DIPLOMA EN JEFATURA, COORDINACION Y SUPERVISIÓN EN LA ADMINISTRACIÓN LOCAL

Administración de la Capacitación en las Organizaciones Públicas

Lic. Laura Vilosio.

Este documento ha sido preparado por la Lic. Laura Vilosio

con fines estrictamente didácticos en base a la bibliografía indicada en el programa correspondiente .

Formación en la empresa

Acción intencionada realizada por la empresa de forma sistemática y planificada.Trata de transmitir a los empleados ciertos conocimientos, habilidades y actitudes.Implica un proceso de aprendizaje por parte de los empleados que dará lugar a un cambio de comportamiento en el individuo que es el que realmente demuestra que se ha producido aprendizaje.Su objetivo principal es que los empleados realicen mejor su trabajo, esto es aumenten su rendimiento. Por lo tanto, su finalidad última es la mejora de la eficacia y eficiencia empresarial.

BeneficiosEmpleados

Mejora sus posibilidades de promoción

Aumenta su seguridad en el empleo

Reduce el número de accidentes laborales

Aumenta su satisfacción laboral

Empresa Aumento de la productividad

Mejora de la calidad de los productos o servicios

Aumento de la innovación de productos y procesos

Mayor facilidad para introducir cambios

Reducción del tiempo de realización del trabajo

Mayor flexibilidad y capacidad de adaptación de la fuerza laboral

Incremento del compromiso laboral con la empresa.

Requisitos

1. Debe estar integrada dentro del plan general de la empresa.

2. Debe ser coherente con el conjunto de políticas de RRHH de la empresa.

3. Debe planificarse.4. Requiere de la colaboración y

aceptación de todos los implicados.5. Debe ser pertinente: adaptarse a la

realidad de la empresa y su cultura.

Etapas

1. Determinación de las necesidades de formación

identificación de objetivos formativos

2. Desarrollo y aplicación del plan de formación.

3. Evaluación de la formación

ANÁLISIS DE NECESIDADES DE

FORMACIÓN

DESARROLLO Y APLICACIÓN DEL

PLAN DE FORMACIÓN

EVALUACIÓN DE LA FORMACIÓN

objetivos formativos

Diagnóstico de Necesidades de Capacitación (DNC)

Determinar si la formación es necesaria o no.Brindar información adecuada para su diseño (dónde, con qué contenidos, destinatarios).El análisis debe realizarse en tres niveles: Organización Tareas Personas

Análisis a nivel de la organización

Análisis de los objetivos y estrategias empresariales: requerimientos de formación que suponen los nuevos proyectos empresariales.

Para ello se sugiere analizar: plan estratégico, proyectos de inversión, balances, memorias, informes de auditorías empresariales y laborales o indicadores de efectividad empresarial.

En la Administración Pública se debe tener en cuenta además la misión y la planificación de la repartición de que se trate.

nivel organizativo

Análisis en el nivel de las tareas

proyectos

estructuraAnálisis detallado de:•Puestos de trabajo•Tareas que incluyen•Peso relativo de cada tarea• Rendimiento estándar para cada puesto•Métodos de realización de tales tareas•Condiciones físicas, de seguridad y estrés y responsabilidad en que se ejecutan.

perfil de exigencias del puesto

•Identificar necesidades formativas

•Priorizar entre acciones de formación

Qué empleados necesitan formación y de qué tipo. Análisis del rendimiento actual Identificación de los conocimientos, habilidades y

actitudes

Herramientas: registros de personal, inventarios de RRHH, resultados de evaluaciones de rendimiento, estadísticas de personal, método de observación directa, entrevistas, o cuestionarios a los propios empleados o a sus mandos y clientes o reuniones con los empleados para detectar deficiencias de competencias.

Análisis en el nivel de las personas

ORGANIZACIÓN•Objetivos y estrategias•Estructura organizativa•Clima •Proyectos

TAREA•Descripción de los puestos•Análisis de tareas

PERSONA•Conocimientos •Habilidades•Actitudes

Rendimiento esperado

Rendimiento real

Comparación

Desfasaje

Puede solucionarse con formación

Necesidades formativas

Buscar otra solución

SíNo

DNC

Correctivo

Competencias efectivas requeridas

Evaluación de desempeño

Prospectivo

Análisis de problemas específicos

Análisis prospectivo de cambios

tecnológicos

Análisis prospectivo de movimientos de

personal

Quiénes pueden hacer el DNC

La experiencia ha demostrado que los supervisores de línea suelen ser las personas más idóneas para realizar esta tarea:

Son los que tienen un conocimiento cabal del desempeño de las personas y los puestos de trabajo; esto último, en lo que se refiere a las tareas involucradas, los estándares de desempeño y las competencias requeridas por las personas que los ocupan.

El encargado de capacitación de la institución cumple una función de asesoría y coordinación.

Identificadas las personas que presentan problemas de desempeño causados por falta de competencias, es preciso traducir estas carencias en términos de los contenidos instruccionales v.gr. conocimientos, capacidades intelectuales, destrezas psicomotoras y actitudes que se requieren para suplir dichas carencias.

Encargado de capacitación + supervisor

Por último, como resultado del análisis de las necesidades de capacitación, los supervisores junto con el encargado de capacitación, elaboran los informes sobre los individuos que presentan carencias formativas que comprometen su desempeño, en su puesto actual o futuro.

Dichos informes deberán explicar cuáles son los objetivos de aprendizaje y los objetivos organizacionales. que se pretende alcanzar en virtud de la capacitación de cada sujeto: se trata de explicar el para qué de la capacitación, en cuanto al desarrollo de las competencias de la persona y la satisfacción de los objetivos de la organización.

Identificación de objetivos formativos

Objetivo formativo: es el resultado que se espera obtener de los sujetos que reciben la formación una vez finalizada.2 pasos:

Objetivos generales (estrategia, política de RRHH) Objetivos específicos (necesidades de

conocimiento, habilidades y actitudes)Requisitos:

Claros y concretos Mensurables Comprendidos por todos los implicados Vinculados con la necesidad organizativa que se

trata de cubrir

Desarrollo y aplicación del plan de formación

Transformación de las necesidades formativas en acciones Contenidos Duración Momentos de realización Formadores Destinatarios Técnicas a aplicar Lugar Costos

Características de la formación según el tipo de habilidades que trata de transmitir

Formación general Formación específica Formación en el puesto de trabajo Formación fuera del puesto de trabajo Formación interna

Formación general

El trabajador adquiere conocimientos que le van a ser útiles no sólo en la empresa donde los recibe sino en otras muchas empresas.Las empresas tratan de trasladar parte de los costos a los trabajadores.Ayuda a crear una fuerza laboral flexible.

Formación específica

• El empleado adquiere unos conocimientos que sólo se pueden aplicar en la empresa que los ha suministrado.

• La empresa está dispuesta a pagar esa capacitación

• Suele proporcionarse a los empleados que tienen menos posibilidades de cambiar de empleo

Formación en el puesto de trabajo

El entrenamiento va a ser dado por directivos, superiores o compañeros, directamente en el puesto de trabajo.

Aprender mientras se trabaja y practicar las habilidades que se van a utilizar

Apropiada para: Desarrollar una habilidad ya existente No interrumpir el trabajo en el curso de la capacitación o

no es rentable sacar a los empleados de su puesto de trabajo para que reciban formación.

Resulta indispensable que el formando esté inmerso en una situación real de trabajo para que el aprendizaje sea eficaz.

Métodos de formación en el puesto de trabajo

Rotación de puestos

Aprendizaje

Asignación de tareas tuteladas

Sistemas electrónicos de apoyo al rendimiento.

Formación fuera del puesto de trabajo

Se desarrolla en cursos especiales o centros que han sido equipados para la formación. Supone la intervención de personas ajenas al grupo inmediato de trabajo. Resulta apropiada cuando hay que transmitir rápidamente información específica a grandes grupos, así como para presentar prácticas, principios o teorías.Ventajas: control sobre el aprendizaje, no provoca interrupciones en el centro de trabajo y la mayor rapidez con que se adquieren los conocimientos.Inconvenientes: elevado costo, mayores dificultades para transferir lo aprendido al puesto o al pérdida de tiempo de trabajo producida por asistir a la formación.

Seminarios o conferencias: mucha información a gran número de personas al mismo tiempo. Reservas sobre su eficacia.

Rol play

Método del caso

Grupo de discusión

Métodos de formación fuera del puesto de trabajo

Formación interna

Formación diseñada y estructurada por al propia organización que la necesita.

Adecuada para: Gran número de personas con necesidades de formación de modo

que es más económico afrontar los costos de un curso interno que al conjunto de inscripciones individuales en cursos externos.

Las competencias sobre las que versa la formación son específicas de la empresa.

Se pretende que los miembros de la organización compartan conocimientos y experiencias.

Ventajas: Disponibilidades horarias, incentiva el trabajo en equipo y es más fácil de controlar.

Desventajas: costosa, falta de experiencia por parte de la empresa

Formación que es diseñada e impartida por una organización distinta de aquella que va a usarla, lo que no implica que tenga que ser desarrollada fuera de la empresa. Adecuada para: Número de alumnos reducido Las competencias sobre las que gira la formación sean

genéricas Urgencia en cubrir la necesidad inminente Se pretenda que los alumnos se beneficien con la interacción

con miembros de otras organizaciones y desarrollen habilidades interpersonales.

Formación externa

Ventajas de la formación externa

Proporciona una instrucción de calidad y relativamente económicaOfrece al posibilidad de obtener conocimientos altamente especializados Está disponible para cualquier empresa independientemente de su tamaño.

Desventajas de la formación externa• Limitada adecuación a las necesidades de la empresa• Escasa flexibilidad de horarios• Dificultades para aplicar lo aprendido• Limitado conocimiento que suelen tener los

instructores sobre la empresa.

Plan de formación

Es un documento en el que se plasma de manera concreta las actividades formativas que se van a desarrollar Política de la empresa Política de formación de la empresa Listado de necesidades de formación Acciones de formación Planificación de acciones de formación Presupuesto

Ejecución del plan de formación

Se ponen en práctica las acciones diseñadas

1. Divulgar el plan (alta dirección)

2. Supervisión

3. Evaluación

Evaluación de la formación

En el proceso de formación la evaluación se refiere a cualquier intento de recogida sistemática de información que ayude a tomar decisiones sobre la selección, adopción, valor y modificación del programa de formación.

Se trata de comparar lo logrado con los objetivos propuestos.

Dificultades: De tiempo De costos Técnicas Por temor a los resultados Conformismo y falta de autocrítica Necesidad de tener que medir conocimientos,

habilidades y actitudes de las personas que van a recibir la formación antes de que este proceso se inicie.

Evaluación de la formación

Evaluación

Cuatro niveles: Reacción Aprendizaje Conducta o transferencia Resultados

Primer nivel: reacción

Mide la reacción de los participantes ante la acción de formación: opinión del trabajador y su grado de satisfacción. Contenidos en conocimiento y técnicas Métodos de formación y tácticas empleadas.

Desempeño de los formadores que las aplicaron. Condiciones generales del aprendizaje y el entorno Nivel de actitudes conseguido.

Se puede medir la reacción del formador y la del responsable de la formación

Segundo nivel: aprendizaje

Comprobar si los participantes modifican sus conocimientos, habilidades y actitudes.

Se necesita una evaluación específica para cada programa.

Tomar como punto de partida los objetivos del programa. Conocimientos: cuestionario Habilidades: transferencia en el trabajo Actitudes: complejas de evaluar

Tercer nivel: conducta o transferencia

Grado en que se observa un cambio en el desempeño del trabajo como consecuencia de la participación en acciones formativas.

Necesita tiempo- Subjetividad.

Instrumentos: observación, cuestionarios, entrevistas o utilización de escalas de comportamiento.

Cuarto nivel: resultados

Evalúa resultados organizativos: aumento de las ventas, reducción de los costos, mejora de calidad o disminución de los niveles de ausentismo.

NIVEL DE REACCIÓN

NIVEL DE APRENDIZAJE

NIVEL DE COMPORTAMIENTO

NIVEL DE RESULTADOS

SATISFACCIÓN DE LOS ASISTENTES

CONOCIMIENTOS,HABILIDADES Y

ACTITUDES

TRANSFERENCIA AL TRABAJO

OBJETIVOS ORGANIZATIVOS

•Fácil y de bajo costo•Alcance muy limitado

•Más difícil y más tiempo•A medida de cada programa

•Gran subjetividad•Evaluación sistemática del puesto de trabajo

•Nivel más importante•Recogida e interpretación de los datos difícil, compleja y costosa