Administración del tiempo

Administración del Tiempo

Tutora: Ing. Scarleth Pérez

Administración del tiempo

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INTRODUCCIÓN

El hombre, que ha sido capaz de crear vehículos para la conquista del espacio, a

menudo es incapaz de lograr un entendimiento con su vecino de enfrente, con sus

compañeros de trabajo y consigo mismo.

Se admite que alrededor de 80% de los problemas serios que aquejan a las

organizaciones modernas se refieren al factor humano. Por otra parte, las ciencias

tecnológicas, que tratan de cosas, se han desarrollado mucho más rápido que las

ciencias que estudian a las personas. Sufrimos un desequilibrio desastroso entre la

tecnología y el humanismo.

Paul Hersey y Kenneth Blanchard en su libro “La Administración y el comportamiento

humano”, nos dicen que de cada 30 dólares gastados en investigación en USA, 29 son

invertidos en cosas y sólo uno en personas.

En los países de América Latina, con sus problemas de marginación, corrupción,

subdesarrollo y desorganización atávica, la necesidad de actitudes humanistas es aún

más apremiante.

Administración del tiempo

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ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

La administración del tiempo es revisar y analizar

nuestros conceptos sobre la correcta aplicación del

tiempo. Este tutorial intenta dar a conocer las

herramientas que pueden apoyar al correcto uso del

tiempo, está enfocado a la "Administración del

tiempo" como a una aplicación administrativa de

producción, administrar el tiempo realmente significa

administrarse uno mismo, de tal manera que se pueda

optimizar el rendimiento del tiempo de que se

dispone. El tiempo es una simple medida.

Definición de Tiempo: El tiempo es una magnitud física con

la que medimos la duración o separación de

acontecimientos, sujetos a cambio, de los sistemas sujetos

a observación; esto es, el período que transcurre entre el

estado del sistema cuando éste presentaba un estado X y el

instante en el que X registra una variación perceptible para

un observador (o aparato de medida).

El tiempo permite ordenar los sucesos en secuencias,

estableciendo un pasado, un futuro y un tercer conjunto de

eventos ni pasados ni futuros respecto a otro.

El tiempo es uno de los recursos más apreciados, es un bien

que no se puede ahorrar, controlar o recuperar, por eso es

importante aprender a organizarse y administrarlo

efectivamente.

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Capítulo I

TIEMPO

¿Un enemigo o un aliado?

OBJETIVOS

Los participantes quedarán concientizados de que el buen o mal manejo del tiempo

puede dar la diferencia entre una vida plena y productiva y una existencia incolora e

improductiva.

Sabrán señalar y explicar los dos estilos fundamentales del mal manejo: por exceso

de actividades (congestión) y por defecto (vacío).

Podrán describir y analizar la relación entre tiempo desperdiciado por el personal de

las empresas, y dinero desperdiciado en las mismas.

Conocerán algunos puntos sobresalientes del movimiento mundial en pro del buen

uso del tiempo, y quedarán motivados a incorporarse a él, en alguna manera, para

beneficiarse y enriquecer su propia vida.

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Un problema de suma actualidad

Como apoyo audiovisual sobre el manejo del tiempo, existe una película que ha llegado

a ser clásica: la de Peter Drucker, empieza con esta frase: “Ser ejecutivo significa no

tener tiempo”. Y todos o casi todos contamos con evidencia de primera mano de que

así es.

Pero no hay que cerrarse en el horizonte reducido de los ejecutivos, también muchas

personas que no lo son han vivido una y mil veces la experiencia de estar agobiadas y

confundidas por la desproporción que hay entre las muchas tareas y el poco tiempo; la

vivencia de “hacerse bolas”, de sentirse presionado más de la cuenta, de no alcanzar a

hacer lo que se debe y de sentirse incapaz de disfrutar y relajarse.

Así es la vida moderna, apretada de estímulos, compromisos, prisas, interrupciones,

desplazamientos y distancias que hay que recorrer con cotidiana frustración. Sobre

todo es así en las grandes metrópolis y en las grandes empresas. Un reflejo casero es la

impuntualidad.

Debe haber una técnica del manejo del tiempo que explique la paradoja y aquí nos

proponemos a buscarla.

También se da el polo opuesto a la angustia y el frenesí, el de las personas que no

tienen que hacer, que perciben las 24 horas del día como un vasto y monótono galerón

que no se puede amueblar por falta de muebles; personas que no saben cómo “matar

el tiempo”, que caminan a tientas por la vida sin saber bien adónde ni cómo ni para

qué.

Una preocupación para las empresas

Todas las empresas manejan sus finanzas a través del tiempo; tiempo de organizar,

tiempo de fabricar, tiempo de comprar, tiempo de vender, etc.

Hay aquí un aspecto particularmente grave de la mala administración del tiempo, y es

impresionante la cantidad de personas que no se han concientizado de él: en las

empresas y, en general, siempre que alguien tiene empleados, se tiene a creer que se

paga por “X” trabajo; pero la realidad es que se paga por “X” tiempo; los salarios son

quincenales o mensuales, y se otorgan al cumplimiento de determinadas jornadas de

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presencia. El tiempo de los empleados es dinero de la empresa, el tiempo de los

funcionarios es dinero de la institución. Si este tiempo no está bien empleado, el

patrón está pagando un dinero que va, una y otra vez, al bote de la basura. El tiempo

mal gastado es dinero mal gastado.

Se afronta el problema

En los siglos pasados el tiempo fue casi siempre objeto muy atractivo de estudio. Lo

escudriñaron los poetas en sus finas intuiciones, los filósofos en sus especulaciones y

los teólogos en sus revelaciones y en sus dogmas y liturgias.

Ahora el hombre común y corriente empieza a ver en el tiempo un artículo de primera

necesidad y, por lo mismo, precioso y preciado. Parece que con el uso del tiempo

sucede una cosa análoga a lo que sucedió hace siglos al empleo del espacio: que de ser

una posesión banal (en la época de los nómadas, el espacio no era una propiedad

valiosa, ni siquiera una propiedad) ha pasado a ser la más apreciable riqueza: en la

metrópoli moderna unos pocos metros de tierra pueden constituir una verdadera

fortuna.

Se valoriza hoy el tiempo de trabajo y el tiempo de la vida. No es sino muy natural que

sean los países más notables por su dinamismo, como Japón, USA, Francia y Alemania,

los que sobresalen por su interés en estudiar e investigar el tema del tiempo.

Existen instituciones completas dedicadas al manejo del tiempo, como la de Alan

Lakein, cuya empresa de asesoría y capacitación ha ganado millones de dólares

enseñando a la gente cómo administrar tan valioso recurso.

En Chicago existe un Centro de Investigación del Ocio. La Universidad de Florida del

Sur, en Tampa, maneja el Institute for Studies of Leisure; En Washington la National

Recreation and Park Association, publica desde 1969, el Journal of Leisure Research. En

Annecy, Francia, se echó a andar en 1956 el Groupe International des Sciences Sociales

et du Loisir, convertido más tarde en Comité de Recherche du Loisir et de la Culture.

En Praga ha funcionado desde 1968 el Centre Européen du Loisir. En México, que no es

ni con mucho un vanguardista, se ofrece ya la carrera de Administrador del Tiempo

Libre (en la Y.M.C.A. de la ciudad de México).

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Se podría resumir la importancia del tiempo en la declaración de ed Carlson, presidente

de una de las más grandes compañías aéreas del mundo, la United Airlines: “El tiempo

es el elemento más precioso que tengo, aparte de la buena salud y el buen

metabolismo”.

Ejemplo de Gráfico de Pastel del tiempo.

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PRÁCTICAS

Nota: La duración de cada práctica dependerá de muchos factores, uno de los cuales

será el tamaño del grupo. A título de orientación se señala en cada caso un tiempo

aproximado suponiendo un grupo de 15 personas. Téngase en cuenta, además que en

general será suficiente que se realicen 2 ó 3 de las prácticas que aparecen en cada

capítulo.

1. Presentarse todos en una ronda y expresar los motivos del interés en el tema del

manejo del tiempo (tiempo: 30 min).

2. Dialogar sobre el papel de la impuntualidad (propia y ajena) en la experiencia

propia (tiempo: 20 min).

3. Responder al cuestionario de sondeo: “Cómo manejo mi tiempo”.

4. Elaborar un gráfico de pastel de cómo se maneja el tiempo, trazar sectores para

las diferentes actividades, asignándoles superficies proporcionales al tiempo que

se le dedica. Prender con un alfiler el gráfico de pastel en la camisa o blusa.

Caminar lentamente en silencio por la sala, mirando los gráficos de los

compañeros. Luego hacer comentarios (tiempo: 30 min).

5. Comentar: ¿Es frecuente que nuestra institución traduzca el dinero de la nómina

en términos de tiempo eficaz? ¿Por qué sí o por qué no? (tiempo: 20 min).

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Cómo manejo mi tiempo

A continuación hay diez afirmaciones sobre el manejo del tiempo. Encerrar en un círculo la que

corresponda en cada punto.

1) Cada día dedico un tiempo a planear mi trabajo.

Casi nunca

Frecuentemente

A veces

Casi siempre

2) Cada año me fijo metas específicas y las pongo por escrito.

Casi nunca

Frecuentemente

A veces

Casi siempre

3) Diariamente hago una lista de “pendientes”, los organizo según su importancia y trato de

manejarlos en ese orden.

Casi nunca

Frecuentemente

A veces

Casi siempre

4) Dedico mi tiempo a tareas que soy capaz de realizar, y no lo dedico a cosas utópicas,

improductivas o ambas.

Casi nunca

Frecuentemente

A veces

Casi siempre

5) Llevo una agenda flexible para estar en condiciones de manejar la crisis y lo inesperado.

Casi nunca

Frecuentemente

A veces

Casi siempre

6) Delego satisfactoriamente buen aparte de mis actividades.

Casi nunca

Frecuentemente

A veces

Casi siempre

7) Trato de manejar una sola vez la papelería que me llega, analizándola de inmediato y

decidiendo sobre ella.

Casi nunca

Frecuentemente

A veces

Casi siempre

8) Tengo una estrategia diseñada para evitar las interrupciones.

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Casi nunca

Frecuentemente

A veces

Casi siempre

9) Soy capaz de decir “no” cuando se me requiere en cosas que interfieren con mi tiempo.

Casi nunca

Frecuentemente

A veces

Casi siempre

10) En forma habitual practico la relajación para reducir las tensiones.

Casi nunca

Frecuentemente

A veces

Casi siempre

Calificar como sigue:

4 puntos por cada “casi siempre”.

3 puntos por cada “frecuentemente”.

2 puntos por cada “a veces”.

1 punto por cada “casi nunca”.

Sumar los puntos obtenidos.

Si la suma es:

10 a 25

25 a 30

30 a 35

35 a 40

La calificación será:

Mal, debes preocuparte.

Bien, pero puedes mejorar.

Muy bien.

Excelente.

(Tiempo: 60 min)