Material microsoft project 2007

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MICROSOFT

PROJECT

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Conceptos Básicos

1.1. ¿Qué es un proyecto?

Un proyecto es la planificación de un conjunto de actividades que se encuentran interrelacionadas y coordinadas. La finalidad es alcanzar objetivos específicos dentro de los límites que imponen un presupuesto, calidades establecidas previamente y un lapso de tiempo previamente definidos. Es un emprendimiento que tiene lugar durante un tiempo limitado, y que apunta a lograr un resultado único. Finaliza cuando se obtiene el resultado deseado, desaparece la necesidad inicial, o se agotan los recursos disponibles.

Se denomina Gestión de Proyecto a la disciplina que guía e integra los procesos de planificar, captar, dinamizar, organizar talentos y administrar recursos, con el fin de culminar todo el trabajo requerido para desarrollar todo el proyecto y cumplir con el alcance, dentro de límites de tiempo, y costo definidos.

1.2. Crear un nuevo Proyecto

Al abrir Microsoft Project, visualizará la siguiente ventana (predeterminada por defecto).

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Para crear un nuevo Proyecto deberá hacer click en el comando Nuevo del Menú Archivo. En el panel de tareas, en la sección Nuevo, haga click en Proyecto en blanco.

Para establecer la fecha de comienzo o fin del mismo, deberá ingresar al comando Información del Proyecto del Menú Proyecto. Visualizará el siguiente cuadro de diálogo:

En el mismo podrá optar por programar el proyecto desde su fecha de inicio o fin y, a continuación, deberá ingresar la fecha en el cuadro correspondiente.

Podrá, además, seleccionar el calendario base del mismo y el nivel de prioridad (0 a 1000, donde la prioridad máxima es 1000).

Para incluir los campos personalizados de la empresa, revise la lista de campos en la sección Campos personalizados de empresa, haga click en el campo Valor para un campo personalizado y, a continuación, seleccione el valor.

También puede usar la Guía de proyectos que lo guiará durante todo el proceso de configuración de un nuevo proyecto. Para trabajar con esta funcionalidad, habilite la opción Mostrar la Guía de Proyectos en la ficha Interfaz del comando Opciones del menú Herramientas.

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1.3. Abrir un proyecto existente

Para abrir un proyecto existente deberá seleccionar el comando Abrir del menú Archivo.

En el cuadro de diálogo que se abrirá, seleccione la ubicación donde se encuentra el archivo y posteriormente el nombre del archivo que desea abrir. Si desea abrir una plantilla, deberá seleccionar el tipo de archivo Plantilla.

1.4. Guardar un proyecto

Para guardar un proyecto deberá seleccionar el comando Guardar del menú Archivo.

Si desea guardarlo con otro nombre, otra ubicación o como otro tipo de archivo, elija el comando Guardar como e ingrese la información correspondiente.

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Para reutilizar un proyecto existente como base de un nuevo proyecto, puede guardarlo como plantilla. Al guardar un proyecto como una plantilla, tiene la opción de quitar los datos de línea de base, datos reales (información que muestra lo que ha ocurrido realmente), tasas de pago de recursos (costo del recurso por hora y horas extra), información de costo fijo (costo establecido para una tarea que permanece constante, independientemente de la duración de la tarea o del trabajo realizado por un recurso) y estado de publicación de tareas.

Para guardar el proyecto como plantilla, seleccione el comando Guardar como del menú Archivo. Seleccione la ubicación donde desee guardar la plantilla. Escriba el nombre que le asignará y seleccione el tipo Plantilla (*.mpt). Posteriormente, haga click en el botón Guardar. Aparecerá el sgte. cuadro de diálogo, donde podrá optar por los datos del proyecto que no desee conservar en la plantilla.

1.5. Personalizar las barras de herramientas.

Si desea visualizar una barra de herramientas que no se muestra en pantalla, selecciónela con el comando Barras de herramientas del menú Ver.

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Para personalizar una barra de herramientas, haga click en Personalizar o ingrese a la opción Barras de herramientas del comando Personalizar del menú Herramientas.

Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo.

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En la ficha Barras de herramientas verá tildadas aquellas barras que se encuentran visibles actualmente. Haciendo click en el botón Nueva… podrá crear una barra de herramientas. Coloque el nombre que desee darle en el sgte. cuadro de diálogo.

Esta ficha le permitirá, también, cambiar el nombre de la barra seleccionada, eliminar alguna barra personalizada o restablecerla.

En la ficha Comandos podrá visualizarlos clasificados por categoría. Para agregar un comando a una barra de herramientas, arrástrelo desde el cuadro de diálogo al interior de la misma. Para quitar un comando de alguna barra de herramientas, arrástrelo desde la barra hacia afuera.

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Esta ficha también le permitirá reorganizar los comandos y modificar el comando seleccionado.

En la ficha opciones podrá seleccionar las que desee de las que le presenta el siguiente cuadro de diálogo.

1.6. Configurar el Calendario del Proyecto

Existen cuatro tipos de calendarios de Microsoft Office Project:

calendario base: se puede utilizar como calendario del proyecto y de tareas en el que se especifican los períodos laborables y no laborables predeterminados de un conjunto de recursos.

calendario de proyecto: calendario base utilizado por un proyecto. calendario de recursos: en el que se especifica el período laborable y no laborable de uno o

más recursos. calendario de tareas: se puede aplicar a tareas individuales para controlar su programación.

Ud. puede modificar estos calendarios para definir los días y horas laborables de todo el proyecto, para grupos de recursos, para recursos individuales y para tareas.

Un calendario base se usa como una plantilla en la que están basados el calendario de proyectos, calendario de recursos o calendario de tareas. Define los tiempos de trabajo estándar y los tiempos de descanso del proyecto. Especifica las horas de trabajo de cada día laborable, los días laborables de cada semana, así como las excepciones, como son los días festivos. Puede seleccionar un calendario base para usarlo como calendario del proyecto o como base para un calendario de recursos. También puede aplicar un calendario base a tareas específicas.

Microsoft Project ofrece tres calendarios base predeterminados: Estándar, 24 horas y Turno de Noche.

El calendario del proyecto define los días laborables o no laborables y las horas para las tareas. Este calendario representa las horas de trabajo normales para todo el proyecto.

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El calendario de recursos asegura que los recursos de trabajo (personas y equipos) tengan asignadas sólo los tiempos en que se encuentran disponibles.

Los calendarios de tareas permiten programar tareas durante un tiempo de descanso.

Si ha aplicado un calendario de tareas a una tarea que ya cuenta con recursos asignados, de forma predeterminada, dicha tarea estará programada para los tiempos de trabajo que tanto el calendario de tareas como los calendarios de recursos tienen en común. Si desea programar la tarea únicamente con el calendario de tareas, active la casilla de verificación La programación omite los calendarios de recursos en la ficha Avanzado del cuadro de diálogo Información de la tarea.

Para cambiar cualquier calendario del proyecto, incluido el proyecto estándar predeterminado, un calendario de recursos específico o un calendario de tareas, deberá seguir los siguientes pasos.

Seleccione en el comando Cambiar calendario laboral del menú Herramientas.

Seleccione el calendario que desea cambiar en la lista Para calendario.

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Si desea crear un nuevo calendario, en lugar de cambiar alguno, haga click en el botón Crear calendario, escriba un nombre para el calendario y, a continuación, elija si desea crear un nuevo calendario de base o crear un calendario basado en la copia de otro.

Para cambiar la semana laboral predeterminada, haga click en la ficha Semanas laborales.

Para elegir una semana laboral para un intervalo de días que difiere del día laborable predeterminado, escriba un nombre en la columna Nombre para la programación de la

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semana laboral y las fechas de comienzo y fin en las que tendrá lugar la programación adicional.

Para definir los días y horas laborables seleccione la fila de la semana a configurar y, a continuación, haga click en el botón Detalles. Aparecerá el sgte. cuadro de diálogo.

Seleccione los días de la semana que desea cambiar en la programación y, a continuación, elija una de las siguientes opciones:

o Utilizar los períodos predeterminados para estos días (8:00 a.m. a 12:00 p.m. y de 1:00 p.m. a 5:00 p.m., de lunes a viernes).

o Establecer días como período no laborable. Los cambios que realice se reflejarán en todos los meses del calendario.

o Establecer días en estos períodos laborables específicos.

Seleccione los días a los que desea aplicar la opción escogida. Para establecer los tiempos de trabajo para los días seleccionados, especifique las horas de comienzo y fin de la jornada en las columnas Desde y Hasta.

Para especificar los días no laborables específicos (feriados) deberá proceder como se especifica a continuación.

o En la ficha Excepciones del cuadro de diálogo escriba un nombre descriptivo para la excepción y las fechas de comienzo y fin durante las que se producirá.

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o Haga click en el botón Detalles.o En la sección Establecer los períodos laborables de estas excepciones, seleccione una de

las siguientes opciones: No laborable. Períodos laborables. Para esta opción especifique las horas de comienzo y fin de

trabajo.o Si la excepción se repetirá en una parte de la programación, en la sección Patrón de

repetición, seleccione la frecuencia y los detalles de repetición.

Los calendarios de tareas y recursos reemplazan el calendario del proyecto en la programación del proyecto.

El botón Opciones lo conducirá a la ficha Calendario del comando Opciones del menú Herramientas.

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En ella, podrá establecer configuraciones predeterminadas (el día en que comienza cada semana, el mes en que comienza el año fiscal, hora predeterminada de entrada, hora predeterminada de salida, cantidad de horas de la jornada laboral, cantidad de horas de la semana laboral y días laborables por mes). Microsoft Project usa la configuración de la ficha Calendario para determinar cuántas horas definen a un día, semana o mes en la programación.

Para copiar un calendario otro proyecto utilice el comando Organizador del menú Herramientas. Seleccione la ficha Calendarios.

Deberá tener abiertos ambos proyectos. Seleccione los dos proyectos en las listas Calendarios disponibles en, posteriormente seleccione el calendario del proyecto que desea copiar (origen) y posteriormente, haga click en el botón Copiar.

El Organizador también le permitirá cambiar el nombre del calendario que desee o eliminarlo de un proyecto.

2. Vistas de un proyecto

Microsoft Project proporciona diferentes tipos de vistas. Éstas presentan la información en distintos formatos.

2.1. Tipos de Vistas

Vistas de tareas: muestran información sobre tareas (Calendario, Gantt detallado, Diagrama de Gantt, Informe de hitos, etc.).

Vistas de recursos: muestran información sobre recursos (Hoja de recursos, Gráfico de recursos, Uso de recursos y formularios de recursos).

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Vistas de asignaciones: muestran los recursos asignados a cada tarea así como el trabajo total y de fase temporal, además de la información del costo de cada asignación. Las dos vistas de asignaciones son las vistas Uso de tareas y Uso de recursos.

Las vistas de Project utilizan diversos formatos de presentación. Los formatos de las vistas incluyen el Diagrama de Gantt, el Diagrama de red, gráficos, hojas, usos y formularios.

Las vistas del Diagrama de Gantt, del Diagrama de red y las de gráficos presentan la información gráficamente.

Las vistas del Diagrama de Gantt están formadas por una tabla y un gráfico. Éstas muestran una lista de las tareas en el extremo izquierdo de la vista, con una presentación gráfica de esas tareas, en barras, que abarcan una escala temporal situada en el extremo derecho de la vista.

Las vistas del Diagrama de red están formadas exclusivamente por un gráfico. Muestran las tareas en formato de diagrama de flujo.

Las vistas de gráficos proporcionan una imagen de la programación y del progreso del proyecto.

Las vistas de hoja presentan la información en filas y columnas, de forma parecida a una hoja de cálculo de Microsoft Excel. Las filas contienen información sobre las tareas o los recursos. Las columnas de Microsoft Project representan campos y se usan para especificar información sobre las tareas o los recursos.

Las vistas de uso enumeran los datos de las tareas o los recursos en las filas y columnas en el extremo izquierdo de la vista, mientras que muestran los datos de las fases temporales en las filas y columnas en el extremo derecho de la vista.

Las vistas de formularios presentan información detallada en un formato estructurado sobre una tarea o recurso a la vez.

Una vista de formulario facilita la especificación de información sobre tareas y recursos específicos.

2.2. Componentes

Cada vista está formada por componentes individuales (tablas, filtros, grupos y detalles).

Una tabla es un conjunto de campos que se muestran en la parte de hoja de una vista como columnas y filas.

Un filtro es un conjunto de criterios que permiten mostrar tareas, recursos o asignaciones específicos.

Un grupo muestra una categoría específica de información del proyecto. Los grupos permiten clasificar y ver tareas, recursos o información de asignación resumida de distintas maneras. De forma predeterminada, no se aplica ningún grupo.

El cambio de tablas, filtros, grupos o detalles de las vistas no agrega ni elimina la información almacenada en Project; simplemente presenta una parte de la información de distintas maneras.

Para cambiar de vista, seleccione la que desea en el menú Ver.

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Si la vista deseada no se encuentra en la lista que muestra el menú, seleccione el comando Más vistas, en ella podrá encontrar más variedad de ellas. Además, este comando le permitirá crear vistas personalizadas, modificar una vista, crear una a partir de la copia de alguna de las existentes o ingresar al Organizador.

2.3. Crear o modificar una vista

Para crear una nueva vista, haga click en el botón Nueva del cuadro de diálogo que presenta el comando Más vistas. Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo.

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Podrá optar por una vista única o combinada.

Si optó por una vista única, podrá seleccionar las siguientes opciones.

Escriba el nombre de la vista. Luego, seleccione la vista a la que se aplicarán las modificaciones. Posteriormente, seleccione la tabla deseada, si desea ver agrupaciones, elija el grupo y especifique el filtro que desea aplicar. Puede, además, resaltar el filtro y mostrar la vista en el menú Ver.

Si optó por una vista combinada, se le presentarán las siguientes opciones.

Escriba el nombre de la vista. Seleccione, posteriormente, la vista a aplicarse en la sección superior de la venta y luego la correspondiente a la sección inferior. Podrá, también elegir si desea visualizar la nueva vista en el menú Ver.

Para modificar una vista, haga click en el botón Modificar del cuadro de diálogo que presenta el comando Más vistas. Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo.

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Escriba el nombre que desee y seleccione el filtro conveniente. Podrá, también, elegir si desea visualizar la nueva vista en el menú Ver.

El botón Copiar del cuadro de diálogo Más vistas, le permitirá agregar un filtro a la vista y tabla seleccionadas.

2.4. Copiar vistas de un proyecto a otro

Para copiar vistas de un proyecto a otro, cambiar el nombre o eliminar vistas de un proyecto utilice el comando Organizador del Menú Herramientas, seleccionando la ficha Vistas. También puede acceder a esta opción haciendo click en el botón Organizador del cuadro de diálogo del comando Más vistas del menú Ver.

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3. Tareas

3.1. Crear una lista de tareas

Para crear una tarea nueva, seleccione la vista Diagrama de Gantt del menú Ver. En la columna Nombre de tarea, especifique un nombre de tarea.

Para insertar una tarea entre las existentes, seleccione la fila donde desee que aparezca. Seleccione el comando Nueva tarea del menú Insertar y, a continuación, coloque el nombre de la tarea en la columna correspondiente. Los identificadores de la tarea se reenumeran automáticamente después de la inserción.

Si está agregando varias tareas con asignaciones de recursos y dependencias de tareas, puede seguir el procedimiento descripto a continuación.

Seleccione la vista Diagrama de Gantt del menú Ver. Haga click en el comando Dividir del menú Ventana. La ventana se dividirá para mostrar la

vista Diagrama de Gantt en la parte superior y la vista Formulario de tareas en la inferior.

En la vista Diagrama de Gantt, haga click en la primera fila vacía al final de la lista de tareas que ya estén incorporadas al proyecto.

En la vista Formulario de tareas, especifique el nombre de la tarea que está creando en Nombre.

En Duración, especifique la duración de la tarea. Si desea que la duración de la tarea permanezca fija, independientemente de las asignaciones de recursos, active la casilla de

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verificación Condicionada por el esfuerzo para que la tarea esté condicionada por el esfuerzo.

En las columnas del formulario, especifique la información detallada sobre la tarea (como los recursos asignados y las tareas predecesoras).

Haga click en el botón Siguiente para guardar la nueva tarea y desplazarse a la sgte. fila.

3.2. Insertar tareas repetitivas

Se encontrará con casos en que existan tareas que se repiten durante todo un proyecto. Dependiendo de su naturaleza, puede especificarlas como tareas normales o como tareas repetitivas (una tarea repetitiva se produce repetidamente durante el transcurso de un proyecto en intervalos regulares). Para insertar una tarea repetitiva siga los pasos expuestos a continuación.

Seleccione la vista Diagrama de Gantt en el menú Ver. Seleccione la fila debajo de donde desea que aparezca la tarea repetitiva. Seleccione el comando Tarea repetitiva en el menú Insertar.

Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo.

En Nombre de tarea, especifique el nombre de tarea.

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En Duración, especifique la duración de una única repetición de la tarea. En Patrón de repetición, seleccione Diario, Semanal, Mensual o Anual. Seleccione la frecuencia de la tarea y active la casilla de verificación junto a cada día de la

semana en el que debería tener lugar la tarea. En Intervalo de repetición, especifique una fecha de comienzo en el cuadro Comienzo. Si

no especifica ninguna fecha en el cuadro Comienzo, Microsoft Project usará la fecha de comienzo del proyecto.

Haga click en Terminar después de o Terminar el. Si optó por Terminar después de, especifique el número de repeticiones de la tarea. Si su elección fue Terminar el, especifique la fecha en la que desea que finalice la tarea repetitiva.

Si desea, puede aplicar un calendario. Para no unirlo a la programación de la tarea, active la casilla de verificación. La programación omite los calendarios de recursos.

3.3. Organizar tareas

Para organizar las tareas en subtareas y tareas de resumen, sólo deberá aplicar sangría y/o anularla para crear un esquema. Utilice el esquema para crear tareas de resumen. Microsoft Project determinará automáticamente la información de cada tarea de resumen (duración, costo, etc.) a partir de la información procedente de las subtareas que la componen.

Al organizar las tareas, puede agrupar aquellas que compartan características o que se van a completar en el mismo intervalo de tiempo bajo una tarea de resumen. Puede usar las tareas de resumen para mostrar las fases y subfases principales del proyecto. Las tareas de resumen esquematizan los datos de sus subtareas, que son las tareas agrupadas en un nivel inferior.

Existen dos métodos de organización de la lista de tareas:

arriba-abajo: primero se identifican las fases principales y, a continuación, se detallan las tareas individuales.

abajo-arriba: se enumeran primero todas las posibles tareas y, a continuación, se agrupan en fases.

Para crear un resumen de las tareas, aplíqueles o anule sangría para crear tareas de resumen y subtareas. De forma predeterminada, las tareas de resumen aparecen en negrita y sin sangría y las subtareas, debajo de ellas, con sangrías aplicadas.

Para definir una subtarea, selecciónela y, luego, aplique sangría.

Para llevar una subtarea a nivel de tarea resumen, selecciónela y, posteriormente, anule sangría.

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Para visualizar todas las subtareas de una tarea de resumen, haga click en el símbolo que se encuentra a la izquierda de la tarea de resumen. Para ocultarlas cuando están visibles, haga click en el símbolo que se encuentra a la izquierda de la tarea de resumen.

3.4. Eliminar una tarea.

Si desea eliminar una tarea, primero seleccione toda la fila de la misma, haciendo click sobre su identificador, posteriormente, con el botón derecho del mouse, abra el menú contextual y, luego, seleccione el comando Eliminar.

Si elimina una tarea de resumen, también eliminará sus subtareas.

3.5. Vincular o desvincular tareas

Para plasmar las relaciones y dependencias entre las tareas de proyecto, deberá crear vínculos entre ellas. De manera predeterminada, Microsoft Project vincula las tareas en una dependencia Fin a comienzo (termina la que se deba ejecutar primero para que pueda comenzar la siguiente). Ud. podrá cambiar fácilmente el tipo de dependencia entre tareas en la ficha Predecesoras del cuadro de diálogo Información de la tarea. Para abrir el cuadro de diálogo Información de la tarea, haga doble click en el nombre de la tarea cuyo tipo de vínculo desea cambiar.

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También puede cambiar el tipo de vínculo, haciendo doble click sobre la gráfica del mismo en el Diagrama de Gantt.

Para desvincular una tarea de sus precedentes, haga doble click en la tarea, luego seleccione la ficha Predecesoras del cuadro de diálogo Información de la tarea, posteriormente, elimine la fila correspondiente. También puede eliminar un vínculo haciendo doble click sobre el mismo en el Diagrama de Gantt y, posteriormente, haciendo click en el botón Eliminar del cuadro de diálogo Dependencia entre tareas.

3.6. Información de tareas

Al hacer doble click sobre el nombre de una tarea se abrirá el sgte. cuadro de diálogo

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En la ficha General, podrá establecer el Nombre, la duración (si es estimada o no), la prioridad (de 0 a 1000), el porcentaje completado, las fechas de comienzo y fin, además de optar por ocultar la barra de tareas y Ajustar las barras de Gantt a resumen.

En la ficha Predecesoras, podrá establecer aquellas tareas vinculadas, el tipo de dependencia entre ellas y el tiempo de posposición o adelanto entre las mismas.

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En la ficha Recursos, podrá realizar la asignación de recursos, indicando las unidades de cada recurso asignado.

En la ficha Avanzado, podrá establecer las delimitaciones de la tarea, el tipo, el calendario particular de la tarea, el código EDT, el método del valor acumulado e identificar la tarea como un hito. Las delimitaciones son restricciones que Microsoft Project tendrá en cuenta al realizar la programación (Fecha límite, Tipo de delimitación, Fecha de delimitación). Los tipos de tarea son los mencionados a continuación.

Duración fija: la duración de la tarea debe permanecer constante, con independencia de cualquier cambio realizado en las unidades de asignación o trabajo en la tarea.

Unidades fijas: el número de la tarea de unidades de asignación debe permanecer constante, con independencia de cualquier cambio en la duración o trabajo de la tarea.

Trabajo fijo: la cantidad de trabajo de la tarea debe permanecer constante, con independencia de cualquier cambio en la duración o en las unidades de asignación de la misma. Por definición, las tareas de trabajo fijo están condicionadas por el esfuerzo.

Una tarea Condicionada por el esfuerzo especifica que Microsoft Project mantiene el trabajo total de la tarea en su valor actual. La duración de una tarea se reduce o se prolonga a medida que se agregan o se quitan recursos de una tarea que está condicionada por el esfuerzo.

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La ficha Notas permite la incorporación de información adicional de la tarea.

La ficha Campos Personalizados muestra los campos personalizados que Ud. haya creado. Podrá modificar los valores de los mismos.

3.7. Dividir tareas

Para dividir una tarea, seleccione la vista Diagrama de Gantt del menú Ver. Posteriormente, haga click en el botón Dividir tarea . En el Diagrama de Gantt, seleccione la barra de la tarea a dividir, luego haga click en el área de la barra sobre la fecha en que desea la división y arrastre la segunda parte de la barra hasta la fecha en que comenzará nuevamente el trabajo.

Puede dividir una tarea varias veces.

Para quitar una división en una tarea, arrastre una parte de la barra de Gantt de forma que toque otra parte.

Para mover una parte de una tarea dividida siga el procedimiento descripto a continuación.

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Sitúe el puntero del mouse en cualquier parte de la tarea dividida que no sea la primera. El cursor cambiará a una flecha de cuatro puntas .

Arrastre la barra de tareas hacia la izquierda para que la parte comience antes o a la derecha para que comience después.

Si mueve la primera parte de una tarea dividida, se mueve la tarea completa. Si arrastra cualquier parte de una tarea dividida que no sea la primera parte, moverá sólo esa parte de la tarea en lugar de la tarea completa. También puede modificar la fecha de comienzo o de fin para mover la tarea completa y sus partes relacionadas.

Para ajustar la duración de una tarea dividida, en el Diagrama de Gantt, sitúe el puntero del mouse sobre el extremo derecho de la parte de la tarea dividida a la que desee cambiar la duración, hasta que el cursor cambie a una flecha de expansión. Posteriormente, arrástrelo hacia la izquierda para acortar la duración de la parte, o hacia la derecha para alargarla.

4. Definición de Recursos

4.1. Información de Recursos

Las vistas que proporcionan información sobre los recursos son: Hoja de recursos, Gráfica de recursos, Uso de recursos, Formulario de recursos y Formulario Nombre de recursos.

En la vista Hoja de recursos puede ingresar los datos inherentes a éstos.

Si hace doble click sobre un recurso, aparecerá el sgte. cuadro de diálogo.

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En la ficha General podrá especificar, revisar o cambiar la información básica sobre el recurso seleccionado y su disponibilidad.

Identificación del recurso: Nombre del recurso seleccionado. Iniciales: Iniciales del recurso u otras abreviaturas que identifican al recurso. En algunas vistas

puede utilizar esta abreviatura en lugar del nombre del recurso. Correo electrónico: dirección de correo electrónico del recurso. Grupo: grupo al que pertenece el recurso. Si especifica un nombre de grupo, puede ordenar los

recursos o aplicar un filtro para mostrar información sobre determinados grupos. Cuenta de Windows: Abre y busca la información de cuentas de usuario de Windows en la

libreta de direcciones y coloca esta información en el cuadro Cuenta de Windows para el recurso seleccionado. El cuadro Cuenta de Windows identifica a los usuarios de Microsoft Windows en Microsoft Office Project Server 2007. Para utilizar este botón, tiene que especificar una Dirección URL (dirección URL: acrónimo de Uniform Resource Locator [Localizador de recursos universal].

Código: Especifica un código para el recurso, como un código de centro de costos. Tipo de reserva:

o Propuesto: especifica que la adición de este recurso se considera tentativa. o Confirmado: especifica que la adición de este recurso se considera definitiva. Éste es el

tipo de reserva predeterminado. Tipo:

o Trabajo: Tipo de recurso para las personas, equipamiento o instalaciones que se asignan a una tarea y no se consumen durante la tarea.

o Material: Tipo de recurso para hacer un seguimiento de los recursos consumibles, por ejemplo, acero, que se van a utilizar en el cumplimiento del proyecto.

o Costo: Tipo de recurso para hacer un seguimiento de los elementos presupuestarios, como costos de viaje, que no dependen de la cantidad de trabajo ni de la duración de una tarea.

Etiqueta de material: Esta opción quedará disponible si se especifican recursos de tipo material. Indique las unidades de medida para el recurso material.

Propietario de asignación predeterminado: Especifique el recurso de empresa que es responsable de especificar el informe de progreso en Project Web Access. Esta persona puede

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ser diferente de la que estaba asignada a la tarea inicialmente. Podrá ser el jefe de proyecto, quien lo publicará en el servidor.

Casillas de verificación: o Genérico: Active esta casilla para indicar que el recurso es un conjunto de

conocimientos necesarios para una tarea más que un recurso real.o Presupuesto: Active esta casilla para especificar que el recurso es un elemento

presupuestario. Inactivo: Active esta casilla si el recurso se ha eliminado o quitado de otra forma del fondo de

recursos asignados al proyecto. Tabla Disponibilidad de recursos: En esta tabla podrá establecer la fecha de comienzo y fin de la

disponibilidad de un recurso en el proyecto. También puede utilizar esta tabla para establecer niveles diferentes de disponibilidad de capacidad máxima en distintos momentos del proyecto. Estos valores, junto con el calendario del recurso, determinan cuánto trabajo puede realizar un recurso sin estar sobreasignado .

o Disponible desde: Fecha de comienzo de la disponibilidad del recurso para un nivel de disponibilidad de capacidad máxima.

o Disponible hasta: Fecha de fin de la disponibilidad del recurso para un nivel de disponibilidad de capacidad máxima.

o Unidades: Número de capacidad máxima disponible para el recurso durante el período de tiempo especificado en los campos Disponible desde y Disponible hasta.

Botón Cambiar calendario laboral: Abre el cuadro de diálogo Cambiar calendario laboral, que puede utilizar para cambiar los horarios y jornadas laborales para el recurso seleccionado.

Botón Detalles: Abre, desde la libreta de direcciones de correo electrónico, un cuadro de diálogo que muestra información sobre el recurso seleccionado.

En la ficha Costos, podrá trabajar con las tablas de tasas de costo, puede asignar distintas tasas al recurso seleccionado en diferentes tablas de tasas. Específicamente, cada ficha constituye una tabla de tasas diferente que se puede usar para distintas tasas de diferentes tareas. Puede definir hasta cinco tasas diferentes para el recurso seleccionado, junto con las fechas efectivas. Estas tablas de

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tasas diferentes se pueden usar para explicar los aumentos y disminuciones de los costos durante la ejecución del proyecto.

Fecha efectiva: Fecha en la que tendrán efecto la tasa estándar, la tasa de horas extras y el costo por uso especificados en la fila.

Tasa estándar: Se va a acumular para el trabajo regular, o tiempo convencional, del recurso. Tasa horas extra: Es la tasa por hora que se va a acumular para el trabajo de horas extra del

recurso. Costo por uso: Es el importe establecido que se va a acumular siempre que se use este recurso,

independientemente del trabajo realizado. Acumulación de costos: Se usa para especificar cuándo se contraen costos estándar o de horas

extra para los recursos. Los costos por uso siempre se acumulan al inicio de una tarea. Las opciones a seleccionar son:

o Comienzo: El costo se contrae al comienzo de una tarea asignada.o Prorrateo: El costo se contrae como prorrateado en el tiempo. Es el valor

predeterminado.o Fin: El costo se contrae al fin de la tarea asignada.

La ficha Notas permite incluir información adicional sobre el recurso.

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La ficha Campos pers., permite asignar valores a los campos personalizados.

Nombre de campo personalizado: Muestra los campos de recursos personalizados que ha creado.

Valor: Introduzca los valores para los campos personalizados o códigos de esquema del recurso para el recurso seleccionado. Puede escribir o cambiar los valores en la barra de entrada o directamente en la tabla.

Podrá editar los valores pero no los campos personalizados ni los códigos de esquema personalizados en esta ficha.

4.2. Redistribución de recursos

Para distribuir uniformemente el trabajo del proyecto deberá saber si parte de los recursos de trabajo tienen demasiado trabajo asignado. Puede resolver conflictos de recursos o sobreasignaciones mediante la característica de redistribución de recursos de Microsoft Office Project. La redistribución funciona dividiendo tareas o agregando un retraso a las tareas hasta que los recursos asignados a dichas tareas ya no estén sobreasignados. A causa de estos cambios en las tareas, la redistribución puede retrasar la fecha de fin de algunas tareas y, si estas tareas forman parte del camino crítico, la fecha de fin del proyecto.

Cuando se redistribuyen recursos, Microsoft Project no cambia las asignaciones a las tareas. Sólo se redistribuyen los recursos de trabajo, los recursos materiales y los recursos de costo. Asimismo, puede especificar si desea redistribuir los recursos genéricos, los recursos propuestos y los recursos comprometidos.

Es fácil detectar rápidamente un recurso sobreasignado en cualquier vista de recursos, su nombre se muestra resaltado en rojo.

Antes de redistribuir, puede desear establecer las prioridades de las tareas; se trata de una indicación de la importancia de una tarea y su disponibilidad para la redistribución. El valor de prioridad que especifique es un valor subjetivo comprendido entre 1 y 1000, lo que le permite especificar el nivel de control que tiene sobre el proceso de redistribución.

También puede establecer la disponibilidad de todo un proyecto mediante el establecimiento de la prioridad del mismo.

Para establecer las prioridades de las tareas, deberá modificar el valor correspondiente en el cuadro de diálogo Información de la tarea, en la ficha General.

Para establecer las prioridades de los proyectos deberá establecer la prioridad en el cuadro de diálogo Información del proyecto.

Para distribuir el trabajo del proyecto mediante redistribución, siga el procedimiento descripto a continuación.

Seleccione el comando Redistribuir recursos del menú Herramientas.

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En la sección Redistribución, seleccione Automática o Manual. La redistribución manual se producirá sólo cuando haga click en Redistribuir ahora. La redistribución automática se produce instantáneamente al cambiar una tarea o un recurso. Utilice la redistribución automática si desea volver a programar tareas cuando se les sobreasigne trabajo a los recursos. Si eligió la redistribución automática, desactive la casilla de verificación Borrar valores de redistribución antes de redistribuir. Cuando esté desactivada esta casilla, Microsoft Project redistribuirá únicamente las asignaciones nuevas y no redistribuidas. En el cuadro Buscar sobreasignaciones con el criterio, seleccione el período de tiempo que desee utilizar para detectar sobreasignaciones.

En Ámbito de la redistribución de, seleccione la redistribución del proyecto completo o sólo las tareas de un intervalo de tiempo específico.

En el cuadro Orden de redistribución, seleccione el orden de redistribución que desee: Sólo identificador (para redistribuir las tareas en el orden ascendente de sus números de identificación), Estándar (para examinar primero las dependencias predecesoras, el margen de demora, las fechas, las prioridades y las delimitaciones), Prioridad, estándar (para comprobar las prioridades de las tareas en primer lugar y sólo examinar los criterios estándar después).

Para evitar que se retrase la fecha de fin del proyecto, active la casilla de verificación Redistribuir sólo conforme al margen de demora disponible.

Para que la redistribución se ajuste cuando un recurso trabaje en una tarea independiente del resto de los recursos que trabajen en la misma tarea, active la casilla de verificación La redistribución puede ajustar asignaciones individuales.

Si desea redistribuir para interrumpir tareas mediante la creación de divisiones en el trabajo restante de las tareas o las asignaciones, active la casilla de verificación La redistribución puede crear divisiones en el trabajo restante.

Para incluir los recursos propuestos, active la casilla de verificación Redistribuir recursos con el tipo de reserva propuesta.

Si desea borrar los resultados de la redistribución anterior antes de volver a redistribuir, haga click en el botón Borrar redistribución.

Si realiza la redistribución manualmente, haga click en el botón Redistribuir ahora y si lo hace automáticamente, haga click en el botón Aceptar.

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Para visualizar los cambios realizados por una redistribución, seleccione la vista Gantt de redistribución del comando Más vistas… del menú Ver.

5. Diagrama de red

La vista Diagrama de red muestra las dependencias entre las tareas del proyecto. Las tareas se representan mediante cuadros o nodos y las dependencias entre tareas se representan mediante líneas que conectan los cuadros.

5.1. Dar formato al diagrama de red

Dependiendo de la estructura de su proyecto, el número de tareas de resumen y subtareas y el número y los tipos de vínculos de tareas, los cuadros del Diagrama de red pueden no aparecer según lo esperado. Puede modificar el diseño si aplica diferentes arreglos a los cuadros, ajusta varios parámetros de diseño y aplicar uno o dos estilos de vínculo diferentes. Para poder realizar estas acciones siga los pasos descriptos a continuación

Seleccione la vista Diagrama de red del menú Ver.

Seleccione el comando Diseño del menú Formato.

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Aparecerá el sgte. cuadro de diálogo.

En Diseño de cuadros, en la lista Organización, seleccione el modo en que desea que se organicen los cuadros.

Para las filas y columnas, especifique la alineación, espaciado, alto y ancho en los cuadros correspondientes.

Para espaciar uniformemente los cuadros, haga click en Fijo en los cuadros Alto y Ancho. Si desea mantener las tareas y las subtareas de resumen juntas, active la casilla de

verificación Mantener las tareas con sus resúmenes.

Si ha cambiado el modo de diseño de la vista Diagrama de red para permitir la colocación manual de los cuadros, Microsoft Office Project no dispone el Diagrama de red de acuerdo con la configuración especificada en Diseño de cuadro en el cuadro de diálogo Diseño (menú Formato) hasta que vuelve a aplicar el diseño.

Si está activada la casilla de verificación Permitir colocación manual de los cuadros en el cuadro de diálogo Diseño, puede cambiar el diseño de la manera siguiente: Si cambió manualmente de posición una tarea o tareas, puede cambiar el diseño de todos los cuadros del Diagrama de red al

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diseño que esté definido en el cuadro de diálogo Diseño si selecciona el comando Diseñar ahora del menú Formato.

Si cambió manualmente de posición una tarea, puede cambiar el diseño de las tareas o subtareas vinculadas en relación con la tarea desplazada. Haga click con el botón secundario del mouse en la tarea y, a continuación, seleccione Disponer tareas relacionadas ahora del menú contextual, para mover las tareas relacionadas mientras mantiene en el mismo lugar la tarea que cambió previamente de posición.

Si cambió manualmente de posición varias tareas, puede volver a colocarlas en las posiciones que se definen en el cuadro de diálogo Diseño. Selecciónelas, luego haga click con el botón derecho del mouse y, a continuación, seleccione el comando Disponer selección ahora del menú contextual.

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Para cambiar automáticamente de posición los cuadros del Diagrama de red mediante una disposición de cuadros específica, seleccione el comando Diseño del menú Formato. En la sección Modo de diseño, seleccione Colocar automáticamente todos los cuadros. En la sección Diseño de cuadro, seleccione una disposición. En Fila, en los cuadros Alineación, Espaciado y Alto, seleccione cómo desea que se muestren las filas horizontales de los cuadros del Diagrama de red. En Columna, en los cuadros Alineación, Espaciado y Ancho, seleccione cómo desea que se muestren las columnas verticales de los cuadros del Diagrama de red.

Si tiene muchas tareas vinculadas a una tarea predecesora o sucesora, las líneas de vínculo se superponen y se hacen difíciles de leer en la vista Diagrama de red. Puede cambiar el estilo de las líneas de vínculo y organizarlas como desee. También puede mostrar etiquetas de dependencia de tarea en las líneas de vínculos.

Para cumplir sus diferentes necesidades de información, puede cambiar la información de tarea en los cuadros del Diagrama de red para mostrar qué es más importante para usted.

Seleccione el comando Estilos de cuadro del menú Formato.

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En la lista Configuración de estilos para, seleccione la categoría de tareas cuyo contenido y apariencia desea cambiar.

En la sección Borde, elija las opciones de forma, color, ancho y líneas de división, para crear la apariencia que deseada.

Para modificar o crear una plantilla de datos, haga click en el botón Más plantillas. En el cuadro de diálogo Plantillas de datos seleccione una plantilla existente y haga click en

el botón Editar para modificarla; haga click en el botón Copiar para basar una nueva plantilla en la seleccionada. Para crear una nueva plantilla, haga click en el botón Nueva. Para importar una plantilla desde otro proyecto, haga click en el botón Importar.

En Nombre de plantilla, escriba un nombre para la plantilla nueva o modificada. En Mostrar datos de la tarea con el identificador, escriba o seleccione el número de

identificador de tarea de la tarea que desea mostrar en la ventana de vista previa. Para cambiar la forma en que se muestran las celdas, haga click en el botón Diseño de

celda, seleccione las opciones de presentación que desee y, a continuación, haga click en el botón Aceptar.

En Elija las celdas, escriba o seleccione los campos que desea mostrar. Haga click en el botón Aceptar y, a continuación, en el botón Cerrar. Para aplicar la plantilla nueva o modificada, selecciónela de la lista Plantillas.

5.2. Vincular tareas

Para vincular tareas en la vista de diagrama de red, prosiga de la siguiente manera.

Seleccione la vista Diagrama de red del menú Ver. Sitúe el puntero del mouse en el centro del cuadro de la tarea predecesora. Arrástrelo hasta el cuadro de la tarea sucesora.

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6. Creación de Informes

6.1. Informes básicos

Para acceder a estos informes, seleccione el comando Informes del menú Informe.

Se abrirá el sgte. cuadro de diálogo.

Los informes básicos están divididos en seis categorías. Escoja la categoría deseada y haga click en el botón Seleccionar.

Categoría Generales: Los informes de esta categoría le proporcionan una descripción de nivel superior del proyecto.

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o Resumen del proyecto: Resumen del número de tareas y recursos, el costo del proyecto, las fechas de comienzo y fin y la cantidad total de trabajo.

o Tareas de nivel superior: Lista de las tareas de nivel superior y tareas de resumen que muestra las fechas de comienzo y fin programadas, la duración, el porcentaje completado, el costo y el trabajo.

o Tareas críticas: Lista de tareas críticas que muestra las fechas de comienzo y fin programadas, y las predecesoras y sucesoras de cada tarea.

o Hitos: Lista de hitos ordenados por fecha de comienzo.o Días laborables: Lista de los tiempos de trabajo para cada día de la semana del

calendario base.

Haciendo click en el botón Modificar, podrá acceder al cuadro de diálogo que le permitirá cambiar las propiedades del texto de todo el informe o de alguna parte individual del mismo.

Categoría Actividades actuales: Estos informes proporcionan el estado de las tareas del proyecto.

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o Tareas sin comenzar: Lista de tareas que aún no han comenzado, su duración, tareas predecesoras, fechas de comienzo y fin, recursos y asignaciones, ordenados por fecha de comienzo.

o Tareas que comienzan pronto: Lista de las tareas que comienzan dentro del período de tiempo que especifique.

o Tareas en curso: Lista de las tareas que están actualmente en curso, donde se muestran los meses en los que se realizan las tareas.

o Tareas completadas: Lista de las tareas completadas donde se muestren los meses en los que se realizan las tareas.

o Tareas que deberían haber comenzado: Lista de las tareas que tendrían que haber comenzado en la fecha que especifique.

o Tareas pospuestas: Lista de las tareas que se han reprogramado para que finalicen después de las fechas de fin previstas.

Categoría Costos: Estos informes le ayudan a comparar los costos reales del proyecto con los costos presupuestados en el nivel de proyecto, tarea y recurso.

o Flujo de caja: Tabla que muestra los costos semanales por tarea. Puede modificar este informe y cambiar el período de tiempo.

o Presupuesto: Lista de tareas que muestra el costo presupuestado de cada tarea y la variación entre los costos presupuestados y los costos actuales.

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o Tareas con presupuesto sobrepasado: Lista de tareas cuyos costos exceden el costo previsto.

o Recursos con presupuesto sobrepasado: Lista de recursos cuyos costos exceden el costo previsto.

o Valor acumulado: Lista de tareas con los valores planeados, valores acumulados, costos actuales y variaciones, según el costo presupuestado y el costo real del trabajo realizado. Este informe le ayuda a mejorar la visibilidad del ajuste de las tareas al presupuesto del proyecto.

Categoría Asignaciones: Estos informes proporcionan información sobre los recursos del proyecto y sus asignaciones.

o Tareas y recursos humanos: Lista de recursos que muestra las tareas asignadas, el trabajo programado para cada tarea, las fechas de comienzo y fin y los detalles de recursos. Puede modificar este informe e incluir los detalles como notas y objetos.

o Tareas, recursos humanos y fechas: Lista de recursos que muestra las tareas asignadas y el trabajo diario programado para cada tarea.

o Lista de tareas pendientes: Lista de tareas con su duración, fechas de comienzo y fin y tareas predecesoras divididas por semana para el recurso que especifique.

o Recursos sobreasignados: Lista de recursos sobreasignados y de las tareas a las que están asignados.

Categoría Carga de trabajo: Estos informes le ayudarán a comprender la cantidad de trabajo de los recursos durante el proyecto en incrementos semanales.

o Uso de tareas: Lista de tareas y los recursos que tienen asignados y la cantidad de trabajo programado semanalmente.

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o Uso de recursos: Lista de recursos y sus tareas y la cantidad de trabajo programado semanalmente.

Informes personalizados: Los informes de esta categoría proporcionan una base para desarrollar sus propios informes básicos personalizados. Puede modificar los informes predeterminados o crear nuevos informes personalizados que satisfagan sus necesidades.

o Tarea: Utilice este tipo de informe personalizado para imprimir un informe que muestre la información de tareas.

o Recurso (materiales, de trabajo o ambos): Utilice este tipo de informe personalizado para imprimir un informe que muestre la información de recursos.

o Calendario mensual: Utilice este tipo de informe personalizado para imprimir una tabla que muestre los días laborables, las horas de trabajo y los tiempos de descanso para todos los calendarios base del proyecto.

o General: Utilice este tipo de informe personalizado para imprimir un informe en forma de tabla que muestre la información sobre tareas y recursos en filas y los incrementos de tiempo en columnas.

Seleccione el tipo de Informe y haga click en el botón Aceptar. Se abrirá el sgte. cuadro de diálogo.

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En la ficha Definición podrá establecer las características generales del informe. Haciendo click sobre el botón Texto, podrá cambiar las propiedades del texto de todo el informe o de alguna parte individual del mismo.

En la ficha Detalles, podrá seleccionar los datos que contendrá el informe, además de la presentación de los mismos.

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En la ficha Ordenar podrá seleccionar hasta tres criterios de ordenamiento para los datos del informe.

6.2. Imprimir un informe

Para imprimir un informe, seleccione el comando Informes del menú Informe.

Se abrirá el sgte. cuadro de diálogo.

Seleccione la categoría de informe que desee y, a continuación, haga click en el botón Seleccionar.

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Escoja el informe que desee imprimir. Opcionalmente, podrá personalizar la configuración predefinida, haciendo click en el botón Modificar, realice los cambios necesarios, haga click en el botón Aceptar, y después en Seleccionar.

Para cambiar la apariencia de las páginas de informes, haga click en el botón Configurar página, realice los ajustes necesarios y, a continuación, haga click en el botón Vista preliminar para revisar los cambios. Posteriormente, haga click en el botón Imprimir.

6.3. Informes Visuales

Los informes visuales permiten ver los datos del proyecto en informes de tabla dinámica de Microsoft Office Excel y en vistas de diagrama dinámico de Microsoft Office Visio Professional 2007. Estas vistas proporcionan una forma de elegir qué campos se mostrarán en un informe cuando se presente y permiten cambiar rápidamente la presentación del informe sin tener que volver a generarlo en Microsoft Office Project 2007.

Las plantillas de informes visuales están divididas en seis categorías:

Uso de tareas: Informe de flujo de efectivo Excel (gráfico de barras con cantidades de costo y costo acumulado ilustrados a lo largo del tiempo), Informe de valor acumulado a lo largo del tiempo Excel (gráfico que traza el costo real del trabajo realizado AC, el valor planeado y el valor acumulado a lo largo del tiempo).

Uso de recursos: Informe de flujo de efectivo Visio (diagrama que muestra los costos planeados y reales del proyecto a lo largo del tiempo divididos por tipo de recurso), Informe de disponibilidad de los recursos Visio (diagrama que muestra el trabajo y la disponibilidad restante de los recursos del proyecto, desglosados por tipo de recursos), Informe de resumen de costo del recurso Excel (gráfico circular que ilustra la división del costo de recursos entre los tres tipos de recursos: costo, material y de trabajo), Informe de disponibilidad de trabajo del recurso Excel (gráfico de barras con la capacidad total, de trabajo y disponibilidad restante de los recursos de trabajo ilustrados a lo largo del tiempo), Informe de resumen de trabajo del recurso Excel (gráfico de barras con la capacidad total, de trabajo, disponibilidad restante y trabajo real del recurso ilustrados en unidades de trabajo).

Uso de la asignación: Informe de costo previsto Excel (gráfico de barras con el costo previsto, planeado y real del proyecto ilustrados a través de tareas), Informe de línea de base Visio (diagrama del proyecto dividido por trimestres y, después, por tareas; compara el trabajo y costo planeados con el trabajo y costo previstos), Informe de trabajo previsto

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Excel (gráfico de barras con el trabajo previsto, planeado y real del proyecto ilustrados a través de tareas), Informe de costo presupuestado Excel (gráfico de barras con el costo presupuestado, previsto, planeado y real ilustrados a lo largo del tiempo), Informe de trabajo presupuestado Excel (gráfico de barras con el trabajo presupuestado, previsto, planeado y real ilustrados a lo largo del tiempo).

Resumen de tareas, del recurso y de la asignación: Resumen de tareas Informe de estado de tareas críticas Visio (diagrama que muestra el trabajo y el trabajo restante tanto de tareas críticas como no críticas; la barra de datos indica el porcentaje de trabajo completado), Resumen de tareas Informe de estado de la tarea Visio (diagrama del trabajo y del porcentaje de trabajo completado para las tareas del proyecto, con símbolos que indican cuándo el trabajo previsto excede el trabajo, cuándo el trabajo previsto es igual al trabajo y cuándo el trabajo excede el trabajo previsto), Resumen del recurso Informe de trabajo restante del recurso Excel (gráfico de barras con el trabajo restante y el trabajo real de cada recurso de trabajo, ilustrados con unidades de trabajo), Resumen de la asignación Informe de estado de los recursos Visio (diagrama de los valores de trabajo y costos de cada uno de los recursos del proyecto).

Para crear un informe visual mediante una plantilla, siga el procedimiento descripto a continuación.

Seleccione el comando Informes visuales del menú Informe.

Aparecerá el sgte. cuadro de diálogo.

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En la ficha Todas, haga click en el informe que desee crear. Si no figura el informe que desea crear, active la casilla de verificación Incluir plantillas de informes desde y haga click en el botón Modificar para buscar la ubicación que contiene el informe.

Si desea cambiar el nivel de datos de uso incluidos en el informe, seleccione Años, Trimestres, Meses, Semanas o Días en la lista correspondiente.

Haga click en el botón Ver para generar el informe y abrirlo en Excel o Visio.

Para modificar una plantilla de informe visual existente, prosiga de la siguiente forma.

Seleccione el comando Informes visuales del menú Informe. En la ficha Todas, seleccione el informe que desee modificar. Haga click en el botón Editar plantilla. En el cuadro de diálogo Informes visuales, sección Seleccionar campos, seleccione los

campos que desee agregar o quitar del informe y, a continuación, haga click en el botón Agregar, Quitar o Quitar todo para mover los campos entre los cuadros Campos disponibles y Campos seleccionados o entre los cuadros Campos personalizados disponibles y Campos personalizados seleccionados.

Haga click en el botón Editar plantilla para crear el informe con la lista de campos modificada.

Para crear una nueva plantilla de informe visual, siga el procedimiento descripto a continuación.

Seleccione el comando Informes visuales del menú Informe. Haga click en el botón Plantilla nueva.

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En la sección Seleccionar aplicación, seleccione la aplicación deseada. En la sección Seleccionar tipo de datos, escoja el tipo de datos que desee utilizar en el

informe. Haga click en el botón Selector de campos. Seleccione los campos que desee agregar al informe. Haga click en el botón Agregar para moverlos al cuadro Campos seleccionados. Cuando termine de crear el informe visual, podrá guardarlo en la ubicación que desee.

7. Asignación de costos

7.1. Crear el presupuesto del proyecto

Para crear un presupuesto para el proyecto, deben realizarse cinco procesos: Crear los recursos de presupuesto que representan el presupuesto general del proyecto,

incluidos los recursos de presupuesto para costos, trabajo y materiales.o En la hoja de recursos, cree los recursos que va a utilizar como recursos de

presupuesto del proyecto.o Para cada recurso de presupuesto, abra el cuadro de diálogo Información del

recurso haciendo doble click sobre el mismo.o Seleccione el tipo de recurso de presupuesto y active la casilla de verificación

Presupuesto.

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o Haga click en el botón Aceptar. Asignar los recursos de presupuesto a la tarea de resumen del proyecto.

o Para visualizar la tarea resumen del proyecto, seleccione la ficha Vista del cuadro de diálogo presentado por el comando Opciones del menú Herramientas.

o En la sección Opciones del esquema, active la opción Mostrar tarea de resumen del proyecto.

o Haga click en el botón Aceptar.

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o Seleccione la tarea de resumen del proyecto y, a continuación, asigne los recursos de presupuesto creados.

Especificar valores para los recursos de presupuesto.o Seleccione la vista Uso de recursos del menú Ver.o Inserte las columnas de campos Costo presupuestado y Trabajo presupuestadoo En la fila de la tarea de resumen del proyecto, especifique los valores de los

presupuestos de costo y trabajo.o Si le es conveniente, puede especificar los importes de costo de trabajo y

presupuesto para un período de tiempo específico en la parte de fase temporal de la vista. (Para ello seleccione el comando Estilos de detalle del menú Formato y posteriormente, seleccione el campo Costo presupuestado de la lista Campos disponibles. Luego haga click en el botón Mostrar. Repita estos pasos para mostrar el campo Trabajo Presupuestado).

o Especifique valores de presupuesto para cada período de tiempo. Recuerde que sólo podrá especificar valores para la tarea de resumen del proyecto.

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Clasificar los costos de los recursos según el tipo de presupuesto (deberá crear un campo de texto personalizado que contenga palabras o frases que identifican cada tipo de presupuesto).

o Seleccione la opción Campos del comando Personalizar en el menú Herramientas.

Se abrirá el sgte. cuadro de diálogo.

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o En la sección Campo, seleccione la opción Recurso y, a continuación, en la lista Tipo, haga click en Texto1

o Haga click en el botón Cambiar nombre para identificar la categoría de presupuesto que desea agrupar.

o Seleccione la opción Aplicar a menos que se indique manualmente y, a continuación, haga click en el botón Aceptar.

o Agregue el campo de texto del recurso personalizado a la vista Hoja de recursos.o En la vista Hoja de recursos, para cada recurso (incluidos los recursos de

presupuesto), escriba una palabra o frase que identifique el tipo de presupuesto de ese recurso.

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Agrupar los recursos para compararlos con el presupuesto general definido para el proyecto.

o Seleccione la vista Uso de recursos del menú Ver.o Seleccione la opción Personalizar Agrupar por del comando Agrupar por en el

menú Proyecto. Se abrirá el sgte. cuadro de diálogo.

o En la columna Nombre de campo, seleccione el nombre del campo de texto que personalizó anteriormente. Los recursos se agruparán por tipo de presupuesto.

7.2. Asignar costos

Microsoft Project administra los distintos tipos de costos de maneras diferentes, dependiendo del tipo de recurso. Los tipos de costo que le permitirá especificar y controlar son Costo basado en tasas (costo que se calcula en función de las tasas de pago especificadas para un recurso y la

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cantidad de trabajo realizado por ese recurso), Costo por uso (tarifa fija por el uso de un recurso que se puede aplicar en lugar de, o además de, una variable), Costo fijo (costo establecido para una tarea que permanece constante, independientemente de la duración de la tarea o del trabajo realizado por un recurso.), Recurso de costo (no depende de la cantidad de trabajo de una tarea o de la duración de una tarea, permite acumular costos puntuales o periódicos que pertenecen a una tarea), Recurso de presupuesto (se utiliza para controlar el dinero, trabajo o material que financia a un proyecto; sólo pueden aplicarse al nivel de proyecto mediante la asignación de un recurso de presupuesto a la tarea de resumen del proyecto).

La acumulación de los costos asignados puede realizarse al comenzar la tarea (comienzo), al finalizarla (fin) o prorrateada en el tiempo de ejecución de la misma (prorrateo).

Para los recursos de trabajo, el costo por uso se acumula cada vez que se utiliza el recurso. Para los recursos materiales, el costo por uso se acumula sólo una vez.

Para especificar las tasas de costo para un recurso de trabajo, deberá proceder de la sgte. forma.

Seleccione la vista Hoja de recursos del menú Ver. En el campo Nombre del recurso, seleccione un recurso o escriba el nombre de un nuevo

recurso. En la ficha Costos del cuadro de diálogo Información del recurso, especifique las Tasas

estándar y horas extra para el recurso.Podrá especificar varias tasas estándar y tasas de horas extra para cada recurso. Si los valores varían en el tiempo, en la misma tabla de costos (por ej. A) especifique las diferentes tasas y la fecha a partir de la cual se va a hacer efectiva cada una.

Si desea aplicar diferentes tasas, para el mismo recurso, para ser asignadas a distintas tareas, especifíquelas en diferentes tablas de costo.

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Para especificar un costo por uso para un recurso de trabajo, deberá indicarlo en el campo Costo por Uso. Al igual que para las tasas estándar y horas extra, puede especificar más de un Costo por Uso para el mismo recurso.

Para asignar un costo fijo a una tarea o al el proyecto, deberá seguir el procedimiento descripto a continuación.

Seleccione la vista Diagrama de Gantt del menú Ver. Seleccione la Tabla Costo. Seleccione la tarea para la que desea especificar un costo fijo. En el campo Costo fijo, ingrese el valor correspondiente.

Para asignar un costo fijo a todo el proyecto, deberá hacerlo en la tarea resumen del proyecto.

Para especificar costos para un recurso de costo, deberá asignarlo a la tarea correspondiente, para luego, especificar los costos de la asignación.

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Para asignar una tasa para un recurso de tipo material, proceda de igual manera que al especificar una tasa estándar para un recurso de trabajo. Microsoft Project, calculará el costo dependiendo de la cantidad de unidades del material que se haya asignado a la tarea.

Para especificar un costo por uso para un recurso de tipo material, proceda de igual modo que al asignar un costo por uso para un recurso de trabajo.

Cuando ha cargado más de una tabla de costos para un recurso de tipo material o trabajo, puede cambiar las tasas de ese recurso para cualquier asignación utilizando una tabla de tasas de costo diferente. Para esto, seleccione la vista Uso de tareas, escoja el recurso que está asignado a la tarea y, a continuación, haga doble click sobre el mismo. Se abrirá el sgte. cuadro de diálogo.

En la lista Tabla de tasas de costo, seleccione la que corresponda aplicar a la tarea.

De forma predeterminada, Microsoft Project, calcula el trabajo necesario para completar una tarea mediante la tasa estándar de cada recurso asignado. No calcula el costo de las horas de trabajo adicionales aplicando las tasas de horas extra hasta que especifiquen como trabajo de horas extra. Para esto, seleccione la vista Uso de tareas del menú Ver, escogiendo la Tabla Trabajo. Posteriormente, inserte la columna Trabajo de horas extra y, a continuación, ingrese la cantidad de horas extra a la asignación correspondiente.

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7.3. Seguimiento de costos

Después de haber establecido la línea base del proyecto (planes originales del proyecto [hasta 11 por proyecto] que se utilizan para el seguimiento del progreso durante la ejecución del proyecto. El plan de línea base es una instantánea de la programación en el momento de guardar la línea base e incluye información sobre tareas, recursos y asignaciones), puede comenzarse el seguimiento de los costos del proyecto, a medida que el mismo se va ejecutando. Podrá ver el estado de los costos seleccionando la vista Uso de tareas, Tabla Costos.

8. Esquemas

8.1. Estructura de Descomposición del Trabajo (EDT)

Los códigos de estructura de descomposición del trabajo (EDT) son códigos alfanuméricos que identifican el lugar único de cada tarea en la estructura de esquema del proyecto. Los códigos EDT se utilizan para informar sobre programaciones y para realizar un seguimiento de los costos.

Microsoft Office Project ofrece la posibilidad de trabajar con dos tipos de códigos EDT: números de esquema y códigos EDT personalizados.

Microsoft Project calcula automáticamente un número de esquema para cada tarea según la numeración de la estructura de esquema de la lista de tareas. Por ejemplo, si la primera tarea de la lista de tareas tiene el número 1, y consta de tres subtareas, éstas se numeran como 1.1, 1.2 y 1.3.

Los números de esquema sólo contienen números y pueden modificarse. Cambian automáticamente al subir o bajar una tarea en la lista de tareas o al aplicar o quitar una sangría a las tareas.

Los códigos EDT personalizados se registran en el campo Código EDT de la ficha Avanzado del cuadro de diálogo Información de la tarea. Cada nivel de un código EDT personalizado representa un nivel de esquema en la lista de tareas. Podrá utilizar un formato especial para cada nivel del código, y cada nivel se mostrará en el código con arreglo a la jerarquía de tareas, tareas de resumen y subtareas.

Para definir códigos de esquema EDT personalizados, siga el procedimiento descripto a continuación.

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Seleccione una vista de hoja En el menú Ver Seleccione la opción Definir código del comando EDT en el menú Proyecto.

Se abrirá el sgte. cuadro de diálogo.

Escriba un prefijo de código específico del proyecto en el cuadro Prefijo del código del proyecto.

Para especificar la cadena de código para las tareas de primer nivel, en la primera fila de la columna Secuencia, seleccione el tipo de carácter que desea usar para este nivel (Números, Mayúsculas, Minúsculas, Caracteres desordenados).

En la columna Longitud, escriba o seleccione el número de caracteres para cada nivel de la cadena de código. Podrá especificar el número exacto de caracteres o seleccionar “Cualquiera” para permitir cualquier número de caracteres para ese nivel de código.

En la columna Separador, escriba o seleccione un carácter para separar la cadena de código de un nivel de la cadena de código del siguiente nivel. Si no desea utilizar un caracter de separación entre los niveles de código, elimine el caracter de separación en el campo.

Especifique una cadena de código para cada nivel de subtareas del esquema. Si no desea que Project asigne automáticamente un código EDT cada vez que especifica una

nueva tarea, desactive la casilla de verificación Generar código EDT para la nueva tarea. Para permitir el uso del mismo código EDT para varias tareas, desactive la casilla de

verificación Verificar exclusividad de los nuevos códigos EDT.

Para cambiar la numeración de los códigos EDT de todas las tareas o de algunas de ellas, deberá proceder de la siguiente forma.

Seleccione una vista de Hoja en el menú Ver. Seleccione las tareas cuya numeración desea cambiar.

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Para cambiar la numeración de los códigos EDT de todas las tareas, no seleccione ninguna tarea.

Seleccione la opción Cambiar numeración del comando EDT en el menú Proyecto. Aparecerá el sgte. cuadro de diálogo.

Seleccione la opción deseada. Haga click en el botón Aceptar.

Para visualizar el código EDT del proyecto, seleccione una vista de hoja e inserte la columna EDT.

Si desea crear una tabla de consulta para un código de esquema, seleccione la opción Más tablas, del comando Tabla en el menú Ver.

Aparecerá el sgte. cuadro de diálogo.

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En él podrá seleccionar la acción que desee (crear, modificar o copiar una tabla). También podrá ingresar al Organizador (comando del menú Herramientas).

8.2. Filtros

Los filtros le permitirán mostrar sólo la información que desea y ocultar el resto.

La aplicación de un filtro no elimina la información del proyecto. Cuando se aplica un filtro, los datos no se vuelven a calcular en función de los elementos filtrados.

Además de los filtros estándar, Microsoft Project proporciona autofiltros, visibles en cualquier vista de hoja. Cada campo de una vista de hoja tiene su propio autofiltro.

Por defecto, los autofiltros están desactivados, pero puede activarlos en cualquier momento.

Para activar los autofiltros en una vista de hoja, seleccione la opción Autofiltro del comando Filtro para en el menú Proyecto.

Con el autofiltro, Se pueden aplicar filtros en más de un campo.

Los filtros comunes al autofiltro de todos los campos son Todo y Personalizado. Al hacer seleccionar Todo (valor predeterminado), quitará todos los criterios de filtro de ese campo. Al seleccionar Personalizado, creará su propio filtro para ese campo.

Podrá aplicar hasta dos condiciones de filtro a un campo mediante un autofiltro personalizado.

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Para desactivar los autofiltros, haga click de nuevo en Autofiltro.

Para filtrar una vista podrá usar los filtros proporcionados por Microsoft Project, crear un nuevo filtro o modificar uno existente.

Para aplicar o quitar un filtro deberá seguir los pasos descriptos a continuación.

Seleccione el comando Filtro para del menú Proyecto y, a continuación, haga click en el filtro que desea aplicar. Para aplicar un filtro que no figura en la lista o para aplicar un filtro de resaltado, haga click en Más filtros.

Si aplica un filtro interactivo, escriba los valores solicitados y, a continuación, haga click en Aceptar.

Para desactivar un filtro, haga click en el comando Todas las tareas o en Todos los recursos en el cuadro Filtro de la barra de herramientas, según si el filtro se aplica a una vista de tareas o de recursos.

Para crear un filtro personalizado, deberá seguir los pasos descriptos a continuación.

Seleccione el comando Filtro para del menú Proyecto y, a continuación, haga click en Más filtros. Aparecerá el sgte. cuadro de diálogo.

Para crear un filtro de tareas, seleccione Tarea, para crear un filtro de recursos, seleccione Recurso y, luego, haga click en el botón Nuevo.

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Si desea que el filtro aparezca como opción en Filtro para del menú Proyecto, active la casilla de verificación Visible en el menú.

En la columna Y/O, seleccione Y para mostrar las filas de la vista que satisfacen ambas condiciones y O, para mostrar las filas de la vista que satisfacen una condición u otra.

En la columna Nombre de campo, seleccione el campo que desea filtrar. En la columna Criterio, seleccione el operador que desea utilizar para comparar el valor con

el campo seleccionado. En la columna Valores, seleccione o escriba los valores con los que desea realizar la

comparación. Para agregar varios criterios a un filtro, rellene varias filas de la tabla de criterios. Si desea que el filtro muestre las filas de resumen de los resultados del filtrado, active la

casilla de verificación Mostrar filas de resumen relacionadas.

Tenga en cuenta que no podrá aplicar filtros de tareas a vistas de recursos ni filtros de recursos a vistas de tareas.

Si especifica tres o más criterios en un grupo de expresiones, las instrucciones Y se evaluarán antes que las instrucciones O. Sin embargo, en varios grupos de expresiones, las condiciones se evalúan en el orden en que aparecen.

Para agrupar los criterios de forma que se evalúen en forma conjunta y no con otros criterios, deje una línea en blanco entre los grupos de criterios y, a continuación, seleccione un operador en la columna Y/O de la fila en blanco.

Si escribe un valor con el criterio Igual a o Diferente de para un filtro, puede utilizar comodines los comodines “?” (cualquiera sea el carácter) y “*” cualesquiera sean los caracteres. El Nombre de campo especificado debe contener un valor de texto, como Nombre, en lugar de un valor numérico, como Duración.

Para modificar un filtro existente, proceda como se indica a continuación.

Seleccione el comando Filtro para del menú Proyecto y, a continuación, haga click en Más filtros. Aparecerá el sgte. cuadro de diálogo.

Para modificar un filtro de tareas, seleccione Tarea, para modificar un filtro de recursos, seleccione Recurso y, luego, haga click en el botón Modificar.

Modifique la configuración del filtro mediante los controles del cuadro de diálogo Definición de filtro.

Mediante el cuadro de diálogo Definición de filtro, podrá también copiar un filtro y acceder al Organizador (comando del menú Herramientas).

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8.3. Ordenamiento de registros

Para ordenar los registros de una vista, deberá seleccionar un criterio de ordenamiento del comando Ordenar en el menú Proyecto.

Si el criterio de ordenamiento que necesita no se encuentra entre las opciones, entonces seleccione la opción Ordenar por del comando Ordenar en el menú Proyecto. Se abrirá el sgte. cuadro de diálogo.

Ud. podrá seleccionar hasta tres criterios de ordenamiento (en forma ascendente o descendente). Indique si se deben volver a numerar los identificadores de tareas permanentemente (el identificador exclusivo de la tarea no cambia; para reenumerar tareas también se debe activarse la casilla de verificación Conservar la estructura del esquema), según el ordenamiento y si desea conservar la estructura del esquema (las subtareas conservan sus tareas de resumen, los recursos conservan sus proyectos y las asignaciones, sus recursos).

8.4. Agrupación de registros

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Podrá utilizar los grupos propuestos por Microsoft Project para clasificar y registrar información del proyecto de formas distintas. Los grupos permiten también ver información resumida de las tareas o asignaciones en las vistas de hoja.

Para agrupar tareas o recursos por un solo criterio, deberá proceder de la siguiente forma.

Seleccione la vista deseada (para agrupar tareas, escoja entre Diagrama de Gantt, Hoja de tareas, Uso de tareas o Diagrama de red; para agrupar recursos, escoja una vista de hoja de recursos).

Seleccione el grupo deseado del comando Agrupar por en el menú Proyecto.

Para agrupar tareas o recursos según varios criterios, deberá seguir los pasos descriptos a continuación.

Seleccione la vista deseada (para agrupar tareas, escoja entre Diagrama de Gantt, Hoja de tareas, Uso de tareas o Diagrama de red; para agrupar recursos, escoja una vista de hoja de recursos).

Seleccione la opción Más grupos del comando Agrupar por en el menú Proyecto. Se abrirá el sgte. cuadro de diálogo.

Seleccione Tareas o Recursos y, a continuación, escoja un criterio de agrupación y, haga click en el botón Modificar. Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo, en el que podrá incorporar los diferentes criterios.

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Para crear una nueva agrupación utilizando más de un criterio, deberá seguir los pasos descriptos a continuación.

Seleccione la vista deseada (para agrupar tareas, escoja entre Diagrama de Gantt, Hoja de tareas, Uso de tareas o Diagrama de red; para agrupar recursos, escoja una vista de hoja de recursos).

Seleccione la opción Más grupos del comando Agrupar por en el menú Proyecto. Se abrirá el sgte. cuadro de diálogo.

Seleccione Tareas o Recursos y, a continuación, escoja un criterio de agrupación y, haga click en el botón Nuevo. Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo, en el que podrá incorporar los diferentes criterios.

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En Nombre, escriba el nombre que desea y, luego escoja los criterios de agrupación que necesita.

Para agrupar asignaciones, en los dos procedimientos anteriores, deberá activar la casilla de verificación Agrupar las asignaciones, no las tareas o Agrupar las asignaciones, no los recursos.

Mediante el cuadro de diálogo Más grupos, también podrá copiar agrupaciones y acceder al Organizador (comando del menú Herramientas).

Para crear una agrupación personalizada, seleccione la opción Personalizar Agrupar por del comando Agrupar por en el menú Proyecto.

9. Seguimiento del Proyecto

9.1. Línea base. Plan provisional

Antes de realizar el seguimiento de su programación, deberá definir una línea de base (planes originales del proyecto [hasta 11 por proyecto] que se utilizan para el seguimiento del progreso durante la ejecución del mismo. El plan de línea base es una instantánea de la programación en el momento de guardar la línea base e incluye información sobre tareas, recursos y asignaciones.). Podrá, entonces, compararla, más adelante, con la programación actualizada del proyecto. A medida que avance el proyecto, necesitará, también, guardar periódicamente un plan provisional (conjunto de fechas de comienzo y de finalización de tareas que puede guardar en determinadas etapas del proyecto). Podrá, luego, comparar un plan provisional con el plan de línea base o actual para controlar el progreso o el atraso del proyecto. Microsoft Project permite guardar hasta 10 planes provisionales.

Una línea de base es un grupo de, aproximadamente, 20 puntos de referencia principales (en cinco categorías: previsiones de fechas de inicio, fechas de finalización, duraciones, trabajo y costos) que puede definir para registrar el plan de proyecto original una vez finalizado y depurado. Conforme

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avanza el proyecto, puede definir otras líneas de base (hasta un total de 11 para cada proyecto) para medir los cambios realizados en el plan.

Como la línea de base proporciona los puntos de referencia con los se compara el avance real del proyecto, ésta debe incluir los cálculos de duración de las tareas, las fechas de comienzo y finalización, los costos y otras variables del proyecto que desee supervisar. Ud. podrá modificar o rediseñar la línea de base en cualquier momento del proyecto.

Un plan provisional es un conjunto de datos actuales del proyecto que se guarda una vez que comienza el proyecto, y que puede comparar con la línea de base para evaluar la marcha del proyecto. Un plan provisional sólo contiene dos tipos de información: las fechas de comienzo y las fechas de finalización actuales de las tareas.

Para definir una línea de base, deberá proceder de la siguiente manera.

Seleccione la vista de Diagrama de Gantt. Si desea definir una línea de base para tareas específicas, selecciónelas, incluiyendo las

subtareas y las tareas de resumen. Seleccione la opción Establecer línea de base del comando Seguimiento en el menú

Herramientas.

Aparecerá el sgte. cuadro de diálogo.

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Seleccione Establecer línea de base y, a continuación, escoja la línea de base que desea definir.

Para definir la línea de base para todos los datos del proyecto, seleccione Proyecto completo en Para. Para definir la línea de base sólo para las tareas que ha seleccionado en la vista Diagrama de Gantt, escoja Tareas seleccionadas.

En Resumir líneas de base, seleccione el modo en que desea resumir los datos de la línea (Para todas las tareas de resumen: los datos de línea de base actualizados de las tareas seleccionadas se resumirán en las tareas de resumen correspondientes; De subtareas a tareas de resumen seleccionadas los datos de línea de base de las tareas de resumen seleccionadas se actualizarán para reflejar la supresión de subtareas y las tareas agregadas para las que ha guardado previamente valores de línea de base).

Para definir un plan provisional, ejecute el sgte. procedimiento.

Seleccione la vista de Diagrama de Gantt. Si desea definir una línea de base para tareas específicas, selecciónelas, incluyendo las

subtareas y las tareas de resumen. Seleccione la opción Establecer línea de base del comando Seguimiento en el menú

Herramientas. Seleccione Establecer plan provisional y, a continuación, escoja la línea de base que desea

definir. En el cuadro Copiar, seleccione los valores de comienzo y finalización o línea de base que

desea guardar. En el cuadro En, escoja el nombre del plan provisional en el que desea copiar los valores. Seleccione Proyecto completo o Tareas seleccionadas para guardar la programación que

desee.

Si después de definir una línea de base o un plan provisional cambia el plan inicial, puede actualizar los datos guardados, de la siguiente manera.

Seleccione la vista de Diagrama de Gantt. Si desea actualizar una línea de base o plan provisional para tareas específicas,

selecciónelas, incluyendo las subtareas y las tareas de resumen.

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Seleccione la opción Establecer línea de base del comando Seguimiento en el menú Herramientas.

Si desea actualizar una línea de base, seleccione Establecer línea de base y, a continuación, escoja la línea de base que desea actualizar. Si va a actualizar un plan provisional, seleccione Establecer plan provisional, luego, en la lista Copiar, seleccione los datos que va a copiar y en la lista En, haga click en el plan provisional que desea actualizar.

Para actualizar los datos de línea de base o provisionales para todo el proyecto, haga click en Proyecto completo. Para actualizar los datos de línea de base o provisionales sólo para las tareas que ha seleccionado en la vista Diagrama de Gantt, haga click en Tareas seleccionadas.

En Resumir líneas de base, seleccione el modo en que desea resumir los datos de línea de base actualizados.

Haga click en Aceptar. Cuando se le pregunte si desea sobrescribir los datos guardados existentes, haga click en Sí.

Una vez definidos los datos de línea de base y provisionales, puede compararlos con los datos previstos y reales para comparar el proyecto con los objetivos iniciales.

Para ver la información de línea de base del proyecto simultáneamente con los datos previstos actuales, los datos reales y la variación seleccionando el comando Información del proyecto del menú Proyecto, haciendo click en el botón Estadísticas.

Podrá comparar los datos de línea de base y los datos programados de dos maneras:

Para ver los datos de variación en una vista de hoja, en el menú Ver, elija Tabla y, a continuación, haga click en Variación.

Para ver los datos de variación en forma de gráfico en la vista Gantt de seguimiento, en el menú Ver, seleccione la vista Gantt de seguimiento.

En la tabla Variación se mostrarán las fechas de comienzo y finalización de los datos programados y los datos de línea de base, lo que le permite evaluar cómo debería progresar el proyecto (línea de base) frente a cómo progresa en realidad (real).

Comparar varias líneas de base

Para ver la información de seguimiento de varias líneas de base, deberá utilizar la vista Gantt con varias líneas de base.

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9.2. Comparación de dos versiones de un proyecto

Microsoft Project proporciona la utilidad Comparar versiones de un proyecto para revisar las diferencias entre la versión actual y una versión anterior del mismo, en un informe detallado. Las distintas versiones deberán tener diferentes nombres de archivo.

Para realizar la comparación, prosiga como se detalla a continuación.

Haga click en el botón Comparar versiones de un proyecto de la barra de herramientas Comparar versiones de un proyecto.

Aparecerá el sgte. cuadro de diálogo

Elija las versiones del proyecto que desea comparar (Versión 1: más antigua y Versión 2: más reciente).

Seleccione las tablas que desea utilizar en la comparación en las listas Tabla de tareas y Tabla de recursos.

Haga click en el botón Aceptar.

Después de estos pasos, se creará un proyecto temporal donde se muestran las tareas y los recursos de ambas versiones. Para conservar el informe y consultarlo más adelante, guárdelo.

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9.3. Actualización de la fecha de estado

Si especifica la información del progreso, los datos reales y trabajo restante (Trabajo restante = Trabajo - Trabajo real.) se programan en torno a la fecha actual. La información del valor acumulado también se calcula para la fecha actual. Ud. podrá cambiar la fecha de estado para especificar o ver la información de progreso en otra fecha. Para hacerlo siga los pasos descriptos a continuación.

Seleccione el comando Información del proyecto del menú Proyecto. En el cuadro Fecha de estado, escriba o seleccione la fecha deseada. Para quitar la fecha de

estado, escriba NOD.

Cuando especifica el progreso como porcentaje completado o trabajo real hasta la fecha, Microsoft Project usa la fecha de estado para determinar dónde situar el trabajo real y dónde programar el trabajo restante. Ud. podrá modificar la configuración predeterminada del uso de la fecha de estado para situar el trabajo real y el trabajo restante, en particular cuando se completan las asignaciones antes o después de lo programado, seleccionando las opciones deseadas en la ficha Cálculo del cuadro de diálogo Opciones del menú Herramientas.

Algunos costos de valor acumulado se calculan a la fecha de estado.

Si utiliza líneas de progreso para mostrar la información de progreso, podrá mostrar las líneas de progreso para la fecha de estado, fecha actual o intervalos regulares. Active la casilla de verificación Las modificaciones de los porcentajes completados se extienden a la fecha de estado en la ficha

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Cálculo (comando Opciones del menú Herramientas). Esta configuración le asegurará que Microsoft Project extiende uniformemente el trabajo informado por el porcentaje completado a la fecha de estado.

9.4. Líneas de Progreso Una línea de progreso es una representación visual del progreso del proyecto mostrada en la vista Diagrama de Gantt. Las líneas de progreso conectan las tareas en curso, creando un gráfico en el diagrama de Gantt que indica el trabajo que va por detrás de lo programado y picos para representar el trabajo que va por delante de lo previsto.

Para establecer las líneas de progreso, proceda de la sgte. forma.

Seleccione la vista Diagrama de Gantt. Seleccione la opción Líneas de progreso del comando Seguimiento en el menú

Herramientas.

Se abrirá el sgte. cuadro de diálogo.

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En la ficha Fechas e intervalos podrá establecer las preferencias sobre la forma en que desea mostrar las fechas e intervalos con líneas de progreso. Ud. podrá optar por

o Sección Mostrar siempre la línea de progreso actual: Active la casilla de verificación para mostrar siempre una línea de progreso actual. Fecha de estado del proyecto mostrará la línea de progreso actual en la fecha de estado del proyecto. Si no se ha establecido ninguna fecha de estado del proyecto, la línea de progreso se muestra en la fecha actual. Fecha actual: mostrará la línea de progreso actual en la fecha actual.

o Sección Mostrar líneas de progreso a intervalos repetitivos: Active la casilla de verificación para Mostrar líneas de progreso a intervalos repetitivos. Podrá elegir intervalos diarios, semanales o mensuales.

o En Comenzar, podrá optar por Al comenzar el proyecto para especificar que desea mostrar líneas de progreso a partir de la fecha de comienzo del proyecto o establecer fecha específica.

o Sección Mostrar las líneas de progreso seleccionadas: Active esta casilla de verificación y, a continuación, escriba las fechas en la lista Fechas de la línea de progreso para especificar fechas para las cuales mostrar líneas de progreso.

o Botón Eliminar: permite quitar una fecha seleccionada de la lista Fechas de la línea de progreso.

o Sección Mostrar líneas de progreso en relación con el: Seleccione Plan real para mostrar las líneas de progreso en relación con el plan real o Plan para mostrar las líneas de progreso en relación con el plan previsto.

9.5. Seguimiento de tareas

Si tiene tareas en el proyecto que se han completado según programación, puede actualizarlas todas rápidamente a completadas al 100% para la fecha actual, una fecha de estado o una fecha que especifique. Puede seleccionar hasta 10 tareas a la vez. Para esto siga los pasos descriptos a continuación.

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Actualizar tareas completadas al 100% para la fecha actual o fecha de estado

Seleccione la vista Diagrama de Gantt. Si desea actualizar sólo algunas tareas del proyecto, seleccione hasta un máximo de 10

tareas. Si desea Haga click en el botón 100% completado en la barra de herramientas Seguimiento para

completarlas a la fecha actual o fecha de estado.

Para completar las tareas a una fecha específica deberá seleccionar la opción Actualizar Proyecto del comando Seguimiento en el menú Herramientas. Se abrirá el sgte. cuadro de diálogo.

Seleccione Actualizar trabajo completado al y, a continuación, escriba o seleccione la fecha específica. Haga click en Sólo al 0% o al 100%. Si está actualizando tareas específicas, haga click en Tareas seleccionadas. Si está actualizando todas las tareas del proyecto, haga click en Proyecto completo.

Si en su proyecto se presentan varias tareas que se desarrollan actualmente o que se completaron según lo programado, puede actualizar rápidamente el porcentaje completado programado para la fecha actual, una fecha de estado o una fecha que especifique. Para esto, siga los pasos descriptos a continuación.

Seleccione la vista Diagrama de Gantt. Si desea actualizar sólo algunas tareas del proyecto, seleccione hasta un máximo de 10

tareas. Si desea actualizar las tareas al porcentaje completado programado para la fecha actual o

fecha de estado, haga click en Actualizar según programación en la barra de herramientas Seguimiento.

Si desea actualizar las tareas al porcentaje completado programado para una fecha específica seleccione la opción Actualizar proyecto del comando Seguimiento del menú

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Herramientas, luego, seleccione Actualizar trabajo completado al y, a continuación escriba o seleccione la fecha para la que desea la actualización. Posteriormente, seleccione Por porcentaje completado.

Si está actualizando tareas específicas, haga click en Tareas seleccionadas. Si está actualizando todas las tareas del proyecto, haga click en Proyecto completo.

Para reprogramar el trabajo que aún no ha sido realizado, siga el procedimiento descripto a continuación.

Seleccione la vista Diagrama de Gantt. Si desea reprogramar sólo algunas tareas del proyecto, seleccione hasta un máximo de 10

tareas. Seleccione la opción Actualizar proyecto del comando Seguimiento del menú

Herramientas. En el cuadro de diálogo Actualizar Proyecto, seleccione Reprogramar trabajo restante para que empiece después de e ingrese o seleccione la fecha a partir de la cual desea que se efectúe la reprogramación.

Si está reprogramando tareas específicas, haga click en Tareas seleccionadas. Si está reprogramando todas las tareas del proyecto, haga click en Proyecto completo.

9.6. Seguimiento de recursos

La forma más efectiva de medir el progreso del trabajo de los recursos es lograr el equilibrio de la carga de trabajo de cada uno y controlar el progreso de las tareas. Podrá realizar el seguimiento, reuniendo información de los recursos e ingresando manualmente los datos reales (por ej., Horas extra).

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10. Administración de varios proyectos

10.1. Crear y administrar dependencias entre proyectos.

Las dependencias entre proyectos brindan una manera de indicar cómo un proyecto depende de la finalización de las entregas de otro proyecto para obtener un resultado correcto. Al establecer las dependencias entre proyectos, puede documentar y realizar el seguimiento de proyectos sin necesidad de desplazamientos de la programación.

Para configurar dependencias entre proyectos deberá definir las entregas, para luego configurar las dependencias de esas entregas en otros proyectos.

Si un proyecto es dependiente de alguna forma de otro proyecto, y la dependencia no está necesariamente unida a una tarea específica, use las dependencias entre proyectos para identificar exactamente cuál es el aporte de cada proyecto a la relación.

El campo Tipo de entrega de una tarea contendrá un 1 si la tarea tiene una entrega asociada, un 2 si la tarea tiene una dependencia entre proyectos asociada o un 0 si la tarea no posee entregas ni dependencias entre proyectos asociadas.

Para identificar las entregas del proyecto, siga los pasos descriptos a continuación.

Seleccione el comando Administrar resultados del menú Colaborar. En el panel Entregas, seleccione Agregar nueva entrega. Para indicar que la entrega es producto de una tarea específica, selecciónela y, luego,

active la casilla de verificación Vincular a tarea seleccionada, en Vincular a tareas del proyecto en el panel Agregar entrega. Si la entrega no está conectada a una tarea específica, desactive la casilla de verificación Vincular a tarea seleccionada.

En Detalles de la entrega, escriba un título para la entrega en el cuadro Título. En el cuadro Comienzo, especifique la fecha en la que estará disponible la entrega. Ingrese la fecha de finalización de la entrega en el cuadro Fin. Haga click en el botón Listo.

También podrá modificar o eliminar una entrega.

Cuando una entrega del plan del proyecto no está sincronizada con el servidor, se muestra un signo de exclamación a la izquierda del nombre de la entrega en el panel Entregas.

En algunas circunstancias, las entregas de una copia local de un plan del proyecto pueden no estar sincronizadas con el servidor.

Para configurar dependencias de las entregas en otros proyectos, prosiga de la siguiente forma.

Seleccione el comando Administrar dependencias en los resultados del menú Colaborar. En el panel Dependencia, haga click en Agregar nueva dependencia. En el panel Agregar dependencia, en Proyecto dependiente, seleccione un proyecto en la

lista desplegable. En Seleccionar entrega, haga clic en la entrega de la que desea hacer depender el proyecto. Para indicar que una tarea determinada del proyecto depende de la entrega seleccionada,

haga click en una tarea del proyecto y, a continuación, active la casilla de verificación Vincular a tarea seleccionada, en Vincular a tareas del proyecto en el panel Agregar

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dependencia. Si la dependencia no está conectada a una tarea específica, desactive la casilla de verificación Vincular a tarea seleccionada.

Haga click en el botón Listo.

También podrá modificar o eliminar dependencias.

Cuando una dependencia entre proyectos no está sincronizada con el servidor, se muestra un signo de exclamación rojo a la izquierda del nombre de dependencia en el panel Dependencia.

10.2. Proyectos principales y subproyectos

Un proyecto principal es una serie de proyectos consolidados que forman una jerarquía entre varios proyectos relacionados. Los proyectos insertados dentro de un proyecto principal se denominan subproyectos

En el proyecto principal, los subproyectos aparecen como tareas de resumen.

Al actualizar un subproyecto en el proyecto principal, se actualiza también en su archivo de origen. Si sólo debe combinar archivos para crear un informe o imprimir una vista de la información combinada del proyecto, también puede consolidarlos temporalmente en una vista.

Si realiza modificaciones en el archivo de origen, sin abrir el archivo de proyecto principal, las mismas se verán reflejadas en el archivo del proyecto principal.

Después de consolidar los archivos en un archivo de proyecto principal, podrá ver todos los recursos del proyecto principal y los subproyectos en la vista Hoja de recursos, pero no podrá asignar un recurso a ningún proyecto, excepto a aquel subproyecto al que pertenece.

Para insertar un subproyecto en un proyecto principal, deberá seguir los pasos descriptos a continuación.

Seleccione la vista Diagrama de Gantt. Seleccione la ubicación donde insertará el subproyecto, posteriormente, haga click sobre el

comando Proyecto del menú Insertar.

Seleccione el archivo de origen del subproyecto a insertar. Haga click en insertar.

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10.3. Compartir recursos entre proyectos

Para crear un fondo de recursos para compartir recursos entre proyectos, siga los pasos descriptos a continuación.

Abra el proyecto que compartirá recursos de otro proyecto. Abra el proyecto que contiene los recursos que desea compartir. Éste será el proyecto del

fondo de recursos. En el menú Ventana, seleccione el primer proyecto. Seleccione la opción Compartir recursos del comando Compartir recursos en el menú

Herramientas en el primer proyecto. Se abrirá el sgte. cuadro de diálogo.

Seleccione Utilizar recursos. En de, escoja el segundo proyecto abierto (fondo de recursos).

Si hay conflicto con la información de recursos o calendarios, seleccione el archivo de proyecto que tiene prioridad.

Haga click en el botón Aceptar.

Los recursos están ahora disponibles para utilizarlos en el primer proyecto. Si su proyecto contiene recursos, estos se combinarán con los del otro proyecto.

Para actualizar la información de asignaciones en el archivo del fondo de recursos, siga los pasos descriptos a continuación.

Abra el archivo que comparte recursos de otro proyecto. Aparecerá el sgte. cuadro de diálogo.

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Seleccione Abrir el fondo de recursos para ver las asignaciones contenidas en todos los archivos que comparten para abrir el fondo de recursos en modo de sólo lectura. Las asignaciones del archivo que comparte y las de cualquier otro archivo que comparte para este fondo de recursos, podrán visualizarse en la vista Uso de recursos.

Actualice la información de progreso de las tareas y asignaciones para el proyecto que comparte.

Seleccione la opción Actualizar fondo de recursos del comando Compartir recursos en el menú Herramientas. Si el archivo fondo de recursos está abierto con acceso de lectura y escritura, el archivo que comparte contiene automáticamente la información actualizada y el comando Actualizar fondo de recursos no estará disponible.

Para desconectar el archivo de uso compartido de su fondo de recursos, siga los pasos descriptos a continuación.

Abra el fondo de recursos que contiene los recursos que va a compartir en modo de lectura-escritura.

Abra el proyecto que comparte. Seleccione la opción Compartir recursos del comando Compartir recursos en el menú

Herramientas. Seleccione Utilizar recursos propios y, luego, en el botón Aceptar. Guarde el archivo. En el menú Ventana, seleccione el archivo del fondo de recursos.

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Guarde el archivo.

Para desconectar el archivo del fondo de recursos de todos los archivos que lo comparten, siga los pasos descriptos a continuación.

Abra el archivo del fondo de recursos en modo de lectura-escritura. Seleccione la opción Compartir recursos del comando Compartir recursos en el menú

Herramientas. Para desconectar un archivo o varios, en el cuadro de diálogo Compartir recursos,

seleccione el o los archivos y, a continuación, haga click en el botón Abrir. Para desconectar todos los archivos, haga click en el botón Abrir todos.

En el menú Ventana, seleccione el archivo del fondo de recursos. Seleccione la opción Compartir recursos del comando Compartir recursos en el menú

Herramientas. En el cuadro Vínculos para compartir, seleccione los archivos que desea desconectar del

fondo de recursos. Haga click en el botón Romper vínculo.

Microsoft Project actualizará cada archivo cuyo vínculo se ha roto. Los proyectos con tareas asignadas a recursos del fondo de recursos conservarán dichas asignaciones, sin embargo, los cambios posteriores no se actualizarán en el fondo de recursos.

Guarde todos los archivos que han sido modificados.

11. Integración con otras herramientas de Microsoft Office

11.1. Microsoft Outlook

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Para incorporar recursos de la libreta de direcciones, siga los pasos descriptos a continuación.

Seleccione la vista Hoja de Recursos. Seleccione la opción Libreta de direcciones del comando Nuevo recurso de en el menú

Insertar.

Se abrirá el sgte. cuadro de diálogo.

Seleccione los recursos a insertar. Haga click en el botón Aceptar.

Para importar tareas, siga el procedimiento detallado a continuación.

Seleccione el comando Importar tareas de Outlook del menú Herramientas.

Se abrirá el sgte. cuadro de diálogo.

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Seleccione las tareas a importar o haga click en el botón Seleccionar todo. Haga click en el botón Aceptar.

11.2. Copiar datos o imágenes de Project a otro programa de Microsoft Office

Al compartir el portapapeles de Microsoft Office es posible copiar y pegar datos o imágenes desde Project a otro programa del paquete.

11.3. Microsoft Excel

Para guardar un proyecto como tipo de archivo Libro de Microsoft Excel, Project le ofrece el Asistente para exportación.

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Siga los pasos del mismo, seleccionando las opciones que considere convenientes.

Tendrá la opción de seleccionar una equivalencia existente, o de ser necesario, crear una nueva para seleccionar los campos a exportar y hacerlos coincidir con las columnas correspondientes en Microsoft Excel.

Al abrir un archivo de tipo Libro de MicrosofT Excel, podrá usar el Asistente para importación.

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Podrá, también, insertar hipervínculos hacia libros de Microsoft Excel.

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