SEPARATA 2-INFORMATICA APLICADA I.pdf

7/25/2019 SEPARATA 2-INFORMATICA APLICADA I.pdf

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(SOLO CON FINES ACADEMICOS)

GUIA N 2

Excel 2016: Introduccin de datos,introducir, Editar el contenido de una celda,aplicar formatos a nmeros, referencias de

celdas y rango, referencias a mltiples hojasy rangos, diagramacin de tablas, Formulasy funciones.DOCENTE: ING. SIGRID ESTHER ORTIZCAMACHO

MARZO 2016


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MICROSOFT EXCEL 2016

INFORMATICA: ING SIGRID ESTHER ORTIZ CAMACHO

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INFORMATICA APLICADA IMICROSOFT EXCEL 2016.

SESION N: 2

Temas:

1. Introduccin de datos.2.Editar el contenido de una celda.3.Aplicar formatos a nmeros.4.Referencias de celdas y rango.

5.

Referencias a mltiples hojas y rangos.6.Formulas y funciones.

Desarrollo

1. Introduccin de datos.

En cada una de las celdas de la hoja de clculo, es posible introducir todo

tipo de datos como por ejemplo nmeros, frmulas o textos. Para ingresarcualquiera de estos tipos de datos seguiremos los siguientes pasos:

Situar el cursor sobre la celda donde se desea introducir los datos,luego digitarlos.

Mientras se hace el ingreso debe de aparecer estos datos en doslugares, en la celda activa y en la Barra de Frmulas, como puedesobservar en el dibujo siguiente:


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Para introducir el valor en la celda puedes utilizar cualquiera de los tres

mtodos que te detallan a continuacin:

Presionando la tecla entrada (enter): Se valida el valor introducidoen la celda y adems la celda activa pasa a ser la que se encuentranjusto por debajo.

Celda

ctiva

Barra de

formulas


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Teclas de movimiento: Se valida el dato introducido en la celdaactiva y se posicionar dependiendo de la tecla direccional pulsada,por ejemplo, si pulsamos FLECHA ABAJO la celda activa bajara

una celda o ms dependiendo de la cantidad de veces que sepresion esta tecla.

NOTA: Debe de recordar que si introduce algn dato no valido, unafuncin incorrecta o una formula mal planteada, es posible que aparezcauna ventana de alerta indicando el error, para esto debe de estar atentoa la advertencia y tratar de replantear el ingreso de datos de maneracorrecta.

Al presionar la tecla ENTER, por defecto la celda activa baja una posicin(celda) en la hoja de clculo, este comportamiento viene por defectocuando se instala el Microsoft Office Excel 2010, pero se puedeconfigurar esta opcin siguiente estos pasos.

Hacemos clic en la ficha Archivo. Escogemos la opcin Opciones y aparecer el Cuadro Opciones de

Excel.


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Aqu escogemos la opcin de la mano izquierda Avanzada, en la

seccin Opciones de edicin hacemos clic en la flechita

Direccin del cuadro de opcin Despus de presionar Entrar,

mover seleccin.


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Al presionar SHIFT + ENTER la celda activa retornara a la celdaque se encontraba seleccionada antes de realizar esta combinacinde teclas.


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1.1. Tipos de datos.

Valores Constantes: Es un dato que se introduce directamente enuna celda. Puede ser un texto, nmero o una fecha.

Los valores numricos: Al utilizar o revisar algunos trabajos hechosen Excel, encontrar gran variedad de datos numricos, comoedades, sueldos, descuentos, bonificaciones, etc. Excel trata a losnmeros con total flexibilidad ya que permiten realizar diferentesoperaciones y clculos cuando introduce un nmero. Al ingresar unvalor numrico este se alinea a la derecha de la celda.

Los nmeros que se introducen en una celda son valores constantes.En Microsoft Excel, un nmero puede contener slo los siguientescaracteres:

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 + - ( ) , / $ % . E e

Microsoft Excel ignora los signos ms (+) a la izquierda, y trata alos puntos como separadores de miles o separadores decimales(igualmente las comas). Todas las dems combinaciones de nmerosy caracteres no numricos son consideradas texto.


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El punto . del teclado numrico (bajo la tecla 3 en la esquinainferior derecha del teclado), se utiliza como separador decimal,nunca como separador de miles. No es aconsejable teclear lospuntos de separacin de los miles al introducir un nmero.

Los caracteres reconocidos como nmeros dependern de lasopciones seleccionadas en Configuracin regional del Panel decontrol.

Para evitar introducir una fraccin como fecha, debe colocar uncero (0) delante de cada fraccin; por ejemplo, escriba 0 1/2.

Delante de los nmeros negativos, site un signo menos (-), o bien

encierre los nmeros entre parntesis ( ).

Dentro de una celda, todos los nmeros se alinean a la derecha pordefecto.

En las celdas que tengan predeterminado el formato de nmeroGeneral, Microsoft Excel presentar los nmeros como enteros(789) o fracciones decimales (7,89), o bien en notacin cientfica(7,89E+08) en caso de que el nmero sea ms largo que el ancho de

la celda. El formato General presenta hasta un mximo de 11 dgitos,incluyendo un separador decimal y caracteres tales como "E" y "+".

Independientemente del nmero de dgitos presentados, MicrosoftExcel guarda nmeros con una precisin de hasta 15 dgitos. Si unnmero contiene ms de 15 dgitos significativos, Microsoft Excelconvertir los dgitos adicionales en ceros (0).

Los textos: Al disear una plantilla, recibos o cuadros estadsticos,

siempre necesitar de los textos para brindar una mejorpresentacin y que esta sea entendible. Los textos nos ayudan a quesepamos donde ingresar el dato o porqu lo agregamos en ese lugar.

Cada celda es independiente y puede albergar gran cantidad detexto, cada texto que inserte en una celda y no sobrepase el ancho


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de la misma, se alinea a la izquierda. Si el texto es demasiado largo,aparentar sobrepasar la celda de lado, pues todo lo escrito esten la celda donde comenz a insertar el texto.

Tipos de datos Fecha/Hora: Un dato tipo fecha/hora es tratadocomo un nmero, correspondiendo a cada fecha el nmeroequivalente al de das transcurridos desde el 1 de Enero de 1.900hasta la fecha en cuestin. A la hora le corresponde la fraccinresultado de dividir el nmero de segundos transcurridos desde las

0 horas, por el nmero de segundos que tiene un da (86.400).

Por ejemplo el nmero 10 equivale en formato fecha al da 10-Enero-1900, y el nmero 10,75 equivale en formato fecha al da 10-Enero-1900 a las 18:00 horas. De esta forma es posible realizaroperaciones matemticas con celdas que contengan fechas u horas.

Las fechas, por ejemplo se pueden restar (fecha de hoy fecha denacimiento = das vividos).

Ejemplos:


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Lgico: Incluye los valores VERDADERO y FALSO. Estos valores seescriben directamente en una celda y tienen un significadoespecfico. Se utilizan en funciones lgicas y condicionales.

2.Editar el contenido de una celda.

Los datos se agregan en las celdas, sabemos que cada celda esindependiente y que pueden aceptar nmeros, textos y frmulas. Cuandonecesite cambiar el valor de la celda, entonces pulse clic en la celda dondedesea cambiar el valor y vuelva a escribir el dato y no se olvide de pulsarEnter.

Cuando desea aumentar ms contenido, pulse la tecla F2 y el punto deinsercin estar al final del dato introducido y puede aumentar el valor.Excel brinda todas estas facilidades para que el usuario no tengaproblemas a la hora de redisear el trabajo.

Aplicar formatos a las celdas

Como ya sabr, Excel muestra una gran variedad de herramientas parapoder aplicar formatos a los cuadros que haya hecho. Una buena aplicacinde formato a un trabajo hecho en Excel, hablar muy bien de usted y har

saber que su trabajo es impecable y que tom mucho esmero en crearlo.En la siguiente lista se muestran los diferentes botones que puede utilizarpara aplicar formatos a las celdas e incluso a los valores dentro de lasceldas.


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Fuente: Cambia la fuente, se puede aplicar un tipo de fuente devarias formas como en el Word, la primera es haciendo clic en laflechita del tipo de fuente del grupo fuente de la ficha Inicio, lasegunda forma es haciendo anticlic en la celda y aparecer la

minibarra ah tambin podemos elegir el tipo de fuente y la ltimaforma es entrando en el cuadro de dialogo fuente como en el Wordy ah tambin podemos aplicar otro tipo de fuente..

Tamao de fuente: Cambia el tamao de la fuente, tambin sepuede hacer de las diferentes formas como en el Word 2013.


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Negrita: Aplica el formato de negrita al texto seleccionado.


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Cursiva: Aplica el formato de cursiva al texto seleccionado.

Subrayado: Aplica el formato de subrayado al texto seleccionado.


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Color de fuente: Cambia el color del texto.

Color de relleno: Colorea el fondo de las celdas seleccionadas.


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Bordes: Aplica bordes a las celdas seleccionadas.

Ejercicio prctico.

Vamos a practicar con el ingreso de datos numricos y de texto, ademsaplicaremos algunos formatos:

a) Inicie Excel con un nuevo libro en blanco.

b) D doble clic en Hoja1 y agregue como nombre: Ganancias Enero.c) D clic en A1 y escriba: Resumen de Ganancias y pulse Enter.d) En A2, agregue el texto: Ingresos.e) En B2, agregue el texto: Egresos.f) En C2, agregue el texto: Ganancias.g) Seleccione A1 y desde la ficha Inicio, en el grupo Fuente, d clic en

Negrita.h) D clic en la flecha de Fuente, y seleccione Segoe UI.i) D clic en la flecha de Color de fuente, y seleccione Azul, nfasis 1,

Oscuro 25%.j) Seleccione A2:C2 y d clic en la f lecha de Color de relleno.k) Seleccione el color Verde, nfasis 6, Oscuro 25%.l) Usando Color de fuente, aplique Blanco, Fondo1.m)Seleccione A3 y agregue: 500 y pulse Enter.n) Complete los dems dato tal como lo muestra la siguiente imagen.


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o) Guarde su archivo con el nombre Resumen de Ganancias.

3. Aplicar formatos a nmeros.

Excel puede aplicar diferentes formatos a los nmeros introducidos en lasceldas.Puede aplicar estos formatos desde la ficha Inicio, grupo Nmero outilizando el cuadro de dilogo Formato de Celda.


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Formato de nmero: Permite seleccionar en una lista desplegable losdiversos formatos de nmeros que posee Excel, como los porcentajes,fechas, fracciones y ms.

Formato de nmero de contabilidad: Permite cambiar el formato de unnmero a moneda. Dependiendo de su configuracin regional, aparecerel smbolo de moneda adecuado.

Estilo porcentual: Aplica el formato de porcentaje a un nmero. Enespecial el nmero debe ser un decimal.

Estilo Millares: Agrega una coma para separar los millares.


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Aumentar y disminuir decimales: Permite aumentar y disminuir losnmeros decimales de un valor.

Dentro del cuadro de dilogo Formato de celda, puede encontrar laficha Nmero activa, es ah donde observar los diferentes formatos

que posee un nmero y como puede aplicarlos.


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4.Referencias de celdas y rango.

a. Referencias Relativas.

Las referencias de filas y columnas cambian si se copia laformula en otra celda, es decir se adapta a su entorno porquelas referencias las hace con respecto a la distancia entre laformula y las celdas que forman parte de la formula. Esta es laopcin que ofrece Excel por defecto.

Una referencia relativa a una celda o rango es aquella que, alcopiar la celda donde est escrita y pegarla en otra ubicacin oal utilizar "Autorrellenar", se ajusta automticamente para

hacer referencia a otras celdas.

Son las referencias ms utilizadas y las que, en la mayora delas veces, se obtienen por defecto en Excel al hacer click en unacelda para hacer referencia a ella.

Por ejemplo, si tenemos la expresin = A1*2 en la celda B1 yutilizamos "Autorrellenar" hacia abajo, las frmulas que seobtienen van a justando el nmero de forma que en la celda B2

tendremos la frmula =A2*2, en la celda B3 tendremos lafrmula =A3*2 y as sucesivamente.

Podemos ver en la siguiente imagen como se ajustan las frmulasa medida que "arrastramos" con "Autorrellenar":


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b. Referencias Absolutas.

Las referencias de filas y columnas no cambian si se copia laformula a otra celda, las referencias a las celdas de la formulason fijas.

Una referencia absoluta a una celda o rango es aquella que, alcopiar la celda donde est escrita y pegarla en otra ubicacin o

al utilizar "Autorrellenar", NO se ajusta y queda bloqueadahaciendo referencia siempre a la misma celda.

Para hacer una referencia absoluta a una celda, se debenintroducir los smbolos del dlar $ antes de la letra y antes delnmero de una referencia normal del tipo A1. Es decir, unareferencia absoluta a la celda A1, sera: $A$1

Con ello, conseguimos que al copiar y pegar o bien al utilizar

"Autorrellenar" siempre mantenemos la referencia a la mismacelda:


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c. Referencias Mixtas.

Podemos hacer una combinacin de ambas referencias, podemoshacer que las filas sean relativas y las columnas absolutas oviceversa.

Una vez aprendidos los conceptos de "referencia relativa" y"referencia absoluta", es fcil entender el concepto de

referencia mixta. Una referencia mixta a una celda o rango esaquella que, al copiar la celda donde est escrita y pegarla enotra ubicacin o al utilizar "Autorrellenar", ajusta slo la letrao slo el nmero de la referencia, quedando bloqueado slo elnmero o slo la letra respectivamente.


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Por lo tanto, si queremos bloquear la letra, debemos colocar elsmbolo del dlar "$" antes de la letra y si queremos bloquearel nmero, debemos colocar el smbolo del dlar "$" antes delnmero.

Las referencias mixtas son tiles en multitud de ocasiones,especialmente cuando tenemos que utilizar "Autorrellenar" enuna matriz de celdas (varias celdas x varias celdas), puesto quenos permite "arrastrar" una frmula introducida en una esquina,hasta la celda opuesta en la matriz, para operar con losencabezados de columnas y filas rpidamente y de una sla vez.


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Es importante que sea consciente de lo que ocurre a las referencias

de celdas, independientemente si son absolutas o relativas, cuando semueve una frmula mediante el mtodo de cortar y pegar, o cuando secopia una frmula mediante el mtodo copiar y pegar.

Cuando se mueve una frmula, las referencias de celdasexistentes en ella no cambian, independientemente del tipo dereferencia que utilice.

Cuando se copia una frmula, las referencias pueden cambiar enfuncin del tipo de referencia de celda que utilice.

En la tabla siguiente se indica cmo se actualiza un tipo de referenciasi la frmula que la contiene se copia de dos celdas hacia abajo y doshacia la derecha.


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d) Referencias a mltiples Hojas y rangos

Una referencia a la misma celda o al mismo rango en varias hojasse denomina referencia 3D. Una referencia 3D es un mtodotil y cmodo de hacer referencia a varias hojas de clculo quesiguen el mismo patrn y a las celdas de cada hoja de clculoque contienen el mismo tipo de datos para, por ejemplo,

consolidar los datos presupuestarios de diferentesdepartamentos de la organizacin.

Puede utilizar la siguiente referencia 3D para sumar lasasignaciones presupuestarias de tres departamentos (Ventas,Recursos Humanos y Marketing), cada uno en una hoja de clculodiferente:

=SUMA(Sales:Marketing!B3)


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Puede incluso agregar otra hoja de clculo y despus moverla alrango al que hace referencia la frmula.Por ejemplo, para agregar una referencia a la celda B3 de lahoja de clculo Instalaciones, mueva la hoja Instalaciones entre

las hojas Ventas y RH como se muestra en el siguiente ejemplo.Debido a que la frmula contiene una referencia 3D a un rangode nombres de hojas de clculo, Ventas:Marketing!B3, todas lashojas de clculo del rango se incluyen en el nuevo clculo.

e)

Rangos.

Asignar nombres

Se le considera rango a un conjunto de celdas conformadas por una o msceldas.

- Primero seleccionamos el rango deseado C3:C5.


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- Nos vamos al cuadro de nombres y ponemos el nombre que queremos ypulsamos Enter.

Utilizar en la frmula

Puede usar los nombres de los rangos en frmulas o funciones.

- Seleccionamos la celda C6, sumamos el rango anteriormentemencionado de esta forma:


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6.Formulas y funciones.

Formulas

Es una secuencia formada por: valores constantes, referencias a otrasceldas, nombres, funciones, u operadores.Una frmula es una tcnica bsica para el anlisis de datos. Se puedenrealizar diversas operaciones con los datos de las hojas de clculo como*,+,-, Seno, Coseno, etc.

En una frmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias aotras celdas, operadores y funciones.Las frmulas estn conformadas por operadores de clculo, operandos y,

con frecuencia, por funciones. Para introducir una frmula en una celda,se debe entrar como primer carcter el signo igual (El signo igual = leindica a Excel que los caracteres que le siguen constituyen una frmula).

Cuando se escribe la frmula no se deben dejar espacios en blanco dentrode la misma.Por ejemplo, la frmula =A5+A4*3 expresa que se multiplique el valor quecontiene la celda A4 por el valor constante 3 y, a continuacin, se le sumeel valor que contiene la celda A5 al anterior resultado (como se ver ms

adelante la multiplicacin * tiene mayor prioridad que la suma + ). Si lacelda A5 contiene el valor numrico 15, la celda A4 contiene el valornumrico 4, entonces, esta frmula al ser calculado por el Excel producir27 como resultado final, el cual ser asignado a la celda en la que seingres la frmula.

Ejemplo:

=pi*COS(45)

NOTA: Un operando es una de las entradas (argumentos) de un operador.Por ejemplo, en:

3 + 6 = 9


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"+" es el operador y "3" y "6" son los operandos.

Funciones

Una funcin es una frmula predefinida por Excel que opera sobre uno oms valores (argumentos) en un orden determinado (estructura). Elresultado se mostrar en la celda donde se introdujo la formula.El tipo de argumento que utiliza una funcin es especfico de esa funcin.As, los argumentos pueden ser nmeros, texto, valores lgicos comoVERDADERO o FALSO, matrices, valores de error como #N/A oreferencias de celda. Un argumento puede ser una constante, una frmulao incluso otra funcin.

Excel cuenta con una gran variedad de funciones dependiendo del tipo deoperacin o clculo que realizan. Estas funciones pueden ser matemticasy trigonomtricas, estadsticas, financieras, de texto, de fecha y hora,lgicas, de base de datos, de bsqueda y referencia y de informacin.

Estructura de una funcin

La sintaxis de cualquier funcin es:

=nombre_funcion(argumento1;argumento2;;argumentoN)

Esto es:

1. Signo igual (=).2. Nombre de la funcin.3. Parntesis de apertura.4. Argumentos de la funcin separados por puntos y comas.

5. Parntesis de cierre.


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Insertar funcin

Cuando cree una frmula que contenga una funcin, el cuadro de dilogoInsertar funcin le ayudar a introducir las funciones de la hoja de

clculo. A medida que se introduzca una funcin en la frmula, el cuadrode dilogo Insertar funcin ir mostrando el nombre de la funcin, cadauno de sus argumentos, una descripcin de la funcin y de cada argumento,el resultado actual de la funcin y el resultado actual de toda la frmula.

Para introducir una frmula, cuenta con dos opciones:

Puede escribir la formula directamente en la celda que mostrar elresultado. Si el nombre de la frmula es correcto Excel indicar losargumentos de la misma.

Puede utilizar la ayuda de Excel (cuadro de dilogo Insertar funcin),este asistente mostrar el nombre de la funcin, los argumentos,adems una descripcin de la funcin y de cada argumento.

Funciones Anidadas

Excel permite el utilizar funciones como uno de los argumentos de otrafuncin, esto se conoce como funciones anidada. Por ejemplo:

=SI (PROMEDIO (A1:A10)>50; SUMA (B1:B10); 0)

En el ejemplo anterior la funcin SI compara con 50 el resultadoproducido por la funcin PROMEDIO (funcin anidada), si es mayor a 50,invoca a la funcin SUMA (funcin anidada).

Precauciones en la manipulacin de celdas

Es comn confundir las acciones de seleccionar, rellenar series y moverceldas, por eso indicamos la diferencia entre estas a travs de la siguientecomparacin:


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Seleccionar: Cuando se seala al centro de la celda. El cursor es una cruzblanca gruesa.

Cuadro de relleno: Cuando se seala a la esquina inferior izquierda.

Modo Mover: Cuando se seale algunos de los bordes de la celda, deber

aparecer el siguiente cursor.


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Autorrellenar: Consiste en utilizar series conocidas por Microsoft Excel,y as facilitar el ingreso de datos. Se arrastra desde el control de rellenode la celda en cuestin.

Se mostrar una etiqueta inteligente (Smart Tags) llamada Opciones deAutorelleno.

Primero escribimos 1 en la celda A1.

Realizamos un arrastre del cuadro de relleno.


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Al darle clic en la opcin Serie de relleno deber salir como en elgrafico siguiente.

Se puede tambin hacer con fechas.

Rellenar Series: El control de relleno permite copiar una celda o generaruna serie. La copia o generacin de series, depende del contenido de lacelda que se usa como origen. As, si usted escribe un texto en una celday usa el cuadro de relleno se copiar el contenido. Si usted escribe untexto y nmero (por ejemplo A001 Nota1) se crear una serie.

Escribimos COD-1001 en la celda A1.


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Hacemos el arrastre de la celda y aparece la siguiente serie.

Cmo Activar / Desactivar Autocompletar:

Haga clic en la ficha Archivo.

Seleccione el elemento opciones.

En la pantalla siguiente seleccione la opcin avanzada.


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Elegir de la lista desplegable: Esta opcin le permitir reutilizar datosingresados anteriormente en la misma columna de una forma rpida y muycmoda ya sea por medio del men contextual o por medio del teclado.

Cmo ingresar datos Eligiendo de la Lista desplegable

Ubique el cursor debajo del ltimo dato ingresado en la columna.

Haga clic con el botn secundario del mouse, y en el mencontextual que aparece, haga clic en Elegir de la lista desplegable.


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Aparecer una lista con los valores ya ingresados en las

columnas.


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Operadores en las frmulas.

EXCEL 2016 permite el uso de operadores tanto aritmticos, de texto y decomparacin, de esta manera puede idearse para crear frmulas complejas queayuden al buen funcionamiento de sus datos.

Operadores Aritmticos

En la siguiente tabla, se muestran los operadores aritmticos que ms se

utilizan.


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Operadores de texto y comparacin.

Los operadores de texto y comparacin pueden ayudarle a resolver

algunos problemas con sus tablas.

Bibliografa

VALENTIN HUIZA, Handz J. Microsoft Office 2013 La Biblia. Lima2010. Grupo Editorial Megabyte.http://www.aulaclic.es/guia-office-2013

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