UNIVERSIDAD DE LA HABANACENTRO DE ESTUDIOS TURISTICOS

Alberto J. Prez SocarrsRal Benavides Martiatu

Leticia Nodal PrezRebeca Olivera Elosegui

Josefina Pichardo CambeyroSofa AristizabalJos Accaputo

5CONTENIDO

ARTICULO PAGINA

Prlogo 5

Eventos una nueva estructura 7

Eventos y Comunicacin 12

Tipologa de Eventos 15

Conceptos y definiciones vinculadas a la gestin de eventos 24

Servicios. Organizacin Profesional y eventos 37

Infraestructura auxiliar requerida 45

Gestin financiera de los eventos 51

Aspectos esenciales sobre el marketing 58

Bibliografa

6PROLOGO

El desarrollo de los eventos en Cuba, se ha fundamentado sobre la ampliacin de las relaciones

internacionales econmicas y polticas del pas, y las necesidades comunicativas de sectores tales

como, la ciencia, la tcnica, la educacin, la salud y la cultura desarrollados ampliamente en los

ltimos cuarenta aos.

El sector de la educacin en Cuba, cuyo desarrollo comienza justamente con el triunfo de la

Revolucin sobre la base histrica de la evolucin de la escuela cubana de pedagoga c, posee un

prestigio internacional tanto en su calidad como en su dinmica investigativa y resultados; que lo

convierten en una rica fuente de intercambio. Conjugar esas potencialidades con el cumplimiento

de las exigencias profesionales que posee actualmente la organizacin de eventos, puede

convertirse en la llave del xito de los eventos en este sector.

La novedad de la gestin de eventos como actividad empresarial y las bases empricas sobre las

cuales se ha desarrollado, constituyen un reto para la proyeccin y ejecucin de eventos exitosos,

en un entorno competitivo cada vez ms agresivo.

El Departamento de Gestin de Eventos de la Escuela de Altos Estudios de Hotelera y Turismo y

la Direccin de Universitur unen esfuerzos para el desarrollo de una accin docente, apoyada por

el presente material, a partir de la compilacin de artculos y reflexiones, que aborda la

organizacin profesional de eventos y la Agencia de Viajes con un enfoque empresarial.

7EVENTOS: UNA NUEVA ESTRUCTURA EMPRESARIAL

Por: MsC Alberto J. Prez Socarrs

Aproximarnos a la Industria de los Eventos desde la ptica de las ciencias comerciales y elturismo puede resultar un enfoque novedoso y, de alguna manera, puede contribuir a losesfuerzos que, en el marco de esta reunin, realizan los pases de la Regin Latinoamericana yCaribea.

COCAL 2000 tuvo como objetivo fundamental establecer las alianzas estratgicas necesarias paraasegurar la participacin, cada vez mayor, de la Regin en este sector, estamos pues ante lo quedesde la ptica comercial se denomina un objetivo de crecimiento y aunque para algunos puederesultar pretencioso hoy, es, en nuestra opinin, el nico posible a largo plazo pues, la empresaque no crece; est muriendo. De lo que se trata es de establecer qu tipo de crecimiento, dadoslos factores estructurales del sector y sus tendencias, resulta ms conveniente. Nos parece esteun punto clave a dilucidar para poder avanzar en el anlisis de las diferentes alternativasestratgicas que se nos presentan.

En el mundo de hoy, globalizado y neoliberal, dos conceptos econmicos cobran una significacinespecial: la escasez y la competencia, que impregnan el pensamiento en general y constituyen labase sobre la cual se adoptan las principales decisiones econmicas en cualquier sociedad. No esde extraar por tanto que el pensamiento estratgico moderno parta de identificar que tipo deventaja competitiva es posible desarrollar teniendo en cuenta las caractersticas estructurales delsector en que se pretende actuar, es decir, la estrategia es entendida cmo un plan paraconseguir una ventaja competitiva sobre los otros actores presentes en la industria y es esta laque coloca a la empresa en capacidad de obtener todo el potencial de beneficio que ese negocioen particular ofrece.

Se trata no de dotar a la empresa de una estrategia determinada, sino de una vez identificada laposible ventaja competitiva, pensar y disear la empresa a travs de un plan para desarrollarla(plan estratgico), decidiendo fundamentalmente qu producto y/o servicio ofrecer, cmo y quepartes del mismo se fabricarn en la empresa as como que partes subcontratar, a quienes estardirigido y en qu rea geogrfica se quiere competir. Es pues toda estrategia, un proceso decambio y siendo este otro concepto predominante en la sociedad de hoy, slo los que sepanconducirlo tendrn el xito asegurado.

El pensamiento estratgico tiene un sentido diferente al de la lgica formal, es ms flexible ycreativo y en consecuencia slo es efectivo all donde los problemas se transforman enoportunidades, la experiencia y los estereotipos no limitan las soluciones y donde las innovacionesconstituyen la cultura de la organizacin. De este modo dirigir estratgicamente un negocio es unproceso continuo de cambio donde las estructuras han de ser flexibles y deben constituir caldo decultivo para la creatividad.

En el argot empresarial cuando de estructura se habla se piensa inmediatamente enorganigramas, autoridad y flujos de informacin entre otros conceptos, se reproduce as, en elorganismo social que es la empresa moderna, la estructura de la sociedad, su dicotoma, donde laorganizacin parece el pretexto para el ejercicio del poder.

Con la industria como referente y ms concretamente con la produccin manufacturera, nos lleganlos primeros modelos y esquemas organizativos.

8El negocio que nos ocupa, la organizacin profesional de eventos, no es una factora, es, enesencia, una actividad de mediacin, es decir, medio a travs del cual se garantiza el contactooportuno, eficiente y eficaz entre dos o ms partes interesadas en intercambiar informacin,relacionarse y comunicarse.

El evento es el soporte de este tipo particular de comunicacin social, la empresa de OPE,mediadora, no hace sino elegir aquel que satisface mejor las necesidades comunicativas de losterceros interesados, es el OPE, por similitud, un Planner Medias. Uno muy particular pues lossoportes entre los que tiene que elegir no existen, no poseen entidad fsica, son inmateriales,tendr por tanto que crearlos.

Pero los eventos no son slo inmateriales por su naturaleza sino que tambin, siguiendo a laeconoma, son raros ya que no es posible su reproduccin por lo que son escasos y nicos.Pretender entonces, producirlos en cadena, tal y como entiende la industria la produccin seriada,es un imposible de orden prctico. De este modo las estructuras funcionales propias de este tipode produccin, con sus entidades estancas, creadas sobre la base del agrupamiento de losespecialistas, no funcionan al menos eficientemente en nuestro sector.

Una empresa organizadora de eventos existe cuando los interesados en comunicarse no soncapaces por si mismos de resolver sus necesidades; produce entonces a solicitud, las actividadesque realiza a su partir suelen ser de media o corta duracin, es tpico en ellas atender a unnmero limitado de solicitudes y por dems est atencin se personaliza, est, por tanto, mscerca del taller o Job Shop de la industria cuya efectividad ha quedado demostrada cuando setrabajan mercados relativamente pequeos, menos especializados, ms flexibles y con productospoco reproducibles.

Si pensramos en las olimpiadas, ese tipo particular de evento o en algn otro similar, entonces laorganizacin en taller no fuera suficiente pues el volumen sera an ms bajo (uno cada cuatroaos), las actividades a desarrollar consumiran un largo tiempo y el producto sera nico y muycomplejo.En esta situacin nos atreveramos a recomendar el Proyecto como mejor forma organizativa.

El negocio de organizar eventos es el negocio de propiciar los encuentros cara a cara de uno ovarios grupos de personas mediante el traslado al o los lugares, momentos, ambientes ysituaciones de contactos diferentes a las habituales, de modo que se garanticen las condicionesmnimas necesarias en ellos, para que los flujos formales e informales de comunicacin seanefectivos y generen altos niveles de respuesta cognitiva, afectiva y de comportamiento en susparticipantes.

Se trata por tanto de brindar una combinacin de servicios tal que satisfaga, en primer lugar, lasnecesidades comunicativas de los participantes, y en segundo, otras derivadas del cambio dehbitat de los mismos.

Si en algn momento aquel OPE nos recordaba al Planner Media de las agencias de publicidad,nos representamos ahora al programador de las agencias de viajes. Como aquel, este ha de crearel producto que mejor responda a las necesidades de los terceros interesados.

Comunicacin, turismo y una gran dosis de creatividad son imprescindibles para aquellos que,desde cualquier empresa, asuman el reto de organizar un evento.

9Siendo la comunicacin y el turismo ramas del saber que todava pujan por alcanzar la categorade ciencias, no nos ha de extraar entonces que se discuta si debe existir o no, una empresa cuyoobjeto social sea organizar eventos.

Observamos, no sin preocupacin, como esta necesidad creciente de comunicacin cara a cara yla de adquirir experiencias globales fuera del hbitat natural, hacer turismo, son atendidas por ununiverso amplio de entidades y profesionales de diferentes orgenes, que han captado laoportunidad de hacer negocios que estas representan.

Intrusionismo y empirismo son dos rasgos esenciales y coyunturales de nuestro sector en laactualidad.

Al nivel estructural se observa como grandes, medianas y pequeas empresas provenientes deotros sectores continan entrando en el nuestro. Vemos como crece el poder de los proveedoresen la misma medida que, en sus diferentes sectores, se concentran a travs de movimientosintegracionistas diversos, mientras que nosotros nos fragmentamos cada vez ms con el impactoconsecuente en la situacin competitiva, que hace necesario trasladar cada vez ms valor alcliente final, quien a su vez incrementa sus exigencias al disponer de mayor informacin gracias ala microelectrnica, la informtica y el desarrollo inusitado de los medios de comunicacin.

Si contemplamos con jbilo, pero impasibles, el crecimiento de la demanda y basamos eldesarrollo de nuestras empresas individualmente y sobre la base de incrementar sucompetitividad, veremos, a la vuelta de unos aos, como se disipa el potencial de beneficios, quehoy oscila entre un 10 y un 30% de los montos totales brutos obtenidos por diferentes conceptosy servicios, en los costos de competir, o lo que es peor, se trasladarn totalmente al cliente final.

Crear valor es el resultado de la accin individual de las empresas, retenerlo, invertir parte de len competir, trasladarlo parcial o totalmente al cliente final son alternativas que dependen de laaccin conjunta de todas las empresas que componen, en un momento y lugar determinados, elsector.

No es posible, en esta aproximacin a la reflexin estratgica que estamos intentando hacer,pasar por alto el impacto que sobre la economa en general y nuestro negocio en particular hatenido, actuando a nivel macro estructural, la poltica neoliberal, prescrita como receta mgica anuestros males desde realidades totalmente distintas, han sido aplicadas, sin miramiento alguno,por los gobiernos de la Regin.

Basada en la bsqueda de crecimientos macroeconmicos, las privatizaciones, desregulaciones yreduccin de los gobiernos, ha creado las condiciones necesarias para la competencia desigual, eldesempleo y la inflacin, convirtiendo a los ricos en ms ricos y en ms pobres a los pobres alproducirse la apropiacin de la riqueza, a travs de los mecanismos reguladores de la economade mercado.

Entre ambos extremos las clases medias, base fundamental de nuestra actividad, ven reducirse supoder de compra y experimentan un sentimiento de escasez tal que no hacen otra cosa quetemer por su futuro inmediato. Quizs sea esta la razn que explica por que negocian con tantavehemencia y el precio de nuestros servicios, constituye para ellos el factor determinante deeleccin.

10

En este contexto es que las empresas de OPEs, all donde existen, han visto cuestionados susservicios y contrados sus mercados naturales. La internacionalizacin de sus actividades apareceas como una alternativa para la supervivencia y el desarrollo.

Con monedas nacionales devaluadas, ciclos econmicos desfasados y la ley del ms fuerte comomarco legal, los mercados exteriores, y principalmente los del primer mundo, ven en los pases denuestra Regin una oportunidad nica para adquirir ms con menos, reproduciendo de este modola historia de la colonizacin, ms sutil y enmascarada pero colonizacin al fin.

Una poltica basada en el crecimiento de las exportaciones sin las regulaciones y la intervencindel estado no har sino legitimar el crimen.

Desde el punto de vista de las ciencias comerciales y teniendo en cuenta las condiciones en quehoy operan las empresas de OPEs de la Regin, se trata de lograr a travs de la extensin de losmercados los crecimientos necesarios a toda empresa.

Esto supone, en primer lugar, un incremento en el costo de operacin, al tener que incorporarnuevas figuras para la intermediacin comercial y realizar los cambios en las estructuras internaspara adaptarse a las nuevas condiciones, adicionalmente, habr que sumar el costo deoportunidad que supone todo este proceso. En segundo lugar, es imprescindible evaluar el riesgoasociado a esta decisin, pues tratndose de nuevos mercados el riesgo comercial es alto, y enconsecuencia, el estratgico adquiere una importancia mayor.

Nadie duda del poder de los turoperadores internacionales y de cmo este, tiende a incrementarsesobre la base de la concentracin que est viviendo este sector. Slo presentando una ofertanica, concebida sobre la base de la cooperacin, dado el carcter integral y complementario denuestro producto, ser posible contrarrestarlo.

El dlar fresco, adquirido como resultado del proceso de internacionalizacin, tendr que serinvertido en todos los elementos que conforman el producto evento, destino, ahora, turstico, paramejorarlo y hacerlo competitivo en el mercado internacional, y esto habr que hacerlo durante unbuen tiempo por lo que, el beneficio buscado con este movimiento estratgico, no aparecermaana mismo. Para garantizar el xito se hace obligatorio adems la participacin de los poderespblicos a los diferentes niveles.

En nuestro pas no existe la empresa de OPE. El reto que supone el objetivo trazado y lascomplejidades apuntadas, justifican con creces su creacin.

Manejar un evento como proceso de comunicacin, gestionarlo como empresa y concebirlo comoun destino turstico en s, supone profesionalidad y conocimientos especficos. No podemos seguirexportando partes y piezas, materias primas, que no son otra cosa que los hoteles, las sedes, lasagencias de transporte, los restaurantes, los atractivos geogrficos, histricos y culturales.

Debemos exportar el servicio completo, entregando al turoperador slo la gestin comercial esdecir, distribucin y venta, al menos por el momento y hasta que conozcamos mejor esosmercados y estemos en condiciones de crear tambin ese valor con el mismo nivel de eficienciaque ellos consiguen.

La creacin de tales empresas no fragmentar an ms la oferta si se realiza partiendo de laredistribucin del personal que, en el pas, se desempea como OPC. Aparecer ms bien unoligopolio, donde cada empresa podr disfrutar de una parte del mercado, se crear una utilidad

11

adicional para los clientes finales, que ahora podrn elegir entre menos y con una mayor nitidez,simplificndoles el proceso decisorio. Ellos y las empresas creadas compartirn los beneficios queeste proceso de concentracin y organizacin generar.

Las agencias receptivas podrn participar de este proceso buscando la especializacin y, a sutravs, una imagen y un saber hacer superior.

Los proveedores tendrn que compartir su poder y ganarn tambin al poner sus instalaciones, enmanos de especialistas con todo lo que esto representa para su propia imagen.

La formacin, capacitacin y superacin del personal tambin se aprovecharn de estareorganizacin. Cursos, entrenamientos y otras modalidades podrn ahora confeccionarse a lamedida, atendiendo al perfil de cada entidad.

La creacin de estas empresas, en nuestra modesta opinin, resulta imprescindible para lograr loscrecimientos propuestos y marcar adems un salto cualitativo, ms que cuantitativo, que es loque necesitamos hoy para asegurar nuestro desarrollo futuro.

La cuestin a dilucidar no es pues si debemos crearlas o no, sino, en todo caso, cual ser el gradode integracin vertical ms conveniente, se integrarn totalmente, lo harn hacia atrs o haciadelante.

Cualquiera de estas alternativas tiene ventajas y desventajas, no obstante, dadas lascaractersticas estructurales analizadas y, las tendencias que se observan en el mundo, cada vez elgrado de integracin de las empresas organizadoras de eventos, agencias de viajes y decomunicacin integral es menor, lo que significa que la subcontratacin se va imponiendo comoformula para la produccin de cualquier producto o servicio, buscando, sobre todo con ella,centrar la atencin en las competencias esenciales y una reduccin importante de los costos de lasoperaciones, indicndonos que la competencia se centra hoy en la bsqueda de la eficiencia comofuente principal de los beneficios.

Se impone as un anlisis casustico que escapa a las intenciones de este trabajo.

Sea cual fuera la decisin final, creemos que cualquier empresa de OPE, en el mundo de hoy, hade concebirse sobre la base de una nueva estructura.

|

12

LOS EVENTOS Y COMUNICACION

Por MsC Ral Benavides Martiatu

I. UNA HERRAMIENTA DE COMUNICACIN PARA LAS RELACIONES PUBLICAS

Frecuentemente en las organizaciones de un considerable volumen de funciones y servicios, lasrelaciones pblicas son un trabajo, que amn de que requiere una cuota de responsabilidad entodos sus trabajadores, su concepcin, ejecucin y control se realiza por especialistasprofesionales de la comunicacin. En su gestin, no solo han de desarrollar acciones puntualessino que, han de desplegar herramientas profesionales articuladas en diversos acontecimientospermanentes y tambin coyunturales que les permiten aprovechar oportunamente momentosimportantes de sus pblicos objetivos con gran probabilidad de eficacia y persuasin.

Si tomamos como referencia el plan de comunicaciones, vemos como para dar cumplimiento alos objetivos de trabajo tenemos que desarrollar una conjunto de acciones dirigidas a losdiferentes pblicos, tales como atenciones personalizadas, evaluar estados de opinin, comunicarmensajes en los medios masivos, medias ante situaciones de crisis, supervisiones, asesoras yotras. Un indispensable grupo de acciones requiere de valerse de otros instrumentos parapromover intercambios interpersonales de grupos de organizaciones o de grandes pblicos, conobjetivos muy predeterminados para la organizacin. Son ellos los eventos

El trmino evento, si lo tomamos etimolgicamente designa a los ...acontecimientos, hechosimprevistos y eventuales, que ocurren al azar, lejos de cualquier planificacin....(1) El diccionarioEspaol de Sinnimos y Antnimos, toma como trminos similares a: acontecimiento, accidente,lance, incidente, o suceso (2). Sin embargo en los diccionarios anglfonos, bajo el trmino deevento, se considera sucesos especialmente importantes; algo que sucede, una ocasin social ouna actividad, el aspecto de una accin legal determinada finalmente; suceso notable;contigencia eventualidad, los torneos disputas y contiendas de los programas deportivos, entreotras acepciones.Definitivamente la actividad de la comunicacin social ha creado una definicin de eventos paraestablecer una designacin de competencia profesional, orientada a satisfacer necesidades en untiempo breve de intercambio comunicativo entre pblicos distintos, en unos casos especializados,en otros o no, y tambin entre especialistas y pblicos indeterminados, pero con interesescomunes o complementarios.

II. BASES COMUNICACIONALES Y ORGANIZACIONALES DE LOS EVENTOS

Los eventos vistos como genero son en realidad un acontecimiento, pero en nuestros trminos,estamos ante la organizacin de una forma especializada de reunir a la gente para lograr en losdiferentes pblicos un impacto comunicativo. En ellos se han englobado variadas formas deintercambio de experiencias de todo tipo entre personas grupos e instituciones, aportando a susparticipantes nuevos valores en su cultura, su satisfaccin espiritual y sus relaciones. Laprofesionalizacin cada vez ms de esta actividad ha conllevado a que en la ultima mitad de siglo,los eventos hayan devenido en una verdadera industria a nivel mundial.

Los eventos comnmente son organizados y planificados por empresas e instituciones para finespromocinales, transaccionales, de negociaciones, de obtener o transferir experiencias, agasajar,homenajear, entretener, y divertir, entre otros. Usualmente dentro de la entidad son organizados

13

por los departamentos de Relaciones Pblicas. cuando se trata de eventos de envergadura, serecurre a empresas especializadas en su organizacin profesional.

Cuba tiene sus propios antecedentes en la organizacin de eventos. Sociedades cientficas en elsiglo xix como la Sociedad Econmica De Amigos Del Pas, La Real Academia De Ciencias MedicasFsicas y Naturales de La Habana desarrollaron de manera sistemtica y organizada sus reunionescientficas.

En el perodo de la seudo repblica, un sin numero de eventos polticos, deportivos, culturales ysociales tuvieron lugar en el pas. Tomando como referencia el Hotel Nacional en 1930 se realizun congreso de familias mafiosas norteamericanas, en principios de la dcada del 40 se realizouna conferencia de la OEA, y desde los aos 50 hasta la actualidad se ha desarrollado la feriaagropecuaria de Rancho Boyeros.

En los ltimos 40 aos, dos perfiles esenciales han caracterizado la organizacin de eventos:

La Organizacin creciente de reuniones polticas de diverso genero y tipo de conjunto conactividades artsticas y culturales de espectculos y festivales, jornadas y eventos cientficosacadmicos de escala nacional, resultado de la creciente generacin de valor intelectualpromovido por el proceso revolucionario.

Con la creacin del INTUR y en 1979 en razn de la celebracin de la VI Conferencia Cumbrede los Pases No Alineados, la apertura del Palacio de Convenciones de la Habana marca unaetapa de impetuoso crecimiento de los eventos internacionales. En la actualidad de acuerdocon los datos registrados en el Bur de Convenciones de la Repblica de Cuba ms de 500eventos internacionales se realizarn durante el ao 2000.

En Cuba la organizacin de eventos tiene una configuracin de sus actores con rasgos distintivosde otros pases. Son actores fundamentales de una evento:

Las organizaciones empresariales, institucionales o sociales que por razones de susobjetivos necesitan de realizar el evento para lograr determinados intereses comunicativos. Pararealizar los eventos se constituyen. internamente comits organizadores

Las sedes; centros de convenciones y ferias, teatros, hoteles, universidades y otras instalacionesque brindan el servicio de realizacin del evento. A solicitud de los comits organizadores citadosanteriormente o por negociacin con organizadores profesionales, cuando estos brindan serviciocomo sedes de un determinado evento se integran al comit organizador

Los organizadores profesionales de eventos, que han devenido en pequeas medianas ygrandes empresas encargadas de estructurar paquetes de servicios de estancia, atencin aparticipantes, facilitadotes, medios tcnicos y audiovisuales, alimentos, bebidas, atencinprotocolar y ceremonial, transportacin y otras muy amplias y variadas segn el tipo de evento,que son concertadas a solicitud de los comits organizadores para estructurar y hacer funcionareficazmente todo el evento.

En Cuba, los Organizadores Profesionales de Eventos, no existen an como empresas con estecontenido como objeto social nico. La organizacin de eventos se vena realizando nica yexclusivamente a travs de estructuras ejecutivas de organizacin creadas en los propios comitsorganizadores de las instituciones y empresas. La realizacin histricamente emprica, la limitadaenvergadura y complejidad, y la poca frecuencia de grandes eventos, procre por varios aos

14

una manera de organizar eventos sin una concepcin de organizacin profesional de sus procesos.Con el desarrollo en los ltimos 20 aos de los eventos internacionales, las sedes de eventos y lasempresas tour operadoras receptivas de viajes incluyen dentro de su objeto social, contenidos deOrganizacin de servicios a los eventos, desarrollando de forma parcial y complementndose losservicios integrales de la organizacin profesional de eventos.En el caso de los turoperadores, estos se especializan mayormente en facilitar en mayor o menorgrado la accesibilidad desde sus lugares de residencia al destino, de los eventos, los servicios deestancia de estos, y en algn grado el ofrecimiento de sedes para comits organizadores.En el caso de las sedes de eventos estas han estructurado departamentos o reas de trabajo acargo de la Organizacin de eventos condicionando el empleo de la propia sede como requisitoesencial, asegurando los servicios del personal de contacto y atencin, parte de las facilidades dealimentos y bebidas, y facilitando en dependencia del evento la inclusin de otros aspectos delprograma social. Ambas entidades; turoperadores y sedes de eventos realmente se complementany participan de conjunto en la organizacin de los eventos internacionales, y para el caso cubano,en la actualidad resulta prcticamente imposible la organizacin de un evento internacional con elservicio aislado de una de estas dos entidades.

Queremos significar que nos estamos refiriendo a una dimensin macro econmica y social de loseventos en Cuba. En la cotidianeidad del trabajo especializado de las relaciones pblicas muchosde los eventos a organizar no requieren de estos servicios porque su envergadura y complejidades mucho menor, dependiendo de muchas menos variables para su realizacin. Una larga lista deeventos de diverso tipo, magnitud y perfil constituyen hoy DIA instrumentos de relacin til parapromover, intercambiar intereses, negociar, fortalecer la imagen y la opinin tanto de personascomo grupos y organizaciones. Ms adelante clasificaremos diferentes modalidades de eventos, lamayora de los cuales se organizan para cumplir objetivos especficos de trabajo.

III. LOS EVENTOS EN FUNCIN DE LOS OBJETIVOS DE LAS RELACIONES PBLICAS Y ELMARKETING

Los eventos constituyen un medio muy efectivo en la:

Promocin de la imagen corporativa. Los atributos de identidad de una organizacin sonpresentados, como desgustaciones y pruebas en ferias y salones, seminarios de informacin sobrecomo utilizar un producto o servicio, negociaciones etc. Actos de premiaciones y reconocimientoa personalidades ejecutivos y empleados que han prestigiado la opinin y valoracin de laorganizacin. Festividades por aniversarios de la entidad o logros importantes alcanzados etc.,contribuyen entre otros resultados a reforzar favorablemente la valoracin de los pblicos

La promocin de bienes y servicios. Presentaciones de productos, desarrollo de ferias yexposiciones reuniones con fines de negociacin, festivales, concursos, premiaciones, son entreotros instrumentos para incentivar a los consumidores sobre los atributos de los objetivos de lacartera de negocios de nuestras organizaciones y en caso de actividades no lucrativas, servicios debien social de imprescindible necesidad de participacin pblica.

La promocin de ideas y personajes. Congresos, convenciones, exposiciones, foros, talleressimposios, foros, coloquios, asambleas son entro otros, tipos de reuniones para el reconocimientode nuevas experiencias profesionales, resultados de investigacin en el campo cientficoacadmico y social, as como la potenciacin de talentos, personas relevantes, lderes y otraspersonalidades de connotacin cientfica, poltica social o cultural.

15

La insercin en los mercados y pblicos. La participacin de bienes, servicios, ideas, ypersonas en la mayora de los eventos ante mencionados donde los pblicos participantes sonpotencial u objetivamente interesados en ellos, o son prescriptores de importancia les permite elempleo de los eventos para el lanzamiento de nuevos objetivos de una organizacin.

La organizacin de eventos no constituye solamente articular recursos espacios y personaspara un fin determinado. Cada cosa que se realiza ha de responder a objetivos de intercambiocomunicativo acordes no solo al propsito con que fue concebido, sino a generar un impacto loms imperecedero posible en los participantes de forma tal que promueva una valoracin y unaconcepcin favorables general e integralmente. De ah su importancia como herramienta para lasrelaciones pblicas.

TIPOLOGIA DE EVENTOS

Por Lic. Leticia Nodal Prez y MsC Ral Benavides Martiatu

Una aproximacin a una clasificacin de eventos, pudiera ser: Cientfico-Tcnicos; Culturales,Deportivos, Sociales y Comerciales o Empresariales.

Cientfico-Tcnicos se utilizan como tipologas ms frecuencia, a saber:Convencin, congreso, seminario, taller, coloquio, conferencia, simposio, jornada,mesa redonda, panel, exposiciones, exposiciones asociadas, encuentros...

Eventos culturales: Cualquiera de las tipologas sealadas anteriormente y muy particularmentelos festivales.

Eventos deportivos: Siempre son de carcter competitivo y se clasifican segn los deportes,pueden combinar algunas de las tipologas sealadas anteriormente.

Eventos sociales: Incluyen: bodas, banquetes, graduaciones, recepciones, cumpleaos, etc.

Eventos Empresariales: Una aproximacin a su clasificacin pudiera ser:

Reuniones de ejecutivos para definir estrategia de mercado, definir polticas de venta deproductos, estudiar formas adecuadas para la presentacin de una nueva marca.

Misiones comerciales o de hombres de negocios para definir; Objetivos bien precisos paradeterminada negociacin, comercial, financiera o econmica o para futuros negocios.

La Ferias se pueden clasificar dentro de la categora de eventos empresariales, asociadaspor su definicin y objetivos.

CONCEPTOS Y DEFINICIONES DE ALGUNAS DE LAS TIPOLOGAS DE EVENTOS MSUTILIZADAS

CONGRESO: Un congreso es una reunin no orientada hacia los negocios con una frecuencia que,generalmente, es fija, y con una caracterstica extraordinaria en la que los participantes quepertenecen a diferentes lugares, se renen en un lugar y fecha determinados previamente, para

16

asistir a una reunin organizada en la que los delegados desempean una funcin multi-interactiva, de debate y competitividad, frecuentemente asistida por servicios especializados.

Sus objetivos se centran en:

Estudiar determinados temas. Intercambiar conocimientos. Elaborar conclusiones Proponer metas. Relaciones humanas. . Consideraciones acerca de un congreso: La organizacin de un congreso se basa en una buena capacidad de negociacin. Todo operador, OPC y persona vinculada al tema sabe que para desenvolverse con xito en

este complejo mundo del mercado de eventos, es indispensable conocer y aplicar hbilmenteel arte de la comunicacin.

Situacin nica, que no permite ensayo previos ni segundas presentaciones; por esto es tannecesaria una ptima organizacin desde el principio.

La calidad sobre todo es lo que hace la diferencia entre el xito y el fracaso. La necesidad y beneficios de tener profesionales encargados de los miles de detalles que

rodean a un congreso, convencin u otros eventos, ha sido reconocida por un gran nmero deorganizaciones y asociaciones.

S un Palacio de Congresos es un pequeo mundo, el fenmeno global del congresismoconstituye un hecho de gran inters y trascendencia.

Herramientas necesaria para garantizar el xito de un congreso:

Tema adecuado. Conferencistas lderes de opinin. Sede y fechas aptas. Conocimiento de los participantes potenciales (mailing list) Contar con un equipo de trabajo con las siguientes caractersticas: Profesional, armnico, bien

estructurado y creativo, paciente, flexible, adaptable, con poder de decisin, ordenado, afable,bilinge.

CONFERENCIA: Disertacin sobre un rea temtica de un reconocido experto que lleva suponencia por escrito, con toda la formalidad metodolgica, con aportes originales que seanproducto de su propio esfuerzo investigativo.

Permite la exposicin de ideas sobre un mismo tema con profundidad de conceptos y sininterrupciones.Su objetivo se centra en Compartir las experiencias de un especialista con un pblico involucradoen el tema. Su duracin debe ser aproximadamente de una hora.

Otras consideraciones: Disertacin educativa. Tcnica formal que permite comunicacin en unsolo sentido, generalmente sin que se debata. Expositor experto, colocado de manera visible ycon adecuada acstica. El expositor debe conocer bien, previamente de qu tiempo dispone,quines y cuntos sern sus oyentes y debe ceirse a lo convenido con el coordinador, en aras dela calidad de la conferencia. El coordinador debe seleccionar cuidadosamente al expositor,

17

presentar al conferencista y explicar bien las bases del encuentro. Es til cuando el auditoriopresenta inters en el tema y tiene la posibilidad real de asimilar la informacin.

Se define tambin como reunin de alto nivel, mas bien restringida, limitada a un solo tema yconvocada por invitacin. Reunin de ndole gubernamental en la que formalmente se abordantemas diplomticos, polticos, econmicos, etc.

SEMINARIOS: Modalidad diseada para investigar a fondo un tema, buscando la mximaparticipacin de los expertos asistentes desde la misma base previa del evento. Beal, Bohlen yNeil (dos autores), analizaron sistemticamente la tcnica en su libro: Conduccin y accindinmica de grupo (1946, p. 250) y la denominaron Workshop, trmino que traducido alespaol significa taller , tambin lo clasificaron como Seminarios de investigacin y trabajo.Con el tiempo el primero tom el nombre de Seminar (seminario) y el segundo conserv el deWorkshop (taller)

Se utiliza cuando hay un tema de inters para un grupo homogneo o interdisciplinario,organizando una serie de sesiones previas que permitan producir un documento base que serdiscutida durante el evento. Se aconseja para lograr aproximaciones o acuerdos en torno a tpicosque requieran discusin y anlisis profesional. Es ideal para investigaciones.

Su objetivo es investigar o estudiar un tema de inters para una organizacin o una disciplinaprofesional y su tiempo promedio de dos das.

Otras consideraciones:

La organizacin es realmente compleja. Se planea una investigacin o estudio intensivo sobre un tema especfico. Se designa un coordinador, cuya primera tarea es la de constituir un comit tcnico. Se planifican las sesiones recurriendo a fuentes originales de informacin, incorporando

expertos en cada uno de los tpicos del tema a considerar. En la fase de ejecucin del evento, se constituyen mesas de trabajo, luego de la sesin

plenaria inaugural. Estilo formal pero se busca la participacin de sus miembros. El desarrollo de los temas y subtemas deben ser claramente establecidos en el programa de

actividades, el cual debe ser remitido con no menos de dos semanas de anticipacin aaquellos que no se hayan incorporado a las sesiones de planificacin.

Se busca que los participantes vengan preparados para la accin. El comit ejercer la representatividad de los grupos, pero, como ya se dijo, se busca que

todos los miembros del grupo participen desde el comienzo. El Comit debe prepararagenda previa, la cual ser discutida como primer punto de la sesin inicial y prepara losmateriales bibliogrficos que se requieren. El local, fecha, horario, promocin y ejecucinsern sus obligaciones, as como la recepcin, registro central de los participantes y de lasactividades.

El trabajo es de grupos de 12 a 20 personas, las cuales designan coordinador, secretario yrelator. Los grupos pueden contar con asesores y asistentes si fuera necesario. Lossecretarios se constituyen en comit de redaccin pudindose escoger el estudio informativoo deliberativo, de acuerdo a lo que decida el comit organizador.

El moderador actuar en la plenaria como coordinador pero no resuelve. Se designa un comit de redaccin y estilo que prepara la versin final del documento que

resulte del evento y luego se remitir a todos los participantes. Se recomienda la aplicacin deuna encuesta para su evaluacin.

18

TALLER (WORKSHOP): Reunin de varias personas con un programa de debate intensivo,destinado a crear destrezas, desarrollar habilidades y a solucionar problemas mediante elesfuerzo y la cooperacin integral de facilitadores y participantes: El concepto de taller se hadesarrollado para compensar los puntos de vista divergentes en una disciplina o en un tema enparticular. Incorpora a los elementos que caracterizan al seminario el aspecto prctico. Tambinse conoci esta tcnica como seminario de trabajo, trmino ya en desuso.

Esta tcnica es muy recomendada en programas de entrenamiento, ya que permite aprender -haciendo sobre un tpico especfico. Tambin se usa mucho entre grupos de profesionales que serenen en una mesa de trabajo, bajo la conduccin de un facilitador y con el apoyo de unsecretario y de un asesor, con el propsito de mejorar su eficacia en disciplinas especficas o enprocedimientos interdisciplinarios que contribuyen a la solucin de un problema.

Su objetivo es estudiar un tema o tpico en forma intensiva para crear destrezas, desarrollarhabilidades y solucionar problemas y su tiempo: Promedio de dos das.

Otras consideraciones:

El taller tiene un promedio de 20 participantes, pero puede formar parte de un seminario o de unajornada, en cuyo caso sigue teniendo el mismo promedio, pero dentro de una asistencia mayor.Establecido el tema y el objetivo se define el perfil de participantes, el mercado potencial, lugar,fecha y el horario. Del mismo modo, se prevn materiales bibliogrficos y no bibliogrficos que serequieren para el buen funcionamiento del evento. Se debe ser informal y participativo.

CURSO: En los centros docentes, tiempo sealado en cada ao para asistir a or las lecciones.Serie de lecciones que forman la enseanza de una materia. Tratado especial.

Pueden preverse, antes (pre), durante o despus (post), de un evento. Generalmente aparecencomo parte del programa profesional de un congreso. La materia que se aborde en el curso debecorresponderse con las temticas del evento. Casi siempre se organizan como cursos de postgradoy su objetivo: central es analizar conceptualmente un tema con la utilizacin de tcnicaspedaggicas. El tiempo de realizacin puede ser entre 10, 20, 30, 40 horas.

Otras caractersticas: Generalmente se disean para un grupo no mayor de 20 personas.Pueden realizarse en la sede del evento o en otro lugar que tenga las condiciones mnimas eindispensables de un aula. El pblico asistente puede o no ser participante del evento.

PANEL: Presentacin de un tema, bajo la coordinacin de un moderador, para ser analizado ydiscutido en forma de dilogo o conversaciones. Se utiliza en temas de inters general y se usamucho a travs de los medios masivos. Su objetivo fundamental es analizar una situacin deinters general.

Su tiempo promedio de duracin es de dos horas incluyendo sesin de preguntas y respuestas.

Otras caractersticas: Se sugiere de 4 a 6 expositores. No se expone como oradores, sino concierta interaccin espontnea y dinmica. Forma de dilogo con los asistentes. La seleccin de losespecialistas es muy importante.

SIMPOSIO: Es una reunin formal de expertos que analizan nuevos aportes cientficos ytecnolgicos en su disciplina, bajo la modalidad de ponencias sustentadas en investigaciones

19

originales y novedosas. Se utiliza para presentar descubrimientos o aportes a una ciencia, usandocdigos especializados, formales que son comprensibles y aceptables para el auditorio. Su estilo escomplementario. Los que participan como expositores se complementan unos a otros, sin entraren divergencias. Las preguntas buscan ampliar y enriquecer el conocimiento del que la formula yde los asistentes. El coordinador, los expositores deben ser seleccionados cuidadosamente y suobjetivo es proveer informacin relevante y original a especialistas y profesionales, sobrediversos aportes de un mismo tema.

Su tiempo promedio puede tener dos variantes; aproximadamente dos horas, incluyendopreguntas, se pueden tener hasta 6 expositores (15 minutos c/u) Otra variante, pueden tener unaduracin de uno a tres das cuando la temtica requiere de una profundizacin mayor.

Otras caractersticas: Requiere de que, previamente, el coordinador y los conferencistas se pongande comn acuerdo respecto a la divisin del tema, orden y tiempo. Exposiciones concisas y bienorganizadas, de ello depende el xito de la misma.

MESA REDONDA: Reunin de expertos que analizan un tema con enfoques divergentes, ante unpblico de conocedores y especialistas. Lo ms peculiar de la Mesa Redonda es que trataenfoques distintos sobre un mismo tema, confrontar puntos de vistas diferentes y opuestosestimulando la unin para resolver un problema, sopesar ventajas y desventajas. Su objetivocentral es analizar objetivamente un tema y su y su tiempo: promedio de dos horas, incluyendopreguntas y respuestas.

Otras caractersticas: La conduce un moderador y la discusin es como una conversacin; no sepermiten discursos. Deben elegirse a los integrantes teniendo en cuenta las personas o bandos deposiciones opuestas. Las exposiciones deben ser alternas segn los bandos de opiniones y ellodebe tenerse en cuenta para su ubicacin en el estrado. Se recomiendan de 4 a 6 panelistas.Previamente deben unirse moderador y panelistas para planear la exposicin.

FOROS: En sentido estricto es un evento pequeo destinado a propiciar la discusin yparticipacin total de un tpico de inters de especialistas, en un ambiente informal, con tiempopromedio de una hora, bajo la coordinacin de un moderador. En sentido amplio se denominaFORO ABIERTO aquel en que se permite una asistencia mayor de personas, extendiendo el tiempode participacin, incorporando una mesa directiva, pero conservando las caractersticas bsicas delforo: participacin, informalidad y amplitud. Se usa para permitir la libre expresin de ideas yopiniones a todo el auditorio en un ambiente muy informal. Su objetivo es analizar un tema en untiempo corto con el propsito de profundizar en su conocimiento y eventualmente usar los aportespara enriquecer algn proyecto o documento y su tiempo promedio de dos horas.

Otras Caractersticas: Se designa un moderador y un secretario que lleven el orden de la solicitudde la palabra. Se requiere un saln grande con buena acstica. Las intervenciones no debernexceder de los 3 minutos. Pueden combinarse con alguna otra tcnica. El coordinador debe serconocedor del tema, tener buena diccin, habilidad en conducir la discusin, no debe participar enlos debates con sus opiniones. Hay que controlar el posible desorden, debido a su informalidadimplcita.

SESIN DE POSTERS: Se trata de la presentacin de temas libres resumidos que previamente sehan colocado en forma de afiches, en tamao predeterminado, en un lugar sealado por el comitorganizador. Se da un promedio de 10 minutos a cada expositor. Despus que todos losexpositores presenten su poster, se habr la discusin con un tiempo tambin establecido. Una

20

variante es fijar un horario y permitir la discusin entre el autor del tema libre y los interesados enel mismo lugar de ubicacin del poster.

TEMAS LIBRES: Una modalidad establecida como parte del programa profesional de un congresoque consiste en la presentacin de un trabajo por un participante (ponente), que puede ser elresultado de una investigacin total o parcial, o de un estudio. En ambos casos la presentacindebe corresponderse con las temticas que el evento aborda. Generalmente estas presentacionesorales se realizan en un tiempo de 20 minutos, 15 para exposicin y 5 para debate. Para lapresentacin se utilizan medios audiovisuales y/o microcomputadoras. Los trabajos a textocompleto constituyen los procceding. Para la presentacin de las ponencias generalmente seestablecen requisitos que los ponentes consultan en la convocatoria del evento (anuncio circular)

VIDEOS: Muestra animada de imagen y sonido. Pude ser de carcter cientfico, cultural,deportivo.

REUNIN: Trmino general que indica la reunin de un determinado nmero de personas en unlugar para realizar una actividad especfica. Puede producirse espontneamente o de acuerdo conun programa preestablecido.

CONVENCIN: Evento formal con base jurdica, al cual asisten los que tienen un derechoadquirido, con el fin de analizar situaciones de su propio inters. Su origen es diplomtico y serefiere a acuerdos entre estados soberanos sobre asuntos de su conveniencia. Se manifiestatambin en el rea comercial o industrial, donde participan ejecutivos, empleados y agentes decualquier empresa.

Ejercen fuerte influencia en el turismo de convenciones por el volumen e importancia de susoperaciones. Ejercen influencia sobre las relaciones internacionales, ya que en ellas se abordanproblemas de la produccin, ventas y mercados. Frecuentemente se usan para exponer en ella losnuevos productos y/o servicios de una empresa. Pueden ser corporativas, institucionales,empresariales, etc. Son deliberantes, es decir, aprueban.

COLOQUIO: Este evento es una reunin en la que se convoca a un nmero limitado de personaspara analizar e intercambiar ideas sobre un tema, sin que necesariamente se alcance un acuerdo.

DEBATE: Es un evento en el que dos o ms partes discuten civilizadamente sobre aspectoscontrovertibles en el que al final se sostienen soluciones parciales o totalmente diferentes

ENCUENTRO: Evento que consiste en permitir que personas con algo en comn, que ocurri enalgn momento del pasado, no cercano, se encuentren para celebrar este acontecimiento.

JORNADA: Es un evento que consiste en una serie de actividades destinadas a impartirinstrucciones o informacin especfica en sectores particulares del trabajo (Beal, 1964, p. 225)

CHARLA: Explicacin de un experto sobre un tema o tpico que domina, el cual explica de unamanera informal, exenta de solemnidad. El tiempo no debe ser mayor de una hora.

BANQUETE: Cena de carcter formal en la que se exige presentacin de etiqueta. Se utilizageneralmente como complemento o formando parte de un evento mayor para agasajar apersonalidades importantes. En Otros pases, el Banquete es utilizado tambin para recaudarfondos a determinados proyectos determinndose a travs del precio del cubierto manera de

21

cobrar la participacin por persona- y acciones promocionales previas la participacin de pblicosque generalmente son afines como grupo social.

CONCURSO. Se estimula la participacin de un pblico en especfico con el fin de que produzcaalgn elemento que ser objeto de anlisis comparativo, a travs de items preestablecidos, y delque surgir un ganador que obtendr un beneficio previamente sealado. Muy usado pororganizaciones para estimular la creatividad, proveer a la entidad de algn smbolo, incentivarsimblicamente a alguien creando predisposicin favorable ante un producto o entidad, y comorespaldo de algn otro evento mayor. De empleo frecuente en el trabajo de relaciones pblicas.BODAS. Celebracin de matrimonios a la que frecuentemente se asocia el ritual del contrato y lafiesta correspondiente. Es uno de los eventos trascendentes donde comparten familiares yamigos. Frecuentemente las Relaciones Pblicas estn involucrada en este tipo de preparativosen ocasin de contraer matrimonio alguno de sus huspedes.

CELEBRACIONES DE AO NUEVO: Generalmente es un tipo de festejo por la llegada del aonuevo. Siempre ha de caracterizarse por lo bulliciosa y alegre matizada por animacin comidas ybebidas.

CCTEL: Adems de su empleo como termino en servicio de bares, en este caso la acepcin serefiere a reuniones o encuentros vespertinos generalmente informales y breves con los que secelebran sucesos sociales tales como graduaciones, compromisos empresariales, lanzamientos deproductos despedidas o asunciones de autoridades etc. Es un tipo de fiesta de aproximadamente2 horas como promedio en la que se consumen bebidas y comestibles ligeros mientras la genteconversa. La gente esta todo el tiempo de pie. Es generalmente utilizada como complemento deotros eventos mayores con fines de confraternizacin entre muchos de sus participantes que nose conocen o que han de compartir ideas en trabajos posteriores.

DEBATE: Dos o ms partes discuten civilizadamente sobre aspectos controversiales en quesostienen puntos de vista parcial o totalmente diferentes. Comnmente es empleado en aspectosde gran inters para la opinin pblica. Tiene una raz pedaggica y es altamente recomendadopara ensear al pblico y persuadirlos a enfocar puntos de vista diferentes sin llegar a conflictos.

FESTIVAL: Concebido originaria o comnmente para programas relacionados con las artes,orientado a fines promocionales, Lleva frecuentemente un reconocimiento final, como premio. Elfestival conlleva a un fin de entretenimiento y de promocin de artes en un mbito especializado oregional determinado. Existen diferentes puntos de vista sobre el hecho de que no cubre unafinalidad comercial, y que sus costos se sufragan con los precios de las butacas o las entradas aconciertos y otras representaciones y/o el patrocinio.

FIESTA: Celebracin de un acontecimiento individual social o de organizaciones. Dicha celebracines un acontecimiento feliz o exitoso. Puede tener un carcter informal, de gala, o puede tenermezclados ambos momentos. Cuando se realiza una fiesta secundando un gran evento, esta tieneuna duracin de tres o cuatro horas como promedio y estar matizada por el alcance de losrecursos y presupuestos determinados para la misma

GRADUACIN: Reunin en la cual se homenajea a quien ha sido titulado por el vencimientoacadmico de cursos. Actividad tanto social individual como organizacional puede concebirse elaspecto solemne y ceremonial, como el festejo, caracterizado por bailes, y confraternizacin.

22

INAUGURACIN: Encuentro generalmente empresarial con el cual una firma da a conocer unanueva sede, una nueva instalacin de servicios, o las reformas realizadas a una existente, laapertura de un nuevo servicio, o una obra.

LANZAMIENTO DE PRODUCTO: Reunin generalmente desayuno, almuerzo o cctel- durante lacual una empresa presenta un nuevo producto o lnea comercial a sus clientes y a la prensa. Sesuele incluir una presentacin del producto, detalles sobre aspectos de su campaa publicitaria,informacin sobre la estrategia comercial y otras acciones.

PLENO: Sesin en la que se renen los miembros de una organizacin para atender los aspectossealados en un programa. Se utiliza frecuentemente por organizaciones polticas y sindicales pararesolver situaciones que les ataen. Esta modalidad se emplea frecuentemente complementandoeventos acadmicos de mayor envergadura, propiciando a travs del pleno la presentacin deproblemas preanalizados para resolver en el peno como paso final.

PREMIACIONES: Ocasin en que una entidad o firma otorga pblicamente distinciones aganadores o reconocimientos significativos a personas por razones de concurso, mrito, oresultados. Suele caracterizarse por una actividad solemne y posteriormente un festejo de agasajoa los premiados. Participan eminentemente los medios de comunicacin.

RUEDA DE PRENSA: Modalidad de entrevista en la que un personaje de actualidad convoca avarios periodistas para dar a conocer un hecho y someterse a preguntas de los informadores. Esun evento convocado por una organizacin o un personaje para informar a la opinin pblica atravs de los periodistas y sus medios, aspectos trascendentes de inters general.

ANIVERSARIOS: Conmemoracin de fecha importante, tanto de un suceso social como de laentidad. Se celebran con uno o varios tipos de festejos y otros eventos menores que se lesubordinan. Son organizados convocando los diferentes pblicos. Las Organizaciones utilizan estetipo de evento para conmemorar la fecha de su creacin. Es un momento oportuno para laatencin del pblico interno y proyectar objetivos y metas.

CONFERENCIAS DE PRENSA. Reunin de periodistas especializados con un personaje, quienconvoca a los informadores, realiza una exposicin del tema y se somete a las preguntas sobre loexpuesto. Puede ser un comunicado oficial que se facilita a los periodistas convocados.Tanto las ruedas como las conferencias de prensa se emplean generalmente en situaciones decrisis, fusiones de compaas o adquisiciones, o para dar a conocer miembros nuevos de laorganizacin, programas, lanzamientos etc.

SALN: Evento identificado por la exhibicin de obras de arte, comnmente empleados porinstituciones culturales tales como Museos, Galeras y otras. Tiene un fin promocional de obrasartsticas

VERNISSAGE: Reunin con la que se celebra la inauguracin de exhibiciones y muestras de arte.Suele hacerse generalmente por la tarde e incluye un cctel de honor a los invitados,musicalizacin adecuada y tambin un pequeo discurso a cargo del curador o el organizador dela muestra quien presenta al artista y su obra.

EXPOSICION: Evento que se organiza con un propsito comercial o cultural para mostrarproductos, servicios y/o documentos (libros, fotos, obras de arte, etc.)

23

EXPOSICION COMERCIAL: Exposicin cuya finalidad y objetivo principal es promover o venderproductos y/o servicios:

FERIA: Exhibicin de productos o servicios que concursan con carcter comercial en una reaespecifica con el objetivo de promover los negocios:

Caractersticas:

El expositor aprovecha la condicin de concentracin, en un mismo lugar y periodorelativamente corto de tiempo, de un numeroso y selecto grupo de clientes procedentes dediversas localidades con los que puede contactar directamente.

Excelente va de retroalimentacin para el expositor: compara con su competencia y escuchala opinin de los consumidores.

Oportunidad para establecer relacin estrecha con prospectos y clientes. Fuerte apoyo econmico para sufragar gastos inherentes a la asociacin u organizacin

auspiciada y/o gastos del evento o reunin asociada. Favorece la imagen entre proveedores de servicios y productos. Permite probar, adquirir u ordenar productos o servicios, que de otra manera, no se hubieran

conocido tan fcilmente. Para el cliente, adems, le permite evaluar una amplia gama de productos o servicios del

mismo ramo, casi al unsono. Pueden ser: comerciales, industriales, profesionales, estatales, regionales, gubernamentales,

mundiales, privadas o exclusivas, semiprivadas, abiertas o pblicas, etc.

EXPOSICIONES ASOCIADAS:

Muestras que, con carcter comercial o promocional, organizan las instituciones organizadorasdel evento.

Consiste fundamentalmente en pequeas muestras, no tan voluminosas, generalmentecatlogos, pequeos equipos, informacin, a diferencia de las realmente comerciales.

El evento es la actividad fundamental y la exposicin asociada es complementaria, aunque haycasos en que ocurre a la inversa.

Algunas exposiciones surgen como asociadas y despus se transforman en ferias oexposiciones en s mismas.

Su celebracin realza la organizacin del evento, le da un ambiente adicional, aportaelementos informativos complementarios.

Constituye un importante aporte econmico para compensar el financiamiento del evento. El expositor que viene a este tipo de exposicin asociada pretende fundamentalmente

promover, pues en el evento normalmente no hay compradores, sino especialistas quepueden, a su vez, promover y recomendar esos productos y servicios.

Debe informarse en las convocatorias que va a haber exposicin, pues ello promueve elevento

El expositor debe estar impuesto de los pases y personalidades que van a participar en elevento.]

La reunin, como forma de actividad grupal, requiere desde el ngulo profesional conocer comoha de organizarse. El rol del organizador de eventos, profesionalizado a partir de su complejidad yespecializacin, exige el conocimiento de conceptos definiciones y procedimientos, que faciliten sulabor y sobre todo que garanticen el xito de la misma.

24

CONCEPTOS Y DEFINICIONES VINCULADAS A LA GESTIN DE EVENTOS

Por: Lic. Leticia Nodal Prez

I. EVENTOS: CARACTERSTICAS, NATURALEZA Y CLASIFICACION

Reflexiones sobre la comunicacin como eje fundamental de la organizacin de eventos:

El hombre es nico e irrepetible. El ser humano es potencialmente bueno y tiende al crecimiento. El hombre ofrece su

propia respuesta. El hombre es capaz de crear algo propio. El hombre es capaz de relacionarse y de amar. El hombre tiende a la trascendencia el hombre es un ser social.

Principios que sustentan la interrelacin humana.

LA EDUCACION como alternativa para construir un mundo mejor. Este concepto varasegn la vivencia personal y el propsito de cada individuo y de cada institucin.

Cada momento es una oportunidad de aprendizaje. Todos los das aprendemos algo delas dems personas.

Cualquier proceso educativo debe estar centrado en la persona. El aprendizaje es un descubrimiento personal. La comunicacin es un medio de interaccin. Una genuina relacin personal facilita el desarrollo de cualquier actividad grupal.

Grupos humanos.

Estn compuestos por una pluralidad de individuos unidos por un objetivo comn mas o menosfuerte. Tienen vida propia, nacen, crecen y se disuelven. Su evolucin puede compararse a lade un ser vivo que nace, crece, se desarrolla y puede llegar a la madurez equilibrada o sufrirdificultades o desviaciones en su crecimiento. Existen diferentes formaciones grupales, las delvecindario, las de las entidades laborales, estudiantiles...

Todos los miembros de un grupo:

Necesitan sentirse parte del mismo. Necesitan sentirse valorados y aceptados. Necesitan sentirse escuchados y comprendidos. Sealan su propio ritmo. La relacin personal es determinante en el proceso de crecimiento individual y grupal.

En todos los grupos hay posibilidades de trabajo si se propicia un ambiente de:

aceptacin y afecto, mutua comprensin, confianza, libertad, responsabilidad, optimismo y alegra,

25

estructura y organizacin

Todo esto se logra con una real y efectiva comunicacin.

Coexisten dos formas de entender el trmino comunicacin:

Acto de informar, transmitir, de emitir. Verbo: COMUNICAR.Dilogo, intercambio, relacin de compartir, de hallarse en correspondencia, en reciprocidad. Verbo: COMUNICARSE.

Nota: La ms antigua es la segunda. Su raz latina COMMUNIS: poner en comn, algo con otro,es la misma de comunidad: expresa algo que se comparte, que se tiene o vive en comn.

Comunicacin cara a cara.

En este mundo globalizado la necesidad de comunicarse es lo ms importante.

Cuando podemos tener la oportunidad de hablar con alguien cara a cara, discutir temasimportantes; intercambiar puntos de vista entre colegas, profesionales, expertos o lderes deopinin, es aqu donde la comunicacin se hace ms importante.

Cundo no logramos que la COMUNICACIN con los pblicos que participan en un evento seaefectiva?.

Fallas en la planeacin. Mensajes mal expresados. Barreras en el ambiente. Prdidas por transmisin y retencin deficiente de mensajes. Falta de atencin y evaluacin permanente en el planeamiento del evento. Comunicacin impersonal. Desconfianza, amenaza y temor. Sobrecarga de informacin. Diferencias de posiciones sociales y de poder entre el emisor y el receptor.

EVENTO:

Trmino genrico que designa cualquier tipo de reunin profesional de corte cientfico, tcnico,cultural, deportivo, educativo, poltico, social, econmico, comercial, religioso, promocional o deotra ndole que facilite el intercambio de ideas, conocimientos, y/o experiencias entre losparticipantes. (Proyecto Armonizacin Terminolgica)

BENEFICIOS DE UN EVENTO

Generales:Renen grupos para, satisfacer necesidades y estimular la participacin. Generan comunicacin.Difundir y mejorar el conocimiento. Contacto social y profesional.

26

Individuales:Inciden positivamente en el desarrollo del individuo. Actualizan y perfeccionan conocimientos.Ofrecen oportunidades para obtener reconocimientos. Nuevas experiencias. Amplan relacionesprofesionales.

OrganizacionalesApoyan la misin y el logro de los objetivos. Fomentan las relaciones interpersonales. Estimulanintercambio de experiencias. Propician la creatividad. Desarrollan habilidades y destrezas.

A partir de su generacin, los eventos pueden ser:

Diseo propio: Cuando la idea es generada por una organizacin que se encuentra ubicada enuna ciudad.

Sedes captadas: Eventos generados por una asociacin y/o institucin cuyas ediciones sonrealizadas en diferentes pases

Nacionales : Estrictamente nacionales.

Internacionales: No menos de 300 personas de las que un 40% deben ser extranjeras querepresenten un mnimo de cinco pases y que la duracin no sea menor de 3 das.

Nacionales con participacin extranjera: Su temtica permite atraer una importante participacinextranjera.

Categoras de eventos, a saber: Mundiales, internacionales, regionales, nacionales, provinciales,municipales (estas dos ltimas categoras teniendo en cuenta nuestra divisin poltico administrativa)

Los conceptos y definiciones acerca de la naturaleza, tipo y clasificacin de los eventos es unatarea compleja por cuanto la literatura consultada es escasa y requiere de un profundo anlisis einvestigacin.

A esta conclusin arriba el grupo de especialistas que durante dos aos trabajamos en unProyecto de Armonizacin Terminolgica para Eventos y Afines cuyos resultados iniciales estnrecogidos en un folleto que contiene trescientas cuarentas unidades soportadas en un sistemaautomatizado para la gestin terminolgica, por lo que los conceptos y definiciones que acontinuacin se expresan estn sustentados tcnicamente en dicho proyecto.

27

II. ACTORES FUNDAMENTALES EN LA ORGANIZACIN DE EVENTOS.

Categora de profesionales: Categora de no profesionales:Organizador Profesional de Congresos (OPC) Comit Organizador (cliente) Profesional que, con su experiencia,

conocimiento de la actividad gerencia,capacitacin continua y superacin personal,presta sus servicios, parcial o totalmente, enlos procesos organizativos que demanda unevento.

Es un director de orquesta que debecoordinar el variado conjunto de empresasque son necesarias para llevar a cabo conxito el concierto que supone la celebracinde un congreso.

Grupo de personas que se unencon funciones y caractersticaspropias.

Responde a una organizacin yasea empresarial, institucional,docente, no gubernamentalinteresada en organizar un evento.

En sus manos esta, absolutamente,el contenido tcnico del evento.

No existen reglas nicas de cmoestructurarlo, ni de que cargosdeben crearse, ni como distribuirsus funciones, todo depende de lacomplejidad del evento.

La figura central del ComitOrganizador es el Presidente cuyasfunciones estn dadas por ser elmximo responsable en ladefinicin del programa general delevento, su alcance y proyeccin.

ORGANIZADOR PROFESIONAL DE EVENTOS, CONGRESOS O REUNIONES:

Es quien asegura y garantiza, con su profesionalidad, la calidad y xito del evento. Los ingredientes de un OPC son, una gran dosis de imaginacin, creatividad y experiencia,

equilibrada con otra similar cantidad y peso de sentido comn, visin realista y claroentendimiento del valor de los costes y de las cosas.

Es quien garantiza que se ejecute la etapa previsin, interactuando con su clientesistemticamente ya que en esta etapa en la que se decide todo lo que se va a hacer.

Disea el funcionamiento y organizacin del evento y supervisa su buena marcha, antes ydurante el mismo.

El OPC deber disear un plan de acciones y el programa preliminar, basado en lo planeado. Prepara el presupuesto y tomar el control financiero. Responde apoyar las ganancias de

todas las partes. Establece fuertes y efectivos vnculos con: receptivos, cadenas, lneas areas, agencias de

viajes, prestatarios de servicios. Conforma con agencias especializadas, programas y tours incluidos en los programas u

opcionales. Responde por la promocin y difusin internacional del evento y capta participantes. Garantiza el xito de la acreditacin. Tiene que estudiar al cliente, ganarse su confianza. Relacin de empata. Vnculo OPC/Cliente: Unidad creadora, planificadora, ejecutiva. (Carlos Beim)

28

Roles de un OPC

Comunicar, promover, vender, administrar, planificar, asesorar y sugerir nuevas tcnicas,Identificar mtodos adecuados de financiamiento, coordinar acciones necesarias para lograr laexcelencia operativa.

Caractersticas PersonalesPrctico, tico, Accesible, Diplomtico, Negociador, Sereno, Profesional, Creativo, Verstil,Objetivo, Flexible, Organizado, Discreto, Lder, Sagaz, Previsor, non sentido del humor y con unapareja comprensiva.

Reflexiones generales

I. El carcter novedoso de este perfil, el ejercicio emprico con que se ha ejercido y la pobreoferta de programas de formacin y superacin acadmica especializada, han limitado eldesarrollo eficaz de la profesin.

II. La escasa produccin acadmica, que avale nuestro cuerpo terico con el consecuenterigor cientfico, nos obstaculiza el real reconocimiento como profesionales.

III. Todas las posibilidades que tiene la profesin no han sido desarrolladas en su realdimensin, para de esa forma ampliar nuestras acciones y darnos a conocer, delimitandolas vertientes de trabajo que tiene la profesin, con un lenguaje que permita entender yhacernos entender con precisin.

IV. La inexistencia de un cdigo de tica y de un comportamiento deontolgico.

Cmo romper estas barreras, asegurar el futuro de la profesin y del rea, latinoamericana ycaribea como destino de eventos e incentivos?.Cmo responder a los retos de la nueva era? :

Una posible alternativa de solucin a lo anteriormente expresado puede ser la concepcin,diseo y ejecucin de proyectos de formacin y desarrollo profesional fundamentos con unainvestigacin previa, lo que podra contribuir positivamente a objetivar las realidades de laprofesin en nuestra Regin y al cumplimiento de las metas trazadas.

El OPC/E, necesita en primera instancia, de una formacin terico-prctica progresiva,extendendiendo y renovando sus conocimientos tcnicos, asentados sobre una slida base decultura general, exigidos por un quehacer que requiere de personal eficaz, eficiente y en sntesis,tremendamente profesional, cuyo proceso de formacin y superacin continua ha de estarinstrumentado en diversos estratos y niveles.

La formacin nos aporta conocimientos y habilidades, el ejercicio profesional nos otorga,experiencia y destrezas, por ello consideramos importante pensar que ha llegado el momento dedisear un paradigma de la profesin y una visin acorde a la sociedad y a los tiemposactuales y futuros.

ALGUNAS REFLEXIONES SOBRE LOS COMITES ORGANIZADORES:

Los C.O. se constituyen en las reuniones institucionales o de asociaciones sean estasnacionales, regionales o internacionales, a las cuales se anticipa una numerosa ysignificativa asistencia de delegados o participantes.

No hay reglas fijas de cmo estructurarlo. La constitucin de este cuerpo de apoyo debe ser considerada desde el inicio, o sea en la

tapa de planeacin y determinar las funciones y responsabilidades que el mismo ejercer.

29

Es muy comn en nuestros pases incluir un Comit de Honor en el cual se incluyenpersonalidades relevantes.

Los C.O. pueden ser tan amplios o tan limitados como el mismo evento lo demande.Mientras ms pequeo y funcional sea dicho comit, ms eficiente y prctico ser eldesarrollo de sus labores.

III. TECNICAS DE PLANEAMIENTO Y ORGANIZACIN DE EVENTOS

AAllgguunnaass rreefflleexxiioonneess rreellaacc iioonnaaddaass ccoonn eell tteemmaa ssoonn::

11.. EExxiissttee ddiivveerrssiiddaadd ddee ccrr iitteerr iiooss eenn llaa eessccaassaa lliitteerraattuurraa ssoobbrree eell tteemmaa eenn ccuuaannttoo aa llaaccoonncceeppcciinn ddee ll pp llaanneeaammiieennttoo yy llaa oorrggaanniizzaacciinn ddee eevveennttooss..

22.. RReessuullttaa ccoommpplleejjoo ddeelliimm iittaarr llaass eettaappaass qquuee iinntteerrvviieenneenn eenn eell pp llaanneeaammiieennttoo yy oorrggaanniizzaacciinn ddee uunneevveennttoo..

33.. LLaa ssuuppeerraacciinn ccoonnssttaannttee,, eexxppeerriieenncciiaa,, ccrreeaattiivv iiddaadd,, sseennttiiddoo ddee uurrggeenncciiaa,, eennttrree oottrrooss,, ddeebbeennccaarraacctteerriizzaarr aa llooss qquuee llaabboorraann ddee uunnaa uu oottrraa ffoorrmmaa eenn llooss pprroocceessooss oorrggaanniizzaattiivvooss qquuee ddeemmaannddaaeell pp llaanneeaammiieennttoo yy oorrggaanniizzaacciinn ddee uunn eevveennttoo..

44.. TTeennggaa eenn ccuueennttaa qquuee ppaarraa llooggrraarr ee ll xxiittoo ddee uunn eevveennttoo,, llaass aacccciioonneess ddeebbeenn sseerr ppllaanneeaaddaass,,oorrggaanniizzaaddaass yy eejjeeccuuttaaddaass ccoonn ssuuffiicciieennttee tt iieemmppoo lloo qquuee ppeerrmmiitt iirr qquuee eell mmaarrggeenn ddee eerrrroorreess eeiimmpprreecc iiss iioonneess sseeaa mmeennoorr..

Uno de los fundadores de la prestigiosa Asociacin Internacional de Organizadores Profesionalesde Congresos, IAPCO, Gideon Rivlin, Presidente de la Kenes International, de Tel Aviv, Israel,seala que:

Organizar un evento es como dar a luz un nio y ciertamente es as, ya que comprender yejecutar los procesos que intervienen en la previsin, planificacin, organizacin, ejecucin ycontrol de un evento resulta complejo y requiere de la correcta aplicacin de tcnicasgerenciales.

Segn este autor para la celebracin de todo evento deben considerarse diez pasos conindependencia de su tamao o tema. Estos diez pasos son:

1. Establezca su unidad bsica de organizacin:

La unidad bsica de organizacin de todo evento es su Comit Organizador Local, conindependencia de que este sea de diseo propio o una sede captada. Una aproximacin de esaestructura del Comit Organizador puede ser:

Presidente Secretario General Presidente del Comit Cientfico Comit Exposicin Asociada Comit de Actividades Sociales Tesorero

2. Esboce el tema principal y los temas del evento:

30

Seleccione los temas ms candentes, novedosos y que reflejen el cumplimiento de los objetivos dela organizacin.

3. Seleccione su OPC:

El OPC es la persona que usted necesita para planificar y organizar su evento y lo msconveniente es comprobar su experiencia y caractersticas personales.

4. Decida cuando se celebrar el evento:

Generalmente un evento se celebrar en el mes que tradicionalmente se ha celebrado conanterioridad, esa fecha, sin dudas, fue escogida porque le conviene a la organizacin que generala idea aunque siempre es conveniente verificar:

Fechas de las festividades y los das feriados nacionales en su pas, otros eventos de similarestemticas en el pas o fuera de l, tenga en cuenta el clima, verifique los precios de los vuelos yde alojamientos.

5. Decida el lugar donde celebrar el evento y reserve la sede y el espacio hotelero:

Tiene tres opciones bsicas para ubicar la sede de un evento:Un centro de convenciones,Un hotel sede,Una UniversidadOtra instalacin con condiciones apropiadas

Se escoger la sede de acuerdo con:El tamao de la conferencia, el nmero y dimensiones de los salones necesarios, la ubicacin delcentro de convenciones, el hotel de convenciones o de la universidad, en relacin con los hotelesy la tradicin establecida con eventos anteriores.

6. Establezca contactos con los oradores principales:

Muy importante establecer contacto desde el principio con los posibles oradores y sin embargocomo todava no tiene en la mano los patrocinios, tiene que ser muy cuidadoso en la negociacincon ellos en esta etapa. Trate de obtener la aprobacin general de los principales oradores, perono concierte todava compromiso financiero alguno.

7. Disee el logotipo e imprima el membrete:

Es esencial que el evento tenga su logotipo desde el principio para que usted pueda imprimir elmaterial oficia. (primer anuncio) Incluso en fechas tan tempranas, el membrete de la conferenciaes indispensable cuando se utiliza como tarjeta de presentacin.

8. Inicie la planificacin temprana de su promocin y la planificacin temprana de su patrocinio:

Para comenzar la planificacin temprana de la promocin es muy importante contar con losmedios y materiales publicitarios bsicos, entre ellos, listas de participantes de eventos anteriores(mailing list)

31

Es imposible organizar un evento solamente a partir de los ingresos propios derivados de lascuotas de inscripcin, por tanto, casi todos los eventos, necesitan patrocinadores nacionales einternacionales. Importante es contar con listas de patrocinadores de ediciones anteriores, convistas a poder planificarlos.

9. Tome las primeras medidas para organizar su exposicin comercial:

Hoy las exposiciones asociadas a un evento constituyen un eslabn importante de la cadena pordiferentes motivos; Inters-Ingresos-Participantes-Ambiente:

Inters: Para los participantes resulta interesante conocer sobre los adelantos ms recientes enproductos, servicios, as como las publicaciones.

Ingresos: Una exposicin produce ganancias netas al evento y en algunos caso puede constituiruna fuente muy importante de ingresos.

Participantes: Con frecuencia las exposiciones atraen participantes adicionales y por otra parte elpersonal de las exposiciones hace uso tambin de los servicios hoteleros, de restauracin ytursticos.

Ambiente: Las exposiciones aaden colorido y ambiente a los eventos, mediante la vitalidad que leimprime su espacio y contenido.

Para comenzar:

Calcule el tamao de la exposicin, el de los eventos anteriores y las posibilidades queofrece el tema que se presentar.

Decida sobre la estructura de los pabellones y la escala de precio. Designe el organizador de la exposicin.

10. Organizar su calendario le permitir:

Tomar las decisiones relativas con relacin al proyecto del evento. Reservar; la sede, las habitaciones, acorde a la fecha exacta del evento. Planificar actividades pre y post evento, tanto profesionales como tursticas. Planificar las actividades sociales y buscar patrocinadores para stas. Tener en cuenta que la duracin del evento afectar la planificacin del presupuesto. Invitar a oradores y ponentes con tiempo de antelacin suficiente.

Los diez puntos de Rivlin, sin duda alguna, constituyen un correcto enfoque de previsin siendosta la base necesaria para acometer el segundo paso relacionado con la planificacin. La previsin presupone que disminuya el factor de riesgo por lo que debe estar basada en hechosms que en opiniones subjetivas y sern ms seguras, cuanto ms se puedan apreciar, cualitativay cuantitativamente todos los factores que intervienen. La planificacin tiene que ver con la elaboracin de los diferentes programas que son necesariosacometer, para lograr que la etapa de organizacin, cumpla sus objetivos supremos; ladistribucin de funciones, creacin de comisiones y distribucin de tareas, contratacin deservicios hasta llegar a la etapa de ejecucin para concluir en el control y/o evaluacin.

32

En resumen el diseo de un evento debe contemplar las siguientes etapas:

Previsin. Planeamiento. Organizacin. Ejecucin. Control y/o Evaluacin.

Etapa de previsin:

Equivale a decir Qu se puede hacer?. La ejecucin de esta primera etapa le corresponde a laorganizacin (cliente) que genera la idea o iniciativa de realizar un evento e implica un profundoanlisis e investigacin para determinar si el evento es o no factible de realizar.

Deben establecerse en esta etapa, los objetivos que se persiguen con la celebracin del eventoque estarn en correspondencia con los resultados cientfico tcnicos, culturales, deportivosalcanzados por la organizacin, debe analizarse adems, el poder de convocatoria, el posiblepblico asistente, la competencia de otros eventos que se realizan sobre el o los temas que sepretenda abordar y un presupuesto preliminar que permita analizar las posibles vas definanciamiento De esta etapa deben quedar definidos:

Tipo, clase y categora del evento. Nombre del evento. Tema central y tpicos. Definicin de fecha (al menos mes, ao y duracin). Definicin de los objetivos. Definicin del mercado. Definicin de sede. Presupuesto y vas de financiamiento. Segn algunos autores, la etapa de previsin termina con el perfil del evento y s este es viable,estaremos entonces en condiciones de acometer la etapa de planeamiento. Etapa de Planeamiento: Se caracteriza por determinar el curso de las acciones a seguir en tiempo y espacio teniendo encuenta las posibles vas de financiamiento. Deben ser considerados tres de los principios bsicosde todo planeamiento: Principio de precisin. Toda planeacin debe ser precisa y detallada, acciones concretas. Principio de flexibilidad. Toda planeacin debe dejar margen de flexibilidad sujeta a cambios

imprevistos y fuera de lugar. Principio de unidad. Se debe disear una planeacin para cada accin y coordinar todas entre

s. Qu debemos considerar como parte del planeamiento de un evento?

CCoonnssttiittuucc iinn ddee ll CCoommiitt OOrrggaanniizzaaddoorr ddeell eevveennttoo.. EEllaabboorraacciinn ddee llaa GGuuaa ddee ffuunncciioonneess ddeell CCoommiitt OOrrggaanniizzaaddoorr.. CCaalleennddaarr iioo ddee rreeuunniioonneess ddeell CCtt..OOrrggaanniizzaaddoorr.. EEllaabboorraacciinn ddeell pprreessuuppuueessttoo yy eessttrraatteeggiiaa ddee ffiinnaanncc iiaammiieennttoo..

33

EEllaabboorraacciinn ddeell ccrroonnooggrraammaa ggeenneerraall ddee ttaarreeaass.. DDiisseeoo ddee ll ssiisstteemmaa ppaarraa eell rreeggiissttrroo ddee ppoossiibb lleess ppaarrtt iicc iippaanntteess.. DDiisseeoo ddeell ss iisstteemmaa ddee aaccrreeddiittaacciinn.. DDiisseeoo ddee llaa iimmaaggeenn ggrrffiiccaa yy llaass ppoolltt iiccaass yy ttccnniiccaass pprroommoocciioonnaalleess yy ccoommeerrcciiaalleess qquuee ssee

uuttiilliizzaarrnn.. DDiisseeoo ddee ll pprrooggrraammaa pprrooffeessiioonnaa ll ddee ll eevveennttoo.. DDiisseeoo ddee llooss pprrooggrraammaass ddee rreellaacc iioonneess ppbblliiccaass ((PPrrooggrraammaa ddee ppaattrroocciinn iioo,, pprrooggrraammaa ccoonn llooss

mmeeddiiooss,, pprrooggrraammaa ddee pprroottooccoolloo,, pprrooggrraammaa ddee aaccttiivv iiddaaddeess ssoocciiaalleess))..

AAllgguunnaass rreeccoommeennddaacciioonneess ggeenneerraalleess ssoonn::

AAtteennddiieennddoo aa ll tt iippoo,, ccllaassee yy ccaatteeggoorraa ddee uunn eevveennttoo ppuueeddee sseerr aapplliiccaaddoo uunn mmooddeelloo ddeeppllaanneeaammiieennttoo dd iiffeerreennttee..

Utilice para su planeamiento cualquier sistema gerenciador de proyectos para controlar eldesarrollo de su evento o sencillamente utilice cualquier paquete de programas automatizadocomo por ejemplo, hojas electrnicas de tipo Excel de Microsoft.

Tenga en cuenta que todas las acciones contempladas en el planeamiento se relacionan entre s yque adems muchas de ellas se comienzan a realizar de forma simultanea.

Cheque su planeamiento varias veces y siempre ajustar o adicionar, una nueva tarea.

Cumpla los tres requisitos bsicos para lograr un buen planeamiento y obtendr mejoresresultados en el cumplimiento de sus acciones. Etapa de organizacin: La organizacin se define con la seleccin de los recursos humanos, estructuracin de accionesy funciones, la asignacin de jerarquas, creacin de comisiones y la distribucin de tareas paralograr que los objetivos determinados previamente se cumplan segn se prev en elplaneamiento. Se afirma que no hay dos eventos que se organicen de igual forma, en ello juega un importantepapel la experiencia que sobre el tema tienen los que organizan. EEssttaa eettaappaa ssee ccaarraacctteerriizzaa ppoorr::

DDeeffiinn iirr llaa eessttrruuccttuurraa oorrggaanniizzaacciioonnaa ll ddee ll eevveennttoo.. CCoooorrddiinnaarr ttccnniiccaammeennttee llaass ddiissttiinnttaass ffuunncciioonneess ddee llooss mmiieemmbbrrooss ddeell CCoommiitt OOrrggaanniizzaaddoorr.. CCoooorrddiinnaarr yy ffiirrmmaarr ccoonnttrraattooss eennttrree ttooddaass llaass ppaarrtteess;; PPrreessttaattaarriiooss ddee sseerrvviicciiooss rreecceeppttiivvooss,,

hhootteelleerrooss,, ttrraannssppoorrttiissttaass,, iimmpprreennttaass,, sseerrvviicciiooss ccoollaatteerraa lleess.. AAssoocciiaarrssee aa uunnaa aaggeenncciiaa rreecceeppttiivvaa ccoonn eell pprrooppssiittoo ddee oobbtteenneerr ppaaqquueetteess ccoonn pprreecciiooss

ccoommppeettiittiivvooss..

Etapa de ejecucin del evento:

Uno de los conceptos bsicos en relacin con esta etapa es la llamada dinmica del evento, quecomo proceso, sus limites pueden variar en correspondencia con el tipo, clase y categora delevento que se trate y el diseo de programa general que se realice en el que la creatividad,profesionalismo y conocimiento en el tema juegan un papel fundamental.

34

Es la puesta en escena de la obra que no tiene ensayos ni segundas presentaciones, de ah laimportancia de preverlo todo desde el principio.

Se considera que en la etapa de ejecucin del evento, los mximos responsables de suorganizacin (Organizadores Profesionales de Eventos y Comits Organizadores) junto a losprestatarios de servicios realizan su trabajo de forma coordinada para lograr la excelenciaoperativa.

Es necesario tener en cuenta toda la infraestructura auxiliar requerida, as como las posiblesemergencias que puedan surgir durante el desarrollo del evento.

De importancia vital es la aplicacin de una encuesta que nos permita realizar una evaluacin delevento para poder aplicar con el rigor tcnico necesario la ltima etapa de este modelo deplaneamiento.

Etapa post evento o evaluacin:

Contribuye a facilitar el trabajo de evaluacin del Comit Organizador y del OPC y se caracterizapor la realizacin de:

Anlisis financieros que permita medir la rentabilidad del evento. Informes que reflejen los resultados de la relatora y de la encuesta aplicada lo que permitir

verificar si los objetivos planteados con la realizacin del evento se lograron Memorias.

Recomendaciones:

1. Enviar cartas de reconocimiento a: Conferencistas, proveedores, patrocinadores, medios decomunicacin.

2. Estimular la labor del Comit Organizador y del OPC

Conclusiones:

El planeamiento de un evento es la herramienta fundamental para lograr que el evento cumplacon su objetivo ms importante; el intercambio de ideas, conocimientos y experiencias.

Solo se lograr el xito en el planeamiento, organizacin y ejecucin de un evento si construimosuna imagen basada en el profesionalismo y la tica.

PROGRAMA GENERAL DE TRABAJO DE UN EVENTO.

Elaboracin del cronograma general de organizacin:

Definicin de los integrantes del Comit Organizador. Elaboracin de una gua de funciones del Comit Organizador. Calendario de reuniones del Comit Organizador. Control de actas y acuerdos derivadas de las reuniones del comit organizador. Coordinaciones con los prestatarios de servicios: receptivos (hoteles, transporte),

imprentas, servicios gastronmicos, servicios tcnicos, compra de mdulo de acreditacin. Recepcin de cupones de posibles participantes y registro.

35

Establecimiento de metodologa para el proceso de acreditacin

Elaboracin del presupuesto preliminar del evento.

Elaboracin y firma de contratos entre todas las partes (con la sede, con los prestatarios deservicios).

Diseo del programa profesional o cientfico (pasos en un orden lgico):

Definicin definitiva del tema y las temticas. Designacin del vicepresidente del comit organizador para la atencin al programa

profesional. Definicin de los miembros de la comisin cientfica. Identificar y contactar a posibles especialistas de alto nivel (nacionales y extranjeros) a los

que se les solicite su participacin en el evento como posibles conferencistas oparticipantes en talleres, mesas redondas, seminarios, paneles, etc.).

Establecimiento de normativas para la presentacin de resmenes y ponencias paracubanos y extranjeros.

Definicin de calendario para la presentacin de resmenes y ponencias a texto completo(extranjeros).

Definicin de calendario para la presentacin de resmenes y ponencias a texto completo(cubanos).

Concepcin y diseo de la primera versin del programa profesional. Entrega de la primera versin del programa profesional para su inclusin en la primera

convocatoria en su versin internacional y nacional.) Locaciones para el programa profesional (bloqueo de salas, cubculos, segn caractersticas

de la sede y del diseo preliminar del programa profesional). Recepcin y control de las solicitudes para participar como ponentes (cubanos y

extranjeros). Recepcin y control de resmenes de ponentes cubanos y extranjeros. Evaluacin y aprobacin por la comisin cientfica de los resmenes de ponencias de

extranjeras. Evaluacin y aprobacin por la comisin cientfica de resmenes de posibles ponentes

cubanos. Confirmacin de la aprobacin como ponentes a extranjeros. Confirmacin de la aprobacin como ponentes a cubanos. Recepcin de las ponencias de extranjeros y cubanos. Confirmacin definitiva de especialistas de alto nivel para participar en el evento en las

distintas modalidades. Creacin de comisiones y elaboracin de instrucciones para el montaje de sesiones. Conformacin y aprobacin definitiva de las propuestas a incluir en el programa profesional

(modalidades). Organizacin de las ponencias a texto completo para su inclusin en los procceding del

evento en su versin electrnica o impresa Concepcin, diseo, redaccin y revisin de estilo del documento que incluye la versin

definitiva del programa profesional. Confeccin de la fe de errata para eliminar imprecisiones de ltima hora. Entrega del programa profesional del evento a los participantes (acreditacin). Desarrollo del programa profesional a partir de la fecha de inicio del evento. Canalizar a travs de la comisin cientfica, imprecisiones que se produzcan en el

desarrollo del programa profesional.

36

Elaboracin de la relatora (resultados profesionales del congreso) para su presentacin ylectura a los participantes en el acto de

Diseo de la campaa promocional del evento: Identificacin de los segmentos de mercado y las posibilidades de cada uno de ellos. Tener adecuadamente diseado el mailing list. Coordinacin, supervisin y elaboracin de los anuncios promocinales (circulares) que se

acuerden elaborar. Coordinacin, supervisin y elaboracin de anuncios publicitarios en medios

especializados. Propuesta y aprobacin de medios de comunicacin internos disponibles para el envo de

los anuncios promocinales (circulares y publicitarios) Verificacin de envos y arribos. Viajes promocinales. Propuesta y aprobacin del programa de viajes. Elaboracin de informes parciales sobre el comportamiento de la promocin. Anlisis,

evaluacin y recomendaciones.

Elaboracin del Programa de Auspicios y Patrocinios: Anlisis de posibles auspiciadores y patrocinadores. Solicitud de auspicio y patrocinio mediante el envo de cartas. Seguimiento a la correspondencia enviada. Confirmacin de auspicios y patrocinios. Control y registro de los auspiciadores y patrocinadores. Envo de cartas de agradecimiento. Anlisis y evaluacin. Recomendaciones.

Diseo del Programa de Relaciones Pblicas: Coordinacin con medios masivos para promocionar el evento Utilizacin de Publicity. Atencin a VIP. Diseo del acto