Modelo de Gestión Documental y

Administración de Archivos (MGD)

Iniciativa de la Red de Transparencia RTA

27 de Noviembre de 2014

Eduardo González Yáñez Director de Operaciones y Sistemas

www.portaldetransparencia.cl

www.educatransparencia.cl

Qué es la RTA

Proyecto MGD Objetivos

Alcance

Estado Actual

Desafíos

Tabla de Contenidos

1. Qué es la RTA

Generar un espacio permanente de

diálogo, cooperación e intercambio de conocimientos y experiencias entre

autoridades en materia de transparencia y

derecho de acceso a la información

pública.

Misión

Visión

Lineamientos

estratégicos

Ser un referente en el intercambio y

aprendizaje en materia de

transparencia y derecho de acceso a la

información pública que contribuye a la

rendición de cuentas y el fortalecimiento

de la gestión pública.

Argentina Gobierno de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires, representado por la Subsecretaría de Asuntos Públicos Dirección Provincial de Anticorrupción y Transparencia del Sector Público del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos, Provincia de Santa Fe Brasil Contraloría General de la Unión Bolivia Ministerio para la Transparencia Institucional y Lucha contra la Corrupción Chile Consejo para la Transparencia Colombia Secretaría de Transparencia de la República Procuraduría General de la Nación Ecuador Defensoría del Pueblo El Salvador Instituto de Acceso a la Información Pública Subsecretaría de Transparencia y Anticorrupción Guatemala Comisión Presidencial de Transparencia y Gobierno Electrónico Instituto Procurador de Derechos Humanos Honduras Instituto de Acceso a la Información Pública México Instituto Federal de Acceso a la Información y Protección de Datos Perú Defensoría del Pueblo Comisión de Alto Nivel Anticorrupción de la Presidencia del Consejo de Ministros Uruguay Unidad de Acceso a la Información Pública Organismos Internacionales Programa de Cooperación Regional EUROsociAL Organización de Estados Americanos, OEA

Sus miembros

Líneas de trabajo

2. El Proyecto

MGD

Modelo de Gestión de

Documentos

Política de gestión

Gobierno abierto

Administra-ción

electrónica

Valoración

Control intelectual y

de representa-

ción

Control de acceso

Control físico y

conservación

Guía de servicios de

archivo

Antecedentes

La causal de reserva de hecho

“La pata coja de la transparencia” “El patito feo de la rendición de cuentas”

Tema priorizado por la RTA

• Nivel de formación archivística del Encargado de Archivos

Fuente: CPLT, 2012, Diagnóstico Nacional

Modelo de Gestión Documental de la RTA

Objetivos

Desarrollo de un Modelo de Gestión Documental para la RTA, con la finalidad

de que pueda ser implementado entre los países miembros de la Red como

una contribución a las comunidades de acceso a la información y archivos.

Establecer con detalle, para su implementación, dimensiones o ámbitos de

acción, herramientas de gestión específicas, guías de implementación y

estándares de aplicación convenientes a las diferentes realidades de los

países miembros de la RTA en materia de archivística y gestión documental.

Proyecto en alianza Órganos Garantes – Archivos Nacionales

• Comisión de Alto Nivel Anticorrupción (CAN) y Archivo General de la Nación de Perú;

• Instituto de Acceso a la Información Pública y Protección de Datos (IFAI) y Archivo General de la Nación (AGN) de México;

• Unidad de Acceso a la Información Pública (UAIP) y Archivo General de la Nación de Uruguay;

• Comisión Presidencial de Transparencia y Gobierno Electrónico (COPRET) y Archivo General de Centro América de Guatemala;

• Dirección Provincial de Anticorrupción y Transparencia del Sector Público Ministerio de Justicia y Derechos Humanos de la Provincia de Santa Fe y Archivo General de la Provincia de Santa Fe, Argentina;

• Contraloría General de la Unión (CGU) y Archivo General de la Nación de Brasil;

• Consejo para la Transparencia (CPLT), Archivo Nacional y Ministerio Secretaría General de la Presidencia de Chile;

• Dirección General de Política Pública de la Defensoría del Pueblo y Archivo Nacional de Ecuador;

• Instituto de Acceso a la Información Pública (IAIP), Subsecretaría de Transparencia y Archivo General de la Nación de El Salvador;

• Secretaría de Transparencia de la Presidencia de la República y Archivo General de la Nación (AGN) de Colombia;

• Subdirección General de Archivos Estatales de España y Organización de Estados Americanos (OEA).

Instituciones participantes en la iniciativa:

Guías de implementación, son los documentos que establecen las líneas generales de actuación que han de seguirse para implementar el modelo, y se materializan en una serie de requisitos a implementar. Estas líneas de actuación, están fundadas en normas y buenas prácticas internacionales. Directrices, son aquellos documentos explicativos destinados a facilitar las claves necesarias para la implementación de los compromisos o grupos de compromisos definidos en las guías de implementación. Se trata de pequeños “manuales” centrados en un tema y estructurados de forma más libre que las Guías de Implementación.

Alcances de los documentos:

Modelo de Gestión Documental de la RTA

El Modelo de Gestión Documental y administración de archivos de la RTA se compone de: • Documento Marco, explicativo del MGD. • Guías de Implementación (8), tres de ellas políticas o gerenciales

y cinco de procesos u operacionales. • Directrices (25), que dependen de las guías de implementación. • Anexo con Cuestionario de Autoevaluación, que permite a cada

organización conocer su nivel en cada proceso • Anexo con un Diagnóstico por país.

Modelo de Gestión Documental de la RTA

Documentos del Modelo

Modelo de Gestión de

Documentos

Política de gestión

Gobierno abierto

Administra-ción

electrónica

Valoración

Control intelectual y

de representa-

ción

Control de acceso

Control físico y conservación

Guía de servicios de

archivo

Modelo de Gestión Documental de la RTA

Roles, responsabilidades y competencias

G01/D01/G

Normalización y análisis de procesos

G01/D03/G

Planes estratégicos

G01/D02/G

Indicadores de evaluación

G01/D04/G

POLÍTICA DE

GESTIÓN DE

DOCUMENTOS Y

ARCHIVOS

G01/G

Acceso a los documentos públicos

G02/D01/G

Transparencia activa y datos abiertos

G02/D02/G

Participación pública y colaboración: Archivo 2.0

G02/D04/G

Reutilización de la información

G02/D03/G

GOBIERNO ABIERTO

Y TRANSPARENCIA

G02/G

Interoperabilidad

G03/D01/G

Seguridad de la información

G03/D02/G

ADMINISTRACIÓN

ELECTRÓNICA

G03/G

Administración de documentos electrónicos

G03/D03/G

Modelo de Gestión Documental de la RTA

Instrumentos para la valoración

G04/D01/O

Transferencia de documentos

G04/D02/O

Eliminación de documentos

G04/D03/O

VALORACIÓN

G04/O

Identificación y clasificación

G05/D01/O

Descripción

G05/D02/O

CONTROL

INTELECTUAL Y

REPRESENTACIÓN

G05/O

Análisis de accesibilidad legal

G06/D01/O

Gestión de las solicitudes de acceso

G06/D02/O

Restricciones y controles de acceso

G06/D03/O

CONTROL DE

ACCESO

G06/O

Plan Integrado de conservación

G07/D01/O

Custodia y control de las instalaciones

G07/D02/O

CONTROL FÍSICO Y

CONSERVACIÓN

G07/O

Gestión de contingencias

G07/D03/O

Atención a la Administración

G08/D01/O

Atención al público: servicio de referencia

G08/D02/O

GUÍA DE

SERVICIOS DE

ARCHIVO

G08/O

Difusión

G08/D03/O

Modelo de Gestión Documental de la RTA

Actividades May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic

Recopilación de información de buenas

prácticas internacionales y selección

Elaboración de Encuesta a especialistas (E1)

Elaboración de Encuesta a autoridades (E2)

Taller I: Aprobación de atributos del Modelo

Elaboración de Encuesta a órganos rectores de

archivo (E3)

Elaboración de Encuesta a órganos garantes de

acceso (E4)

Recepción Encuestas

Elaboración de Informe de Diagnóstico

Reuniones de retroalimentación proyecto:

México, Perú, Ecuador y Chile

Construcción del Modelo y sus Guías

Taller II: Aprobación del Modelo

Observaciones finales

Entrega del Modelo

MODELO DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA RTA

Algunos Hitos Relevantes 1. Encuentros en Bogotá y Brasilia

• Expertos españoles

• Representantes de los Archivos Nacionales respectivos

• Miembros de la RTA

2. Jornadas de retroalimentación

• México. Celebrado en el Archivo General de la Nación (México D. F.) entre los días 8 y 9 de septiembre.

• Perú. Celebrado en la Casona del Mariscal Ramón Castilla (Lima) entre los días 11 y 12 de septiembre.

• Ecuador. Celebrado en el Archivo Nacional (Quito) entre los días 25 y 26 de septiembre.

• Chile. Celebrado en el Archivo Nacional (Santiago de Chile) entre los días 29 y 30 de septiembre.

MODELO DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA RTA

Próximos pasos: • Ciclo de observaciones finales: Noviembre - Diciembre • Entrega de documentos finales: Diciembre

Año 2015: • Difusión • Capacitación • Iniciativas de implementación y adaptaciones • Coordinación OEA:

•Presentación en Consejo Permanente de OEA •Presentación en Reunión Anual de Capacitación para la Gestión Pública Efectiva (MECIGEP)

http://www.redrta.org/