Modelo de Verificación Documental de Proyectos De Extensión

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Modelo de Verificación Documental de Proyectos De Extensión

Dirección de Investigación y Extensión Sede Manizales

Aprobado por ELISABETH RESTREPO PARRA, PhD

D I R E C T O R A D E I N V E S T I G A C I Ó N Y E X T E N S I Ó N E R E S T RE P O P A @U N A L .E D U .C O

Elaborado por LYDA JOVANNA RUEDA CAICEDO

P R O F E S I O N A L P L A N I N T E G R A L M A N E J O D E R I E S G O S L R U E D A C @U N A L .E D U .C O

2021

mailto:[email protected]

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TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN......................................................................................................................................... 3

1. MODELO VERIFICACIÓN DOCUMENTAL DE PROYECTOS DE EXTENSIÓN (MVDPE) ................ 4

1.1. DIAGRAMA DEL MVDPE ............................................................................................................................. 5

1.2. ELEMENTOS DEL MVDPE ........................................................................................................................... 6

1.2.1. FASE 1. PLANIFICACIÓN DE VERIFICACIÓN DOCUMENTAL ................................ 6

1.2.1.1. A 1-1 Recolectar versión actualizada de procedimientos y tablas .......................... 6

1.2.1.2. A 1-2 Actualizar listas de chequeo y matrices de verificación documental ............ 7

1.2.1.3. A 1-3 Definir criterios de selección de proyectos .................................................... 8

1.2.1.4. A 1-4 Generar reportes de HERMES y QUIPU .......................................................... 9

1.2.1.5. A 1-5 Seleccionar proyectos ................................................................................... 10

1.2.1.6. A 1-6 Programar la verificación documental .......................................................... 11

1.2.1.7. A 1-7 Recolectar documentación de proyectos seleccionados .............................. 12

1.2.2. FASE 2. EJECUCIÓN DE VERIFICACIÓN DOCUMENTAL ...................................... 13

1.2.2.1. A 2-1 Diligenciar listas de chequeo de proyectos con procedimiento PGECP....... 13

1.2.2.2. A 2-2 Diligenciar y consolidar datos en matriz de procedimiento PGECP ............. 14

1.2.2.3. A 2-3 Diligenciar listas de chequeo de proyectos con procedimiento PGECP-A ... 15

1.2.2.4. A 2-4 Diligenciar y consolidar datos en matriz de procedimiento PGECP-A ......... 15

1.2.2.5. A 2-5 Diligenciar listas de chequeo de proyectos con procedimiento PGPE ......... 16

1.2.2.6. A 2-6 Diligenciar y consolidar datos en matriz de procedimiento PGPE ............... 17

1.2.2.7. A 2-7 Dar apoyo al Gestor de Extensión de Sede ................................................... 18

1.2.3. FASE 3. EVALUACIÓN Y MEJORA CONTINUA DE VERIFICACIÓN DOCUMENTAL ..................................................................................................................................... 19

1.2.3.1. A 3-1 Elaborar informes de resultados de verificación documental...................... 20

1.2.3.2. A 3-2 Realizar plan de mejora ................................................................................ 21

1.2.3.3. A 3-3 Realizar seguimiento de proyectos ............................................................... 22

1.3. RECURSOS DEL MVDPE ........................................................................................................................... 23

1.3.1. GESTOR DE EXTENSIÓN FACULTAD / CENTRO / INSTITUTO (ROL) ....................... 23

1.3.2. VICEDECANOS DE FACULTAD (ROL) ........................................................................ 23

1.3.3. DIRECTOR(A) DE INVESTIGACIÓN Y EXTENSIÓN DE SEDE (ROL) .......................... 23

1.3.4. GESTOR DE EXTENSIÓN DE SEDE (ROL) .................................................................. 23

1.3.5. DIRECTORES(AS) DE CENTROS E INSTITUTOS (ROL).............................................. 23


INTRODUCCIÓN

El objetivo de este documento es presentar un modelo del proceso de verificación documental basado en el Modelado y Notación de Procesos de Negocios (BPMN), para el seguimiento tanto del archivo físico como digital de proyectos de extensión y que sirva de guía conceptual para facultades, centros e institutos. Esta iniciativa surge de la Dirección de Extensión de la Universidad Nacional de Colombia Sede Manizales, en el marco del proyecto denominado Plan Integral para el Manejo de Riesgos de la Función de Extensión.

El modelamiento y documentación de procesos les permite a las organizaciones gestionar conocimiento, es decir capturar y codificar conocimiento de su capital humano acerca de cómo desarrollan cada una de sus actividades, y en caso de ausencia o rotación de personal puedan continuar con los procesos evitando retrasos. Así mismo, permite que procesos implementados puedan ser mejorados y actualizados.

Este documento incluye información general, diagrama global, diagramas detallados, elementos y recursos del modelo desarrollado. El diagrama global permite obtener una vista panorámica del modelo; los elementos están conformados por las fases y actividades, estas últimas con su descripción, diagramas detallados con entradas y salidas de la actividad y objetos de entrada y salida de datos. Finalmente, los recursos representan los roles involucrados en el modelo.


1. MODELO VERIFICACIÓN DOCUMENTAL DE PROYECTOS

DE EXTENSIÓN (MVDPE)

Versión

1.0

Autor

Dirección de Investigación y Extensión Sede Manizales

Descripción

La verificación documental tanto del archivo físico como digital de proyectos de extensión se ha identificado como un proceso denominado Modelo de Verificación Documental de Proyectos de Extensión (MVDPE) y ha sido diseñado teniendo en cuenta el nivel descriptivo del Modelado y Notación de Procesos de Negocio (por su sigla en inglés BPMN) a través del software Bizagi Process Modeler. Este tipo de modelado permite descubrir, analizar, diagramar, visibilizar, entender y documentar una secuencia detallada de los flujos de información y las actividades organizacionales necesarias para llevar a cabo un proceso de principio a fin de forma general o a un alto nivel en el contexto de negocios.

El MVDPE basado en BPMN utiliza diferentes notaciones gráficas que permiten organizar, categorizar y definir visualmente el proceso de verificación documental como un pool conformado por:

• 2 lanes o participantes: Gestor Dirección de Extensión de Sede y Gestor de Extensión Facultad / Centro / Instituto, quienes representan cada uno de los participantes dentro del proceso y pueden ser un área funcional, un cargo o un rol responsable de realizar una o múltiples actividades o tareas.

• 3 fases: Planeación, Ejecución y Evaluación y Mejora continua de verificación documental, las cuales representan los segmentos en los que se divide el proceso.

• 17 actividades o tareas: Recolectar versión actualizada de procedimientos y tablas, Elaborar o actualizar listas de chequeo y matrices, Definir criterios selección de proyectos, Generar reportes HERMES y QUIPU, Seleccionar proyectos, Programar verificación documental con facultades, Recolectar documentación de proyectos seleccionados, Diligenciar listas de chequeo de proyectos con procedimiento PGECP, Diligenciar y consolidar datos en matriz de procedimiento PGECP, Diligenciar listas de chequeo de proyectos con procedimiento PGECP-A, Diligenciar y consolidar datos en matriz de procedimiento PGECP-A, Diligenciar listas de chequeo de proyectos con procedimiento PGPE y Diligenciar y consolidar datos en matriz de procedimiento PGPE, Dar apoyo al Gestor de Extensión de Sede, Elaborar informes de resultados de verificación documental, Realizar plan de mejora y Realizar seguimiento de proyectos. Estas actividades representan la unidad de trabajo a realizar dentro de las diferentes fases que conforman el proceso y son asignables a ejecutores específicos.

Responsable

Gestor de Extensión de Sede

Informado

Director(a) de Investigación y Extensión de Sede, Vicedecanos de Facultad, Directores(as) de Centros e Institutos


1.1. DIAGRAMA DEL MVDPE


1.2. ELEMENTOS DEL MVDPE

1.2.1. FASE 1. PLANIFICACIÓN DE VERIFICACIÓN DOCUMENTAL

Descripción

La planificación implica la coordinación de actividades y recursos. Por tal motivo, en esta fase se busca recolectar documentación actualizada, elaborar listas de chequeo y matrices, y programar la ejecución de la verificación documental.

1.2.1.1. A 1-1 Recolectar versión actualizada de procedimientos y tablas

Descripción

Esta actividad tiene como objetivo recolectar la documentación institucional actualizada relacionada con: 1) Procedimiento de Gestión de la Educación Continua y Permanente (PGECP - U.PR.06.005.001), 2) Procedimiento de Gestión de la Educación Continua y Permanente de Oferta Abierta (PGECP-A - U.PR.06.005.005), 3) Procedimiento de Gestión de Proyectos de Extensión (PGPE - U.PR.06.005.002) y 4) Tablas de Retención Documental (TRD) de las diferentes oficinas productoras (Dirección de Investigación y Extensión, decanaturas de facultad, centros e institutos).

Diagrama de entrada y salida de la actividad

Ejecutantes


Responsable



Objetos de entrada de datos

• Repositorio documental DNEIPI • Repositorio Gestión Documental

Objetos de salida de datos

• Procedimiento PGEPC

• Procedimiento PGEPC-A • Procedimiento PGPE • TRD de DIMA , decanaturas de facultad (FA , FCEN y FIA ), centros e institutos

1.2.1.2. A 1-2 Actualizar listas de chequeo y matrices de verificación documental

Descripción

Los procedimientos y tablas de retención actualizadas servirán de insumo para la elaboración y/o actualización de listas de chequeo y matrices de procedimiento del proceso de verificación documental. Las listas de chequeo permiten la rigurosidad y agilidad en el proceso ya que en ellas se determinan y listan los tipos documentales a revisar en cada uno de los proyectos. Así mismo, las matrices de procedimiento son elaboradas con la finalidad de consolidar los datos obtenidos en las listas de chequeo.

Es importante señalar que la gestión de proyectos de extensión está supeditada al uso de las Tablas de Retención Documental (TRD) de las diferentes oficinas productoras (Dirección de Investigación y Extensión, decanaturas de facultad, centros e institutos) y a tres procedimientos principales de la Gestión de la Extensión como son: 1) Procedimiento de Gestión de la Educación Continua y Permanente (PGECP - U.PR.06.005.001) Procedimiento de Gestión de la Educación Continua y Permanente de Oferta Abierta (PGECP-A - U.PR.06.005.005) y 3) Procedimiento de Gestión de Proyectos de Extensión (PGPE - U.PR.06.005.002). Por tal motivo, es necesario el cruce de información entre las TRD y los tres procedimientos en la elaboración de cada una de las listas de chequeo con su respectiva matriz de consolidación de datos.


Ejecutantes


http://extension.unal.edu.co/acerca-de/gestion-de-calidad/procedimientos/

http://gestiondocumental.unal.edu.co/tablas-de-retencion-documental/

https://extension.unal.edu.co/fileadmin/recursos/extension/docs/Gestion_de_calidad/procedimientos/U.PR.06.005.001_-_04_-_U.PR.06.005.001_Gestion_de_la_Educacion_Continua_y_Permanente_ECP_V4.pdf

https://extension.unal.edu.co/fileadmin/recursos/extension/docs/Gestion_de_calidad/procedimientos/U.PR.06.005.005_-_02_-_U.PR.06.005.005_Gestion_de_la_Educacion_Continua_y_Permanente_ECP_de_oferta_abierta_V2.pdf


http://gestiondocumental.unal.edu.co/tdr/manizales16/





http://gestiondocumental.unal.edu.co/tdr/manizales60-2/


Responsable



• Procedimiento PGEPC • Procedimiento PGEPC-A • Procedimiento PGPE

• TRD de DIMA , decanaturas de facultad (FA , FCEN y FIA ), centros e institutos


• Lista de chequeo procedimiento PGEPC

• Lista de chequeo procedimiento PGEPC-A • Lista de chequeo procedimiento PGPE • Matriz de procedimiento PGEPC • Matriz de procedimiento PGEPC-A

• Matriz de procedimiento PGPE

1.2.1.3. A 1-3 Definir criterios de selección de proyectos

Descripción

El objetivo de esta actividad es establecer los criterios de selección de proyectos de extensión susceptibles

de verificación, que permitan delimitar la estrategia a seguir en concordancia con las metas propuestas por

la Dirección de Investigación y Extensión, y teniendo en cuenta las necesidades observadas en seguimientos

de verificación documental realizados anteriormente. Algunos de los criterios de selección de proyectos de

extensión pueden ser: vigencia, fecha de inicio y finalización, estado y origen de la propuesta entre otros.



https://extension.unal.edu.co/fileadmin/recursos/extension/docs/Gestion_de_calidad/procedimientos/U.PR.06.005.005_-_02_-_U.PR.06.005.005_Gestion_de_la_Educacion_Continua_y_Permanente_ECP_de_oferta_abierta_V2.pdf







http://gestiondocumental.unal.edu.co/tdr/manizales60-2/


Ejecutantes


Responsable



• Necesidades Dirección de Investigación y Extensión de Sede


• Criterios de selección de proyectos

1.2.1.4. A 1-4 Generar reportes de HERMES y QUIPU

Descripción

Una vez definidos los criterios de selección de proyectos, se podrán generar los reportes de HERMES y

QUIPU, que permitan el cruce, análisis y validación de información, así como la detección de irregularidades

y la rectificación de las mismas. Una vez obtenidos estos reportes se podrá extraer la información relevante

de proyectos de extensión susceptibles de verificación y necesaria para llevar a cabo el proceso de verificación

documental.

Ejecutantes


Responsable



• Criterios de selección de proyectos

• Sistema HERMES


• Sistema QUIPU


• Reportes de HERMES

• Reportes de QUIPU

1.2.1.5. A 1-5 Seleccionar proyectos

Descripción

Una vez establecidos los criterios de selección de proyectos de extensión (Actividad A 1-3) y recopilado la

información relevante obtenida del cruce de datos de los reportes de HERMES y QUIPU (Actividad A 1-4), se

procederá a seleccionar los proyectos de extensión susceptibles de verificación. Dicha selección, implica

determinar el tipo de verificación a realizar ya sea total o parcial de acuerdo al estado real de los proyectos:

formulación, legalización, ejecución (activo) y liquidación y teniendo en cuenta los días de vencimiento del

proyecto.

La verificación total de documentos sucede en proyectos en estado liquidado y en proyectos vencidos; en

este tipo de verificación se tienen en cuenta todos los tipos documentales requeridos en un proyecto para su

verificación.

De otro lado, la verificación parcial de documentos involucra proyectos en estado de formulación, legalización

y ejecución (activo). Por lo tanto, se tendrán en cuenta solo algunos tipos documentales requeridos en un

proyecto para su verificación.

Ejecutantes


Responsable




• Criterios de selección de proyectos • Reportes de HERMES • Reportes de QUIPU


• Proyectos seleccionados

1.2.1.6. A 1-6 Programar la verificación documental

Descripción

El objetivo de esta actividad es programar la verificación documental con facultades, centro e institutos,

mediante la redacción de un oficio aprobado y firmado por el(la) Director(a) de la Dirección de Investigación

y Extensión. Dicho oficio contendrá información resumida que sirva como hoja de ruta de la actividad a

desarrollar: cantidad de proyectos, estado, fecha de inicio y finalización de proyectos a verificar, documentos

adjuntos a tener en cuenta en la verificación y un cronograma de actividades, entre otra.

Ejecutantes


Responsable


Informado

Director(a) de Investigación y Extensión de Sede, Vicedecanos de Facultad, Directores(as) de Centros e Institutos, Gestor de Extensión Facultad / Centro / Instituto


• Proyectos seleccionados



• Programación verificación documental

1.2.1.7. A 1-7 Recolectar documentación de proyectos seleccionados

Descripción

Una vez elaborados: las listas de chequeo de procedimientos, la lista de proyectos seleccionados susceptibles

de verificación y el oficio con la programación de la actividad de verificación documental a desarrollar, se

enviarán a los Gestores de Extensión de las facultades, centros e institutos, con el fin de confirmar que los

proyectos cuenten con la documentación requerida y tengan disponible los archivos correspondientes a los

mismos en las fechas establecidas para la actividad.

Ejecutantes

Gestor de Extensión Facultad / Centro / Instituto

Responsable



• Proyectos seleccionados • Programación verificación documental • Lista de chequeo procedimiento PGECP • Lista de chequeo procedimiento PGECP-A • Lista de chequeo procedimiento PGPE


• Proyectos con documentación completa


1.2.2. FASE 2. EJECUCIÓN DE VERIFICACIÓN DOCUMENTAL

Descripción

La fase de ejecución es la más larga del proceso de verificación documental ya que requiere agendar espacios de trabajo prolongados con cada uno de los Gestores de Extensión de Facultades / Centros / Institutos, quienes son los responsables de gestionar los diferentes tipos documentales requeridos en cada uno de los proyectos de extensión de acuerdo a su modalidad. Al finalizar esta fase, se adjuntará a cada uno de los proyectos, una lista de chequeo diligenciada y firmada por el Gestor de Extensión de Sede encargado de la actividad.

1.2.2.1. A 2-1 Diligenciar listas de chequeo de proyectos con procedimiento PGECP

Descripción

Para el diligenciamiento de las listas de chequeo de proyectos de extensión correspondientes al Procedimiento de Gestión de la Educación Continua y Permanente (PGECP - U.PR.06.005.001) es importante tener en cuenta los siguientes aspectos: 1) El origen de la propuesta, 2) Si el proyecto requiere Acuerdo de Voluntades y si contempla la suscripción de acta de inicio y el trámite de garantías o pólizas de cumplimiento y 3) Si requiere informes parciales, de avance o formato de seguimiento de actividades de un contrato o convenio según solicitud de la entidad contratante. La lista de chequeo, en lo posible, deberá estar totalmente diligenciada y firmada por el Gestor de Extensión de Sede encargado de la actividad de verificación documental, y se adjuntará al inicio de la carpeta del proyecto.

Ejecutantes


Responsable



• Listas de chequeo procedimiento PGECP



• Listas de chequeo procedimiento PGECP diligenciada

1.2.2.2. A 2-2 Diligenciar y consolidar datos en matriz de procedimiento PGECP

Descripción

El objetivo de esta actividad es recopilar la información obtenida en cada una de las listas de chequeo diligenciadas de los proyectos verificados correspondientes al Procedimiento de Gestión de la Educación Continua y Permanente (PGECP - U.PR.06.005.001) en la matriz correspondiente al mismo procedimiento, con el fin de consolidar datos para el análisis, elaboración y evaluación de informes de resultados.

Ejecutantes


Responsable



• Listas de chequeo procedimiento PGECP diligenciada


• Matriz de procedimiento PGECP diligenciada y consolidada


1.2.2.3. A 2-3 Diligenciar listas de chequeo de proyectos con procedimiento PGECP-A

Descripción

Las listas de chequeo de proyectos de extensión correspondientes al Procedimiento Gestión de la Educación Continua y Permanente de Oferta Abierta (PGECP-A - U.PR.06.005.005) en lo posible, deberán estar totalmente diligenciadas y firmadas por el Gestor de Extensión de Sede encargado de la actividad de verificación documental, y se adjuntarán al inicio de la carpeta cada proyecto.

Ejecutantes


Responsable



• Listas de chequeo procedimiento PGECP-A


• Listas de chequeo procedimiento PGECP-A diligenciada

1.2.2.4. A 2-4 Diligenciar y consolidar datos en matriz de procedimiento PGECP-A

Descripción

Con el diligenciamiento de esta matriz, se busca recopilar la información obtenida en cada una de las listas de chequeo diligenciadas de los proyectos verificados correspondientes al Procedimiento de Gestión de la Educación Continua y Permanente de Oferta Abierta (PGECP-A - U.PR.06.005.005), con el fin de consolidar datos para el análisis, elaboración y evaluación de informes de resultados.


Ejecutantes


Responsable



• Listas de chequeo procedimiento PGECP-A diligenciada


• Matriz de procedimiento PGECP-A diligenciada y consolidada

1.2.2.5. A 2-5 Diligenciar listas de chequeo de proyectos con procedimiento PGPE

Descripción

Al igual que en la actividad A 2-1, en el diligenciamiento de las listas de chequeo de proyectos de extensión

correspondientes al Procedimiento de Gestión de Proyectos de Extensión (PGPE - U.PR.06.005.002), es importante

considerar los siguientes aspectos: 1) El origen de la propuesta, 2) Si el proyecto requiere Acuerdo de Voluntades y si este a su vez contempla la suscripción de acta de inicio y el trámite de garantías o pólizas de cumplimiento y 3) Si requiere informes parciales, de avance o formato de seguimiento de actividades de un contrato o convenio según solicitud de la entidad contratante. La lista de chequeo, en lo posible, deberá estar

totalmente diligenciada y firmada por el Gestor de Extensión de Sede encargado de la actividad de verificación documental, y se adjuntará al inicio de la carpeta del proyecto.


Ejecutantes


Responsable



• Listas de chequeo procedimiento PGPE


• Listas de chequeo procedimiento PGPE diligenciada

1.2.2.6. A 2-6 Diligenciar y consolidar datos en matriz de procedimiento PGPE

Descripción

En esta actividad se pretende recopilar la información obtenida en cada una de las listas de chequeo

diligenciadas de los proyectos verificados correspondientes al Procedimiento de Gestión de Proyectos de Extensión

(PGPE - U.PR.06.005.002) en la matriz correspondiente al mismo procedimiento, con el fin de consolidar datos

para el análisis, elaboración y evaluación de informes de resultados.


Ejecutantes


Responsable



• Listas de chequeo procedimiento PGPE


• Matriz de procedimiento PGPE diligenciada y consolidada

1.2.2.7. A 2-7 Dar apoyo al Gestor de Extensión de Sede

Descripción

Es responsabilidad de los Gestores de Extensión de facultades, centros e institutos brindar apoyo a la

actividad de verificación documental desarrollada por la Dirección de Investigación y Extensión de Sede, en

relación a aspectos logísticos como: habilitar el espacio físico de trabajo, cumplir con las fechas programadas,

tener el archivo físico o digital de proyectos de extensión disponible y brindar acompañamiento al Gestor de Extensión de Sede encargado de la actividad.


Ejecutantes


Responsable



• Programación verificación documental


• Archivo físico o digital de proyectos

1.2.3. FASE 3. EVALUACIÓN Y MEJORA CONTINUA DE VERIFICACIÓN

DOCUMENTAL

Descripción

Teniendo en cuenta que el proceso de verificación documental se ha implementado como una de las medidas de prevención y mitigación del riesgo de la función de extensión de Sede, el objetivo de esta fase es analizar y evaluar información relacionada con los tipos documentales de proyectos de extensión suministrada por las matrices de procedimientos diligenciadas y consolidadas. Así mismo, elaborar y enviar informes de resultados de la verificación documental a los gestores de facultades, centros e institutos, con el fin de que elaboren un plan de mejora que incluya medidas y/o acciones correctivas.


1.2.3.1. A 3-1 Elaborar informes de resultados de verificación documental

Descripción

Las matrices de procedimientos diligenciadas y consolidadas, se constituyen en el insumo fundamental para la elaboración de informes de resultados de la verificación documental. Ya que estas recopilan información sistemática para su análisis e interpretación. El propósito del informe de resultados es proporcionar retroalimentación a facultades, centros e institutos sobre la documentación faltante en proyectos de extensión y que los documentos revisados correspondan y estén debidamente firmados, entre otras

observaciones. También permite a Directores de centros e institutos y a Gestores de Extensión tomar decisiones con el fin de mejorar el proceso de gestión de proyectos de extensión a través de: la identificación de prioridades, la evaluación de la idoneidad y la calidad de los métodos y enfoques utilizados, la

identificación de dificultades y la retroalimentación de las partes interesadas involucradas en el proceso (p. ej. gestores, directores de proyectos y/o entidades contratantes, entre otras). Es importante resaltar que el

informe de resultados es un oficio que debe estar firmado por el(la) Director(a) de Investigación y Extensión.

Ejecutantes


Responsable


Informado

Director(a) de Investigación y Extensión de Sede, Vicedecanos de Facultad, Directores(as) de Centros e Institutos, Gestor de Extensión Facultad / Centro / Instituto



• Matriz de procedimiento PGECP-A diligenciada y consolidada • Matriz de procedimiento PGPE diligenciada y consolidada



• Informe de resultados

1.2.3.2. A 3-2 Realizar plan de mejora

Descripción

La mejora continua es un proceso que requiere estar en un modo constante de acción-reflexión-acción, inicia una vez se obtienen los resultados de la evaluación del proceso de verificación documental. Estos resultados

permiten compartir hallazgos y lecciones aprendidas para su discusión, que conlleve a la generación de nuevas ideas y enfoques para la resolución de problemas, centrándose en algunas preguntas claves: ¿Cuáles

son los tipos documentales en los que con mayor frecuencia se está fallando? ¿Cuáles son las partes

interesadas involucradas que facilitan la eliminación de fallas (p. ej. gestores, directores de proyectos y/o entidades contratantes, entre otras)? ¿Cuáles son los desafíos que se deben enfrentar para mejorar los resultados? Un plan de mejora continua conlleva a evaluar el proceso, los métodos y los recursos de personal,

tiempo y dinero que permitan p. ej.: realizar jornadas de socialización sobre la documentación requerida en proyectos de extensión con directores de proyectos, realizar seguimiento periódico a los proyectos de extensión, informar mediante comunicación escrita a los directores de proyectos de extensión sobre los documentos faltantes y la realización de otras actividades que conlleven a la mejora de los resultados.

Ejecutantes


Responsable


Informado


Directores(as) de Centros e Institutos, Vicedecanos de Facultad, Director(a) de Investigación y Extensión de Sede



• Matriz de procedimiento PGECP-A diligenciada y consolidada

• Matriz de procedimiento PGPE diligenciada y consolidada

• Informe de resultados


• Plan de mejora

1.2.3.3. A 3-3 Realizar seguimiento de proyectos

Descripción

En la actividad de seguimiento se busca monitorear que el plan de mejora propuesto por las facultades, centros e institutos se cumpla de acuerdo a las recomendaciones dadas, evaluando su pertinencia y eficacia

al evidenciar una mejora significativa en los resultados de la verificación documental siguiente.

Ejecutantes


Responsable



• Plan de mejora



• Planificación siguiente verificación documental

1.3. RECURSOS DEL MVDPE

1.3.1. GESTOR DE EXTENSIÓN FACULTAD / CENTRO / INSTITUTO (ROL)

Descripción

Es la persona encargada recopilar la documentación requerida en cada uno de los proyectos de acuerdo a las modalidades de extensión.

1.3.2. VICEDECANOS DE FACULTAD (ROL)

Descripción

Profesores encargados de dirigir, de acuerdo con las orientaciones del Decano, las actividades de

investigación, extensión, evaluación y gestión de la Facultad, procurando la armonía de las funciones de docencia e investigación y el trabajo interdisciplinario. Lo anterior en cumplimiento del acuerdo 024 del

2009.

1.3.3. DIRECTOR(A) DE INVESTIGACIÓN Y EXTENSIÓN DE SEDE (ROL)

Descripción

Profesor(a) encargado de orientar, promover y financiar a través de los recursos que se le asignen, las

actividades de Investigación y Extensión en la Sede.

1.3.4. GESTOR DE EXTENSIÓN DE SEDE (ROL)

Descripción

Persona encargada de hacer seguimiento a los proyectos de extensión de Facultades, Centros e Institutos y

brindar a los Gestores de los mismos.

1.3.5. DIRECTORES(AS) DE CENTROS E INSTITUTOS (ROL)

Descripción

Persona encargada de vigilar el desarrollo de los proyectos de investigación y extensión que cursen en el

centro e instituto.

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