VENTAJAS QUE PRODUCE LA IMPLEMENTACIÓNDE LA GESTIÓN

DOCUMENTAL

La aplicación de un programa de gestión documental permite un incremento exponencial de la productividad empresarial, ya que facilita la ubicación y el manejo de la información además que reduce en gran medida, el exceso de documentos que generalmente se conservan en las organizaciones y que no son importantes para la misma. Reducción del tiempo de consulta de un documento en papel.

Reducción del tiempo de consulta de documentos electrónicos.

Reducción de los costes de archivado

Reducción de la recuperación de un documento.

Acceso concurrente a un documento.

Mejora de atención a los clientes.

Reducción de costes legales.

Reducción de costes de acceso a la documentación.

Posibilidad de integrarse con subsistemas de gestión documental específicos.

Incremento en la satisfacción de los usuarios internos. CARACTERISTICAS DE LA INFORMACIÓN Intelectual en su esencia, es decir, la información:

crea y recrea el mundo de las ideas, a través del tiempo y del espacio;

Transmite esas ideas a nuestra mente y

Construye, así, poco a poco, el “contenido” de nuestro intelecto: el conocimiento. Novedosa: deberá transmitir algo nuevo, algo no conocido hasta entonces;

No será información si la idea ya es conocida por el investigador. Facilita la actividad humana: disminuye la incertidumbre, al proporcionar nuevos conocimientos;

Facilita, por tanto, la toma de decisiones. Social. Es información en sentido estricto: sólo cuando se la recibe de otros;

No, la obtenida por nosotros mismos.

Plural, en cuanto: Engloba los diferentes puntos de vista, ideas o datos sobre el tema investigado y no se

limita a una única vía.

Constituye un sistema, porque implica: Un conjunto de elementos

Que interactúan entre ellos,

En busca de un objetivo común.

(Fuente Sierra Bravo, Restituto. Tesis doctorales y trabajos de investigación científica; metodología

general de su elaboración y documentación. Madrid: Paraninfo, 1999.)

VOCABULARIO ARCHIVISTICO

1. Administración Documental 2. Archivo 3. Archivo de Gestión 4. Archivo Histórico 5. Archivo Intermedio 6. Casilleros 7. Clasificación 8. Conservación 9. Cronológico 10. Documentación 11. Documento 12. Epistolar 13. Estructura Funcional 14. Expediente 15. Expurgo 16. Facsímil 17. Filatelia 18. Flujo 19. Flujo grama 20. Foliación 21. Folio 22. Fondo Documental 23. Franqueadora 24. Franquicia 25. Gestión de Documentos 26. Legajo 27. Marbete 28. Minuta 29. Ordenación

30. Original 31. Perforar 32. Plazo Precaucional 33. Preclusión 34. Prescripción 35. Radicación 36. Registrar 37. Rotular 38. Sección Documental 39. Selección 40. Serie 41. Tablas de Retención 42. Tipo Documental 43. Trasferencia 44. Usuario

Sena Virtual Curso: Organización Documental – Re Alimentación Unidad Uno Ing. Claudia Biviana Quintero Guarnizo Tutora Virtual – Centro de Formación Agroindustrial – Regional Huila

Sena Virtual Curso: Organización Documental – Re Alimentación Unidad Uno Ing. Claudia Biviana Quintero Guarnizo Tutora Virtual – Centro de Formación Agroindustrial – Regional Huila

ADMINISTRACION DOCUMENTAL: Metodología destinada a planear, dirigir y controlar la producción, circulación, conservación, uso, selección y disposición final de los documentos de archivo con el propósito de lograr eficiencia en el manejo de los mismos a lo largo de su ciclo de vida. Posibilita el tratamiento de los fondos desde su creación hasta su depósito definitivo en el archivo histórico. ARCHIVO: Conjunto de documentos sea cual fuere su forma y soporte material producidos o recibidos por persona física o moral, organismo público o privado en el ejercicio de su actividad y que son conservados por sus creadores o por sus sucesores para sus propias necesidades, o bien transmitidos a una institución de archivos competente en razón de su valor archivístico. ARCHIVO DE GESTION: Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativas por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación y trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados. ARCHIVO HISTORICO: Aquel que conserva la documentación con valor permanente, que previamente ha sido valorada y transferida por el archivo de concentración. El archivo histórico puede recibir donaciones, depósitos o comprar archivos. ARCHIVO INTERMEDIO: Ente de descongestionamiento de los documentos que produce la administración y se constituye en una institución intermedia entre los archivos administrativos y el archivo final. CASILLEROS: Mueble dividido en huecos o partes para tener clasificados documentos y objetos. CLACIFICACION: Consiste en separar los documentos en grupos y categorías, de acuerdo con la estructura orgánica y/o funcional de la entidad productora o –si se trata de un fondo particular- con las actividades del personaje que generó los documentos, o bien la temática de los mismos en el caso de las colecciones. CONSERVACION: conjunto de medidas adoptadas para garantizar la integridad física del archivo o documentos CRONOLOGICO: Perteneciente o relativo a la cronología; ciencia que tiene por objeto determinar el orden y fecha de los sucesos de procesos. DOCUMENTACION: Es el conjunto de documentos, que reunidos orgánicamente, tratan un tema y tienen un fin determinado. DOCUMENTO : Es el testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas o privadas, registrado en una unidad de información en cualquier tipo de soporte (papel, cintas, discos magnéticos, películas, fotografías, etcétera) en lenguaje natural o convencional. Es el testimonio de una actividad del hombre, fijado en un soporte. Es sinónimo de unidad documental. EPISTOLAR: Escritura dirigida o enviada a una persona o un grupo de personas que habitualmente toma la forma de carta. ESTRUCTURA FUNCIONAL: Determina la existencia de diversos supervisores, cada cual especializado en determinadas áreas. EXPEDIENTE: Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por un sujeto productor en la resolución de un mismo asunto. EXPURGO: Censurar la autoridad competente ciertas partes de un libro o un escrito, sin prohibir su lectura. FACSIMIL: Reproducción idéntica de un documento, logrado a través de un medio mecánico, fotográfico o electrónico. FILATELIA: Afición a coleccionar y estudiar sellos de correo FLUJO: Estudio de los aspectos operacionales de una actividad de trabajo. FLUJOGRAMA: Es una representación gráfica de la secuencia de actividades de un proceso. FOLIACION: Es la numeración de todas y cada una de las fojas que conforman el grupo documental y podrá hacerse por fondo, sección, subsección, serie o expediente, atendiendo a los requerimientos prácticos del archivo. Los errores (muy comunes en esta tarea), pueden corregirse utilizando números “bis” o hasta “tris”, pero sólo como excepción. La foliación se hará al término de la organización, es decir, una vez que la clasificación y la ordenación sean definitivas.

Sena Virtual Curso: Organización Documental – Re Alimentación Unidad Uno Ing. Claudia Biviana Quintero Guarnizo Tutora Virtual – Centro de Formación Agroindustrial – Regional Huila

Sena Virtual Curso: Organización Documental – Re Alimentación Unidad Uno Ing. Claudia Biviana Quintero Guarnizo Tutora Virtual – Centro de Formación Agroindustrial – Regional Huila

FOLIO: Las hojas que componen un documento correspondiendo a cada folio dos páginas y se enuncian como folio frente y folio vuelto. FONDO DOCUMENTAL: El fondo es el conjunto documental procedente de una institución o persona, conservado en el archivo de dicha institución o de una institución de archivo, es el resultado natural de la actividad que ésta realiza. FRANQUEADORA: Máquina con la cual se portea el correo de acuerdo al valor del servicio. FRANQUICIA: Contrato a través del que una empresa autoriza a alguien a usar su marca y vender sus productos bajo determinadas condiciones: “ha solicitado una franquicia de esa conocida pizzería” GESTION DE DOCUMENTOS: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes al eficiente, eficaz y efectivo manejo y organización de la documentación producida y recibida por una entidad desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su consulta, conservación y utilización. LEGAJO: En los archivos históricos es el conjunto de documentos que forman una unidad documental. MARBETE: Cédula que por lo común se adhiere a las piezas de tela, cajas, botellas frascos u otros objetos, y en que se suele manuscribir o imprimir la marca de fábrica, o expresar en un rótulo lo que dentro se contiene y a veces sus cualidades, uso, precio, etc. MINUTA: Borrador de un documento donde se expresan algunos datos esenciales, que permiten posteriormente elaborar una comunicación. ORDENACION: Operación de unir los elementos o unidades de un conjunto relacionándolos unos con otros, de acuerdo a una unidad-orden establecida de antemano. Estos elementos serán los documentos o las unidades archivísticas, dentro de las series. Estas pueden ser alfabéticas, numéricas o cronológicas. ORIGINAL: Documento producido directamente por su autor, sin ser una copia. PERFORAR: Hacer un agujero en algo de forma que lo atraviese total o parcialmente. PLAZO PRECAUCIONAL: Tiempo en que los documentos se conservan con el objeto de responder a reclamaciones administrativas y servir de antecedente a otro documento. PRECLUSION: Carácter del proceso, según el cual el juicio se divide en etapas, cada una de las cuales clausura la anterior sin posibilidad de replantear lo ya decidido en ella. PRESCRIPCION: (fem.) Acción de prescribir (disponer). Particularm., de disponer el médico una medicación o tratamiento. // Acción de prescribir (establecerse o extinguirse un derecho, obligación, etc.). // (ant.). Introducción a un escrito. // Se basa en una norma jurídica que no ha sido dictada pensando en el documento, sino en un derecho, en una persona o en un objeto. Aunque no ha sido pensada para el documento, la norma, al señalar la caducidad de un derecho, permite eliminar el documento que lo sustenta (prescripción de los documentos contables, se pueden reclamar su pago y cobro solo si no han cumplido 10 años). RADICACION: Procedimiento por medio del cual las entidades asignan un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley. REGISTRAR: Anotación de los datos del documento en los modelos de control. ROTULAR: Escrito compendiado en que se anuncia el contenido, carácter o clase de una cosa. SECCION DOCUMENTAL: Es una subdivisión del fondo integrada por un conjunto de documentos generales, en razón de una subdivisión orgánico -funcional. SELECCIÓN: Proceso mediante el cual se determina el destino final de la documentación, para eliminar o conservar parcial o totalmente SERIE: División de un fondo o sección, que corresponde al conjunto de documentos, producidos en el desarrollo de una misma función o actividad administrativa regulados por la misma norma de procedimiento, se refieren a un tema específico.

Sena Virtual Curso: Organización Documental – Re Alimentación Unidad Uno Ing. Claudia Biviana Quintero Guarnizo Tutora Virtual – Centro de Formación Agroindustrial – Regional Huila

Sena Virtual Curso: Organización Documental – Re Alimentación Unidad Uno Ing. Claudia Biviana Quintero Guarnizo Tutora Virtual – Centro de Formación Agroindustrial – Regional Huila

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL: Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a los cuales se asigna el tiempo de permanencia de cada etapa del ciclo vital de los documentos. TIPO DOCUMENTAL: Unidad documental simple. TRASFERENCIA: Es el paso de los documentos del archivo administrativo al archivo histórico y tiene lugar después de un plazo más o menos largo, una vez concluida la vigencia administrativa y haber sido valorados y seleccionados, en el archivo central o el intermediario, para la conservación permanente. Documentación que no se necesita en una oficina o archivo, a otro archivo para que él cumpla los objetivos que han sido asignados a su función. USUARIO: Se refiere a las personas que en general visitan un archivo, en busca de la información que contienen sus documentos. Bibliografía: http://www.mundoarchivistico.com.ar/?menu=diccionario