GENERALIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN

DOCUMENTAL

María Alejandra A.

CONCEPTUALIZACIÓN

La Administración documental permite el establecimiento de políticas, la definición de normas y la toma de decisiones que facilitan la gestión en las organizaciones.

Fin de la administración documental

La administración documental tiene como fin servir la información de manera precisa, agil y oportuna a aquellas personas que la requieran y en los procesos que interviene para lograr la eficiencia

Por lo tanto se trata de controlar, mantener, almacenar, eliminar y recuperar, la información de toda clase existente en la empresa, para cumplir a cabalidad con el objetivo.

Funciones de la administración documental

ControlMantenimientoAlmacenamiento de datosDescarte de documentosRecuperación de la información

LA GESTIÓN DOCUMENTAL EN LOS

ARCHIVOS

Gestión documental

Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación. (Art. 3 Ley 594 de 2000)

La gestión documental se reconoce, como una actividad intrínsecamente ligada a los archivos y su desarrollo es paralelo a la búsqueda de la transparencia en la gestión administrativa.

Gestión documental

El Programa de Gestión Documental - PGD, como proceso archivístico sistemático

Debe estructurarse a partir de la normatividad archivística vigente.Contempla situaciones tendientes a la simplificación de trámites y racionalización de recursos.

COMPONENTES DE UN PGD

Consideraciones básicas de tipo administrativo, económico y archivístico.

Aspectos de planeación relacionados con la necesidad de un diagnóstico y los requisitos previos al PGD.

COMPONENTES DE UN PGD

La adopción e implementación de las tablas de retención documental.

La formación de archivos según el ciclo vital de los documentos (Archivos de Gestión, Central e Histórico)

COMPONENTES DE UN PGD

Identificación de los procesos de un programa de gestión documental y sus correspondientes flujos de información

La implementación y seguimiento.

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

Dada la importancia de la Tabla de Retención Documental como un elemento indispensable en la gestión documental y ser un instrumento archivístico indispensable en la gestión documental y la institucionalización del ciclo vital de los documentos en los archivos de gestión, central e histórico de las entidades, estas, deberán elaborarlas y adoptarlas para la implementación del Programa de Gestión Documental,

7. CONSERVACIÓN

PROCESOS DE UN PGD

2. RECEPCIÓN

3. DISTRIBUCIÓN

4. TRÁMITE 6.CONSULTA

8. DISPOSICIÓN FINAL

5. ORGANIZACIÓN

1. PRODUCCIÓN

PROCESO DE PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS

Generación de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus funciones.

PROCESO DE PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS

PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES

1. Creación y diseño de documentos

Instrucciones para el diligenciamiento de formulariosDeterminación de uso y finalidad de los documentosDiplomática:imagen corporativa, características internas y externas, tipo de letra, firmas autorizadasAdecuado uso de la reprografía

PROCESO DE PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS

PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES

2. Normalización de la producción documental

Identificación de dependencias productoras

Definición de tipologías documentales, formatos y formularios según TRD

Determinación de formatos preimpresos y plantillas predeterminadas

PROCESO DE PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS

PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES

2. Normalización de la producción documental

Directrices relacionadas con el número de copias

Control de la producción de nuevos documentos

Determinación de la periodicidad de la producción documental

PROCESO DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS

Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica.

Radicación:

Procedimiento por el cual, se asigna un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío

PROCESO DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS

Registro:

Procedimiento por el cual, las entidades ingresan en sus sistemas datos como: Remitente o destinatario, Nombre o código de la dependencia competente, Nombre del funcionario responsable del trámite, anexos y tiempo de respuesta

PROCESO DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS

Definición de medios de recepción

Recibo de documentos oficiales

Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas

Constancia de reciboAsignación de datos (Acuerdo AGN 060/2001 Art. 2)

Asignación consecutivo de envios

1. Registro de documentos

ACTIVIDADESPROCEDIMIENTO

PROCESO DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS

PROCESO DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS

PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES

2. Radicación de documentos

Asignación de consecutivo, fecha y hora

Impresión de rótulo de radicaciónRelación entre los documentos

recibidos y enviados Registro impreso de planillas de

radicación y controlElaboración de estadísticas

Vocabulario Archivistico

No olviden que el vocabulario archivístico es esencial en el proceso ya que el permite una buena comunicación y comprensión de los procesos.

No profundizo sobre el tema ya que se desarrollará en la siguiente unidad