Secretaría de Finanzas Unidad de Modernización Manual de ......Contabilidad por partida doble...

Secretaría de Finanzas Unidad de Modernización

Manual de USUARIOS

MU-UDEM-13.1 Módulo de Contabilidad por Partida Doble

Sistema de Administración Financiera Integrada Normas y Procesos

Versión 1.00 Fecha: Septiembre 2008 Total Págs. 124

Contabilidad por partida doble v.1.00

Secretaria de finanzas 2 / 124 unidad de Modernización

Derechos Reservados 2007 SECRETARIA DE FINANZAS Todos los Derechos Reservados. Ninguna parte de este material puede ser reproducido de ninguna manera, ni fotostática, microfilm, serigrafía, o de alguna otra manera, o incorporado dentro de un sistema de información, electrónico o mecánico, sin una autorización escrita de la Secretaría de Finanzas, dueño del derecho reservado.



Tabla de contenido 1. Objetivo del Manual de Contabilidad por Partida Doble…………………… 42. Diseño Conceptual……………………………………………………………………………. 52.1. LA CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL ........................................................................................ 52.2. PROPÓSITOS DE LA CONTABILIDAD DEL SECTOR PÚBLICO ......................................................... 52.3. ESTRUCTURA DEL SUBSISTEMA DE CONTABILIDAD .................................................................... 52.4. ELEMENTOS QUE PARTICIPAN EN LA OPERATORIA CONTABLE .................................................... 62.4.1.Plan Único de Cuentas Contables ............................................................................................... 62.4.2.Tablas de Eventos Contables ...................................................................................................... 63. Variables utilizadas…………………………………………………………………………... 83.1. PERFILES ............................................................................................................................... 83.1.1.Perfil Creación Plan de Cuentas Contables ................................................................................. 83.1.2.Perfil Aprobación Plan de Cuentas Contables ............................................................................. 83.1.3.Perfiles Creación Matrices de Conversión Automática ................................................................ 83.1.4.Perfiles Aprobación Matrices de Conversión Automática ............................................................. 83.1.5.Perfiles Carga de Asientos Manuales .......................................................................................... 83.1.6.Perfiles Aprobación de Asientos Manuales .................................................................................. 83.2. BOTONES USADOS EN EL SISTEMA ........................................................................................... 93.3. ESTADOS DE LOS DOCUMENTOS DURANTE EL PROCESO DE CARGA ........................................... 93.3.1.Estado Elaborado ........................................................................................................................ 93.3.2.Estado Verificado ........................................................................................................................ 93.3.3.Estado Aprobado ......................................................................................................................... 94. PROCESO …………………………………………………………………………………………... 104.1. CARGA PLAN DE CUENTAS CONTABLES ................................................................................. 104.1.1.Pantalla de Carga Cuentas Contables ....................................................................................... 114.2. APROBACIÓN PLAN DE CUENTAS CONTABLES ........................................................................ 144.3. MODIFICACIÓN DE CUENTAS CONTABLES ............................................................................... 164.4. ELIMINACIÓN DE CUENTAS CONTABLES .................................................................................. 194.5. APROBACIÓN MODIFICACIONES Y ELIMINACIONES DE CUENTAS CONTABLES ............................ 224.6. CARGA TABLAS DE EVENTOS PARA GASTOS ........................................................................... 244.6.1.Tabla de Eventos Objeto del Gasto-Cuenta Contable ............................................................... 264.6.2.Tablas de Eventos Cuenta Contable-Cuenta Contable .............................................................. 304.6.3.Tabla de Evento de Pagado ...................................................................................................... 334.6.4.Creación Tablas de Eventos de Contabilización de Ingresos ..................................................... 684.6.5.Creación Tabla de Evento de Auxiliares Contables ................................................................... 974.6.6.Elaboración de Asientos Manuales .......................................................................................... 1124.6.7.Elaboración de Contrasientos .................................................................................................. 119



1. Objetivo del Manual de Contabilidad por Partida Doble

Brindar una herramienta de guía a los usuarios de la Contaduría General de la República y de los diferentes Departamentos de contabilidad de las Instituciones Descentralizadas en la carga de las tablas de Eventos contables y explicar el proceso para la elaboración de asientos manuales y de Contrasientos.



2. Diseño Conceptual

En cumplimiento a lo expuesto en la Ley No. 83 – 2004 se explican a continuación los elementos, procesos y productos constitutivos del Subsistema de Contabilidad del SIAFI.

2.1. La Contabilidad Gubernamental

El Subsistema de Contabilidad Gubernamental, parte componente del Sistema Integrado de Información Financiera SIAFI, es un conjunto ordenado de principios, normas, procedimientos técnicos, herramientas informáticas, estructuras y otros medios o recursos que hacen posible la captura, gestión y registro de las transacciones financieras y económicas derivadas de los procesos de acción pública, con el objeto de valuar y exponer los hechos económico – financieros que afecten o puedan llegar a afectar el patrimonio de las instituciones públicas.

2.2. Propósitos de la Contabilidad del Sector Público

Registrar todas las transacciones que se producen en las entidades públicas y que afectan la situación económico – financiera de éstas. Producir información contable con referencia a sus soportes, ordenada de tal forma que faciliten las tareas de control y auditoria, sean éstas internas o externas. Suministrar información para la toma de decisiones por parte de los responsables de la gestión financiera pública y para los terceros interesados en la misma.

2.3. Estructura del Subsistema de Contabilidad

Está compuesto por la Contabilidad de la Administración Central y la Contabilidad de las Instituciones Descentralizadas, Empresas Públicas, Municipios y Universidades Nacionales. La Contabilidad de la Administración Central, administrada por la Contaduría General de la República, elaborará los asientos de partida doble de las transacciones del conjunto de los organismos de la Administración Central como único ente contable. La Contabilidad de las Instituciones Descentralizadas, Empresas Públicas, Municipios y Universidades Nacionales, requiere que cada una de ellas posea personería jurídica, patrimonio independiente y presupuesto propio. La misma debe mostrar los resultados de su gestión presupuestaria, financiera y económica identificando sus activos, pasivos y patrimonio. Cada institución descentralizada, empresa, municipio y universidad generará la ejecución presupuestaria y asientos de partida doble en su propio subsistema contable, preparando sus estados financieros para la toma de decisiones institucionales.



2.4. Elementos que participan en la Operatoria Contable

Los elementos que participan en la operatoria, parten de los clasificadores presupuestarios. Luego interviene la ejecución presupuestaria de ingresos y gastos, el plan de cuentas, las tablas de eventos contables de registros presupuestarios a contabilidad por partida doble, las transacciones de registro manual, la totalidad de los registros resultantes en los libros respectivos y finalmente los estados financieros demostrativos de las variaciones patrimoniales, juntamente con su explicación analítica.

2.4.1. Plan Único de Cuentas Contables

La Contaduría General de la República tendrá la responsabilidad en el diseño, adecuación y mantenimiento del Plan Único de Cuentas Contables del Sector Público. Las cuentas contables que lo componen operarán de acuerdo a los contenidos del Manual de Estadísticas de las Finanzas Públicas 2001 del Fondo Monetario Internacional. El Plan de Cuentas Contables será de aplicación obligatoria para todas las Instituciones del Sector Público, y extensiva a los registros contables de los proyectos que se presentan a los Organismos Multilaterales de Crédito.

2.4.2. Tablas de Eventos Contables

Son tablas informáticas que permiten generar los asientos de partida doble en la contabilidad general, en forma automática y simultanea al registro de la ejecución presupuestaria, en los momentos de devengado y percibido de ingresos, devengado y pagado de gastos y sus modificaciones. Intervienen en esta operación, además de las propias tablas, el plan de cuentas Único, los clasificadores presupuestarios de ingresos por rubro y medio de percepción y los clasificadores presupuestarios por objeto del gasto, estructura programática y medios de pago. Las tablas de eventos contables son las siguientes: Tabla de Eventos de Contabilización para Gastos Tabla de Eventos de Contabilización para Ingresos Tabla de Eventos de Auxiliares Contables

Dentro de las Tablas de Eventos de Gastos están las siguientes:

Tabla de Evento Objeto del Gasto Cuenta Contable Tabla de Evento Cuenta Contable-Cuenta Contable Tabla de Evento de Pagado Tabla de Evento de Deducciones

Dentro de las Tablas de Eventos para Ingresos están las siguientes:

Tabla de Evento Rubro de Ingresos-Cuenta Contable Tabla de Evento Cuenta Contable-Cuenta Contable Tabla de Evento de Percibido



Tablas de Auxiliares Contables

En esta tabla se definen los diferentes tipos de auxiliares contables ya sean fijos o variables que sean necesarios a fin de tener información mas detallada de todas las operaciones que se registran en el sistema. Los auxiliares Fijos, son aquellos que se trasladan de un ejercicio a otro y subsiguientes, juntamente con los registros de las cuentas que los agrupan en los asientos de apertura del ejercicio. Los auxiliares Variables, responden a información presupuestaria que por su condición de anual no son trasladables al siguiente ejercicio. Adicionalmente, una vez creados los diferentes tipos de auxiliares Contables tanto fijos como variables se deberán relacionar con todas las cuentas contables imputables.



3. Variables utilizadas

3.1. Perfiles

3.1.1. Perfil Creación Plan de Cuentas Contables

Dependencia Perfil Descripción Contaduría General de la República 711 Administrador de Tablas y Clasificadores

3.1.2. Perfil Aprobación Plan de Cuentas Contables

Dependencia Perfil Descripción Contaduría General de la República 710 Contador

3.1.3. Perfiles Creación Matrices de Conversión Automática

Dependencia Perfil Descripción Contaduría General de la República 711 Administrador de Tablas y Clasificadores Institución Descentralizada 1126 Administrador de Tablas y Clasificadores

3.1.4. Perfiles Aprobación Matrices de Conversión Automática

Dependencia Perfil Descripción Contaduría General de la República 710 Contador Institución Descentralizada 1127 Contador

3.1.5. Perfiles Carga de Asientos Manuales

Dependencia Perfil Descripción Contaduría General de la República 713 Usuario Institución Descentralizadas 713 Usuario

3.1.6. Perfiles Aprobación de Asientos Manuales

Dependencia Perfil Descripción Contaduría General de la República 712 Jefe de Departamento Institución Descentralizada 712 Jefe de Departamento



3.2. Botones usados en el Sistema

Salir de la ventana actual Imprimir un reporte / documento

Insertar nuevo registro Eliminar un registro / documento

Modificar un registro Borrar un registro

Ingresar criterios de búsqueda Ir a un registro superior

Ir a un registro inferior Ir a un registro a la izquierda

Ir a un Registro a la Derecha Verificar un registro

Desverificar un registro Aprobar un registro

Consultar registro Capturar Asiento para Contrasiento

3.3. Estados de los documentos durante el Proceso de Carga

3.3.1. Estado Elaborado

Estado del documento ingresado y guardado solamente.

3.3.2. Estado Verificado

Si un documento elaborado se revisa y este no será modificado, se presiona el botón y el documento pasa

al estado Verificado. A la vez el botón desaparece y en su lugar aparece este que se utiliza para desverificar.

3.3.3. Estado Aprobado

Para confirmar la carga de documentos ya verificados, se debe presionar el icono aprobar .



4. PROCESO

4.1. Carga Plan de Cuentas Contables

Recordemos que el diseño, adecuación y mantenimiento del plan de cuentas contables es responsabilidad de la Contaduría General de la República y será de aplicación obligatoria para todas las instituciones del sector Público. En caso de que una Institución Descentralizada requiera la creación de una nueva cuenta contable deberá solicitarlo a la Contaduría. Una vez que el Usuario haya ingresado al sistema debe desplegar la carpeta Contabilidad por Partida Doble – subcarpeta – Tablas de Eventos Contables, y deberá seleccionar la carpeta Tabla de Evento de Plan de Cuentas, la opción de menú Documento de Eventos de Cuentas Contables

Seguidamente debe presionar el icono de ejecutar , o doble clic sobre la opción de menú e ingresará a la bandeja de entrada del sistema SIAFI.

Una vez adentro, el usuario debe presionar el icono de Insertar , y le aparecerá la pantalla de carga de documentos.



4.1.1. Pantalla de Carga Cuentas Contables

Cabecera: En esta Sección el usuario podrá observar lo siguiente: Lugar: Localidad o Ubicación de la Unidad de Registro Contable Operación: Creación

A

B

C

A



Documento Numero: Corresponde a la numeración correlativa de registro, que el SIAFI asigna automáticamente al documento. Estado del documento: En este campo se muestra el estado en que se encuentra el documento. Fecha: Corresponde a la fecha de creación o elaboración del documento

Carga de Cuentas Contables y su Operatoria: Código: Deberá Ingresar el código de la cuenta contable que está creando

Descripción: Deberá anotar la descripción de la cuenta contable

Según la utilización de la cuenta contable se deberán marcar los siguientes campos: Apropiable: Deberá marcar esta columna, si la cuenta va ser imputada en asientos contables. En caso de quedar el campo en blanco no operará para asientos contables. Sin Imputación: Deberá marcar esta columna, si la cuenta va ser empleada para contabilizar operaciones sin imputación presupuestaria. En caso de quedar en blanco, solo se podrá emplear en asientos provenientes de operaciones presupuestarias o asientos manuales. Vigente: Este campo aparece marcado por defecto y en caso que quede en blanco, la cuenta se considerará como no vigente y no operará para asientos contables.

B



Operatoria de la Cuenta: Describe la operatoria de la cuenta contable, es decir los eventos que provocan que una cuenta se debite o se acredite; y lo que representa el saldo de la cuenta. Se Debita Por: Breve explicación de las razones por las cuales se puede debitar la cuenta. Se Acredita Por: Breve explicación de las razones por las cuales se acredita la cuenta. Saldo: Deberá expresar cual será el saldo de la cuenta contable y que representa su saldo.

Bitácora Fecha y Usuario de Verificación: Identifica al servidor público del registro, junto con la fecha de verificación.

Fecha y Usuario de Aprobación: Identifica al servidor público que aprueba el documento verificado y la fecha de la aprobación.

Una vez ingresados y revisados todos los registros creados en la tabla, el paso siguiente es verificar el documento, haciendo clic en el botón ubicado en la parte superior de la pantalla.

El documento y los registros pasarán de su estado Elaborado a Verificado, y el botón desaparecerá y en su lugar aparecerá el icono , cuya función es desverificar el documento en caso de realizar alguna modificación.

C



4.2. Aprobación Plan de Cuentas Contables

Una vez que el Usuario haya ingresado al sistema debe desplegar la carpeta Contabilidad por Partida Doble – subcarpeta – Tablas de Eventos Contables, y deberá seleccionar la carpeta Tabla de Evento de Plan de Cuentas, la opción de menú Aprobación de Evento de Cuentas Contables.

Seguidamente con un doble clic sobre la opción de menú o presionando el icono ejecutar , ingresará a la bandeja de entrada del sistema SIAFI.

El usuario deberá dar doble clic en la lupa para desplegar todos los documentos en estado de verificado y pendientes de aprobar.



El usuario deberá posicionarse sobre el documento que desea aprobar y dar un clic sobre el ícono de aprobar, luego hará una revisión rápida del documento que va aprobar.

Una vez hecha la revisión y si está de acuerdo deberá dar un clic en el ícono de aprobar y el documento pasará de su estado verificado a estado Aprobado.

Para salir de esta pantalla presione el icono y volverá a la pantalla principal del sistema



4.3. Modificación de Cuentas Contables

Una vez que el Usuario haya ingresado al sistema debe desplegar la carpeta Contabilidad por Partida Doble – subcarpeta – Tablas de Eventos Contables, y deberá seleccionar la carpeta Tabla de Evento de Plan de Cuentas, la opción de menú Documento de Evento de Cuentas Contables.

Seguidamente debe de presionar el icono de ejecutar , o doble clic sobre la opción de menú e ingresará a la bandeja de entrada del sistema SIAFI.




El usuario deberá seleccionar el tipo de Operación: Modificación

Seguidamente posicione el cursor en la casilla en blanco de la columna código y se le activará el botón de la columna código, y automáticamente el sistema asignará el Nº de Documento y Estado del Documento.

Luego haga clic en el botón del campo Código

Le desplegará el listado de todas las cuentas creadas en la tabla de eventos de cuentas contables, de la cual deberá seleccionar el código y la descripción de la cuenta contable que requiere modificar y haga clic en el botón aceptar y proceda a efectuar los cambios que requiera. En el tipo de operación Modificación lo único que no puede modificar es el código de la cuenta contable.



Una vez realizada la modificación respectiva, el paso siguiente es verificar el documento, haciendo clic en el botón ubicado en la parte superior de la pantalla.

El documento pasará de su estado Elaborado a Verificado, y el botón desaparecerá y en su lugar aparecerá el icono , cuya función es desverificar el documento en caso de realizar alguna modificación.



4.4. Eliminación de Cuentas Contables

La eliminación de Cuentas Contables se puede realizar si la cuenta no ha sido afectada con asientos contables de lo contrario no podrá efectuar la eliminación. Una vez que el Usuario haya ingresado al sistema debe desplegar la carpeta Contabilidad por Partida Doble – subcarpeta – Tablas de Eventos Contables, y deberá seleccionar la carpeta Tabla de Evento de Plan de Cuentas, la opción de menú Documento de Evento de Cuentas Contables.





El usuario deberá seleccionar el tipo de operación: Eliminación

Seguidamente posicione el cursor en el campo de la columna código, se le activará el botón de la columna código, el sistema automáticamente asignará el Nº de Documento y Estado del Documento.

Luego haga clic en el botón del campo Código

Le desplegará el listado de todas las cuentas creadas en el plan de cuentas del cual deberá seleccionar la cuenta contable que requiere eliminar y haga clic en aceptar.



Una vez seleccionada la cuenta que requiere eliminar de la tabla, el paso siguiente es verificar el documento, haciendo clic en el botón ubicado en la parte superior de la pantalla. El documento pasará de su estado Elaborado a Verificado, y el botón desaparecerá y en su lugar aparecerá el icono , el cual podrá desverificar en caso que necesite realizar otra modificación.



4.5. Aprobación Modificaciones y Eliminaciones de Cuentas Contables

Una vez que el Usuario haya ingresado al sistema debe desplegar la carpeta Contabilidad por Partida Doble – subcarpeta – Tablas de Eventos Contables, y deberá seleccionar la carpeta Tabla de Evento de Plan de Cuentas, la opción de menú Aprobación de Evento de Cuentas Contables.


El usuario deberá dar doble clic en la lupa y le aparecerán los documentos de modificación o eliminación en estado verificado y pendientes de aprobar.



El usuario deberá posicionarse sobre el documento que desea aprobar y dar un clic sobre el icono de aprobar, luego hará una revisión rápida del documento que va aprobar.

Una vez hecha la revisión y si está de acuerdo deberá dar un clic en el icono de aprobar y el documento pasará de su estado verificado a estado Aprobado.



4.6. Carga Tablas de Eventos para Gastos

Una vez que el Usuario haya ingresado al sistema debe desplegar la carpeta Contabilidad por Partida Doble – subcarpeta – Tablas de Eventos Contables, y deberá seleccionar la carpeta Tabla de Evento de Contabilización para Gastos, la opción de menú Documento de Eventos de Gastos.

Seguidamente debe presionar el icono de ejecutar , o doble clic sobre la opción de menú e ingresará a la bandeja de entrada del sistema SIAFI.




Cabecera: En esta Sección el usuario podrá observar lo siguiente: Nivel Institucional: Administración Central o Empresas Nacionales en el caso de las Instituciones Descentralizadas. Lugar: Localidad o Ubicación de la Unidad de Registro Contable Documento Numero: Corresponde a la numeración correlativa de registro, que el SIAFI asigna automáticamente al documento. Estado del documento: En este campo se muestra el estado en que se encuentra el documento. Fecha: Corresponde a la fecha de creación o elaboración del documento Operación: Creación En esta sección el usuario deberá cargar las siguientes tablas: Matriz Objeto del Gasto-Cuenta Contable: En esta matriz se relaciona el objeto del gasto y el tipo de proyecto en la estructura programática con las cuentas del Plan de Cuentas que le corresponda tanto al debe como al haber. Matriz Cuenta Contable-Cuenta Contable: En esta matriz se relacionan solo cuentas contables y se utiliza para contabilización de operaciones sin imputación presupuestaria. Matriz de Pagado: En esta matriz se relaciona el medio de Pago con las cuentas del Plan de Cuentas que corresponda tanto al debe como al haber. Matriz de Deducciones: En esta matriz se asocia el código de la deducción con la cuenta del pasivo que acumula la deducción.

A

B

A

B

C



Bitácora Fecha y Usuario de Verificación: Identifica al servidor público del registro, junto con la fecha de verificación. Fecha y Usuario de Aprobación: Identifica al servidor público que aprueba el documento verificado y la fecha de la aprobación.

4.6.1. Tabla de Eventos Objeto del Gasto-Cuenta Contable

El usuario deberá posicionarse en el campo Objeto y dar un clic el botón y le desplegará el listado de objetos del gasto registrados en el sistema, seleccionará el objeto del gasto que relacionará en la matriz y haga clic en aceptar.

C



Una vez seleccionado el objeto del gasto deberá indicar el tipo de actividad o proyecto que corresponda: La identificación en la estructura programática del tipo de proyecto permite reconocer que la cuenta contable a utilizar no solamente es de gastos, sino que dependiendo el tipo de proyecto puede ser una obra en construcción, aun cuando el objeto del gasto corresponda a gastos corrientes como ser: sueldos y salarios, servicios básicos, etc. Actividad o Gasto Corriente Gasto Relativo a Desarrollo Humano Inversión Real Mixto: es una combinación de gasto de desarrollo humano e inversión real.

Cuenta Contable Debe: La cuenta que corresponderá al debe del asiento dependerá del objeto del gasto que haya seleccionado y el tipo de proyecto. Haga clic en el botón del campo Cuenta Debe

Le desplegará el listado de cuentas contables registradas en el Plan de Cuentas contables, seleccione la cuenta que corresponderá al debe del asiento contable, ya sea una cuenta de gastos o de activo según corresponda y haga clic en aceptar.



Una vez seleccionada la cuenta del debe, deberá seleccionar la cuenta del haber que corresponderá al asiento contable. Cuenta Contable Haber: La cuenta contable que corresponderá al haber del asiento contable dependerá de la cuenta del debe del asiento. Haga clic en el botón del campo Cuenta Haber

Le desplegará el listado de las Cuentas contables registradas en el plan de cuentas contables, seleccione el código y la descripción de la cuenta contable que corresponderá al haber del asiento contable, y haga clic en aceptar.

De esta forma se deberán ingresar todas las relaciones de objeto de gastos, tipos de proyecto y cuentas contables. A continuación se muestra la Tabla final a nivel de devengado, para el objeto de gastos 11100 Sueldos Básicos relacionado con todos los tipos de proyecto y con las cuentas contables correspondientes. Obsérvese que cuando el proyecto es de inversión real, la cuenta del debe de la tabla es una cuenta de activo ya que se está contabilizando una obra en construcción.



Una vez ingresadas y revisadas todas las matrices, el paso siguiente es verificar el documento, haciendo clic en el botón ubicado en la parte superior de la pantalla.




4.6.2. Tablas de Eventos Cuenta Contable-Cuenta Contable

El usuario debe dar un clic sobre la viñeta “Cuenta Contable-Cuenta contable” para ingresar a la pantalla de carga de las tablas.

El usuario debe seleccionar el tipo de Operación: Creación Cuentas Contables Debe: Las cuentas contables que seleccione contabilizarán las operaciones sin imputación presupuestaria. Haga clic en el botón Cuenta Debe Le desplegará el listado de todas las cuentas contables registradas en el Plan de Cuentas, seleccione la cuenta contable que corresponderá al debe del asiento contable y haga clic en aceptar.



Después de seleccionar la cuenta del debe, deberá seleccionar la cuenta contable del haber Haga clic en el botón Cuenta Haber.

Le desplegará el listado de todas las cuentas contables registradas en el Plan de Cuentas, seleccione la cuenta contable que corresponderá al haber del asiento contable y haga clic en aceptar.



Una vez ingresados y revisados todos los registros el siguiente paso es verificar el documento, haciendo clic en el botón ubicado en la parte superior de la pantalla.

El documento pasará de estado Elaborado a Verificado, y el botón desaparecerá y en su lugar aparecerá el icono , el cual podrá desverificar en caso que necesite realizar una modificación al documento que está elaborando.



4.6.3. Tabla de Evento de Pagado

El usuario debe dar un clic sobre la viñeta “Pagado” para ingresar a la pantalla de carga de las tablas de pagado.

Pantalla de Carga de Tablas de Pagado



El usuario deberá seleccionar el tipo de operación: Creación Medio de Pago: Haga clic en el botón de la Columna Medio de Pago Le desplegará el listado de todos los medios de pago registrados en el sistema, del cual deberá seleccionar el medio de pago que se quiere relacionar con las cuentas contables y haga clic en aceptar.

Cuenta Contable Debe: La cuenta del Debe del asiento se obtendrá de la columna del haber de la Tabla de relación Objeto del Gasto-Cuenta Contable Haga clic en el botón de la Columna Cuenta Debe

Le desplegará el listado de las Cuentas contables registradas en el Plan de Cuentas, seleccione el código y la descripción de la cuenta contable que se procesa o que corresponden al haber de la tabla objeto del Gasto-Cuenta Contable; las cuales deberá relacionar con cada uno de los medio de pago existentes y haga clic en aceptar.



Una vez que haya seleccionado la cuenta del debe, corra la barra hacia la derecha para que le muestre el campo donde ingresará la cuenta haber. Cuenta Contable Haber: Haga clic en el botón de la Columna Cuenta Haber

Le desplegará el listado de las cuentas contables registradas en el Plan de Cuentas, seleccione la cuenta contable que corresponderá al haber de la tabla, la cual se define por el medio de pago. Por Ejemplo: Si el medio de pago es Cheques, la cuenta correspondiente al haber será una cuenta de Bancos, y haga clic en aceptar



Una vez ingresados y revisados todos los registros, se pasa a verificarlos, haciendo clic en el botón ubicado en la parte superior.




Creación Matriz de Pago de Deducciones

En la pantalla que se muestra a continuación se deberá cargar la tabla indicada. El usuario debe dar un clic sobre la viñeta “Pago Deducciones” para entrar a la sección de carga de las tablas.

A continuación se muestra la pantalla de carga de las Tablas

A

B



Sección de Cabecera: Al entrar al documento de carga el usuario podrá visualizar, nivel institucional, Departamento, Municipio y la fecha de carga del documento. El estado y número de documento, el sistema lo asigna automáticamente. Tipo de Operación: Creación

Sección de carga de la matriz de Deducciones Deducción: Haga clic en el botón de la Columna Deducción

Le desplegará el listado de las deducciones, del cual deberá seleccionar el código de la deducción que requiere procesar y asociar con la cuenta del pasivo que acumula la retención y haga clic en aceptar.

A

B



Cuenta del Haber: Haga clic en el botón de la Columna Cuenta Haber

Le desplegará el listado de las Cuentas Contables registradas en el Plan de Cuentas, seleccione el código y la descripción de la cuenta contable de pasivo que acumulará la deducción y haga clic en aceptar.

Una vez ingresados y revisados todos los registros, se pasa a verificar el documento, haciendo clic en el botón

ubicado en la parte superior de la pantalla.




Aprobación Creación Tablas de Eventos de Contabilización para Gastos

El usuario con el perfil de contador general, podrá aprobar la creación de las tablas de Eventos Objeto del Gasto-Cuenta Contable, Cuenta Contable-Cuenta Contable, Pagado y Deducciones de la forma como se explica a continuación: Una vez que el Usuario haya ingresado al sistema debe desplegar la carpeta Contabilidad por Partida Doble – subcarpeta – Tablas de Eventos Contables, y deberá seleccionar la carpeta Tabla de Evento de Contabilización para Gastos, la opción de menú Aprobación Documento de Evento de Gastos.


El usuario deberá dar doble clip en la lupa y le aparecerán los documentos en estado de verificado y pendientes de aprobar.




Una vez realizada la revisión y si está de acuerdo deberá dar un clic en el icono de aprobar y el documento pasará de su estado Verificado a estado Aprobado.

Para salir de esta pantalla de un clic sobre el icono de y volverá a la pantalla principal del SIAFI



Modificaciones de Elementos Creados en la Tabla de Eventos de Contabilización para Gastos

4.6.3.1.1. Tabla de Evento Objeto del Gasto-Cuenta Contable

Una vez que el Usuario haya ingresado al sistema debe desplegar la carpeta Contabilidad por Partida Doble – subcarpeta – Tablas de Eventos Contables, y deberá seleccionar la carpeta Tabla de Evento de Contabilización para gastos, la opción de menú Documento de Evento de Gastos.

Seguidamente debe de presionar el icono de ejecutar , o doble clic sobre la opción de menú e ingresará a la bandeja de entrada del sistema SIAFI. Una vez adentro, el usuario debe presionar el icono de Insertar , y le aparecerá la pantalla de carga de documentos.



Cuando requiera modificar un elemento creado en la tabla de eventos de contabilización de gastos el tipo de Operación será: Modificación

Seguidamente posicione el cursor en el campo de la columna código o de un clic en el icono y se le activará el botón de la columna código, y automáticamente el sistema asignará el Nº y Estado del Documento.

Luego haga clic en el botón del campo Objeto

Le desplegará el listado de todas las tablas creadas en la tabla de eventos de contabilización para gastos, de la cual deberá seleccionar la que requiere modificar y haga clic en aceptar.



Después de seleccionada la matriz que requiere modificar, el usuario podrá cambiar las cuentas contables afectadas. Una vez realizada la modificación respectiva, el paso siguiente es verificar el documento, haciendo clic en el botón ubicado en la parte superior de la pantalla.




4.6.3.1.2. Tabla de Evento Cuenta Contable-Cuenta Contable





Una vez desplegada la pantalla de carga deberá seleccionar tipo de Operación: “Modificaciones”, en este caso el usuario solamente podrá modificar la cuenta correspondiente al haber de la tabla.

Seguidamente de un clic sobre la viñeta Cuenta Contable-Cuenta Contable para entrar a la pantalla donde efectuará la modificación respectiva.

Luego haga clic en el botón del campo Cuenta Debe

Le desplegará el listado de matrices cuenta contable-cuenta contable, de la cual deberá seleccionar la matriz que requiere modificar y haga clic en aceptar.



Una vez seleccionada la matriz, haga clic en el botón del campo Cuenta Haber, le desplegará el listado de cuentas contables y luego seleccione la cuenta contable correspondiente y haga clic en aceptar. Una vez realizada la modificación respectiva, el paso siguiente es verificar el documento, haciendo clic en el botón ubicado en la parte superior de la pantalla.




4.6.3.1.3. Tabla de Evento de Pagado

Una vez que el Usuario haya ingresado al sistema debe desplegar la carpeta Contabilidad por Partida Doble – subcarpeta – Tablas de Eventos Contables, y deberá seleccionar la carpeta Tabla de Evento de Contabilización para gastos, la opción de menú Documento de Evento de Gastos Contables.





Una vez desplegada la pantalla de carga deberá seleccionar tipo de Operación: “Modificaciones”

Seguidamente de un clic sobre la viñeta “Pagado” para entrar a la pantalla donde efectuará la modificación respectiva.

Luego haga clic en el botón del campo Medio de Pago

Le desplegará el listado de tablas de pago de gastos de la cual deberá seleccionar la que requiere modificar y haga clic en aceptar.



El usuario podrá cambiar las cuentas contables de la tabla original de pago tanto al debe como al haber. Una vez realizada la modificación respectiva, el paso siguiente es verificar el documento, haciendo clic en el botón ubicado en la parte superior de la pantalla.




4.6.3.1.4. Tabla de Evento de Pago de Deducciones





Una vez desplegada la pantalla de carga deberá seleccionar tipo de Operación: “Modificaciones”

Seguidamente de un clic sobre la viñeta “Pago Deducciones” para entrar a la pantalla donde efectuará la modificación respectiva.

Luego haga clic en el botón del campo Deducción

Le desplegará el listado de tablas de deducciones de la cual deberá seleccionar la que requiere modificar y haga clic en aceptar.



El usuario podrá cambiar la cuenta contable que acumula las deducciones, afectada en la tabla original de deducciones por la cuenta correcta.

Después de seleccionar la matriz respectiva, haga clic en el botón del campo cuenta haber le desplegará el listado de cuentas contables, seleccione la cuenta correcta y haga clic en aceptar.





Eliminación de Elementos de la Tabla de Contabilización para Gastos

4.6.3.1.5. Tabla Objeto del Gasto-Cuenta Contable






Cuando se requiera eliminar una tabla de eventos de contabilización de gastos el tipo de Operación será: Eliminación

Seguidamente posicione el cursor en el campo de la columna objeto y activará el botón de la columna objeto, y automáticamente el sistema asignará el Nº de Documento y Estado del Documento.

Luego haga clic en el botón del campo Objeto

Le desplegará el listado de tablas creadas de eventos de contabilización para gastos, de la cual deberá seleccionar la tabla que requiere eliminar y haga clic en aceptar.



Seguidamente de un clic sobre el botón para guardar el documento y se le activará el botón de verificar. Una vez seleccionada la tabla que requiere eliminar, el paso siguiente es verificar el documento, haciendo clic en el botón ubicado en la parte superior de la pantalla.




4.6.3.1.6. Tabla Cuenta Contable-Cuenta Contable






Una vez desplegada la pantalla de carga deberá seleccionar tipo de Operación: Eliminación

Seguidamente de un clic sobre la viñeta Cuenta Contable-Cuenta Contable para entrar a la pantalla donde efectuará la eliminación de la tabla.

Luego haga clic en el botón del campo Cuenta Debe

Le desplegará el listado de tablas cuenta contable, de la cual deberá seleccionar la tabla que requiere eliminar y haga clic en aceptar.



Una vez seleccionada la tabla que requiere eliminar, el paso siguiente es verificar el documento, haciendo clic en el botón ubicado en la parte superior de la pantalla.




4.6.3.1.7. Tabla Matriz de Pagado

Una vez que el Usuario haya ingresado al sistema debe desplegar la carpeta Contabilidad por Partida Doble – subcarpeta – Tablas de Eventos Contables, y deberá seleccionar la carpeta Tabla de Evento de Contabilización para gastos, la opción de menú Documento de Evento de Gastos





Seguidamente de un clic sobre la viñeta Cuenta Contable-Cuenta Contable para entrar a la pantalla donde efectuará la eliminación respectiva.

Luego haga clic en el botón del campo Medio de Pago

Le desplegará el listado de tablas de pago de gastos de la cual deberá seleccionar la requiere eliminar y haga clic en aceptar.



Una vez seleccionada la matriz que requiere eliminar, el paso siguiente es verificar el documento, haciendo clic en el botón ubicado en la parte superior de la pantalla.




4.6.3.1.8. Tabla Pago de Deducciones







Seguidamente de un clic sobre la viñeta Cuenta Contable-Cuenta Contable para entrar a la pantalla donde efectuará la eliminación de la tabla respectiva.

Luego haga clic en el botón del campo Deducción

Le desplegará el listado de tablas de deducciones de la cual deberá seleccionar la requiere eliminar y haga clic en aceptar.



Una vez seleccionada la tabla que requiere eliminar, el paso siguiente es verificar el documento, haciendo clic en el botón ubicado en la parte superior de la pantalla.


Aprobación de Modificaciones y Eliminaciones de Elementos de la Tabla de Contabilización para Gastos

Una vez que el Usuario haya ingresado al sistema debe desplegar la carpeta Contabilidad por Partida Doble – subcarpeta – Tablas de Eventos Contables, y deberá seleccionar la carpeta Tabla de Eventos de Contabilización para Gastos, la opción de menú Aprobación de Evento de Cuentas Contables.




El usuario deberá dar doble clic en la lupa y le aparecerán los documentos de modificación o eliminación en estado verificado y pendientes de aprobar.



4.6.4. Creación Tablas de Eventos de Contabilización de Ingresos

Una vez que el Usuario haya ingresado al sistema debe desplegar la carpeta Contabilidad por Partida Doble – subcarpeta – Tablas de Eventos Contables, y deberá seleccionar la carpeta Tabla de Evento de Contabilización para Ingresos, la opción de menú Documento de Eventos de Ingresos





Sección de Cabecera: Al entrar al documento de carga el usuario podrá visualizar: Nivel institucional, departamento, municipio Fecha de carga del documento Tipo de Operación: Creación

Sección de Carga En esta sección el usuario podrá cargar las tablas siguientes: Tabla de Eventos Rubro de Ingresos-Cuenta Contable: Esta Tabla se utiliza para la generación automática de asientos con imputación presupuestaria en la cual se relaciona el código del rubro de ingresos y el medio de percepción con las cuentas del plan de cuentas que correspondan. El rubro de ingresos determina la cuenta contable del haber del asiento y el medio de percepción indica cual será la cuenta del activo en el debe del asiento. Tabla de Eventos Cuenta Contable-Cuenta Contable: Esta matriz se utiliza para la generación automática de asientos sin imputación presupuestaria; relaciona el medio de percepción con las cuentas del plan de cuentas que le corresponda.

A

B

A

B

C



Tabla de Eventos de Percibido: Para la generación asientos contables de percibido se utilizará la tabla de “Percibido de Ingresos” que relaciona el medio de percepción con las cuentas del plan de cuentas que corresponda. Sección de Bitácora Identifica el usuario y fecha de verificación de documento, el usuario y fecha de aprobación del documento.

C



Creación Tabla de Rubro de Ingresos-Cuenta Contable

Al entrar a la pantalla de carga de las matrices deberá seleccionar el tipo de operación: Creación

Sección de Cabecera: Al entrar al documento de carga el usuario podrá visualizar, Nivel Institucional, Departamento. Municipio y la Fecha de carga del documento. Operación: Creación Sección de Carga de la Tabla Rubro de Ingresos-Cuenta Contable Rubro: Haga Clic en el botón de la Columna Rubro

Le desplegará el listado de los Rubros de Ingresos, del cual deberá seleccionar el código del rubro que desea procesar y relacionarlo con el medio de percepción y las cuentas contables del plan de cuentas que correspondan y haga clic en aceptar.

A

B

A

B



Medio de Percepción: Haga Clic en el botón de la Columna Medio de Percepción

Le desplegará el listado de los medios de percepción, del cual deberá seleccionar el código del medio de percepción que desea procesar y relacionar con el código del rubro y las cuentas contables del plan de cuentas que correspondan y haga clic en aceptar.

Cuenta Debe: Haga Clic en el botón de la Columna Cuenta Debe

Le desplegará el listado de las Cuentas contables registradas en el Plan de Cuentas, seleccione el código y la descripción de la cuenta que corresponderá al debe del asiento contable y haga clic en aceptar.



Cuenta Haber: Haga clic en el botón de la Columna Cuenta Haber

Le desplegará el listado de las cuentas contables registradas en el Plan de Cuentas, seleccione el código y la descripción de la cuenta que corresponderá al haber del asiento contable, la cual se determina por el rubro de ingresos y haga clic en aceptar.



Una vez ingresados y revisados todos los registros, se pasa a verificarlos, haciendo clic en el botón de verificar ubicado en la parte superior de la pantalla.

El documento y los registros pasarán de su estado Elaborado a Verificado, y el botón desaparecerá y en su lugar aparecerá el botón , cuya función es desverificar el documento en caso de realizar alguna modificación.



Creación Tabla de Ingresos Cuenta Contable-Cuenta Contable

En la pantalla que se muestra a continuación se deberá cargar la tabla indicada. El usuario debe dar un clic sobre la viñeta “cuenta Contable-Cuenta contable” para entrar a la sección de carga de las tablas.

Sección de Cabecera: Al entrar al documento de carga el usuario podrá visualizar Nivel Institucional, Departamento, Municipio y la Fecha de carga del documento. El estado y número de documento. Tipo de Operación: Creación

Sección de carga de la tabla Medio de Percepción: Haga Clic en el botón de la Columna Medio de Percepción

A

B

A

B



Le desplegará el listado de los medios de percepción, del cual deberá seleccionar el código del medio de percepción que desea procesar y relacionar con las cuentas contables del plan de cuentas que correspondan y haga clic en aceptar.

Cuenta Debe: Haga Clic en el botón de la Columna Cuenta Debe

Le desplegará el listado de las Cuentas contables registradas en el Plan de Cuentas, seleccione el código y la descripción de la cuenta que corresponderá al debe del asiento contable y haga clic en aceptar.

Cuenta Haber: Haga Clic en el botón de la Columna Cuenta Haber



Le desplegará el listado de las Cuentas Contables registradas en el Plan de Cuentas, seleccione el código y la descripción de la cuenta que corresponderá al haber del asiento contable y haga clic en aceptar.

Una vez ingresados y revisados todos los registros, se pasa a verificarlos, haciendo clic en el botón ubicado en la parte superior de la pantalla.




Creación Tabla de Ingresos de Percibido

Sección de Cabecera: Al entrar al documento de carga el usuario podrá visualizar: Nivel Institucional, Departamento. Municipio y la Fecha de carga del documento. El estado y número de documento Tipo de Operación: Creación

Sección de carga de la tabla de Ingresos de Percibido Medio de Percepción: Haga clic en el botón de la Columna Medio de Percepción

A

B

A

B



Le desplegará el listado de los medios de percepción, del cual deberá seleccionar el código del medio de percepción que desea procesar y relacionar con las cuentas contables del plan de cuentas que correspondan y haga clic en aceptar.

Cuenta Debe: Haga clic en el botón de la Columna Cuenta Debe

Le desplegará el listado de las Cuentas Contables registradas en el Plan de Cuentas, seleccione el código y la descripción de la cuenta que corresponderá al debe del asiento contable y haga clic en aceptar.

Cuenta Haber: Haga clic en el botón de la Columna Cuenta Haber

Le desplegará el listado de las Cuentas Contables registradas en el Plan de Cuentas, seleccione el código y la descripción de la cuenta que corresponderá al haber del asiento contable y haga clic en aceptar.



Una vez ingresados y revisados todos los registros, se pasa a verificar el documento haciendo clic en el botón





Aprobación Tablas de Eventos de Ingresos

Una vez que el Usuario haya ingresado al sistema debe desplegar la carpeta Contabilidad por Partida Doble – subcarpeta – Tablas de Eventos Contables, y deberá seleccionar la carpeta Tabla de Evento de Contabilización de Ingresos, la opción de menú Aprobación de Documento de Evento de Ingreso

Seguidamente debe de presionar el icono de ejecutar , o doble clic sobre la opción de menú. E ingresará a la bandeja de entrada del sistema SIAFI. El usuario deberá dar doble clip en la lupa y le aparecerán los documentos en estado de verificado y pendientes de aprobar.



Modificaciones de las Tablas de Eventos de Contabilización de Ingresos

4.6.4.1.1. Tabla de Evento Cuenta Contable-Cuenta Contable

Una vez que el Usuario haya ingresado al sistema debe desplegar la carpeta Contabilidad por Partida Doble – subcarpeta – Tablas de Eventos Contables, y deberá seleccionar la carpeta Tabla de Evento de Contabilización para Ingresos, la opción de menú Documento de Evento de Ingresos.

Seguidamente debe de presionar el icono de ejecutar , o doble clic sobre la opción de menú. E ingresará a la bandeja de entrada del sistema SIAFI. Una vez adentro, el usuario debe presionar el icono de Insertar , y le aparecerá la pantalla de carga de documentos.



Cuando se requiera modificar un elemento creado en la tabla de eventos de cuentas contables el tipo de Operación será: Modificaciones

Luego le da un clic sobre la viñeta Cuenta Contable-Cuenta Contable para entrar a la pantalla donde efectuará la modificación respectiva.

Luego haga clic en el botón del campo Medio de Percepción

Le desplegará el listado de todas las cuentas creadas en la tabla de eventos de cuentas contables, de la cual deberá seleccionar el código y la descripción de la cuenta contable que requiere modificar y haga clic en aceptar.



El usuario podrá modificar la o las cuentas contables afectadas en la tabla original.





4.6.4.1.2. Tabla de Evento Percibido



Cuando se requiera modificar un elemento creado en la tabla de eventos de cuentas contables el tipo de Operación será: Modificación



Seguidamente de un clic sobre la viñeta Cuenta Contable-Cuenta Contable para entrar a la pantalla donde efectuará la modificación respectiva.


Le desplegará el listado de todas las cuentas creadas en la tabla de eventos de cuentas contables, de la cual deberá seleccionar el código y la descripción de la cuenta contable que requiere modificar y haga clic en aceptar.

El usuario podrá modificar la o las cuentas contables afectadas en la tabla original. Una vez realizada la modificación respectiva, el paso siguiente es verificar el documento, haciendo clic en el botón ubicado en la parte superior de la pantalla.




Eliminación de Elementos de las Tablas de Eventos de Contabilización de Ingresos

4.6.4.1.3. Tabla de Eventos Rubro de Ingresos-Cuenta Contable



Una vez desplegada la pantalla de carga deberá seleccionar tipo de Operación: “Eliminación”



Seguidamente posicione el cursor en el campo de la columna Rubro, activará el botón de la columna rubro, y automáticamente el sistema asignará el Nº de Documento y Estado del Documento.

Luego haga clic en el botón del campo Rubro

Le desplegará el listado de todas las cuentas creadas en la tabla de eventos de cuentas contables, de la cual deberá seleccionar el código y la descripción de la cuenta contable que requiere eliminar y haga clic en aceptar.

Una vez seleccionada la o las tablas que requiere eliminar, el paso siguiente es verificar el documento, haciendo clic en el botón ubicado en la parte superior de la pantalla.




Tabla de Evento Cuenta Contable-Cuenta Contable






Seguidamente le da un clic sobre la viñeta Cuenta Contable-Cuenta Contable para entrar a la pantalla donde efectuará la eliminación de la tabla respectiva.


Le desplegará el listado de las tablas contables creadas en la tabla de eventos de ingresos, de la cual deberá seleccionar la que requiere eliminar y haga clic en aceptar.

Una vez seleccionada la o las matrices que requiere eliminar, el paso siguiente es verificar el documento, haciendo clic en el botón ubicado en la parte superior de la pantalla.




4.6.4.1.4. Tabla de Evento Percibido






Seguidamente de un clic sobre la viñeta Cuenta Contable-Cuenta Contable para entrar a la pantalla donde efectuará la eliminación respectiva.


Le desplegará el listado las matrices de percibido creadas en la tabla de eventos de Ingresos, de la cual deberá seleccionar la matriz de percibido que requiere eliminar y haga clic en aceptar.



Una vez seleccionada la o las matrices que requiere eliminar, el paso siguiente es verificar el documento, haciendo clic en el botón ubicado en la parte superior de la pantalla.




Aprobación de Modificaciones y Eliminaciones de Elementos de las Tablas de Eventos de Ingresos Una vez que el Usuario haya ingresado al sistema debe desplegar la carpeta Contabilidad por Partida Doble – subcarpeta – Tablas de Eventos Contables, y deberá seleccionar la carpeta Tabla de Evento de Contabilización de Ingresos, la opción de menú Aprobación de Documento de Evento de Ingreso.

Seguidamente debe de presionar el icono de ejecutar , o doble clic sobre la opción de menú. E ingresará a la bandeja de entrada del sistema SIAFI.

El usuario deberá dar doble clip en la lupa y le aparecerán los documentos en estado de verificado y pendientes de aprobar.




Una vez hecha la revisión y si esta de acuerdo deberá dar un clic en el icono de aprobar y el documento pasara de su estado Verificado a estado Aprobado.



4.6.5. Creación Tabla de Evento de Auxiliares Contables

Una vez que el Usuario haya ingresado al sistema debe desplegar la carpeta Contabilidad por Partida Doble – subcarpeta – Tablas de Eventos Contables, y deberá seleccionar la carpeta Tabla de Evento de Auxiliares Contables, la opción de menú Documento de Evento de Auxiliares Contables.





Sección de Cabecera Al entrar al documento de carga el usuario podrá visualizar: Nivel Institucional, Departamento. Municipio y la Fecha de carga del documento. El estado y Número de Documento. Tipo de Operación: Creación

Sección de Carga En esta sección el usuario podrá cargar las tablas siguientes: Tabla de Auxiliares: En esta tabla el usuario define los auxiliares fijos y variables que se relacionarán con cada una de las cuentas contables Uso de Auxiliares por Cuenta Contable: En esta tabla se relaciona el auxiliar fijo o variable con cada una de las cuentas contables del plan de cuentas.

A

B

A

B



Creación Tabla de Auxiliares

Los auxiliares contables permiten la consulta referida a detalles de transacciones, y una vez definidas en la matriz Cuenta Contable-Auxiliares, son de carga obligatoria cuando se registren asientos manuales; en los registros contables automáticos los auxiliares también se cargan automáticamente.

En ésta columna el sistema asigna automáticamente el número a cada uno de los auxiliares que se creen en la tabla de auxiliares. En la columna auxiliar el usuario deberá anotar el código o códigos de los auxiliares fijos o variables que desea crear en la tabla de auxiliares. Por Ejemplo: BENEF, DEPOS, INST, FUENTE, RUBRO En esta columna se define el tipo de auxiliar: Fijo o Variable Auxiliar Fijo: Son aquellos que se trasladan de un ejercicio a otro y Subsiguientes Auxiliar Variable: Muestran información presupuestaria, que por su condición de anual no son trasladables. El usuario deberá anotar la descripción del código del auxiliar. Por ejemplo: BENEF- Beneficiario INST- Institución RUBRO- Rubro de Ingresos Esta columna aparece marcada por defecto. Una vez ingresados y revisados todos los registros, se pasa a verificar el documento haciendo clic en el botón


A

A

B C D

B

C

E

D

E



Creación Tabla Cuenta Contable-Auxiliares

En esta tabla se relacionan las cuentas contables imputables con los auxiliares fijos y variables. Se podrán utilizar más de un auxiliar por cada una de las cuentas, con el requisito que cada uno de los auxiliares elegidos acumule el total del saldo de la cuenta.

Haga clic en el botón de la Columna Cuenta Contable

Le desplegará el listado de las Cuentas Contables registradas en el Plan de Cuentas, seleccione el código y la descripción de la cuenta que relacionará con los auxiliares contables y haga clic en aceptar.



En esta sección el usuario deberá marcar una por una la casilla o las casillas de los códigos de auxiliares que relacionará con la cuenta contable que seleccionó del plan de cuentas contables.

Una vez ingresados y revisados todos los registros, se pasa a verificar el documento haciendo clic en el botón





Aprobación Creación de Tabla Cuenta Contable-Auxiliares

Una vez que el Usuario haya ingresado al sistema debe desplegar la carpeta Contabilidad por Partida Doble – subcarpeta – Tablas de Eventos Contables, y deberá seleccionar la carpeta Tabla de Evento de Auxiliares Contables, la opción de menú Aprobación Documento de Evento de Auxiliares.




El usuario deberá posicionarse sobre el documento que desea aprobar y dar un clip sobre el icono de aprobar, luego hará una revisión rápida del documento que va aprobar.




Eliminación de Elementos de la Tabla de Eventos de Auxiliares Contables

Una vez que el Usuario haya ingresado al sistema debe desplegar la carpeta Contabilidad por Partida Doble – subcarpeta – Tablas de Eventos Contables, y deberá seleccionar la carpeta Tabla de Evento de Auxiliares Contables, la opción de menú Documento de Evento de Auxiliares Contables.





Cuando se requiera eliminar un elemento creado en la tabla de auxiliares contables el tipo de Operación será: Eliminación.

Seguidamente posicione el cursor sobre el botón de la casilla Auxiliar, y automáticamente el sistema desplegará la lista de Auxiliares creados.

Le desplegará el listado de todos los auxiliares creados en la tabla, de la cual deberá seleccionar el código y la descripción del auxiliar que requiere eliminar y haga clic en aceptar.

El usuario solamente podrá eliminar el auxiliar colocando el cheque de habilitado o quitándolo para dejarlo deshabilitado.



Una vez realizada la eliminación respectiva, el paso siguiente es verificar el documento, haciendo clic en el botón ubicado en la parte superior de la pantalla.


Cuando se requiera eliminar un elemento creado en la tabla de auxiliares por cuenta el tipo de Operación será: Eliminación.



Seguidamente de un clic sobre la viñeta de Uso de Auxiliares por cuenta; luego deberá posicionar el cursor sobre el botón de la Cta. Cont.

Le desplegará la lista de Cuentas Contables que están relacionadas con los Auxiliares; de la cual deberá seleccionar el código y la Descripción de la cuenta contable que requiere eliminar en la relación que existe con el auxiliar; luego haga clic en aceptar.

El usuario en la eliminación podrá seleccionar el (los) auxiliar (es) que requiere quitar de esa cuenta contable; posteriormente haga clic en aceptar.



Una vez realizada la eliminación respectiva, el paso siguiente es verificar el documento, haciendo clic en el botón ubicado en la parte superior de la pantalla.


Aprobación de Modificación de Tabla Cuenta Contable-Auxiliares

Una vez que el Usuario haya ingresado al sistema debe desplegar la carpeta Contabilidad por Partida Doble – subcarpeta – Tablas de Eventos Contables, y deberá seleccionar la carpeta Tabla de Evento de Auxiliares Contables, la opción de menú Aprobación Documento de Evento de Auxiliares.



El usuario deberá posicionarse sobre el documento que desea aprobar y dar un clip sobre el icono de aprobar, luego hará una revisión rápida del documento que va aprobar.




4.6.6. Elaboración de Asientos Manuales

El usuario responsable de elaborar asientos de partida doble en forma manual, ingresará al sistema, en la pantalla principal seleccionará la carpeta Contabilidad por partida doble, subcarpeta asientos manuales y elegirá la opción de menú Documentos de Asientos Manuales.

Seguidamente debe de presionar el icono de ejecutar , o doble clic sobre la opción de menú documentos de asientos manuales; e ingresará a la bandeja de entrada.

Una vez adentro el usuario debe presionar el botón para insertar un nuevo documento y le desplegará la pantalla de carga de asientos manuales.



Cabecera: Al entrar al documento de carga el usuario podrá visualizar: Nivel institucional, Departamento. Municipio y la Fecha de carga del documento. El estado y Número de documento. Tipo de Operación: Asiento Asiento de Partida Doble: Cuentas Contables, Descripción de las cuentas, Importes al Debe o al Haber y los respectivos auxiliares de las cuentas. Deberá anotar la glosa que explique el motivo por el cual se está efectuando un asiento Identifica el usuario y la fecha de verificación del documento, Además mostrará el usuario y la fecha de aprobación de documento cuando este sea aprobado. Procedimiento de carga del Documento: Tipo de Operación: Asiento

B

C

A

D

D

E

E

A

B

C



Una vez elegido el tipo de operación, el usuario deberá anotar la glosa o descripcion del asiento contable.

Cuenta Contable: Haga clic en el botón de la columna Cuenta Contable,

Le desplegará la lista de cuentas contables, donde podrá buscar la cuenta contable por código o descripción y con un clic en la cuenta contable y luego en el botón de aceptar seleccionará la o las cuentas que corresponderán al debe del asiento contable que se registra.



Una vez seleccionada la o las cuentas contables al debe de asiento, deberá anotar el importe correspondiente al debe del asiento contable.

Auxiliares: El usuario deberá registrar los auxiliares fijos y variables que le correspondan a la cuenta tanto del debe como del haber, el total de cada uno de los auxiliares debe ser igual al importe registrado en la cuenta contable. Los auxiliares una vez definidos en la tabla Cuenta Contable-Auxiliares, son de carga obligatoria, cuando se registren asientos manuales y en los asientos automáticos también se cargan automáticamente. Haga clic en la viñeta auxiliar para desplegar la pantalla de carga de auxiliares fijos y variables, los cuales deberá cargar según como se hayan definido para cada cuenta contable en la tabla de evento de auxiliares.

Le mostrará la siguiente pantalla que se define a continuación:

A

B

C

D



Muestra la cuenta que corresponde al debe del asiento contable con su respectivo importe, a la cual deberá cargar los auxiliares contables. En esta sección, el usuario deberá cargar los auxiliares fijos, que son aquellos que se trasladan de un ejercicio a otro y subsiguientes, juntamente con los registros de las cuentas que los agrupan en los asientos de apertura del ejercicio. El usuario deberá cargar los auxiliares variables, que son los que responden a información presupuestaria, que por su condición de anual no son trasladables. Botones usados para grabar, borrar o salirse de la pantalla. Carga de auxiliares fijos: Haga clic en el botón de la columna Auxiliar y le desplegará el listado de auxiliares fijos, según la relación definida en la tabla cuenta contable-auxiliares para la cuenta que se está afectando en el asiento. El usuario deberá cargar todos los auxiliares desplegados en el listado.

El usuario deberá seleccionar del listado cada uno de los auxiliares y luego da un clic en el botón aceptar. Luego haga clic en el botón de la columna Detalle de Auxiliares Fijos

A

B

C

D



Le desplegará el listado de todos los beneficiarios registrados en el sistema, del cual deberá seleccionar el beneficiario respectivo y luego da un clic en el botón aceptar. En caso de que el detalle de los auxiliares fijos no aplique para el asiento que se está elaborando, deberá llenar los espacios en blanco de la sección detalle con cero.

El usuario deberá anotar en la columna debe el importe correspondiente al debe del asiento.

Una vez cargados todos los auxiliares fijos, deberá cargar los auxiliares variables (de la misma forma como se cargan los auxiliares fijos). En caso de que el detalle del auxiliar variable no aplique para el asiento deberá llenar el espacio en blanco en la sección de detalle auxiliares variables con cero y luego anotar en la columna debe el importe respectivo.



Después de cargar todos los auxiliares fijos y variables deberá dar un clic en el botón grabar y luego presione el botón de salir. El siguiente paso es cargar la o las cuentas correspondientes al haber del asiento contable, y el importe en la columna haber, luego presione el botón de auxiliares para entrar a la pantalla de carga de auxiliares fijos y variables, los cuales deberá cargar de la misma forma como se cargan los auxiliares para la o las cuentas al debe, con la única diferencia que el importe se anota en la columna haber.

Una vez ingresados y revisados todos los elementos del asiento contable, el paso siguiente es verificar el documento, haciendo clic en el botón ubicado en la parte superior de la pantalla.




4.6.7. Elaboración de Contrasientos

El usuario responsable de elaborar contrasientos de asientos automáticos y manuales, ingresará al sistema, en la pantalla principal seleccionará la carpeta Contabilidad por partida doble, subcarpeta asientos manuales y elegirá la opción de menú Documentos de asientos manuales.

Seguidamente debe de presionar el icono de ejecutar , o doble clic sobre la opción de menú documentos de asientos manuales; e ingresará a la bandeja de entrada.

Una vez adentro el usuario debe presionar el botón para insertar un nuevo documento y le desplegará la pantalla de carga de asientos manuales.



Carga de Contrasientos:

Por defecto le aparece el tipo de operación asiento, el usuario deberá hacer clic en y seleccionar tipo de operación Contrasiento.

Después de seleccionar el tipo de operación, se le activará una ventana donde deberá seleccionar el tipo de asiento original:

Haga clic en el botón de la ventana tipo asiento original y seleccione lo que corresponda: Automático: Si el contrasiento corresponde a un asiento original automático Manual: Si el contrasiento corresponde a un asiento original manual



Una vez seleccionado el tipo de asiento Original, se le activará una segunda ventana que corresponde al número de asiento original y del cual se hará el contrasiento; Si en la ventana anterior seleccionó automático la segunda ventana corresponderá al listado de asientos automáticos y si eligió tipo de asiento manual, la segunda ventana corresponderá al listado de asientos manuales; luego haga clic en el botón de la ventana automático.

Le desplegará el listado de los números de asientos automáticos generados en la gestión; seleccione el número de asiento original del cual efectuará el contrasiento y haga clic en aceptar.

Luego deberá anotar la glosa del asiento que explique el motivo de realizar el contrasiento.

Coloque el cursor en el campo cuenta contable o de un clic en el botón de grabar ubicado en la parte superior de la pantalla, automáticamente se le activará el botón para capturar el contrasiento.



Luego haga un clic en el botón para capturar el contrasiento. Después de capturar el contrasiento, automáticamente se le activará el botón para verificar el documento.

Revise que las cuentas contables, montos y auxiliares sean los correctos, y una vez hecha la revisión pasa a verificar el documento haciendo clic en el botón ubicado en la parte superior de la pantalla.

El documento y los registros pasarán de su estado Elaborado a Verificado, y el botón desaparecerá y en su lugar aparecerá el icono , cuya función es desverificar el documento en caso de realizar alguna modificación



Aprobación de Asientos Manuales y Contrasientos

Una vez que el usuario haya ingresado al sistema debe desplegar la carpeta Contabilidad por partida Doble –subcarpeta – Asientos Manuales y elegirá la opción de menú Aprobación de Asientos Manuales.


El usuario deberá dar doble clic en la lupa y le aparecerán los documentos en estado de verificado y pendientes de aprobar.




Una vez hecha la revisión y si está de acuerdo deberá dar un clic en el icono de aprobar y el documento pasará de su estado verificado a estado Aprobado y asignará automáticamente el número de libro diario.

Secretaría de Finanzas Unidad de Modernización Manual de ......Contabilidad por partida doble...

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