Unidad 2
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Unidad IITécnicas para el diseño de sistemas
¿Qué es un problema?• Un problema es una condición que
tiene el potencial de causar un daño o producir beneficios excepcionales
• La resolución de problemas es el acto de responder a problemas de tal forma que suprima los efectos dañinos o capitalicen las oportunidades para obtener un beneficio
• La importancia de la resolución de problemas no se basa en el tiempo invertido sino en sus consecuencias
La toma de decisiones y la resolución de problemas
• Una decisión es la selección de una estrategia o acción
• La toma de decisiones es el acto de seleccionar la estrategia o acción que el directivo cree le ofrecerá la mejor solución al problema
Componentes del proceso de resolución de problemas
Elementos del sistema conceptual
Estándares
Información
Problema
Solución
Soluciones alternativas
Restricciones
Resolvedor de
problemas(directivo)
Estado Deseado
Estado Actual
Problemas versus síntomas Los síntomas son condiciones producidas por el problema– muchas veces el directivo visualiza los síntomas más que los problemasLos síntomas aparecen después de la realimentaciónLos síntomas son como la parte visible de un iceberg– el directivo tiene que ir más allá para localizar la causa del problema
Problemas versus síntomas • El problema es la causa para obtener bajos beneficios• Un problema se puede visualizar como la causa de una perturbación, o la causa de una oportunidad
Tipos de problemas• Un problema estructurado consiste de elementos
y relaciones entre elementos que son entendidos del todo por el resolvedor de problemas
– cuando esto sucede el posible expresar el problema por medio de un modelo matemático
• Un problema no estructurado consiste de elementos y relaciones entre elementos que no son entendidos del todo por el resolvedor de problemas
– la cuantificación de este tipo de problemas es difícil, sino imposible
Tipos de problemas• En la realidad existen pocos problemas
completamente estructurados o completamente no estructurados en una organización– los problemas más comunes son los llamados semiestructurados
• Un problema semiestructurado es aquel que contiene algunos elementos o relaciones entre ellos que son entendidos del todo por el resolvedor de problemas
Tipos de problemas
Las cuatro dimensiones para la resolución de problemas
Personas
• Con una visión clara y precisa de la problemática o con disposición de obtener esta visión
Producto
• Consiste en estimar la dimensión del problema. Se basa en la técnica “divide y vencerás”
Proceso
• Evitar repetición del trabajo• Controlar la calidad de la solución• Gestionar riesgos Poner atención a los recursos• Planificar la solución• Enfatizar a quién o a qué va dirigida la solución
Tecnología o herramientas
• Es necesario hacer un buen uso ellas y tener las apropiadas para la resolución del problema
Modelado de sistemas
• Al enfrentarnos a un problema específico lo debemos ver como un caso traído al campo de una teoría general, pero algunos aspectos como la definición del problema, toma de decisiones, cuantificación, evaluación, optimización, suboptimización, jerarquía, control y planeación son funciones comunes en cualquier diseño de sistemas.
Modelado de sistemas
• El modelado de los sistemas específicos, apoya la toma de decisiones y por ende a las otras funciones mencionadas. En la TGS siempre ha existido la preocupación por orientar y moldear unos parámetros que sean flexibles, generales y adecuados, que integren la especificidad de los conocimientos del área propia de los expertos, con los pasos frecuentes que se enmarcan para el diseño de sistemas en general.
Modelado de sistemas
• Algunos autores como Van Gigch identifican un procedimiento general para obtener un modelo que se ajuste a una solución particular dentro del ciclo de diseño de sistemas.
Modelado de sistemas
1Efectuar una clara
definición de variables.
2 Establecer la
relación entre variables y cómo se afectan entre
sí
3 Crear una
relación funcional entre variables
4 Generar una
hipótesis de la relación
funcional.
Modelado de sistemas
5La hipótesis se debe
validar con datos empíricos.
6 Efectuar un estudio
de los datos
7 Estudiar los datos de
salida para estructurar un
modelo de representación del
fenómeno.
8 Usar el modelo para
evaluar nuevas alternativas y
soluciones
Modelado de sistemas
Para sistemas de información, basados en computador, se han aplicado y desarrollado otras técnicas derivadas de esta.Cuando en la vida real nos enfrentamos al diseño de un sistema por lo general se debe considerar gran cantidad de variables para la solución de problemas complejos. No siempre se podrá encontrar la solución óptima ideal, pero si podemos tener algunas facilidades que surgen al modelar un sistema haciendo que actúe como prototipo.
Tipos de jerarquía de modelos, según Van Gigch
De intercambio… Para comparar y evaluar sustituciones.De objetivo único y objetivo múltiple… Para clasificar alternativas simples o complejas.De optimización … Se estudian las alternativas totales para lograr óptimos locales. De juicio o evaluación … Se integran información e indicaciones.
Modelos de uso generalTipos de jerarquía de modelos, según Van Gigch
De investigación o epistemológicos… Para validaciones de la verdad en un método de razonamiento.De diagnóstico… Para procedimiento de investigación sistemática para funcionamiento defectuoso del sistema.
Modelos organizacionales
Hay hasta siete modelos diferentes utilizados.Modelo sistémicos
Conciben el funcionamiento de una organización como un sistema, y utilizan para su elaboración los procesos de interrelación entre las diversas partes dentro de la organización.
Modelos organizacionales
Modelos estructurales
Burocráticos No Burocráticos
Burocrático de Weber
Burocrático de Dirección Científica
Modelos organizacionales
Modelos de objetivos
Las organizaciones existen para obtener
resultados
Desarrolla un procedimiento racional para
lograrlos
La evaluación de toda organización se efectúa en función
de este logro
Modelos organizacionales
Modelos tecnológicos
Modelo que concibe la organización como un sistema socio técnico, eso es, un
sistema de producción que requiere una organización tecnológica de equipos y
procesos y una organización de trabajo .
Modelos organizacionales
Modelos de toma de decisionesQue se concentran en los procesos de poder, centralización, comunicación…determinadas por la forma y el proceso de toma de decisiones.
Modelos organizacionalesModelos de toma de decisiones
Modelos organizacionales
Modelos de relaciones humanasQue destacan las características psicológicas y personales de los individuos para explicar el fenómeno organizacional.
Modelos organizacionalesModelos políticosAsí denominados, no porque se desenvuelven en torno a problemas de ámbito político, sino porque su interés fundamental gira en torno a las luchas por el poder y la gestión del mismo.
Documentación de SistemasLa Documentación de Sistema consiste en un conjunto de información relacionada a un sistema determinado que explica las características técnicas, la funcionabilidad del sistema, la parte lógica, los diagramas de flujos, los programas, la naturaleza, capacidades del sistema y cómo usarlo, en otras palabras.
La Documentación de Sistemas es el conjunto de información que nos dice:
¿Qué hacen los sistemas?¿Cómo lo hacen ? y¿Para quién lo hacen?
En la mayoría de los sistemas, la documentación siempre es expresada en un carácter técnico por excelencia, indicando algoritmos de cómo realizar alguna acción, registrar transacciones, imprimir reportes; dependiendo de la naturaleza del sistema o su función.
Documentación de Sistemas
Es necesario indicar que muchas veces no se le da el protagonismo que se merece, puesto que en la mayoría de los casos esta documentación es muy escasa o nula, debido a la construcción y modificación de los sistemas de forma acelerada, consecuencias de la dinámica empresarial.
Características de los Sistemas de
Documentación Deben ser aprobados, firmados y fechados por las personas apropiadas y
autorizadas, ningún documento puede ser cambiado sin autorización. El contenido de los mismos no puede ser ambiguo, el título, tipo y propósito
deben estar establecidos claramente. Deben ser legibles. Sencillez, definir las especificaciones de todos los materiales, procesos
tecnológicos, control y de las actividades relacionadas con la investigación. Seguridad, evitar errores. Eficiencia y efectividad, asegurar que todo el personal relacionado con la
investigación sepa qué hacer y cuándo hacerlo. Los documentos deben estar donde se les necesita, usarse por quien los
requiere sin modificaciones no autorizadas, y ser llenados veraz y oportunamente.
Tipos de Documentación
La documentación puede ser Manual y Automática.
Documentación Manual: este tipo de documentación se efectúa manualmente. Puede documentarse en papel o en algún medio magnético como CD. Se puede contar con el apoyo de software para su confección, como un procesador de texto, planilla electrónica y programas graficadores.
Documentación Manual Ventajas Refleja historia. Muestra la evolución de la documentación en el tiempo. Más explicativa. Se adecúa a la cultura de la organización. No consume capacidad de procesamiento. Desventajas Consume mucho esfuerzo en construirla. Documentación incompleta. Poca disposición para entregar información. Más lenta y sin actualizar. Errores de escritura
Documentación Automática: en este tipo de documentación, existen software que documentan. Pero estos software no están disponibles para todas las plataformas, por lo que hay que revisar bien el ambiente en que se trabaja para ver si existe algúno compatible. Este tipo de documentación es muy útil para: Definir el plazo y costo de trabajos de mantención de
software. Su utilización requiere de que el software a analizar haya sido desarrollado en base a alguna norma y que esta norma haya sido respetada.
Apoyar labores de auditoría y control.
Documentación Automática
Ventajas Es inmediata y está siempre actualizada. Justo a lo requerido. No se encuentra sujeta a la disposición del personal.
Desventajas Consume recursos de Hardware. No siempre disponible, pues no hay disponibilidad para todas las
plataformas. No es explicativa
Documentación Automática
Funciones de la documentaciónLa documentación, como concepto generalizado, representa el conjunto de documentos recogidos para fines determinados.
La selección: de documentos a partir de conocimientos lo más completo posible de cuanto existe, se está haciendo o va a producirse. Recoge, principalmente, documentos de tipo visual, auditivo o audiovisual.
La identificación: de los documentos consiste en la aplicación de reglas de escritura y presentación gráficas, simples, normalizadas y unívocas con el fin de asegurar una mejor comunicación.
El análisis documental: es un conjunto de operaciones realizadas para representar el contenido de un documento de forma distinta al original, con el fin de facilitar la consulta o la búsqueda en una etapa posterior.
El almacenamiento: es la acumulación de documen tos originales o reproducidos, introducidos en la memoria documental de modo que permitan las operaciones de recuperación y búsqueda funda mentales para localización del contenido informativo.
La difusión: de los documentos o de la información recogida, tratada y analizada. Tiene en cuenta el ejercicio de las técnicas de comu nicación entre personas presentes o ausentes en tiempo y espacio.
Funciones de la documentación
Importancia de la Documentación de Sistemas
La documentación de un sistema es esencial para proporcionar entendimiento de quien lo vaya a usar para mantenerlo, para permitir auditorías del mismo, para enseñar a los usuarios como interactuar con él y a los operadores y administradores como hacerlo funcionar.
La documentación tiene una gran importancia dentro de una empresa, ya que esta ayuda a eliminar la posible dependencia que se pueda formar entre el proyecto realizado, y el ejecutor de éste. Para que toda aplicación tecnológica y todo servicio informático quede adecuadamente documentado, es necesario exigirle a quien lo diseñe y/o desarrolle (puede ser personal interno o un proveedor) que entregue dicha documentación obtenida a través del desarrollo del proyecto, de manera que otras personas relacionadas o autorizadas por la empresa accedan a los conocimientos necesarios para corregir errores, hacer ajustes, etc.
La oposición que entregan los técnicos a la realización del proceso de documentación, se basa principalmente en los costos en que se incurre para su construcción y en el mayor plazo de entrega. Pero estas justificaciones no son posibles de sustentar en la realidad, ya que el mayor costo en que se incurre para documentar se recupera con creces en el futuro, especialmente cuando se ve enfrentado a un error del sistema o tener que efectuarle mantenimientos correctivos por mal uso.
Importancia de la Documentación de Sistemas
Estándares Básicos de Documentación
Toda documentación que se relacione con un sistema, ya sea manual o por computadora, sencillo o complejo debe reunir los siguientes requisitos básicos:
Debe ser rotulada con claridad y bien organizada, con secciones claramente indicadas, estructuradas en carpetas e incluir un índice.
Los diagramas deberán ser claros, no aglomerados y la escritura manuscrita deberá ser legible.
Se incluirá una leyenda o explicación de los términos utilizados. La documentación siempre se conserva actualizada. La documentación deberá ser completa.
NormalizaciónEs una actividad mediante la cual se aplican criterios preestablecidos a la realización de una actividad, aún cuando las normas de documentación varían de una instalación a otra, es esencial que dentro de una organización, se utilice un solo método.
El uso de procedimientos y documentación estandarizada proporciona la base de una comunicación clara y rápida, adiestramiento menos costoso del personal de sistemas, reducción de costos de almacenamiento
Para evitar confusiones en las revisiones de la documentación, se desarrollan diferentes tipos de documentos dirigidos a las personas que trabajarán con el sistema para facilitar el mantenimiento del mismo. La documentación de un sistema debe ser marcada adecuadamente, bien organizada actualizada y completa; todos los términos utilizados deben explicarse. La documentación se hará disponible a todos los usuarios de acuerdo a sus necesidades. de referencia.
Normalización
El estilo de redacción de los manuales de documentación debe
ser:Concreto.Utilizar párrafos cortos.Utilizar títulos y subtítulos.Utilizar formas activas en lugar de pasivas.No emplear frases largas que presenten hechos distintos.Preciso, definiendo los términos utilizados (añadir
un glosario).No hacer referencia a una información solamente con el
número.
Diagnóstico Organizacional
Se puede definir al diagnóstico como un proceso analítico que permite conocer la situación real de la organización en un momento dado para descubrir problemas y áreas de oportunidad, con el fin de corregir los primeros y aprovechar las segundas.
Técnicas de Diagnóstico Organizacional
Entrevista. Esta técnica se complementa con el cuestionario y permite recoger información que puede ser investigada hasta en sus mínimos detalles en una conversación personal con los miembros de una organización.
Técnicas de Diagnóstico Organizacional
Cuestionario. Permite recoger mayor cantidad de información de mayor cantidad de gente y de una manera más rápida y más económica que otros métodos; y facilita el análisis estadístico.
Técnicas de Diagnóstico Organizacional
• Análisis de transmisión de mensajes. Consiste en un cuestionario especializado que descubre el proceso de difusión de un mensaje en la organización, desde su punto de origen hasta que logra alcanzar a los diferentes miembros de la misma. Este método revela el tiempo que toma la difusión de un mensaje, su proceso comunicativo, quienes bloquean la comunicación, las redes de comunicación informal y la manera como se procesa la información.
Técnicas de Diagnóstico Organizacional
• El análisis de experiencias críticas de comunicación. Sirve para conocer las experiencias positivas y negativas que existen dentro de la organización y la efectividad o inefectividad de las mismas.
Técnicas de Diagnóstico Organizacional
• Análisis de redes de comunicación. Analiza la estructura de comunicación de una organización y su efectividad. Se evalúa quien se comunica con quién, que grupos existen en la organización, qué miembros actúan como puente entre los grupos, los bloqueos que sufre la información, el contenido de la comunicación y la cantidad de información difundida.
Técnicas de Diagnóstico Organizacional
La entrevista grupal. Esta técnica selecciona un cierto número de miembros representativos de la organización para ser entrevistados como grupo. La entrevista se suele centrar en aspectos críticos de la comunicación organizacional.
Es la acción o influencia interpersonal de la administración para lograr que sus subordinados obtengan los objetivos encomendados, mediante la toma de decisiones, la motivación, la comunicación y coordinación de esfuerzo.Funciones de la Dirección: Implica conducir, guiar y supervisar los esfuerzos de los subordinados para ejecutar planes y lograr objetivos de un organismo social.
La Dirección
Técnicas de escuchaEmpatía: - Sintonizar con el otroTratar de vivir lo que dice el otroParticipar de sus experiencias.Comprensión: - Entender a quien hablaExpresarlo externamente con gestos.Tolerancia.Reglas: - Dominar los sentimientos.Centrarse en el que habla.Indicar de alguna forma que se está escuchando.No tener miedo al silencio.Atender y responder a los sentimientos del que habla.
Técnicas de Dirección
Técnicas provocativasPausa silenciosa de cinco segundos.Preguntas: - Comenzar el coloquio.Mantener la atención de un grupo.Obligar a los participantes a reflexionar.Volver a centrar un tema.Estimular y guiar al grupo de una forma metódica.
Técnicas de Dirección
