JEFATURA DE ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

Click here to load reader

  • date post

    01-Aug-2022
  • Category

    Documents

  • view

    0
  • download

    0

Embed Size (px)

Transcript of JEFATURA DE ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

JEFATURA DE ADMINISTRACIÓN DOCUMENTALinstrumentos archivísticos
GENERACIÓN DE DIRECTRICES, LINEAMIENTOS E INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS
PRO-44-2-01 FECHA PUBLICACIÓN 18/07/2019
Gobierno y Gestión Gestión Documental Generación de directrices,
lineamientos e instrumentos archivísticos
5. DIAGRAMAS DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES .......................... 4
5.1.Diagrama de flujo y descripción de actividades –Generacion de
directrices,lineamientos e instrumentos archivisticos. ............................................. 4
5.1.1. Ficha de proceso- Elaboración/actualización de instrumentos archivísticos..5
5.1.2.Diagrama de flujo- Elaboración/actulizacion de instrumentos archivisticos .... 5
5.1.3.Descripción de actividades- Elaboracióndirectrices/actualizacion de
instrumentos archivisticos. ...................................................................................... 5
5.1.4. Ficha de proceso- Elaboración y actualización de directrices y
lineamientos………………………………………………………………………………..5
5.1.6.Descripción de actividades-Elaboracion y actualizacion de directrices y
lineamientos ............................................................................................................ 5
8. INDICADORES .............................................................................................................. 7
9. RIESGOS ...................................................................................................................... 7
GENERACIÓN DE DIRECTRICES, LINEAMIENTOS E INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS
PRO-44-2-01 FECHA PUBLICACIÓN 18/07/2019
Gobierno y Gestión Gestión Documental Generación de directrices,
lineamientos e instrumentos archivísticos
Fortalecer la gestión documental mediante la estandarización de los
lineamientos para la organización, conservación y administración de la
información institucional a través de la creación de políticas documentales y
herramientas de normalización.
2. ALCANCE
El proceso de regulación comienza con establecer el requerimiento y la
necesidad de elaborar documentos que normalicen la gestión documental en la
universidad y finaliza efectuando los instrumentos archivísticos, directrices y
lineamientos que generen estándares capaces de brindar pautas para la
correcta conformación y preservación de la memoria institucional.
3. NORMATIVIDAD
3.1 Directrices
3.2 Lineamientos
Las Tablas de Retención Documental (TRD)1 son presentadas y aprobadas
por el Comité de Gestión Documental de la Universidad
Presentar al Comité Interno de la Jefatura de administración Documental las
Guías de Gestión, Manuales, Formatos, Cuadro de Clasificación
Documental, Normas Técnicas, Instructivo, y otros que apliquen para su
aprobación.
1 TRD: Instrumento que permite establecer cuáles son los documentos de una entidad, su necesidad
e importancia en términos de tiempo de conservación y preservación y que debe hacerse con ellos una vez finalice su vigencia o utilidad. En línea <https://www.archivogeneral.gov.co/transparencia/gestion-informacion-publica/Tablas-de- Retencion-Documental-TRD>.
GENERACIÓN DE DIRECTRICES, LINEAMIENTOS E INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS
PRO-44-2-01 FECHA PUBLICACIÓN 18/07/2019
Gobierno y Gestión Gestión Documental Generación de directrices,
lineamientos e instrumentos archivísticos
Jefatura de Administración Documental
Proponer e informar al coordinador y/o gestor de procesos la necesidad de
generar lineamientos y/o herramientas archivísticas.
Ejecutar los planes de mejora planteados por el área de servicios.
Coordinador y Gestor de procesos documentales
Generar lineamientos para la organización, administración y conservación de
los documentos de la universidad.
Presentar al jefe de Administración Documental directrices, lineamientos e
instrumentos archivísticos elaborados para la aprobación de estos.
Gestor de servicios documentales Diseñar el formato y estilo de directrices, lineamientos e instrumentos archivísticos. Divulgar y publicar las directrices, lineamientos e instrumentos archivísticos en la página web de Administración Documental.
Técnicos de archivo
unidades administrativas/académicas una vez están sean aprobadas.
Reportar cambios frente al cumplimiento o alineación de los procesos de las
unidades con las directrices, lineamientos e instrumentos archivísticos.
Tener conocimiento tanto de los procesos internos como externos de las
unidades académicas/administrativas como de las directrices, lineamientos e
instrumentos archivísticos.
GENERACIÓN DE DIRECTRICES, LINEAMIENTOS E INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS
PRO-44-2-01 FECHA PUBLICACIÓN 18/07/2019
Gobierno y Gestión Gestión Documental Generación de directrices,
lineamientos e instrumentos archivísticos
5.1 Diagrama de flujo-Generación de directrices, lineamientos e instrumentos
archivísticos.
instrumentos archivísticos.
-Proporcionar asesoría a las unidades de
acuerdo a las necesidades
unidad Validar información de
NO: finaliza
respectivo uso
documentos existentes
U n
id ad
es A
ca d
ém ic
as y
Proceso Nivel 2
Aprobado por Marlen Torres
Página-1
Pract.Universitario1
Código:  CAR-44-2-01
Versión: 1
lineamientos para el desarrollo de la gestión
documental por medio de actividades, asignación de
recursos y tiempo de ejecución.
P
Instrumentos
-Envió de solicitud a la Jefatura por medio pagina web,
teléfono o correo electrónico. -
las necesidades
Documental
evaluación de los procesos y su gestión documental
Desarrollo del plan de
gestión documental en las unidades de la universidad
de los Andes
gestión de la información en todas las unidades de la
universidad de los Andes   
servicios
Implementar los sub
Documental
solicitante para aplicar plan de mejora
correspondiente.
A
Alexandra Nova Cortes
FOR-44-2-02-05 Diagnostico documental
INDICADORES DE GESTION
Gestor de procesos documentales Teléfonos
RECURSOS
V
El proceso de regulación comienza con establecer el requerimiento y la necesidad de elaborar documentos que normalicen la gestión documental en la universidad y
finalice efectuando instrumentos archivísticos, directrices y lineamientos que generen estándares capaces de brindar pautas para la correcta conformación y
preservación de la memoria constitucional.
JEFATURA DE  ADMINISTRACION DOCUMENTAL
Descripción de actividades
Fortalecer la gestión documental mediante la estandarización de los lineamientos para la organización, conservación y administración de la información institucional a
través de la creación de políticas documentales y herramientas de normalización.
FECHA
18/07/2019
20/02/2019
dd/mm/aa
11/07/2017
Publicación
Actualización
Publicación
Elaboración
Jefatura de Administración Documental |5
GENERACIÓN DE DIRECTRICES, LINEAMIENTOS E INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS
PRO-44-2-01 FECHA PUBLICACIÓN 18/07/2019
Gobierno y Gestión Gestión Documental Generación de directrices,
lineamientos e instrumentos archivísticos
trabajo con sus respectivas actividades
a ejecutar
trabajo a ejecutar
7 Elaboración/actualiza ción de instrumentos
archivísticos
documentales
x
8
Coordinador y gestor de procesos
documentales
x
5.2.3 Descripción de actividades-Elaboración/actualización de instrumentos
archivísticos.
5.2.4 Ficha de proceso- Elaboración y actualización de directrices y lineamientos.
5.2.5 Diagrama de flujo- Elaboración y actualización de directrices y lineamientos.
5.2.6 Descripción de actividades- Elaboración y actualización de directrices y
FECHA PUBLICACIÓN 18/07/2019
Generación de directrices
4. RESPONSABILIDADES .................................................................................................. 3
4.2. Responsabilidades .................................................................................................. 3
6. DEFINICIONES .............................................................................................................. 10
8. INDICADORES ............................................................................................................... 11
9. RIESGOS ....................................................................................................................... 11
11. APROBACIÓN ............................................................................................................. 12
FECHA PUBLICACIÓN 18/07/2019
Generación de directrices
Regular la gestión documental mediando el desarrollo e implementación de
herramientas archivísticas que permita la planificación, producción, valoración,
gestión y tramite, organización, transferencia, disposición y preservación de los
documentos, asegurando la autenticidad, fiabilidad e integridad de la
información.
2. ALCANCE
Inicia con la identificación o solicitud del requerimiento hasta la elaboración de
instrumentos archivísticos capaces de brindar pautas para la correcta
administración documental en la Universidad.
3. NORMATIVIDAD
3.1. Directrices
Norma ISO 15489-1:2001. Información y Documentación, Gestión de Documentos: Generalidades
Norma ISO 30300: Información y Documentación: Sistemas de Gestión de Registros: Fundamentos y Vocabulario
Norma ISO 30301: Información y Documentación: Sistemas de Gestión de Registros: Requisitos
3.2. Lineamientos
Para la implementación de herramientas archivísticas, se debe tener la aprobación del Comité de Gestión Documental.
Jefatura de Administración Documental | 3
ELABORACIÓN/ACTUALIZACIÓN DE INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS PRO-44-2-01-01
FECHA PUBLICACIÓN 18/07/2019
Generación de directrices
4.2. Responsabilidades
Dirección de planeación y Evaluación:
Enviar los respectivos diagramas de flujo y fichas técnicas de los procesos que solicite el Coordinador de Procesos Documentales.
Recibir y estudiar las posibles actualizaciones a las fichas técnicas que envía
la Coordinación de Procesos Documentales.
Coordinador de procesos documentales:
Pedir a la Dirección Planeación y Evaluación los diagramas de flujo y fichas técnicas de los procesos que va a intervenir en la Unidad.
Crear cronogramas de trabajo y de entrevistas conforme a las agendas de las unidades para establecer tiempos de trabajo.
Dar apoyo a las unidades y responder a las inquietudes que surjan.
Conformar Herramientas Archivísticas.
Enviar las herramientas archivísticas con toda la información analizada y validada a las unidades y realizar los ajustes necesarios.
Enviar las posibles actualizaciones del proceso en las fichas técnicas para que Dirección de Planeación y Evaluación las realice.
Socializar las herramientas archivísticas a nivel interno y en Unidades según surjan los requerimientos.
Practicante Universitario:
Analizar los procesos que sean asignados por la Coordinación de Procesos Documentales.
Analizar los procesos de nivel III para identificar evidencias documentales.
Diligenciar el formato de recolección de información según la información analizada.
Jefatura de Administración Documental | 4
ELABORACIÓN/ACTUALIZACIÓN DE INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS PRO-44-2-01-01
FECHA PUBLICACIÓN 18/07/2019
Generación de directrices
lineamientos e instrumentos archivísticos
Unidades académicas y/o administrativas:
Cumplir con el cronograma de entrevistas para el buen desarrollo de la metodología establecida para la elaboración del instrumento archivístico.
Proporcionar de manera detallada las descripciones de actividades y procedimientos que formen parte del respectivo proceso.
Participar activamente en la socialización de los instrumentos archivísticos, recomendando posibles observaciones que puedan surgir.
El director de la unidad debe presentar ante el Comité de Gestión Documental el instrumento archivístico para la respectiva aprobación.
Comité de Gestión Documental:
Aprobar el instrumento archivístico, para realizar su implementación. Jefatura de Administración Documental:
El Sistema Integral de Archivos (SIA) se encarga de implementar las directrices aprobadas.
Los Técnicos de Archivo pueden sugerir y recomendar ajustes a la TRD de acuerdo a los hallazgos que encuentren al aplicar la directriz.
El Gestor de servicios es el encargado de la divulgación y capacitación.
El jefe y coordinador procesos documentales deben aprobar y firmar el instrumento archivístico.
5. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
5.1. Diagrama de flujo- Elaboración/actualización de instrumentos
archivísticos.
instrumentos archivísticos.
PROVEEDOR Jefatura de Administración Documental
SALIDA Elaboración de Instrumentos archivísticos
CLIENTE Unidades Académicas/Administrativas
FECHA PUBLICACIÓN 18/07/2019
Generación de directrices
La jefatura de administración documental y las unidades solicitantes detectan las necesidades de elaborar y/o actualizar directrices y lineamientos documentales.
Jefatura de Administración documental y
Unidades académicas y/o administrativas
2 Enviar solicitud
La unidad solicitante realiza la solicitud para la elaboración o actualización de directrices y lineamientos archivísticos.
Unidad académica y/o administrativa
Validar requerimiento y asignar recurso
Comprobar y analizar que los requisitos existentes de la unidad solicitante y asignar recursos necesarios para la implementación de directrices y lineamientos.
Coordinador y Gestor de procesos
documentales
x
instrumento
Se identifica cual es la instrumento archivístico apropiado se va desarrollar e implementar.
Coordinador y Gestor de procesos
documentales
x
Jefatura de Administración
FECHA PUBLICACIÓN 18/07/2019
Generación de directrices
instrumento
Determinar que otro tipo de instrumento archivístico se puede desarrollar e implementar.
Coordinador y Gestor de procesos
documentales
x
6 Realizar reunión
con la unidad
Se reúnen las partes interesadas manifestando la necesidad de conformar un instrumento archivístico.
Coordinador y Gestor de procesos
documentales
x
7
trabajo inicial de actividades a la
unidad
Realizar cronograma de trabajo con el fin de tener control sobre el tiempo requerido para el desarrollo del instrumento archivístico.
Coordinador y Gestor de procesos
documentales
x
a unidades
Solicitar a la unidad solicitante los diagramas de flujos, fichas técnicas y mapa de procesos, para verificar que los procesos tengan la información necesaria.
Coordinador /Gestor de procesos
NO: Actividad10
FECHA PUBLICACIÓN 18/07/2019
Generación de directrices
Enviar documentos solicitados
La unidad solicitante envía la ficha técnica, diagrama de flujo y mapa de procesos a la Jefatura de Administración Documental.
Unidad académica/
10
Solicitar procesos a dirección y planeación
Solicitar a la Dirección de Planeación y Evaluación los diagramas de flujos, Fichas técnicas y mapa de procesos, para verificar que los procesos tengan la información necesaria.
Coordinador /Gestor de procesos
Enviar documentos solicitados
Dirección de planeación y evaluación envía la ficha técnica, diagrama de flujo y mapa de procesos a la Jefatura de Administración Documental.
Dirección de planeación y evaluación
Ficha técnica Diagrama de flujo Mapa de procesos
12 Revisar el material
Coordinador /Gestor de procesos
NO: Actividad 20
Jefatura de Administración
documental
Se debe realizar un análisis de los procesos con el fin de identificar las evidencias documentales
Coordinador /Gestor de procesos
Practicantes universitarios
FECHA PUBLICACIÓN 18/07/2019
Generación de directrices
Validar los requisitos y los parámetros de la información entregada.
Jefatura de Administración
NO: Actividad 20
Jefatura de Administración
16 Solicitar conceptos
Solicitar a auditoria/jurídica y Dsit conceptos, para verificar que los procesos tengan la información necesaria.
Jefatura de Administración
17 Validar concepto Validar los conceptos y los parámetros necesitados.
Auditoria/jurídica/ Dsit
Auditoria/jurídica y Dsit envía conceptos a la Jefatura de Administración Documental.
Auditoria/jurídica/ Dsit
Jefatura de administración
Coordinador /Gestor de procesos
Socializar instrumento archivístico con el fin de recibir retroalimentación por parte del equipo, que fortalezcan la política.
Coordinador /Gestor de procesos
FECHA PUBLICACIÓN 18/07/2019
Generación de directrices
NO: Actividad 23
Jefatura de administración
Coordinador /Gestor de procesos
Socializar la propuesta y obtener las respectivas observaciones para realizar ajustes o aprobaciones.
Coordinador /Gestor de procesos
NO: Actividad 25
Jefatura de administración
Coordinador /Gestor de procesos
documental x
instrumento
Si el instrumento archivístico es aprobado se firma por la jefatura y la unidad solicitante.
Jefatura de administración documental y
unidad solicitante
Se envía TDR o instrumento archivístico a la unidad solicitante.
Jefatura de Administración
FECHA PUBLICACIÓN 18/07/2019
Generación de directrices
Se procede a implementar el instrumento archivístico en la unidad.
Jefatura de administración
6. DEFINICIONES
Archivo Central: Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su trámite y cuando su consulta es constante. (Archivo General de la Nación, 2006)
Archivo de Gestión: Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se hace a través de canales y cauces normales en busca de respuesta o solución a los asuntos iniciados. (Archivo General de la Nación, 1996)
Archivo Histórico: Archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo de gestión, la documentación que por decisión del correspondiente Comité de Archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura. Este tipo de archivo también puede conservar documentos históricos recibidos por donación, depósito voluntario, adquisición o expropiación. (Archivo General de la Nación, 2006).
Gestión Documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación. (Archivo General de la Nación, 2006).
Tabla de retención documental: Herramienta que permiten el correcto manejo y control de la documentación física o electrónica, brindando criterios de retención y disposición final acorde a los procesos.
Cuadro de Clasificación Documental: Esquema que refleja la jerarquización dada a la documentación producida por una institución y en el que se registran las secciones y subsecciones y las series y sub series documentales. (Archivo General de la Nación, 2006)
Inventario Documental: Instrumento de recuperación de información que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental. (Archivo General de la Nación, 2006).
Jefatura de Administración Documental | 11
ELABORACIÓN/ACTUALIZACIÓN DE INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS PRO-44-2-01-01
FECHA PUBLICACIÓN 18/07/2019
Generación de directrices
administrativa, entidad)
FOR-44-2-01-01 Cronograma de trabajo
Ley 594 de 2000, artículo 3 por medio de la cual se dan las definiciones.
FOR-44-2-01-02 Formato de recolección de información.
Ley 594 de 2000, articulo 24 por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos.
FOR-44-2-02-03 Tabla de retención documental
Norma ISO 23081
Norma ISO 15489
Norma ISO 30301
FECHA PUBLICACIÓN 18/07/2019
Generación de directrices
Marlen Torres
Documentales dd/mm/aa
JE FA
TU RA
D E
A D
M IN
IS TR
A CI
Ó N
D O
C U
M EN
TA L
U N
ID A
D A
C A
D ÉM
IC A
Y /O
A D
M IN
IS TR
A TI
V A
C O
M IT
É G
ES TI
Ó N
Macroproceso Gobierno y gestión Elaborado por Alexandra Maria Nova Cortes
Proceso Nivel 1 Gestión Documental Aprobado por Marlen Torres / Adriana Rosales
Proceso Nivel 2 Generación de directrices,lineamientos e intrumentos documentales Fecha de aprobación
INICIO
NO
proceso
NO
NO
SI
12
unidad
SI
FLU-44-2-01-01 Elabora-actualiza de instru archi.vsdx
PRO-44-2-01-01
Pract.Universitario1
Código CAR-44-2-01-01
instrumentos archivísticos
acorde con la necesidad.
control sobre el tiempo requerido para el desarrollo
del instrumento archivístico. 
procesos documentales
Enviar solicitud Cliente La unidad envía un comunicado, en el cual necesita
regular su gestión documental.
Se envía confirmación de
regulación de la gestión documental de los procesos
de la unidad solicitante
manifestando la necesidad de conformar un
instrumento archivístico.
Planificación de
Se debe realizar un análisis de los procesos con el
fin de identificar las evidencias documentales
Resultado de los análisis
Formato de recolección
recibir retroalimentación por parte del equipo.
Generación de
Aprobación generación
de ajustes
solicitante firman
unidad para su respectiva
en la unidad.
Seguimiento al proceso
de implementación del
documental
proceso de nivel 3 A Plan de mejora continua
Unidades
administrativas/
académicas
VERSION
Nombre
documentales dd/mm/aa
Actualizo
Reviso
Nivel I Nivel II Nivel III
Gestión Documental Generación de directrices,lineamientos e instrumentos archivisticos Elaboración/actualización de instrumentos
archivísticos
Regular la gestión documental mediando el desarrollo e implementación de herramientas archivísticas que permita la planificación, producción, valoración, gestión y tramite, organización,
transferencia, disposición y preservación de los documentos, asegurando la autenticidad, fiabilidad e integridad de la información.
Inicia con la identificación o solicitud del requerimiento hasta la elaboración de instrumentos archivísticos capaces de brindar pautas para la correcta administración documental en la
Universidad.
RECURSOS
P
H
Técnicos de archivo Teléfonos
INDICADORES DE GESTION
CONTROL DE CAMBIOS FECHA
2019
ELABORACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE DIRECTRICES Y LINEAMIENTOS
PRO-44-2-01-02 FECHA PUBLICACIÓN 18/07/2019
Gobierno y Gestión Gestión Documental Generación de directrices lineamientos e
instrumentos archivísticos
5.1.Diagrama de flujo-Elaboración y actualización de directrices y lineamientos. ...... 5
5.2.Descripción de actividades-Elaboración y actualización de directrices y
lineamientos. .............................................................................................................................. 5
6.DEFINICIONES ........................................................................................................................ 8
ELABORACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE DIRECTRICES Y LINEAMIENTOS
PRO-44-2-01-02 FECHA PUBLICACIÓN 18/07/2019
Gobierno y Gestión Gestión Documental Generación de directrices lineamientos e
instrumentos archivísticos
1. OBJETIVO
Generar directrices y lineamientos que regulen la gestión de la información mediante el desarrollo y aplicación de procedimientos, teniendo en cuenta la reglamentación interna y externa de los procesos que se intervienen y los
requerimientos que surjan dentro de la unidad.
2. ALCANCE
Inicia con la identificación o solicitud del requerimiento hasta la generación de estándares capaces de brindar pautas para la correcta administración
documental en la Universidad.
Norma ISO 15489-1:2001. Información y Documentación, Gestión de Documentos: Generalidades
Norma ISO 30300: Información y Documentación: Sistemas de Gestión de Registros: Fundamentos y Vocabulario
Norma ISO 30301: Información y Documentación: Sistemas de Gestión de Registros: Requisitos
Norma ISO 13028: Directrices para la implementación de la digitalización de
documentos.
3.2. Lineamientos
Para que las guías de gestión, manuales, formatos, normas técnicas, e
instructivos sean implementados, se deben presentar al Comité Interno de la
Jefatura de administración documental para su aprobación, y si la propuesta
es de gran impacto para la Universidad, de igual forma se presenta al Comité
de Gestión Documental.
ELABORACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE DIRECTRICES Y LINEAMIENTOS
PRO-44-2-01-02 FECHA PUBLICACIÓN 18/07/2019
Gobierno y Gestión Gestión Documental Generación de directrices lineamientos e
instrumentos archivísticos
4. RESPONSABILIDADES
Coordinador y/o Gestor de procesos documentales:
Recibir y gestionar los requerimientos asociados al buen uso de la
información.
Identificar procesos que necesiten generación de lineamientos.
Pedir a la Dirección Planeación y Evaluación los diagramas de flujo y fichas técnicas de los procesos que va a intervenir en la Unidad.
Crear cronogramas de trabajo y entrevistas con las partes interesadas para el
desarrollo del lineamiento.
Conformar directrices y lineamientos archivísticos.
Presentar al Comité de Gestión Documental las propuestas de alto impacto
para la Universidad.
Asignar al equipo de trabajo, teniendo en cuenta sus responsabilidades, el
desarrollo de las directrices y lineamientos según los requerimientos de las
Unidades.
Socializar los lineamientos a nivel interno y en Unidades según surjan los
requerimientos.
Búsquedas de información para el desarrollo de iniciativas.
Apoyar la elaboración de directrices y lineamientos en los procesos que se
requieran.
Unidades académicas y/o administrativas:
Cumplir con el cronograma de trabajo para el buen desarrollo de la
metodología establecida para la elaboración de los lineamientos.
Participar activamente en la revisión de los lineamientos y su
retroalimentación.
ELABORACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE DIRECTRICES Y LINEAMIENTOS
PRO-44-2-01-02 FECHA PUBLICACIÓN 18/07/2019
Gobierno y Gestión Gestión Documental Generación de directrices lineamientos e
instrumentos archivísticos
Aprobar los estándares o los lineamientos para su previa implementación.
5. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
5.1. Diagrama de flujo-Elaboración y actualización de directrices y
lineamientos.
lineamientos.
PROVEEDOR Jefatura de Administración Documental
SALIDA Directrices y lineamientos archivísticos
CLIENTE Unidades Académicas/Administrativas
detectan las necesidades de
documentales.
Unidades académicas y/o administrativas
la elaboración o actualización de
directrices y lineamientos archivísticos.
Comprobar y analizar que los requisitos
existentes de la unidad solicitante y asignar recursos necesarios
para la implementación
documentales
x
ELABORACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE DIRECTRICES Y LINEAMIENTOS
PRO-44-2-01-02 FECHA PUBLICACIÓN 18/07/2019
Gobierno y Gestión Gestión Documental Generación de directrices lineamientos e
instrumentos archivísticos
Se identifica cual es la clase de documento
apropiada para realizar la directriz o lineamiento
archivístico.
documentales
x
5
documentos (planeación)
Identificar en la guía que tipo de documento es el más apropiado.
Coordinador y Gestor de procesos
documentales
documento
Se valida la información que fue dada por la unidad con el fin de
identificar la documentación idónea a
elaborar. Estos documentos pueden ser: Norma
Documental, Manual, Instructivo, Reglamento
documentales
x
NO: Actividad 8 x
Se identifican fuentes de información externa que
puedan proveer información al proceso, a la
par se identifican y se analizan versiones
anteriores del documento, con el fin de tener apoyo para la estandarización y se realiza el estudio de
normatividad asociada que puede aplicar a la política.
Coordinador /Gestor de procesos
externos
8
lineamiento
Se elabora el documento con la política de acuerdo a la solicitud y se envía para
revisión.
documento con la Jefatura de Administración
Documental.
ELABORACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE DIRECTRICES Y LINEAMIENTOS
PRO-44-2-01-02 FECHA PUBLICACIÓN 18/07/2019
Gobierno y Gestión Gestión Documental Generación de directrices lineamientos e
instrumentos archivísticos
correcciones solicitadas.
unidad
la unidad.
correcciones.
NO: Actividad 14
14 Presentar propuesta
Se presenta la propuesta en la Unidad, con el fin de
recibir las recomendaciones
NO: Actividad 15
Jefatura de Administración
NO: Actividad 15
Comité de gestión
implementación.
ELABORACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE DIRECTRICES Y LINEAMIENTOS
PRO-44-2-01-02 FECHA PUBLICACIÓN 18/07/2019
Gobierno y Gestión Gestión Documental Generación de directrices lineamientos e
instrumentos archivísticos
mediante procesos archivísticos.
unidad
x
seguimiento a unidades.
Jefatura de administración
documental x
6. DEFINICIONES
Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material,
acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el
transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como
testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos,
o como fuentes de la historia. (Archivo General de la Nación, 2006)
Archivo Central: Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de
los archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez
finalizado su trámite y cuando su consulta es constante. (Archivo General de la
Nación, 2006)
Archivo de Gestión: Comprende toda la documentación que es sometida a continua
utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas productoras u otras que
la soliciten. Su circulación o trámite se hace a través de canales y cauces normales
en busca de respuesta o solución a los asuntos iniciados. (Archivo General de la
Nación, 1996)
Archivo Histórico: Archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo de
gestión, la documentación que por decisión del correspondiente Comité de Archivo,
debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la
investigación, la ciencia y la cultura. Este tipo de archivo también puede conservar
documentos históricos recibidos por donación, depósito voluntario, adquisición o
expropiación. (Archivo General de la Nación, 2006)
Gestión Documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes
a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida
por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su
utilización y conservación. (Archivo General de la Nación, 2006)
Serie Documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido
homogéneo, emanados de un mismo órgano o sujeto productor, como consecuencia
del ejercicio de sus funciones específicas. (Archivo General de la Nación, 2006).
Jefatura de Administración Documental |9
ELABORACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE DIRECTRICES Y LINEAMIENTOS
PRO-44-2-01-02 FECHA PUBLICACIÓN 18/07/2019
Gobierno y Gestión Gestión Documental Generación de directrices lineamientos e
instrumentos archivísticos
Sub serie Documental: Conjunto de unidades documentales que forman parte de
una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus
características específicas. (Archivo General de la Nación, 2006)
Tabla de Retención Documental: Listado de series, con sus correspondientes tipos
documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del
ciclo vital de los documentos. (Archivo General de la Nación, 2000)
Tipo Documental: Unidad documental simple originada en una actividad
administrativa, con diagramación, formato y contenido distintivos que sirven como
elementos para clasificarla, describirla y asignarle categoría diplomática. (Archivo
General de la Nación, 2006).
Control de documentos: Un requisito que establece las bases para elaborar,
mantener y actualizar el soporte documental en una organización.
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
entidad)
Mini/manual no 4 Tablas de Retención y Transferencias Documentales Archivo General de la Nación
Ley 594 de 2000, artículo 3 por medio de la cual se dan las definiciones.
Ley 594 de 2000, articulo 24 por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos.
Norma ISO 23081
Norma ISO 15489
Norma ISO 30301
ELABORACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE DIRECTRICES Y LINEAMIENTOS
PRO-44-2-01-02 FECHA PUBLICACIÓN 18/07/2019
Gobierno y Gestión Gestión Documental Generación de directrices lineamientos e
instrumentos archivísticos
REVISÓ Adriana del Pilar Ruiz
Marlen Torres
Documentales dd/mm/aa
JE FA
TU RA
D E
A D
M IN
IS TR
A CI
Ó N
D O
C U
M EN
TA L
U N
ID A
D A
C A
D É
M IC
A Y
/O A
D M
IN IS
TR A
TI V
A C
O M
IT É
D E
G ES
TI O
N D
O C
U M
EN TA
Macroproceso Gobierno y gestión Elaborado por Alexandra Maria Nova Cortes
Proceso Nivel 1 Gestión Documental Aprobado por Marlen Torres / Adriana Rosales
Proceso Nivel 2 Generación de directrices,lineamientos e intrumentos documentales Fecha de aprobación
5 Ver ficha de control de
documentos (Planeación)
6 Determinar
Documentos externos FTC-45-1-01-01 Control de documentos
¿Requiere aprobación?
PRO-44-2-01-02
Pract.Universitario1
Código CAR-44-2-01-02
unidades solicitantes detectan las necesidades de
elaborar y/o actualizar directrices y lineamientos
documentales.
documento apropiado para realizar la directriz o
lineamiento archivístico validando así con la
información que fue dada por la unidad.
Estos documentos pueden ser: Norma
Documental, Manual, Instructivo, Reglamento o
Formato.
documentos (planeación)
elaboración o actualización de directrices y
lineamientos archivísticos.
solicitud
Unidades
administrativas/
académicas
lineamientos.
puedan proveer información al proceso, a la par se
identifican y se analizan versiones anteriores del
documento, con el fin de tener apoyo para la
estandarización y se realiza el estudio de
normatividad asociada que puede aplicar a la
política.
a la solicitud y se envía para revisión.
Socialización interna y externa
para determinar si hay
documento elaborado mediante procesos
documento con la Jefatura de Administración
Documental, a unidad solicitante y el comité de
gestión documental para obtener la aprobación de
este
Unidades
administrativas/
académicas
elaboración y actualización de lineamientos y
directrices
Unidades
administrativas/
académicas
documentales dd/mm/aa
Cargo Fecha
documentales dd/mm/aaReviso
Gestor de procesos documentales Teléfonos
Descripción de actividades
Generar directrices y lineamientos que regulen la gestión de la información mediante el desarrollo y aplicación de procedimientos, teniendo en cuenta la reglamentación interna y
externa de los procesos que se intervienen y los requerimientos que surjan dentro de la unidad.
Inicia con la identificación o solicitud del requerimiento hasta la generación de estándares capaces de brindar pautas para la correcta administración documental en la
Universidad.  
RECURSOS
Gestión Documental Generación de directrices, lineamientos e instrumentos archivísticos Elaboración y actualización de directrices y
lineamientos
Pract.Universitario1
Jefatura de Administración Documental |6
GENERACIÓN DE DIRECTRICES, LINEAMIENTOS E INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS
PRO-44-2-01 FECHA PUBLICACIÓN 18/07/2019
Gobierno y Gestión Gestión Documental Generación de directrices,
lineamientos e instrumentos archivísticos
tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación
producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final
con el objeto de facilitar su utilización y conservación. (Archivo General de la
Nación, 2006)
Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte
material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad
pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando
aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o
institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.
(Archivo General de la Nación, 2006)
Archivo Central: Unidad administrativa que coordina y controla el
funcionamiento de los archivos de gestión y reúne los documentos
transferidos por los mismos una vez finalizado su trámite y cuando su
consulta es constante. (Archivo General de la Nación, 2006)
Archivo de Gestión: Comprende toda la documentación que es sometida a
continua utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas
productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se hace a través
de canales y cauces normales en busca de respuesta o solución a los
asuntos iniciados. (Archivo General de la Nación, 1996).
Archivo Histórico: Archivo al cual se transfiere del archivo central o del
archivo de gestión, la documentación que por decisión del correspondiente
Comité de Archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor que
adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura. Este tipo de archivo
también puede conservar documentos históricos recibidos por donación,
depósito voluntario, adquisición o expropiación. (Archivo General de la
Nación, 2006)
Cuadro de Clasificación Documental: Esquema que refleja la
jerarquización dada a la documentación producida por una institución y en el
que se registran las secciones y subsecciones y las series y sub series
documentales. (Archivo General de la Nación, 2006)
Gestión Documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas,
tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación
producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final
Jefatura de Administración Documental |7
GENERACIÓN DE DIRECTRICES, LINEAMIENTOS E INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS
PRO-44-2-01 FECHA PUBLICACIÓN 18/07/2019
Gobierno y Gestión Gestión Documental Generación de directrices,
lineamientos e instrumentos archivísticos
con el objeto de facilitar su utilización y conservación. (Archivo General de la
Nación, 2006)
Inventario Documental: Instrumento de recuperación de información que
describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo
documental. (Archivo General de la Nación, 2006)
Serie Documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y
contenido homogéneo, emanados de un mismo órgano o sujeto productor,
como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. (Archivo
General de la Nación, 2006)
Sub serie Documental: Conjunto de unidades documentales que forman
parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido
y sus características específicas. (Archivo General de la Nación, 2006)
Tabla de Retención Documental: Listado de series, con sus
correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de
permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. (Archivo
General de la Nación, 2000).
Tipo Documental: Unidad documental simple originada en una actividad
administrativa, con diagramación, formato y contenido distintivos que sirven
como elementos para clasificarla, describirla y asignarle categoría
diplomática. (Archivo General de la Nación, 2006).
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
x
GENERACIÓN DE DIRECTRICES, LINEAMIENTOS E INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS
PRO-44-2-01 FECHA PUBLICACIÓN 18/07/2019
Gobierno y Gestión Gestión Documental Generación de directrices,
lineamientos e instrumentos archivísticos
10. CONTROL DE CAMBIOS
Revisó Marlen Torres Coordinadora de procesos
documentales dd/mm/aa