Soluciones enGestión Documental

• Manejo del Archivo

• Flujo de trabajo, y, Administración de Normas y Procedimientos

Gestión y Administración del Conocimiento Documental

INUNDADO EN PAPEL

Las compañías gastan aproximadamente el 10% de sus ingresos en producir, administrar y distribuir documentos

(IDC).

La producción de papel en la oficina típica está creciendo a un increíble 21% al año

(Giga Information Group).

Se estima que del 15% al 25% de los documentos archivados en papel están perdidos o mal clasificados.

Un empleado administrativo destina “ 400 horas anuales( 25% tiempo productivo ) Administrando – Buscando, Imprimiendo, Enviando

PROBLEMÁTICA ACTUAL• Se sigue utilizando formas en papel para la

distribución

• ¿Cuantos documentos necesita para distribuir la información?

• Deficiencia en la atención de los usuarios

• Existe demora en la tramitología y seguimiento de los documentos.

• Ausencia de políticas claras en la organización archivística y de Gestión Documental

• No se administra la memoria corporativa

• Falta de aprovechamiento de la tecnología.

¿COMO LO LOGRAMOS?En búsqueda de la excelencia y eficiencia de su compañía, realizamos planes y programas para la homogenización, normalización y modernización de sus sistemas de documentación, recurriendo a nuevas tecnologías.

Soportando su sistema de información digital con: Servicios profesionales, Software de ultima generación, Escáners, Servidores y Equipos conectados a una red; almacenando toda su documentación para ofrecer el mejor método para consultarla (a la vez que controla y protege su información y documentos).

NUESTROS SERVICIOS:

“Convertimos sus documentos en imágenes para ser consultadas desde cualquier lugar del mundo ”.

• ALISTAMIENTO FISICO• PLANIFICACION

DOCUMENTAL• DIGITALIZACION• INDEXACION

MEJORAMIENTO EN NORMAS DE ARCHIVO

ANTES

DESPUES

MEJORAMIENTO EN NORMAS DE ARCHIVO

• Caja tomo

• Tomos empastados

Cajas de archivo inactivo

GESTION DOCUMENTAL (Virtual)

“ Contamos con herramientas que permiten a su compañía distribuir y evaluar los procesos administrativos ”.

PRINCIPALES BENEFICIOS:• Reducción de costos administrativos y operativos• Incrementa la productividad y optimizar el recurso humano• Seguridad en el manejo de los documentos• Crear sistemas de información estratégica, basada en datos e

imágenes• Crecimiento en forma modular• Automatización de los procesos del documento• Facilitar el manejo, consulta y almacenamiento• Controlar los procesos y tramites que origina un documento• Lograr que se reduzca el uso del papel

“ Oficina OPTIMA en papel ”

RESULTADO ESPERADO:

• Da apoyo a las Estrategias Corporativas

• Genera Indicadores de Gestión

• Soporta al Mejoramiento Continuo

• Respalda el Futuro de la Empresa

• Cambio del archivo, de una Estructura Clásica a una Estructura de conocimiento

• Generar una alta satisfacción del CLIENTE INTERNO como EXTERNO Plataforma Pla

Empleados Procesos

Clientesy

Proveedores

Plataforma Integrada

Razones validas para la Gestión electrónica del Documento

Consulta Rápida 35%

Reducir espacio para preservación 23 %

Productividad 20%

Seguridad 11%

Reducir costos 7% Otros 4 %

Fuente : IDC

SOLUCIÓN MODULARFundamentación Planificación Documental

Identificación Estru. Documental

- Series, Subseries, Tipos D

- Tablas de retención doc.

- Ciclo vital del Documento

- Indexación

Ley General de Archivos

- Identificación Estru. Organizacional

Dependencias. Cargos,

Funcionarios

- Asignación Malla de seguridad

- Colas de Impresión

Gestión DocumentalSoftware

Administración de Centros Documentales .

Ciclo Vital de los Documentos.

Identificación de índices, seguridades, plantillas, retenciones

Mensajeria y control de correspondencia

Administración del Sistema de Calidad

Consulta Vía Intranet /

Internet

Acceso a propiedades de carpetas y documentos.

Consulta de imágenes digitalizadas desde servidor WEB

Acceso seguro SSL

Motor de Búsqueda hacia Documentos del sistema de calidad

Trazabilidad Documental

** Gobierno en Línea

Proceso de Alistamiento, Digitalización, Indexación, Publicación , Control de Calidad , Entrega

Alistamiento Documentos Preparación y Digitalización

Captura inteligente Imagen

* Publicación

* Control de Calidad

Distribución electrónica

El correo llega a:

Servidor de IMAGENESConsulta

electrónica en Intranet

Archivo de documento físico

Área de digitalización

Entrega Documental

Área de Indexación

Solución Técnica:

INTERNET

Cliente-Servidor / WEB

Ruteador

La

s er

Je t

H PH

EW

LE

TT

PA

CK

AR

D

EstaciónImpresión

EstaciónCaptura

EstaciónConsulta

Servidor de Base de Datos e Imágenes

Arreglo deDiscos

Intranet

Diego Blanco. Gerente de producto.Tel: 2950155 Ext. 2004E-mail: gestiondocumental@usa-laser.com

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