Control de Gestión Documental y Administración de Información

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    07-Mar-2015
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  • Control de Gestin Documental y Administracin de Informacin
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  • Recepcin documental Revisin y Verificacin Alta en el sistema Depuracin e Integracin Preparacin Escaneo Control de Calidad Digitalizacin de Documentos
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  • Administracin de documentos electrnicos Nombramiento Indexacin Resguardo Administracin de documentos electrnicos Control de Calidad
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  • Administracin de documentos fsicos Depuracin e Integracin de Documentos Archivo Fsico de Documentos en Almacn del Cliente o de Dipex Administracin, Control y Resguardo de Documentos fsicos (Personal cliente o personal Dipex) Control de Calidad
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  • Respaldo seguro de los documentos. Ahorro del espacio fsico. Eliminar el incremento de archivo muerto por almacenamiento de documentos vencidos en su plazo de conservacin. Depuracin y clasificacin ordenada y sistemticamente de documentos fsicos. Evitar la prdida de documentos durante los tiempos de consulta o auditoras. Elaboracin de polticas y procedimientos, apegados a la norma, para que cada rea cuente con un proceso de almacenamiento y administracin de sus expedientes y documentos en un mismo lugar con elevados estndares de control y seguridad. Localizacin expedita y eficiente de documentos electrnicos y fsicos. Acceso rpido para la consulta de los documentos. con flexibilidad para ser consultado por varias personas simultneamente, Fcil reproduccin de documentos. Eficientizacin de la administracin de los archivos. Beneficios
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  • Eliminacin de costos ocultos inherentes al almacenamiento del archivo muerto. Reduccin de los tiempos de bsqueda y consulta de documentos mediante un Sistema de solicitud va Web. Experiencia en los servicios ofrecidos (Infonavit, Grupo Perc, Conae, Issste, IEE, Frisa, Editorial Planeta, Ixe, etc.). Capacidad de Almacenaje de documentos electrnicos y fsicos en almacenes Dipex a nivel nacional. Software propio ( DMS ) especializado en la administracin y control de documentos. Solucin Integral en la administracin de archivos electrnicos y fsicos en lnea (diseo e implementacin de solucin llave en mano) Traslado fsico de documentos con altos estndares de calidad y equipo de Dipex (personal y parque Vehicular propio). Estructura a nivel nacional para la implementacin de la solucin integral. tanto en equipos de digitalizacin masiva, como en sistemas de resguardo de informacin y equipos de impresin. Auditoria Permanente de Operaciones.
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  • Beneficios del Sistema de Control de Gestin Documental Dipex (DMS) Implementa un sistema de cdigo de barras para el control y monitoreo de los documentos a lo largo del servicio integral, as como en los periodos en los que dichos expedientes y cajas salen del resguardo en prstamo. Permite verificar en lnea los documentos en prstamo y los documentos en resguardo en las instalaciones de la empresa o dependencia pblica o en los almacenes de Dipex. Minimiza los tiempos de bsqueda y consulta de documentos mediante un Sistema de solicitud va web. Elimina los tiempos de re-archivo de carpetas y expedientes mediante la solicitud de recoleccin va web. Elimina la prdida de documentos durante los procesos de auditora. Atena el incremento del archivo muerto por almacenamiento de documentos vencidos en su plazo de conservacin de acuerdo a norma.
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  • Recepcin Documental (alta work flow Dipex) Protocolo de recepcin y saludo. Recepcin fsica de los documentos y/o expedientes. Validacin de los documentos y/o expedientes contra Base de Datos, Listados, Catlogos, etc. Revisin y Verificacin Documental Colocacin de los documentos en mesa de trabajo. Verificacin de la naturaleza de los documentos. Verificacin de la legibilidad y estado fsico de los documentos. Cuantificacin del nmero de documentos, expedientes, cajas u otros. Impresin de etiquetas con cdigo de barras. Pegado y colocacin de la etiqueta en cada documento. Captura en el sistema del dato de identificacin del documento y/o expediente llave de acceso (nombre, nmero, clave, etc.) Elaboracin, impresin y Entrega del Acuse de Recibo (opcional de acuerdo a las necesidades del cliente). Alta de Documentos en el Sistema de Control Con base en las etiquetas con cdigo de barras, se dan de alta en el sistema los documentos que ingresan al proceso. Se imprime el reporte de documentos recibidos, por da, rea, departamento, tipo de documentos, etc. Se genera el reporte de asignacin de documentos para su procesamiento, indicando el nombre del responsable y del proceso a seguir.
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  • Depuracin e Integracin Documental Traslado de los documentos a la mesa de Trabajo. Limpieza del polvo de los documentos, expedientes, cajas, etc., se utiliza un sistema de baja intensidad de aspiracin y limpieza manual. Revisin individual de los documentos contra el Check List previamente definido por el cliente, identificando y separando en su caso, los documentos distintos. Captura en el sistema de los documentos contenidos en el expediente. Integracin de los documentos que pertenecen a la misma referencia (llave de acceso definida por el cliente), realizando la bsqueda automtica de registros en el sistema para la bsqueda fsica de los documentos que corresponden a la misma referencia. Compilacin de los documentos de la misma referencia en un solo expediente. Clasificacin y acomodo de documentos en el orden solicitado por el cliente. Asignacin de nuevas etiquetas con cdigo de barras. Elaboracin del nuevo Check List, indicando el total de documentos. Captura en el sistema de los documentos que contiene el expediente, en su caso cambio de folder, carpeta, etc. Impresin y colocacin en el folder o carpeta de una etiqueta con cdigo de barras.
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  • Preparacin de Documentos Asignacin de los documentos a preparar al personal responsable en el Sistema de Control de Documentos. Retirar folders, broches, clips, grapas, etc. Acomodo homogneo de los documentos que pertenecen a un mismo expediente. Incorporacin de un separador auto adherible por cada expediente, o en su caso hoja en blanco entre cada uno. Asignacin de los documentos a escanear al personal responsable en el Sistema de Control de Documentos. Digitalizacin de Documentos Generacin de carpeta individual por expediente en el sistema operativo del equipo de cmputo. Colocacin de documentos en el alimentador automtico del escner de alto volumen, en caso de hojas maltratadas se utiliza la cama plana. Escaneo de documentos. Revisin visual de las imgenes de los documentos: calidad de imagen. Se realiza el proceso OCR para reconocimiento de caracteres. Revisin del nmero total de documentos escaneados contra el nmero total de documentos fsicos. Se integran las imgenes a la carpeta correspondiente.
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  • Nombramiento de Documentos Indexacin Asignacin de la ubicacin de las imgenes en el sistema para el control y resguardo de los documentos digitales, que se realiza a travs de los cdigos de barras que previamente se colocaron en los documentos, expedientes, carpetas, cajas, etc. Asignacin de la ubicacin fsica de los documentos, expedientes, carpetas, cajas, etc. En el sistema de Dipex, a travs de los cdigos de barras que previamente se colocaron en los mismos. Recuperacin de imgenes que sean solicitadas por el cliente, a travs del cdigo de barras que se utiliza como llave para realizar este proceso. Los documentos electrnicos son nombrados para su plena identificacin. Generalmente el nombramiento se lleva a cabo bajo un cdigo que identifica el tipo de documento.
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  • Archivo Fsico de Documentos Administracin y resguardo de documentos fsicos Administracin del archivo fsico con un inventario en lnea, con el fin de controlar los prstamos y devoluciones de la documentacin para consulta y auditoras, evitando prdida de informacin. Almacenamiento de documentos originales. Consulta y Control de Inventario EN LINEA con marcacin de color: documentos en custodia, en proceso de envo y en prstamo. Solicitud y Devolucin de documentos EN LINEA va WEB. Envo y Recoleccin personalizada. Depuracin y Consulta de Documentos va WEB a travs del E-DOC (Licenciamiento de Software). Licenciamiento de Software D-DOC para Control de documentos en Archivos del Cliente. Resguardo de cajas y expedientes en almacenes del Cliente o de Dipex a nivel nacional. Separacin fsica de las hojas digitalizadas para su reinsercin en los expedientes, carpetas o cajas, la identificacin es a travs de los cdigos de barras (etiquetas generadas previamente). Asignacin de los documentos a archivar al personal responsable en el Sistema de Control de Documentos. Colocacin de los documentos en mesas de organizacin y archivo de documentos digitalizados. Codificacin de caja, carpeta y/o expediente. Registro y alta en BDD. Acomodo de los documentos, expedientes, carpetas, etc. en cajas para el control y resguardo fsico de los mismos.
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  • El control de Calidad implica desde el inicio del servicio integral, la revisin sistemtica de los procesos realizados. Esta labor se asigna a supervisores en sitio y a la Mesa de Control Central operada con personal especializado. El monitoreo busca identificar desviaciones de los operadores en sitio, as como de los entregables fsicos y electrnicos de los mismos. La revisin en sitio incluye: 1.Apego a procedimientos 2.Cumplimiento de tiempos de proceso establecidos 3.Respeto a normas de seguridad y confidencialidad 4.Imagen ante el cliente 5.Verificacin de correspondencia entre ubicacin fsica del documento versus ubicacin indicada por el sistema. La revisin central (remota)