MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Fecha: Nov/06 ...

COOPERATIVA COATS CADENA

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Fecha: Nov/06Versión: 0

PROCESO ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO Vigente a partir de:

Enero/07

1.��IDENTIFICACIÓN GENERAL DEL PROCESO:

OBJETIVO: Proporcionar personal altamente calificado en las diferentes áreas de la cooperativa de acuerdo a los perfiles establecidos para cada cargo y puestos de una estructura definida con la consiguiente selección y entrenamiento de personal; y posteriormente analizar y evaluar el grado de eficacia con que las personas llevan a cabo las actividades, objetivos y responsabilidades de sus puestos de trabajo, con el fin de mejorar continuamente sus actuaciones futuras, e igualmente mejorar los resultados de la cooperativa.

PROVEEDOR ENTRADAS PROCEDIMIENTOS SALIDAS CLIENTES

•��Gerente

•��Personas que envían la hoja de vida a la cooperativa

•��Políticas de la cooperativa

•��Manuales de funciones y procedimientos

•��Hojas de vida

•��Evaluación de desempeño

•��Procedimiento de selección de personal para la cooperativa

•��Procedimiento de inducción y entrenamiento

•��Procedimiento de evaluación de desempeño

•��Contratación

•��Inducción

•��Personal capacitado y entrenado

•��Cumplimiento de objetivos

•��Personal que ingresa a trabajar en la cooperativa

•��Personal de la cooperativa

CARGOS INVOLUCRADOS:

•��Gerente •��Secretaria � Funcionarios

RECURSOS•��Recursos Humanos•��Recursos Tecnológicos •��Software •��Papelería •��Formatos

� � � � � �

�

�

�

�

�

�




Enero/07


OBJETIVO: Realizar el recaudo oportuno de la cartera existente para proporcionar los prestamos a los asociados, la liquidez y el rendimiento financiero a la cooperativa. Y mantener actualizada toda la información contable y financiera necesaria para realizar los estados financieros e informes tributarios exigidos.


•��Empresas o personas que prestan servicios a la cooperativa cobro

•��Entidades competentes

•��Bancos

•��Facturas y cuentas de cobro

•��Factura de pago de impuestos

•��Consignaciones y comprobantes de egreso

•��Procedimiento de pago a proveedores

•��Procedimiento planillas de descuento

� Procedimiento de Recaudo de ingresos por caja

•��Procedimiento de pago de impuestos

•��Procedimiento de conciliaciones bancarias

•��Procedimiento elaboración de estados

•��Cheques de pago y cuentas canceladas

•��Ingresos de la Cooperativa

•��Cancelación de impuestos

•��Conciliación de bancos

•��Elaboración de estados financieros

•��Excedentes

•��Empresas y personas que prestaron servicios

•��Empresas asociadas

•��Entidades competentes

•��Bancos

•��Cooperativa

CARGOS INVOLUCRADOS:•��Contador•��Gerente •��Mensajero •��Secretaria

RECURSOS•��Recursos Humanos•��Recursos Tecnológicos •��Software •��Papelería

� � � � � �


�� DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Fecha: Nov/06 Versión: 0

PROCESO DE CREDITO Vigente a partir de:

Enero/07


OBJETIVO: Mediante el proceso de crédito se pretende cumplir con la principal actividad de la Cooperativa atendiendo las necesidades de los asociados contribuyendo al mejoramiento de sus condiciones de vida y de sus familias; procurando que la utilización por parte de sus asociados se haga de forma racional; administrando los recursos de la cooperativa con solidez, liquidez, rotación de cartera y bajos los parámetros legales.


Asociados

Cartera

Comité de Crédito�

Gerente

Consejo de administración

�

Estatutos

Estados de Cuenta

Aprobación o negación del crédito

•��Procedimiento de crédito por nomina.

•��Procedimiento de crédito por caja menor.

� Procedimiento de cultura de pago y responsabilidad.

•��Créditos aprobados

� Créditos negados

� Actas comité de créditos

•�� Plan de incentivos

� Plan de régimen disciplinario.

•��Asociados de la Cooperativa

•��Bancos

CARGOS INVOLUCRADOS:•��Comité de créditos •��Gerente •��Secretaria � Tesorera � Junta de Vigilancia � Consejo de administración


� � � � � �




Enero/07


OBJETIVO: Realizar los pagos y obligaciones necesarios en la cooperativa para cumplir con las exigencias legales y mantener un pago oportuno de salarios a sus empleados como también de su seguridad social. Elaboración y ejecución del presupuesto de la Cooperativa de acuerdo a las necesidades proyectadas en cada dependencia


•��Contabilidad

•��Tesorería

•��Gerente

•��Bancos

•��Formulario de pago para salud, pensión, ARP y parafiscales.

•��Soportes de nomina

•��Consignaciones y comprobantes de egreso

•��Presupuesto año anterior.

•��Procedimiento de pago de nomina

•��Procedimiento de caja menor

� Procedimiento de pago de aportes

•��Procedimiento de presupuesto.

•��Cheques de pago y cuentas canceladas

•��Cartera

•��Cancelación de aportes

•��Presupuesto realizado

•��Funcionarios de la Cooperativa

•��Asociados de la Cooperativa

•��Entidades de seguridad social

•��Cooperativa

CARGOS INVOLUCRADOS:•��Contador•��Gerente •��Mensajero � Tesorera


� � � � � �



PROCESO DE APOYO Vigente a partir de:

Enero/07


OBJETIVO: Tener un soporte y registro de los afiliados de la cooperativa y su historial dentro de la misma proporcionando esto la información necesaria para tomar las decisiones internas con respecto a la calidad del asociado y de igual forma cuando este se retire. Tener un control de la correspondencia recibida y despachada de la cooperativa para una mayor efectividad en el procedimiento de comunicación tanto interna como externa, manteniendo a los asociados informados de las actividades que realiza la cooperativa para una mayor participación de estos en las mismas.


•��Entidades externas

•��Secretaria

•��Gerente

•��Comité de comunicaciones

•��Oficios.

•��Solicitudes de afiliacion

•��Solicitudes de retiro

•��Informaciones

• Actividades a realizar

•��Procedimiento de afiliaciones

•��Procedimiento de retiro

• Procedimiento de comunicación interna

� Procedimiento de envió de correspondencia

•��Procedimiento de recibo de correspondencia

•��Nuevos asociados de la cooperativa

•��Asociados retirados

•��Circulares

•��Boletines informativos

•��Asociados de la cooperativa.

•��Entidades externas

•��Funcionarios de la cooperativa

CARGOS INVOLUCRADOS:•��Secretaria •��Gerente •��Mensajero � Consejo de Administración


� � � � � �


MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Fecha: Nov/06 Versión: 0

PROCESO EDUCATIVO Vigente a partir de:

Enero/07


OBJETIVO: Diseñar y ejecutar el programa de educación de acuerdo a lo establecido por la normatividad vigente para entidades del sector solidario, teniendo en cuenta los aspectos educativos, sociales, culturales y de proyectos; con el fin de difundirlos y fomentarlos entre los asociados, los empleados y su grupo familiar.


•��Gerente

•��Comité de educación

•��Comité Sociocultural

•��Comité de proyectos�

•��Estatutos de la cooperativa

•��Normatividad vigente.

•��PESEM

•��Plan Estratégico

•��Procedimiento de actividades educativas.

•��Procedimiento de actividades socioculturales.

•��Procedimiento de creatividad y proyectos.

•��Cumplimiento del PESEM.

•��Cumplimiento del plan estratégico.

•��Personal capacitado, recreado y culturizado.

•��Planeación y ejecución de proyectos.

•��Asociados, empleados y grupo familiar.

•��Posibles asociados potenciales.


•��Consejo de Administración •��Comités de la cooperativa. � Funcionarios


COOPERATIVA COATS MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Fecha: Nov/06

CADENA Versión: 0

PROCESO SOLIDARIO Vigente a partir de:

Enero/07


OBJETIVO: Revisar, controlar y conceder los auxilios pertinentes de acuerdo a los estatutos y a las solicitudes de los asociados, con el fin de ayudar económicamente a los asociados y su grupo familiar en circunstancias o situaciones en particular para así dar un buen uso a los recursos del fondo de solidaridad y realizar actividades para recaudar fondos con estos fines.


•��Gerente

•��Comité de solidaridad

•��Funcionarios de la Cooperativa

•��Estatutos de la cooperativa

•��Reglamento comité de solidaridad

•��Solicitudes de auxilios

•��Procedimiento de auxilios

•��Procedimiento de actividades

•��Cumplimiento del fondo de solidaridad

•��Cumplimiento de la normatividad vigente.

•��Dinero para el fondo.

•��Asociados y grupo familiar.

•��Fondo de solidaridad


•��Consejo de Administración •��Comités de la cooperativa. � Funcionarios


�

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Versión 0

PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN DE PERSONAL

3. DIAGRAMA DE FLUJO

GERENCIA SECRETARIA

INICIO

Informar que se requiere personal

calificado para ocupar

determinado puesto de trabajo

El cargo ya existe?

Dar las especificaciones

para el nuevo cargo

NO

Buscar en los manuales de funciones, las

especificaciones del cargo

SI

Existen las hojas de vida dentro del archivo?

Publicar la vacante en periódico y

agencias de empleo.

A

SI

NO

Recibir las hojas de vida que

llegan por los anuncios

Seleccionar las hojas de vida que cumplan con los requisitos del cargo

SI

GERENCIA SECRETARIA

A Citar a las personas a entrevista.

Recibir a la persona citada y

solicitarle que espere

Sala de espera

Entrevistar al personal

seleccionado.

Verificar referencias

Tomar la decisión final de

contratación

FIN


PROCEDIMIENTO DE INDUCCIÒN Y ENTRENAMIENTO


GERENCIA FUNCIONARIO

INICIO

Indicar la empresa y presentar con los

demás funcionarios de la

cooperativa.

Relacionar a la persona con toda la

información referente a su

puesto de trabajo como lo es el

manual de funciones

Enseñar la misión, visión, políticas y reglamentos de la

cooperativa.

Suministrar información

requerida por esta persona

Explicar y demostrar

actividades y tareas a realizar

cada día.

Explicar su función en cada uno de los procesos, su forma de medición y sus

clientes inmediatos.

FIN


PROCEDIMIENTO DE EVALUACIÒN DEL DESEMPEÑO


GERENCIA FUNCIONARIO SECRETARIA

INICIO

Observar el comportamiento de

los funcionarios durante periodos

de 4 meses.

sdfasfasdfsadfr los formatos de evolución para cada funcionario.

Calificar los factores de evaluación, ponderando los puntajes finales

obtenidos.

Firmar la evaluación respectiva.

Explicar al funcionario la

evaluación obtenida.

FIN

Archivar el documento

Llenar los formatos de evaluación para cada funcionario


PROCEDIMIENTO DE PAGO A PROVEEDORES


SECRETARIA CONTABILIDAD TESORERIA

INICIO

Elaborar el comprobante de pago y cheque.

Atender al Proveedor.

Llamar al proveedor para que recoja el

cheque.

FIN

Archivar hasta momento de pago Recepcionar

cuenta de cobro o factura.

Entregar el cheque.

Hacer firmar los respectivos

comprobantes.

Archivar comprobante de

egreso


PROCEDIMIENTO PLANILLAS DE DESCUENTO


CARTERA SECRETARIA

INICIO

Crear la planilla en el sistema e

ingresar novedades

Recepcionar la planilla

devuelta

Enviar la planilla a la empresa donde

trabaja el asociado

Comunicarse con el asociado para que pague el valor faltante.

¿Le realizaron todo el descuento al asociado?

A

SI

NO

Atiende y anuncia el asociado

Resolver las inquietudes y

solicitudes del asociado.

Acumular intereses

semestralmente para planilla de

primas

CARTERA SECRETARIA

A

Encontrar el error con la persona

encargada de la empresa

correspondiente.

FIN

¿El dinero consignado es equivalente al valor en cartera?

NO

SI


PROCEDIMIENTO DE RECAUDO DE INGRESOS POR CAJA


SECRETARIA TESORERIA CARTERA

INICIO

Recibir y anunciar al asociado.

Liquidar los intereses al asociado.

FIN

Elaborar el recibo y registrar el pago

en el sistema

Recibir y verificar el monto del

dinero entregado

¿El asociado esta al día en intereses?

SI

NO

Hacer las anotaciones en

los libros.

Entregar el recibo al asociado


PROCEDIMIENTO DE PAGO DE IMPUESTOS


MENSAJERO CONTABILIDAD REVISOR FISCAL TESORERIA

NICIO

Reclamar los formularios.

Revisar y firmar los formularios

respectivos.

FIN

Realizar el pago en la entidad

bancaria correspondiente.

Registra en el sistema y realiza el

cheque de pago.

Diligenciar los formularios.

Archivar el comprobante

de egreso.

Archivar el formulario.

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Págin Versión 0

PROCEDIMIENTO DE CONCILIACIONES BANCARIAS


SECRETARIA TESORERIA

INICIO

Recepcionar los reportes

mensuales de bancos.

Sacar la relación de los

cheques pendientes por

cobro.

Comparar los extractos con el libro de bancos.

¿Coinciden los valores del extracto con los del libro?

Buscar el error y corregir.

SI NO

FIN

Archivar el reporte.


PROCEDIMIENTO ELABORACION DE ESTADOS


CONTABILIDAD REVISOR FISCAL GERENCIA

INICIO

Recoger la información contable del

mes.

Realizar las notas

bancarias.

Hacer las notas

contables de ajuste.

Hacer las notas de provisiones,

depreciaciones y amortizaciones.

Entrar al sistema e imprimir los

estados financieros.

A

CONTABILIDAD REVISOR FISCAL GERENCIA

FIN

Revisar y realizar los cruces con los estados y los libros auxiliares.

Revisar los estados

financieros.

Elaborar los comparativos con el periodo

anterior.

Informar al consejo de

administración los estados

financieros.

A

Archivar los estados financieros


PROCEDIMIENTO DE CREDITO POR NOMINA

3. DIAGRAMA DE FLUJOSECRETARIA CARTERA COMITÉ DE

CREDITOS TESORERIA

INICIO

Verificar que el formato este

completamente diligenciado

Realizar con el asociado el plan de pago de acuerdo a su capacidad de

pago.

Diligenciar la parte del formato

referente al estado de cuenta

del asociado.

A

Entregar formato de solicitud de crédito.

¿Solicita el asociado ayuda con su forma de pago?

SI

NO

Guardar el formulario hasta que se reúna el

comité de créditos.

SECRETARIA CARTERA COMITÉ DE CREDITOS

TESORERIA

FIN

Revisar que se cumplan los requisitos del crédito, para tomar

una decisión.

Realizar el cheque y el

comprobante de egreso.

Analizar las solicitudes de

crédito pendientes.

A

Archivar el comprobante

Es aprobado el crédito?

Informarle al asociado la decisión,

indicándole cuando se efectuar el

desembolso.

Hacer firmar del asociado la letra o libranza.

FIN

Informarle al asociado la decisión.

SI

NO

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

Versión 0 PROCEDIMIENTO DE CULTURA DE PAGO Y RESPONSABILIDAD


CARTERA JUNTA DE

VIGILANCIA COMITÉ DE CREDITOS

CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN

INICIO

Realizar informe decadal y

trimestral de los asociados que

incumplen su plan de pago.

Revisar, analizar y priorizar este listado de

acuerdo a los casos mas críticos.

Informar a los asociados de su

incumplimiento y de las sanciones

establecidas para esto.

Dar informe al consejo de administración sobre los

asociados con incumplimiento repetitivo.

Realizar plan de incentivos por cumplimiento a los asociados responsables.

Aplicar régimen disciplinario según

el estatuto.

Hacer seguimiento de

estos asociados y analizar la

capacidad de pago

semestralmente.

Informar al gerente y al comité de créditos de los asociados que no tienen capacidad de pago.

FIN


PROCEDIMIENTO DE PAGO DE NOMINA

3. DIAGRAMA DE FLUJOCONTABILIDAD GERENCIA TESORERIA MENSAJERO

INICIO

Liquidar la nomina

Revisar la nómina y

autorizarla.

Elaborar el cheque y el

comprobante de egreso.

Cambiar el cheque en el

banco correspondiente.

Firmar el comprobante de egreso entregando el dinero a la tesorera.

Pagar a cada funcionario

haciendo firmar el respectivo documento.

Hacer los ajustes en los libros.

FIN

Archivar los soportes.


PROCEDIMIENTO DE CAJA MENOR


TESORERIA MENSAJERO GERENCIA

INICIO

Realizar cheque por valor de tres

millones equivalente a la

basa para la caja menor.

Guardar el dinero bajo su

responsabilidad.

Cobrar el cheque en el

banco respectivo.

Autorizar prestamos menores a $150.000 y gastos varios de la oficina o los comités.

Pagar los préstamos y

gastos autorizados.

Archivar comprobantes

de caja y facturas de

compra.

Realizar el desembolso

respectivo cuando se acabe el

dinero.

FIN


PROCEDIMIENTO DE PAGO DE APORTES


MENSAJERO TESORERIA GERENCIA

INICIO

Reclamar los respectivos

formularios de salud, pensión,

ARP y parafiscales.

Elaborar la relación de estos y el cheque.

Diligenciar los

formularios.

Revisar y autorizar los cheques y formularios.

Hacer entrega al mensajero.

Revisar y archivar los formularios.

Realizar el pago en las entidades

correspondientes.

FIN


PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO


CONTABILIDAD GERENCIA CONSEJO DE

ADMINISTRACIÓN REVISOR FISCAL

INICIO

Proyectar las salidas y

fuentes de las dependencias.

Analizar cada rubro del

presupuesto.

Revisar, analizar y aprobar los rubros administrativos y de cada comité.

Presentar el proyecto de presupuesto

ante el consejo de

administración.

FIN

Proyectar las salidas y

fuentes de las dependencias.

Construir el modelo como proyecto del presupuesto

anual.

Construir el modelo como proyecto del presupuesto

anual.

Cargar y operar las cuentas contables afectando el presupuesto.

Evaluar trimestralmente la ejecución presupuestal.

Evaluar trimestralmente la ejecución presupuestal.

Realizar el cierre anual de consumo de usos y fuentes.

Realizar el cierre anual de consumo de usos y fuentes.


PROCEDIMIENTO DE AFILIACIONES DE ASOCIADOS


SECRETARIA CONSEJO DE

ADMINISTRACIÓNGERENCIA TESORERIA


PROCEDIMIENTO DE RETIRO DE ASOCIADOS

INICIO

Informar a Tesorería y trasferirle la

hoja de vida del asociado.

FIN

Verificar que la solicitud este

completamente diligenciada.

Analizar y estudiar las

solicitudes de afiliación.

Ingresar los datos del asociado al sistema

Informar al asociado que su solicitud fue negada.

Enviar oficio al asociado informándole el valor de su cuota y demás.

Entregar al asociado la solicitud de afiliación.

¿Es aprobada

la solicitud?

Archivar la hoja de vida del asociado.

SI NO

FIN


SECRETARIA CONSEJO DE

ADMINISTRACIÓNGERENCIA TESORERIA


PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIÓN INTERNA


INICIO

Estudiar y analizar en que

estado se encuentra el

asociado.

FIN

Informar al asociado los

pasos a seguir para su retiro.

Repecionar oficio

anunciando el retiro.

Aprobar el retiro

Acordar con la empresa en la que labora la forma de pago.

Pasar a tesorería para su liquidación.

¿Se encuentra

a paz y salvo el

asociado?s

Archivar los documentos del asociado.

SI

NO

Hacer relación de aportes con la deuda actual.

Informarle al asociado como va a ser su proceso de liquidación.

Realizar cheque o paz y salvo según el caso.

COMITÉ DE COMUNIACIONES

CARTERA MENSAJERO


PROCEDIMIENTO DE ENVIO DE CORRESPONDENCIA


INICIO

Recolectar información

novedosa de interés para la cooperativa.

Realizar el diseño de boletines y circulares informativas para los

asociados.

Consultar actividades informativas que realizan

en otras

Enviar mensualmente los

estados de cuenta a los asociados.

Realizar videos informativos sobre el desarrollo de la

cooperativa.

Trasmitir las actividades que

realizan los otros comités.

FIN

Entregar material de información en las

diferentes empresas donde laboren los

asociados.

SECRETARIA MENSAJERO


PROCEDIMIENTO DE RECIBO DE CORRESPONDENCIA


INICIO

Recibir correspondencia a despachar de las diferentes áreas

de la cooperativa.

Clasificar y separar los

documentos y entregarlos al mensajero.

Radicar los documentos en el

libro de la correspondencia.

Verificar documentación y

firmar libro radicador.

FIN

Archivar copias.

Entregar correspondencia a

destinatario y hacer firmar la

copia.

Verificar copias contra libro radicador.

SECRETARIA GERENCIA


PROCEDIMIENTO DE ACTIVIDADES EDUCATIVAS


INICIO

Recibir correspondencia

externa.

Clasificar y separar

documentos y pasarlos a Gerencia.

Radicar correspondencia

recibida en el libro.

Retirar de la gerencia

correspondencia asignada y radicar.

FIN

Archivar la correspondencia.

Leer correspondencia y

asignar según naturaleza de los

asuntos.

Distribuir correspondenci

a asignada y hacer firmar el

radicador.

Recibir la correspondencia

tramitada.

COMITÉ DE EDUCACIÓN


GERENCIA JUNTA DE

VIGILANCIA


PROCEDIMIENTO DE ACTIVIDADES SOCIOCULTURALES


INICIO

Asignar el presupuesto

necesario para cada actividad.

FIN

Planear y diseñar las actividades

educativas de acuerdo a las

necesidades y al plan estratégico.

Elegir las entidades que se encargaran del cumplimiento de la función educativa.

Replantear las actividades.

Observar las necesidades de los asociados.

¿Son aprobadas

las actividades propuestas?

SI

NO

Identificar las nuevas actividades educativas para

Desarrollar la actividad programada.

Informar el resultado de la evaluación al consejo de administración y al comité de educación.

Presentar plan de actividades educativas al consejo de administración.

Elegir las entidades que se encargaran del cumplimiento de la función educativa.

Realizar evaluación de cada actividad.

SUBCOMITE SOCIAL

COMITÉ DE EDUCACIÓN


JUNTA DE VIGILANCIA


PROCEDIMIENTO DE CREATIVIDAD Y PROYECTOS


INICIO

FIN

Elaborar el plan de trabajo de las

actividades sociales, culturales,

recreativas y deportivas.

Presentar el plan con el cronograma al comité de educación.



¿Son aprobadas


SI NO

Identificar las nuevas actividades educativas para


Informar el resultado de la evaluación al consejo de administración y a los comités de educación y sociocultural.

Presentar plan de actividades al consejo de administración.


¿Son aprobadas


NO SI Replantear las actividades.

Asignar el presupuesto necesario para cada actividad.


COMITÉ DE PROYECTOS


JUNTA DE VIGILANCIA


PROCEDIMIENTO DE AUXILIOS


INICIO

Asignar los recursos

necesarios para el

desarrollo de estos.

FIN

Hacer estudios de benchmarketing y de mercados con el fin

de efectuar el crecimiento

económico de la cooperativa.

Diseñar proyectos sociales y económicos que satisfagan al asociado.

Replantear proyectos presentados.


¿Son aprobadas

los proyectos propuestos?

SI

NO

Identificar los nuevos proyectos.

Desarrollar e implementar el proyecto.

Informar el resultado de la evaluación al consejo de administración y al comité de proyectos.

Presentar proyectos al consejo de administración.

Realizar evaluación de cada actividad y del proyecto como tal.

SECRETARIA COMITÉ DE

SOLIDARIDAD TESORERIA


PROCEDIMIENTO DE ACTIVIDADES SOLIDARIAS

3. DIAGRAMA DE FLUJOCOMITÉ DE

SOLIDARIDAD CONSEJO DE

ADMINISTRACIÓN JUNTA DE VIGILANCIA

INICIO

FIN

Recepcionar la solicitud de

auxilio.

Estudiar y analizar la solicitud.

Llamar al asociado para anunciarle la aprobación del auxilio.

¿Es aprobado el auxilio? SI NO

Informarle al asociado mediante oficio los motivos por los cuales fue negado.

Realizar el cheque y comprobantes de pago.

Verificar que cumpla con todos los documentos requeridos.

Archivarla hasta la próxima reunión

del comité de solidaridad.

Atender al asociado y anunciarlos en tesorería.

Entregar el cheque y hacer firmar los documentos respectivos.

Archivarla los comprobantes y demás

documentos.

Llevar estadísticas de auxilios.

Presentar informes al consejo de administración.

FIN

INICIO

Asignar el presupuesto

necesario para cada actividad.

FIN

Elaborar el plan de trabajo y

cronograma de actividades

solidarias con el fin de recoger fondos.

Hacer estudio de viabilidad de propuestas escogiendo alternativas rentables.


Observar las nuevas opciones de alternativas.

¿Son aprobadas


SI

NO

Identificar las nuevas actividades.

Ejecutar la actividad.

Informar el resultado de la evaluación al consejo de administración y al comité de solidaridad.

Presentar el plan al consejo de administración.


��

��

��

��

�� EnEn elel mesmes dede marzomarzo dede 19611961 comenzócomenzó aa gestarsegestarse lalaideaidea dede algunosalgunos dede loslos trabajadorestrabajadores dede lala empresaempresaconocidaconocida hoyhoy comocomo CoatsCoats CadenaCadena (Antiguo(Antiguo HilosHilosCadena)Cadena) dede fundarfundar unauna cooperativacooperativa comocomo mediomedio dedeCadena)Cadena) dede fundarfundar unauna cooperativacooperativa comocomo mediomedio dedepoderpoder servirservir enen unauna formaforma másmás ampliaamplia aa sussuscompañeroscompañeros..

�� LlegaLlega elel felizfeliz díadía dede nacimientonacimiento:: 1212 dede AgostoAgosto dede 19641964enen lala callecalle 1919 concon carreracarrera 1313 dondedonde antesantes funcionabafuncionabaelel colegiocolegio LaLa SalleSalle dede lala ciudadciudad dede PereiraPereira.. EnEn estaestafechafecha 2323 trabajadorestrabajadores dandan vidavida aa unauna organizaciónorganizaciónqueque llevaríallevaría porpor nombresnombres ““ CooperativaCooperativa dedeTrabajadoresTrabajadores dede HilosHilos Cadena”Cadena”..

��

�� SuSu primeraprimera actividadactividad sese relacionarelaciona concon elel ahorroahorro yycréditocrédito.. SeSe creacrea unun comisariatocomisariato porpor mediomedio deldel cualcual sesesuministransuministran artículosartículos dede primeraprimera necesidadnecesidad aa loslostrabajadorestrabajadores..

�� EnEn 19991999 porpor causacausa dede lala entradaentrada enen VigenciaVigencia dede lala�� EnEn 19991999 porpor causacausa dede lala entradaentrada enen VigenciaVigencia dede lalaLeyLey 454454 dede 19981998,, lala CooperativaCooperativa eses clasificadaclasificada comocomoentidadentidad dede aportesaportes yy crédito,crédito, alcanzandoalcanzando concon elloello ununsignificadosignificado gradogrado dede desarrollodesarrollo enen lala modalidadmodalidad dedevínculovínculo cerradocerrado.. SinSin embargoembargo sese requiererequiere seguirseguircreciendocreciendo yy hacerhacer significativossignificativos aportesaportes alal sectorsector dede lalaeconomíaeconomía solidariasolidaria..

��

EmpresaEmpresa deldel SectorSector SolidarioSolidario establecidaestablecida legalmentelegalmenteparapara satisfacersatisfacer laslas necesidadesnecesidades dede sussus asociadosasociados enen lolorelacionadorelacionado concon aportesaportes yy créditocrédito..

SeSe caracterizacaracteriza porpor lala agilidadagilidad yy efectividadefectividad enen lalaatenciónatención aa sussus asociados,asociados, tecnologíatecnología disponible,disponible,calidadcalidad humana,humana, solidezsolidez económicaeconómica yy espírituespíritu dedecalidadcalidad humana,humana, solidezsolidez económicaeconómica yy espírituespíritu dedeservicioservicio..

��EmpresaEmpresa cooperativacooperativa organizada,organizada, prestadoraprestadora dedeexcelentesexcelentes servicios,servicios, cumplidoracumplidora dede sussus preceptospreceptossociales,sociales, concon resultadosresultados económicoseconómicos positivospositivos yyposicionadaposicionada enen elel SectorSector comocomo lala mejormejor dede susu génerogénero..

��

LaLa CooperativaCooperativa CoatsCoats Cadena,Cadena, nono cuentacuenta concon ununmanualmanual queque describadescriba claramenteclaramente nini analiceanalice lala relaciónrelaciónentreentre sussus funciones,funciones, procesosprocesos yy procedimientosprocedimientos ,, estoestosese convierteconvierte enen unun grangran limitantelimitante enen elel manejomanejo yy controlcontroldede metasmetas establecidasestablecidas..

��

dede metasmetas establecidasestablecidas..

LaLa CooperativaCooperativa nono siguesigue unun lineamientolineamiento administrativoadministrativoestableestable yaya queque nono cuentacuenta concon laslas herramientasherramientasnecesariasnecesarias parapara sussus procesos,procesos, asíasí comocomo tampocotampoco conconunun elementoelemento claveclave parapara controlarcontrolar yy medirmedir yy asíasí poderpodertomartomar decisionesdecisiones oportunasoportunas yy accionesacciones correctivascorrectivas yyhacerleshacerles elel respectivorespectivo seguimientoseguimiento..

FormulaciónFormulación deldel ProblemaProblema::�� !�� !� ! ! "�#��"�#�� ! ! ��$��!��%!��$��!��%!

��!�#��!�# �!��!&�!��!&�#��!��'!��#��!��'!�� ( ��!��( ��!))�� !��" #� ��!��" #� $$ ��%��%�

��"&��"&� ' �"� (� '��' �"� (� '�� (��(�� )�� *)�� *

��

��"&��"&� ' �"� (� '��' �"� (� '�� (��(�� )�� *)�� *�� !� �� !��!��+�� ,�� !� �� !��!��+�� ,��

��!��" #��$�� ) �� -�* ��!��" #��$�� ) �� -�*�� .��"��"�� '�� ( � ,�� -��'�(��" � ,��!��.��"��"�� '�� ( � ,�� -��'�(��" � ,��!��

%�$��$�)&� ��%( ��$��%�/��" ��%�$��$�)&� ��%( ��$��%�/��" ��)�� $�' ��" #��'�� !��" #�*��)�� $�' ��" #��'�� !��" #�*

�� .��!��&%�"��$�)��"��+� ��%�' ��!��("��.��!��&%�"��$�)��"��+� ��%�' ��!��("��%��/�(�� )��%�� -�*��%��/�(�� )��%�� -�*

�� *��*��Diseñar un Sistema Integral de Control y medición de gestión Diseñar un Sistema Integral de Control y medición de gestión de la Cooperativa Coats Cadena.de la Cooperativa Coats Cadena.

�� *��+��*��+��••Identificar, establecer y documentar los cargos, que Identificar, establecer y documentar los cargos, que

��*��*��

••Identificar, establecer y documentar los cargos, que Identificar, establecer y documentar los cargos, que funcionan al interior de la Cooperativa.funcionan al interior de la Cooperativa.

�� ••Identificar,Identificar, establecerestablecer yy documentardocumentar loslos procesosprocesos yyprocedimientosprocedimientos queque sese realizanrealizan alal interiorinterior dede lala CooperativaCooperativa..

�� ••DeterminarDeterminar loslos indicadoresindicadores aa medirmedir yy relacionarlosrelacionarlos concon loslosprincipalesprincipales procesosprocesos queque sese realizanrealizan..

�� ••DiseñoDiseño deldel sistemasistema dede mediciónmedición yy controlcontrol dede gestióngestión..�� ••ValidaciónValidación deldel modelomodelo dede mediciónmedición yy controlcontrol dede lala gestióngestión..

��00 Organizar, dirigir y ejecutar las políticas Organizar, dirigir y ejecutar las políticas internas y externas, encaminadas a cumplir los internas y externas, encaminadas a cumplir los objetivos de las diferentes áreas de la cooperativa, objetivos de las diferentes áreas de la cooperativa, generando de esta manera rentabilidad y generando de esta manera rentabilidad y sostenibilidad a futuro para ésta y sus asociados.sostenibilidad a futuro para ésta y sus asociados.

��,��+,��,��+,��

��!��!(� ��!�)��!��!(� ��!�) Planear, Planear, analizar y responder por las actividades contables de analizar y responder por las actividades contables de la Cooperativa. Recopilar, identificar, clasificar y la Cooperativa. Recopilar, identificar, clasificar y contabilizar los hechos financieros y económicos de contabilizar los hechos financieros y económicos de la entidad, rendir, preparar y presentar informes la entidad, rendir, preparar y presentar informes contables en general cuando son exigidos por la contables en general cuando son exigidos por la autoridad competente.autoridad competente.

��#��)��#��) Vigilar, velar y manejar el dinero dentro Vigilar, velar y manejar el dinero dentro de la Cooperativa, registrando los ingresos y egresos de la Cooperativa, registrando los ingresos y egresos en el sistema y en los respectivos libros, de igual en el sistema y en los respectivos libros, de igual forma encargarse del correcto uso de esté y de girar forma encargarse del correcto uso de esté y de girar

��,��+,��,��+,��

forma encargarse del correcto uso de esté y de girar forma encargarse del correcto uso de esté y de girar los cheques para todos los pagos de la Cooperativa.los cheques para todos los pagos de la Cooperativa.

��!��!)��!��!)��Ejecutar labores de oficina y apoyo a Ejecutar labores de oficina y apoyo a las directivas y funcionarios de la Cooperativa en el las directivas y funcionarios de la Cooperativa en el desarrollo de actividades: recepción telefónica y desarrollo de actividades: recepción telefónica y apoyo a la gestión documentalapoyo a la gestión documental..

��!��!��!)��!��!��!) Elaborar las planillas Elaborar las planillas de descuento de los asociados, vigilar por el pago y de descuento de los asociados, vigilar por el pago y facilitarles la información requerida con respecto al facilitarles la información requerida con respecto al estado de cuenta.estado de cuenta.

,��%��#�� #�-��),��%��#�� #�-��)

��,��+,��,��+,��

��,��%��#�� #�-��),��%��#�� #�-��)ElEl ManualManual dede FuncionesFunciones,, estableceestablece laslasresponsabilidadesresponsabilidades dede cadacada cargo,cargo, orientandoorientando yycentralizandocentralizando laslas funcionesfunciones dentrodentro dede cadacada unouno dedeloslos procesosprocesos dede lala Cooperativa,Cooperativa, señalizandoseñalizando yyenfatizandoenfatizando elel nombrenombre dede loslos puestospuestos dede trabajo,trabajo,parapara lograrlograr unauna mayormayor organizaciónorganización administrativaadministrativa..

PLANIFICACION Y

��

ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO

PROCESOS ESTRATEGICOS

CREDITO

��

Y PROGRAMACION

DE LA PRODUCCION

��

EDUCATIVO

SOLIDARIO

REQUISITOSESENCIALESLEGALES Y

REGLAMENTARIOS

SATISFACCIONCLIENTES

��.��.�+��+��

1��' % ��"��'�� -��'��!��1��' % ��"��'�� '�� -��$��"��% ��"�1��' % ��"��'��#�� -��'��'��%!�2�1��' % ��"��'��!��!��#��'��1��' % ��"��!�� '��'��"�1��' % ��"��!�� '��'��"�1��' % ��"��'��'��'�� !��/�1��' % ��"��'��!��'�� %!��"��1��' % ��"��'�� (�� 1��' % ��"��(�� -��'��"�'��1��' % ��"��'��!��'��% ��1��' % ��"��'��/��%��1��' % ��"��'��!��'��!��"��1��' % ��"��'��!��!��"�

��' % ��"��'��3' "��!��% ��' % ��"��'��3' "��!��% ��

��' % ��"��'��3' "��!��/��%��' % ��"��'��3' "��!��/��%��

��/��/��

��' % ��"��'��3' "��!��/��%��' % ��"��'��3' "��!��/��%��

��' % ��"��'��"��'��!��$��' % ��"��'��"��'��!��$��!��( � '�'��!��( � '�'

��' % ��"��'��) � �� ' % ��"��'��) � �� ' % ��"��'��" ��' % ��"��'��" ��' % ��"��'��%�� -�� "��' % ��"��'��%�� -�� "��

��.��.�

��' % ��"��'��%�� -�� "��' % ��"��'��%�� -�� "��' % ��"��'��# -�'��' % ��"��'��# -�'��

��!��'�� !��'�� ' % ��"��'�� (��'��' % ��"��'�� (��'��

��!��'�� !��'��

��' % ��"��'��" # '�'��'��" #��' % ��"��'��" # '�'��'��" #��

��' % ��"��'��" # '�'��' % ��"��'��" # '�'��

��,��,��

��' % ��"��'��" # '�'��' % ��"��'��" # '�'�� "�� "��

��' % ��"��'��" # '�'�$�!��$��"��' % ��"��'��" # '�'�$�!��$��"��00

��' % ��"��'��4 � ��' % ��"��'��4 � ��

��

��' % ��"��'��" # '�'��' % ��"��'��" # '�'��

��

��+��1��+��1�

��!�3��'��!��'�� % ��"��$��!��5) ��'��" '�'6�$��) ��'��"��'��%!��"�% ��"��'��'% � �"��'��6��(��!��"��'��+� � (� ��&��"��"��% ��!��"��'��+� � (� ��&��"��"��% ��!��'��-��( ��"��$��'�� '�� +��'�� )��%�� ,�� "�� %��' ��" #��$��'% � �"��'��'�� !��" #��+��" ��# � -��'��)�"��$�'��'��

�� '�� ,�� -��'% � �"��" #�� '�� ,�� -��'% � �"��" #�� #�� -��' �"� (�� -��'��(�� #�� -��' �"� (�� -��'��(��

��'��!��"��'��"��(�/��'��!��"��'��"��(�/�� 7�� "��"�� ,�� '��7�� "��"�� ,�� '��

��!��" #�� !��" #��

��

��!��" #�� !��" #�� 7��"��'�� % ��"��!��!��"��'��' ��" #��6�7��"��'�� % ��"��!��!��"��'��' ��" #��6�

��'% � �"�� -��$�"�%��) ��+�� #��'��'% � �"�� -��$�"�%��) ��+�� #��'��!��"��!��)�� % ��"��'��"&��!��"��!��)�� % ��"��'��"&�

�� '��%!��% ��!��!��"��'�� '��%!��% ��!��!��"��'�� '��!�� ,��%( ��"�� '��!�� ,��%( ��"�� ,�� ,��

��"�%(��'�� '��!��"��"�%(��'�� '��!��"��# � ��(� �'�'��# � ��(� �'�'��

�� % ��"��'��"��5��'% � �"��" #��$�� % ��"��'��"��5��'% � �"��" #��$��%�' ��!�� !��" #��%�' ��!�� !��" #��

2��2��

��%�' ��!�� !��" #��%�' ��!�� !��" #�� %��/��'�� %�� ,�� $�'��) ��%��/��'�� %�� ,�� $�'��) ��

'��%��'��"��)�� '��"��'��%��'��"��)�� '��"��8�,��!��!��"��'��)�� $��8�,��!��!��"��'��)�� $�

' ��" #��%( ��$��!��'��' ��" #��%( ��$��!��'�� !��" #�� !��" #��

�� %( �� "�� ,�� '�� %( �� "�� ,�� '�� !��" #�6�� '��+� � (� �� !��" #�6�� '��+� � (� ��"�� "��'��%!��'��6��"�� "��'��%!��'��6��' ��" #��$�� '��' ��" #��$�� '��

�� ,��%( ��(��'�� ,��%( ��(��'��

��,��,��

�� ,��%( ��(��'�� ,��%( ��(��'��%!��'��6�� ,��'��)�� $��%!��'��6�� ,��'��)�� $��%(��'��!��"��6��) ��'��+��%(��'��!��"��6��) ��'��+��'��(��6�� '��6��+��'��'��(��6�� '��6��+��'��!��"��)�� $��!��"��)�� $�� %!��"�� '��"��'��!��'�� %!��"�� '��"��'��!��'�� !��" #�� !��" #��

�� 9��'��7�� +��8��'�� !� -��9��'��7�� +��8��'�� !� -��4��"��'��)�� $��!��) ��'��!��4��"��'��)�� $��!��) ��'��!��#�� "��!��6��4&�'��' � ��#�� "��!��6��4&�'��' � ��'��"��(�/�6�$��!�$��+��'�(��(� �'��' ��" #��'��"��(�/�6�$��!�$��+��'�(��(� �'��' ��" #��'�� !��" #��'�� !��" #��

�� 9��'��$��' % ��"��6�+��( +��9��'��$��' % ��"��6�+��( +��

2��,��2��,��

�� 9��'��$��' % ��"��6�+��( +��9��'��$��' % ��"��6�+��( +��"�� ,�� -��'��"��6�� %!��"�� $��#�� "�� ,�� -��'��"��6�� %!��"�� $��#�� '��'��)��"��% � -��'��" '�'6��"��'��'��)��"��% � -��'��" '�'6��"��!��% "��+�� % "3��4 �"��"��"�6�"��!��% "��+�� % "3��4 �"��"��"�6�"��$�'�) � '��!��' % ��"��!�� ,�� -��$�'�) � '��!��' % ��"��!�� ,�� -��'��" # '�'��'��" # '�'6�$�+��'��" # '�'��'��" # '�'6�$�+��!��% "��%!� ��"�(�� '��#�� ) ��'��"��!��% "��%!� ��"�(�� '��#�� ) ��'��"��'��% �%��'��% �%��

�� 2�� "�%��"��'��' � -��$� ��"��'�� 2�� "�%��"��'��' � -��$� ��"��'��" -��+��!��% "��' ��" #��' ��$�#�� ) ��" -��+��!��% "��' ��" #��' ��$�#�� ) ��!��'�� !��" #�6��" � ,&�'��%��!��'�� !��" #�6��" � ,&�'��%��8��% ��"�� %�' �"��!��"�%��'��'�� '��8��% ��"�� %�' �"��!��"�%��'��'�� '��&�"��#��"�6��) ��'��%!� ��(/�" #��&�"��#��"�6��) ��'��%!� ��(/�" #��!��"��'��!��'�� -��'��" '�'6�!��!��"��'��!��'�� -��'��" '�'6�!��

2��,��2��,��

!��"��'��!��'�� -��'��" '�'6�!��!��"��'��!��'�� -��'��" '�'6�!��#�� '��!��"��'��'��!�� ) ��#�� '��!��"��'��'��!�� ) ��

�� ' � �� "�%��"��'��' � -��$� ��"��'��' � �� "�%��"��'��' � -��$� ��"��'��" -��+��"��&�� "�'�� % ��"��'��!��'��" -��+��"��&�� "�'�� % ��"��'��!��'�� -��!��!��'�� )��%��#�� "��'�� -��!��!��'�� )��%��#�� "��'�� ' ��'��) �� "�(�� '�� ' ��'��) �� "�(�� '��

�� "�' ��'��$�� ,��'��'��'�� "�� '��"�' ��'��$�� ,��'��'��'�� "�� '�� ,�� -��!��("�� !��" #��( �� ,�� -��!��("�� !��" #��( ��"��"��'��$�� %��"�'�6��!"��!�� ,��"��"��'��$�� %��"�'�6��!"��!�� ,��'��7�� 6��'��$��' % ��"��6��'��7�� 6��'��$��' % ��"��6��!��"�� ' ��'��'��" -��!��%�' ��!��"�� ' ��'��'��" -��!��%�' ��' % ��"��) �� '�� !��" #�6�$�!��:�" %��' % ��"��) �� '�� !��" #�6�$�!��:�" %��' ��2�� '��'��'��+��!��% " ��' ��2�� '��'��'��+��!��% " ��

��,��,��

' ��2�� '��'��'��+��!��% " ��' ��2�� '��'��'��+��!��% " ��' ��" #��'��%!��6�' �� $��"��' ��" #��'��%!��6�' �� $��"��#�� -��'��!��"��"3� ��#�� -��'��!��"��"3� ��

�� ) ��'�� )�� 6�' ��" #��$� ��) ��'�� )�� 6�' ��" #��$�� '��'�� !��" #�� ,��)�� '��'�� !��" #�� ,��)�� !�$��'�� 6��)�" ,��'�� '�'�'��!�$��'�� 6��)�" ,��'�� '�'�'��%( ��$��"��)��%�� -��!�� !��" #��$��%( ��$��"��)��%�� -��!�� !��" #��$��( ��"��'�� '��6�!��+��5��#�$��( ��"��'�� '��6�!��+��5��#�$��"�%(��'��#��"�� ,�� '��"&��"�%(��'��#��"�� ,�� '��"&�

�� ,��!��'�� ,�� -�� "�� ,��!��'�� ,�� -�� "�� %!��%��"�� -��'��!��6��) ��'��(� �� %!��%��"�� -��'��!��6��) ��'��(� ��# ��'�� !��" #��8�� "��%!��# ��'�� !��" #��8�� "��%!��!��+��'��# ��6�!��+��!��+��'��# ��6�!��+��)�� % ��"��'��"&��'�!��'��'��)�� % ��"��'��"&��'�!��'��'��%!��%!��

��

�%!��%!��

�� ;�� ,�� -��'�� ,��$��#�� ;�� ,�� -��'�� ,��$��#�� "��%!��6�!��+��)�� ) � ��"��%!��6�!��+��)�� ) � �� !��" #�6��%!�,��'��5�� ' ) �� -��$�� !��" #�6��%!�,��'��5�� ' ) �� -��$��!��"��'��# ��6��(��"5��!��!��"��'��# ��6��(��"5��!��'% � �"�� -��'�� !��" #��'% � �"�� -��'�� !��" #��

�� !��!��% ��#��"�� 8��"��!��!��% ��#��"�� 8��"�� % ��"��"��"��'��!�"�� !�(�� -��'�� % ��"��"��"��'��!�"�� !�(�� -��'��'�%��'��"��%��'��' ��!�� -��'�%��'��"��%��'��' ��!�� -��"�'�� +��"��#��"�'�� +��"��#��

��

�� /��"��"��"3� ��'�� !��" #��/��"��"��"3� ��'�� !��" #��" �%!��"�(�� '��6�(��'��%�' ��!��+��" �%!��"�(�� '��6�(��'��%�' ��!��+��"��!�� % ��'��'��%��"�6��"��!�� % ��'��'��%��"�6��!��!��" #��+��"��+� ��6��'��!��5" ��!��!��" #��+��"��+� ��6��'��!��5" ��'�� % ��"��$��#�� -��!��/��"��'�� % ��"��$��#�� -��!��/��"�� ,�'�� ,�'��

�� ,��"��$��!�� "�� %&��' �&% ��!�� ,��"��$��!�� "�� %&��' �&% ��!�� '��'�� !��" #�6��) ��'�� '��'�� !��" #�6��) ��'�� "��" '��'��!��"�� !��" '�'�$��"��" '��'��!��"�� !��" '�'�$��%( ��$�"��)��%��!��!��"��%( ��$�"��)��%��!��!��"�� ,�� ,��

��

�� ,�� ,�� %!��% ��'+� � '��!�� '�(��%!��% ��'+� � '��!�� '�(��

��" ��(��'�� " ,�� -��$��" ��(��'�� " ,�� -��$��!��" � !�� -��'��"�'��"�%��"��'��%!��6�!��" � !�� -��'��"�'��"�%��"��'��%!��6�!�"�� ,��'��8�%��$��!" % ,��'��!�"�� ,��'��8�%��$��!" % ,��'��-% ��$�"3�� (��) � ��!��! ��$��-% ��$�"3�� (��) � ��!��! ��$�'��%�� '�'��"��#3��'�� %��'��'��%�� '�'��"��#3��'�� %��'�� " ,�� -��$��#�� -�� " ,�� -��$��#�� -��

�� ,��1��,��1�


ESTUDIO DE PUESTOS DE TRABAJO MANUAL DE

FUNCIONES

Fecha: 31/07/06 Versión: 0

Página: 1 de 3

GERENTE Vigente a partir de:

01/01/07

I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

1. DENOMINACIÓN DEL CARGO: Gerente

2. ÁREA: Administrativa

3. CARGO AL CUAL REPORTA: Consejo de Administración

4. CARGO DE LAS PERSONAS QUE LE REPORTAN: Todos los cargos

5. NÚMERO DE CARGO CON LA MISMA DENOMINACIÓN DENTRO DEL ÁREA: 1

II. DESCRIPCIÓN DEL CARGO

1. OBJETIVO

Organizar, dirigir y ejecutar las políticas internas y externas, encaminadas a cumplir los objetivos de las diferentes áreas de la cooperativa, generando de esta manera rentabilidad y sostenibilidad a futuro para ésta y sus asociados.

2. FUNCIONES DEL CARGO

a)��PERMANENTES

. Ejecutar las decisiones, acuerdos y orientaciones de la Asamblea General y del Consejo de Administración. Así como supervisar el funcionamiento de la cooperativa, la prestación de los servicios, el desarrollo de los programas y controlar la debida y oportuna ejecución de las operaciones y su contabilización.

. Proponer las políticas administrativas, los planes de desarrollo de la cooperativa y preparar los proyectos y presupuestos que serán sometidos a consideración del Consejo de Administración.

. Dirigir las relaciones públicas de la cooperativa

. Procurar que los asociados reciban información oportuna sobre los servicios y demás asuntos de interés y mantener permanente comunicación con ellos.

. Celebrar contratos y todo tipo de negocios, dentro del giro ordinario de las actividades de la cooperativa y en la cuantía de las atribuciones permanentes establecidas por el Consejo de Administración.

. Celebrar previa autorización expresa del Consejo de Administración, los contratos relacionados con la adquisición, venta y constitución de garantías reales sobre inmuebles o específicas sobre otros bienes.

. Ordenar los gastos ordinarios y extraordinarios de acuerdo con el presupuesto y las facultades especiales que para el efecto le otorgue el Consejo de Administración.

. Ejercer por si mismo o mediante apoderado especial la representación judicial o extrajudicial de la cooperativa.

. Ejecutar las sanciones disciplinarias que le corresponda aplicar como representante legal de la Cooperativa y las que expresamente le determinen los reglamentos.

. Planear, coordinar, direccional y controlar la cooperativa a nivel financiero, administrativo y operativo para lograr un mayor beneficio a los asociados.

. Controlar los procesos administrativos, operativos y de servicio al cliente, analizando posibles problemas, alternativas y tomando decisiones para garantizar la realización de los procesos.

. Realizar investigación y evaluación permanente del entorno y de las oportunidades del mercado mediante análisis comparativo (benchmarking).

b)��PERIÓDICAS

. Rendir periódicamente al Consejo de Administración informes relativos al funcionamiento de la cooperativa.

. Realizar análisis de viabilidad de las propuestas y negociaciones realizadas.

. Dar apoyo a la coordinación de servicio al cliente en la solución de inconvenientes.

ESTUDIO DE PUESTOS DE TRABAJO Página

2 de 3 GERENTE

III. REQUISITOS DEL CARGO

1. CONOCIMIENTOS Y EXPERIENCIAS

EDUCACIÓN Estudios en Administración, economía o ciencias jurídicas.

COMPLEMENTARIA Estudios o capacitación en cooperativismo o economía solidaria.

EXPERIENCIA Tres (3) años en el manejo gerencial y administrativo

2. COMPETENCIAS

HABILIDAD NIVEL REQUERIDO

ALTO MEDIO BAJOFluidez verbal XFluidez escrita XCapacidad analítica XLiderazgo y dirección del personal XElaboración de informes XToma de decisiones XRazonamiento numérico XManejo de equipos y programas de computación X

RASGOS DE PERSONALIDAD NIVEL REQUERIDO

ALTO MEDIO BAJOCreatividad e innovación XCompromiso y motivación hacia resultados XAdaptación a cambios del entorno y la organización

X

Orden en el desarrollo de las actividades XBuenas relaciones interpersonales XPuntualidad XTrabajo en equipo XInterés por la calidad XActitud de servicio al cliente XDeseo de superación X

ESFUERZO NIVEL REQUERIDO

MENTAL Alto en el análisis y toma de decisiones que garanticen la permanencia y la existencia de la cooperativa

VISUAL Normal por la naturaleza de su cargo FÍSICO Normal por la naturaleza de su cargo


3 de 3 GERENTE

IV. RESPONSABILIDADES

POR INFORMACIÓN Alta por el manejo de la información operacional, administrativa y financiera de la cooperativa, además de la alta responsabilidad ante las entidades de control de la cooperativa.

POR ARCHIVOS Y REGISTROS

Normal por los informes que son presentados por el personal de la cooperativa

POR BIENES Alta por el control y responsabilidad que tiene sobre los activos fijos de la cooperativa

POR DINERO Alta por tener firma autorizada en bancos. El valor para la autorización de cheques esta determinada de acuerdo a la política financiera de la cooperativa

V. ENTORNO DEL CARGO

1. RELACIONES DEL CARGO CON EL EXTERIOR DE LA EMPRESA

CON QUIEN PARA QUÉ FRECUENCIA

Asociados Atención y autorización de créditos. Diariamente

Proveedores Realización de actividades Periódicamente

Gremios y Asociaciones Interactuar con el medio Periódicamente

2. RELACIONES DEL CARGO CON EL INTERIOR DE LA EMPRESA


Con todos los cargos de la cooperativa

Revisión del cumplimiento de metas y objetivos

Diariamente


Ejecutar las decisiones tomadas y dar informe del funcionamiento de la cooperativa en todas sus áreas.

Periódicamente

Junta de Vigilancia Responder por el adecuado manejo administrativo, financiero y operativo de la cooperativa

Periódicamente

Comités Manejo de las diferentes actividades realizadas en la cooperativa para sus asociados.

Frecuentemente

VI. CONDICIONES DE TRABAJO

ILUMINACIÓN Adecuado

RUIDO Normal

ESPACIO Adecuado

TEMPERATURA Moderada

RIESGOS Normal, de acuerdo a la labor que desempeña

Elaborado por: Carolina Restrepo Santa

Revisado por: Luis Eduardo Barrero

Aprobado por: Consejo de Administración



FUNCIONES


Página: 1 de 3

COORDINADOR DE CONTABILIDAD

Vigente a partir de:

01/01/07


6. DENOMINACIÓN DEL CARGO: Coordinador de Contabilidad


8. CARGO AL CUAL REPORTA: Gerente

9. CARGO DE LAS PERSONAS QUE LE REPORTAN: Ninguna



2. OBJETIVO

Planear, analizar y responder por las actividades contables de la Cooperativa. Recopilar, identificar, clasificar y contabilizar los hechos financieros y económicos de la entidad, rendir, preparar y presentar informes contables en general cuando son exigidos por la autoridad competente.


a)��PERMANENTES

. Planear y coordinar la ejecución de los libros oficiales de contabilidad, mayor balance y caja diario.

. Realizar la ejecución de libros auxiliares, balance general, estado de resultados, y estados de Pérdidas y ganancias, de igual forma enviárselos al gerente y al consejo de Administración mensualmente.

. Vigilar y Supervisar la labor de las auxiliares y prestarles asesoría necesaria.

. Atender a los asociados y autorizarles prestamos por un monto no superior al fijado por el gerente.

. Confrontar cartera y auxiliares de cuentas por pagar y cobrar de igual forma revisar la relación de cuentas corrientes.

. Liquidar y elaborar la nómina con respecto a vacaciones, prestaciones sociales, primas, cesantías, intereses a las cesantías

. Manejo de la correspondencia contable según el caso, responder a la entidad de control que la exija o solicitar alguna información que se requiera.

. Liquidar y elaborar las declaraciones tributarias tales como: impuestos, retenciones y declaraciones de renta.

. Confrontar con los libros de ingresos y gastos de presupuesto, las operaciones mensuales con los auxiliares de ingresos y gastos de contabilidad a fin de conciliar los saldos de contabilidad con presupuesto.

. Efectuar los ajustes donde se contabilicen las causaciones de prestaciones sociales, depreciaciones, provisiones, y amortizaciones.

. Elaborar la liquidación de las prepensionadas y realizar la respectiva cuenta de cobro a la empresa.

. Expedición de certificados de ingresos y retenciones a funcionarios y proveedores de acuerdo a las normas vigentes.

. Compara en el sistema los saldos de cartera y contabilidad con el fin de revisar su equivalencia haciendo las notas correspondientes.

. Transferir a Tesorería las facturas correspondientes a los proveedores para efectuar el pago.

b) PERIÓDICAS

. Elaboración y presentación de informes financieros, balances financieros y relaciones a la Asamblea general de la Cooperativa cada año.

. Presentar informes a los órganos de control de la Cooperativa como la Súper solidaria cada vez que sea requerido o este estipulado en la normatividad respectiva.

. En ausencia del gerente será la encargada de su reemplazo en las funciones que el mismo así lo indique.


2 de 3 CONTABILIDAD



EDUCACIÓN Contabilidad sistematizada

COMPLEMENTARIA Estudios o capacitaciones en software contable, normas fiscales y normas tributarias.

EXPERIENCIA Tres (3) años en el manejo Contable

3. COMPETENCIAS





X


ESFUERZO NIVEL REQUERIDO

MENTAL Medio análisis y toma de pequeñas decisiones en ausencia del gerente

VISUAL Normal por la naturaleza de su cargo FÍSICO Normal por la naturaleza de su cargo


3 de 3 CONTABILIDAD


POR INFORMACIÓN Alta por el manejo de la información operacional, administrativa y financiera de la cooperativa.

POR ARCHIVOS Y REGISTROS Alta por realización de informes y balances.

POR BIENES Media por el equipo de trabajo personal que tiene a cargo.

POR DINERO Alta por tener firma autorizada en bancos. El valor para la autorización de cheques esta determinada de acuerdo a la política financiera de la cooperativa




Asociados Atención y autorización de créditos. Diariamente

Proveedores Solución de Inquietudes Periódicamente




Para el buen funcionamiento ya que se requiere comunicación con todos.

Diariamente


Solucionar inquietudes con respecto a gastos, fondos y comunicaciones con asociados.

Periódicamente

Junta de Vigilancia Informes requeridos. Periódicamente

Revisor Fiscal Revisión de Contabilidad Semanalmente



RUIDO Normal

ESPACIO Adecuado








FUNCIONES


Página: 1 de 3

TESORERO Vigente a partir de:

01/01/07


11. DENOMINACIÓN DEL CARGO: Tesorero






3. OBJETIVO

Vigilar, velar y manejar el dinero dentro de la Cooperativa, registrando los ingresos y egresos en el sistema y en los respectivos libros, de igual forma encargarse del correcto uso de esté y de girar los cheques para todos los pagos de la Cooperativa.


a)��PERMANENTES

. Recaudar los dineros correspondientes a los pagos realizados por los asociados referentes a créditos, expedir el respectivo recibo de pago y registrarlo en el sistema y en el libro de caja.

. Girar los cheques de los pagos y créditos realizados en la cooperativa, elaborando el respectivo comprobante de pago y registrándolo en el libro de bancos.

. Elaborar los documentos de consignación de los bancos para despachar la respectiva consignación de los dineros recibidos el día anterior.

. Encargarse del manejo de la caja fuerte, en la cual se guardaran los dineros manejados en el interior de la Cooperativa y los documentos de valor.

. Elaborar las notas contables con respecto, a abonos, pronto pago, traslado de saldos y refinanciaciones para trasferirlos a Contabilidad.

. Efectuar la aplicación de la planilla de los funcionarios de la Cooperativa.

. Pagar la nómina de los funcionarios de la Cooperativa cada quince (15) días.

. Elaborar copias de seguridad del sistema diariamente.

. Elaborar los formularios de salud, pensión, comfamiliar y ARP del total de funcionarios de la Cooperativa y vigilar su respectivo pago mensual.

. Realizar las respectivas afiliaciones de Salud, pensión, ARP y Comfamiliar de las personas que ingresan a laborar a la Cooperativa.

. Liquidar mensualmente la relación de auxilios prestados a los asociados y registrarlos en la hoja electrónica de los respectivos.

. Realizar las respectivas conciliaciones bancarias y registrarlas en el sistema.

. Elaborar diariamente las consignaciones bancarias y velar por su pago.

. Listar el movimiento diario de los ingresos y egresos de la Cooperativa y trasferirlos a contabilidad.

. Relacionar y elaborar el formulario para el pago de retención en la fuente mensualmente.

. Elaborar la libranza de los asociados que empiezan un crédito en la Cooperativa y enviarlo a la Empresa Coats Cadena.

. Recopilar mensualmente los documentos contables y financieros para mandarlos a empastar.

c) PERIÓDICAS

. Reemplazar a la coordinadora de cartera cuando esta salga a vacaciones en las funciones que el gerente le indique.


2 de 3 TESORERO



EDUCACIÓN Auxiliar Contable

COMPLEMENTARIA Estudios o capacitación en sistemas

EXPERIENCIA Tres (3) años en manejos de dineros

4. COMPETENCIAS





X


ESFUERZO NIVEL REQUERIDOMENTAL Bajo no toma de decisiones. VISUAL Normal por la naturaleza de su cargo FÍSICO Normal por la naturaleza de su cargo


3 de 3 TESORERO


POR INFORMACIÓN Alta por el manejo de la información administrativa y financiera de la cooperativa

POR ARCHIVOS Y REGISTROS Alta porque maneja los registros financieros de cada asociado.


POR DINERO

Alta por tener firma autorizada en bancos. El valor para la autorización de cheques esta determinada de acuerdo a la política financiera de la cooperativa y por el manejo en general del dinero.




Asociados Atención, recibo de cuotas, entrega de dineros o cheques.

Diariamente

Proveedores Pago de insumos o servicios prestados.

Periódicamente





Diariamente

Junta Directiva Solución de dudas sobre pagos . Periódicamente



RUIDO Normal

ESPACIO Adecuado








FUNCIONES


Página: 1 de 3

SECRETARIA Vigente a partir de:

01/01/07


16. DENOMINACIÓN DEL CARGO: Secretaria






4. OBJETIVO

Ejecutar labores de oficina y apoyo a las directivas y funcionarios de la Cooperativa en el desarrollo de actividades: recepción telefónica y apoyo a la gestión documental.


a) PERMANENTES

. Elaborar la correspondencia producida en las diferentes dependencias de la Cooperativa.

. Digitar las actas elaboradas en el Consejo de la Administración, Junta de Vigilancia y en los diferentes comités que estén establecidos dentro de la Cooperativa.

. Atención del conmutador de la entidad encargándose de la recepción de llamadas y de hacer las mismas de ser solicitado por algún funcionario o asociado.

. Atención a los asociados que soliciten algún servicio de la Cooperativa, orientarlos e indicarles el procedimiento a seguir.

. Recepción y despacho de la correspondencia dirigida o solicitada respectivamente dentro de la Cooperativa.

. Clasificación, radicación diaria con base en el sistema de gestión documental

. Distribución diaria de la correspondencia de acuerdo a los procedimientos establecidos en el sistema de gestión documental.

. Archivo de los documentos semanalmente.

. Recibir las facturas y/o cuentas de cobro de los diferentes proveedores verificando que cumplan los requerimientos exigidos por la Cooperativa.

. Elaborar listados de cumpleaños de los funcionarios y directivos, encargarse del envió de tarjeta y darles las respectivas felicitaciones por parte de la Cooperativa.

. Atención debida del público en general.

. Encargarse del aseo de la oficina del gerente y de la cafetería diariamente al empezar la jornada laboral.

. Hacer las convocatorias para el Consejo de la Administración y los diferentes comités establecidos, así como también de las actividades realizadas para los asociados.

. Enviar la respectiva correspondencia a cada asociado en el momento de su ingreso y en cualquier otro caso que sea necesario e indicado.

. Elaborar carteleras anunciando a los asociados eventos y actividades programados por la Cooperativa y hacer el respectivo envió a la Empresa.

. Realizar circulares y memorandos cada vez que sea requerido con el fin de manejo de la comunicación con los asociados.

b) PERIÓDICAS

. Colaborar con la digitación de informes de ser requerido por algun funcionario o directivo de la Cooperativa.

. Reemplazar al tesorero cuando este salga a vacaciones en las funciones que le indique el gerente.


2 de 3 SECRETARIA



EDUCACIÓN Secretariado


EXPERIENCIA Un (1) año en funciones relacionadas.

5. COMPETENCIAS





X

Orden en el desarrollo de las actividades XBuenas relaciones interpersonales xPuntualidad XTrabajo en equipo xInterés por la calidad XActitud de servicio al cliente XDeseo de superación X



3 de 3 SECRETARIA


POR INFORMACIÓN Alta por el manejo de la información administrativa y operacional de la cooperativa

POR ARCHIVOS Y REGISTROS

Alta porque maneja los registros y archivos de la correspondencia y actas en general.


POR DINERO Baja , no tiene a cargo ningún dinero.




Asociados Atención en general del este. Diariamente

Proveedores Atención y recepción de facturas Periódicamente

Público en general Atención del conmutador y la recepción

Diariamente





Diariamente

Directivos Requerimiento de actas o cualquier información.

Periódicamente



RUIDO Normal

ESPACIO Adecuado








FUNCIONES


Página: 1 de 3

COORDINADOR DE CARTERA Vigente a partir de:

01/01/07


21. DENOMINACIÓN DEL CARGO: Coordinador de cartera






5. OBJETIVO

Elaborar las planillas de descuento de los asociados, vigilar por el pago y facilitarles la información requerida con respecto al estado de cuenta.


a) PERMANENTES

. Atender a los asociados cuando requieran algún estado de cuenta.

. Elaborar los paz y salvo de los asociados cuando estos los requieran por alguna circunstancia.

. Elaborar y revisar las planillas de pago de los asociados con el fin de enviarlos decadalmente y mensualmente a la Empresa para el descuento por nómina de los créditos de la Cooperativa, teniendo en cuenta las novedades.

. Vigilar para que las cuotas descontadas a las asociados sea igual a la cuota planeada para pagar.

. Elaborar los descuentos especiales por actividades realizadas por la cooperativa como rifas, seguro de vehículos, venta de mercancías y demás.

. Realizar y entregar informe de las notas a tesorería por refinanciación de deudas e intereses.

. Realizar los extractos de cada asociado y enviarlos a la Empresa con el fin de mantenerlos informados sobre los movimientos en esta.

. Realizar los informes requeridos por el comité de créditos.

. Elaborar planes de pago que soliciten los asociados.

. Vigilar y velar por el pago de las cuotas vencidas de los asociados.

. Elaborar reporte decadal o mensual de las personas que quedaron pendiente de pago.

. Compara en el sistema los saldos de cartera y contabilidad con el fin de revisar su equivalencia.

b) PERIÓDICAS

. Reemplazar a la secretaria cuando esta salga a vacaciones en las funciones que el gerente le indique.


2 de 3 COORDINADOR DE CARTERA



EDUCACIÓN Auxiliar Contable


EXPERIENCIA Dos (2) años en manejos de cartera

6. COMPETENCIAS





X

Orden en el desarrollo de las actividades XBuenas relaciones interpersonales x

Puntualidad XTrabajo en equipo xInterés por la calidad XActitud de servicio al cliente XDeseo de superación X



3 de 3 COORDINADOR DE CARTERA


POR INFORMACIÓN Alta por el manejo de la información administrativa y financiera de la cooperativa

POR ARCHIVOS Y REGISTROS Alta porque maneja los extractos de cada asociado.


POR DINERO Baja no maneja dinero.




Asociados Atención de inquietudes sobre el estado de su cuenta

Diariamente





Diariamente

Directivos Requerimiento de estados de cuenta de los asociados.

Periódicamente



RUIDO Normal

ESPACIO Adecuado






ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO

PROCESOS ESTRATEGICOS

MAPA DE PROCESOS

PLANIFICACION Y

PROGRAMACION DE LA

PRODUCCION

��

EDUCATIVO

SOLIDARIO

CREDITO

��

REQUISITOSESENCIALESLEGALES Y

REGLAMENTARIOS

SATISFACCIONCLIENTES

Mes Año Anterior

Mes Año Actual

Realizar la mayorcantidad decapacitaciones internaspor mes.

2 12

Llevar el registro de losasociados capacitadoscon estadisticas.

Asociados invitados /Asociados asistentes

90%

Capacitar un grupo deasociados cada mes

1 12

Evaluar lascapacitaciones dictadas.

90% 90%

Buscar InstituciónEducativa que brindeestos programas.

SI / NO 90%

Realizar convenios conla institucion y con losasociados para la formade pago.

SI / NO 90%

Buscar Estrategias deCapacitación para losdirectivos.

Estrategias 80%

Evaluar en que área sepuede capacitar a cadadirectivo.

SI / NO 80%

Realizar programas deincentivos para losasociados cumplidos.

Planeados / Realizados

90%

Colocar sancionesveridicas a losasociados que nocumplen suscompromisos.

Asociados que incumplen / Asociados

Sancionados

90%

Estudiar la hoja de vida,y los créditos de cadaasociado.

Estudias por mes / Total asociados

100%

Cumplir con la normatividad de la educación solidaria capacitando a todos los asociados con 20 horas de educación

cooperativa.

Desarrollar el programa de semilleros para los

asociados de la cooperativa.

OBJETIVO ACTIVIDADES

Profesionalizacion de los directivos

Desarrollar cultura de pago en los asociados

Analizar la capacidad de pago,

endeudamiento y las

SISTEMA INTEGRAL DE MEDICIÓN Y CONTROL DE GESTIÓN

Capacitar el 100% de los asociados en

cuento a la normatividad interna de la cooperativa y a sus planes de desarrollo.

RESULTADO

INDICADOR FORMULA

UMBRAL

Establecer sistemas degarantias para laCooperativa .

SI / NO 80%

endeudamiento y las garantias de cada

asociado

Mes Año Anterior

Mes Año Actual

Realizar actividadescon los asociados quegeneren utilidad para elfondo de solidaridad

Activides Planeadas/ Actividades realizadas

80%

Reeplantear la cantidadde auxilios que se dana los asociados.

Auxilios por asociado/ Cantidad

de Asociados80%

Estudiar y analizar laforma y los plazos paralos pagos de loscréditos.

Plazos anteriores/ Plazos actuales

100%

Incentivar el prestamo aasociados que manejenmayor liquidez.

Asociados cumplidos/ Total de

Asociados80%

Desarrollar Portafoliode Productos queconlleve a la atraccionde mayor número deasociados.

Asociados nuevos / Total de Asociados

80%

Abrir el vínculo haciaotras empresas.

SI / NO 100%

Hacer la evaluación delos funcionarios cada 4meses.

90% 100%

Realizar capacitacionestrimestrales de saludocupacional yseguridad.

90% 80%

Establecer politicas depago de cheques ycuentas

3 días 100%

Establecer politicas demanejo de caja menor

15 días 100%

OBJETIVO

Planear y desarrollar actividades que

contribuyan al fondo de solidaridad

SISTEMA INTEGRAL DE MEDICIÓN Y CONTROL DE GESTIÓN

ACTIVIDADESINDICADOR FORMULA

UMBRAL

RESULTADO

Desarrollar un programa

administrativo y financiero de la

cooperativa.

Aumentar la rotación de la cartera.

Desarrollar proyectos que aumenten la

cantidad de asociados.

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Fecha: Nov/06 ...

Documents

Transcript of MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Fecha: Nov/06 ...