Tutorial Excel

Escuela Nacional de Estadística e Informática

EXCEL AVANZADO

Cajamarca – Perú

2014

Instituto Nacional de Estadística e Informática Escuela Nacional de Estadística e Informática

Excel Avanzado

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Crear la base de datos en Excel

Una vez que tenemos el diseño de la base de datos podemos crearla fácilmente en Excel siguiendo dos recomendaciones:

Cada tabla del diseño será una tabla de Excel. Colocar cada tabla en su propia hoja de Excel.

El motivo para utilizar tablas de Excel es que existen múltiples beneficios de utilizar tablas entre los cuales están los filtros y el reconocimiento automático de nuevas filas y columnas. Por otro lado, la razón por la cual colocar cada tabla en su propia hoja de Excel es para facilitar el crecimiento de los datos ya que si colocas varias tablas en una misma hoja probablemente tendrás que moverlas o redefinirlas cada vez que alguna de ellas aumente de tamaño y se sobrepongan entre sí.

Consultar la base de datos en Excel

Una vez que se ha creado la base de datos en Excel y comiencen a crecer los datos, seguramente te encontrarás con la necesidad de relacionar la información de diferentes tablas para obtener datos complementarios. Por ejemplo, considera las siguientes dos tablas:


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La Hoja.Ordenes contiene una tabla llamada Ordenes y la Hoja.Clientes contiene la tabla Clientes. Si al consultar la tabla Ordenes deseo conocer el Email del cliente que ha efectuado dicha compra, puedo utilizar funciones de Excel para obtener dicha información. Ya que estoy utilizando tablas de Excel, puedo hacer uso de las referencias estructuradas, por ejemplo:

=BUSCARV(Ordenes[IDCliente], Clientes, 5,FALSO)

Esta fórmula buscará el valor de la columna IDCliente, que pertenece a la tabla Ordenes, dentro de la tabla Clientes y devolverá la columna 5 de esta última tabla. Observa el resultado de la fórmula:


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El resultado de la fórmula es correcto ya que la orden número 1 fue hecha por el cliente con un IDCliente igual a 5 y que corresponde a Luis cuyo Email es el mostrado en la celda F2. De esta manera puedes relacionar la información de las diferentes tablas en tu base de datos en Excel, ya sea utilizando la función BUSCARV o la combinación de funciones INDICE/COINCIDIR ya que ambas nos permite crear fórmulas para buscar datos.

Excel no es un DBMS por lo que algunas desventajas que tenemos al utilizar Excel para almacenar nuestros datos son las siguientes:

Solo un usuario puede acceder a la información al mismo tiempo. Excel comenzará a ponerse lento cuando la base de datos crezca en gran manera. No es posible establecer un nivel de seguridad avanzado como para proteger

ciertos datos de ciertos usuarios.

LA FUNCIÓN BDCONTAR EN EXCEL

La función BDCONTAR en Excel cuenta los registros dentro de una columna numérica que permanecen después de aplicar un grupo de criterios sobre los datos. La función se puede utilizar sobre cualquier rango de celdas siempre y cuando se incluya un nombre para cada columna.

Sintaxis de la función BDCONTAR

La función BDCONTAR tiene tres argumentos obligatorios:


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Base_de_Datos (obligatorio): El rango de celdas que compone la base de datos en donde haremos la consulta. La primera fila del rango contiene los nombres de cada columna.

Nombre_de_campo (obligatorio): La columna, que contiene datos numéricos y sobre la cual se hará la cuenta de registros. Es posible escribir el nombre de la columna o el número que represente la posición de la columna dentro del rango.

Criterios (obligatorio): El rango de celdas donde están especificadas las condiciones que deben cumplirse. El rango de criterios debe tener en la primera fila el nombre de la columna a la cual se aplicará el criterio.

Ejemplo de la función BDCONTAR

En la siguiente imagen podrás observar una base de datos en el rango A4:D9 que contiene información de productos. Deseo saber la cantidad de registros de la tabla que tienen un IDProducto mayor a 25032.

La condición a cumplir está indicada en el rango A1:A2 el cual tiene un título de columna idéntico al título de la tabla donde están los datos. La función que he colocado en la celda G2 es la siguiente:

=BDCONTAR(A4:D9, "IDProducto", A1:A2)

El primer argumento es precisamente el rango de celdas que contiene los datos. El segundo argumento es el nombre de la columna que tiene los datos numéricos que serán contados. El tercer argumento especifica las celdas donde se encuentra la condición que se debe cumplir. La función DBCONTAR de la celda G1 devuelve el resultado correcto porque solamente existen dos registros que tienen un IDProducto mayor a 25032 que son las filas 8 y 9.


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Criterios para varias columnas

En el ejemplo anterior solamente usé un criterio para la columna IDProducto, sin embargo es posible indicar a la función BDCONTAR un criterio para más de una columna. En el siguiente ejemplo obtendré la cuenta de los registros que tienen un IDPRODUCTO diferente a 25032 y que además tengan una cantidad de 5:

La diferencia más importante con el primer ejemplo es que he ampliado el rango de criterios para incluir la celda B2.

=BDCONTAR(A4:D9, "IDProducto", A1:B2)

Solamente la fila 6 cumple con la condición de tener un IDProducto diferente a 25032 y además tener una cantidad igual a 5. Como te puedes dar cuenta, es posible indicar un criterio para cada columna y la función BDCONTAR contará los registros que cumplan con todas la condiciones. En el siguiente ejemplo puedes observar que he indicado un criterio adicional para la columna Costo Total:


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El único cambio es de nuevo el tercer argumento de la función BDCONTAR para indicar el rango correcto donde se encuentran todos los criterios a cumplir. Bajo estas condiciones, son las filas 8 y 9 que cumplen con todos los criterios.

Múltiples criterios para una misma columna

También es posible indicar a la función BDCONTAR varios criterios para una misma columna y lo único que debemos hacer es colocar el nuevo criterio en una nueva fila dentro del rango de criterios. Observa el siguiente ejemplo:

La función BDCONTAR contará los registros que tengan una cantidad igual a 2 e igual a 5 que incluye a los registros en las filas 6, 7, y 8. Ahora observa el siguiente ejemplo:


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En este caso la función BDCONTAR contará los registros que tienen una cantidad igual a 2 y además los registros que tienen una cantidad igual a 5 que además tienen un costo unitario mayor a 5. En este ejemplo solo las filas 6 y 7 cumplen con los criterios especificados. Así que ahora ya sabes que al trabajar con bases de datos, la función BDCONTAR nos ayudará a contar aquellos registros que cumplan con los criterios que especifiquemos.

Función Excel BDCONTARA

Nombre en inglés: DCOUNTA

¿Qué hace?

Cuenta las celdas que no están en blanco en una columna de una base de datos y que además cumplen con una serie de criterios.

Sintaxis

BDCONTARA(base_de_datos, nombre_de_campo, criterios)

base_de_datos (obligatorio): Rango de celdas que compone la base de datos. La primera fila del rango contiene los títulos de cada columna

nombre_de_campo (obligatorio): La columna que se contará en la función. criterios (obligatorio): Rango de celdas que contiene los criterios a cumplir.


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Ejemplos

BDCONTARA(A4:E20, “Nombre”, A1:E2) = Cuenta los registros del rango A4:E20 que cumplen las condiciones en A1:E2 sin tomar en cuenta las celdas en blanco de la columna “Nombre”.

Función Excel BDDESVEST

Nombre en inglés: DSTDEV

¿Qué hace?

Obtiene la desviación estándar a partir de una muestra de celdas seleccionadas que cumplen con una serie de condiciones.

Sintaxis

BDDESVEST(base_de_datos, nombre_de_campo, criterios)


nombre_de_campo (obligatorio): La columna que contiene los números a considerar en el cálculo.

criterios (obligatorio): Rango de celdas que contiene los criterios a cumplir.

Ejemplos

BDDESVEST(A4:E20, “Rendimiento”, A1:E2) = Desviación estándar de los valores numéricos de la columna “Rendimiento” que cumplen los criterios en A1:E2.

Función Excel BDDESVESTP

Nombre en inglés: DSTDEVP

¿Qué hace?

Obtiene la desviación estándar en función de la población total en la base de datos y los registros que cumplen con una serie de condiciones.

Sintaxis

BDDESVESTP(base_de_datos, nombre_de_campo, criterios)


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nombre_de_campo (obligatorio): La columna que contiene los números a considerar en el cálculo.


Ejemplos

BDDESVESTP(A4:E20, “Rendimiento”, A1:E2) = Desviación estándar de los valores numéricos de la columna Rendimiento que cumplen los criterios en A1:E2 suponiendo que la base de datos representa el total de la población.

Función Excel BDEXTRAER

Nombre en inglés: DGET

¿Qué hace?

Extrae un solo valor de una columna de la base de datos que cumple con los criterios indicados.

Sintaxis

BDEXTRAER(base_de_datos, nombre_de_campo, criterios)


nombre_de_campo (obligatorio): La columna que contiene el valor que se extraerá.


Ejemplos

BDEXTRAER(A4:E20, “Nombre”, A1:A2) = Devuelve el valor de la celda de la columna “Nombre” que cumple con la condición específicada en A1:A2

Función Excel BDMAX

Nombre en inglés: DMAX


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¿Qué hace?

Obtiene el valor máximo de una columna de la base de datos considerando solo los registros que cumplen con los criterios establecidos.

Sintaxis

BDMAX(base_de_datos, nombre_de_campo, criterios)


nombre_de_campo (obligatorio): La columna de la cual se obtendrá el valor máximo.


Ejemplos

BDMAX(A4:E20, “Edad”, A1:E2) = Devuelve el valor máximo de la columna “Edad” que cumple con las condiciones específicadas en A1:E2

Función Excel BDMIN

Nombre en inglés: DMIN

¿Qué hace?

Obtiene el valor mínimo de una columna de la base de datos considerando solo los registros que cumplen con los criterios establecidos.

Sintaxis

BDMIN(base_de_datos, nombre_de_campo, criterios)


nombre_de_campo (obligatorio): La columna de la cual se obtendrá el valor mínimo.


Ejemplos

BDMIN(A4:E20, “Edad”, A1:E2) = Devuelve el valor mínimo de la columna “Edad” que cumple con las condiciones específicadas en A1:E2


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Función Excel BDPRODUCTO

Nombre en inglés: DPRODUCT

¿Qué hace?

Multiplica los valores de una columna de la base de datos que cumplen con los criterios establecidos.

Sintaxis

BDPRODUCTO(base_de_datos, nombre_de_campo, criterios)


nombre_de_campo (obligatorio): La columna que contiene los valores a multiplicar. criterios (obligatorio): Rango de celdas que contiene los criterios a cumplir.

Ejemplos

BDPRODUCTO(A4:E20, “Edad”, A1:E2) = Multiplica los valores de la columna “Edad” que cumplen con las condiciones establecidas en A1:E2

Función Excel BDPROMEDIO

Nombre en inglés: DAVERAGE

¿Qué hace?

Calcula el promedio de los valores de una columna de la base de datos que cumplen con los criterios establecidos.

Sintaxis

BDPROMEDIO(base_de_datos, nombre_de_campo, criterios)


nombre_de_campo (obligatorio): La columna que contiene los valores que serán promediados.



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Ejemplos

BDPROMEDIO(A4:E20, “Edad”, A1:E2) = Obtiene el promedio de la columna “Edad” que cumplen con las condiciones establecidas en A1:E2

Función Excel BDSUMA

Nombre en inglés: DSUM

¿Qué hace?

Suma los valores de una columna de la base de datos que cumplen con las condiciones especificadas.

Sintaxis

BDSUMA(base_de_datos, nombre_de_campo, criterios)


nombre_de_campo (obligatorio): La columna con los valores a sumar. criterios (obligatorio): Rango de celdas que contiene los criterios a cumplir.

Ejemplos

BDSUMA(A4:E20, “Edad”, A1:E2) = Obtiene la suma de la columna “Edad” que cumplen con los criterios establecidas en A1:E2

Función Excel BDVAR

Nombre en inglés: DVAR

¿Qué hace?

Calcula la varianza a partir de una muestra de celdas seleccionadas que cumplen con una serie de condiciones.

Sintaxis

BDVAR(base_de_datos, nombre_de_campo, criterios)



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nombre_de_campo (obligatorio): La columna con los valores a considerar en el cálculo.


Ejemplos

BDVAR(A4:E20, “Edad”, A1:E2) = Varianza de la columna “Edad” que cumplen con los criterios establecidas en A1:E2

Función Excel BDVARP

Nombre en inglés: DVARP

¿Qué hace?

Calcula la varianza en función de la población total en la base de datos y los registros que cumplen con una serie de condiciones.

Sintaxis

BDVARP(base_de_datos, nombre_de_campo, criterios)


nombre_de_campo (obligatorio): La columna con los valores a considerar en el cálculo.


Ejemplos

BDVARP(A4:E20, “Edad”, A1:E2) = Varianza de la columna “Edad” que cumplen con los criterios establecidas en A1:E2 suponiendo que la base de datos representa el total de la población.

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