Session 08 - Recursos, Calidad y Comunicaciones

GERENCIA DE PROYECTOSRecursos, Calidad y Comunicaciones

Sesión 7

Doc. Yván Díaz Zelada

Todos los proyectos están limitados por una restricción presupuestaria. La gestión de los costos es un área con varias nociones técnicas que debe conocer un buen Director del Proyecto para lograr proyectos exitosos.

Gestión de Costos

Gerencia de Proyectos – Planificar recursos, calidad y comunicación 2

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Herramientas y Técnicas

Línea Base de Alcance

Cronograma de proyecto Estimaciones de costos de las actividades

Actualizaciones a los documentos del proyecto

Plan de recursos humanos

Registro de riesgos

Activos de los procesos de la Organización

Factores ambientales de la empresa

Estimación ascendente

Juicio de expertos

Estimación análoga

Estimación paramétrica

Estimación por tres valores

Costo de la calidad

Software de estimación de costos para la dirección de proyectos

Análisis de propuestas para licitaciones

Bases de los estimados

EstimarCostos

Entradas Salidas

Estimar los Costos


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Plan de Gestión de Costos

¿Cómo gestionar el proyecto según su presupuesto? ¿Cuál es el nivel de precisión de las estimaciones de

costos? Un nivel de precisión por orden de magnitud (ROM) suele variar entre +-50%; mientras que una estimación definitiva estará en un rango de +-10%.

¿Cuáles son los enlaces de cada grupo de costos con las cuentas de control de la EDT?

¿Cuáles son los límites o umbrales permitidos de variaciones en los costos?

¿Cómo administrar las variaciones de costos? ¿Cómo y cuándo realizar análisis de valor?

El Director del Proyecto y su equipo deben planificar cómo se gestionarán los costos del proyecto, dando respuesta a los siguientes interrogantes:


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Gerencia de Proyectos – Planificar recursos, calidad y comunicación

Estimar los Costos

Estimación Análoga: utilizar costos de proyectos anteriores para estimar el costo del próximo proyecto.

Estimación Ascendente: descomponer la actividad en menores componentes para estimar con mejor precisión cada una de las partes inferiores y luego sumar los costos de abajo hacia arriba.

Estimación Paramétrica: utilizar información histórica para estimar los costos futuros. Podrían ser modelos simples.

Determinar tarifas de los recursos: solicitar cotizaciones, consultar bases de datos y listas de precios.

Estimación por 3 valores o PERT: al igual que para estimar la duración de una actividad, para estimar los costos se puede aplicar la técnica PERT.

¿Qué herramientas puedo utilizar?

5

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Estimar los Costos¿Qué herramientas puedo utilizar?

Análisis de reserva: agregar una reserva de costo adicional para contingencia sobre aquellos eventos previstos pero inciertos. En otras palabras, agregar una reserva de contingencia sobre aquellas incógnitas conocidas que tienen riesgos residuales.

Costo de la calidad: costos para asegurar la calidad del proyecto. Incluye los costos de prevención y evaluación (costos de cumplimiento) y los costos de falla (costos de no cumplimiento).

Software: planillas de cálculo, simuladores, estadísticas, etc.

Análisis de propuestas para licitaciones: estimar los costos del proyecto en función de las ofertas enviados por los proveedores.


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Estimaciones de costos de las actividades: recursos humanos, materiales, equipamiento, servicios, instalaciones, reserva para contingencias, ajustes inflacionarios, entre otros.

Base de las estimaciones: información de respaldo de las estimaciones. Documento que justifican cómo se realizaron las estimaciones de costo, justificación de los supuestos utilizados, especificaciones del rango de precisión, entre otros.

Estimar los Costos


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Consiste en desarrollar una aproximación de los costos de los recursos necesarios para completar cada actividad del cronograma.

Tipos de estimación de costos:Tipo Descripción Exactitud

Estimación aproximada de orden de magnitud (ROM: Rough order of magnitude)

Usada generalmente en las fases tempranas del proyecto

-50% a +100%

Presupuestario(Budgetary)

Se usa a menudo para fines de planificación

-10% a +25%

Rango de estimación(Range of estimate)

Se usa a menudo como una alternativa al tipo ROM, donde la exactitud de la estimación no se conoce bien

-10% a +15%

Estimación definitiva Basado en información detallad del trabajo del proyecto

-5% a + 10%

Estimar los Costos


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PROYECTO A

PROYECTO B

Estimación por Analogía Utiliza los costos reales de proyectos anteriores similares

como base para estimar los costos del proyecto actual.

Se utiliza frecuentemente para la estimación de costos cuando la cantidad de información detallada sobre el proyecto es limitada (fases tempranas)

Utiliza el juicio de expertos.

En general, es menos costosa que otras técnicas, pero generalmente también es menos exacta. Es más fiable cuando los proyectos anteriores son similares de hecho y no sólo en apariencia, y las personas o grupos que preparan las estimaciones tienen la experiencia necesaria.

Estimar los Costos


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Estimación Paramétrica Es una técnica que utiliza una relación

estadística entre los datos históricos y otras variables para calcular una estimación de costos para un recurso de la actividad del cronograma.

Puede producir niveles superiores de exactitud dependiendo de la complejidad, así como también de la cantidad subyacente de recursos y la información de costos incorporada al modelo.

Estimar los Costos

Un ejemplo relacionado con el costo supone multiplicar la cantidad planificada de trabajo a realizar por el costo histórico por unidad, a fin de obtener el costo estimado.


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Estimar los CostosEstimación Ascendente Esta técnica implica estimar el costo de paquetes de trabajo individuales o

actividades del cronograma individuales con el nivel más bajo de detalle.

Este costo detallado luego se resume o “acumula” en niveles superiores para fines de información y seguimiento.

El costo y la exactitud de la estimación de costos ascendente en general está motivada por el tamaño y la complejidad de la actividad del cronograma o del paquete de trabajo individuales.

En general, las actividades con un esfuerzo asociado menor aumentan la exactitud de las estimaciones de costos de las actividades del cronograma.


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Es una evaluación cuantitativa de los costos probables de los recursos necesarios para completar las actividades del cronograma.

Actividades Horas Otros1. Definir perfiles y nro. de personal requerido 8 2. Enviar convocatoria a universidades y periódicos 4 20003. Realizar entrevistas 20 4. Seleccionar candidatos 20 5. Firmar contratos 10 6. Inducir a la organización 16 1000

78 3000Costo x Hora (Dólares) = 10

Costo Total del Entregable 3,780 Dólares

Estimar los CostosEstimaciones de Costos de las Actividades


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Estimaciones de costos de las actividades

Base de las estimaciones


Cronograma de proyecto



Relaciones históricas

Suma de costos

Análisis de reserva

Juicio de expertos

Conciliación del límite del financiamiento

Línea base del desempeño de costos


Requisitos de financiamiento del proyecto

Calendario de los recursos


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Determinar el Presupuesto

Entradas Salidas



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Suma de costos: sumar los costos de las actividades del proyecto distribuidas a través del tiempo.

Análisis de reserva: agregar una reserva de contingencia para los riesgos conocidos o una reserva de gestión para aquellos cambios por riesgos imprevistos.

Estimación análoga o paramétrica que utiliza información histórica para estimar presupuestos futuros.

Conciliación del límite del financiamiento: analizar si los desembolsos estimados en el presupuesto son coherentes con la financiación disponible.



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Línea base de costo: está formada por el presupuesto acumulado del proyecto.

Requisitos de financiamiento: necesidades de fondos para financiar el proyecto a través del tiempo.

¿Qué obtengo al final del proceso?

La sumatoria de los costos estimados de las actividades individuales o paquetes de trabajo a fin de establecer una línea base de costo.

Durante esta etapa se debe considerar las contingencias para evitar ser sorprendidos por algunos imprevistos.

Actividad Mes 1 Mes 2 Mes 3 Mes 4 TOTAL

Personal: 2 personas 2,000 2,000 2,000 2,000 8,000Equipos: PCs Impresora

2,5001,000

2,5001,000

Consultoría: Pagos a proveedor 5,000 5,000 5,000 1,000Capacitación: Manejo GSM 8,000 4,000 12,000Línea Base de Costos 18,500 8,000 7,000 7,000 40,500Contingencia 1,850 800 700 700 4,050

TOTAL COSTOS DEL PROYECTO 20,350 12,800 7,700 7,700 48,550


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Actividad Mes 1 Mes 2 Mes 3 Mes 4 Mes 5 TOTAL

Personal 1,900 2,200 2,250 1,000 700 8,050

Equipos 1,250 3,750 2,000 7,000

Consultoría 1,800 3,000 4,345 4,000 2,000 15,145

Capacitación 2,000 3,000 5,000

Linea Base de Costos 3,700 8,450 13,345 7,000 2,700 35,195

Contingencia 370 845 1,335 700 270 3,520

TOTAL COSTOS 4,070 9,295 14,680 7,700 2,970 38,715

ACUMULADO 4,070 13,365 28,045 35,745 38,715 0 0.5 1 1.5 2 2.5 3 3.5 4 4.5 50

10000

20000

30000

40000

Mes

Valo

res a

cum

ulad

os


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Es un presupuesto distribuido en el tiempo que se usa como base respecto a la cual se puede medir, supervisar y controlar el desempeño general del costo.

Línea base del desempeño de los costos


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Los requisitos de financiación, totales y periódicos, se derivan de la línea base de costo y pueden establecerse para excederlos, en general por un margen, a fin de estar preparado para el avance temprano o los sobrecostos.

Requisitos de financiamiento del proyecto

0 1 2 3 4 50

10000

20000

30000

40000

Mes

Valo

res a

cum

ulad

os

Línea base de costos

Gastos

Requisitos de financiamiento

La gestión de la calidad implica que el proyecto satisfaga las necesidades por las cuales se emprendió. Para ello será necesario lo siguiente: – Convertir las necesidades y expectativas

de los interesados en requisitos del proyecto.

– Lograr la satisfacción del cliente cuando el proyecto produzca lo planificado y el producto cubra las necesidades reales.

– Realizar acciones de prevención sobre la inspección.

– Buscar en forma permanente la perfección: mejora continua.


Calidad de Gestión

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Consiste en identificar qué estándares de calidad son relevantes para el proyecto, y determinar cómo satisfacerlos.

Los estándares decalidad pueden ser parte de un modelo de calidad tipo SixSigma, ISO, TQM, CMM, Malcom Baldnge,etc. La calidad se planifica, se diseña e incorpora, no se incluye mediante inspección.

Planificar la Calidad

Estudios comparativos

Análisis costo-beneficio

Costo de la calidad

Diagramas de control

Diseño de experimentos

Diagrama de flujo

Metodologías propietarias de gestión de la calidad

Herramientas adicionales de planificación de calidad


Registro de Interesados

Línea base de desempeño de costos

Registro de riesgos



Línea base del cronograma

Estimaciones de costos de las actividades


Métricas de calidad

Listas de control de calidad

Plan de mejoras del proceso

Muestreo estadísticos


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Planificar laCalidad

Entradas Salidas



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Philip Bayard "Phil" CrosbyPrograma Cero Errores: Programa de misiles Pershing. 25% reducción tasa de retorno. 30% reducción de costos

Joseph Moses JuranTrilogía de Juran: Planeamiento, Control y Mejoramiento de la calidad

William Edwards DemingLas 7 enfermedades mortales de la gerencia: Se enfoca en el TQM (Calidad Total) y la Mejora continua

Genichi CrosbyIngeniería de la Calidad: La calidad debería ser diseñada en el producto de modo que los factores que causen variación puedan ser identificados y controlados


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Costo de la calidad (COQ: Cost of Quality)

Diagrama de Control: se utiliza para evaluar el comportamiento del proceso a través del tiempo. El cliente fija límites de especificación (o tolerancia) y el DP determina los límites de control.

Estudios Comparativos (Benchmarking): utilizar otros estudios realizados sobre proyectos similares para planificar la calidad del proyecto.

Diseño de Experimentos: evaluar estadísticamente qué factores mejoran la calidad del proyecto.



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Muestreo Estadístico: seleccionar parte de una población para su análisis, de esa forma se reducen los costos de control de calidad en relación a tener que investigar toda la población.

Diagrama de flujo: utiliza símbolos para describir los pasos de un proceso y las acciones que se deben realizar en cada paso.

Otros metodologías o herramientas: Six sigma, Lean Thinking, Despliegue de Funciones de Calidad, CMMI, Diagramas de Afinidad, Técnicas de Grupo Nominal, Diagramas Matriciales, etc.



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Plan de Gestión de Calidad

Métricas de Calidad: parámetros objetivos que se utilizarán para medir la calidad del proyecto.

Listas de Control de Calidad: listado para verificar que se sigan los procesos de calidad


Actividad Responsable Descripción

Validar entregables principales Todos Todos los entregables del WBS serán validados por el

Comité Directivo antes de darse por concluido.

Diseño de procesos Responsables de equipos

Todos los procesos de la organización deberán considerar actividades de aseguramiento de calidad en sus procesos.

Revisión de pares Analista Experto El diseño arquitectónico será validado por un analista experto.

Auditoria del Proyecto PM y Responsables de equipos

Se realizará una auditoria al proyecto al término del plan para la dirección del proyecto.

Métricas

Tiempo de respuesta = 2 sg. Supervisor técnico Tiempo que se demora un aplicativo como respuesta a una petición de usuario

Nro. de errores por ciclo de prueba.C1= 20; C2=1O; C3=5; C4=0

Supervisor de pruebas Pruebas realizadas con datos reales


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Gestión de los Recursos Humanos

Los proyectos no son sólo planillas de cálculos, diagramas de Gantt y planes.

Las personas serán las que harán realidad un proyecto exitoso y de allí la importancia de saber liderarlos, motivarlos y retribuirlos de manera apropiada

Integrantes

Nombre Rol Funciones Dedicación al Proyecto

Nombre del integrante 1,

Responsable del Proyecto

Se encarga de toda la gestión del proyecto

Tiempo completo

Nombre del integrante 2, Analista Líder

Realiza el análisis de requerimientos Monitorea el desarrollo de requerimientos

Tiempo completo

Nombre del integrante 3,

Líder de Programación Desarrollan los requerimientos Tiempo

parcial

Nombre del integrante 4, Programadores Valida el producto del proyecto Tiempo

parcial

Nombre del integrante 5 Usuario Experto Se encarga de toda la gestión

del proyectoTiempo parcial

Comité

Gerente

AnalistaLíder

Analistas

Líder de Programación

Programadores

Usuario Experto


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Desarrollar el Plan de Recursos HumanosConsiste en determinar los roles del proyecto, las responsabilidades y las relaciones de informe (líneas de reporte), y elaborar el Plan de Recursos Humanos.


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Desarrollar el Plan de Recursos Humanos

¿Cómo y cuándo se incorporará cada persona? ¿Cuáles son sus capacidades actuales y sus

necesidades de formación? ¿Cuáles serán sus roles y responsabilidades? ¿Cuáles serán los paquetes de trabajo que

asignaremos a cada miembro del equipo? ¿Cuándo deberá enviar los informes cada persona? ¿A qué reunión deberá asistir cada uno? ¿Cómo será el plan de recompensas individual y

grupal? ¿Cómo vamos a proteger al personal de las

contingencias externas? ¿Cómo y cuándo desafectaremos a las personas?

Cuando planificamos las necesidades de recursos humanos para realizar las actividades del proyecto, deberíamos dar respuesta a las siguientes preguntas:

Organigramas y descripciones de cargos

Creación de relaciones de trabajo

Teoría de la Organización

Requisitos de Recursos de la actividad



Plan de Recursos Humanos


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Entradas Salidas


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Organigramas y descripción de cargos: esquemas donde se explicita el cargo y nivel jerárquico de cada persona. Pueden ser diagramas jerárquicos, diagramas matriciales o documentos de texto.

Creación de relaciones de trabajo (Conexiones): por ejemplo, organizar todos los viernes por la tarde una reunión informal con los miembros del equipo donde la empresa pague las cervezas y nadie asista con traje y corbata.

Teoría de la Organización: provee información sobre el comportamiento de las personas en las organizaciones (sistemas abiertos, cerrados, naturales y racionales)



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Roles y responsabilidades: rol es el cargo o posición que ocupa una persona en cada actividad del proyecto, mientras que responsable es la persona que debe lograr que la actividad se desarrolle de manera adecuada. Cabe aclarar que el responsable podría ser una persona distinta a la que realiza la actividad.


Actividad Pedro Marcela Rogelio

Búsqueda de información X Estudio de mercado X Análisis costo beneficio X

Matriz RAM (Responsibility Assignment Matrix)

Actividad Pedro Marcela Rogelio

Búsqueda de información A R C

Estudio de mercado A R C

Análisis costo beneficio I A R

Matriz RACI

R (responsable); A (aprueba); C (consultado); I (informado)

DiagramasMatricialesde

AsignacióndeResponsabilidades

FORMATO DE TEXTO (Manual de Organización y Funciones)

Rol: Autoridad: Responsabilidad: Competencias:


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La principal habilidad de un Director de Proyectos es saber comunicar.

No importa qué título tengas y en qué profesión te hayas especializado, si no aprendes a comunicar de manera efectiva no conseguirás proyectos exitosos.


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Gestión de las Comunicaciones

Análisis de los requisitos de las comunicaciones

Tecnología de las comunicaciones

Modelos de comunicación

Registro de Interesados


Estrategia de la gestión de los interesados


Plan de gestión de las comunicaciones


Métodos de comunicación


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Planificar las Comunicaciones del

Proyecto

Entradas Salidas

Planificar las Comunicaciones



Análisis de los requisitos: determinar los canales de comunicación y las necesidades de información de los interesados.

Tecnología de las Comunicaciones: planificar qué tipo de tecnología se utilizará para la distribuir la información.

Modelos de comunicación: la comunicación fluye entre emisor y receptor.

Métodos de comunicaciones: distintas alternativas para compartir la información entre los interesados. Por ejemplo, realizar una reunión interactiva o bi-direccional, enviar un e-mail unilateral (push), desarrollar


Donde: n es el número de interesados

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Plan de Gestión de las Comunicaciones. Incluye, entre otros: • Canales de comunicación• Formato y contenidos del tipo de información• Personas responsables de comunicar• Personas que recibirán la información• Tecnología de las comunicaciones a utilizar • Frecuencia de la comunicación• Glosario de términos comunes


ID # Actividad Frecuencia Medio

Responsabilidad del Interesado

Director del Proyecto Gerente Jefe de

ProducciónJefe de

MarketingEquipo

Proyecto

1 Informe de Avance Semanal email Emisor Destinatario Valida Valida Soporte

2 Informe de Resultados Mensual Informe Emisor Destinatario Destinatario Destinatario Soporte

3 Solicitud de Cambios Funcionales Eventual Informe Destinatario Autoriza Emisor Valida Soporte

4 Solicitud de Cambios de Presentación Eventual Informe Destinatario Autoriza Valida Emisor Soporte

5 Reunión de coordinación Quincenal Acta de

Reunión Destinatario Valida Valida Valida Emisor

Plan de las Comunicaciones


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