PLANIFICACIÓN YEVALUACIÓN DE LACOMUNICACIÓN DE

RIESGOS

OPS, Ana Rosa Moreno

Elaborar un plan de comunicaciónde riesgos para la salud le ayudaráa clarificar su acercamiento a lasituación y le evitará saltarsepasos.

Su plan de comunicación deriesgos debe:

estar basado en el conocimiento de laestar basado en el conocimiento de lacomunidad local,comunidad local,

proveer un marco de referencia para tratarproveer un marco de referencia para tratarlas preocupaciones de la comunidad,las preocupaciones de la comunidad,

Su plan de comunicación de riesgosdebe:

estar centrado en los acercamientos yestar centrado en los acercamientos ytécnicas de comunicación de riesgos y notécnicas de comunicación de riesgos y noen las metas genéricas del programa, yen las metas genéricas del programa, y

determinar el propósito y objetivos,determinar el propósito y objetivos,analizar la audiencia, desarrollar losanalizar la audiencia, desarrollar losmensajes, determinar los métodosmensajes, determinar los métodosapropiados, establecer un cronograma yapropiados, establecer un cronograma ycolocar todos estos elementos en conjuntocolocar todos estos elementos en conjuntode forma organizada.de forma organizada.

Perfil de un Plan de Comunicación deRiesgos

1.1. IntroducciónIntroducción

2.2. Propósito del planPropósito del plan

3.3. Enfoque del planEnfoque del plan

4.4. Antecedentes del riesgoAntecedentes del riesgo

5.5. AutoridadAutoridad

6.6. Propósito del esfuerzo de comunicación de riesgosPropósito del esfuerzo de comunicación de riesgos

7. Objetivos específicos7. Objetivos específicos

8. Perfil de la audiencia8. Perfil de la audiencia

9. Estrategias de comunicación de riesgos9. Estrategias de comunicación de riesgos

10. Estrategias de evaluación10. Estrategias de evaluación

11. Cronograma y recursos11. Cronograma y recursos

12. Comunicación interna12. Comunicación interna

13. Evaluación13. Evaluación

Perfil de un Plan de Comunicación deRiesgos

Antecedentes de riesgo

¿De qué se trata el riesgo?¿De qué se trata el riesgo?

¿Quién está afectado?¿Quién está afectado?

Propósito del plan

El plan debe estar enfocado enEl plan debe estar enfocado enresultados, proporcionar a la audiencia loresultados, proporcionar a la audiencia loque necesita para tomar una decisiónque necesita para tomar una decisiónrespecto al riesgo a su salud o larespecto al riesgo a su salud o laseguridad ambiental.seguridad ambiental.

Autoridad

¿Bajo qué autoridad (mandato¿Bajo qué autoridad (mandatoorganizacional o ley) está siendoorganizacional o ley) está siendocomunicado el riesgo?comunicado el riesgo?

Los objetivos del plan

EEspecíficosspecíficos

MMediblesedibles

AApropiadospropiados

RRealistasealistas

TTiempo establecidoiempo establecido

Deben cumplir los siguientes requisitos:Deben cumplir los siguientes requisitos:

Perfil de la audiencia

¿Cómo se reunió la información de la audiencia?¿Cómo se reunió la información de la audiencia?

Características específicas de la audienciaCaracterísticas específicas de la audiencia

Las audiencias se pueden dividir porLas audiencias se pueden dividir porafinidades, por creencias, por opiniones,afinidades, por creencias, por opiniones,por preocupaciones, por edad, sexo,por preocupaciones, por edad, sexo,profesiones, posicionamientosprofesiones, posicionamientosgeográficosgeográficos, etc., etc.

Preocupaciones del público

Forma de identificar lo que hace reaccionar elForma de identificar lo que hace reaccionar elpúblico. Algunas preocupaciones que se puedenpúblico. Algunas preocupaciones que se puedenobservar se relacionan con:observar se relacionan con:

SaludSalud

SeguridadSeguridad

EconomíaEconomía

AmbienteAmbiente

Establecimiento de prioridades parasu audiencia

Qué segmento de la audiencia objetivo es másQué segmento de la audiencia objetivo es másimportante.importante.

Qué segmento de la audiencia objetivo esQué segmento de la audiencia objetivo esimportante pero menos crítico debido a suimportante pero menos crítico debido a suinfluencia, efecto en el asunto o relación con elinfluencia, efecto en el asunto o relación con elgrupo primario.grupo primario.

Qué segmento de la audiencia no va a serQué segmento de la audiencia no va a serobjetivo de los mensajes de su programa deobjetivo de los mensajes de su programa decomunicación.comunicación.

Cronograma y recursos

Define qué se necesita para materializarDefine qué se necesita para materializarlas estrategias propuestas (recursoslas estrategias propuestas (recursoshumanos, económicos, tecnológicos, etc.)humanos, económicos, tecnológicos, etc.)y definir cuánto tiempo llevará su totaly definir cuánto tiempo llevará su totalinstrumentación.instrumentación.

Comunicación interna

Describe cómo la organización debeDescribe cómo la organización debemantenerse informada sobre los esfuerzosmantenerse informada sobre los esfuerzosde comunicación de riesgos; se puedende comunicación de riesgos; se puedenhacer reportes mensuales, ofrecerhacer reportes mensuales, ofrecerpresentaciones formales a los grupospresentaciones formales a los gruposinteresados dentro de la organización, etc.interesados dentro de la organización, etc.

Objetivos

Provee retroalimentación para saber si los mensajesProvee retroalimentación para saber si los mensajesde riesgo son recibidos, entendidos e internalizadosde riesgo son recibidos, entendidos e internalizadospor las personas a las cuales se dirigieron.por las personas a las cuales se dirigieron.

Permite saber si las acciones se han realizadoPermite saber si las acciones se han realizadoconforme a lo planeado y si se han cumplido losconforme a lo planeado y si se han cumplido losobjetivos, metas e indicadores y permite que losobjetivos, metas e indicadores y permite que losesfuerzos futuros sean más exitosos.esfuerzos futuros sean más exitosos.

Permitirá identificar los cambios que deben serPermitirá identificar los cambios que deben serrealizados para alcanzar con mayor efectividad surealizados para alcanzar con mayor efectividad supropósito y objetivos.propósito y objetivos.

EVALUACIÓN

Una evaluación debe por lo menos medir laUna evaluación debe por lo menos medir laconciencia, conocimiento, opiniones yconciencia, conocimiento, opiniones yconductas de la audiencia blanco antes yconductas de la audiencia blanco antes ydespués de que el programa dedespués de que el programa decomunicación de riesgos sea instrumentado.comunicación de riesgos sea instrumentado.

La información proveniente de laLa información proveniente de laevaluación puede ser utilizada para refinarevaluación puede ser utilizada para refinarlas políticas, procedimientos y prácticaslas políticas, procedimientos y prácticasdel proceso.del proceso.

La evaluación también sirve para probar aLa evaluación también sirve para probar alos directivos de la organización que sonlos directivos de la organización que sonvaliosos los esfuerzos de la comunicaciónvaliosos los esfuerzos de la comunicaciónde riesgos.de riesgos.

Elementos de la evaluación

ObjetivosObjetivos

La selección de los evaluadoresLa selección de los evaluadores

El tiempo requeridoEl tiempo requerido

Entrenamiento y monitoreo de losEntrenamiento y monitoreo de losevaluadoresevaluadores

La forma en que la audiencia seráLa forma en que la audiencia seráinvolucradainvolucrada

Qué tan amplia será la evaluaciónQué tan amplia será la evaluación

Cómo se medirá el éxitoCómo se medirá el éxito

A quiénes se mostrarán los resultadosA quiénes se mostrarán los resultados

Elementos de la evaluación

Elementos para la Evaluación

Verificar que se hayan alcanzado losVerificar que se hayan alcanzado losobjetivos señalados en el plan, de ser así,objetivos señalados en el plan, de ser así,es exitoso.es exitoso.

Uso de materiales de información, laUso de materiales de información, lacomunicación cara a cara, lacomunicación cara a cara, larepresentación pictórica del riesgo, el usorepresentación pictórica del riesgo, el usode los medios de comunicación u otrosde los medios de comunicación u otrosprocesos para hacer llegar el mensaje.procesos para hacer llegar el mensaje.

Preguntas importantes

¿Entiende la audiencia el contenido de la¿Entiende la audiencia el contenido de lacomunicación?comunicación?

¿Está de acuerdo la audiencia con la¿Está de acuerdo la audiencia con lainterpretación o recomendación contenida eninterpretación o recomendación contenida enel mensaje?el mensaje?

¿La gente que está en un mayor riesgo lo¿La gente que está en un mayor riesgo lopercibe de esa manera o muestra mayorpercibe de esa manera o muestra mayorpreparación para tomar acciones que lapreparación para tomar acciones que lagente que está a un menor nivel de riesgos?gente que está a un menor nivel de riesgos?

¿Los miembros de la audiencia que tienen¿Los miembros de la audiencia que tienenel mismo nivel de riesgo tienden a tener lasel mismo nivel de riesgo tienden a tener lasmismas respuestas al riesgo?mismas respuestas al riesgo?

¿Encuentran las audiencias el mensaje útil,¿Encuentran las audiencias el mensaje útil,preciso y claro?preciso y claro?

Preguntas importantes

Otras condiciones

ObjetivosObjetivos

La selección de los evaluadoresLa selección de los evaluadores

El tiempo requeridoEl tiempo requerido

Entrenamiento y vigilancia de losEntrenamiento y vigilancia de losevaluadoresevaluadores

La forma en que la audiencia seráLa forma en que la audiencia seráinvolucradainvolucrada

Qué tan amplia será la evaluaciónQué tan amplia será la evaluación

Cómo se medirá el éxitoCómo se medirá el éxito

A quiénes se mostrarán los resultadosA quiénes se mostrarán los resultados

Otras condiciones

Comunicación para el Cuidado

¿Cambió la audiencia a una conducta¿Cambió la audiencia a una conductamenos riesgosa?menos riesgosa?

¿Cuánto tiempo duró este cambio de¿Cuánto tiempo duró este cambio deconducta?conducta?

¿Han sido alertados sobre el riesgo todos¿Han sido alertados sobre el riesgo todoslos miembros de la audiencia?los miembros de la audiencia?

¿Ha entendido la audiencia el riesgo lo¿Ha entendido la audiencia el riesgo losuficientemente bien como para podersuficientemente bien como para podertomar decisiones?tomar decisiones?

Comunicación para el Cuidado

Comunicación para el Consenso

¿Estuvieron todos los segmentos de la¿Estuvieron todos los segmentos de laaudiencia representados para poder llegar aaudiencia representados para poder llegar aun consenso?un consenso?

¿Entiende lo suficiente la audiencia acerca¿Entiende lo suficiente la audiencia acercadel riesgo como para poder tomardel riesgo como para poder tomardecisiones?decisiones?

¿Se logró un consenso de parte de la¿Se logró un consenso de parte de laaudiencia respecto a la decisión?audiencia respecto a la decisión?

¿Puede la decisión ser instrumentada?¿Puede la decisión ser instrumentada?

Comunicación para el Consenso

Comunicación durante una crisis

¿Han sido alertados sobre el riesgo todos los¿Han sido alertados sobre el riesgo todos losmiembros de la audiencia?miembros de la audiencia?

¿Entiende lo suficiente la audiencia acerca¿Entiende lo suficiente la audiencia acercadel riesgo como para poder tomardel riesgo como para poder tomardecisiones?decisiones?

¿Cambió la audiencia a una conducta¿Cambió la audiencia a una conductamenos riesgosa?menos riesgosa?

¿Fue consistente la información dada con¿Fue consistente la información dada conrespecto al riesgo?respecto al riesgo?

Comunicación durante una crisis

Otros elementos a considerar

Si no se tiene clara la forma en que seSi no se tiene clara la forma en que sellevará a cabo la evaluación puede haberllevará a cabo la evaluación puede habernecesidad de recalendarizar ciertasnecesidad de recalendarizar ciertasactividades o bien gastar recursos y tiempoactividades o bien gastar recursos y tiempono considerados.no considerados.

Cuando se lleva a cabo la evaluaciónCuando se lleva a cabo la evaluacióndespués del plan de comunicación debedespués del plan de comunicación debeser lo suficientemente cercana al términoser lo suficientemente cercana al términodel plan para que la gente tenga todavíadel plan para que la gente tenga todavíafresca la información y los hechos.fresca la información y los hechos.

Otros elementos a considerar

Evaluación de las reacciones de laaudiencia

Al revisar los planes de comunicación deAl revisar los planes de comunicación deriesgos, los evaluadores pueden mirar el planriesgos, los evaluadores pueden mirar el plany evaluarlo contra los requerimientos dey evaluarlo contra los requerimientos deregulación, de la audiencia y de laregulación, de la audiencia y de laorganización.organización.

Al revisar los mensajes específicos enAl revisar los mensajes específicos encuanto a su contenido, los evaluadorescuanto a su contenido, los evaluadoresexperimentados serán capaces de señalarexperimentados serán capaces de señalarlos problemas que pueda tener lalos problemas que pueda tener lainformación que está siendo diseminada.información que está siendo diseminada.

Evaluación de las reacciones de laaudiencia

Revisar los esfuerzos completos enRevisar los esfuerzos completos encuanto a continuidad del contenido,cuanto a continuidad del contenido,tiempo, seguimiento a través de la formatiempo, seguimiento a través de la formaen que el riesgo es comunicado, lo cual esen que el riesgo es comunicado, lo cual esigualmente importante en cuanto aligualmente importante en cuanto almensaje en sí mismo.mensaje en sí mismo.

Evaluación de las reacciones de laaudiencia