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PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL

CÓDIGO: PGD-SEC-01-

V1

Fecha de emisión:

01/03/2018

Fecha de actualización: Página 1 de 93

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sin previa autorización del propietario.


CAJA DE COMPENSACION DE FENALCO - ANDI COMFENALCO CARTAGENA

2017-2019

Instancia de aprobación:

COMITÉ INTERNO DE ARCHIVO

Dependencia:

SECRETARÍA GENERAL

OFICINA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Autor(es):

JENSSI MORALES CANOLES

COORDINADOR OFICINA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

JUAN JIMÉNEZ BERROCAL

AUXILIAR DE GESTIÓN DOCUMENTAL



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HISTÓRICO DE CAMBIOS:

VERSIÓN DESCRIPCIÓN

DEL CAMBIO SECCIÓN Nº FECHA REVISÓ APROBÓ



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CONTENIDO

pág.

1. INTRODUCCION 9

2. ALCANCE 10

3. PUBLICO AL CUAL VA DIRIGIDO 10

4. REQUERIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DEL PGD 11

4.1. NORMATIVOS 11

4.2. ECONOMICOS 12

4.3. ADMINISTRATIVOS 13

4.3.1 Integración 14

4.3.2 Metodología 14

4.3.2 Infraestructura 14

4.4. TECNOLOGICOS 14

4.5. GESTION DEL CAMBIO 15

5. LINEAMIENTO PARA LOS PROCESOS DE GESTION DOCUMENTAL 16

5.1. PLANEACION ESTRATEGICA DE LA GESTION DOCUMENTAL 16

5.1.1 Objetivo 16

5.1.2 Alcance 16

5.1.3 Descripción de Actividades 16

5.2. PROCESOS DE LA GESTION DOCUMENTAL 17

5.2.1. PLANEACION DOCUMENTAL 17

5.2.1.1 Definición 17

5.2.1.2 Alcance 17

5.2.1.3 Descripción de Actividades 17

5.2.1.4 Instrumentos Archivísticos 17

5.2.1.5 Programas Específicos con que se relaciona 17

5.2.1.6 Orientación del proceso 17

5.2.1.7 Aspectos a Fortalecer 19



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5.2.2. PRODUCCION DOCUMENTAL 20

5.2.2.1 Definiciones 20

5.2.2.2 Alcance 20

5.2.2.3 Descripción de Actividades 20

5.2.2.4 Programas Específicos con que se relaciona 20

5.2.2.5 Orientación del Proceso 20


5.2.3. GESTIÓN Y TRÁMITE 22


5.2.3.2 Alcance 22

5.2.3.3 Descripción de actividades 22

5.2.3.4 Orientación del Proceso 22


5.2.4. ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL 23


5.2.4.2 Alcance 23


5.2.4.4 Programa con el cual se relaciona 23



5.2.5. TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES 25


5.2.5.2 Alcance 25




5.2.5.6 Aspectos a fortalecer 26



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5.2.6. DISPOSICION DE LOS DOCUMENTOS 27


5.2.6.2 Alcance 27





5.2.7. PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO 29


5.2.7.2 Alcance 29





5.2.8. VALORACION DOCUMENTAL 31


5.2.8.2 Alcance 31



5.2.8.5 Orientación de Proceso 31


6. FASES DE IMPLEMENTACION DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL 33

6.1. FASE DE ELABORACIÓN 33

6.2. FASE DE EJECUCIÓN Y PUESTA EN MARCHA 36

6.3. FASE DE SEGUIMIENTO 41

6.4. FASE DE MEJORA 41

7. PROGRAMAS ESPECIFICOS 42



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7.1. PROGRAMA DE NORMALIZACION DE FORMAS Y FORMULARIOS ELECTRÓNICOS 42

7.1.1 Propósitos 42

7.1.2 Objetivo del Programa 42

7.1.3 Alcance 42

7.1.4 Justificación 42

7.1.5 Actividades a realizar 42

7.1.6 Recursos 43

7.1.7 Responsables 43

7.1.8 Beneficios 43

7.2. PROGRAMA DE DOCUMENTOS VITALES O ESENCIALES 44

7.2.1 Propósito 44


7.2.3 Alcance 44




7.2.7 Recursos 45


7.2.9 Beneficios 45

7.3. PROGRAMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS 47

7.3.1 Propósito 47


7.3.3 Alcance 47




7.3.7 Recursos 47



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7.3.9 Beneficios 48

7.4. PROGRAMA DE DOCUMENTOS ESPECIALES 49

7.4.1 Propósito 49


7.4.3 Alcance 49




7.4.7 Recursos 50


7.4.9 Beneficios 50

7.5. PROGRAMA DE CAPACITACION ARCHIVISTICA 51

7.5.1 Propósito 51


7.5.3 Alcance 51




7.5.7 Recursos 52


7.5.9 Beneficios 52

7.6. PROGRAMA DE AUDITORIA Y CONTROL 53

7.6.1 Propósito 53


7.6.3 Alcance 53




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7.6.7 Recursos 54


7.6.9 Beneficios 54

7.7. PROGRAMA DE REPROGRAFIA 55

7.7.1 Propósito 55


7.7.3 Alcance 55




7.7.7 Recursos 55


7.7.9 Beneficios 56

8. ARMONIZACION DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL CON LOS PLANES Y

SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA CAJA DE COMPENSACIÓN FAMILIAR FENALCO – ANDI

COMFENALCO CARTAGENA

57

9. ANEXOS 58

9.1 Diagnostico de la Gestión Documental 58

9.2. Mapa de Proceso de la Entidad 82

9.3 Presupuesto asignado al proceso de Gestión Documental 83

10 GLOSARIO 85

11 BIBLIOGRAFIA 95



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1. INTRODUCCION

El Programa de Gestión Documental PGD es el instrumento archivístico que contempla el conjunto de

actividades de carácter administrativo y técnico encaminadas a la identificación, gestión,

clasificación, organización, conservación y disposición final de la documentación producida y

recibida en las entidades. Su reglamentación y obligatoriedad para las entidades públicas se

encuentra enmarcadas en el artículo 21 del título V de la Ley 594 del 2000 por medio de la cual se

dictó la Ley General de Archivos cuyo objeto ha sido establecer las reglas y principios generales para

regular la función archivística del estado.

En respuesta a los requerimientos emitidos por la Superintendencia del Subsidio Familiar en su Circular

Externa No. 2017-00002 en donde solicita a sus sujetos vigilados el cumplimiento de la normatividad

archivística nacional, la Caja de Compensación de Fenalco Andi Comfenalco Cartagena a través de

este Programa de Gestión Documental establece las directrices para la asegurar la adecuada

producción, recepción, distribución, organización, conservación, recuperación y consulta oportuna

de sus documentos de archivo.

Cada uno de los lineamientos, directrices, procedimientos y/o plan de trabajo establecido en esta

primera versión del Programa de Gestión Documental de Comfenalco Cartagena tiene vigencia al

año 2021 de acorde a la Planeación Estratégica de la entidad, siendo su elaboración e

implementación establecida como un proyecto institucional desde el día 24 de Agosto de 2017, a

cargo de un equipo interdisciplinario y del Comité Interno de Archivo de la entidad quienes se

encargaran de dar cumplimiento a los compromisos establecidos y de su aprobación

respectivamente.



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2. ALCANCE

El Programa de Gestión Documental de Comfenalco Cartagena inicia con la realización del

diagnóstico o análisis de la situación actual en materia de gestión documental de la entidad para la

identificación de las debilidades, fortalezas y necesidades de los procesos archivísticos de la Caja de

Compensación, con lo que el equipo interdisciplinario y el Comité Interno de Archivo nombrado por

la Dirección General establece los lineamientos y planes de acción necesarios para la

implementación de buenas prácticas en la gestión de documentos producidos y recibidos en la

entidad.

El Programa de Gestión Documental no incluye la gestión de la documentación del Fondo de

Adaptación quienes se encargan de la custodia permanente de la documentación producida y

recibida en función de sus actividades.

3. PUBLICO AL CUAL VA DIRIGIDO

El Programa de Gestión Documental de la Caja de Compensación de Fenalco Andi Comfenalco

Cartagena está dirigido a la Alta Dirección, a las Jefaturas, Coordinaciones, y en general a todos los

funcionario y/ o dependencias de la entidad involucrados en su implementación.



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4. REQUERIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DEL PGD.

4.1. NORMATIVOS.

Para la adecuada implementación del Programa de Gestión Documental, la Caja de

Compensación Familiar Fenalco – Andi Comfenalco Cartagena aplica el siguiente marco legal:

Ley 594 de Julio de 2000 del Archivo General de la Nación. Por medio de la cual se dicta la

Ley General de Archivo y se dictan otras disposiciones.

Ley 1712 de Marzo de 2014 del Congreso de Colombia. Por medio de la cual se crea la Ley de

Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras

disposiciones.

Ley 527 de Agosto de 1999 del Congreso de Colombia. Por medio de la cual se define y

reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas

digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.

Decreto 2609 de 2012 del Ministerio de Cultura. Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley

594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras

disposiciones en materia de Gestión Documental para las Entidades del Estado.

Decreto 2595 de 2012 del Ministerio del Trabajo. Por el cual se modifica la estructura de la

Superintendencia del Subsidio Familiar y se determinan las funciones de sus dependencias.

Decreto 1080 de 2015 del Ministerio de Cultura. Por medio del cual se expide el Decreto Único

Reglamentario del Sector Cultura

Resolución 8934 de Febrero de 2014 del Ministerio de comercio, industria y turismo. Por la cual

se establecen las directrices en materia de Gestión Documental y organización de archivos

que deben cumplir los vigilados por la superintendencia de industria y comercio.

Acuerdo 05 de Marzo de 2015 del Consejo Directivo del Archivo General de la Nación. Por el

cual se establecen los criterios básicos para la clasificación, ordenación y descripción de los

archivos de entidades públicas y privadas que cumplen función pública y se dictan otras

disposiciones

Acuerdo 011 de Mayo de 1996 del Archivo General de la Nación. Por el cual se establecen

criterios de conservación y organización de documentos.

Acuerdo 046 del 2000 del Archivo General de la Nación. Procedimiento para la eliminación de

documentos.

Acuerdo 047 del 2000 del Archivo General de la Nación. Por el cual se desarrolla el artículo 43

del capítulo V, “acceso a los documentos de archivo” del AGN del reglamento general de

archivo sobre “restricciones por razones de conservación”.

Acuerdo 049 del 2000 del Archivo General de la Nación. Por el cual se desarrolla el artículo del

capítulo 7 “conservación de documentos” del reglamento general de archivos sobre

“condiciones de edificios y locales destinados a archivos”.

Acuerdo 050 del 2000 del Archivo General de la Nación. Por el cual se desarrolla el artículo 64

del título VII “conservación de documentos” del Reglamento General de Archivos sobre

“prevención de deterioro de los documentos de archivo”.

Acuerdo 060 del 30 de octubre 2001 del Archivo General de la Nación. Por el cual se

establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades

públicas y privadas que cumplan funciones públicas.



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Acuerdo 039 del 2002 del Archivo General de la Nación. Por el cual se reglamenta el

procedimiento para elaboración y aplicación de las TRD en desarrollo del artículo 24 de la ley

594 del 2000.

Acuerdo 042 del 2002 del Archivo General de la Nación. Por el cual se establecen los criterios

de organización de los archivos de gestión de las entidades públicas y privadas que cumplan

funciones públicas, se regula el inventario documental.

Acuerdo 002 de enero del 2004 del Archivo General de la Nación. Por el cual se establecen los

lineamientos básicos para la organización de fondos acumulados

Acuerdo 011 del 28 de agosto de 2008 del Archivo General de la Nación. Por el cual se delega

en el director del AGN, la función de aprobar las Tablas de Retención Documental y Tablas de

Valoración Documental.

Acuerdo 05 del 2013 del Archivo General de la Nación. Por el cual se establecen los criterios

básicos para la clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades

públicas y privadas que cumplen funciones públicas.

Acuerdo 02 de 2014 del Archivo General de la Nación. Por medio del cual se establecen los

criterios básicos para la creación, conformación, organización, control y consulta de los

expedientes de archivo y se dictan otras disposiciones.

Acuerdo 006 de 2014 del Archivo General de la Nación. Por el cual se establecen los criterios

generales para la formulación del plan de conservación documental y plan de preservación

digital a largo plazo, así como la responsabilidad que tienen las entidades sujetas al ámbito de

aplicación para su implementación y control.

Acuerdo 007 de 2014 del Archivo General de la Nación. Por medio del cual se establecen los

lineamientos para la reconstrucción del expediente y se dictan otras disposiciones.

Acuerdo 008 del 2014 del Archivo General de la Nación. Por el cual se establecen las

especificaciones técnicas y los requisitos para la presentación de depósitos, custodia,

organización, reprografía y conservación de documentos de archivos y demás procesos de la

función archivística en desarrollo de los artículos 13 y 14 y sus parágrafos 1 y3 de la ley 594 del

2000.

Acuerdo 003 del 2015 del Archivo General de la Nación. Por el cual se establecen

lineamientos generales para las entidades del estado en cuanto a la gestión de documentos

electrónicos generados como resultado del uso de medios electrónicos de conformidad con

lo establecido en el capítulo IV de la ley 1437 del 2011, se reglamenta el artículo 21 de la ley

594 del 2000 y el capítulo IV del decreto 2609 de 2012 (compilado en el decreto 1080 del

2015).

4.2. ECONOMICOS

La Caja de Compensación Familiar Fenalco – Andi Comfenalco Cartagena, en cumplimiento del

Decreto 2609 de 2012 y la circular 2017 – 00002 emitida por la Superintendencia de Subsidio

Familiar, proyecta como propósito fundamental, el financiamiento para la implementación,

ejecución y cumplimiento de estrategias trazadas a corto, mediano y largo plazo en el Programa

de Gestión Documental, garantizando en los rubros presupuestales asignados para gastos de

inversión y funcionamiento del año 2018 los siguientes aspectos:



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Establecer anualmente los recursos necesarios para la operatividad, mantenimiento y

mejora del Programa de Gestión Documental.

Incluir en el plan de capacitación los recursos necesarios para el fortalecer y enriquecer el

conocimiento del personal que integra el área de Gestión Documental.

Destinar los recursos necesarios para la adquisición de mobiliarios, adecuación de espacios

y mejoramiento de los sistemas de información.

Garantizar la custodia y almacenamiento de las unidades de conservación a través de

terceros que cumplan los requisitos exigidos por la ley.

Asignar los recursos para continuar con el proceso de digitalización a través de un tercero

que cumpla con los aspectos técnicos que exige la ley.

4.3. ADMINISTRATIVOS

La implementación del Programa de Gestión Documental en la Caja de Compensación Familiar

Fenalco – Andi Comfenalco Cartagena contempla los siguientes aspectos:

Recurso Humano

Construcción de un equipo de trabajo interdisciplinario que ejecute las diferentes fases de

implementación y las responsabilidades que se deriven de la elaboración, seguimiento y

actualización del Programa de Gestión Documental.

EQUIPO INTERDISCIPLINARIO

INTEGRANTE DEPENDENCIA

Ricardo Segovia Brit Director General

Diomedes Patiño Gutiérrez Secretario General

Carolina Maldonado Jefe de Planeación Estratégica

María Alejandra Frieri Jefe Oficina Jurídica

Gabriel Oviedo Coordinador de Desarrollo Organizacional

María Emma Hernández Coordinador de Riesgo y Seguridad

Jenssi Morales Canoles Coordinador de Gestión Documental

Anibal Luna Jefe de Tecnología

Donaldo Castro Jefe de Talento Humano

Augusto del Rio Jefe de Atención al Cliente

Elisa Camargo Jefe de Mercadeo y Ventas

4.3.1 Integración

La Caja de Compensación Familiar Fenalco – Andi Comfenalco Cartagena considera

necesarios los siguientes aspectos para administrar convenientemente los recursos que hacen

parte de la gestión documental y que permiten armonizar el Programa de Gestión

Documental con los planes y sistemas de gestión de la organización:



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Incluir en su programa de capacitación, la actualización de conocimiento en temas

relacionados con la Gestión Documental, el tratamiento electrónico de los

documentos y el manejo de nuevas tecnologías.

La infraestructura física del área de Gestión Documental debe reunir las condiciones

locativas adecuadas para la recepción, almacenamiento y custodia de la

documentación. Debido a que no se cuenta con los espacios adecuados,

actualmente se cuenta con los servicios de almacenamiento y custodia que reúnen las

condiciones físicas necesarias para garantizar la conservación de los documentos de

archivo.

4.3.2 Metodología

La Caja de Compensación Familiar Fenalco – Andi Comfenalco Cartagena establece el

levantamiento de información para la implementación del Programa de Gestión Documental

con la identificación de necesidades a través de:

Revisión de la normatividad archivística vigente

Diagnóstico integral de archivos

Autoevaluación de la función archivística

Resultados de Auditorías Internas de Calidad

Comportamiento de los indicadores del proceso

No conformidades, acciones de mejora y acciones preventivas del proceso

Evaluación del Modelo de Requisitos del Sistema de Gestión Documental Electrónico

de Archivo

4.3.2 Infraestructura

La implementación del Programa de Gestión Documental garantizará las condiciones mínimas

requeridas para la adecuada conservación y preservación de los documentos, como son:

Espacios físicos locativos con archivadores rodantes cumpliendo la normatividad

archivística vigente

Monitorear la existencia de riesgos biológicos a través de la evaluación de las

condiciones ambientales

4.4. TECNOLOGICOS

La Caja de Compensación Familiar Fenalco – Andi Comfenalco Cartagena cuenta con una

empresa Outsourcing que articula las herramientas tecnológicas necesarias para los diferentes

procesos que se ejecutan en el área de Gestión Documental. En la actualidad se cuenta con las

siguientes especificaciones técnicas:



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De igual manera la Caja de Compensación Familiar Fenalco – Andi Comfenalco Cartagena

proporciona la conectividad, el resguardo del servidor de digitalización y los equipos de cómputo

al personal directo de la organización, recursos tecnológicos necesarios para cumplir con las

actividades que se desarrollan en los diferentes procesos de Gestión Documental.

En el área de Gestión Documental de la Caja de Compensación Familiar Fenalco – Andi

Comfenalco Cartagena se cuenta con un software de gestión electrónica de documentos

ofrecido por la empresa Outsourcing, que permite gestionar la documentación de manera

integral, ágil y eficiente. El Outsourcing proporciona constante actualización y mejoramiento de

las herramientas tecnológicas de acuerdo las características técnicas de infraestructura

tecnológica con las que se cuenta y que están enfocadas al manejo y administración de

documentos electrónicos.

4.5. GESTION DEL CAMBIO La Caja de Compensación Familiar Fenalco – Andi Comfenalco Cartagena garantizará en la

implementación del Programa de Gestión Documental, la adopción de medidas que se

consideren necesarias para fortalecer, mejorar y dar cumplimiento a la apropiación de todos los

procesos de Gestión Documental a través del acompañamiento, capacitación, sensibilización y

socialización de los diferentes procedimientos que se establecen y los nuevos parámetros a seguir

en temas relacionados con la función archivística.

5. LINEAMIENTO PARA LOS PROCESOS DE GESTION DOCUMENTAL

5.1. PLANEACION ESTRATEGICA DE LA GESTION DOCUMENTAL

5.1.1 Objetivo

Servidor de Producción

HP Proliant DL380e Gen 8

Almacenamiento 4 TB

Memoria RAM 32 GB

Servidor de Contingencia

Lenovo ThinkServer RD240 1046-19U 2 U

Almacenamiento 4 TB

Memoria RAM 24 GB

Procesadores

Servidor de Producción y Contingencia

Intel® Xeon® Processor E5-2407

10M Cache, 2.20 GHz, 6.40 GT/s Intel®

QPI

Sistema Operativo

WINDOWS SERVER 2012 R2

Motor De Bases De Datos

SQL SERVER 2012



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Definir la programación de actividades que aseguren el desarrollo e implementación de planes y

programas archivísticos que estén enfocados al mejoramiento continuo de la Gestión Documental

en la Caja de Compensación Familiar Fenalco – Andi Comfenalco Cartagena, adoptando

mejores prácticas documentales y garantizando la disponibilidad de la documentación así como

el uso, manejo y tratamiento adecuado de la misma.

5.1.2 Alcance

Se inicia este procedimiento desde la formulación hasta la aprobación de los documentos

estratégicos aplicables a los proyectos, planes, programas y procedimientos que se pueden

articular al proceso de Gestión Documental a través de los sistemas de gestión con que cuenta la

Caja de Compensación Familiar Fenalco – Andi Comfenalco Cartagena.

5.1.3 Descripción de Actividades

Producción y difusión del Programa de Gestión Documental de acuerdo a las

necesidades de la Caja de Compensación Familiar Fenalco – Andi Comfenalco

Cartagena.

Seguimiento a la ejecución del Programa de Gestión Documental revisando su

cumplimiento y actualizando los procedimientos acorde a las necesidades de Caja de

Compensación Familiar Fenalco – Andi Comfenalco Cartagena.

Elaboración y divulgación de la Política de Gestión Documental en la Caja de

Compensación Familiar Fenalco – Andi Comfenalco Cartagena.

Desarrollo de los programas específicos documentados en el Programa de Gestión

Documental.

Revisión periódica de los procedimientos de Gestión Documental para garantizar su

cumplimiento y actualizarlos acorde a las necesidades de la Caja de Compensación

Familiar Fenalco – Andi Comfenalco Cartagena.

Diseño de indicadores necesarios para control y seguimiento del proceso de Gestión

Documental.

Registrar el Plan de Capacitación en Gestión Documental.

Evaluar el cumplimiento de los planes, proyectos y programas que involucren el

proceso Gestión Documental.

5.2. PROCESOS DE LA GESTION DOCUMENTAL

5.2.1. PLANEACION DOCUMENTAL

5.2.1.1 Definición

Conjunto de actividades encaminadas a la planeación, generación y valoración de los

documentos de la organización, en cumplimiento con el contexto administrativo, legal,

funcional y técnico. Comprende la creación y diseño de formas, formularios y documentos,

análisis de procesos, análisis diplomático y su registro en el sistema de gestión documental.

5.2.1.2 Alcance



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Se aplica este procedimiento para todos los documentos que se encuentran establecidos en

la Tabla de Retención Documental.

5.2.1.3 Descripción de Actividades

Para el desarrollo integral de este procedimiento se deben vincular a los sistemas de gestión

de la Caja de Compensación Familiar Fenalco – Andi Comfenalco Cartagena las siguientes

acciones:

Cumplimiento de la ley de transparencia

Normalización de formas, formatos y formularios

Mecanismos de Autenticación y Controles de acceso a la información

Preservación de los documentos electrónicos

Categorías de la Información

Evaluación de Impactos Ambientales

Política General de Seguridad de la Información

5.2.1.4 Instrumentos Archivísticos

Actualmente la Caja de Compensación Familiar Fenalco – Andi Comfenalco Cartagena

cuenta con los siguientes Instrumentos Archivísticos:

Tablas de Retención Documental

Mapa de Procesos

Funciones de las diferentes unidades de servicio

Programa de Gestión Documental

Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo

El Comité de Archivo debe garantizar el cumplimiento y actualización de estos instrumentos,

para facilitar el seguimiento, ejecución y evaluación del proceso de Gestión Documental.

5.2.1.5 Programas Específicos con que se relaciona

Programa Específico de normalización de formas y formularios electrónicos

Programa Específico de documentos vitales o esenciales

Programa Específico de gestión de documento electrónico

5.2.1.6 Orientación del proceso

ASPECTO /CRITERIO

ACTIVIDADES

TIPO DE

REQUISITOS

A L F T

Socializar la Tabla de Retención Documental y el

Cuadro de Clasificación Documental para

facilitar el trámite de los documentos en la Caja

de Compensación Familiar Fenalco – Andi

Comfenalco Cartagena

x

x



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ASPECTO /CRITERIO

ACTIVIDADES

TIPO DE

REQUISITOS

A L F T

Administración

Documental

Divulgar la Política de Gestión Documental en

todos los procesos que hacen parte de la Caja



x

x

x

Reconocer el Programa de Gestión Documental

como un instrumento archivístico que se debe

incluir en la planificación estratégica de la Caja



x

x

x

x

Elaborar, implementar y evaluar el Sistema

Integrado de Conservación

x

x

Revisar el cumplimiento del Modelo de Requisitos

para la Gestión de Documentos Electrónicos

(SGDEA)

x

x

x

Definir las transferencias documentales y

establecer el procedimiento acorde a los valores

primarios y secundarios de la documentación

(Tabla de Valoración Documental)

x

x

Elaborar las tablas de control de acceso como

herramienta fundamental para validar permisos y

restricciones de consulta

x

x

x

Instrucciones para

la creación y

diseño de

documentos

Definir como función del comité de archivo la

aprobación de diseño y creación de documentos

x

x

x

Verificar acorde a los registros identificados en los

procedimientos, el cumplimiento de estructura y

forma de los documentos

x

x

Sistema de Gestión

Documentar el proceso de digitalización acorde

a los recursos tecnológicos disponibles y las

necesidades de la organización

x

x

x

Establecer los parámetros de almacenamiento y

consulta de los documentos a través de los



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ASPECTO /CRITERIO

ACTIVIDADES

TIPO DE

REQUISITOS

A L F T

de Documento

Electrónico de

Archivo

sistemas de información, cumpliendo el Modelo

de Requisitos de Gestión de Documento

Electrónicos de Archivo dispuesto por el Archivo

General de la Nación

x

x

x

x

Evaluar el Sistema de Gestión de Documentos

Electrónicos de Archivo revisando que cumpla

con las requisitos necesarios para su óptimo

funcionamiento

x

x

x

x

Mecanismos de

autenticación y

seguridad de la

información.

La Caja de Compensación Familiar Fenalco –

Andi Comfenalco Cartagena a través del

outsourcing realiza copias de seguridad de la

información, atendiendo al cumplimiento de los

estándares de seguridad de la información

x

x

x

Metadatos

Reconocer el uso de metadatos e identificar

cuáles serán de uso y permitirán etiquetar,

catalogar, procesar y clasificar la información de

la organización

x

x

x

5.2.1.7 Aspectos a Fortalecer

Los instrumentos archivísticos que se encuentran en estado de elaboración, actualización,

mejora o implementación son:

Tablas de Control de Acceso con asignaciones de derechos y restricciones de acceso

y seguridad aplicadas a los documentos

Tablas de Valoración Documental

Tablas de Retención Documental

Cuadros de Clasificación



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5.2.2. PRODUCCION DOCUMENTAL

5.2.2.1 Definiciones

El Decreto 2609 de 2012 lo define como las actividades destinadas al estudio de los

documentos en la forma de producción o ingreso, formato y estructura, finalidad, área

competente para el trámite, proceso en que actúa y los resultados esperados. Dicho de otra

forma, es la generación de documentos de las instituciones, en cumplimiento de sus funciones.

5.2.2.2 Alcance

Todos los documentos producidos por las unidades de servicio y aquellos que ingresan al

sistema de gestión documental de la Caja de Compensación Familiar Fenalco – Andi


5.2.2.3 Descripción de Actividades

Crear políticas de producción documental que permitan el diseño y creación de

documentos

Crear canales de atención a clientes externos acorde a los recursos tecnológicos con

los que se cuenta

Implantar una política de uso, administración y gestión de comunicaciones por medios

electrónicos

Archivar el contenido web

Actualizar el procedimiento de creación de formatos y formas acorde a los parámetros

establecidos por el proceso de Gestión Documental

5.2.2.4 Programas Específicos con que se relaciona

Programa Específico de Gestión de Documento Electrónico

5.2.2.5 Orientación del Proceso

ASPECTO /CRITERIO

ACTIVIDADES

TIPO DE

REQUISITOS

A L F T

Estructura de los

documentos

Crear instructivos que faciliten el diligenciamiento

de formas, formatos y formularios de la

organización

x

x

x

Mantener los formatos controlados de la

organización actualizados en la intranet,

otorgando acceso a usuarios permitidos, para su

uso y consulta

x

x

x

x

Controlar el uso indiscriminado de copias

documentales, impulsando la cultura de cero

papel

x

x

x



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ASPECTO /CRITERIO

ACTIVIDADES

TIPO DE

REQUISITOS

A L F T

Forma de

producción o

ingreso

Implementar metadatos que permitan a las

unidades de servicio de la organización,

identificar la localización de los documentos en el

Sistema de Gestión Documental

x

x

Establecer revisiones periódicas de las versiones y

aprobaciones de los formatos que se encuentran

asociados a los procesos en el Sistema de Gestión

de la Calidad

x

x

x

Recursos

competentes para

el tramite

Evaluar que el procedimiento de radicación esté

acorde a los canales de atención establecidos

por la organización

x

x

x

Incluir en el procedimiento de digitalización las

actividades que desarrolla el outsourcing en los

Centros Integrales de Servicios (CIS)

x

x

x

Verificar que se cumplan los tiempos de respuesta

para la atención a requerimientos, quejas y

reclamos que se derivan de los servicios que

ofrece la organización

x

x

x


Incluir política de manejo y tratamiento de datos personales a los documentos que

aplique

Actualizar formato para la elaboración y control de documentos



V1

Fecha de emisión:

01/03/2018




5.2.3. GESTIÓN Y TRÁMITE


Conjunto de actuaciones necesarias para el registro, la vinculación a un trámite la

distribución, incluidas las actuaciones o delegaciones, la descripción (metadatos), la

disponibilidad, recuperación y acceso para consulta de los documentos, el control y

seguimiento a los trámites que suministra el documento hasta la resolución de los asuntos.

5.2.3.2 Alcance

Todas aquellas acciones que estén encaminadas a la atención al afiliado, así como los

procesos internos que se encuentren involucrados

5.2.3.3 Descripción de actividades

Evaluar periódicamente el acceso adecuado del cliente externo a los canales de

atención que ofrece la Caja de Compensación Familiar Fenalco – Andi Comfenalco

Cartagena

Mantener actualizado el contenido de la página Web

Verificar el trámite de las comunicaciones

5.2.3.4 Orientación del Proceso

ASPECTO / CRITERIO

ACTIVIDADES

TIPO DE

REQUISITOS

A L F T

Registro de Documentos

Estandarizar un mecanismo para la

entrega y recepción de documentos

entre los usuarios internos de la entidad

x x x

Acceso y Consulta Establecer tablas de control de acceso

para la consulta de los documentos x x x

Control y Seguimiento

Normalizar los asuntos de la entidad para

que sean más entendibles y accesible al

ciudadano

x x x


Caracterizar los usuarios internos y externos de cada uno de los procedimientos,

trámites y servicios de la Caja de Compensación Familiar Fenalco – Andi Comfenalco

Cartagena.

Mejorar la prestación de servicio, el acceso a la información y la agilidad en los

trámites acorde a los resultados de la caracterización de usuarios.



V1

Fecha de emisión:

01/03/2018




5.2.4. ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL


Conjunto de acciones técnicas orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los

documentos.

5.2.4.2 Alcance

Comprende los usuarios involucrados desde el archivo de gestión pasando por el

almacenamiento en el archivo central y la custodia por outsourcing.


Actualizar las Tablas de Retención Documental acorde a los registros documentados

en los procedimientos

Capacitar para la aplicación, validación y aprobación de Tablas de Retención

Documental

Publicar los instrumentos archivísticos y socializar su uso, acceso y consulta

5.2.4.4 Programa con el cual se relaciona

Programa específico de gestión de documentos electrónicos


ASPECTO /CRITERIO

ACTIVIDADES

TIPO DE

REQUISITOS

A L F T

Clasificación

Vincular el trámite y el proceso que da origen a

los documentos de acuerdo a la elaboración del

Cuadro de Clasificación Documental y la

actualización de las Tablas de Retención

Documental

x

x

Parametrizar los metadatos a expedientes

digitales y vincularlos en el Sistema de Gestión

Documental Electrónico de Archivo

x

x

Ordenación

Socializar a los usuarios internos actividades

relacionadas con la ordenación documental,

enfatizando en el principio de orden de

procedencia y orden original.

x

x

Diseñar un índice electrónico integrado al Sistema

de Gestión Documental Electrónico de Archivo

x x x

Elaborar el Inventario Documental como

instrumento archivístico que permita integrar la

x

x



V1

Fecha de emisión:

01/03/2018




ASPECTO /CRITERIO

ACTIVIDADES

TIPO DE

REQUISITOS

A L F T

Descripción

descripción documental a la función archivística

de la Caja de Compensación Familiar Fenalco –

Andi Comfenalco Cartagena

Revisar la normalización de los formatos

relacionados con la digitalización y la rotulación

de las unidades de almacenamiento físico

x

x

x


Diseñar el acceso y consulta para expedientes electrónicos garantizando el principio

de orden original y orden de procedencia



V1

Fecha de emisión:

01/03/2018




5.2.5. TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES


Es el conjunto de operaciones técnicas adoptadas por la Caja de Compensación Familiar

Fenalco – Andi Comfenalco Cartagena, para efectuar transferencia de los documentos

durante las diferentes fases de archivo.

5.2.5.2 Alcance

Comprende transferencias primarias y secundarias asociadas a las etapas en los archivos de

gestión y archivo central de la Caja de Compensación Familiar Fenalco – Andi Comfenalco

Cartagena


Validar que tipo de documentos están asociados a cada tipo de transferencia

documental

Verificar que existan condiciones adecuadas para el almacenamiento de los

documentos en relación al embalaje y traslado

Diseñar procedimiento de transferencias documentales e incluir en el sistema integrado

de gestión

Incluir las transferencias documentales en el sistema de gestión documental

electrónico de archivo




ASPECTO /CRITERIO

ACTIVIDADES

TIPO DE

REQUISITOS

A L F T

Preparación de las

transferencias

Elaborar cronograma de transferencias

documentales en soporte papel para los tipos

documentales que se encuentran en los archivos

de gestión.

x

x

x

Establecer la periodicidad de envío de unidades

de almacenamiento para custodia por parte del

outsourcing.

x

Validación de la

transferencia

Verificar el cumplimiento de las transferencias

documentales por parte de las unidades de

servicio, según los tiempos establecidos en las

Tablas de Retención Documental.

x

x



V1

Fecha de emisión:

01/03/2018




ASPECTO /CRITERIO

ACTIVIDADES

TIPO DE

REQUISITOS

A L F T

Migración,

refreshing,

emulación o

conversión

Incorporar la migración y el refreshing a los

procedimientos de Gestión Documental acorde a

los recursos con que se cuenta y las necesidades

de la Organización.

x

x

Metadatos

Definir los metadatos necesarios para la

recuperación de documentos físicos y

electrónicos en el Sistema de Gestión


x

x

5.2.5.6 Aspectos a fortalecer

Diseñar instrucciones para transferencias documentales con otros soportes diferentes al

papel

Establecer lineamientos para la periodicidad y los métodos de migración, refreshing,

emulación o conversión



V1

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5.2.6. DISPOSICION DE LOS DOCUMENTOS


Selección de los documentos en cualquier etapa de archivo, con miras a su conservación

temporal, permanente o a su eliminación, de acuerdo con lo establecido en las tablas

de retención documental o en las tablas de valoración documental.

5.2.6.2 Alcance

Comprende desde la selección de los documentos de acuerdo a su retención en la Tabla de

Retención Documental hasta la selección del método o técnica que aplica para la

disposición final.


Seguimiento a la eliminación documental (Física y Digital) y a la disposición de los

residuos, así como a los soportes de aprobación del comité de archivo

Validar el uso de la selección documental aplicando técnicas de muestreo de

acuerdo a la retención indicada en las Tablas de Retención Documental

Publicar en el sitio web actas de documentos que soporten la eliminación documental

y el uso del material reciclado




ASPECTO / CRITERIO

ACTIVIDADES

TIPO DE

REQUISITOS

A L F T

Directrices Generales

Concientizar el uso de la Tabla de

Retención Documental como instrumento

efectivo para las transferencias primarias y

secundarias de los documentos en

soporte papel

x

x

x

Vincular las Tablas de Retención

Documental al Sistema de Gestión


x x x

Conservación Total,

Selección y Microfilmación

y/o Digitalización

Verificar la disposición final de los

documentos según lo establecido en la

Tabla de Valoración Documental, la Tabla

de Retención Documental y las

modificaciones establecidas por las

unidades de servicio de la Organización

x

x



V1

Fecha de emisión:

01/03/2018




ASPECTO / CRITERIO

ACTIVIDADES

TIPO DE

REQUISITOS

A L F T

Eliminación

Establecer cronograma de eliminación

anual en cumplimiento de lo establecido

en las Tablas de Retención Documental

x x


Automatizar a través del sistema de gestión documental un mecanismo que permita

determinar la disposición final de los documentos físicos y electrónicos

Elaborar el Plan de Preservación Digital a Largo Plazo

Evaluar el proceso de digitalización y analizar el cumplimiento de requisitos técnicos



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5.2.7. PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO


Acciones definidas por la Caja de Compensación Familiar Fenalco – Andi Comfenalco

Cartagena, para garantizar la preservación en el tiempo de los documentos durante su

gestión, independientemente de su medio y forma de registro o almacenamiento.

5.2.7.2 Alcance

Inicia desde la elaboración y desarrollo del Plan de Conservación Documental hasta la

implementación del Plan de Preservación Digital a Largo Plazo


Elaborar e implementar el Sistema Integrado de Conservación

Evaluar el cumplimiento del Sistema de Gestión Documental Electrónico de Archivo:

salvaguarda, integridad y preservación acorde a las Tablas de Retención Documental

Incluir el procedimiento de conversión o migración de documentos electrónicos en los

procesos de Gestión Documental


Programa específico de Documentos Especiales o Vitales

Programa específico de Gestión de Documentos Electrónicos


ASPECTO /CRITERIO

ACTIVIDADES

TIPO DE

REQUISITOS

A L F T

Sistema Integrado

de Conservación

Proyectar actividades a corto, mediano y largo

plazo acorde a las características físicas y

digitales de los documentos a través de la previa

formulación del diagnóstico integral de archivo

x

x

Garantizar un presupuesto que asegure recurso

humano, técnico y logístico para la ejecución de

las actividades

x x

Monitorear e inspeccionar el cumplimiento de las

instalaciones mínimas locativas, las condiciones

ambientales y los sistemas de almacenamiento

físico y digital

x

x

x

Seguridad de la

Información

Verificar que el Sistema de Gestión Documental

Electrónico cumple con: requerimientos exigidos

por las auditorias, trazabilidad de la información,

asignación de roles y perfiles de usuarios

x

x

x



V1

Fecha de emisión:

01/03/2018




ASPECTO /CRITERIO

ACTIVIDADES

TIPO DE

REQUISITOS

A L F T

Verificar el cumplimiento de características

como: autenticidad, integridad, inalterabilidad,

acceso, disponibilidad, visualización y

conservación

x x

Requisitos para la

preservación y

conservación de

los documentos

electrónicos de

archivo

Evaluar y monitorear los posibles riesgos

relacionados con pérdida de la información.

Monitorear impactos ambientales.

Verificar la administración de las copias de

seguridad.

Establecer los criterios para la migración o

conversión de la información que integra el

Sistema de Gestión Documental Electrónica.

Garantizar el cumplimiento del Modelo de

Requisito de Un Sistema de Gestión Documental

Electrónico de Archivo.

x

x

x

Requisitos para las

técnicas de

preservación a

largo plazo

Requisitos para la

conversión o

migración

x

x


Armonizar el Sistema Integrado de Conservación con la Política de Gestión

Documental



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Fecha de emisión:

01/03/2018




5.2.8. VALORACION DOCUMENTAL


Conjunto de operaciones técnicas que permiten establecer a través del análisis de la

documentación, los valores primarios y secundarios de los documentos, determinando su

importancia en las diferentes fases de archivo y fijando la disposición final acorde a su

permanencia.

5.2.8.2 Alcance

Este procedimiento es continuo y va desde la planeación documental hasta la aplicación de

la disposición final.


Documentar procedimiento para la valoración de documentos e integrar a los

procesos de Gestión Documental en Sistema Integrado de Gestión de la Calidad

Diseño y elaboración de fichas de valoración documental

Establecer valores primarios y secundarios de acuerdo a las agrupaciones

documentales

Validar el contenido del catálogo de información reservada y clasificada con relación

a las Tablas de Valoración Documental

Verificar el esquema de publicación de la información de acuerdo a los estipulado en

la Ley de Transparencia


Programa específico de gestión de documento electrónico

5.2.8.5 Orientación de Proceso

ASPECTO /

CRITERIO

ACTIVIDADES

TIPO DE

REQUISITOS

A L F T

Directrices

Generales

Determinar la importancia e impacto de la

documentación producida por las diferentes

unidades de servicio de la Caja de

Compensación Familiar Fenalco – Andi


x x

Analizar frecuencia de consultas y préstamo de

documentos con la finalidad tomar decisiones

relacionadas su conservación total

x x x

Analizar periódicamente el volumen de

documentos producidos para evitar duplicidad

en la producción documental

x x



V1

Fecha de emisión:

01/03/2018





Garantizar la producción documental de acuerdo a lo establecido en los formatos de

creación de formas y formatos

Diseñar estadísticas para reconocer los niveles de consulta existente para las diferentes

series documentales

Utilizar los instrumentos archivísticos que garantizan la consulta de los documentos y

que permiten definir mayores criterios para la descripción documental y la asignación

de valores primarios y secundarios



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Fecha de emisión:

01/03/2018




6. FASES DE IMPLEMENTACION DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

La Caja de Compensación Familiar Fenalco – Andi Comfenalco Cartagena, a través del

Nombramiento de equipo de proyecto para la elaboracion del Programa de Gestión de

Documental, según Memorando N° DG-08-2017 del 16 de Agosto de 2017 y en cumplimiento de la

circular externa 00002-2017 emitida por la Superintendencia de Subsidio Familiar, tiene la

obligacion de implementar el Programa de Gestión Documental como estrategia articulada para

el fortalecimiento institucional, estipulando en su planeacion metas a corto, mediano y largo plazo

que permitan la participacion de las diferentes unidades de servicio, la asignacion de roles,

definición de responsabilidades y establecimiento de compromisos. Estas son las fases

establecidas por la Caja de Compensación Familiar Fenalco – Andi Comfenalco Cartagena, para

la implementacion del Programa de Gestión Documental:

6.1. FASE DE ELABORACIÓN

Para esta fase de elaboracion del Programa de Gestión Documental en la Caja de

Comprensación Familiar Fenalco – Andi Comfenalco Cartagena, se establecen lo siguientes

parametros:

Elaboracion: Integracion del Equipo Interdisciplinario nombrado a través de Memorando

N° DG-08-2017 del 16 de Agosto de 2017

Revisa : Jefe de Oficina de Planeación y Estrategia Corporativa, Coordinacion de

Desarrollo Organizacional y Coordinacion de Gestión Documental

Aprueba: Comité Interno de Archivo

Por otra parte se establece el siguiente cronograma como mecanismo de control y seguimiento a

las actividades planteadas durante en esta fase:



V1

Fecha de emisión:

01/03/2018


DOCUMENTO CONTROLADO Este documento es propiedad intelectual de COMFENALCO Cartagena. Esta prohibida su reproducción total o parcial, comercialización o divulgación sin previa autorización del propietario.

MES

TEMA SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE ENERO

S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4

I. Diagnóstico Integral de Archivo X X X

II. Diseño y elaboración de Caratula del PGD

X

III. Cuerpo y Contenido del PGD

Aspectos Generales

X

Introducción

X

Alcance

X

Marco estratégico del PGD

X

Política de Gestión Documental

X

Publico al cual va dirigido

X

IV. Requerimientos para el desarrollo del PGD

Normativos

X

Económicos

X

Administrativos

X

Tecnológicos

X X

Gestión del cambio

X X

V. Lineamientos para los procesos de Gestión Documental

Planeación Documental

X X

Producción Documental

X X

Gestión y Tramite

X X

Organización Documental

X X

Transferencias Documentales

X X

Disposición Final de los Documentos

X X



V1

Fecha de emisión:

01/03/2018



MES

TEMA SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE ENERO

S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4

Preservación a Largo Plazo

X X

Valoración Documental

X X

VI. Fases de Implementación del PGD

VII. Programas Específicos

Programa de Normalización de formas y formatos

X

Programa de Documentos Vitales y Esenciales

X

Programa de Gestión de Documentos Electrónicos

X

Programa de Reprografía

X

Programa de Documentos Especiales

X X

Programa de Capacitación Archivística

X

Programa de Auditoria y Control

X X

VIII. Armonización con Sistema Integrado de Gestión de la Calidad

X

IX. Presentación del PGD al Comité Interno de Archivo

X

X. Presentación del PGD aprobado a los Jefes de dependencia involucrada

X



V1

Fecha de emisión:

01/03/2018



6.2. FASE DE EJECUCIÓN Y PUESTA EN MARCHA

Para esta fase se establece el siguiente cronograma de implementacion del PGD:

AÑO

ACTIVIDADES 2018 2019 2020 2021

En

ero

Fe

bre

ro

Ma

rzo

Ab

ril

Ma

yo

Jun

io

Julio

Ag

ost

o

Se

ptie

mb

re

Oc

tub

re

No

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Dic

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En

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Jun

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Julio

Ag

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o

Se

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No

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En

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Jun

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Julio

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o

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No

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Dic

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bre

En

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Fe

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Ma

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Ma

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Jun

io

Julio

Ag

ost

o

Se

ptie

mb

re

Oc

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re

No

vie

mb

re

Dic

iem

bre

ELABORACION DE INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS

Elaboración de Cuadros de

Clasificación Documental X X X X X X X

Elaboración de Tablas de

Valoración Documental X X X X X X X

Elaboración de Tablas de

Control de Acceso X X X X X X X

Elaboración del Inventario

Documental X X X X X X X

ACTUALIZACION Y NORMALIZACION DE INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS

Actualizar y Normalizar Tablas

de Retención Documental X X X X X X X

Normalizar Inventario


Normalizar Tablas de Valoración


PROGRAMA DE CAPACITACION ARCHIVISTICA

Elaborar el Programa de

Capacitación Archivística X



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Fecha de emisión:

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AÑO

ACTIVIDADES 2018 2019 2020 2021

En

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Fe

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Ab

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Ma

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Jun

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Julio

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o

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En

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En

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Jun

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Julio

Ag

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o

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En

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Fe

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Ma

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Jun

io

Julio

Ag

ost

o

Se

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mb

re

Oc

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re

No

vie

mb

re

Dic

iem

bre

Implementar el Programa de

Capacitación Archivística X X X X X

Realizar Seguimiento al

Programa de Capacitación

Archivística

X X

Mejorar el Programa de

Capacitación Archivística X X

ELABORACION E IMPLEMENTACION DE PROCEDIMIENTOS

Elaborar procedimiento de

Transferencias Documentales X X

Elaborar procedimiento de

Migración y Refreshing X X

Elaborar procedimiento para la

Disposición Final de

Documentos

X X

Elaborar procedimiento para el

Archivamiento Web X X

Implementar procedimiento

para las Transferencias

Documentales

X X

Implementar procedimiento de

Migración y Refreshing X X

Implementar procedimiento X X



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Fecha de emisión:

01/03/2018



AÑO

ACTIVIDADES 2018 2019 2020 2021

En

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Fe

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o

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Julio

Ag

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o

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En

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Fe

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Ab

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Ma

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Jun

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Julio

Ag

ost

o

Se

ptie

mb

re

Oc

tub

re

No

vie

mb

re

Dic

iem

bre

para la Disposición Final de

Documentos

Implementar procedimiento

para el Archivamiento Web X X

Elaborar Instructivos para el

diligenciamiento de formas y

formatos

X X

ACTUALIZACION DE PROCEDIMIENTOS

Actualización del

Procedimiento de Digitalización

(descentralizada)

X X

Actualización para el

tratamiento de datos

personales

X X

ELABORACION E IMPLEMENTACION DEL SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACION

Elaborar Plan de Conservación

Documental X X

Elaborar Plan de Preservación

Documental X X

Implementar Plan de

Conservación Documental X

Implementar Plan de

Preservación Documental X



V1

Fecha de emisión:

01/03/2018



AÑO

ACTIVIDADES 2018 2019 2020 2021

En

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Fe

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Ma

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o

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Ma

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Jun

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Julio

Ag

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o

Se

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mb

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No

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mb

re

Dic

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bre

PROGRAMA DE REPROGRAFIA


Reprografía X X


Reprografía X


Programa de Reprografía X X


Reprografía X

PROGRAMA DE DOCUMENTOS ESPECIALES


Documentos Especiales X X


Documentos Especiales X


Programa de Documentos

Especiales

X X


Documentos Especiales X

PROGRAMA DE DOCUMENTOS VITALES O ESENCIALES


Documentos Vitales o X X



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Fecha de emisión:

01/03/2018



AÑO

ACTIVIDADES 2018 2019 2020 2021

En

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bre

Esenciales


Documentos Vitales o

Esenciales

X

Realizar seguimiento al

Programa de Documentos

Vitales o Esenciales

X X


Documentos Vitales o

Esenciales

X

PROGRAMA DE AUDITORIA Y CONTROL

Elabora el Programa de

Auditoria y control X X


Auditoria y control X


Programa de Auditoria y control X X


Auditoria y control X

DISEÑO E IMPLEMENTACION DEL SGDEA

Documentar el SGDEA X X X X X

Implementar el SGDEA X X X



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Fecha de emisión:

01/03/2018



AÑO

ACTIVIDADES 2018 2019 2020 2021

En

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bre

PROGRAMA DE GESTIÓN PARA LOS DOCUMENTOS ELECTRONICOS


Gestión de Documentos

Electrónicos

X X X


Gestión de Documentos

Electrónicos

X X


Programa de Gestión de

Documentos Electrónicos

X X X

Mejorar el Programa de Gestión

de Documentos Electrónicos X X



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6.3. FASE DE SEGUIMIENTO

Fase compuesta por la revisión, verificación, evaluación y control al cumplimiento de los objetivos

estratégicos trazados en el Programa de Gestión Documental.

6.4. FASE DE MEJORA

En esta fase se promueve el mantenimiento continuo y permanente de los procesos y actividades

de la Gestión Documental, logrando como resultado el desarrollo y aplicación de acciones

preventivas y correctivas a las no conformidades que nazcan del incumplimiento de los objetivos

trazados en el Programa de Gestión Documental y que se encuentran armonizados con el sistema

de gestión de la Caja de Compensación Familiar Fenalco – Andi Comfenalco Cartagena.

REVISA

- Equipo Interdisciplinario

- Área de Gestion Documental

- Responsables de Área

VERIFICA

- Jefatura de Estrategía Corporativa

- Coordinación de Desarrollo Organizacional

- Coordinacion de Hardware y Redes

EVALUA Y CONTROLA

- Comite Interno de Archivo

- ICONTEC



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7. PROGRAMAS ESPECIFICOS

La Caja de Compensación Familiar Fenalco – Andi Comfenalco Cartagena a través de sus objetivos

estratégicos y la formulación del Programa de Gestión Documental, considera necesario la

implementación de los siguientes programas específicos para el desarrollo óptimo e integral de la

función archivística y de los procesos de Gestión Documental.

7.1. PROGRAMA DE NORMALIZACION DE FORMAS Y FORMULARIOS ELECTRÓNICOS

7.1.1 Propósitos

Normalizar la creación de documentos

Normalizar los asuntos institucionales y de servicio

Descripción de metadatos

7.1.2 Objetivo del Programa

Determinar los requisitos necesarios para el diseño e implementación de formas y formatos de la

Caja de Compensación Familiar Fenalco – Andi Comfenalco, permitiendo establecer la

normalización documental acorde al contexto de gestión de calidad y facilitando la

identificación, clasificación y descripción de los documentos producidos en la organización.

7.1.3 Alcance

Estandarización diplomática de los documentos de la organización, a través del diseño e

implementación de una herramienta sistematizada que permita crear formas y formatos de

acuerdo a ciertas características y atributos fijados a la tradición documental, la autenticidad y la

tipología de los documentos.

7.1.4 Justificación

La Caja de Compensación Familiar Fenalco – Andi Comfenalco Cartagena con la finalidad de

estar a la vanguardia con las nuevas tendencias en cultura de Cero Papel a través del uso de la

tecnología y promoviendo la eficiencia administrativa, considera necesario el diseño e

implementación de una herramienta tecnológica que estipule el cumplimiento de los parámetros

y la normalización de los documentos producidos en la organización, orientando a un entorno

laboral homogéneo con relación al tratamiento y procesamiento de la documentación.

7.1.5 Actividades a realizar

Para la adecuada ejecución del programa de Normalización de formas y formularios electrónicos,

es indispensable determinar los siguientes parámetros en la elaboración del flujo de información:

Definir la herramienta tecnológica donde se origina la documentación

Establecer el tipo de soporte

Determinar puntos de acceso y formas de consulta

Especificar medios de conservación

Detallar Serie, Subserie y Tipo Documental acorde a la Tabla de Retención Documental

Fijar codificación del documento y tipo de proceso al cual está relacionado



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Como mecanismo de seguimiento y control a las actividades estipuladas en el Programa de

Normalización de Formas y Formularios Electrónicos de la Caja de Compensación Familiar Fenalco

– Andi Comfenalco Cartagena, se elabora cronograma de implementación de acuerdo con las

metas establecidas a corto, mediano y largo plazo en el Programa de Gestión Documental.

7.1.6 Recursos

Económicos, Administrativos y Tecnológicos.

7.1.7 Responsables

Oficina de Planeación y Estrategia Corporativa, Coordinación de Desarrollo Organizacional,

Coordinación de Gestión Documental y Unidades de Servicio.

7.1.8 Beneficios

Acceso, uso y consulta integral de los documentos producidos en la Caja de Compensación

Familiar Fenalco – Andi Comfenalco Cartagena acorde a los requerimientos de gestión y tramite

generados por la prestación de servicios al afiliado.



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7.2. PROGRAMA DE DOCUMENTOS VITALES O ESENCIALES

7.2.1 Propósito

El principal propósito del programa de documentos vitales o esenciales comprende la

identificación, protección, conservación y preservación de todos los documentos que genere la

Caja de Compensación Familiar Fenalco – Andi Comfenalco Cartagena y que son de vital

importancia para la continuidad de la organización, apoyando a la restitución, defensa y o

deberes de las personas que componen este tipología documental.


Identificar la documentación que se encuentra en los fondos acumulados y fondos documentales

de la organización con la intención de aplicar metodologías adecuadas que den como resultado

la salvaguardia y preservación de los documentos, evitando la perdida, adulteración y/o

falsificación de los mismos.

7.2.3 Alcance

Documentación de los procesos que intervienen en los documentos desde la creación de

documentos hasta su disposición final, integrando los parámetros necesarios para definir los

documentos que deben perdurar debido a su contenido legal, cultural o histórico.


La Caja de Compensación Familiar Fenalco – Andi Comfenalco Cartagena cuenta con más de

50 años ofreciendo servicios destinados a mejorar el bienestar de sus afiliados. Con la buena

ejecución de proyectos y planes que mejoran la calidad del afiliado, la Caja de Compensación

Familiar Fenalco – Andi Comfenalco Cartagena cuenta con grandes volúmenes de documentos

que son de carácter especial pues contienen información relacionada con la institución, el

desarrollo y avance de la región y el mejoramiento continuo de los servicios destinados a los

afiliados.

Actualmente la Caja de Compensación Familiar Fenalco – Andi Comfenalco Cartagena posee un

fondo acumulado y un fondo documental que contiene diferentes series que en su momento a

través de la creación de bancos terminológicos tendrán un carácter especial y de vital

importancia para la historia institucional de la organización así como histórica de la ciudad de

Cartagena de Indias.

Por otra parte los documentos que ya cuentan con un proceso de digitalización, se encuentran

en servidores ofrecidos por un tercero y quien tiene la responsabilidad de resguardar, preservar y

custodiar esta información, permitiendo el acceso y uso de la misma.

Toda la documentación producida por la Caja de Compensación Familiar Fenalco – Andi

Comfenalco Cartagena y que se encuentra bajo el manejo del área de Gestión Documental esta

categorizada de la siguiente manera:

Documentos textuales

Documentos iconográficos o de imagen



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Para los documentos sonoros y audiovisuales, no existe un criterio de resguardo, conservación o

preservación, implicando esto el desconocimiento del manejo de estos soportes, trayendo como

consecuencia la perdida, deterioro y/o filtración de la información.

Es necesario que a través del Programa de Documentos Vitales o Esenciales, se logre identificar y

determinar los documentos que no están llegando al área de Gestión Documental, pero que

deben entrar en un plan de conservación, preservación y resguardo para futuras consultas que

permitan tomar decisiones por parte de la Dirección de acuerdo a los acontecimientos,

situaciones y el contexto en general.

7.2.5 Metodología

Para la adecuada ejecución del Programa de Documentos Vitales o Especiales, es necesario que

la Caja Compensación Comfenalco Cartagena realice un cronograma el que se estipulen las

responsabilidades, los compromisos y se mantenga un seguimiento estricto para el cumplimiento

de todas las actividades programadas.


Las actividades específicas para el desarrollo del Programa de Documentos Vitales o Esenciales

son:

Realizar inventario de documentos especiales producidos o recibidos

Definir el tratamiento adecuado para los documentos considerados como especiales y/o

vitales de acuerdo al soporte documental en el que se encuentren

Definir los formatos determinados para el caso de los documentos sonoros, de imagen y/o

audiovisuales

Establecer las condiciones locativas mínimas requeridas para la conservación de formatos

de tipo audiovisual, sonoro o de imagen

Realizar seguimiento periódico a los parámetros establecidos para cada una de las

actividades que se desarrollan de acuerdo al cronograma

Incentivar al personal a través de continuas capacitaciones sobre la importancia de la

memoria institucional y su impacto en la ciudad de Cartagena de Indias

7.2.7 Recursos

Personal idóneo con conocimientos en Gestión Documental para la implementación, ejecución y

seguimiento de las actividades programadas así como recursos tecnológicos que faciliten el

desarrollo del Programa.

7.2.8 Responsables

Oficina de Planeación y Estrategia Corporativa, Coordinación de Desarrollo Organizacional,

Coordinación de Gestión Documental y Unidades de Servicio.

7.2.9 Beneficios

La implementación de este programa trae como resultado la definición de parámetros requeridos

para preservar la información que es considerada de vital importancia para la toma de

decisiones por parte de la organización y que posee rasgos históricos por el impacto social,

ambiental, cultural y económico que puede contener.



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7.3. PROGRAMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

7.3.1 Propósito

El Programa de Gestión de Documentos Electrónicos está orientado a simplificar de manera

óptima e integral los procesos de Gestión Documental armonizando el recurso humano y los

recursos tecnológicos disponibles en la gestión y tramite de los servicios ofrecidos para los afiliados.


Implementar estrategias, mecanismos y herramientas tecnológicas que permitan controlar y tener

un seguimiento estricto de los diferentes flujos documentales que nacen de la atención a los

afiliados a través de los diferentes servicios ofrecidos en la Caja de Compensación Familiar

Fenalco – Andi Comfenalco Cartagena

7.3.3 Alcance

Integra todas las unidades de servicio de la Caja de Compensación Familiar Fenalco – Andi

Comfenalco.


La implementación del Programa de Gestión de Documentos Electrónicos en la Caja de

Compensación Familiar Fenalco – Andi Comfenalco Cartagena, requiere para su ejecución un

diagnostico que permita establecer la situación actual de los procesos de Gestión Documental

con relación a los recursos tecnológicos disponibles y

7.3.5 Metodología

La implementación del Programa de Gestión de Documentos Electrónicos está sujeta a la

elaboración de un cronograma de actividades que permita validar el cumplimiento de las

condiciones tecnológicas necesarias para garantizar los principios de conservación y

preservación física y digital de la información.


Las actividades determinantes para la adecuada implementación del Programa de Gestión de

Documento Electrónico, son:

Elaboración del Diagnóstico de Recursos Tecnológicos disponibles

Cumplimiento del Modelo de Requisitos del Sistema de Gestión de Documento Electrónico

acorde a las necesidades de la organización

Actualización de los procedimientos de la organización de acuerdo a los parámetros

establecidos en el Programa de Gestión de Documentos Electrónicos (Workflow)

7.3.7 Recursos

Para la ejecución del programa de Gestión de Documentos Electrónicos, es necesario contar con

un equipo interdisciplinario que colabore al desarrollo de cada una de las actividades a realizar.

De igual manera se debe considerar una asignación económica incluida en el presupuesto del

área de Gestión Documental como recursos para el adecuado desarrollo del programa en

aspectos físicos y tecnológicos de acuerdo a las necesidades de la organización.



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7.3.8 Responsables

Jefe Unidad de Planeación Estratégica, Coordinador de Gestión Documental y Coordinación de

Hardware y Software.

7.3.9 Beneficios

Adquirir efectividad en la atención al afiliado a través de la innovación tecnológica, abordando

la interoperabilidad de los documentos electrónicos de archivo con las plataformas tecnológicas

disponibles en la organización, asegurando y garantizando la gestión y trámite de cada una de

las unidades de servicio.

7.4. PROGRAMA DE DOCUMENTOS ESPECIALES

7.4.1 Propósito

Asegurar el adecuado tratamiento archivístico a los documentos especiales tales como:

documentos cartográficos, sonoros, fotográficos y audiovisuales que son producidos por las

diferentes unidades de servicio de la Caja de Compensación Familiar Fenalco – Andi Comfenalco

Cartagena como resultado de su gestión.


Establecer lineamientos y acciones que permitan identificar los documentos especiales generados

en la Caja de Compensación Familiar Fenalco – Andi Comfenalco Cartagena y cuyas

características exige un tratamiento archivístico específico y no convencional con relación a los

documentos que se producen de manera habitual.

7.4.3 Alcance

Definir el procedimiento que asegure la producción, organización, conservación y preservación

de los documentos especiales producidos o recibidos por la Caja de Compensación Familiar

Fenalco – Andi Comfenalco Cartagena y que contengan características relacionadas con su

valor primario y secundario, permitiendo definir la existencia o veracidad de diferentes hechos y

cuya cualidad esta atribuida a su importancia histórica, administrativa, legal, jurídica, probatoria

y/o informativa.


La Caja de Compensación Familiar Fenalco – Andi Comfenalco Cartagena a través de su

existencia ha desarrollado diferentes proyectos en los que se ha generado un alto volumen de

documentos especiales y que no han sido tratados archivísticamente de la manera adecuada.

Con el desarrollo del Programa de Documentos Especiales, se busca crear una metodología

archivística destinada a garantizar de manera adecuada la conservación de todos estos

documentos, cuyo valor es importante para la historia institucional y que apoyan a la

investigación cultural, social y económica de la ciudad de Cartagena de Indias durante y

después de la ejecución de estos proyectos.



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7.4.5 Metodología

Documentar las actividades que se desarrollarán y permitirán la ejecución del presente programa,

iniciando con la creación de un inventario de documentos especiales generados por cada una

de las unidades de servicio y finalizando con la adecuada conservación y preservación de estos

documentos, cumpliendo con los parámetros establecidos para dicho proceso y acorde a las

unidades de almacenamiento con las que cuenta la Caja de Compensación Familiar Fenalco –

Andi Comfenalco Cartagena.


La Caja de Compensación Familiar Fenalco – Andi Comfenalco Cartagena con la finalidad de

dar cumplimiento al Programa de Documentos Especial, ha definido las siguientes actividades:

Realizar un diagnóstico de los documentos producidos por las diferentes unidades de

servicio de la Caja de Compensación Familiar Fenalco – Andi Comfenalco Cartagena e

identificar de acuerdo a sus características cuales componen el listado de Documentos

Especiales

Documentar el procedimiento que establezca los lineamientos y características de los

formatos y formas para la entrega de Documentos Especiales por parte de las unidades de

servicio de la Caja de Compensación Familiar Fenalco – Andi Comfenalco Cartagena

Planificar la implementación del programa de acuerdo a los recursos con los que se

cuenta y las necesidades de la empresa.

Concientizar a las unidades de servicio de la Caja de Compensación Familiar Fenalco –

Andi Comfenalco Cartagena sobre el manejo adecuado de los documentos especiales

acorde a los parámetros establecidos según las técnicas archivísticas aplicables.

7.4.7 Recursos

Se debe contar con personal capacitado y competente con relación al tema del manejo de

documentos especiales y un rubro dentro del presupuesto anual del área de Gestión Documental

para asegurar la adecuada conservación de estos documentos, considerando todos los soportes

y formatos en los que se deben preservar de manera adecuada.

7.4.8 Responsables

Jefe de Planeación Estratégica, Coordinadores de Unidades de Servicio, Coordinación de Gestión

Documental y Coordinación de Hardware y Software.

7.4.9 Beneficios

Garantizar la adecuada conservación y preservación de los documentos especiales generados

en la Caja de Compensación Familiar Fenalco – Andi Comfenalco Cartagena, asegurando su

acceso y consulta de acuerdo a los permisos establecidos para cada unidad de servicio.



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7.5. PROGRAMA DE CAPACITACION ARCHIVISTICA

7.5.1 Propósito

Con la finalidad de dar cumplimiento al Art. 14 del Decreto 2609 de 2012, la Caja de

Compensación Familiar Fenalco – Andi Comfenalco Cartagena incluirá en el Programa de

Capacitación Anual actividades de formación archivística que permitan fortalecer las

competencias y habilidades del personal del área de Gestión Documental en temas relacionados

con administración, organización y conservación de archivos, así como el desarrollo de acciones

de sensibilización del personal en general de acuerdo al cargo, ocupación y competencia.


Reforzar las competencias en temas de archivística y sensibilizar a todos los trabajadores de la

Caja de Compensación Familiar Fenalco – Andi Comfenalco Cartagena con los nuevos

lineamientos, políticas y estrategias que nacen del diseño e implementación del Programa de

Gestión Documental.

7.5.3 Alcance

El área de Gestión Documental con el apoyo colaborativo de Talento Humano desarrollaran

actividades de capacitación y sensibilización de todo el personal de la Caja de Compensación

Familiar Fenalco – Andi Comfenalco Cartagena en temas relacionados con la implementación

del Programa de Gestión Documental; por otra parte, las capacitaciones que recibirá el área de

Gestión Documental, estarán orientadas a la administración, organización y conservación de

archivos, de acuerdo a las responsabilidades y funciones de cada miembro.


Con la finalidad de dar cumplimiento a la Circular Externa 2017-00002, emitida por la

Superintendencia de Subsidio Familiar, la Caja de Compensación Familiar Fenalco – Andi

Comfenalco Cartagena ha desarrollado el Programa de Gestión Documental como estrategia

para el fortalecimiento de todos los procesos, procedimientos y actividades que se derivan de la

función archivística y de la Gestión Documental.

Para la implementación del Programa de Gestión Documental se debe contar con el apoyo,

participación y concientización de todos los trabajadores de la Caja de Compensación Familiar

Fenalco – Andi Comfenalco Cartagena en materia de Gestión Documental, propiciando las

buenas prácticas archivísticas.

7.5.5 Metodología

Diseño del cronograma de capacitaciones por parte del área de Gestión Documental

con destino a los trabajadores la Caja de Compensación Familiar Fenalco – Andi

Comfenalco Cartagena.

Inclusión de temas relacionados con administración, organización y conservación de

archivos en el Programa de Capacitación de la Caja de Compensación Familiar Fenalco –

Andi Comfenalco Cartagena, para los miembros del área de Gestión Documental.



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Para cumplir con lo establecido en el Programa de Gestión Documental y acorde a las

necesidades exigidas por el programa de capacitación archivística, la Caja de Compensación

Familiar Fenalco – Andi Comfenalco Cartagena ha definido las siguientes actividades.

Explicar al personal de la Caja de Compensación Familiar Fenalco – Andi Comfenalco

Cartagena a través de un no coma cuento semestral, las políticas, estrategias, procesos y

procedimientos que hacen parte de la Gestión Documental.

Apoyar la formación archivística para el personal del área de Gestión Documental,

fomentando prácticas avanzadas en el manejo y tratamiento de la información.

Revisar las necesidades de capacitación en temas de función archivística para todo el

personal de la Caja de Compensación Familiar Fenalco – Andi Comfenalco Cartagena,

Incentivar la concientización y sensibilización de las nuevas políticas de Gestión

Documental de la Caja de Compensación Familiar Fenalco – Andi Comfenalco

Cartagena

Actualizar el Programa de Capacitación Archivística anualmente acorde a las nuevas

políticas, tendencias y actividades de la organización.

7.5.7 Recursos

Para el desarrollo del Programa de Capacitación Archivística, la Caja de Compensación Familiar

Fenalco – Andi Comfenalco Cartagena considera necesario: recurso humano motivado y

competente para desarrollar las capacitaciones internas, recursos tecnológicos acorde a las

necesidades derivadas de cada una de las capacitaciones del personal en general, un rubro

presupuestal para capacitar a miembros del área de Gestión Documental en temas relacionados

con administración, organización y conservación documental.

7.5.8 Responsables

Secretaría General, Jefe de Planeación Estratégica, Jefe de Talento Humano, Coordinación de

Gestión Documental.

7.5.9 Beneficios

Funcionamiento efectivo de los procesos de Gestión Documental con relación a la gestión y

trámite de las diferentes unidades de servicio, apoyo de las unidades de servicio en la

implementación del Programa de Gestión Documental, adaptabilidad del personal a los cambios

generados por la implementación del Programa de Gestión Documental y mejoras de los

procesos de cada unidad de servicio con relación al manejo, tratamiento y conservación de los

documentos producidos.



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7.6. PROGRAMA DE AUDITORIA Y CONTROL

7.6.1 Propósito

Integrar el Programa de Gestión Documental a las auditorías internas de calidad, realizando

seguimiento y control a cada uno de los procesos establecidos en el área de Gestión Documental

con relación a las demás unidades de servicio.


Verificar el cumplimiento del Programa de Gestión Documental, garantizando su implementación

y las respectivas acciones de mejoramiento para contribuir a la optimización de los procesos.

7.6.3 Alcance

Todas las unidades de servicio de la Caja de Compensación Familiar Fenalco – Andi Comfenalco

Cartagena.


La Caja de Compensación Familiar Fenalco – Andi Comfenalco Cartagena en cumplimiento de

los procedimientos y políticas establecidas en el marco de las auditorías internas de calidad,

establece el Programa de Gestión Documental como recurso necesario para el cumplimiento de

la Circular Externa 2017-00002 emitida por la Superintendencia de Subsidio Familiar.

La planificación de las auditorias relacionadas con Gestión Documental estará sujeta a la

verificación del cumplimiento de la implementación del Programa de Gestión Documental,

acorde a lo establecido en el cronograma y a cada uno de los procesos específicos.

De acuerdo a los criterios establecidos por la auditoria, el Programa de Gestión Documental debe

contener oportunidades de mejora de acuerdo a los hallazgos encontrados para asegurar y

garantizar la no reincidencia de los mismos.

El área de Planeación Estratégica está a cargo de las auditorias de la Caja de Compensación

Familiar Fenalco – Andi Comfenalco Cartagena y debe velar por la planificación e

implementación del Programa de Gestión Documental con la intención de recomendar los

ajustes necesarios.

7.6.5 Metodología

Elaboración de un cronograma para establecer la auditoria al Programa de Gestión Documental,

partiendo del cronograma diseñado para la implementación del mismo.


La Caja de Compensación Familiar Fenalco – Andi Comfenalco Cartagena determina las

siguientes actividades como requisito para contribuir al Programa de Auditoria y Control:}

Vincular el Programa de Gestión Documental como política obligatoria para las auditorias

de calidad de la Caja de Compensación Familiar Fenalco – Andi Comfenalco Cartagena

Establecer el alcance y la aplicabilidad de la Política de Gestión Documental en la

organización.



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Diseñar autoevaluación para el seguimiento y control de los procesos que se derivan de la

Gestión Documental de la Caja de Compensación Familiar Fenalco – Andi Comfenalco

Cartagena.

Identificar las oportunidades de mejora para cada uno de los procesos establecidos en

Programa de Gestión Documental, acorde a las auditorías realizadas en periodos

anteriores.

Asegurar los procesos archivísticos de la organización incorporando temas de Gestión

Documental en la programación de auditorías generales.

7.6.7 Recursos

Se debe disponer de recurso humano competente en temas relacionados con Gestión

Documental para la planeación de las auditorías, acorde a las actividades establecidas en el

Programa de Auditoria y Control incluidas en el Programa de Gestión Documental.

Por otra parte se debe contar con la disponibilidad de recurso tecnológico para la recolección de

información generada por la auditoria y que permita tener un historial y/o antecedente de las

oportunidades de mejora encontradas para cada proceso auditado.

7.6.8 Responsables

Oficina de Planeación Estratégica

7.6.9 Beneficios

Mejora continua para cada uno de los procesos, optimizando los procedimientos establecidos y

satisfaciendo las expectativas de gestión de la Caja de Compensación Familiar Fenalco – Andi




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7.7. PROGRAMA DE REPROGRAFIA

7.7.1 Propósito

Utilizar los recursos tecnológicos con los que se cuenta en la organización, para preservar los

documentos generados por cada una de las unidades de servicio, evitando los riesgos a los que

puede estar expuesta la documentación física.


Simplificar la conservación y preservación de la información generada en la Caja de

Compensación Familiar Fenalco – Andi Comfenalco Cartagena en cada una de las unidades de

servicio, utilizando los recursos tecnológicos con los que se cuenta y facilitando el acceso, uso y

consulta de la información a través de la eficiencia administrativa.

7.7.3 Alcance

Todas las unidades de servicio de la Caja de Compensación Familiar Fenalco – Andi Comfenalco

Cartagena


En el año 2008, la Caja de Compensación Familiar Fenalco – Andi Comfenalco Cartagena

implementa el proceso de digitalización como proyecto de innovación tecnológica, orientado a

mejorar los procesos de acceso y consulta de la información. Con la creación del área de Gestión

Documental cada unidad de servicio expone sus inquietudes y es a través de esta área donde se

le brinda solución a la gestión y tramite que se genera por cada servicio ofrecido.

Una vez se adquiere la madurez del proyecto de digitalización, a mediados del año 2010 se

orientan algunos procesos al desarrollo de flujos de trabajo, sincronizando actividades

colaborativas, cooperativas y de coordinación al cumplimiento de diferente tareas establecidas

acorde a la gestión que genera cada unidad de servicio.

Con el Programa de Reprografía se han obtenido mejores tiempos de respuesta para gestionar y

tramitar los diferentes servicios que ofrece la Caja de Compensación Familiar Fenalco – Andi


7.7.5 Metodología

Presentar a la alta dirección diferentes propuestas y/o proyectos que conlleven al mejoramiento

oportuno e integral del proceso de digitalización, acorde a las necesidades y requerimientos de la

Caja de Compensación Familiar Fenalco – Andi Comfenalco Cartagena.


Documentar el proceso de digitalización acorde a las necesidades de la Caja de

Compensación Familiar Fenalco – Andi Comfenalco Cartagena

Evaluar el proceso de digitalización verificando el cumplimiento de las condiciones

tecnológicas mínimas y necesarias para la adecuada conservación y preservación de la

información digital.

7.7.7 Recursos

Humano, económico y tecnológico.



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7.7.8 Responsables

Secretaria General, Oficina de Planeación Estratégica, Coordinación de Hardware y software,

Coordinación de Gestión Documental.

7.7.9 Beneficios

Impactar positivamente en la atención al afiliado asegurando y garantizando mejores

tiempos de respuesta para cada servicio ofrecido.

Mejorar la gestión y trámite de las unidades de servicio a través del acceso, consulta y

validación de la información generada.

8. ARMONIZACION DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL CON LOS PLANES Y SISTEMAS

DE GESTIÓN DE LA CAJA DE COMPENSACIÓN FAMILIAR FENALCO – ANDI COMFENALCO

CARTAGENA

8.1 Armonización con el Sistema de Gestión de la Calidad

Los documentos juegan un papel muy importante en los sistemas de gestión de la calidad ya que

sirven como base, fundamento, o soporte de dichos sistemas. La relación entre el Programa de

Gestión Documental y el Sistema de Gestión de la Calidad de la Caja de Compensación de

Fenalco Andi Comfenalco Cartagena se centra principalmente en la implementación de

acciones encaminadas a la planeación, producción, y gestión y tramite de los documentos en la

entidad. Entre algunas de las acciones que serán implementadas acorde a los compromisos

definidos para cada uno de los procesos documentales de la entidad se encuentran:

• Cumplir con los requisitos administrativos, legales, normativos, y tecnológicos relacionados con

la gestión documental.

• Controlar los registros y documentos vinculados a las Tablas de Retención Documental como

evidencia de la gestión y tramite de los requerimientos, procesos, y/o procedimientos de la

entidad.

• Estandarizar los procesos asociados a la planeación, procesamiento, administración,

conservación y preservación documental, a través de su ciclo de vida, en el corto, mediano y

largo plazo.

• Implementar procedimientos archivísticos y tecnológicos que garanticen la autenticidad,

integridad, disponibilidad, conservación y recuperación de los documentos.



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9. ANEXOS

9.1. Diagnóstico de la Gestión Documental

1. DATOS GENERALES

Carácter de la entidad Privada

Nombre de la entidad

Caja de Compensación de Fenalco Andi


Nit 8904800237

Departamento Bolívar

Ciudad/Municipio Cartagena

Categoría (Municipios)

Fecha de creación de la entidad (Acto

legal)

Número total de Dependencias 72

Dirección Zaragocilla Diagonal 30 No.50-187

Teléfono – PBX (+57 5) 6723800

Fax

Nombre del Representante Legal Diomedes Patiño Gutiérrez

Correo Electrónico Institucional

Dependencia a la que pertenece el

Archivo

Secretaria General

Denominación de la Unidad de Archivo Oficina de Gestión Documental

Funcionario Responsable del Archivo Jenssi Morales Canoles

Correo electrónico (Institucional) [email protected]

Cargo Coordinador

Tiempo en el Cargo 3 años

Fecha de Diligenciamiento 12/05/2017

1.1. Personal de Archivo

Cantidad Perfil Denominación del cargo

Carrera

Administrativa

4 Técnico o Tecnólogo Auxiliar Administrativo

1 Profesional Analista de Gestión Documental

1 Profesional Coordinador Gestión Documental

Contratistas 12 Técnico Auxiliar de Archivo



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1.2. Instancias Archivísticas (Reglamento General de Archivos, Ley 594 de 2000 y

Decreto 4124 de 2004).

Instancia Actos Administrativo expedido para su

creación (Incluya copia)

Comité de Archivo

Acta de Comité de Archivo No. 001

Consejo Departamental de Archivos (si aplica)

Consejo Municipal o Distrital de Archivos (si aplica)

Comité Evaluador de Documentos (si aplica)

Archivo General (Departamentos y Municipios)

Archivo Sectorial (únicamente en el caso de entidades

cabeza de sector)

1.3. Comité de Archivo

INTEGRANTE DEL COMITÉ

Secretario General o Subdirector Administrativo o Secretario de Gobierno X

Jefe de la Oficina Jurídica o su delegado X

Jefe de la Oficina de Planeación o su delegado X

Jefe de la Unidad Administrativa u Operativa del Archivo o Archivo Central X

RECURSOS HUMANOS

CONTROL INTERNO

1.3.1. ¿Cuenta el Comité de Archivo con un reglamento y funciones definidas? Si :__ , No :_X_

(Incluya una copia en caso afirmativo)

1.3.2. ¿Existe un cronograma de actividades del Comité? Si :__ , No :_X_ (Incluya una copia

en caso afirmativo)

1.4. Capacitación del Personal (Capacitación en materia archivística en los dos últimos

años al personal de archivo)

Tema

Entidad /

Instructor

Intensidad

Horaria Lugar Fecha

No.

asistentes

Elaboración de

Instrumentos

Archivísticos para una

óptima gestión

documental.

PRACTICA 16 Horas

Cr 44 # 74-85, Hotel

Atrium Plaza, ,

Barranquilla

Atlántico.

11 y 12

de Mayo

de 2015

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1.5. Proyectos Archivísticos en la Entidad

1.5.1. ¿Cuenta la Unidad de Archivo o Archivo General con un rubro presupuestal asignado?

Si: _X_, No: __. Valor: $ 566,291,250.00

1.5.2. ¿Tiene la entidad, un proyecto archivístico, que garantice la adecuada organización y

conservación de sus archivos? Si: _X_, No: __ (en caso negativo pasar al numeral 1.5.8) En caso

afirmativo, diligencie el siguiente cuadro, el tipo de proyecto archivístico que desarrollan

actualmente.

Clase de Proyecto Marque (X)

Creación, adecuación o implementación del Archivo General Territorial

o Sectorial o de espacios para archivo e infraestructura

Capacitación de personal en material archivística y de conservación

Conservación y Restauración del acervo X

Organización de fondos acumulados X

Microfilmación y Digitalización X

Otros:

X

Valor asignado al proyecto para la vigencia actual $ 566,291,250.00

Breve descripción del objeto puntual del proyecto:

1. Digitalización de documentos y archivos.

2. Custodia y administración de archivos físicos.

1.5.3. ¿Está el proyecto archivístico inscrito en el Plan de Ordenamiento Territorial?

Si: __, No: _X_

1.5.4. ¿Cuenta con personal propio o contratistas idóneos para su ejecución?

Si: __, No: _X_

Especifique (describa el perfil del personal (técnicos, restauradores, archivistas, etc.)):

Auxiliares Administrativos

1.5.5. ¿Se han asignado recursos del proyecto para la adquisición de tecnologías?

Si: _X_, No: __

En caso afirmativo, especifique en que han consistido las adquisiciones en cuanto a:

Software (Bases de datos, sistemas de información, software base, etc.)



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1. Una (1) Licencia DocuWare PROFESSIONAL Server.

2. Doce (12) Licencia Docuware Client.

Hardware (Equipos, Servidores)

1. Cinco (5) equipos de cómputo para control del proceso de digitalización.

2. Escáneres para la digitalización de la documentación entregada.

1.5.6. Relacione en la siguiente tabla los contratos que en materia de archivos haya

ejecutado la entidad en los últimos 5 años:

No. Objeto Contratista Valor Plazo

ejecución

011-2001

Almacenamiento y

administración de archivos

físicos e inactivos modalidad

Outsourcing

Microcolsa

Storage &

Security

$ 37,752,750 12 meses

0013-2008 Digitalización de documentos y

archivos

Microcolsa

Grupo Digitex

S.A.S.

$ 528,538,500 24 meses

114-99

Mantenimiento de Hardware y

Software para la administración

archivo electrónico con

respaldo en el almacenamiento

disco óptico

Microcolsa

Grupo Digitex

S.A.S.

$ 4356 USD 24 meses



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2. GESTION DOCUMENTAL

2.1. Requisitos Básicos

2.1.1. Reglamento Interno de Archivo y Correspondencia.

¿Cuenta la entidad con un reglamento Interno de Archivo y Correspondencia, basado en el

Reglamento General de Archivos y demás normas complementarias? Si: __, No: _X_ (Adjunte

copia del Acto Administrativo de adopción del Reglamento)

En caso afirmativo, ¿contempla los siguientes aspectos?

a. Fase de formación del archivo. Si: __, No: __

b. Definición del grupo o unidad responsable del tema de archivo y correspondencia al interior

de la entidad. Si: __, No: __

c. Ámbito de aplicación. Si: __, No: __

d. Control sobre la entrada y salida de comunicaciones oficiales. Si: __, No: __

e. Acceso a los documentos. Si: __, No: __

f. Producción documental y competencia de firmas. Si: __, No: __

g. Procedimiento de modificación de Tablas de Retención Documental. Si: __, No: __

h. Organización de archivos de gestión. Si: __, No: __

i. Diligenciamiento del inventario único documental. Si: __, No: __

j. Conservación de documentos. Si: __, No: __

k. Organización del Archivo Central. Si: __, No: __

l. Prohibiciones. Si: __, No: __

2.2. Procesos y/o procedimientos de Gestión Documental:

2.2.1. Cuenta la Entidad con un PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL IMPEMENTADO?

Si: __, No: _X_. En caso que sea afirmativa su respuesta, indique si se implementó software alguno

y las principales funcionalidades:

2.2.2. Enuncie cuales son los procesos archivísticos que incluye. Incluya copia de los mismos.

2.2.3. Producción Documental (Generación de documentos en la institución en cumplimiento

de sus funciones – Reglamento General de Archivos)

2.2.4. ¿Cuenta la Entidad con formatos para uso general de la Entidad regulados?

Si: _X_, No: __. En caso afirmativo, ¿Han sido regulados por que unidad o proceso?

R/. Lo formatos de la entidad se encuentran regulados por la unidad de Estrategia Corporativa

2.2.5. ¿Existen formatos establecidos para los documentos digitales? Si: __, No: _X_

2.2.6. ¿Cuenta la Entidad con procedimientos establecidos para el manejo y la conservación

de documentos electrónicos enviados y recibidos a través de correo electrónico? Si: _, No: _X_



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2.2.7. Unidad de Correspondencia y Archivo (Acuerdo 060 de 2001)

2.2.7.1. ¿Cuenta la Entidad con Unidad(es) de Correspondencia y Archivo? Si: _, No: _X_

(Incluir acto administrativo de creación). Denominación:

2.2.7.2. ¿Cuenta la Unidad con Ventanilla Única (Decreto 2150 de 1995 Articulo 32)?

Si: __, No: _X_.

2.2.7.3. ¿Cuentan con software alguno para la recepción y radicación de

documentos? Si: _X_, No: __. ¿Cuál?: Cloud for Customer C4C

2.2.7.4. ¿Se le hace seguimiento a las comunicaciones recibidas, para que respondan a

tiempo? Si: _X_, No: __. Responsable: Al recibir las comunicaciones son asignadas

inmediatamente a un responsables en el sistema de radicación y a través de este mismo se

le hace seguimiento a los tiempo de atención asignados para sus respuestas.

2.2.7.5.

Radicación de documentos SI NO Explique como

¿Se asigna número

consecutivo a los

documentos?

X

Consecutivo generado

automáticamente por el aplicativo de

radicación

¿Cuentan con planillas de

radicación y control?

(Adjunte copia)

X

¿Se realiza verificación y

confrontación de folios,

copias, anexos?

X

¿Se conforma el consecutivo

de comunicaciones

oficiales?

X

2.2.7.6. Incluya dos fotografías del lugar donde se está centralizando los procesos de

recepción, tramite y envió de correspondencia y de la Ventanilla Única.

R/. Los procesos de recepción y trámite de correspondencia no se encuentran centralizados,

y la Ventanilla Única aún no se encuentra implementada en la entidad.

Fotografía No. 1 Fotografía No. 2

2.2.7.7. Regionales y sedes



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Si la Entidad tiene regionales, ¿cuentan con unidades de correspondencia en cada

una de ellas? Si: _X_, No: __. En caso afirmativo, especifique el número total:

¿Se centralizan las comunicaciones en una sola sede? Si: _X_, No: __

2.2.8. Distribución de Documentos (Actividades tendientes a garantizar que los documentos

lleguen a su destinatario)

Respondan si se llevan o no a cabo las siguientes actividades:

2.2.8.1 Distribución de Documentos Externos e Internos (Articulo 5,acuerdo 060 de 2001) SI NO

Identificación de dependencias destinatarias de acuerdo con la competencia X

Enrutamiento de documentos a dependencia competente (Adjuntar una copia de

planilla de entrega) X

Registro de control de entrega de documentos recibidos X

2.2.8.2 Distribución de Documentos Enviados SI NO

Definición de medios de distribución: personal, fax, correo tradicional, correo

electrónico, tramite en line, pagina web, otros: X

¿Controla la unidad de correspondencia que las firmas de documentos oficiales

correspondan a las autorizadas en los manuales de procedimientos?

Control y firma de guías y planillas de entrega X

Registro de control de envió de documentos X

2.2.9 Tramite de Documentos (Curso del documento desde su producción o recepción

hasta el cumplimiento de su función administrativa)

SI NO

¿Existe un control de entrega de los documentos a las dependencias? X

¿Se hace un seguimiento a las solicitudes pendientes? En caso afirmativo indique con

cuál de las siguientes herramientas X

Planillas de control (Adjuntar Formato)

Aplicativos (Adjuntar impresión de pantalla) X

¿Las respuestas son remitidas a la ventanilla única o directamente al solicitante? X

¿Dispone la entidad de servicios de alerta para hacer seguimiento a los tiempos de

respuesta de las comunicaciones recibidas? X

¿Cuentan las comunicaciones oficiales enviadas y recibidas por correo electrónico

con una reglamentación para su utilización y las unidades de correspondencia tienen

control de los mismos, garantizando el seguimiento?

X

¿Se hacen copias de seguridad de la información contenida en los correos

electrónicos de la entidad? X



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2.2.10 Organización de los Documentos (Conjunto de acciones orientadas a la clasificación,

ordenación y descripción de los documentos de una institución, como parte integral de los

procesos archivísticos)

2.2.10.1 Clasificación Documental

2.2.10.1.1 Tablas de Retención Documental:

¿Cuenta la entidad con manual de funciones por dependencias? Si: __, No: _X_.

(Incluya copia del acto administrativo mediante el cual se aprobó o actualizo)

SI NO Observaciones

¿Elaboro la entidad sus Tablas de Retención

Documental? X

¿Fueron avaladas por el Comité de Archivo de la

Entidad? (Anexar copia) X

¿Fueron aprobadas por la instancia correspondiente?

(Anexar acta de aprobación o acto administrativo) X

¿Una vez aprobadas por la instancia competente,

expidió el representante legal de la entidad el acto

administrativo ordenando su adopción y aplicación

en la entidad?

X

Desde la aprobación de las TRD, ¿la entidad ha sido

reestructurada? X

En caso afirmativo, ¿fueron actualizadas las TRD y

presentadas ante el Comité de Archivo para su

aprobación? X

Las TRD fueron

actualizadas pero no

fueron presentadas al

Comité de Archivo

¿La unidad de Archivo ha realizado jornadas de

capacitación a todos los servidores de la entidad

para la aplicación de las TRD?

X

¿Se han elaborado instrumentos que refuercen y

normalicen la organización de los documentos y

archivos de gestión y la preparación de las

transferencias documentales? (Adjúntelos)

X

¿A la fecha esta él 100% de la entidad aplicando sus

respectivas TRD en los archivos de gestión? X

¿Ha realizado la unidad de archivo visitas de

verificación a la aplicación de TRD en las

dependencias?

X

¿Se han identificado series documentales que no se

manejen en papel sino en medios magnéticos u otros

soportes?

X

En caso afirmativo, ¿se organizan teniendo en cuenta

las TRD? X



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Si tiene TRD aprobadas mencione las series documentales de conservación total

Series Documentales

Nombre Nombre Nombre

ACTAS DE DIRECCION CUPOCREDITO HOJAS DE VIDA

LINEAS DE CREDITO NOMINA CONVENIO

ADMINISIONES Y

REGISTRO

CEL CARTERA

Mencione los tiempos de retención y la disposición final que se han asignado a las

siguientes series (en el caso de series que no estén incluidas en su TRD, simplemente omítalas)

Series Tiempos de Retención

Disposición Final Gestión Central

Contratos 1 año Indefinido Conservación Total

Historias Laborales 1 mes Indefinido Conservación Total

Nominas 1 mes Indefinido Conservación Total

Historias Clínicas (si aplica) Indefinido Conservación Total

2.2.10.2 Ordenación Documental

SI NO

Conformación y apertura de expedientes X

En la entidad se manejan sistema(s) de ordenación X

Ordinal (consecutiva, progresivamente. Ej. Cuenta interna No.

0966,0967, etc.) X

Cronológico

Toponímico (o alfabeto geográfico)

Foliación X

¿Cuenta la entidad con instructivos de foliación? X

¿La foliación se realiza en lápiz de mina negra? (en caso negativo, especifique con

que se hace en esta misma casilla):

Sello de Radicación

X

¿Se utilizan números con el suplemento A, B, C, o bis? X

¿Se escribe el numero en el borde superior derecho? (en caso negativo, especifique

en donde se hace en esta misma casilla) X

¿La foliación se hace teniendo en cuenta el sentido del texto? (si es vertical u

horizontal) X

¿La foliación se realiza desde el momento en que se ingresan los documentos? X



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2.2.10.3 Descripción Documental

SI NO

¿Cuenta la entidad con instrumentos de recuperación? (inventario, catálogos,

fichas o índices, entre otros) base de datos en servidor PC X

¿Dispone la entidad de una herramienta informática para la descripción de archivos

administrativos? X

¿Qué software se utiliza?

Docuware Client

2.2.10.3.1. Inventario Único Documental (Acuerdo 042 de 2002, artículo séptimo)

¿Se diligencia en los archivos de gestión, central e histórico él Inventario Único

Documental? (responda sí o no en cada casilla)

GESTION CENTRAL HISTORICO

NO SI SI

¿Se utiliza el formato establecido por el AGN mediante Acuerdo 042 de 2002 (FUID),

con todos los campos contemplados? Si: __, No: __. (Adjunte una copia del formato utilizado)

2.2.11 Consulta de Documentos (Acceso a un documento o grupos de documentos con el fin

de conocer la información que contiene)

SI NO

¿Dentro del Reglamento Interno de Archivo se encuentra la forma de realizar

consultas de documentos? X

¿Existen controles al préstamo de documentos? ¿Cuáles?

Procedimiento de Consulta y Préstamo de Documento

Formato para solicitud de consulta y préstamo de documento

Formato “Testigo de Documento Afuera”

X

2.2.12 Archivos de Gestión

Aspecto Generales SI NO

¿La organización del 100% de los archivos de gestión se basa en las TRD? X

¿Los tipos documentales se ordenan aplicando el PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL? X

¿Los expedientes están foliados en el 100% de los ARCHIVOS DE GESTION? X

¿Los documentos de apoyo están debidamente identificados y separados de los

archivos de gestión, en el 100 de las dependencias? X

¿Cuenta con documentos electrónicos en su archivo de gestión? X

X



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En caso afirmativo, ¿se organizan conforme a las TRD? X

¿Se elaboran inventarios documentales? X

¿Están actualizados los inventarios de cada dependencia? X

¿Se realizan transferencias primarias, siguiendo un plan de transferencias? X

¿Conoce el volumen documental aproximado del 100% de los archivos de gestión?

En caso positivo indíquelo: X

¿Los funcionarios al ser trasferidos a otras dependencias o al retirarse entregan la

documentación a su cargo con inventario? X

Incluya aquí fotografías de cuatro (4) archivos de gestión, y mencione el nombre de la

dependencia a la que corresponden. Nota: no es opcional él envió del registro fotográfico.



2.2.12.1 Organización de Historias Laborales

¿Están organizadas con base en las TRD de la dependencia? Si: __, No: _X_.

¿Se tomó en cuenta la Circular 04 de 2003 para la organización? Si: __, No: _X_.



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¿Están ordenados los documentos cronológicamente? Si: __, No: _X_.

¿Están foliados todos los expedientes? Si: __, No: _X_.

¿Cuenta cada historia laboral con hoja de control? Si: __, No: _X_.

¿Cuentan con un Inventario Documental actualizado de las historias laborales?

Si: __, No: _X_.

¿Disponen de alguna herramienta informática para su descripción y control?

Si: _X_, No: __.

Adjunte dos fotografías de historias laborales de personal activo, donde se aprecie el espacio

destinado a las historias, las unidades de conservación, foliación, hoja de control, etc.


2.2.13 Organización de Contratos

SI NO

¿Se organizan conforme lo establece la TRD de la Unidad de Contratación o quien

haga sus veces? X

¿Está la serie de Contratos centralizada en una dependencia? X

¿Durante el proceso de conformación del expediente se utiliza una lista de chequeo

o fin de verificar que se incluyan todos los soportes correspondientes? X

¿Están ordenados los documentos cronológicamente? X

¿Cuentan con hojas de control (nota: no es obligatorio) X

¿Están foliados todos los expedientes? X

¿Cuentan con un inventario único documental de la serie actualizado? X

2.2.14 Numeración de Actos Administrativos

¿Conoce el responsable de la numeración de los actos administrativos, el Acuerdo 060 de

2001, Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en



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las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, emitido por el AGN? Si: __,

No: _X_.

¿Es la numeración de los actos administrativos consecutiva con números completos?

Si: _X_, No: __.

¿En qué momento se asigna la numeración de los actos administrativos, antes o después de

ser firmados por el representante legal o su delegado? Explique:

2.2.15 Transferencias Documentales Primarias

¿En este momento se realizan transferencias de los archivos al Archivo Central? Si: __, No: _X_.

En caso negativo, explique el motivo:

¿Tiene la oficina responsable del Archivo Central un cronograma anual de transferencias

según la TRD? Si: __, No: _X_. (adjuntar cronograma de la presente vigencia con comprobantes

de recepción de las diferentes oficinas)

¿Se ajustan las dependencias al cronograma anual de transferencias? Si: __, No: _X_.

El proceso de preparación de la documentación para las transferencias, ¿está a cargo del

Archivo Central o de las oficinas que entregan?

R/. El proceso de preparación de la documentación para las transferencias se encuentra a cargo

del Archivo Central.

¿Se realizan o no los siguientes procesos?

SI NO

Eliminación material metálico (ganchos, clips, grapas, etc.) X

Cambio de papel químico (fax, etc.) por copias X

Foliación X

Re-almacenamiento X

Diligenciamiento del Inventario Único Documental X

Depuración de copias y Eliminación de las mismas con levantamiento de Acta X

2.2.16 Archivo Central

SI NO

¿El Archivo Central recibe de las dependencias, las transferencias documentales

primarias en las unidades de almacenamiento (carpeta y cajas) adoptadas por la

entidad y conforme con lo establecido en el Reglamento Interno de Archivos?

X

¿Se realiza el cotejo con el Inventario Único Documental? X

¿Se aplica la TRD en la organización del Archivo Central? X



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Volumetría del Archivo Central

TOTAL

Metros lineales

Número total de

expedientes

Inventario Actualizado

SI NO

2.2.16.1 Eliminación

¿Se realizan los siguientes procesos para la eliminación de documentos? SI NO

Diligenciamiento del Inventario Único Documental X

Diligenciamiento del Acta de Eliminación X

Destrucción física de los documentos X

2.2.16.1.1 ¿La destrucción física se realiza por?

SI NO

Picado de papel X

Reciclaje X

Otras: X

2.2.17 Transferencias Documentales Secundarias

¿Se han realizado transferencias secundarias desde el Archivo Central de la entidad al archivo

histórico, o en el caso de Gobernaciones o Alcaldías desde entidades descentralizadas al

Archivo Central? Si: __, No: _X_.

En caso afirmativo, ¿Cuántas transferencias se han realizado?

2.2.18 Transferencias Documentales Secundarias

¿Ha recibido transferencias secundarias de otras entidades? Si: __, No: _X_.

En el siguiente cuadro, incluya el nombre de las entidades de las cuales haya recibido

transferencias secundarias (únicamente documentación histórica)

Transferencias Documentales Secundarias

Entidad Año

NINGUNA 0

En el siguiente cuadro, incluya el nombre de las entidades de las cuales haya recibido

transferencias por liquidación, fusión o privatización.



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Liquidación Fusión

Entidad Año Entidad Año

NINGUNA 0 NINGUNA 0

En caso de haber recibido documentación de otra entidad por otros motivos inclúyalos aquí:

¿Se entregó la documentación organizada como lo estipula el Acuerdo 41 de 2002?

Si: __, No: _X_.

2.2.19 Microfilmación y/o Digitalización

¿Ha adelantado procesos de microfilmación y/o digitalización en la entidad?

Si: _X_, No: __.

¿Ha establecido la entidad a través del Comité de Archivo, las directrices para digitalizar o

microfilmar la documentación? Si: __, No: _X_. Indique cuales son:

R/. Para el proceso de digitalización de la entidad se establecieron los siguientes procedimientos:

P-SEC-02 Control de Calidad y P-SEC-05 Prestación de Servicios de Digitalización.

Responda si dentro del proceso de disposición final de documentos se tienen previstas las

siguientes acciones correspondientes a la microfilmación y digitalización:

SI NO

Previa aprobación y aplicación de las Tablas de Retención Documental X

Previa aprobación y aplicación de las Tablas de Valoración Documental X

Metodología y plan de trabajo X

Definición de calidad, según la fase del ciclo vital en el cual se requiere (en el caso

de la digitalización) X

Control de calidad durante todo el proceso X

Se ajustan los proceso técnicos de reprografía a las normas técnicas de calidad

(NTC 3723, 4080,5174 y 5238) X

¿Después del proceso de microfilmación o digitalización, es eliminado el documento

original? X

Si respondió afirmativamente la pregunta anterior, explique los criterios para realizar esta acción:

¿En qué formato se genera el proceso de digitalización?: TIFF, PDF.

2.2.20 Fondos Acumulados

2.2.20.1. Organización del fondo documenta acumulado

¿Tiene la entidad Fondos Acumulados? Si: _X_, No: __.

En caso afirmativo, incluya la cantidad de metros lineales aproximada (solo incluya aquellos

que no han sido intervenidos):



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R/. 563 metros lineales

Incluya dos fotografías de los mismos.


¿Ha realizado la entidad procesos de organización de fondos acumulados durante los

pasados 5 años? Si: _X_, No: __.

Año Metro lineales Organizados

2015 No se determinó en su momento la cantidad

de metros lineales que fueron organizados.

Indique el valor total de la organización de dicho fondo:

R/. El proceso de organización no abarco toda la documentación almacenada en el fondo

acumulado y fue ejecutada por el personal encargado del Archivo Central, no generando

gastos adicionales a la entidad más allá del presupuesto asignado al proceso de digitalización

que se lleva a cabo en la misma.

En caso de haber realizado un proyecto de organización de sus fondos acumulados, incluya 2

fotografías de dicho proceso y enumere las actividades realizadas.



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Explique si el mismo incluyo las siguientes fases:

1. Diagnóstico: Establecimiento del nivel de organización documental. Si: __, No: _X_.

2. Reconstrucción de la Historia Institucional. Si: __, No: _X_.

3. Plan de Trabajo Archivístico Integral. Si: __, No: _X_.

4. Organización Documental y procesos técnicos. Si: __, No: _X_.

SI NO

Identificación, clasificación, depuración y ordenación X

Inventario X

Valoración X

Selección Documental X

Si posee aun fondos acumulados, ¿se ha evaluado la necesidad de hacer un proceso de

organización a corto plazo? Si: __, No: _X_. (en caso negativo pase al ítem 4.2.5).

¿Tienen actualmente algún proyecto para la organización de estos fondos? Si: __, No: _X_. (En

caso afirmativo, adjunte copia del mismo)



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2.2.20.2. Tablas de Valoración Documental

¿Cuenta la entidad con TVD aprobadas por la instancia competente? Si: __, No: _X_. Acto:

¿Elaboro la entidad sus TVD o se contrató un tercero?

¿Se aplicaron? Si: __, No: _X_.

Explique cómo se realizó la organización, si no elaboraron:

R/. Se organizaron de acuerdo a los tipos documentales establecidos en la Tabla de Retención

Documental y según criterios de proporcionados por el área generadora de los documentos.

2.2.21 Archivo Histórico

SI NO

¿Se han realizado transferencias secundarias? X

¿Recibe las transferencias secundarias previamente revisadas y cotejadas con su

respectivo inventario? X

¿Existen instrumentos de consulta?(especifique cuales)

Software de consulta de documentos digitalizados (Microcolsa

Consulta Internet)

X

¿Cuáles son los documentos (o conjunto de documentos) de interés cultural que posee en su

archivo? (indique asuntos y fechas):

R/. No existen documentos de interés cultural en los archivos de la entidad.

Volumetría del archivo histórico

TOTAL

Metros lineales

Número aproximado

de expedientes

Inventario Actualizado

SI NO

Cantidad No Estimada Expedientes sin

contabilizar X

Transferencias de Documentación Histórica a otras entidades.

Si la entidad ha realizado transferencias secundarias a otra entidad, diligencie la siguiente tabla.

Entidad Año

Ninguna 0

Pérdida de Documentación. Indique si en algún momento de la historia de la entidad, ha

sufrido perdida de documentación e indique las causas.

Causas Fecha Observaciones

Atentados terroristas N/A No se han presentado perdida de documentos



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Asonadas / Manifestaciones N/A No se han presentado perdida de documentos

Fenómenos naturales N/A No se han presentado perdida de documentos

Otros N/A No se han presentado perdida de documentos

(Si incluyo en la tabla anterior el registro de algún suceso, favor incluir fotografías que soporten

la información)

Actualmente, ¿tiene la entidad archivos en riesgo de desaparición? Si: __, No: _X_.

En caso afirmativo, especifique el tipo de documentos y las causas de riesgo:


2.2.22 Protocolos Notariales:

¿Custodia la entidad en su acervo documental, protocolos notariales que en años anteriores

hayan sido transferidos por las Notarías del Círculo respectivo? Si: __, No: _X_.

En caso afirmativo, indique las fechas extremas de los protocolos y haga una breve

descripción del estado de conservación:

Incluya fotografías de los protocolos notariales que custodia.


3. OTROS SOPORTES

¿Cuenta la entidad con material fotográfico, de audio o video en sus archivos de gestión,

central o histórico? Si: _X_, No: __, en caso positivo, enumere los soportes, cantidades, fechas

extremas y estado de conservación.

R/. La entidad cuenta con material fotográfico, de audio, y video que aún no ha sido vinculado

al Archivo Central ni inventariados, de las cuales se desconocen las fechas extremas.




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4. CONSERVACION

4.1. Depósitos de Archivos

Condiciones Constructivas y Locativas

Época de construcción de la edificación: Indefinida

Numero de depósitos: 2

Localización del depósito en el edificio y Nivel en el que se encuentra: 1

Condiciones Generales SI NO Observaciones

Ubicación

a. El deposito se encuentra en un terreno:

Estable geológicamente X

Sin riesgos de humedad subterránea X

Libre de problemas de inundación X

b. Está situado a zonas cercanas a:

Industrias contaminantes X

Posible objetivos bélicos X

Estaciones de servicios X

Aspectos estructurales

¿La resistencia de las placas y pisos están

dimensionadas para soportar una carga mínima de

800 Kg/m2 o 1250 Kg/m2, si se utiliza estantería

rodante?

X

¿Posee pisos en materiales no porosos de fácil

limpieza? X

¿Los muros presentan fisuras, grietas o manchas de

humedad? X

¿Existen problemas de goteras por mala

impermeabilización u otros problemas relacionados

con los techos?

X

¿Tienen ventanas en los depósitos de archivo? En

caso afirmativo, describa de que tipo. X

Ventanas de vidrio fijo con

marcos de madera y barrotes

de hierro.

¿Las ventanas tienen filtros U.V.? X

¿Impiden el acceso de insectos, aves y roedores? X

¿Se hace control y mantenimiento a las instalaciones

eléctricas e hidráulicas? X

Condiciones Ambientales

¿Alguna vez se han hecho mediciones de las

condiciones ambientales de los depósitos? En caso

afirmativo incluya los resultados

X

¿Cuenta el archivo con un sistema de medición de

condiciones ambientales? X

¿Tiene el depósito ventilación natural? Explique cómo

se da X



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En caso negativo, ¿Cuenta con ventiladores u otros

sistemas que permitan el intercambio del aire y la

aireación del archivo?

X

Si existen ventiladores o aire acondicionado, ¿se

apaga durante las horas en que no hay personal?

No existen ventiladores en los

depósitos de archivos.

¿Con que tipo de iluminación cuenta el depósito de

archivo?

Lámparas de tubo

fluorescente

¿Cuentan las lámparas con filtros U.V.? X

Distribución

¿El deposito está separado de

las zonas de trabajo archivístico? X

las áreas de consulta? X

almacén u otras oficina? X

Estantería y mobiliario

Indique de cuales tipos de estantería poseen

Fija (2.20 metros de alto) X

En caso de ser fija, ¿está asegurada al piso y a los

muros? X

Rodante

Industrial

Materiales

Metal X

Madera

Otro:

¿Está en buen estado? Explique

R/. La estantería se encuentra firme, no presenta desgaste por corrosión, ni sobrecarga que

pueda disminuir su tiempo útil.

¿Se utiliza el cerramiento superior de la estantería

como lugar de almacenamiento? X

¿La distancia entre el techo y el cerramiento superior

es de un (1) metro? En caso negativo, indique la

distancia.

X 40 cm

¿La distancia entre el piso y la balda inferior es mayor

a 10 cm? X

¿Cuentan con planotecas para almacenamiento de

obras de gran formato? X

Distribución de las estantería

¿La distancia entre los muros y la estantería es mínimo

de 20 cm? X

¿La distancia entre un estante y otro es mínimo de 70

cm? X

¿Tiene la estantería un sistema de identificación visual

de la documentación acorde a la signatura X



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tipográfica?

4.2. Unidades de Almacenamiento

Archivos de Gestión

(Identifique las unidades de almacenamiento que actualmente se utilizan)

Marque con una “X” los que correspondan

Cajas AZ X

Carpetas de Yute Carátulas y ganchos legajador X

Carpetas de Propalcote Argollados y anillados X

Tomos empastados X Sobres protectores plásticos

Paquetes (bolsas plásticas o expediente

amarrado) X

Otros:

Archivo Central y Archivo Histórico

(Identifique las unidades de almacenamiento que actualmente se utilizan)

Marque con una “X” los que correspondan

Cajas

Archivo Histórico X AZ X

X-100 Carátulas y ganchos legajador X

X-200 X Argollados y anillados X

X-300 X Sobres protectores plásticos

Otros: Otros:

Carpetas de Yute

Carpetas de Propalcote (especifique número

de aletas: )

4.3. Sistemas de Prevención y Atención de Emergencias

SI NO Cantidad

¿Cuenta el depósito de archivo con extintores? X 3

Tipo

Agua

CO2

Solkaflam

Multipropósito X 3

¿Tiene sistema de alarma contra incendio? X

¿Cuentan con sistema de seguridad contra robos? (Celaduría, Circuito

Cerrado de Video o Televisión, otros). Especifique:

R/. Se cuenta con celaduría realizada por empresa de vigilancia que

custodia la empresa

X

¿Cuentan con sistemas de detección de fuego? X

¿Cuenta el depósito con señalización para la ubicación tanto de X



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Fecha de emisión:

01/03/2018




equipos de atención de desastres como rutas de salida?

4.4. Limpieza de Áreas y Documentos

SI NO

¿Se realiza la limpieza de las instalaciones del depósito de archivo? X

¿Con que periodicidad?

Semanal

Mensual

Otros:

R/. Trimestral X

¿Tiene sistema de alarma contra incendio? X

¿Se realiza la limpieza de la estantería? X


Semanal

Mensual

Otros:

R/. Trimestral X

Describa como se hace la limpieza:

R/. Se descargan las cajas que reposan en la estantería y se procede a realizar la limpieza

utilizando un paño semihumedo para retirar el polvo acumulado, luego se seca la

superficie con un paño seco y se colocan nuevamente las cajas en su lugar.

¿Se realiza la limpieza de la documentación? X


Semanal

Mensual

Otros:

Describa como se hace la limpieza:

R/. No se hace limpieza de los documentos

¿El personal que manipula la documentación utiliza elementos de seguridad

industrial, como guantes, tapabocas, gorros, batas, etc.?

X

¿Se realiza en el depósito de archivo programas de control de plagas? X

Desinfección

Desinsectación X

Desratización X

Si la respuesta es afirmativa, enuncie la periodicidad con la que se realiza, el método y

elementos con los que lo hacen:

R/. Semestralmente



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01/03/2018




4.5. Incluya fotografías del Archivo Central y los diferentes depósitos de archivo que

posean.

(En caso de que la entidad haya realizado obras de mejoramiento en los archivos, sírvase incluir

fotografías que ilustren el antes y después)

5. ENTIDADES DESCENTRALIZADAS Y ENTIDADES PRIVADAS QUE CUMPLEN FUNCIONES PUBLICAS DEL

ORDEN TERRITORIAL

5.1. Las alcaldías y gobernaciones deberán complementar la información solicitada en el

siguiente cuadro. Puede incluir las casillas que requiera

Entidad Descentralizada Privada Información de

Contacto Representante Legal

5.2. Solo para Gobernaciones y Alcaldías

5.2.1. ¿Cuenta su territorio con Archivo Histórico? Si: __, No: __.

5.2.2. En caso positivo diligencie los siguientes datos. (Incluir aquellos archivos históricos

custodiados por Academias de Historia, entre otros)

Nombre Representante Legal Información de Contacto Apoyo del departamento

o municipio



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Fecha de emisión:

01/03/2018




9.2 Mapa de Proceso de la Entidad



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01/03/2018




9.3 Presupuesto asignado al proceso de Gestión Documental

PRESPUESTO GESTIÓN DOCUMENTAL AÑO 2017

Detalle de Proyección por Cuentas/Pospre/ Valor

CeCo SEGMENTO

CÓD.

CUENTA

MAYOR

POSPRE NOMBRE CUENTA MAYOR PPTO. 2017

19122 9100

5135500000

5135 TRANSPORTE, FLETES Y

ACARREOS $ 15,050

19122 9100 5135200000

5135 PROCESAMIENTO ELECTR $ 287,750,886

19122 9100 5145

5145 MANTENIMIENTOS $ 1,346,441

19122 9100 5160280000

5160 DEPRECIACIÒN $ 138,984

19122 9100 5160240000

5160 DEPRECIACIÒN $ 168,023

19122 9100 5195600000

5195 CASINO Y RESTAURANTE $ 515,773

19122 9100 5105060100

5105060100 SUELDO BASICO $ 86,560,757

19122 9100 5105150000

5105150000 HORAS EXTRAS Y RECAR $ 3,009,240

19122 9100 5105270000

5105270000 AUXILIO DE TRANSPORT $ 4,974,509

19122 9100 5105300000 5105300000 CESANTIAS $ 9,589,071

19122 9100 5105330000 5105330000 INTERESES SOBRE CESA $ 1,193,486

19122 9100 5105360000 5105360000 PRIMA DE SERVICIOS $ 9,659,020

19122 9100 5105390000 5105390000 VACACIONES $ 5,861,628

19122 9100 5105420100

5105420100 PRIMA DE VACACIONES $ 4,686,258

19122 9100 5105420200

5105420200 PRIMA DE ANTIGUEDAD $ 594,490

19122 9100 5105450100

5105450100 AUXILIO DE LENTE $ 1,483,709

19122 9100 5105450400

5105450400 AUXILIO DE MATERNIDAD $ 296,741

19122 9100 5105450800

5105450800 TARJETA DAVIVIENDA $ 244,037

19122 9100 5105451100

5105451100 AUXILIO EDUCATIVO - CEC $ 1,302,148

19122 9100

5105451200

5105451200 APORTES A FONDO DE

AHORROS EMPLEADOS $ 254,050

19122 9100 5105480100

5105480100 BONIFICACION EXTRALEGAL $ 5,628,028

19122 9100

5105680000

5105680000 APORTES A ADMINIST. DE

RIESGOS PROF. ARP $ 550,266

19122 9100

5105690000

5105690000 APORTES A ENTIDADES

ADMINIST. DE SALUD EPS $ 9,828,428

19122 9100

5105700000

5105700000 AP. A FDOS. DE PENSIONES Y/O

CESANTIAS $ 13,885,209

19122 9100

5105720000

5105720000 APORTES CAJAS DE

COMPENSACION FAMILIAR $ 4,482,078



V1

Fecha de emisión:

01/03/2018




19122 9100 5105750000

5105750000 APORTES ICBF $ 3,360,994

19122 9100 5105780000

5105780000 APORTES SENA $ 2,241,308

19122 9100

5115700001

5115700001 IVA DESCONTABLE MAYOR

VALOR GASTO $ 5,743,067

19122 9100 5115700100

5115700100 IVA DESCONTABLE - ADMON $ 40,760,554

19122 9100 5115953000

5115953000 IMPUESTO AL CONSUMO $ 35,991

Total presupuesto asignado año 2017: $ 506,160,224.



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Fecha de emisión:

01/03/2018




10.GLOSARIO

1. Acceso: Derecho, oportunidad, medio de encontrar, usar o recuperar información.

2. Acceso a documentos de archivo: Derecho de los ciudadanos a consultar la información que

conservan los archivos públicos, en los términos consagrados por la Ley.

3. Acervo documental: Conjunto de documentos de un archivo, conservados por su valor

sustantivo, histórico o cultural.

4. Administración de archivos: Conjunto de estrategias organizacionales dirigidas a la

planeación, dirección y control de los recursos físicos, técnicos, tecnológicos, financieros y del

talento humano, para el eficiente funcionamiento de los archivos.

5. Almacenamiento de documentos: Acción de guardar sistemáticamente documentos de

archivo en espacios, mobiliario y unidades de conservación apropiadas.

6. Archivista: Profesional del nivel superior, graduado en archivística.

7. Archivística: Disciplina que trata los aspectos teóricos, prácticos y técnicos de los archivos.

8. Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material,

acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso

de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a

la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.

9. También se puede entender como la institución que ésta al servicio de la gestión

administrativa, la información, la investigación y la cultura.

10. Archivo central: Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los

archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su

trámite y cuando su consulta es constante.

11. Archivo de gestión: Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite,

sometida a continua utilización y consulta administrativa.

12. Archivo electrónico: Es el conjunto de documentos electrónicos, producidos y tratados

archivísticamente, siguiendo la estructura orgánico-funcional del productor, acumulados en un

proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión.

13. Archivo histórico: A él se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de

conservación permanente.

14. Archivo total: Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su

ciclo vital.



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Fecha de emisión:

01/03/2018




15. Autenticidad: Característica técnica para preservar la seguridad de la información que busca

asegurar su validez en tiempo, forma distribución. Así mismo, garantiza el origen de la

información, validando el emisor para evitar suplantación de identidades.

16. Captura de los documentos de archivo: Los documentos elaborados o recibidos en el curso de

la actividad, se convierten en documentos de archivo cuando se guarda, esto es “se capturan”

en el SGDEA. En esta captura se “clasifican”, es decir, se le asignan códigos que hacen

referencia a la clase a la que pertenecen, lo que permite que el sistema los gestione.

17. Carpeta: Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los documentos para su

almacenamiento y preservación.

18. Ciclo vital del documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su

producción o recepción, hasta su disposición final.

19. Clasificación documental: Fase del proceso de organización documental, en la cual se

identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánica

funcional de la entidad productora (fondo, sección, series y/o asuntos).

20. Código: Identificación numérica o alfanumérica que se asigna tanto a las unidades

productoras de documentos y a las series y subseries respectivas y que debe responder al sistema

de clasificación documental establecido en la entidad.

21. Comunicaciones Oficiales: Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las

funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado.

22. Conservación digital: Se refiere generalmente al proceso de establecer y desarrollar a largo

plazo, repositorios digitales de referencia actual y futura. Consiste en la selección, la preservación,

mantenimiento, recolección y archivo de los objetos digitales.

23. Conservación de documentos: Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas

para asegurar la integridad física y funcional de los documentos de archivo.

24. Conservación preventiva de documentos: Conjunto de estrategias y medidas de orden

técnico, político y administrativo orientadas a evitar o reducir el riesgo de deterioro de los

documentos de archivo, preservando su integridad y estabilidad.

25. Consulta de documentos: Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de

conocer la información que contienen.

26. Conservación documental: Conjunto de medidas de conservación preventiva y conservación

– restauración, adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos

análogos de archivo.



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27. Conservación preventiva: Conjunto de políticas, estrategias y medidas de orden técnico y

administrativo con un enfoque global e integral, dirigidas a reducir el nivel de riesgo, evitar o

minimizar el deterioro de los bienes y, en lo posible, las intervenciones de conservación –

restauración. Comprende actividades de gestión para fomentar una protección planificada del

patrimonio documental.

28. Conservación: Proceso de transformación de un documento digital hacia otro objeto digital

desde un formato o versión de un formato hacia otro.

29. Conservación – restauración: Acciones que se realizan de manera directa sobre los bienes

documentales, orientadas a asegurar su conservación a través de la estabilización de la materia.

Incluye acciones urgentes en bienes cuya integridad material física y/o química se encuentra en

riesgo inminente de deterioro y/o pérdida, como resultado de los daños producidos por agentes

internos y externos, sean estas acciones provisionales de protección para detener o prevenir

daños mayores, así como acciones periódicas y planificadas dirigidas a mantener los bienes en

condiciones óptimas.

30. Contenido estable: Contenido que tiene variabilidad vinculada, y por tanto ese contenido

solamente puede tener cambios o permanecer fijo obedeciendo a un conjunto de reglas fijas

preestablecidas.

31. Copia: Reproducción exacta de un documento.

32. Copia de seguridad: Copia de un documento realizada para conservar la información

contenida en el original en caso de pérdida o destrucción del mismo.

33. Correspondencia: Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las

entidades, a título personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan trámites para las

instituciones.

34. Cuadro de clasificación: Esquema que refleja la jerarquización dada a la documentación

producida por una institución y en el que se registran las secciones y subsecciones y las series y

subseries documentales.

35. Custodia de documentos: Guarda o tenencia de documentos por parte de una institución o

una persona, que implica responsabilidad jurídica en la administración y conservación de los

mismos, cualquiera que sea su titularidad.

36. Depósito de archivo: Local especialmente equipado y adecuado para el almacenamiento y

la conservación de los documentos de archivo.

37. Depuración: Operación, dada en la fase de organización de documentos, por la cual se

retiran aquellos que no tienen valores primarios ni secundarios, para su posterior eliminación.

38. Descripción documental: Fase del proceso de organización documental que consiste en el

análisis de los documentos de archivo y de sus agrupaciones, y cuyo resultado son los

instrumentos de descripción y de consulta.



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Fecha de emisión:

01/03/2018




39. Descriptor: Término normalizado que define el contenido de un documento y se utiliza como

elemento de entrada para la búsqueda sistemática de información.

40. Deterioro: Alteración o degradación de las propiedades físicas, químicas y/o mecánicas de un

material, causada por envejecimiento natural u otros factores.

41. Digitalización: Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra

guardada de manera analógica (Soportes: papel, video, casettes, cinta, película, microfilm y

otros) en una que sólo puede leerse o interpretarse por computador.

42. Diplomática documental: Disciplina que estudia las características internas y externas de los

documentos conforme a las reglas formales que rigen su elaboración, con el objeto de

evidenciar la evolución de los tipos documentales y determinar su valor como fuentes para la

historia.

43. Disponibilidad: Característica de seguridad de la información, que garantiza que los usuarios

autorizados tengan acceso a la misma y a los recursos relacionados, toda vez que lo requieran

asegurando su conservación durante el tiempo exigido por la ley.

44. Disposición final de documentos: Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier

etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de retención y/o tablas de

valoración documental, con miras a su conservación total, eliminación, selección y/o

reproducción.

45. Distribución de documentos: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen

a su destinatario.

46. Documento: Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado.

47. Documento activo: Aquel con valores primarios cuyo uso es frecuente.

48. Documento de apoyo: Documento generado por la misma oficina o por otras oficinas o

instituciones, que no hace parte de sus series documentales pero es de utilidad para el

cumplimiento de sus funciones.

49. Documento de archivo: Registro de información producida o recibida por una entidad pública

o privada en razón de sus actividades o funciones.

50. Documento esencial: Documento necesario para el funcionamiento de un organismo y que,

por su contenido informativo y testimonial, garantiza el conocimiento de las funciones y

actividades del mismo, aun después de su desaparición, por lo cual posibilita la reconstrucción

de la historia institucional.

51. Documento electrónico: Es la información generada, enviada, recibida, almacenada y

comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares. Documento cuyo soporte material es



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Fecha de emisión:

01/03/2018




algún tipo de dispositivo electrónico y en el que el contenido está codificado mediante algún

tipo de código digital que puede ser leído o reproducido mediante el auxilio de detectores de

magnetización.

52. Documento electrónico de archivo: Es el registro de información generada, recibida,

almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante

su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades o funciones,

que tiene valor administrativo, fiscal, legal, científico, histórico, técnico o cultural y debe ser

tratada conforme a los principios y procesos archivísticos.

53. Documento digital: Información representada por medio de valores numéricos diferenciados –

discretos o discontinuo-, por lo general valores numéricos binarios (bits), de acuerdo con un

código o convención preestablecidos.

54. Documento histórico: Documento único que por su significado jurídico o autográfico o por sus

rasgos externos y su valor permanente para la dirección del Estado, la soberanía nacional, las

relaciones internacionales o las actividades científicas, tecnológicas y culturales, se convierte en

parte del patrimonio histórico.

55. Documento inactivo: Documento que ha dejado de emplearse al concluir sus valores

primarios.

56. Documento misional: Documento producido o recibido por una institución en razón de su

objeto social.

57. Documento Original: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características

que permiten garantizar su autenticidad e integridad.

58. Documento Público: Es el producido o tramitado por el funcionario público en ejercicio de su

cargo o con su intervención.

59. Eliminación de documentos: Actividad resultante de la disposición final señalada en las tablas

de retención o de valoración documental para aquellos documentos que han perdido sus

valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes.

60. Emulación: La reproducción del comportamiento y resultados de programas y equipos de

cómputo obsoletos por medio el desarrollo de nuevos programas y equipos que permiten la

ejecución de aquellos en computadores actuales. En informática es sinónimo de encapsulado,

estrategia de preservación o envoltura.

61. Esquemas de publicación: Se refiere a la forma (cuadro, sinopsis, etc.) como los sujetos

obligados publican en la página web o medios de divulgación, la información mínima

obligatoria.

62. Estampado cronológico: Mensaje de datos que vincula a otro mensaje de datos con un

momento o periodo de tiempo concreto, el cual permite establecer con un prueba que estos



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01/03/2018




datos existían en este momento o periodo de tiempo y que no sufrieron ninguna modificación a

partir del momento en que se realizó el estampado.

63. Expediente documental: Unidad documental compleja formada por un conjunto de

documentos generados orgánica y funcionalmente por una instancia productora en la resolución

de un mismo asunto. Conjunto de documentos relacionados con un asunto, que constituyen una

unidad archivística.

64. Fiabilidad: Entendida como la capacidad de un documento para “servir de prueba

fidedigna” aspecto que hace referencia a la autoridad y veracidad de los documentos como

prueba.

65. Firma electrónica: Metadatos tales como códigos, contraseñas, datos biométricos, o claves

criptográficas privadas. Que permiten identificar a una persona, en relación con un mensaje de

datos, siempre y cuando el mismo sea confiable y apropiado, respecto de los fines para los que

se utiliza la firma, atendidas todas las circunstancias del caso, así como cualquier acuerdo

pertinente.

66. Foliar: Acción de numerar hojas.

67. Folio: Hoja.

68. Folio recto: Primera cara de un folio, la que se numera.

69. Folio vuelto: Segunda cara de un folio, la cual no se numera.

70. Fondo documental: Conjunto de documentos producidos por una persona natural o jurídica

en desarrollo de sus funciones o actividades.

71. Forma documental: Cualidad de un documento de archivo que asegura que su contenido

permanece completo e inalterado.

72. Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la

planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las

entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y

conservación.

73. Índice electrónico: Relación de los documentos electrónicos que conforman un expediente

electrónico o serie documental, debidamente ordenada conforme la metodología

reglamentada para tal fin.

74. Integridad: Característica técnica de seguridad de la información con la cual se salvaguarda

la exactitud y totalidad de la información y los métodos de procesamiento asociados a la misma.

75. Interoperabilidad: La capacidad que tiene programas y/o sistemas para comunicarse y

trabajar conjuntamente con otros sin ajustes o cambios especiales.



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01/03/2018




76. Inventario documental: Instrumento de recuperación de información que describe de manera

exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental.

77. Microfilmación: Técnica que permite registrar fotográficamente documentos como pequeñas

imágenes en película de alta resolución.

78. Ordenación documental: Fase del proceso de organización que consiste en establecer

secuencias dentro de las agrupaciones documentales definidas en la fase de clasificación.

79. Organización documental: Proceso archivístico orientado a la clasificación, la ordenación y la

descripción de los documentos de una institución.

80. Patrimonio documental: de documentos conservados por su valor histórico o cultural.

81. Plan Institucional de Archivos – PINAR: Es un instrumento de la alta dirección, que permite

planear, hacer seguimiento y articular con los planes estratégicos, la función archivística de

acuerdo con las necesidades, debilidades, riesgos y oportunidades de cada entidad.

82. Preservación digital: Es el conjunto de principios, políticas, estrategias y acciones específicas

que tienen como fin asegurar la estabilidad física y tecnológica de los datos, la permanencia y el

acceso de la información de los documentos digitales y proteger el contenido intelectual de los

mismos por el tiempo que se considere necesario.

83. Preservación a largo plazo: Conjunto de acciones y estándares aplicados a los documentos

durante su gestión para garantizar su preservación en el tiempo, independientemente de su

forma y medio de registro o almacenamiento. La preservación a largo plazo aplica al

documento electrónico de archivo con su medio correspondiente en cualquier etapa de su ciclo

vital.

84. Principio de orden original: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el

cual se establece que la disposición física de los documentos debe respetar la secuencia de los

trámites que los produjo. Es prioritario para la ordenación de fondos, series y unidades

documentales.

85. Principio de procedencia: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el

cual se establece que los documentos producidos por una institución y sus dependencias no

deben mezclarse con los de otras.

86. Producción documental: Generación de documentos hecha por las instituciones en

cumplimiento de sus funciones.

87. Programa de Gestión Documental – PGD: Es un instrumento archivístico que formula y

documenta a corto, mediano y largo plazo, el desarrollo sistemático de los procesos archivísticos,

encaminados a la planificación, procesamiento, manejo y organización de la documentación

producida y recibida por una entidad, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de

facilitar su utilización y conservación.



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01/03/2018




88. Radicación o registro de comunicaciones oficiales: Es el procedimiento por medio del cual, las

entidades asignan un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas,

dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su

trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la Ley. Estos términos, se

empiezan a contar a partir del día siguiente de radicado el documento.

89. Recepción de documentos: Conjunto de operaciones de verificación y control que una

institución debe realizar para la admisión de los documentos que le son remitidos por una persona

natural o jurídica.

90. Recuperación de documentos: Acción y efecto de obtener, por medio de los instrumentos de

consulta, los documentos requeridos.

91. Registro de Comunicaciones oficiales: Es el procedimiento por medio del cual, las entidades

ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia, todas las

comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos tales como: Nombre de la persona y /

o Entidad Remitente o destinataria, Nombre o código de la(s) Dependencia(s) competente(s),

Número de radicación, Nombre del funcionario responsable del trámite, Anexos y Tiempo de

respuesta (Si lo amerita), entre otros. En la SFC el registro de comunicaciones oficiales es la

radicación.

92. Reprografía: Conjunto de técnicas, como la fotografía, el fotocopiado, la microfilmación y la

digitalización, que permiten copiar o duplicar documentos originalmente consignados en papel.

93. Retención documental: Plazo que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión

o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de retención documental.

94. Sección: En la estructura archivística, unidad administrativa productora de documentos.

95. Selección documental: Disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración

documental y realizada en el archivo central con el fin de escoger una muestra de documentos

de carácter representativo para su conservación permanente. Úsense también “depuración” y

“expurgo”.

96. Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido

homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del

ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes,

entre otros.

97. Signatura topográfica: Identificación convencional que señala la ubicación de una unidad de

conservación en el depósito y mobiliario de un archivo.

98. Sistema integrado de conservación: Es el conjunto de planes, programas, estrategias, procesos

y procedimientos de conservación documental y preservación digital, bajo el concepto de

archivo total, acorde con la política de gestión documental y demás sistemas organizacionales,



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01/03/2018




tendientes a asegurar el adecuado mantenimiento de cualquier tipo de información,

independientemente del medio o tecnología con la cual se haya elaborado, conservando

atributos tales como unidad, integridad, autenticidad, inalterabilidad, originalidad, fiabilidad y

accesibilidad, desde el momento de su producción y/o recepción, durante su gestión, hasta su

disposición final, es decir en cualquier etapa de su ciclo vital.

99. Subseries: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas

de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas.

100. Tabla de retención documental TRD: Instrumento archivístico que contiene un listado de series,

con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia

en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

101. Tabla de valoración documental TVD: Listado de asuntos o series documentales a los cuales se

asigna un tiempo de permanencia en el archivo central, así como una disposición final.

102. Tipo documental: Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con

diagramación, formato y contenido distintivos que sirven como elementos para clasificarla,

describirla y asignarle categoría diplomática.

103. Trámite de documentos: Recorrido del documento desde su producción o recepción, hasta el

cumplimiento de su función administrativa.

104. Transferencia documental: Remisión de los documentos del archivo de gestión al central, y de

éste al histórico, de conformidad con las tablas de retención y de valoración documental

vigentes.

105. Unidad administrativa: Unidad técnico-operativa de una institución.

106. Unidad de conservación: Cuerpo que contiene un conjunto de documentos de tal forma que

garantice su preservación e identificación.

107. Pueden ser unidades de conservación, entre otros elementos, las carpetas, las cajas, y los libros

o tomos.

108. Unidad documental: Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización

documental. Puede ser simple, cuando está constituida por un solo tipo documental, o compleja,

cuando la constituyen varios, formando un expediente.

109. Valor administrativo: Cualidad que para la administración posee un documento como

testimonio de sus procedimientos y actividades.

110. Valor científico: Cualidad de los documentos que registran información relacionada con la

creación de conocimiento en cualquier área del saber.



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111. Valor contable: Utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas y

de registros de los ingresos, egresos y los movimientos económicos de una entidad pública o

privada.

112. Valor cultural: Cualidad del documento que, por su contenido, testimonia, entre otras cosas,

hechos, vivencias, tradiciones, costumbres, hábitos, valores, modos de vida o desarrollos

económicos, sociales, políticos, religiosos o estéticos propios de una comunidad y útiles para el

conocimiento de su identidad.

113. Valor fiscal: Utilidad o aptitud que tienen los documentos para el Tesoro o Hacienda Pública.

114. Valor histórico: Cualidad atribuida a aquellos documentos que deben conservarse

permanentemente por ser fuentes primarias de información, útiles para la reconstrucción de la

memoria de una comunidad.

115. Valor jurídico o legal: Valor del que se derivan derechos y obligaciones legales, regulados por

el derecho común y que sirven de testimonio ante la ley.

116. Valor permanente o secundario: Cualidad atribuida a aquellos documentos que, por su

importancia histórica, científica y cultural, deben conservarse en un archivo.

117. Valor primario: Cualidad inmediata que adquieren los documentos desde que se producen o

se reciben hasta que cumplen sus fines administrativos, fiscales, legales y/o contables.

118. Valor técnico: Atributo de los documentos producidos y recibidos por una institución en virtud

de su aspecto misional.

119. Valoración documental: Labor intelectual por la cual se determinan los valores primarios y

secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases

del ciclo vital.



V1

Fecha de emisión:

01/03/2018




11. BIBLIOGRAFIA

Archivo General de la Nación. Manual de Implementación de un Programa de Gestión

Documental – PGD. Bogotá D.C.: 2014.

Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. Guía Nº 6. Cero Papel en la

Administración Pública. Sistemas de Gestión

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