actualización iniciada el día: 17/sep/2013 08:33:26

Se recomienda que junto con la Oficina de Planeación se realicen las acciones pertinentes para la actualización del Riesgo “Decisiones erróneas al momento de efectuar un pago a una persona natural o jurídica que no corresponda por vacíos de información (RC)”.

(05/sep/13 12:04) : El riesgo es catalogado de corrupción teniendo en cuenta que la entidad puede perder recursos

Como se puede observar en el cuadro anterior estas oportunidades de Mejora

(Recomendaciones), fueron acogidas por el Proceso de Gestión Financiera.

15. Controles asociados a las actividades del proceso Financiero:

A continuación se relacionan controles actividad de Identificación del proceso

Financiero:

Revisión de los documentos soportes de pago.

Confrontación de la información del sistema SIIF contra documentos físicos.

Cumplir con las medidas de seguridad establecidas en el sistema SIIF.

Definición del responsable de la caja menor.

Aplicación de las normas establecidas para el manejo de cajas menores.

Aplicación de los controles de seguridad informática establecidos por las

Entidades financieras.

Revisión de la documentación para la legalización de los gastos efectuados

por caja menor.

Constitución de pólizas de seguros.

Arqueos periódicos a las cajas menores.

Asignación de Cajas Fuertes con claves personalizadas.

Amparar los recursos con pólizas de seguros.

25



Transporte de valores con las medidas de seguridad exigidas por las

compañías de seguros.

Control y verificación del archivo ordenando la transferencia de recursos a

las entidades financieras.

Definición de funciones para cada uno de los funcionarios responsables en

las actividades criticas de control establecido.

Socialización de las fechas establecidas por la Contaduría General de la

Nación, la DIAN y la Secretaría de Hacienda Distrital.

Programación de fechas para entregar la información por parte de los

responsables para su elaboración y consolidación.

Revisión de la información entre lo causado y lo pagado.

Revisión de la Información contable.

16. Mapa de Riesgos.

La Oficina de Control Interno efectúo seguimiento al Mapa de riesgos del Proceso

de Gestión Financiera, pudo establecer que a agosto 31 de 2013, se tienen

identificados cinco (5) riesgos así:

Decisiones erróneas al momento de efectuar un pago a una persona natural

o jurídica que no corresponda por vacíos de información (RC).

Fraude electrónico, Fraude en la documentación soporte de gastos por Caja

Menor.

Hurto de dinero en efectivo o cheques.

Incumplimiento legal en la presentación de la Información Exógena, las

declaraciones de retenciones y los Estados Financieros.

Decisiones erróneas en el momento de efectuar los registros presupuestales

(RC)

Los cuales se encuentran en la etapa de Monitoreo y su próxima revisión está

prevista para enero 08 y 10 de 2014.

26



17. Indicadores.

Los indicadores del Proceso de Gestión Financiera son cuatro (4):

Presupuesto Ejecutado.

Tiempo promedio para el pago de las cuentas.

Eficacia en los registros contables.

Eficacia en la ejecución del PAC.

Los cuales tienen el análisis de datos y se encuentran soportados, cumpliendo así

con las metas establecidas.

FORTALEZAS:

Formulación de una política contable que establece lineamientos y plazos

para que los diferentes procesos suministren la información al área contable

en forma oportuna.

La información revelada en los Estados Contables está respaldada por los

hechos, financieros, contables, económicos y ambientales y corresponde

con los registros en los libros de contabilidad.

Seguimiento periódico a los saldos con cargo al presupuesto, tendientes a

garantizar la oportuna y eficiente ejecución presupuestal.

Identificación de riesgos, monitoreo, control y seguimiento a la efectividad

de los controles para minimizar los riesgos que puedan afectar el proceso

contable.

Se presentó en las fechas establecidas los informes Contables con corte a

30 de junio de 2013 a los Entes de Control (Contaduría General de la

Nación), bajo los parámetros establecidos en la normatividad vigente, al

27



igual que el informe de Gestión por el cambio de Representante Legal (a la

Contraloría General de la Republica), el cual fue el día .

Se cuenta con un sistema integrado el cual permite que a través de los

diferentes módulos (Contabilidad, Presupuesto y Tesorería), se consolide y

se procese información contable; los servidores públicos del Proceso

Financiero, cuentan con el perfil definido para accesar a cada uno de los

módulos en el SIIF, estableciendo de esta manera autocontroles, lo que los

hace responsables por el control y la calidad de la información.

Se da aplicación con del Plan General de Cuentas y se transmite

periódicamente y oportunamente la información contable a través del CHIP

de la Contaduría.

La generación de información financiera se realiza mensualmente y de igual

forma es dada a conocer a terceros y la ciudadanía, a través de la Pagina

Web Institucional y de la cartelera, donde se encuentran el Balance General,

el Estado de la Situación Financiera Económica y Social debidamente

certificados, y los informes de ejecución presupuestal, de conformidad con

la ley y en especial lo establecido en el Estatuto Anticorrupción.

Tienen identificados los procesos y procedimientos, los cuales forman parte

del Sistema de Gestión de la Calidad.

DEBILIDADES:

A pesar de que se vienen mejorando algunas funcionalidades del Sistema

Integrado de Información Financiera SIIF Nación II, éste sigue presentando las

mismas debilidades presentadas en el informe del primer cuatrimestre de 2013:

Los comprobantes automáticos generados por el SIIF II, no permiten

escribir concepto.

Los Libros Auxiliares no muestran el concepto del registro.

El módulo de contabilidad del SIIF II, aunque genera la información de los

Estados Financieros, y los reportes CGN, requeridos por la Contaduría

28



General de la Nación, estos se generan pesos y no en miles de pesos como

lo requiere le Contaduría, lo que obliga a la Entidad, a hacer esta

conversión (de pesos a miles de pesos) en forma manual, sin embargo la

Coordinadora del Grupo de Contabilidad ha hecho el requerimiento para

que se genere este reporte, sin que a la fecha esto sea posible.

OPINIÓN:

La responsabilidad de la Oficina de Control Interno consiste en expresar una

opinión sobre la efectividad de dicho control interno contable.

El examen consistió y se realizó con base, en pruebas selectivas, verificación de

las operaciones y la preparación oportuna de la información financiera, obtenida a

través del SIIF II, correspondiente al segundo cuatrimestre de la vigencia 2013,

las cuales determinan los saldos de algunas cuentas con corte a 31 de agosto de

2013.

Como resultado de la evaluación del sistema de Control Interno Contable, del

Departamento Administrativo de la Presidencia de la República se evidencio, que

cuenta con un proceso contable sólido, que incluye controles es sus diferentes

etapas que garantizan la generación de información oportuna y confiable, existe

un manejo apropiado en la clasificación y el registro de las operaciones,

cumplimiento de las Normas y principios de contabilidad, los cuales proporcionan

una seguridad razonable con respecto a la efectividad y eficacia de las

operaciones.

MARIA ELISA MORÓN BAUTE Jefe Oficina de Control Interno

Elaboró

Nubia Yalile López Salamanca Control Interno Octubre 07 de 2013

Informe de Control Interno Contable Correspondiente al...

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