ADMINISTRACION

La palabra Administración proviene de los sub fijos ADD= guía y MINISTER= Subordinado, lo que quiere decir es Guía a un subordinado al cumplimiento de un objetivo común mediante la utilización de los recursos de la organización.

Los recursos de la organización son:

Recurso Natural: tierra, agua, aire, gas, y energía en todas sus formas (electricidad, solar, hídrica, combustible).

Recurso Humano: de ellos depende el manejo y mantenimiento de los demás recursos. Según la actividad que desempeñen y el nivel jerárquico estos pueden ser: obreros, oficinistas, supervisores, técnicos, ejecutivos y directores.

Recurso Tecnológico: Son todos aquellos que sirven como herramientas auxiliares en la coordinación de los otros recursos y estos pueden ser: Sistemas de producción, sistemas de venta, sistemas de finanzas, patentes, fórmulas, etc.

Recurso Económico: Son los elementos monetarios propios y ajenos con que cuenta la empresa. Entre los recursos financieros propios tenemos: Dinero en efectivo, Aportaciones de los socios (Acciones), utilidades, etc.

TIPOS DE ADMINISTRACION

1.- ADMINISTRACION LINEAL O MILITAR: Es una organización simple y de conformación piramidal en la cual cada jefe recibe y transmite todo lo que sucede en su área, se caracteriza porque todas las decisiones se concentran en una sola persona la cual tiene la responsabilidad del mando es una sola persona la cual asigna y distribuye el trabajo a sus colaboradores por lo general se da en la pequeña empresa y la milicia.

2.- ADMINISTRACION ESTRUCTURADA: Este tipo de administración se maneja en función de las unidades más importantes es decir se tiene en nivel superior a los accionistas y gerente general, gerentes departamentales, jefes o coordinadores, mano de obra.

3.- ADMINISTRACION FUNCIONAL: En este tipo de organización se aplica el principio funcional o principio de la especialización de las funciones para cada tarea. La característica más importante de esta administración consiste en que cada obrero en lugar de estar en contacto directo con la administración en un único punto, es decir por medio de un de un jefe de grupo recibe las ordenes diarias de otros supervisores a cargo.

Su autoridad es relativa y se basa en la especialización, es una autoridad sustentada en el conocimiento y se extiende a toda la organización. Cada subordinado responde a muchos superiores de manera simultánea, pero solo en los asuntos concernientes a la especialidad de ellos y la comunicación se efectúa sin intermediarios.

4.- ADMINISTRACION SISTEMATICA: Se fundamenta en el criterio de una secuencia ordenada de funciones de los esquemas jerárquicos es decir toman dos parámetros el operativo y el funcional, cuando es funcional va de arriba hacia abajo es decir tomamos decisiones,

generamos estrategias y cumplimos. Y si es operativa se utiliza el esquema del triangulo invertido donde las acciones van de abajo hacia arriba.

5.- ADMINISTRACION POR OBJETIVOS: se fundamenta en los resultados cuyas siglas son APO que se aplican en los sistemas ya que si no cumplen el objetivo no están cumpliendo nada.

MODELOS

1.- MODELO TRIANGULAR (Teoría X)

Se asume que los individuos tienen tendencia natural al ocio lo cual presenta dos necesidades urgentes para la organización: la supervisión y la motivación.

Las premisas de la teoría X son:

En términos sencillos, los trabajadores son como los caballos: si no se les espuelea no trabajan. La gente necesita que la fuercen, controlen, dirijan y amenacen con castigos para que se esfuercen por conseguir los objetivos de la empresa; El individuo típico evitará cualquier responsabilidad, tiene poca ambición y quiere seguridad por encima de todo, por ello es necesario que lo dirijan. "Este comportamiento no es una consecuencia de la naturaleza del hombre. Más bien es una consecuencia de la naturaleza de las organizaciones industriales, de su filosofía, política y gestión" 

McGregor

2.- MODELOTRIANGULAR INVERTIDO (Teoría Y)

Los supuestos que fundamentan la Teoría Y son:

El desgaste físico y mental en el trabajo es tan normal como en el juego o el reposo, al individuo promedio no le disgusta el trabajo en sí;

Los trabajadores se comprometen con los objetivos empresariales en la medida que se les recompense por sus logros, la mejor recompensa es la satisfacción del ego y puede ser originada por el esfuerzo hecho para conseguir los objetivos de la organización. 

La mayoría de las personas poseen un alto grado de imaginación, creatividad e ingenio que permitirá dar solución a los problemas de la organización.

3.- MODELO PLANO O RECTANGULAR (Teoría Z)

La teoría Z destaca el sentido de responsabilidad comunitaria como base de la cultura organizacional.

Ésta sostiene que las condiciones precedentes favorecen la intimidad, la participación personal y las relaciones profundas de las personas en el trabajo, y eso a su vez fomenta la confianza entre los empleados.

La teoría Z ha sido criticada por varios motivos, algunos de los cuales se refieren a los hechos en que se funda, las supuestas relaciones entre sus variables y a su lógica.

No se ha demostrado que la satisfacción o sentido de pertenencia mejore la productividad ni que las organizaciones que siguen la teoría Z tengan más éxito que las demás.

Todo considerando, la teoría Z debe verse más bien como una idea estimulante y no como una teoría cuya validez ha sido probada. Debido a lo radical de las teorías X y Y se ve la necesidad de crear una teoría que equilibra a las dos anteriores, quien logra esto es la teoría Z. Esta teoría analiza que el ser humano tiene una actitud variable.

4.- MODELO CONICO

Capítulo I

ORGANIZACIÓN

1.1  INTRODUCCION:

O y M es una técnica el cual actúa como un mecanismo de Control de los procedimientos administrativos y se relaciona con la Administración en el planteamiento de políticas, estudio y diagnóstico de la organización y recomendar las soluciones posibles a problemas existentes.

1.2  DEFINICION, OBJETIVOS E IMPORTANCIA

O y M es una herramienta la cual facilita el desarrollo de los procedimientos administrativos y ayuda a optimizar los recursos.

OBJETIVOS:

a. Detectar las causas que ocasionan conflictos en la organización.

b.  Eliminar el trabajo innecesario.

c. Eliminar duplicidad y superposición de funciones.

d. Incrementar la producción.

e. Mejorar la calidad.

f. Orientar la estructura y funciones.

g. Garantizar una organización eficiente.

IMPORTANCIA:

O y M es importante porque da soluciones a los posibles problemas encontrados en la estructura organizacional.

JUSTIFICACION Y FINALIDAD

Una vez realizado el estudio del diagnóstico de la organización se llegó a la conclusión que los sistemas actuales no permiten el desarrollo oportuno de las organizaciones por lo que se recomienda efectuar cambios ya sea en la estructura, funciones, actividades y en varios procedimientos que tiene la organización.

FINALIDAD:

La finalidad de O y M es asegurar el máximo de eficiencia de la máquina administrativa, y mediante la aplicación de métodos científicos de organización adecuados se podrá conseguir economías en el coste de la producción y en el uso adecuado de la mano de obra. Como regla general O y M no se le concede autoridad sobre otras unidades en administración.

1. 4 RAZONES DE ESTUDIO DE O y M:

a. Dar solución a los problemas generados por la máquina Administrativa.

b. Por iniciativa de los propios directivos.

c. Por pedido del propio personal o de sus organizaciones.

d. Por el medio externo que necesita ser satisfecho.

e. Por políticas de la organización.

1.5 UBICACIÓN JERÁRQUICA DE O y M

Por lo general y en la mayoría de las organizaciones  a O y M se le asigna funciones de tipo asesor y su ubicación jerárquica en la organización  es junto a los altos niveles directivos.

Esto nos permite:

a. Tener acceso directo a los niveles directivos de la organización.

b. Tener un grado de responsabilidad el cual le permita implementar sus propios estudios.

c. Conseguir que los directivos reconozcan la verdadera importancia de los trabajos de O y M.

Si se ubica a O y M en otro sitio distinto al que se describió se perdería eficiencia e independencia en el cumplimiento de las funciones asignadas.

La creación de O y M surge cuando un directivo reconoce que la estructura administrativa que dirige no responde en un momento a las necesidades del medio,

PERFIL PROFESIONAL DEL PERSONAL DE O y M

Al personal que labora en O y M se los conoce como analistas, este se encarga de recopilar y analizar la información con el fin de presentar soluciones alternativas a los problemas así como asesorar a la

implantación a las soluciones que propongan, el analista puede ser un técnico o profesional que requiere de conocimientos los cuales se agrupan en dos tipos:

a.- Conocimiento Teórico: conocimientos de las teorías X, Y y Z, adicional a esto debe tener conocimiento de teoría de la administración, organización, sistemas y metodología de la investigación, adicional a esto debe poseer cursos de especialización de O y M, desarrollo organizacional y mejoramiento de procesos, sumado a estos conocer la estructura de la organización de la institución objeto de estudio.

b.- Conocimientos Técnicos: Conocimientos que le permitan realizar diagnósticos administrativos y de diseño organizacional, análisis y elaboración de organigramas, diagramas de flujos y de distribución de espacios, además de capacidad de análisis debe tener la capacidad de expresarse con claridad, saber redactar y presentar informes, ser observador y pode trabajar en equipo.

1.7 FUNCIONES Y SERVICIO

Entre las principales funciones tenemos:

a. Estudiar y analizar de manera permanente la estructura y el funcionamiento de la dependencia.

b. Adecuar la organización y las funciones en la dependencia a las que se trabaja.

c. Asesorar a las unidades o departamentos de la dependencia que lo solicitan en la interpretación y aplicación de técnicas administrativas.

d. Hacer actividades de promoción, investigación y divulgación.

e. Realizar un estudio de todo el trabajo realizado en la organización.

f. Dictaminar, asesorar e informar.

g. Conocer y aplicar las técnicas.

h. Estudiar, proponer e implantar.

En resumen la principal función de O y M es el de asesorar en las posibles soluciones de los problemas y mejoramiento administrativo.

SERVICIOS:

Un buen servicio de la unidad de O y M se caracteriza por:

a. Tener tiempo de estudiar sus problemas y de buscar las soluciones sin ninguna presión.

b. Ser independiente de la unidad bajo estudio.

c. Adiestramiento en técnicas especializadas.

Capítulo II

2. PASOS PARA EL ANÁLISIS DE O y M

La información que genera un mejoramiento administrativo de una dependencia o unidad orgánica debe ser: 

Tomando en cuenta la estimación de costos y presupuestos, recursos humanos, financieros y materiales. Para realizar estos análisis se debe seguir los pasos de la siguiente tabla:

2.1 CARACTERÍSTICAS DEL DISEÑO DE UN SISTEMA DE O y M.

Los cambios significativos, que se logren dar, de acuerdo a las circunstancias en los procedimientos de trabajo podrían ser:

OBSTÁCULOS Y LIMITACIONES 

En la Unidad de Organización y Métodos los obstáculos y limitaciones se resumen en:

Carencia de un programa de Organización y Métodos

Poca predisposición de los ejecutivos

Escasez de personal calificado

Falta de recursos económicos, técnicos y humanos.

ESQUEMA BÁSICO PARA EL DIAGNÓSTICO

No existe un modelo básico, pero se puede indicar lo que se requiere aplicar, en una organización pública o privada.

ORGANIZACIÓN DE LA INFORMACIÓNEs necesario ordenar la información reunida en hojas de trabajo, cuestionarios  etc.Existen dos maneras de organizar los datos: narrativa, grafica.

ANALISIS

En esta fase  al examinar críticamente, el investigador está en la capacidad de identificar los problemas y posibles soluciones con el propósito de mejorar la organización.

Tiene que ser:

Preciso

Rápido

Consignarse por escrito.

PRESENTACIÓN DEL INFORME.

El informe final es la base para la exposición a las autoridades, en este documento constan: sugerencias, recomendaciones, cambios, modificaciones que generen solución a los distintos problemas detectados.

Capítulo IIIIMPLANTACIONES DE LAS RECOMENDACIONES Una vez que las autoridades han decidido aceptar las recomendaciones se cubre varias acciones entre las que podemos citar las más importantes:

EVALUACIÓN, IMPORTANCIA, CARACTERISTICAS E 

INSTRUMENTOS.

Permite conocer el grado de cumplimiento de los planes implementados para la solución de los problemas empresariales; y por otra, tomar las respectivas acciones correctivas que faciliten una efectiva consecución de los objetivos orientados al mejoramiento administrativo.

TIEMPOS Y MEDIOS DE EVALUACIÓN 

MODIFICACIONES Y AJUSTES 

El analista está obligado a introducir los cambios y ajustes que permitan cumplir su objetivo

TIPOS DE EVALUACIONES 

Existen dos tipos de evaluación:

Capítulo IV

ORGANIGRAMAS

CONCEPTO

Los organigramas no son otra cosa que un modelo gráfico que representa la estructura formal de una organización, indicando los órganos o dependencias y las relaciones de autoridad que guardan entre sí.

Toda empresa tiene una estructura organizacional de acuerdo a sus necesidades, por medio de la cual se pueden ordenar las actividades, los procesos y su funcionamiento.

OBJETIVO

Constituyen el instrumento idóneo para plasmar y transmitir en forma gráfica y objetiva la composición de una organización.

CLASIFICACIÓN

Los organigramas se clasifican en dos grupos.

Por su uso:

Analíticos o detalladosSintéticos o esquemáticosPor su fin:

EstructuralFuncionalDe personal o posición

POR SU USO

Es la manera como se va a desarrollar

Analíticos o detallados:Es un análisis y estudio detallado de las bases más importantes de la estructura de una empresa con todas y cada una de las unidades administrativas:

Representaciones y normativas

Uso de los rectángulos.

Cada nivel jerárquico tiene su representación

Por su fin.- por la estructura de los organigramas.

Estructural:Es la representación gráfica de la estructura administrativa de una organización, identificando los diversos niveles jerárquicos, canales de manado, de comunicación y coordinación.

Ejemplo:

ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL

Funcional:Es una variación del organigrama estructural en el cual, además de su composición muestra las funciones de todas y cada una de las unidades administrativas que la conforman.

ORGANIGRAMA FUNCIONAL

De personal o posición:Al igual que el anterior, representa la estructura administrativa y la distribución del personal de todas sus unidades. Al interior de cada

rectángulo se debe consignar los datos relacionados con el número total de los empleados, la denominación del cargo y sueldo respectivo. También se pueden registrar las vacantes existentes y algún otro dato de interés institucional.

Escalar

Este tipo de organigramas no utiliza recuadros para los nombres de las unidades de la estructura, sino líneas encima de los cuales se colocan los nombres. Cuando una línea sale en sentido vertical de una línea horizontal, muestra la autoridad de esta última.

Mixtos

Este tipo de organigrama utiliza combinaciones verticales y horizontales. Se recomienda utilizarlos en el caso de organizaciones con un gran número de unidades en la base.

CIRCULAR

Formados por un cuadro central, que corresponde a la autoridad máxima de la empresa, a cuyo derredor se trazan círculos concéntricos cada uno de los cuales constituye un nivel de organización.

4.3 UTILIDAD, FUNCION, VENTAJAS Y DESVENTAJAS.

Capitulo V

Administración  por procesos

Después de haberse orientado esfuerzos a medir, controlar, certificar y corregir los procesos de producción, alcanzado ya mejoras como las siguientes:

Disminución del coste Reducción de inventariosMayor satisfacción del cliente Incremento de la moral de los empleados Incremento d utilidadesMenor burocracia 

Para identificar los procesos debemos mencionar lo siguiente:

MACRO PROCESO GOBERNADOR

Corresponden al nivel superior de la organización está en la junta de accionistas, directorio y ejecutivos.

MACRO PROCESO GENERADOR DE VALOR

Son generadores de activos, prestación de servicios, áreas de producción y comercialización.

MACRO PROCESO DE APOYO

Son los que auxilian y facilitan los servicios de recursos humanos, financieros, informática, etc.

MACRO PROCESO HABILITANTES

Asesorías en general, organizacional y sistemas, desarrollo organizacional.

MACRO PROCESO ESPECIALES

Proyectos de extensión de nuevos productos.

CRITERIOS PARA PREPARAR UN ORGANIGRAMA

PRECISION:

Las unidades administrativas y sus relaciones e interrelaciones deben establecerse con exactitud.

SENCILLEZ:

Deben ser lo más simple posible, para representar las estructura(s) en forma clara y comprensible.

PRESENTACION:

Depende en gran medida de su formato y estructura, por lo que deben prepararse tanto en criterio técnico como de servicio.

VIGENCIA:

Para conservar su validez, deben mantenerse actualizados.

UNIFORMIDAD:

En diseño debe homogenizar el empleo de nomenclatura.

NIVELES JERARQUICOS.

Toda empresa tiene sus niveles jerárquicos y de acuerdo a su conformidad podrían ser:

Directivo o Superior.Ejecutivo o Intermedio.Operativo.Asesor.Auxiliar.DIRECTIVO O SUPERIOR.

Se encarga de emitir las políticas, estrategias y objetivos de la empresa.

EJECUTIVO O INTERMEDIO.

Pone en práctica la política o estrategia establecida por el nivel directivo.

OPERATIVO.

Encargado de realizar aquellas actividades que constituyen el eje fundamental del negocio y se las representa en la base del organigrama.

ASESOR.

Tiene la responsabilidad de asesorar al nivel ejecutivo y orientar las acciones al resto de niveles en el campo de su competencia.

AUXILIAR.

Es el responsable de brindar apoyo a todos los demás niveles de la organización 

QUE ES ESTRUCTURA EN LA ORGANIZACIÓN.

La estructura organizacional es un medio del que sirve una organización cualquiera para corregir sus objetivos con eficacia.

TIPOS DE ESTRUCTURAS EN LA ORGANIZACIÓN.

Para una mejor información la estructura de una organización se puede dividir en tres tipos:

HORIZONTAL.

Son aquellas en las que los elementos que soportan los mayores esfuerzos se hallan colocados horizontalmente.

VERTICAL IZQUIERDA.

Son aquellas que se utilizan para que la empresa no crezca para sus lados laterales o en otras ocasiones para dar mayor grado de visión y no sobre monten entre unidades.

VERTICAL DERECHA.

DESCENTRALIZACION.

Trasferencia definitiva de funciones, atribuciones y responsabilidades de los titulares de las organizaciones hacia otros sectores a efectos de distribuir sus recursos y servicios a sus circunscripciones territoriales.

DESCONCENTRACION.

Es un mecanismo mediante el cual los niveles superiores de un organismo, delegan en forma permanente el ejercicio de una o más de sus atribuciones, así como los recursos necesarios para su cumplimiento.

Para su representación en los organigramas se usa de la siguiente manera.

Cuando se desea entregar una autonomía total se debe delegar los cuatro grandes aspectos relacionados con la organización.

USO DE LEYENDAS.

Cada unidad administrativa debe tener un nombre que permita identificarla fácilmente y establecer su categoría dentro de la organización. Sus leyendas deben ser claras y concisas.

USO DE RECTÁNGULOS:

Deben utilizarse rectángulos cuyo tamaño varía ligeramente  de acuerdo con el nivel jerárquico de la unidad que se representa. A un mayor nivel de unidad administrativa el tamaño del rectángulo será mayor. Las unidades de igual jerarquía serán representadas por rectángulos de igual tamaño.

USO DE LÍNEAS:

Existen dos clases de líneas:Línea continuaSe usa para representar las relaciones de autoridad, de dependencia directa que  existe entre las diferentes unidades administrativas. Las líneas deben ubicarse en la mitad del rectángulo. La línea que representa el mando principal debe ser más gruesa y marcada que las secundarias.

Línea cortada

Se usa para representar las relaciones de coordinación entre las unidades y separar el sector descentralizado o desconcentrado.

NIVELES ADMINISTRATIVOS.

Dentro de cada uno de los niveles jerárquicos existe la necesidad de identificar claramente las subdivisiones o lo que se denomina los niveles administrativos, cuyas denominaciones varían de acuerdo al sector al que pertenezca la organización. Gerencia se utiliza en el medio privado y Secretaria del Estado en el Público. 

Estos niveles deberán considerar la proyección y crecimiento de la institución y su denominación responder al sector al que pertenecen. Generalmente se utilizan las siguientes denominaciones:Subgerencia,  Departamento, Sección,  Grupo de trabajo

NORMAS PARA PRESENTAR UN ORGANIGRAMA 

a) Se debe presentar en una sola hoja, caso contrario utilizar conectores para indicar su secuencia.

b) En la parte inferior izquierda consignar los campos para registrar las fechas de: elaboración, aprobación y uso de leyendas del organigrama. 

Trabajo: Presentar un organigrama estructural, funcional y de posición  de la empresa en la cual trabaja u otra empresa a elección del grupo de investigación. Responsabilidad y referencias: Gerencialmente se coloca en la parte inferior izquierda del organigrama utilizando rectángulos en su vértice se pone la siguiente información: 

Elaborado por.- Apellido y nombre Aprobado por.- Apellido y nombreFecha de elaboración.- dd/mm/aaRevisado por.- Apellido y nombreFecha de revisión.- dd/mm/aa

La representación gráfica es la siguiente:

Cabe mencionar que las líneas de conexión entre los departamentos se deben establecer de acuerdo a la siguiente referencia:

Capítulo VI

MANUALES

Son herramientas de guías de las actividades que deben realizar el personal en la organización, es un compendio de funciones, actividades y tareas que deberán asumir las diferentes unidades administrativas que conforman la organización. 

Definición

Los manuales no son otra cosa que la identificación clara de las estructuras organizacionales y las funciones asignadas a cada unidad administrativa, a estos manuales se les conocen también como reglamentos orgánicos funcionales. 

Ventajas del Manual En la organización.- delimita el campo de acción, funciones, atribuciones y responsabilidades de cada unidad administrativa, y analiza la estructura y funciones de la organización. En los ejecutivos.- Facilita el conocimiento de su área de competencia, funciones y responsabilidades, contribuye a determinar su posición relativa dentro de la estructura.En el personal de operación.- Permite un conocimiento de la estructura de la organización, facilita el conocimiento de las tareas, la iniciativa y responsabilidad asignadas; y facilita la capacidad por áreas funcionales.

Desventajas del Manual Se impone excesivo formalismo en la organización, lo que determina rigidez en el cumplimiento de las actividades. Su elaboración demanda un gran esfuerzo y no así los beneficios, generalmente su contenido es incompleto. Es muy difícil mantener actualizado su contenido, debido a que la estructura de cualquier organismo es dinámica y no estática. 

Partes de un Manual Un manual consta de tres partes que son: 

Una parte general.- Que describe una breve historia de la empresa, sus objetivos, políticas y la forma como el personal participará para el logro de sus metas.  

Una parte esencial.- Que describe las funciones asignadas a las unidades administradas.La descripción de funciones se efectuará en el siguiente orden:1.- Planificación2.- Organización3.- Dirección4.- Control5.- Especialización del área

Una parte complementaria.- Se describe los organigramas generales y de detalle a la vez que el glosario de términos.   Razones y pasos para la elaboración de manuales 

Enfocar con claridad cuál es la naturaleza de la función, la forma de llevarla a cabo, límites a los que llegue la autoridad y la responsabilidad y la clase de relaciones que hay entre los diferentes niveles de la organización.Para lo cual no se debe descuidar de:

1. A quien va dirigido.2. Políticas de la empresa.3. Historia y sus antecedentes de la empresa.4. Normas de personal.5. Procedimientos utilizados.

Pasos para la elaboración de un manual

1. Recopilación de información.2. Estudio y análisis de la información recopilada.

3. Elaboración del proyecto.4. Dictamen de autoridad competente.5. Propuesta definitiva del manual.6. Aprobación por las más altas autoridades.7. Publicación y distribución.

Estructura

Introducción.- Explicación esquemática de la filosofía, contenido y aplicación del manual así como las mejoras a obtenerse.

Organigramas.- Se recomienda los organigramas analíticos, funcionales y de posición.

Objetivos generales.- Se describe los objetivos planteados a nivel de la empresa y por unidad.

Políticas generales.- Son las reglas, lineamientos planteados en la organización así como por cada unidad.  En algunos casos se recomienda realzar una descripción de la misión y visión.

Funciones por unidad a nivel de jefaturas y administrativas.- Se efectúa la descripción de funciones a nivel de cada unidad administrativa, con énfasis en el proceso administrativo.

Algunos manuales.- Deben tener:

PUESTO: Educación, experiencia y conocimiento. DESCRIPCION GENERAL. FUNCIONES: Diarias, periódicas y eventuales.

Glosario de términos.- Se prepara una lista de términos de uso más frecuente en el manual con su significado.

Detalles del manual.- A utilizar:Carpetas, hojas, separadores, numeración y fecha (DD/MM/AA).

Observaciones generales.- Se da una explicación más detallada sobre conceptos y contenidos.

EjemploRESPONSABILIDAD: Puesto de trabajo y lista de responsables.

AUTORIDAD: Facultad de puesto para tomar decisiones.

FUNCIONES DE LOS PUESTOS:   Para los altos ejecutivos:

Planificación, organización, dirección y control.

Para los demás puestos:

Diarios, periódicos y eventuales.

EDUCACIÓN: Descripción de la educación básica para el puesto.

ESTRUCTURA DE UN MANUAL:

A la hora de realizar un manual debemos considerar los siguientes aspectos:

Introducción: Explicación de contenido y aplicación.

Organigramas: Se trata de representar gráficamente los aspectos más importantes de la estructura orgánica de una institución.

Objetivos Generales: Son las metas a alcanzar.

Políticas Generales: Son reglas  planteadas en la organización así como por unidad. 

Funciones por unidad a nivel de jefaturas y administrativas: Se realiza la descripción de funciones a nivel de cada unidad.

Glosario de términos: Lista de términos usados frecuentemente en el manual con su significado.

Detalles del manual: Encabezado, pie de página, fecha.

Observaciones Generales: Se trata de una explicación más detallada de los conceptos y contenidos.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

CONCEPTO

Es un documento que contiene la descripción de las actividades a seguir en la realización de las funciones de una unidad, precisa responsabilidad y participación.

OBJETIVOS:

Eficiencia al desarrollar actividades y procedimientos para cada área.

Políticas de control:

Definir un sistema que limite las funciones y responsabilidades por unidades y puestos.

Mediante el manual de procedimientos señalar una separación adecuada de funciones, para evitar la repetición de actividades entre varias personas.

SÍMBOLOS PARA LAS RUTAS DE PROCEDIMIENTOS

La estructura tiene información sobre la historia, organización y procedimientos de la empresa, de esta manera se describe de forma lógica y secuencial los pasos de los que se compone un procedimiento o función completa.

ESTRUCTURA DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

CLASES DE MANUALES Y SU CONTENIDO

Clases de manuales de procedimiento:

1. Personal con todos sus subsistemas2. Seguridad Industrial3. Abastecimiento4. Contabilidad

5. Control de comunicaciones6. Presupuestos7. Administración de caja

El contenido del manual de procedimientos deberá ser:

1. Introducción2. Objetivos3. Políticas4. Diagramas de Flujo5. Secuencia de ejecución6. Descripción de formas7. Anexos