SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

LEIDY VIVIANA PINILLA MARIN

LUZ MARINA ARIAS GONZÁLEZ DOCENTE

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO GESTIÓN DOCUMENTAL II

GRUPO 4 11/09/2015

INTRODUCCIÓN

Los sistemas de gestión documental se han vuelto muy útiles en las entidades puesto que nos permiten de manera digital realizar tareas como la recepción con su respectivo registro, la distribución, ordenación y clasificación, todas ellas de manera digital reduciendo el tiempo de tramite.

Teniendo en cuenta esta importancia en este trabajo se va a dar a conocer mas información sobre lo que es un programa de gestión documental, como se implementa, su utilidad para una entidad y de que manera una entidad escoge su sistema de gestión documental.

Objetivo General

Conocer aspectos generales acerca de los Sistemas de Gestión Documental

Objetivos específicos

- Conceptualizar que es un sistema de gestión documental

- Reconocer los aspectos más importantes en la implantación de un Sistema de Gestión Documental, a la luz del Decreto 1080 de 2015

- Identificar la metodología para implantar un Sistema de Gestión Documental.

1. SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Es la herramienta que nos permite de forma sistemática crear, recibir y distribuir los documentos en el servicio de las funciones de la entidad en este proceso se incluye los tratamientos que se lleva a cabo en los documentos como lo son: la descripción, la clasificación y la ordenación.

Para su implementación se tendrán en cuenta requisitos como:

• Las necesidades de la organización, según un análisis sistemático• Las normas expedidas por el Archivo General de la Nación • La elaboración del diseño conceptual: En este encontramos el concepto y los elementos operativos del sistema• Las herramientas sistemáticas • La cultura informacional

2. Generalidades del sistema de gestión documental

Decreto 1080 de 2015 en su PARTE VIII. TÍTUTO II, capítulo VI.

Estas son establecidas para las entidades públicas y las privadas que cumplan funciones públicas

• Organizar los documentos físicos y electrónicos, incluyendo sus metadatos a través de cuadros de clasificación documental, esto generara una facilidad para el manejo de la documentación, para su conservación y recuperación.

• Establecer plazos de conservación y eliminación para la información y los documentos electrónicos de archivo en tablas de retención documental (TRD) y tablas de valoración documental (TVD).Esta nos sirven como guia para llevar un control y evitar eliminar información que se puede necesitar más adelante.

• Ejecutar procesos de eliminación parcial o completa de acuerdo con los tiempos establecidos en las TRD o TVD. Cumplir con esta generalidad es necesaria puesto que conservar información que definitivamente a perdido su valor y hará que congestionemos el archivo con información que ya no tiene ningún valor para la entidad

• Garantizar la autenticidad de los documentos de archivo y la información conexa (metadatos) a lo largo del ciclo de vida del documento. Para que no puedan ser alterados y poder confiar totalmente en esta información.

• Mantener la integridad de los documentos, mediante agrupaciones documentales, en series y subseries. Esto permite que no se pierda el orden de procedencia del documento y así pueda cumplir con la función para la cual fue creado.

• Permitir y facilitar el acceso y disponibilidad de los documentos de archivo por parte de la ciudadanía y de la propia entidad, cuando sean requeridos. Los documentos conservan información que tiene para que pueda ser recuperada, si esto no sucede los documentos no estarán cumpliendo son su función principal y no habría necesidad de conservarlos.

• Preservar los documentos y sus agrupaciones documentales, en series y subseries, a largo plazo, independientemente de los procedimientos tecnológicos utilizados para su creación. Esto permitirá acoplar perfectamente los documentos digitales con los físicos y de esta manera hablar siempre de un mismo fondo.

3. Usted está en una entidad en la cual se va a implementar un Sistema de Gestión Documental, y es llamado(a) a dar su opinión sobre cuáles son las características que debe reunir dicho Sistema. Indague y elabore una tabla en la cual incluya las características mínimas que debe reunir el sistema y explique en qué consiste cada una de ellas.

Características En que consiste

 Conformidad.

Estos sistemas (SGD-SGDE) deben respaldar la gestión de la información a partir de los procesos administrativo de la entidad.

  Interoperabilidad

Este sistema debe permitir la interoperabilidad con otros sistemas de información a lo largo del tiempo, basándose en el principio de neutralidad tecnológica, el uso de formatos abiertos y estándares nacionales o internacionales adoptados por las autoridades o instancias competentes.

 Seguridad

Los sistemas deben garantizar y mantener la documentación en un entorno seguro, donde no tenga riesgo de pérdida.

 Metadescripción

Se debe procurar la generación de metadatos normalizados, sean manuales o automatizados, desde los mismos sistemas y aplicativos.

 Adición de contenidos

Este debe permitir que se agreguen nuevos documentos en forma de metadatos sin que se altere la autenticidad, su valor de evidencia e integridad de los mismos.

 Diseño y funcionamiento

La creación y captura de los documentos en el sistema debe de resultar fácil para que los usuarios puedan manejarlos con mayor facilidad.

 Gestión Distribuida

Deben tener capacidad para importar y exportar masivamente los documentos en su respectiva organización series, subseries y expedientes y metadatos asociados desde y hacia otros sistemas de gestión documental

  Disponibilidad y acceso

Estos sistemas deben asegurar la autenticidad, integridad, inalterabilidad, accesibilidad, interpretación y comprensión de los documentos electrónicos en su contexto original, así como su capacidad de ser procesados y reutilizados en cualquier momento.

  Neutralidad tecnológica

El Estado garantiza la libre adopción de tecnologías, teniendo en cuenta recomendaciones, conceptos y normativas de los organismos internacionales competentes e idóneos en la materia, que permitan fomentar la eficiente prestación de servicios, contenidos y aplicaciones que usen Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y garantizar la libre y leal competencia, y que su adopción sea armónica con el desarrollo ambiental sostenible.

4. Visite una entidad que tenga implementado un Sistema de Gestión Documental e investigue todo lo relacionado con dicho sistema.

Entidad:

SENA Centro Agro empresarial y de desarrollo pecuario del Huila (Unidad de Correspondencia y Archivo)

Funcionario:

Pedro Plazas

Permite a las organizaciones automatizar procesos de negocios, reducir el tiempo y el costo de efectuar funciones de negocios importantes y mejorar la eficiencia organizacional. También es una herramienta estratégica para cumplir con normas ISO, SOX o gubernamentales por medio del manejo y control de contenido desde cualquier origen. Una de las grandes ventajas de OnBase es que facilita el intercambio de documentos e información en una interface intuitiva y simple con empleados, socios de negocio y clientes

Sistema OnBase:

Se tuvo en cuenta: La normatividad: Ley 594 del 2000 establecida por el AGNlas necesidades de la organización como: • Unificar criterios en la radicación de contratos y promover un

sistema de información unificado sobre los contratos que celebra la Entidad a nivel nacional.

• Distribución de las comunicaciones oficiales de manera electrónica

• Registro de la distribución, envíos, recibidos y comunicaciones en soporte físico papel.

• La producción que es elaborada vía electrónica

5. ¿Cuáles son los criterios que se han tenido en cuenta para la selección del sistema de Gestión de documentos?

Se logra mantener la integridad de la información mediante una clasificación jerárquica donde todos los documentos pertenecen a un mismo fondo. El programa se ajusta perfectamente a lo establecido en las TRD por esto la documentación se manejara con las mismas series y subseries establecidas sin perder su orden de procedencia.

Al lograr radicar todas las minutas de los contratos que celebre la entidad en las regiones y centros de formación profesional y garantizar un único número consecutivo, genera que la información conservada quede en un mismo fondo

¿De qué manera logran garantizar la integridad de la información en el sistema?

Conclusiones

• Con el desarrollo de este trabajo me he podido dar cuanta de lo necesario que resulta ser los sistemas de gestión documental para la entidad, el como este agiliza los tramites y no permite que la documentación se obstaculice.

• También he podido comprender el cómo, una entidad escoge el sistema de gestión Documental, analizando en estos una serie de criterios que se ajusten a las necesidades de la misma, como el mantener la integridad de la documentación.

• Aprendí que para implementar un SGD ante todo se debe tener encuentra que este brinde una seguridad e integridad a la documentación y que de la misma manera nos permita acoplarla perfectamente con los procesos que llevamos con la documentación en físico.

Bibliografía

Decreto 2609 de 2012. (2012). Capítulo III. El Sistema de Gestión Documental. Recuperado el 7 de Septiembre de 2015 de: http://www.mintic.gov.co/portal/604/articles-3528_documento.pdf

COLOMBIA. MINISTERIO DE CULTURA. DECRETO 1080 DE 2015. "Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura”. Bogotá D.C., 26 de mayo de 2015 [En línea]. [Citado julio 15 de 2015]. Disponible en: http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/Transparencia/DECRETO_10802015.pdf