INGENIERIA EMPRESARIALINGENIERIA EMPRESARIAL

ESPECIALIDAD:ESPECIALIDAD:

INGENIERIA DE SISTEMAS E INFORMATICAINGENIERIA DE SISTEMAS E INFORMATICA

CURSO:CURSO:

Tecnología de software para gestionar la automatización del oficinas Tecnología de software para gestionar la automatización del oficinas electrónicaselectrónicas

CICLO:CICLO:

VIIIVIII

ALUMNO:ALUMNO:JULIO CÉSAR CHUMPITAZ AVALOSJULIO CÉSAR CHUMPITAZ AVALOS

UNIVERSIDAD JOSE CARLOS MAREATEGUIUNIVERSIDAD JOSE CARLOS MAREATEGUI

La tecnología de software para la automatización de oficinas electrónicas son el núcleo de gestión del conocimiento y se resumen las necesidades de un gran número de clientes empresariales basadas en la información procedente de una plataforma de nueva generación para el cargo. Para lograr una gestión interna de oficina de alta eficiencia y de la comunicación y la integración de otra información de administración de sistemas, en última instancia, ayudar a las empresas para establecer un sistema de información de gestión unificada y eficiente, en la feroz competencia con el fin de lograr una gestión eficaz.

INTRODUCCIONLos programas automatizados para equipos de cómputo personales instalados en las oficinas se han convertido en una parte indispensable de la administración electoral en muchos países. Los programas de procesamiento de textos han reemplazado las máquinas de escribir; los programas de bases de datos han reemplazado a las listas electorales basadas en papel, los inventarios y las listas de personal así como los programas de organización personal han reemplazado a las agendas de papel. Empezando por programas básicos de procesamiento de palabra en la década de 1970, para la de 1990 los programas automatizados para oficina se han vuelto muy sofisticados. Estos programas han servido para darle a oficiales ordinarios la capacidad de completar internamente tareas que alguna vez tuvieron que ser enviadas fuera de las oficinas para ser completadas por especialistas. Por ejemplo, los programas para edición en computadores personales permiten que personas relativamente novatas realicen publicaciones con calidad profesional cuando antes incluso las tareas más simples de esta naturaleza tenían que ser enviadas a imprentas profesionales. Los programas de base de datos y de hojas de cálculo que pueden operarse en computadoras personales de gran potencia permiten que usuarios ordinarios introduzcan, almacenen y utilicen información de formas que alguna vez sólo hubieran sido posibles en grandes equipos de cómputo y por programadores especializados.

Un catálogo típico de programas para la automatización de las oficinas puede incluir algunos de los siguientes productos: •Procesador de palabras •Hoja de cálculo •Base de datos •Programa editorial •Administrador de proyectos •Presentaciones •Administrador de archivos de cómputo •Correo electrónico •Explorador de internet •Editor de internet •Organizador personal •Sistema de administración financiero •Sistema de administración personal Muchos libros, revistas y sitios en la red contienen información que puede ayudar a elegir los programas más apropiados para determinados propósitos. En muchos casos, los programas para la automatización de una oficina vienen incluidos en el equipo, como parte del contrato de compra o de una norma gubernamental. Para mayores detalles sobre aplicaciones en la automatización de oficinas, ver: Procesador de Palabras Hojas de Cálculo Bases de Datos

TIPOS DE PROGRAMAS PARA LA AUTOMATIZACIÓN DE LAS OFICINAS

USO DE LOS PROGRAMAS DE AUTOMATIZACIÓN

Es deseable que todos los usuarios de los programas automatizados sean capacitados para su uso. En muchos países se puede recurrir a capacitadores externos. Algunas autoridades electorales pueden ser capaces de proveer capacitación interna utilizando a su propio personal. La mayoría de los paquetes de programas vienen acompañados con manuales para el usuario (en papel o en pantalla). Los programas más modernos son muy poderosos. Un usuario hábil puede desarrollar productos muy sofisticados. Una autoridad electoral puede, por ejemplo, utilizar los programas automatizados para: • Producir todas o la mayoría de sus publicaciones de manera interna, incluyendo libros, folletos, formatos y cartas informativas. • Componer, editar e imprimir toda su correspondencia en un estilo corporativo estandarizado, incluyendo la impresión automatizada de sus logotipos. • Desarrollar presentaciones para su proyección en pantallas grandes en seminarios o para efectos de capacitación. • Incorporar, almacenar y utilizar información sobre el registro electoral. • Automatizar diversos componentes del proceso electoral, como la emisión y recepción de votos por correspondencia. • Capturar y analizar resultados electorales. • Almacenar y manipular registros sobre los empleados. • Envíos personalizados a gran escala para los electores o el personal. • Conservación de inventarios. • Operar un sitio en internet y una red interna. • Planear y monitorear todos los aspectos de un proyecto relevante. • Organizar un sistema de administración financiera. • Enviar correos electrónicos individuales o grupales a los electores o al personal. • Compartir archivos a través de una red.

APLICACIÓN DE NORMAS A LOS NOMBRES Y ESTRUCTURAS DE ARCHIVOSA medida que se expande el uso de programas automatizados para uso en las oficinas, la necesidad de aplicar normas generales se vuelve cada vez más importante. Cuando muchos usuarios comparten sistemas y archivos, es conveniente asegurarse que los archivos se almacenen en sitios lógicos utilizando un conjunto de normas comunes para su denominación. Los archivos de cómputo generalmente se almacenan en carpetas. Dentro de una carpeta se pueden crear directorios y subdirectorios, dentro de los cuales se puede almacenar información específica sobre un tema común. Por ejemplo, una carpeta denominada "finanzas" puede incluir directorios sobre el año precedente, el actual y el próximo. Cada uno de estos directorios puede ser segmentado en subdirectorios denominados "costos de administración", "costos de personal", etc. Las carpetas deben ser dispuestas de una manera lógica y familiar para todos los usuarios. A fin de lograrlo, puede ser deseable limitar la capacidad de crear carpetas a los administradores del sistema. La secuencia lógica también se debe de utilizar en los nombres individuales de los archivos. Hasta finales de la década de 1990, la mayoría de los sistemas de cómputo limitaban los nombres de los archivos a un nombre de ocho dígitos con un sufijo de tres dígitos separado por un punto (el sufijo le indica al sistema de cómputo el tipo de archivo), sin permitir espacios o letras mayúsculas en los nombres. Por ejemplo: "repan99.doc". Para finales de la década, se hizo posible utilizar nombres de archivos más largos agregando espacios y letras mayúsculas, facilitando así el uso de nombres de archivos más explícitos, por ejemplo "Reporte Anual 1999.doc". A fin de ayudar a los usuarios a denominar a los archivos de manera consistente para encontrarlos con facilidad en otra oportunidad, es útil determinar ciertos convencionalismos. También puede ser útil crear índices de archivos que puedan ser usados para ofrecer más detalles que faciliten su ubicación. Algunos sistemas de programas permitan la creación de índices cruzados entre los archivos que ayudan a regular y reforzar las normas para su denominación.

AMPLIACIÓN O ACTUALIZACIÓN DE LOS PROGRAMAS Los programas que normalmente se utilizan para automatizar los equipos de oficina se amplían o actualizan constantemente. Las ampliaciones o actualizaciones se efectúan cada dos o tres años para los productos más populares. Generalmente proveen versiones más potentes de los productos existentes, incluyen nuevas características y restauran los problemas identificados en las versiones previas de los programas (evidentemente, las versiones actualizadas usualmente generan sus propios nuevos problemas, que son restaurados en la siguiente versión). Los programas actualizados pueden ser costosos y la autoridad electoral necesita evaluar, si es necesario, y cuando debe actualizar sus programas. Una forma de evitar este dilema es la de rentar programas en lugar de comprarlos e incluir las actualizaciones automáticas como parte del acuerdo de renta. También pueden existir políticas gubernamentales para determinar si es posible y cuando debe llevarse a cabo la actualización de los programas. Si un juego de programas está operando de manera aceptable, puede no ser necesario actualizarlo en cuanto aparezca una nueva versión en el mercado. Una razón puede ser la de esperar que otros usuarios identifiquen problemas con los nuevos programas que pueden ser restaurados por los diseñadores utilizando "parches o remiendos". Desafortunadamente existirán presiones para actualizar los programas en la medida en que algunos electores, interesados u otras organizaciones instalen las nuevas versiones. Si bien, los programas actualizados son generalmente compatibles con los precedentes, lo que significa que la nueva versión puede leer archivos creados por el programa anterior, los programas viejos normalmente no pueden leer aquellos archivos creados por los nuevos programas. Cuando esto se convierte en un problema serio, es tiempo de actualizar o ampliar los programas. Si bien en algunos casos puede ser deseable demorar la actualización, en otros la incorporación de nuevas características puede compensar el costo de hacerlo.

PROCESADORES DE TEXTOPor definición, un procesador de texto es un software informático destinado a la creación y edición de documentos de texto. Los procesadores de texto brindan unas u otras posibilidades según la aplicación de que se disponga. Como regla general básica, todos los procesadores de texto pueden trabajar con distintos formatos de párrafo, tamaño y orientación de las fuentes, efectos de formato, además de contar con las propiedades de poder cortar y copiar texto, fijar espacio entre líneas y entre párrafos, alinear párrafos, establecer sangrías y tabulados, crear y modificar estilos, activar presentaciones preliminares antes de la impresión o visualizar las páginas editadas.  Los procesadores de texto incorporan desde hace algunos años también correctores automáticos de ortografía y gramática así como diccionarios multilingües y de sinónimos que facilitan sobremanera la labor de redacción.

Sistemas Completos de Procesamiento de Texto:

- Datapoint Datapoint - Infowriter Honeywell -Multivision Applied Digital Data Systems- Displaywriter IBM Corporation - W100 Toshiba - Micom 2001E Philips Information Systems- HP Word on HP3000 Hewlett-Packard -5520 Information System IBM Corporation- Apple Pie Editor and Formatter Hayden Book Company - Apple Writer III Apple Computer, Inc.- Comprehensive Electronic Office Data General Corporation - DisplayWrite 2 IBM Corporation- Easywriter Professional & II Information Unlimited Software - Executive Secretary Sofsys- FinalWord Mark of the Unicorn - Lazywriter ABC Sales - Leading Edge Leading Edge Products, Inc.- Microsoft Word Microsoft Corporation - MultiMate MultMate International - NBI NBI- Omniword Northern Telecom - Palantir Tier I & Tier 2 Designer Software - Para Text Para Research- Peachtext (formerly Magic Wand) Peachtree Software - Perfect Writer Perfect Software- Samna Word II & III Samna Corporation -Select Word-Processing Select Information Systems- Word-11 Data Processing Design, Inc. - WordPerfect Satellite Software Intl.- WordStar MicroPro International - WordVision Bruce & James Program Pubs. - XyWrite XyQuest

CORREO ELECTRONICO

Es un servicio de red que permite a los usuarios enviar y recibir mensajes rápidamente (también denominados mensajes electrónicos o cartas electrónicas) mediante sistemas de comunicación electrónicos. Principalmente se usa este nombre para denominar al sistema que provee este servicio en Internet, mediante el protocolo SMTP, aunque por extensión también puede verse aplicado a sistemas análogos que usen otras tecnologías. Por medio de mensajes de correo electrónico se puede enviar, no solamente texto, sino todo tipo de documentos digitales. Su eficiencia, conveniencia y bajo coste están logrando que el correo electrónico desplace al correo ordinario para muchos usos habituales.

Servicios de correo electrónicoPrincipales proveedores de servicios de correo electrónico gratuito:Gmail: webmail, POP3 e IMAP Hotmail: webmail Yahoo!: webmail y POP3 con publicidad

Programas servidores de correoÉstos son usados en el ordenador servidor de correo para proporcionar el servicio a los clientes, que podrán usarlo mediante un programa de correo.Principales programas servidores:

Mercury Mail Server: Windows, Unix, GNU/Linux. Microsoft Exchange Server: Windows. MailEnable: Windows. MDaemon: Windows. Exim: Unix. Sendmail: Unix. Qmail: Unix.

PRESENTADOR DE GRAFICOS

Son programas de computación que se especializan en crear diapositivas electrónicas con información destinada a ser proyectada a grupos de personas.

Los presentadores gráficos modernos pueden incluir objetos variados como gráficos, sonido, video, animaciones y otros.

En la actualidad el presentador grafico de mayor difusión es Power Point de Microsoft, que trabaja en ambiente Windows y forma parte de Microsoft Office.

Es una herramienta de sofware que, como su nombre de clasificación indica, permite elaborar básicamente secuencias de pantallas (tipo slides), contenido gráfico o texto que esquematizan las ideas e ilustran las exposiciones orales.

Power Point, Open Office y Macromedia Flash Player

PRESENTADOR DE GRAFICOS CONOCIDOS

DISEÑADORES DE PRESENTACIONES SLIDE SHOW

Photo Slide Show Es una herramienta para convertir fotos digitales a la demostración de diapositiva y para crear demostraciones de diapositiva del atontamiento con efectos de la transición.

MAGIX Slideshow Maker

Este programa gratuito transforma fácilmente fotos y grabaciones en presentaciones multimedia con efectos, transiciones, las cacerolas de la cámara, y mucho más.

Slideshow para WordPress

Control total desde la administración seleccionando titulo, imagen y enlace de cada diapositiva Se puede modificar su diseño o presentación únicamente modificando el archivo CSS.

PowerPoint Slide ShowPowerPoint Slide Show converter permite convertir tus presentaciones creadas en microsoft PowerPoint a aplicaciones de ejecución automática como (ficheros ejecutables .exe)

AUTOMATIZACION DE AMBIENTE DE INTERNET

El Internet es perfecto para ejecutar negocios de nicho que pueden estar brindándote pequeños ingresos cada uno, pero sumados pueden llegar a ser muy interesantes. El problema es que cada negocio tiene sus propios inconvenientes, que te harán perder ese valiosísimo activo que necesitas para comercializar tu sitio y por eso, para maximizar tus resultados, desde el principio debes encontrar formas de reducir lo más posible las tareas repetitivas. Para lo cual