GESTIN DOCUMENTAL Y ADMINISTRACIN ELECTRNICA

XXXIII Reunin Nacional CIAPEMPachuca-Hidalgo Ramon Alberch i Fugueras

1. Un entorno cambianteLa voluntad imperiosa de modernizar la administracin pblicaLa tendencia internacional a fomentar acciones para el desarrollo del e-government y del e-commerce

El formidable desarrollo de las tecnologas de la informacin y la comunicacin y el incremento en el uso de Internet por parte de las empresas y los ciudadanosEl impulso a las polticas de transparencia, libertad de informacin, accesibilidad y participacin ciudadana

2. Algunas dudas razonables Unas tecnologas y una legislacin que van por delante de la realidad. La preocupacin tecnolgica por el front-office y la reivindicacin profesional de una mayor atencin al back-officeEs una maratn o un esprint?.

3. El contexto jurdico-legal y normativoComplementariedad de directrices,normas generales y normas especficasque han permitido homologar yconsolidar las buenas prcticas, internacionalizar las soluciones y ofrecercobertura legal a las organizaciones msrenovadoras.

Las directrices y normas generalesEl Informe sobre los Archivos en la Unin Europea Ampliada (2005) presenta cinco acciones, de entre las cuales destacamos:- Accin n 2: Refuerzo de la cooperacin interdisciplinar a escala europea en materia de documentos y de archivos electrnicos (extensin Moreq; Ampliacin red DLM).

- Accin n 3: Creacin y mantenimiento de un portal Internet para facilitar el acceso a los documentos y archivos en Europa (creacin Portal Internet/Web).- Accin n 4: Legislacin comunitaria y nacional relativa a la gestin de los documentos y los archivos, y a su acceso http://www.mcu.es/archivos

El Plan de Accin sobre Administracin Electrnica i2010 (2006) identifica los servicios clave de gran impacto para ciudadanos y empresas, y apunta la importancia de determinadas herramientas clave crticas:

Compartir e intercambiar informacin y favorecer la interoperabilidadLa autenticacin de los documentos electrnicosLa gestin y almacenaje adecuado de los documentos electrnicos

- La Moreq (Model requirements for the management of electronic records). Constituye un modelo europeo de requisitos para la gestin de documentos electrnicos. http://www.moreq2.eu- La ISO 15489:2001, 1 y 2. La primera parte presenta los principios generales y las polticas que inspiran su aplicacin y la segunda ofrece los instrumentos metodolgicos y las herramientas que hacen posible su implantacin.

Otras normas ms especficas que desarrollan aspectos bsicos:ISO 14721:2003. Reference Model for an Open Archival Information Systems (OAIS). Marco conceptual para la conservacin a largo plazo de archivos digitalesISO/TR 15801:2004. Electronic Imaging-Information stored electronically-Recommendations for trustworthiness and reliability. Los procedimientos esenciales para garantizar la veracidad y la fiabilidad de los documentos

ISO 19005-1:2005. Document management-Electronic document file format for long term preservation-Part 1: uso of PDF/AISO 18492:2005. Conservacin a largo plazo de informacin electrnica basada en documentos

ISO/TS 23081-1:2006 y 2 (2007). Information and documentation-Metadata for documents. Normas orientadas a comprender, implementar y usar metadatosUNE/ISO/IEC 17799:2005. Tecnologa de la informacin. Cdigo de buenas prcticas para la gestin de la seguridad de la informacinISO 9001:2000, de calidadISO-UNE 26122:2008 . Anlisis de los procesos de trabajohttp://www.iso.org

4. Una alianza interdisciplinaria y un modelo institucionalEs imprescindible una interlocucinmltiple con los actores implicadosen el desarrollo de la administracinelectrnica.

Una apuesta corporativa y transversalGestin DocumentalDireccin de Archivos Centro de TecnologasModernizacin de laAdministracinAdministracinElectrnicaAtencin CiudadanaAgencia deCertificacinServiciosJurdicos

La necesidad de formular un modelo institucional.Objetivos

Dotar a la Administracin de un sistema para el control, uso y conservacin de la documentacin original en formato electrnico, soporte fsico o hbrido

Garantizar la adecuada gestin de los documentos del Gobierno asegurando su autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad futura a lo largo de su ciclo de vida.Ofrecer una aplicacin informtica que posibilite una capa de gestin de documentos y archivos comn.

El modeloAnlisis de la situacin actual - Estudio de buenas prcticas- Anlisis por oficinas/departamentos

Diseo del modelo1. Las polticas2. El modelo de organizacin

- Ciclo de vida- Tecnologa- Seguridad- Preservacin- Digitalizacin- Firma electrnica

5. La metodologa de gestin documental y archivos. La clasificacin. Orgnica vs funcional. La norma ISDF. La descripcin y los metadatos http://www.gencat.cat/cultura/arxius.La valoracin documental. La evaluacin funcional

. La preservacin http://www.interpares.org. La convivencia de diferentes aplicativos. La integracin de procesos y herramientas. La firma electrnica

Consenso normalizador por lo que se refiere a algunos de los instrumentos metodolgicos:

.Descripcin: ISAD-G, ISAAR-CPF.Clasificacin: ISDF http://www.ica.org

Diferentes aspectos emergen:

.Accesibilidad.Valoracin documental.Legislacin.La formacin y especializacin profesional

6. Los ejes crticosLos cambios son estructurales, no coyunturales. Es necesario estrategia, no tctica.Estamos hablando de documentos electrnicos de archivo cuyos valores esenciales para asegurar su certeza, complecin y precisin son la fiabilidad, la autenticidad, la integridad, la identidad y la capacidad de uso a lo largo del tiempo.

- Diferentes aspectos devienen crticos:.La solidez y continuidad de los soportes: la preservacin digital y la memoria histrica.La autenticidad y la integridad de los documentos.La seguridad de la informacin.La privacidad de las informaciones

.Frecuente disociacin entre los aplicativos informticos de procedimiento y trmite administrativo y los de gestin documental y archivo..El necesario cambio de ubicacin orgnica de la funcin archivstica