Gerencia de Proyectos

GERENCIA DE PROYECTOSProcesos de IniciacinSesin 4Doc. Yvn Daz Zelada

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Gerencia de Proyectos Conceptos Bsicos2@yvanDiazProcesos de la Gerencia de ProyectosINICIACINDesarrollo del Acta de Constitucin del ProyectoIdentificar a los Interesados

PLANIFICACINPlan para la Direccin del ProyectoRecolectar los RequerimientosDefinir el AlcanceCrear la EDTDefinir las ActividadesSecuenciar las ActividadesEstimar los Recursos de las ActividadesEstimar la duracin de las ActividadesDesarrollar el CronogramaEstimar los CostosDeterminar el PresupuestoPlanificar la CalidadDesarrollar el Plan de Recursos HumanosPlanificar las ComunicacionesPlanificar la Gestin de RiesgosIdentificar los Riesgos

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Gerencia de Proyectos Conceptos Bsicos3@yvanDiazProcesos de la Gerencia de ProyectosINICIACINDesarrollo del Acta de Constitucin del ProyectoIdentificar a los Interesados

PLANIFICACINRealizar el Anlisis Cualitativo de los RiesgosRealizar el Anlisis Cuantitativo de los RiesgosPlanificar la Respuesta a los RiesgosPlanificar las Adquisiciones

EJECUCINDirigir y Gestionar la Ejecucin del ProyectoRealizar el Aseguramiento de CalidadAdquirir el Equipo del ProyectoDesarrollar el Equipo del ProyectoGestionar el Equipo del ProyectoDistribuir la InformacinGestionar las Expectativas de los InteresadosEfectuar las Adquisiciones

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Gerencia de Proyectos Conceptos Bsicos4@yvanDiazProcesos de la Gerencia de ProyectosSEGUIMIENTO Y CONTROLMonitorear el Trabajo del ProyectoInformes de DesempeoRealizar el Control Integrado de los CambiosVerificar el AlcanceControlar el AlcanceEDTControlar el CronogramaControlar los CostosRealizar el Control de CalidadInformar el DesempeoMonitorear y Controlar los RiesgosAdministrar las Adquisiciones

CIERRECerrar el Proyecto o FaseCerrar las Adquisiciones

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Acta de Constitucin del ProyectoProject CharterDocumento que autoriza formalmente un proyecto o una fase y documenta los requisitos iniciales que satisfacen las necesidades y expectativas de los interesados.

Establece una relacin de cooperacin entre la organizacin ejecutante y la organizacin solicitante (o cliente, en el caso de proyectos externos). El proyecto se inicia formalmente con la firma del acta de constitucin del proyecto aprobada.

Se recomienda que el Director del Proyecto participe en la elaboracin del acta de constitucin del proyecto.Gerencia de Proyectos Gestin de Integracin5@yvanDiaz

Project Charter = Carta del Proyecto5

Desarrollar el Acta de Constitucin del Proyecto

Desarrollar el Acta de Constitucin del Proyecto

Acta de Constitucin del ProyectoEntradasSalidasHerramientas y TcnicasJuicio de ExpertosTcnicas de FacilitacinGerencia de Proyectos Gestin de Integracin6@yvanDiazEl Enunciado del TrabajoCaso de NegociosFactores Ambientales de la empresaActivos de los procesos de la organizacinContrato

El enunciado del trabajo: Es una descripcin narrativa de los productos o servicios que debe entregar el proyecto.

Caso de negocio: Justificacin del proyecto a causa de una necesidad comercial, demanda insatisfecha, cambio tecnolgico, requisito legal, etc.

El contrato (en caso que exista)

Factores ambientales de la empresa: Cultura, Sistemas, Recursos Humanos, entre otros.

Activos del los procesos de la organizacinSe refieren a polticas, procesos, procedimientos e informacin histrica. Estos activos ayudan al proyecto a beneficiarse de la experiencia pasada de la compaa.(Se conocen como base del conocimiento)Se agrupan en dos:Procesos y ProcedimientosBase corporativa del conocimiento (lo aprendido)

Tcnicas de Facilitacin:BrainstormingReuniones, Focus Grupos.6

Estructura de un Acta de Constitucin del ProyectoJustificacin del proyecto: problema, oportunidad, requisito de negocio, etc. Objetivos medibles y criterios de xitoRequisitos generales Descripcin general del proyecto Riesgos preliminaresResumen del cronograma de hitosPresupuesto preliminar resumidoCriterios de aprobacin: qu criterios deben cumplirse para que sea un proyecto exitoso? ; quin aprueba y firma si se cumplieron esos criterios? Director del proyecto, responsabilidad y nivel de autoridad InteresadosNombre del patrocinador y nivel de autoridad que firmar al acta de constitucin del proyecto

Gerencia de Proyectos Gestin de Integracin7@yvanDiaz

Fecha: 30 de marzo del 2015Nombre del proyecto: ENCUENTRO ESTUDIANTES UTA ARICA, CHILE NBS AREQUIPA, PER 2015Justificacin del proyecto: Intercambiar experiencias entre las sedes y desarrollar una nueva actividad de valor en la regin.Objetivos estratgicos: Servicio: Proveer un servicio de valor adicional a los participantes del reencuentro Reconocimiento: La integracin de los estudiantes UTA y NBSCriterios de xito: Nmero mnimo de participantes = 500Calificacin global mnima en encuesta de satisfaccin = 4 (max. 7) Requisitos de alto nivelDirector ejecutivo para presentacin de apertura y reunin con lderesSoporte operativo de empresa especializada en eventos ACTA DE CONSTITUCIN DEL PROYECTOGerencia de Proyectos Gestin de Integracin8@yvanDiaz

Descripcin del proyecto de alto nivel:Reunin con las mximas autoridades de la UTA10 conferencistas internacionales cubriendo temas de actualidad Trabajo en equipo outdoor para potenciar las relacionesRiesgos de alto nivel Riesgo identificadoPlan de respuesta preliminarNo viene los expositoresTener expositores in situ de reemplazo Baja dedicacin de voluntariosContratar staff para el eventoFalta capital de trabajoRecortar gastos de ambientacin y cenas

Resumen del cronograma de hitos 15-08: Contrato firmado con lugares para realizar el evento 15-09: Contratar empresa de eventos15-10: Plan para la direccin del proyecto 10-12: Ejecucin del evento 30-12: Documento de lecciones aprendidas finalizado Gerencia de Proyectos Gestin de Integracin9@yvanDiaz

Resumen del presupuestoIngresos estimados = $75,000 ; Egresos estimados = $60,000 Requisitos para la aprobacin del proyecto Entregar documento de lecciones aprendidas al Program Manager a los 15 das de finalizado el evento explicitando el logro o no de los criterios de xito. Director del proyecto y nivel de autoridad Director del Proyecto: Anyela JuarezSelecciona a los miembros del equipo de trabajo. Aprueba: presupuesto, plan de marketing, plan de comunicaciones. Responsable de: agenda, logstica, sponsors y direccin del proyecto

Felipe ManriqueGerente del Programa

Gerencia de Proyectos Gestin de Integracin10@yvanDiaz

Luego de varios meses de negociacin es un placer anunciarles que nuestro socio estratgico en la ciudad de Arequipa (Per) Instituto del Sur, ha decidido llevar a cabo el ENCUENTRO ESTUDIANTES UTA ARICA, CHILE NBS AREQUIPA, PER 2015Esta es una excelente oportunidad para nuestra compaa y como siempre, estamos obligados a proveer del mejor servicio. Para llevar a cabo este importante proyecto, he asignado a Felipe Manrique como Director del Proyecto, el cual me informar sobre los avances del mismo. El Sr. Manrique tiene la autoridad suficiente para administrar todas las actividades necesarias y cumplir con nuestras obligaciones contractuales. El ser el responsable de que el proyecto se implemente adecuadamente. Por su parte, los gerentes claves del equipo de proyectos sern Rosario Castillo (Marketing), Yeiser Manrique (Comercializacin) y Cesar Paredes (Finanzas). La revisin de la planificacin se llevar a cabo dentro de 60 das cuyo principal objetivo ser la aprobacin final del Plan de Proyectos. Para esa fecha se aprobar el presupuesto necesario, bajo la supervisin de Sr. Manrique, para que podamos pasar a la siguiente fase del proyecto. Felicitaciones a todos los que hicieron posible este gran logro. Les solicito que apoyen incondicionalmente al Felipe y su equipo en esta gran oportunidad comercial que se nos presenta. Nuestro Cliente est confiando en nuestros servicios y profesionales, as como yo confo en Uds. para cumplir con este proyecto en tiempo y forma. Manos a la obra! MEMORANDUMRudy Zafra S.Presidente Fecha: 20 de marzo del 2015Para: GerentesDe: Vicepresidente Gerencia de Proyectos Gestin de Integracin11@yvanDiaz

La firma del acta de constitucin debe ser comunicada (memorandum)11

Necesidad de negocioDescripcin del alcance del productoPlan EstratgicoDescribe los productos o servicios que deben ser suministrados por el proyecto.Para proyectos internos (organizacin ejecutante)Proporcionado al inicio por el patrocinador (sponsor) sobre las base de las necesidades del negocio, y los requisitos del producto o del servicio.Para proyectos externos (cliente)Puede provenir del cliente como parte de un documento de licitacin (peticin de propuesta, solicitud de informacin, una solicitud de oferta, o como parte de un contrato)

Enunciado del trabajo del proyectoGerencia de Proyectos Gestin de Integracin12@yvanDiazEnunciado del TrabajoProject Statement of Work

Project Statement of Work = Declaracin del Trabajo del Proyecto

El alcance del producto:caractersticas o funcionalidades que tendr el producto o servicio que se obtiene como resultado de un proyecto.

Estas caractersticas son de tipo tcnico, caractersticas relacionadas al plazo de finalizacin (plazo de entrega) y caractersticas de costo final del producto o servicio. Las funcionalidades que tendr el producto o servicio se originan a partir de una serie de requisitos dados por el cliente o la organizacin ejecutante, que indican cmo se quiere el producto o servicio.12

Los interesadosSon todas aquellas partes que podran ser impactados positiva o negativamente al trmino del proyecto.

Pueden ganar o perder a travs del xito o fracaso del proyecto.

Pueden tener diferentes niveles de autoridad, los cuales afectarn su forma de ejercer influencia sobre el proyecto y sus entregables.

Gerencia de Proyectos Gestin de Integracin13@yvanDiaz

Los interesadosGerencia de Proyectos Gestin de Integracin14@yvanDiaz

Acta de constitucin del ProyectoFactores Ambientales de la empresaActivos de los procesos de la organizacinIdentificar a los interesados del proyectoRegistro de InteresadosEntradasSalidasDocumentos de AdquisicinGerencia de Proyectos Gestin de Integracin15

Herramientas y TcnicasJuicio de ExpertosReunionesAnlisis de los Interesados@yvanDiazIdentificar a los interesados

Se debe identificar a los interesados desde el comienzo del proyecto para analizar sus expectativas y su poder de influencia sobre el proyecto. Gerencia de Proyectos Gestin de Integracin16Identificar a los interesados@yvanDiaz

IdentificarlosRoles, rea, intereses, conocimientos, expectativas, influenciaImpactoClasificar segn: influencia, intereses, participacin, etc.EvaluacinCmo podran reaccionar o influir sobre el proyecto?Anlisis de los interesados123Gerencia de Proyectos Gestin de Integracin17@yvanDiazIdentificar a los interesados

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Mantener satisfechoGestionarlos de cercaMonitorear(mnimo esfuerzo)Mantener informado

PoderIntersBajoAltoBajoAltoACGerencia de Proyectos Gestin de Integracin18@yvanDiazMatriz de PoderIdentificar a los interesados

BDEFGH

Matriz de Poder / Inters de los Interesados18

Registro de los interesados: documento donde se recopila toda la informacin de los interesados como ser nombre, puesto de trabajo, rol en el proyecto, requisitos, expectativas, poder de influencia, etc. Gerencia de Proyectos Gestin de Integracin19@yvanDiazResultadosIdentificar a los interesados

Resultado o registro de Interesados (salida del proceso)19

Datos del InteresadoRequisito de Alto NivelImpacto / Tiempo, CostoEstrategia / Accin a tomarResponsableFecha InicioFecha FinLuis Diaz(comerciante)Maximizar ventas con la mayor afluencia de clientes2 mesesCampaa s que incluyan la Valorizacin del Centro para el comercio tursticoJavier Gomez01-jun05-agoAna Prez(Residente)Disfrutar un espacio vital agradable y sin contaminacin2 mesesGenerar y desarrollar apropiacin por el proyectoEdgar Perez06-may09-sep

Gerencia de Proyectos Gestin de Integracin20@yvanDiazIdentificar a los interesadosResultados

Interesado Rol Impacto Estrategia Clientes Compra producto final No les guste el producto Proveedores Entregar insumos Demoras de entrega Inversores Financiar el proyecto No desembolsar recursos Director del ProyectoCoordinacin general Falta de liderazgo Equipo trabajo Ejecutar el proyecto Falta de comunicacin Ciudadanos Evitar daos ambientales Demandar a la empresa Gobierno Fijar normativas Cambiar las normativas

Gerencia de Proyectos Gestin de Integracin21@yvanDiazIdentificar a los interesadosEjercicios

Qu estrategia podemos aplicar?21

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