ADMINISTRACION DE CUENTAS POR COBRAR (1).docx

EQUIPO 5

INTEGRANTES:

CASTILLO PANTALEON RODRIGO CHOMBO LÓPEZ JOVANNA MARÍA DE JESÚS LÓPEZ GARCÍA DIEGO AXEL MACIAS LEDESMA EDUARDO OLIVARES MUNDO KAREN ARACELI NARVAEZ CONTRERAS CINTHIA ABIGAIL TRAHYN GONZALEZ CLAUDIA OLIVA

ADMINISTRACIÓN DE LAS CUENTAS POR COBRAR

FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN

FINANZAS CORPORATIVAS

1 ADMINISTRACIÓN DE LAS CUENTAS POR COBRAR

INDICE

ContenidoOBJETIVO...........................................................................................................................................2

ADMINISTRACIÓN DE CUENTAS POR COBRAR.................................................................................3

Políticas de crédito para administración de cuentas por cobrar....................................................4

Análisis de crédito para administración de cuentas por cobrar.....................................................4

Procedimiento de cobro.................................................................................................................5

ADMINISTRACIÓN FINANCIERA........................................................................................................5

Funciones de la administración financiera.....................................................................................5

Principales funciones del administrador financiero.......................................................................7

Trascendencia de la administración del capital de trabajo............................................................8

Objetivos de la administración financiera de cuentas por cobrar..................................................9

NORMAS DE CREDITO........................................................................................................................9

¿POR QUÉ SE INCREMENTAN LAS CUENTAS POR COBRAR?.........................................................10

TOMA DE DECISIÓN CON RESPECTO A LAS NORMAS DE CRÉDITO...............................................15

POLITICAS DE CREDITO....................................................................................................................15

Factores de Orden Interno...........................................................................................................16

DISEÑO DE POLÍTICA DE CREDITOS..............................................................................................17

EVALUACION DE LOS CLIENTES DE CREDITO................................................................................19

Clasificación de los clientes en base al análisis crediticio.............................................................22

ADMINISTRACIÓN DEL CRÉDITO.....................................................................................................22

Administración de las cuentas por cobrar....................................................................................22

Política de Crédito........................................................................................................................24

ANTIGÜEDAD DE SALDOS................................................................................................................28

Rango de fechas...........................................................................................................................28

Tipo de ordenamiento..................................................................................................................28

Clientes Vendedores Corporativos Factura..................................................................................28

Tipo de reporte............................................................................................................................29

Estatus Cuentas por Cobrar..........................................................................................................30

Forma de Pago.............................................................................................................................30

PROCEDIMIENTO DE COBRANZA.....................................................................................................31

BIBLIOGRAFÍA..................................................................................................................................35


OBJETIVOEl objetivo de este trabajo es conocer la importancia de las cuentas por cobrar dentro de

una entidad, así como también conocer y aplicar las estrategias de administración de

cuentas por cobrar con eficacia y oportunidad, de tal manera que le permita a la empresa

el manejo óptimo de las variables de política de crédito comercial concedido a clientes y

políticas de cobro, para maximizar su patrimonio y reducir el riesgo de una crisis de

liquidez.

El objetivo de las cuentas por cobrar es estimular las ventas y ganar clientes. Se tiende a

considerarlas como un medio para vender productos y superar la competencia mediante

el ofrecimiento de facilidades de crédito como parte de los servicios de la empresa para

favorecer a sus clientes. Está relacionada directamente con el giro del negocio y la

competencia. Cuando no existe competencia, generalmente la inversión en cuentas por

cobrar dentro del capital de trabajo no es significativa. Es utilizado como herramienta de

mercadotecnia para promover las ventas y las utilidades, para proteger su posición en el

mercado.

Su objetivo primordial es el de registrar todas las operaciones originadas por adeudos de

clientes, de terceros o de funcionarios y empleados de la compañía.

Las cuentas por cobrar representan en toda organización, el crédito que concede la

empresa a sus clientes, sin más garantías que la promesa de pago a un plazo

determinado. La palabra crédito significa tener fe o confianza en que el deudor pagara el

importe de una operación, el crédito puede variar de una empresa a otra aun cuando

estas se dediquen al mismo giro, pero contiene elementos que lo hacen similar:

Son resultado de ventas a plazos.

Se estipula en ellas el plazo máximo de pago.

Son sin garantía específica.

Se convierten en efectivo a corto plazo.


Las causas por las cuales las empresas otorgan créditos se deben, a que lo consideran

una herramienta de mercadotecnia para promover las ventas, para incrementar estas y

para fomentar la obtención de utilidades, con base en esto el administrador financiero

deberá cuantificar entre otros puntos , los siguientes:

Cuanto invertir en cuentas por cobrar.

Líneas máximas de crédito a otorgar a cada cliente.

Plazos máximos de crédito.

Ayudar a maximizar las utilidades y el rendimiento de la inversión.

ADMINISTRACIÓN DE CUENTAS POR COBRAR

Las cuentas por cobrar representan el total del dinero que se adeuda a la empresa por

concepto de ventas efectuadas a crédito. A fin de conservar los clientes actuales y atraer

nuevos, la mayoría de las empresas manufactureras deben conceder créditos. Las

cuentas por cobrar son activo circulante dominante mantenido por la mayoría de las

empresas, el administrador financiero tiene, por lo general, un control directo de éstas.

El crédito no constituye una transferencia definitiva, como en el caso del cambio, sino una

cesión de las utilidades producidas por estos bienes, servicios o dinero durante un

período de tiempo y representa un progreso en relación a aquél desde el punto de vista

de la eficiencia. Jurídicamente, se analiza como un préstamo o como una venta a plazos.

Desde este punto de vista, la esencia del crédito es la promesa formal de realizar el pago

de unos intereses en una fecha futura, a cambio de la obtención de bienes, servicios o

dinero.


Políticas de crédito para administración de cuentas por cobrar

Las políticas de crédito consisten en establecer los lineamientos para determinar si se

extiende el crédito a un cliente y por cuánto se le debe conceder. La empresa debe

desarrollar las fuentes de información crediticia apropiadas y método de análisis de

crédito. Las políticas de cobranza de una empresa son los procedimientos para el cobro

de las cuentas pendientes cuando éstas se vencen. La eficacia de ésta política puede

evaluarse principalmente al observar el nivel de gastos por cuentas incobrables. Este nivel

depende no solo de la política de cobranza sino también de las políticas empleadas en la

extensión del crédito. Si se supone que el nivel de las cuentas incobrables atribuible a la

política de crédito es relativamente constante, al incrementar los gastos de cobranza se

pueden reducir las cuentas incobrables.

Análisis de crédito para administración de cuentas por cobrar

Carácter (reputación):

El historial del solicitante para satisfacer sus obligaciones financieras, contractuales y

morales.

Capacidad:

La disposición del solicitante de pagar el crédito solicitado. El análisis de los estados

financieros con énfasis sobre el índice de liquidez y el de endeudamiento son

normalmente empleados para determinar la capacidad del solicitante.

Capital:

La solidez o situación financiera del solicitante se refleja por la disposición de su

propiedad.

Garantía colateral:

La cantidad de los activos que el solicitante tiene disponibles para asegurar el crédito.

Cuanto mayor sea la cantidad de activos disponibles, más será la oportunidad de que un

otorgante de crédito recupere sus fondos en el supuesto de que el solicitante no cumpla

con el pago.


Procedimiento de cobro

Algunos procedimientos que puede seguir la empresa para obtener el pago de las cuentas

vencidas. Se puede enviar una carta o recordatorio a los clientes cuando han transcurrido

diez días después de su vencimiento; puede usar una carta más amenazante, seguida por

una llamada telefónica, si el pago no se recibe dentro de 30 días; y puede enviar la cuenta

a una agencia de cobranza después de noventa días de su vencimiento.

El procedimiento de cobranza puede ser costoso debido a los gastos en los que se incurre

y por la pérdida del crédito mercantil, pero se requiere por lo menos cierta firmeza para

evitar una prolongación indebida del periodo de cobranza entre los costos y para reducir

las pérdidas directas. Una vez más, debe obtenerse un equilibrio entre los costos y los

beneficios al implantar diferentes políticas de cobranza.

ADMINISTRACIÓN FINANCIERA

La administración financiera puede considerarse como una forma de la economía aplicada

que se funda en alto grado en conceptos económicos. La administración financiera

también toma cierta información de la contabilidad, que es igualmente otra área de la

economía aplicada.

Funciones de la administración financiera

Para poder maximizar el precio de mercado de las acciones mediante un adecuado

equilibrio del riesgo y del rendimiento, el administrador financiera deberá cumplir con tres

funciones básicas:

Planeación financiera:

La función de planeación es una de las retadoras e interesantes de todas las

funciones del administrador financiero. Debido a que frecuentemente participa en

la planeación a largo plazo de la compañía deberá empezar con una visión amplia


y general de las operaciones de la empresa. Estará primero interesado en los

planes a largo plazo convenientes a la expansión de la planta, al reemplazo de

maquinaria y equipo u otros desembolsos que habrán de causar grandes fugas de

efectivo del negocio. Con base en su conocimiento estos planes y de los

pronósticos de ventas para un futuro cercano, el administrador financiero debe

estimar los flujos de entradas y salidas para el negocio en un futuro cercano. Dicho

de otro modo el plan debe indicar a la empresa en que se debe invertir y como se

va a financiar la inversión con el fin de lograr al máximo los objetivos fijados.

El plan debe señalar especialmente en cuales proy6ctos se debe invertir

considerando todos los que son factibles, de modo que la empresa pueda avanzar

lo más rápidamente posible hacia los objetivos que se elijan durante el periodo de

planeación.

Administración de activos:

Al planear los flujos de efectivo, al administrador financiero deberá también

asegurarse de que los fondos se inviertan inteligentemente o de manera

“económica”, dentro del negocio. Es decir, decidir acerca de su asignación más

rentable entre los diversos activos.

Obtención de fondos.

Si los flujos de salida de efectivo planeados exceden a los de entrada de efectivo y

si el saldo de efectivo es insuficiente para obtener el faltante, el administrador

financiero se verá obligado a tener fondos de fuentes externas al negocio. El

problema del administrador financiero estará en obtener aquella mezcla de

financiamiento más acorde con las necesidades planeadas de su negocio. El

campo de acción de la administración financiera no está claramente definido en la

práctica y sus funciones necesarias se manejan según las formas de estructura

organizacionales. El papel que desempeña el administrador financiero y el grado

de su participación en las funciones de finanzas habrán de variar de acuerdo con

la función o políticas involucradas; con el tamaño de la compañía, su propia

capacidad y la de los demás funcionarios y directores.


Rara vez estas funciones estarán exclusivamente bajo la responsabilidad del

administrador financiero. Puesto que las políticas financieras generalmente afecta a los

demás departamentos, otros funcionarios intervendrán también en el proceso de toma de

decisiones.

Principales funciones del administrador financiero

“El papel básico del administrador financiero de una empresa, consiste en lograr un

equilibrio entre el riesgo y el rendimiento para poder maximizar el precio de mercado de

las acciones poseídas por los dueños” (1)

En años recientes el papel del director financiero se ha ampliado para incluir la totalidad

de la empresa. Dicho de otra forma, en la actualidad los directores financieros participan

en la dirección general.

Entre las principales funciones del administrador financiero se encuentran:

1- Planeación y preparación de pronósticos.

2- El administrador financiero está relacionado con las decisiones de inversión y de

financiamiento de la empresa y sus interacciones.

3- Interactuar con otros administradores del negocio para apoyar a la empresa a

operar en la forma más eficiente posible.

4- El uso de los mercados de dinero y de capitales.

5- Análisis financiero.

6- Manejo de la estructura financiera de la empresa

7- Determinación de la estructura de activo de una empresa

(1 ) Honson Robert. Administration Financiers. 1984. Pag. 27.


Trascendencia de la administración del capital de trabajo

La administración del capital de trabajo incluye la administración de todos los tipos de

activos y pasivos corrientes de la empresa. También incluye la decisión en cuanto a la

cantidad apropiada de financiamiento de largo plazo utilizada al financiar los activos

corrientes de la empresa. El objetivo de este tipo de administración consiste en manejar

cada uno de los activos y pasivos a corto plazo de la empresa de manera que se alcance

un nivel aceptable y constante de capital neto de trabajo, siempre que los activos superen

a los pasivos, la empresa tendrá capital neto de trabajo.

Es muy probable que el administrador financiero tenga que dedicar mayor tiempo a la

administración del capital de trabajo que a cualquier otra actividad, esto es, por que los

activos circulantes, por su propia naturaleza están cambiando diariamente y es necesario

que se tomen decisiones administrativas.

Entre los principales activos circulantes están:

El efectivo o caja

Los valores negociables

Las cuentas por cobrar

Los inventarios.

Cada uno de estos activos debe manejarse eficientemente para conservar la liquidez de la

empresa.

La administración de las cuentas por cobrar forma parte de la administración financiera

del capital de trabajo, que tiene por objeto coordinar los elementos de una empresa para

maximizar el patrimonio y reducir el riesgo de una crisis de liquidez y ventas, mediante el

manejo óptimo de variables tales como políticas de crédito comercial concedido a clientes

y estrategia de cobros. Generalmente en la empresa la inversión en cuentas por cobrar

representa una inversión muy importante ya que representan aplicaciones de recursos

que se transformarán en efectivo para terminar el ciclo financiero a corto plazo.


Objetivos de la administración financiera de cuentas por cobrar

1-Fijar el límite máximo de inversión en cuentas por cobrar.

2- Establecer límites máximos por clientes.

3- Establecer condiciones del crédito en forma clara.

4- Evitar al máximo contar con cartera vencida.

5- Abatir costos de cobranza.

6- Evitar que el otorgamiento de descuentos por pronto pago se convierta en una

carga adicional, a los egresos por concepto de cobranza, dando como resultado

que sea un costo no controlable.

NORMAS DE CREDITOLas normas de crédito de una empresa definen los criterios básicos para la concesión de

un crédito a un cliente.

Nuestro interés aquí no se centra en los componentes individuales de los patrones de

crédito, sino en las restricciones o facilidades de la política global de la empresa.

El conocimiento de las principales variables que deben considerarse cuando una empresa

examina la posibilidad de ampliar o restringir sus normas de crédito, dará una idea

general del tipo de decisiones que esto involucra.

Dicho esto, las normas de crédito son las reglas que indican la solidez financiera mínima

que un cliente debe tener para que se le conceda crédito.

Los principales factores que se consideran cuando se fijan normas de crédito se

relacionan con la probabilidad de que un cliente pague lentamente o que tal vez genere

una perdida por ser la suya una cuenta incobrable.

Algunas de las variables que deben considerarse al evaluar los cambios propuestos en

las normas de crédito son: la reputación crediticia, referencias de crédito, periodos de

pago promedio y ciertos índices financieros, proporcionan una base cuantitativa para

establecer y reforzar los patrones de crédito.

Las más importantes son:


Volumen de ventas:

Se espera que la modificación de las normas de crédito produzca un cambio en el

volumen de ventas. Si las normas de crédito se relajan, se espera que aumenten las

ventas; si las normas de crédito se hacen más rígidas, se espera que disminuyan las

ventas. Generalmente, el incremento de las ventas afecta la rentabilidad en forma

positiva, en tanto que la disminución de las ventas afecta las utilidades en forma negativa.

Inversión en cuentas por cobrar:

Existe un costo asociado al mantenimiento de las cuentas por cobrar. Cuanto más alto

sea el promedio en cuentas por cobrar, será más alto el costo por mantenerlos.

Si la empresa hace más flexible sus políticas de crédito, el nivel promedio de cuentas por

cobrar aumentara, trayendo como consecuencia un mayor costo en el mantenimiento de

las cuentas por cobrar.

¿POR QUÉ SE INCREMENTAN LAS CUENTAS POR COBRAR?

Cambio en las ventas; las ventas crecientes darán como resultado más cuentas por

cobrar y las ventas decrecientes producirán menor promedio en dichas cuentas. Cuando

se amplían los términos crediticios, se otorgan créditos a clientes con menor reputación

crediticia, quienes quizás tardaran más en paga sus deudas.

La implementación de patrones suaves, para el análisis de crédito, tendrán como

consecuencia clientes morosos y el aumento de las cuentas por cobrar promedio.

En resumen, los cambios en las ventas, al igual que la cobranza, producen mayores

costos de mantenimiento para las cuentas por cobrar cuando se flexibiliza los patrones de

crédito, y costos reducidos cuando se restringen. Tales reacciones ocurren también

cuando se realizan los cambios de crédito a los procedimientos de cobranza.

Gastos por cuentas incobrables:

Otra variable que se espera se vea afectada por cambios en las normas de crédito son los

gastos por cuentas incobrables. La probabilidad (o riesgo) de adquirir una cuenta


incobrable aumentará a medida que se suavizan las normas de crédito, y se reduce

cuando éstas se vuelven más estrictas.

En resumen, si se suavizan las normas de crédito, tendrán los siguientes efectos sobre

las utilidades:

Si la empresa hiciera más estricta las normas de crédito tuviese todo el efecto contrario.

Esto se debe evaluar a través del efecto que produce un cambio en las normas crediticias

sobre la contribución de las utilidades, el costo de Inversión marginal en cuentas por

cobrar y el costo de los gastos por cuentas incobrables.

EJEMPLO:

Actualmente la empresa Binz Tool de herramientas de mano, vende un producto a $10

por unidad. Las ventas del año anterior fueron $60,000 unidades. El costo variable por

unidad es de $6 los costos fijos totales de la empresa son de $120,000.

La empresa contempla una relajación de sus normas de crédito, de la que se espera

resulte un incremento del 5% en las ventas por unidad a 63,000 unidades; un aumento en

el periodo de cobranza promedio de su nivel normal de 30 días a 45 días, y un incremento

en los gastos de cuentas incobrables, del nivel normal de 1% de las ventas a 2%. El

rendimiento requerido de la compañía en inversiones de igual riesgo, que es el costo de

sustitución de mantener los fondos en cuentas por cobrar, es de 15%.

A fin de determinar si se debería llevar a cabo la ampliación de las normas de crédito, se

debe calcular:

• Efecto sobre la contribución adicional de utilidades por ventas


• Costo de inversión marginal en cuentas por cobrar

• Costo marginal de las cuentas incobrables

CONTRIBUCIÓN ADICIONAL DE LAS VENTAS A LAS UTILIDADES

La contribución de utilidades por unidad equipará la diferencia entre el precio de venta

por unidad ($10) y el costo variable por unidad ($6).

3,000 unidades X $4 por unidad = 12,000

COSTO DE INVERSIÓN MARGINAL

El costo marginal de cuentas por cobrar es la diferencia entre el costo que implica

mantener cuentas por cobrar antes y después de la adopción de la ampliación de las

normas de crédito.

Inversión promedio de cuentas por cobrar = costo variable de ventas anuales

Rotación de cuentas por cobrar

PLAN Costo variable de ventas anuales

(Cto. variable x unidades de venta)

Rotación de cuentas

por cobrar

Inversión promedio de

cuentas por cobrar

PRESENTE $6 X 60,000=360,000 360/30= 12 $360,000 = $30,000

12

PROPUESTO $6 X 63,000=378,000 360/45=8 $378,000 = $47,250

8


Donde la rotación de cuentas por cobrar = 360 / periodo de cobranza promedio

TOTAL: $17250

COSTO DE INVERSIÓN MARGINAL = $17,250 x 15% = $2,588

Costo de cuentas marginales incobrables

Se determina al tomar la diferencia entre el nivel de las cuentas incobrables antes y

después de la ampliación de las normas de crédito.

PLAN

Presente (0.01X$10/unidad X 60000 unidades) $6000

Propuesto 0.02X$10/unidad X 63000 unidades) $12600

Costo de cuentas incobrables marginales = $6600

Efectos de una ampliación en las normas de crédito.

Ejemplo:

Contribución adicional de utilidades por ventas.

(3000 unidades X ($10-$6)) $12,000

Costo de inversión marginal en c/cuenta

Inversión promedio con el plan propuesto:

($6 X 63 000)/8 = $378,000/8 360/45= 8

Inversión promedio con el plan presente:

($6 X 60 000)/12 = $360,000/12 360/30= 12

$ 47,250

$ 30,000


Inversión marginal en c/c

(0.15 X $17,250)

= $17,250

($2,588)

Costo marginal en cuentas incobrables

Cuentas incobrables con el plan propuesto:

(0.02 X $10 X $63,000)

Cuentas incobrables con el plan presente:

(0.01 X $10 X $60,000)

Costo de cuentas incobrables marginales

$ 12,600

$ 6,000

($ 6,600)

Utilidad neta de la aplicación del plan propuesto. $ 2, 812

TOMA DE DECISIÓN CON RESPECTO A LAS NORMAS DE CRÉDITO

Con el fin de decidir si la empresa debiera ampliar sus normas de crédito, la contribución

anual de utilidades por ventas debe ser comparada con la suma del costo de la inversión

marginal en cuentas por cobrar y el costo de cuentas incobrables marginales.


Si la contribución de utilidades adicionales es mayor que el costo marginal, entonces se

deben ampliar las normas de crédito; de lo contrario, las normas actuales deberán

permanecer inalterables.

Contribución adicional de utilidades por ventas $ 12,000.00

Costo de la inversión marginal en cuentas por cobrar - $ 2,588.00

Costo de cuentas incobrables marginales - $ 6,600.00

Utilidad neta de la aplicación del plan propuesto $ 2,812.00

POLITICAS DE CREDITO

Toda actividad empresarial se maneja bajo políticas o normas que orientan la diversidad

de actividades comerciales que se dan en el mercado desde el punto de vista mercantil;

por lo tanto, considerando que el crédito es un proceso ordenado de pasos y

procedimientos interconectados al desenvolvimiento económico y financiero necesita de

políticas para que dicha actividad se encausen sobre objetivos específicos.

Estas políticas marcarán las pautas para la consecución de estos objetivos a los cuales se

debe llagar en virtud a una administración efectiva del crédito. Para identificar la

propuesta anterior en su verdadera dimensión, los objetivos previamente identificados

responden la pregunta ¿Qué queremos alcanzar en términos de objetivos? Es decir,

aplicamos políticas de crédito con la finalidad de alcanzar los objetivos preestablecidos de

la Gerencia con respecto a la actividad crediticia.. Por lo tanto estas políticas indicaran el

camino para llegar a esos objetivos y darán la pauta de cómo actuar para lograrlo.

El comercio es por el solo una actividad cambiante en términos de evolución económica,

su actividad es dinámica provocando un flujo de operaciones rápidas que permiten la

transacción de bienes y servicios; por lo tanto para delinear una política de créditos se

tendrá en cuenta los factores de orden interno y externo.


Factores de Orden Externo:

a) La situación socio-económica y estabilidad financiera que vive el país en el tiempo en

que dichas políticas deben implementarse, modificarse o sustituirse.

b) Situación del mercado; que se traduce en la posibilidad de conocer la situación, calidad

y manejo del mercado, comportamiento de la competencia, condiciones de los

proveedores, situación de los clientes, etc.

Factores de Orden Interno

a) Objetivos perseguidos; que nos permitan penetrar en el mercado, colocar nuevos

productos, captar nuevos clientes, mantener un nivel de producción y de ocupación etc.

b) Rentabilidad; cuanto mayor sea ésta, mayor será el porcentaje de cobrabilidad

permisible.

c) Grado de eficiencia, y suficiente capital de trabajo para financiar ventas a plazos.

d) Situación financiera de la empresa; por la conveniencia de no mantener un porcentaje

alto de inversión en cuentas por cobrar, si se tiene en cuenta que el capital de la empresa

no es suficiente.

e) Pericia y responsabilidad del manejo financiero; el mismo que recaerá en quienes

tendrán la responsabilidad de cuidar y mantener el flujo de fondos de la empresa.

Adicionalmente se puede decir que existen otros factores de orden interno y externo que

condicionan la política crediticia, la misma que puede comportase en forma liberal o

conservadora, según evolucione la condición económica y social del medio.

Pero sobre todo para manejar con acierto una política de créditos es necesario concentrar


una labor eficiente del proceso crediticio, evitar riesgos innecesarios, ejercer una activa

vigilancia sobre las cuentas por cobrar y determinar eficientemente métodos de cobranza

que permitan reaccionar a tiempo con clientes que presentan señales de dificultades de

pago frente a sus compromisos. Estas medidas neutralizan en parte el riesgo originado

por el otorgamiento de créditos y refuerzan una política firme de créditos.

DISEÑO DE POLÍTICA DE CREDITOS

La política de créditos que es expresada en términos de procedimiento sobre como

otorgar créditos y como realizar las cobranzas es un trabajo ordenado que obedece a la

siguiente secuencia y que necesariamente debe constar por escrito porque ello favorece a

que el personal tenga plena conciencia del trabajo que realiza.

A continuación señalaremos dicha secuencia:

1. Identificación de los objetivos por alcanzar.

2. Lineamientos previos o borradores de lo que será la política de créditos.

3. Discusión y revisión de esos lineamientos con las personas de las áreas

involucradas: ventas, finanzas, contabilidad, legal etc.

4. Redacción definitiva de las políticas de créditos.

5. Aprobación de la Gerencia.

6. Difusión dentro de la empresa, de la política de créditos entre todos los

responsables de su ejecución.

7. Implementación o puesta en marcha de la política de créditos aprobada y

difundida.

8. Control de los resultados para verificar si las políticas están contribuyendo al

logro de los objetivos o para aplicarse las medidas correctivas si fueran

necesarias.

Más adelante elaboraremos un Manual de Políticas se Créditos y Cobranzas como una

forma de que este trabajo cumpla con su propósito. Porque el lector necesitara conocer

un conjunto de normas que hagan posible entender en forma práctica los procedimientos

de créditos y cobranzas.


CLASIFICACIÓN DE LAS POLÍTICAS DE CRÉDITO

Estas políticas generalmente se clasifican en liberales y conservadoras:

1. Son liberales cuando las empresas se muestran generosas para otorgar créditos,

tanto en el monto máximo para aprobar como en el grado de riesgo para sumir

obviamente en este saco podría hablarse de ausencia total o temporal de

garantías.

2. Son conservadoras cuando las empresas se muestran restrictivas para otorgar

créditos y para determinar el monto máximo por aprobar, así como para definir lo

referente al riesgo que asumirán. A diferencia de la política liberal, en este caso se

exigen garantías sólidas que aseguren la recuperación de las cuentas por cobrar.

La empresa otorgante del crédito requerirá una detallada investigación de todos los

clientes potenciales antes de tomar la decisión de aprobar o rechazar una política de

créditos.

RAZONES QUE DETERMINAN LA POLÍTICA DE CREDITOS

Hay varias razones que motivan a los empresarios que venden al crédito, a orientar su

política como liberadora o conservadora. Algunas de estas razones son:

1. La competencia.

2. Los márgenes de beneficio

3. Volumen de ventas

4. Demanda de los clientes

5. Nivel de inventarios

Las políticas de crédito deben tener como objetivo elevar al máximo el rendimiento sobre

la inversión. Las políticas que otorgan plazos de crédito muy reducidos, normas crediticias

estrictas y una administración que otorga o rechaza el crédito con lentitud restringen las

ventas y la utilidad de manera que a pesar de la reducción de la inversión en Cuentas por

Cobrar, la tasa de rendimiento sobre la inversión de los accionistas será más baja de la

que se puede obtener con niveles más altos de venta y Cuentas por Cobrar. El

otorgamiento de crédito trae como consecuencia: las pérdidas por cuentas incobrables,

los costos de investigación del crédito del cliente, los gastos de cobranza y el


financiamiento de las Cuentas por Cobrar. La investigación y operación de estos factores

disminuyen la tasa de rendimiento sobre la inversión de los accionistas

EVALUACION DE LOS CLIENTES DE CREDITO

Una de las herramientas más populares que se toman en cuenta para otorgar un crédito

es la llamada las cinco C's, que significa lo siguiente:

Carácter. Se refiere a cómo manejas tus obligaciones financieras, es decir, cómo

te has comportado si has recibido créditos anteriormente. Se analiza si has

realizado tus pagos con puntualidad o si te has declarado como un cliente moroso.

Capital. En este rubro se engloban todos tus activos: a cuánto ascienden tus

ahorros, inversiones y se añaden los bienes que posees, en su caso.

El objetivo es analizar si este conjunto de bienes podría servir como garantía del

préstamo que solicitas, pues con él se podría respaldar el monto que requieres.

Capacidad. Define cuál es tu capacidad de deuda, basándose en tus ingresos y

tomando en cuenta si tienes otras deudas y, asimismo, el número de personas que

dependen de ti.

Colateral: El monto de Activos que el solicitante tiene disponible para garantizar el

crédito. Cuanto mayor sea el monto de activos disponibles, mayor será la

posibilidad de que una empresa recupere sus fondos si el solicitante incumple el

pago.

Condiciones: Términos de pago en función de la situación empresarial actual y de

las tendencias generales del país

Los parámetros antes mencionados se toman en cuenta sin importar si es tu primer

acercamiento al financiamiento o si ya tienes un historial crediticio.

Para evaluar el crédito, los administradores deben considerar:


• La Solvencia moral del acreditado: Es una medida cualitativa y representa la

probabilidad de que el cliente pague puntualmente sus obligaciones. Este factor es muy

importante: ¿El cliente hará un esfuerzo si es necesario para pagar sus deudas? ¿O el

cliente es incumplido en sus vencimientos?. La formalidad de los tratos comerciales

cliente-proveedor tiene un significado muy importante en el otorgamiento del crédito y en

los negocios.

• La Capacidad financiera de pago: Es una medida cuantitativa y representa la

capacidad del cliente para pagar. Se examina a través de información financiera del

cliente, interpretándose a través de la técnica de análisis financiero para conocer el

resultado de las razones de liquidez, solvencia y otras, tomando en cuenta en su caso la

experiencia que se ha obtenido en las relaciones comerciales.

Cuando los montos son muy significativos, es necesario obtener información del cliente

sobre la generación de flujos de efectivo futuros para medir la capacidad de pago que el

cliente tiene para cubrir el crédito solicitado.

• Las Garantías específicas: Pueden constituirse con las propias garantías del bien o

con otros bienes dados en garantía como seguridad de pago del crédito solicitado. Estas

garantías apoyan en forma importante el crédito solicitado.

• Las Condiciones generales de la economía en que opera: Tiene un significado

especial y reconoce las tendencias generales de la empresa o de ciertas áreas de la

economía que puedan influir en la capacidad del cliente para cumplir con sus

obligaciones, como recesiones del país, restricciones del gasto público, apertura o cierre

de fronteras, etcétera.

• La Consistencia del cliente: se puede decir que es la Duración, constancia y

permanencia del cliente, de conformidad con los giros mercantiles y actividad que

desarrolla.

• La Cobertura: Son los Seguros que tiene la empresa, o que exige a su cliente, para

compensar las posibles pérdidas por cuentas incobrables.

La información se obtiene de varias fuentes incluyendo la experiencia anterior. Si

La cuenta es nueva es una práctica normal el solicitar: estados financieros dictaminados,

declaraciones de impuestos si no se tienen estados financieros, cartas de solvencia de las


instituciones de crédito con las que opera. Es práctica usual y muy recomendable el

establecer comunicación con otros proveedores del cliente.

Los informes de intercambio revelan la formalidad de los pagos del cliente, los montos del

crédito, los problemas que se han vivido y también los clientes que han sido puestos en

listas negras por insolventes.

El volumen principal de las ventas a crédito de bienes de consumo se hacen a través de

la práctica comercial de cuenta abierta. Al cliente se le abre una cuenta en donde se

registran sus transacciones sin pedir un reconocimiento formal de sus deudas como

pagarés o letras de cambio. En caso de disputa, la empresa cuenta con el pedido del

cliente, la factura o contra recibo, y los documentos de embarque que en la mayor parte

de las veces está firmado por el cliente por la aceptación de la recepción de las

mercancías.

En ventas a crédito en bienes de capital o de uso duradero como pueden ser maquinaria,

equipos, automóviles, vehículos, refrigeradores, televisiones, etc., la venta generalmente

se documenta con títulos de crédito que pueden ser negociados con posterioridad con

instituciones de crédito. El cargar intereses por el crédito otorgado o por falta de pago

oportuno en la fecha de vencimiento, es una práctica común.

La empresa traducirá su información de crédito en clases de riesgo.

El crédito debe pulverizarse, no es conveniente tener un solo cliente, debe diversificarse

para que los riesgos de falta de cobro no afecten a la empresa en forma importante.

La información anterior se obtiene de:

• Experiencias anteriores con el cliente

• Sentido común del gerente de crédito

• Información interna respecto a cliente

• Información externa respecto al cliente.

Clasificación de los clientes en base al análisis crediticio


• Cliente Bueno: Aquel que en forma habitual paga en la fecha convenida, también se les

conoce como clientes cumplidos.

• Cliente Regular: Aquel que paga sus facturas fuera de la fecha convenida.

• Cliente Malo: Aquel que en forma frecuente se atrasa en sus pagos, no avisa los motivos

de su atraso y, generalmente no cumple con lo que promete, también se les conoce como

clientes morosos.

• Cliente Dudoso: Aquel que por sus antecedentes, no podemos clasificarlo como bueno,

regular o malo.

• Cliente Nuevo: Aquel que no ha efectuado operaciones con la empresa.

ADMINISTRACIÓN DEL CRÉDITO

La efectividad con que se administren sus cuentas por cobrar es muy importante para su

rentabilidad y para su riesgo.

Administración de las cuentas por cobrar

Una cuenta por cobrar es un saldo adeudado por un cliente generado por un crédito,

disminuyendo inventarios. El mantener estas cuentas implica costos directos e indirectos

pero también tiene beneficios importantes, ya que la concesión de créditos incrementa las

ventas.

La administración de las cuentas por cobrar inicia con la decisión de si debe o no otorgar

crédito, si las cuales no se controlan adecuadamente podrían alcanzar niveles excesivos,

disminuyendo los flujos de efectivo y las malas cuentas se cancelarán afectando las

utilidades sobre ventas. Por esto es necesario establecer un buen sistema de control.

El monto de las cuentas por cobrar se establece por 1) el volumen de ventas a crédito y 2)

el plazo promedio entre las ventas y las cobranzas.


Cuentas por cobrar = Ventas a crédito por día X Longitud del periodo de cobranza

El proceso de préstamo continúa para poder abastecerse hasta que inicia el periodo de

cobranza y se reinvierten para incrementar los inventarios.

1) Las cuentas por cobrar dependen del nivel de ventas a crédito y del periodo de

cobranza,

2) Los incrementos en las cuentas por cobrar deben ser financiados de alguna

manera y

3) El monto total de las cuentas por cobrar no tienen que ser financiadas en su

totalidad y no representa una salida de flujo de efectivo.

La política óptima de crédito y el nivel óptimo de las cuentas por cobrar dependerán de la

condiciones operativas de la empresa, si hay exceso de capacidad y costo variables

pequeños, se puede tener libertad para las cuentas por cobrar, en lugar de las que operan

con toda su capacidad y con un margen de utilidad muy pequeño.

Cuando se hace una venta a crédito ocurre:

1) Se reducen los inventarios por el costo de los bienes vendidos

2) Las cuentas por cobrar se ven incrementadas por el precio de venta

3) La diferencia es la utilidad retenida la cual será efectiva ala realizar el cobro de las

cuentas por cobrar.

Días de venta pendientes de cobro (DSO), si el 70% de los clientes toma el

descuento del 10% y el 30% paga el día 30, la ecuación quedaría:

DSO = ACP = 0.7 (10 días) + 0.3 ( 30 días) = 16 días

El promedio de ventas diarias es:


ADS = ventas anuales = (unidades vendidas) (precio de venta) 360

Si se conocen las ventas anuales y el saldo de las cuentas por cobrar, se puede calcular

los días de venta pendientes por cobrar:

DSO = cuentas por cobrar Ventas anuales / 360

El reporte de antigüedad de las cuentas por cobrar, es el documento que muestra cuanto

tiempo han estado pendientes de cobro las cuentas, proporciona el porcentaje de cuentas

por cobrar recientemente vencidas y adeudadas y los porcentajes adecuados por periodo

de tiempo específicos.

La administración debe controlar los días de venta pendientes de cobro y el reporte de

antigüedad de las cuentas por cobrar para detectar tendencias, si os días aumentan o si

el reporte señala un porcentaje creciente de las cuentas adeudadas, entonces la política

de crédito requiere ser estrechada.

Política de Crédito

El éxito de cualquier negocio depende de la demanda de sus productos, el incremento de

sus ventas, las cuales dependen de diversas variables, entre ellas el precio de ventas, la

calidad del producto, la publicidad y la política de crédito, la cual depende de:

1) El periodo de crédito, es el tiempo por el cual se concede un crédito

2) Las norma de crédito, es la capacidad financiera mínima que deben tener los clientes

para poderles otorgar el crédito, dependen de la probabilidad de incumplimiento de pago

del crédito

3) La política de cobranza, la cual se rige por su rigidez o flexibilidad en el seguimiento

de las cuentas de pago lento


4) Los descuentos concedidos por pronto pago, incluyendo el periodo de descuento y el

monto

Los términos de crédito engloba al periodo de crédito y al descuento ofrecido

Se debe medir la calidad del crédito, a través de sistemas de puntaje de crédito, ahora se

utiliza el método estadístico de análisis discriminante múltiple, que es similar al análisis de

regresión múltiple o del sistema de las 5 “C” la cual se relacionan con la evaluación de las

5 áreas que determinan la dignidad de crédito de un cliente:

1. Carácter, probabilidad de que los clientes traten de honrar sus obligaciones, implica

una promesa de pago, donde el factor moral es el más importante.

2. Capacidad, la habilidad del cliente para pagar sus cuentas, se mide por sus records

anteriores de los clientes, por sus métodos de negocio, por la observación física de su

planta y almacenes.

3. Capital, es la condición financiera de cada empresa, a través del análisis de sus

estados financieros y de sus razones de riesgo

4. Colateral, son los activos que los clientes pueden ofrecer como garantía para

obtener el crédito

5. Condiciones, son las tendencias económicas y desarrollos de ciertas regiones que

pudieran afectar a los clientes para satisfacer sus obligaciones.

Las fuentes de información de crédito son asociaciones de crédito que se reúnen e

intercambian información acerca de los clientes de crédito. Y las agencias de información

de crédito, las cuales recolectan información y la venden por una cuota.

Un reporte de crédito incluye:

o Resumen del balance general y del estado de resultados


o Razones financieras básicas, con información de tendencias

o Información de proveedores, para saber si pagan oportunamente y si ha

dejado de hacer algún pago

o Descripción verbal acerca de la condición física de las operaciones de la

empresa

o Descripción verbal de los antecedentes de los propietarios de la empresa,

incluyendo quiebras, pleitos, etc.

o Evaluación sumaria desde A hasta F que significa que puede incurrir en

incumplimiento de pago

o

La política de cobranza, son los procedimientos que sigue una empresa para colectar las

cuentas por cobrar vencidas, se debe tener un equilibrio entre los costos y los beneficios

de diferentes políticas de cobranza. Los cambios en las políticas de cobranza influyen

sobre las ventas, sobre el periodo de cobranza y sobre el porcentaje de pérdidas por

cuentas malas.

Los descuentos en efectivo son la reducción en el precio de un artículo que se concede

para fomentar su pronto pago, siempre y cuando se equilibren los costos y los beneficios,

tales como atraer a los clientes que consideren que el descuento es un tipo de reducción

de precio y el descuento debería reducir los días de venta pendientes de cobro. Si las

ventas son estacionales la empresa puede usar programación estacional sobre los

descuentos para inducir a los clientes a hacer compras rápidas.

Otros factores que influyen en la política de Crédito son la utilidad potencial, puede ser

que las ventas a crédito sean más rentables que las ventas al contado, ya que hacen el

cargo por mantener las cuentas por cobrar pendientes de pago.

Otro factor son las consideraciones legales y los instrumentos de crédito, los cuales se

ofrecen en una cuenta abierta, que es un convenio de crédito en virtud del cual el

comprador firma una factura al momento de recibir la mercancía y después de ello tanto el

comprador como el vendedor registran la compra en sus libros. En ocasiones se requiere

que el comprador firme un pagaré (instrumento legal) el cuál es útil cuando la orden es

muy grande o cuando el vendedor anticipa la probabilidad de tener problemas de

cobranza o cuando el comprador desea un plazo mayor para pagar la orden, pudiéndose

cargar intereses.


Un giro comercial es el instrumento que debe ser girado y redactado por el vendedor y

que debe ser firmado por el comprador antes de tomar posesión de los bienes.

Un giro a la vista es un instrumento que exige un pago al momento en que el comprador

acepta los bienes

Aceptación bancaria, es un giro a plazo que ha sido garantizado por un banco. Es un

pagaré emitido por una empresa y que surge de una transacción de negocios, pero un

banco al endosarlo, asume la obligación de pago en la fecha de vencimiento.

El relajamiento en la política de crédito estimula las ventas, si la política de crédito es

relajada se incrementaran tanto las ventas que se requerirá más mano de obra,

materiales y otros factores para producir los bienes adicionales, además las cuentas por

cobrar aumentarán, aumentando los costos de mantenimiento. Por eso antes de

establecer una política de crédito se debe considerar si aumentaran los ingresos por

ventas más que los costos relacionados con el crédito, ocasionando que los flujos de

efectivo aumenten o si será el incremento en ventas capaz de exceder los costos más

altos.

ANTIGÜEDAD DE SALDOS.


Es uno de los Módulos más importantes, la diversidad de criterios permite una amplia

variedad de Reportes y Consultas de Información de Cuentas por Cobrar.

Rango de fechas

Permite la consulta un rango de fechas, que puede iniciar desde el primer documento con

la primera fecha 00/00/0000 filtra el documento más antiguo según el criterio

seleccionado.

El Criterio “Con pagos hasta” permite manejar óptimamente los reportes por ejemplo:

Usted necesita las facturas pendientes de pago del 1º Al 15 de marzo, se encuentra en el

día 24 del mismo mes y requiere saber cuánto le deben de ese período para comparar

contra el pago que debe hacer a BSP. La respuesta serán las facturas pendientes

únicamente del período. Este tipo de análisis ofrece información útil para la toma de

decisiones en cuanto a la eficiencia del Departamento de Cobranza.

Tipo de ordenamientoDel lado derecho de la pantalla se encuentran los criterios de ordenamiento para hacer

filtros de información de Cuentas por Cobrar.

Clientes Vendedores Corporativos Factura

Puede combinar los criterios de “Rangos de Fecha de facturas y Pagos Hasta”, con uno o

varios Clientes, de esa forma la búsqueda es más selectiva.

Cliente: Podemos solicitar el reporte ordenado por cliente.

Vendedor: Con el mismo criterio utilizado en Clientes, podemos solicitar el reporte

ordenado con las Cuentas por Cobrar de uno o varios vendedores. Utilice los

criterios de rangos de fechas, pagos hasta y de uno o todos los clientes del

vendedor.

Corporativo: Siga el mismo procedimiento de Vendedores. Elija uno o varios

Corporativos, para obtener las Cuentas por Cobrar del o los Corporativos elegidos.

Factura: Reporte y consulta de las Cuentas por Cobrar pendiente ordenadas por

número de Documento, observe que se encuentran ordenadas por Clave de

Documento/ Factura


Tipo de reporte

En las opciones Avanzadas permite dos tipos de Reportes y Consultas: Analítico y

Concentrado.

Analítico: En el Reporte Analítico obtiene la historia de los pagos de cada

documento con la fecha de Recibo de caja o póliza de Ingresos la cantidad y el

saldo.

Concentrado: Nos muestra un reporte con el total de las facturas pendientes de

pago por cada cliente.

Incluir:

Saldos a favor: Muestra los Documentos y Facturas que tengan pagos mayores

al importe del Documento original y en consecuencia puede existir un saldo a favor

del cliente, estos importes los muestra en negativo.

Detalle de pagos: Este Reporte se obtiene en combinación con el criterio analítico

activado, y muestra cada uno de los pagos a un Documento o Factura.

Facturas con pagos en el periodo: Este criterio tiene una sola variante pues

utiliza los criterios del período de pago y es Considera únicamente las facturas del

período por ejemplo facturas del 1º. Al 15 de marzo. Considera únicamente los

pagos de las facturas de ese período, del 1º. Al 15 de marzo.

Sí hay pagos a facturas de facturas y documentos de otros del 1º. Al 15 de marzo

no serán incluidas. De esta manera se obtiene un reporte de las facturas

pendientes sólo de ese período.

Estatus Cuentas por Cobrar

Pagadas: Muestra solo las facturas Pagadas.

Pendientes: Muestra solo las facturas Pendientes de Cobro.

Todas: Muestra todos los documentos pagados y pendientes de cobro.


Forma de Pago

Efectivo: Reporte de las Facturas y Documentos con la forma de Pago Efectivo.

Tarjeta de Crédito: Reporte de Facturas y Documentos con la forma de pago en

tarjeta de crédito.

Todas: Reporte con todo tipo de pago.

El reporte muestra información de los siguientes campos

Serie

Número de Documento / Factura

Cliente

Fecha de Emisión

Importe

Fecha de vencimiento

Días Vencidos

Por Vencer

De – A días vencidos

Más de- Días Vencidos

Total de documento

PROCEDIMIENTO DE COBRANZA

Aparte de establecer plazos y condiciones de las cuentas por cobrar de una empresa,

las responsabilidades del director de finanzas incluye el monitoreo y cobro de las cuentas

por cobrar las cuales son también responsabilidad del personal de finanzas.


La empresa debe determinar cuál será su política de cobro y como la aplicara. Como

sucede en el caso de las condiciones y los plazos de crédito, el planteamiento del cobro

puede estar en función del sector o su entorno de la competencia. En el caso de muchas

cuentas vencidas, un recordatorio, en forma de carta, llamada telefónica o visita personal,

puede iniciar el pago del cliente si las acciones no generan el pago del cliente, tal vez sea

necesario negociar con él para que pague los montos vencidos y reportarle al buró de

crédito. En último recurso la cuenta puede ser entregada a un despacho de cobro o

enviada s un abogado para que inicie acción legal.

El monitoreo del crédito implica la revisión constante de las cuentas por cobrar de una

empresa a efecto de determinar si los clientes están pagando según las condiciones

estipuladas del crédito. Las empresas deben monitorear los créditos de forma individual y

también en su conjunto, el monitoreo individual sirve para determinar si cliente paga

puntualmente y evaluar si el cliente si está dentro de los límites de crédito.

El monitoreo de los créditos en su conjunto indica la calidad de las cuentas por cobrar de

la empresa. Los pagos morosos son costosos para la empresa porque incrementan el

periodo promedio de cobro y con ello la inversión de la empresa en las cuentas por

cobrar.

Así los cambios en las cuentas por cobrar en el tiempo podrán reducir la liquidez global de

la empresa e incrementa su necesidad de financiamiento adicional.

El análisis de los patrones de las cuentas por cobrar también es esencial para pronosticar

los ingresos futuros dentro del presupuesto de efectivo.

Las tres técnicas más mencionadas para el monitoreo de las cuentas por cobrar son:

1. Periodo promedio de cobro: este representa el número promedio de días que

las ventas a crédito están pendientes de pago.

Ecuación:


Periodo promedio de cobro=cuentas por cobrar /ventas promedio por día

2. Antigüedad por las cuentas por cobrar: la empresa debe clasificar las cuentas

por cobrar en grupos con base en su fecha de origen con esto se produce un

calendario que indica las fracciones del saldo total de las cuentas por cobrar que

han estado pendientes durante el periodo.

3. Monitoreo del patrón de pagos: el periodo promedio de cobro y la antigüedad de

las cuentas por cobrar son excelentes técnicas para monitorear si las ventas son

relativamente constantes.

Método o Descripción del Proceso.

El proceso en cuestión se inicia a partir del envío de una factura a un cliente, tarea

realizada por el Administrativo de Facturación y Procesos. Dicho envío se realiza según la

formalidad declarada por cada cliente en sus propios procedimientos de recepción de

facturas y pago de proveedores. Durante el período de vigencia de las facturas emitidas,

el Encargado de Gestión de Cobranzas recopila la información de correcta recepción por

parte del cliente. En caso que se detecte que no se han recibido acuses de recibo en un

plazo de 5 días hábiles desde la fecha de emisión de la factura, el Encargado de

Procesos de Post Venta gestiona a través de su base de contactos con clientes el envío

vía correo electrónico del documento en formato PDF. Una vez se cuenta con el

respectivo registro de recepción por parte del cliente, el Encargado de Gestión de

Cobranzas inicia la gestión de contacto telefónico para solicitar fecha de compromiso de

pago de ésta. Este contacto telefónico debe realizarse a más tardar 5 días previo

vencimiento del respectivo documento. En caso de no lograr contacto telefónico o bien

compromiso de pago por esta vía, el Encargado de Gestión de Cobranzas cuenta con un

plazo máximo de 5 días posterior al vencimiento del respectivo documento impago para

emitir un correo electrónico al cliente solicitando por la misma vía un compromiso de pago

de la deuda vencida. En caso que una factura cumpla 20 días de vencimiento y se

encuentre aún impaga, se despachará una carta informativa firmada por el Jefe

Departamento Soporte Administrativo, la cual se hará llegar al cliente a través de la

Unidad de Secretarias de la Gerencia Comercial. En esta carta se solicita formalmente al

cliente que regularice su situación a la brevedad posible.

Proceso


1. La Gerencia General Comercial, envía Contratos, Pedidos, Convenios,

Cotizaciones para proceder a la elaboración de facturas de impresos efectuados y

entregados a los clientes; por tal situación la Subgerencia de Tesorería es la

responsable de hacer un expediente completo por orden de trabajo conteniendo

copias de la Remisión y el soporte documental antes indicado

2. Las facturas elaboradas con la documentación soporte se entregan al Gestor de

Cobranza, por lo cual a través de la Factura recibe para dar inicio a los trámites de

cobro oportuno.

- Pedido y/o contrato, convenio, cotización, nota de remisión y factura

correspondiente, ocasionalmente orden de servicio, oficio de entrega de

negativos.

3. El Gestor de Cobranza elabora semanalmente el Programa de visitas de los

Clientes, el cual lo entrega a la Subgerencia de Tesorería para su autorización y

comentario.

4. El área de cobranza verifica que la documentación soporte está completa para

elaborar el reporte de visitas semanal de ruta en base al programa autorizado:

5. El Gestor de Cobranza elabora Cartera de Clientes semanal, La cual se distribuye

internamente a la Subgerencia de Tesorería, Coordinación de facturación y

cobranza, al área de facturación, misma que se incluye en el reporte financiero

presentado a la: Dirección General, Gerencia General de Administración y

Finanzas, Gerencia de Finanzas, de manera semanal

6. El gestor de cobranza gestiona sellos y firmas de autorización en los almacenes y

Áreas de recursos materiales de los clientes.

7. El gestor de cobranza da seguimiento a los tiempos de pagos especificados en los

Contratos, Pedidos, Convenios del cliente

8. La Subgerencia de Tesorería analiza la Cartera de Clientes e informa

semanalmente a la Gerencia de Finanzas y a la Gerencia General de

Administración y Finanzas, de la situación que guarda la cobranza.

9. El Gestor a su regreso de la ruta elabora informe de cobranza realizado

diariamente y las actividades efectuadas, destacando la problemática presentada

por Factura y por cliente, registrando el cobro a través de cheques nominativos o

por transferencia bancarias por el total, el Número del cliente, Cheque, importe.


10. El gestor de cobranza recibe cheques nominativos a nombre de Talleres Gráficos

de México y procede a depositarlo diariamente a la cuenta concentradora del

Organismo

11. Caja recibe la Ficha de depósito adjunto al reporte, o traspaso por transferencia

electrónico, y elabora el recibo de Caja e informa a la Gerencia de finanzas el

ingreso.

12. La Caja envía recibo elaborado a la Coordinación de Contabilidad y Presupuestos

para el registro de ingresos.

13. El gestor de cobranza de manera mensual elabora la conciliación de clientes entre

el área contable, se entrega copia y original a contabilidad, y procede archivar

copia en el expediente del área

14. Los adeudos con antigüedad de saldos a más de 90 días serán analizados en

conjunto con la Gerencia General de Administración y Finanzas y la Gerencia de

Finanzas y Subgerencia de Tesorería a fin de determinar las acciones a seguir y

replantear las estrategias de cobro.

15. Las Facturas con antigüedad de 120 días sin que se pueda realizar el cobro se

informara a la Gerencia General de Administración y Finanzas y a la Gerencia de

Finanzas la problemática de los adeudos a fin de replantear la estrategia de cobro.

16. Una vez analizadas las Facturas con más de 120 días de antigüedad sin poder

cobrar dependiendo de cada caso se turnara a la Gerencia Jurídica para el cobro

por la vía legal.

BIBLIOGRAFÍA

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