155 - Universidad Rafael Belloso Chacín

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CAPÍTULO V PROPUESTA O DISEÑO

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156 Programa de auditoría interna para los rubros

de cuentas por cobrar e inventarios de la empresa Tuboscope Brandt de Venezuela, S.A.

Fecha: ___/___/____

Realizado por:

García, Inciarte, Nieto, Viloria

Revisado por: Aprobado por:

ESQUEMA

1. Introducción

2. Justificación

3. Alcance

4. Fundamentación o modelo teórico que lo sustenta

5. Objetivos

6. Cuestionario de control interno del rubro cuentas por cobrar

7. Pruebas de cumplimiento del rubro cuentas por cobrar

8. Pruebas sustantivas del rubro cuentas por cobrar

9. Modelo de informe del rubro cuentas por cobrar

10. Cuestionario de control interno del rubro inventario de mercancía

11. Pruebas de cumplimiento del rubro inventario de mercancía

12. Pruebas sustantivas del rubro inventario de mercancía

13. Modelo de informe del rubro inventario de mercancía

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Fecha: ___/___/____

Realizado por:



1.- INTRODUCCIÓN

Basados en la información obtenida a través de entrevistas realizadas al personal

de la empresa que se encuentran en los departamentos asociados a los rubros

contables de cuentas por cobrar e inventarios, se infiere la necesidad de mejorar la

calidad en la auditorías llevadas a cabo, en las cuales se aplican pruebas de control y

sustantivas, basadas en la confiabilidad de los controles internos desarrollados y

aplicados por la organización.

En tal sentido, se han desarrollado cuestionarios para evaluar la efectividad y

confiabilidad de los controles internos existentes, los cuales son necesarios, formando

parte integral de los programas de auditoría. Dichos cuestionarios permiten a quien

tenga la responsabilidad de desarrollar la auditoría, formarse a priori una opinión acerca

de las necesidades reales de la organización respecto a la auditoría a llevarse a cabo,

cumpliendo así con los principios de auditoría generalmente aceptados.

Partiendo de las ideas antes expuestas, a continuación se desarrollará el diseño

del programa de auditoría interna para los rubros de cuentas por cobrar e inventarios de

la empresa Tuboscope Brandt de Venezuela, S.A.



Fecha: ___/___/____

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2.- JUSTIFICACIÓN

El objetivo fundamental para el desarrollo del presente instrumento, es satisfacer

las necesidades de Tuboscope Brandt de Venezuela, S.A., diseñando un programa de

auditoría interna para los rubros de cuentas por cobrar e inventario de mercancías,

puesto que hasta el momento la organización no cuenta con esta herramienta. Dicho

documento, fortalecerá las capacidades de la organización para medir el cumplimiento

de los controles internos pres establecidos por la gerencia de la empresa para el manejo

de las cuentas por cobrar así como también de los inventarios de mercancías.

Igualmente, el instrumento coadyuvará a robustecer las capacidades del

departamento de auditoría interna para la emisión de los informes que se ajusten a la

realidad de la organización respecto al manejo contable y administrativo de los rubros de

cuentas por cobrar e inventarios de mercancías.



Fecha: ___/___/____

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3.- ALCANCE:

Con el desarrollo del programa de auditoría, se pretende determinar las

fortalezas o debilidades de la organización respecto en la aplicación de los controles

internos preestablecidos para manejo contable - administrativo de las cuentas por cobrar

así como también del inventario de mercancías; con base en esta información

desarrollar las pruebas de cumplimiento y de sustancia que serán aplicadas en los

procesos de auditoría a realizarse, cuyos resultados servirán de guía para la emisión de

los informes dirigidos a la contraloría, gerencias y casa matriz.

En este sentido, el impacto principal de la aplicación programa de auditoría que

se desarrollara a continuación, se verá reflejado en el mejoramiento continuo del manejo

de las cuentas por cobrar así como también de los inventarios de mercancías.



Fecha: ___/___/____

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4.- FUNDAMENTOS O MODELO TEÓRICO QUE LO SUSTENTA:

El desarrollo del presente instrumento tiene su fundamentación teórica, en los

postulados de Fonseca (2008, P.62) y Guajardo (2005, P.252), quienes definen el

programa de auditoría de cuentas por cobrar como la herramienta que comprende una

relación lógica, secuencial y ordenada de los procedimientos a ejecutarse, su personal,

alcance y el momento en que deben ser aplicados, a efectos de obtener evidencia

suficiente, competente, relevante y necesaria para alcanzar el logro de los objetivos de

la auditoría sobre las ventas a crédito que realiza una empresa.

Asimismo, Fonseca (2008, P.62) y Montes, Mejía, Montilla (2006, P.113), definen

el programa de auditoría para el rubro de inventarios de mercancías como la

planificación de las actividades a ejecutarse a fin de obtener suficiente evidencia para

lograr los objetivos planificados en la realización de una auditoría relacionada a los

activos almacenados para el consumo y/o venta en el curso normal de las operaciones

de la empresa.

Los realizadores de esta herramienta, coinciden con la opinión de los autores

mencionados en el párrafo anterior, acerca de la vigencia, necesidad e importancia de

los programas de auditoría para lograr los objetivos pre establecidos para las mismas.



Fecha: ___/___/____

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OBJETIVOS

Desarrollar un cuestionario de control interno para el rubro cuentas por cobrar

Desarrollar las pruebas de cumplimiento del rubro cuentas por cobrar

Desarrollar las pruebas sustantivas del rubro cuentas por cobrar

Proponer un modelo de informe del rubro cuentas por cobrar

Desarrollar un cuestionario de control interno para el rubro inventario de

mercancía

Desarrollar las pruebas de cumplimiento del rubro inventario de mercancía

Desarrollar las pruebas sustantivas del rubro inventario de mercancía

Proponer un modelo de informe del rubro inventario de mercancía



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5.-CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO DEL RUBRO CUENTAS POR COBRAR:

N/A SI NO

1) ¿El departamento de cuentas por cobrar funciona independiente de los departamentos de?

a.-) Despacho

b.-) Facturación

c.-) Cobranzas

2) ¿Tiene la empresa como política segregar las siguientes actividades relacionadas al rubro de cuentas por cobrar?

a.-) Análisis de solicitudes de crédito

b.-) Gestión de ventas

3) ¿Son la mayoría de las ventas realizadas bajo la modalidad de crédito?

4) ¿El plazo de crédito ofrecido a los clientes oscila en los siguientes intervalos de tiempo?

a.-) De 0 a 15 días

b.-) De 16 a 30 días

c.-) De 31 a 45 días

d.-) Más de 46 días

5) ¿Se realiza algún tipo de análisis financiero / económico a las empresas, previo al otorgamiento de los créditos?

6) ¿Cuenta la empresa con un sistema de facturación que



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N/A SI NO

asegure que las mismas mantengan una secuencia y correlación?

7) ¿Las formas pre impresas para facturas cumplen con las exigencias de la administración tributaria?

8) ¿Sólo se reciben pagos en moneda de curso legal en el país?

9) ¿Las cantidades que se registran como cuentas por cobrar, son suministradas por alguien diferente de quien maneja el mencionado rubro?

10) ¿Todos los asientos hechos en la cuenta individual del cliente son registrados únicamente con base en las facturas de ventas, recibos de caja y otros documentos debidamente autorizados?

11) ¿Con que frecuencia los encargados de cuentas por cobrar tienen acceso a la información bancaria?

a.-) A diario

b.-) Una vez a la semana

c.-) Cada quince días

d.-) Una vez al mes

12) ¿Se comparan frecuentemente los ingresos de dinero en bancos con los créditos aplicados a las cuentas por cobrar?

13) ¿Existe sólo un encargado del manejo de los archivos de relacionados a las gestiones las cobranzas?

14) ¿Existe una persona encargada de supervisar las actividades de gestión de cobranzas?

15) ¿Las actividades de gestión de cobranzas independientes de?



Fecha: ___/___/____

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N/A SI NO

a.-) Despacho

b.-) Facturación

c.-) Registro de los auxiliares de cuentas por cobrar

16) ¿Se contemplan como políticas para el otorgamiento de descuentos los siguientes aspectos?

a.-) Descuento por pronto pago

b.-) Descuento por volumen de ventas

c.-) Acuerdos entre compañías / fidelidad

d.-) Descuentos por contratos a largo plazo

17) ¿El valor relativo de la totalidad de los descuentos mensuales, es mayor al 5% de la totalidad de las ventas mensuales?

18) Se ha aplicado en el último año, total o parcialmente la provisión para cuentas incobrables por alguna de las causas especificadas:

a.-) Desconocimiento de la ubicación actual del cliente

b.-) Diferencias de criterios con el cliente en cuanto a precios

c.-) Declaración de quiebra por parte del cliente

d.-) Dependencia del cliente con un tercero

19) ¿Se solicita a los clientes nuevos o eventuales alguna de las garantías colaterales mencionadas a continuación?

a.-) Fianza de fiel cumplimiento de pagos



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N/A SI NO

b.-) Pagos parciales adelantados

c.-) Letras de cambio

20) ¿Prepara la empresa un auxiliar de cuentas por cobrar con análisis de antigüedad?

21) ¿Se analiza frecuentemente las razones de la antigüedad de las cuentas por cobrar como acción preventiva para reducir la posibilidad de pérdidas en cuentas incobrables?

22) ¿La decisión de rebajar facturas contra la provisión para cuentas incobrables es tomada por una de las personas o grupos de personas mencionadas a continuación?

a.-) Junta directiva

b.-) Contralor

c.-) Gerente General

d.-) Contralor y Gerente General

e.-) Analista de cuentas por cobrar

23) ¿Realiza la empresa acumulaciones o estimaciones de ingresos?



Fecha: ___/___/____

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6.- PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO DEL RUBRO CUENTAS POR COBRAR:

PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO P/T FECHA AUDITOR

1) Cerciórese de la efectiva segregación de las funciones de:

a.-) Otorgamiento de créditos

b.-) Gestión de ventas

c.-) Gestión de cobranzas

2) Solicite copia de los procedimientos aplicados para la conciliación del auxiliar de cuentas por cobrar con el mayor general

3) Obtenga, aleatoriamente, copias del 20% de las facturas de venta por un período seleccionado y compárelo contra el auxiliar respectivo

4) Verifique el cumplimiento de los niveles de aprobación en los documentos emitidos, haciendo especial énfasis en:

a.-) Firma

b.-) Cargo

c.-) Fecha

5) Confirme que los formatos de facturación cumplan con los requisitos establecidos por la administración tributaria para emisión de facturas y otros documentos

6) Confirme que el sistema de facturación asigne numeración automática a las facturas que se emitan



Fecha: ___/___/____

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P/T FECHA AUDITOR

7) Confirme que el sistema de facturación asigne numeración consecutiva a las facturas que se emitan

8) Solicite una muestra aleatoria de facturas de venta, incluyendo sus soportes, y verifique la correcta emisión de:

a.-) Cotización / Presupuesto

b.-) Orden de compra

c.-) Nota de salida del almacén / despacho

d.-) Reportes de campo y/o servicio

9) Obtenga los duplicados de los recibos de depósitos bancarios realizados, relacionados a las cobranzas, en un período seleccionado y verifique que estén debidamente sellados y validados por el banco como prueba de haber recibido la suma consignada

10) Verifique la existencia de descuentos

11) Verifique que los descuentos otorgados estén debidamente soportados

12) Confirme que para cada descuento otorgado se haya emitido una nota de crédito

13) Compruebe la secuencia numérica de las notas de crédito emitidas

14) Compare un cierto número de créditos que aparezcan en el auxiliar de cuentas por cobrar, así como también en el mayor general, contra las



Fecha: ___/___/____

Realizado por:



P/T FECHA AUDITOR

copias de las notas de crédito respectivas

15) Solicite el análisis de la provisión para cuentas incobrables

16) Analice las razones para el reverso de cuentas por cobrar contra la provisión para cuentas incobrables

17) Examine el archivo de las cuentas más grandes que hayan afectado la provisión para incobrables, con la finalidad de determinar si se justifica esta decisión y si hubo autorización para tal efecto.

18) Observe las gestiones de cobro llevadas a cabo y asegúrese de que todos los pagos hechos sobre deudas malas hayan sido registrados

19) Confirme la existencia de garantías colaterales que aseguren el efectivo cobro de las ventas o servicios hechos a créditos, para clientes eventuales

20) Evalúe la calidad de la custodia de dichas garantías colaterales.



Fecha: ___/___/____

Realizado por:



7.- PRUEBAS SUSTANTIVAS DEL RUBRO CUENTAS POR COBRAR:

PRUEBAS SUSTANTIVAS P/T FECHA AUDITOR

1) Solicite un auxiliar de cuentas por cobrar, que presente antigüedad, actualizado al ____/____/_____

2) Compare el saldo total del auxiliar de cuentas por cobrar con el saldo del mayor analítico

3) Analice las razones de las posibles diferencias resultante de la comparación previa

4) Compruebe los saldos de un número seleccionado de facturas, tomadas del auxiliar respectivo, verificando el análisis de antigüedad y probando el saldo aritméticamente desde la revisión anterior

5) Calcule el monto de la totalidad de las facturas con antigüedad superior a 60 días

6) Verifique el cálculo y registro de las facturas emitidas en divisas

7) Verifique el cálculo y registro de los pagos recibidos en divisas

8) Compare los totales que presentan los recibos de depósito bancario, contra los extractos bancarios y el mayor general observando que los mismos de hayan hecho oportunamente y en las mismas especies recibidas

9) Solicite un listado de las facturas a las cuales se les aplicó algún tipo de descuento

10) Verifique los porcentajes de descuentos otorgados



Fecha: ___/___/____

Realizado por:



P/T FECHA AUDITOR

11) Verifique el correcto cálculo de los descuentos otorgados

12) Verifique el correcto registro de los descuentos otorgados

13) Solicite el análisis de la provisión para cuentas incobrables

14) Compare el saldo de la provisión para cuentas incobrables con el mayor analítico.

15) Compare los créditos aplicados a las cuentas por cobrar, por pérdidas, con los débitos aplicados a la provisión para cuentas incobrables

16) Solicite un listado de las ventas pendientes por facturar

17) Compare las ventas pendientes por facturar, con las acumulaciones de ingresos registradas en contabilidad



Fecha: ___/___/____

Realizado por:



8.- MODELO DE INFORME DE DEL RUBRO DE CUENTAS POR COBRAR:

Informe de Auditoría

Tuboscope Brandt de Venezuela, S.A.

Estimados señores:

Se somete a su consideración y análisis, el presente informe, contentivo de observaciones y sugerencias en relación a la revisión limitada realizada al rubro de cuentas por cobrar, presentado en su estado financiero de fecha __/__/___.

Pretendemos con este informe asesorar a la gerencia en lo concerniente a los conceptos y mejores procedimientos para el manejo del mencionado rubro. Es importante destacar, que el presente informe es el resultado de un estudio parcial de sus procesos contables y administrativos, por lo que las observaciones y recomendaciones aquí presentadas pudieran no ser efectivas para todas las áreas de la organización.

Objetivo:

Expresar una opinión técnica acerca del manejo contable y administrativo de las cuentas por cobrar, en sus aspectos más significativos, su apego a la realidad de organización y estados financieros, como resultados de sus operaciones normales.

Hallazgos:

Son los resultados de la evaluación de toda evidencia de la auditoría del rubro de cuentas por cobrar, aplicando criterio de auditoría, mediante, la revisión, comparación, conciliación y análisis de los aspectos contables / administrativos asociados al rubro.



Fecha: ___/___/____

Realizado por:



Conclusión:

Es el resultado de la auditoría realizada, proporcionada desde el punto de vista del auditor tras analizar los hallazgos y evidencias obtenidas.

Recomendaciones:

En este punto se refleja la opinión del auditor de manera objetiva, para el mejoramiento de los controles internos, indicando una fecha tope para su aplicación



Fecha: ___/___/____

Realizado por:



9.- CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO DEL RUBRO INVENTARIO DE

MERCANCIA:

N/A SI NO

1) ¿Tiene la empresa como política segregar las siguientes actividades relacionadas al rubro de inventario de mercancías?

a.-) Compras

b.-) Recepción de mercancías

c.-) Análisis y control de inventarios

d.-) Cuentas por pagar

e.-) Ventas

2) ¿Existen formatos establecidos para justificar la entrada de mercancías al inventario?

3) Indique el sistema de manejo de inventarios que utiliza la empresa

a.-) Perpetuo

b.-) Periódico

4) ¿Ha habido cambios recientemente en el sistema de inventario utilizado por la empresa?

5) Indique el método de valuación de inventario que utiliza la empresa

a.-) PEPS

b.-) Promedio ponderado



Fecha: ___/___/____

Realizado por:



N/A SI NO

6) ¿Tiene la empresa archivos actualizados de las compras de bienes considerados como inventario de mercancía?

7) Se anexa en los archivos de compras de inventarios documentos relacionados a:

a.-) Orden de compra

b.-) Expediente de nacionalización

c.-) Planillas de impuestos no recuperables

d.-) Facturas de fletes

e.-) Facturas de honorarios de agentes aduanales

8) ¿Ha habido cambios recientemente en el método de valuación de inventarios utilizado por la empresa?

9) ¿La mercancía registrada como inventarios se adquiere a proveedores internacionales?

10) ¿Se negocia la compra de la mercancía en moneda de curso legal en el país?

11) ¿Se compara frecuentemente el auxiliar de inventarios con los saldos del mayor analítico?

12) ¿Efectúa la empresa movimiento de inventarios entre diferentes almacenes internos?

13) ¿El manejo contable del inventario es realizado sólo por una persona?

14) ¿Tiene la empresa creada una provisión por obsolescencia de inventarios?

15) ¿Existen formatos establecidos para justificar las salidas de



Fecha: ___/___/____

Realizado por:



N/A SI NO

mercancías del inventario?

16) ¿Se calcula frecuentemente el índice de rotación del inventario?

17) ¿Está ligada la obsolescencia de las partes, piezas y repuestos a una de las siguientes causas?

a.-) Legislación venezolana

b.-) Aspectos técnicos

c.-) Propiedades físicas

18) ¿Se requiere ambientación especial del almacén para el resguardo y preservación física de los inventarios?

19) ¿Se han detectado recientemente variaciones en las existencias del inventario teórico a causa de alguna de las siguientes fallas de control interno?

a.-) Sustracción de piezas, partes y/o repuestos

b.-) Traslados de piezas, partes y/o repuestos no reportados

c.-) Deterioro por fallas en almacenaje



Fecha: ___/___/____

Realizado por:



10.- PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO DEL RUBRO DE INVENTARIO DE MERCANCIA:

PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO P/T FECHA AUDITOR

1) Realice una revisión selectiva de las compras, analizando la documentación anexa, las aprobaciones y registro oportuno.

2) Compruebe la existencia de movimientos de inventario entre almacenes de la empresa

3) Analice los soportes de transferencia de inventarios entre almacenes de la misma organización

4) Verifique que la información acerca de la mercancía disponible para la venta se encuentre actualizada

5) Solicite un listado y soportes de los últimos despachos realizados

6) Compruebe que los despachos realizados hayan sido reportados oportunamente al departamento de facturación

8) Compare las notas de despacho con las órdenes de compra.

9) Solicite soportes documentarios del último conteo físico realizado

10) Coordine la realización de un conteo físico del inventario, con la participación del responsable del manejo de inventario.

11) Confirme que se realicen los ajustes resultantes del conteo físico realizado



Fecha: ___/___/____

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11.- PRUEBAS SUSTANTIVAS DEL RUBRO DE INVENTARIO DE MERCANCIA:

PRUEBAS SUSTANTIVAS P/T FECHA AUDITOR

1) Solicite un auxiliar del inventario de mercancías

2) Compare el saldo del inventario con el mayor analítico

3) Evalúe el cálculo y métodos de fijación de costos del inventario

4) Verificar la existencia de inventario pignorado y calcule el monto asociado.

5) Evalúe la presentación y revelación del inventario de mercancía

6) Calcule, con base en el resultado del inventario físico, el monto del inventario considerado obsoleto.

7) Solicite el análisis de provisión para obsolescencia de inventario

8) Compare el análisis de provisión para obsolescencia de inventarios con el mayor analítico

9) Verifique que el monto total de las piezas, partes y repuestos considerados obsoletos no sea mayor a la provisión para tales efectos

10) Compare los créditos aplicados en la cuenta de inventario con los débitos registrados en la cuentas de costo de ventas

11) Proponga los ajustes que considere necesario con base en lo antes analizado



Fecha: ___/___/____

Realizado por:



12.- MODELO DE INFORME DEL RUBRO DE INVENTARIO DE MERCANCÍA:

Informe de Auditoría

Tuboscope Brandt de Venezuela, S.A.

Estimados señores:

Se somete a su consideración y análisis, el presente informe, contentivo de observaciones y sugerencias en relación a la revisión limitada realizada al rubro de inventario de mercancías, presentado en su estado financiero de fecha __/__/___.

Pretendemos con este informe asesorar a la gerencia en lo concerniente a los conceptos y mejores procedimientos para el manejo del mencionado rubro. Es importante destacar, que el presente informe es el resultado de un estudio parcial de sus procesos contables y administrativos, por lo que las observaciones y recomendaciones aquí presentadas pudieran no ser efectivas para todas las áreas de la organización.

Objetivo:

Expresar una opinión técnica acerca del manejo contable y administrativo de inventario de mercancías, en sus aspectos más significativos, su apego a la realidad de organización y estados financieros, como resultados de sus operaciones normales.

Hallazgos:

Son los resultados de la evaluación de toda evidencia de la auditoría del rubro de inventario de mercancías, aplicando criterio de auditoría, mediante, la revisión, comparación, conciliación y análisis de los aspectos contables / administrativos asociados al rubro.



Fecha: ___/___/____

Realizado por:



Conclusión:

Es el resultado de la auditoría realizada, proporcionada desde el punto de vista del auditor tras analizar los hallazgos y evidencias obtenidas.

Recomendaciones:

En este punto se refleja la opinión del auditor de manera objetiva, para el mejoramiento de los controles internos, indicando una fecha tope para su aplicación

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