ASISTENTE

JURDICO

1

INDICIE

Objetivos generales del curso ............................................................... 2

Objetivos especficos ......................................................................... 2

Funciones de un Secretario o auxiliar de la justicia ..................................... 3

Imagen Personal ............................................................................... 5

Esquema o Mapa conceptual de La Imagen Personal ..................................... 6

Redaccin de Escritos judiciales ............................................................ 7

Organizacin comn a todo Escrito judicial ............................................... 8

Formas que deben observar los escritos y resoluciones judiciales .................... 11

Esquema Resumen de los Escritos Judiciales ............................................. 17

Detalle de Expresin e Interpretacin de un Escrito ................................... 18

La Demanda ................................................................................... 20

Organizacin del Trabajo ................................................................... 24

Archivo ......................................................................................... 24

Elementos del Archivo ....................................................................... 25

Recomendaciones ............................................................................ 27

Las Tcnicas de Clasificacin, Archivo y Procesamiento de La Informacin ......... 28

Esquema Resumen de Archivos ............................................................. 29

Organizacin y Manejo del Tiempo ........................................................ 30

El Manejo de Agenda ........................................................................ 30

Esquema Resumen de Agenda .............................................................. 34

Correspondencia .............................................................................. 35

La Carta........................................................................................ 35

Importancia y Definicin de Correspondencia ........................................... 35

Estructura de La Carta ...................................................................... 36

Estilo ........................................................................................... 37

Estilo de Presentacin ....................................................................... 37

La Carta Oficial ............................................................................... 38

El Papel ........................................................................................ 38

Sobres .......................................................................................... 39

Estructuras del Sobre ........................................................................ 39

Tipos de sobres ............................................................................... 39

Bolsas .......................................................................................... 41

Correo Electrnico ........................................................................... 41

El Correo Electrnico en la Oficina ........................................................ 42

Seguridad en el Correo Electrnico ........................................................ 42

Esquema Resumen De Correspondencia ................................................... 48

Esquema Resumen de Correo Electrnico ................................................ 49

2

OOBBJJEETTIIVVOOSS GGEENNEERRAALLEESS DDEELL CCUURRSSOO::

Un asistente jurdico debe contar con conocimientos previos para la ejecucin de sus

tareas bsicas, ya sea de redactar e interpretar escritos, entre otras:

Incorporar las tcnicas imprescindibles para el ejercicio de la funcin secretarial.

Posibilitar y fomentar la colaboracin activa en su lugar de trabajo.

Adquirir conocimiento especfico sobre mtodos y procedimientos de la prctica

jurdica.

Estimular y desarrollar las posibilidades de insercin laboral

OOBBJJEETTIIVVOOSS EESSPPEECCIIFFIICCOOSS::

Incorporar determinadas habilidades, comportamientos y conocimientos jurdicos,

que nos permitan realizar actividades y tareas en un estudio jurdico o en el

mbito judicial con total eficiencia.

Ser auxiliares de la Justicia conociendo el funcionamiento del Poder judicial y las

normas que se deben cumplir.

Mejorar la organizacin de sus tareas administrativas, planificando los recursos y

aplicando sus destrezas.

Incorporar elementos para establecer una comunicacin oral y escrita.

Establecer relaciones interpersonales.

Mejorar la comunicacin dentro del mbito laboral.

Generar acuerdos personales con los clientes.

Tener un buen manejo de agenda, calendario y correspondencia escrita (formal y

especfica).

Incentivar la creatividad para aplicarla en situaciones negociables, en

planificaciones y en la toma de decisiones.

Aplicar recursos informticos aplicados para integrarse al ambiente laboral con

una base de conocimientos superior al comn de la gente.

3

1 UNIDAD

FUNCIONES DE UN SECRETARIO O AUXILIAR DE LA JUSTICIA

Gestin aplicable a la tarea de secretario para el desempeo en

estudios jurdicos y escribanas

Con los elementos que les brindaremos estarn en condiciones de:

Nuestra intencin es lograr que el secretario jurdico o auxiliar judicial consiga

una redaccin clara, concreta; que adquiera herramientas para poder expresarse con

claridad y concisin; que logre habilidades en el manejo fluido del texto para

cambiar un estilo muchas veces ampuloso, artificioso por otro; que logre volcar todas

sus ideas al papel. El objetivo es tambin que deje de copiar modelos ya existentes

en el estudio y que sea capaz de crear con libertad sus propios textos sin sentir la

inseguridad que genera apartarse de los modelos ya dados. Que logre, aduearse de

su propia escritura.

Para ello se debe tener en cuenta: cmo se elabora un texto y se organizan las ideas,

el orden de las palabras en la oracin, uso de tiempos verbales, uso correcto del

gerundio, prrafo y oracin, la longitud de la frase, muletillas y locuciones

incorrectas, errores ms comunes, acentuacin, vicios del lenguaje legal, propuestas

de estilo, etc.

Debern tener condiciones para confeccionar las piezas e instrumentos judiciales, las

cedulas, los oficios, entre otros escritos. Pero como esto no es suficiente, tendremos

una acabada nocin de todos los conceptos fundamentales que sean necesarios

dentro del campo judicial, encarados desde un punto de vista netamente practico,

para que puedan enfrentar con mayor autoridad y seguridad todas las tareas a

realizar tanto como secretarios o auxiliares en un estudio jurdico o como empleados

en el poder judicial.

1. Caractersticas del lenguaje jurdico

Concepto de tecnolecto.

Caractersticas de la comunicacin jurdica.

Su objeto: la persuasin.

Emisor-mensaje-receptor

2. La arquitectura de la frase El orden de las palabras en la oracin.

Oracin y prrafo.

4

Subordinacin.

La longitud de la frase.

Uso de los marcadores textuales (encabezamientos de la frase).

3. Algunos conceptos gramaticales

Dudas ortogrficas.

Acentuacin.

Puntuacin.

Correlatividad de tiempos verbales.

Voz activa y voz pasiva.

4. Errores ms comunes Exceso de subordinacin.

Mal uso del gerundio (El dictamen informando...).

Exceso de perfrasis verbales.

Muletillas (Ser justicia "a sus efectos").

Construcciones absolutas de pasado (Trabado el embargo...).

Acumulacin de locuciones prepositivas (En el supuesto que, en un todo de acuerdo con...).

Hiprbaton (De la documentacin, traslado).

Arcasmos (Fecho, vuelva).

5. Ejercicios de composicin Redactar escritos analizando la composicin, redaccin, expresin, para evitar las improvisaciones

6. Distintas formas de generar un texto

Torbellino de ideas.

Mapas y redes.

Palabras clave.

7. Recursos retricos

Frases de inicio y cierre.

Juego de oposiciones y paralelismos.

Preguntas retricas.

5

IIMMAAGGEENN PPEERRSSOONNAALL

Actualmente, por parte de las empresas, organismos e instituciones, existe

una gran preocupacin por transmitir una imagen adecuada. Todo empleado es

poseedor de una parte de la imagen de la empresa u organismo al que

pertenece o representa. Es una responsabilidad que no puede ni debe soslayarse.

La imagen personal y profesional que proyecta un asistente presenta un doble

aspecto:

1) De la imagen con miras al interior de la empresa donde trabaja depender en

gran medida el xito de su carrera profesional a corto y mediano plazo,

repercutiendo la imagen en las relaciones puramente personales en el seno de la

empresa.

2) Y considerando que parte de sus funciones tiene que ver con las relaciones entre

empresas u organismos, es evidente que la imagen del asistente cobra un papel

suficientemente importante como para determinar la calidad de las relaciones.-

Los elementos que contribuyen a formar la imagen que proyectamos son: Escrito,

Oral, y Corporal:

Escrito: su labor consiste en la preparacin de todo tipo de correspondencia o

informes que le dicta su jefe, teniendo en cuenta aspectos importantes como:

vocabulario utilizado en cada situacin, la extensin del escrito, sencillez y claridad

en la expresin.

Oral: el trabajo del asistente requiere el uso constante de la comunicacin hablada,

en persona y a travs del telfono fundamentalmente. Una expresin correcta, fluida

y adecuada en cada ocasin es el fruto de la educacin y del nivel cultural que se

posea. No hay que olvidar que somos lo que decimos. Algunas pautas bsicas

serian: La claridad y concisin al hablar. La expresin debe ser firme a la vez

pausada y tranquila, se debe poner nfasis solo en determinadas palabras.- Hay que

tener presente la necesidad de los silencios cuando nos comunicamos, hay que

saber hablar y dejar hablar. Un asistente debe dejar hablar a su interlocutor y no

tratar de imponer su criterio subiendo en exceso el tono de su voz.

Corporal: en el contacto directo entre las personal, tanto en el mbito personal

como laboral, lo primero que se destaca es la propia presencia fsica la imagen

6

corporal, esta imagen es producto de sumar la expresin facial, la expresin

corporal y el atuendo, la cara es el espejo del alma. Cada uno tiene su

personalidad propia y el hecho de desempear un trabajo no significa que vayamos a

dejar de ser quienes somos. Pero el tener que interactuar constantemente con los

dems, nos obliga a hacer un esfuerzo por mejorar nuestra imagen personal y

profesional. Un principio bsico seria: - No mostrar abiertamente un estado de

enfado (aunque tengamos motivos suficientes que lo justifiquen), esto significa evitar

gestos adustos y serios. -Nuestra expresin debe ser amistosa y transmitir

cordialidad. Evitar la monotona de nuestra expresin. No cubrir la cara con las

manos o con algn objeto cuando estamos hablando con otra persona. hay que

mirar de frente y a los ojos a nuestro interlocutor, con naturalidad y confianza.

En lo referente al atuendo debe ser concordante con la imagen a proyectar,

brindando una sensacin de eficiencia, seriedad, rigor, sobriedad, madurez y

sencillez.

IMAGEN PERSONAL

ESCRITO

Vocabulario

Sencillez y claridad en la expresin

ORALExpresin correcta

y fluida

CORPORALExpresin facial,

corporal y el atuendo

7

RREEDDAACCCCIIOONN DDEE EESSCCRRIITTOOSS JJUUDDIICCIIAALLEESS

Los escritos son: Presentaciones efectuadas en el expediente por las partes, por sus

auxiliares o por terceros mediante las cuales se formulan peticiones o meras

manifestaciones.

REQUISITOS PARA LA CONFECCION:

Organizacin de datos comn a todo escrito.

Copias.

Lugar de presentacin.

Recepcin de los escritos: Cargo.

Constancia para el presentante de la recepcin. Recibo.

REQUISITOS CONFECCIN ESCRITOS JUDICIALES

DOBLE FAZ (papel oficio o A4)

MARGENES SIMETRICOS: superior e izquierdo de 5 cm. Y derecho e inferior de 2,5

cm.

FUENTE: Tahoma, Arial o Times New Roman 12;

COLOR DE FUENTE: Negro

INTERLINEADO: 1,5

ALINEACION: Justificado

IDIOMA: Nacional, o traducidos o por medio de interprete. Art. 115 CPC y CN.

LEGIBLE. Sin claros o espacios sin completar

Rigen las normas del Reglamento para La Justicia Nacional (RJN): Acordada del 17-

12-1952, artculos:

46: tinta negra; las firmas deben ser aclaradas; los abogados o procuradores

debern indicar el tomo y folio o N de matrcula de su inscripcin.

47: (en domicilio ver Arts. 40 y 41 CPC y CN)

48: agregacin de documentos: de forma tal que sean legibles en su totalidad.

45: Cargo: al pie de todos los escritos deber ponerse el cargo de presentacin

autorizado por el prosecretario administrativo, con indicacin del da y de la

hora.

8

ORGANIZACION COMUN A TODO ESCRITO:

1) ENCABEZAMIENTO

2) CUERPO PRINCIPAL

3) CIERRE

4) FIRMAS

(1) ENCABEZAMIENTO: DEBER INCLUIR (Art. 46 RJN):

A. SUMARIO: Ttulo. Resumen y anticipa el contenido del cuerpo principal del

escrito. Se coloca en el margen superior izquierdo en letras maysculas, subrayado

y en negrita. (Ej.: INICIA DEMANDA)

B. DESTINATARIO: A QUIN SE DIRIGE?: Seor Juez; Excelentsimo tribunal. Las

cmaras tendrn el tratamiento de Excelentsima Cmara (LEY 1.893)

C. PRESENTACION: Quien se presenta debe hacer saber una serie de circunstancias

que enmarcan el acto procesal intentado, a saber:

PRESENTANTE: Nombre y Apellido

DOMICILIO: Denuncia de domicilio real y constitucin de domicilio procesal

legal, indicando calle y nmero.

CARATULA. Enunciacin precisa de la cartula del expediente y nmero de

expediente asignado por la oficina judicial que corresponda. EI acto procesal

debe entenderse realizado en el expediente. Indicado en el escrito. Asignacin

Al escrito inicial deber agregarse con el carcter de declaracin jurada, la

planilla de incorporacin de datos que contendr las constancias de identidad

en ella indicadas y la manifestacin del profesional firmante acerca de si

solicita medidas precautorias, preliminares o de prueba anticipada. Cada

juzgado ser responsable de la impresin de la cartula de cada proceso, en la

que se incluirn la fecha de su asignacin, la categora, el cdigo, la clase de

proceso, el objeto y los nmeros de expediente, de Juzgado, de Fiscala, de

Defensora Pblica de Menores e Incapaces y de Defensora Pblica Oficial y los

nombres de sus titulares y de las partes, etc.

ABOGADO. Indicacin del abogado patrocinante (nombre, Tomo y Folio

correspondiente a la matrcula del Colegio Pblico de Abogados, el nmero de

telfono de su estudio o lugar donde pudiese ser ubicado (suele indicarse a

dems la direccin de correo electrnico del abogado); patrocinio obligatorio

9

(Art. 56 CPC y CN): si falta la firma del letrado, "se tendr por no presentado y

se devolver al firmante, sin ms ni recursos".

MODO DE DIRIGIRSE: a V. S. digo V. S. abreviatura de Vuestra Seora.

(2) CUERPO PRINCIPAL

Estilo forense. Manera de expresarse:

El abogado debe abstenerse de expresiones indebidas o injuriosas, as como evitar

la maledicencia del cliente hacia el adversario o su letrado, omitiendo verter

expresiones deshonrosas, hirientes, irrespetuosas o juicios de valor. El actuar del

abogado debe caracterizarse por la defensa de los intereses confiados, cuidando

que no slo el contenido sino tambin la forma se adecuen a la jerarqua

profesional.

Facultad del juez de disponer testar frases injuriosas que contengan los escritos.

(Art. 35, inciso 1 CPC y CN).

Conforma el contenido esencial el que se encuentra conformado por tres tems

bsicos:

HECHOS.

DERECHO.

POSTULACION

(3) CIERRE

FORMULA: al finalizar en ubicacin centro - derecha del escrito y antes de las firmas

se coloca en negrita la siguiente frmula:

"Proveer de conformidad

SERA JUSTICIA

(4) FIRMAS

Son una condicin esencial para la validez del escrito (Art. 1012 CC). Segn que el

abogado acte como:

A. Patrocinante: firma los escritos conjuntamente con la parte, pero el que se

manifiesta es la parte. En los escritos de mero trmite (ej.: Autoriza) no se

requiere firma de parte.

10

B. Apoderado: firma solo l. Acta mediante representacin, con poder general o

especial que le otorga su mandante.

C. Ubicacin de las firmas: de tratarse de una presentacin por derecho propio,

la firma de la parte deber ubicarse a la derecha mientras que la del abogado

se ubicar a la izquierda. En el caso de presentarse mediante apoderado, la

firma del mismo se ubicar a la derecha.

D. Las firmas: debern ser seguidas de sus correspondientes aclaraciones (nombre

y apellido del firmante, ms nmero de tomo y folio si se trata del abogado).

COPIAS:

Art. 120 CPC y CN: tantas copias como partes intervengan, salvo que se hayan

unificado la representacin. (Debera decir "tantas copias como sujetos procesales

existan litigando").

LUGAR DE PRESENTACION.

Pesa sobre el litigante interesado la carga de presentar los escritos en el juzgado y

secretara al cual estuvieran dirigidos. Los Juzgados disponen de una mesa de

entradas para la consulta del expediente y recepcin de escritos.

RECEPCION DE LOS ESCRITOS. CARGO.

Es la atestacin emanada del secretario del tribunal haciendo constar el ao, mes,

da y hora en que se present el escrito. Tiene por objeto dar fecha cierta a la

presentacin, en tanto el mismo puede estar sometido a condiciones de tiempo

que gravitan sabr su eficacia, art. 45 RJN. El cargo puesto al pie de los escritos

ser autorizado por el oficial o jefe de despacho. Si La Corte Suprema o las

cmaras hubieren dispuesto que la fecha y hora de presentacin de los escritos se

registre con fechador mecnico, el cargo quedar integrado con la firma del

oficial primero o jefe, a continuacin de la constancia del fechador.

CONSTANCIA DE LA PRESENTACION DE LOS ESCRITOS:

Recibos de escritos. A requerimiento verbal de las partes o sus letrados los

tribunales debern firmar, sellar y datar las copias de los escritos que le sean

presentados.

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Formas que deben observar los escritos y resoluciones judiciales.

La Suprema Corte de Justicia con asistencia de La Procuracin General considero que

era necesario:

Reiterar las exigencias del art.118 del CPC y Comercial respecto a los escritos

judiciales.

Actualizar las reglamentaciones sobre la forma que deben observar los escritos

judiciales, dictmenes periciales y las resoluciones judiciales.

Atender a la preservacin de los expedientes judiciales en los cuales hay

incumplimiento del deber de consignar en cada escrito el nombre y rol procesal

de la persona representada y la indicacin del domicilio constituido.

Adecuar las reglamentaciones vigentes al uso de computadoras personales para la

confeccin de escritos y resoluciones judiciales que han sido realizados sin doble

espacio y a veces anulando el reverso, lo que produce dificultad para la lectura y

aumento en el volumen de los expedientes.

Documentos admitidos:

Ciudadanos nativos o naturalizados DNI/DNI-IF, LE; LC.

Extranjeros: DNI para extranjeros; CI (cdula de identidad); PASS (pasaporte)

En las causas que se acta como apoderado el nmero de documento puede

obtenerse de la fotocopia firmada del poder.

En las sucesiones se obtiene de La Partida de Defuncin, si se ha omitido se

incorpora el nmero de documento que reste en poder de los causahabientes.

Personas jurdicas fotocopia del comprobante expedido por La Administracin

Federal de Ingresos Pblicos en el que conste la razn social y el nmero de CUIT.

En presentaciones posteriores este requisito solo ser necesario si hay modificaciones

de datos sobre la identidad del representante o patrocinados.

El juzgado o tribunal agregar al expediente la copia del formulario y remitir dentro

de las 24 horas a la Receptora de Expedientes el original para la toma de

conocimiento y actualizacin de los registros que corresponda.

Los magistrados y funcionarios deben exigir el cumplimiento de lo dispuesto por el

art.118 del Cd. Proc. Civil y Comercial para lo cual deber instruirse al personal

de mesa de entrada para que verifiquen cada presentacin y en su caso solicitar que

se completen los datos faltantes.

12

Confeccin de los escritos o de los originales que deban agregarse al expediente:

Papel obra primera alisado de 70 gr como mnimo.

Medida 29,7 cm de largo y 21 cm de ancho (oficio o A4).

Espacio 1,5 con un mximo de 30 lneas por carilla.

Utilizar anverso y reverso de cada hoja.

Margen izquierdo de 5 cm.

Margen derecho de 2.5 cm.

Margen superior de 5 cm.

Margen inferior de 2,5 cm.

Podrn usarse hojas de arrastre continuo debiendo retirrseles las tiras laterales

perforadas.

Art.118 del Cd. Proc. Civil y Comercial - Redaccin de los escritos:

Confeccionarse con tinta negra o azul negra.

Manuscrito o a mquina en caracteres legibles y sin claros.

Encabezarse con la expresin de su objeto.

Nombre de quien lo presente.

Domicilio constituido.

Enunciacin precisa de la cartula del expediente.

Las personas que acten por terceros debern expresar en cada escrito:

El nombre de sus representados, cuando fueren varios remitirse a los

instrumentos que acrediten la personera.

Estar firmados por los interesados.

Las copias para traslado con idntico contenido al del original pueden ser

confeccionadas a simple faz.

El cargo puesto a los escritos judiciales deber indicar el nmero de copias que se

acompaen, las cuales permanecern en secretara por un plazo mnimo de dos

meses quedando bajo la responsabilidad del titular del organismo la eleccin del

sistema de resguardo y conservacin de las copias, las cuales no pueden ser

agregadas al expediente.

Art.120 del Cd. Proc. Civil y Comercial. Copias. Todo escrito que deba darse vista,

o traslado, contestaciones, que ofrezcan prueba, promuevan incidentes, constitucin

13

de nuevo domicilio y cualquier documento agregado a ellos, deber ser acompaado

por tantas copias firmadas como partes intervengan.

Si no se cumple con el requisito o no se subsana la omisin dentro del da siguiente se

tendr como no presentado el escrito o documento hacindose devolucin de los

mismos al interesado y dejndose constancia en el expediente.

Art.124 del Cd. Proc. Civil y Comercial. Cargo. El cargo puesto al pie de los

escritos ser autorizado por el secretario o por el oficial o jefe de despacho.

Las cmaras podrn disponer que la fecha y hora de presentacin de escritos se

registre con fechador mecnico, con lo cual el cargo quedara integrado con la firma

del secretario o del oficial primero.

Si el escrito no se presenta dentro del horario judicial del da en que venciere el

plazo podr ser entregado en la secretaria correspondiente dentro de las dos

primeras horas del despacho el da hbil inmediato.

Las sentencias definitivas e interlocutorias, las regulaciones de honorarios se

confeccionaran:

A mquina manual elctrica o electrnica.

En papel membrete suministrado.

Con doble espacio.

Sin lneas en blanco

30 lneas por carilla como mximo

Margen izquierdo de 5 cm

Margen derecho de 1,5 cm.

La firma de los magistrados o funcionarios deber ser aclarada con sello de goma, a

mquina o en letra de imprenta.

Debern ser registradas todas las sentencias definitivas y autos interlocutorios con

fuerza de tales o que decidan artculos quedan comprendidos las declaratorias de

herederos y toda resolucin que termine procesos de jurisdiccin voluntaria. El

segundo ejemplar de las resoluciones y sentencias que deban ser registradas podr

ser una copia carbnica, una fotocopia o un segundo original, que firmaran los jueces

y secretarios intervinientes.

14

Ejemplar no incorporado a la causa ser registrado cronolgicamente segn el

nmero de orden que le corresponda de manera ascendente observndose una

numeracin anual, con inicio en el primer da hbil y fin en el ltimo da hbil.

Si se dicta sentencia final en procesos de conocimiento o de ejecucin deber

dejarse constancia del domicilio en que se practico la intimacin al ejecutado o el

traslado de la demanda y la notificacin de la declaracin de rebelda al accionado.

Art.40. Domicilio. Toda persona que litigue por propio derecho o en representacin

de tercero debe constituir domicilio legal dentro del permetro de la ciudad que sea

asiento del juzgado o tribunal, pues se diligenciaran en ese domicilio todas las

notificaciones que no deban serlo en el real.

Art.41. La falta de constitucin y denuncia de domicilio hace que quede

automticamente constituido el domicilio legal en los estrados del juzgado o

tribunal, salvo el caso del segundo prrafo de art.59 (declaracin de rebelda: la cual

se notificar por cdula o por edictos durante dos das. Las sucesivas resoluciones se

tendrn por notificadas por ministerio de la ley).

Art.60. Efecto. La rebelda no alterara la secuela regular del proceso. La sentencia

ser pronunciada segn el mrito de la causa y lo establecido en el art. 354 inc.1.

La cmara de apelacin podr obviar la firma por separado de acuerdo y sentencia

que formen parte de un mismo acto, siendo suficiente la rbrica al final del fallo.

Todos los tribunales debern llevar:

Un registro para sus sentencias definitivas.

Un registro para las sentencias interlocutorias.

Un registro para la regulacin de honorarios.

Cada libro como mnimo deber llevar un ndice por actor, causante o procesado.

Los libros sern custodiados por los secretarios y sern conservados en la secretaria a

la que correspondan.

Los Juzgados de primera instancia; juzgados de paz letrada; tribunales de menores;

juzgado notarial dentro de los primeros 15 das hbiles siguientes a la finalizacin de

cada ao elevaran los libros de registro a La Cmara de Apelaciones para su rbrica.

Dictmenes de los peritos de lista deben seguir las reglas exigidas para los escritos

judiciales.

15

Dictmenes de peritos oficiales se aplican las reglas sealadas para las resoluciones

judiciales.

En los juzgados y tribunales los expedientes sern compaginados en cuerpos que no

excedan de doscientas fojas; salvo que los escritos y documentos formen una sola

pieza. Los expedientes debern estar cocidos, sin broches metlicos, la costura ser

nica, no se puede agregar una pieza sin eliminarse la costura anterior.

Los magistrados y funcionarios podrn optar por el uso del sistema de carpetas

plsticas y broches pasantes para la compaginacin de expedientes hasta la

finalizacin de su trmite.

Los profesionales podrn al iniciar las causas acompaar carpetas con broches

pasantes, segn las especificaciones tcnicas de la Subsecretaria de Administracin y

delegaciones departamentales.

Si la causa es archivada o paralizada se retira la carpeta y se cose.

Los expedientes tendrn una cartula y contra caratula para resguardar a la ltima

actuacin agregada.

En la cartula se debe indicar el nombre de las partes y el objeto del juicio, el

juzgado o tribunal donde tramiten, la secretara actuara y el ao de iniciacin.

Si los litigantes fueran varios la cartula podr tener el nombre de uno de ellos con el

agregado de y otro o y otros.

El empleado administrativo de mayor jerarqua de la secretaria o tribunal ser

responsable de controlar la foliatura de las causas y deber verificar que cada escrito

o resolucin que se incorpore sea debidamente foliado.

Todo cambio o modificacin de la foliatura original del expediente deber ser

dispuesta expresamente por el titular del juzgado o tribunal, dejndose constancia

en la primera foja de dicha decisin.

La documentacin adjuntada con el escrito de la demanda, su contestacin,

reconvencin o cualquier otro escrito deber ser foliada.

Los cuadernos de prueba llevaran una cartula de distinto color a la del principal y

tendrn una foliatura independiente al pie de cada foja.

16

Si han de ser incorporados al principal se agregara primero el cuaderno de la parte

actora y luego el de la demandada y sern foliados segn el orden del principal.

Los documentos debern agregarse en forma que permita ntegramente su lectura, si

no tiene margen izquierdo sern agregados sobre una hoja separada que se unir a

los autos.

El secretario o empleado administrativo de mayor jerarqua de la secretara o del

tribunal dejar debida constancia en el lugar del desglose que se practique en el

expediente indicando la foja en que fue ordenado el mismo.

Cuando se reincorporen piezas desglosadas deber hacerse en el lugar en que

originariamente estaban.

17

REDACCION DE

ESCRITOS JUDICIALES

REQUISTOS DE

CONFECCION

ORGANIZACIN

COMN

ENCABEZAMIENTO

SUMARIO

DESTINATARIO

PRESENTACION

PRESENTANTE

DOMICILIO

CARATULA

ABOGADO

MODO DE DIRIGIRSE

CUERPO PINCIPAL

CIERRE

FIRMAS

Doble Fax.

Mrgenes Simtricos.

Fuente.

Color de Fuente.

Interlineado.

Alineacin.

Idioma.

Legible.

18

DDEETTAALLLLEESS DDEE EEXXPPRREESSIIOONN EE IINNTTEERRPPRREETTAACCIIOONN DDEE UUNN EESSCCRRIITTOO

1. Aclaraciones Preliminares:

A) Frente a la necesidad de dar un mnimo de coherencia a los escritos presentados

por los distintos profesionales que litigan en casos judiciales en representacin, se

han desarrollado estas reglas mnimas de estilo para redactar escritos.

Este conjunto de reglas comprende determinadas pautas convencionales

vinculadas al estilo, por un lado, y diversas cuestiones referidas al uso correcto

del idioma castellano, por el otro.

Entre las pautas convencionales, debemos comenzar por el principio. En cuanto

abrimos un nuevo documento con el objeto de redactar un escrito, debemos llevar

a cabo los pasos siguientes:

Ttulo de los escritos en negrita, versales y justificados a la derecha.

Sr. Juez o Sra. Jueza, Sres. Jueces/Sras. Juezas/ Sras. Juezas y Sres. Jueces.

No usar V.S., V.E., Exma. Cmara ni otras frmulas similares.

Los apellidos en versales/versalitas, no maysculas.

A pesar de que no representamos a los clientes, es recomendable hacerles

saber a los jueces que el patrocinio lo hace un abogado de la institucin.

Secretara va con maysculas porque es nombre propio. El trmino

tribunal, en este contexto, no es nombre propio, pero s lo sera el trmino

Juzgado. Identifiquen siempre el nmero de causa y el nombre, evitando el

caratulada, que es lenguaje periodstico.

Aun cuando no es necesario, es conveniente agregar en los escritos posteriores

manteniendo el domicilio procesal en para evitar confusiones si se ha

cambiado el domicilio en algn momento.

Para los nmeros cardinales utilizar el cerillo, y no abreviaturas tales como

1ro. o similares. Cuando se trata de Salas de Cmara, si van nmeros romanos

no se debe utilizar el cerillo, pues los nmeros romanos son ordinales.

El me presento slo se usa la primera vez.

Evitar el respetuosamente digo. Uno es respetuoso por la forma en que dice

las cosas, no porque dice serlo.

Es incorrecto usar el presente escrito.

Fundar mnimamente la regla jurdica que invocamos para justificar nuestra

pretensin.

No nos auto titulemos Dr. /Dra., si no lo somos.

19

Jams comenzar un prrafo con el trmino Que... o con un gerundio. El uso

correcto del gerundio est sujeto a reglas que casi nadie.

Cuando hacemos mencin al idioma castellano no nos referimos al dialecto que

se utiliza en tribunales.

Cuando se trata de una enumeracin, es conveniente como en los prrafos

anteriores formularla como lista. Si el captulo del escrito no es lo suficientemente

extenso para justificar el uso de subttulos, se puede recurrir al uso de nmeros

romanos al comienzo de cada serie de prrafos.

B) Cuando se utilizan subttulos, se debe incluir todos los caracteres que sirven para

identificarlo, para evitar confusiones.

20

LLAA DDEEMMAANNDDAA

I. Cuando se trata de hacer una cita textual, no se debe usar bastardilla, pues

la cita textual debe respetar exactamente el contenido y el estilo del texto que

citamos.

As, por ejemplo, podemos citar:

El Relator Especial para La Libertad de Expresin reconoce que la libertad de

expresin contempla una amplia gama de actividades que afectan a todos los

individuos. En el presente informe se hace mencin slo a algunos de la amplia

variedad de temas que afectan a la libertad de expresin. Oportunamente, La

Relatora continuar emitiendo informes que cubran otras reas relacionadas con

este derecho fundamental y que no son cubiertas en este informe

(COMISIN INTERAMERICANA DE DERECHOS HUMANOS, Informe Anual vol. III, p. 1,

destacado agregado)

Si la enumeracin alcanzar al menos 10 puntos, agregar un cero antes de los

nueve primeros, para que la alineacin resulte pareja.

La carpeta del caso slo debe llevar el nombre que identifica al caso (que

puede ser el nombre del acusador, del imputado, o whatever). Para evitar

repetir el nombre del caso en todos los documentos, se crea la carpeta del

caso y despus se numeran los documentos a medida en que se van

produciendo (por ej.: 01. Designa defensores; 02. Solicita fotocopias;

03. Memo defendido; y as).

El primer subttulo debe ir a continuacin del ttulo del captulo.

No conviene agregar ms divisiones que estas dos, pues nos quedamos sin

smbolos que distingan claramente el rango del ttulo. Esos escritos que

recurren a designaciones tales como II. A. 1. 1. 1; II. A. 1. 1. 2, terminan por

confundir hasta a quien los redacta.

Si deseamos destacar una o ms palabras, se debe usar bastardilla. Cuando la

bastardilla aparece en una cita textual se debe destacar si fue agregada

(destacado agregado) o era del texto original (destacado en el original).

Jams se destaca en el texto con negrita o subrayado.

La referencia de la cita se hace en el cuerpo del escrito. En principio, no se

deben insertar notas al pie.

21

Cuando agregamos alguna palabra en una cita textual, se debe utilizar corchetes,

de otro modo [si no usamos los corchetes] no quedara claro si el agregado pertenece

o no21 al texto original.

Si deseamos obviar alguna parte del texto citado, se debe reemplazar por tres

puntos suspensivos, sin parntesis y pegados a la izquierda. Esta manera de citar

indica que se trata del mismo prrafo.

Si queremos citar de dos prrafos diferentes y seguidos:

deberamos hacer lo siguiente

Sin embargo, esto no es todo.

De esta manera, queda claro que se trata de dos prrafos diferentes. Si citramos de

dos prrafos que no son consecutivos, debemos citar del siguiente modo:

Considerando que las normas que rigen el ejercicio de los cargos judiciales deben

tener por objeto que los jueces puedan actuar de conformidad con esos principios,

Considerando que los jueces son los encargados de adoptar la decisin definitiva con

respecto a la vida, la libertad, los derechos, los deberes y los bienes de los

ciudadanos,Considerando que, por consiguiente, es pertinente que se examine en

primer lugar la funcin de los jueces en relacin con el sistema de justicia y la

importancia de su seleccin, capacitacin y conducta,

Los siguientes principios bsicos, formulados para ayudar a los Estados Miembros en

su tarea de garantizar y promover la independencia de la judicatura, deben ser

tenidos en cuenta y respetados por los gobiernos en el marco de la legislacin y la

prctica nacionales y ser puestos en conocimiento de los jueces, los abogados, los

miembros de los poderes ejecutivo y legislativo y el pblico en general. Estos

principios se han elaborado teniendo presentes principalmente a los jueces

profesionales, pero se aplican igualmente, cuando sea procedente, a los jueces legos

donde stos existan.

II. Algunos errores comunes que hay que evitar:

La palabra rol, en castellano, es un papel que se llena para dar salida de un

puerto a una embarcacin, se debe usar papel o posicin.

Injerencia se escribe con j.

Eviten el uso de la expresin el mismo. Siempre puede ser reemplazada por

ste, aqul o similar.

Eviten el uso de gerundios, pocas personas conocen las reglas de su uso correcto.

22

De acuerdo a y en base a son incorrectos. Se dice de acuerdo con y sobre

la base de o con base en.

Cuando se encierra una o ms palabras entre guiones, se usan los guiones largos,

el primero pegado a la primera palabra y el que cierra pegado a la ltima

palabra. El guin corto cumple otra funcin (separa en slabas y separa palabras

compuestas); el guin largo es para aclaraciones u oraciones subordinadas.

A veces es mejor usar smbolos como los circulitos o guiones cortos, porque el

Word puede reenumerar dos listas diferentes con varios prrafos entre s de

manera correlativa, de manera tal que el primer punto de la segunda lista v.

gr., sea el siguiente al ltimo punto de la primera lista v. gr., Cuando se

explican circunstancias confusas, es aconsejable utilizar ejemplos.

Las abreviaturas de cuerpos normativos van sin los puntos: Constitucin Nacional,

CN; Cdigo Procesal Penal de La Nacin, CPP Nacin; Convencin Americana

sobre23 Derechos Humanos, CADH.

Si van a usar abreviaturas, la primera mencin debe ser completa: Segn el art.

8.1 de La Convencin Americana sobre Derechos Humanos24 en adelante, La

Convencin Americana, La Convencin, o La CADH.

Evitar los latinazos innecesarios, tales como ut supra.

Hacer correcto uso de las maysculas. Las palabras juez, tribunal,

derecho, poder judicial, fiscal, querellante, etc., no llevan maysculas.

No utilizar el trmino apelar como sinnimo de recurrir o impugnar.

Presentar un caso ante La Comisin Interamericana es presentar una peticin, no

denunciar ni recurrir.

III Si se trata de un escrito complejo, es aconsejable que agreguen uno o ms

apartados con conclusiones, donde sinteticen las ideas, circunstancias o argumentos

centrales.

Las oraciones y los prrafos breves tornan ms comprensible y ms soportable la

lectura de un escrito. Cada vez que noten que la idea que pretenden transmitir no

vara si se elimina una o ms palabras, o una o ms oraciones, significa que sobran.

IV Utilicen la fuerza emotiva del lenguaje. Si defienden, el imputado es el Sr. Ral

FRNNDEZ, el Prof. FERNNDEZ o el Dr. FERNNDEZ. El fiscal es el acusador

estatal, el querellante es el acusador privado o el perseguidor particular.

No abusen de los destacados, porque pierden fuerza. Si leen el texto de algunos

autores vern que un 70 % del texto est en bastardillas. Este abuso de la bastardilla

hace que se desperdicie el efecto buscado. Tampoco cometan el error de poner

23

signos de preguntas (?) o de admiracin por todos lados (!). Todos los (sic) estn de

sobra cuando estn citando textualmente.

Claramente, estos ltimos prrafos no son conclusiones. Son una serie desordenada

de consejos de quien tiene vicios de corrector. Y aqu van ms:

Cuantas ms personas intervengan en la discusin, correccin y anlisis del

escrito, mejor. Eso no significa que deban andar persiguiendo colegas para

que lean todo lo que escriben. En este aspecto, es ms fructfero saber elegir

qu escrito debe ser revisado por otra persona y quin es el mejor candidato

para hacerlo. Al contrario de lo que indicara el sentido comn, optar por un

abogado en la medida en que sea inteligente, como todos los abogados de

nuestra institucin que no es experto en la materia puede resultar sumamente

enriquecedor

Es sobre y no de.

No usen la terminologa que utiliza la Corte cuando no sabe muy bien de qu

est hablando. No argumenten con conceptos grandilocuentes pero vacos de

sentido tales como debido proceso, derecho de defensa.

24

OORRGGAANNIIZZAACCIINN DDEELL TTRRAABBAAJJOO

Archivos Organizacin y Manejo del Tiempo - El Manejo de Agenda - Orden en la

Oficina - Correspondencia.

Cada uno de los elementos y conceptos tericos dispuestos pretenden orientarlo a

usted como responsable del archivo de su dependencia sobre la manera como debe

administrar y disponer su documentacin al servicio, desarrollo y crecimiento de su

rea.

Los objetivos que se pretenden alcanzar son:

Que todo el personal interno conozca los fundamentos terico-prcticos,

sobre la organizacin del Archivo de oficina, teniendo en cuenta la

importancia del Sistema de Archivos.

Fijar las pautas para el proceso de administracin, organizacin, conservacin

y consulta de la informacin.

ARCHIVO

Se entiende por Archivo como el sistema de conservacin de la documentacin

recibida y producida en cada dependencia, la cual se encuentra en trmite y sujeta a

constante utilizacin y consulta. En el proceso de recepcin, produccin,

distribucin, identificacin, clasificacin y almacenamiento por los funcionarios

responsables de su custodia.

La estructura final de la clasificacin y la organizacin del archivo de cada

dependencia es una responsabilidad compartida entre el o los responsables del

archivo y el jefe de la dependencia.

Organizacin Documental

El archivo de oficina est compuesto por los documentos que se producen como

resultado de la ejecucin de las funciones propias de la dependencia. La organizacin

documental de Archivos consiste en agruparlos de acuerdo con la serie y sub-serie

documental a la que pertenece la cual ha sido definida en el Cuadro de Clasificacin

Documental. Dentro de cada serie, los expedientes que la forman debern ser

individualizados, manteniendo agrupados todos los documentos que los integran en el

orden en que se han producido.

Clasificacin Documental

Actividad intelectual que consiste en dividir o separar conjuntos de elementos,

estableciendo clases o grupos. Los archivos como unidades organizadas, se clasifican

25

de acuerdo con la estructura y funciones de las entidades productoras y con miras a

la utilizacin administrativa, jurdica y cientfica. Para clasificar los documentos se

debe recurrir al Cuadro de Clasificacin Documental, herramienta que permite

codificar e identificar cada una de las series, sub-series y tipologas documentales,

en cada dependencia.

Serie Documental: Conjunto de tipos documentales de estructura y contenido

homogneos producidos por cada dependencia en el cumplimiento de sus funciones.

Ejemplo: ACTAS, CONTRATOS, CONVENIOS.

Sub-serie Documental: Divisin de las series documentales de acuerdo con asuntos

especficos. Ejemplo: Actas de Compras.

Tipologa Documental: Especie documental que revela el contenido y la estructura

fsica del documento. Ejemplo: Facturas, Solicitudes de Cheque, Plizas.

Documentos Facilitativos

Aquellos que soportan trmites comunes en todas las entidades, tales como:

circulares, nmina, solicitud de elementos, entre otros.

Documentos Especficos o Sustantivos

Aquellos generados o recibidos como producto de las actividades especificas de cada

dependencia o del estudio jurdico; tales como notas, programas, etc.

Elementos del Archivo

Los siguientes son los elementos requeridos para la organizacin del Archivo.

Carpetas Tamao oficio.

Gua Afuera tamao oficio.

Rtulos autoadhesivos para la marcacin de las carpetas.

Sistema de Archivo rodante o archivadores verticales.

Cada sistema de archivo debe disponer de llave para seguridad de la

documentacin.

Ordenacin de Documentos.

Ordenacin Cronolgica

Ubicacin de los documentos en el tiempo y con relacin a este, en forma

ascendente por ao, mes y da.

Ordenacin Numrica

26

Algunos documentos deben ordenarse en forma numrica ascendente, en la que el

primer nmero corresponde al primer documento almacenado en la unidad de

conservacin.

Dentro de las carpetas los documentos se ordenarn en forma numrica y cronolgica

ascendente, evitando guardar duplicados.

Descripcin de pasos para la organizacin del Archivo.

Recepcin por parte del personal responsable del trmite de la documentacin para

su almacenamiento y conservacin en el Archivo.

Verificacin del cumplimiento total o parcial del trmite respectivo.

Organizacin de la documentacin recibida de acuerdo con la serie / sub-serie

documental administrada por la dependencia verificando su clasificacin de acuerdo

con el cuadro de clasificacin documental

Verificacin de la ordenacin de la documentacin y almacenamiento en la unidad de

conservacin o soporte respectivo.

Las carpetas se abrirn y organizaran de acuerdo con las series documentales

establecidas en el cuadro de clasificacin documental.

No se deben abrir carpetas con el ttulo varios, o generalidades. Si se requiere

incluir una nueva serie o tipo documental se debe solicitar el cdigo al responsable

del Sistema de Archivo.

Almacenamiento

Las carpetas en el archivador o sistema de conservacin estarn organizadas de

izquierda a derecha, de arriba hacia abajo.

Los Archivadores son sistemas de almacenamiento que permiten la conservacin,

seguridad y buen manejo de los documentos, por lo tanto no deben guardarse en

ellos elementos que no cumplan esta funcin, tales como papelera, implementos de

oficina, equipos, impresoras, etc.

Prstamo

El prstamo de la documentacin se tramitar por intermedio de la persona

responsable de la administracin del Archivo ya sea para personal de la misma o de

otras dependencias.

La persona que retire del archivo una carpeta se har responsable por la integridad

de la misma en cuanto a los documentos que la conforman.

27

Para el retiro de una carpeta de archivo el solicitante diligenciarla los datos

requeridos en el formato de prstamo denominado Afuera.

La persona responsable de Archivo colocar el formato de prstamo Afuera en

reemplazo de la carpeta en el archivador hasta que se efecte la devolucin de la

documentacin.

Archivo Central o Archivo Intermedio

En l se agrupan documentos transferidos por los distintos Archivos, de acuerdo con

los tiempos dados en aos segn la Tabla de Retencin Documental, cuya consulta no

es tan frecuente, pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las

propias oficinas.

Tabla de Retencin Documental

Es un listado de series y tipos documentales por dependencia donde se asignan los

aos que determinan el tiempo de permanencia en cada una de las etapas de su ciclo

vital, as como su disposicin final una vez terminada la vigencia administrativa, legal

o fiscal.

Archivo Histrico

Es aquel al que se transfieren desde el Archivo Central los documentos de

conservacin permanente.

Recomendaciones

No son material de archivo: monografas, libros, revistas, recortes de prensa,

peridicos y en general cualquier tipo de material bibliogrfico, el cual debe ser

transferido a la biblioteca.

Nunca almacene en las carpetas elementos como: borradores de trabajos que fueron

presentados; manuscritos no oficiales; recortes de prensa; formatos y formas

obsoletas, sobres de correo cuando no constituyan piezas probatorias, libros, revistas

materiales impresos, en general y documentos duplicados.

Por otra parte, es necesario:

No dejar acumular la documentacin para archivar.

Tener claro qu documentos debe conservar cada cual en su archivo.

Evitar la duplicidad de un mismo documento.

Retirar los ganchos y clips a los documentos.

No alterar el documento: no doblar, no escribir en los documentos a lpiz.

28

Evitar el uso de A-Z.

No exceder el volumen documental de las carpetas.

Doblar el lomo de las carpetas.

Normalizar tamaos de material de conservacin adecuado con los muebles

de archivo.

Organizar cronolgicamente la documentacin.

Fechar y firma cada uno de los documentos.

Foliar los documentos una vez concluida la vigencia.

No archivar borradores.

Inventario actualizado y especfico de cada archivo.

En los archivos grandes donde se concentra gran volumen de informacin

documental se debe destinar dos personas responsables del proceso de

archivo y prstamo en caso de consulta.

En los archivadores donde guardan el archivo, deben evitar guardar elementos

y dems materiales que no pertenezcan al archivo.

Aplicar las indicaciones del cuadro de clasificacin para la organizacin fsica

de la documentacin.

Las Tcnicas de Clasificacin, Archivo y Procesamiento de La Informacin: son

procedimientos que nos orientan y proporcionan la informacin necesaria para poder

desenvolvernos ante el exigente mundo laboral en el que estamos trabajando. La

aplicacin de las mismas nos permitir el manejo de las tcnicas de secretariado

para una adecuada orientacin laboral y asistencia a nuestros superiores.

Nos orienta a adquirir los conocimientos necesarios para una correcta organizacin,

utilizacin y mantenimiento de los sistemas de archivos documental adecuado a las

necesidades de la organizacin

29

ARCHIVOS

Organizacin Documental

Clasificacin Documental

Documentos Facilitativos

Serie Documental

Sub-serie Documental

Tipologa Documental

Documentos Especficos o Sustantivos

Tcnicas de Clasificacin, Archivo

y Procesamiento de La Informacin

Elementos del Archivo

Archivo Central o Archivo Intermedio

Prstamo

Ordenacin de Documentos

Recomendaciones

Archivo Histrico

Tabla de Retencin Documental

Almacenamiento

Ordenacin Cronolgica

Ordenacin Numrica

No son material de archivo:

monografas, libros, revistas,

30

OORRGGAANNIIZZAACCIINN YY MMAANNEEJJOO DDEELL TTIIEEMMPPOO

Para muchas personas la organizacin es un desafo, pero sobre todo para los que

tienen la responsabilidad de mantener y administrar tareas ajenas.

Muchas veces la variedad de tareas en una oficina o en un estudio puede provocar la

apariencia de un falta de atencin y distraccin - y esto dificultan la organizacin y

administracin del tiempo y de las tareas, por lo que es necesario que el individuo

implemente varias estructuras y procesos as como el uso de herramientas tales como

agendas y recordatorios para su funcionamiento en la vida diaria.

Las agendas y las listas de tareas son tiles para estar al tanto de los trabajos

programados regularmente, los proyectos y sus fechas lmite, as como de las

citas.

Los temporizadores y las alarmas -- ya sea a travs de un reloj de pared, reloj

de pulsera, asistente personal digital o computadora -ayudan que el individuo

mantenga su rutina y sea puntual.

A prestar atencin al archivo de documentos, al procesamiento diario de la

correspondencia, al pago de facturas y a la realizacin de otras tareas

triviales diariamente.

Se deber conservar las carpetas clasificadoras codificadas por colores o algn

otro criterio fcil de identificar, las carpetas para archivo, entre otros,

resultan tiles para mantener ordenados los documentos.

Es importante destinar reas especficas para objetos como llaves, facturas y

otros artculos que puedan perderse con facilidad.

Hay que dividir los proyectos grandes y abrumadores en tareas ms pequeas

y manejables.

EL MANEJO DE AGENDA

El buen manejo de agenda es una habilidad muy valorada. Es un elemento clave en la

organizacin y la productividad de su oficina. Hay muchos aspectos del buen manejo

de agenda que todas las asistentes deberan conocer.

Adems, de la agenda, el secretario exitoso se basa en su conocimiento de los

entretelones de su puesto para marcar las reuniones de su jefe.

Imagnese que su jefe regresa de un viaje de negocios de cinco das y necesitar de

un tiempo adicional para ponerse al da con sus asuntos en la oficina y ser su

asistente el que tendr esto en cuenta al programar sus citas. Probablemente, dejar

libre ese da en la agenda de su jefe para que pueda ponerse al tanto con sus

31

cuestiones. Recuerde que no todos los espacios en blanco de la agenda de su jefe,

significan que est libre para una reunin.

Hay que comprender la importancia de esta distincin ya que, de lo contrario, el

secretario encarar el tema de la agenda como una tarea de administracin de

tiempo y pierde una buena oportunidad para destacarse.

Cuando su jefe tiene una reunin que sabe ser complicada, conviene protegerlo

llamados y visitas que lo distraigan de los temas importantes a ser tratados. De esta

manera, el jefe ser ms productivo y el secretario ser directamente responsable de

ese resultado.

Los equipos ideales de jefe/secretario o asistente son aquellos en los que la asistente

es responsable, junto con su jefe, de coordinar las citas. Cuando esto sucede,

seguramente estar utilizando una agenda o un calendario que han acordado

mutuamente. En el supuesto de que tanto el jefe como el secretario anoten en la

agenda por separado, cada uno debe tener su propia agenda. Adems, tal vez estn

utilizando agendas diferentes, tales como agendas de bolsillo, calendarios de

escritorio, tacos calendario, de pared, etc. Con todas estas agendas circulando qu

puede hacer el secretario para no olvidar las citas y mantenerlas a todas

actualizadas? No se necesita ser un genio para darse cuenta de que es indispensable

que el secretario y el jefe o jefes miren siempre la misma informacin.

Coordinacin de agendas

Cuando hay ms de una agenda en uso, toma la iniciativa. Debe pedirle a su jefe que

le permita consultarla regularmente.

Frecuencia Objetivo

Todas las maanas

Conversa con su jefe sobre los asuntos del da. Realiza los cambios

necesarios (agregar, eliminar, etc.). Contacta a las personas

afectadas por los cambios realizados en la agenda.

Semanalmente

Repase con su jefe los eventos de las prximas semanas. Esto

permitir tanto al secretario como al jefe tiempo para conversar

sobre el tema y realizar los cambios necesarios sin dejarlo para

ltimo momento.

Mensualmente

Compara los prximos tres meses de su agenda con su jefe. Esto les

dar tiempo suficiente para discutir, coordinar y preparar los

eventos futuros. Sugiere dejar en blanco algunas horas de esos das,

semanas o meses para que su jefe tenga tiempo de preparacin. La

32

coordinacin de las agendas permite al secretario conocer los

eventos futuros y estar enterado de lo que est por suceder en el

estudio o su lugar de trabajo.

Ocasionalmente, conversar con su jefe sobre el avance de los temas para poder

identificar los ajustes a realizar puede aumentar la productividad y reducir el estrs.

Sin duda, se puede agregar a los siguientes recordatorios. Por favor, no dejes de

hacerlo:

Adelntese a las necesidades del jefe. Esto reduce los apuros de ltimo

momento y la posibilidad de contar con todos los elementos y materiales

necesarios para la reunin en el debido momento.

Preprese para las urgencias crticas. Habr situaciones extraordinarias

debido a sucesos predecibles por los que se tendrn que hacer arreglos

excepcionales?, Se necesitar contratar personal eventual? Necesitar

ayuda de colegas? Podra ser tan bsico como pedir a un colega que atienda

las llamadas entrantes. Tiene que poder devolver el conflicto cuando tenga

un apuro

Si llegan correos a ltimo momento y la reunin ya ha comenzado, no deje de

hacrselo saber a su jefe.

Despus de la reunin

La reunin consta de tres partes: la pre-reunin, la reunin y la post-reunin. Esta

ltima es la que muchas veces se deja de lado. Alguien debe hacer el seguimiento de

los temas acordados en la reunin. Puede ayudar, preguntndole a su jefe cuando l

regresa de la reunin. Necesita algo para cumplir alguno de los temas acordados en

la reunin? Tambin puede preguntarle si hay plazos estipulados y qu debe

detectar en los correos entrantes.

Reuniones:

rea de reuniones, que le permite programar y organizar reuniones para las que

puede almacenar y distribuir el orden del da, imgenes, vnculos de documentos,

listas de asistentes y otra documentacin en una ubicacin a la que todos tienen

acceso. El rea de reuniones puede crearse automticamente cuando enva las

invitaciones a la reunin desde Outlook.

33

CLAVES RPIDAS PARA MANEJO DE AGENDA

Conocer las preferencias de manejo de agenda del jefe.

Dejar en blanco algunos espacios entre las citas anotadas para que su jefe

pueda devolver los llamados y atender algunos temas urgentes.

Evitar anotar reuniones justo despus del almuerzo

Evitar anotar citas los lunes a primer hora y los viernes a ltima hora

Calcular los tiempos de viaje cuando las reuniones se realicen fuera de la

oficina

Dejar en blanco algunos horarios por la maana para que el jefe se

organice

Dejar en blanco los horarios del fin de da para que el jefe pueda terminar

sus asuntos y prepararse para el da siguiente

Antes: No exista la tecnologa. Se anotaban las citas en agendas de papel.

Ahora: Los jefes y los secretarios conocen la tecnologa y muchos utilizan Blackberry,

Palm u otras herramientas electrnicas. Un buen asistente debe coordinar todas las

citas para que se cumplan, para que no se vea afectada la productividad y para

evitar inconvenientes, (Ej. Lo lamento, no puedo reunirme con usted el martes

porque se superpuso otra cita.) Realiza ms anlisis de informacin que su

antecesora. Utiliza su cerebro para ver el escenario completo. Qu significara

esto para mi jefe? Tendr tiempo para contestar los llamados? Qu tiene en su

agenda de aqu a dos o tres semanas? Agendar otra reunin para mi jefe despus

de dos reuniones complicadas?, Qu ser lo mejor para mi jefe?

Es importante contar con un calendario o almanaque para saber tambin las fechas

patrias, los das de los santos, cuando comienza y terminan cada semana, en que da

es navidad, noche buena, fin de ao, cuando no es laborable, y muchas cosas

personales que el calendario nos ayudar a recordar.

Es una herramienta muy importante el calendario tanto para la persona en forma

individual, como para el que trabaja en relacin de dependencia y el empleador.

Todos siempre necesitan tener a mano un almanaque, con las fechas importantes de

la semana, o los horarios del da con las reuniones, tareas, eventos que debe

cumplir. Tambin el uso del almanaque o calendario es ideal para los asistentes. Para

los grandes empresarios, y sus empleados, es bueno contar con la agenda o

calendario, porque de ella depender el 80% de una buena organizacin. Tambin se

utilizar para eventos, meetings, charlas, reuniones, cumpleaos, cuestiones

personales, saber de fechas importantes, los feriados, tener en mente algunas

34

efemrides, y trabajar siempre a la par de un almanaque es lo ms aconsejable. Las

estadsticas apuntan a que cualquier trabajo bien organizado, y disciplinado, es

debido al buen manejo de un almanaque, organizador, agenda, o calendario.

ORGANIZACIN Y MANEJO DEL TIEMPO

AGENDA

MANEJO DE AGENDA

Coordinacin de agendas

Frecuencia

Todas las

maanas

Semanalmente

Mensualmente

CLAVES RPIDAS PARA MANEJO DE AGENDA

Conocer las preferencias del jefe.

Dejar en blanco algunos espacios entre las citas.

Evitar anotar reuniones justo despus del almuerzo

Evitar anotar citas los lunes a primer hora y los viernes a ltima hora

Calcular los tiempos de viaje

Dejar en blanco algunos horarios por la maana

Dejar en blanco los horarios del fin de da.

Antes: Se anotaban

las citas en agendas de

papel.

Ahora: utilizan Blackberry, Palm u otras herramientas

electrnicas.

35

CCOORRRREESSPPOONNDDEENNCCIIAA..

Se debe llevar un registro con descripcin de la recepcin, registro y distribucin de

la correspondencia de entrada, y la confeccin y envo de la correspondencia de

salida y otras comunicaciones internas que pudiera ser til para una buena

interpretacin de la situacin.

Recepcin, registro y distribucin de correspondencia:

Correspondencia de entrada

Recepcin y clasificacin.

Apertura y comprobacin.

Numeracin y registro.

Distribucin.

Correspondencia de salida.

Confeccin de la correspondencia

Firmas.

Numeracin y registro.

Envo del correo.

Registro del fax.

La Carta es la base por lo menos el noventa por ciento de todas las

correspondencias. Es obvio, entonces, que la habilidad para escribir una buena carta

sea requisito indispensable y valioso para el secretario o auxiliar judicial

1) IMPORTANCIA DE LA CORRESPONDENCIA

Es un medio de comunicacin utilizado por el hombre desde hace muchos aos para

comunicarse con personas o individuos que estn a larga distancia o cerca con un

motivo muy variado. A lo largo del tiempo se han ido perfeccionando sus normas y

sus estilos hasta llegar a nuestros das que existe el e-mail que es la forma ms

rpida de enviar y asegurarse que la informacin llegue al destinatario.

2) DEFINE CORRESPONDENCIA

Es el trato reciproco entre dos personas mediante el intercambio de cartas, esquelas,

tarjetas, telegramas, catlogos, folletos, etc.

Estilos de las cartas

A) Estilo Bloque Extremo: es el estilo ms fcil y cmodo por cuanto todas las lneas

se escriben comenzando en el margen izquierdo del papel. Con este estilo

36

siempre se escribe a espacio sencillo; entre cada prrafo se dejan dos espacios

verticales.

B) Estilo Bloque: este estilo es muy parecido al bloque extremo. La diferencia

consiste en que la lnea de la fecha, la de despedida, la de antefirma y las de

firma se escriben comenzando desde el centro horizontal del papel.

C) Estilo Semibloque: es el estilo ms elegante y uno de los ms usados en el

Comercio. Este estilo mantiene las mismas caractersticas del estilo bloque y se

distingue porque cada prrafo comienza dejando una sangra de cinco a diez

espacios.

D) Estilo Sangrado: es un estilo que se diferencia del Semibloque en los siguientes

aspectos: cada una de las lneas de la direccin, excepto la primera, lleva una

sangra de cinco espacios en relacin con la anterior. De la misma manera se hace

con la despedida, la antefirma, las iniciales identificadoras y la firma.

Normas de puntuacin de la carta

Adems de los estilos de presentacin, tambin se han acordado varias normas de

puntuacin que complementan el atractivo de una carta.

3) ESTRUCTURA DE LA CARTA

A) Membrete: Es el nombre, direccin y dems seas de identificacin de una

empresa o entidad que va impreso en la parte superior del papel y el sobre que se

emplea para la correspondencia.

B) Localidad y Fecha: es aquella que indica el lugar desde donde se escriben las

cartas as como el da mes y ao.

C) Destinatario: son los datos de identificacin de la persona al cual va a ser enviada

la carta

D) Asunto: es un mensaje breve y concreto el cual no debe ser ms extenso de una

lnea y en el que se debe escribir el asunto principal por la cual fue enviada la

carta.

E) Saludo: es una frase corta con mensaje de cortesa que se incluye antes de

escribir el texto de la carta.

F) Texto: es el conjunto de prrafos que explica el asunto o motivo por el cual fue

escrita la carta, se recomienda que los prrafos sean cortos escritos con lenguaje

claro, preciso, natural y espontneo.

37

G) Despedida: son expresiones de afecto con lo que se da por concluida la expresin

del mensaje. La despedida debe guardar el mismo tono de cortesa, tanto de

saludo inicial y la relacin entre el emisor y receptor.

H) Antefirma: es aquella que se emplea cuando la persona que remite la carta lo

hace en nombre y representacin de otra.

I) Firma: es aquella que contiene el nombre de la persona que se responsabiliza por

lo expresado en la carta.

J) Iniciales: es aquella que se refiere a las iniciales de las personas que han

intervenido en el dictado y mecanografiado de la carta.

K) Anexos: esto se utiliza cuando a una carta la acompaa uno o varios documentos

adjuntos, estos deben mencionarse en una nota de anexos.

4) ESTILO

De Ventas. Ameritan cartas que se escriben en cualquiera de las etapas de un

proceso de compra-venta. Entre ellas, podemos mencionar los pedidos, de

cobranza, de reclamacin, de remesas, etc.

Relaciones Pblicas. Necesita de cartas que se escriben para crear, mejorar o

recuperar las relaciones. Entre ellas las invitaciones, las felicitaciones, los

agradecimientos, los nombramientos, etc.

Varios. En este tipo estn las cartas de recomendacin, informes,

memorandos, cartas de seguimiento, de publicidad y otras.

5) ESTILO DE PRESENTACION

A) Comercial: se refiere a la cruzada entre comerciantes, industrias, banqueros,

etc. y su finalidad es promover y agilizar las diversas transacciones

comerciales. Esta correspondencia se subdivide en dos clases:

Las Ordinarias o Normales: son las que se efectan por medio de cartas,

memorando y tarjetas postales.

Las Urgentes o Rpidas: Son las que se efectan por medio de

telegramas, Cablegramas, Radiogramas y telefonemas

B) Familiar y Amistosa: La finalidad de esta correspondencia es muy variada,

cualquier asunto particular entra en ella.

C) Oficial: Se refiere a la correspondencia cruzada entre los distintos organismos y

oficinas de los gobiernos nacionales, municipales, estadales, etc.

D) Respuesta a un Anuncio: Una vez analizados los anuncios pertinentes, hay

que aplicarse a contestarlos con las mayores garantas de xito. Raramente

38

los anuncios piden una respuesta telefnica, pero, si es as, llame y realice

todas las preguntas posibles sobre el puesto. Sin embargo, lo ms habitual es

que el anuncio solicite una respuesta por escrito adjuntando a la carta un

Curriculum vitae. Cada anuncio requerir la confeccin de una carta

especficamente redactada y diseada para las caractersticas de la oferta de

empleo. No vale tener una carta tipo de presentacin preparada y utilizarla

indiscriminadamente. Cada anuncio es distinto, cada uno exige requisitos

diferentes y usted deber reflexionar sobre los aspectos concretos que se le

piden.

E) Autocandidatura: Si enviamos una carta a una empresa, no porque tengamos

constancia de que en ese momento necesitan a una persona de nuestras

caractersticas, sino por si en el futuro la necesitaran, es incluso ms

necesario el realizarlo con mayor cuidado, ya que debemos hacer que se nos

recuerde cuando precisen a una persona de nuestras caractersticas.

F) Agradecimiento: Es la carta que se enva tras una entrevista de trabajo. No

existe demasiado acuerdo entre los profesionales del sector en si es necesario

enviar la carta de agradecimiento o no. Dejando este punto abierto.

6) LA CARTA OFICIAL

Son todas aquellas que estn relacionadas con trmites ante instituciones

gubernamentales y dependencias pblicas. Algunos tipos sern los siguientes: de

solicitud de certificado de servicio, aumento de sueldo, solicitud de revocatoria de

una multa.

Todos los tipos de cartas hasta aqu mencionados, debe ser redactados con un

lenguaje formal; las ideas deben ser presentadas de manera clara, breve, precisa y

directa. El tratamiento dado al destinatario debe de ser de cortesa, respeto y

consideracin.

7) EL PAPEL: TIPOS DE PAPEL, TEXTURA Y TAMAO.

Comenzaremos con la papelera porque con la papelera es lo primero que comienza

a presentar la "imagen" de la carta.

Los principales factores en la seleccin de la papelera son la calidad y la sencillez.

Es una economa mal entendida utilizar papel y sobres de baja calidad, ya que el

costo del papel es solamente una pequea fraccin del costo total de la carta

39

El papel blanco es de uso universal para cartas hoy da; es lo suficientemente liviano

para poder hacer un nmero razonable de copias y se puede doblar ntidamente sin

requerir mucho espacio.

8) SOBRES

Para el tamao carta normal de 21, 5x 28 cm. Se requiere el sobre nmero 63/4. Los

sobres, como las segundas hojas, deben ser de la misma calidad del papel del

membrete. Generalmente estn impresos con la misma informacin que aparece en

el membrete. El tamao de los sobres varan de acuerdo al tamao del papel sin

embargo los ms usados para cartas de negocios son: el sobre comercial grande

(10x24 cm.) y el sobre comercial pequeo (9x16 cm.) Estos dos sobres son

especialmente apropiados para papel de 21.5x28 Cm. Los sobres son realizados en

formas, tamaos y gramajes especiales. Existen sobres tamao oficio, sobres tamao

carta, sobres manila o bolsa y sobres de enrutamiento de correspondencia. Es

conveniente que los sobres bolsa y de enrutamiento de correspondencia, se realicen

en un gramaje de 110 a 120 gramos para permitir el manipuleo continuo y

transportacin del contenido sin riesgos.

9) ESTRUCTURA DEL SOBRE

Entre otras caractersticas, la forma y tamao de las solapas diferencian a los

distintos sobres:

Solapa de cierre recta o de pico, prolongacin de solapas de cierre o fondo para

ciertos fines o configuraciones especiales de solapas para apertura fcil, para

ensobrado mecanizado, etc.

TIPOS DE SOBRES

Sobre-bolsa.

Sobre "Retorno alemn"

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Sobre de solapas rectas especiales para ensobradora.

Sobre rombo

Sobres especiales para ensobradora.

41

BOLSAS

La carta comercial, como tambin otros tipos de cartas, es de gran importancia ya

que esta es un medio de comunicacin escrito, que puede informar a cualquier tipo

de persona, un hecho o simplemente para darle cuenta de algo. Se puede decir que

la carta es una herramienta principal en el campo de trabajo, lo puede ser una

empresa, compaa, es sus oficinas, como tambin de uso domstico, que las

personas envan a sus familiares, amigos, etc.

La carta es una papel escrito, en hojas de color claro, como blanco, beige..., en

decir de tonalidades claras, generalmente lleva sobres, y para su legalidad debe de

llevar estampillas. La carta est constituida por diversas partes, que son el saludo,

contenido, firma, fecha, entre otras. La carta es una tcnica por lo tanto tiene sus

normas que son de limpieza, formalidad informalidad, la ortografa , en ella estn

incluidos los signos de puntuacin, la redaccin, etc.

Por eso que la carta tiene un papel importante, en la vida diaria, laboral; es decir, es

universal, ya que se emplea en todo organismo social, con la finalidad de comunicar.

CORREO ELECTRONICO

En la actualidad le dedicamos tiempo a nuestro correo electrnico ya que le

encontramos varias cualidades, es rpido, barato. Sin embargo las personas que usan

este medio no deberan de impresionarse tan fcilmente ya que tales como el

telfono y el fax y el correo electrnico es otra forma de comunicacin. En la mejor

de las situaciones el correo electrnico es rpido y conveniente y es excelente para

responder con rapidez a preguntas simples. Es fantstico para hacer circular

documentos, y mucha ms informacin relevante. Cuando es necesario informar a

alguien algo urgente con el e-mail llega inmediatamente. Al igual que cualquier

comunicado por escrito, el correo electrnico provee un filtro natural y tiempo para

reflexionar antes de contestar.

42

Estos mensajes pueden ser de cualquier tipo ya sea a nivel personal, acadmico,

empresarial y su contenido es de tipo texto, una de las evoluciones del correo

electrnico es la posibilidad de anexar archivos a los mensajes, es decir, al enviar un

correo podemos anexar un escrito hecho en Word, lo que recibe el nombre de

Attachments.

El sistema de Correo Electrnico, utiliza un protocolo SMPT (Simple Mail Tranfer

Protocolo) o protocolo de transferencia simple de correo, que hace parte de

protocolo de TCP/IP. Cuando un usuario abre o contrata su cuenta con un proveedor

de Internet (ISP), este le asigna un nombre o direccin personal, nica en el correo

electrnico con validez mundial.

Esta direccin tiene la forma nombre @ nombre servidor, en donde el nombre est

relacionado con el nombre propio de la persona, empresa u organizacin y el nombre

servidor es el nombre nico que se le asigna a las computadoras que trabajan como

servidores. A este nombre tambin se le llama dominio. Para comentarios y dudas,

por favor enviar un e-mail a gsoto@microasist.com.mx

EL CORREO ELECTRNICO EN LA OFICINA

Cuando hablamos del "secreto del correo electrnico en la empresa" no nos referimos

a una actividad nica. Algo tan sencillo como mandar un email tiene una complejidad

interna que creo que es merecedora de explicacin, para luego introducirnos en las

posibles responsabilidades jurdicas. No puede ser lo mismo mandar un correo

electrnico con un dominio propio de la empresa en la que el trabajador presta sus

servicios, que hacer esto mismo desde uno de los numerossimos servicios gratuitos

de correo que pueblan la red de redes. En el primer supuesto, el trabajador est

comprometiendo el nombre y prestigio de la entidad que defiende, en el segundo

solo se compromete l mismo.

SEGURIDAD EN EL CORREO ELECTRNICO

El correo electrnico tiene una imagen sumamente moderna, pero ya cumpli 30

aos. En efecto, este sistema de comunicacin naci all por 1971.

Los programas que gestionan el correo se suelen llamar "clientes" porque interactan

directamente con el usuario, permitiendo mandar correo electrnico, pero tambin

leerlo, crearlo, imprimirlo y mucho ms, a travs de su interfaz grfico. Los mejores

tienen un equilibrio entre potencia y facilidad de uso.

-Las partes de un mensaje

43

Un correo electrnico se compone principalmente de la direccin del remitente, un

asunto o "subject" y el cuerpo del mismo. Este mensaje discurre desde el ordenador

cliente hasta su destinatario usando distintos protocolos de comunicacin, y

"saltando" de mquina en mquina. Jurdicamente, no es lo mismo entrar en el

contenido del mensaje que quedarnos en la simple presentacin, que realizan los

programas clientes (o los correos de tipo webmail) sobre el envo, o recepcin (o

"cola de envo") de los mensajes. Consecuentemente, para comprobar si un mensaje

es idneo dentro del fin social del empresario, bastara, en la mayora de las

ocasiones, con mirar el destinatario o el asunto del correo. Obviamente, la entrada

en el cuerpo del mensaje es alcanzar un lmite que quizs no se debera sobrepasar,

si ya se tienen pruebas suficientes sobre el destino del correo en cuestin.

En el seno de una empresa, puede estar asentado perfectamente el uso de esta

tecnologa. Sin embargo, en el mbito que nos interesa ahora mismo, debemos

contemplarlo como un elemento de prueba a la hora de identificar al emisor de

mensajes. Los programas-cliente de correo actuales, o las cuentas web-mail ya

proporcionan suficiente informacin al respecto para averiguar el destino, uso,

fecha, y muchos ms detalles como para razonar el debido o indebido uso de una

persona de los medios informticos de una empresa,

Las empresas son conscientes de que la utilizacin del e-mail y de Internet, trae

consigo grandes beneficios, que repercuten en un aumento de la productividad, pero

que utilizados de forma descontrolada o indebida producen un efecto contrario, no

deseado.

Una vez ms se manifiesta el choque entre los intereses de las empresas y el derecho

a la intimidad en sus comunicaciones de los empleados a su cargo.

De igual forma, hay que sealar que en una red privada -configuracin usual en el

seno de una empresa de tamao medio- la privacidad tambin se ve atenuada por la

propia estructura de la red. En ella, la figura del administrador de la red, puede

poseer facultades exorbitantes e incluso desconocidas para los trabajadores. Entre

ellas, puede estar el acceso a los cuerpos de los mensajes del correo electrnico, si

no estn protegidos con contraseas o por cualquier otro mecanismo.

Actualmente hay muchas mejoras que facilitan y aceleran el manejo de los correos

electrnicos:

Filtros personalizables de correo electrnico no deseado que permiten a los

usuarios determinar el nivel de bloqueo. Adems, Microsoft proporciona

actualizaciones constantes para estos filtros.

44

Business Contact Manager para Outlook vincula automticamente correos

electrnicos, notas, citas y tareas por hacer a contactos de negocios, cuentas

y oportunidades de ventas, adems de adjuntar documentos de Microsoft

Office, faxes y material escaneado. Le permite tambin ver con un solo clic

historiales de actividades de clientes y los elementos asociados.

La funcin de bsqueda en carpetas permite a los usuarios organizar

fcilmente los correos, agrupndolos por remitente o por fecha. Los mensajes

no se mueven literalmente de sus ubicaciones originales, sino que esta

funcin permite a los usuarios agrupar, localizar y acceder rpidamente a

ellos.

Panel de navegacin ms funcional El panel de navegacin es el lugar donde

se encuentran los botones de Correo, Calendario, Contactos y Tareas.

Un rea de lectura ms grande permite a los usuarios leer ms rpido su

correspondencia al minimizar el uso de las barras de desplazamiento

Mensajes de grupo y respuestas en temas de conversacin

La funcin de marcas rpidas permite a los usuarios marcar mensajes para

referencia futura

Los nuevos avisos en el escritorio notifican a los usuarios que tienen un

correo nuevo. En el resumen del mensaje nuevo se incluye el nombre del

remitente, el asunto y una muestra del texto

Basta con sealar un mensaje para ver el resumen, que incluye el nombre

del remitente, la fecha y hora de recepcin y el tamao del archivo. sta

ltima caracterstica puede ahorrarle tiempo si tiene prisa y necesita

organizar sus mensajes por orden de importancia

Mensajes abiertos en el escritorio. No es necesario abrir la interfaz de

Outlook para ver sus mensajes

Seguramente todo aquel que posea, dirija o trabaje en una pequea empresa, o en

un estudio jurdico, estar de acuerdo en que entre menos tiempo se dedique a los

equipos informticos y ms tiempo se destine a la atencin de los clientes, mayores

son las posibilidades de xito de las tareas a realizar. La gestin organizada y

eficiente de su buzn de correo electrnico puede ayudarle a lograr este objetivo.

Alguna vez ha tardado ms tiempo en programar una reunin que en llevarla a cabo

Las reuniones pueden ser parte de la rutina cotidiana en la mayora de los lugares de

trabajo, pero programarlas puede representar un gran freno a la productividad.

45

El ultimtum. Si es el jefe el que organiza la reunin, simplemente la anuncia y

especifica una hora en la que todos tienen que estar presentes. Tal vez esto

funcione, pero provoca que los asistentes pierdan tiempo reorganizando su programa

de trabajo para poder asistir a la reunin.

El recorrido por la oficina. La persona que quiere organizar la reunin recorre los

escritorios preguntando a los empleados cundo tienen tiempo. Una vez que llegan a

un acuerdo sobre un momento que sea conveniente para todos, se da el aviso de la

reunin. Para entonces, alguien ya tiene algo ms que hacer a esa hora y es

necesario comenzar todo el proceso de nuevo.

El correo electrnico. El organizador de la reunin enva un correo en el que

proporciona un par de opciones sobre la fecha y hora en la que podra llevarse a

cabo, y al mismo tiempo pregunta a todos cul es la que ms les conviene. Si todos

responden a tiempo y una de las opciones es adecuada para la mayora, entonces

este procedimiento puede ser relativamente eficaz.

El problema es que, a menos que su empresa tenga un servidor o algn sistema

automtico de programacin en tiempo real, organizar una reunin puede implicar

una gran prdida de tiempo que podra, sin duda, emplearse de formas ms

productivas.

Qu hacer? La mayor parte de las empresas de hoy confa en Office de Microsoft

para elaborar documentos, enviar y recibir correo electrnico y crear presentaciones,

hojas de clculo y materiales de publicidad. Muchas no van ms all de estos trabajos

bsicos ni aprovechan las ventajas de funciones menos conocidas pero sumamente

tiles. Concentrmonos en algunas que pueden ayudarle a reducir el tiempo que

dedica a las tareas rutinarias de administracin.

Ver varios calendarios. Con Outlook, usted puede ver otros calendarios adems del

suyo. Cuando desee programar una reunin, puede consultar los calendarios de las

personas de su equipo que asistirn. Los calendarios tienen cdigos de color y

etiquetas que le ayudan a comparar los planes de trabajo de cada uno, para poder

programar la reunin, eventos especiales o vacaciones. Una vez que abre el

calendario de otra persona, puede fcilmente mostrarlo u ocultarlo.

Comprobar disponibilidad en lnea

Es posible programar reuniones. sta es una forma de manejar la programacin con

personas o empleados que trabajan en otras oficinas o empresas, con los que tenga

que reunirse de manera

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Las reuniones son una parte vital de la mayora de las operaciones de negocios. Para

asegurarse de que sean lo ms productivas posible, una programacin eficaz es el

primer paso en la direccin correcta.

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IMPORTANCIA

DEFINICION Etilos de cartas

Estilo Bloque Extremo

Estilo Bloque

Estilo Semibloque

Estilo Sangrado

ESTRUCTURA DE

LA CARTA

Membrete

Localidad y Fecha

Destinatario.

Asunto.

Saludo.

Texto.

Despedida.

Antefirma.

Firma.

Iniciales.

Anexos.

CORRESPONDENCIA

ESTILO

De Ventas

Relaciones Pblicas

ESTILO DE

PRESENATACIN

Comercial.

Familiar y Amistosa

Oficial.

Respuesta a un Anuncio

Autocandidatura.

Agradecimiento.

CARTA OFICIAL

PAPEL Tipos de papel, Textura y Tamaos

SOBRES

EXTRUCTURA

DEL SOBRE

Tipos de

Sobres

Sobres

Bolsas

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CORREO

ELECTRONICO

Correo Electrnico

en la Oficina

Seguridad en el Correo

Electrnico

Facilidad y Manejo

Filtros de Correos no

deseados

Business Contact

Manager para Outlook

Bsqueda de

Carpetas

Panel de Navegacin

Mejor Lectura

Mensajes de Grupo

Funcin de marcas

Avisos en el

Escritorio

Sealar