MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES: Concepto del Manual de Organizacin y funciones El manual de organizacin y funciones, es un instrumento de trabajo necesario para normar y precisar las funciones del personal que conforman la estructura organizativa, delimitando a su vez, sus responsabilidades y logrando mediante su adecuada implementacin la correspondencia funcional entre puestos y estructura. Este manual sirve como un instrumento de apoyo que define y establece la estructura orgnica y funcional formal y real, as como los tramos de control y responsabilidad y los canales de comunicacin que permiten una funcionalidad administrativa de la institucin. El Manual de Organizacin y Funciones permite:

Determinar las funciones especficas, responsabilidad y autoridad de los cargos dentro de la estructura orgnica. Proporciona informacin veraz a los funcionarios y servidores sobre sus funciones especficas, su dependencia jerrquica y coordinacin para el cumplimiento de sus funciones, as como sus interrelaciones formales que le corresponde.

Ayuda a institucionalizar la simplificacin administrativa proporcionando informacin sobre las funciones que le corresponde desempear al personal al ocupar los cargos.

Facilitar el proceso de induccin del personal y permite el perfeccionamiento y/ u orientacin de las funciones y responsabilidades del cargo al que han sido asignados, as como aplicar programas de capacitacin.

Finalidad del Manual de Organizacin y Funciones. La finalidad de este documento es constituir un instrumento de gestin institucional que oriente a los trabajadores en la ejecucin de las funciones especficas y responsabilidades que debe realizar. Tambin, tiene como finalidad ayudar a mejorar los canales de comunicacin, coordinacin y de gestin administrativa de la institucin. Objetivos del Manual de organizacin y funcionesa)

Definir la estructura orgnica formal y real de la institucin que establezca los niveles jerrquicos, lneas de autoridad y responsabilidad, requeridos para el funcionamiento organizacional.

b)

Definir, describir y ubicar los objetivos y funciones de cada puesto y unidades administrativas con el fin de evitar sobrecargas de trabajo, duplicidad, etc. Identificar las lneas de comunicacin para lograr una adecuada interrelacin entre las unidades administrativas integrantes de la institucin. Constituir un instrumento eficaz para organizar, dirigir, supervisar y controlar las actividades en general.

c)

d)

Procesos para la elaboracin del Manual de Organizacin y Funciones Para proceder a elaborar el manual de organizacin y funciones es indispensable hacerse de un conjunto de informacin, para obtener los elementos bsicos de anlisis que nos proporcionen conocimiento de la situacin orgnica, funcional y jurdica de la institucin de referencia. Para tal efecto se recomienda una metodologa que comprende una serie de actividades interrelacionadas entre s y conformndose en 3 fases: 1.-Recabacin de informacin: Para la realizacin de esta fase, es necesario el contar con tcnicas de investigacin que permitan recopilar un conjunto de informacin para obtener el conocimiento a cerca de la estructura orgnica y funcional existente, tanto en lo formal como en lo real, de la institucin de referencia. Estas tcnicas para el efecto mencionado son: La investigacin documental y la investigacin de campo. Investigacin documental: El empleo de esta tcnica permite captar la situacin formal de la institucin, esta se obtiene a travs del anlisis de sus documentos sobre los siguientes aspectos: Marco Jurdico Objetivo Institucional Antecedentes Investigacin de campo: Es conveniente recurrir a las tcnicas de obtencin de informacin en forma directa, utilizando la entrevista, que es la forma empleada por los encargados de obtener la informacin, a travs del dilogo personal con los responsables de las distintas unidades operativas. Se aconseja utilizar un guin o cuestionario al respecto, en la cual se obtenga la siguiente informacin. Descripcin de objetivos especficos por unidad administrativa. Estructura orgnica actual.

MANUAL DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS

Definicin de Poltica: Manera de alcanzar objetivos. "Es un plan permanente que proporciona guas generales para canalizar el pensamiento administrativo en direcciones especficas Definicin de Manual de Polticas: Documento que incluye las intenciones o acciones generales de la administracin que es probable que se presenten en determinadas circunstancias. Las polticas son la actitud de la administracin superior. Las polticas escritas establecen lneas de gua, un marco dentro del cual el personal operativo pueda obrar para balancear las actividades y objetivos de la direccin superior segn convenga a las condiciones del organismo social. Objetivo del Manual de Polticas:

Presentar una visin de conjunto de la organizacin para su adecuada organizacin. Precisar expresiones generales para llevar a cabo acciones que deben realizarse en cada unidad administrativa. Proporcionar expresiones para agilizar el proceso decisorio. Ser instrumento til para la orientacin e informacin al personal. Facilitar la descentralizacin, al suministrar a los niveles intermedios lineamientos claros a ser seguidos en la toma de decisiones. Servir de base para una constante y efectiva revisin administrativa.

Importancia de Manual de Polticas: Su importancia radica en que representa un recurso tcnico para ayudar a la orientacin del personal y tambin ayuda a declarar polticas y procedimientos, o proporcionar soluciones rpidas a los malos entendimientos y a mostrar cmo puede contribuir el empleado al logro de los objetivos del organismo. Tambin ayuda a los administradores a no repetir la informacin o instrucciones. Ventajas de los manuales de Polticas:

Las polticas escritas requieren que los administradores piensen a travs de sus cursos de accin y predeterminen que acciones se tomarn bajo diversas circunstancias. Se proporciona un panorama general de accin para muchos asuntos, y solamente los asuntos poco usuales requieren la atencin de altos directivos. Se proporciona un marco de accin dentro del cual el administrador puede operar libremente. Las polticas escritas ayudan a asegurar un trato equitativo para todos los empleados.

Las polticas escritas generan seguridad de comunicacin interna en todos los niveles. El manual de polticas es fuente de conocimiento inicial, rpido y claro, para ubicar en su puesto nuevos empleados.

Tipos de Manuales de Polticas:

Manuales Generales de Polticas: Abarcan todo el organismo social, incluye como elemento primario todas aquellas disposiciones generales como tipo fijo, las cuales en forma unilateral las establece cada rea a efectos de sus propias responsabilidades y autoridad funcional. Manuales especficos de Polticas: Se ocupan de una funciona operacional, un departamento o seccin en particular.

Desarrollo de polticas Para llevar a cabo la declaracin de polticas se sugiere el siguiente mtodo: 1. Formular una lista de polticas, por funcin operacional (Finanzas, personal, auditora interna, etc.), aplicable al organismo social que se trate. 2. Discutir la lista de polticas con los responsables de cada funcin operacional para: Determinar una lista de las polticas que realmente se requieren definir. Precisar los lmites a que llegarn las polticas. Determinar una prioridad de polticas para ser desarrolladas. Presentar un borrador de las polticas y discutirlas con los responsables del departamento correspondiente para su aceptacin o modificacin respectiva. Aprobacin de las polticas por la direccin superior. Integrar las polticas al manual conforme stas vayan siendo aprobadas. Preparacin del manual El paso inicial para preparar un "Manual de polticas". Es determinar lo que se desea lograr. Una vez determinados los objetivos, habr que ponerlos por escrito; cada tipo de manual tiene sus razones de ser, Adems todos los manuales administrativos tienen un propsito en comn: "Obtener mejores resultados". Posteriormente se iniciar la elaboracin en s del manual, inicindose el procesamiento de la informacin, es decir; la integracin propiamente de proceso de elaboracin. Elaboracin del manual Para la elaboracin del manual es muy importante uniformar criterios tanto en la terminologa como en la presentacin de la informacin, con el propsito de que se mantengan un sentido de continuidad y de unidad.

Pueden surgir durante la elaboracin de manuales de polticas algunas dificultades al determinarse polticas y normas en forma escrita, ya que intereses particulares pueden producir resistencias o desinters por determinar con xito dichos manuales. o bien en que no operen las especificaciones en los misinos de la manera establecida. Algunas de las polticas que tratan con los niveles jerrquicos intermedios o inferiores son formuladas comnmente por los jefes en sus respectivas reas. Definicin de manual de procedimientos El manual de procedimientos es un componente del sistema de control interno, el cual se crea para obtener una informacin detallada, ordenada, sistemtica e integral que contiene todas las instrucciones, responsabilidades e informacin sobre polticas, funciones, sistemas y procedimientos de las distintas operaciones o actividades que se realizan en una organizacin. Las empresas en todo el proceso de disear e implementar el sistema de control interno, tiene que preparar los procedimientos integrales de procedimientos, los cuales son los que forman el pilar para poder desarrollar adecuadamente sus actividades, estableciendo responsabilidades a los encargados de las todas las reas, generando informacin til y necesaria, estableciendo medidas de seguridad, control y autocontrol y objetivos que participen en el cumplimiento con la funcin empresarial. El sistema de control interno aparte de ser una poltica de gerencia, se constituye como una herramienta de apoyo para las directivas de cualquier empresa para modernizarse, cambiar y producir los mejores resultados, con calidad y eficiencia. Mejoramiento contino La evaluacin del sistema de control interno por medio de los manuales de procedimientos afianza las fortalezas de la empresa frente a la gestin En razn de esta importancia que adquiere el sistema de control interno para cualquier entidad, se hace necesario hacer el levantamiento de procedimientos actuales, los cuales son el punto de partida y el principal soporte para llevar a cabo los cambios que con tanta urgencia se requieren para alcanzar y ratificar la eficiencia, efectividad, eficacia y economa en todos los procesos. Objetivos y polticas 1. El desarrollo y mantenimiento de una lnea de autoridad para complementar los controles de organizacin. 2. Una definicin clara de las funciones y las responsabilidades de cada departamento, as como la actividad de la organizacin, esclareciendo todas las posibles lagunas o reas de responsabilidad indefinida.

3. Un sistema contable que suministre una oportuna, completa y exacta informacin de los resultados operativos y de organizacin en el conjunto. 4. Un sistema de informacin para la direccin y para los diversos niveles ejecutivos basados en datos de registro y documentos contables y diseados para presentar un cuadro lo suficientemente informativo de las operaciones, as como para exponer con claridad, cada uno de los procedimientos. Todos los procedimientos que se encuentran dentro del manual deben ser objetiva y tcnicamente identificados, dndole la importancia que cada uno merece dentro del proceso productivo u operacional 5. La existencia de un mecanismo dentro de la estructura de la empresa, conocido como la evaluacin y autocontrol que asegure un anlisis efectivo y de mxima proteccin posible contra errores, fraude y corrupcin. 6. La existencia del sistema presupuestario que establezca un procedimiento de control de las operaciones futuras, asegurando, de este modo, la gestin proyectada y los objetivos futuros. 7. La correcta disposicin de los controles validos, de tal forma que se estimulen la responsabilidad y desarrollo de las cualidades de los empleados y el pleno reconocimiento de su ejercicio evitando la necesidad de controles superfluos as como la extensin de los necesarios. Contenido del manual de procedimientos 1. Ttulo y cdigo del procedimiento. 2. Introduccin: Explicacin corta del procedimiento. 3. Organizacin: Estructura micro y macro de la entidad. 4. Descripcin del procedimiento. 4.1. Objetivos del procedimiento 4.2. Normas aplicables al procedimiento 4.3. Requisitos, documentos y archivo 4.4. Descripcin de la operacin y sus participantes 4.5. Grfico o diagrama de flujo del procedimiento 5. Responsabilidad: Autoridad o delegacin de funciones dentro del proceso. 6. Medidas de seguridad y autocontrol: Aplicables al procedimiento.

7. Informes: Econmicos, financieros, estadsticos y recomendaciones. 8. Supervisin, evaluacin y examen: Entidades de control y gestin de autocontrol.

Manual de Control Interno Contable1. 2. 3. 4. 5. 6.

El control interno Clasificacin de los controles internos Controles especficos Mtodo de evaluacin Las pruebas de cumplimiento Diseando un sistema de control interno

INTRODUCCIN : El control interno es de importancia para la estructura administrativa contable de una empresa . Esto asegura que tanto son confiables sus estados contables, frente a los fraudes y eficiencia y eficacia operativa. DEFINICIN El sistema de control interno comprende el plan de la organizacin y todos los mtodos coordinados y medidas adoptadas dentro de una empresa con el fin de salvaguardar sus activos y verificara la confiabilidad de los datos contables. EL CONTROL INTERNO EN EL MARCO DE LA EMPRESA Contra mayor y compleja sea una empresa , mayor ser la importancia de un adecuado sistema de control interno, entonces una empresa unipersonal no necesita de un sistema de control complejo. Pero cuando tenemos empresas que tienen mas de un dueo , muchos empleados, y muchas tareas delegadas . Por lo tanto los dueos pierden control y es necesario un mecanismo de control interno. Este sistema deber ser sofisticado y complejo segn se requiera en funcin de la complejidad de la organizacin. Con las organizacin de tipo multinacional, los directivos imparten ordenes hacia sus filiales en distintos pases, pero el cumplimiento de las mismas no puede ser controlado con su participacin frecuente . Pero si as fuese su presencia no asegura que se eviten los fraudes. Entonces cuanto mas se alejan los propietarios de las operaciones mas es necesario se hace la existencia de un sistema de control interno estructurado.

LIMITACIONES DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO Ningn sistema de control interno puede garantizar sus cumplimiento de sus objetivos ampliamente, de acuerdo a esto, el control interno brinda unaseguridad razonable en funcin de :

Costo beneficio

El control no puede superar el valor de lo que se quiere controlar.

La mayora de los controles hacia transacciones o tareas ordinarias.

Debe establecerse bajo las operaciones repetitivas y en cuanto a las extraordinarias , existe la posibilidad que el sistema no sepa responder

El factor de error humano Posibilidad de conclusiones que pueda evadir los controles.

Polucin de fraude por acuerdo entre dos o mas personas . No hay sistema de control no vulnerable a estas circunstancias. CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO Y CONTROL INTERNO CONTABLE Dos tipos de controles internos ( administrativo y contable ) El control interno administrativo no esta limitado al plan de la organizacin y procedimientos que se relacionan con el proceso de decisin que lleva a la autorizacin de intercambios Entonces el control interno administrativo se relaciona con la eficiencia en las operaciones establecidas por el ente. El control interno contable comprende el plan de la organizacin y los registros que conciernen a la salvaguarda de los activos y a la confiabilidad de los registros contables. Estos tipos de controles brindan seguridad razonable : 1. Los intercambios son ejecutados de acuerdo con autorizaciones generales o especificas de la gerencia. 2. Se registran los cambios para : * mantener un control adecuado * y permitir la preparacin de los ee.cc. 3. Se salvaguardan los activos solo accesandolos con autorizacin 4. Los activos registrados son comparados con las existencias. Ej: Ctrl int. adm : Cotizacin de compras , el mas barato Crrl int. cont : Perfecta registracin de ingresos de MP. LOS INTERCAMBIOS Y LOS ESTADOS CONTABLES Los estados contables son un resumen de los efectos econmicos de :

intercambios generados por funcionarios valuaciones modificatorias de dichos intercambios ( Ej Resultado x Vta )

Intercambios : Son las transacciones relizadas con el exterior de la organizacin estas pueden ser : adquisicin o venta de servicios, bs de cambio, de uso, MP ; devoluciones por compra o venta; inversiones; cobros; pagos ; etc Tales intercambios son tratados por el sistema contable que tiene en cuenta : fecha, parte, descripcin , cantidad, precio . SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y LOS INTERCAMBIOS Para producir estados contables correctos , el proceso contable debe capturar la totalidad de los intercambios y su respectiva informacin; el control interno debe asegurarse de que tal registracin ocurra. LA CAPTURA DE LOS INTERCAMBIOS Para producir estados contables correctos , es necesario que se registre la totalidad de los intercambios y sus atributos en forma exacta . Schuster dice que debemos tener en cuenta al sistema de control interno contable como un sujeto mas de la organizacin. Los sujetos reales , que representan a la organizacin , comprometen a la misma con sus actividades previamente encomendadas mediante los intercambios que realicen; Tales deben estar perfectamente registrados. Existen dos posibilidades de error en los registros de los intercambios:

Que no se deje evidencia del intercambio: Aqu no hay rastro en los ee.cc. por lo tanto su deteccin ser difcil. Que habindose dejado evidencia, la informacin no sea procesada: ser posible su deteccin cuando exista evidencia primaria del intercambio producido

LOS FACTORES DEL INTERCAMBIO Y LAS ASEVERACIONES DE LOS EECC Para cada intercambio estamos interesados como auditores que ciertas condiciones se cumplan :

el intercambio se registre exista y este autorizado que los activos pertenezcan al ente tenga obligacin por pasivos sea correcta la cantidad registrada sea correcto el precio registrado sea correcta la descripcin sea correcta la otra parte del intercambio se registre en el periodo correcto

las aseveraciones contenidas en los eecc pueden ser : implcitas : ausencia de algn elemento informativo Ej. Si no se dispone de ninguna nota de restriccin, suponemos que los activos son disponibles. Explicitas: Tienen que ver con lo que se expone en los estados contables. Cuando se anuncia que la compaa tiene un determinado valor enproductos terminados, se esta transmitiendo algo respecto de dichos bienes. Lo comunicado se clasifica en la siguientes aseveraciones explicitas.

Integridad : el sistema contable registra todos los intercambios? Existencia : existen todos los intercambios registrados? Propiedad : Tiene el ente derechos sobre los activos? Son registrados los pasivos? Exactitud : Se registran precio; descripcin; fecha)? los atributos debidamente (cantidad;

Valuacin : Se valoriza el saldo originado por el valor monetario del intercambio a su valor razonable de acuerdo con las normas contables aceptadas Exposicin: Las revelaciones en los Estados contables son correctamente utilizadas.. es decir esta integrado al rubro que corresponde

El sistema de control interno contable tiene que procurar que no se cometan errores , por lo tanto poder as responder fielmente a las aseveraciones. Tales aseveraciones pueden ser aplicadas a cualquier otro tipo de informacin que no sea los estados contables, emitido por la organizacin .CONTROL INTERNO EN EL RIESGO DE AUDITORIA

El propsito de la auditoria es brindar seguridad razonable de la informacin en los estados contables y estn libres estos de errores sustanciables y aseveraciones errneas. Al expresar una opinin el auditor puede tener los siguientes riesgos :

Que exista error sustancia y en el proceso de preparacin de los EECC. Que los controles internos fallen y no se detecte error. Que el proceso de auditoria falle y no se detecte error

Tal riego de auditoria no debe confundirse con el riesgo profesional, este ultimo se expresa a travs de : Litigios, Sanciones impuestas por org de ctrl. ; afeccin de la reputacin professional

EL CTRL. INTERNO RELACIONADO CON EL CTRL. INTERNO Segn la RT7 la auditoria se realiza para obtener elementos de juicio de valor suficientes que permitan al contador emitir su opinin o abstenerse de ella sobre los EECC del ente en cuestin . Tales juicios deben estar respaldados por elementos validos y suficientes , que permitan respaldar su informe. Este debe determinar el ALCANSE , OPORTUNUDAD Y NATURALEZA de las pruebas de auditoria. El auditor entonces debe determinar mediante su anlisis que tan efectivos son los controles internos del ente y menos procedimientos sustantivos para asegurarse de la razonabilidad de las aseveraciones TAREAS DEL AUDITOR INTERNO1. La auditoria interna debe efectuar el relevamiento y evaluacin del

sistema de control interno a fin de evaluar la efectividad del mismo en distintos mbitos.A. Confiabilidad, integridad y oportunidad de la informacin.

B. Cumplimiento de las disposiciones legales vigentes . C. Proteccin de activos , revisando los mecanismos de control. D. Uso eficiente y econmico de los recursos. E. Logro de objetos y metas operacionales.

1. El aduditor interno debe enfatizarse en el examen de los siguientes aspectos :

CLASIFICACION DE LOS CONTROLES INTERNOS

CONTROLES GENERALES Y ESPECFIOS GENERALES : No tienen un impacto sobre la calidad de las aseveraciones en los estados contables , dado que no se relacionan con la info. Contable . ESPECFICOS : Se relacionan con la info. Contable y por lo tanto con las aseveraciones de los saldos de los estados contables. Este tipo de controles estn desde el origen de la informacin hasta los saldos finales.

CONTROL CIRCUNDANTE EN EL PROCESAMIENTO ELECTRNICO DE DATOS El funcionamiento de los controles generales dependa la eficacia del funcionamiento de los controles especficos. El mismo procedimiento debe ser aplicado a la empresa con procesamiento computarizado. Los controles generales en el procesamiento electrnico de datos ( PED ) tiene que ver con los siguientes aspectos.

ORGANIZACIN El personal de PED (sistemas) no realice las siguientes tareas :

iniciar y autorizar intercambios que no sean para suministros y servicios propios del departamento. Registro de los intercambios Custodia de activos que no sean los del propio departamento Correccin de errores que no provengan de los originados por el propio dpto.

En cuanto a la organizacin dentro del mismo departamento , las siguiente funciones deben estar segregadas:

programacin del sistema operativo anlisis , programacin y mantenimiento operacin ingreso de datos control de datos de entrada / salida archivos de programas y datos.

DESARROLLO Y MANTENIMIENTO DE SISTEMAS Las tcnicas de mantenimiento y programacin operativos del sistema deben estar normalizados y documentados. OPERACIN Y PROCEDIMIENTOS Deben existir controles que aseguren el procesamiento exacto y oportuno de la informacin contable.

instrucciones por escrito sobre procedimiento para para preparar datos para su ingreso y procesamiento La funcin de control debe ser efectuada por un grupo especfico e independiente. Instrucciones por escrito sobre la operacin de los equipos. Solamente operadores de computador deben procesar los SIST OP.

CONTROLES DE EQUIPOS Y PROGRAMAS DEL SISTEMA Debe efectuarse un control de los equipos :

programacin del mantenimiento preventivo y peridico registro de fallas de equipos Los cambios del sist. Op. Y la programacin.

CONTROLES DE ACCESO El acceso al PED debe estar restringido en todo momento. Tambin debe controlarse :

el acceso los equipos debe estar restringido a aquellos autorizados

el acceso de la documentacin solo aquellos autorizados el acceso a los archivos de datos y programas solo limitado a operadores

EL AUDITOR EXTERNO Y EL CONTROL CIRCUNDANTE El auditor externo deber relevar y evaluar el control interno con el objeto de depositar confianza o no en los controles de los flujos de informacin que genera los saldos a ser auditados y de esta manera modificar o no la naturaleza, alcance y oportunidad de su procedimiento. Dentro de este relevamiento y evaluacin se encuentra el control circundante. Si alguno de los factores adoleciera de falencias importantes. La conclusin es que no se podr confiar en los controles internos para modificar la naturaleza y alcance y oportunidad de los procedimientos de auditoria. ONTROLES ESPCFICO

LOS CICLOS DE INFORMACIN CONTABLE Un ciclo de informacin contable esta constituido por el flujo de informacin que va desde la cuenta del mayor general por el tratamiento contable del intercambio hasta los soportes documentales que contienen los datos inherentes a dicho intercambio. Las cuentas del mayor general son solo objeto de validacin mediante procedimiento sustantivo. Para generar los datos contenidos en el mayor , el proceso contable debe capturar los datos de cantidad , precio, descripcin, al intercambio para luego tratar dichos datos de tal manera que luego de efectuar sucesivos tratamientos , dichos datos generen los saldos del mayor. Tales tratamiento consiste en llevar los datos del estado a que estn documentados o tambin en un medio magntico hasta llegar a generar los saldos del mayor. Ejemplo : Los datos del nombre del cliente , direccin , articulo y cantidad se encuentran contenidos en el pedido. El precio se encuentra en la lista de precio del computador . Aprobado el pedido.. se corre el programa de facturacin y rmto. Cuando el clte. Recibe la mercadera conforme y firma el rmto , se produce un cambio en la informacin ya que esta se encontrara en Ventas del da. LOS PUNTOS DE CONTROL Los intercambios de informacin estn sujeto a errores, estos pueden responder a la cantidad de intercambios y al tratamiento de cada uno de sus atributos. A tales efectos y con el objetivo de lograr estados contable exactos se deben introducir mecanismos de control que detecten tales errores. Que de seguro sern los procesos en donde se produce el intercambio de informacin . Tal se lo denomina PUNTO DE CONTROL .

TIPOS DE ERRORES Poblacin : Son errores en el nmero de elementos que contienen los datos que se capturan o procesan. Ej. Se relizan 150 ventas y se registran 148 , el mayor no refleja los intercambios totales, se producen errores de subvaluacin. Tambin existen problemas de exceso de elementos contenedores donde se hayan realizado los 150 intercambios pero se registraron 148 y dos duplicados. Existen dos categoras dentro de estos : Autorizacin : Intercambios no autorizados ingresados al sistema por error o intencin. Integridad : son errores de integridad de la informacin Exactitud : Son discrepancia entre los atributos reales del intercambio y los atributos que el proceso contable captura o procesa. Si los datos del intercambio no reflejan correctamente los trminos del mismo , existen errores de exactitud. La transmisin inexacta de datos de un documento o medio a otro y los errores matemticos son la fuente de los errores de exactitud. Tales errores podrn tener efecto en los saldos. El efecto es diferente si no situamos en un auditor externo a al interno . TIPOS DE CONTROLES DE PROCESAMIENTO CONTROLES DE POBLACIN EN EL PROCESAMIENTO Diseados para impedir o detectar errores por discrepancia entre los datos que estn procesados y la transaccin econmica que representan. Es decir si la transaccin econmica es ingresos, mercaderas , resultado por venta. Entonces existe un control de poblacin sumando las facturas de un perodo y cruzarla con costo de mercaderas + resultado por ventas. CONTROLES DE RECONCLIACION Es un tipo de procesamiento que puede detectar en el procesamiento tanto de errores de poblacin como de exactitud e integridad en las etapas de procesamiento a travs de dos corrientes de informacin que en algn punto estas se separan para ofrecer dos o mas registros diferentes pero que deben coincidir en cuanto a sus totales. Ej Clientes y el mayor de cuentas a cobrar . En estas dos corrientes se puede producir un error tanto de poblacin como de exactitud. Donde el mayor de cliente no coincidir con el mayor analtico. La reconciliacin entre estos dos permite identificar la partida en la cual se ha producido el error. TIPOS DE CONTROLES DE CUSTODIA Estos tipos de controles estn diseados para evitar que los bienes mviles sean perdidos , daados o robados y para proporcionar la seguridad de que las cantidades y los valores en existencia sean coincidentes con los registrados.

Estos tipos de controles pueden ser divididos en : Controles sobre la custodia : Procedimiento para prevenir uso no autorizado sobre un activo durante la custodia de un departamento o persona del ente. Las reas claves son la entrada ( recepcin ) , almacenamiento o custodia ( depsito ) . Controles sobre la existencia fsica : Consisten en los conteos peridicos, evaluacin y potencial de venta de los activos y comparndolos entonces con los registros contables para cantidades y valores. Tal comparacin puede revelar discrepancia entre existencia y los registrados de esta forma impedir inexactitudes. CONTROLES EN AMBIENTES COMPUTADORIZADOS Podemos aplicar controles de poblacin y exactitud para el procesamiento PED Controles de usuarios : Es un control manual , debido a que su realizacin no utiliza funciones y programas computarizados. El control esta diseado para verificar el resultado de procesos computarizados, aunque su modo de realizacin es manual. Ejemplo : El departamento de facturacin , enva el PED para que procese la informacin. Controles de Ped : tales controles contienen cuatro componentes.

procedimiento de acceso : procedimiento de desarrollo :

Estos dos generan informacin inherente que se produce en los intercambios

procedimiento de seguimiento

Este sistema asegura que los errores y asuntos identificados, sean investigados y resueltos apropiadamente.

funcionamiento de los programas de controles

Los mecanismos de control deben funcionar en funcin al objetivo en que estos fueron creados . DIFERENCIA ENTRE LOS CONTROLES DE USUARIO Y PED En un control de usuario la atencin del auditor debe centrarse en los procedimientos de indagacin y cumplimiento de detalles sobre las tareas a desarrollar por el personal responsable del control . Pero si el control lo hace un PED , entonces deberemos evaluar los componentes de procedimiento de acceso y desarrollo de sistemas y cambios en el sistema y en los programas. Ejemplo : Si existe un listado de O/C emitidos por el PED , que es enviado a contabilidad y alli un empleado controla el seguimiento . Esto es un control de usuario. Pero el empleado depende de la integridad y exactitud del listado

provisto por el PED. Entonces la actividad del empleado .. es solo la actividad manual. Si tipificamos este riesgo como de usuario., el riesgo es satisfacernos solo del trabajo hecho por el empleado de contabilidad. De esta forma utilizamos el control para modificar la naturaleza , alcance y oportunidad de los procedimientos sustantivos. Ello seria entonces una decisin errnea . Al ser un PED se debe focalizar a la atencin de validacin de componentes y la determinacin de la naturaleza, alcance y oportunidad de los procedimientos sustantivos.

METODO DE EVALUACIN Una vez entendido el flujo de informacin contable se identifican los posibles errores que pueden surgir cada vez que los datos se trasladan de un soporte a otro. Si el auditor los ha detectado todos, entonces estar en condiciones de determinar si la empresa ha establecido controles efectivos para prevenirlos y detectarlos. El METODO Se compone de los siguientes pasos detallados : Paso 1 Comprender el flujo de informacin contable. Consiste en conocer desde la captura hasta la informacin , los saldos, del mayor. No se puede realizar una auditoria si no se tiene conocimiento de las actividades y procedimientos del cliente. Esto comprende el estudio de su control interno. Se conocen varias formas de realizar este estudio ya sea por medio de cuestionarios , mtodos descriptivos y flujograma; siendo los mas tiles los dos ltimos. Paso 2 Identificar los departamentos involucrados y analizar la segregacin de funciones Comprendido el ciclo de informacin contable y haber identificado los medios que contienen la informacin contable as como tambin los procesos que lo generan. Debemos tambin identificar las personas dentro de dichos departamentos que la generan. Esto se hace para identificar las funciones e identificar aquellas que sean incompatibles. Paso 3 Explicitar los objetivos del control El departamentos tiene funcin de comprar y esto termina en un a orden de compra. En el capitulo 1 se hablo de que los intercambios deban cumplir con :

- exista y se encuentre autorizado se registre el intercambio los activos obtenidos le pertenezcan al ente tenga obligacin por los pasivos sea correcta la cantidad registrada sea correcto el precio sea correcta la descripcin sea correcto la otra parte del intercambio (tercero) se registre en el periodo contable correcto. La orden de compra deber cumplir con los objetivos de control Se encuentren autorizadas Sea correcta la cantidad registrada Sea correcto el precio registrado Sea correcta la descripcin Sea correcta la otra parte interesada del intercambio

Paso 4 5 6 Listar los posibles errores de autorizacin, integridad y exactitud Se identifican cada uno de los comprobantes y medios magnticos involucrados y sus objetivos de control correspondiente y la totalidad de los errores que podran ocurrir, para luego en un paso posterior analizar los controles que el ente ha establecido para prevenir y detectar. Si fallamos en la deteccin de errores , entonces mal podremos evaluar la eficiencia de los controles. Existen errores de : Exactitud

O/C no autorizada O/C autorizada por personas no autorizadas O/C autorizada por persona autorizadas pero que no respeta limites. Integridad

O/C no prenumerada O/C perdida Exactitud

Desigual de cantidad con la cantidad solicitada en la O/C Desigual calidad con la calidadad solicitada en la O/C No corresponde con precios pactadas No corresponde con condiciones de precio pactadas No corresponde con fecha de entrega pactada Tales errores tienen impacto sobre la eficiencia de la empresa pero no sobre la integridad y exactitud de sus estados contables Entonces el auditor tanto externo como interno solo debe poner atencin en los errores que pueden tener influencia sobre el objetivo de su trabajo.

PASO 7 8 9 Identificar los controles existentes en el ciclo para prevenir o detectar errores de autorizacin integridad y exactitud. Listado los errores de autorizacin , integridad y exactitud corresponde relevar el sistema con el propsito de identificar aquellos controles existentes que permitirn prevenir o detectar posibles errores determinados en el paso 4.5.6 PASO 10 LOS CONTROLES IDENTIFICADOS EN 7 . 8 . 9 . ANALIZAR LA EFECTIVIDAD DE DICHOS CONTROLES , IDENTIFICAR LOS EFECTIVOS Y EFECTUAR LA EVALUACIN GENERAL . En esta etapa de evaluacin , consiste en identificar los controles existentes en la empresa , identificarlos entonces con un sentido especfico de control y con un error posible determinado. Determinar as si el control tiene capacidad para cumplir con su objetivo o si este esta bien diseado . Pero los errores de autorizacin , exactitud e integridad pueden ocurrir de todos modos. Por lo tanto una vez analizado y estudiado , con el resultado de tener confianza en el control , se debe realizar la prueba de control con posterioridad. Tambin se debe analizar la segregacin de funciones , donde los controles no deben estar efectuados por personas que realizan las tareas respectivas en el ente que es objeto de control . La evaluacin individual de cada control nos permitir efectuar una extrapolacin para evaluar la efectividad de todo el ciclo en su conjunto. Pero estamos analizando un control en una determinada etapa, lo cual dependemos que los errores de exactitud e integridad no hayan sucedido en etapas anteriores. De tal evaluacin decidimos si podemos tener confianza en ellos o no sobre la integridad y exactitud generada por el flujo de informacin contable la cual se materializa en la exactitud e integridad de los saldos de las cuentas del mayor general. Si la evaluacin es positiva entonces pasamos al siguiente paso , si no lo fuera pasaremos a aplicar el enfoque de auditoria basado ntegramente en los procedimientos de revisin de saldos. Debemos reevaluar los trabajos de auditoria realizados y determinar si es posible el ente de auditarse. La razn de esto es porque si los controles de captura fallan . es sistema interno no puede asegurar que la totalidad de las transacciones realizadas por los funcionarios del ente estn reflejadas en los documentos o medios magnticos establecidos. Si de ser as ser imposible detectar lo que no ha sido registrado. PASO 11 DE LOS CONTROLES EFECTIVOS SEGN 10. IDENTIFICAR LOS QUE SERAN PROBADOS Y DISEAR LAS PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO DE LOS CONTROLES A PROBAR La prueba de los controles la realizamos mediante las pruebas de cumplimiento . Tal propsito es obtener una razonable seguridad de que los procedimientos de control interno sean aplicados de acuerdo con lo determinado por la Gerencia y que funcionen eficazmente.

El resultado de la prueba de cumplimiento es SI (se cumple el control) NO ( no se cumple el control) a los efecto de validar la confianza terica a los sistemas de control con el objeto de determinar NATURALEZA, ALCANCE y OPORTUNIDAD de los procedimientos PASO 12 ANALIZAR , DE SER APLICABLE , LOS CONTROLES DE CUSTODIA. EFECTUAR SU EVALUACIN. Todo intercambio tendr como consecuencia la captura y procesamiento de la informacin. Los controles de custodia tienen que ver exclusivamente con aquellos intercambios en los cuales hay entrada y salida de bienes. Tales controles evitan que los bienes se daen, se venzan, sean robados y proporcionar as razonabilidad en la existencia y cantidad segn los registros. A los efectos que los estados contables reflejen la realidad. Cabe aclarar que con un recuento fsico , se logran ajustar las diferencias, pero estos no nos podrn informar sobre errores en la custodia de los bienes. Entonces los errores de custodia comprenden los controles de entrada , salida, mantenimiento en existencia. Los controles de existencias son procedimientos de recuento y comparacin de existencia. PASO 13 EFECTUAR LAS PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO.

LAS PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO Una prueba de cumplimiento es una prueba que rene evidencia de auditoria para indicar si un control funciona efectivamente y logra sus objetivos. TIPOS DE PRUEBA DE CUMPLIMIENTO Existen prueba de : Detalles : las cuales entendemos que se refieren a la verificacin de constancia de un control realizado por los funcionarios del ente sobre todo atributos como fecha , parte , descripcin , etc. Contenido en un documento o soporte magntico. Mediante :

Comparacin de igual tributos entre distintos documentos Comparacin entre los nmeros de los comprobantes Verificaciones matemticas Cumplimiento con autorizacin general o particular Verificacin de secuencia numrica

Indagacin :

Observacin : El tipo de prueba que se selecciona depende del control identificado y del objetivo de la prueba. Ejemplo Control de integridad de poblacin en la captura de informacin , tienen como objetivo asegurarse que los datos que revelan el intercambio se ingresan en el sistema de procesamiento . Lo que preocupa a la auditoria es que algunos de esos intercambios , no sean registrados. Por lo tanto tomar una muestra para detectar que se registraron los atributos , no descubrir las omisiones. Por lo tanto se tiene que recurrir a la prueba de indagacin y observacin. DESVIACIONES DE CUMPLIMIENTO Las desviaciones nos permiten soportarnos para determinar si se deposita confianza en los controles internos. Antes de comenzar a probar los controles en los cuales se depositar confianza, debemos definir aquello que se constituir una desviacin de cumplimiento. Se entiende por desviacin de cumplimiento a todo procedimiento que de acuerdo con las normas establecidas debe efectuarse y no se efecta. Ejemplo. Pude existir entonces que no se ha realizado un asiento contable o que el mismo este mal hecho , el cual el mismo debera estar bajo asupervisin del encargado del departamento contable. La determinacin del desvo nada tiene que ver con el valor monetario dado que el propsito de la prueba de cumplimiento es reunir evidencia respecto del cumplimiento de un control y no sobre el intercambio en particular. Tales desvos se producen por :

Errores humanos Cambio de personal y falta de familiaridad del mismo Fluctuaciones temporales en el volumen de transacciones.

DISEANDO UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO DISEO DEL SISTEMA Consiste en : Armar el flujo de informacin Disear los sistemas de control de custodia. Debemos puntualizar como se realizan los intercambios en el ente. El armado del sistema de control debe contener :

los medios de informacin ( listado de computador , etc )

los comprobantes y medios magnticos de tratamiento y traslado de informacin los procesos manuales y computarizados que se utilizan los procedimientos establecidos para que la operatoria funcione organizadamente los departamentos involucrados las personas involucradas los asientos para retencin de datos

LOS PROCESOS DE CREACIN DE LOS CONTROLES

Identificar los departamentos involucrados y relacionarlos con documentos o medios magnticos Analizar la segregacin de funciones Identificar los puntos dbiles de control Para cada punto de control posibles, detallar la totalidad de los errores posibles Para cada uno de los posibles errores arriba identificados establecer un mtodo de control Para los mtodos de control establecidos analizar su costo beneficio Para los mtodos de control establecidos analizar la segregacin de funciones.

MANUAL CONTABLE CATALOGO DE CUENTAS

INTRODUCCIN Y DEFINICIN DEL CATLOGO DE CUENTAS : El departamento de contabilidad El departamento de Contabilidad es el sitio donde se concentran todas las operaciones realizadas en los distintos departamentos de la empresa; sufuncin principal consiste en registrar en el Mayor todas las operaciones practicadas. Del Mayor, segn es costumbre, se obtiene la balanza de comprobacin, que a su vez, forma el punto de partida para los asientos de ajuste y de prdidas y ganancias; y, finalmente, se obtendran los Estados Financieros, con lo cual queda terminado el ciclo contable. Es en este departamento donde debe establecerse el Catlogo de Cuentas que va a controlar cada una de las cuentas de la contabilidad de la empresa. El primer paso en el catlogo de cuentas Al recibirse la documentacin ser necesario clasificar la en grupos homogneos ventas, compras cobros, pagos, traspasos, etc.- a fin de dirigirla al sitio en que deben quedar almacenados los datos que contiene, es decir, a las cuentas que forman la memoria de este organismo administrativo. Conviene, pues, establecer esas cuentas, identificndolas con toda exactitud y formando al efecto el llamado catlogo de cuentas. Como su nombre lo indica, el catlogo es una lista de todas las cuentas que pueden necesitarse en vista de las actividades a que la empresa se dedique. Por supuesto, habr cuentas que se usen en todas las empresas y otras que sean caractersticas de cierto tipo de negocios. El Catlogo de Cuentas Cuando la empresa alcanza un cierto grado de desarrollo, es absolutamente indispensable formar una lista de las cuentas que debern utilizarse, evitando as errores de aplicacin, y asignar a cada cuenta una cifra que la identifique, ya que se trate de las cuentas que integran el mayor general o de las subcuentas que forman los mayores auxiliares. Hay diversas maneras de organizar este sistema de identificacin y, salvo casos especiales, quiz lo m prctico sea optar por una clasificacin decimal que permita agregar o suprimir partidas segn sea necesario. En el caso de la contabilidad general, que al fin y al cabo, controla toda la actividad de la empresa, conviene comenzar por dar un nmero ndice a cadagrupo general, tanto del balance como del estado de prdidas y ganancias, de la siguiente forma:

Balance: 1.1. Activo 2.2. Pasivo 3. 3. Capital Estado de Prdidas y Ganancias: 4. 4. Productos 5.5. Costos 6. 6. Gastos de operacin 7. 7. Otros gastos y productos 8.8. 9. 9. Cuentas de Orden 0. 0. Cuentas "puente". Estas cifras indican, cada una de ellas, un grupo general distinto y permanecern invariables, de manera que todas las cuentas de activo comenzarn con el nmero 1, las del pasivo con el 2, y as sucesivamente. Vienen despus las subclasificaciones, que pueden extenderse en forma prcticamente ilimitada. Por ejemplo, en el activo se tendra: 1.1. Activo 1.0 1.0 Circulante 11 1.1 Fijo 1.2 1.2 Diferido Y a su vez, el grupo de circulante podra subdividirse como sigue: 1. Activo 10. Circulante 100 Caja y Bancos 101 Cuentas por cobrar 102 Inventarios En esta forma podra establecerse un catlogo a base de tres cifras, en el que la cuenta de Caja y Bancos seria la 100; la de Clientes, la 101, la deinventarios la 102, etc., de tal manera que si despus se quisiera agregar una nueva cuenta, por ejemplo, Mercancas en Trnsito, recibirla el nmero 103, y as sucesivamente hasta llegar, en el activo circulante a la cuenta 109, o ms si se requieren ms cuentas. Como, dentro de la clasificacin decimal, cada grupo tendr una subclasificacin mxima de diez renglones (del O al 9), si fuera necesario abrir

ms de diez cuentas en un grupo, es decir, ms de diez cuentas en el circulante siguiendo el mismo ejemplo- se deber ampliar la clasificacin haciendo que el nmero hasta aqu destinado a una cuenta, se refiera a un nuevo grupo, el cual, a su vez, tendra diez clasificaciones ms, en la siguiente forma: 1. Activo 10. Circulante 100. Caja y Bancos 1000 Caja General 1001 Caja chica 1002 Banco x 1003 Etc. De manera semejante podra ampliarse el catlogo, haciendo que los nmeros de las cuentas constarn de cinco o ms cifras, en los casos de empresas con operaciones muy complicadas o con dependencias muy numerosas. Para fines prcticos, en la mayora de las empresas comerciales o industriales un catalogo de cuentas de cuatro cifras, seria suficiente, en el entendido de que no existe un catlogo de cuentas universal, cada empresa deber elaborar el propio en base a sus necesidades y caractersticas particulares. Cuando se utiliza un sistema electrnico el catlogo de cuentas es indispensable, ya que es el nico medio con el que cuenta el operador para ponerse en contacto con la contabilidad, pues para poder registrar los movimientos generados deber ingresar primeramente el nmero de cuenta que segn el catlogo adoptado le corresponda.

CONCEPTO DE CATALOGO DE CUENTAS : Por todo lo anterior expuesto se define el catlogo de cuentas como: Es el ndice o instructivo, donde, ordenada y sistemticamente, se detallarn todas las cuentas aplicables en la contabilidad de una negociacin o empresa, proporcionando los nombres y, en su caso los nmeros de las cuentas". ORGANIZACIN DE EL CATLOGO DE CUENTAS: Lo ms conveniente es ir agrupando las cuentas en el orden en que habrn de aparecer en los estados financieros, numerndolas dentro de un sistema decimal. Esto conviene con el fin de poder designarlas ya por su nombre, ya por su nmero, lo cual en muchos casos es ms prctico.

Clasificacin de las cuentas : La mayora de los elementos de nuestro medio ambiente, como podran ser una construccin, una bicicleta, un mamfero, un centro de estudios, un automvil, etctera, pueden clasificarse de diversas maneras en funcin de los puntos de vista que se tomen. Las cuentas como elementos de control no son una excepcin; por lo tanto tambin son materia de clasificacin. Tomndose en consideracin los conocimientos asimilados, pueden integrarse en dos grupos: a. a. Cuentas segn el Estado Financiero en el cual reflejan su informacin. b. b. Cuentas de acuerdo con la naturaleza de su saldo. Tomando como punto de vista el estado financiero en el cual se presenten, las cuentas se subclasifican en: Cuentas de Balance Cuentas de Resultados Las primeras son todas aquellas cuentas que se presentan en cualquier Balance General, como es el caso de: bancos, almacn, edificio, proveedores,impuestos por pagar, capital, etctera. Las segundas son las que integran el Estado de Resultados. Ejemplo: ventas, otros productos, costo de ventas, gastos de operacin, etctera. En funcin de la naturaleza del saldo de las cuentas, se subclasifican de la siguiente manera: Cuentas de Saldo Deudor Cuentas de Saldo Acreedor Las primeras son precisamente aquellas cuyo saldo es deudor, independientemente del estado financiero en que se encuentren contenidas, por ejemplo: bancos, almacn, edificio, costo de ventas, gasto de operacin, etctera. Cuando el movimiento acreedor es superior al deudor, se produce un saldo acreedor; de esta manera, se estar frente a una cuenta clasificada dentro de las de saldo acreedor, sin tomarse tampoco en consideracin el estado financiero del cual forme parte; ejemplo: proveedores, impuestos por pagar, capital, ventas, otros productos, etctera. Por lo tanto, al hablar de bancos, estaremos tratando el caso de una cuenta de Balance de saldo deudor. Al referirse a ventas, se entiende como ejemplo de cuenta de resultados de saldo acreedor, y as sucesivamente ser la situacin de todas las cuentas, con base en el estado financiero del cual formen parte, y en su saldo.

MANUAL DE USO Y MANEJO DE FORMATOS DE CONTROL

CONTROL INTERNO :UN SISTEMA CONTABLE COMPRENDE LOS METODOS, PROCEDIMIENTOS Y RECURSOS UTILIZADOS POR UNA ENTIDAD, PARA SEGUIR LA HUELLA DE LAS ACTIVIDADES FINANCIERAS Y RESUMIRLAS DE FORMA UTIL PARA QUIENES TOMAN LAS DECISIONES. EL CONTROL INTERNO ESTA DIRECTAMENTE RELACIONADO CON LA CONTABILIDAD, PUES LOS JEFES NECESITAN ESTAR SEGUROS DE QUE LA INFORMACION CONTABLE QUE RECIBEN SEA EXACTA Y CONFIABLE, LO QUE SE LOGRA A TRAVES DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LA ENTIDAD. UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO ES EL CONJUNTO DE MEDIDAS QUE TOMA LA ORGANIZACION CON EL FIN DE: PROTEGER SUS RECURSOS CONTRA EL DESPILFARRO, EL FRAUDE O EL USO INEFICIENTE. ASEGURAR LA EXACTITUD Y LA CONFIABILIDAD DE LOS DATOS DE LA CONTABILIDAD Y DE LAS OPERACIONES FINANCIERAS. ASEGURAR EL CUMPLIMIENTO DE LAS POLITICAS NORMATIVAS ECONOMICAS DE LA ENTIDAD. EVALUAR EL DESEMPEO DE TODAS LAS DIVISIONES ADMINISTRATIVAS Y FUNCIONALES DE LA ENTIDAD. 10.1. - CLASIFICACION DE LOS CONTROLES INTERNOS.

CONTROLES ADMINISTRATIVOS : SON LAS MEDIDAS DISEADAS PARA MEJORAR LA EFICIENCIA OPERACIONAL Y QUE NO TIENEN RELACION DIRECTA CON LA CONFIABILIDAD DE LOS REGISTROS CONTABLES. EJEMPLO DE UN CONTROL ADMINISTRATIVO, ES EL REQUISITO DE QUE LOS TRABAJADORES DEBEN SER INSTRUIDOS EN LAS NORMAS DE SEGURIDAD Y SALUD DE SU PUESTO DE TRABAJO, O LA DEFINICION DE QUIENES PUEDEN PASAR A DETERMINADAS AREAS DE LA EMPRESA.

CONTROLES CONTABLES : SON LAS MEDIDAS QUE SE RELACIONAN DIRECTAMENTE CON LA PROTECCION DE LOS RECURSOS, TANTO MATERIALES, COMO FINANCIEROS, AUTORIZAN LAS OPERACIONES Y ASEGURAN LA EXACTITUD DE LOS REGISTROS Y LA CONFIABILIDAD DE LA INFORMACION

CONTABLE. EJEMPLO: LA NORMATIVA DE EFECTUAR UN CONTEO FISICO PARCIAL, MENSUAL Y SORPRESIVO DE LOS BIENES ALMACENADOS.

EL OBJETIVO BASICO DE UN SISTEMA DE CONTABILIDAD ES, PROVEER LA INFORMACION FINANCIERA UTIL. EL OBJETIVO DEL CONTROL INTERNO ES, MANTENER A LA ENTIDAD OPERANDO DE ACUERDO CON LOS PLANES Y POLITICAS TRAZADAS. DE HECHO, CADA SISTEMA DEPENDE DIRECTAMENTE DEL OTRO.

LA NECESIDAD DE UN ADECUADO CONTROL INTERNO, EXPLICA LA NATURALEZA Y LA EXISTENCIA MISMA DE MUCHOS REGISTROS, INFORMES, DOCUMENTOS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES. EN EL PAIS, CON LA FINALIDAD DE EVITAR ACTOS MERCANTILES ILEGALES, MALVERSACIONES Y OTRAS PRACTICAS DELICTIVAS, SE HAN APROBADO NORMAS QUE EXIGEN A LAS ENTIDADES UN ADECUADO CONTROL INTERNO Y CONTIENEN PROHIBICIONES ESPECIFICAS CONTRA PRACTICAS DELICTIVAS, COMO LAS DE EFECTUAR TRUEQUES DE PRODUCTOS O SERVICIOS Y EXIGEN MANTENER REGISTROS CONTABLES CON UN DETALLE Y EXACTITUD RAZONABLES.

MEDIDAS PARA LOGRAR UN BUEN CONTROL INTERNO

ESTABLECER LINEAS CLARAS DE RESPONSABILIDAD ESTABLECER PROCEDIMIENTOS DE CONTROL, PARA PROCESAR CADA TIPO DE TRANSACCION, (CADA UNA DEBE PASAR POR 4 ETAPAS SEPARADAS, DEBIENDO SER: AUTORIZADA, APROBADA, EJECUTADA Y REGISTRADA).

LA SEPARACION DE LAS TAREAS LIMITA LAS POSIBILIDADES DE FRAUDE Y MEJORA TAMBIEN, LA EXACTITUD DE LOS REGISTROS CONTABLES. ESTE COMPONENTE CRUCIAL, PERO CON FRECUENCIA DESCUIDADO, DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO, SE PUEDE SUBDIVIDIR EN CUATRO PARTES: SEPARACION DE LAS OPERACIONES DE LA CONTABILIDAD. LA FUNCION CONTABLE DEBE ESTAR TOTALMENTE SEPARADA DE LOS DEPARTAMENTOS OPERATIVOS, CON EL FIN DE PODER MANTENER REGISTROS OBJETIVOS. SEPARACION DE LA CUSTODIA DE LOS ACTIVOS, DE LOS REGISTROS DE ESTOS EN LA CONTABILIDAD. SEPARACION DE LA AUTORIZACION DE LAS OPERACIONES, DE LA CUSTODIA DE LOS ACTIVOS CORRESPONDIENTES. SIEMPRE QUE SEA POSIBLE.

LAS RESPONSABILIDADES DEBEN ASIGNARSE, DE FORMA TAL QUE, NINGUNA PERSONA O DEPARTAMENTO MANEJE UNA TRANSACCION COMPLETA, DE PRINCIPIO A FIN.

REALIZAR AUDITORIAS O COMPROBACIONES INTERNASNO ES ECONOMICAMENTE FACTIBLE PARA LOS AUDITORES, EXAMINAR TODAS LAS OPERACIONES DE UN PERIODO, POR LO QUE HASTA UN CIERTO GRADO TIENEN QUE CONFIAR EN QUE EL SISTEMA DE CONTABILIDAD PRODUZCA REGISTROS CONTABLES EXACTOS. PARA MEDIR LA CONFIABILIDAD DE LA ENTIDAD, LOS AUDITORES EVALUAN SU SISTEMA DE CONTROLES INTERNOS, DETERMINAN TAMBIEN LOS PUNTOS DEBILES DEL SISTEMA Y RECOMIENDAN LAS CORRECCIONES, BRINDANDO ASI OBJETIVIDAD EN SUS INFORMES. LAS AUDITORIAS SON INTERNAS O EXTERNAS. LOS AUDITORES INTERNOS DEBEN PRESENTAR LOS INFORMES, DIRECTAMENTE AL DIRECTOR GENERAL, DURANTE EL AO Y AUDITAR DIVERSOS SEGMENTOS DE LA ORGANIZACION, MIENTRAS QUE LOS AUDITORES EXTERNOS SON COMPLETAMENTE INDEPENDIENTES DE LA ENTIDAD, SIENDO EMPLEADOS DE UNA FIRMA DE CONTADORES PUBLICOS O DE UN ORGANO SUPERIOR ADMINISTRATIVO O ESTATAL QUE AUDITA LAS EMPRESAS EN CONJUNTO. LOS AUDITORES EXTERNOS DEBEN ESTAR LEGALMENTE AUTORIZADOS.