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Diseño de un modelo de gestión documental para Industrias Haceb S.A para su posterior automatización a través de un software de gestión Alejandra Montaña Posada Id. 000200198 Universidad Pontificia Bolivariana – Seccional Bucaramanga Escuela de Ingeniería Facultad de Ingeniería Industrial Bucaramanga 2018
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Diseño de un modelo de gestión documental para Industrias
Haceb S.A para su posterior automatización a través de un
software de gestión
Alejandra Montaña Posada
Id. 000200198
Universidad Pontificia Bolivariana – Seccional Bucaramanga
Escuela de Ingeniería
Facultad de Ingeniería Industrial
Bucaramanga
2018
Diseño de un modelo de gestión documental para Industrias
Haceb S.A para su posterior automatización a través de un
software de gestión
Alejandra Montaña Posada
Id. 000200198
Proyecto de grado presentado como requisito para optar al título de:
INGENIERA INDUSTRIAL
Director del Proyecto
Norma Dominy Garcia Monsalve
Universidad Pontificia Bolivariana – Seccional Bucaramanga
Escuela de Ingeniería
Facultad de Ingeniería Industrial
Floridablanca
2018
Copyright © 2018 por Alejandra Montaña Posada. Todos los derechos reservados.
Dedicatoria
Este proyecto está dedicado principalmente a Dios, quien fue el que me doto de un sinfín
de cualidades y capacidades para llegar hasta donde he podido llegar, es él quien me ha sostenido
en los momentos de duda y ha puesto en mi camino las personas necesarias para que lograra
cumplir este propósito.
En segunda instancia quiero dedicar este proyecto a mis papas y mis hermanos, quienes
sin saber siempre contribuyeron a lo largo de todos mis estudios, sin la ayuda de ellos talvez esto
no hubiera sido posible.
También quiero agradecer a mi Universidad y sus docentes que me dieron las bases y el
conocimiento para salir a transformar realidades.
Y por último quiero agradecer a mi invencible equipo de núcleo, que me ayudaron a
crecer académicamente pero más que nada hicieron de la universidad una experiencia increíble,
llena de enseñanzas, risas y sobre todo amistad.
Tabla de Contenidos
Pág.
Introducción .....................................................................................................................................3 Capítulo 1 Generalidades de la Empresa .........................................................................................5 Capítulo 2 .......................................................................................................................................11
Diagnóstico de la Empresa ............................................................................................................11 Capítulo 3 .......................................................................................................................................14 Delimitación del problema ............................................................................................................14 Capítulo 4 Antecedentes ...............................................................................................................15 Capítulo 5 Justificación ................................................................................................................17
Capítulo 6 Objetivos .....................................................................................................................19 Capítulo 7 .......................................................................................................................................20
Marco Teórico ...............................................................................................................................20 Gestión Documental.................................................................................................................. 20
Capítulo 8 Metodología .....................................................................................................29 Tipo de investigación ................................................................................................................ 29
Diseño de la investigación ........................................................................................................ 29 Lugar o área de estudio ............................................................................................................. 29 Población................................................................................................................................... 30
Instrumentos para la recolección de información ..................................................................... 30 Capítulo 9 .......................................................................................................................................31
Diagnóstico de la gestión documental actual .................................................................................31
Modelo de gestión documental ......................................................................................................44
Implementación del modelo de gestión documental .....................................................................63 Capítulo 10 .....................................................................................................................................77
Conclusiones y Recomendaciones .................................................................................................77 Lista de Referencias .......................................................................................................................80 Anexos ...........................................................................................................................................82
Lista de tablas
Tabla 1 Hallazgos de auditoria interna ......................................................................................... 35 Tabla 2 Tabla requisitos documentales por norma ....................................................................... 41 Tabla 3 NOS control documental ................................................................................................. 56
Tabla 4 Codificación documentos transversales ........................................................................... 58 Tabla 5 Codificación de formatos ................................................................................................. 58 Tabla 6 Codificación documentos del sistema.............................................................................. 59 Tabla 7 Abreviaturas de documentos ........................................................................................... 59 Tabla 8 Tabla de abreviaturas de procesos ................................................................................... 59
Tabla 9 Tabla de abreviaturas de los subprocesos ........................................................................ 60
Tabla 10 Especificaciones del software ........................................ ¡Error! Marcador no definido.
Tabla 11 Plan de proyecto plataforma tecnológica ....................................................................... 67
Lista de figuras
Figura 1 Encabezado documental ..................................................................................... 61 Figura 2 Pie de página documentos .................................................................................. 62 Figura 3 Página de inicio plataforma digital de la excelencia .......... ¡Error! Marcador no
definido. Figura 4 Ingreso al módulo Manejo de documentos ......... ¡Error! Marcador no definido.
Figura 5 Creación de un nuevo documento ...................... ¡Error! Marcador no definido. Figura 6 Modalidades para creación de un nuevo documento en la plataforma ...... ¡Error!
Marcador no definido. Figura 7 Creación de documento en plantillas inteligentes .............. ¡Error! Marcador no
definido. Figura 8 Asignación de la codificación al documento ...... ¡Error! Marcador no definido.
Figura 9 Cargue individual de documento ........................ ¡Error! Marcador no definido. Figura 10 Cargue masivo de documentos en la plataforma .............. ¡Error! Marcador no
definido.
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RESUMEN GENERAL DE TRABAJO DE GRADO
TITULO: Diseño de un modelo de gestión documental para industrias Haceb S.A para su posterior automatización a través de un software de gestión
AUTOR(ES): Alejandra Montaña Posada
PROGRAMA: Facultad de Ingeniería Industrial
DIRECTOR(A): Norma Dominy Garcia
RESUMEN
El siguiente trabajo consiste en el diseño de un modelo de gestión documental para INDUSTRIAS HACEB S.A que permita su automatización a través de un software de gestión. El proyecto fue no experimental, transaccional, descriptivo, y tiene como objetivo que la organización pueda implementar un modelo de gestión documental, ágil y simple que le permita obtener mejoras a nivel de procesos, prevenir posibles no conformidades en las acreditaciones de alta calidad y asegurar la preservación del conocimiento de la organización materializado en información documentada de alta calidad. Así pues, se realizó diagnóstico del estado de la gestión documental de la compañía, donde se lograron detectar las principales debilidades en cuanto a la información documentada, siendo la principal debilidad la falta de una cabeza visible responsable de gestionar y controlar la gestión documental y se lograron establecer los principales requerimientos a cumplir con el modelo a proponer, siendo el más importante el cumplimiento de las normas ISO 9001, ISO 14001, ISO 18001 y BASC en cuando a información documentada. Así, con la información anterior se diseñó el modelo de gestión documental de INDUSTRIAS HACEB S.A, con su respectivo plan de implementación y su mejora mediante la implementación de una herramienta de automatización.
PALABRAS CLAVE:
Gestión documental, Información documentada, Certificación de calidad, Sistemas de gestión
V° B° DIRECTOR DE TRABAJO DE GRADO
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GENERAL SUMMARY OF WORK OF GRADE
TITLE: Design of a document management model for Industrias Haceb S.A for its subsequent automation through management software
AUTHOR(S): Alejandra Montaña Posada
FACULTY: Facultad de Ingeniería Industrial
DIRECTOR: Norma Dominy Garcia
ABSTRACT
The following work consists in the design of a document management model for INDUSTRIAS HACEB S.A that allows its automation through a management software. The methodology was non-experimental, transactional, and descriptive. The objective of this work is that the organization can implement a simple and agile document management model that allows it to obtain improvements at the process level, prevent possible non-conformities in high-quality accreditations and ensure the preservation of the organization\'s knowledge materialized in high quality documented information. A document management state diagnosis of the company was made, were the main documented information weaknesses were detected, being the main weakness the lack of a visible responsible head for managing and controlling the document management system, it was possible to stablish the main requirements to comply with the proposed model, being the most important one the compliance with the standards of the ISO 9001, ISO 14001, ISO 18001 and BASC norms for documented information. Finally with all the information, it was made the document management model of INDUSTRIAS HACEB S.A, that includes the implementation plan and its improvement through an automation tool.
KEYWORDS:
Document management, Documented information, High quality certification, Management systems.
V° B° DIRECTOR OF GRADUATE WORK
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Introducción
El presente trabajo de grado fue desarrollado con base a la práctica realizada en
Industrias Haceb S.A, durante el primer semestre del año 2018 en el área de Desarrollo
Organizacional, tiene por objetivo el diseño de un modelo de gestión documental, que
permita a la empresa lograr las certificaciones de alta calidad y conservar la información
como activo vital de la compañía a través del tiempo.
La investigación es no experimental, transaccional, descriptiva, en el cual se
buscará identificar, definir, reconocer y especificar las características, elementos clave
para la creación de un modelo de gestión documental que se ajuste a las necesidades
específicas de la empresa.
En la primera fase del proyecto se llevó a cabo el diagnóstico de la gestión
documental de la empresa actualmente, del cual fue posible obtener las principales
debilidades de la documentación de la compañía, identificar los requisitos a cumplir
normativamente y las necesidades de la empresa en cuanto a gestión documental.
Luego con la información obtenida en el diagnostico se procedió a la elaboración
del modelo de gestión propuesto para la compañía, el modelo propuesto se diseñó bajo
una metodología ágil y simple, que permitiera a la empresa el cumplimiento de los
requisitos normativos y legales, pero al mismo tiempo fuese posible una rápida adopción
e implementación del mismo.
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Por ultimo como fase de mejora del modelo de gestión documental se propuso la
automatización del modelo en un software de gestión, que permitiera centralizar la
información de la compañía en una única plataforma y llevar un mejor control del
modelo.
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Capítulo 1
Generalidades de la Empresa
Nombre de la empresa: Industrias HACEB S.A.
NIT: 890.900.281-4
Representante legal: Jaime Andres Lopez Alzate
Actividad Económica:
Fabricación de aparatos de uso doméstico. CIIU: 2750.
Comercio al por mayor de aparatos y equipos de uso doméstico. CIIU: 4644.
Comercio al por menor de electrodomésticos y gasodomesticos de uso doméstico,
muebles y equipos de iluminación. CIIU: 4754
Mantenimiento y reparación de aparatos y de equipos domésticos y de jardinería.
CIIU: 9522
Sedes:
Sede Principal:
Ubicación: Calle 59 # 55-80 Copacabana, Antioquia
Teléfono: 4005100
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Actualmente HACEB tiene presencia en el 88% del total de los municipios
colombianos y presencia de oficinas comerciales y de desarrollo de proveedores en
Turquía, México y China, además comercializa sus productos en 13 países: Estados
Unidos, México, República Dominicana, Guatemala, Costa Rica, Honduras, Panamá,
Ecuador, Perú, Bolivia, Chile, y Brasil.
Fecha de fundación: 1940
Número de empleados: 3079 Empleados
Productos: La empresa cuenta actualmente con cinco líneas de producto:
Refrigeración, Lavado, Cocción, Aires y Calentadores y adicionalmente cuenta con la
línea de red de oficinas de servicio.
Misión
Somos personas felices y líderes apasionados que evolucionamos contigo
mejorando tu calidad de vida con electrodomésticos, servicios, soluciones integrales,
rentables e innovadoras que cuidan el medio ambiente
Visión
Buscamos enamorar a nuestros clientes. Comprometernos con nuestros grupos de
interés. Ser una de las marcas preferidas en la región andina. Desarrollamos alianzas
estratégicas, negocios incluyentes, rentables y ofertas sostenibles
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Reseña Histórica
Don José María Acevedo en el año 1940 fundó lo que hoy se conoce como
Industrias HACEB , la empresa fue en sus inicios un taller de reparaciones eléctricas,
debido a la segunda guerra mundial se generó un alza en el costo de materiales ferri ticos
y ferrosos dando como consecuencia una baja en la producción de electrodomésticos,
elevando el precio de compra de los mismos, Don José María Córdoba sacó provecho de
esta situación reparando los electrodomésticos de quienes no podían comprar
electrodomésticos nuevos.
Posteriormente, en 1942 Don José María Acevedo ya no solo se dedicaba a la
reparación de electrodomésticos si no que empieza la producción de sus primeros
electrodomésticos , su primer producto fue una cocineta (HACEB, 2015).
En 1952 pensando en las familias numerosas de la época amplía su portafolio
introduciendo la estufa de 3 y 4 puestos con un horno adicional, luego en 1956 se creó la
línea de calentadores de acumulación y en 1966 se inicia la producción de neveras
totalmente porcelanizadas (HACEB, 2015).
En 1990 la empresa se acoge a las normas ICONTEC obteniendo la certificación
de calidad para la planta de refrigeración doméstica, en el año 1993 HACEB constituye
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sus sucursales en Cali, Bogotá y el Eje cafetero , estas sucursales cuentan con presencia
directa, administrativa, sala de ventas y servicio técnico. (HACEB, 2015).
En 1999 la empresa hace un ajuste profundo a su direccionamiento estratégico y
en el año 2000 adopta un modelo de estructura concéntrico, buscando la expansión de su
cobertura y la captación de otros mercados Industrias HACEB adquiere la marca ICASA
en el año 2003, (HACEB, 2015).
En el año 2004 la empresa adquiere la certificación ISO 9001 para el área de
refrigeración y calefacción y en el 2005 la certificación ambiental , este mismo año la
empresa construye la sucursal HACEB Ecuador (HACEB, 2015).
En el año 2006 HACEB realiza dos grandes proyectos de expansión e innovación
los cuales fueron la alianza con la multinacional WHIRLPOOL y la construcción de las
sucursales HACEB Venezuela y México, en 2010 la empresa acoge la norma de
seguridad y salud en el trabajo OHSAS 18001 (HACEB, 2015).
En 2011 se constituye HACEB China y en 2012 HACEB Turquía. (HACEB,
2015).
En 2013 se establece el modelo de excelencia corporativa “ Excelencia HACEB”
(HACEB, 2015).
En 2015 se celebraron los 75 años de Industrias HACEB. (HACEB, 2015).
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Descripción del área específica de trabajo
El cargo a desempeñar dentro de la empresa es el de practicante de ingeniería
industrial dentro de la unidad básica de negocio: Desarrollo organizacional, como auxiliar
dentro de la Gestión de procesos y Gestión de la excelencia. La función principal del
cargo es desarrollar un modelo de gestión documental para la empresa y el Plan para la
implementación del software para la centralización de la información aplicado a los
sistemas integrados de gestión para obtener la renovación de la certificación en el año
2018.
Nombre y Cargo del Supervisor Técnico (Empresa)
Johan Andres Monsalve – Coordinador del área de desarrollo organizacional.
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Capítulo 2
Diagnóstico de la Empresa
Industrias HACEB es una de las empresas insignia de Colombia y en sus 75 años
de operación cuenta con alrededor de 3079 colaboradores y una planta física de 211 mil
metros cuadrados certificada internacionalmente a través de la norma ISO 14001, ISO
9001 de calidad y OHSAS 18001 de salud y seguridad (HACEB, 2015).
El Sistema Integrado de Gestión se encuentra articulado por medio del Modelo de
Gestión Corporativa de la Empresa, el cual se enmarca en la Sostenibilidad, los procesos
dentro de la empresa están basados en principios de gestión y mejoramiento continuo
PHVA, para ello se requiere por parte de la empresa establecer, documentar, implementar
y mantener el SIG a partir del año 2018 SIE ( sistema integrado de gestión), considerando
dentro de cada uno de los procesos claves la variable calidad, ambiental y seguridad y
salud ocupacional y normatividad BASC. (HACEB, 2016)
En el mapa de proceso se esquematizan los procesos de la compañía su proceso
secuencial e interacciones entre los mismos, estos procesos cuentan con su respectiva
caracterización donde se definen: el líder del proceso, el líder del progreso, objetivos,
indicadores de gestión y desempeño y actividades de entrada y salida. Estos procesos
definidos en la empresa como UBN (Unidades básicas de negocio) son responsables de
hacer seguimiento con el fin de identificar, registrar y cerrar acciones correctivas,
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preventivas y/o de mejoras para garantizar los resultados del proceso y el mejoramiento
continuo del mismo. (HACEB, 2015).
La empresa busca para el 2018 renovar su certificación en los sistemas integrados
de gestión es por esto que en el año 2017 la empresa capacitó un equipo de auditores
internos (18 colaboradores) para garantizar auditorías internas oportunas que permitan la
identificación de no conformidades y observaciones a corregir antes de una auditoria
externa. (HACEB, 2017) .
En concordancia se poseen los recursos humanos necesarios para administrar
mantener y mejorar el sistema de gestión, pero se evidencia algunas falencias en la
gestión documental del sistema para contar con la información necesaria a la mano en los
momentos de rendición de cuentas a los grupos de interés. (HACEB, 2015).
Planteamiento del problema
En la actualidad la información es un recurso vital de las organizaciones, es
necesaria para la toma de decisiones, para el funcionamiento de los procesos y para los
grupos de interés, por eso la gestión de la información toma un papel importante en las
organizaciones de hoy. (MINTIC, s.f.)
La norma ISO 9001 le da una real importancia a la documentación y la gestión la
de misma, entre algunos de los requisitos se encuentra que la documentación debe pasar
por procesos de aprobación, debe contar con las respectivas actualizaciones y revisiones,
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estar disponible y fácil de encontrar (con los respectivos permisos de consulta), contar
con tiempos de retención y tener especificado su respectiva disposición. (Isotools, 2015)
La definición que nos proporciona la ISO 15489-1:2001 (E) Información y
documentación – Gestión documental es la siguiente: “La gestión documental consiste en
controlar de un modo eficiente y sistemático la creación, la recepción, el mantenimiento,
la utilización y la disposición de los documentos”.
La auditoría externa levanto una observación respecto a la gestión documental, es
por esto que para el plan de trabajo HACEB 2018 cobro vital importancia lograr un
sistema de gestión de la información centralizado, que permitiera a la empresa y grupos
de interés fácil acceso a la información y que está sea de calidad.
Por esto surge la necesidad de proponer un modelo de gestión documental que
permita la automatización a través de un software de gestión de la información para
lograr la centralización de la información de la compañía y dar respuesta eficiente a los
sistemas integrados de gestión y sus auditorías.
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Capítulo 3
Delimitación del problema
El proyecto se llevará a cabo en el departamento de Antioquia en el municipio de
Copacabana en la sede de la empresa Industrias Haceb, se dará en el periodo
comprendido entre diciembre 04 de 2017 y junio 1 de 2018, el proyecto llegará hasta la
definición del modelo de gestión documental, la definición del plan implementación del
modelo y la plataforma digital de la excelencia.
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Capítulo 4
Antecedentes
Cada vez son más las empresas del sector público y privado que encuentran la
necesidad de la gestión documental y responden a ella con herramientas informáticas.
Desde grandes organismos como La Presidencia de la república se han realizado
proyectos para la gestión del conocimiento, como lo fue el “Programa de gestión
documental” realizado en marzo de 2015, el cual buscaba dar cumplimiento a la
normativa en cuanto a gestión documental en las etapas de creación, mantenimiento,
difusión y administración de documentos (PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA, 2015).
La Superintendencia de notariado y registro Ministerio de justicia y del derecho
Republica Colombiana realizo un “Estudio previo para la adquisición e implementación
de software de calidad”, con el cual la entidad identifica de donde nace la necesidad del
software, e identifica los requerimientos, necesidades y expectativas de la empresa acerca
del software a adquirir (SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO)
El Metro de Medellín cuenta con el documento oficial del “Programa de gestión
documental” elaborado en el año 2016 el cual contiene el objetivo, alcance, los
requerimientos: normativos, tecnológicos, económicos y administrativos; los
lineamientos para los procesos de gestión documental y la fases de implementación del
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programa de gestión documental (Empresa de transporte masivo del Valle de Aburra
Limitada, 2016)
Ecopetrol elaboro en el año 2012 la tercera versión de su “Procedimiento para la
elaboración de documentos ECOPETROL” el cual tiene por objetivo proporcionar la
información con la calidad necesaria para la toma de decisiones, dando cumplimiento a
disposiciones legales, normativas, operativas y técnicas para esto el documento establece
los requisitos para la elaboración de todos los documentos de los procesos de
ECOPETROL (ECOPETROL, 2012)
A nivel internacional existen normas que regulan y controlan la gestión
documental de las organizaciones como lo son ISO 9001, ISO 14001, ISO 18001, como
lo especifica ICONTEC INTERNACIONAL (2015). “El sistema de gestión de calidad de
la organización debe incluir: a) La información documentada requerida por esta norma
internacional; b) La información documentada que la organización determina como
necesaria para la eficacia del sistema de gestión de la calidad” (pag10).
También en el 2013 se encuentra la tesis doctoral de Odalys Font Aranda sobre
“Implementación de un sistema de gestión documental en la universidad central “Marta
Abreu” de las Villas, Cuba: Facultad de ciencias de la información y educación” esta
tesis doctoral llega hasta un alcance aplicativo permitiendo ver un extenso panorama
sobre la implementación de un sistema de gestión documental. (ODALYS FONT
ARANDA, 2013).
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Capítulo 5
Justificación
El termino implantación se refiere a establecer y poner en ejecución nuevas
doctrinas, instituciones, practicas o costumbres (encajar/injertar) (RAE, s.f.)
El termino implementación se refiere a poner en funcionamiento, aplicar métodos,
medidas etc… para llevar algo a cabo (RAE, s.f.)
Por esta razón en este caso sería una “Implementación” ya que se llevarán a cabo
mediciones, observaciones y análisis para poner en ejecución algo que se adapte a la
realidad de la empresa, no hacer encajar/implantar un modelo que no se acomode a la
organización.
La información es un activo vital de las organizaciones, esta soporta todos los
procesos de la empresa, la información debe ser confiable y oportuna para permitir la
toma de decisiones.
Industrias HACEB cuenta con el software SAP en el cual se centraliza toda la
información transaccional de la compañía, pero presenta deficiencias en la centralización
de la información No transaccional (SharePoint, Excel, Word, PowerPoint) la cual se
encuentra distribuida entre los colaboradores en sus archivos personales o equipos de
cómputo, por eso la Gerencia identifica la necesidad de centralizar y controlar estos
archivos no transaccionales.
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Actualmente la empresa se encuentra certificada en las normas internacionales
ISO 9001, ISO 14001 e ISO 18001, estas certificaciones le permiten a la organización ser
más competitiva tanto en el ámbito nacional como internacional, generar confianza en el
consumidor y mejorar el posicionamiento de la empresa, estas tres normas cuentan con
un requisito documental indispensable, de este control documental se espera que la
empresa lleve control acerca de sus documentos en la : aprobación, revisión y
actualización, protección, disponibilidad, conservación y disposición, dando respuesta a
este requisito documental y a una observación encontrada en la última auditoria externa
la empresa considera de gran importancia la implementación de un software de gestión
que permita centralizar la información y llevar control sobre la misma.
Con este software también se busca la estandarización de los procesos y
documentos, aumentar la gestión en los procesos, aumentar y verificar la productividad
de los empleados, cumplir normativas legales, proteger la información y los procesos en
casos de despidos, reubicaciones procurando que el conocimiento permanezca en la
empresa y no se movilice con el empleado.
.
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Capítulo 6
Objetivos
Objetivo General
Diseñar un modelo de gestión documental para las UBN´S (unidad básica de
negocio) de la empresa INDUSTRIAS HACEB S.A que permita centralizar la
información no transaccional en un software de gestión que dé respuesta a los sistemas
HSEQ (Healtth, safety, environment and quality).
Objetivos Específicos
Realizar un diagnóstico para determinar el estado actual frente a la gestión
documental de INDUSTRIAS HACEB S.A por medio de entrevistas, reuniones de
comité y observación, para luego identificar las necesidades y requisitos que ha de
cumplir el modelo de gestión documental
Plantear un modelo de gestión documental para INDUSTRIAS HACEB S.A que
dé cumplimiento a los requisitos y permita su automatización en un software de gestión.
Definir el plan de implementación del modelo de gestión documental y su
automatización en el software de gestión.
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Capítulo 7
Marco Teórico
Gestión Documental
La gestión documental o Record Management en inglés está definido como el
campo encargado del manejo eficiente y sistemático de actividades de creación,
recepción, organización, almacenamiento, mantenimiento, uso, difusión y disposición de
documentos, incluyendo los procesos de incorporar y mantener en forma de documentos
la información como respaldo y prueba de las actividades y operaciones de la
organización. (ICONTEC, 2016)
La norma técnica colombiana NTC ISO 9001:2015 contiene en su cláusula 7.5
INFORMACION DOCUMENTADA los lineamientos que se deben seguir para la
gestión del control documental (ICONTEC, 2015)
7.5.2 Creación y actualización
Al crear y actualizar la información documentada, la organización debe
asegurarse de que lo siguiente sea apropiado:
a) La identificación y descripción (por ejemplo, titulo, fecha, autor o número de
referencia);
b) El formato (por ejemplo, idioma, versión del software, gráficos) y los medios
de soporte (por ejemplo, papel, electrónico)
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c) La revisión y aprobación con respecto a la conveniencia y adecuación
7.5.31 La información documentada requerida por el sistema de gestión de calidad
y por esta norma internacional se debe controlar para asegurarse de que:
a) Esté disponible y sea idónea para su uso, donde y cuando se necesite
b) Esté protegida adecuadamente (por ejemplo, contra pérdida de la
confidencialidad, uso inadecuado o pérdida de integridad) (ICONTEC,
2015)
La gestión documental es el área de gestión administrativa que persigue como
objetivo obtener economía y eficacia en la creación, mantenimiento, uso y disposición de
los documentos. (CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS, 1984)
Gestión documental entendido como dominio de la gestión administrativa
enfocado a asegurar la economía y la eficacia de las operaciones desde su creación, su
mantenimiento, utilización y finalizando en su disposición. (UNESCO, 1979)
En 1989 se dio la creación del Grupo Iberoamericano de tratamiento de los
archivos administrativos que tenía como principal razón en la racionalización del
tratamiento de archivos administrativos y el acercamiento de los procedimientos
archivísticos de los diferentes países que componían el grupo, el grupo también buscaba
problemas comunes a los integrantes y se centraba en darle solución con metodologías
afines a todos los países respetando las particularidades o variaciones que se pudiesen dar
en cada país.
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Luego se da la creación del Grupo Iberoamericano de gestión de documentos en
Madrid en el año 1989, el mayor aporte identificado en este grupo fue sistematizar y
definir desde una perspectiva global las fases del tratamiento archivístico, estas etapas
son: Identificación, Valoración y Descripción de los fondos documentales. (Sanjuan,
2006)
Derivado de la gestión documental surge el concepto de sistemas de gestión
documental que se refiere a soluciones y sistemas informáticos cuya función es
almacenar, administrar y dar control al flujo de documentos generados en una
organización (internos o externos), organizándolos y localizándolos centralizadamente de
forma que los empleados puedan acceder de manera fácil y sencilla. (TICPORTAL, s.f.)
Actualmente la principal preocupación de las organizaciones no es la falta de
información, es el incremento excesivo de los documentos generados en las empresas,
esto hace que la preocupación en cuanto a información corporativa sea la calidad y el
fácil acceso a la misma.
Los documentos soportan los procesos y procedimientos de las organizaciones por
esto las organizaciones deben velar por el acceso a información de calidad, en tiempo real
y con políticas de seguridad y control de la misma. Normas internacionales y entes
reguladores exigen a las empresas preservar y gestionar la documentación para asegurar
la evidencia y trazabilidad de la empresa y sus procedimientos a través de documentos.
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La información es un activo vital de las empresas, no es patrimonio de los
colaboradores o departamentos donde se generan, consultan o dan uso, sino que es
patrimonio de la empresa, por esto es de vital importancia que la organización cuente con
un sistema de control y gestión de esta información para asegurar su protección,
seguridad, difusión y disposición para la empresa y sus interesados.
Un modelo de gestión documental trae diferentes ventajas en las organizaciones
entre ellas encontramos: Asegurar la eficiencia de los documentos al facilitar su
recuperación, acceso y consulta, ofrece apoyo en la toma de decisiones, documenta y
sirve como evidencia de la actuación de la empresa, asegura la preservación historia de la
organización, ofrece apoyo ante acciones legales (Gallo, 2009)
Un modelo de gestión documental agrega valor a las funciones diarias del
personal, entre sus ventajas se encuentra: organizar la información y disponer de ella para
cuando sea necesaria, proteger los registros que son esenciales en operaciones criticas del
negocio, asegurar el cumplimiento de normativas legales y gubernamentales que pueden
acarrear grandes multas económicas, disminuir el esfuerzo requerido en procesos de
creación, organización, aprobación y disposición de documentos (SOUTHERN
ILLINOIS UNIVERSITY)
La gestión documental parte del ciclo de vida del documento, se debe gestionar
desde su creación hasta su disposición, este ciclo esta dado en cuatro etapas: 1. Creación
dada por una necesidad de evidenciar un suceso, 2. Uso activo, etapa donde el documento
será utilizado con frecuencia y se requiere tener acceso fácil e inmediato al mismo, 3.
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Inactivo y almacenado, en esta etapa el documento deber ser custodiado por razones
legales o por usuarios que aún lo consulten esporádicamente y 4. Disposición cuando el
documento no aporta información relevante a los usuarios y se ha cumplido el tiempo de
custodia legal. (DIAMOND, 1998)
Entre los modelos de gestión documental se identifican tres como los más
influyentes: Record Management (Estados Unidos), Gestion des documents
administratifs (Canadá) y Prearchivage (Francia). El modelo Record managment de
Estados Unidos fue donde se introdujo el concepto de gestión documental por primera
vez, este modelo nace a partir de la necesidad de dar solución a la inflación de los
documentos existentes en las empresas públicas, especialmente en las agencias federales,
se buscaba reducir al mínimo los documentos que debían conservarse por su “valor
histórico”, luego la gestión documental se desarrolla rápidamente en el ámbito privad,
llegando al Information Resources Management fuertemente respaldado por la CIA y la
UNESCO (ODALYS FONT ARANDA, 2013)
La metodología para diseñar e implementar un modelo de gestión documental
consta de 8 etapas las cuales no deben ser necesariamente concebidas de un modo lineal,
estas tareas pueden darse en diferentes etapas, de forma reiterada, parcial o gradual
(UNE- ISOTR/25489-2, 2006)
Etapa A – Investigación preliminar. En esta etapa se da la recopilación de la
información mediante entrevistas, observación y fuentes documentales; Con esta etapa se
busca proporcionar una visión general del estado documental de la empresa, las
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fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas, definir los problemas en materia de
documentación y las necesidades (ODALYS FONT ARANDA, 2013)
Etapa B – Análisis de las actividades de la organización. Recopilar
información acerca de que hace la empresa y como lo hace, identificar el flujo de sus
procesos y operaciones, identificar a través del mapa de procesos donde se genera la
información de la empresa y el flujo de la misma, para posteriormente tomar decisiones
acerca de creación, incorporación, control, almacenamiento, acceso y disposición de los
documentos. (ODALYS FONT ARANDA, 2013)
Etapa C – Identificación de los requisitos. Con la información recopilada se
identifican las necesidades de evidencia e información presentes en la organización, los
requisitos también pueden derivarse de un análisis normativo y de riesgo que supondría la
no creación o conservación de un documento, se determina como se van a satisfacer estos
requisitos mediante el modelo de gestión documental. (ODALYS FONT ARANDA,
2013)
Etapa D – Evaluación de los sistemas existentes. Identificar y analizar los
sistemas de información existentes actualmente en la empresa, medir el grado de
cumplimiento de estos sistemas frente a los requisitos, esta evaluación también permitirá
permear cualquier requisito no identificado en la etapa anterior, esta evaluación permite
la evaluación de nuevos sistemas o de ser posible el rediseño de los ya existentes.
(ODALYS FONT ARANDA, 2013)
26
Etapa E- Identificación de estrategias para cumplir los requisitos. Identificar
los tipos de estrategias tales como adopción de normas, procedimientos, políticas,
proyectos de formación, adquisición e implementación de nuevas herramientas que
permitan dar cumplimiento a estos requisitos, las estrategias deberían ser seleccionadas
de acuerdo al riesgo asociado al incumplimiento de un determinado requisito. (ODALYS
FONT ARANDA, 2013)
Etapa F – Diseño de un sistema de gestión de documentos. Diseñar un sistema
de gestión de documentos que incorpore estrategias, procesos, y practicas derivados de
las etapas anteriores y otras normativas de referencia, este modelo debe facilitar y dar
apoyo a los procesos del negocio, no dificultarlos. Como entregables de esta etapa se
puede tener: el plan de proyecto con definición de tareas, responsabilidades, plazos de
ejecución, recursos asignados, revisiones entre otros. (ODALYS FONT ARANDA,
2013)
Etapa G – Implementación del sistema de gestión documental. Esta
implementación debe darse de forma sistemática, con una previa planificación y con una
metodología adecuada para cada situación, también debe integrar el funcionamiento de
los sistemas de gestión asociados. El plan aporta la visión de conjunto de cómo se
integran los diferentes componentes del sistema (procesos, procedimientos, personas y
tecnología) (ODALYS FONT ARANDA, 2013)
Etapa H – Revisión posterior a la implementación. En esta etapa se debe
recopilar la información acerca del rendimiento del sistema de gestión documental,
27
mediante entrevistas, observación del sistema, la formación y el estado actual de la
documentación. (ODALYS FONT ARANDA, 2013)
Según D´Alos Moner hay 10 aspectos que se deben tener en consideración antes
de la implementación de un modelo de gestión documental: 1. Empezar con la
información más crítica y asegurar que esta se encuentre actualizada, 2.Asegurar que se
perciben los beneficios a corto y largo plazo que podría traer el modelo, 3.Definir qué
acción se va a ejercer sobre la información “antigua”, ¿Se deja en el sistema actual?, ¿Se
migra?, ¿Se elimina?, 4.Asegurar la formación y su adaptación a personas de distintas
aptitudes y conocimientos, 5.Garantizar la facilidad de uso tanto para los creadores como
para los usuarios finales y el área informática, 6.Garantizar la seguridad y los permisos de
acceso(parametrización) para la protección de la información de la compañía, 7.Permitir
elementos de personalización de contenido, 8.Asegurar la escalabilidad del modelo,
9.Garantizar la facilidad de integrarse con otras aplicaciones, 10.Posibilidad de migrar los
datos del modelo a otros sistemas (MONER, 2006)
Controlar óptimamente cada proceso de una empresa es una ardua tarea, que crece
con el tamaño de la empresa, por esto los softwares de gestión se han vuelto muy
comunes en las grandes y pequeñas empresas de hoy en día, los softwares de gestión
ayudan a las empresas a ahorrar tiempo, dinero y ser más competitivas.
Estos desarrollos informáticos permiten mayor interactividad entre los
departamentos, mayor colaboración, mejor comunicación y flujo de información que se
traduce en mejores decisiones. (CONTEIN XXI, 2016)
28
Los softwares empresariales tienen beneficios como: disminución del tiempo de
respuesta ante solicitudes documentales, divulgación de la información necesaria dentro
de la empresa, control de seguridad de la información crítica o sensible, estandarización
de la documentación, trazabilidad de las operaciones de la empresa e información de
calidad en tiempo real (CONTEIN XXI, 2016)
Cada vez son más las organizaciones con atención alrededor de todo el mundo o
con trabajadores remotos esto ya no es un problema cuando se cuenta con herramienta o
soluciones informáticas ya que la información queda almacenada en “nubes” que permite
el acceso a la información 24h desde cualquier lugar, esto permite que la información de
la empresa llegue a todos los interesados en el tiempo solicitado sin importar la ubicación
geográfica del colaborador o la empresa (LIBERTDAD DIGITAL, s.f.)
29
Capítulo 8
Metodología
Tipo de investigación
El tipo de investigación en el que se basará este proyecto es descriptivo, en el cual
se buscará identificar, definir, reconocer y especificar las características, elementos clave
para la creación de un modelo de gestión documental que posteriormente permita la
automatización de la gestión a través de un software.
Diseño de la investigación
La investigación es no experimental, transaccional, descriptiva. No experimental
dado que no se hará manipulación de variables. Transaccional puesto que la investigación
será realizada en un lapso corto de tiempo, el proyecto se desarrollará durante el
transcurso del primer semestre del año 2018 y descriptiva ya que busca mediante el
diseño del modelo de gestión documental y del proceso de implementación del software
de gestión, especificar los elementos esenciales de los mismos.
Lugar o área de estudio
El proyecto se llevará a cabo dentro de la Dirección Desarrollo organizacional,
perteneciente a la empresa HACEB en el municipio de Copacabana.
30
Población
La población objeto de estudio son la dirección de Auditoria conformado por los
directores del sistema integrado de excelencia SIE (ISO 18001, ISO9001 e ISO14001)
pertenecientes a la empresa HACEB.
Instrumentos para la recolección de información
Fuentes primarias. Mediante observación directa y reuniones realizadas junto
con el personal de cada una de las áreas de la dirección y/o personas involucradas en el
manejo de información de los sistemas de gestión de la empresa los cuales colaborarán
dando la información necesaria para generar el diagnóstico inicial de la empresa, detectar
las necesidades y requerimientos específicos para el modelo de gestión documental y la
implementación del software.
Fuentes secundarias. Como fuente secundaria se tomarán todos los archivos
existentes en la empresa ordenados por UBN y de los archivos que formen parte de la
dirección de Auditoria y de los sistemas integrados de gestión para elaborar el modelo de
gestión documental y el plan de implementación del software.
31
Capítulo 9
Diagnóstico de la gestión documental actual
El diagnóstico del estado actual de la gestión documental en INDUSTRIAS
HACEB S.A se llevó a cabo por medio de observación, reuniones con diferentes
direcciones de la compañía y con una lista de chequeo para su posterior análisis
Teniendo un primer acercamiento a la información documentada de la compañía
se evaluaron los siguientes ítems: requerimientos de forma, procedimiento de creación,
modificación, eliminación y conservación de los documentos y calidad de la información
Requerimientos de forma: Actualmente no existe un estándar a nivel compañía
en las formas de la compañía, no se está llevando a cabo un código para la
documentación, no existe un encabezado, pie de página y estructura visual estandarizado
y divulgado, se encuentran diferentes formatos en las diferentes áreas de la empresa.
Procedimiento de creación, modificación, eliminación y conservación de
documentos: A pesar de que existe parametrización de las acciones permitidas a los
usuarios que acceden a la ruta, no existe una metodología clara y documentada que regule
la creación de los documentos a través de un flujo de creación, revisión y aprobación , es
decir la creación y conservación de los documentos está basada en la intuición o criterio
del personal, no se cuenta con un instructivo o procedimiento que regule la necesidad de
creación de un documento, como se debe crear, quien lo debe crear, quien lo debe revisar,
quien lo debe aprobar, donde se debe almacenar, si es necesario conservarlo, por cuanto
32
tiempo y que método de disposición se utilizara cuando el documento cumple su ciclo, es
por esto que en las carpetas se encontraron una gran cantidad de archivos que no debían
necesariamente ser creados o almacenados, estos documentos no alimentan el sistema de
información de la empresa ya que no sustentan la actividad propia de la misma, si se
quiere lograr controlar la cantidad de documentos creados en la empresa se debe crear un
procedimiento que permita evaluar la necesidad de creación, almacenamiento y
conservación de un documento
Control documental: El control documental fue medido bajo los siguientes
parámetros: 1. Escrito por personal idóneo, 2. Revisión por terceros, 3. Todos los
interesados tienen acceso, 4. Las modificaciones siguen una ruta de aprobación, 5. Uso de
documentos y procesos válidos, 6. Control de permisos, 7. Estandarización de la
documentación
1. Escrito por personal idóneo: La documentación no permite
identificar quien fue el autor o quien elaboró el documento, por esto no es
posible determinar si la información contenida fue redactada por personal
idóneo, perteneciente a este proceso y con conocimiento del mismo.
2. Revisión por terceros: Como se mencionó anteriormente la
creación o modificación de los documentos no cumple ningún flujo de
aprobación que valide el estado de la información, la utilidad al proceso y que
autorice la divulgación o conservación de estos documentos.
33
3. Todos los interesados tienen acceso: Debido a los permisos que
requieren algunas carpetas frente a documentos que deberían ser públicos a
toda la compañía no se puede asegurar el conocimiento a todos los interesados
si esta no es almacenada en un lugar público como la intranet
4. Las modificaciones siguen una ruta de aprobación: No existe una
metodología adecuada documentada y divulgada para seguir cuando se debe
llevar a cabo la modificación de un archivo, no se sigue un flujo de aprobación
que valide las modificaciones, no se cuenta con un control de versiona miento
que asegure que las personas interesadas estén utilizando la versión
actualizada o modificada
5. Uso de documentos y proceso válidos: Se identificó que no existe
un método para garantizar que los documentos utilizados son los adecuados,
no se puede garantizar el uso no intencionado de documentos obsoletos, ya
que los documentos de consulta y uso no han llevado un flujo de aprobación y
revisión y control de versiones, además tampoco existe dentro de la
documentación una especificación que informe al personal cuando debe
actualizar la versión de un documento, o en caso de ser actualizada no existe
un registro de control de cambios que informe a los interesados que el
documento ha sufrido una modificación y qué clase de modificación fue,
adicional a esto la compañía constantemente se enfrena a movimientos de
34
estructura de personal y de procesos y no existe un procedimiento que obligue
a las personas a revisar la documentación que se ve afectada por estos cambios
6. Control de permisos: La organización si cuenta con un control de
permisos, desde la experiencia del practicante se verificó que se debe llevar a
cabo un procedimiento para requerir permisos de acceso, el jefe directo debe
ser quien genere esta solicitud, debe especificar los accesos que se requieren
(solo consulta o consulta y modificación)
7. Estandarización de la documentación: No se evidencia un estándar
para la creación de documentos, el modelo o diseño de creación está sujeto a
los responsables del área, es decir no se cuenta con un procedimiento que, de
los lineamientos para la creación de los documentos al interior de la compañía,
no se cuenta con formatos, sistema de codificación, y gestión visual única que
permita la estandarización de los documentos
Calidad de la información: La calidad de la información es buena medida desde
su posibilidad de dar respuesta a los requerimientos de los usuarios, no se califica como
excelente ya que el debido a que no se tiene total certeza de quien elaboró esta
información, cuando la elaboro, quien corroboro que fuera cierta e idónea no se puede
asegurar 100% su calidad
La segunda parte del diagnóstico del estado documental de la compañía se llevó a
cabo por medio de una reunión entre Oriana Posada auditora interna de HWI (Haceb
Whirlpool industria), Yeidfrith Tobón gestor de la excelencia de industrias HACEB y
35
Alejandra Montaña aprendiz, Oriana Posada participó en las ultimas auditorías internas
realizadas por HACEB como Auditora en el año 2017
La reunión se llevó a cabo el día martes 23 de enero de 2018 a las 2:00pm en las
instalaciones de HWI, sobre esta reunión se discutieron los hallazgos relacionados con el
control y la gestión documental levantados en la última auditoria interna de Industrias
HACEB realizada en junio de 2017
Tabla 1 Hallazgos de auditoria interna
DIRECCION HALLAZGO
NORMA
ISO
ITEM
Clasificación
del Hallazgo
Financiera
Se evidencia con la política de precios que no se
tiene un procedimiento establecido para crear,
modificar y realizar el control documental,
además los formatos y procedimientos
presentados como evidencia no están alineados
de acuerdo a los procedimientos establecidos en
la empresa.
9001:2015
14001:2015
OSHAS
18001:2007
7.5
Información
documentada.
4.4.4
Documentaci
ón
No
conformidad
mayor
Gerencia
Comercial
Se evidencia que para la ejecución de
actividades claves en el proceso se tiene como
medio de información instructivos no
normalizados, algunos de ellos (NOTAS
CREDITOS SAP, PASO A PASO DE COMO
RECHAZAR UN PEDIDO, TRANSACIONES
POR CONSIGNACION). No cumple con el
control documental de identificación,
descripción, formato y medio de soporte.
ISO
9001:2015 7.5
No
conformidad
menor
Calidad
No se evidencia disponibilidad y agilidad de la
información solicitada, es evidente en la política
de calidad, la matriz de riesgos operacionales y
acciones de mejora.
Además, los estándares del proceso de plásticos
no están homologados con los formatos definidos
por la organización.
9001:2015
14001:2015
OSHAS
18001:2007
7.5
Información
documentada.
4.4.4
Documentaci
ón
No
conformidad
mayor
36
Planeación
No se evidencia un control documental
organizado y en todas las actas e indicadores no
hay planes de acción para la mejora continua
ISO 9001
ISO 14001
7.5
Información
Documentada
10. Mejora
No
conformidad
menor
Planeación No se evidencia un control documental de la
información en el proceso ISO 9001
7.5
Información
Documentada
No
conformidad
menor
Planeación Los Procedimientos y estándares no cuentan con
responsable, versión y fechas de creación ISO 9001
7.5
Información
Documentada
No
conformidad
menor
Industrial
Se evidencia que fue necesario reconstruir la
información de 2016 y 2017 para los indicadores
de mantenimiento MTBF por pérdida de los
datos. No se contaba con back up en el sistema
90011800114
001
7.5.3 Control
de la
información
documentada
4.4.5 Control
de
documentos7.
5.3 Control
de
información
documentada
No
conformidad
menor
Talento
Humano
La UBN registra las Hojas de vida con un
formato propio al momento de realizar un
proceso de selección, el cual es diferente del
solicitado formalmente por Nomina.
ISO 9001
7.5
Información
Documentada
No
conformidad
menor
I+D
En la auditoria llevada a cabo en los procesos de
proyecto e I+D, Se evidencia en los formatos: la
Matriz de información y control de proyectos y
soportes y formato caso de oportunidad, no
cumplen con el control documental de
identificación, descripción, formato y medios de
soporte.
9001:2015
14001:2015
OHSAS
18001:2017
7.5
Información
documentada
4.4.5 Control
de
documentos
No
conformidad
mayor
Negociación No se evidencia que las políticas y
procedimientos tengan control documental 9001:2015
7.5
Información
documentada
No
conformidad
menor
Fuente: Elaborado por Industrias HACEB
37
El auditor expresa que la documentación encontrada en la organización en el
momento de la auditoria era deficiente para dar respuesta o evidenciar los procedimientos
frente al auditor, comenta que las situaciones que más percibió fueron: documentos en
diferentes presentaciones (Word, Excel, PowerPoint), estos documentos algunos no se
encontraban bajo ningún estándar o modelo corporativo, los documentos de la
organización no cuentan con codificación, algunos documentos comunes a más de un
proceso no se encuentran bajo un formato normalizado, no existe ningún tipo de control
documental que ejerza regulación sobre la creación, la modificación, actualización y
difusión de la documentación generada en la compañía, también se detectó que el tiempo
de respuesta ante la solicitud de documentación no es ágil y se puede evidenciar que en
muchos casos no existe claridad de la ubicación de cierta documentación y se debe acudir
a terceros para obtener respuesta y por último se evidencio una situación de perdida de
información asociada a cambios de personal dentro de los cargos críticos de la compañía
Como resultado de este diagnóstico de identificaron fuertes debilidades en la
gestión documental mencionadas anteriormente, pero también se logró identificar una
oportunidad y es que la empresa y su personal es consciente de la necesidad de
implementar un modelo de gestión documental no solo para cerrar las brechas
encontradas en las certificaciones de alta calidad sino para facilitar el hacer de su día a
día en la empresa
Analizando el que hacer de la empresa se identificó que la creación de la
información se da al interior de cada UBN, a pesar de que la empresa trabaja por
38
procesos la creación de la información se da por UBN, es por esto que los flujos de
información no están claramente definidos, al crear modificar o eliminar la información
solo desde la perspectiva de UBN, esta información es creada como en una “isla” sin
identificar a que proceso antecesor o predecesor puede afectar o interesar esa
información generada, por esto se encuentran documentos con el mismo fin creados dos
veces en diferentes UBN´S, o cambios en documentos comunes que no fueron
informados o consensuados con otro proceso interesado
Como tercera parte del diagnóstico se realizó una identificación de los sistemas de
información transaccional que existen actualmente en la organización, estos sistemas son:
SharePoint que es una plataforma que actualmente se utiliza como repositorio
documental, pero esta plataforma no logro dar control a la gestión documental de toda la
empresa, debido a que: no llevaba control de cambios que permitieran asegurar que
todos los interesados contaban con el documento oficial y la última versión del mismo,
no se generó una gestión del cambio que llevara a las personas a ver esta herramienta
como una herramienta del día a día, algunas necesidades documentales de la empresa
necesitaban de desarrollos informáticos para ser gestionados en esta plataforma y por
ultimo este software sirve para el almacenamiento de información y la interacción de
usuarios sobre esa información pero no es un software de gestión que permita dar soporte
al SIE(sistema integrado de excelencia), SAP contiene la trazabilidad de la operación de
la empresa, desde compras de materia prima hasta despacho de productos, KAPTUS que
es una herramienta informática que da gestión al talento humanos de la compañía, sus
funciones principales dentro de Industrias HACEB es todo lo relacionado con el listado
39
maestro de personal el cual contiene información básica de cada colaborador, también
este software se utiliza para la gestión del pago de nómina y administración de salarios
de la empresa, análisis de cargos y estructura organizacional, la empresa también cuenta
con un software llamado PRISMA con el cual lleva a cabo toda la gestión de inventarios
y mantenimientos de equipo dentro de la compañía, para la parte de control de calidad se
maneja un software creado en la empresa donde se lleva a cabo la programación de las
calibraciones de los equipos de la compañía, almacenamiento de información de producto
y materias primas no conformes entre otros, cuando se recogió información sobre este
sistema se encontró que el sistema no da suficiencia a las necesidades del área de calidad,
además se está generando una dependencia al colaborador que desarrollo esta
herramienta, ya que él es quien sabe a profundidad el manejo del mismo, por esto se torna
de gran importancia centralizar esta información y romper la dependencia sobre ese
recurso humano, otro sistema de información transaccional es la intranet que es la ruta de
acceso a los arboles de información de la compañía, ahí se archiva actualmente toda la
información de la compañía con permisos de control de acceso y creación por
direcciones, a hoy la capacidad de estos discos está al límite y en este medio no se lleva
ningún control de la producción de información y del uso de documentos obsoletos, y por
último la empresa cuenta con “Intrahaceb” que es el portal de internet de la compañía
donde se publica información de interés a todos los colaboradores (eventos, noticias,
menú de almuerzo, encuestas), en este portal también se publican documentos comunes a
toda la empresa como políticas, manuales y algunos procedimientos
40
En cuanto a la información no transaccional de la compañía la encontramos en el
correo y en los computadores del personal de la empresa, este no es el ideal ya que la
información y el conocimiento hacen parte del activo de la empresa y es un riesgo
permitir que esta información se vaya de la empresa con los empleados como ya ha
pasado en algunos casos
Se concluyó que la política de gestión documental actual no responde a las
expectativas y necesidades de la organización, ni a los requerimientos normativos
aplicables a la compañía, se identificaron los requerimientos más urgentes para dar
respuesta con el modelo de gestión documental: Como primer y más importante requisito
se identifica designar un área cabeza visible encargado de implementar y mantener
vigente el modelo de gestión documental, esta área será la encargada de recibir las
variaciones en la documentación de la organización, suministrar a los interesados los
formatos corporativos y el procedimiento de creación de documentos y atender las
inquietudes de los colaboradores acerca del modelo de gestión documental; otro requisito
identificado fue la creación de una metodología de control documental estandarizada
(flujo de aprobación, elaboración de formatos corporativos, codificación, listado maestro
de documentos y árbol de información); necesidad de llevar a cabo la creación de
caracterizaciones de los procesos para dar respuesta a la norma ISO 9001/14001/18001 y
BASC, que dé respuesta al qué y cómo del hacer de la empresa y se debe también llevar
a cabo una formación a los líderes de las UBN en gestión documental ya que muchos
manifestaron no tener claros los conceptos y diferencias entre documentos e identifican
una necesidad de formación en estos temas
41
Este modelo de gestión documental debe ser ágil y simple ya que la empresa este
año está buscando que todos los proyectos que se den tengan presentes metodologías
agiles y simples, que permitan su fácil implementación y adopción en el día a día y
segundo que dé respuesta a los requerimientos de control documental de la norma ISO
9001:2015, ISO 18001, ISO 14001 Y BASC que son todos los numerales presentados en
la siguiente tabla
Tabla 2 Tabla requisitos documentales por norma
DOCUMENTACIÓN REQUERIDA CREACIÓN Y
ACTUALIZACIÓN
CONTROL DE LA INFORMACIÓN
DOCUMENTADA
ISO
900
1
1. Política de calidad 5.2.1
2. Objetivos de Calidad 6.2.1
3. Recursos de seguimiento y medición
7.1.5
4. Competencia 7.2
5. Entradas para el diseño y desarrollo
8.3.3
6. Controles del diseño y desarrollo 8.3.4
7. Salidas del diseño y desarrollo 8.3.5
8. Cambios del diseño y desarrollo 8.3.6
9. Control de los procesos, productos y
servicios suministrados externamente 8.4
10. Control de los cambios 8.5.6
11. Liberación de productos y servicios
8.6
12. Control de las salidas no conformes
8.7.1
13. Seguimiento, medición, análisis y
evaluación
14. Auditoria interna 9.2
15. Salidas de la revisión por la dirección
9.3.3
16. No conformidades y acción
correctiva 10.2
Al crear y actualizar la
información documentada
la organización debe
asegurar de que lo
siguiente sea apropiado:
a) La identificación y
descripción (por ejemplo,
título, fecha, autor o
número de referencia)
b) El formato (por
ejemplo, idioma, versión
del software, gráficos) y
los medios de soporte
c) La revisión y
aprobación con respecto a
la conveniencia y
adecuación
a) Este disponible y sea idónea para su uso,
donde y cuando se necesite;
b) Este protegido adecuadamente (por ejemplo,
contra perdida de la confidencialidad, uso
inadecuado o pérdida de la integridad
7.5.3.2 Para el control de la información
documentada, la organización debe abordar las
siguientes actividades, según corresponda:
a) distribución, acceso, recuperación y uso
b) almacenamiento y preservación, incluida la
preservación de la legibilidad
c) control de cambios (por ejemplo, control de
versión)
d) conservación y disposición
42
ISO
18001
1. Alcance del sistema 4.1
2. Política 4.2
3. Identificación de peligros, valoración
de riesgos y determinación de controles
4.3.1
4. Control operacional 4.4.6
5. Investigación de incidentes 4.5.3.1
6. No conformidad, acción correctiva y
acción preventiva 4.5.3.2
7. Control de registros 4.5.4
8. Revisión por la dirección 4.6
____ La organización debe establecer, implementar y
mantener unos procedimientos para:
a) aprobar los documentos con relación a su
adecuación antes de su emisión
b) revisar y actualizar los documentos cuando
sea necesario, y aprobarlos nuevamente
c) asegurar que se identifican los cambios y el
estado de revisión actual de los documentos
d) asegurar que las versiones pertinentes de los
documentos aplicables estén disponibles en los
lugares de uso
e) asegurar que los documentos permanezcan
legibles y fácilmente identificables
f) asegurar que estén identificados los
documentos de origen externo determinados por
la organización como necesarios para la
planificación y operación del sistema de gestión
de S y SO, y que si distribución este controlada
y,
g) prevenir el uso no intencionado de
documentos obsoletos, y aplicarles una
identificación adecuada en el caso de que se
mantengan por cualquier razón
43
ISO
14
00
1
1. Alcance 4.3
2. Política 5.2
3. Acciones para abordar riesgos y
oportunidades 6.1
4. Aspectos Ambientales 6.1.2
5. Requisitos legales y otros requisitos
6.1.3
6. Objetivos ambientales 6.2.1
7. Competencia 7.2
8. Comunicación 7.4
9. Planificación y control operacional 8.1
10. Preparación y respuesta ante
emergencias 8.2
11. Seguimiento, medición, análisis y
evaluación 9.1
12. Evaluación del cumplimiento 9.1.2
13. Programa Auditorías internas 9.2.2
14. Revisión por la dirección 9.3
15. No conformidades y acciones
correctivas 10.2
Al crear y actualizar la
información documentada
la organización debe
asegurar de que lo
siguiente sea apropiado:
a) La identificación y
descripción (por ejemplo,
título, fecha, autor o
número de referencia)
b) El formato (por
ejemplo, idioma, versión
del software, gráficos) y
los medios de soporte
c) La revisión y
aprobación con respecto a
la conveniencia y
adecuación
La información documentada requerida por el
sistema de gestión ambiental y por esta norma
internacional se debe controlar para asegurarse
que:
a) Este disponible y sea idónea para su uso,
donde y cuando se necesite;
b) Este protegido adecuadamente (por ejemplo,
contra perdida de la confidencialidad, uso
inadecuado o pérdida de la integridad
7.5.3.2 Para el control de la información
documentada, la organización debe abordar las
siguientes actividades, según corresponda:
a) distribución, acceso, recuperación y uso
b) almacenamiento y preservación, incluida la
preservación de la legibilidad
c) control de cambios (por ejemplo, control de
versión)
d) conservación y disposición
BA
SC
1. Manual del SGCS
2. Procedimientos documentados
requeridos por esta norma
3. Registros
4. Estándares de seguridad
5. Los documentos que la organización
determine que son indispensable para
asegurar la eficacia del SGCS
____ La organización debe tener un procedimiento
documentado y garantizar que:
a) Se aprueban los documentos antes de su
emisión
b) Pueden ser localizados oportunamente
c) Se revisen periódicamente y se actualicen
cuando sea necesario
d) Se encuentren legibles y disponibles
garantizando su preservación, custodia y
confidencialidad
e) Sean oportunamente identificados y retirados
los obsoletos para evitar su uso no previsto;
incluyendo aquellos que deban ser retenidos
con propósitos de preservación legal o de
conocimiento
f) Se controlen los documentos de origen
externo
g) Se disponga de un sistema de protección y
recuperación de la información sensible de la
organización que incluya medios magnéticos y
físicos
Fuente: Elaboración propia
44
Luego de haber realizado el diagnóstico del estado actual de la gestión
documental y la identificación de los requisitos a cumplir con el modelo se procede a
realizar el modelo de gestión documental de Industrias Haceb S.A que logre dar respuesta
a esos requerimientos detectados en la etapa de diagnostico
El modelo de gestión documental de Industrias Haceb estará compuesto por:
1. Objetivo
2. Alcance
3. Actividades del modelo de gestión documental
4. Fases de implementación
Modelo de gestión documental
1. Objetivo: Fortalecer al interior de Industrias Haceb la gestión documental
permitiendo dar cumplimiento a las normas aplicables de la empresa y
suministrar información de calidad a las partes interesadas
2. Alcance: El modelo de gestión documental tiene como alcance la planeación,
la normalización, producción, almacenamiento, custodia y uso de los
documentos del sistema de gestión de Industrias Haceb
3. Actividades del modelo de gestión documental:
o Planeación: El área encargada del modelo de
gestión documental debe realizar el diagnóstico actual de la
45
empresa frente a la gestión documental, para posteriormente
determinar los requisitos que se deben considerar en el modelo,
buscando dar cumplimiento en el contexto administrativo,
normativo, técnico y funcional, se debe realizar la asignación
de roles y responsabilidades en el modelo y el diseño de la
pirámide documental de la empresa.
Durante el proyecto de práctica en esta etapa de planeación se
realizó: el diagnóstico de la gestión documental de la empresa,
la identificación de los requisitos normativos (ISO 9001,
18001, 14001 y BASC) en cuanto a la información
documentada, la identificación de los documentos que dan
soporte a los sistemas de gestión de la empresa y la asignación
de roles y perfiles dentro del modelo
o Valoración y producción: Etapa encaminada a la
producción de la documentación necesaria por la compañía,
comprende la creación y diseño de cuerpos de formas,
formularios, documentos y registros pertenecientes a la
documentación del sistema de gestión de la compañía, desde
esta etapa se debe asegurar el cumplimiento de los lineamientos
establecidos en la etapa de planeación, obteniendo como
resultado información bajo estándares normalizados y de
46
calidad, adicional en esta etapa el área encargada del modelo de
gestión documental, debe valorar las necesidades de creación
de nuevos cuerpos de formato manifestadas por las personas de
la compañía, evaluar la viabilidad del requerimiento, identificar
los riesgos y grupos interesados y/o afectados por esta
necesidad.
Para esta etapa desde el proyecto de práctica se llevó a cabo la
elaboración del procedimiento de control documental en la
empresa, el instructivo para la elaboración de documentos y la
NOS (Norma de operación estándar) control documental, se
elaboró una propuesta de codificación basada en procesos, el
diseño de cuerpos de formato empresariales (Caracterización de
procesos, Hoja de vida del indicador y procedimientos)
o Gestión y divulgación: En esta etapa se deben
establecer los mecanismos para el almacenamiento, registro,
distribución, consulta, control y acceso sobre la
documentación, buscando dar respuesta oportuna a las
solicitudes de información de las partes interesadas, además se
debe garantizar la trazabilidad del ciclo de vida del documento
y posteriormente se debe asegurar la divulgación de las etapas
de planeación (diagnostico, lineamientos y documentos
47
pertenecientes a los sistemas de gestión), la etapa de
producción (procedimiento de control documental, guía para la
creación de documentos, cuerpos de formato diseñados,
documentos creados, modificados o eliminados) y la etapa de
gestión (lugar de almacenamiento, tratamiento de la
información y seguridad de la información) para asegurar que
todos los interesados saben donde reposa la información.
Para cumplimiento de esta etapa desde el proyecto de práctica
empresarial se estructuro el plan de implementación de la
plataforma digital de excelencia, la cual va a ser el repositorio
oficial de documentación de la compañía.
o Medición: Se debe monitorear y auditar el modelo
de gestión documental con el fin de identificar las debilidades o
falencias presentes en el modelo
Como desarrollo de esta actividad en las certificaciones en el
modelo de gestión de la compañía se incluyeron en la lista de
chequeo preguntas de verificación del control documental de
las UBN.
o Mejora: Como propuesta de mejora se sugiere la
implementación de un software de gestión que permita
48
centralizar en una única plataforma la documentación de los
procesos de la compañía.
Desde el proyecto de práctica para dar respuesta a esta
actividad del modelo se llevaron a cabo las siguientes
actividades:
1. Reuniones comerciales con el proveedor del software de
gestión.
2. Reuniones de funciones y contenidos de la plataforma con
el proveedor y los dueños de cada sistema de gestión
(Calidad, seguridad y salud en el trabajo, ambiental, riesgos
y BASC).
3. Reuniones técnicas con el proveedor y el área de TI
(tecnologías informáticas).
4. Prueba del demo comercial y pilotos de cargue de
información.
Tras haber definido las actividades del modelo de gestión documental y haber
realizado la actividad de Planeación a través del diagnóstico de la gestión documental
llevado a cabo en el proyecto, se procede a iniciar la actividad de Producción con la
elaboración del Procedimiento para control documental de Industrias HACEB S.A, La
49
guía para la elaboración de documentos y la NOS Control documental de Industrias
Haceb S.A
PROCEDIMIENTO PARA
CONTROL DE DOCUMENTOS
Y REGISTROS DE INDUSTRIAS
HACEB
Código: PRO-GTH-21
Versión: 1
Fecha: 8/05/2018
50
Elaboró: Desarrollo
Organizacional
Revisó: Aprobó: Jefe Desarrollo Organizacional
Versión: 1.0
Fecha Última Revisión:
2018/03/13
Código: PRO-GTH-21
1. Objetivo
Establecer un procedimiento normalizado para llevar a cabo el control de los
documentos de cada una de los procesos y del Sistema Integrado de
Excelencia de la Compañía.
2. Alcance
Generación, actualización, distribución, custodia, anulación y control de
todos los documentos y formatos internos relacionados con todos los procesos
que impactan el Sistema Integrado de Excelencia.
3. Definiciones
Documento: Información y su medio de soporte. Ejemplo:
Registro, especificación, procedimiento documentado, dibujo, informe,
norma. El medio de soporte puede ser papel, magnético, óptico,
electrónico o una combinación de estos.
Política: Aprobada por la direccio n o Alta Administracio n, contiene
directrices generales que deben ser acatadas por toda la compan í a,
PROCEDIMIENTO PARA
CONTROL DE DOCUMENTOS
Y REGISTROS DE INDUSTRIAS
HACEB
Código: PRO-GTH-21
Versión: 1
Fecha: 8/05/2018
51
Elaboró: Desarrollo
Organizacional
Revisó: Aprobó: Jefe Desarrollo Organizacional
Versión: 1.0
Fecha Última Revisión:
2018/03/13
Código: PRO-GTH-21
complementan el logro de los objetivos y facilitan la implementacio n de las
estrategias.
Ejemplo: Polí tica de buen gobierno, sostenibilidad, anticorrupcio n,
compras, inventarios
Plataforma digital de la excelencia: Es una herramienta integral
para la Implementación, Automatización y mantenimiento del sistema de
excelencia (SIE).
Procedimiento: Aprobado por Direccio n responsable del proceso,
descripcio n del paso a paso de las actividades definidas para la ejecucio n
de un determinado proceso.
Instructivo: Documento que describe en forma detallada cómo se
desarrolla una actividad dentro de un procedimiento.
Manual: Aprobado por la Alta Administracio n, contiene polí ticas,
objetivos y normas que deben cumplir los procesos relacionados a un
tema especí fico de la organizacio n.
Ejemplo: Manual del SIE
PROCEDIMIENTO PARA
CONTROL DE DOCUMENTOS
Y REGISTROS DE INDUSTRIAS
HACEB
Código: PRO-GTH-21
Versión: 1
Fecha: 8/05/2018
52
Elaboró: Desarrollo
Organizacional
Revisó: Aprobó: Jefe Desarrollo Organizacional
Versión: 1.0
Fecha Última Revisión:
2018/03/13
Código: PRO-GTH-21
Caracterización: Identificar condiciones y/o elementos que hacen
parte del proceso, tales como: ¿quién lo hace?, ¿Para quién o quienes se
hace?, ¿Por qué se hace?, ¿Cómo se hace?, ¿Cuándo se hace?,¿Qué se
requiere para hacerlo?
Formato: Documento empleado para registrar la información
necesaria para la realización de un proceso o actividad.
SIE: Sistema integrado de Excelencia, es el modelo de gestión de Industrias
Haceb
4. Lineamientos generales:
o La documentación vigente y oficial se encontrará a disposición
de los colaboradores de Industrias Haceb en el módulo “Documentación” de
la plataforma digital de la excelencia.
o Para la creación, modificación o eliminación de documentos en la
plataforma digital de la excelencia siga el flujograma descrito en el
desarrollo de este documento
PROCEDIMIENTO PARA
CONTROL DE DOCUMENTOS
Y REGISTROS DE INDUSTRIAS
HACEB
Código: PRO-GTH-21
Versión: 1
Fecha: 8/05/2018
53
Elaboró: Desarrollo
Organizacional
Revisó: Aprobó: Jefe Desarrollo Organizacional
Versión: 1.0
Fecha Última Revisión:
2018/03/13
Código: PRO-GTH-21
o El área de desarrollo organizacional es responsable de
administrar el control de cambios de los documentos y formatos oficiales del
SIE, toda solicitud de debe canalizarse a través de esta área
o Para el caso de los procesos que por cualquier razón
mantengan copias de los documentos impresos, se entenderán éstos como
copias no controladas y es responsabilidad del líder del proceso o a quien se
designe de su correcto uso y control.
o La empresa cuenta con un álbum de formatos definido para
la creación de nuevos documentos, estos formatos se encuentran en la
plataforma digital de la excelencia, cualquier necesidad que no sea
cubierta por estos formatos debe remitirse por medio de una solicitud al
área de Desarrollo organizacional.
o Todo proceso debe tener un listado maestro de documentos
y un listado maestro de registros
o Todos los documentos, deben tener el historial de versiones,
describiendo claramente las novedades de la versión. Esto aplica para
versiones creadas después de la publicación de este documento
PROCEDIMIENTO PARA
CONTROL DE DOCUMENTOS
Y REGISTROS DE INDUSTRIAS
HACEB
Código: PRO-GTH-21
Versión: 1
Fecha: 8/05/2018
54
Elaboró: Desarrollo
Organizacional
Revisó: Aprobó: Jefe Desarrollo Organizacional
Versión: 1.0
Fecha Última Revisión:
2018/03/13
Código: PRO-GTH-21
o Se considera registro cualquier documento que contenga
información referente a la aplicación, cumplimiento o revisión de las
actividades normadas por el SIE.
o Los líderes de procesos son los responsables del cuidado de
sus registros, deberán asegurar que éstos se encuentren en orden,
debidamente protegidos y resguardados.
o Los registros pueden mantenerse en forma física o magnética,
el almacenamiento debe ser apropiado para el medio, de tal forma que se
reduzca el riesgo de deterioro, daño o perdida
o Los documentos de origen externo se identifican y controlan en
el área de Servicios generales (Centro de correspondencia)
o El área de administración de documentos cuenta con la
aplicación que permite controlar los documentos externos de la entidad y se
soporta en los lineamientos establecidos en los siguientes documentos:
Instructivo para el manejo de correspondencia y tablas de retención
documental
PROCEDIMIENTO PARA
CONTROL DE DOCUMENTOS
Y REGISTROS DE INDUSTRIAS
HACEB
Código: PRO-GTH-21
Versión: 1
Fecha: 8/05/2018
55
Elaboró: Desarrollo
Organizacional
Revisó: Aprobó: Jefe Desarrollo Organizacional
Versión: 1.0
Fecha Última Revisión:
2018/03/13
Código: PRO-GTH-21
o El almacenamiento, tiempo de retención, recuperación y
disposición final de los registros, se encuentra establecido en las tablas de
retención documental
o Los documentos a ser enviados a partes externas deben tener
la validación y registro por parte de Servicios Generales
5. Desarrollo
PROCEDIMIENTO PARA
CONTROL DE DOCUMENTOS
Y REGISTROS DE INDUSTRIAS
HACEB
Código: PRO-GTH-21
Versión: 1
Fecha: 8/05/2018
56
Elaboró: Desarrollo
Organizacional
Revisó: Aprobó: Jefe Desarrollo Organizacional
Versión: 1.0
Fecha Última Revisión:
2018/03/13
Código: PRO-GTH-21
Tabla 3 NOS control documental
PROCEDIMIENTO PARA
CONTROL DE DOCUMENTOS
Y REGISTROS DE INDUSTRIAS
HACEB
Código: PRO-GTH-21
Versión: 1
Fecha: 8/05/2018
57
Elaboró: Desarrollo
Organizacional
Revisó: Aprobó: Jefe Desarrollo Organizacional
Versión: 1.0
Fecha Última Revisión:
2018/03/13
Código: PRO-GTH-21
Fuente: Elaboración propia
6. Control de cambios
El control de cambios se gestiona mediante la plataforma digital de la excelencia.
En el maestro se llevará control de los cambios en los documentos, indicando el cambio
en las versiones con su respectiva fecha, el aplicativo notificará a las partes interesadas
los respectivos cambios en la documentación
El proceso responsable del registro o documento debe reportar el cambio a
realizar en el documento a Desarrollo Organizacional.
INSTRUCTIVO PARA LA
ELABORACIÓN DE
DOCUMENTOS
Código: INS-GTH-21
Versión: 1
Fecha: 8/05/2018
58
Elaboró:
Desarrollo
Organizacional
Revisó: Aprobó:
Jefe Desarrollo
Organizacional
Versión:
1.0
Fecha Última
Revisión:
2018/04/18
Código:
INS-GTH-21
1. Objetivo
Esta guía tiene por objetivo dar los lineamientos para la elaboración de
documentos del sistema integrado de excelencia de Industrias Haceb S.A
2. Alcance
Estas pautas aplican para todos los documentos pertenecientes al SIE
3. Codificación y clasificación de los documentos
Los documentos que son transversales a toda la compañía la codificación será
dada bajo un código alfanumérico como el presentado a continuación
Tabla 4 Codificación documentos transversales
IH AA BB
Industrias Haceb Tipo de documento Consecutivo
Fuente: Elaboración propia
Las plantillas de los formatos serán identificadas bajo un código alfanumérico de
identificación dado de la siguiente forma:
Tabla 5 Codificación de formatos
AAA - BB
Abreviatura del documento,
según la tabla de
Guion separador Consecutivo de la forma
INSTRUCTIVO PARA LA
ELABORACIÓN DE
DOCUMENTOS
Código: INS-GTH-21
Versión: 1
Fecha: 8/05/2018
59
Elaboró:
Desarrollo
Organizacional
Revisó: Aprobó:
Jefe Desarrollo
Organizacional
Versión:
1.0
Fecha Última
Revisión:
2018/04/18
Código:
INS-GTH-21
abreviaturas
Fuente: Elaboración propia
Los documentos del sistema integrado de excelencia deben tener asignado un
código alfanumérico de identificación; La codificación está dada de la siguiente forma:
Once (11) caracteres alfanuméricos distribuidos según se muestran en la siguiente tabla:
Tabla 6 Codificación documentos del sistema
Fuente: Elaboración propia
Tabla 7 Abreviaturas de documentos
Fuente: Elaboración propia
Tabla 8 Tabla de abreviaturas de procesos
AAA - BB - CC - DDDD
Abreviatura del
documento,
según la tabla
de abreviaturas
de documentos
Tabla 2. Guion
Abreviatura
del proceso,
según la tabla
de
abreviaturas
de procesos
Tabla 3. Guion
Abreviatura del
subproceso,
según la tabla
de abreviaturas
de subprocesos
Tabla 4. Guion
Consecutivo
del
documento
Tipo de documento Codificación
Política PLT
Caracterización CRT
Procedimiento PRO
Instructivo INS
Reglamento RGL
Diagrama de proceso DGP
INSTRUCTIVO PARA LA
ELABORACIÓN DE
DOCUMENTOS
Código: INS-GTH-21
Versión: 1
Fecha: 8/05/2018
60
Elaboró:
Desarrollo
Organizacional
Revisó: Aprobó:
Jefe Desarrollo
Organizacional
Versión:
1.0
Fecha Última
Revisión:
2018/04/18
Código:
INS-GTH-21
Fuente: Elaboración propia
Tabla 9 Tabla de abreviaturas de los subprocesos
Proceso Codificación
Gestión del riesgo y del
control
GRC
Gestión comercial GCM
Gestión cadena de
suministro
GCS
Gestión de la
competitividad
GCP
Gestión del consumidor GCM
Gestión del talento humano GTH
Gestión financiera GFI
Gestión de la tecnología GTI
Gestión de la
transformación digital
GTD
Subprocesos Código
Gestión de la calidad de vida 01
Gestión de relación individual y colectiva 02
Gestión de costos competitivos 03
Gestión contable y tributaria 04
Gestión del crédito y tesorería 05
Gestión fuentes de financiación 06
Gestión de proyectos 07
Gestión de procesos 08
Gestión de la generación de valor 09
INSTRUCTIVO PARA LA
ELABORACIÓN DE
DOCUMENTOS
Código: INS-GTH-21
Versión: 1
Fecha: 8/05/2018
61
Elaboró:
Desarrollo
Organizacional
Revisó: Aprobó:
Jefe Desarrollo
Organizacional
Versión:
1.0
Fecha Última
Revisión:
2018/04/18
Código:
INS-GTH-21
Fuente: Elaboración propia
4. Estructura de los documentos
La estructura general del documento, está compuesta por un encabezado, el
contenido específico y un pie de página, como se muestra a continuación
El encabezado de un documento corresponde a los datos básicos para su
identificación, y deberá ir en todas las páginas, como lo señala en la siguiente figura:
Figura 1 Encabezado documental
LOGO
EXCELENCIA PROCEDIMIENTO PARA CONTROL
DOCUMENTAL INDUSTRIAS
HACEB
Fuente: Elaboración propia
Gestión de las TIC 10
Gestión de IERP 11
Gestión del mantenimiento 12
Gestión de la experiencia 13
Gestión de las soluciones 14
Gestión de la postventa 15
Gestión desarrollo del producto 16
Gestión de la producción 17
Gestión de sourcing 18
Gestión de commodities y negociación 19
Gestión del abastecimiento 20
Gestión del inventario 21
Gestión logística 22
Gestión de canales de ventas 23
INSTRUCTIVO PARA LA
ELABORACIÓN DE
DOCUMENTOS
Código: INS-GTH-21
Versión: 1
Fecha: 8/05/2018
62
Elaboró:
Desarrollo
Organizacional
Revisó: Aprobó:
Jefe Desarrollo
Organizacional
Versión:
1.0
Fecha Última
Revisión:
2018/04/18
Código:
INS-GTH-21
El pie de página Se establece para identificar la validez del documento. Este se debe
ubicar en la parte final del mismo como se muestra en la siguiente figura
Figura 2 Pie de página documentos
Elaboró: Revisó: Aprobó: Versión: Fecha última
revisión:
Código:
63
Implementación del modelo de gestión documental
A. Fase de preparación.
En esta fase tanto la empresa como el proveedor del software de gestión se
prepararán para la implementación del modelo de gestión documental y de la plataforma
digital de la excelencia.
Durante la etapa de preparación Industrias Haceb debe llevar a cabo la:
Normalización de la documentación y Parametrización de roles y perfiles; En esta etapa
el proveedor del software de gestión llevará a cabo la instalación del ambiente de
capacitación y producción
Los documentos pertenecientes al SIE, pasarán por una etapa de normalización
que tiene por objetivo homogenizar la estructura física de la documentación y garantizar
que la información que se va a migrar a la plataforma digital de la excelencia cumpla con
los requerimientos normativos.
En grupos de a dos(2) procesos se llevará a cabo la revisión, actualización y
modificación de la documentación por proceso, de acuerdo al cronograma de
implementación presentado más adelante en la Tabla 11, esta normalización será llevada
a cabo por el responsable de cada proceso con acompañamiento del área de desarrollo
organizacional y se realizará tomando como base el Procedimiento de control documental
(PRO-GTH-21) y el Instructivo para la elaboración de documentos (INS-GTH-21), a
64
medida que la normalización por proceso de los documentos se vaya finalizando, se lleva
a cabo la elaboración del listado maestro de documentos, aquellos documentos que
superan el tiempo de retención y no serán migrados a la plataforma digital de la
excelencia serán enviados a la carpeta de “Históricos”; Simultáneo a la normalización de
la documentación se llevará a cabo la elaboración de las caracterizaciones de proceso,
utilizando el formato de caracterización de proceso definido para la compañía.
Para la parametrización de roles y perfiles en la plataforma digital de la
excelencia, el área de desarrollo organizacional tendrá sesiones de 2 horas de duración
con los responsables de cada proceso para definir: los permisos de acceso, modificación,
creación y actualización de la información; los flujos de creación, revisión y aprobación
de la documentación por proceso, los usuarios para reporte de incidentes, no
conformidades, acciones correctivas, acciones preventivas y de mejoras, adicional en
estas sesiones se dará la asignación de licencias por proceso de usuarios en la plataforma.
(500 usuarios con roles y perfiles y usuarios ilimitados de consulta)
Documentos relacionados:
o Procedimiento para control documental de Industrias Haceb (PRO-
GTH-21)
o Instructivo para la elaboración de documentos (INS-GTH-21)
o Formato caracterización de proceso (CRT-IH)
B. Capacitación en la plataforma digital de la excelencia y cargue de
información al sistema.
65
En esta etapa se llevará a cabo la capacitación en el software por parte del
proveedor para 30 colaboradores de Industrias Haceb S.A, será un total de 15 sesiones
con duración de 4 horas cada sesión, para un total de 60 horas de capacitación.
Posterior a la capacitación el colaborador que recibió la capacitación hará el
despliegue del conocimiento dentro de su equipo de trabajo, este despliegue se dará como
una formación a través de la “Escuela Haceb”, donde el líder deberá tomar evidencias
(lista de asistencia y fotografía) para garantizar el despliegue del conocimiento en su
equipo.
Una vez normalizado los documentos pertenecientes a los sistemas de gestión,
construido el listado maestro de documentos y elaborada la caracterización de proceso se
procede a llevar esta información a la plataforma digital de la excelencia de la compañía,
utilizando el Instructivo para cargue de información en la plataforma digital de la
excelencia (INS-GTH-21) y los conocimientos adquiridos en la capacitación del
proveedor y en la formación en “Escuela Haceb”. Este cargue se dará por procesos en
grupos de a dos (2), el orden en el que se hará el cargue según el proceso está
especificado en el Tabla 11 Calendario de implementación de la plataforma digital.
66
CRONOGRAMA IMPLEMENTACIÓN
MES DIC ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEPT OCT
Actividad 1 2 3 4 1 2 3 4 5 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 5 1 2 3 4 1 2 3 4 5 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 5
1.Parametrización de roles
y perfiles 2.Normalización de la
documentación y cargue en
la plataforma 2.1 Gestión de la
competitividad
2.2 Gestión comercial 2.3 Gestión del riesgo y del
control 2.4 Gestión de la cadena de
suministro 2.5 Gestión del
consumidor
2.6 Gestión financiera 2.7 Gestión del talento
humano 2.8 Gestión de la
transformación digital 2.9 Gestión de la
tecnología 3. Capacitación y
despliegue
67
Cronograma del proyecto:
Tabla 10 Plan de proyecto plataforma tecnológica
Fuente: Elaboración propia
68
C. Gestión de la cultura. El proceso de implementación de la plataforma digital de la excelencia en
Industrias Haceb conlleva un fuerte trabajo desde la gestión del cambio y la cultura
Una etapa inicial de trabajo de la gestión del cambio se da en la etapa de cargue
de información, ya que este nuevo software demandará mucho tiempo de los líderes de
proceso para ejecutar la selección, depuración y cargue de la información, por esto en
esta etapa se debe lograr evidenciar en los colaboradores la relación esfuerzo vs beneficio
En la etapa de uso del software la gestión de la cultura debe estar enfocada hacia
lograr que los colaboradores hagan de esta plataforma una herramienta del día a día, que
aprendan a generar su documentación, gestionar sus procesos y basar sus decisiones
desde esta herramienta, el cumplimiento a esta etapa se dará desde la mesa de
“Liderazgo” del proyecto Mercurio, a través del área de comunicaciones y el área de
calidad de vida ( área responsable de la “Escuela Haceb”) , quienes se encargarán del
seguimiento a las formaciones en la plataforma por parte de los líderes de procesos, la
realización de videos y pautas en los medios de comunicaciones internas que permita a
todo el personal familiarizarse con el nuevo software
INSTRUCTIVO PARA CARGUE DE
INFORMACIÓN EN LA
PLATAFORMA DIGITAL DE LA
EXCELENCIA
Código:INS-
GTH-21
Versión: 1
Fecha:
2018/04/10
69
Elaboró:
Desarrollo
Organizacional
Revisó: Aprobó:
Jefe Desarrollo
Organizacional
Versión:
1.0
Fecha Última
Revisión:
2018/04/10
Código:
INS-GTH-21
1. ¿Qué es La plataforma digital de la excelencia?
La plataforma digital de la excelencia es el software de gestión de Industrias
Haceb para llevar a cabo la gestión del Sistema integrado de excelencia.
2. Alcance
El alcance de este manual es a todos los colaboradores de la empresa Haceb
usuarios o futuros usuarios de la plataforma digital de excelencia.
3. Objetivo
El objetivo de este manual es ilustrar a los usuarios y nuevos usuarios como llevar
a cabo el procedimiento de cargue de información en la plataforma digital de excelencia
4. Desarrollo
Ingrese desde su computador a la plataforma digital de excelencia.
Digite su usuario y contraseña asignados
Figura 3 Página de inicio plataforma digital de la excelencia
INSTRUCTIVO PARA CARGUE DE
INFORMACIÓN EN LA
PLATAFORMA DIGITAL DE LA
EXCELENCIA
Código:INS-
GTH-21
Versión: 1
Fecha:
2018/04/10
70
Elaboró:
Desarrollo
Organizacional
Revisó: Aprobó:
Jefe Desarrollo
Organizacional
Versión:
1.0
Fecha Última
Revisión:
2018/04/10
Código:
INS-GTH-21
En la barra de modulos dirijase al modulo “Documentacion” y en las pestañas
desplegables ingrese a “manejo de documentos” como se muestra en la siguiente figura:
INSTRUCTIVO PARA CARGUE DE
INFORMACIÓN EN LA
PLATAFORMA DIGITAL DE LA
EXCELENCIA
Código:INS-
GTH-21
Versión: 1
Fecha:
2018/04/10
71
Elaboró:
Desarrollo
Organizacional
Revisó: Aprobó:
Jefe Desarrollo
Organizacional
Versión:
1.0
Fecha Última
Revisión:
2018/04/10
Código:
INS-GTH-21
Figura 4 Ingreso al módulo Manejo de documentos
Seleccione la opcion “Nuevo”
Figura 5 Creación de un nuevo documento
INSTRUCTIVO PARA CARGUE DE
INFORMACIÓN EN LA
PLATAFORMA DIGITAL DE LA
EXCELENCIA
Código:INS-
GTH-21
Versión: 1
Fecha:
2018/04/10
72
Elaboró:
Desarrollo
Organizacional
Revisó: Aprobó:
Jefe Desarrollo
Organizacional
Versión:
1.0
Fecha Última
Revisión:
2018/04/10
Código:
INS-GTH-21
Seleccione la acción que desea llevar a cabo:
a) Crear un documento en las plantillas inteligentes del software
b) Cargar un documento de forma individual
c) Cargar varios documentos simultáneamente
Figura 6 Modalidades para creación de un nuevo documento en la plataforma
INSTRUCTIVO PARA CARGUE DE
INFORMACIÓN EN LA
PLATAFORMA DIGITAL DE LA
EXCELENCIA
Código:INS-
GTH-21
Versión: 1
Fecha:
2018/04/10
73
Elaboró:
Desarrollo
Organizacional
Revisó: Aprobó:
Jefe Desarrollo
Organizacional
Versión:
1.0
Fecha Última
Revisión:
2018/04/10
Código:
INS-GTH-21
a) Crear un documento en las plantillas inteligentes del software:
Figura 7 Creación de documento en plantillas inteligentes
1. Seleccione el tipo de documento que desea crear (caracterización,
procedimiento, política, instructivo, manual etc.)
2. Asígnele el nombre
INSTRUCTIVO PARA CARGUE DE
INFORMACIÓN EN LA
PLATAFORMA DIGITAL DE LA
EXCELENCIA
Código:INS-
GTH-21
Versión: 1
Fecha:
2018/04/10
74
Elaboró:
Desarrollo
Organizacional
Revisó: Aprobó:
Jefe Desarrollo
Organizacional
Versión:
1.0
Fecha Última
Revisión:
2018/04/10
Código:
INS-GTH-21
3. De click en “escoger” y despliegue el menú de codificación como
se ve en la siguiente figura, y seleccione: tipo de documento, proceso y
subproceso como lo muestran las líneas subrayadas en amarillo y dar click en el
botón guardar
4. Cree el documento en la plantilla
Figura 8 Asignación de la codificación al documento
El código del ejercicio mostrado en la imagen seria: CP – IM – CGT
(caracterización de proceso – Administracion de la información y mantenimiento –
Control de gestión)
INSTRUCTIVO PARA CARGUE DE
INFORMACIÓN EN LA
PLATAFORMA DIGITAL DE LA
EXCELENCIA
Código:INS-
GTH-21
Versión: 1
Fecha:
2018/04/10
75
Elaboró:
Desarrollo
Organizacional
Revisó: Aprobó:
Jefe Desarrollo
Organizacional
Versión:
1.0
Fecha Última
Revisión:
2018/04/10
Código:
INS-GTH-21
b) Cargar un documento de forma individual
Figura 9 Cargue individual de documento
1. Seleccione el estado del documento: Revisado/Borrador
2. Seleccione el tipo de documento: Procedimiento, política,
instructivo
3. Indique el proceso al cual corresponde el documento
4. Adjunte el archivo
5. Digite el nombre
6. Y por último asigne el código como se explicó anteriormente en la
creación de un documento en plantilla inteligente
INSTRUCTIVO PARA CARGUE DE
INFORMACIÓN EN LA
PLATAFORMA DIGITAL DE LA
EXCELENCIA
Código:INS-
GTH-21
Versión: 1
Fecha:
2018/04/10
76
Elaboró:
Desarrollo
Organizacional
Revisó: Aprobó:
Jefe Desarrollo
Organizacional
Versión:
1.0
Fecha Última
Revisión:
2018/04/10
Código:
INS-GTH-21
c) Cargue masivo de documentos
Para el cargue masivo de documentos siga las instrucciones dadas por la
plataforma digital de excelencia
Figura 10 Cargue masivo de documentos en la plataforma
Cualquier duda presentada frente a este instructivo o dificultad en el cargue de
información al sistema de gestión, comuníquese con el área de Desarrollo organizaciónal
77
Capítulo 10
Conclusiones y Recomendaciones
Conclusiones
La alta dirección es consciente de la necesidad de gestionar la documentación de
la compañía como un activo vital, por esto decidió que la implementación del modelo de
gestión documental y el software de gestión estaban contempladas bajo una de las nueve
prioridades de la compañía “Gestión de la excelencia”, esto es un escenario favorable
para la implementación de este proyecto ya que logra comprometer al personal en la
implementación desde el SCI (Sistema de contribución individual).
El diagnóstico de la gestión documental de la compañía permitió identificar las
principales debilidades o falencias en cuanto a gestión documental presentes en la
empresa, convirtiéndolo en requerimientos a cumplir en el modelo a proponer desde el
proyecto, se logró concluir que la empresa necesitaba un modelo de gestión documental
que no fuera robusto por el contrario que fuera “Ágil y simple” es decir un modelo que
permita dar cumplimiento a la normatividad de los sistemas de gestión fomentando el
control y la gobernabilidad pero que al mismo tiempo fuese ligero en la implementación
y posterior migración a una plataforma digital.
78
Con el modelo de gestión documental propuesto se logró satisfacer los
requerimientos documentales de la compañía y cumplir los requisitos normativos de los
sistemas de gestión en cuanto a Información documentada.
Existe un desconocimiento del personal en cuanto a los conceptos básicos de
documentación empresarial, no hay claridad frente a los conceptos de: política, manual,
instructivo, procedimiento, estándar etc. y la manera en que se debe llevar a cabo la
producción de cada uno de estos documentos; y debido a esto se genera documentación
clasificada bajo un “tipo de documento” que no es.
Recomendaciones
Se recomienda a Industrias Haceb S.A debido a la cantidad de documentación
generada al interior de la compañía (más de 3000 documentos) que considere asignar un
recurso humano para la gestión documental de la empresa, este recurso será vital para la
implementación del modelo de gestión, la migración de la información a la plataforma
digital y la administración integral de la plataforma luego de finalizado el proyecto de
implementación
Se recomienda a la empresa capacitar a sus colaboradores en conceptos
“Documentales”, para cerrar la brecha de desconocimiento que existe actualmente y
asegurar la producción de información idónea y de calidad en el futuro
79
.
Se recomienda que en las auditorías internas de los sistemas de gestión se
continúe evaluando la gestión documental, para asegurar la adopción y cumplimiento en
los procesos del modelo de gestión propuesto.
80
Lista de Referencias
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UNE- ISOTR/25489-2. (2006).
81
UNESCO. (1979). RAMP.
82
Anexos
Anexo 1 Formato caracterización de procesos
FORMATO CARACTERIZACIÓN DE
PROCESO
Código:
Versión:
Fecha:
Objetivo del proceso:
Responsable:
CONTROL EN EL PROCESO
# Método/parámetro Frecuencia Responsable Registro
Proveedores Entradas Requisitos Actividades
del proceso
Responsable Tipo Salidas Clientes Requisitos
Recursos
83
Elaboró:
Revisó: Aprobó:
Versión:
Fecha Última
Revisión:
Código:
Requisitos normativos/legales
Indicadores
Riesgos
Documentos Relacionados
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Anexo 2 Formato procedimiento
FORMATO PROCEDIMIENTO
Código:PRO-GTH-21
Versión:3
Fecha:8/05/2018
1. Objetivo
2. Alcance
3. Definiciones
4. Condiciones generales
5. Control de cambios
Elaboró:
Desarrollo
Organizacional
Revisó: Aprobó:
Jefe
Desarrollo
Organizacional
Versión:
1.0
Fecha Última
Revisión:
2015/12/28
Código:
PRO-GTH-
21
85
