Jos Alberto Arazo Arazo

Departamento de Organizacin de Empr. y CIM

EII, Universidad de Valladolid

Caso prctico

Para realizar cierto proyecto la empresa EnsambPara realizar cierto proyecto la empresa EnsambPara realizar cierto proyecto la empresa EnsambPara realizar cierto proyecto la empresa Ensambline S.A. ha de line S.A. ha de line S.A. ha de line S.A. ha de ejecutarejecutarejecutarejecutar las las las las

siguientes operaciones:siguientes operaciones:siguientes operaciones:siguientes operaciones:

Transportar los materiales necesarios al taller de fabricacin para elaborar los

componentes T y S (duracin: 1 da)

Fabricar el componente S (duracin fija de 3 das, es necesario 5 trabajadores).

Fabricar el componente T (esfuerzo fijo: 100 horas-hombre).

Transportar el componente S al taller de ensamble (1 da).

Transportar el componente T al taller de ensamble (1 da).

Transportar los materiales necesarios al taller de fabricacin para elaborar el

componente R (1 da).

Fabricar el componente R (esfuerzo fijo: entre 140 horas-hombre). Una vez Una vez Una vez Una vez

fabricadofabricadofabricadofabricado,,,, deber permanecer un da sin moverse hasta que se endurezcadeber permanecer un da sin moverse hasta que se endurezcadeber permanecer un da sin moverse hasta que se endurezcadeber permanecer un da sin moverse hasta que se endurezcannnn

ciertos adhesivosciertos adhesivosciertos adhesivosciertos adhesivos.

Ensamblar el componente ST (ensamble de S y T) (esfuerzo fijo: 80 horas-hombre).

Transportar el componente R al taller de ensamblaje (1 da).

Ensamblar el componente RST (ensamblaje de R con ST) (esfuerzo fijo: 60 horas-

hombre). El ensamble de R al conjunto ST puede comenzar cuando se haya El ensamble de R al conjunto ST puede comenzar cuando se haya El ensamble de R al conjunto ST puede comenzar cuando se haya El ensamble de R al conjunto ST puede comenzar cuando se haya

montado montado montado montado la mitadla mitadla mitadla mitad del conjunto STdel conjunto STdel conjunto STdel conjunto ST (ind(ind(ind(indquese como una relacin de precedencia quese como una relacin de precedencia quese como una relacin de precedencia quese como una relacin de precedencia

inicio a inicioinicio a inicioinicio a inicioinicio a inicio con demora)con demora)con demora)con demora).

La empresa dispone de los siguientes recursos:La empresa dispone de los siguientes recursos:La empresa dispone de los siguientes recursos:La empresa dispone de los siguientes recursos:

Taller de fabricacin: 10 personas que trabajan segn un turno de 8 horas/da

durante 5 das/semana.

Taller de montaje: 5 personas que trabajan segn un turno de 8 horas/da durante 5

das/semana.

Camin para el transporte.

ImportanteImportanteImportanteImportante: se aconseja realizar un grafo tipo ROY antes de asistir a las

prcticas, para ello tener en cuenta las siguientes consideraciones.

1. Calcular las duraciones de las tareas. Para calcular la duracin en las tareas

de esfuerzo fijo se debe asignar previamente recursos. Inicialmente se

asignarn todos los recursos disponibles por la empresa, es decir, el camin a

las actividades de transporte, 10 trabajadores de fabricacin a las tareas de

fabricacin y 5 trabajadores de montaje a las tareas de ensamblado.

Por ejemploPor ejemploPor ejemploPor ejemplo, para calcular la duracin de la tarea Fabricar el componente T

se proceder como se indica a continuacin: el esfuerzo es de 100 horas-

hombre, 10 trabajadores pueden realizar 10*8=80 horas diarias, por lo tanto, la

duracin de la tarea ser de: 100/80=1,25 das.

2. Construir tablas de precedencias segn la lgica del proyecto: no se puede

fabricar antes de transportar los materiales, no se pueden transportar los

componentes para montaje antes de haberlos fabricado, no se puede montar

antes de que los componentes de montaje estn en el taller correspondiente.

3. Realizar grafo tipo ROY.

MS Project

Para facilitar la gestin de proyectos, MS Project proporciona un asistente al que se puede

acceder desde el Men Ver/Activar gua de proyectos. El asistente propone la secuencia de trabajo

listada ms abajo. En esta prctica veremos slo las secciones que estn en negrita, pero

accediendo de modo normal, sin utilizar el asistente.

A) rea de tareas 1. Definir el proyecto 2. Definir perodos laborables generales 3. Crear una lista de las tareas del proyecto 4. Organizar tareas en fases 5. Programar tareas 6. Vincular o adjuntar ms informacin sobre tareas 7. Agregar columnas de informacin personalizada 8. Establecer fechas lmite y delimitar tareas 9. Identificar riesgos del proyecto

10. Agregar documentos al proyecto 11. Publicar informacin del proyecto en Web

B) rea de recursos 1. Especificar personas y equipamiento para el proyecto 2. Especificar los tipos de reserva para recursos

3. Definir perodos laborables de los recursos

4. Asignar personas y equipamiento a tareas 5. Vincular o adjuntar ms informacin sobre recursos

6. Agregar columnas de informacin personalizada

7. Publicar informacin del proyecto en Web

C) rea de seguimiento 1. Guardar un plan previsto para compararlo con versiones posteriores 2. Prepararse para realizar el seguimiento del progreso del proyecto 3. Incorporar informacin del progreso al proyecto 4. Comprobar el progreso del proyecto

5. Realizar cambios en el proyecto 6. Ver qu controla la fecha de comienzo de una tarea

7. Realizar el seguimiento de riesgos y problemas asociados con el proyecto

8. Solicitar informes de estado basados en texto

9. Publicar informacin del proyecto en Web

D) rea de informe 1. Seleccionar una vista o un informe 2. Cambiar el contenido o el orden de la informacin en una vista

3. Cambiar el aspecto o el contenido del Diagrama de Gantt 4. Imprimir vista actual como informe 5. Ver el estado de varios proyectos en el Centro de proyectos

6. Comparar el progreso con el trabajo previsto 7. Ver las tareas crticas del proyecto

8. Ver riesgos y problemas del proyecto

9. Ver cmo est asignado el tiempo de los recursos

10. Ver costos del proyecto 11. Publicar informacin del proyecto en Web

A) REA DE TAREAS

1) Definir y ver caractersticas principales del proyecto

Ponga como fecha de comienzo 2/01/2012, programe desde la fecha de

comienzo, y asigne el calendario laboral adecuado (vea apartado 2).

Para ello acceder a men Proyecto/Informacin del proyecto.

Opcin: Programar a partir de/Fecha de comienzo del proyecto (ajusta la fecha de comienzo del proyecto)

Opcin: Programar a partir de/fecha de finalizacin del proyecto (ajusta la fecha de finalizacin)

Opcin: Calendario: permite seleccionar el calendario laboral.

2) Definir perodos laborables generales

Modifique el calendario estndar para incluir la festividad de la Epifana el 6

de enero.

Hay tres calendarios por defecto (Estndar, Turno de noche, 24 horas). Adems el usuario puede definir

calendarios propios o modificar los existentes (men Herramientas/Crear calendario laboral)

Estndar: est establecido de lunes a viernes, de 9:00 a.m. a 7:00 p.m. con una hora libre a medio da. Este es el calendario predeterminado que utiliza el programa para el proyecto, las

tareas y los recursos.

Turno de Noche: El calendario laboral est establecido desde las 11:00 p.m. hasta las 8:00 a.m. cinco das a la semana, con una hora libre de 3:00 a 4:00 de la maana.

24 horas: est determinado para perodos de 24 horas todos los das de la semana, sin detenerse.

Para aadir excepcin: identificarla con un nombre (ejemplo: Da de la Hispanidad), y para

configurarla hacer doble-click sobre el da en el calendario:

3) Crear una lista de las tareas del proyecto

Incluya las tareas del proyecto propuesto como caso

En vista modo Gantt (men Ver/Diagrama de Gantt), en la tabla de entrada, en la columna Nombre de

tarea, escriba la lista de tareas.

4) Organizar tareas en fases

Incluya una tarea resumen (Fabricacin de ST) que englobe las tareas

(Fabricacin de T, Fabricacin de S, Transporte de T, Transporte de S,

Montaje de ST)

Para organizar las tareas de forma jerrquica, definiendo tareas y sub-tareas, se deben realizar

sangras. La sangra se puede aplicar seleccionando la tarea y presionando el tabulador, desde el

Men Proyecto/Esquema/Aplicar sangra o desde el botn de la barra de herramientas

Debe conseguir la siguiente lista de tareas:

5) Programar tareas

1) Asignar duraciones a las tareas.

Especifique las duraciones de las tareas. Tenga en cuenta que

inicialmente asignamos todos los recursos disponibles en la empresa.

Esto puede provocar conflictos de recursos (sobreutilizacin de

recursos) pero eso lo solucionaremos ms adelante

Para ello hay tres opciones: (i) escribir directamente sobre la columna (Duracin) en la vista de Gantt, (ii) presionar el botn derecho del ratn sobre la finalizacin de la tarea y arrastrar hasta la duracin deseada.

(iii) hacer doble-click sobre la tarea (en la tabla no en el Gantt) para abrir el cuadro de dilogo de la tarea. En cualquier pestaa de este dilogo hay disponible un campo de texto

para introducir la duracin)

Al introducir las duraciones se puede indicar si son das (ejemplo 5d) semanas (ejemplo 1s)

u horas (ejemplo 40h).

2) Establecer relaciones de precedencia a las tareas.

Especifique las relaciones de precedencia. Tenga cuidado en definir

las relaciones como de inicio a inicio si as se indica en el enunciado y

en definir las demoras o adelantos cuando se necesario.

Para definir precedencias hay dos opciones: (i) hacer click sobre la tarea precedente y

arrastrar hasta la sucesora, (ii) abrir el cuadro de dilogo de tarea y en la pestaa

Precedentes indicar las actividades precedentes.

Para configurar las relaciones de precedencia hacer doble-click sobre la relacin de

precedencia. Aparecer el dialog de la figura de abajo. Permite indicar tipo de

precedencia as como demoras (Posposicin) y adelantos (posposiciones negativas).

3) Interpretacin de la solucin.

Configure opciones de visualizacin del Gantt para ver el camino crtico y

apreciar mejor los detalles de programacin.

Vea tambin las estadsticas del proyecto.

Nota: para visualizar mejor el Gantt: men Ver/Zoom. Para poner barras verticales: men

Formato/Cuadrcula

Nota: para ver camino crtico ir a men Formato/Asistente para Diagrama de Gantt. Seleccionar Ruta

crtica.

Nota: para ver estadsticas del proyecto (duracin, porcentaje completado): men

Proyecto/Informacin del proyecto botn Estadsticas. El resultado debe ser exactamente el siguiente:

6) Vincular o adjuntar ms informacin sobre tareas

Introduzca una nota para describir la tarea resumen Fabricar ST.

Para aadir notas a tareas: hacer click-botn-derecho sobre la tarea, seleccionar Notas de tareas e introducir la nota.

7) Agregar columnas de informacin personalizada

Visualice el cdigo EDT, que identifica a las tareas de forma univoca, en la

vista de Gantt y modifquelo para que tenga el siguiente formato RST-Letra-

Nmero (el nmero corresponde a sub-tareas).

Para ver el cdigo EDT: aadir ms columnas a la vista: click-botn-derecho sobre columnas de la tabla del Gantt, seleccionar Insertar columna seleccionar la columna EDT

Para modificar el cdigo EDT para que quede de la forma RST-letra-nmero: men Proyecto/EDT. Se debe conseguir:

8) Establecer fechas lmite y delimitar tareas. Otras opciones de tarea

1) Delimitar tareas.

En las fechas en que se finaliza la fabricacin de T, el taller de montaje

tiene mucho material almacenado. Para evitar acumulacin de material

innecesario programe la tarea Transporte de T para que se realice lo

ms tarde posible, pero sin que ello afecte a la fecha de finalizacin del

proyecto.

Evite programar tareas de transporte que atraviesen periodos no

laborables (fines de semana). Fuerce a esas tarea a que empiece el lunes.

Para delimitar tareas, abrir el cuadro de dilogo de tareas: hacer doble-click sobre la tarea. Entonces aparece el dilogo de la figura de abajo. Seleccinese la pestaa Avanzado.

En ella se puede indicar Tipo de delimitacin (Lo antes posible, Lo ms tarde posible, No comenzar antes de, etc.).

2) Establecer el tipo de tarea.

Diferencie entre tareas de duracin fijaduracin fijaduracin fijaduracin fija y trabajo fijotrabajo fijotrabajo fijotrabajo fijo (esfuerzo fijo: la

asignacin de recursos determina la duracin de la tarea).

Existen tres tipos de tareas (opcin Tipo de tarea): Unidades fijas (Unidades fijas, Trabajo fijo, Duracin fija). Unidades se refiere a unidades de recurso asignada, trabajo se refiere al esfuerzo.

En todas las tareas, despus de asignar un recurso (recursos: personas, equipamiento y

material que se utilizan para completar las tareas de un proyecto.) la tarea se programa de

acuerdo con la frmula [Duracin = Trabajo/Unidades]. En cualquier tarea, se puede elegir el miembro de la ecuacin que calcula Project estableciendo el tipo de tarea

(duracin fija, unidades fijas o trabajo fijo). Si se desea que no tenga efecto la relacin

anterior eliminar la seleccin Condicionada por el esfuerzo (haga esto para las tareas de duracin fija). Las tareas de esfuerzo fijo (en el enunciado) configrelas como de trabajo fijo.

Cuando finalice esta parte guarde el proyecto como PracticasFase1PracticasFase1PracticasFase1PracticasFase1

B) REA DE RECURSOS

1) Especificar personas y equipamiento para el proyecto

Especifique los recursos disponibles por la empresa para realizar las tareas.

Especifique los costes de cada recurso.

Trabajador de montaje o fabricacin: 20/h.

Camin: 30/h ms 50 por usarlo.

Para mostrar vista de definicin de recursos: men Ver/Hoja de recursos.

Es importante indicar:

Tipo (Trabajo, Material, Costo)

Capacidad mxima: recursos disponibles. Si se dispone de varias unidades de recurso, por

ejemplo 5 trabajadores poner por una capacidad mxima de 500%.

Tasa estndar: coste de uso de una unidad de recurso a la hora.

Tasa horas extra: igual pero para cuando se trabaja en horas extras

Costo/uso: coste de usar una unidad el recurso. Es independiente del tiempo que se use.

Calendario: se puede especificar un calendario diferente para cada recurso.

2) Asignar personas y equipamiento a tareas:

Asigne los recursos a las tareas. Inicialmente asigne todas las unidades de

recursos disponibles para ejecutar las actividades de la forma ms rpida

posible.

Se har una excepcinSe har una excepcinSe har una excepcinSe har una excepcin enenenen Fabricar SFabricar SFabricar SFabricar S, que por indicaciones del enunciado

es una tarea de duracin fija y tiene una asignacin de 5 trabajadores

Para realizar la asignacin de recursos hay varias opciones: (i) hacer doble-click sobre la tarea en modo grfico de Gantt (aparece el dilogo de la tarea).

Seleccinese la pestaa Recursos. Debe indicar los recursos y la asignacin (ejemplo: si se asignan 5 trabajadores ponga como asignacin 500%). El costo se calcular automticamente.

(ii) seleccionar la tarea en modo grfico de Gantt y pulsar el botn en la barra de

herramientas.

3) Detectar los conflictos de recursos y solucionarlos

1) Detectar los conflictos de recursos.

Detecte los conflictos de recursos (recursos sobre-asignados en algn

periodo de tiempo).

Abra la vista de grafico de recursos (men Vista/Grafico de recursos). En ese grfico podr ver la utilizacin de cada recurso en el tiempo. Si parte de la grfica aparece en rojo es porque

hay conflicto (se ha programado la utilizacin de ms recursos de los disponibles). La vista

muestra un slo recurso a la vez; para ver ms recursos mueva la barra de desplazamiento

situada en la parte inferior izquierda de la vista. El resultado (en vista Asignacin porcentual) debe ser el que se indica en las figuras siguientes.

2) Programar con limitacin de recursos.

Reprograme el proyecto para evitar los conflictos de recursos.

Vuelva a la vista de diagrama de Gantt, vaya a la tarea Transporte T, abra su cuadro de

dilogo, vaya a la pestaa Avanzado y cambie el Tipo de delimitacin. Seleccione Lo antes posible. Esto facilita la redistribucin de recursos.

Abra el dilogo de redistribuir recursos (men Herramientas/redistribuir recursos). Cuando aparezca el dilogo que se indica ms abajo, haga las selecciones que se muestran en la

figura. Si seleccionara Redistribucin Automtica implicara que a partir de ese momento, cuando se haga cualquier cambio, el mtodo de programacin de Project evitar siempre

la sobreasignacin de recursos; si se deja en modo Manual, cada vez que se desee redistribuir recursos habr que abrir este dilogo y ejecutar el procedimiento.

Cuando haya configurado la reasignacin pulse Redistribuir Ahora vea los efectos que ha tenido sobre el Gantt, los grficos de recursos y las estadsticas del proyecto (men

Proyecto/Informacin del proyecto botn Estadsticas)

3) Realizar cambios manuales para mejorar la programacin.

Pruebe a cambiar manualmente la asignacin de recursos en la actividad

Fabricar el componente T y redistribuya recursos de nuevo segn las

indicaciones anteriores.

En la vista de diagrama de Gantt, abra el dilogo de la tarea fabricacin de T, vaya a la

pestaa Recursos, y cambie la asignacin de 10 trabajadores a 5 (del 1.000% al 500%). Despus redistribuya recursos.

Vea el efecto que ha tenido en el diagrama de Gantt. Observe el cambio en la duracin de

la actividad Fabricacin T y en las estadsticas del proyecto.

Si alguno de los transportes empieza el viernes y termina el lunes (atraviesa el fin de

semana) forzar a que comience el lunes. Puede que entonces sea necesario redistribuir de

nuevo.

Cuando finalice esta parte guarde el proyecto como PracticasFase2PracticasFase2PracticasFase2PracticasFase2

C) REA DE SEGUIMIENTO

1) Guardar un plan previsto para compararlo con versiones posteriores

Establezca el plan actual como lnea base (programa que se usar para

compara los progresos)

Para establecer lnea base: men Herramientas/Seguimiento/Establecer lnea base.

2) Incorporar informacin de progreso del proyecto

El lunes 09/01/2011 se realiza un control del proyecto del cual se deduce que

todas las tareas se han ejecutado segn lo previsto excepto la tarea

Fabricacin de R de la cual solo se ha ejecutado un 20%. Introduzca estos

datos en su proyecto.

Para visualizar mejor el seguimiento, active la vista Gantt de seguimiento en men

Ver/Gantt de seguimiento.

Para indicar a MS Proyect que todas las operaciones se han ejecutado segn lo previsto

vaya a men Herramientas/Seguimiento/Actualizar proyecto. Ponga como fecha de estado la fecha

de control. Pulse Aceptar.

Para indicar a MS Proyect el progreso de una tarea, seleccione la tarea en la tabla de

entrada, vaya a men Herramientas/Seguimiento/Actualizar tareas e indique el porcentaje

completado. Tambin lo puede hacer desde el dilogo de la tarea.

3) Realizar cambios en el proyecto

Reprograme el trabajo restante del proyecto teniendo en cuenta el estado de

ejecucin en la fecha de control.

Para reprogramar el trabajo restante vaya a men Herramientas/Seguimiento/Actualizar proyecto

seleccione Reprogramar trabajo restante para que empiece despus de y pulse a aceptar. Despus de

la reprogramacin puede necesitar redistribuir recursos o realizar otros cambios

Cuando finalice esta parte guarde el proyecto como PracticasFase3PracticasFase3PracticasFase3PracticasFase3

D) REA DE INFORME

1) Seleccionar una vista o informe

Vea un informe de tareas pospuestas despus del control

Para generar informe de actividades pospuestas vaya a men Informe/Informes. Seleccione

Actividades Actuales y despus Actividades Pospuestas.

2) Imprimir vista actual como informe

Imprima la vista actual como informe

Vea men Archivo/Vista preliminar.

Cuando finalice las prcticas comprima todos los documentos generados en

un archivo con el nombre MPro_Apellido1Apellido2 y entrguelo.