Act 8: Lección evaluativa No. 2

La estructura y dinámica de los sistemas no son fáciles de describir ni memorizar, ya que los sistemas con retroalimentación son variables. En cada análisis adicional del sistema observado se descubre algo nuevo. La descripción verbal del sistema real es una forma de representar al sistema; la otra es por medio de ecuaciones. Sin embargo, para representar los elementos del sistema y sus relaciones; es decir, para una mejor visualización de la estructura del sistema, se utilizan los cursogramas. Esta representación gráfica permite observar la interacción de los elementos del sistema, como se forman los flujos de retroalimentación y como estos flujos se integran, construyendo el sistema dinámico. Los cursogramas deben representar los niveles o estados del sistema, las tasas de cambio o controles, los parámetros del sistema y todas las informaciones auxiliares que se utilizar para su funcionamiento. Todos estos elementos operan en determinados flujos que tambien se representan en el cursograma. La línea de flujo representa la corriente de materia, energía e información que se desplaza de un nivel al otro; es decir, de un estadio a otro del sistema. En los sistemas empresariales los flujos básicos se refieren a los flujos de información de materiales, de capital, de equipos y de personal, ellos no los únicos, pero son los más significativos, sobre todo el flujo de información que integra a los demás flujos y que, a su vez representa con mayor veracidad al sistema de gestión.

A continuación se expondrá un enfoque de la empresa como un sistema dinámico con enfoque integrado de capacidades. Esta lectura hace parte de un trabajo de Tesis Doctoral el cual propone un Modelo integral y dinámico de Análisis, Planeación ,Programacíón y Control de Capacidades Productivas, del Ing. DuskoKalenatic (2001).

La Empresa como sistema Dinámico con enfoque integrado de capacidades

La empresa es un sistema dinámico que esta compuesto por diferentes

subsistemas, se partirá el análisis por la gestión del mercadeo, considerada

aquella que representa el enlace entre la "caja negra" del sistema con el entorno

donde se opera; es decir, los clientes.

La demanda de los bienes por parte de los clientes es función de varias variables

tales como: El precio, la calidad de bienes sustitutos o alternos, el nivel de servicio

y que en mucho está relacionado con el cumplimiento de las fechas pactadas de

entrega. Según sea la relación entre los clientes y la empresa, se generan

pedidos directos o indirectos, y si se produce para mantenere en inventario

(Maketo stock), o bajo pedido (Maketoorder). Esto último es de especial

trascendencia para los análisis de capacidad, ya no sólo acepta los volúmenes de

la orden de fabricación, sin tambien la anticipación de la producción. Se cual fuere

la tipología de producción, podrá ser modificado el volumen y la temporalidad por

las políticas de producción que, finalmente, dependerán de las capacidades de

manufactura.

Ahora, si bien este es un parámetro de gran importancia en los análisis de

capacida, también lo son la mano de obra y los materiales. O sea, en otros

términos, los tres grandes factores de la gestión de la producción son: La

capacidad de los medios productivos, la disponibilidad de mano de obra y los

suministros de materiales.

Una vez que se elaboran o generan los bienes o servicios en la empresa, lo que

resta es hacerlos llegar a manos de los clientes, a través de la función de

distribución, la que además considera otras variables propias de la logística, tales

como: rutas, envases, embalajes, volúmenes y medios de transporte.

Cuando se cierra finalmente la cadena cliente - proveedor, se generan los

ingresos y egresos correspondientes a la función financiera de la organización y

finalmente, luego de realizar los ajustes pertinentes se obtiene la utilidad, la cual

por una parte, irá a reinvertirse en el sistema empresaril y por otra, a retribuir a los

inversionistas del negocio. La primera parte corresponde ser analizada, de

acuerdo a las políticas y los planes de expansión corporativos, tanto a corto plazo

y mediano plazo y en menor medida a largo plazo, ya que a este le corresponden

otras magnitudes de inversión que sólo pueden ser manejadas a empréstitos y

políticas de endeudamiento.

A continuación se detallan los diferentes flujogramas que conforman el modelo

dinámico del sistema empresa, según las concepciones que aporta el autor.

Flujo de la Retroalimentación de la Producción

El autor propone varios flujos de retroalimentación, a continuación se expondrán

solamente los relacionados con el área de operaciones.

El éxito y el cumplimeinto de las metas y obejtivos trazados por una compañía

radican en la acertada planeación del sistema productivo y de la programación,

distribución y control de los recursos que interactúan para satisfacer los

requerimientos desarrollados por el Departamento de Mercadeo y Ventas. el flujo

de retroalimentación de la producción, dirigido hacia el dpto de mercadeo y de

ventas, (ver gráfico 7, página: Diagrama de la empresa como sistema dinámico),

indica la posibilidad de fabricar volúmenes de producción con respecto al tiempo,

para que sistema de ventas actúe, disminuyendo o aumentando el volumen de

estas modificando políticas y programas publicitarios; tambien indica las

características técnicas y cualidades de los productos y/o servicios para que las

estrategias de comercialización marquen la diferenciación competitiva y

posicionamiento en el mercado.

La función de planeación de la producción toma información relacionada con la

capacidad y disponibilidad de recursos, volúmenes de ventas, las condiciones y

características deseadas de los productos y/o servicios, los plazos de entrega y

los recursos necesarios. Esta información se selecciona, confronta y analiza, se

forma un plan de producción y se suminstra la información sobre la factibilidad de

cumplir con los suministros en la cantidad requeridas y en el tiempo estipulado.

Flujo de la Retroalimentación de la Producción II

Los clientes confrontan, de acuerdo con sus necesidades, las calidades, el

cumpliminto y los precios de los productos fabricados por diferentes empresas

competidoras. La soliciud de un pedido entra "en cola" para ser atendido, según

políticas de producción y prioridades definidas. El sistema productivo recibe estas

solicitudes y programa las actividades, distribuyendo los recursos y estableciendo

mecanismos de control para que los productos que se fabriquen con la mejor

calidad posible, no ocasionen demoras en el suministro, se satisfagan las

actividades productivas y los tiempos de elaboración previstos.

El flujo de retroalimentación de la producción tiene como finalidad, la de mostrar la

información relacionada con la factibilidad de poder elaborar las órdenes de

producción en los tiempos estipulados, con los recursos necesarios e informar a la

organización sobre las limitaciones, dificultades, requerimientos, osbolecencia,

problemas, alternativas, y estrategias de solución, para desarrollar los procesos de

gestión y cumplir con los objetivos trazados.

La estructura productiva debe fijarse a partir de las necesidades del mercado; los

productos y/o servicios ofrecidos por la compaía o empresa, deberán poseer

características y atributos que marquen su diferenciación con respecto a la

competencia.

La proyección de planes de producción, la determinación de horarios de trabajo, la

distribución de recursos, la capacitación de personal y la apropiación de

tecnologías, dependen ya más, de los ciclos de vida de los productos, de la

diversificación de la calidad y la marca, el precio y la participación de los mismos

en el mercado.

De acuerdo a lo expuesto en la lectura, la dirección del flujo de retroalimentación es la

correcta

Su respuesta :

No

Correcto

El flujo de retroalimentación de la producción pretende comparar la información de las

órdenes de los clientes, con los recursos disponibles y de esta manera definir si se cumple o

no con la demanda requerida.

Su respuesta :

Verdadero

Correcto

Flujo de la Retroalimentación de la Producción III

Si la disponibilidad de recursos e instalaciones, la implementación de altas

tecnologías y la disponbilidad del personal calificado para fabricar volúmenes de

producción de artículos, cuya participación en el mercado es más baja, se estará

incurriendo en costos de almacenamiento (o de inventario) y costos de

oportunidad muy altos, al trata de utilizar la maquinaria y equipo al máximo, sin

ninguna planeación ni proyección por parte del departamento de mercadeo y

ventas; en este caso, se estaría pensando en producir para luego vender, ciclo

que debe ser contrario; o sea, vender para producir y comprometerse, según las

disponibilidades y posibilidades de producción.

La finalidad del proceso de gestión en el sistema de producción determina la

necesidad de establecer un mecanismo de control de la estructura del flujo de

producción, para no limitar el crecimiento del flujo de ventas.

El sistema de control actúa en las entradas (inputs) del sistema, sobre los

encargos o pedidos, las capacidades, el material, la selección, de proveedores, la

disponibilidad de mano de obra, los insumos energéticos y sobre cualquier otro

recurso que se involucre en un programa de producción. En las salidas (outputs),

actúa sobre los productos terminados, los costos de fabricación, la calidad y precio

de los productos, los plazos de entrega o demorasy los servicios de posventa.

La gestíón de producción se ocupa del balance de los recursos para cubrir las

necesidades, dentro de lo posible, en intervalos de tiempo definidos, de tal forma

que los flujos de retroalimentación, en los cuales se encuentra también la

producción, no se convierta en un factor limitante en el funcionamiento del sistema

en su conjunto. Son factores determinantes en la producción; la calidad, la

variedad, el servicio, el tiempo de entrega, los niveles de inventario, la utilización

de la maquinaria y el equipamiento y, en general, todos los recursos utilizados en

las operaciones de producción.

Flujo de Retroalimentación de Materiales

En el flujo de retroalimentación de materiales se consideran las políticas de

adquisición, no sólo de materiales directos de producción, sino también de

aquellos considerados como auxiliares al proceso productivo. En este flujo se

establecen las relaciones comerciales, técnicas y de asistencia al proveedor, para

garantizar mejores niveles de calidad y plazos de entrega que beneficien al

sistema productivo, a lo cual no se le prestaba mucha importancia en las escuelas

de administración clásicas, pero que puede ser la diferencia entre el éxito y el

fracaso de una organización.

Se deben considerar los niveles de inventario deseados, de acuerdo con las

necesidades productivas y las disponibilidades financieras. Para esto se pueden

utilizar modelos clásicos de inventario (determinísticos y probabilísticos) o técnicas

modernas de gestión, basados en filosofías tipo Pull, Just in Time o Push - MRP.

De acuerdo a lo expuesto en la lectura, los materiales y repuestos utilizados por la función

de Mantenimiento en una Industria, hacen parte del Flujo de Materiales descrito.

Su respuesta :

Verdadero

Correcto

Flujo de Retroalimentación de Capacidades

En este flujo se presentan las relaciones básicas entre diferentes instancias o

niveles de planeación de la capacidad y su correspondiente relación con la de los

materiales. Dentro del contexto de la planeación, este flujo inicia con las políticas

de renovación y/o ampliación que se tengan al respecto.

En principio, se debe contextualizar la capacidad en términos de lo que

potencialmente pueden entregar los medios de producción conque cuenta la

empresa (capacidad instalada); esto implica que se temporalicen las actividades

productivas a desarrollar, tanto a mediano como a corto plazo, al mismo tiempo

que se determina las políticas de utilización de recursos, a través de turnos y

horas extras (capacidad disponible); en cualquier caso, estos análisis de

capacidad deberán ser consistentes con las políticas y objetivos que de estas

tenga la organización (Misión - Visión).

En la medida que se ejecuten los programas de producción concertados, como

respuesta a los flujos de pedidos, se modificarán los requerimientos de capacidad,

lo que obviamente implica que los correspondientes y necesarios ajustes entre

capacidad disponible y necesaria.

En el corto plazo, una gran parte de la capacidad utilizada obedece a una tasa

dada por la manufactura de productos, dependiendo de la mezcla planeada de

estos y las normas técnicas que tenga la organización, aunque tambien esta razón

de cambio deberá ser consistente con las posibilidades que brinden los materiales

correspondientes. Estos materiales tendrán tasas de consumo diferentes,

dependiendo de la importanca relativa en la producción. Principalmente, se

distinguen los materiales básicos y auxiliares que van directamente a la

manufactura y los materiales de consumo que permiten su ejecución y que están

intimamente vinculados con la utilización de los medios de producción, a través del

nivel de capacidad utilizada.

Es posible que en ciertos intervalos de tiempo se presenten restricciones, dadas,

en algunos casos, por las capacidades productivas y en otros, por los suministros

de material; sin embargo, no es menos cierto que se otorga muchas más

importancia a las limitaciones dadas por la disponibilidad de los medios de

producción

El flujo de retroalimentación de la producción toma información relacionada con la

capacidad y disponibilidad de recursos, dentro del proceso de retroalimentación de la

función de producción se tienen que esta provee

Su respuesta :

Información relacionada con las condiciones que tiene el sistema de producción de manera

que le permita cumplir con las órdenes de producción en los plazos de entrega definidos

Correcto

El flujo de retroalimentación de la producción toma información relacionada con la

capacidad y disponibilidad de recursos, dentro del proceso de retroalimentación de la

función de producción se tienen que esta provee

Su respuesta :

Información relacionada con las condiciones que tiene el sistema de producción de manera

que le permita cumplir con las órdenes de producción en los plazos de entrega definidos

Correcto

Su respuesta :

En este se consideran las políticas de adquisición, no solo de materiales directos de

producción, sino tambien de aquellos denominados como auxiliares al proceso productivo.

= Flujo de Retroalimentación de Materiales

Esta función toma información relacionada con la capacidad y disponibilidad de los

recursos, los volúmenes de venta, las condiciones y características deseadas de los

productos y/o servicios, entre otros factores. = Planeación de la Producción

Tiene como objeto, mostrar la información relacionada con la factibilidad de poder elaborar

las órdenes de producción en los tiempos estipulados, con los recursos necesarios y demás

aspectos relacionados. = Flujo de retroalimentación de Capacidades

Este establece las relaciones básicas entre los medios de producción y materiales requeridos

para la producción. = Flujo de retroalimentación de la producción

Incorrecto

Señale cuales de las siguientes afirmaciones es correcta

Las decisiones y estrategias formuladas por separado, sin tomar en consideración el

sistema organizacional, visto integralmente, provocan soluciones particulares y

afectan las políticas y objetivos de desarrollo integral de la empresa.

Las estrategias y políticas referentes al sistema financiero determinan a partir de sus

propios indicadores, no se ven afectados por los niveles de producción o de rotación

de inventarios.

La influencia del incremento de los niveles de producción en el crecimiento del flujo

y en la formulación de políticas de acumulacíón, así como en el flujo de

retroalimentación de la producción, pueden limitar el crecimiento de los flujos de

ventas y de desarrollo de la organización

La influencia de las estrategias y políticas de ventas, así como el incremento en la

participación en el mercado, dependen directamente de producción y de los planes y

políticas de gestión del sistema productivo.

En la medida en que se ejecuten los programas de producción de manera concertada, como

respuesta a los flujos de pedidos, de igual forma se modificara lo requerimientos de

capacidad disponible, más no necesaria.

Su respuesta :

Falso

Correcto

El nivel de utilización de la capacidad utilizada a corto tiempo, depende entre otros factores

de el nivel de producción del sistema, así como de la combinación prevista de productos en

relación a la necesidades de material.

Su respuesta :

Verdadero

Correcto

Los parámetros de gran importancia en el análisis de capacidades, también se incluye la

mano de obra y los materiales. O sea, en otros términos, los tres grandes factores de la

gestión de la producción son: La capacidad de los medios productivos, la disponibilidad de

mano de obra y los suministros de materiales.

Estos representan los factores de disponibilidad únicos que requiere el sistema para su

funcionamiento, por lo tanto el desarrollo del proceso de planeación de la capacidad se

concentra en definir estos aspectos únicamente.

Su respuesta :

Falso

Estos factores no son los únicos, tambien se incluyen los de recursos financieros, de

recursos humanos, entre otros. Los descritos apuntan al proceso de medición de desempeño

del sistema productivo, lo cual integra otros factores.