Manual Dep Roy Ecto s

Programa de Capacitación a Líderes/as “Fortaleciendo Capacidades Ciudadanas para el Desarrollo Local”

Formulación, Gestión, Seguimiento y Evaluación de Proyectos

Iniciativa Social para la Democracia 1

In icia t iva S ocia l pa ra la Dem ocracia con la colaborac ión de :

A ct ión S olida rité T iers M onde



2 Iniciativa Social para la Democracia

Editado por: Iniciativa Social para la Democracia

Supervisión, dirección y Coordinación Editorial: Ramón Villalta

Contenido: Aurora Cubías Mario Esquivel

Diseño y Diagramación: Aurora Cubías

Esta publicación ha sido posible gracias al apoyo de Actión Solidarité Tiers Monde, ASTM de Luxemburgo

1ª. Edición, Agosto 2004 500 ejemplares

Se autoriza la reproducción total o

parcial de este documento, siempre y

cuando se cite la fuente.




Contenido

Tema Página

Presentación

MODULO I: LOS PROYECTOS

I. Qué es un Proyecto? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

II. Por qué decidimos hacer un Proyecto? . . . . . . . . . . . . . . . 10

III. Tipos de Proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

IV. Fases de un Proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

MODULO II: EL DIAGNOSTICO PARTICIPATIVO

I. Qué es un Diagnóstico? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20

II. Para qué nos sirve un Diagnóstico? . . . . . . . . . . . . . . . . . 21

III. Porqué es importante el Diagnóstico? . . . . . . . . . . . . . . . 21

IV. Cómo hacemos un Diagnóstico Participativo? . . . . . . . . . 22

MODULO III: FORMULANDO UN PROYECTO

I. El Contexto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31

II. La Situación que da Origen al Proyecto (El Problema) . . 31

III. La Justificación del Proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32

IV. Los Objetivos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32

V. Los Resultados y Actividades . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34




VI. La Metodología de la Ejecución . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36

VII. Beneficiarios/as del Proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37

VIII.Ubicación Geográfica . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37

IX. Organización para el Proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38

X. El Cronograma . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39

XI. El Presupuesto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40

XII. La Carpeta Técnica . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42

MODULO IV: SEGUIMIENTO Y EVALUACION DE UN PROYECTO

I. Cómo nos Organizamos para Ejecutar un Proyecto. . . . . 44

II. Qué es el Seguimiento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46

III. Cómo hacemos el Seguimiento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46

IV. Qué es la Evaluación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47

V. Cómo Evaluamos un Proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48

MODULO V: EL PLAN DE GESTION

I. Las Fuentes de Financiamiento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51

II. Instituciones de Financiamiento Nacional e Internacional. 51

III. Cómo hacer un Plan de Gestión . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53




Presentación

Iniciativa Social para la Democracia - ISD, promueve procesos de participación ciudadana en el ámbito municipal, desde hace doce años con el propósito de que los sujetos sociales ejerzan verdadera ciudadanía, sean parte de la vida pública local incidiendo en la toma de decisiones, ejerciendo control en el desempeño de los funcionarios e instituciones públicas, buscando con ello mejorar la calidad de vida.

La realidad actual, exige al liderazgo local elevar su capacidad y calidad de propuesta, para que sus demandas sociales y económicas no solo se expresen en reivindicaciones, sino que además, como conocedores de su problemática definan de manera más amplia las soluciones que proponen.

En esa dirección, ISD, con el apoyo de Acción de Solidaridad con el Tercer Mundo, ASTM de Luxemburgo desarrolla el programa de Fortalecimiento de Capacidades Ciudadanas para el Desarrollo Local; a través del cual, entre otras acciones, se impulsa la capacitación y formación de lideres y liderezas para contribuir a elevar las capacidades en materia de formulación, gestión y ejecución de proyectos, como herramienta e instrumento para el desarrollo comunitario y municipal.

El presente material constituye una guía metodológica de apoyo permanente para orientar a los lideres y liderezas en sus procesos de identificación y propuesta de proyectos que deben impulsar en beneficio de sus comunidades.

Agradecemos la colaboración y contribución de ASTM de Luxemburgo, sin cuyo apoyo no sería posible la elaboración y presentación de este material.

Iniciativa Social para la Democracia, ISD.

Formulación, Gestión, Seguimiento y Evaluación de Proyectos para nuestra Comunidad Programa de Capacitación “Fortalecimiento de Capacidades Ciudadanas para el Desarrollo Local”




Objetivo:

Adquirir conocimientos sobre qué son los proyectos, porqué decidimos hacerlos, los tipos de proyectos que existen y las fases que implican.



I. Qué es un Proyecto?

Vamos a iniciar este trabajo con un pequeño ejercicio. Contestemos las siguientes preguntas:

1. Qué es un proyecto para nosotros/as? ______________________________________________

2. Para qué lo hacemos? _____________________________________________

3. Qué tipo de proyectos conocemos? ______________________________________________

4. Qué pasos tiene un proyecto? ___________________________________________



Generalmente se piensa que un proyecto es la presentación de una propuesta de solución a un problema que tenemos en la comunidad, eso es cierto, pero no lo es todo:

En esta definición hay algunos elementos que son básicos para que comprendamos lo que es un proyecto.

Se trata de una actividad creadora

Entonces el proyecto se puede describir como un plan que, si se le asigna determinado monto y se le proporciona insumos, podrá producir un bien o

servicio, útil a mujeres y hombres; a la sociedad en general.

Una tarea innovadora, que involucra un conjunto ordenado de antecedentes, estudios y actividades planificadas y

relacionadas entre sí, que requiere la decisión sobre el uso de recursos, que apuntan a

alcanzar objetivos definidos, efectuada en un cierto período, en una zona geográfica

delimitada y para un grupo de beneficiarios /as, solucionando problemas específicos,

mejorando una situación existente o satisfaciendo parcial o totalmente una

necesidad que contemple la participación de mujeres y hombres y de esta manera que

contribuya a los objetivos de desarrollo del país, municipio o comunidad.

La experiencia y el juicio de valor son importantísimos.

Su temporalidad permite establecer con mayor claridad un propósito determinado, es decir, el objetivo del proyecto, el cual debe enmarcarse dentro de los fines del país, municipio o comunidad y de acuerdo a los intereses de hombres y mujeres.

Combina recursos humanos, materiales, financieros,

información, etc.



II. Por qué decidimos hacer un Proyecto?

Cuando en la comunidad o en el municipio hablamos de hacer un proyecto, es porque hemos descubierto una necesidad muy grande.

De acuerdo a la realidad que vivimos, existen todavía muchas necesidades por cubrir: de alimentación, de infraestructura, de educación, de empleo, etc. que afectan a hombres y mujeres sea el contexto que sea.

Cuando descubrimos que esas necesidades pueden resolverse, pero con el apoyo de otras instancias o instituciones que trabajan en este tipo de temas, necesidades o problemas, es cuando decidimos presentar nuestra propuesta para solucionar la situación, es entonces cuando decidimos hacer un proyecto que contribuya a modificar nuestra realidad.

La situación que queremos resolver es la poca participación que las mujeres tienen en los procesos del municipio, esto puede deberse a falta de espacios participativos, horarios complicados de reuniones, el machismo de sus esposos, poca formación personal, un alto grado de analfabetismo, etc. Pero como no podemos solucionarlo todo de una vez, optamos primero por contribuir a su educación y entonces el problema que definimos atacar con la presentación de un proyecto es el alto grado de analfabetismo de las mujeres del área rural en nuestro municipio y para ello impulsaremos programas de alfabetización.

Al lograr los programas de alfabetización nos damos cuenta que esto no solucionó como esperábamos la poca participación de las mujeres, y que necesitamos hacer otras cosas como por ejemplo: construir lugares de recreación propios para ellas, elaboramos un proyecto, lo ejecutamos y así sucesivamente nos vamos dando cuenta que la solución de un problema requiere de varias acciones, varios proyectos o varios programas.

El proyecto no solucionará todos los problemas porque el contexto en el que vivimos es muy complejo y los problemas requieren de soluciones complementarias.

Los proyectos son entonces alternativas de intervención que tenemos ante una realidad que queremos alcanzar, son pasos o estrategias que nos permiten avanzar en la creación de la nueva realidad que queremos para nuestro municipio o comunidad, y los elaboramos de acuerdo a las prioridades que definimos al tener un diagnóstico municipal o comunal.



Veamos que es todo este enredo en el siguiente esquema:

S ituación Inicia l Es la situación que conocemos a partir de la elaboración de un diagnóstico, es aquí donde determinamos cuál es el problema, la situación que queremos alcanzar y el grupo meta al que queremos beneficiar.

S ituación Futura Es la que tendríamos dentro de algún tiempo si no intervenimos en la realidad.

S ituación Deseada (Im agen Objetivo)

Es la que queremos alcanzar, es la situación en la que queremos ver a nuestro municipio o comunidad.

Situa ción Inicia l

A esto le llamamos: Tendencia Natura l

AQUÍ ESTA LA BRECHA

Que es la situación que actualmente vivimos en nuestra comunidad o municipio

Situa ción Futura

Que es la situación a la que podemos llegar si no actuamos, si no hacemos nada

Situa ción Deseada

Que es la situación que quisiéramos tener, lo que deseamos para nuestra comunidad

Programas o Proyectos



En la situación inicial debemos trabajar detalladamente el diagnóstico, estableciendo cuál es el problema, la situación a la que queremos llegar y el grupo meta al que deseamos beneficiar, considerando los siguientes criterios

1. Características e importancia del problema diagnosticado

2. Urgencia de plantear alternativas de solución

3. Capacidad de las instituciones y organizaciones involucradas para participar en la atención del problema, en términos de su disponibilidad y capacidad en recurso humanos, materiales, etc.

Como podemos observar, entre la situación futura y la situación deseada, existe una “brecha”, un gran espacio de diferencia, que es el que debemos resolver. Para ello, debemos: establecer claramente nuestra situación deseada o imagen objetivo, la cual debe cumplir las siguientes características:

La intervención en la realidad la definimos a través de una estrategia, esa es la que nos ubica sobre los proyectos o programas que debemos implementar para romper la brecha que antes visualizamos, la estrategia nos permite identificar cómo un proyecto y otro se relacionan y contribuyen integralmente a modificar nuestra realidad. No podemos elaborar proyectos aislados, todos deben ser parte de un todo: el desarrollo.

Situa ción Deseada

PARA QUE SE CONVIERTA EN NUESTRA ORIENTACION DE

TRABAJO

QUE CONTENGA LOS ELEMENTOS NECESARIOS PARA COMPRENDER

LA SITUACION QUE SE DESEA ALCANZAR

COMPRENDER LAS LIMITACIONES QUE EL MOMENTO EN EL QUE

ESTAMOS NOS IMPONE Y SABER HASTA DONDE PODEMOS LLEGAR

A partir de esta imagen objetivo es que nos damos cuenta que es necesario intervenir en la realidad para transformarla



III. Tipos de Proyecto La definición del problema que queremos resolver es la que nos orienta sobre el tipo de solución que debemos impulsar. Existen problemas sociales, económicos y de infraestructura en nuestras comunidades y municipios, de acuerdo a eso es que definimos el proyecto.

Entre los tipos de proyectos podemos citar los siguientes:

Los P royectos P olít icos

Que buscan generar incidencia en la vida pública municipal y nacional, a través de la organización ciudadana y su formación – capacitación, establecimiento de nuevas relaciones con las autoridades locales, etc De este tipo son los proyectos que desarrolla ISD.

Los P royectos S ocia les

Que buscan resolver problemas de salud, educación, atención de jóvenes, atención de adultos mayores, alfabetización, etc.

Los P royectos E conóm icos

Que buscan contribuir a solucionar problemas de ingreso familiar, empleo, producción, comercialización, se pueden citar, los proyectos de créditos para grupos solidarios de mujeres u hombres que inician un taller de corte y confección, cooperativas, etc.

Los P royectos de Infraestructura

Que buscan resolver necesidades de infraestructura comunitaria o municipal, necesaria para el desarrollo de la población, como puentes, escuelas, casas comunales, puestos de salud, etc.

Aunque en la formulación de cada uno de estos proyectos hay ciertas diferencias en las especificaciones que cada uno necesita, todos contribuyen al desarrollo integral de la comunidad y del municipio si son orientados adecuadamente y si son vistos como parte de un todo, de un objetivo que todos buscamos: Mejorar la calidad de vida de nuestra población.

Por este motivo, los contenidos varían pero no la estructura fundamental del proyecto, la cual veremos más adelante.



IV. Fases de un Proyecto Todas las cosas tienen su propio ciclo de vida. Cualquiera que sea su naturaleza, durante su vida cumple determinadas fases y cada fase tiene una finalidad distinta.

Así son los proyectos, tienen sus propias fases y en cada una podemos hacer incluso modificaciones de acuerdo a como se vaya desarrollando.

En cada proyecto, independientemente de su tipo y de su naturaleza, se pueden identificar seis fa ses, las cuales se pueden contemplar en el siguiente esquema:

Dentro de estas fases puede haber lo que se llama una interfase, un paso más para su elaboración definitiva, la cual se hace después de la negociación y financiamiento, antes de la ejecución.

En cada una de estas fases se plantean importantes consideraciones tanto económicas como presupuestarias y la visión integral que se obtiene, permite al encargado/a del programa de inversiones coordinar todos los esfuerzos institucionales, además, con el cronograma, se puede ver claramente la vinculación entre los gastos de “hoy”, la inversión de “ayer” y la preinversión de “anteayer”.

D i a g n ó s t i c o

Identificación del Proyecto

Formulación y Análisis de Factibilidad

Negociación y Financiamiento

Ejecución del Proyecto

Operación y Funcionamiento

Seguimiento y Evaluación

CICLO DE UN PROYECTO



Identificación del Proyecto

Formulación y Análisis de Factibilidad

Para identificar un proyecto debemos : prim ero averiguar que desean y necesitan las familias en función de mejorar su calidad de vida. Esto lo podemos hacer a través de talleres de consulta o entrevistas.

En la identificación del proyecto pueden aparecer varias ideas de proyectos, pero debemos de seleccionar aquel o aquellos que nos ofrezcan mejores posibilidades de acuerdo con recursos disponibles o áreas de interés de las instituciones que pueden financiar nuestro proyecto.

Para la formulación del proyecto debemos de seguir los siguientes pasos

a) Diagnóstico: que consiste en investigar la realidad social en la que se desea intervenir, para determinar la naturaleza del problema, su magnitud, sus causas y consecuencias. El proyecto necesita fundamentarse en el conocimiento de la realidad.

b) La Justificación: la razón de porque es necesario impulsar dichas solución o proyecto

c) Los objetivos: definir la situación que se desea alcanzar en el futuro con la implementación del proyecto.

d) Los resultados y actividades: definir lo que cuantitativamente queremos hacer y cuales son las actividades que se requieren para alcanzar tales resultados.

e) La metodología: definir la forma como queremos hacer el proyecto. f) Beneficiarios y localización: es ubicar quienes son los que se van a beneficiar y

ubicar el lugar preciso donde se desarrollará el proyecto g) Estructura u organización: definir como es que nos organizaremos para poder

ejecutar el proyecto. h) El presupuesto: es definir la cantidad de recursos financieros que requieren cada

una de las actividades. i) Calendario o cronograma: es ubicar las actividades en el tiempo en que serán

desarrolladas. j) Evaluación y seguimiento: es definir como le vamos a dar seguimiento al proyecto

para garantizar su ejecución y como lo vamos ir evaluando de manera que nos permita saber si vamos o no cumpliendo con lo programado.



Negociación y Financiamiento

E l análisis de factibilidad, es un paso importante para saber si el proyecto se puede ejecutar o no; este análisis depende del tipo de proyecto que se elabore; así por ejemplo un proyecto de introducción de energía eléctrica, requiere que una persona conocedora revise si existen las condiciones que permitan la introducción de la energía eléctrica, eso significa de donde se va tomar la conexión, a que distancia se encuentra, etc. Estos aspectos pueden hacer que el costo del proyecto incremente o que disminuya su valor.

La factibilidad puede ser:

a) técnica que puede considerar diferentes opciones de capacidad b) institucional que consiste en valorar las condiciones institucionales favorables o

desfavorables para el proyecto, c) financiera que analiza la capacidad de los beneficiarios, la posibilidad de apoyos

externos, la posibilidad de apoyo del gobierno. d) Económica: que examina los beneficios que se pueden derivar del proyecto e) Social: que hace un análisis de los costos y los beneficios sociales, se utilizan juicios

que determinan el valor que puede significar el proyecto para los beneficiarios.

Esta es la fase en la que se presenta el proyecto a una institución nacional o internacional que puede ofrecer el financiamiento del proyecto. En esta etapa puede suceder que la institución a la que se le presento el proyecto requiera que se hagan algunas reformulaciones, se precise más el problema, se definan con más claridad las actividades, se revise el costo o el presupuesto; es decir, hacer modificaciones al proyecto.

Luego de hacer las modificaciones nuevamente la institución financiadota evalúa y da su respuesta la cual puede ser favorable o desfavorable; si es positiva entonces tenemos listo el financiamiento para iniciar el proyecto.



Ejecución del Proyecto

Operación y Funcionamiento

Seguimiento y Evaluación

La ejecución consiste en desarrollar todas las actividades que permitan que el proyecto este en condiciones de funcionar; si se trata de una casa comunal la ejecución consistirá en desarrollar todo el proceso que se ha planificado para construir la casa comunal hasta que este lista para su funcionamiento.

Esta etapa es cuando el proyecto una vez esta con todas sus condiciones, inicia su funcionamiento. La casa comunal ya se utiliza para las reuniones, capacitaciones, etc., o una clínica inicia la atención de pacientes o una calle ya es útil para el acceso, etc.

El seguimiento consiste en tener el control de que el conjunto de actividades se estén realizando de acuerdo con lo previsto y la evaluación son momentos o espacios que permiten hacer una análisis comparativo entre lo programado y lo ejecutado, lo cual puede ayudar durante la ejecución a introducir correcciones o ajustes al proyecto para garantizar el logro de las metas y los objetivos.



Objetivo:

Que todos/as aprendamos a formular un diagnóstico comunitario o municipal de forma participativa y a priorizar problemas y soluciones a partir de él.



I. Qué es un Diagnóstico?

Contestemos las siguientes preguntas:

1. Qué es un diagnóstico para nosotros/as? ______________________________________________

2. Para qué sirve un diagnóstico? _____________________________________________

3. Cómo hacemos un diagnóstico? ______________________________________________



Un diagnóstico es un esfuerzo de análisis sobre la rea lidad, que realizamos con todos los miembros del municipio a través de sus representantes organizativos, o con todos los miembros de la comunidad, dependiendo del ámbito que deseemos abarcar.

Es una radiografía que elaboramos de nuestro municipio, detallando todos los aspectos relevantes que éste contiene: problemas, recursos, población, etc.

II. Para qué nos sirve un Diagnóstico?

El diagnóstico nos sirve para identificar los problemas y las soluciones que los mismos pueden tener con involucramiento de todos/as, saber hasta dónde podemos llegar y tomar las mejores decisiones a partir del conocimiento real de las cosas. Nos permite ubicarnos claramente sobre lo que queremos lograr y lo que debemos hacer para lograrlo.

III.Por qué es importante el Diagnóstico? Para formular un plan de trabajo o un proyecto debemos partir de la realidad que tenemos y el análisis profundo de ella es la que nos permite definir con mayor claridad lo que debemos hacer. Si no partimos de un diagnóstico, las posibilidades de éxito son menores, pues podemos tomar decisiones equivocadas.

Ahora bien, nosotros no hablamos únicamente de Diagnóstico, hablamos de un DIAGNOSTICO PARTICIPATIVO:

El diagnóstico nos permite conocer la realidad, pero no solo conocerla, sino:

CONOCER ACTUAR TRANSFORMAR para y contribuir a

Porque no solo se trata de que un grupo de expertos trabajen desde su escritorio lo que creen que sucede a nuestro municipio por lo que han visto o leído, le llamamos DIAGNOSTICO PARTICIPATIVO porque quienes lo hacemos somos los mismos que vivimos en la comunidad o municipio, a través de jornadas de consulta, observación, visitas y entrevistas con los principales actores del municipio o comunidad, tomando en cuenta su opinión y la forma en que vivimos y sentimos la realidad. De esa forma luego será más fácil ubicar dónde se encuentra el mayor problema y qué debemos priorizar.



IV.Cómo hacemos un Diagnóstico Participativo?

Para hacer un Diagnóstico Participativo, debemos seguir los siguientes pasos:

Definir lo que querem os diagnosticar

Se trata de escoger el problema sobre el que vamos a diagnosticar, y debemos de definir como lo vamos a titular. Por ejemplo escogemos el problema de que los caminos están en mal estado, y luego de discutirlo decidimos que lo definiremos como “Malas condiciones de los caminos vecinales”.

Claridad del P roblem a en el que querem os intervenir

Se trata de tener claridad del problema que hemos escogido para diagnosticarlo, debemos tener un manejo de las manifestaciones del problema y de sus causas, por ello es que debemos de:

Identificar y ana lizar los hechos socia les de interés.

Para identificar los hechos, es decir identificar cuales son las características que presenta el problema; lo podemos hacer observando o las personas que viven en el lugar, en un taller o una reunión nos pueden decir como aprecian el problema. Así podemos obtener una lista de aspectos que caracterizan el problema.

Para analizar el problema debemos hacerlo en tres momentos:

a) En un primer momento debemos analizar cuales son las relaciones sim ples que podemos observar entre las distintas características o hechos. Por ejemplo que tienen que ver los caminos con los charcos que se generan.

b) En segundo momento, debemos analizar cuáles son los aspectos condicionantes de nuestro problema; es decir, que encontremos porque existe nuestro problema, respuestas al porque las podemos encontrar relacionando nuestro problema con los efectos de las políticas públicas como por ejemplo de salud, de educación, de infraestructura vial (caminos), vivienda, empleo, salarios, etc.



c) En tercer momento, debemos analizar las determ inaciones estructura les, esto quiere decir que debemos relacionar nuestro problema con nuestras condiciones de vida como producto del desarrollo de nuestra sociedad. Por ejemplo si viviéramos en la ciudad y en una zona desarrollada con toda su infraestructura vial y otras condiciones, no tuviéramos como problema el camino en mal estado. Pero no vivimos en esa zona, sino en una zona pobre y ello no es producto de la casualidad sino que esta relacionado con el desarrollo de nuestra sociedad.

Antes de continuar con los otros pasos, es necesario aclarar que en nuestro análisis tenemos que considerar a los productores de los hechos sociales o de los problemas; así tenemos que el ESTADO es uno de los actores ya que la existencia o solución de algunos de nuestros problemas tienen que ver con las políticas públicas, en este caso nos podríamos referir de manera más específica a las instituciones del Estado: el Gobierno Central (Órgano Ejecutivo), la Asamblea Legislativa, las municipalidades, otras.

Además tenemos otros dos tipos de actores que debemos considerar:

Los grupos socia les a fectados o m ás vulnerables: Son las personas a los cuales el problema que estamos diagnosticando les cae con mas peso o se manifiesta con mas rigor.

Los grupos socia les involucrados: son las personas que si bien no son afectados directamente por el problema, podrían serlo a partir de las propuestas de solución y pueden ser grupos que pueden influir en las decisiones.

Delim itar el P roblem a

Aquí en este paso debemos de caracterizar y analizar la acción de los actores, considerando su comportamiento, lo que explique su comportamiento y como se ve en el futuro dicho comportamiento, para entender esto tenemos que realizar los siguientes momentos.

a ) E va luar la s respuestas instituciona les ante el problem a que se desea a tender y su incidencia en los grupos socia les a fectados.

Este análisis debemos iniciarlo con la identificación de las instituciones responsables de brindar atención al problema que estamos diagnosticando. Se trata de que demos respuesta a ¿Qué están haciendo?, ¿Qué han hecho?, ¿Qué pueden Hacer?

b) Caracterizar los grupos socia les a fectados.

Lo que vamos a buscar es detectar, reconstruir y jerarquizar las necesidades.



P rim ero hacemos la caracterización, describimos cuales son las condiciones de vida, cuales son los niveles de organización, etc.

S egundo describimos cuales son todas las necesidades o carencias que tiene el grupo afectado por el problema; para esto debemos tener en cuenta la comparación entre los requerimientos mínimos de bienes y de servicios necesarios para la subsistencia y cual es la disponibilidad de los mismos. La brecha entre lo requerido y la disponibilidad es la carencia real.

Tercero ordenamos y analizamos las necesidades o carencias en función de los intereses y expectativa del grupo afectado, esto nos permite conocer el grado de conciencia que tiene el grupo de sus problemas, necesidades o carencias. Las podemos ordenar por tipo de necesidades, cuantificar las necesidades relacionadas con el problema que estamos diagnosticando, las preferencias que el grupo tiene por determinadas soluciones, que podría aportar el grupo a las soluciones o alternativas.

Cuarto jerarquizamos las necesidades, y consiste en identificar aquellas necesidades que se manifiestan colectivamente, se debe considerar los que tienen un mayor nivel de insatisfacción.

c) E xam inar la actuación de los grupos socia les a fectados y de los grupos socia les involucrados en el problem a que se desea a tender.

Debemos identificar cuales son los grupos sociales involucrados, pueden ser asociaciones privadas o no gubernamentales, organizaciones populares, partidos políticos o agrupaciones empresariales (por ejemplo en el caso de los caminos, las asociaciones de microbuseros o buseros son grupos involucrados y se verían beneficiados con la mejora de la calle). Debemos además, considerar otras instituciones que pueden ejercer alguna influencia como la Asamblea Legislativa, la PNC, u otros.

Luego debemos encontrar respuesta a dos preguntas:

i. ¿Hasta que punto los grupos sociales afectados serán capaces de defender sus intereses para que el problema sea atendido?, esta pregunta la podemos responder teniendo en cuenta preguntas mas especificas: ¿Cómo perciben el problema? ¿cuáles son sus intereses o expectativa? ¿Cuál es su nivel de organización? ¿Cuál ha sido su trayectoria organizativa?

ii. ¿Cuál es la reacción previsible de los grupos sociales involucrados en términos de brindar su apoyo, oponer su resistencia o ser indiferente ante las medidas que se proponen?

En esta parte es importante concluir sobre la base de dos ideas, la primera es cual es la probabilidad de ejecución que pueden tener las acciones que se proponen y la segunda es establecer la capacidad de respuesta de los grupos ante el problema que se desea atender.



P AS OS P ARA ORGANIZAR LA RE AL IZACION DE L DIAGNOS TICO

Paso 1: Definimos qué queremos Diagnosticar

Definimos el tema sobre el cual queremos elaborar nuestro diagnóstico. Si es sobre los niveles de participación que existen en el municipio, o sobre los niveles educativos de la población o si es un diagnóstico sobre la situación de todo el municipio en todos sus temas o áreas problemáticas.

Paso 2: Conformamos un equipo de trabajo

Conformamos un equipo con los miembros de la comunidad, para que sean ellos los que se encarguen de dar seguimiento a todo el proceso de elaboración del diagnóstico. Este equipo además se encargará de planificar y ejecutar cada una de las actividades que nos llevarán a elaborar el diagnóstico y definir la metodología con la cual se trabajará.

Paso 3: El equipo define la metodología y los instrumentos

El equipo diseña los instrumentos que utilizará para la consulta, observación o entrevistas en el terreno: Guías de preguntas para entrevistas Guías de apoyo para jornadas de consulta Guías de vaciado para observación en el terreno Hojas de croquis para ubicaciones generales

Además, el equipo iniciará una investigación bibliográfica, es decir, una recopilación de datos que se encuentren en libros municipales, en escuelas, en Ministerios, en otros diagnósticos, etc. De aquí se obtendrá información sobre la población, sobre la actividad económica del municipio, sobre el medio ambiente, sobre la situación socio-política, etc. Luego de elaborar los diseños, el equipo capacitará a un grupo de líderes voluntarios que harán entrevistas, visitas de campo, etc.

Paso 4: Se recopila la información

En este momento desarrollamos con todo el equipo y los/as líderes de apoyo, todas las tareas de recolección, utilizando los instrumentos que han sido elaborados con anterioridad. Es importante identificar para las entrevistas y las jornadas de consulta a los actores y personas claves del municipio o de la comunidad, las personas que nos pueden brindar mayor información sobre determinados temas que nos interesa indagar.

Paso 5: Se sistematiza la información

Luego que hemos recopilado toda la información que necesitamos, procedemos a ordenarla en un documento que contenga los datos generales y los datos específicos de lo que hemos investigado y los diseños de los croquis, los cuales ilustrarán de mejor forma lo que queremos expresar.

Paso 6: Validación del Diagnóstico

Cuando ya tenemos el documento se lo presentamos a toda la comunidad o el municipio para que sea validado o reciba unas últimas observaciones. Luego de esto ya tenemos nuestro diagnóstico.



Ahora vamos a trabajar un diagnóstico en serio:

Paso 1: Definamos qué queremos diagnosticar:

Reunámonos con nuestro grupo y establezcamos el tema sobre el cual vamos a elaborar un diagnóstico. Escríbanlo:

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__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

Paso 2: Conformemos el equipo de trabajo y deleguemos responsabilidades.

Anotemos los nombres y la responsabilidad que cada uno tendrá:

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__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

Paso 3: Trabajemos la metodología y los instrumentos.

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________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

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P lanificación de actividades:

Actividad Fecha Responsable

S istem atización:

Cuando ya contamos con la información necesaria, procedemos a elaborar nuestro documento, el cual contendrá de forma ordenada los datos recopilados. Pueden hacerlo así:

1. Introducción 2. Metodología de trabajo y objetivo del diagnóstico 3. Descripción General del Municipio o la comunidad 4. Descripción del problema diagnosticado 5. Causas y efectos del problema 6. Grupos afectados por el problema 7. Acciones realizadas por los grupos ante el problema y resultados de las

mismas 8. Priorización de soluciones 9. Capacidad de los grupos de ejecutar las soluciones.

Va lidación del Diagnóstico:

Finalmente, en una asamblea general presentamos el documento en detalle para los/as participantes puedan expresar su acuerdo o desacuerdo con él y retomar las sugerencias que se hagan. Ahora, ya tenemos nuestro diagnóstico.



Objetivo:

Aprender a formular un proyecto en equipo.



Formular un proyecto no es fácil, pero tampoco es muy difícil, sobre todo si hemos trabajado bien nuestro diagnóstico. Ahí es donde tenemos las respuestas para todo lo que debemos decir. Un proyecto, para que cumpla con todos los requisitos necesarios para su aprobación debe contener los siguientes aspectos:

1. El Contexto La situación general de nuestro municipio

2. La Situación que da origen al

Proyecto

El problema que queremos enfrentar

3. La Justificación del Proyecto Por que es necesario actuar sobre este

problema

4. Los Objetivos Lo que queremos resolver o alcanzar con la

ejecución de este proyecto

5. Los Resultados y Actividades Las cosas que ordenadamente vamos a

realizar para alcanzar los objetivos

6. La Metodología de la Ejecución La forma en que vamos a trabajar para

garantizar los resultados

7. Beneficiarios/as del proyecto Cuántas personas recibirán beneficios con

este proyecto

8. Ubicación Geográfica El lugar exacto donde ejecutaremos el

proyecto

9. Organización para el Proyecto La forma en que la comunidad o todos los

involucrados se organizarán para ejecutar el

proyecto

10. El Cronograma El ordenamiento de las actividades en el

tiempo

11. El Presupuesto Detalle de los costos de cada actividad,

personal, materiales, etc.

12. La Carpeta Técnica Especificaciones técnicas que se requieren en

caso de proyectos de infraestructura.



Ahora, para que todos aprendamos a formular un proyecto, lo haremos siguiendo la guía que tenemos a continuación. No olvidemos hacer las preguntas que necesitemos y aclarar cualquier duda que tengamos, de eso depende que aprendamos bien.

I. El Contexto

Debemos hacer referencia a la realidad que se vive en el municipio o en la comunidad, abarcando los aspectos económicos, sociales, políticos, de participación, situación de las mujeres, situación de la niñez, de las personas de la tercera edad, etc. De acuerdo al sector que queremos beneficiar con la ejecución del proyecto.

Debe ser una presentación de la fotografía de nuestro municipio o de la comunidad, la cual podemos tomar con datos exactos del diagnóstico participativo con enfoque de género que hayamos elaborado anteriormente. Esto sirve de ubicación al cooperante, donante o institución, de esta manera sabe en qué terreno va a ejercer influencia el financiamiento que brinde.

Elaboremos brevemente un posible contexto para nuestro proyecto:

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

II. La Situación que da origen al Proyecto (El Problema)

Aquí debemos hacer una descripción precisa, cualitativa y cuantitativa del problema, necesidad o recursos ociosos que dan origen al proyecto. Esta necesidad debe evidenciar la urgencia de actuar sobre la situación existente y debe poner de manifiesto la condición y la posición de hombres y mujeres, así, como cual sería el comportamiento del problema

El contexto debe ubicarnos rápidamente en la realidad económica, social y política que nos encontramos, sin entrar en mucho detalle

pero brindando datos importantes.



si no se actúa, en otras palabras, debemos hacer una evaluación de la situación “sin proyecto” y de la situación “con proyecto”.

Aquí es donde debemos de colocar el diagnóstico del problema.

Expliquemos la situación que da origen a nuestro proyecto:

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

III. La Justificación del Proyecto A partir de la explicación que hemos dado del problema debemos exponer ahora porqué es importante emprender este proyecto y porqué los que lo proponen son las personas indicadas para ejecutarlo. En este apartado debe quedar claro qué sucedería en el futuro si no intervenimos ahora en la situación problema. Aquí retomamos nuestro análisis sobre la situación inicial y la situación deseada (nuestra imagen objetivo)-

En términos muy generales, hay que describir los beneficios que se esperan del proyecto tanto en hombres como en mujeres, incluyendo la contribución de éste al objetivo de desarrollo.

Elaboremos nuestra justificación:

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__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

IV. Los Objetivos Hay dos tipos de objetivos: el objetivo de desarrollo (General) y los objetivos inmediatos (Específicos).

Objetivo de Desarrollo o Genera l:

Es la situación o imagen objetivo global o general que se desea alcanzar, frente a la situación actual. Así, el objetivo de desarrollo obedece a un problema o situación global en el que se enmarca el problema específico que se pretende solucionar con el proyecto.

Es el escenario, las condiciones o el fin último que deberá imperar y que justifica la existencia del proyecto.



Este objetivo se da entonces en un contexto amplio, a nivel sectorial o multisectorial al cual el proyecto debe contribuir, como una entre tantas acciones y medidas que ejecutadas en forma conjunta o coordinada, permitirán alcanzarlo.

Objetivos Inm ediatos o E specíficos

Son el efecto, el fin directo o específico que se espera alcanzar con el proyecto para solucionar el problema específico identificado o aprovechar una oportunidad, lo que contribuirá al objetivo de desarrollo.

Son una explicación de los logros parciales en los que se puede dividir el objetivo general, teniendo claro también que benefician a hombres y mujeres.

Su definición debe ser muy clara, de manera que el avance y el final del proyecto permita realizar evaluaciones respecto al alcance de los mismos.

Los objetivos específicos no deben ser muchos; un número muy alto de ellos denotaría que el proyecto planteado es tan complejo que convendría dividirlo en

dos o más proyectos o que hay confusión respecto a la determinación de los objetivos

Algunas consideraciones para formular los objetivos:

1. El objetivo es lo que se busca o desea alcanzar con la ejecución del proyecto. Es la situación que se espera alcanzar al concluir la fase de operación.

2. Un objetivo no debe ser demasiado amplio, abierto o general y menos aún ambiguo, debe proporcionar indicadores, por lo general cualitativos, incluyendo los de género, en torno a la situación que esperamos resolver.

3. Los objetivos tienen que ser claros, precisos, concisos y alcanzables. Para ello hay que tener una visión y comprensión clara del problema y de las necesidades de hombres y mujeres que se van a atender.

4. En cualquier tipo de proyectos debe cuidarse de establecer objetivos realistas en el sentido de que sea razonable esperar que se logren dentro de los límites de tiempo, dinero y recursos humanos del proyecto.

El proyecto entonces no es el que va a solucionar todo pero si pretende dar un aporte significativo a la solución.



Establezcamos nuestros objetivos para el proyecto:

Objetivo Genera l: __________________________________________________________________

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Objetivos E specíficos: __________________________________________________________________

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V. Los Resultados y las Actividades S e entiende por resultados los productos de un proyecto. Se trata de cosas tangibles, verificables y/o cuantificables (en calidad y cantidad), deben ser al igual que los objetivos, alcanzables o realizables, siempre en un tiempo determinado para poder verificar avances o evaluar el proyecto. Los resultados deben derivarse naturalmente del objetivo inmediato, todo objetivo inmediato debe ser apoyado al menos por un resultado, lo que nos indica que debe haber congruencia entre resultados y objetivos.

Junto a los resultados debe plantearse las actividades que se realizarán para alcanzarlos, especificando cantidad, participantes, tiempo, lugar. También deben incluirse las actividades no remuneradas o actividades temporales que realizan las mujeres.

Estos, además de que los escribamos en forma de texto, podemos ubicarlos en un cuadro que se denomina m arco lóg ico del proyecto, el cual refleja claramente la forma en que iremos ejecutando nuestro proyecto y nos sirve de base luego para diseñar la metodología de monitoreo y evaluación del mismo.



Marco Lóg ico:

Objetivo y Resultado

Actividades Indicadores Objetivam ente

verificables

Medios de Verificación

Objetivo inmediato 1: Resultado 1

1. 2. 3. 4.

1.

Objetivo Inmediato 2: Resultado 1

1. 2. 3.

Objetivo Inmediato 3: Resultado 1

1. 2. 3. 4.

El marco lógico del proyecto es necesario porque nos facilita la comprensión de la lógica que nuestro accionar tendrá, además nos permitirá después establecer nuestro seguimiento y nuestra evaluación al proyecto, tomando como base los indicadores que trabajamos desde el planteamiento inicial de la idea.

Como ven, no es nada complicada, hagamos nuestra descripción de resultados y actividades y luego elaboremos nuestro marco lógico:

Resultados y Actividades para el Objetivo E specífico 1: __________________________________________________________________

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__________________________________________________________________

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Ahora trabajemos nuestro marco lógico:

Objetivo y Resultado

Actividades Indicadores Objetivam ente

verificables

Medios de Verificación

VI. La Metodología de la Ejecución En esta parte debemos explicar los métodos que utilizaremos en el desarrollo del proyecto, debemos describir la forma en que trabajaremos hombres y mujeres para alcanzar los objetivos y desarrollar las actividades. Por ejemplo: si se van a utilizar talleres, asambleas de consulta, actividades participativas con el fin de incorporar más a la comunidad o municipio en las actividades, actividades propias para aumentar la participación de las mujeres, etc.

Expliquemos como trabajaremos para alcanzar los objetivos de este proyecto:

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__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

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VII. Beneficiarios/as del Proyecto En este apartado debemos explicar quiénes serán las personas que se beneficiarán directa e indirectamente del proyecto. Hombres, mujeres, niños, niñas, adultos mayores, etc. en cantidad y características. También debemos explicar cuáles han sido los criterios de selección de los/as beneficiarios/as:

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__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

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VIII. Ubicación Geográfica La ubicación geográfica nos debe indicar exactamente dónde el proyecto tendrá influencia, la comunidad o el municipio, debemos explicar dónde es, cuántos habitantes existen ahí y de ser posible es importante incluir un mapa de ubicación.

Describamos la ubicación geográfica de nuestro proyecto: __________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

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Ahora, hagamos un pequeño mapa:



IX. Organización para la Ejecución del Proyecto

Los estados de inversión y operación de un proyecto exigen la coordinación de una cantidad significativa de actividades especializadas para lo cual se debe distinguir dos tipos de organización:

Organización para la E jecución o Inversión

La etapa de construcción o ejecución del proyecto no solo comprende las actividades específicas relativas a la construcción de las obras físicas, sino también todas las labores previas a la misma.

Si la construcción se llevara a cabo por administración, se debe indicar cómo se distribuyen las responsabilidades de los diferentes departamentos o divisiones de la entidad, una descripción de las funciones de cada uno/a y organigrama de ellos/as.

Organización para la Operación o Funcionam iento

En esta parte se debe hacer un detalle de los diferentes departamentos o divisiones de la entidad que administrará el funcionamiento o la operación del proyecto, indicando si se efectuará una implementación progresiva de la organización o se comenzará con la que será definitiva en sus lineamientos generales.

Establezcamos nuestra organización de acuerdo al proyecto que estamos elaborando:

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__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

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__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

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X. El Cronograma Esta es una ubicación de las actividades en el tiempo, puede ser por meses, por años o incluso por semanas, dependiendo de la duración del proyecto:

Resultados/Actividades Año 1 Año 2

1 2 3 4 5 6 7 8 9



XI. El Presupuesto Todo proyecto, una vez tomada la decisión de ejecutarlo, requiere de dos tipos de costos financieros:

Costos de inversión o ejecución:

En este aspecto hay que determinar o estimar con el mayor grado de exactitud posible, el costo de todos y cada uno de los insumos que requiere el proyecto. Es decir, determinar los costos de ejecución o inversión que requerirá el proyecto.

Costos de operación o funcionam iento:

Aquí nos interesa detallar los gastos del presupuesto de funcionamiento imputables a la inversión del proyecto, desagregados en las correspondientes categorías de gastos.

Es necesario plantear que cada institución, agencia o entidad tiene su propio formato para la presentación del presupuesto, sin embargo, los componentes más comunes son:

P ara proyectos socia les o políticos:

Rubros Año 1 Año 2 Año 3 Tota l

Actividades (Ordenadas por resultados, Detalle de cantidad, número de participantes,

costo por participante) Elaboración de materiales

Salarios y prestaciones sociales(Detalle de coordinador y otro personal por costo mensual)

Administración Imprevistos

Otros que sugiera el cooperante o donante Total

Aporte del municipio o comunidad Total del proyecto

Total solicitado (total del proyecto – aporte de la comunidad)

Nota: es importante que antes de hacer el presupuesto conozcamos los precios de las cosas, cuál es más o menos el nivel de salarios de las personas, etc.



Para otro tipo de proyectos:

Rubro Costo Unitario

Costo Tota l

Tota l

Adquisición de bienes mobiliarios Materiales Salarios y Prestaciones legales (Mano de obra calificada y no calificada) Otros que sugiera la entidad Total Aporte de la comunidad o municipio Total del proyecto Total solicitado (total del proyecto – aporte de la comunidad o municipio)

Elaboremos el tipo de presupuesto que en este momento más nos conviene:

Rubro Costo Unitario

Costo Tota l

Monto S olicitado

Contraparte Loca l

1. Salarios y Prestaciones Legales

2. Actividades

3. Administración y Funcionamiento

TOTAL DE L P ROYE CTO



XII. La Carpeta Técnica

La carpeta técnica se utiliza generalmente para proyectos de infraestructura y es un documento que contiene información general del proyecto, incluyendo especificaciones de la ingeniería del proyecto, impactos ambientales, etc.

Su contenido es el siguiente:

1. Información General del Proyecto a. Nombre del proyecto y ubicación b. Monto del proyecto c. Código del proyecto d. Profesionales responsables de la formulación, revisión y aprobación.

2. Prefactibilidad a. Datos básicos generales b. Características del problema c. Descripción del proyecto d. Beneficiarios e. Modalidad de ejecución f. Posibles impactos ambientales y medidas de conservación g. Factibilidades otorgadas por los entes rectores h. Confirmación de aspectos legales i. Presupuesto j. Cronograma de actividades k. Croquis de localización del proyecto l. Fotografías.

La carpeta técnica contiene todas las especificaciones técnicas necesarias sobre las edificaciones, planos topográficos, sistema eléctrico, red de agua, etc. Todo esto debe ser elaborado por una persona calificada y de reconocida experiencia, que cumpla además con los requisitos que el FIS-DL exige para la aprobación de un proyecto de este tipo.

En la comunidad trabajamos la idea del proyecto, un ingeniero o un arquitecto, según sea el caso, deberán elaborar siempre los planos y las carpetas técnicas.



Objetivo:

Reconocer la importancia del seguimiento y la evaluación a un proyecto para garantizar sus buenos resultados.



I. Cómo nos organizamos para ejecutar un proyecto?

Desde el planteamiento de la idea para el proyecto hemos trabajado con miembros de la comunidad y del municipio elaborando el diagnóstico, ordenando las actividades, etc. De la misma forma debemos trabajar la ejecución del proyecto, en grupo y con distribución de tareas claras para alcanzar los resultados y avanzar en nuestro objetivo.

Para ejecutar un proyecto es necesario contar con un mínimo de organización, dependiendo del tipo de proyecto que se trate, algunas ideas de organización para ejecutar un proyecto podrían ser:

Comité Coordinador:

Es el equipo de personas que se encarga de dar seguimiento a todo el proyecto, acompaña a los equipos ejecutores y vela porque la administración cumpla con todos los requisitos necesarios de ley y los que exigen los financiadores del proyecto.

COMITE COORDINADOR

EQUIPOS EJECUTORES

COMITE ADMINISTRACION

COMITÉ DE CONTRALORIA

Promotores

Cuadrillas de construcción

Vigilantes

Etc.



Constantemente verifican cómo van avanzando las cosas y garantiza que todos trabajen de la misma forma. Estas personas aparecen como responsables directas del proyecto. Equipos Ejecutores:

Son los grupos de personas que desempeñarán tareas específicas para la ejecución del proyecto: los promotores de organización, los que brindarán las capacitaciones, los equipos que contribuirán con la construcción, etc.

Estos equipos estarán bajo la responsabilidad del equipo coordinador y realizarán las actividades de acuerdo a un programa de trabajo que deberán elaborar a partir del cronograma y marco lógico del proyecto.

Rinden informes de avances cada cierto tiempo, según como lo establezcan y de ellos/as depende la realización de las actividades y el alcance de las metas que tenemos en el proyecto.

Comité de Administración:

Este equipo se encarga de llevar las cuentas claras del proyecto. Llevan un registro exacto del dinero que se recibe del financiador, de los gastos que se realizan en el proyecto, de los pagos de salarios, gastos en actividades, etc. Toda la información relacionada con el uso de los fondos del proyecto, en una cuenta que se abre específicamente para el proyecto, llevando control de cheques emitidos y comprobantes de gastos (planillas, facturas, recibos, etc.).

Elaboran los informes que los financiadotes exigen, detallando los gastos de acuerdo al avance del proyecto.

Dependen del equipo coordinador, con quien toman las decisiones administrativas. Frente al financiador son los responsables del manejo transparente de los fondos y buena parte del éxito del proyecto tiene que ver con eso.

Comité de Contraloría Ciudadana:

Es un equipo de personas beneficiarias del proyecto que velarán por el buen manejo de los fondos, por la ejecución exacta del proyecto y por que las decisiones sean tomadas considerando la opinión de los/as beneficiarios/as del proyecto para que sea realmente una alternativa de solución a los problemas que originaron la idea del proyecto.

Está en capacidad de hacer sugerencias al equipo coordinador para que se tomen las medidas necesarias para llevar el proyecto a feliz término y



pueden solicitar informes periódicos de avance y uso de fondos para que toda la comunidad los conozca.

El comité de contraloría contribuye a la transparencia del proyecto.

II. Qué es el Seguimiento? El seguimiento al proyecto es un proceso permanente de revisión sistemática del cumplimiento de las actividades previstas.

No es una actividad de “vigilancia”, sino un esfuerzo permanente de brindar apoyo metodológico, apoyo a la toma de decisiones en el momento justo e impulsar acciones que permitan establecer los avances que se van obteniendo.

Igual que la ejecución de las actividades propias del proyecto el seguimiento es una parte fundamental del mismo.

III. Cómo hacemos el Seguimiento? Para poder realizar el seguimiento, podemos realizar las siguientes acciones (esta es una sugerencia):

a ) Jornada de planificación anua l: Al inicio del proyecto se sostendrá una jornada de trabajo para la planificación anual del proyecto, en esta se involucraran las personas contratadas por el proyecto. Al iniciar el segundo semestre de ejecución y luego de la evaluación se tendrá una jornada de trabajo para hacer los ajustes necesarios al plan de trabajo.

b) Reuniones de seguim iento con el equipo de traba jo: El equipo lo integran el equipo coordinador, el equipo ejecutor y el equipo administrativo.

Se sostendrán reuniones cada quince días, en las que se revisará el cumplimiento de las actividades programadas, el aporte de estas a los objetivos y resultados; en estas se revisará la programación de actividades de los siguientes quince días de acuerdo con lo previsto en el plan anual; así mismo, se brindará la asesoría metodológica para el buen desarrollo de las actividades. En las reuniones mensuales, cada miembro del equipo presentará un informe escrito de lo realizado.

Es un proceso de monitoreo y acompañamiento a todo el equipo involucrado en la ejecución del proyecto con el fin de garantizar el alcance de los objetivos y los resultados.



c) V isitas Insitú. Las visitas insitú serán programadas de acuerdo con la programación quincenal de actividades, estas serán realizadas por parte de los responsables quienes llenaran una ficha de reporte que servirá de base en las discusiones de las reuniones quincenales.

d) Acom pañam iento.

Los responsables del proyecto apoyaran el desarrollo de actividades de acuerdo con las características propias de cada una de las mismas.

Algunos instrumentos que podemos utilizar para el seguimiento son:

a) P lan Anual: documento de trabajo que orienta la ejecución anual del proyecto.

b) P rogram ación quincena l: guía de trabajo que precisa el desarrollo de las actividades previstas en el plan.

c) Inform e m ensua l: guía de trabajo que recoge periódicamente el desarrollo de las actividades y permite ser confrontada con las programaciones quincenales y el plan anual.

d) Guía de observación de visita insitú: guía de trabajo de los responsables que permite recoger observaciones sobre la organización, metodología y otros aspectos propios de la actividad.

IV. Qué es la Evaluación? La evaluación será comprendida como el proceso que se desarrolla a través de espacios de análisis y reflexión sobre el cumplimiento de las actividades programadas, el alcance de los objetivos y resultados, el análisis de los problemas, así como el análisis de los efectos e impactos generados por el proyecto.

La evaluación debe permitir la introducción de ajustes la planificación del proyecto, si los resultados de esta así lo demandan. En la evaluación participan los diferentes actores involucrados en el proyecto.



V. Cómo Evaluamos un Proyecto? Podemos evaluar un proyecto mientras lo estamos ejecutando y al finalizar la ejecución.

a ) Durante la ejecución del proyecto.

Durante la ejecución del proyecto desarrollamos la evaluación con los actores fundamentales del mismo. Se puede evaluar a través de talleres al concluir cada semestre.

En esta etapa, se evalúa la ejecución, que comprende el balance de lo programado versus lo ejecutado, analizando los objetivos, resultados, actividades e insumos utilizados; se evaluaran los efectos analizando los logros alcanzados, los factores contribuyentes y obstaculizadores, así como las estrategias para consolidar logros y enfrentar los obstáculos; y, se evaluarán los problemas de la ejecución.

Para esta evaluación se tendrá de referencia los indicadores definidos para cada una de las etapas del proyecto en el marco lógico.

b) E va luación final.

La evaluación final se puede desarrollar a través de talleres también. Los aspectos a considerar son los siguientes:

Se evaluarán los productos en ello se considerará el cumplimiento de los objetivos, resultados, actividades e insumos utilizados; los factores facilitadores y obstaculizadores; los cambios introducidos y su pertinencia y se realizará un análisis de la eficacia del proyecto. Se evaluaran los efectos, en ello se analizará el aporte real y efectivo al contexto, las condiciones creadas para enfrentar problemas, las iniciativas puestas en práctica y la capacidad adquirida para reproducir la experiencia. Finalmente se evaluarán los im pactos analizando la estructura y funcionamiento, las estrategias de intervención, la percepción de los destinatarios y las variaciones observadas al contexto.



Objetivo:

Aprender a elaborar un plan que nos permita obtener recursos para la ejecución de proyectos que benefician a la comunidad y el municipio.



Contestemos las siguientes preguntas:

1. Hemos gestionado algún proyecto alguna vez? ______________________________________________

2. Cómo lo hemos hecho? _____________________________________________

3. Ante qué organismos los hemos hecho? ______________________________________________

4. Qué resultados hemos obtenido? ___________________________________________



I. Las Fuentes de Financiamiento Cuando pensamos en la gestión de un proyecto pensamos que es muy complicado porque no sabemos a dónde recurrir, con quien hablar, a quién convencer de apoyarnos, etc. Sin embargo existen en nuestro país oficinas representantes de organismos nacionales o internacionales que pueden apoyar cierto tipo de proyectos, de acuerdo a su naturaleza y misión.

Estas oficinas se convierten en fuentes de financiamiento para el desarrollo local, beneficiando a pequeños grupos de población que requiere de apoyo no solo para la infraestructura comunitaria, sino también para la organización y capacitación de liderazgo municipal.

Dependiendo de nuestra propuesta o del tipo de proyecto que deseemos ejecutar, así es la fuente de financiamiento que debemos buscar, por supuesto para ello debemos investigar:

1. Nombre completo de la organización 2. Objetivo y misión de esa organización 3. Persona responsable de proyectos 4. Zonas en las cuales se encuentra ubicado su interés de apoyo 5. A quiénes y qué tipo de proyectos financian.

Con esta información elaboramos nuestro directorio y de acuerdo a esos datos también elaboramos nuestro plan y estrategia de gestión.

II. Instituciones de Financiamiento Nacional e Internacional

Existen muchas instituciones en nuestro país que trabajan promoviendo proyectos para las comunidades, ya sea que apoyen directamente a organizaciones ciudadanas locales, a la municipalidad o a una concertación creada entre la municipalidad y varios sectores o a una concertación ciudadana. Estas instituciones apoyan proyectos en los cuales el problema a resolver es muy claro y la solución que el proyecto plantea es factibles.

Además consideran en su selección aquellos proyectos que promuevan el involucramiento de muchos y diversos sectores en el alcance del objetivo, presentamos un pequeño listado que ustedes pueden complementar:



Nom bre de la Institución

Objetivo o m isión de la institución

P ersona responsable de

P royectos o contacto

Dirección y Teléfono

CRS Catholic Relief Service Programa El Salvador

Apoyo a procesos de participación ciudadana para la incidencia

Apoyo a la microempresa

José Luis Pérez Gerente Sociedad Civil

Programa ENLACE

73 Av. Sur, Colonia Escalón No. 221. San Salvador. Tel: 298-1688

4ª Calle Pte. No.2438, Colonia Flor Blanca. Tel:223-9177.

Cáritas El Salvador Ing. Juan Alberto Vega Av. Olímpica y Pje 3 No. 130 San Salvador. Tel: 298-2653

Arzobispado de San Salvador

Programas del secretariado social y pastorales

Av. Emilio Alvarez y Av. Max Bloch. Colonia Médica. San Salvador. Tel : 226-6066

FADEMYPE Fundación para el Autodesarrollo de la micro y pequeña empresa

Apoyo a la micro y pequeña empresa

Lic. Fernando Cortéz Calle Gabriela Mstral No. 209, San Salvador. Tel: 225-9415

UNICEF El Salvador Promoción de sistemas locales para la protección infantil. Requiere de concertación local

FIS-DL Fondo de Inversión Social para el Desarrollo Local

Proyectos comunitarios y municipales. ♦ Infraestructura social

básica ♦ Infraestructura Social

Económica ♦ Desarrollo

Productivo ♦ Desarrollo Humano ♦ Seguridad Ciudadana ♦ Conservación

Ambiental y Gestión del Riesgo

10ª Av. Sur y Calle México, Barrio San Jacinto, frente a Casa Ex Presidencial. San Salvador. Tel: 244-1200

CAM Centro de Apoyo a la microempresa

Créditos Alameda Rossevelt, No. 1807. San Salvador. Tel: 263-4533

PAEBA Dirección de Adultos del Ministerio de Educación

Educación de adultos Capacitación en talleres vocacionales

Oficina Nacional en Centro de gobierno. San Salvador. Oficinas Departamentales.

Programa de Educación Básica. PEBA. Arzobispado de San Salvador

Alfabetización y Educación de Adultos

1ª Calle Poniente, Col. Escalón, Contiguo a Radio Paz. Tel: 226-6066



Nom bre de la Institución

Objetivo o m isión de la institución

P ersona responsable de

P royectos o contacto

Dirección y Teléfono

CIDEP Asociación Intersectorial para el Desarrollo Económico y el Progreso Social

Educación de Adultos Formación Vocacional

23 Calle Pte y Pje 3, Colonia Layco, No. 131 Tel: 225-4133

FOSOFAMILIA/SNF Créditos y Capacitación Final 17 Av. Nte. Edifico No. 1, Segunda Planta, Centro de Gobierno, San Salvador. Tel: 281-0047 y 281-0033

FONAVIPO Vivienda Popular Alameda Juan Pablo II, 33 y 39 Av. Nte. San Salvador.

FUNDASAL Proyectos de Vivienda e infraestructura relacionada

Rpto. Santa Alegría, Calle L-B, No. 7. Ciudad Delgado. Tel: 276-3954

FE Y ALEGRIA Educación Inicial Capacitación para el trabajo

Melvin Lucero,S.J. Calle el Mediterráneo, Jardines de Guadalupe, Antiguo Cuscatlán. Tel: 243-1282

PLAN INTERNACIONAL

Ayuda humanitaria Simfa Machingaidze 51 Av. Nte y alameda Rossevelt, No. 2636. San Salvador.

III. Cómo hacer un Plan de Gestión Para elaborar nuestro plan de gestión es preciso haber diseñado primero nuestro plan estratégico de desarrollo, que puede ser de 2 a 3 años de proyección, luego, al elaborar nuestro plan operativo incluiremos el plan de gestión que obedece a la consecución de fondos para llevar a cabo aquellas acciones que no se encuentran dentro de nuestra posibilidad económica, es decir:

Con el diagnóstico identificamos muchas necesidades en nuestra comunidad y con la priorización establecemos cuáles proyectos elaborar y ejecutar, a partir de ahí es que definimos cuáles proyectos nos interesa resolver en primer lugar y de ahí partimos para nuestro plan de gestión.

Qué es un P lan de Gestión?

Es un documento en el cual establecemos el objetivo que queremos alcanzar con nuestra gestión, los proyectos que queremos desarrollar y las acciones que realizaremos para

obtener los fondos dentro de un tiempo determinado.



El plan de gestión dirigirá nuestras acciones en el transcurso del tiempo y debe obedecer a la priorización que con la comunidad hemos hecho de los problemas que se quieren resolver. Si lo ejecutamos de una forma adecuada garantizaremos la obtención de fondos para mejorar nuestra calidad de vida y si además ejecutamos y administramos bien los proyectos garantizaremos la confianza de las instituciones que nos apoyan para mantener una relación de largo plazo.

P asos para hacer un P lan de Gestión

Por nuestra experiencia sabemos que un plan de trabajo contiene objetivos, resultados, actividades, cronograma y recursos. Pues bien, un plan de gestión contiene exactamente las mismas cosas, aunque sea más específico.

Veamos los pasos que sugerimos:

Recuerdan que para hacer el diagnóstico y para elaborar los proyectos conformamos un equipo de trabajo? Bueno, ahora, para elaborar y ejecutar nuestro plan de gestión también debemos conformar un equipo, que asumirá las siguientes responsabilidades:

a. Sería importante que este equipo participara también de la elaboración de los proyectos de acuerdo a lo que la comunidad ha priorizado, esto les da mayor visión y claridad de la necesidad y más elementos para la negociación.

b. Buscar las organizaciones o instituciones que pueden apoyar este tipo de proyectos

c. Realizar todos los trámites necesarios para obtener los fondos. d. Asumir y dar seguimiento a los compromisos adquiridos con la

institución financiadora (informes, auditorias, etc.). e. Formar parte del equipo de seguimiento de la ejecución de los

proyectos.

Para conformar el equipo debemos considerar algunas características de sus integrantes, dado que la tarea que deberán cumplir requiere de:

1. Facilidad para escribir en forma clara y precisa. 2. Facilidad para hablar y relacionarse con funcionarios/as institucionales. 3. Capacidad de aprender sobre los mecanismos y requisitos de las instituciones

financiadoras. 4. Capacidad de captar y transmitir las demandas de la comunidad. 5. Capacidad de trabajar en equipo.

Y otras que la organización ciudadana considere necesarias



Ahora que el equipo está conformado, debemos iniciar con la discusión sobre el objetivo que se establecerá, es decir: qué esperamos lograr con la ejecución de ese plan.

El objetivo debe ser claro y alcanzable, cuando iniciamos esta experiencia estamos tentados a correr pero, hay que empezar con poco, luego, cuando hayamos aprendido bien podemos establecer más desafíos.

Anotemos aquí el objetivo que podríamos plantearnos: __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________

Ahora escribamos los objetivos específicos:

__________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________

Luego que hemos establecido nuestros objetivos, debemos pensar en los resultados concretos que esperamos obtener de nuestro trabajo en la gestión. Generalmente cada resultado debe corresponder a un objetivo específico, en ocasiones podemos plantearnos más resultados dependiendo de lo que esperamos. Escribamos aquí los resultados:

__________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________



Ahora debemos definir las actividades que realizaremos para obtener cada resultado, lo haremos en una matriz para que nos quede más ordenado y podamos identificar claramente lo que nos corresponde hacer: Recuerdan la matriz del marco lógico?, pues eso es lo que vamos a hacer.

Objetivos Resultados Actividades Indicadores Medios de Verificación

S upuestos

Para dar seguimiento adecuado al plan y al avance de nuestros resultados debemos establecer indicadores. Los indicadores son los que nos van a indicar si vamos en el camino correcto de lo que hemos definido hacer, nos establecerán la medida en la cual estamos alcanzando nuestros objetivos. Asi que debemos escribirlos detallando cantidad y calidad del avance. Por ejemplo:


S upuestos

Promover el diseño de proyectos comunitarios para la satisfacción de las necesidades fundamentales de la población.

Se obtienen fondos para la ejecución del Proyecto de introducción de agua potable en la comunidad El Cañito

1. Investigar fuentes de financiamient o.

2. Elaborar el perfil del proyecto

3. Presentar el perfil en 3 posibles agencias de cooperación

4. Diseñar el proyecto

5. Etc.

1. Se cuenta con un directorio municipal de posibles agencias cooperantes.

2. Se elabora un perfil con al menos 40 participantes de la comunidad

3. Etc.

Cuando realizamos evaluaciones a nuestro trabajo, los indicadores son los que nos mostrarán si estamos avanzando o no y si lo hacemos adecuadamente o no. Ahora anotemos en la matriz de la página anterior algunos indicadores para nuestras actividades.



Ya que tenemos los indicadores, debemos discutir los medios de verificación que el equipo archivará para poder constatar que las acciones han sido efectivamente realizadas, a eso les llamamos m edios de verificación. Son pruebas del trabajo ejecutado. Siguiendo con el ejemplo anterior, podemos establecer algunos medios de verificación:


S upuestos







5. Etc.



3. Etc.

§ Un documento de directorio de agencias cooperantes.

§ Listado de participantes

§ Memoria del taller de elaboración

§ Documento de Perfil

§ Fotografías, Escribamos nuestros medios de verificación en la matriz que hemos estado usando.

Bien, ahora trabajaremos los supuestos. Esta palabra se usa para que en nuestra matriz del marco lógico anotemos aquellas cosas que creemos que pueden afectar positiva o negativamente el alcance de nuestros objetivos y resultados, y que no se encuentran bajo nuestra responsabilidad, es decir que no dependen de nosotros. Siguiendo con el ejemplo anterior podríamos pensar en algunos supuestos tales como;


S upuestos







5. Etc.



3. Etc.

§ Un documento de directorio de agencias cooperantes.

§ Listado de participantes

§ Memoria del taller de elaboración

§ Documento de Perfil

§ Fotografías,

Interés y Voluntad de la comunidad a incorporarse en el proceso



Perfecto! Ahora ya contamos con las definiciones más importantes de nuestro plan. Solo nos queda trabajar el cronogram a y el presupuesto. Para ello podemos utilizar los mismos cuadros que utilizamos en el cronograma del proyecto, donde colocamos los períodos. Coloquemos algunas actividades y definamos el tiempo:

Resultados/Actividades Año 1

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Finalmente, trabajamos el presupuesto que utilizaremos para la gestión que pretendemos realizar. Debemos incluir aquí gastos de transporte, gastos de papelería, gastos de fotocopias, etc. Posiblemente al inicio de nuestra gestión no contemos con fondos suficientes, así que lo que colocaremos será el costo que implica aunque algunos líderes o la municipalidad nos ayude con el transporte y la papelería. Más adelante, en cada proyecto debemos incorporar costos administrativos que incluyan lo que invertimos en la gestión.

Rubro Costo Unitario Costo Total 1. Materiales Fotocopias Papel Bond Bolígrafos Folders Etc.

2. Apoyos Digitación en computadora Transporte

Etc. TOTAL Y de esta forma, terminamos nuestro plan de Gestión.



ISD es una organización no gubernamental que promueve la participación ciudadana a través de la educación cívica, buscando generar el fortalecimiento de las capacidades ciudadanas para la incidencia, la contraloría y el desarrollo local.

De esta forma, trata de contribuir a la instauración de una nueva cultura política democrática, que permita el desarrollo de la democracia y la mejora en la calidad de vida de todos los habitantes de nuestro país.

Por esta razón espera que este material se convierta en herramienta de apoyo para aquellos/as líderes y lideresas que en su constante lucha por sus comunidades y municipios, buscan alternativas de solución a los problemas que más les aquejan.

Volveremos pronto con más material de apoyo para todos/as.

ISD



Urbanización Satélite, Pasaje Venus, Casa 23 “U”. San Salvador. El Salvador.

Teléfaxes: 284-9726 y 274-6182

Correo Electrónico: [email protected]

[email protected]

Manual Dep Roy Ecto s

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